+

Event management

Event?

Pameran, pertunjukan, festival dengan syarat

adanya penyelenggara, peserta dan/atau
pengunjung

Event
Suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan
oleh sebuah organisasi dengan
mendatangkan orang-orang ke suatu tempat
agar mereka memperoleh informasi atau
pengalaman penting serta tujuan lain yang
diharapkan penyelenggara

+
Event

Event merupakan sebuah kegiatan yang biasanya

dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian dari media,
klien, perusahaan, atau produk. (Jim Macnamara (1996)

Event
A significant situation or promotional happening that has a
central focus and captures the attention and involvement
of the target audience (Duncan 2002:635)
(Merupakan sebuah situasi yang signifikan atau usaha
promosi yang memiliki fokus sentral dan mencoba
menangkap perhatian dan keterlibatan dari target
audiensnya.)

Manajemen event

Manajemen even merupakan bagian dari ilmu manajemen

yang menciptakan dan mengembangkan sebuah kegiatan
dengan tujuan untuk mengumpulkan orang-orang di suatu
tempat, melakukan serangkaian aktivitas yang teratur untuk
memeroleh suatu ingormasi atau menyaksikan suatu kejadian
(Kenedy, 2009:1)

Kaitan antara manajemen event

dengan komunikasi ?
Manajemen event

Communication for event

- Audience / target market
- staff/team members

Program Strategy

Manajemen event dalam ranah

komunikasi
Strategi visual dan pesan

Komunikasi antar individu

Kualitas komunikasi
dalam Manajemen event

Seleksi dan penempatan media

Promosi
(promosi event atau event untuk promosi)
etc

Fungsi event
menciptakan pengalaman bagi audience/
Konsumen
serta mempromosikan produk ,baik
barang, jasa dan ide-ide.
Contoh : ligiana campina untuk
mempromosikan es krim campina

Fungsi event
membantu position atau reposition suatu
merek dengan menjadi bagian aktifitas
tertentu. Contoh : event ligana campina,
maka campina sebagai penyelenggara
(maupun sponsor) dapat lebih dikenal dan
diasosiasikan dengan sportivitas olah raga
dan kesehatan,

Tujuan Event Marketing ..(1)

(Duncan 2002:635)
To involve target audience
untuk mempengaruhi target audience, misal dengan adanya
eventIndomie Jingledare menyebabkan target indomie yang
kateogri usia remaja semakin aware, dan dekat dengan
produk indomiee
To associate a brand with certain activity,
lifestyle or person
Dengan membuat event, maka brand dapat diasosiasikan
dengan kegaitan tertentu, gaya hidup atau jenis kelompok
masyarakat tertentu
Misal : Indomiee dengan membuat jingle dare dapat
diasosiasikan sebagai perusahaan yang emndukung
kreativitas temaja terutama golongan anak band

Tujuan Event Marketing ..(2)

(Duncan 2002:635)
To reach hard to reach audience
Dengan adanya event diharapkan orang-orang yang sulit diraih oleh
produsen dapat tertarik pada brand atau produk
Misal : misal event kokocruch menarik orangtua untuk membelikan putraputrinya cereal, meskipun dahulu lebih mengutamakan nasi untuk sarapan.
To increase brand awareness
Dengan membuat event, maka merek akan semakin dikenal masyarakat
yang mengikuti atau menyaksikan event yang dibuat.
Contoh : event yang dibuat oleh cococrunch sehingga orang-orang
mengenal produk sereal cococrunch
To provide a platform of brand publicity
Dengan adanya event, maka dapat menarik media untuk memberitakan
event yang pada akhirnya membawa nama perusahaan pembuat event .

Jenis event
Mengadakan sendiri (Created Events)
perusahaan ice cream campina membuat acara ligana Campina ,
perusahaan cococrunch mengadakan acara festival anak cococrunch
ikut berpartisipasi (participating events)
inacraft berpartisipasi dalam event yang diselenggarakan majalah
CitaCinta
mendirikan stand dalam Jakarta Fair

mensponsori suatu event (event sponsorship)

perusahaan rokok djarum mensponsori football superleague,
JavaJazz disponsori oleh Sampoerna Mild.

