HOTEL PELANGI
48 APRIL 2011
A. PENGANTAR Pembangunan kesehatan merupakan upaya untuk memenuhi salah satu hak dasar rakyat yaitu hak untuk memperoleh pelayanan kesehatan sesuai dengan UUD 1945 dan UU Nomor 23 tahun 1992 tentang Kesehatan. Untuk memperbaiki status kesehatan masyarakat telah ditetapkan kebijakan pembangunan kesehatan dengan tujuan meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Tujuan tersebut dijabarkan lebih lanjut ke dalam Grand Strategy Departemen Kesehatan yakni : Menggerakkan dan memberdayakan masyarakat untuk hidup sehat Meningkatkan akses masyarakat terhadap pelayanan yang berkualitas Meningkatkan system surveilans, monitoring, dan informasi kesehatan Meningkatkan pembiayaan kesehatan. Sejalan dengan grand strategi Departemen Kesehatan, upaya percepatan penurunan angka kematian ibu (AKI) dan angka kematian bayi (AKB) dilakukan melalui Strategi Making Pregnancy Saver (MPS) yang terfokus yaitu : Setiap persalinan ditolong tenaga kesehatan terlatih Setiap komplikasi obstetric dan neonatal mendapat pelayanan yang adekuat. Setiap wanita usia subur mempunyai akses terhadap pencegahan kehamilan yang tidak diinginkan dan penanganan komplikasi keguguran Untuk pelaksanaan MPS seperti tersebut diatas diperlukan intervensi terfokus berdasarkan perencanaan yang sistematis dan terintegrasi, maka diperlukan perencanaan DTPS KIBBLA untuk menyusun dan mensinergikan program program yang ada sehingga bisa memberikan daya ungkit yang lebih besar dalam upaya penurunan angka kematian ibu, bayi, bayi baru lahir dan anak. Proses perencanaan DTPS KIBBLA merupakan proses yang sistimatis, berdasarkan bukti/data, yang dalam implementasinya meliputi tiga pilar proses utama yaitu pertama proses orientasi multi pihak, kedua proses perencanaan dan proses ketiga adalah proses advokasi DTPS-KIBBLA. Sejak tahun 2009 dengan dukungan AIPMNH, proses DTPS telah dilakukan di Kupang dan sesuai dengan rencana yang tertuang dalam Workplan 2011 metode ini kembali dilakukan dalam rangka penyusunan dokumen perencanaan untuk 2012 sesuai peraturan yang ada.
Hal.2
B. TUJUAN 1. Tujuan Umum Tujuan umum Lokakarya DTPS adalah untuk menghasilkan dokumen perencanaan dan anggaran KIBBLA tahun 2012 yang lengkap dan sesuai dengan peraturan yang berlaku 2. Tujuan Khusus Menyusun analisis situasi KIBBLA yang ada di Kota Kupang Menyusun analisis penyebab masalah KIBBLA di Kota Kupang Memilih prioritas penyebab masalah KIBBLA di Kota Kupang Menentukan solusi penyelesaian masalah dan kegiatan Menghasilkan perhitungan rencana kebutuhan anggaran sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku Menghasilkan draft dokumen perencanaan dan penganggaran KIBBLA
C. KELUARAN YANG DIHARAPKAN Hasil yang diharapkan dari Lokakarya DTPS adalah : Tersusunnya dokumen perencanaan kegiatan dan anggaran KIBBLA Kota Kupang Tersedianya bahan untuk advokasi dan pembiayaan program KIBBLA
D. PELAKSANAAN KEGIATAN 1. Fasilitator Fasilitator adalah 4 orang yang telah mengikuti ToT DTPS KIBBLA pada tahun 2010 dan 2011yaitu :
No.
1 2 3 4
Nama
Agustinus Hake Oce Boymau I. G. A. N Suarnawa, SKM Siti Ratna
L/P
L P L P
Jabatan
Kasubid Sosbud & Pariwisata Bappeda Kota Kupang Dinkes Prov.NTT Kabid Kesga Dinas Kesehatan Kota Kupang Kasubid Pemerintahan & Kependudukan Bappeda Kota Kupang
2. Metodologi dan Materi Metodologi yang dipakai dalam Lokakarya ini adalah Presentase, Diskusi Kelompok, dan Curah Pendapat.
