MPK DAN FM

Dua dokumen penting yang saling

berkaitan dan bantu membantu antara
satu sama lain.
Tanpa MPK, FM tidak memberi erti
sepenuhnya kerana satu-satu prosedur
tidak dilihat secara menyeluruh. Begitu
juga sebaliknya
Tanpa FM pula, MPK tidak bermakna dan
ia tidak dapat menunjukkan secara
terperinci apa yang dilakukan oleh
seseorang individu.
2

 Dapat memahami dengan jelas

tugas-tugas yang dilaksanakan
mengikut peraturan dan undangundang yang berkuatkuasa.
Mengetahui hubungan kerja
serta tugas dengan pegawai
atasan dan bawahannya.

SAMBUNGAN- Objektif

Mampu menyedia Manual Prosedur

Kerja dan Fail Meja sebagaimana yang
ditetapkan mengikut peraturan.
Dapat meningkatkan prestasi kerja
pegawai dan sekolah.
Menjimatkan masa kerja dengan
mengikuti garispanduan yang
disediakan.

PERBEZAAN MPK DAN FM

MPK

FM

Berasaskan fungsi dan

bidang tugas jabatan

Dokumen rujukan
peringkat individu/jawatan

Dokumen rujukan
peringkat Jabatan

Berasaskan tugas dan

Tanggungjawab individu

Satu MPK untuk

satu jabatan

Satu FM untuk
Satu jawatan

Mengandungi maklumat
menyeluruh mengenai
semua aktiviti dalam
jabatan

Mengandungi maklumat/
untuk mengendalikan
tugas yang ditetapkan
bagi satu-satu jawatan

KEBAIKAN MPK & FM

Semua prosedur dan peraturan kerja
di rekodkan sebagai bahan rujukan.
Mempunyai keseragaman dalam
pelaksanaan kerja.
Mematuhi peraturan organisasi
Mengurangkan kesilapan semasa
bekerja

SAMBUNGAN-Kebaikan MPK dan FM

Memudahkan kefahaman
tentang
bidang tugas kepada pekerja baru atau
yang bertukar ke sesuatu sekolah
baru.
Penetapan secara jelas tentang bidang
tugas dan halatuju seseorang pegawai.

MPK
Apa itu MPK ?
8

MANUAL PROSEDUR KERJA

(MPK)
Dokumen rujukan peringkat
Jabatan/Pejabat
Mengandungi maklumat yang memberi
gambaran menyeluruh mengenai
Jabatan/Pejabat
Mendokumentasikan secara sistematik
susunan cara bekerja
Hanya satu MPK disediakan bagi satu
Jabatan/Pejabat
9

KANDUNGAN MPK
Latar Belakang
Jabatan/Pejabat

Senarai
Borang-borang 8
Yang Digunakan

MANUAL
PROSEDUR
KERJA

Carta Aliran 7
Kerja
Aktiviti-Aktiviti
Utama

Visi/Misi/Piagam
Objektif Jabatan

3 Carta Organisasi
Jabatan/
Pejabat

6
Proses Kerja
Aktiviti-aktiviti
Utama

5
Aktiviti-aktiviti
Bagi
Fungsi-fungsi
Utama

4 Fungsi-Fungsi
Utama
Jabatan/
Pejabat

1. LATAR BELAKANG JABATAN

MENCATATKAN SEJARAH PENUBUHAN
TUJUAN DAN MATLAMAT DITUBUHKAN
AKTA/PERUNDANGAN BERKAITAN

11

2.

OBJEKTIF JABATAN

PERNYATAAN VISI, MISI YANG HENDAK

DICAPAI
PERNYATAAN PIAGAM PELANGGAN
MENJELASKAN TUJUARAH JABATAN
ASAS PENGURUSAN STRATEGIK
ASAS PEMBENTUKAN OBJEKTIF
P

12

3. CARTA ORGANISASI JABATAN

MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG
MENUNJUKKAN FUNGSI, AKTIVITI DAN
HIERARKI DI DALAM SESEBUAH JABATAN.
RANGKAKERJA DAN PANDUAN UNTUK
MENCAPAIKAN OBJEKTIF YANG DITETAPKAN
a.)

