MENAJEMEN FARMASI

SISTEM INFORMASI MENAJEMEN (SIM)

KELAS : SI VII C
ANGGOTA KELOMPOK 5
1. Muhammad Chaliga Syaputra (1401136)
2. Maria Franciska Oktaviani (1401101)
3. Nurmayra Amriza (1401111)
4. Ririn Novita P (1401121)
5. Wulandari Yulia Putri (1401133)
DOSEN PENGAMPU :
Erniza Pratiwi, M.farm,Apt
Pengertian Sistem Informasi
• Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

• Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya

mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi
sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang
tentang organisasi tersebut.

• Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,

tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar
organisasi.

• Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke
dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan.
 Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari
berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:
Sistem Informasi Manajemen.

Sistem
Informasi

Data sendiri merupakan fakta fakta

Informasi yaitu data yang telah diolah
yang mewakili suatu keadaan, kondisi,
ke dalam suatu bentuk yang lebih
atau peristiwa yang terjadi atau ada di
memiliki arti dan dapat digunakan
dalam atau di lingkungan fisik
untuk pengambilan keputusan
organisasi.
 Tiga Aktivitas
Sistem Informasi

aktivitas pemrosesan keluaran (output)

masukan (input) (processing)

Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang
diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan
berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki
arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses
kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan
Perkembangan Sistem Informasi
Manajemen (SIM)

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah

ada sebelum munculnya komputer. Sebelum
pertengahan abad ke-20

Pada masa itu masih digunakan kartu punch, pemakaian

komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian
dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.
Perkembangan Sistem Informasi
Manajemen (SIM)

 Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan

prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry
dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik.
 Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa
perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar
seperti Departemen Keuangan khususnya untuk menangani
pengelolaan anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.
 Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada
tahap awal menyadari bahwa penghalang terbesar justru
datang dari para lapisan manajemen tingkat menengah - atas.
Sementara konsep SIM terus berkembang,
Morton, Gorry, dan Keen dari Massachussets
Institute of Technology (MIT) mengenalkan
konsep baru yang diberi nama Sistem Pendukung
Keputusan (Decision Support Systems - DSS).

Perkembangan yang lain adalah munculnya

aplikasi lain, yaitu Otomatisasi Kantor (office
automation - OA), yang memberikan fasilitas
untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas
para manajer dan staf kantor melalui penggunaan
peralatan elektronik.

Belakangan timbul konsep baru yang dikenal

dengan nama Artificial Intelligence (AI), sebuah
konsep dengan ide bahwa komputer bisa
diprogram untuk melakukan proses lojik
menyerupai otak manusia. Suatu jenis dari AI yang
banyak mendapat perhatian adalah Expert
Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai
fungsi sebagai spesialis dalam area tertentu.
 Perhatian terhadap Manajemen lnformasi

Dua alasan utama mengapa 1. meningkatnya kompleksitas

terdapat perhatian yang kegiatan organisasi tata
besar terhadap manajemen kelola pemerintahan
informasi, yaitu :
2. meningkatnya kemampuan
komputer.

Dengan tersedianya informasi yang berkualitas, tentunya juga

mendorong manajer untuk meningkatkan kemampuan
kompetitif (competitive advantage) organisasi yang dikelolanya.
Pengguna Sistem Informasi
Manajemen
Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan
manajemen ini dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan, yaitu:
1. Manajer tingkat perencanaan strategi (strategic planning)
2. Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control)
3. Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control)
Konsep Subsistem Informasi
Organisasi

 SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan

utamanya adalah menyediakan informasi bagi manajemen
(karena itu dinamakan sistem informasi manajemen).
 Dalam praktiknya SIM pada suatu organisasi
menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain para
manajer.
Pembagian SIM menjadi subsistem-subsistem organisasi
walaupun tampak adanya garis-garis pemisah yang jelas,
sebenarnya secara fisik tidak ada yang memisahkan satu
dengan yang lainnya.
 KOMPONEN PENDUKUNG SIM