Hal.3
Materi yang dibahas dalam lokakarya ini mengacu pada Buku Panduan DTPS KIBBLAPedoman Proses Perencanaan yaitu :
Analisis situasi dan masalah Analisis Penyebab Masalah dan prioritas penyebab masalah Solusi dan kegiatan Prioritas kegiatan dan target Rencana usulan kegiatan Perhitungan rencana anggaran Rencana Pemantauan dan penilaian Draft dokumen perencanaan dan anggaran Rencana Tindak Lanjut
3. Jadwal Kegiatan Kegiatan DTPS dilakukan dalam 2 tahap yaitu tahap persiapan lokakarya dan pelaksanaan lokakarya. Pra Persiapan lokakarya dilakukan dengan mendistribusikan dan mengumpulkan Form Bantu 1-7 untuk persiapan data yaitu : form data geografis dan populasi,daftar kebijakan nasional dan regional,daftar budaya / praktek di masyarakat,sarana dan tenaga kesehatan Rumah Sakit- RB, sarana & tenaga kesehatan Tingkat puskesmas, data pelayanan kesehatan ibu, bayi baru lahir & anak, pelayanan kesehatan anak, cakupan pelayanan KIA,Cakupan KB, karakteristik KB, komplikasi KB, analisis data kematian Ibu, analisis data kematian bayi, analisis data kematian balita,form data persediaan obat KIBBLA, form pengumpulan data obat KIBBLA-stock kosong, informasi ketersediaan dana KIBBLA. Rapat Persiapan. Tanggal Tempat Waktu : 1 April 2011 : Bappeda Kota Kupang : 13.00 15.00
Rapat persiapan mendiskusikan teknis pelaksanaan kegiatan dan untuk menyamakan persepsi diantara panitia dan fasilitator. Proses persiapan dilanjutkan dengan melakukan persiapan di lokasi kegiatan pada H-1 untuk mendesain ruangan lokakarya. Lokakarya Perencanaan DTPS Tanggal Tempat Waktu : 48 April 2011 : Hotel Pelangi Kota Kupang : 08.00 17.00 WITA
Hari-I ,4 April-2011 Pembukaan Perkenalan Tujuan dan alur proses lokakarya Norma pertemuan
Hari-IV,7 April 2011 Review Hari-3 Presentasi Sesi 6 Pengantar Sesi 7: Pemantauan dan penilaian Kerja Kelompok
Hari-V, 8 April 2011 Review Hari-4 Pengantar Sesi 9:Rencana Tindak Lanjut Kerja Kelompok
10.00 -10.15 10.15 12.00 Rehat Presentasi Sesi 1 dan 2 Lanjutan Sesi 4: Penentuan prioritas kegiatan dan target
MAKAN SIANG
12.00 13.00 13.00 15.00 MAKAN SIANG Pengantar Sesi 3: Solusi dan Kegiatan Kerja Kelompok
MAKAN SIANG Pengantar Sesi 1: Analisa Situasi dan Masalah Kerja Kelompok
Presentasi Sesi 5 Pengantar sesi 6: Rencana usulan anggaran Kerja kelompok Umpan Balik Harian
Umpan Balik Harian
16.45 17.00
Rehat Pengantar Sesi 2: Analisis dan prioritas penyebab masalah Kerja Kelompok Umpan Balik Harian
Hal.4
Hal.5
4. Peserta Total peserta adalah 18 orang terdiri dari 7 orang lakilaki dan 11 orang perempuan. Dengan rincian sebagai berikut :
No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Nama
Martha Wungubelen Philothea Dua Tobi Frans Y.Panie dr.Scholastika D Drg. Fransisca J. H. Ikasasi Lentar N.Ledo Welem Suek Johanes B.L. Kobun Altje M.Ledoh Patrisia To Vecky Messah Ignas Lega Idris Mochtar dr.Jocye Kansil dr.Theodora Tersiana,M.KM dra. Noldy S. Lololau Win Manuhuttu Sri Wahyuningsih
L/P
P P L P P P L L P P L L L P P P L P
JABATAN
Kasie Ibu Dinas Kesehatan Kasie Anak Dinas Kesehatan Kabid PL & Promkes Kabid P2 Kabid Yankes Kasubag Program / Perencanaan Staf Bagian Perencanaan Dinkes Gudang Farmasi Puskesmas Sikumana Puskesmas Bakunase Kabid Sosbud Bappeda Kota Kabid Kerjasama Pembangunan Kabid KB Badan KBKS Kota Kupang Kabag Pemberdayaan Perempuan Kasubid Pelayanan Medik Kabid. PKK Badan Pemberdayaan Masyarakat Kota Kupang Ketua Pokja Advokasi Kasie.Penanggulangan Penyakit (Pokja advokasi KIBBLA)
Hal.6
10:00 10:45
Pembukaan
Pembukaan acara terlambat dimulai karena mengunggu beberapa peserta yang belum hadir. Setelah laporan panitia, District Program Coordinator (DPC) AIPMNH Kota Kupang menyampaikan sambutannya, pada intinya disampaikan bahwa salah satu tujuan jangka pendek (5 tahun ) program AIPMNH adalah : Pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten terpilih memiliki MEKANISME dalam mengelola sumber daya nasional, lokal dan donor untuk mencapai target tingkat nasional indikator prioritas MPS. Salah satu mekanisme yang selama ini sudah coba dilakukan adalah DTPS KIBBLA sebagai salah satu mekanisme untuk melakukan perencanaan Kesehatan Ibu Bayi Baru Lahir dan Anak (KIBBLA). Sehingga Lewat kegiatan ini, kedepannya diharapkan supaya SKPD di Kota Kupang bisa mengadopsinya dalam proses penyusunan perencanaan melalui tahapan analisa situasi sampai dihasilkannya dokumen perencanaan. Kepala Bappeda Bapak Eli Wairata menyampaikan sambutannya, secara garis besar beliau menyampaikan keterkaitan proses DTPS KIBBLA dengan proses musrenbang secara umum. Upaya untuk menyelesaikan permasalahan Kesehatan Ibu dan bayi baru lahir di Kota Kupang perlu didukung dengan perencanaan yang sistematis dan terintegrasi melalui perencanaan DTPS-KIBBLA, lebih lanjut