AKTIVITI-AKTIVITI YANG DIJALANKAN

OLEH JABATAN/PEJABAT

b. ) RANTAIAN PERINTAH (CHAIN OF

COMMAND)

13

CARTA ORGANISASI SEKOLAH MENENGAH

PENGETUA

Pen. Kanan 2

Pen. Kanan I

Pen.y. Petang

Pen. Kanan 3

Ketua Pembantu Tadbir

P. Makmal

P.Makmal

P. Asrama

Kaunselor

PAR
PT

PT
PTR

PAR

PTR
14

CARTA FUNGSI SEKOLAH MENENGAH

PENGETUA

Pbiran, Pkhid
& Kew.

Pngurusan
Pejabat

Kewangan

KOKU

HEM

Perjawatan

Hal Ehwal
Murid

Asrama

Disiplin

15

4. FUNGSI UTAMA JABATAN

TUGAS - TUGAS UTAMA YANG
DIJALANKAN BAGI MEMBOLEHKAN
JABATAN / PEJABAT MENCAPAI
OBJEKTIF PENUBUHANNYA.
KEGIATAN KHUSUS UNTUK
JABATAN ITU SAHAJA ATAU
COMMON ACTIVITY.

16

5. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI
SETIAP FUNGSI UTAMA
AKTIVITI IALAH PERKARA YANG
DIJALANKAN DI BAWAH FUNGSI UTAMA.
PELAKSANAAN SESUATU AKTIVITI
MELIBATKAN TENAGA
MANUSIA,PERALATAN, BAHAN, MASA
DAN KOS.

17

CONTOH:
JABATAN

: SEK MEN / SEK REN

FUNGSI UTAMA

: PENTADBIRAN,
PERKHIDMATAN &
KEWANGAN

AKTIVITI

: PENGURUSAN
PENTADBIRAN &
PEROLEHAN

18

CONTOH AKTIVITI 1
FUNGSI UTAMA :PERKHIDMATAN
:URUSAN PENGISIAN JAWATAN
AKTIVITI
:URUSAN PENGESAHAN
:URUSAN KEMASUKAN DALAM
JAWATAN BERPENCEN
:URUSAN PENANGGUNGAN KERJA

19

CONTOH AKTIVITI 2
Fungsi

Aktiviti

Pengurusan
Kewangan

: Bayaran Gaji dan

Elaun
: Pengurusan Stor
: Buku Vot dll.

20

6. PROSES KERJA MPK

Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang
perlu diambil secara berturutan mengikut
peraturan
yang
ditetapkan
bagi
melaksanakan sesuatu aktiviti.
Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja.
Maklumat yang perlu ada dalam format
proses kerja ini ialah jawatan dan proses.
JAWATAN

PROSES

21

TINDAKAN-TINDAKAN DALAM
MENYEDIAKAN PROSES KERJA
MPK
Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti
jenis-jenis aktiviti yang memerlukan
penyediaan proses kerja.
Sediakan urutan tindakan untuk
melaksanakan aktiviti tersebut.
Mula dengan perkataan perbuatan bagi
menyenaraikan setiap proses.
Senaraikan jawatan pegawai yang perlu
mengambil langkah ke atas langkah-langkah
yang berkenaan.
22

CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN

DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
JAWATAN
Pembantu Tadbir
Tidak Lengkap

Mula
Semak

Diperakukan

Pembantu Tadbir

Pastikan syarat-syarat pengesahan

Telah dipatuhi
Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan

Urusan
Perlanjutan

Pembantu
Tadbir

PROSES KERJA

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan

Kenyataan Lulus Peperiksaan
Perakuan pengesahan dlm jawatan
Dan borang Opsyen/KWSP
Hantar ke SPP melalui JPN

Dapatkan Tandatangan Pengetua

Sambung
23

PROSES KERJA

JAWATAN
Pengetua

Serah kepada Pembantu Tadbir

Untuk dihantar ke SPP melalui JPN

Pengetua

Terima kelulusan

Pembantu Tadbir

Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN

Pengetua

Pembantu Tadbir

Terima Kew 8 yang telah diluluskan

Memberhentikan KWSP melalui

Payroll jika memilih Skim Berpencen

Tamat
24

7. SIMBOL-SIMBOL CARTA ALIRAN

Mula / Tamat
Tindakan (Langkah)
Aliran
Pilihan/Keputusan
Tindakan Serentak
Penyambung
25

8. SENARAI BORANG-BORANG
YANG DIGUNAKAN

Senaraikan borang-borang yang

digunakan bagi keseluruhan
Jabatan/Pejabat

26

FM
Apa itu FM ?

