MAN 344 : MANAJEMEN MUTU

PERTEMUAN 11

Gugus Kendali Mutu

Prof.Dr.Ir. Musa Hubeis, MS, Dipl.Ing, DEA
 Definisi
• Kelompok kecil karyawan (3-12
orang) yang melakukan
kegiatan pengendalian dan
peningkatan mutu secara
teratur, sukarela, dan
berkesinambungan sesuai
dengan bidang pekerjaannya
dengan menerapkan prinsip-prinsip
dan teknik pengendalian mutu
Ide dasar pembentukan GKM
• Memberi wadah bagi karyawan untuk turut
memberi sumbangan bagi perbaikan dan
perkembangan perusahaan
• Menghormati hak-hak dan martabat karyawan
sebagai manusia dalam usahanya
mengembangkan diri di tempat kerja
• Menciptakan suasana kerja yang bermakna dan
menyenangkan sehingga karyawan merasa
punya arti bekerja
• Menggali potensi karyawan berdasarkan filosofi
“kemampuan manusia itu tidak terbatas”
Faktor Pendukung Utama

=
Dukungan pimpinan puncak

• Pembinaan
• Apresiasi
• Promosi
• Publikasi
• Partisipasi
• Audit Kinerja GKM
TUJUAN UTAMA GKM
 Untuk mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki
perusahaan / instansi terutama sumber daya
manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan
mutu dalam arti luas
 Memberikan sumbangan bagi perbaikan dan
perkembangan perusahaan
 Menghormati harkat manusia di dalam usahanya untuk
mengembangkan diri pribadinya,serta menciptakan
tempat kerja yang bermakna dan menyenangkan,
sehingga setiap karyawan merasa berarti bekerja di
perusahaan tersebut
 Membuktikan bahwa kemampuan manusia itu terbatas
dan dapat menciptakan kemungkinan-kemungkinan
baru yang lebih baik yang sebelumnya tidak pernah
terbayangkan dapat dilaksanakan
 Tujuan Spesifik GKM
• Pengembangan diri
• Kesukarelaan dalam bekerja
• Kegiatan kelompok dan kerjasama
• Partisipasi karyawan dalam pemecahan masalah
• Pendalaman pemahaman dan pemanfaatan
teknik pengendalian mutu
• Mendapatkan kepuasan kerja
• Membiasakan kerja dengan prinsip
berkesinambungan
• Pengembangan bersama
• Keaslian kreativitas
• Membangun kesadaran bahwa mutu menjadi
tanggung jawab bersama
 Manfaat GKM
Penerapan GKM secara konsisten pada perusahaan akan
sangat bermanfaat bagi semua pihak, antara lain :
•- Perbaikan mutu dan peningkatan nilai tambah
•- Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya
•- Peningkatan kemampuan menyelesaikan pekerjaan
sesuai target
•- Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku
•- Peningkatan hubungan yang serasi antara atasan dan
bawahan
•- Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja
•- Peningkatan kepuasan kerja
•- Pengembangan tim (gugus kendali mutu)
 Langkah-langkah pembentukan
GKM
• Manajer puncak dan manajer madya (supervisor)
menghadiri pelatihan, seminar tentang GKM atau studi
banding ke perusahaan lain yang telah menerapkan GKM
• Manajer menetapkan dan memilih seoarang karyawan
yang diberi tugas untuk memperkenalkan dan
mempromosikan GKM di tingkat karyawan perusahaan
• Perusahaan mulai mendorong terbentuknya GKM.
Pendaftaran bagi karyawan untuk menjadi anggota GKM
dibuka.
• Anggota GKM memilih satu orang untuk menjadi ketua.
Di satu perusahaan dapat terbentuk lebih dari satu GKM
• Pada awal aktivitasnya GKM dapat meminta seseorang
(lebih baik dari GKM lain yang sudah berhasil) untuk
membantu. Selanjutnya GKM dapat melaksanakan
aktivitasnya sendiri
 Aktivitas GKM
• Mengidentifikasi persoalan mutu yang dihadapi
• Menyiapkan bahan dan data untuk pembahasan
persoalan
• Mengeluarkan ide pemecahan persoalan
• Menetapkan sasaran perbaikan mutu
• Menerapkan (uji coba) ide pemecahan persoalan di
tempat kerja
• Menilai hasil kerja dari penerapan ide
• Membuat kesimpulan dan memberi rekomendasi kepada
atasan untuk menerapkan teknik baru
• Mengidentifikasi persoalan mutu yang baru dan
seterusnya mengulang siklus ini
 CIRI-CIRI GUGUS
KENDALI MUTU

