SESI

INSTRUMEN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

BUKTI DUKUNG DAN

TEKNIK PENGISIAN
INSTRUMEN ASKI

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH

KAB.BELITUNG
 DASAR HUKUM

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Arsip Nasional RI Nomor 6 Tahun 2019 tentang

Pengawasan
Kearsipan

Keputusan Kepala ANRI Nomor 152 Tahun 2022 Tentang Instrumen

Pengawasan Kearsipan
 INSTRUMEN/FORM
FORMULIR AUDIT SISTEM KEARSIPAN ASKI
INTERNAL (ASKI)
PADA PEMERINTAH DAERAH
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN
NILAI NO ASPEK/SUB ASPEK NILAI BOBOT
NO ASPEK/SUB ASPEK BOBOT
STANDAR STANDAR
1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 7600 50% 1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. Penciptaan Arsip 3200 25% 1.1. Penciptaan Arsip
1.2. Penggunaan Arsip 700 25% 1.2. Penggunaan Arsip
1.3. Pemeliharaan Arsip 2300 25% 1.3. Pemeliharaan Arsip
1.4 Penyusutan Arsip 1400 25% 1.4 Penyusutan Arsip
2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 3700 50% 2. SUMBER DAYA KEARSIPAN
2.1 SDM Kearsipan 1600 50% 2.1 SDM Kearsipan
2.2 Prasarana dan Sarana Kearsipan 2100 50% 2.2 Prasarana dan Sarana Kearsipan
TEKNIK PENILAIAN
INSTRUMEN PENGAWASAN INTERNAL
 CARA PENILAIAN

1 2 3 4

ľentukan Nilai Penilaian Nilai Hasil

Standaí Pengawasan Veíifikasi Nilai Pengawasan
Keaísipan
( ľ i m Pengawas) (Sub ľ i m Pengawas)
 Setiap aspek telah memiliki nilai standar, tetapi untuk 2 Sub Aspek
dapat disesuaikan dengan ketentuan sebagai berikut:

Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis - Sub Aspek Penciptaan Arsip:

Apabila terdapat item pernyataan yang belum dimuat pada kebijakan Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian/Lembaga, maka item pernyataan tersebut tidak menjadi
pembagi/tidak menjadi parameter penilaian sehingga nilai standar pada item tersebut menjadi Ketentuan
“0”.

Aspek Sumber Daya Kearsipan - Sub Aspek Sumber Daya Manusia Kearsipan:
Nilai
a. Unit Pengolah
• Jika terdapat Arsiparis dan Pengelola Arsip, maka seluruhnya dinilai dan Standar
menjadi pembagi/ menjadi parameter penilaian.
• Jika hanya terdapat Arsiparis, maka nilai standar Pengelola Arsip dinyatakan 0 dan
tidak menjadi pembagi/tidak menjadi parameter penilaian.
• Jika hanya terdapat Pengelola Arsip, maka nilai standar Arsiparis dinyatakan 0 dan
tidak menjadi pembagi/tidak menjadi parameter penilaian.
b. Unit Kearsipan
• Arsiparis harus dinilai dan menjadi pembagi/menjadi parameter penilaian.
• Apabila tidak terdapat Pengelola Arsip di Unit Kearsipan, dan berdasarkan
analisis beban kerja dan peta jabatan dinyatakan tidak dibutuhan Pengelola
Arsip, maka nilai standar untuk Pengelola Arsip dinyatakan 0 dan tidak menjadi
pembagi/tidak menjadi parameter penilaian.
PENILAIAN PENGAWASAN

 item jawaban “IYA” = 100

 item jawaban “TIDAK” =0

KECUALI:

setiap item pertanyaan yang memerlukan “sampel”,

maka penilaian diberikan berdasarkan rumus sebagai berikut:

sampel yang memenuhi kriteria

× 100
jumlah sampel yang diuji

setiap item pertanyaan yang terdapat isian “persentase”,

maka penilaian diberikan berdasarkan persentase yang diperoleh dengan rentang 0% s.d. 100%.
PENILAIAN PENGAWASAN

 seluruh item pernyataan diisi dengan Skor.

 jumlahkan seluruh Skor yang diperoleh untuk masing-masing formulir/Sub Aspek.
 hasil penjumlahan masing-masing formulir/Sub Aspek dibagi dengan nilai standar dikalikan 100%, sehingga diperoleh
Nilai Sub Aspek.
 perolehan Nilai Sub Aspek dikalikan dengan bobot penilaian, sehingga diperoleh Nilai Akhir Sub Aspek.
 untuk perolehan nilai setiap Aspek, berlaku pembobotan nilai dengan ketentuan sebagai berikut:
jumlah bobot maksimal adalah 100 yang dibagi secara proporsional untuk setiap Aspek.
pada setiap Aspek, masing-masing Sub Aspek diberikan bobot sesuai dengan jumlah yang ada sehingga mencapai
bobot 100.
misalnya, dalam satu Aspek terdapat 4 Sub Aspek, maka setiap Sub Aspek diberikan bobot masing-
masing sebesar 25%.
nilai pengawasan diperoleh dari penjumlahan nilai dari setiap Aspek.
 CONTOH PENILAIAN