27

FAIL MEJA (FM)

Dokumen rujukan peringkat
individu berasaskan tugas dan
tanggungjawab individu
Satu FM bagi satu jawatan
Mengandungi maklumat /
panduan untuk mengendalikan
tugas yang ditetapkan bagi
satu-satu jawatan
28

KANDUNGAN FM
Senarai Tugas
Harian

Visi/ Misi/ Piagam / Objektif

Jabatan/Pejabat

Visi/ Misi/Piagam /
Objektif
2 Bahagian/Unit

14

Norma Kerja 13
Senarai
Borang-borang
Yang Digunakan

12

Senarai
11
Jawatankuasa
Yang Dianggotai

FAIL MEJA

Senarai
Undang-Undang 10
Peraturan
Senarai Semak/ 9
Checklist

8
Carta Aliran
Kerja

Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat

Carta Organisasi
Kedudukan Pegawai

Senarai Tugas/
Kuasa dan Hubungan

Peraturan-Peraturan
Pentadbiran
Proses Kerja

1. OBJEKTIF JABATAN
VISI / MISI / PIAGAM / OBJEKTIF
JABATAN DI DALAM FAIL MEJA
SAMA DENGAN OBJEKTIF DI
MANUAL PROSEDUR KERJA

30

2. VISI / MISI / OBJEKTIF

UNIT/ BAHAGIAN
- PECAHAN KEPADA OBJEKTIF
JABATAN/PEJABAT DALAM BENTUK
OBJEKTIF JANGKA PENDEK YANG PERLU
DICAPAI OLEH BAHAGIAN/UNIT.
- SETIAP AKTIVITI HARUSLAH
MENYUMBANG KE ARAH
PENCAPAIAN OBJEKTIF JABATAN /
PEJABAT PADA KESELURUHANNYA.

31

SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

3.TEPAT, JELAS, BOLEH DICAPAI

DAN BOLEH DIUKUR SUPAYA
PIHAK PENGURUSAN BOLEH
MEMBUAT KEPUTUSAN DAN
PENILAIAN KEMAJUAN DENGAN
BERKESAN BERASASKAN
OBJEKTIF-OBJEKTIF YANG
DITETAPKAN.

32

SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

4. MENETAPKAN KEUTAMAANKEUTAMAAN JANGKA PANJANG

BAHAGIAN/UNIT

5. MEMBOLEHKAN SESEORANG
PENGURUS MENILAI
KEBERKESANAN SESUATU
RANCANGAN SUPAYA IA DAPAT
DIUBAH JIKA PERLU
33

SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

6. MERUPAKAN MEKANISMA
PENYELARASAN ANTARA
PENYELIA-PENYELIA DAN
STAF

BSlide 28

34

3. CARTA ORGANISASI
JABATAN/SEKOLAH

CARTA ORGANISASI
JABATAN/SEKOLAH UNTUK
FM ADALAH SAMA DENGAN
CARTA YANG DISEDIAKAN
DALAM MPK

35

4. CARTA ORGANISASI
KEDUDUKAN PEGAWAI
DI DALAM FM, HANYA CARTA
BAHAGIAN/UNIT YANG
BERKAITAN DENGAN INDIVIDU
SAHAJA PERLU DISEDIAKAN.
KEDUDUKAN INDIVIDU PERLU
DITANDAKAN DALAM CARTA
ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT
BERKENAAN

36

CONTOH-CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT

PENGETUA

Ketua Pembantu Tadbir

P. Makmal

P.Makmal

P. Asrama

PAR

PT
PTR

PT

PAR

PTR

37

5.

SENARAI TUGAS/KUASA DAN

HUBUNGAN

a) SENARAI TUGAS IALAH

SENARAI YANG MENJELASKAN
DENGAN TEPAT DAN
TERPERINCI MENGENAI TUGAS,
TANGGUNGJAWAB DAN KUASA
SESEORANG PEGAWAI UNTUK
MENJALANKAN TUGASTUGASNYA.
38

SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

b) MENJELASKAN KEPADA
PEMEGANG JAWATAN
MENGENAI TUGAS,
TANGGUNGJAWAB,
PENGETAHUAN ATAU
KEMAHIRAN YANG
DIPERLUKAN
39

SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

c) MENENTUKAN KUASA
YANG DIBERIKAN KEPADA
SESEORANG PEGAWAI PERLU
DIMAKLUMKAN.
.

d) MEMUDAHKAN SESEORANG
PEGAWAI BERTINDAK ATAU
MEMBUAT KEPUTUSAN
MENGIKUT HAD YANG
DIBENARKAN
40

SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

e) HUBUNGAN KERJA PEGAWAI

DENGAN PEGAWAI LAIN
PERLU DIKETAHUI UNTUK
MEMBANTU PEGAWAI
MENYELASAIKAN SESUATU
TUGAS.

