FUNGSI-FUNGSI

MANAJEMEN
KEPERAWATAN

Hartati, S.Kep, Ns, M.M

Management ?

Management is
how to solve
the problem
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

PLANNING

ORGANIZING
STAFFING

ACTUATING

CONTROLLING
 MANAJEMEN KEP

PROSES:
1. Pengumpulan OUTPUT:
INPUT: data 1. Perawatan
1. Data 2. Perencanaan pasien
2. Personil 3. Pengorganisasian 2. Pengemb staf
3. Suplai 4. Staffing 3. Penelitian
5. Leading
6. Controlling
PLANNING
 Planning

 Fungsi administrasi yg terpenting adl

fungsi perencanaan
 Menurut Le Breton:
Planning adl pekerjaan yg
menyangkut penyusunan konsep
serta kegiatan yg akan dilaksanakan
u/ mencapai tujuan yg telah
ditetapkan demi masa depan lbh baik
 Sifat Perencanaan

 Melihat jauh kedepan (visioner)

 Sederhana dan jelas
 Fleksibel
 Stabil
 Ada dalam keseimbangan
 Tersediaya sumber-sumber untuk
pelaksanaan
 Area Perencanaan

 kepuasan pasien
 produktifitas kerja keperawatan
 pembaharuan
 pengembangan staf
 tujuan pendanaan
 kualitas pelayanan keperawatan
 situasi organisasi
 Prasyarat Perencanaan

 sederhana  prioritas
 kejelasan tujuan,  keterlibatan aktif
hsl yg ingin dicapai  urutan kegiatan
dan metode
 praktis
evaluasi
 fleksibel
 berdasarkan
kebijakan dan
prosedur yg
berlaku
 Tahapan perencanaan :
1. Pengumpulan data

 sensus pasien  jumlah operasi

harian  kecenderungan
 kapasitas tempat populasi pasien
tidur  perkembangan
 BOR teknologi
 rata2 lama dirawat  ketenagaan (kep

 jumlah kelahiran dan non kep.)

 Tahapan Perencanaan lanjt….

2. Analisa lingkungan
 kekuatan (strength)
 kelemahan (weakness)
 kesempatan (oportunisties)
 ancaman (threats) 5W + 1 H

3. Pengorganisasian data
 pilih data penunjang dan penghambat
 4. Pembuatan Rencana

 tentukan objek
 uraikan kegiatan
 prosedur
 target waktu
 personil yg bertanggung jawab
 sasaran
 biaya/peralatan, metode
ORGANIZING
 ORGANIZING

 Secara statis: wadah

sekelompok orang utk mencapai
tujuan tertentu
 Secara dinamis: sebuah sistem
atau kegiatan sekelompok orang
utk mencapai tujuan tertentu
 Prinsip-prinsip Organisasi

Henry Fayol: Max Weber:

 Pembagian tugas dan  Kegiatan berbasis skill
kerja  Kesesuaian tugas dg
 Kesatuan pengarahan kebijakan, prosedur dan
(directing) peraturan
 Sentralisasi  Tanggung jawab tugas
 Jenjang organisasi  Decision making secara
formal & objektif
 Tugas berdasar skill
(merit skill)
 Pengorganisasian yan kep di
ruang rawat meliputi:
 pengelompokan kegiatan (metode pengawasan)
 koordinasi kegiatan
 evaluasi kegiatan klp kerja
 struktur organisasi:
 struktur, bentuk, bagan
 tergantung besarnya organisasi dan tujuan yg
ingin dicapai
 ruang rawat tdk tmsk organisasi RS, shg
direktur perlu menerbitkan SK yg mengatur
struktur organisasi ruang rawat
 MANFAAT

Adanya:
 Pembagian tugas perorangan dan
kelompok
 Hub organisatoris antarmanusia
 Pendelegasian wewenang
 Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yg
dimiliki organisasi
 LANGKAH-LANGKAH
PENGORGANISASIAN

 Penetapan tujuan organisasi bersama staf

 Pembagian tugas pokok sesuai visi dan
misi organisasi
 Penggolongan elemen kegiatan secara rinci
 Penetapan hak, kewajiban dan peraturan
 Penempatan personel sesuai kecakapan
 Pendelegasian wewenang
 PERAN MANAGER DLM
ORGANISASI

