8 Layanan Bidang Umum

PEMERINTAH KOTA KEDIRI
DINAS PENDIDIKAN
Jl. Mayor Bismo No.10-12 Telp. (0354) 689923-682496 Fax. (0354) 690556
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
1.
2.
3.
Uraian Dokumen Mutu
Checklist Kelengkapan
Menunjukkan IJAZAH/STTB/DANEM, dan SKHUN asli

dari sekolah asal Kota Kediri baik Negeri dan Swasta
untuk jenjang pendidikan SD/SMP/SMA/SMK.
Foto Copy Ijazah yang dilegalisir oleh Sekolah asal
sebanyak banyaknya per-map delapan (8) lembar.
Surat keterangan bermaterai jika sekolah sudah
dinyatakan Tidak Operasional atau Merger.
Note: Dinas Pendidikan Kota Kediri tidak menerima layanan Legalisir Ijazah, Rapor, Paket A/B/C
dari sekolah / lembaga luar Kota Kediri.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi

Berkas di masukkan ke Bagian Umum
Diterima oleh Bagian Umum dan di Check oleh petugas kemudian diberi paraf oleh petugas,
pemohon menerima tanda terima berkas jika sudah dinyatakan lengkap, jika belum pemohon
melengkapi terlebih dahulu
Kemudian diberi stempel pengesahan pada lembar foto copy dan diberi tanggal kemudian
diajukan ke Bidang yang melegalisir (Kabid. Masing-masing jenjang ) untuk dipintakan tanda
tangan legalisir di Kabid masing-masing jenjang
Petugas Bag. Umum mengambil berkas yang sudah dilegalisir ke Bidang terkait
Pemberian Stempel Dinas pada lembar legalisir oleh petugas Bagian Umum
Pemberian stempel Dinas pada Stop Map legalisir sebagai bukti bahwa legalisir Ijazah sudah
selesai
Nomor POS
POS-A1.09/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
1 | Buku Panduan Pintar Standar Mutu Layanan Dinas Pendidikan Kota Kediri

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
1.
Uraian Dokumen Mutu
Menunjukkan Rapor asli dari sekolah asal Kota Kediri

baik Negeri dan Swasta untuk jenjang pendidikan
SD/SMP/SMA/SMK
Foto Copy Rapor yang dilegalisir oleh Sekolah asal
sebanyak-banyaknya, Per-map delapan (8) lembar
Surat pernyataan bermaterai jika sekolah sudah
dinyatakan Tidak operasional atau Merger
2.
3.
dari sekolah / lembaga luar Kota Kediri.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi.

Berkas di masukkan ke Bagian Umum.
pemohon menerima tanda terima berkas jika sudah dinyatakan lengkap, jika belum
pemohon melengkapi terlebih dahulu.
tangan legalisir di Kabid. Masing-masing jenjang.
Petugas Bag. Umum mengambil berkas yang sudah dilegalisir ke Bidang terkait.
Pemberian Stempel Dinas pada lembar legalisir oleh petugas Bagian Umum.
Pemberian stempel Dinas pada Stop Map legalisir sebagai bukti bahwa legalisir Rapor sudah
selesai.
Nomor POS
POS-A1.10/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
1.
2.
3.
Uraian Dokumen Mutu
Menunjukkan IJAZAH/STTB/DANEM, dan SKHUN asli

dari Lembaga (PKBM) asal Kota Kediri baik Negeri dan
Swasta untuk jenjang pendidikan paket A/B/C
Foto Copy Ijazah yang dilegalisir oleh Lembaga
(PKBM) asal sebanyak-banyaknya, per-map delapan
(8) lembar
Surat pernyataan bermaterai jika lembaga (PKBM)
sudah dinyatakan Tidak Operasional atau Merger
dari sekolah/lembaga luar Kota Kediri.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi.

