RESUM E 1 SYSTEM FOR MANAGEMENT

N TO ENTERPRISE
INTRODUCTIO
A N F UAD I 1 1 1 80 93 0 00 0 015
ANJALY RAHM
SISTEM INFORMASI DALAM SEBUAH
ORGANISASI
# Peran sistem informasi pada perusahaan

- Menunjang Kegiatan Bisnis Operasional

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi
menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi kegiatan bisnis sehari-hari.

- Menunjang dalam Pengambilan Keputuasan

Sistem informasi dapat mengombinasikan informasi untuk membantu manajer menjalankan bisnis
dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan
kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya.

- Membantu Pencapaian Sasaran Startegis Perusahaan Dapat Menciptakan Keunggulan

Bersaing di Pasar
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
SYSTEM
# Apa itu ERP?

- Menurut Daniel E. O’Leary

ERP adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk memproses berbagai transaksi perusahaan dan memfasilitasi
perencanaan terpadu dalam waktu nyata, produksi, dan respons konsumen.

- Menurut Hau dan Kuzic

ERP adalah solusi aplikasi pengemasan bisnis multi-modul yang memungkinkan organisasi mengintegrasikan proses
bisnis dan kinerja perusahaan, distribusi data umum, pengelolaan sumber daya, dan menyediakan akses aktual ke
informasi.

- Menurut O’Brien
ERP adalah perangkat lunak lintas fungsional terintegrasi yang merekayasa ulang manufaktur, distribusi, keuangan,
sumber daya manusia, dan proses bisnis perusahaan lainnya untuk meningkatkan efisiensi, ketangkasan, dan keuntungan.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
SYSTEM---------(CONT)
# Evolusi ERP?
- Material Requirement Planning (MRP)
ERP mulai hidup pada tahun 1960an sebagai MRP,
pengembangan dari proses bill of material. Teknik
ini dibuat karena dibutuhkan metode yang lebih baik
dalam pemesanan material dan komponen.
- Closed – Loop MRP
MRP mampu mendeteksi kapan jatuh tempo sebuah
pesanan (saat dijadwalkan datang) ternyata keluar
dari waktu dibutuhkannya (saat dibutuhkan).
- Manufacturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan langsung dari Closed-
Loop MRP. Mengandung tiga elemen tambahan
yaitu Sales & Operations Planning, Financial
Interface dan Simulation
- Enterprise Resoource Planning
Dasar dari ERP adalah sama dengan MRP II.
Namun, ERP merupakan kesatuan dari berbagai
proses bisnis dalam ruang lingkup yang lebih besar,
dan lebih efektif dalam menangani beberapa unit
bisnis.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
SYSTEM---------(CONT)
# Peran ERP dalam sebuah bisnis

- Mempermudah Pengendalian Proses Bisnis
Suatu sistem atau software ERP tentunya akan
menyediakan berbagai data dari unit bisnis yang beraneka
ragam secara sistematis, komprehensif, real time dan juga
memberikan kemudahan dalam mengaksesnya.
kepada para pegawai Anda. sehingga para pegawai tidak
perlu lagi membuang-buang waktu dalam mencari
informasi sendiri.
- Membantu Menciptakan Ekosistem perusahaan
yang Terintegrasi

