PENDEKATAN SPA UNTUK MEMBUAT

MODEL PROSES BISNIS

Hal utama dalam filosofi SPA adalah

pengakuan bahwa sistem informasi harus
mendukung kebutuhan informasi semua
pengguna informasi didalam organisasi.
Bagian ini akan menunjukkan kebutuhan
informasi yang sedang berubah dalam
manajemen modern, keterbatasan
akuntansi tradisional dalam memenuhi
kebutuhan-kebutuhan tersebut dan peran
SPA sebagai sebuah solusi potensial.
MODEL SPA
Model SPA merupakan sebuah kerangka akuntansi
alternatif untuk membuat model bagi sumber daya,
peristiwa serta agen-agen organisasi ( SPA) dan relasi
diantara mereka. Ketika sudah digunakan, baik data
akuntansi maupun non akuntansi tentang fenomena
ini dapat diidentifikasi, ditangkap dan disimpan
dalam sebuah database sentral. Dari tempat
penyimpanan data ini, gambar-gambar pemakai dapat
dikontruksikan sehingga memenuhi semua kebutuhan
pemakai didalam organisasi tersebut. Ketersediaan
gambar majemuk memungkinkan digunakannya
transaksi data secara lebih fleksibel dan
memungkinkan pengembangan SIA yang bebas dari
kelemahan-kelemahan yang disebutkan sebelumnya.
ELEMEN-ELEMEN KUNCI UNTUK MODEL SPA :
 Sumber Daya ( Resources )
Sumber daya ekonomi adalah aktiva organisasi.
Mereka didefenisikan sebagai objek-objek yang
langka dan sekaligus berada dibawah kontrol
perusahaan. Defenisi ini menyimpang dari model
tradisional karena tidak memasukkan hal-hal lain
yang dapat diambil dari data lainnya, seperti piutang
dagang yang biasa digunakan untuk menyimpan dan
mengirim data. Harus diperhatikan bahwa ketika
relevan untuk melakukan perencanaan, evaluasi dan
kontrol terhadap peristiwa, sumber daya dalam
model SPA memasukkan lokasi dimana peristiwa
penting terjadi, seperti laci kas, catatan persediaan
dan meja pemeriksaan.
 Peristiwa ( Events)
Peristiwa ekonomi merupakan fenomena yang
mempengaruhi perubahan dalam sumber daya.
Peristiwa-peristiwa ini dapat berasal dari aktivitas-
aktivitas seperti produksi, pertukaran, konsumsi dan
distribusi. Peristiwa ekonomi merupakan elemen
informasi yang penting dari sistem akuntansi dan
harus ditangkap dalam bentuk yang rinci untuk
melengkapi kekayaan database. Dibawah pendekatan
model SPA, peristiwa-peristiwa dibagi menjadi tiga
kelas yaitu : peristiwa operasi (apa yang terjadi),
peristiwa informasi (apa yang dicatat) dan peristiwa
keputusan/manajemen (apa yang dilakukan sebagai
hasil). Namun demikian hanya peristiwa operasi yang
dimasukkan dalam model SPA.
 Agen( Agents )
Agen-agen ekonomi adalah individu-individu dan
departemen-departemen yang berpartisipasi
dalam sebuah peristiwa ekonomi. Mereka
merupakan pihak-pihak dari dalam dan luar
organisasi dengan kekuasaan bebas untuk
menggunakan atau membuang sumber daya
ekonomi. Contoh agen antara lain petugas
administrasi penjualan, pekerja produksi,
petugas administrasi pengiriman, pelanggan dan
pemasok.
KEUNGGULAN MODEL SPA
Organisasi yang menggunakan pendekatan SPA
dapat memperoleh keuntungan-keuntungan
berikut ini :
Operasi yang lebih efisien.
Perusahaan yang menggunakan pendekatan SPA
akan mengalami peningkatan efisiensi operasional
dalam tiga cara :
 Pendekatan SPA untuk memodelkan proses-proses
bisnis akan membantu para manajer
mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang tidak
menambah nilai, yang nantinya akan dihapuskan
dari kegiatan operasi.
 Penyimpanan data keuangan dan non keuangan
dalam database sentral yang sama akan mengurangi
kebutuhan akan pengumpulan, penyimpanan dan
prosedur pemeliharaan banyak data.
 Penyimpanan data keuangan dan non keuangan
tentang peristiwa bisnis dalam bentuk rinci akan
mendukung keputusan-keputusan manajemen yang
jangkauannya lebih luas.
Keunggulan kompetitif
Dengan mendukung banyak gambar pemakai, model