dikatakan bahwa perencanaan DTPSKIBBLA diharapkan dapat membantu Pemerintah Kota Kupang untuk menyusun dan mensinergikan program program yang ada berdasarkan Visi Pemerintah Kota Kupang yakni Terwujudnya Masyarakat Kota yang Cerdas, Beradab, Berbudaya, Sejahtera dan Berdaya Saing, sehingga bisa memberikan daya ungkit yang lebih besar dalam upaya penurunan angka kematian ibu, bayi, bayi baru lahir dan anak di Kota Kupang. Dalam sambutannya beliau juga memberikan pesan untuk memprioritas kesehatan ibu dan anak sejak dini. Sebagai contoh di Israel saat ini ibu hamil diharapkan untuk mempelajari matematika, fisika, kimia (ilmu sains) harapannya bayi dilahirkan lebih pandai. Setelah Kepala Bappeda Kota Kupang membuka acara secara resmi, dilanjutkan dengan doa pembuka yang dibawakan oleh salah satu peserta yaitu Ketua Pokja Advokasi KIBBLA Bapak Win Manuhuttu. Dilanjutkan dengan brak snack pagi dan ramah tamah
Hal.7
11:00
Fasilitator mengawali sesi perkenalan dengan menyepakati salam magis yang akan dilakukan selama kegiatan ini. Salam magis yang disepakati adalah sebagai berikut:HaiHallo, Selamat pagi - Selamatkan Ibu, Selamat Siang - Selamatkan Bayi, Selamat Sore - Cerahkan Masa Depan, Pelopor pembawa perubahan , YES Setelah itu bersama-sama peserta menyayikan lagu Apa Kabar. Masing-masing peserta diminta untuk mencari pasangan dan saling memperkenalkan diri. Proses ini cukup mencairkan suasana diantara peserta setelah acara pembukaan secara formal. Fasilitator menjelaskan alur proses perencanaan DTPS KIBBLA mulai dari analisa situasi, analisa masalah & penyebab masalah, prioritas masalah, penentuan solusi dan kegiatan, prioritas kegiatan, penyusunan rencana usulan kegiatan, penyusunan anggaran dan penyusunan dokumen perencanaan. Selanjutnya dilakukan diskusi tentang harapan dan kontribusi serta norma lokakarya. Norma lokakarya yang dihasilkan adalah sebagai berikut :
Tidak merokok dalam ruangan Konsistensi dengan waktu , dimulai pada pukul 08.30 dan diakhiri pada pukul 16.00 Pakaian bebas rapi HP Silent Kalau ada keperluan peserta bisa ijin, +/- 1 jam Saling menghargai antar sesama peserta Jam snack pukul 10.00 dan 15.00, sedangkan jam makan siang 12.00.
Penyusunan harapan dan kontribusi dilakukan dengan meminta peserta menuliskannya dalam metaplan. Satu metaplan diisi dengan satu harapan atau kontribusi, secara bergilir peserta menempelkan metaplan tersebut ke flip chart yang telah tersedia di depan. Selanjutnya fasilitator membahas poin-poin harapan dan kontribusi tersebut. Secara umum harapan yang ada lebih terkait dengan harapan untuk proses lokakarya DTPS KIBBLA yang akan dilakukan serta harapan paska lokakarya ( impact kegiatan lokakarya ). Rekapitulasi harapan dan kontribusi peserta Lokakarya DTPS KIBBLA Kota Kupang tahun 2011 adalah seperti tercantum pada tabel berikut ini :
Hal.8
HARAPAN
Dokumen perencanaan ibu anak yang optimal realistis dari untuk semua orang Kiranya kegiatan ini dapat berdaya guna dan berhasil guna bagi dokumen DTPS Kibbla Kota Kupang Agar tujuan dari lokakarya berhasil adanya draf dokumen perencanaan tahun 2012 Agar semua perencanaan semaksimal mungkin direalisasi Menghasilkan perencanaan sesuai kebutuhan Adanya anggaran yang tersedia untuk DTPS Kibbla Bisa mengikuti kegiatan ini sampai selesai Dapat menganalisa masalah yang ada Tersedia dokumen perencanaan dan anggaran DTPS KIBBLA Lokakarya DTPS KIBBLA 2011 menghaslkan RTL yang mendukung pembentukan (kegiatan-kegiatan dan kebijakan ) Rumah Sakit sayang ibu dan bayi RSUD Kota Kupang Agar hasil kegiatan ini dapat menganalisa masalah dan membuat perencanaan yang baik untuk kegiatan peningkatan Kibbla Agar perencanaan yang dihasilkan dalam lokakarya ini dapat diwujudkan dalam kegiatan untuk penanganan KIBBLA kota Kupang nanti
KONTRIBUSI
Dapat berpartisipasi dan memberi masukan yang baik dan dipakai bersama Dapat menambah wawasan perencanaan Saya dapat berpartisipasi dan berperan aktif dalam penyusunan dokumen DTPS KIBBLA Kota Kupang Berpartisipasi pada kegiatan nyata penurunan AKI-AKB Penyediaan data yang berhubungan dengan KIBBLA Sumbangsih usul saran Dapat memberikan data-data cakupan KIA Memberi masukan dalam penyusunan perencanaan. Memberikan data penyakit yang dibutuhkan Aktif dalam kegiatan, memberikan data akurat Dapat memberikan informasi / data terkait dengan program perencanaan DTPS KIBBLA Memberikan usul saran sesuai dengan masalah yang kami hadapi di lapangan Pelayanan kesehatan ibu, bayi baru lahir dan anak di Kota Kupang lebih baik Mampu / dpaat memberikan data / informasi yang valid sesuai tupoksi Aktif sebagai peserta lokakarya DTPS KIBBLA dengan memberikan data-data apabila diperlukan saat lokakarya RSUD Kota Kupang mampu ke depannya menjadi RSSIB.
