Project Charter Sistem Informasi Sekolah

Disusun oleh: Project Manager Agus Darmawan Anggota Widyarto !yan "ayuad#i Arum &aeliyatul 'hikmah (ardiana Dwi trisnawati )ery )istiawan !isna *uniati Anggita H1L00801 H1L0080$% H1L0080 7 H1L0080%1 H1L008081 H1L0090$+ H1L008079

',(,&-,!IA& .,&DIDI'A& &ASI/&AL 0&I1,!SI-AS 2,&D,!AL S/,DI!(A& )A'0L-AS SAI&S DA& -,'&I' 20!0SA& (I.A .!/3!A( S-0DI -,'&I' I&)/!(A-I'A .0!W/',!-/ 4011

Daftar Isi
Daftar Isi................................................................................................ 1 Project Charter...................................................................................... 2 SISTEM INFORMASI SEKOLAH................................................................

.ro#e5t 6harter
2udul .royek : Sistem Informasi Sekolah

-anggal (ulai .royek : 22 Januari 2011 -anggal Akhir .royek : 22 Mei 2011 &omor 'ontrak Informasi Anggaran : .... : Perusahaan 10thLoading menganggarkan Rp 0.000.000!"

untuk pro#ek ini. $ia#a teralokasi untuk pekerjaan manajer pro#ek sekitar 10 jam per minggu selama empat %ulan! sta& internal lainn#a '(10 jam per minggu selama empat %ulan! dan untuk instalasi so&t)are di sekolah #ang mem%eri pro#ek. (ana#er .royek -u#uan .royek : Agus Darma)an : Mem%uat aplikasi %er%asis )e% ser*ice untuk mem%antu

mengelola pela#anan pengelolaan data sekolah dengan metode %aru +melalui )e%, dalam peningkatan pela#anan anggota sekolah secara le%ih cepat dan e&isien. -o&t)are ini akan mencakup %e%erapa &itur #ang %isa digunakan oleh user +calon sis)a.sis)i, antara lain : presensi dan data kehadiran! data sis)a! data guru dan kar#a)an! kehadiran sis)a! kehadiran guru dan kar#a)an! kedisiplinan! keuangan sis)a! honor guru! pengumuman! data instansi! dan cadangan data. $e%erapa %agian )e% %e%as diakses pu%lik! sedangkan %agian lainn#a han#a dapat diakses oleh anggota sekolah. .endekatan: Melakukan pertemuan langsung dengan klien +pihak sekolah, untuk mendapatkan re/uirement"re/uirement #ang di%utuhkan. Melakukan re*ie) terhadap template internal dan eksternal serta contoh"contoh dokumen manajemen pro#ek. Melakukan riset perangkat lunak untuk men#ediakan jaminan keamanan dan mengelola input dari user.

Mengem%angkan so&t)are dengan pendekatan iterati&! mengumpulkan umpan %alik dari user. .eranan dan -anggung 2awa7

&ama Agus Darma)an R#an Adji

.eranan Project Manager

.osisi Project Manager

Informasi 'ontak august0generous(#ahoo.co.id r#an%a#uadji(#ahoo.com

$a#u Anggota 1im -o&t)are Anal#st Anggota tim

2er# 2istia)an 7id#arto Mardiana D)i 1risna)ati Arum 8aeli#atul 9hikmah Risna :uniati Anggita

-o&t)are De*eloper 3nitial0e4 56rh(#ahoo.com +progammer,

Anggota 1im -o&t)are De*eloper 7id#0arto(#ahoo.com +progammer, Anggota 1im -o&t)are De*eloper nha0triest#(#ahoo.co.id +progammer, Anggota 1im -o&t)are De*eloper arum.cute16(#ahoo.co.id +progammer,! dokumentator Anggota 1im Representati& klien nana.cantikk(#ahoo.com

SIS-,( I&)/!(ASI S,'/LAH

18 Introdu5tion9"a5kground Pendidikan merupakan salah satu modal kemajuan dari suatu %angsa! sistem pendidikan #ang %aik ditunjang dengan &asilitas #ang %aik merupakan tantangan utama dalam usaha peningkatan mutu pendidikan . -ejalan dengan ;3-3 kami #aitu: <Meningkatkan -um%er Da#a Manusia di %idang 1eknologi 3n&ormasi.= Maka kami mengem%angkan se%uah so&)are +-istem 3n&ormasi -ekolah, untuk mem%antu pengelolaan data penting di sekolah dan merupakan salah satu %entuk pengenalan 1>98?L?@3 382?RMA-3 pada sis)a.sis)i +generasi penerus %angsa,! sehingga para murid dapat merasakan secara langsung keuntungan dari 1eknologi 3n&ormasi itu sendiri.

