JOBSHEET PRAKTIKUM 04

Mata Kuliah ANSI 1 Sub Materi Materi Analisis Sistem Prodi Penggambaran Proses Bisnis Dengan Flowmap D3-MI

I.

FLOWMAP

Penjelasan Flowmap adalah : 1. Flowmap merupakan alat bantu konvensional, disebut juga Mapping flow atau Process Function chart atau Diagram aliran dokumen atau Diagram Sistem Prosedur Kerja atau Paperwork Flowchart. 2. Flowmap merupakan diagram yang menggambarkan aliran dokumen pada suatu prosedur kerja di organisasi. 3. Merupakan diagram alir yang menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisis, entitas-entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yg berhubungan dengan sistem informasi. 4. Penggambaran biasanya diawali dengan mangamati dokumen apa yang menjadi media data atau informasi. Selanjutnya ditelusuri bagaimana dokumen tersebut terbentuk, ke bagian atau entitas mana dokumen tersebut mengalir, perubahan apa yang terjadi pada dokumen tersebut, proses apa yang terjadi terhadap dokumen tersebut, dan seterusnya. 5. Flowmap digunakan untuk menggambarkan prosedur atau proses bisnis sistem berjalan atau dapat juga digunakan untuk menggambarkan prosedur atau proses bisnis sistem usulan (= yang akan dibangun).
Salah satu tips untuk memulai pembuatan flowmap adalah melakukan analisis job description, dimana : Job description berisi cakupan tugas suatu posisi atau jabatan Digunakan untuk mengidentifikasi proses yg termasuk dalam kelompok fungsi pengolahan data Di dalam uraian tugas yang lebih rinci biasanya terdapat kegiatan yang termasuk ke dalam proses pengolahan data Dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat suatu prosedur kerja.

Simbol-simbol Flowmap :

Gambar 2 Simbol-simbol Flowmap Aturan membuat Flowmap : 1. Bagi diagram ke dalam kolom-kolom, dimana setiap kolom diberi nama entitas yang terlibat (orang, bag./ unit organisasi, perusahan lain, atau pimpinan). 2. Terdapat dua macam entitas, yakni entitas eksternal dan entitas internal. Entitas eksternal adalah entitas yang memberikan inputan dan/atau menerima output dari sistem informasi. Proses Bisnis Dalam Flowmap Page 1

JOBSHEET PRAKTIKUM 04
Mata Kuliah ANSI 1 Sub Materi Materi 3. 4. 5. 6. 7. Analisis Sistem Prodi Penggambaran Proses Bisnis Dengan Flowmap D3-MI

Setiap kolom terdapat siklus pengolahan data : I-P-O (input-proses-output), terutama untuk kolom entitas internal. Diagram harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Ketika menyebrangi garis yang memisahkan antara satu kolom dengan kolom lain, gunakan simbol konektor. Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses komputer. Contoh simbol input-proses komputerdisk penyimpanan. Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat digambarkan melalui flowmap yang terpisah, contoh proses peminjaman dan pengembalian buku dapat digambarkan dengan dua flowmap yang terpisah.

II.

CONTOH KASUS

Sebuah lembaga kursus mempunyai prosedur penilaian sbb: 1. Pengajar meyerahkan nilai kursus ke bag. Adminstrasi untuk dicatat / diinput ke komputer setelah seluruh nilai terkumpul. 2. Kumpulan nilai tadi disimpan ke file nilai dengan mengakses file siswa. 3. Berdasarkan file nilai, petugas menghitung nilai akhir dan membuat transkrip nilai untuk diserahkan ke siswa. Langkah-langkah pengerjaan : Langkah 1. Tentukan entitas. Terdapat 3 entitas yaitu pengajar, bagian Administrasi dan siswa. Entitas Eksternal adalah pengajar dan siswa, karena pengajar memberikan input ke dalam sistem, sedangkan siswa menerima output dari sistem. Sedangkan bagian Administrasi merupakan entitas internal dimana bagian Administrasi adalah entitas yang melakukan proses atau pengolahan data. Langkah 2. Buatlah tabel entitas dan kegiatan. Tabel entitas dan kegiatan akan memudahkan dalam menggambarkan flowmap. Terdapat dua alternatif tabel yang dapat dibuat, yaitu alternatif pertama kolom ke bawah sedangkan alternatif kedua kolom ke samping kanan. Tabel 1 Alternatif 1, kolom ke bawah