Setelah mengikuti lokakarya ini dan mendapatkan satu kesepakatan untuk ditindaklanjuti sesuai dengan perencanaan dan anggaran Mampu menganalisa dan membuat perencanaan untuk KIBBLA Dapat menghasilkan dokumen KIBBLA yang baik dan lengkap Tersedianya dokumen DTPS KIBBLA untuk penyusunan perencanaan IHPB Dinkes
Hal.9
11.30 12.30
Peserta dibagi ke dalam 3 kelompok, kepada masing masing kelompok diberi tugas untuk menyusun harapan visi mengenai kondisi kesehatan Ibu bayi baru lahir dan anak (KIBBLA) di Kota Kupang. Penyusunan Visi dilakukan dengan membuat poster dengan menggunakan potongan gambar dari koran dan majalah yang telah dibagikan ke masing masing kelompok. 12.30 13.30 13.30 14.00 Istirahat Makan Siang Lanjutan Penguatan Visi DTPS KIBBLA
Setelah makan siang, masing masing kelompok mempresentasikan hasil penyusunan visinya dengan cara yang kreatif serta memperagakan yel..yel dan Jingle kelompok. Kelompok Ibu Pernikahan sebagai awal pembentukan keluarga, ibu hamil yang bahagia didukung oleh keluarga dan suami, istri memeriksakan kehamilan ke petugas kesehatan dengan dukungan suami, melahirkan ke sarana kesehatan yang baik sehingga melahirkan generasi yang sehat. Diharapkan 2020 tidak ada lagi persalinan di rumah tapi di sarana kesehatan (Puskesmas PONED & RS PONEK). Kelompok menyayikan yel-yel dengan irama lagu disini senang di sana senang . syair lagu tersebut adalah sebagai berikut :
Ibunya sehat, Bayinya sehat Karena ibu rajin periksa Puskesmas poned, nakesnya trampil Semua siap menolong ibu ..tra la..la..la.. ( 2 x ) Kelompok Balita Mulai pacaran, setelah pacaran pernikahan, hasil pernikahan hasilnya adalah buahbuah lelaki, ibu hamil., harus rajin periksa kehamilan ke puskesmas, ibu beresiko tinggi sehingga harus dirujuk ke RS Kota Kupang. Sehingga resiko tinggi bisa dihilangkan dan
Hal.10
bisa melahirkan bayi yang sehat. Bayi yang sehat rajin datang ke posyandu sehingga berat badan ideal, tumbuh kembang juga ideal. Di posyandu dianjurkan untuk minum susu ( setelah ASI Eksklusif ), keluarga sehat , 2 anak cukup keluarga sehat sejahtera , keluarga peduli lingkungan sehingga kreatifitas anak lebih baik.Kelompok ini menyaikan lagu dengan irama Pelangi dengan syair sebagai berikut :
Anak Balita Sehat Sejahtera Makanan bergizi dan imunisasi Posyandu tiap bulan Timbang berat badan Sehat Ceria, A ....nak Indonesia
Kelompok Bayi Baru Lahir Kelompok bayi baru lahir menyampaikan presentasinya. Secara singkat poin-poin hasil visi mereka adalah sebagai berikut : Bendera merah putih, saat ibu melahirkan diharapkan pada tahun 2020 ketika ada bayi baru lahir sangat dihargai seperti kita semua menghargai bendera merah putih.Semua ibu melahirkan di sarana kesehatan. Selanjutnya kelompok menyayikan lagu berirama Aku Anak Sehat dengan syair sebagai berikut :
Bayi baru lahir Pasti selamat Karena ibunya sehat bergizi Sewaktu dilahirkan ditolong oleh bidan Bayi slamat sehat Masa depan cerah
Hal.11
Sesi 1
Sebelum dimulai sesi ini, masing masing kelompok mendapatkan satu set puzzle yang harus mereka susun menjadi satu bentuk gambar. Setelah itu dilakukan curah pendapat untuk mendapatkan lesson learned dari kegiatan ini. Lesson learned dari permainan ini pada intinya membahas tentang pentingnya koordinasi dan kerjasama. Fasilitator menjelaskan form 1A 1D yang harus diisi dan diselesaikan dalam sesi ini. Untuk proses validasi, form bantu 1-7 yang telah diisi juga dibagikan kepada peserta, masing-masing kelompok melakukan verivikasi data di Form 1A,1B,1C dan 1D. Masing-masing kelompok melakukan diskusi untuk melengkapi data sesuai dengan kelompoknya yaitu : data ibu, data bayi baru lahir dan data bayi-balita. Meskipun sebelumnya data sudah disiapkan dengan mengirimkan form bantu 1 sampai 7 akan tetapi pada proses ini masih ada beberapa data yang belum diisi, khususnya data pada tahun 2008 dan 2009. Sehingga untuk memvalidasi dan mengisi data dipergunakan juga form data IA,IB,IC,ID hasil DTPS Tahun 2010. Kelompok balita cukup mengalami kesulitan karena ketiadaan data penyebab kematian, data yang tersedia hanya data jumlah kematian balita saja. Untuk data ini diberikan masukan supaya merujuk ke Laporan Bidang Kesga. Sebelum mengakhiri lokakarya hari pertama masing masing kelompok (anak balita, bayi baru lahir dan ibu) mempresentasikan narasi analisa situasi. Data analisa kematian ibu memunculkan diskusi karena trend persalinan nakes dan jumlah kematian ibu berbanding terbalik. Di satu sisi pertolongan nakes trennya menurun akan tetapi jumlah kematian ibu juga turun. Hal ini memunculkan diskusi soal kemungkinan apakah ada kasus kematian yang belum tercover oleh dinas kesehatan. Fasilitator menegaskan bahwa narasi dan hasil analisa situasi ini akan dipergunakan untuk sesi sesi berikutnya. Relevansi antar data, semua form merupakan satu bagian yang tidak terpisah. Sehingga analisa situasi yang dihasilkan bisa lebih tajam. Lokakakarya hari pertama diakhiri dengan memberikan umpan balik harian, sebelum pulang peserta diminta mengisi mood meter yang tertempel di pintu keluar.