- Menyederhanakan Proses Bisnis
Fungsi otomatisasi yang ada di dalam sistem ERP akan
menjamin aliran informasi dapat tersampaikan dengan
jelas serta bebas dari kesalahan, sehingga proses bisnis
akan berubah menjadi lebih sederhana dan tentunya lebih
responsive.
- Meningkatkan Efisiensi karyawan
Sistem ERP akan menyalurkan informasi akurat yang
dibutuhkan langsung
Dengan adanya sistem ERP maka akan dapat membantu
dalam menyatukan semua unit dalam ekosistem
perusahaan serta berkemampuan baik dalam
menyelaraskan berbagai unit dalam ekosistem tersebut
guna meningkatkan kinerja perusahaan.
- Membantu Perusahaan Siap Menghadapi Masa
Depan
Sistem ERP tentunya akan membantu perusahaan yang
sedang berkembang agar lebih fleksibel dalam
beradaptasi dengan berbagai kebutuhan di masa yang
akan datang.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
SYSTEM---------(CONT)
# Komponen Sistem ERP
Komponen utama dalam sebuah sistem ERP terdiri dari Perangkat Keras (Hardware), Perangkat Lunak (Software),
Database, Integrasi Proses, serta Sumber Daya Manusia. Seluruh komponen harus bekerja bersama-sama dengan mulus agar
implementasi sukses. Perangkat keras, perangkat lunak dan data memainkan peran penting dalam implementasi ERP.
Keterlibatan manusia dan integrasi proses harus ditangani di tahapan awal dari rencana implementasi. Dalam komponen ERP.
#Arsitektur ERP
Arsitektur dari sebuah sistem ERP mempengaruhi biaya, perawatan dan penggunaan dari sistem. Arsitektur ERP
Merupakan Cetak biru dari sistem ERP yang sesungguhnya. Arsitektur ERP membantu tim implementasi membangun sistem
ERP untuk organisasi serta mengubah strategi implementasi ERP di tingkat tinggi menjadi aliran informasi dengan
keterhubungannya dalam organisasi.
Terdapat dua tipe arsitektur ERP;
1) Fokus Logis,mendukung kebutuhan dari pengguna dan
2) Fokus Fisik, Fokus efisiensi dari sistem
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
SYSTEM---------(CONT)
# E-Business dan ERP
E-business dan ERP sedikit berbeda. ERP adalah bagian dari e-business. ERP adalah bagian
penting dari e-business. Keterkaitan antara e-business dapat dilihat antara persamaan – persamaan
yang ada antara arsitektur ERP dan infrastruktur e-business. Maka dari itu ERP adalah salah satu
contoh penerapan sebagian hal yang ada dalam cakupan e-business.
Namun terdapat kemiripan pada arsitektur ERP dengan layer infrastruktur E-business.
Presentation layer pada arsitektur ERP memiliki kemiripan dengan appliacations layer pada
linfrastuktur e-business. Lapisan ini adalah lapisan yang berhubungan dengan user secara langsung.
Sedangkan application layer memiliki kemiripan dengan system software layer yaitu layer yang
memberi layanan kepada pengguna agar sistem berjalan dengan baik. Sedangkan yang terakhir
yaitu database layer sangat mirip dengan storage / physical layer pada infrastruktur e-business.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
SYSTEM---------(CONT)
# Keuntungan dan Batasan ERP

Keuntungan
• Peramalan penjualan (sales forecasting), yang memungkinkan Batasan
optimalisasi persediaan

• Kronologis setiap transaksi • Kemungkinan terjadinya ketidakkonsistenan data sebagai akibat

sistem tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan.
• Pelacakan order, dari penerimaan sampai pemenuhan order
• Proses re-engineering/rekayasa bisnis proses agar dapat
• Pelacakan pendapatan, dari faktur sampai ke penerimaan kas menyesuaikan dengan best practices di sistem ERP dapat merusak
daya saing dan atau mengalihkan fokus perusahaan dari
• Pelacakan biaya, dari tagihan sampai ke proses pembayaran
kegiatan/aktifitas penting yang lain.
• Perbandingan antara aktual pendapatan dan biaya, dibandingkan
• Penerapan sistem ERP akan membutuhkan biaya yang lebih tinggi
dengan anggaran
dibandingkan dengan sistem yang kurang terintegrasi atau kurang
• Menghilangkan proses rekonsiliasi data antar divisi dalam komprehensif.
perusahaan
• Mengatasi resistensi terhadap informasi yang sensitif.
• Memberikan data yang transparan dan dapat dipercaya
• Diperlukan waktu yang tidak sedikit untuk memastikan
• Melindungi data dengan cara memberikan akses data yang keberhasilan implementasi.
terstruktur
• Perlunya dukungan yang terus-menerus dari semua pihak di dalam
perusahaan.