REKAPITULASI NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

UNIT PENGOLAH XXXX
DINAS XXX

NILAI JUMLAH NILAI

NO. ASPEK/SUB ASPEK NILAI BOBOT
STANDAR SKOR AKHI
R
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
= (4)/(3) x 100 = (5) x (6)
1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 7600 4100 55 50% 27,70
1.1. Penciptaan Arsip 3200 300 9 25% 2,34
1.2. Penggunaan Arsip 700 500 71 25% 17,86
1.3. Pemeliharaan Arsip 2300 2300 100 25% 25,00
1.4. Penyusutan Arsip 1400 1000 83 25% 20,83
2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 3700 3300 89 50% 44,59
2.1. SDM Kearsipan 1600 1200 75 50% 37,50
2.2. Prasarana dan Sarana Kearsipan 2100 2100 100 50% 50,00
TOTAL 72,30
Total Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan adalah:
penjumlahan nilai akhir pada aspek pengelolaan arsip dinamis (27,70) ditambah dengan nilai akhir pada aspek Sumber Daya Kearsipan (44,59) = (72,30)
 GOAL
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia GOOD
GOVERNANC
Nomor 6 Tahun 2019 E

tentang Pengawasan Kearsipan.

Sangat
Memuaskan
Perolehan hasil penilaian
> 90 – 100 (AA)
Memuaskan
Perolehan hasil penilaian
> 80 – 90 (A)
Sangat
Perolehan hasil penilaian Baik
> 70 – 80 (BB)

Baik
Perolehan hasil penilaian
> 60 – 70 (B)

Cukup
Perolehan hasil penilaian
> 50 – 60 (CC)
Kurang
Perolehan hasil penilaian
> 30 – 50 (C)
Sangat
Perolehan hasil penilaian Kurang
0 – 30 (D)
 DATA PROCESSING

1
• @ Unit Kearsipan
OBJEK • @ Unit Pengolah
2
Nilai Unit Kearsipan + nilai rata-rata Unit Pengolah
ENTITAS/PD 2
INSTRUMEN ASKI
UNIT PENGOLAH

SENIN, 06 FEBRUARI 2023

1. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
UNIT PENGOLAH

Pengelolaan Arsip Dinamis

Penciptaan arsip

Penggunaan arsip

Pemeiharaan arsip

Penyusutan arsip
 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1. PENCIPTAAN SUB ASPEK PENCIPTAAN ARSIP PADA UNIT PENGOLAH

• Pembuatan Arsip:
1. Naskah dinas yang dibuat pada masa audit.
2. Naskah dinas berupa surat dinas, nota dinas, surat perintah, naskah dinas
yang memiliki kata penyambung perpindahan halaman, tembusan dan
lampiran.
3. Sarana pencatatan pembuatan seperti buku agenda/kartu kendali/agenda
elektronik.
4. Penggunaan Amplop.
• Penerimaan Arsip:
1. Pengendalian naskah masuk Sarana penerimaan naskah dinas seperti buku
agenda/kartu kendali/agenda elektronik).
TOOLS:
TATA NASKAH DINAS
1. PENCIPTAAN

Kepala naskah dinas = kop surat,

nomor, sifat, lampiran, dan hal,
tempat dan tanggal pembuatan
surat, kata Yth.

Batang tubuh = alinea pembuka,

isi, dan penutup

Kaki naskah dinas = Bagian kaki

surat dinas ditempatkan di
sebelah kanan bawah (nama
jabatan, tanda tangan pejabat,
nama lengkap pejabat,
stempel/cap dinas, dan tembusan
jika ada.
1. PENCIPTAAN
SAMPLE:
BUKU
AGENDA
1. PENCIPTAAN
 2. PENGGUNAAN ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SUB ASPEK PENGGUNAAN ARSIP PADA UNIT PENGOLAH

• Ketersediaan arsip aktif di unit pengolah (uji petik)

• Sarana peminjaman seperti:
1. Buku Peminjaman/ Formulir Peminjaman
2. Out Indicator (out sheet/ out guide)
• Daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas) dalam
rangka
penyajian arsip aktif

TOOLS:
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP
DINAMIS
 SAMPLE:
SAMPLE:
KETERSEDIAAN ARSIP
AKTIF OUT
BUKU PEMINJAMAN ARSIP
 3. PEMELIHARAAN ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SUB ASPEK PEMELIHARAAN ARSIP PADA UNIT PENGOLAH