2itur"&itur #ang terdapat pada -3 -ekolah antara lain: Data -is)a Data @uru.9ar#a)an 9ehadiran -is)a 9ehadiran @uru.9ar#a)an Data 9egiatan 9edisiplinan Jad)al Mengajar 9euangan -is)a Aonor @uru

48 "usiness /7#e5ti:e 1eknologi 3n&ormasi %erperan penting dalam memper%aiki kualitas suatu 3nstansi. Penggunaann#a tidak han#a se%agai proses otomatisasi terhadap akses in&ormasi! tetapi juga menciptakan akurasi! kecepatan! dan kelengkapan se%uah sistem #ang terintegrasi !sehingga proses organisasi #ang terjadi akan e&isien! terukur dan &leksi%el. $ahkan de)asa ini perkem%angan 1eknologi 3n&ormasi mulai mendapat sam%utan positi& dari mas#arakat. Perkem%angann#a tidak han#a disam%ut dan dinikmati oleh kalangan %isnis maupun pemerintah saja! tetapi juga mulai meram%ah dalam dunia pendidikan. karena ketersediaan in&ormasi #ang terintegrasi makin penting dalam mendukung upa#a menciptakan generasi penerus %angsa #ang kompetiti&. 1eknologi in&ormasi menjadi ke%utuhan #ang tak dapat dita)ar lagi! karena ketersediaan in&ormasi #ang terintegrasi makin penting dalam mendukung upa#a menciptakan sistem #ang e&isien dan kompetiti&. $8 6urrent Situation and .ro7lem9/;;ortunity Statement 9e%an#akan sekolah tidak memiliki manajemen #ang %aik. Mereka masih menggunakan sistem pencatatan manual sehingga sangat tidak e&ekti&. Ada %an#ak masalah #ang menjadikan %an#ak kesempatan untuk mem%uat aplikasi terkomputerisasi. -ehingga diharapkan sekolah #ang menggunakan aplikasi ini %isa le%ih e&ekti& dengan manajemen #ang terkomputerisasi. +8 6riti5al Assum;tion and 6onstraints -istem 3n&ormasi -ekolah harus dapat mem%erikan man&aat #ang signi&ikan %agi pihak sekolah dalam hal kemudahan memperoleh akses tentang in&ormasi sekolah terse%ut. Pengguna dapat mengakses dengan cara online. ?leh karena itu! sistem harus mudah diakses oleh pengguna. -istem selalu %ekerja dengan %aik tanpa adan#a ham%atan #ang %ersi&at teknis maupun personal +human error,. Project manager harus selalu sigap atas adan#a permasalahan #ang mengganggu kinerja sistem khususn#a #ang %erhu%ungan dengan la#anan terhadap klien. -istem harus dapat dijalankan pada hard)are dan so&t)are #ang sudah ada! dan dapat meminimasi ke%utuhan dukungan teknis. 8 Analysis of /;tions and !e5ommendation 1erdapat tiga opsi untuk oportuniti terse%ut: 1. 1idak adan#a la#anan -istem 3n&ormasi -ekolah tidak mempengaruhi dari %isnis perusahaan terkait! 2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi. B. Melakukan perancangan dan implementasi dari la#anan ini dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak #ang telah ada.

"

%8 .reliminary .ro#e5t !e<uirements

2itur utama dari pro#ek -istem 3n&ormasi -ekolah mencakup:

1. Proses pengisian data kehadiran pada -istem 3n&ormasi -ekolah dapat dilakukan secara manual +menggunakan ke#%oard,! %arcode scanner! maupun &ingerprint scanner. 2. Pen#ajian laporan data kehadiran pega)ai #ang sangat detil dan memudahkan dalam memeriksa data @uru! 9ar#a)an! dan para murid .
B. Data sis)a digunakan untuk mengelola in&ormasi penting tentang sis)a #ang terda&tar di sekolah. 2itur ini dapat mem%antu anda dalam mengelola!menam%ah data sis)a!mengedit kenaikan kelas.

