PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INVENTORI BARANG

EXPANDABLE PADA PT. OTICS INDONESIA

Oleh:
JAROT MARYONO
NPM : 2005 13 0065

PROGRAMSTUDI
PROGRAM STUDIMANAJEMEN
MANAJEMENADMINISTRASI
ADMINISTRASISISTEM
SISTEMINFORMASI
INFORMASI
STMIKBINA
STMIK BINAINSANI
INSANI
BEKASI
BEKASI
2009
2009
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
 Ilmu Pengetahuan dan teknologi informasi sekarang ini sudah menjadi tuntutan
bagi setiap aspek dunia industri. Begitu pula bagi PT. OTICS INDONEISA

 Memiliki teknologi informasi yang berkualitas adalah aset yang paling berharga
bagi setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya

 Seiring waktu jumlah line produksi di PT. OTICS Indonesia terus bertambah
sehingga jumlah permintaan barang expandable (barang penunjang produksi
seperti : sarung tangan, masker, sikat besi, gerinda potong, baterai 9V, saringan oli
dan minyak, kain majun dll) pun semakin meningkat baik jumlah maupun jenisnya

 Dalam penginputan data dan pembuatan laporan inventory masih menggunakan

sistem berkas (microsoft excell) sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama
dan menyulitkan
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa bagian expandable PT. OTICS
INDONESIA membutuhkan suatu sistem inventory yang terkomputerisasi secara
optimal agar manajemen datanya pun dapat berlangsung optimal.

Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulisan Tugas Akhir (TA) ini saya beri
judul :
PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INVENTORY BARANG EXPANDABLE
PADA PT. OTICS INDONESIA.
MAKSUD DAN TUJUAN
MAKSUD :

 Untuk mengetahui sistem dan metode yang digunakan dalam proses inventory
barang expandable pada PT. Otics Indonesia

 Pembuatan aplikasi sistem inventory barang expandable pada PT. OTICS

Indonesia

TUJUAN :

 Menentukan safety stock dan user atas barang expandable

 Membuat penanggung jawab pengambilan barang expandale

 Mempermudah proses akurasi data permintaan barang, data laporan

pengeluaran barang bulanan dan data stok barang yang dimilki sehingga tidak
terjadi duplikasi data, penyelewengan data hingga hilangnya suatu data

 Sistem inventory yang terkomputerisasi memudahkan dalam peaporan

LANDASAN TEORI
KONSEP DASAR SISTEM

 PENGERTIAN SISTEM
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Jogiyanto, 1999)
 KARAKTERISTIK SISTEM
 KLASIFIKASI SISTEM
 PENGGUNA SISTEM
 KEUNGGULAN SISTEM
Terciptanya suatu database yang memungkinkan untuk menangani sistem
inventory yang ada dan selain itu pada sistem ini juga akan diterapkan multiuser
system yaitu sistem yang memungkinkan dapat diakses oleh banyak pengguna
. yang memiliki masing-masing hak akses

 PENDEKATAN IMPLEMENTASI

PERALATAN PENDUKUNG
 DATA FLOW DIAGRAM (DFD)
 ENTITY RELATION DIAGRAM (ERD)
 NORMALISASI
HASIL OBSERVASI
OBJEK OBSERVASI

 Profil Perusahaan

 Visi dan Misi

 Struktur Organisasi

 Job Description (Gambaran Pekerjaan)

HASIL OBSERVASI

Proses SISTEM BERJALAN

 Prosedur Pemesanan Barang Ke Supplier (Purchase Order)

Dilakukan sebulan sekali setiap awal bulan

 Prosedur Penerimaan Barang Dari Supplier (Delivery Order) dan Prosedur

Pengecekan Barang
Dilakukan setiap kedatangan barang oleh petugas expandable merangkap petugas incaming

 Prosedur Pengiriman Barang

Dilakukan apabila terdapat kesesuaian pemesanan dan kesesuaian kualitas barang

 Prosedur Pengeluaran Barang Dari Gudang Expandable

Dilakukan oleh bagian produksi dengan disertai form permintaan barang

 Prosedur Pelaporan
► Laporan Stok Barang Bulanan
► Laporan Pengeluaran Barang Bulanan
SPESIFIKASI DOKUMEN MASUKAN DAN KELUARAN

