2.0 DEFINISI MEMO, MINIT MESYUARAT DAN BERITA 2.

1 Memo Abdul Sukor Shaari, Nuraini Yusoff dan Mohd Isha Awang (2003) berkata perkataan memo adalah singkatan dari perkataan memorandum di mana tujuan pengirimnya untuk mengingatkan penerimanya tengtang sesuatu hal. Ia memainkan peranan penting sebagai salah satu saluran perhubungan di antara ahli-ahli organisasinya. Komunikasi melalui memo, penyampai dapat memberikan maklumat yang lengkap, tepat dan pantas kepada penerimanya mengikut keperluan atau kehendak pengirim yang telah disampaikan dalam bentuk memo. Penerimaan memo oleh sesetengah individu telah di salah tafsir sebagai sesuatu yang bersifat negatif. Contohnya seperti individu tersebut telah melanggar peraturan dan telah dikenakan tindakan salah laku. Hal ini merupakan satu tanggapan yang salah dan perlu diperbetulkan persepsi masyarakat kita.

2.2 Minit Mesyuarat Menurut Sulaiman Masri, Abdullah Yusof dan dan Mohd Raai Shaari (2003) perkataan minit itu sendiri bermaksud catatan atau laporan bagi mesyuarat. Perkataan mesyuarat pula memberi makna perjumpaan dalam suasana perundingan yang mahu membincangkan sesuatu seperti agenda atau perkara yang akan diputuskan. Abdul Sukor Shaari, Nuraini Yusoff dan Mohd Isha Awang (2003) mendefinisi minit mesyuarat sebagai dokumen bertulis yang mencatatkan perkara-perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Ia menyatakan maklumat-maklumat seperti individu yang terlibat, agenda, cadangan dan keputusan yang telah diperseujui bersama dan tindakan yang akan diambil. Kesimpulannya minit mesyuarat adalah satu dokumen bertulis yang rasmi yang diadakan untuk mencatat dan merekodkan perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat.

2.3 Berita Berita menurut Sulaiman Masri, Abdullah Yusof dan dan Mohd Raai Shaari (2003) dinyatakan sebagai cerita dalam surat khabar atau cerita yang dibaca oleh juruhebah media elektronik. Kandungan berita adalah fakta tetapi tidak semua fakta boleh dianggap sebagai berita. Manakala menurut seorang editor New York Sun, berita adalah laporan setiap saat atau sesuatu yang menarik bagi pembacanya dan berita terbaik dinilai mutunya oleh para pembaca. Ia merupakan gabungan fakta dan peristiwa-peristiwa ynag menimbulkan rasa ingin ahu dalam diri kalangan pembaca. Rumusnya, berita dapat disimpulkan sebagai satu kenyataan yang dilaporkan tentang perkara atau peristiwa yang telah berlaku dengan kadar yang segera untuk pemberitahuan orang ramai.

2.4 Rencana Rencana merupakan penulisan berbentuk bebas. Sulaiman Masri, Abdullah Yusof dan dan Mohd Raai Shaari (2003) berkata rencana adalah suatu karangan yang menarik, iaitu berupaya merangsang minat pembaca seboleh mungkin, untuk mengikuti perjalanan hasil tulisan tersebut dari dari titik mula hingga ke nokatah terakhir.

3.0 CONTOH MEMO, MINIT MESYUARAT DAN BERITA

3.1 Contoh Memo INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS TUN HUSSEIN ONN KM 7.75, JALAN KLUANG 83000 BATU PAHAT, JOHOR Kepada Daripada Rujukan Semua anggota Majlis Perwakilan Pelajar Yang diPertua Majlis Perwakilan Pelajar IPTHO : 101/3 (2)

Tarikh

8 Mac 2010

Perkara

Mesyuarat Kejohanan Trek dan Padang

Perkara di atas dirujuk. 2. Adalah dimaklumkan pada Kejohanan Trek dan Padang akan bermula pada 30 Mac 2010. Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) telah diminta untuk menguruskan dan mengelola kejohanan ini dengan bantuan dan kerjasama pihak pentadbiran. 3. Sehubungan dengan itu, pada 10 Mac 2010 ini satu mesyuarat akan diadakan. Semua ahli MPP diminta menghadirkan diri ke mesyuarat tersebut. Berikut adalah butir-butir mesyuarat: Tempat: Bilik Gerakan JPP Waktu :9.30 pagi Tarikh :10 Mac 2010