Berkas di masukkan ke Bagian Umum.
pemohon menerima tanda terima berkas jika sudah dinyatakan lengkap, jika belum
pemohon melengkapi terlebih dahulu.
tangan legalisir di Kabid. Masing-masing jenjang.
Petugas Bag. Umum mengambil berkas yang sudah dilegalisir ke Bidang terkait.
Pemberian Stempel Dinas pada lembar legalisir oleh petugas Bagian Umum.
Pemberian stempel Dinas pada Stop Map legalisir sebagai bukti bahwa legalisir Ijazah sudah
selesai.
Nomor POS
POS-A1.11/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
ALUR LAYANAN MUTU LEGALISIR

IJAZAH, PAKET, DAN RAPOR
MULAI
Pemohon Memperoleh Map Legalisir dari

koperasi
Pemohon memasukkan berkas ke bagian

UMUM
Diterima oleh Bagian Umum dan di check

oleh petugas dan diberi paraf kemudian
diberikan tanda terima berkas jika sudah
dinyatakan lengkap, jika belum pemohon
melengkapi terlebih dahulu
Pengajuan berkas
legalisir diterima
mulai pukul
08.00 s/d 11.00
Pemberian stempel legalisir dan diberi

tanggal dari bidang terkait oleh petugas
Bagian Umum
Diajukan ke bidang masing-masing

jenjang untuk dipintakan tanda tangan
legalisir oleh petugas Bagian Umum
Bag. Umum mengambil berkas yang

sudah dilegalir oleh Bidang Terkait
Proses pengajuan
berkas ke bidang
terkait
mulai pukul
11:00 s/d 12:00
Pemberian Stempel Dinas pada lembar

legalisir oleh petugas Bagian Umum
Pemberian stempel Dinas pada Stop Map

legalisir sebagai bukti bahwa legalisir
Ijazah/Rapor sudah selesai
SELESAI
Waktu pengambilan
Legalisir
mulai pukul
13:00 s/d 14:00
Catatan: Legalisir bisa diambil pada hari itu juga apabila Kepala Bidang ada di tempat, dan jika
Kepala Bidang tidak ada ditempat karena bertugas maka legalisir dapat diambil pada hari
berikutnya pada waktu pengambilan pukul 13:00 s/d 14:00.
TANDA TERIMA
NO.
: __________________________________
Selesai Tgl. : __________________________________

Kediri, _____,______,________
PETUGAS
__________________________
TANDA TERIMA
NO.
: __________________________________
Selesai Tgl. : __________________________________

Kediri, _____,______,________
PETUGAS
__________________________
ALUR PENERBITAN SURAT KEHILANGAN/RUSAK IJAZAH

PADA SEKOLAH YANG TIDAK OPRASIONAL
MULAI
Pemohon Memperoleh Map Legalisir dari koperasi, dan

memenuhi berkas: Photo Copy Ijazah, KTP, Surat
Permohonan, Surat tanda lapor kehilangan dari kepolisian.
Jika Ijazah Rusak/Hilang:
Foto copy buku induk sekolah asal yang dilegalisir
Pemohon mengisi surat pernyataan dari yang bersangkutan,

saksi hidup: guru/KS/teman sekolah yang
bertanggungjawab atas kesaksiannya dan sanggup
menerima resiko bila kesaksian tidak benar
Pengajuan
berkas
diterima
mulai pukul
08.00 s/d
11.00
Berkas di masukkan ke Bagian UMUM
Diajukan oleh petugas Umum ke Bid. Masing-masing

jenjang terkait untuk diterbitkan Surat keterangan penganti
Ijazah hilang/rusak sesuai dengan jenjangnya.
Hanya berlaku jika Sekolah sudah tidak operasi atau mati
Petugas Umum mengajukan tanda tanggan ke Ka. Dinas
Di foto copy oleh petugas Umum untuk arsip Sekretaris dan

Bidang terkait
Proses
pengajuan
berkas ke
bidang terkait
mulai pukul
11:00 s/d
12:00
Penerbitan Surat Keterangan penganti Ijazah hilang/rusak

selesai
SELESAI
Waktu
pengambilan Surat
Ket. Penganti
Ijazah hilang/rusak
mulai pukul
13:00 s/d 14:00
PERHATIAN PENTING
BAGI SEKOLAH YANG MASIH AKTIF SURAT KEHILANGGAN IJAZAH/RUSAK CUKUP DITANGGANI
OLEH SEKOLAH/LEMBAGA ASAL

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
Uraian Dokumen Mutu
1.
2.
Surat tanda lapor kehilangan dari kepolisian