SPA menyediakan informasi yang lebih relevan, tepat
waktu dan lebih akurat kepada para manajer. Hal ini
akan menghasilkan pelayanan pelanggan yang lebih
baik, produk-produk yang lebih berkualitas dan
proses produksi yang fleksibel.
ANALISIS RANTAI NILAI
Manfaat keunggulan kompetitif yang diperoleh
dengan menggunakan pendekatan SPA paling jelas
terlihat dari perspektif rantai nilai. Ini merupakan
aktivitas yang menambah nilai atau kegunaan bagi
produk dan jasa organisasi. Untuk tetap konpetitif
kebanyakan organisasi harus melakukan
deferensiasi diantara aktivitas bisnis mereka,
memprioritaskan berdasarkan nilai mereka dalam
mewujudkan tujuan-tujuan organisasi. Organisasi-
organisasi harus semakin mampu beradaptasi dan
tanggap terhadap perubahan dalam lingkungan
yang menjadi tempat mereka beroperasi.
Termasuk dalam hal ini adalah industri mereka,
pemasok, pelanggan dan pengaruh ekternal lainnya
yang secara terus menerus memeriksa dan
memperbaiki efektivitas dan efesiensi pendayagunaan
sumber daya untuk memaksimalkan pencapaian tujuan
organisasi.
Pengambilan keputusan harus bisa melihat melampaui
operasi internal dan fungsi-fungsi organisasi mereka.
Salah satu pendekatan yang digunakan untuk tujuan ini
disebut sebagai analisis rantai nilai. Analisis ini
membeda-bedakan aktivitas-aktivitas primer yang
menciptakan nilai dan aktivitas-aktivitas pendukung
yang membantu mewujudkan aktivitas primer. Dengan
menerapkan analisis ini, sebuah organisasi mampu
melihat diluar dirinya dan memaksimakan
kemampuannya untuk menciptakan nilai.
MENGEMBANGKAN SEBUAH MODEL SPA
Setelah memperkenalkan konsep-konsep dasar model SPA
dan keunggulan potensialnya dibandingkan dengan
pendekatan tradisional, sekarang kita akan melihat
bagaimana model-model SPA dikembangkan. Hal yang
sentral dalam pendekatan ini adalah konsep peristiwa.
Satu proses bisnis bisa terdiri atas beberapa peristiwa.
Sebelum mengembangkan model SPA, peristiwa-
peristiwa harus diklasifikasi sebagai salah satu peristiwa
berikut ini :
 Peristiwa operasi, yaitu aktivitas-aktivitas yang
menghasilkan barang-barang dan jasa.
 Peristiwa informasi, yaitu aktivitas-aktivitas yang
berkaitan dengan pencatatan, pemeliharaan dan
pelaporan informasi.
Kelas-kelas peristiwa ini semuanya dihubungkan dengan
gaya yang sirkular (melingkar) : peristiwa
keputusan/manajemen dan seterusnya. Dalam sistem
informasi manual, membedakan peristiwa dalam
ketiga kelas ini cukup mudah. Sayangnya
meningkatnya kompleksitas dari sistem informasi
yang terkomputerisasi mempersulit penentuan
dimana suatu kelas berakhir dan dimana suatu kelas
dimulai. Namun demikian dari perspektif kontrol dan
relevansinya pada item-item yang berkepentingan,
penting diingat bahwa mereka diidentifikasi secara
terpisah ketika sebuah model SPA sedang
dikembangkan.
Dimulai dengan yang paling mudah, secara umum tidak
sulit menentukan mana yang merupakan peristiwa
keputusan/manajemen. Penentuan ini melibatkan
keputusan-keputusan yang berkaitan dengan
perencanaan, evaluasi dan kontrol.
Peristiwa-peristiwa informasi menghasilkan informasi
yang membuat sebuah keputusan bisa diambil.
Termasuk dalam hal ini adalah tindakan-tindakan
pencatatan, perbaikan, pembaruan atau pemeliharaan.
Dibawah ini adalah contoh-contoh peristiwa informasi :
 Mencatat data pelanggan baru
 Memperbarui record persediaan setelah terjadi
penjualan.
 Memperbaiki rincian data pelanggan yang alamatnya
berubah.
 Menyiapkan estimasi biaya untuk produk-produk
baru.
 Menyiapkan laporan rating kredit untuk
pelanggan-pelanggan potensial
 Menyiapkan sebuah analisis data pelamar
pekerjaan untuk sebuah posisi dalam organisasi
 Menyiapkan faktur penjualan
 Menyiapkan pesanan pembelian
 Menyiapkan laporan kinerja divisi.