3.1 Semua anggota diminta hadir pada waktu yang ditetapkan.

3.2 Sekiranya terdapat sebarang pindaan, ia akan dimaklumkan terlebih dahulu. Jika ada yang tidak dapat menghadirkan diri sila maklumkan kepada setiausaha. Sekian dimaklumkan, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Yang menjalankan tugas, Karim (KARIM B MASBUK) Yang diPertua Majlis Perwakilan Pelajar Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn

3.2 Contoh Minit Mesyuarat Berikut adalah contoh minit mesyuarat bagi Mesyuarat Agung Tahunan SMK Beringin.

MESYUARAT KEJOHANAN TREK DAN PADANG IPG KAMPUS TUN HUSSEIN ONN KALI KE-18

Tarikh : 10 Mac 2010 Masa : 9.30 pagi

Tempat : Bilik Gerakan JPP

KEHADIRAN : Hadir : (Yang diPertua) (Naib Yang diPertua) (Setiausaha Agung Kehormat) (Bendahari Agung Kehormat) (Exco Kebajikan dan Kauseling) (Exco Asrama) (Exco Kerohanian dan Dakwah Tarbiah) (Exco Sukan dan Rekreasi) (Exco ICT dan Penerbitan) (Exco Protokol dan Tugas-Tugas Khas)

1. Karim bin Masbuk 2. Maimunah binti Salam 3. Suhaila binti Mahmud 4. Hayati binti Abdul Hadi 5. Mohd Agus bin Hassan 6. Ahmad bin Roslan 7. Sidek bin Ahmad 8. Ahamad bin Ariff 9. Safuan bin Ramli 10. Nurhidayah binti Yahaya

Tidak hadir : 1. Mariah bt Jalil 2. Rohani bt Fauzi Jumlah ahli hadir : 13 orang Jumlah Keseluruhan : 15 orang (Surat cuti sakit) (Praktikum)

AGENDA MESYUARAT: 1.0 Ucapan Alu-Aluan oleh Pengerusi Yang diPertua Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) Karim bin Masbuk sebagai pengerusi mesyuarat telah mengalu-alukan kedatangan semua ahli MPP yang hadir pada mesyuarat kali ini.

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Lalu Pengesahan minit mesyuarat yang lalu telah disahkan oleh Hayati bt Abdul Hadi. Beliau turut mencadangkan supaya mesyuarat pada kali ini diteruskan. Pengesahan dan cadangan beliau tersebut disokong oleh Safuan bin Ramli.

3.0 Perkara Berbangkit Tiada perkara berbangkit.

4.0 Perbincangan Persiapan Hari Sukan

Perkara 4.1 Senarai nama rumah sukan

Perincian Penyenaraian ahli-ahli rumah sukan untuk setiap pelajar telah dibuat kecuali untuk pelajar

Tindakan Setiausaha Agung

Reka Bentuk dan Teknologi ambilan Julai 2009 Kehormat yang gagal menyerahkan senarai nama rumah sukan mereka pada waktu yang telah ditetapkan. Untuk menyelesaikan masalah ini, senarai nama tersebut akan diminta sekali lagi dengan kadar yang segera.

4.2 Persiapan trek dan padang

Ahamad b Ariff mencadangkan pada hari Rabu dan Khamis, 13 dan 14 Mac 2010, pelajar-pelajar PPISMP ambilan Januari 2010 TESL Kumpulan 1, TESL Kumpulan 2, TESL Kumpulan 3 dan TESL Kumpulan 4, akan bekerjasama membuat
6

Exco Sukan dan Rekreasi

garisan padang dibawah seliaan Encik Kamarudin b Top, pensyarah Jabatan Pendidikan Jasmani dan Kesihatan dan pelajar PISMP ambilan Julai 2008 opsyen PJ/BM/BI. Cadagan disokong oleh Safuan b Ramli.

4.3 Pengurusan

Untuk memudahkan pengurusan, setiap rumah akan dikehendaki membuat senarai nama ahli yang terlibat dalam aktiviti-aktiviti sebelum dan pada hari tersebut seperti persiapan khemah, pasukan kawad kaki dan atlet-atlet yang akan bertanding.

Naib Yang diPertua dan Exco Sukan dan Rekreasi

4.4 Latihan rumah sukan

Jadual latihan rumah sukan, saringan dan pertandingan acara akan dikeluarkan supaya tidak berlaku kesulitan dan pertindihan antara rumah mahu pun antara acara.