Hal.12
Hari Kedua, Selasa 5 April 2011 Lokakarya hari kedua diawali dengan review. Metode yang digunakan adalah kupas jeruk. Fasilitator telah menyiapkan item-item yang akan direview ke dalam lembaranlembaran kertas dalam bentuk gulungan. Peserta diminta membentuk lingkaran, sambil diiringi musik gulungan kertas berpindah dari satu peserta ke peserta yang lain saat musik berhenti peserta yang saat itu memegang gulungan harus mengambil satu lembar kertas dan menjawab pertanyaan yang tertulis. Sesi 2 09.00 12.00. Analisa dan Prioritas Penyebab Masalah
Fasilitator menyampaikan pengantar sesi ini, untuk proses analisa penyebab masalah ditekankan supaya kelompok tidak terlalu terpaku dengan aspek menajemen, dana . Tapi diharapkan supaya proses diskusi bisa mengalir sehingga analisa yang dihasilkan juga akan lebih tajam. Fasilitator mendampingi masing masing kelompok, dengan melakukan probing terhadap analisa yang dihasilkan untuk benar-benar bisa mendapatkan akar masalah. Sebelum pembahasan hasil kelompok dilakukan ice breaker, peserta diminta membentuk 2 kelompok. Masing masing kelompok diberikan rangkaian bola kecil. Tugas masing-masing kelompok adalah untuk meindahkan rangkaian bola tersebut dengan menggunakan pundak. Selanjutnya masing-masing kelompok diminta berkeliling untuk melihat hasil kerja kelompok lain. Satu anggota kelompok berperan sebagai penunggu stand yang memberikan penjelasan kepada anggota kelompok lain. Proses diskusi terjadi di masing masing kelompok, fokus masukan kelompok lain adalah untuk lebih memperkaya dan lebih meningkatkan hasil analisa penyebab masalah, serta bagaimana keterkaitan satu penyebab masalah dengan penyebab masalah yang lain.
12.0013.00 Istirahat Makan Siang Setelah makan siang dilakukan ice breaker, peserta dibagi menjadi dua kelompok dan diminta memindahkan kumpulan bola yang telah digabung dengan menggunakan kepala dan dagu. Kelompok tidak boleh menggunakan tangan. Kelompok berlomba untuk lebih cepat memindahkan balon-balon tersebut dari orang terdepan ke belakang dan balik lagi ke depan.
Hal.13
Sesi 2
Setelah makan siang proses lokaakrya dilanjutkan dengan melakukan prioritas penyebab masalah. Fasilitator menjellaskan cara pengisian tabel 2 dan kriteria penentuan prioritas masalah yaitu :besaran penyebab masalah, kepentingan, kemudahan/kelayakan,dukungan untuk perubahan serta resiko jika masalah tersebut tidak ditangani. Masing masing kelompok mengisi Tabel 2. Setelah proses mengisi tabel 2 selesai dilakukan ice breaker dengan melakukan gerak dan lagu dilanjutkan dengan permainan Sahabat Rahasia. Masing masing peserta diminta menuliskan namanya ke dalam kertas, selanjutnya nama tersebut dikembalikan ke seluruh peserta sehingga masing-masing peserta memiliki teman rahasia. Sesi ini dilanjutkan dengan melakukan presentasi oleh masing-masing kelompok. Sesi 3 14.00 16.00 Solusi dan Kegiatan
Lokakarya dilanjutkan dengan sesi penentuan solusi dan kegiatan. Masing masing kelompok diminta mengambil 3 masalah prioritas. Masing masing kelompok berdiskusi mengenai solusi dan kegiatan dari masing-masing masalah. Setelah diskusi berakhir masing masing kelompok melakukan presentasi hasil diskusinya. Sebelum presentasi dilakukan ice breaker, peserta diminta membuka telapak tangan kiri sedangkan telunjuk tangan kanan diletakkan di telapak tangan peserta lain. Fasilitator membacakan satu cerita, ketika ada kata merah yang disebut, peserta diminta secepat mungkin memegang tangan peserta lain. Beberapa hal yang menjadi catatan refleksi hari kedua yaitu :Secara umum proses hari kedua dirasakan lebih baik, hal ini bisa dilihat dari hasil mood meter. Masih ada pemahaman yang salah mengenai proses lokakarya perencanaan DTPS KIBBLA, dimana ada peserta yang masih beranggapan bahwa lokakarya ini beserta dokumen yang dihasilkan lebih dilihat sebagai kepentingan penyusunan Workplan AIPMNH saja. Kondisi kota dimana peserta dengan mobilitas yang tinggi dirasakan sedikit mengganggu karena ada beberapa peserta yang ijin keluar untuk menyelesaikan urusannya.