1. SISTEM DATABASE: Suatu sistem pengolahan data dengan menggunakan

komputer. Dengan tujuan untuk menyimpan data operasional sebuah organisasi,
sehingga mampu menyediakan informasi untuk proses pengambilan keputusan.
2. SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN : Suatu sistem yang berbasis komputer
yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan
data dan model tertentu, untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak
terstruktur.
3. MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI Adalah fungsi manajemen baru
perusahaan, untuk menghasilkan fungsi baru ini dimotivasi oleh perkembangan
informasi dan dokumentasi, dan teratur pada semua tingkat manajemen untuk
memperoleh informasi dan memproses informasi dengan cepat dan mudah.
4. SISTEM PENGGUNA MESIN: Diartikan bahwa perancang sebuah sistem
informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah
informasi dan perilaku manusia dalam pengambilan keputusan.
5. ORGANISASI SINERGIS: Merupakan sifat pengaturan kerjasama sehingga hasil
produksi total dari seluruh anggota organisasi lebih besar daripada jumlah hasil
anggota organisasi itu.
 SISTEM PENGAMBIL KEPUTUSAN

Decision Group Executive Expert

Support Decision Support Systems
Systems Support Systems (ES)
(DSS) Systems (ESS)
(GDSS)
 • Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok
Decision (DSS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif,
Support yang membantu pengambil keputusan dalam
Systems menggunakan data dan model untuk menyelesaikan
masalah yang tidak terstruktur
(DSS) • DSS diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil
keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak
untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam
pengambilan keputusannya.

• GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif

Group untuk memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok
Decision pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak
terstruktur.
Support • GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap
kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang
Systems dilakukan oleh lebih dari satu orang (kelompok orang).
(GDSS) • Permasalahan yang perlu digaris bawahi untuk pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang :
banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus
dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada
 • Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada
Executive tingkat atas dari hierarki organisasi yang berpengaruh kuat
dalam sebuah institusi/lembaga/departemen
Support • Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan
Systems melihat rincian,menginformasikan faktor keberhasilan kritikal
(ESS) (critical success factors), akses status, analisis, pelaporan eksepsi
(exception reporting), penggunaan warna, navigasi informasi,
dan komunikasi.

Expert
Systems Secara khusus, ES adalah paket komputer untuk
(ES) memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu
masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan
pemecahannya dapat sama atau melebihi suatu tingkat
kemampuan seorang pakar
CARA MENGOLAH DATA MENJADI INFORMASI

METODE MANUAL

METODE ELEKTROMEKANIK

METODE SISTEM WARKAT

METODE ELEKTRONIK
KOMPUTER
Proses pengolahan data dapat meliputi sebagian atau
seluruh unsur pengolahan data berikut:

1. Pengklasifikasian dat
2. Penyusunan data (sorting)
3. Perhitungan (calculating)
4. Penyusunan laporan (summarizing)
5. Penyimpanan (storing)
6. Pencarian (retrieving)
7. Komunikasi (communicating)
8. Penggandaan (reproducing)
9. Pendistribusian data
 Peran SIM dalam siklus Manajemen

TAHAP TAHAP TAHAP

PERENCANAAN ANALISIS PERANCANGAN

TAHAP
TAHAP TAHAP PASCA
PEMBANGUNAN
IMPLEMENTASI IMPLEMENTASI
FISIK
 • Suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama
TAHAP yang melatarbelakangi pelaksanaan
pengembangan sistem tersebutdilontarkan.
PERENCANAAN • Dalam tahap perencanaan pengembangan
sistem harus mendapatkan perhatian yang sama
besarnya dengan merencanakan proyek-proyek
besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan
perangkat jaringan teknologi informasi (TI),
rencana membangun gedung kantor 15 tingkat.

• Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik

TAHAP organisasi yang bersangkutan.
ANALISIS • Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk
mengetahui posisi atau peranan teknologi
informasi yang paling sesuai dan relevan di
organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi
manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang
akan berpengaruh atau memiliki dampak
tertentu terhadap proses desain, konstruksi,
dan implementasi
 • Tim teknologi informasi bekerja sama dengan
TAHAP tim bisnis atau manajemen melakukan
perancangan komponen-komponen sistem
PERANCANGAN terkait.
• Tim teknologi informasi akan melakukan
perancangan teknis dari teknologi informasi
yang akan dibangun, seperti sistem basis data,
jaringan komputer, teknik koversi data, metode
migrasi sistem

