CIRI-CIRI SURAT

1. Surat merupakan pesan tertulis

Surat merupakan saranan tertulis untuk menyampaikan pesan.
Voice mail adalah pesan yang disampaikan melalui telpon dan
diterima dengan alat perekam. Penerima yang ingin mengetahui isi
pesan tinggal memutar ulang isi mail (surat) di dalamnya, tidak kita
masukkan dalam kategori surat. Electronic mail, suatu pesan
tertulis yang disampaikan melalui jaringan komputer. Meskipun
pesan tersebut tidak tertulis di atas kertas, tetapi karena
disampaikan melalui tulisan, bisa disebut sebagai surat.
2. Isi pesan dalam surat berupa informasi atau persuasi
Pesan disebut sebagai informasi jika isinya adalah menyampaikan
fakta yang diketahui oleh penulis kepada pembacanya. Pesan
disebut persuasi jika isinya merupakan ungkapan keinginan atau
pikiran penulis kepada pembacanya dengan harapan pembacanya
bisa berpikir atau bertindak sesuai dengan keinginannya.
3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar
Bagian-bagian yang membentuk surat adalah kepala surat, nomor surat,
tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat,
salam penutup, nama organisasi/perusahaan, nama terang dan tanda
tangan, tembusan, dan inisial.
4. Surat memiliki bentuk yang standar
Bentuk standar tersebut bisa merupakan kesepakatan dalam organisasi
tertentu, dalam negara tertentu, dan kesepakatan internasional. Dalam
tradisi surat-menyurat di Indonesia dikenal tiga bentuk utama surat
dengan variasinya :
- Bentuk resmi dengan variasinya bentuk resmi Indonesia lama dan
bentuk resmi Indonesia baru.
- Bentuk lurus dengan variasinya bentuk lurus penuh, bentuk lurus, dan
bentuk setengah lurus.
- Bentuk bertakuk dengan variasinya bentuk bertakuk dan bentuk alinea
menggantung.
5. Surat memiliki satu pesan inti
Praktek yang umum dalam korespondensi selalu menganut azas “satu
surat satu pesan”. Surat tidak memungkinkan untuk menyampaikan
banyak pesan. Konsekuensi dari azas ini adalah bahwa surat umumnya
tidak memerlukan banyak lembar kertas. Surat bisnis yang efektif
maksimum 3 halaman. Apabila 3 halaman dirasa tidak cukup,
kemungkinan besar penulisnya telah melanggar azas “satu pesan satu
surat”. Atau, surat bukan sarana yang tepat untuk menyampaikan pesan
tersebut.
6. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal
Surat bisnis umumnya disampaikan secara formal. Bahasa formal adalah
bahsa yang biasa digunakan dalam forum resmi seperti rapat resmi,
pidato resmi, atau pembicaraan akademik. Ada juga yang menyebutkan
sebagai bahasa tinggi. Ciri menonjol dari bahasa resmi adalah
a. Mengikuti secara ketat tata bahasa resmi (baku).
b. Perbendaharaan kata-katanya terbatas untuk membicarakan masalah
kedinasan.
c. Memberi kesan terdapat jarak (impersonal) antara penulis dengan
pembacanya.
Ciri dari bahasa tidak resmi :
a. Sering mengabaikan tata bahasa formal, ekspresif.
b. Perbendaharaan kata yang digunakan sering ditemukan pada obrolan,
tawar-menawar di pasar, pembicaraan di telpon, ataupun pertengkaran.
Kelebihan dari bahasa formal :
a. Ketegasan dan kejelasan pesan yang disampaikan.
b. Bahasa formal membatasi makna ganda dan menghilangkan kesan
ketidak seriusan.
Kelemahan dari bahasa formal :
a. Tidak ekspresif.
b. Sulit untuk menunjukkan rasa tidak suka, kecewa, senang, atau gembira.
Surat bisnis maupun surat dinas selalu menggunakan bahasa formal. Berbeda
dengan surat dinas pemerintah yang sangat kaku, dalam surat bisnis masih
memungkinkan untuk menghapus jarak formal antara penulis dengan
pembacanya. Bahasa surat bisnis masih bisa menggunakan beberapa kata
dalam pergaulan sehari-hari dengan tidak mengorbankan gramatikal dan
kejelasan makna. Bahasa informal sering dimanfaatkan dalam surat bisnis
untuk membangun keakraban dan kesan baik.
 PENGGOLONGAN SURAT MENURUT ISINYA