• Harmonisasi ERP dapat menjadi tugas yang menantang dan

ERP IMPLEMENTATION
# Siklus Hidup ERP

- Perencanaan kesatuan paket, maka antarmuka sebagaian besar sudah

ditentukan, dan kostumisasi biasanya dilakukan bagian-
Membentuk komite pengarah. Tugas utama komite
bagian minor saja.
mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek
ERP, menentukan manajer proyek dan anggota lainnya - Implementasi
utuk membangun sistem. Setelah perusahaan menentukan paket software yg akan
- Analisis digunakan dan dikostumisasi, berikutnya melakukan
konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, program
Komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan
sudah dirancang dan di terapkan per modul, misalnya
proyek implementasi ERP dan mungkin sudah
fungsi-fungsi pembelian, inventory, pembayaran dan
menentukan pendekatan yang akan dilakukan.
sebagainya.
- Desain
- Dukungan Teknis
Dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor mana
Tujuannya adalah untuk menjamin keberhasilan sistem
yang dipilih. Tingkat disain tergantung pada pendekatan
jangka pendek dan jangka panjang.
ERP. Jika diputuskan memilih satu
ERP IMPLEMENTATION--------------------------------------
(CONT)
# Strategi Implementasi ERP

Seleksi Perangkat Lunak dan Vendor

- Buat daftar / check list dari tantangan operasional yang saat ini dihadapi perusahaan
- Buat daftar / check list dari kebutuhan perusahaan akan penggantian sistem.
- Beri Bobot kedua check list diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari tiap kendala
operasional.

- Proses seleksi vendor apakah untuk pembuatan (custom made) atau membeli produk ERP yang
sudah jadi menjadi lebih mudah dengan check list di atas.

- Proses seleksi merupakan suatu aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap
bagian/departemen/divisi.
PEOPLE AND ORGANIZATION
# Manajemen Proyek - Melaksanakan dan mengorganisir proyek
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin - Menganalisis dan menafsirkan data
keilmuan dalam hal perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan
- Membantu memberikan panduan pada
perusahaan dan klien
serta pengendalian), untuk dapat mencapai
tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah - Meningkatkan profit perusahaan
kegiatan yang bersifat sementara yang telah - Mengevaluasi kelebihan dan kekurangan
ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu
selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh
waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber
pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil
yang spesifik dan unik, dan pada umumnya
untuk menghasilkan sebuah perubahan yang
bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah.
# Peran Konsultan
PEOPLE AND
ORGANIZATION-------------------------------(CONT)
# Manajemen Perubahan
Change Management pada dasarnya adalah
pendekatan terstruktur untuk memastikan bahwa
perubahan dilakukan secara menyeluruh dan
lancar serta memastikan bahwa perubahan yang
dilakukan membawakan manfaat bagi organisasi
dalam mencapai sasaran dan tujuan
organisasinya. Manajemen Perubahan ini
bertujuan untuk merencanakan dan menerapkan
strategi perubahan, mengendalikan perubahan
serta membantu orang untuk beradaptasi
terhadap perubahan. Dan tentunya, Perubahan
yang dimaksud disini adalah perubahan untuk
bergerak maju ke depan dengan berbagai inovasi
dan perbaruan proses untuk mencapai efisiensi
operasional organisasinya.
#Business Process Reeinginering
Business Process Reengineering (BPR)
merupakan suatu pendekatan manajemen yang
bertujuan untuk memperbaiki dengan cara
efisiensi dan efektifitas dari proses yang ada.
Peningkatan kerja dengan melakukan perbaikan
proses bisnis, terutama memikirkan kembali dan
mendesain ulang cara kerja yang dilakukan
dalam proses bisnis yang dilakukan, disaat
seperti ini Business Process Reengineering
(BPR) digunakan.
ERP VENDOR
# Menentukan Vendor ERP untuk Bisnis - Layanan Vendor
- Solusi ERP yang ditawarkan Tahap yang selanjutnya adalah membandingkan
dukungan yang diberikan kandidat Vendor.
Hal pertama yang harus dipertimbangkan dalam
mencari sistem ERP yaitu fokus pada solusi - Harga yang ditawarkan
yang diinginkan. Jangan langsung menentukan Pastikan bahwa biaya untuk penggunan sistem
satu vendor ERP meskipun sudah memiliki ERP yang ditawarkan oleh mereka sesuai
pengalaman yang banyak, reputasi bagus, dan dengan anggaran yang sudah ditentukan oleh
sudah memiliki klien dari perusahaan ternama. perusahaan.
- Reputasi Vendor
Mencari tahu bagaimana reputasi mereka.
Mencarinya melalui history mereka secara
online. Misalnya melalui mesin pencari atau
media sosial atau bisa menanyakannya langsung
ke calon vendor.
QUESTION
1. Apa peran Sistem informasi dalam sebuah organisasi / perusahaan?
2. Jelaskan yang kamu ketahui mengenai evolusi ERP!
3. Salah satu peran ERP dalam sebuah bisnis adalah Membantu Menciptakan Ekosistem
perusahaan yang Terintegrasi, Jelaskan apa yang dimaksud!
4. Sebutkan minimal 3 keuntungnda dan batasan yang terdapat pada ERP!
5. Apa Saja Peran Konsultan Bisnis dalam sebuah perusahaan?
ANSWER
1. Peran Sistem informasi dalam sebuah organisasi / perusahaan adalah sebagai berikut:
- Menunjang Kegiatan Bisnis Operasional
Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi
menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi kegiatan bisnis sehari-hari.