I Pemberkasan I Penyimpanan I Alih Media I Arsip Vital I Arsip Terjaga

• Daftar Arsip Aktif:
 Daftar Berkas; dan
 Daftar Isi Berkas
• Bukti pelaksanaan alih media:
(jika Unit Pengolah melaksanakan alih media)
 Berita Acara Alih Media Arsip Aktif; dan
 Daftar Arsip Aktif Yang Dialihmediakan.
• Daftar Arsip Vital:
(jika Unit Pengolah memiliki arsip vital)
 Daftar Arsip Vital
• Bukti Pemberkasan dan Pelaporan, serta Penyerahan Salinan
Autentik:
 Daftar
(jika Arsip Terjaga
Unit Pengolah memiliki arsip terjaga) TOOLS:
 Pelaporan Arsip Terjaga KLASIFIKASI ARSIP
KEBIJAKAN ALIH MEDIA
ARSIP PROGRAM ARSIP
VITAL
 PEMBERKASAN ARSIP AKTIF PADA
UNIT PENGOLAH

PEMBERKASAN adalah penempatan naskah ke dalam suatu

himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan
konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki
hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari
suatu unit kerja.
• Dilakukan terhadap arsip yang DIBUAT dan yang DITERIMA;
• Dilaksanakan oleh UNIT PENGOLAH berdasarkan KLASIFIKASI
ARSIP;
• Kegiatan pemberkasan menghasilkan:
1. Tertatanya Fisik Arsip;
2. Tertatanya Informasi Arsip;
3. Tersusunnya Daftar Arsip Aktif.
• Daftar Arsip Aktif terdiri dari:
DAFTAR BERKAS dan DAFTAR ISI BERKAS.
 SAMPLE:
DAFTAR ARSIP
AKTIF
 GUIDE ATAU SEKAT

FOLDER

TERSIER

SEKUNDER

PRIMER
Contoh: Bimbingan Teknis
Kearsipan tahun 2022 1 Bimbingan
Teknis Kearsipan
2022

000.5.2.6
BIMBINGAN
KONSULTASI
000.5.2 KEARSIPAN
PEMBINAAN
KEARSIPAN

000 UMUM
000.5
KEARSIPAN
 SAMPLE:
BERITA ACARA ALIH MEDIA
ARSIP
 BADAN/DINAS XXXXXX
BIDANG YYYYY
DAFTAR ARSIP VITAL

UNIT PENGOLAH: BIDANG YYYYY

KURUN JANGKA LOKASI METODE

NO. JENIS ARSIP UNIT KERJA WAKTU MEDIA JUMLAH SIMPAN SIMPAN PELINDUNGAN KET.

1 Rancang bangun Sub Bagian 2012 - Kertas 7 lbr Selama Brankas I Vaulting Kondisi
gedung A Umum 2016 gedung Biro YYY Baik
masih ada.
2 Rancang bangun Sub Bagian 2012 - Kertas 5 lbr Selama Brankas I Vaulting Kondisi
gedung B Umum 2015 gedung Biro YYY Baik
masih ada.

SAMPLE:
DAFTAR ARSIP
VITAL
 4. PENYUSUTAN ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SUB ASPEK PENYUSUTAN ARSIP PADA UNIT PENGOLAH

Pelaksanaan penyusutan arsip:

• Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif;
dan
• Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan.

TOOLS:
JADWAL RETENSI
ARSIP
 SAMPLE:
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP
INAKTIF
2. ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
UNIT PENGOLAH

Sumber Daya Kearsipan

Sumber Daya Manusia

Kearsipan

Prasarana dan Sarana

Kearsipan
SDM KEARSIPAN

PENGELOLA ARSIP

 Database Pengelola Arsip

pada Unit Pengolah;
 SK/Surat Perintah;
 STTPL teknis
kearsipan bagi pengelola
ARSIPARIS  arsip; dan
Sertifikat lain
dalam
rangka
pengembangan
SDM
 Database Arsiparis pada Kearsipan.
Unit Pengolah;
 SK pengangkatan Arsiparis;
 Sertifikat uji
kompetensi; dan
 Sertifikat lain dalam
rangka pengembangan
SDM Kearsipan.
SUMBER DAYA
KEARSIPAN

KELENGKAPAN PADA CENTRAL FILE UNIT

PENGOLAH ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
SUB ASPEK PRASARANA DAN SARANA
1. FOLDER KEARSIPAN PADA UNIT PENGOLAH
2. GUIDE
3. LABEL
4. SARANA AKTIF (OUT INDOCATOR, INDEKS
DAN TUNJUK SILANG)
5. FILING CABINET
2. SARPRAS KEARSIPAN ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
SUB ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN PADA UNIT PENGOLAH

filing cabinet

folder
guide tersier
guide sekunder
guide primer

out indicator
INSTRUMEN ASKI
UNIT KEARSIPAN
1. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
UNIT KEARSIPAN

Pengelolaan Arsip Dinamis

Penciptaan arsip

Penggunaan arsip

Pemeiharaan arsip

Penyusutan arsip
 1. PENCIPTAAN ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SUB ASPEK PENCIPTAAN ARSIP PADA UNIT KEARSIPAN

• Sarana pencatatan pembuatan dan penerimaan naskah dinas

(Buku Agenda/ Kartu Kendali/ Takah/ Agenda Elektronik); dan
• Buku ekspedisi.