Surat keterangan dari sekolah asal
Surat permohonan dari yang bersangkutan ke Dinas
Pendidikan Surat Keterangan Penganti Ijazah
Hilang/Rusak
Surat pernyataan dari yang bersangkutan (KTP)
Photo copy IJAZAH/STTB/DANEM/SKHUN yang rusak
Surat pernyataan untuk sekolah yang sudah
dinyatakan tidak operasional (Saksi-saksi yang masih
hidup)
3.
4.
5.
6.
dari sekolah/lembaga luar Kota Kediri.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi

Berkas di masukkan ke Bagian Umum
Diterima oleh Bagian Umum dan di Check oleh petugas kemudian diberi paraf oleh
petugas, pemohon menerima tanda terima berkas jika sudah dinyatakan lengkap, jika
belum pemohon melengkapi terlebih dahulu
diajukan ke Bidang yang melegalisir (Kabid. Masing-masing jenjang ) untuk dipintakan
tanda tangan legalisir di Kabid. Masing-masing jenjang. Petugas Bag. Umum mengambil
berkas yang sudah dilegalisir ke Bidang terkait
Pemberian Stempel Dinas pada lembar legalisir oleh petugas Bagian Umum
Pemberian stempel Dinas pada Stop Map legalisir sebagai bukti bahwa legalisir Ijazah
sudah selesai
Nomor POS
POS-A1.12/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
ALUR LAYANAN MUTU LEGALISIR

IJAZAH HILANG ATAU RUSAK
MULAI
Pemohon Memperoleh Map Legalisir dari

koperasi
Berkas di masukkan ke Bagian UMUM
Diterima oleh Bagian Umum dan di

check/teliti oleh petugas dan diberi paraf
kemudian diberikan tanda terima berkas jika
sudah dinyatakan lengkap, jika belum
pemohon melengkapi terlebih dahulu
Pengajuan berkas
diterima
mulai pukul
08.00 s/d 11.00
Pemberian stempel legalisir dan tanggal

legalisir dari bidang terkait oleh petugas
Umum
Diajukan ke bidang masing-masing jenjang

untuk dipintakan tanda tangan legalisir oleh
petugas Bid. Umum
Bag. Umum mengambil berkas yang sudah

dilegalir oleh Bidang Terkait
Pemberian Stempel Dinas pada lembar

legalisir oleh petugas Bag. Umum
Pemberian stempel Dinas pada stop map

legalisir sebagai bukti bahwa legalisir sudah
selesai
SELESAI
Proses pengajuan
berkas ke bidang
terkait
mulai pukul
11:00 s/d 12:00
Waktu pengambilan
Legalisir Surat Ket.
Penganti Ijazah
hilang/rusak
mulai pukul
13:00 s/d 14:00
Catatan: Legalisir bisa diambil pada hari itu juga apabila Kepala Bidang ada di tempat, dan jika
Kepala Bidang tidak ada ditempat karena bertugas maka legalisir dapat diambil pada hari
berikutnya pada waktu pengambilan pukul 13:00 s/d 14:00.
ALUR LAYANAN SURAT MASUK
MULAI
Surat diterima Bagian Umum

dan ditelaah
Surat dicatat dan masuk pada

register surat, kemudian diberi
lembar disposisi Kadinas
(warna kuning)
Pengajuan berkas
diterima
mulai pukul
08.00 s/d 11.00
Surat diajukan ke sekretaris

atau langsung ke Kadinas
sesuai dengan tingkat
keberuntukaanya
Surat turun dari Kadinas /

Sekretaris kemudian dicatat
di buku kendali surat masuk,
kemudian didistribusikan
surat resmi tersebut sesuai
dengan disposisi Kadinas /
Sekretaris
Tindak lanjut distribusi surat

ke bidang dan dicatat di buku
bantu per bidang masingmasing
SELESAI
Proses pengajuan
berkas ke bidang
terkait
mulai ukul
11:00 s/d 12:00
Waktu pendistribusian
surat ke msing-masing
bidang terkait
mulai pukul
13:00 s/d 14:00
ALUR LAYANAN SURAT KELUAR
MULAI
Draf surat dari staf kemudian

dikoreksi dan diberi paraf oleh Kasi/
Kabid
Bidang menuju ke Bag. Umum

untuk dipintakan paraf sekretaris.
Sekretaris akan memberikan Paraf
jika draf surat dinyatakan benar
Pengajuan draft
surat keluar
diterima
mulai pukul
08.00 s/d 11.00
Bag. Umum meminta ttd Kepala