 Producing (achiever)
 Implementing (administrator)
 Innovating (innovator)
 Integrating (pemersatu)
 WEWENANG dalam ORGANISASI

 Wewenang lini (Line authority):

mengalir secara vertikal dari top-
down
 Wewenang staf (Staff authority):
mengalir ke samping (diberikan kpd
staf khusus)
 Wewenang staf dan lini: paling
banyak dianut
 STRUKTUR ORGANISASI

1. Struktur Garis (Line authority):

Direktur

Sekretaris Bendahara Manajer Operasi

Supervisor Supervisor
2. Struktur
Garis dan
Direktur Utama
Staf

Asisten Direktur Utama

Direktur Direktur Direktur Direktur

Keuangan Produksi Pemasaran SDM

Supervisor Supervisor
 3. Struktur Fungsional

Rektor

Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III

Bidang Akademik Bidang Administrasi Bidang Kemahasiswaan

Dekan

Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III

 4. Struktur Produk

Direktur Utama Astra Company

Direktur Toyota Direktur Daihatsu Direktur Honda

Astra Motor Astra Motor Astra Motor

Manajer Manajer Manajer Manajer

Keuangan Produksi Pemasaran Personalia
 5. Struktur Komite

Presiden

Menteri Menteri Pejabat

Komite :
Negara Negara Setingkat
KPU, KPPU
Dep Non Dep Menteri
 6. Struktur Matriks

Direktur Direktur Direktur

Produksi Keuangan Pemasaran

Manajer
Proyek A

Manajer
Proyek B
PRINSIP PENGORGANISASIAN YANKEP

1.PEMBAGIAN KERJA (Job decsription):

dilakukan agar efisien shg kabid kep harus
mengetahui:
 pendidikan dan pengalaman setiap staf
 peran dan fungsi perawat yang diterapkan di RS
tersebut
 ruang lingkup tugas kabid kep dan kedudukan dalam
organisasi
 batas wewenang dalam melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya
 hal- hal-hal yang dapat didelegasikan kepada staf
dan kepada tenaga non keperawatan
PRINSIP PENGORGANISASIAN YANKEP

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

 jumlah tugas yang dibebankan kpd seseorang
sesuai dengan kemampuannya
 tiap bangsal/bagian memiliki perincian aktivitas
yang jelas dan tertulis
 tiap staf memiliki perincian tugas yang jelas
 variasi tugas bagi seseorang diusahakan
sejenis atau erat hubungannya
 mencegah terjadinya pengkotakkan antar
staf/kegiatan
 penggolongan tugas berdsasarkan kepentingan
mendesak, kesulitan dan waktu
PRINSIP PENGORGANISASIAN YANKEP

2. PENDELEGASIAN TUGAS
Beberapa alasan yang menghambat:
 meyakini pendapat yang salah
 kurang percaya diri
 takut dianggap malas
 takut persaingan
 takut kehilangan kendali
 merasa tidak pasti
 takut tidak disukai oleh staf
 kurang kontrol
 kurang contoh
 PENDELEGASIAN yang EFEKTIF

 jangan membaurkan dengan pelemparan tugas

 jangan mendelegasikan tugas yang anda sendiri
tidak mau melakukannya
 jangan takut salah
 jangan mendelegasikan tugas pada seseorang
yang kurang memiliki ketrampilan/pengetahuan
untuk sukses
 kembangkan tingkat keterampilan dan
pengetahuan staf
 PENDELEGASIAN yang EFEKTIF

 perlihatkan rasa percaya atas kemampuan staf

untuk berhasil
 antisipasi kesalahan yang dapat terjadi dan
ambil langkah pemecahan masalahnya
 hindari kritik bila terjadi kesalahan
 berikan penjelasan yang jelas tentang tanggung
jawab, wewenang, tanggung gugat dan
dukungan yang tersedia
 berikan pengakuan dan penghargaan atas tugas
yang telah terlaksana dengan baik
PRINSIP PENGORGANISASIAN YANKEP

3.KOORDINASI: keselarasan tindakan,

usaha, sikap dan penyesuaian antar
tenaga yang ada dibangsal.
 Manfaat: menumbuhkan rasa saling
membantu serta menimbulkan kesatuan
tindakan dan sikap antar staf.
 Cara koordinasi: komunikasi terbuka, dialog,
pertemuan/rapat, pencatatan dan pelaporan,
pembakuan formulir yang berlaku.
PRINSIP PENGORGANISASIAN YANKEP