• Melihatkan sumber daya terbesar, terutama

TAHAP dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu.
PEMBANGUNAN • Pengendalian terhadap manajemen proyek pada
FISIK tahap konstruksi harus diperketat agar
penggunaan sumber daya dapat efektif dan
efisien.
• Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji
coba atas sistem informasi yang baru
dikembangkan
 • Tahap implementasi merupakan tahap yang
paling kritis karena untuk pertarna kalinya
sistem informasi akan dipergunakan di dalam
TAHAP organisasi.
IMPLEMENTASI Pekerjaan utama dalam implementasi sistem
biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut
a. Merencanakan waktu yang tepat untuk
implementasi
b. Mengumumkan rencana implementasi
c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan
lunak
d. Menyiapkan database
e. Menyiapkan fasilitas fisik
f. Memberikan pelatihan dan workshop
g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover
TAHAP PASCA (peralihan sistem)
IMPLEMENTASI h. Penggunaan sistem baru

Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah

bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.
PENGAMANAN DAN PENGENDALIAN SISTEM
INFORMASI

TUJUAN
KEAMANAN

KERAHASIAAN KETERSEDIAAN INTEGRITAS

 Semakin meningkatnya kerentanan dan gangguan terhadap teknologi
informasi telah membuat para pengembang dan pengguna sistem informasi
untuk menempatkan perhatian yang khusus, terutama terhadap
permasalahan-permasalahan yang dapat menjadi kendala untuk penggunaan
sistem informasi secara memadai. Paling tidak ada 3 hal yang menjadi
perhatian khusus di sini, yaitu:

Bencana (disaster) Sistem Pengamanan Kesalahan (errors)

Rencana Kesinambungan (security) Komputer dapat juga
Kegiatan (pada perusahaan Merupakan kebijakan, menyebabkan timbulnya
dikenal dengan Bussiness prosedur, dan pengukuran kesalahan yang sangat
Continuity Plan) yaitu suatu teknis yang digunakan untuk mengganggu dan
fasilitas atau prosedur yang mencegah akses yang tidak menghancurkan catatan atau
dibangun untuk menjaga sah, perubahan program, dokumen, serta aktivitas
kesinambungan pencurian, atau kerusakan operasional organisasi.
kegiatan/layanan apabila fisik terhadap sistem
terjadi bencana informasi.
 PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI
Menurut American Institute of Certified Public
Accountant (AICPA),
pengendalian umum (general control)
Pengendalian umum sistem informasi
berhubungan dengan risiko-risiko yang
berkaitan di berbagai area kegiatan,
seperti: sistem operasi, sumber daya data,
pemeliharaan sistem, pusat komputer,
komunikasi data, pertukaran data
elektronik (electronic data interchange-EDI),
komputer mikro, dan sebagainya.
pengendalian aplikasi (application
control).
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan
aplikasi tertentu, suatu subsistem, atau
program-program dalam sistem komputer.
Pengendalian aplikasi ini digolongkan
dalam tiga kategori, yaitu pengendalian
masukan, pengendalian pemerosesan, dan
pengendalian keluaran
Sistem Informasi Manajemen
Apotek
Sistem Informasi Manajemen Apotek merupakan sistem
informasi pencatatan obat dan alat kesehatan di Apotek. Dengan
menggunakan Sistem Informasi Manajemen Apotek alur obat
mulai dari penerimaan, pencatatan di gudang obat dan penjualan
ke pasien terekam dalam database sehingga stok opname dapat
dilakukan secara otomatis dan real time.

SIM apotek dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir

dan inventori dari suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan
kemampuan untuk menangani transaksi beli dan jual secara
resep dan non resep. Juga untuk menyajikan laporan laporan
sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasara
Sistem applikasi ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan
keyboard dan mouse atau dengan barcode scanner sebagai alat
memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan
cepat. Kelebihan – kelebihan yang diperoleh apotek dengan
menggunakan SIM ini adalah :
• membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam melayani transaksi
pembayaran, karena SIM atau mesin kasir dapat menghitung secara
automatis

• Pemantauan inventori / stok obat yang ada dapat dilakukan secara

cepat

• Pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan

produk / obat obat mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan
menggunakan laporan statistik, bisa diketahui produk / obat obat
mana saja yang paling diminati masyarakat (paling laris).
Pengelolaan informasi apotek biasanya dikerjakan secara
manual. Tanpa penggunaan SIM, maka pendataan transaksi
jual beli dan inventori apotek dicatat dalam buku.
Kelemahan – kelemahan yang dapat ditemukan dalam
kasus ini ialah :

Membutuhkan waktu lebih lama dalam melayani transaksi

pembayaran, karena harus dihitung secara manual atau dengan
kalkulator.