Bentuk event..(1)
Festival:

Festival dongeng BOBO

Music festival event music
Fashion festival = Milan fashion week
Sport event = Liga anak campina

Fair:

misalnya Jakarta Fair. Termasuk juga acara yang sama

berkaitan dengan kegiatan bazar, pameran, pertunjukan dan
lain sebagainya.
Parade:
misalnya menghadapi Hari Nasional (Proklamasi
Kemerdekaan) diselenggarakan Parade Mobil Hias Bunga dan
Parade Senja.

Bentuk event..(2)
Seminar:
Termasuk bentuk pertemuan (Summit, Meeting,
Conference) tertentu baik secara internal, nasional,
maupun regional yang dikaitkan dengan peristiwaperistiwa tertentu (istimewa).
Open House:
misalnya acara pameran dan informasi perguruan
tinggi yang diselenggarakan setiap tahun ajaran
baru.
etc

+ 5Ws:
pertanyaan penting yang digunakan untuk
mengembangkan konsep event

When
Who

Why

Where

5Ws

What

+ 5Ws:
pertanyaan penting yang digunakan untuk
mengembangkan konsep event ..(1)
Why is the event being held?
Mengapa event ini dilakukan? Harus ada alasan yang menarik yang
menegaskan pentingnya mengadakan dan terus melanjutkan event ini.
Who will be the stakeholders in the event?
Siapa yang berkepentingan dalam penyelenggaraan event? Mereka
termasuk stakeholder internal seperti dewan direktur, komite, staf dan
audien atau tamu, dan stakeholder ekternal yaitu media dan politikus.
When will the event be held?

Kapan event akan diselenggarakan? Apakah waktunya cukup untuk

meriset dan merencanakan event tersebut? Apakah waktunya sesuai
dengan kebutuhan audien dan jika ini merupakan event yang diluar
ruangan, apakah masalah mengenai kondisi iklim juga diperhitungkan?

+ 5Ws:
pertanyaan penting yang digunakan untuk
mengembangkan konsep event..(2)
Dimana event akan berlangsung?

(Where) Pilihan mengenai tempat harus mewakili perundingan

yang terbaik antara kepentingan organisasi dalam event,
kenyamanan audien, aksesbilitas dan biaya.
What is the event content or product?
Bagaimana konsep acaranya? Ini harus sesuai dengan
kebutuhan, keinginan, dan harapan dari audien. Dan harus
sinergi dengan mengapa (why), siapa (who), kapan (when),
dimana (where) event akan dilakukan.

Goldblatt (2005) (dalam Bowdin, Glenn AJ Dkk, 2006: 107)

Basic of event planning..(1)

Target Audience Reach
Dalam memilih jenis event/sponsorship yang
akan diselenggarakan perlu diperhatikan
segemen dan target mana yang akan dicapai
oleh perusahaan.

Sebagai contoh LA Light ingin meraih segmen

pasar anak muda, maka perusahaan akan
membuat event atau mensponsori acara-acara
yang disukai oleh anak muda (pertandingan
olahraga LA Campus League, kompetisi LA
indie movie, LA Start Up, juga konser musik)

Basic of event planning..(2)

Compability With The Companys
or Brand Positioning
Beberapa jenis event/sponsorship secar
langsung berkaitan dengan produk
perusahaan seperti rokok sampoerna , Amild mensponsori IBL (event bola basket),
LA Light mensponsori Campus League,
HONDA mensponsori DBL tetapi beberapa
jenis event/sponsorship dipilh karena
kesesuaian image secara tidak langsung
dengan produk tersebut seperti Pocari
Sweat mensponsori event bulu tangkis .

