WARDOYO ADI PUTRO A., S.

E
TUJUAN
1. Memahami dan menjelaskan kembali mengenai
pengelolaan sebuah acara mulai dari perencanaan,
pelaksanaan hingga evaluasi
2. Memahami dan menjelaskan kembali mengenai
tujuan sebuah acara digelar sebagai penunjang
kegiatan Organisasi
3. Membuat sebuah acara dengan konsep yang
benar dan mencapai tujuan yang diharapkan
EVENT???

MANAGEMENT?
??
What is an Event?
Adalah suatu bentuk peristiwa dan bukan
kejadian, karena secara sengaja diadakan.

Adalah sebuah program yang akan

dilakukan secara terencana untuk
suatu tujuan. Ragam acara amat
banyak bergantung dari ide yang
melandasi terlaksananya hal itu.
berbeda dengan kegiatan yang
spontan, acara dilakukan berdasarkan
rencana yang telah disusun
sebelumnya.
What is an Management?

suatu proses perencanaan,

pengorganisasian, kepemimpinan
dan pengendalian upaya dari
anggota organisasi serta
penggunaan semua sumber daya
yang ada pada organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan sebelumnya.
( James A.F.Stoner )
What is Event Management?
Adalah suatu tatanan penyelenggaraan program,
proses analisis , perencanaan , pemasaran ,
memproduksi dan mengevaluasi acara .

Ini adalah cara yang berbeda untuk mempromosikan

produk , jasa atau ide .

Manajemen Acara membutuhkan nilai-nilai inti tertentu

yang akan digunakan untuk setiap elemen , proses dan
keputusan untuk membenarkan pendekatan profesional
dan mencapai hasil yang efektif dan efisien
Menurut Dr. Joe Goldblatt dalam bukunya
Special Events – Twenty First Century Global
Grey (2002)
Manajemen Acara adalah kegiatan profesional
mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok
orang untuk tujuan perayaan, pendidikan,
pemasaran dan reuni. Dan bertanggung jawab
mengadakan penelitian, membuat desain event,
melakukan perencanaan dan melaksanakan
koordinasi serta pengawasan untuk
merealisasikan kehadiran sebuah event.
Tahap Manajemen Acara

1. Pemilihan Acara
2. Proses tahapan pembuatan acara
>> Panitia - Proposal – Acara <<
Eksekusi Acara (didokumentasikan)
3. Pasca Acara:
1. Evaluasi Kepanitiaan dan Event
2. Laporan Pertanggungjawaban
 RISET PASAR DALAM
PERENCANAAN ACARA
Riset Pasar
Sebelum mengorganisir acara , cari tahu apakah ada pasar ( yaitu penonton )
untuk acara tersebut.
Analisis Pasar ( Kesepahaman dengan contoh umum)
Analisis Pasar berarti mencari informasi tentang audiens target acara .
1. Target acara yaitu ada kelompok usia , jenis kelamin , kualifikasi , profesi ,
tingkat pengetahuan , pendapatan, status , kesukaan , tidak menyukai ,
kepribadian , adat istiadat, tradisi , agama , gaya hidup dll.
2. Keinginan dan harapan audiens target dari acara yang Anda inginkan .
3. Kapan ( yaitu tanggal dan waktu ) dan mana (yaitu tempat )
4. Lakukan Survei . Semua informasi ini akan membantu dalam
mengembangkan rencana acara yang lebih baik .
 ANALISIS SWOT DALAM
PERENCANAAN ACARA
Adalah alat perencanaan strategis yang digunakan untuk mengidentifikasi dan
menganalisis kekuatan, kelemahan , peluang dan ancaman yang terlibat dalam
suatu proyek acara.
Meliputi:
Kekuatan: Ini adalah atribut dari organisasi yang membantu dalam mencapai
tujuan. Untuk misalnya : Tim acara berpengalaman , tingkat motivasi tinggi,
pangsa pasar yang baik dll
Kelemahan : Ini adalah atribut-atribut dari organisasi yang berbahaya dalam
mencapai tujuan. Untuk misalnya : kemalasan sosial , kurangnya dana , tim
event berpengalaman , tingkat energi yang rendah , kurangnya media dan kontak
perusahaan dll
Peluang : Ini adalah faktor-faktor eksternal yang membantu dalam mencapai
tujuan. Untuk misalnya : sedikit kompetisi , kondisi ekonomi yang
menguntungkan , dukungan dari pemerintah daerah , ketersediaan keadaan
infrastruktur seni dll
Ancaman : Ini adalah faktor-faktor eksternal yang berbahaya dalam mencapai
tujuan. Untuk misalnya : kompetisi yang tinggi , sedikit atau tidak ada dukungan
dari pemerintah setempat , cuaca buruk , infrastruktur yang buruk , lab tinggi
tingkat , tidak tersedianya bahan baku dll .
PERENCANAAN ACARA DENGAN
KONSEP 5 W
5 ' W (yaitu Mengapa, Apa , Kapan, Dimana , Siapa ) prinsip untuk
membuat rencana acara .
 Mengapa ' Mengapa ' berarti , mengapa ingin membuat acara tsb,
 Apa yang ingin dapatkan dari acara tersebut ?
 Misalnya : apakah kita mengatur acara untuk meningkatkan citra
merek perusahaan?, untuk meningkatkan penjualan perusahaan?
untuk mempromosikan produk / jasa?dll
Mendefinisikan tujuan acara di awal perencanaan acara sangat penting
karena memberikan arah di mana kita harus melanjutkan untuk
mencapai tujuan
Menyelenggarakan acara tanpa tujuan yang jelas adalah sangat
membuang waktu dan sumber daya.
 TAHAPAN MANAJEMEN ACARA
Karena manajemen acara adalah bagian dari manajemen,
maka fungsi-fungsi manajemen secara ideal harus dilakukan.

