Target kerja

ketersediaan obat
public dan perbekalan
kesehatan
Kunjungan pasien

Series 1
4000

3500

3000

2500

2000

1500

1000

500

0
2014 2015 2016 2017 2018
Series 1
 TIDAK ADA OBAT

GUDANG PPTK
masalah

Permintaan obat bhp meningkat

x
Kesiapan pptk dan farmasi
Obat dan bhp kosong????
 Obat kosong di pabrikan
 Administrasi farmasi dan pptk kacau
 Obat tidak dimasukkan ke perencanaan
 Gudang terlambat membuat usulan
 Proses pencarian dan penetapan penyedia
 Pptk terlalu lama membuat pesanan
 Distributor lambat dalam mengirim barang
 Adanya close system dari distributor akibat hutang yang belum
terbayar
 ada nya beberapa obat yang harus di spj kan dahulu
 Proses ekatalog belum bisa di lakukan
 Anggaran habis
breaking
Proses pengadaan obat harus :

 Ekatalog
 Generik non ekatalog / regular
 Ethichal di situasi tertentu dan merupakan opsi terakhir
Obat kosong di pabrikan

 Membuat daftar obat dan merk serta competitor nya

 Pelajari kembali data history

 Task : pptk dan kepala Gudang farmasi

Administrasi instalasi farmasi dan
pptk kacau
 Penertiban kearsipan
 Nomenklatur surat internal dan ekternal farmasi
 Membuat rapat administrasi pptk dan instalasi farmasi mingguan
dengan tujuan sinkronisasi data

 Task :
 Pptk dan staff
 Kepala instalasi farmasi dan gudang
Obat tidak masuk ke perencanaan

 Formularium
 update data farmasi
 Sinkronisasi data mingguan
 Pada kasus2 wabah, kepala instalasi farmasi mempelajari trend yng
ada dan disinkronisasi dengan history sebelum nya yang berhubungan
dengan jenis dan jumlah pakai obat

 Task :
 Kepala instalasi farmasi
 kepala Gudang farmasi
 Pptk dan staff
Gudang terlambat membuat
usulan pengadaan
 Proses update stok di perkuat
 Revisi teknis update stok yang ada bila diperlukan

 Task
 Kepala Gudang
Proses pencarian dan penetapan
penyedia dan distributor
 Mencari daftar ketersediaan barang pada seluruh penyedia
 Mengumpulkan dokumen daftar obat dari setiap penyedia
 Update data history
 Membuat almanak produk beserta penyedia

 Task
 Pptk dan staff
Pptk terlalu lama membuat
pesanan
 Kesulitan menentukan penyedia
 Pemesanan paling lambat dilakukan 1 minggu setelah usulan
Gudang
 Setelah dipesan, data di informasikan ke Gudang dan pemeriksa
barang

 Task :
 Pptk dan staff
Distributor lambat mengirimkan
barang
 Follow up distributor
 Cari tahu kendala
 Menyiapkan opsi untuk membatalkan pesanan
 Follow up dilakukan paling lambat 1 minggu setelah sp disampaikan
ke distributor

 Task :
 Pptk dan staff
Close system akibat hutang

 Hindari keterlambatan pembuatan spj

 Spj di targetkan rampung paling lama 3 minggu setelah faktur dan
barang diperiksa
 Hitung total belanja setiap kali melakukan pemesanan
 Koordinasi dengan ppk
 Koordinasi dengan distributor
 Buat surat komitmen penangguhan hutang agar tidak di kunci
pemesanan obat bila di butuhkan

 Task:
 Pptk dan staff
Ada nya beberapa obat yang
harus di spj kan dahulu
 Permintaan obat2 tertentu yang memerlukan pembayaran dahulu,
harus masuk 2 bulan sebelum obat habis dan masuk ke kategori
urgent
 Pembuatan spj nya harus di dahulukan apabila ketersediaan obat
sudah sangat menipis

 Task :
 Pptk dan staff
 Kepala gudang
Proses ekatalog belum bisa
dilakukan
 Koordinasi dengan petugas pengadaan

 Pptk dan staff

Anggaran habis

 Jajaki perjanjian dengan hutang

 Buat komitmen hutang
 Koordinasi dengan ppk dan direktur
 Rasionalisasi permintaan dan pengadaan obat
 User
 gudang

 Task :
 Pptk dan staff
goal

 Terpenuhi buffer stock 3 bulan

 Terciptanya rutinitas pemesanan obat
 NO MORE OUT OF STOCK