4. MANAJEMEN WAKTU:
 analisa waktu yang dipakai; membuat agenda
harian untuk menentukan kategori kegiatan
yang ada
 memeriksa kembali masing-masing porsi dari
tiap aktifitas
 menentukan prioritas pekerjaan menurut
kegawatan, dan perkembangannnya serta
tujuan yang akan dicapai
 Mendelegasikan tugas
 Jenis Pengorganisasian
1. Job Design:
 Job Content (muatan tugas)
 Job functions (fungsi tugas)
 Job Relationships (hubungan tugas)
2. Job Analysis:
 Wawancara
 Observasi
 Daftar pertanyaan
 Catatan harian (pengalaman)
STAFFING
 STAFFING

 Rekruitmen
 Penempatan & pemberian orientasi
 Pelatihan & pengembangan pegawai
 Pembuatan sistem penggajian/insentif
 Penilaian karyawan/evaluasi pekerjaan
(utk promosi jabatan)
 Pemutusan hubungan kerja
 REKRUTMEN
 Sumber penarikan tenaga kerja dapat berasal
dari dalam atau dari luar perusahaan/instansi
 Hal-hal yg hrs diperhatikan:
1. Pengaruh kebijakan penarikan terhadap sikap
dan tindakan para karyawan lama
2. Tingkat spesialisasi yang diinginkan para
karyawan
3. Partisipasi yang diinginkan para karyawan
4. Diterimanya prinsip senioritas
5. Mobilitas manajer
 PROSEDUR REKRUITMEN
 Wawancara awal atau pendahuluan
 Formulir / blangko Lamaran
 Pemeriksaan referensi
 Tes psikologi
 Wawancara mendalam
 Persetujuan atasan langsung
 Pemeriksaan kesehatan
 Induksi atau masa orientasi
ACTUATING
ACTUATING

 Fungsi aktuasi adalah merupakan

usaha utk menciptakan iklim kerja
sama di antara staf pelaksana
program shg tujuan organisasi dpt
tercapai secara efektif dan
efisien.
 FUNGSI MANAJEMEN DLM ACTUATING:
MANAJER HARUS MENGETAHUI BAGAIMANA MENANGANI
ORANG DAN MAMPU MEMPERTAHANKAN PANDANGAN
MEREKA DENGAN PENUH PERCAYA DIRI DAN ANTUSIAS

MANAJER HARUS TAHU :

PERSONEL KOMANDO
DAN
MENGHILANGKAN KETIDAKMAMPUAN KOORDINASI
MENGETAHUI BENAR PERJANJIAN-
PERJANJIAN DG KARYAWAN
MEMBERIKAN CONTOH YG BAIK PENGARAHAN

