Prof. Dr. Ir. Musa Hubeis, MS, Dipl.

Ing, DEA
 Dokumentasi SMM
Persyaratan ISO 9001: 2008 klausul 4.1
Organisasi harus :
◦ menetapkan ,
◦ mendokumentasikan ,
◦ Menerapkan,
◦ dan memelihara sistem manajemen mutu
& terus menerus memperbaiki
keefektifannya.
Manual manajemen mutu adalah :
Suatu ringkasan tertulis dari semua aktivitas
manajemen mutu dalam suatu organisasi

Peran Manual Manajemen Mutu :

• Simbol yang menunjukkan sistem manajemen
mutu
• Buku acuan praktis atau pedoman terhadap
sistem manajemen mutu
Persyaratan ISO 9001 : 2000 klausul 4.2.1

Dokumentasi SMM harus mencakup :

 Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu
 Prosedur – prosedur yang dipersyaratkan
 Dokumen pendukung yang dapat memastikan
perencanaaan, operasi & pengendalian
prosesnya berjalan efektif
 Rekaman mutu yang dipersyaratkan
Dokumentasi SMM
Apa itu dokumen ?

“Informasi dan media pendukungnya”

 Media Dokumen dapat berupa :

◦ kertas, pita magnetic, file elektronik
◦ foto, master sampel, spesifikasi
◦ gambar, laporan, standar.
Dokumentasi SMM
Apa itu dokumen ?

acuan
Informasi tertulis yang menjadi
dalam melaksanakan kegiatan

Dokumen dapat diubah !!!

 Dokumentasi SMM
Bagaimana dokumen yang baik ?

 Mudah dikendalikan - ada identifikasi yang jelas & baku

◦ Penerbitan dokumen
◦ Perubahan/pembaruan dokumen
◦ Distribusi dokumen; penyimpanan, penggantian dan penarikan
dokumen

 Menggunakan bahasa yang sederhana, singkat, praktis dan

lugas.

ISO 9001: 2008 tidak mengatur bentuk/format baku dokumen !!!

Dokumentasi SMM
Jenis-jenis dokumen SMM

 Quality Manual/Manual Mutu/Pedoman

Mutu/Panduan Mutu
 Prosedur Mutu
◦ Prosedur Sistem
◦ Prosedur Operasional/Instruksi Kerja
 Formulir-formulir
 Peraturan dan Persyaratan lainnya
Dokumentasi SMM
Pedoman Mutu

Isi manual mutu/pedoman mutu tergantung dari tujuan

dibuatnya pedoman mutu dan pihak-pihak yang
memegang pedoman mutu
Biasanya pedoman mutu berisi:
 Uraian ringkas tentang organisasi; bisnis, kegiatan, lokasi, sistem
manajemen organisasi dan struktur organisasi
 Kebijakan mutu organisasi
 Kebijakan organisasi dalam memenuhi persyaratan ISO 9001 :
2008
 Uraian tentang struktur dokumentasi SMM dan keterkaitannya
Dokumentasi SMM

5W
Jenis-jenis dokumen SMM - Prosedur

Prosedur harus dengan jelas menguraikan 5W;

What to do
?
Who do(es) it
When it done
Where it done
HoW to do it