TOOLS:
TATA NASKAH DINAS
SAMPLE:
BUKU
EKSPEDISI
1. PENCIPTAAN
 2. PENGGUNAAN ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SUB ASPEK PENGGUNAAN ARSIP PADA UNIT KEARSIPAN

• Ketersediaan arsip inaktif di ruang simpan arsip inaktif (uji

petik)
• Sarana peminjaman arsip inaktif:
1. Buku Peminjaman/ Formulir Peminjaman
2. Out Indicator (out sheet/ out guide)

TOOLS:
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP
DINAMIS
PROSEDUR PENGGUNAAN ARSIP DINAMIS
 SAMPLE:
FORMULIR
PEMINJAMAN
3. PEMELIHARAAN ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SUB ASPEK PEMELIHARAAN ARSIP PADA UNIT KEARSIPAN

Penataan arsip inaktif (uji petik) di ruang simpan arsip

inaktif Bukti yang dibutuhkan antara lain:
1. Daftar Arsip Inaktif
2. Bukti pelaksanaan alih media:
(jika Unit Kearsipan melaksanakan alih media)
 Berita Acara Alih Media Arsip Inaktif; dan
 Daftar Arsip Inaktif Yang Dialihmediakan.

TOOLS:
KLASIFIKASI ARSIP
KEBIJAKAN ALIH MEDIA
ARSIP
3. PEMELIHARAAN
SAMPLE:
DAFTAR ARSIP
INAKTIF
 SAMPLE:
BERITA ACARA ALIH MEDIA
ARSIP
3. PEMELIHARAAN
4. PENYUSUTAN ARSIP

DILAKSANAKAN OLEH UNIT PENGOLAH

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF KE UNIT KEARSIPAN

PEMUSNAHAN ARSIP DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

PENYERAHAN ARSIP STATIS KE LEMBAGA KEARSIPAN (ANRI)

Pasal 49 UU 43 Tahun 2009

4. PENYUSUTAN ARSIP ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SUB ASPEK PENYUSUTAN ARSIP PADA UNIT KEARSIPAN

• Pemindahan arsip inaktif:

1. Berita acara pemindahan dari UP
2. Daftar arsip inaktif yang dipindahkan
• Pemusnahan arsip inaktif
• Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip;
• Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip statis.

TOOLS:
JADWAL RETENSI
ARSIP
 SAMPLE:
ARSIP YANG TERCIPTA DALAM
PELAKSANAAN
PEMUSNAHAN ARSIP

a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;

b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan
bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip
e. surat persetujuan dari Kepala ANRI;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;
g. berita acara pemusnahan arsip; dan
h. daftar arsip yang dimusnahkan.
a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan
bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi syarat untuk diserahkan;
d. surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
e. surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh
dan dapat digunakan;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis;
g. berita acara penyerahan arsip statis; dan
h. daftar arsip statis yang diserahkan.

SAMPLE:
ARSIP YANG TERCIPTA DARI
PELAKSANAAN PENYERAHAN ARSIP
SDM KEARSIPAN

PENGELOLA ARSIP
PEJABATSTRUKTURAL DI UK

 Database Pengelola Arsip

 Ijazah atau STTPL pada Unit Kearsipan;
teknis kearsipan bagi  SK/Surat Perintah;
Pimpinan Unit  STTPL teknis
kearsipan
bagi pengelola arsip;
 Kearsipan; dan
Sertifikat lain dalam dan
ARSIPARIS  Sertifikat lain
rangka pengembangan dalam
rangka
pengembangan
SDM
SDM Kearsipan  Database Arsiparis pada Kearsipan.
Unit Kearsipan;
 SK pengangkatan Arsiparis;
 Sertifikat uji
kompetensi; dan
 Sertifikat lain dalam
rangka pengembangan
SDM Kearsipan.
2. SARPRAS KEARSIPAN ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
SUB ASPEK PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN PADA UNIT KEARSIPAN

heat/smoke detector

rak
boks
folder

records center

hydrant
CCTV

fire extingusher
 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Daerah Kabupaten Belitung