1. FUNGSI PERENCANAAN
2. FUNGSI PENGORGANISASIAN
3. FUNGSI PENGKOORDINASIAN
4. FUNGSI PENGARAHAN
5. FUNGSI PENGAWASAN
FUNGSI PERENCANAAN
acara yang akan dilakukan haruslah jelas,
apakah acara rutin semisal Diksar, Mat,
ataupun acara lainnya yang seyogyanya
dalam satu tahun kepengurusan haruslah
dilakukan atau acara temporal semisal
seminar-seminar yang dilakukan oleh setiap
bidang kerja atau acara apapun yang tidak
termasuk rutinitas
FUNGSI PENGORGANISASIAN
yakni:
Pembentukan Kepanitiaan
Pada fungsi pengorganisasian,
kepanitiaan menjadi inti yang mutlak
dilakukan untuk memperjelas
tanggungjawab yang akan dilakukan
FUNGSI PENGKOORDINASIAN
Pada tahapan ini ada beberapa
hal yang harus dilakukan yakni
pemetaan tanggung jawab dan
pembentukan schedule kerja.
FUNGSI PENGARAHAN
Ketua menjadi sebuah lembaga
yang memiliki hak untuk
mengarahkan semua anggota
tanpa otoriter, serta terbuka
dengan semua kritikan demi
cepatnya semua proses pra dan
pasca acara dilakukan
FUNGSI PENGAWASAN
Pengawasan ini sebenarnya
tidak jauh beda dengan
pengarahan tetapi bersifat lebih
pribadi pada pihak ketua untuk
mengawasi senua kerja anggota
sehingga tidak ada sikap saling
tunjuk dan saling menyalahkan
 GAMBARAN SINGKAT
Langkah 1 : Lakukan analisis event
Langkah 2 : Siapkan rencana acara
Langkah 3 : Mendalami tes pasar thd rencana acara tsb
Langkah 4 : Dapatkan penyelenggara , sponsor , mitra dan klien untuk
acara Anda
Langkah 5 : Siapkan Jadwal acara, daftar kegiatan yang perlu
dilakukan dalam rangka untuk memproduksi dan memasarkan acara.
Langkah-langkah yang terlibat dalam mempersiapkan jadwal acara
Langkah 1 : Buat daftar pre-event , di-acara dan pasca kegiatan acara
Langkah 2 : Set tenggal waktu untuk setiap kegiatan acara
Langkah 3 : Menetapkan kegiatan acara untuk anggota tim masing-masing
.
Catatan : Untuk acara skala besar, harus mempersiapkan jadwal acara
terpisah untuk masing-masing bidang produksi acara .
KAITAN ME
dan EO ?????
Sejauh Mana EO Diperlukan ?.
Membantu meringankan beban penyelenggara atau
penyandang dana.
Membantu memberikan ide positif untuk keberhasilan
pencapaian target program.
Sebagai penerjemahan ide dasar yang dilontarkan oleh
penyandang dana.

Menjadi penghubung antara pihak penyandang dana dengan sejumlah

produsen yang memiliki kesamaan tujuan dalam promosi.
Menghidupkan kemitraan dalam proses kerja sama yang saling
menguntungkan ( simbiosis mutualistis ). Misal : dalam hal pengadaan
properti event.
 Proses yg lebih
detail
1. Konsep event
2. Pengaturan keuangan
3. Pemilihan tempat, penataan ruang, dekorasi
4. Persiapan konsumsi
5. Perekrutan usher, pembicara, hiburan
6. Pengaturan kontrak,ijin
7. Hadiah
8. Promosi
9. Pengaturan hari-H di lokasi acara
10.Dokumentasi dan eksekusi
1. Festival.
2. Ceremony.
3. Competition.
4. Fashion Show.
5. Concert
6. Party.
7. Convention ( meeting )
8. etc
 PERTANYAAN SELANJUTNYA SIAPAKAH
YANG ADA DIBALIK EO ITU?
Mereka yang bekerja untuk mengorganisir sebuah acara adalah orang-
orang yang dikenal kreatif, komunikatif, ulet dan pantang menyerah.
Mereka bekerja diberbagai area kreatif diantaranya adalah:
1. MICE : (Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition).
bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
2. Entertainment : memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
3. Wedding Organizer : mengkhususkan diri membantu klien mengadakan
pesta pernikahan atau pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak
dan bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi .
4. Sportainment : membuat acara, pertandingan, atau kompetisi olahraga.
5. Marketing Activation : melaksanakan aktivitas yang berbentuk promosi
langsung ke target market / konsumen.
6. Talent Management : menyediakan talent sesuai kebutuhan klien
7. One Stop Service Agency: EO yang mampu menyelenggarakan
berbagai jenis acara.
 KESUKSESAN MANAJEMEN ACARA
DAN ACARANYA

Sumber DAYA Manusia

3 DAYA
Sumber DAYA Ekonomi

DAYA Tarik
Terima Kasih….

Email. adiearrafik@hotmail.com