 Setiap anggotanya ikut berperan aktif

 Melakukan kegiatan pengendalian dan peningkatan di
dalam unit kerjanya secara berkesinambungan
 Merupakan bagian dari kegiatan pengendalian kualitas
terpadu di dalam perusahaan
 Menggunakan teknik pengendalian kualitas
 Berkembang sendiri dan saling membantu
SASARAN AKTIVITAS GKM
 Mengurangi kesalahan dan meningkatkan mutu
 Mengilhami kejasama yang lebih baik
 Meningkatkan motivasi karyawan
 Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah
 Memperbaiki komunikasi
 Mengembangkan hubungan yang harmonis antara
pimpinan puncak dengan karyawan
 Mendorong pengembangan pribadi dan kepemimpinan
 Mengembangkan kesadaran akan kemampuan yang tinggi
 Mendorong penghematan biaya
 ORGANISASI MENGELOLA
GKM
• Mengandung unsur fasilitator, pemimpin gugus dan notulis
• FASILITATOR  orang yang bertanggung jawab untuk
mengkoordinir dan mengarahkan kegiatan gugus di suatu
unit/divisi, dan berperan sebagai koordinator, katalisator,
pembaharu, pelatih,promotor dan penghubung.
• PEMIMPIN GUGUS  seseorang yang bertanggung
jawab untuk melancarkan dan mengefektifkan gugus
 TUGAS PEMIMPIN GUGUS
 Mengatur pertemuan gugus
 Memastikan agar pertemuan berorientasi pada
pekerjaan
 Mendorong keterlibatan anggota
 Menciptakan koordinasi dan keselarasan dalam gugus
 Membantu anggota gugus
 Membangkitkan kegairahan anggota dalam aktivitas
gugus
 Memelihara dan mengembangkan bekerjanya gugus dan
bertanggung jawab atas gugus record
ORGANISASI MENGELOLA
GKM

• NOTULIS  orang yang bertanggung jawab atas

pencatatan hasil-hasil yang dibicarakan selama gugus
berlangsung
• Notulis bertugas untuk membuat ringkasan hasil
pertemuan dan membagikannya ke semua anggota
 PROSES KERJA GKM
1. Memilih pimpinan GKM, untuk tahap pertama disaran
pimpinan formal unit sebagai pimpinan GKM
2. Mengidentifikasi masalah di tempat kerja
3. Mengevaluasi dan memilih tema yang sederhana dan
periode penyelesaiaan singkat
4. Mengadakan pertemuan secara berkala untuk
memecahkan masalah dengan menggunakan teknik
Quality Control Circle (Gugus Kendali Mutu)
5. Mengevaluasi hasil yang dicapai
6. Mempresentasikan hasil ke manajemen
ADMINISTRASI GKM

• Kelompok GKM yang terbentuk dan tema yang dipilih

didaftarkan pada komite/koordinator
• Dibuat rencana kegiatan GKM
• Setiap pertemuan harus dibuat notulennya dan copynya
diberikan pada fasilitator untuk ditindaklanjuti
• Fasilitator melaporkan perkembangan kegiatan GKM
pada koordinator
INDIKATOR PENILAIAN GKM

1. Kesinambungan pertemuan dan konsistensi anggota

yang hadir
2. Tingkat partisipasi anggota dalam pertemuan dalam
memberikan ide, saran dan data.
3. Kesesuaian tema dengan masalah yang dihadapi
4. Digunakan 8 langkah pemecahan masalah
5. Digunakan 7 tools secra tepat
6. Tingkat ketercapaian target
 FUNGSI PELATIHAN

• Anggota GKM agar mengetahui konsep kualitas dan

GKM serta teknik-teknik yang akan digunakan.
• Pempinan GKM  agar dapat mengkoordinir dan
mengefektifkan jalannya kegiatan GKM
• Fasilitator  agar dapat membimbing dan mengarahkan
kegiatan gugus