Dinas, surat turun, di beri No. Surat
dan mengarsipkan surat keluar
Bag. Umum memberi nomor arsip

surat keluar
Proses pengajuan
draft surat keluar
mulai pukul
11:00 s/d 12:00
Bidang dapat mengeluarkan dan
mengedarkan/mendistribusikan
surat
SELESAI
Waktu
pendistribusian
Surat Keluar
mulai pukul
13:00 s/d 14:00

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
1.
Uraian Dokumen Mutu
Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan dan

Perlengkapan (FPPRP)
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Pemohon meminta Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan dan Perlengkapan

(FPPRP) kepada Staf Sub Bag. Umum
Staf Sub Bag. Umum memberikan Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan dan
Perlengkapan (FPPRP) kepada pemohon.
Pemohon melengkapi isian Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan dan
Perlengkapannya (FPPRP)
Pemohon mengajukan Formulir Permohonan Peminjaman Ruangan dan Perlengkapan
(FPPRP) kepada Kasubag Umum atas persetujuan atasan langsungnya.
Kasubag Umum memverifikasi permohonan yang diajukan, yaitu mengenai Obyek yang
akan dipinjam, tanggal penggunaan, ketersediaan, kondisi/kelayakan dll.
Kasubag Umum memerintahkan kepada Staf Sub Bagian Umum yang bertanggungjawab
untuk menyiapkan dan membersihkan ruangan beserta perlengkapannya.
Staf Sub Bagian Umum memberitahukan kepada Kasubag Umum bahwa Ruangan
beserta Perlengkapannya telah siap digunakan
Kasubag Umum menerbitkan Surat Ijin Penggunaan Ruangan dan Perlengkapannya
(rangkap 2) dan menyerahkan kepada pemohon (lembar 1).
Pemohon menerima Surat Ijin Penggunaan Ruangan dan Perlengkapan (SIPRP) (lembar
1) serta memanfaatkan Ruangan beserta Perlengkapannya sesuai dengan ijin yang
diberikan.
Pemohon melaporkan telah selesainya pelaksanaan kegiatan dan mengembalikan
ruangan beserta perlengkapannya kepada Kasubag Umum.
Kasubag Umum memerintahkan kepada Staf Sub Bagian Umum yang bertanggungjawab
untuk membersihkan ruangan dan memeriksa kesesuaian antara perlengkapan yang di
pinjam dengan yang dikembalikan.
Staf Sub Bagian Umum yang bertanggungjawab, membersihkan ruangan dan memeriksa
kesesuaian antara perlengkapan yang di pinjam dengan yang dikembalikan.
Nomor POS
POS-A1.01/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
PEMBERIAN IZIN PEMAKAIAN RUANGAN/PERLENGKAPAN

Mulai
PELAKSANA:
1. Kasubag Umum
2. Pemohon
3. Staf Subag Umum
Formulir
Permohonan
Peminjaman
Melayani
permintaan
Formulir
Mengisi
Formulir
Permohonan
FPPRP
tidak
Verifikasi
Setuju?
selesai
ya
Menyiapkan
dan
Membersihkan
Ruangan
Menerima
Pemberitahuan
Kesiapan
Ruangan
Menerbitkan
SIPRP
SIPRP
Menerima
Laporan
(LPRP)
Memerintah Staf
untuk
membersihkan
ruangan dan
memeriksa
perlengkapan yg
dipinjam
Lapor
Kegiatan
Selesai
(LPRP)
Staf
membersihkan
dan memeriksa
Perlengkapan