Memerlukan waktu untuk memantau inventori stok obat yang

ada (stock opname).

Memerlukan waktu dalam pembuatan laporan – laporan, karena

karyawan harus membuka kembali data-data yang ada, sehingga
pekerjaan menjadi kurang efektif.

Kemungkinan adanya data – data yang hilang karena tidak / lupa

tercatat.
 Beberapa Aplikasi yang
diterapkan pada SIM apotek

Backoffice Outlet E-resep

Monitor
Website
waktu utnggu
1. Backoffice
Backoffice adalah salah satu bagian dari software Apotek yang berfungsi
untuk melakukan tugas-tugas backoffice seperti : maintenance master
data, pembelian, penjualan, kas/bank menajemen, laporan dan lain-lain.
Secara garis besar backoffice terdiri dari : Setting, Security BO, Security
Kasir , Security Laporan, Pesan Otomatis (Exp. Date, Min Stock, Jatuh
Tempo Hutang/Piutang)

2. Outlet
Merupakan Aplikasi yang otoritas penggunanya hanya oleh Assiten
Apoteker yang masing - masing telah di beri password untuk log-in,
aplikasi ini digunakan untuk menunjang semua proses penginputan
resep.
3. Elektronik resep (E-resep)
Merupakan sistem peresepan secara elektronik yang terhubung langsung oleh
internet jaringan lokal ke apotek yang bekerjasama dengan dokter yang
bersangkutan, aplikasi ini juga telah digunakan beberapa apotek yang menerapkan
SIM

4. Monitor waktu tunggu

Merupakan penerapan sistem informasi kepada pasien dalam hal estimasi
waktu pengerjaan resep, sehingga memudahkan pasien memantau lama
waktu dalam mengantri resep.

5. Website
Merupakan sarana untuk mempublikasikan profil apotek,
menginformasikan penggunaan obat, dan merupakan daya saing dalam
membuka pasar
 Perencanaan Strategis dan
Perencanaan Statis

• Perencanaan strategis adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat

menyeluruh, memberikan rumusan ke mana suatu
organisasi/perusahaan akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya
dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu
dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan.

• Perencanaan Taktis/Pengendalian Manajemen merupakan kegiatan

manajemen tingkat menengah (tactical level) untuk menjalankan
strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien.

Level menajemen
• Top Level Management terdiri dari
Direksi (BOD) dan Chief Executive
Officer (CEO). Chief Executive Officer
juga disebut General Manager (GM) atau
Managing Director (MD) atau Presiden.
• Middle Level Management terdiri
dari Kepala Departemen (HOD), Manajer
Cabang, dan Eksekutif Junior
• Low Level Management terdiri dari
mandor dan pengawas.
Peran operator dalam level
manajemen
• Membantu manajer operasional dalam
memantau kegiatan atau transaksi
rutin harian dalam organisasi.
• Contoh SI pada Level ini :Transaction
Processing Systems (TPS) / Sistem
PemrosesanTransaksi. Sistem
terkomputerisasi yang menjalankan
dan menyimpan data transaksi rutin
harian yang diperlukan untuk
kelangsungan organisasi.
 PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Pengambilan keputusan (decision making) merupakan salah satu proses
manajemen yang penting bagi setiap organisasi. Manajemen lainya dilatar belakangi
oleh adanya keputusan yang dibuat oleh manajer puncak, yang kemudian secara
hirarkis dibuat oleh lini-lini manajemen ditingkat staf-staf yang dibutuhkan.

Berdasarkan keputusan yang 1. Keputusan Strategis, adalah

harus diambil oleh level
manajemen di perusahaan
jenis keputusan terdiri atas:
keputusan yang dibuat oleh manajemen
puncak dalam sebuah perusahaan.
2. Keputusan Taktis, adalah keputusan
yang dibuat oleh manajemen
menengah.
3. Keputusan Operasional, adalah
keputusan yang dibuat oleh tingkat
manajemen yang paling bawah,
misalnya operator mesin di lantai
produksi.