 Dokumen Masukan terdiri dari :

► Purchase Order (PO)

► Delivery Order (DO)
► Kanban (Alat Kontrol Barang)
► Form Permintaan Barang

 Dokumen Keluaran terdiri dari :

► Laporan Stok Barang Bulanan

► Laporan Pengeluaran Barang Bulanan
DIAGRAM KONTEKS SISTEM BERJALAN
DIAGRAM NOL SISTEM BERJALAN
DIAGRAM RINCI 2.0 SISTEM BERJALAN
DIAGRAM RINCI 4.0 SISTEM BERJALAN
DIAGRAM RINCI 5.0 SISTEM BERJALAN
PERMASALAHAN POKOK

 Kesulitan pencarian pada barang yang kehabisan stok karena belum adanya
database pada sistem inventory tersebut

 Proses pegolahan data untuk perhitungan daftar barang atau stok yang tersedia
tidak bisa dilakukan secara cepat

 Banyak berkas yang harus dilampirkan pada saat pembuatan laporan

 Banyak terjadi ketidak akuratan data permintaan barang, data laporan

pengeluaran barang bulanan dan data jumlah stok barang yang dimiliki, seperti :
duplikasi data, penyelewengan data hingga hilangnya suatu data

 Kurangnya pengontrolan atas barang yang keluar

RANCANGAN SISTEM
USULAN
SISTEM USULAN
Berdasarkan hasil analisa dari observasi maka dibuatlah sistem usulan yang
bertujuan untuk mengurangi bahkan menghilangkan permasalahan yang terjadi
sebelumnya dengan membuat sistem yang terkomnputerisasi dengan beberapa
metode antara lain :

 Memisahkan sistem pengolahan data dengan database

 Membuat database untuk menampung hasil pengolahan data yang dapat
digunakan dalam operasional dan berguna dalam hal :

► Mempermudah dalam pengolahan data

► Memudahkan proses akurasi data
► Menghasilkan informasi yang benar
► Mempermudah dalam pencarian data dan informasi barang
► Memudahkan dalam penginputan data
► Memudahkan dalam pengontrolan pengambilan barang
► Memudahkan dalam pembuatan pelaporan
PROSEDUR SISTEM USULAN

 Prosedur Pemesanan Barang Ke Supplier (Purchase Order)

Dilakukan sebulan sekali setiap awal bulan

 Prosedur Penerimaan Barang Dari Supplier (Delivery Order) dan Prosedur

Pengecekan Barang
Dilakukan setiap kedatangan barang oleh petugas incaming

 Prosedur Pengiriman Barang Ke Gudang Expandable

Dilakukan apabila terdapat kesesuaian pemesanan dan kesesuaian kualitas barang
oleh petugas incaming kepada petugas expandable

 Prosedur Pengeluaran Barang Dari Gudang Expandable

Dilakukan oleh bagian produksi (terdaftar sebagai user pengambilan expandable)
kepada petugas expandable dengan disertai form permintaan barang

 Prosedur Pelaporan
► Laporan Stok Barang
► Laporan Penerimaan Barang Harian
► Laporan Pengeluaran Barang Harian
► Laporan Bulanan
DIAGRAM KONTEKS SISTEM USULAN
DIAGRAM NOL SISTEM USULAN
DIAGRAM RINCI 2.0 SISTEM USULAN
DIAGRAM RINCI 4.0 SISTEM USULAN
DIAGRAM RINCI 5.0 SISTEM USULAN
normalisasi
 UnNormalize Form (UNF)

kode_barang
nama_barang
type
maker
stok
stok_min
kode_user
nama_user
line
grup
produksi
kode_supplier
nama_supplier
alamat
kota
no_telp
no_fax
nama_sales
no_transkeluar
tanggal_keluar
kode_barang
kode_user
jumlah_keluar
total_jumlah_keluar
no_transmasuk
no_delivery_order
tanggal_masuk
kode_barang
kode_user
jumlah_masuk
total_jumlah_masuk
 First Normalize Form (1NF)

kode_barang
nama_barang
type
maker
stok
stok_min
kode_user
nama_user
line
grup
produksi
kode_supplier
nama_supplier
alamat
kota
no_telp
no_fax
nama_sales
no_transkeluar
tanggal_keluar
jumlah_keluar
total_jumlah_keluar
no_transmasuk
no_delivery_order
tanggal_masuk
jumlah_masuk
total_jumlah_masuk