1. Surat dinas pemerintah
Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan
pesan kedinasan.
Contoh : surat keputusan, nota dinas, dan surat perintah
2. Surat bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan (profit
oriented), yang isinya berkaitan dengan kegiatan organisasi dalam
melakukan transaksi bisnis.
Contoh : surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan,
dsb.
3. Surat sosial
Surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya
tidak terkait langsung dengan urusan bisnis maupun kedinasan. Surat
sosial lebih berfungsi untuk membangun hubungan atau citra yang baik.
Contoh : Surat undangan menghadiri pesta yang diselenggarakan oleh
perusahaan, surat undangan menghadiri perpisahan dengan pejabat
tertentu, surat ucapan terima kasih.
4. Surat legal
Surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat-surat ini bisa berkaitan
dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi.
Contoh : Surat per janjian, surat kuasa, surat wasiat.
5. Surat pribadi
Surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa
pesan-pesan pribadi penulisnya, bukan untuk kepentingan organisasi
atau urusan resmi.
 PENGGOLONGAN SURAT MENURUT
TUJUAN PENULISANNYA
1. Surat informatif
Surat yang bertujuan menyampaikan informasi yang diketahui oleh penulis
kepada penerima surat. Informasi yang disampaikan lebih banyak berisi
fakta. Surat informatif bisa dibuat atas permintaan penerima surat ataupun
atas keinginan penulis surat sendiri.
Contoh :
- Jenis Surat : Pemberitahuan, Tujuan : Memberi informasi hal yang
perlu diberitahukan.
- Jenis Surat : Perkenalan, Tujuan : Memberi tentang
perusahaan, produk, atau
programnya.
- Jenis Surat : Laporan, Tujuan : Memberi informasi mengenai hal
yang telah dgelakukan atau hasil yang
diperoleh.
- Jenis Surat : Referensi, Tujuan : Memberi informasi mengenai kompetensi
dan perilaku kerja seseorang.
2. Surat Persuasif
Surat yang bertujuan menyampaikan keinginan penulis terhadap
penerima surat. Persuasif berasal dari kata persuasi, yang artinya
membujuk. Namun dalam surat, bujukan tersebut sangat bervariasi,
merentang dari yang paling lemah sampai perintah yang sangat tegas,
bahkan dengan “ancaman”.
Contoh :
- Jenis surat : Penawaran, Tujuan : Penerima surat bersedia membeli
barang yang ditawarkan.
- Jenis surat : Permintaan, Tujuan : Penerima surat bersedia
memenuhi permintaan yang
diajukan.
- Jenis surat : Keluhan, Tujuan : Penerima surat bersedia
memperbaiki kesalahan sesuai
keluhan yang diajukan.
- Jenis surat : Penagihan, Tujuan : Penerima surat bersedia membayar
utangnya.
- Jenis surat : Perintah, Tujuan : Penerima surat bersedia melakukan
tindakan sesuai perintah dalam surat.
Penggolongan surat menurut wujudnya :
Penggolongan surat menurut tampilan fisiknya, dari segi
wujudnya kita mengenal surat bersampul, kartu pos, warkat
pos, telegram, teleks, faksimile, dan surat elektronik (e-mail).
Penggolongan surat menurut besarnya audien :
Surat bisa ditujukan kepada :
1. Satu orang
Contoh : surat panggilan kerja, surat tagihan, surat
peringatan.
2. Sekelompok orang
Contoh : surat edaran untuk para distributor, memo untuk
para supervisor.
3. Banyak orang
Contoh : surat pengumuman, surat untuk seluruh
karyawan, surat untuk seluruh warga, dsb.
Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaiannya
1. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti)
2. Penting (perlu segera ditindaklanjuti)
3. Biasa (diperlakukan seperti surat-surat lainnya)

Penggolongan surat menurut kerahasiaannya

1. Sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh
mengetahui adanya surat)
2. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi
surat)
3. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi
surat)
4. Surat biasa (diperlakukan seperti surat pada umumnya).