PENILAIAN HASIL PENGAWASAN

1. Nilai > 90 – 100 kategori AA (sangat memuaskan);

2. Nilai > 80 – 90 kategori A (memuaskan);

3. Nilai > 70 – 80 kategori BB (sangat baik);

4. Nilai > 60 – 70 kategori B (baik);

5. Nilai > 50 – 60 kategori CC (cukup);

6. Nilai > 30 – 50 kategori C (kurang);

7. Nilai 0 – 30 kategori D (sangat kurang).

NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN BPOM

60% 40%

INDKES KINERJA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN OBJEK PENGAWASAN

NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL TAHUN 2022

NO UNIT KERJA NILAI KATEGORI

I Unit Pengolah Tata Usaha 62,67 B ( Baik)

Unit Pengolah Informasi dan Komunikasi 37,87 C (Kurang)

Unit Pengolah Penindakan 42,38 C (Kurang)

Unit Pengolah Pemeriksaan 43,33 C (Kurang)

Unit Pengolah Pengujian

Jumlah Rata-Rata Unit Pengolah 46,56 C (Kurang)
(Nilai UP1+UP2+UP3+UP4)/4

II Unit Kearsipan III 73,57 BB (sangat baik)

Nilai Pengawasan Kearsipan 60,07 B (Baik)

(Nilai Rata-Rata UP + Nilai UK)/2

NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

 NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL TAHUN 2022
NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Jumlah Nilai Bobot Nilai KATEGORI
Standar Skor Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) = (6) (7) = (8)
(4)/(3) (5) x (6) KATEGORI
X100
AA (SANGAT
1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 800 800 100 60% 60
MEMUASKAN)
AA (SANGAT
1.1 Penciptaan Arsip 800 800 100 100% 100
MEMUASKAN)
1.2. Penggunaan Arsip D (SANGAT KURANG)

1.3. Pemeliharaan Arsip TIDAK MENJADI PEMBAGI D (SANGAT KURANG)

1.4. Penyusutan Arsip D (SANGAT KURANG)

2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 5600 1900 34 40% 14 C (KURANG)

2.1 SDM Kearsipan 2400 800 33 50% 16,67 C (KURANG)

2.2. Prasarana dan Sarana Kearsipan 3200 1100 34 50% 17,19 C (KURANG)

TOTAL 73,57 BB (SANGAT BAIK)

UNIT KEARSIPAN III

 NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL TAHUN 2022

Nilai Jumlah
NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Bobot Nilai Akhir KATEGORI
Standar Skor

(1) (2) (3) (4) (5) = (4)/(3) X100 (6)% (7) = (5) x (6) (8)

1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 5200 4420 85 60% 51,00 AA (SANGAT MEMUASKAN)

1.1 Penciptaan Arsip 2800 2550 91 40% 36,43 AA (SANGAT MEMUASKAN)

1.2. Penggunaan Arsip 700 400 57 30% 17,14 B (BAIK)

1.3. Pemeliharaan Arsip 1700 1470 86 30% 25,94 AA (SANGAT MEMUASKAN)

1.4. Penyusutan Arsip D (SANGAT KURANG)

2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 2400 700 29 40% 11,67 D (SANGAT KURANG)

2.1 SDM Kearsipan 300 100 33 50% 16,67 C (KURANG)

2.2. Prasarana dan Sarana Kearsipan 2100 600 29 50% 14,29 D (SANGAT KURANG)

TOTAL 62,67 B (BAIK)

Kelompok Substansi Tata Usaha

NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL TAHUN 2022
NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Standar Jumlah Skor Nilai Bobot Nilai Akhir KATEGORI

(1) (2) (3) (4) (5) = (4)/(3) (6) (7) = (8)

X100 (5) x (6)

1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 5000 2600 52 60% 31,20 B (BAIK)

1.1 Penciptaan Arsip 3200 1800 56 40% 22,50 A (MEMUASKAN)

1.2. Penggunaan Arsip 700 200 29 30% 8,57 C (KURANG)

1.3. Pemeliharaan Arsip 1100 600 55 30% 16,36 B (BAIK)

1.4. Penyusutan Arsip TIDAK MENJADI PEMBAGI 0 D (SANGAT KURANG)

2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 2400 400 17 40% 7 D (SANGAT KURANG)

2.1 SDM Kearsipan 300 100 33 50% 16,67 C (KURANG)

2.2. Prasarana dan Sarana Kearsipan 2100 300 14 50% 7,14 D (SANGAT KURANG)

TOTAL 37,87 C (KURANG)

Kelompok Substansi Infokom

 NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL TAHUN 2022

Nilai Jumlah
NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Bobot Nilai Akhir KATEGORI
Standar Skor

(1) (2) (3) (4) (5) = (4)/(3) X100 (6) % (7) = (5) x (6) (8)

1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 6300 3850 61 60% 36,67 BB (SANGAT BAIK)