4. Data @uru dan 9ar#a)an digunakan untuk mengelola in&ormasi penting tentang tenaga pengajar maupun kar#a)an"kar#a)an #ang terda&tar di sekolah Anda! seperti %iodata! pangkat! ja%atan! alamat! status %ekerja! shi&t kerja dan lain"lain.
C. Data #ang dimasukkan akan tersimpan pada data%ase sehingga kapanpun diperlukan untuk %er%agai keperluan! Anda dapat memprosesn#a dalam )aktu #ang cepat. '. Memeriksa data kehadiran sis)a! proses pencarian data kehadiran dan pem%uatan laporann#a sangat mudah dan cepat. Pencarian data kehadiran sis)a dapat dilakukan %erdasarkan nama.83- sis)a tertentu pada suatu periode )aktu . 6. 1erdapat data%ase tentang peraturan sekolah %eserta <poin hukuman= #ang akan dikenakan untuk setiap pelanggaran kedisiplinan #ang dilakukan sis)a! sehingga setiap -is)a.sis)i #ang melakukan pelanggaran maka secara otomatis akan mendapatkan poin hukuman sesuai dengan %entuk pelanggaran #ang dilakukan..

. 2itur ini digunakan untuk mem%uat data pem%a#aran %ia#a pendidikan sis)a! seperti -PP! uang pem%angunan! dll. Data pem%a#aran terse%ut dapat ditampilkan dalam %er%agai &ormat laporan #ang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan e*aluasi! seperti : " Laporan sis)a #ang %elum melakukan pem%a#aran " Laporan sis)a #ang sudah melakukan pem%a#aran 5. 2itur ini digunakan untuk mengelola data tentang honor guru. -istem 3n&ormasi -ekolah juga men#ediakan &asilitas : " mem%uat komponen"komponen honor guru! " " " update honor guru mem%uat laporan"laporan #ang %erkenaan dengan honor guru.kar#a)an. mem%uat slip honor guru

" mem%uat tunjangan %erdasarkan ja%atan 10. Pengumuman digunakan untuk mem%uat pengumuman dan in&ormasi singkat #ang akan disosialisasikan kepada seluruh @uru! kar#a)an dan murid.3nstansi digunakan untuk mengatur in&ormasi dan tampilan program sehingga sesuai dengan instansi. 11. Dadangan data digunakan untuk mem%uat %ack up data. Proses %ack up data sangat penting dilakukan untuk menghindari hal"hal #ang tidak diinginkan pada

data #ang ada seperti data terhapus! harddisk rusak dan se%again#a. 12. Proses %ack up data pada program ini dapat dilakukan secara manual maupun otomatis. -etelah data di %ack up ke harddisk! perlu dilakukan pemindahan data
secara reguler dari harddisk ke DD atau D;D dan disimpan ditempat #ang aman.

78 "udget ,stimate and )inan5ial Analysis >stimasi %ia#a pro#ek se%esar Rp 0.000.000!". 9isaran terse%ut didasarkan pada )aktu #ang diluangkan anggota tim +termasuk project manager, untuk mengerjakan pro#ek 10 jam per minggu selama 4 %ulan dengan %a#aran Rp 100.000!".jam +untuk project manager, dan Rp C0.000!".jam untuk ' sta& lainn#a. total 10 jam E 4 minggu E 4 %ulan E +Rp 100.000!" F ' E (Rp C0.000!", G Rp '4.000.000!" -elain itu saat so&t)are di%uat diperlukan %ia#a untuk menginstalasi so&t)are. $ia#a terse%ut se%esar Rp '.000.000!" ditam%ah dengan pengadaan alat tam%ahan seperti %arcode scanner dan &inger scanner seharga Rp 10.000.000!". -etelah pro#ek selesai! diperlukan adan#a %ia#a untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap tahun se%esar Rp B.000.000!". -elain itu karena adan#a &itur tam%ahan pada aplikasi ini seperti %arcode scanner! maupun &inger scanner +sidik jari, ! maka diperlukan adan#a %ia#a maintenance se%esar Rp 2.000.000!" tiap tahunan. 1otal %ia#a tahunann#a se%esar Rp C.000.000!". $ene&it #ang diperoleh sekolah dengan menggunakan aplikasi ini %erasal dari memudahkan kontrol di*isi! indi*idu dan kehadiran pega)ai dan memudahkan dalam mengolah data kehadiran guru! kar#a)an dan sis)a. Jika menggunakan cara kon*ensional +a%sensi langsung,! sekolah mem%utuhkan paling tidak le%ih dari 2 pega)ai untuk melakukan pencatatan! sedangkan setelah menggunakan aplikasi ini! sekolah cukup menggunakan 1 orang #ang mengelola s#stem pencatatan kehadiran sehingga sekolah menghemat tenaga kerja se%an#ak H B orang. 1otal penghematan terse%ut +dalam %entuk rupiah, #ang dipro#eksikan tiap tahunn#a adalah B orang (12 %ulan E Rp 1.000.000!". %ulan G Rp B'.000.000!" >Ehi%it A mem%erikan ringkasan %ia#a pro#ek dan man&aat serta menunjukkan estimasi 8et Present ;alue +8P;,! Return o& 3n*estment +R?3,! dan tahun terjadin#a pa#%ack. Juga terdapat da&tar asumsi #ang di%uat dalam men#usun analisis &inansial a)al ini.. >stimasi pa#%ack adalah dalam satu tahun! 8P; %ernilai Rp 15.600.000!". 88 S5hedule ,stimate Iser menginginkan pro#ek diselesaikan dalam )aktu enam %ulan! tapi terdapat %e%erapa &leksi%ilitas dalam jad)al.