41

SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

f) SETIAP PEGAWAI MENGETAHUI HADHAD KUASA YANG DIPERUNTUKKAN;

DAN

g) MENJELASKAN HUBUNGAN DI
ANTARA SESEORANG PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI LAIN SAMA ADA
DI DALAM JABATAN/ PEJABAT
ATAU DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI
DI JABATAN/PEJABAT YANG LAIN.
42

SENARAI TUGAS,KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI

LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR

Tugas Pegawai
Atasan Yang

Pengetua
Meluluskan
Cuti

Tugas dan
Tanggungjawab

Kuasa Yang
Diberi

Tugas PegawaiPegawai Lain

Yang Ada Hubungan
Serta Jenis Hubungan

JPN merekodkan

Menguruskan
permohonan
cuti k/tangan

dalam BRP

P.Kanan/KPT
Menyokong
Permohonan
Cuti

P.Kanan/KPT
Menandatangani
Resit

Menguruskan
Terimaan
Bayaran

1.Menerima
wang awam
2.Menulis
Buku Resit

43

6. PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN BAGI
SETIAP AKTIVITI
TIAP-TIAP AKTIVITI MEMPUNYAI
BEBERAPA PERATURAN
PENTADBIRAN YANG HARUS
DIKETAHUI OLEH PEGAWAI PEGAWAI SESEBUAH
JABATAN/PEJABAT.

MESTI DIPATUHI DALAM

MENJALANKAN SESUATU AKTIVITI
44

PERATURANPERATURAN
PENTADBIRAN(CONTOH)
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

a.Pengesahan jawatan di dalam jawatan

perkhidmatan awam mengambil masa di
antara 1 - 3 tahun dari tarikh mula
berkhidmat. Keadaan ini boleh berlaku
sekiranya seorang staf telah memenuhi
syarat-syarat yang ditetapkan dalam skim
perkhidmatannya.
45

b. Semua urusan mengesahkan seseorang

pegawai dalam jawatanya hendaklah
disertai dengan surat perakuan ketua
jabatan
c.Seseorang pegawai yang tidak disahkan
selepas tempoh percubaannya, tidak layak
menerima anjakan gaji sehingga beliau
disahkan dalam jawatannya.
46

d. Pada amnya, lanjutan tempoh percubaan

seseorang pegawai diperlukan dalam
keadaan dimana pegawai tidak lulus
semua peperiksaan yang disyaratkan
dalam tempoh percubaannya dan tidak
lulus kursus induksi.
e.Permohonan lanjutan tempoh percubaan
hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa
melantikan melalui Ketua Perkhidmatan
dengan sokongan Ketua Jabatan.
47

f. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua

Jabatan untuk mengemukakan perakuan
kepada pihak berkuasa lantikan melalui
Ketua Perkhidmatan tentang perlanjutan
tempoh percubaan 3 bulan sebelum tamat
tempoh percubaan pegawai itu.

48

PENYEDIAAN PROSES KERJA

SEMAK SENARAI TUGAS BAGI
MENGENALPASTI JENIS-JENIS
KERJA YANG MEMERLUKAN
PENYEDIAAN PROSES KERJA
SEDIAKAN TURUTAN TINDAKAN
MENGENAI KERJA TERSEBUT
49

7. PROSES KERJA
BAGI AKTIVITI-AKTIVITI
YANG BERKAITAN DENGAN
PEGAWAI

SENARAI JAWATAN PEGAWAI YANG

MELULUSKAN TINDAKAN DAN
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN YANG BERKAITAN PERLU
DISERTAKAN DALAM PROSES KERJA.
50

SAMBUNGAN-Penyediaan Proses Kerja

MULAKAN DENGAN PERKATAAN

PERBUATAN BAGI
MENYENARAIKAN SETIAP PROSES
SENARAIKAN PEGAWAI YANG
PERLU DIRUJUK
SENARAIKAN UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN YANG
BERKAITAN DENGAN TUGAS
BERKENAAN.
51

PROSES KERJA MENGURUSKAN PENGESAHAN DALAM

JAWATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (FM)
BAHAGIAN: PENTADBIRAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PENTADBIRAN

BIL

PROSES KERJA

1.