Hal.14
Hari Ketiga, Rabu 6 April 2011 Lokakarya diawali dengan review harian menggunakan permainan Angin Bertiup. Peserta yang tidak mendapatkan tempat bertugas untuk mereview pelaksanaan lokakarya hari ke dua. Sesi 4 09.00 - 12.00 Penentuan Prioritas Kegiatan dan Target
Sebagai pengantar sesi ini, secara singkat disampaikan kaitan proses DTPS dengan proses perencanaan musrenbang secara umum. Termasuk proses persiapan kegiatan ini dimana dari sisi penjadwalan masih belum cukup terintegrasi dengan sistem perencanaan di kota. Hal ini sempat menjadi diskusi pada tahapan persiapan lokakarya dengan memunculkan pertanyaan apakah kegiatan ini masih reasonable dan layak untuk dilakukan. Mengingat proses penyusunan RKPD masih belum final (belum ditetapkan) pada akhirnya diambil keputusan bahwa kegiatan ini tetap dilakukan. Fasilitator memberikan penjelasan pengantar sesi prioritas kegiatan dan target. Kelompok berdiskusi setelah proses penentuan prioritas kegiatan dan terget selesai, diskusi dilanjutkan dengan menyusun narasi dari tabel prioritas yang sudah dihasilkan oleh masingmasing kelompok.
Proses lokakarya dilanjutkan dengan melakukan ice breaker dengan meminta peserta berbagi dalam 2 kelompok dan melakukan gerakan untuk saling menyentuh tangan, siku, paha dan kaki dimulai dari peserta terdepan sampai peserta paling belakang dan kembali lagi ke peserta yang di depan. Selanjutnya masing masing kelompok melakukan pengisian rencana usulan kegiatan. Fasilitator menekankan mengenai sumber dana kegiatan yang bisa dilihat dari berbagai sumber dana (APBN,APBD,BOK ataupun donor). Setelah masing masing kelompok menyelesaikan penyusunan kegiatan dilakukan presentasi. Setelah presentasi beberapa hal yang menjadi diskusi adalah sebagai berikut : Dalam rangka menurunkan angka kematian ibu, kalau bisa dimasukkan kegiatan KB mengingat kondisi populasi di kota kupang. Diskusi dilanjutkan tentang kemungkinan untuk sharing dana pada pembiayaan program antara dana APBD dan sumber lain termasuk AIPMNH. Fasilitator memberikan masukan mengenai usulan kegiatan dilihat dari sisi efektivitas, kualitas kegiatan, serta ketersediaan SDM dan sumber daya untuk melakukan kegiatan tersebut.
Hal.15
Hari Ke Empat, Kamis 7 April 2011 Lokakarya diawali dengan melakukan review, fasilitator mengajak peserta menyayikan lagu Topi Saya dimana bebebrapa kata tidak boleh diucapkan. Peserta yang salah diminta melakukan review tentang lokakarya pada hari ke tiga. Sesi 6 09.00 12.00 Rencana Usulan Anggaran
Sebagai pengantar fasilitator mereview hasil diskusi sesi usulan kegiatan yang coba disandingkan dengan renja dinas kesehatan yang telah tersusun. Ada beberapa usulan kegiatan yang ternyata sudah ada di renja. Fasilitator membagikan amplop ke masingmasing kelompok. Mereka bertugas untuk menyusun menu makanan dengan jumlah nominal tertentu. Setelah presentasi kelompok, dilakukan diskusi mengenai makna permainan yang baru saja dilakukan. Efektivitas penggunaan dana, serta bagaimana penggunaan standar harga yang harus sama. Pada intinya permainan ini merupakan pengantar untuk diskusi sesi selanjutnya , bagaimana menyusun komponen belanja berdasarkan regulasi dan aturan yang ada. Setelah break snack kegiatan dilanjutkan. Kelompok melakukan diskusi pengisian form usulan biaya dan anggaran. Fasilitator membantu dengan meyediakan beberapa bahan diantaranya adalah SK Walikota untuk standar biaya penggunaan dana APBD. Penyusunan rencana usulan anggaran merupakan diskusi yang sangat teknis karena terkait dengan bagaimana menyusun kegiatan berdasarkan kode program ataupun kode rekening. 12.00 13.00 Istirahat Makan Siang Sesi 7 13.00 14.00 Pemantauan dan Penilaian
Megawali sesi ini dilakukan ice breaker permainan Komodo dan Rusa. Setelah permainan ini kelompok melanjutkan diskusi penyusunan anggaran dan rencana pemantauan dan penilaian program. Proses ini berlangsung sampai sore. Menjelang akhir lokakarya, masing masing kelompok mempresentasikan tabel rencana monitoring dan pemantauan program. Sebelum lokakarya hari ke empat diakhiri, dilakukan pembagian kelompok untuk menyusun dokumen perencanaan. Peserta dibagi menjadi dua kelompok yang akan digunakan untuk menindaklanjuti proses lokakarya pada hari ke lima.