Exco Protokol dan Tugas Khas dan Exco ICT dan Siara

4.5 Mesyuarat antara MPP dengan ketua rumah sukan

Satu mesyuarat antara Exco Sukan dan Rekreasi Yang diPertua dan dan ketua-ketua rumah sukan akan diadakan pada semua ahli MPP tarikh 16 Mac 2010. Satu memo panggilan akan dikeluarkan untuk perkara ini.

4.6 Bajet kewangan

Penganjuran Kejohanan Trek dan Padang pada kali ini telah mendapat sumbangan daripada Koperasi IPTHO Bhd. Selain itu penajaan juga telah berjaya diperolehi daripada Gardenia (M) Sdn. Bhd. dan Milo Sdn. Bhd. cawangan Batu Pahat.

Bendahari Agung Kehormat

5.0 HAL-HAL LAIN Yang diPertua menyeru semua ahli MPP memberi kerjasama dan bergerak agresif supaya perjalanan Kejohanan Trek dan Padang kali ini akan berjalan lancar.

6.0 PENANGGUHAN MESYUARAT Yang diPertua mengucapkan terima kasih sekali lagi kepada semua ahli MPP yang hadir yang hadir. Beliau menjemput hadirin untuk mnikmati minum pagi yang disediakan. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 11.30 pagi.

Direkod oleh,

Suhaila
(SUHAILA BINTI MAHMUD) Setiausaha Agung Kehormat Majlis Perwakilan Pelajar

Tarikh: 11 MAC 2010

3.3 Contoh Berita

8

Kejohanan Trek dan Padang BATU PAHAT, 11 Mac. Semua warga IPG Kampus Tun Hussein Onn digegarkan lagi dengan Kejohanan Trek dan Padang yang telah diadakan secara besar-besaran. Kejohahan ini merupakan acara wajib dalam takwim IPG Kampus Tun Hussein Onn serta berobjektifkan untuk mendidik dan melatih para guru pelatih di sini dalam menguruskan kejohanan sukan. Selain itu juga, aktiviti ini juga bertujuan untuk menyemai jati diri kesukanan dalam individu guru pelatih. Kejohanan ini telah diadakan di padang IPG Kampus Tun Hussein Onn di mana ianya merupakan hamparan para guru pelatih menjalankan acara-acara Kejohanan Trek dan Padang. Menurut Karim bin Masbuk, Yang dipertua Majlis Perwakilan pelajar, sehari sebelum hari kejohanan, pelajar-pelajar PPISMP ambilan Januari 2010 TESL Kumpulan 1,2,3 dan 4 telah bersama-sama mengembleng tenaga memuat garisan padang di bawah seliaan En. Kamarudin bin Top, Pensyarah Pendidikan Jasmani dan Kesihatan. Manakala para pelajar lain membuat persiapan khemah dan juga perbarisan lintas hormat. Hal ini demikian, secara tidak langsung dapat mempraktikkan para guru pelatih dalam menguruskan sebarang kejohanan sukan sama ada secara sederhana ataupun besar-besaran apabila berada di sekolah kelak. Kejohanan ini telah berlangsung dengan lancar dan gilang-gemilang seiring dengan perasmian Kejohanan Trek dan Padang peringkat IPG Kampus Tun Hussein Onn kali ke-3 yang dirasmikan oleh Tuan Pengarah, Tuan Hj.Abd Aziz bin Abu Bakar. Perasmian ini diikuti dengan lima pukulan gong yang dilaksanakan oleh Ahmad bin Ariff, Exco Sukan dan Rekreasi. Tuan Pengarah berasa bangga dengan kejohanan kali ini kerana ianya diadakan dengan penuh berprestij dan komitmen yang tinggi oleh para pelajar kampus ini. Beliau juga berpuas hati dengan acara-acra yang dijalankan serta memberi sekalung pujian kepada para pelajar atas pengurusan Kejohanan Trek dan Padang yang cemerlang. Sebagai warga pendidik, kita seharusnya mengangkat martabat kesukanan dan olahraga agar ianya tidak hilang dek arus pemangunan selain dapat melahirkan generasi yang bukan sahaja cerdik pandai, tetapi juga sihat dan cergas sentiasa. Jelas beliau lagi.