1.1 Penciptaan Arsip 3200 2700 84 40% 33,75 AA (SANGAT MEMUASKAN)

1.2. Penggunaan Arsip 700 400 57 30% 17,14 B (BAIK)

1.3. Pemeliharaan Arsip 1200 750 63 30% 18,75 BB (SANGAT BAIK)

1.4. Penyusutan Arsip 1200 0 0 0% 0,00 D (SANGAT KURANG)

2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 2400 400 17 40% 6,67 D (SANGAT KURANG)

2.1 SDM Kearsipan 300 100 33 50% 16,67 C (KURANG)

2.2. Prasarana dan Sarana Kearsipan 2100 300 14 50% 7,14 D (SANGAT KURANG)

TOTAL 43,33 C (KURANG)

Kelompok Substansi Pemeriksaan

 NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL TAHUN 2022
Nilai Jumlah
NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Bobot Nilai Akhir KATEGORI
Standar Skor

(6) (7) =
(1) (2) (3) (4) (5) = (4)/(3) X100 (8)
% (5) x (6)

1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 6300 3750 60 60% 35,71 BB (SANGAT BAIK)

1.1 Penciptaan Arsip 3200 2600 81 40% 32,50 AA (SANGAT MEMUASKAN)

1.2. Penggunaan Arsip 700 400 57 30% 17,14 B (BAIK)

1.3. Pemeliharaan Arsip 1200 750 63 30% 18,75 BB (SANGAT BAIK)

1.4. Penyusutan Arsip 1200 0 0 0% 0,00 D (SANGAT KURANG)

2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 2400 400 17 40% 6,67 D (SANGAT KURANG)

2.1 SDM Kearsipan 300 100 33 50% 16,67 C (KURANG)

2.2. Prasarana dan Sarana Kearsipan 2100 300 14 50% 7,14 D (SANGAT KURANG)

TOTAL 42,38 C (KURANG)

Kelompok Substansi Penindakan

No Nama Objek Termuan
Pengawasan
1. Seluruh Kelompok Aspek Penciptaan
Substansi
a. Belum menambahkan kode
derajat keamanan pada surat
dinas
b. Masih menggunakan jenis
huruf arial pada naskah dinas
arahan (Penugasan)
c. Belum menggunakan nomor
halaman dan kata
penyambung dalam
perpindahan halaman untuk
naskah dinas yang tercipta
lebih dari 1 halaman.
d. Penggunaan lampiran masih
belum sesuai dengan TND
e. Pemilihan Klasifikasi
berdasarkan tujuan surat
Rekomendasi
Aspek Penciptaan
a. Penomoran naskah dinas harus
memperhatikan “Jenis Naskah Dinas “
sehingga dapat memperlakukan sebuah
naskah dinas sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Untuk surat dinas wajib
menggunakan kode derajat keamanan/
klasifikasi keamanan naskah tersebut.
b. Agar menggunakan jenis huruf bookman
old style pada naskah dinas arahan
seperti SK, Surat Tugas
c. Agar menggunakan nomor halaman dan
kata penyambung pada naskah dinas
yang lebih dari 2 halaman
d. Penggunaan lampiran agar disesuaikan
dengan TND
e. Pemilihan kode klasifikasi berdasarkan
subjek/ permasalahan
No Nama Objek Termuan Rekomendasi
Pengawasan

1. Seluruh Kelompok Aspek Penggunaan Aspek Penggunaan

Substansi

a. Kelompok Substansi a. belum dibuatkan daftar
Tata Usaha informasi arsip namun belum
sesuai karena uraian informasi
berkas masih belum lengkap
b. Belum dilengkapi sarana
peminjaman arsip aktif berupa
out indicator
a. Untuk dapat ditambahkan daftar arsip daftar
informasi arsip.
b. Pemenuhan sarana peminjaman arsip
berupa form/ buku peminjaman dan out
indicator.
No Nama Objek Termuan Rekomendasi
Pengawasan

1. Seluruh Kelompok Aspek Pemeliharaan Aspek Pemeliharaan

Substansi

a. Belum dilakukan pemberkasan arsip a. Perlu dilakukan penyatuan berkas

yang sesuai karena masih
dipisahkan antara surat masuk dan
surat keluar
b. daftar arsip aktif sebagai sarana
temu Kembali arsip belum disusun
sesuai kaidah kearsipan
c. Unit pengolah belum menyampaikan
daftar arsip aktifnya kepada unit
kearsipan paling lama 6 (enam)
bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
sesuai klasifikasi dan
menambahkan uraian informasi
arsip secara lebih lengkap
sehingga memudahkan
dalampenemuan Kembali dan
penyusutannya
b. Perlu dibuatkan daftar arsip aktif
sesuai ketentuan sebagai sarana
bantu temu kembali
c. Agar menyampaikan daftar arsip
aktifnya pada UK III paling lama 6
bulan setelah pelaksanaan
kegiatan
No Nama Objek Termuan Rekomendasi
Pengawasan