Hal.16
Hari ke Lima Jumat, 8 April 2010 Lokakarya hari terkahir dimulai dengan melakukan review dengan melakukan permainan Kupas Jeruk. Sebelum kelompok mulai dengan diskusi penyusunan dokumen perencanaan dilakukan satu permainan. Peserta diminta berdiri dalam lingkaran , peserta lakilaki dinilai 50 rupiah dan peserta perempuan 75 rupiah. Fasilitator menyebut satu jumlah tertentu, peserta harus membentuk kelompok sesuai nilai yang disebut tersebut. Permainan ini menjadi entry poin untuk penyusunan dokumen perencanaan dimana sangat penting ketika menyusun perencanaan kita perlu memperhatikan sumber daya yang tersedia. Sesi 8 10.00 12.00 Penyusunan Dokumen Perencanaan
Sesuai dengan pembagian kelompok yang telah dilakukan pada hari ke tiga. Pada hari terakhir peserta lokakarya dibagi menjadi 2 kelompok. Kelompok I bertugas mengerjakan Bab I dan Bab V. Sedangkan kelompok II mengerjakan Bab II,III,IV. Hasil diskusi 3 kelompok pada pelaksanaan lokaakrya hari pertama sampai ke empat dikompilasi dan didistribusikan kepada dua kelompok yang ada sesuai dengan tugas masingmasing kelompok. Selama proses ini para fasilitator mendampingi kelompok untuk mengklarifikasi beberapa hal khususnya ketersediaan data. Untuk membantu kelompok dalam menyusun dokumen perencanaan digunakan juga beberapa dokumen yang telah ada diantaranya adalah : hasil DTPS tahun 2010, Profil Kesehatan dan Buku Analisa Situasi Kesehatan Anak (ASIA) tahun 2010. 12.00 13.00 13.00 14.00 Istirahat Makan Siang. Lanjutan - Penyusunan Dokumen Perencanaan
Setelah makan siang masing masing kelompok melanjutkan diskusi penyusunan dokumen perencanaan. Pada saat yang bersamaaan sebagian anggota kelompok juga telah menyusun rencana tindak lanjut. Masing masing kelompok menyampaikan secara garis besar hasil penyusunan dokumen perencanaan yang telah dihasilkan. Meskipun belum sepenuhnya selesai, paling tidak dari sesi ini draft awal dokumen perencanaan telah bisa dihasilkan.
Hal.17
Sesi 9
Diskusi dilakukan secara pleno, dengan menggunakan form rencana tindak lanjut yang telah disusun . Hasil RTL yang disepakati adalah sebagai berikut :
KEGIATAN DATA DAN SUMBER DAYA Draf Dokumen Perencanaan dan penganggaran LUARAN JADWAL PENANGGUNG JAWAB Dinkes. (Sekretariat dan Bidang-Bidang)
Menyempurnakan dokumen Perencanaan dan penganggaran(akan dilakukan editing dengan penggandaan draft dan dibagikan kepada pihak Dinkes untuk verifikasi data tanggal 12 April 2011 dikumpulkan kembali tgl 19 -4- 2011 Melakukan Koordinasi dengan Tim DPTS KIBBLA Untuk Finalisasi Dokumen DTPS KIBBLA
Dokumen Perencanaan dan penganggaran KIBBLA tahun 2012 dan SK Tim Advokasi
10 Mei 2011
Dokumen DTPS
Tersedianya bahan advokasi Tersedianya bahan advokasi Terselenggaranya advokasi di SKPD,TAPD,Walikot a dan DPRD Data lesson learned proses advokasi
Kabid Sosbud Bappeda Kabid Sosbud Bappeda Ketua Tim Advokasi KIBBLA Kota Kupang Ketua Tim Advokasi KIBBLA Kota Kupang Ketua Tim Advokasi KIBBLA Kota Kupang Ketua Tim Advokasi KIBBLA Kota Kupang
Dokumen DTPS
Melakukan Advokasi hasil DTPS KIBBLA oleh TIM KIBBLA di sector terkait Pertemuan Evaluasi hasil Advokasi ke sektor-sektor oleh Tim DTPS KIBBLA Mengawal anggaran KIBBLA untuk disetujui panitia Anggaran Mendapat Persetujuan Anggaran Untuk KIBBLA
Materi Advokasi
Komitmen untuk penganggaran KIBBLA Dokumen Perencanaan (APBD) mengakomodir kebutuhan dan untuk KIBBLA
Agustus 2011
Materi Advokasi
September 2011
Hal.18
15.15 16.00
Penutupan.
Sebelum penutupan resmi peserta diminta berdiri dalam lingkaran, fasilitator meletakkan kartu kartu bertema di lantai. Peserta diminta berkeliling untuk mengamati kartu-kartu tersebut dan memilih satu kartu yang menurut mereka sesuai dengan gambaran diri peserta. Secara bergilir peserta diminta untuk menjelaskan kepada peserta lain kenapa mereka memilih kartu tersebut. Penutupan acara dilakukan oleh Sekretaris Bappeda Kota Kupang, dalam kata sambutannya sekretaris bappeda menyampaikan ucapan terima kasih atas partisipasi peserta pada lokakarya ini, secara khusus beliau menyampaikan harapan supaya dokumen DTPS bisa segera difinalisasi selepas selesainya kegiatan lokakarya ini mengacu kepada Rencana Tindak Lanjut yang telah disepakati pada sesi terakhir lokakarya . Penutupan lokakarya diakhiri dengan acara tukar kado, masing-masing peserta menyampaikan siapa teman rahasia mereka dan memberikan kado yang telah disiapkan. Proses ini diakhiri dengan meletuskan balon secara bersama untuk mengakhiri acara Lokakarya DTPS Kibbla Kota Kupang tahun 2011.