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
1.
2.
3.
Uraian Dokumen Mutu
Surat Masuk
1.
Petugas menerima surat masuk
2.
Petugas mencatat surat kedalam Agenda Surat Masuk
3.
Petugas menyiapkan lembar disposisi untuk setiap surat yang masuk
4.
Petugas meneruskan surat yang sudah diberi lembar disposisi kepada Kepala Dinas
5.
Kepala Dinas menerima surat masuk dan memberikan disposisinya serta catatan dalam
lembar disposisi yang sudah disiapkan
6.
Petugas mengambil surat masuk yang sudah ada catatan dan disposisinya dari Kepala
Dinas
7.
Petugas memilah surat masuk sesuai dengan disposisi dari Kepala Dinas
8.
Petugas mencatat surat masuk yang sudah ada disposisinya kedalam Buku Kendali Surat
9.
Petugas mendistribusikan surat sesuai dengan disposisi dari Kepala Dinas kepada
masing-masing Bidang/ Sekretariat
10.
Petugas meminta tanda-tangan atau paraf dari penerima surat
11.
Petugas Bidang/ Sekretariat mengarsipkan surat masuk
Nomor POS
POS-A1.02/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
PENANGANAN SURAT MASUK

Mulai
PELAKSANA:
1. Kepala Dinas
2. Sekretaris/Kepala Bidang
3. Staf Subag Umum
Mencatat dalam
Agenda Surat
Masuk
Menyiapkan
Lembar
Disposisi
SURAT
Lembar Disposisi
Menerima surat dan

memberi catatan /
Disposisi
SURAT
Disposisi
Memilah Surat
sesuai
Disposisi
Mencatat Surat
kedalam
Buku Kendali
SURAT
Disposisi
Mendistribusikan
Surat sesuai
Disposisi Kepala
Dinas
Tanda tangan pada

Buku Ekspedisi
Surat

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
1.
2.
3.
4.
Uraian Dokumen Mutu
Buku Daftar Tamu

Identitas Tamu
1.
Tamu lapor kepada petugas jaga (Petugas Keamanan)
2.
Petugas menerima tamu dengan mempersilahkan tamu tersebut untuk mengisi Buku
Daftar Tamu
3.
Tamu mengisi daftar tamu sesuai dengan hari, tanggal, jam dan maksud kedatangan,
serta pihak yang akan ditemui
4.
Petugas menjelaskan prosedur pelayanan tamu di Dinas Pendidikan Kota Kediri dan
memberikan Kartu Pengunjung bagi Tamu serta meminta Tamu tersebut untuk
menyerahkan Bukti Identitasnya
5.
Petugas mengantar tamu kepada Pihak-pihak yang akan ditemui
6.
Petugas kembali ketempat jaga
7.
Setelah selesai urusannya tamu kembali kepada petugas jaga (Petugas Keamanan) untuk
mengambil Bukti Identitas dan menyerahkan kembali Kartu Pengunjung
8.
Petugas jaga (Petugas Keamanan) menyerahkan kembali Bukti Identitas kepada yang
bersangkutan
Nomor POS
POS-A1.03/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
PELAYANAN TAMU
PELAKSANA:
1. Tamu
2. Reseptionis
3. Pejabat/Pagawai
Mulai
Petugas
mempersilahkan Tamu
Mengisi Buku Tamu
Tamu Mengisi Buku

Tamu
Kartu Tamu
Petugas Memberikan
Penjelasan
Bukti Identitas
Tamu
Pejabat/Pegawai
Menerima Tamu
Petugas Kembali
Kartu
Pengunjung
Bukti Iderntitas
Tamu
Petugas menerima
Kartu Pengunjung
Petugas Menyerahkan
Kembali Bukti
Identitas Pengunjung

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
Uraian Dokumen Mutu
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) membuat konsep surat

Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) menyerahkan konsep surat kepada Atasan
Langsung (Es. IV dan Es. III) untuk di reviu dan diparaf
Atasan Langsung melakukan reviu konsep surat sesuai dengan tata naskah dinas dan
selanjutnya memaraf konsep surat
Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) melalui Petugas Sub Bag Umum meneruskan
konsep surat yang sudah di reviu dan di paraf oleh Atasan Langsung kepada Kepala Dinas
untuk direviu dan diparaf
Kepala Dinas melakukan reviu atas konsep surat sesuai dengan tata naskah dinas dan
selanjutnya memaraf konsep surat.
Petugas Sub Bag Umum mengambil konsep surat yang sudah di reviu dan diparaf oleh
Kepala Dinas dan selanjutnya memberi Nomor dan tanggal surat pada konsep surat.
Petugas Sub Bag Umum mencatat Perihal surat atas pemberian Nomor dan Tanggal Surat
pada Buku Agenda Surat
Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) mengambil konsep surat (final) pada petugas Sub
Bag Umum dan selanjutnya melakukan finalisasi naskah surat yang dibuat dalam rangkap
sesuai kebutuhan.
Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) melalui petugas Sub Bag Umum meneruskan
naskah surat final kepada Kepala Dinas untuk dimintakan tanda tangan
Kepala Dinas menandatangani naskah surat.
Petugas Sub Bag Umum mengambil naskah surat yang sudah ditandatangani oleh Kepala
Dinas dan selanjutnya memberi stempel basah
Petugas Sub Bag Umum mengacu pada tata naskah dinas membuatkan amplop surat
sesuai dengan alamat surat yang dituju.
Petugas Sub Bag Umum mengirimkan surat kepada alamat yang dituju beserta
tembusannya
Petugas Sub Bag Umum menyerahkan 1 lembar naskah surat final beserta konsepnya
kepada Petugas unit pengolah (Konseptor Surat) untuk diarsipkan.
Petugas Sub Bag Umum mengarsipkan 2 lembar naskah surat final.
Nomor POS
POS-A1.04/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
PEMBUATAN SURAT KELUAR

PELAKSANA:
1. Kepala Dinas
2. Kabid/Sekdin
3. Kasubag/Kasi
4. Petugas Adm Subag
Umum
5. Unit Pengolah
Mulai
Konsep
Surat
Melakukan
Reviu dan
Memberi
Paraf
Melakukan
Reviu dan
Memberi
Paraf
Konsep
Surat
Melakukan
Reviu dan
Memberi
Paraf
Memberi
Nomor dan
Tanggal
Mencatat
Perihal surat
pada BASK
Finalisasi
Naskah Surat
sesuai Konsep
yg telah
direvie
Naskah
Surat
(Final)
Tanda
Tangan
Naskah
Surat
Distempel
Buat
Amplop
Mengirim
Surat
Konsep
Surat
Final
Naskah
Surat
A
A

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
Uraian Dokumen Mutu
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Kasubag Umum membuat jadwal kegiatan pengamanan dan menyerahkan kepada

Koordinator Petugas Keamanan
Koordinator Petugas Keamanan menerima Jadwal Kegiatan pengamanan dan melakukan
pembagian tugas kepada masing-masing petugas keamanan
Petugas menyiapkan bahan/peralatan terkait keamanan kantor
Petugas keamanan melaksanakan kegiatan pengamanan kantor sesuai dengan jadwal
dan prosedur yang telah ditetapkan.
Petugas keamanan mencatat setiap situasi yang dialami saat berjaga dan
menuangkannya pada Buku Catatan Keamanan yang telah disediakan
Petugas keamanan melaporkan kepada Koordinator keamanan dan koordinator menerima
laporan kejadian keamanan kantor serta melakukan koordinasi dengan pihak yang
berwenang.
Petugas melaporkan kegiatan pengamanan kantor kepada Petugas Keamanan Shift
berikutnya setelah selesai melaksanakan tugas dg menyerahkan Buku Keamanan Kantor
untuk di Tandatangani bersama.
Petugas keamanan melakukan serah terima bahan/peralatan keamanan kantor kepada
Petugas Keamanan shift berikutnya sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Petugas IT membuat Back Up data tentang keamanan kantor berdasarkan Hasil
perekaman CCTV
Nomor POS
POS-A1.05/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
PEMELIHARAAN KEAMANAN KANTOR

Mulai
Pengoperasian
CCTV
Surat Tugas &

jadwal Jaga
Surat Tugas &

Jadwal Jaga
PELAKSANA:
1. Kasubag Umum
2. Koordinator
Keamanan
3. Petugas
Keamanan
4. Petugas IT
Surat Tugas &

Jadwal Jaga
Persiapan
Bahan/Peralt.
Melaks. Kegiatan
Pengamanan
Kantor
Mencatat
situasi
keamanan
Kantor
Menerima Lap
dan
Melakukan
Koordinasi
Ada
Gangguan
Kemanan?
Melaporkan
situasi
keamanan
Kantor
Serah terima
Kegiatan
pengamanan
Kantor
Back Up
Data CCTV

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
Uraian Dokumen Mutu
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Pemohon/peminjam meminta Formulir Peminjaman Arsip kepada Peng-administrasi Umum