MENGADAKAN AUDIT SCR PERIODIK

BERDISKUSI DG ASISTEN KEPALA UTK
KESATUAN PENGARAHAN
 TUJUAN FUNGSI AKTUASI
 Menciptakan kerjasama yg lbh efisien
 Mengembangkan kemampuan & skill staf
 Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai
pekerjaan
 Mengupayakan situasi, kondisi,
lingkungan, etos & budaya kerja yang
sehat & kondusif
 Membuat organisasi berkembang scr
dinamis
 TUGAS MANAJER KEP DLM
FUNGSI ACTUATING:
 Merumuskan tuj perawatan yg realistis utk klinik
kesehatan, pasien dan personel keperawatan
 Memberikan prioritas utama untuk kebutuhan pasien
atau klien sehubungan dengan tugas-tugas staf
perawatan
 Melaksanakan koordinasi utk efisiensi pelayanan yg
diberikan oleh bagian penunjang
 Mengidentifikasi tgjwb utk seluruh kegiatan yg
dilakukan oleh staf keperawatan
 Memberikan perawatan yg aman dan berkesinambungan
 Mempertimbangkan kebutuhan thd tugas-tugas yg
bervariasi dan pengembangan staf perawatan
 TUGAS MANAJER KEP DLM
FUNGSI ACTUATING:
 Memberikan kepemimpinan thd anggota staf utk
bantuan dlm hal pengajaran, konsultasi, dan evaluasi
 Mempercayai anggota utk mengikuti perjanjian yg telah
mereka sepakati
 Menginterpretasikan protokol utk berespon terhadap
hal-hal insidental
 Menjelskan prosedur yg harus diikuti dlm keadaan
darurat
 Memberikan laporan ringkas dan jelas
 Menggunakan proses kontrol manajemen utk mengkaji
kualitas yan. yg diberikan & mengevaluasi penampilan
kerja individu dan kelompok staf keperawatan
MEWUJUDKAN PENGAWASAN DALAM PERSONEL
KEPERAWATAN
5 alasan pendelegasian :
1. Pencapaian tugas-tugas rutin
2. Penyelesaian tugas-tugas
3. Penyelesaian masalah
4. Perubahan dalam penekanan
pekerjaan
5. Membangun kemampuan
1.Latih dan kembangkan staf.
2.Rencanakan sebelumnya, hal tsb utk
mencegah masalah-masalah
3.Kontrol dan koordinasikan pekerjaan staf
4.Kunjungi staf scr periodik, bicarakan
masalah-masalah moral yg potensial,
ktdksetujuan dan kemarahan-kemarahan
 Lanjut……………
5. Koordinasikan utk mencegah duplikasi usaha
6. Pecahkan masalah dan pikirkan ide-ide baru,
tekankan agar staf dapat memecahkan masalahnya
sendiri.
7. Terima pendelegasian sesuai dengan yang
diinginkan
8. Tetapkan tujuan dan sasaran yang spesifik
9. Ketahui kemampuan staf dan berikan tugas sesuai
dg kemampuan staf
10. Kesepakatan terhadap standar kinerja.
Lanjut…

11. Berikan tugas sesuai minat

12. Kaji hasilnya. Manajer perawatan, harus
menerima kenyataan bahwa staf akan
menyelesaikan pendelegasian tugas
dengan gayanya sendiri
13. Berikan penghargaan yang tepat
14. Jangan ambil kembali tugas yang telah
didelegasikan.
Siapkan daftar tugas yang dapat didelegasikan
Pendelagasian mencakup autoritas utk
memperbaiki, merekomendasikan, atau
mengemplementasikan
Daftar tugas dibuat peringkat berdasarkan
waktu yang dibutuhkan utk melaksanakan dan
kepentingannya bagi institusi
Satu tugas harus didelegasikan pada satu
waktu
Delegasi yang baik tergantung
keseimbangan antara 3 komponen utama:
1.Tanggung jawab (suatu rasa tanggung
jawab terhadap pekerjaan?
2.Kemampuan (kemampuan seseorang
dalam melaksanakan tugas limpah)
3. Wewenang (pemberian hak atau
kekuasaan penerima tugas limpah
untuk mengambil suatu keputusan
terhadap tugas yang dilimpahkan)
 Pelimpahan Yang Efektif

1. Delegasi bukan suatu sistem untuk

mengurangi tanggung jawab, tetapi membuat
tanggung jawab menjadi bermakna.
2. Tanggung jawab dan otoritas harus didelegasi
secara seimbang
3. Proses pelimpahan membuat seseorang
melaksanakan tanggung jawabnya
mengembangkan wewenang yang
dilimpahkan, dan mengembangkan
kemampuan dalam mencapai tujuan organisasi
4. Penerima tugas limpah harus aktif
5. Berikan support yang assertif
 Keberhasilan
Pelimpahan

1. Komunikasi yang jelas dan

lengkap
2. Ketersediaan sumber dan sarana
3. Monitoring
4. Pelaporan kemajuan tugas
limpah
SUPERVISI
1. Suatu proses dimana pimpinan ingin
mengetahui, apakah hasil pelaksanaan
pekerjaan yang dilakukan oleh
bawahannya sesuai dengan rencana,
perintah, tujuan, atau kebijaksanaan yang
telah ditentukan.
2. Pengamatan atau pengawasan secara
langsung terhadap pelaksanaan
pekerjaan rutin.
 Supervisi Keperawatan
 Supervisi keperawatan adalah suatu
proses pemberian sumber-sumber yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
dalam rangka mencapai tujuan.
 Tujuan: pemenuhan dan peningkatan
pelayanan pada klien dan keluarga yang
berfokus pada kebutuhan, ketrampilan dan
kemampuan perawat dalam
melaksanakan tugas.