Selain acara-acara olahraga seperti lumba lari, lompat jauh dan merejam lembing, kejohanan ini turut disulami dengan sukaneka kanak-kanak yang disertai oleh murid-murid Tadika Mesra Jaya yang berdekatan dengan kampus ini. Hal ini demikian, warga cilik tersebut dapat didedahkan dengan acara-acara olahraga yang dilaksanakan oleh para pelajar kampus ini. Menurut Naib Yang dipertua, Maimunah binti Salam, Kejohahan Trek dan Padang kali ini telah dapat memberi impak yang berkesan kepada dirinya dan rakan-rakan dalam menguruskan kejohanan dengan sempurna dan cemerlang. Beliau juga berharap agar kejohahanan ini mampu membuka minda para pelajar yang lain untuk mengambil pengajaran ataupun info sepanjang kejohahan ini berlangsung.

3.4 Contoh Rencana Penggunaan Kata Pinjaman Dalam Contoh Memo, Minit Mesyuarat Dan Berita Bahasa Melayu banyak menggunakan kata pinjaman untuk memperkayakan perbendaharaan katanya.Kata pinjaman tersebut diambil daripada bahasa asing contohnya seperti bahasa Inggeris, Portugis, Arab dan Jawa. Peminjaman kata ini berlaku kerana banyak faktor. Salah satunya seperti berlaku proses asimilasi apabila Portugis dan Inggeris menjajah Tanah Melayu pada masa itu. Kata pinjaman daripada Arab pula berlaku kesan daripada aktiviti perdagangan dan dakwah yang pesat pada zaman Kesultanan Melayu Melaka dahulu. Penggunaan kata pinjaman semakin meluas apaila dunia semakin maju dan moden. Istilah-istilah dalam idang sains dan teknologi anyak diambil daripada ahasa Inggeris.

Tidak terkecuali dalam urusan komunikasi. Lisan atau bertulis, kedua-duanya terbias dengan dengan fenomena bahasa ini. Dalam contoh penulisan memo, minit mesyuarat dan berita seelum ini kata pinjaman telah digunakan dengan meluas sekali. Antaranya seperti dalam jadual dibawah. Pegunaan kata pinjaman ini telah melengakapkan makna ayat dan meluaskan sari kata bahasa Melayu.

10

Bil. 1 2 3 4 5 6 7 institute campus track exco protocol

Inggeris menjadi menjadi menjadi menjadi menjadi institut kampus trek exco protokol kaunseling minit

Arab Musyawarah menjadi Tawarikh Tarbiyyah Majalais Takwim menjadi menjadi menjadi menjadi mesyuarat tarikh tarbiyah majlis takwim

counselling menjadi minute menjadi

11

5. 0 REFLEKSI Apabila saya dieri tuhasan ini, saya mula mencari sumer rujukan yang erkaitan untuk menyiakna tugasan ini. Saya telah erdepan aanyak caaran dan halangan semasa proses menyiapkan tugasan ini. Pada mulanya saya berasa tugasn ini sangat mencabar kerana ia memerluksn kemahiran menukis dan mengarang seseorang untuk menghasilkan memo, minit mesyuarat, berita dan rencana. Unuk mengaasi masalah ini, saya telah berbincang dengan pensyarah pembimbing dan juga rakan-rakan. Alhamdullilah, mereka banyak membantu saya selama ini. Selepas saya menyiapkan KKBI Bahasa Melayu I ini, saya telah menyedari peri pentingnya komunikasi bertulis dalam sesuatu organisasi, jabatan atau komuniti itu sendiri. Pada pandangan saya komunkasi bertulis perlu diperluaskan penggunaannya, terhad terhad kepada urusan atau perkara sahaja. Satu bentuk komunikasi ertulis yang makin dilupakan sekarang ialah surat. Hal ini erlaku kerana kemunculan pelagai jenis teknologi yang memudahkan manusia berhubung dengan pantas. Situasi ini perlu mendapat perhatian kerana anak-anak muda semakin melupakan keindahan bahasa ibunda mereka. Akhir sekali, keperluan tugasan ini dalam tajuk rencana juga dalam telah banyak menambah pengetahuan saya tentang kosa kata bahasa Melayu. Kini saya telah mengetahui asal usul kata dalam bahasa Melayu. Sebagai seorang rakyat Malaysia khususnya bangsa Melayu saya seharusnya mengambil tahu lebih banyak tentang bahasa ibunda ini dalam usaha memartabatkan bahasa Melayu di peringkata antarabangsa.

12

LAMPIRAN Tajuk 1. Bahasa Melayu Komunikasi 2. Memo 3. Minit Mesyuarat 4. Bahasa Melayu: Dimensi pengajaran dan Pembelajaran 5. Ketrampilan Menulis 6. Penulisan Karangan Umum (Tak Berformat) 7. Muka Surat 14 17 18 19 21 22 25 26 31 32 36

13