Hal.19
Hal.20
6. Berdasarkan refleksi pelaksanaan tahapan DTPS pada tahun 2010, pada lokakarya ini ketua pokja advokasi KIBBLA diikutkan dalam proses perencanaan. Diharapkan dengan keikutsertaan ini proses advokasi yang akan dilakukan pada tahun 2011 bisa lebih fokus dan terarah dengan menggunakan dokumen perencanaan DTPS KIBBLA tahun 2011 sebagai bahan advokasi. Lokakarya ini juga dilibatkan 2 orang peserta dari Puskesmas PONED sehingga kehadiran mereka bisa menjadi entry point bagi Pokja Advokasi KIBBLA Kota Kupang untuk lebih memperkuat jejaring kerja mereka sampai di tingkat grass root. 7. Sesuai masukan dari provinsi pada kegiatan ini dilibatkan juga satu fasilitator senior dari tingkat provinsi. Keterlibatan fasilitator senior ini dirasakan cukup membantu proses lokakarya ini dan dapat berkolaborasi dengan baik bersama fasilitator DTPS KIBBLA yang ada di Kota Kupang mulai tahap persiapan sampai pelaksanaan lokakarya. 8. Dalam proses lokakarya ini dua orang fasilitator merupakan alumnus ToT DTPS KIBBLA tahun 2011.. Lewat lokakarya ini alumnus ToT memiliki kesempatan untuk mempraktekkan materi yang diterima pada saat ToT. Proses selama ToT dirasakan cukup membantu mereka dalam pelaksanaan lokakarya ini karena memang selama ToT mereka lebih banyak melakukan praktek untuk setiap sesinya. 9. Pada pelaksanaan lokakarya DTPS tahun ke tiga ini, upaya merubah mindstet peserta mengenai Lokakarya DTPS sudah memberikan dampak. Upaya untuk memberikan pemahaman bahwa hasil lokakarya DTPS KIBBLA merupakan rencana kerja SKPD sudah mulai bisa dirasakan hasilnya.Hal ini terlihat dari hasil sesi rencana usulan anggaran dimana sudah ada upaya untuk mensinergikan sumber pembiayaan dengan memasukkan sumber biaya non AIPMNH. Selama proses lokakarya tahun tahun sebelumnya ada anggapan bahwa lokakarya DTPS ini dibuat untuk kepentingan AIPMNH 10. Meskipun pelaksanaan Lokakarya DTPS KIBBLA tahun 2011 belum sepenuhnya terintegrasi dengan proses perencanaan daerah karena dilakukan setelah selesainya Musrenbang Kota Kupang, . Dokumen yang dihasilkan masih bisa dimasukkan sebagai usulan rencana kerja dari SKPD karena penyusunan RKPD Kota Kupang tahun 2012 belum final. Perlu koordinasi dan advokasi di tingkat SKPD dan bappeda untuk kembali melihat renja SKPD yang telah dimasukkan sebagai bahan musrenbang kota dengan memasukkan kegiatan kegiatan hasil DTPS KIBBLA tahun 2011. 11. Secara umum hasil evaluasi akhir (terlampir)menunjukkan hasil yang baik. Mayoritas peserta memberikan nilai 3 dan 4, meskipun begitu masih ada dua peserta yang memberikan nilai 2 untuk poin yang terkait dengan data dan kemampuan membuat justifikasi satu kegiatan.Hal ini perlu menjadi catatan khususnya menyangkut ketersediaan data. Demikian beberapa hal yang menjadi catatan dari pelaksanaan kegiatan Lokakarya District Team Problem Solving ( DTPS) KIBBLA Kota Kupang tahun 2011, semoga bisa menjadi bahan masukan untuk pelaksanaan kegiatan serupa di masa yang akan datang. April, 2011 Bappeda Kota Kupang
LAMPIRAN
Rekapitulasi Evaluasi Akhir Daftar Hadir Peserta Term of Reference (ToR) Lokakarya DTPS KIBBLA Draft Dokumen Perencanaan DTPS KIBBLA 2012 v1
2
_ _ _ _ _ _ _ 1 _ _ _ 1 _ _
3 12 14 14 11 14 13 14 11 14 15 12 14 15
_
1 Saya mampu melakukan analisa situasi kesehatan ibu dan anak diwilayah kerja 2 3 4 5
3
1 1 4 1 1 1 3 1
11 saya dapat membuat rencana monitoring dan evaluasi untuk suatu rencana
kegiatan 12 saya dapat membuat pernyataan justifikasi untuk suatu kegiatan yang saya anggap penting, sehingga dapat meyakinkan pembuat keputusan
3
_ _ 1
_ _ _ _
13 saya mengerti bagaimana membuat persentasi yang baik 14 saya mengerti bagaimana membuat proposal yang baik