56
 TUJUAN

Mencegah dan memperbaiki kesalahan,

penyimpangan, ketidaksesuaian, penyelewengan, dll
yang tidak sesuai dengan tugas dan wewenang yang
telah ditentukan
Pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap
orangnya,tetapi mencari kebenaran terhadap
pelaksanaan pekerjaan
Agar pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara
berdaya guna (efisien) dan berhasil guna (efektif)
sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya

57
 Pelaksanaan tugas sesuai dengan pola
 Struktur dan hirarkhi sesuai dengan rencana
 Staf yang berkualitas dan dikembangkan secara
kontinue/sistimatis
 Penggunaan alat secara efektif dan ekonomis
 Pembagian tugas dan wewenang harus sesuai
dengan pertimbangan obyektif dan rasional
 Sistem dan prosedur tidak menyimpang
 Tidak terjadi penyimpangan/penyelewengan
kekuasaan, kedudukan, keuangan
1. Fact Finding
2. Preventif, mencegah terjadinya penyelewengan
dan penyimpangan
3. Arah, masa sekarang dan kegiatan yang
sedang berlangsung/berjalan
4. Alat hrs efisien sehingga mempermudah
tercapainya tujuan
5. Proses efisiensi guna peningkatan kinerja
6. Tidak mencari siapa yang salah tetapi
menemukan yang tidak betul 59
 LANJUT…..

7. Membimbing meningkatkan
kemampuan
8. Mencerminkan pola organisasi
dimana setiap bagian bertangguang
jawab
9. Menjamin tindakan perbaikan
10.Memotivasi pelaksanaan tugas
1. Manusia bersifat khilaf
2. Orang bersifat membimbing
3. Atasan bersifat :
- Menghargai
- Mendidik
- membimbing
- Menghukum

61
1. Langsung, dengan cara:
a. Inspeksi : Mengamati sendiri
b. On the spot : sepintas lalu
c. Report : laporan
2.Tidak langsung
Dengan cara mengawasi dari jarak
jauh, dengan laporan, baik secara
tertulis maupun lesan.
3.Alat Elektrolik (kamera CCTV)
62
1. Pengawasan berorientasi kepada tujuan organisasi
2. Pengawasan harus obyektif, jujur, dan mendahulukan
kepentingan umum
3. Berorientasi terhadap kebenaran atas prosedur dan
tujuan
4. Pengawasan harus menjamin daya dan hasil guna
pekerjaan
5. Pengawasan harus berdasarkan atas standart yang
obyektif, teliti, dan tepat
6. Bersifat terus menerus
7. Hasil pengawasan harus dapat memberikan umpan balik
terhadap perbaikan, penyempurnaan dalam
pelaksanaan, perencanaan, dan kebijaksanaan waktu
yang akan datang

63
1. Struktur fisik: cakupan
imunisasi, KB, askep dll
2. Keuangan
3. Pelaksanaan program

64
 Monitoring
 Proses rutin pengumpulan data dan
pengukuran kemajuan atas tujuan
program.
 Memantau perubahan yang focus pada
proses dan keluaran
 Monitoring melibatkan perhitungan atas
apa yang kita lakukan
 Monitoring melibatkan pengamatan atas
kualitas dari layanan yang kita berikan
65
 Evaluasi
 Penggunaan metode penilaian sistematis utk
menginvestigasi efektifitas program.
 Menilai kontribusi program terhadap perubahan
(Goal/objektif) dan menilai kebutuhan perbaikan,
kelanjutan atau perluasan program (rekomendasi)
 Evaluasi memerlukan desain studi/penelitian
 Evaluasi terkadang membutuhkan kelompok
kontrol atau kelompok pembanding
 Evaluasi melibatkan pengukuran seiring dengan
berjalannya waktu dan dilakukan di akhir program
66
 Case Quality Control
 Antara 10 dan 20 % karyawan akan mencuri
apapun yang tidak terkunci dengan baik.
 20 % lainnya tidak akan pernah mencuri sama
sekali.
 Kebanyakan lainnya sangat bergantung pada
situasi.

What happen ?!
67
 Out of control

 A situation where there is a high probability of

poor performance, either overall or in a
specific performance area, despite having a
reasonable strategy in place.
 Suatu situasi dimana besar kemungkinan
terjadinya kinerja yang buruk, baik secara
keseluruhan ataupun pada bidang yang
tertentu, walaupun strategi telah dijalankan
sebagaimana mestinya.
68
WASSALAM