Semak buku daftar pegawai/

kakitangan yang akan disahkan
dalam jawatan

2.

Semak fail peribadi dan buku rekod

perkhidmatan pegawai dan pastikan
telah memenuhi syarat untuk
pengesahan dalam perkhidmatan

PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

52

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK

3.

Rujuk fail/pegawai yang layak untuk Ketua Jabatan

perakuan Ketua Jabatan
(Pengetua)

4.

Sediakan Borang Perakuan,

Kenyataan Perkhidmatan dan
Kenyataan lulus peperiksaan dan
kemukakan kepada Ketua Jabatan
untuk Perakuan dan tandatangan.

Ketua Jabatan
(Pengetua)

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

Perintah Am
Bab A
Perkara 36

Kemukakan borang opsyen samada Pegawai

memilih skim KWSP/pencen
berkenaan
kepada pegawai pegawai
berkenaan
53

BIL

PROSES KERJA

5.

Kemukakan dokumen yang lengkap

kepada SPP melalui JPN

6.

Terima surat pengesahan..

Sediakan penyata perubahan
Kew 8 mengenai pengesahan
dalam jawatan dan dapatkan
tandatangan Pegawai yang diberi
kuasa.

PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

Ketua Jabatan
(Pengetua)

54

PROSES KERJA

7.

Kemukakan penyata perubahan

Kew 8 yang telah ditandatangani ke
JPN.

8.

Rekodkan pengesahan jawatan

dalam BRP dan edarkan surat asal
kepada pegawai

PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG/
PERATURAN

Pembantu
Tadbir

55

Proses Kerja Penyediaan Bayaran

gaji Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan
Pegawai
1

Pembant
u Tadbir
(Kew)

Proses Kerja

Menghantar Lembaran
gaji (Payroll) Kew.320
mengikut jadual yang
telah ditetapkan oleh
Perbendaharaan.

Taipkan Kew, 320

sebanyak 2 salinan

Sessi Undang
- Undang dan
Peraturan
Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan
yang
ditetapkan
oleh JAN

Penuhkan butiran
berkenaan sahaja.
56

57

SAMBUNGAN -

Bil Tindakan
Pegawai
4

Pembant
u Tadbir
(Kew)

Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui

Payroll

Proses Kerja

Sessi Undang
- Undang dan
Peraturan

Untuk mengisi borang

Kew. 320 hendaklah
berpandukan kepada
surat Pek. Akauntan
Negara Bil. 3 Tahun 1993.

Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan
yang
ditetapkan
oleh JAN

5
Setiap perubahan yang
dibuat perlu di sertakan
dengan dokumendokumen yang berkaitan.

58

SAMBUNGAN -

Bil Tindakan
Pegawai
6

Pembant
u Tadbir
(Kew)

Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui

Payroll

Proses Kerja

Sessi Undang
- Undang dan
Peraturan

Setiap lembaran gaji perlu

disertakan dengan
dokumen-dokumen yang
berkaitan.

Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan
yang
ditetapkan
Setiap lembaran gaji perlu oleh JAN
disusun mengikut
nombor gaji (menaik) dan
berikan nombor
bilangannya.
59

SAMBUNGAN -

Bil

Tindakan
Pegawai
Pembantu
Tadbir
(Kew)

Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui

Payroll

Proses Kerja

Copkan nama pegawai

diruangan Disediakan oleh
dan Disahkan oleh serta
tarikh untuk ditandatangan.

Sessi Undang Undang dan

Peraturan
Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan yang
ditetapkan oleh
JAN

Buat semakan berpandukan

:- PAYROLL MASTER
LISTING.

60

SAMBUNGAN -

Bil

10

Tindakan
Pegawai
Pembantu

Tadbir
(Kew)

11

Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui

Payroll

Proses Kerja

Hantarkan untuk
tandatangan Pengetua dan
asingkan Salinan Asal untuk
di hantar ke JAN dan salinan
kedua di failkan.

Sessi Undang Undang dan

Peraturan
Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan yang
ditetapkan oleh
JAN

Rekod kedalam Buku

Despath.