Basic of event planning..(3)

Message Capacity
Perusahaan yang mensponsori suatu kegiatan
biasanya mendapatkan fasilitas untuk mendapatkan
manfaat dari kegiatan tersebut.
Contoh :
pada event olahraga perusahaan mendapatkan
fasilitas tempat untuk pemasangan logo brand
produk-produk perusahaan disekitar lokasi kegiatan
olah raga dan juga diliput oleh salah satu media
elekronik dan media cetak. Biasanya mereka dapat
sekaligus memasarkan dan menjual produk terhadap
konsumen yang datang pada acara tersebut.

+
sponsorship

SPONSORSHIP
Sponshorship

is financial support of an organization,

person or activity in exchange for brand publicity and
association(Duncan. 2002:640)
(Sponsorship adalah dukungan dana sebuah
organisasi, orang, atau aktivitas dalam rangka
ditukar dengan publisitas dan asosiasi merek)

event - sponsorship

Jenis sponsorship

Mission Marketing

cause related marketing

Event Sponsorship
Event Sponsorship Marketing
bentuk sponsorship yang mendekatkan brand
produk pada persepsi tertentu : olah raga, hiburan,
budaya, sosial, atau bentuk-bentuk lainnya yang
menarik perhatian public
Contoh :
Sport : Djarum menjadi sponsor dalam liga djarum
; X company membiayai Arema
Sponsor pegelaran seni : LA light menjadi
sponsor dalam Jakjazz Festifal
Sponsor kontes bakat : Supermi menjadi
sponsor dalam Indonesia mencari bakat

Mission Marketing
Mission marketing
Program that ties an organizations sponsorship effort to the
company mission (Duncan 2002:644)
Program diselenggarakan karena berkaitan dengan misi
perusahaan.
Contoh Mission Marketing
Pendidikan : Apple mengadakan media literacy untuk anak-anak
Riset : Shell menjadi sponsor penelitian penemuan mobil bahan
bakar hemat energy
Ekspedisi atau petualangan: DHL mendanai ekspedisi pendakian
mount everest
Penghargaan profesi : memberikan award bagi profesi tertentu .
Misal Canon dan UK Press Gazzete mensponsori pemilihan foto
pers terbaik (Press Picture of The Year) ; bakrie award

Caused Related Marketing

CRM
When a company with a product, image or service to
market, builds a relationship or partnership with a cause or
not for profit organization for mutual benefits (Business in
the community, UK).(Duncan 2002)
Cause related marketing (CRM) adalah aktivitas sponsorsip yang
dikemas bersama aktivitas PR, sales promotion dan charity perusahaan.
Perusahaan dapat berperan dalam mendesain peningkatan hubungan
antara pelanggan, publik dengan perusahaan pada cause tertentu

Contoh : sekian rupiah dari setiap pembelian Mc Donald disumbangkan

pada keluarga korban bom bali, sekian rupiah dari harga Republika
disumbangkan untuk program bea siswa dll

BEDA EVENT DAN

SPONSORSHIP ?
Event dan sponsorship terkait erat, dimana kedudukannya
saling melengkapi. pada intinya:

event lebih mengarah pada penyelenggaraan suatu

acara,

sedangkan sponsorship lebih mengarah pada pendanaan

pada acara tersebut

Intinya : event di sponsori

Sisi Gelap event - sponsorship

Event Ambushing
perusahaan-perusahaan yang bukan sponsor resmi
suatu even melakukan upaya pemasaran untuk
menyampaikan kesan mereka.
Misal : sponsor resmi IMB adalah susu zee, tetapi
dancow melakukan iklan besar-besaran dalam
penayangan acara Dream Girls, sehingga masyarakat
mengira yang menjadi sponsor adalah dancow
Resiko kegagalan event :
Perusahaan menanamkan investasi yang besar dalam
suatu event. Namun bila event tersebut bermasalah atau
terdapat kasus, maka pemberi sponsor ikut
menanggung akibatnya.