98 .otential !isks 1erdapat %e%erapa resiko pada pro#ek ini. Resiko ter%esar adalah kesalahan dalam memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan in&ormasi kedalam sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang in&ormasi ter%aru! misalkan pihak sekolah lupa memasukan kehadiran sis)a.i! guru dan kar#a)an apa%ila telat datang ke sekolah. Resiko terdapat pada sistem reser*asi apa%ila terdapat anggota sekolah #ang melakukan tindakan iseng dengan menga%sensikan anggota sekolah lain #ang tidak hadir. 1erdapat %e%erapa risiko teknis dalam memilih tipe so&t)are #ang digunakan untuk search pada sistem! pemeriksaan keamanan! proses pem%a#aran! dan lain"lain. Resiko %isnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem #ang tepat guna sehingga pihak sekolah tidak merasa rugi dalam mengin*estasikan )aktu dan uang pada pro#ek dan dapat memperoleh man&aat #ang diinginkan.

108 ,=hi7its
Tingkat Diskon Asumsi : Proyek diselesaikan dalam 4 bulan 0 Cost Dis!ount "a!tor Dis!ounted !ost 1 4000000 4000000 1 5000000 0#$5 4&50000 5%

Tahun 2 5000000 0#$0 4500000 3 5000000 0#%5 4250000 &&500000

'ene"it Dis!ount "a!tor Dis!ounted bene"it

0 1 0

3 000000 0#$5 34200000

3 000000 0#$0 32400000

3 000000 0#%5 30 00000 $&200000

Dis!ounted bene"it(!ost A!!umulated bene"it(!ost

( 4000000 ( 4000000

2$450000 (34550000

2&$00000 ( 50000

2 350000 1$&00000 )P*

+ayba!k tia+ tahun

Asumsi(asumsi : Cost tahun +ertama : Pro,e!t manager : 1 0 ,am - .+ 100#000/(0,am 1 000000

1ta" lain 21 0 ,am - .+ 50#000/( 'iaya instalasi 1o"t3are Total Cost tahun +ertama

4%000000 000000 %0000000

Cost tahunan setelah +royek selesai : 4aintenan!e 5 biaya koneksi ,aringan 'iaya maintenan!e alat 6'ar!ode 5 7inger Print8 Total !ost tahunan 3000000

2000000 5000000

'ene"it : Penghematan +ega3ai 9a,i 1 +ega3ai tia+ bulan Total +enghematan +ega3ai tia+ tahun 12 - 3 - .+ 1#000#000/( 3 000000 3 1000000

118 S5hedule

&

Jad)al ta%el kerja pro#ek pada ta%el 1. -a7el 18 Jad)al Pelaksanaan 9erja Pro#ek &o8 'egiatan 'er#a .royek 3 1. 2. B. 4. Persiapan Pengam%ilan data primer Pem%uatan -istem 3n&ormasi Pen#usunan laporan 33 "ulan 333 3;

1'