Keterangan :
= Candidat Key
 Second Normalize Form (2NF)
 Third Normalize Form (3NF)
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD) SISTEM USULAN
SPESIFIKASI FILE
 File BARANG
 File M_USER
 File SUPPLIER
 File HEADER_PENERIMAAN
 File DETAIL_PENERIMAAN
 File HEADER_PENGELUARAN
 File DETAIL_PENGELUARAN
KONFIGURASI SISTEM KOMPUTER

 PERANGKAT KERAS (HARD WARE) Minimal :

► Processor : 500 Mhz atau setara

► RAM : 128 MB
► Hard Disk : 20 GB
► Floppy Disk : 1,44 MB (3,5”)
► Mouse : PS/2 Compatible Port
► Keyboard : Standard 101/102 keys
► CD-ROM : 52x Max
► Monitor : 15”
► Printer : Dot Matrix, Deskjet
► Built in LAN Connection

 PERANGKAT LUNAK (SOFT WARE) Minimal :

► Microsoft Windows 2000

► VB 6.0 Run Time
 PERANGKAT KERAS (HARD WARE) Rekomendasi :

► Processor : 1,70 GHz

► RAM : 256 MB (DDR) PC2100
► Hard Disk : 40 GB
► Floppy Disk : 1,44 MB (3,5”)
► Mouse : PS/2 Compatible Port Buffetech (Scroll Lock)
► Keyboard : Standard 101/102 keys
► CD-ROM : 52x Max
► Monitor : 15”
► Printer : Dot Matrix, Deskjet
► Built in LAN Connection

 PERANGKAT LUNAK (SOFT WARE) Minimal :

► Microsoft Windows 2000 , Microsoft Windows XP Professional Service Pack

► VB 6.0 Run Time
PENUTUP
KESIMPULAN
Dengan dibuatkannya aplikasi inventory barang expandable diharapkan mampu
mengatasi masalah yang ada pada sistem berjalan, karena sistem ini memiliki
beberapa kelabihan seperti :

 Sistem baru ini memiliki database yang dapat melakukan proses pencarian data

 Sistem baru ini dapat melakukan pengolahan dan penyimpanan data

 Sistem baru ini dapat melakukan perhitungan nilai stok barang secara otomatis,
cepat dan akurat

 Sistem baru ini memiliki database terkomputerisasi yang dapat melakukan

manipulasi data dan menyajikan serta memberikan informasi secara otomatis
SARAN

Sistem ini tentunya masih cukup sederhana dan disesuaikan dengan kondisi dari
bagian Expandable PT. OTICS INDONESIA.Begitu pula dalam media penyimpanan
datanya masih menggunakan hard disk pada personal komputer.

Ada beberapa saran yang dapat disampaikan untuk pemeliharaan dan perbaikan
agar sistem berjalan dengan baik dan dapat dipergunakan dalam jangka waktu
yang cukup lama antara lain:

 Sebaiknya penyimpanan data diletakkan pada server agar dapat diakses dengan
oleh pengguna sistem optimal

 Pemberian pelatihan kepada pengguna sistem karena padaumumnya masih

awam dan belum terbiasa

 Sistem yang baru ini tidak dapat melakukan kalkulasi perhitungan pengeluaran
biaya pembelian barang expandable di masing-masing departemen

 Selalu lakukan backup data minimal sebulan sekali

 Selalu melakukan perawatan terhadap hardware dan software yang mendukung

sistem ini
 SEKIAN
&
TERIMA KASIH