- Menunjang dalam Pengambilan Keputuasan

Sistem informasi dapat mengombinasikan informasi untuk membantu manajer menjalankan bisnis
dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan
kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya.

- Membantu Pencapaian Sasaran Startegis Perusahaan Dapat Menciptakan Keunggulan Bersaing di

Pasar
ANSWER
2. Sejarah perkembangan ERP setidknya
memiliki tiha tahap yang dimulai pada tahun
1960an sebagai MRP, pengembangan dari proses
bill of material. Teknik ini dibuat karena
dibutuhkan metode yang lebih baik dalam
pemesanan material dan komponen. Tahap-tahp
tersebut adalah sebagai berikut:
- Material Requirement Planning (MRP)
- Closed – Loop MRP
- Manufacturing Resource Planning (MRP II)
- Enterprise Resoource Planning
3. Yang dimaksud dengan Dengan Membantu
Menciptakan Ekosistem perusahaan yang
Terintegrasi adalah degan adanya sistem ERP
maka akan dapat membantu dalam menyatukan
semua unit dalam ekosistem perusahaan serta
berkemampuan baik dalam menyelaraskan
berbagai unit dalam ekosistem tersebut guna
meningkatkan kinerja perusahaan.
ANSWER
4. Keuntungan - Memberikan nasihat pada perusahaan

• Menghilangkan proses rekonsiliasi data antar divisi dalam - Merumuskan dan rekomendasi usul
perusahaan
- Melaksanakan dan mengorganisir proyek
• Memberikan data yang transparan dan dapat dipercaya
- Menganalisis dan menafsirkan data
• Melindungi data dengan cara memberikan akses data yang
- Membantu memberikan panduan pada perusahaan dan klien
terstruktur
Batasan - Meningkatkan profit perusahaan

• Kemungkinan terjadinya ketidakkonsistenan data sebagai - Mengevaluasi kelebihan dan kekurangan

akibat sistem tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan.

• Proses re-engineering/rekayasa bisnis proses agar dapat

menyesuaikan dengan best practices di sistem ERP dapat
merusak daya saing dan atau mengalihkan fokus
perusahaan dari kegiatan/aktifitas penting yang lain.

• Penerapan sistem ERP akan membutuhkan biaya yang lebih

tinggi dibandingkan dengan sistem yang kurang terintegrasi
atau kurang komprehensif.
5. Peran Konsultan Bisnis dalam sebuah perusahaan adalah