Tabel 2 Alternatif 2, kolom ke samping kanan

Proses Bisnis Dalam Flowmap

Page 2

JOBSHEET PRAKTIKUM 04
Mata Kuliah ANSI 1 Sub Materi Materi Analisis Sistem Prodi Penggambaran Proses Bisnis Dengan Flowmap D3-MI

Langkah 3. Gambarkan flowmap. Perhatikan beberapa alternatif penggambaran flowmap di bawah ini. Keempat gambar di bawah dapat dipilih untuk menggambarkan flowmap.

Gambar 3 Flowmap Prosedur Pengolahan Nilai (alternatif 1)

Gambar 4 Flowmap Prosedur Pengolahan Nilai (alternatif 2, lebih efisien)

Proses Bisnis Dalam Flowmap

Page 3

JOBSHEET PRAKTIKUM 04
Mata Kuliah ANSI 1 Sub Materi Materi Analisis Sistem Prodi Penggambaran Proses Bisnis Dengan Flowmap D3-MI

Gambar 5 Flowmap Prosedur Pengolahan Nilai (alternatif 3, menggunakan terminator)

Gambar 6 Flowmap Prosedur Pengolahan Nilai (alternatif 3, menggunakan terminator untuk menggantikan kolom pengajar)

Petunjuk dalam bentuk pertanyaan : 1. Mengapa pada kolom pengajar dan/atau siswa tidak terdapat proses? 2. Mengapa tidak ada proses memberikan atau menerima ? contoh entitas pengajar memberikan nilai kursus, dan bagian administrasi menerima nilai kursus. Mengapa proses memberikan nilai kursus dan menerima nilai kursus tidak digambarkan? 3. Mengapa pada simbol penyimpanan data NILAI terdapat panah bolak balik ke proses REKAM dan HITUNG NILAI ? 4. Pada kenyataannya, pada saat pengajar memberikan nilai kursus dia harus mencari petugas bag Administrasi di ruangan tertentu, mengetuk pintu dan kemudian masuk ke ruangan tersebut. Demikian pula siswa pada saat menerima transkrip nilai siswa tersebut harus mencari petugas Administrasi yang sedang bertugas. Mengapa proses-proses yang disebutkan tadi tidak digambarkan pada flowmap ?

Proses Bisnis Dalam Flowmap

Page 4

JOBSHEET PRAKTIKUM 04
Mata Kuliah ANSI 1 Sub Materi Materi Analisis Sistem Prodi Penggambaran Proses Bisnis Dengan Flowmap D3-MI

III.

LATIHAN SOAL

Diketahui prosedur penjualan barang tunai secara langsung di PD USAHA JAYA seperti di bawah ini : 1. Pembeli membawa barang-barang yang dibeli ke Bagian Kasir 2. Petugas Kasir menghitung jumlah barang yang dibeli dan membuat Bon Penjualan sebagai bukti transaksi penjualan barang untuk pembeli setelah menyerahkan pembayaran 3. Di akhir jam kerja, petugas Kasir menghitung jumlah uang yang diterima dari seluruh transaksi penjualan barang dan membuat Laporan Penjualan 4. Salinan Bon dan Laporan Penjualan diserahkan ke Supervisor Administrasi Penjualan 5. Supervisor Administrasi Penjualan memeriksa apakah jumlah uang yang diterima sesuai dengan Laporan Penjualan dan Bon penjualannya 6. Jika sudah sesuai,maka Supervisor akan memberi paraf dan mengarsipkan Laporan dan Bon tersebut. Jika tidak sesuai, akan dikembalikan ke Kasir untuk dikoreksi. 7. Laporan Penjualan yang telah di paraf disimpan oleh Supervisor. Buatlah flowmap untuk proses bisnis / prosedur di atas, diawali dengan menentukan entitas eksternal dan entitas internal, membuat tabel entitas kegiatan, dan kemudian menggambarkan flowmap.

Proses Bisnis Dalam Flowmap

Page 5