1. Seluruh Kelompok Aspek Penyusutan Aspek Penyusutan

Substansi

Belum ada arsip yang sudah masuk
masa inaktif pada tahun 2022
Untuk dapat dibuatkan daftar arsip
aktifnya sehingga tahapan
diidentifikasi masa simpan arsip dan
proses pemindahan dapat dilakukan
pada tahun 2023.
No Nama Objek Termuan Rekomendasi
Pengawasan

1. Seluruh Kelompok Aspek SDM Arsiparis Aspek SDM Arsiparis

Substansi

a. Kelompok Substansi a. Pengelola arsip hanyalah sebagai
Tata Usaha tugas tambahan bukan tugas pokok.
b. Belum diberikan pembinaan untuk
pengelola arsip yaitu diklat teknis
a. Perlu adanya SDM Pengelola
Arsip yang khusus/ tidak rangkap
jabatan
b. Pengelola Arsip agar mengikuti
diklat teknis
No Nama Objek Pengawasan Termuan
1. Seluruh Kelompok Aspek Sarana dan Prasarana
Substansi
a. Belum ditemukan bukti penggunaan
folder karena menggunakan odner
b. Belum ditemukan bukti penggunaan
tab, dan tabel untuk penyimpanan
arsipnya
c. Belum ditemukan bukti penggunaan
tunjuk silang
d. Belum ditemukan bukti penggunaan
filing cabinet dan belum diberikan
kunci pengamanan
Rekomendasi
Aspek Sarana dan Prasarana
a. Agar menambahkan dalam
pengadaan ATK pengadaan folder
arsip dan map gantung, sekat dan
guide untuk penyimpanan arsip aktif
b. Agar menggunakan tab, dan tabel
dalam penyimpanan arsipnya dan
dipergunakan secara optimal
c. Agar membuat out indicator dan
tunjuk silang
d. Agar menggunakan filing cabinet
sebagai penyimpanan arsip dan
diberikan kunci pengamanan
No Nama Objek Termuan Rekomendasi
Pengawasan

1. Unit Kearsipan Aspek Penciptaan Aspek Penciptaan

- -

2. Unit Kearsipan Aspek Penggunaan Aspek Penggunaan

(Saat ini tidak menjadi pembagi) (Saat ini tidak menjadi pembagi)

Tidak menjadi pembagi -

3. Unit Kearsipan Aspek Pemeliharaan Aspek Pemeliharaan

(Saat ini tidak menjadi pembagi) (Saat ini tidak menjadi pembagi)

- -

4. Unit Kearsipan Aspek Penyusutan Aspek Penyusutan

(Saat ini tidak menjadi pembagi) (Saat ini tidak menjadi pembagi)

- -
No Nama Objek Termuan Rekomendasi
Pengawasan

5. Unit Kearsipan Aspek SDM Arsiparis Aspek SDM Arsiparis

a. Pejabat Struktural UK III yang bertanggung a. Perlu dilakukan perencanaan program kegiatan yang
jawab dalam penyelenggaraan kearsipan belum menunjang pengelolaan arsip di Loka POM Kabupaten di
melakukan penyusunan program kegiatan Banggai
kearsipan b. Agar dapat menyampaikan perhitungan ABK yang sudah
b. Loka POM di Kab. Pulau Morotai belum memiliki dikirimkan ke Biro SDM
arsiparis c. Berkoordinasi dengan Biro SDM terkait pemenuhan SDM
Arsiparis Loka POM di Kab. Banggai

6. Unit Kearsipan Aspek Sarana Prasarana Aspek Sarana Prasarana

a. Ruang penyimpanan arsip inaktif belum sesuai 1. Perlunya komitmen dari para pimpinan unit kerja terutama
standar Record Center arsip. Seperti belum ada dalam pemenuhan prasarana dan sarana penyimpanan arsip
nya Ruang Transit, Ruang Pengolahan, Ruang aktif sesuai dengan yang dipersyaratkan.
Layanan, ruang audio visual, belum memiliki 2. Agar dilengkapi alat perlindungan bahaya kebakaran dan
pintu darurat dan pengaturan standar dan suhu pengatur suhu dan kelembapa sebagaimana yang
ruangan dipersyaratkan.
b. Belum dilengkapi alat perlindungan bahaya 3. Untuk disampaikan Plan of Action dalam rangka pemenuhan
kebakaran dan pengatur suhu dan sarana dan prasarana kearsipan, penyusunan program
kelembabapan sebagaimana yang kearsipan di Lingkungan Loka POM di Kab. Banggai
dipersyaratkan
Record center perlu memperhatikan sarana dan prasarana sesuai
dengan aturan yang berlaku seperti:
 KESEMPATAN PERBAIKAN NILAI

1. Maksimal 15 hari kerja sejak pengawasan selesai dilakukan

2. Setiap kelompok substansi wajib mengupload data dukung (dibuat
dalam folder yang berbeda, misal folder infokom, folder
pemeriksaan, dsb)
3. Perbaikan di upload ke link:

1. Contoh data dukung dan perbaikan dapat dicek di:

https://sites.google.com/view/kearsipanbpom/data-dukung
Subkelompok Arsip dan Persuratan
Biro Umum
Badan Pengawas Obat dan Makanan