61

8. CARTA ALIRAN KERJA

LANGKAH-LANGKAH DIDALAM
AKTIVITI YANG MELIBATKAN
PEGAWAI PERLU DITANDAKAN
AGAR PEGAWAI DAPAT
DIMAKLUMKAN MENGENAI
TANGGUNGJAWAB DAN
PERANAANNYA DALAM
MENYELASAIKAN SESUATU
AKTIVITI.
62

CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN

DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Mula
Semak
Tidak Lengkap
Urusan
Perlanjutan

Pastikan syarat-syarat pengesahan

Telah dipatuhi
Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan

Diperakukan

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan

Kenyataan Lulus Peperiksaan
Perakuan pengesahan dlm jawatan
Dan borang Opsyen/KWSP
Hantar ke SPP melalui JPN

Dapatkan Tandatangan Pengetua

Sambung

63

Serah kepada Pembantu Tadbir

Untuk dihantar ke SPP melalui JPN

Terima kelulusan

Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN

Terima Kew 8 yang telah diluluskan

mberhentikan KWSP melalui

PayrolMel jika memilih Skim Berpencen
Tamat
64

9. SENARAI SEMAK/CHECKLIST
SATU ALAT PERANCANGAN DAN
KAWALAN KERJA YANG RINGKAS DAN
TEPAT MENGENAI TINDAKANTINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
DALAM MENGENDALIKAN SESUATU
AKTIVITI.
BOLEH BERBENTUK RANGKAIKATA,
SOALAN DAN JAWAPAN ATAUPUN
PERNYATAAN PERINGATAN YANG
DIPERLUKAN MENGIKUT JENIS/BIDANG
AKTIVITI YANG DILAKUKAN.
65

KEPERLUAN CHECKLIST:
MEMBERI PERINGATAN DAN
SEMAKAN KE ATAS TINDAKAN YANG
PERLU DIAMBIL DALAM
MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI
HARIAN
MENGELAKKAN BERLAKUNYA
KECUAIAN,LUPA,KESILAPAN DAN
PERTINDIHAN KERJA
66

SAMBUNGAN-Keperluan Chekcklist

MENJADI ASAS KEPADA KAWALAN

KESELAMATAN TERUTAMA YANG
MELIBATKAN AKTIVITI TEKNIKAL
SEPERTI JADUAL PERJALANAN
UDARA DAN LAUT,PROSESAN
ALATAN DALAM ASSEMBLY LINE
DAN PANGKALAN KUALITI

67

Senarai Semak Semasa Proses Kerja

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN
PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Bil

Tindakan

Tandakan Catatan

A. Semakan Rekod Maklumat Staf:

1.
Daftar pegawai yang layak
2.

Semak fail peribadi pegawai berkenaan

3.

Telah memenuhi syarat perkhidmatan

4.

Kemukakan kepada Ketua Jabatan

68

SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE
JAWATAN BERPENCEN

Bil

Tindakan

Tandakan Catatan

5.

Sediakan borang-borang berkaitan dan

minta pegawai tandatangan borang opsyen

6.

Kemukakan sokongan yang telah

disempurnakan kepada Ketua Jabatan
untuk sokongan & tandatangan

7.

Sediakan surat iringan dan hantar ke

PPD/PPB/JPN

8.

Failkan sesalinan surat dan dokumen

ke fail peribadi pegawai berkenaan
69

SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja PENGESAHAN

DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE JAWATAN
BERPENCEN

Bil

Tindakan

Tandakan Catatan

9.

Terima surat pengesahan jawatan dari SPP

sesalinan serah kepada pegawai berkenaan

10.

Sediakan kew. 8 dalam 6 salinan dan

dapatkan tandatangan Guru Besar/Pengetua

11.

Hantar ke PPD/PPB/JPN untuk kelulusan

12.

Terima kew. 8 yang telah diluluskan oleh

PPD/PPB/JPN
Sediakan SG 20 dan hantar ke JAN untuk
berhentikan potongan KWSP

13.

70

Senarai Semak Penyediaan Bayaran

Gaji Melalui Sistem Payroll
Bil

Tindakan

Tandakan Catat

1. Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau

Surat Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan
2. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan
3. Penuhkan butiran yang berkenaan

4. Semak dengan payroll

5 Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau Surat
Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan.
6. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan
7. Penuhkan butiran yang berkenaan
28
71

10. SENARAI UNDANGUNDANG

DAN PERATURAN
ADALAH PETIKAN KECIL DARIPADA
ARAHAN-ARAHAN RASMI YANG PERLU
DIRUJUK OLEH SESEORANG
PEGAWAI.
HANYA ARAHAN-ARAHAN YANG
MASIH DIGUNAKAN SAHAJA YANG
PERLU DIKANDUNGKAN DALAM FM.
72

KEPERLUAN :
MENJADI RUJUKAN ASAS YANG
MEMBOLEHKAN SESUATU AKTIVITI ITU
DILAKSANAKAN DENGAN SAH
MENJIMATKAN MASA MENGESAN SEMULA
ARAHAN-ARAHAN YANG DIPERLUKAN,
MEMUDAHKAN STAF LAIN MEMBUAT
RUJUKAN APABILA DIPERLUKAN

73

CARA MENYEDIAKAN:
KUMPULKAN SEMUA PERUNDANGAN DAN
PERATURAN YANG ADA KAITAN LANGSUNG
DENGAN TUGAS JAWATAN BERKENAAN
PEKELILING AM, PEKELILING
PERBANDAHARAAN,PERINTAH AM, AKTAAKTA TERTENTU, PERATURAN
PEJABAT,ARAHAN DAN LAIN-LAIN DISIMPAN
DI BILIK FAIL .

74

11. SENARAI
JAWATANKUASA
YANG DI ANGGOTAI
SEMUA JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI
BERKENAAN
JAWATANKUASA ITU HENDAKLAH
SEKURANG-KURANGNYA WUJUD
UNTUK TEMPOH 6 BULAN

75

SAMBUNGAN-Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

MEMBOLEHKANNYA MEMBUAT PERSEDIAAN

DAN PERANCANGAN AWAL SEBELUM HADIR
KE MESYUARAT JAWATANKUASAJAWATANKUASA TERSEBUT
MEMBOLEHKAN PEGAWAI BARU YANG
MENGAMBILALIH TUGAS MENGETAHUI
JAWATANKUASA YANG PERLU
DIANGGOTAINYA
76

12. SENARAI BORANG YANG

DIGUNAKAN BERKAITAN
DENGAN TUGAS PEGAWAI

MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN

MENGETAHUI BORANG-BORANG
YANG BERKAITAN DENGAN
TUGASNYA.

77

13. NORMA KERJA

IALAH JANGKAMASA ATAU LAINLAIN PENGUKURAN PRESTASI
YANG TELAH DITETAPKAN BAGI
MENYIAPKAN SESUATU KERJA
BOLEH JADI PANDUAN

78

NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN

OLEH PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN
Jumlah Unit
Jenis Kerja
Bil
Masa
Yang Boleh
Yang
Dijalankan
Diambil
Dlm Seminggu
1.

Mengurus perlantikan

115 minit

17 unit

2.

Mengurus pengesahan dalam jawatan

151 minit

13 unit

3.

Mengurus kemasukan ke dalam

jawatan berpencen.

195 minit

10 unit

4.

Mengurus kenaikan pangkat

95 minit

21 unit

5.

Penyediaan penyata bulanan/suku

tahunan.

155 minit

16 unit

6.

Mengurus pertukaran pegawai

185 minit

11 unit
28
79

14. SENARAI TUGAS HARIAN

FORMAT BAGI MENGINGATI DAN
MERANCANG AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA
YANG PERLU DILAKSANAKAN DI ATAS
MEJA SUPAYA MUDAH DIRUJUK

MEMUDAHKAN PEGAWAI MERANCANG

KERJA ATAU MENGAMBIL TINDAKANTINDAKAN PENTING LEBIH AWAL
MENGAMALKAN PENGURUSAN MASA
YANG CEKAP DAN BERKESAN
80

SENARAI TUGAS HARIAN

Perancangan Senarai Aktiviti
Harian / Minggu / Bulan
Sebagai senarai semak tugas harian
Kemudahan mengambil tindakan
susulan
Dikemaskini dan direkod setiap hari
81

RAJAH- SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA:
JAWATAN:
TARIKH:
BIL

TUGAS SAYA HARI INI

CATATAN

Press next
To the last
page

FSlide 28
82

BAHAN-BAHAN
RUJUKAN
PEKELILING KEMAJUAN
PERKHIDMATAN AWAM
BIL 8 TAHUN 1991
back

84