Pengadministrasi Umum memberikan Formulir Peminjaman Arsip kepada pemohon
Pemohon/peminjam melengkapi isian Formulir Permohonan Peminjaman Arsip dan
meminta Tandatangan kepada Atasan Langsungnya untuk diketahui
Pemohon/peminjam mengajukan peminjaman arsip kepada Kasubag Umum
Kasubag Umum menerima Pengajuan peminjaman Arsip dari pemohon/ peminjam yang
sudah diketahui oleh Atasan Langsungnya.
Kasubag Umum mendisposisi surat pengajuan peminjaman arsip kepada pengadministrasi
umum/arsiparis
Pengadministrasi
Umum
menerima
permohonan
Peminjaman
Arsip
dari
pemohon/peminjam yang sudah didisposisi oleh Kasubag Umum dan mencatat dalam
Register Peminjaman Arsip.
Pengadministrasi Umum menyerahkan Permohonan Peminjaman Arsip kepada Arsiparis
untuk disiapkan arsip yang dimaksud
Arsiparis menerima Permohonan Peminjaman Arsip dan selanjutnya menyiapkan arsip
yang dibutuhkan, mencatat dalam buku register peminjaman arsip serta menyerahkan
kepada Pengadministrasi Umum dan meminta paraf pengadministrasi umum
Pengadministrasi Umum menerima arsip dari Arsiparis dan selanjutnya menyerahkan
kepada pemoohon/ peminjam dengan meminta tanda tangan dan tanggal pada register
peminjaman arsip
Peminjam arsip menerima dan menggunakan arsip sesuai kebutuhan sampai dengan
tercukupinya maksud dan tujuan peminjaman arsip
Pemohon/peminjam arsip mengembali-kan arsip kepada pengadminitrasi umum setelah
selesai
Pengadministrasi Umum menerima dan memeriksa kelengkapan dan keadaan arsip.
Pengadministrasi Umum menerima pengembalian arsip dari pemohon/ peminjam dan
meminta tanda tangan pengembalian arsip kepada yang bersangkutan pada Register
Peminjaman Arsip
Pengadministrasi Umum menyerahkan arsip kepada Arsiparis untuk diarsipkan/ disimpan
ditempat semula
Arsiparis menyimpan kembali arsip ditempatnya
Nomor POS
POS-A1.06/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP
Formulir
Peminjaman
Arsip
Mulai
Formulir
Peminjaman
Arsip
PELAKSANA:
1. Pemohon / Peminjam
2. Kasubag Umum
3. Pengadminstrasi
Umum
4. Arsiparis
Melengkapi Isian
Fromulir dan meminta
Tanda Tangan kepada
AL
Formulir
Peminjaman
Arsip
Formulir
Peminjaman
Arsip
Mendisposisi
peminjaman arsip
Formulir
Peminjaman
Arsip
Mencatat dalam
Resgister
Peminjaman
Arsip
Formulir
Peminjaman
Arsip
Mencari dan
menyiapkan arsip
dokumen yg
dipinjam
Formulir
Peminjaman
Arsip
Arsip
Dokumen
Menyerahkan
Arsip dan
meminta
tandatangan
Arsip
Dokumen
Arsip
Dokumen
Menerima dan
memeriksa
kelengkapan
arsip
Melengkapi
arsip sesuai
dengan yang
dipinjam
Tidak
Cocok/
Sesuai dg
yg
dipinjam?
Ya
Menerima Arsip
dan Meminta
Tandatangan
pengembalian
Arsip
Dokumen

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
Uraian Dokumen Mutu
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Petugas Penerima menerima permohonan legalisir ijazah dari masyarakat/pemohon

Petugas Penerima mencatat permohonan legalisir ijazah pada Buku Register Legalisir
Ijazah (sesuai urutan nomor penerimaan berkas)
Petugas Penerima Memberikan Tanda Bukti Penerimaan Berkas Permohonan Legalisir
Ijazah kepada Pemohon sebagai Tanda Bukti Pengambilan Foto Copy Ijazah yang sudah
dilegalisir
Petugas Penerima melakukan penelitian dan mencocokkan FC Ijazah dengan Ijazah Asli
atas permohonan yang diajukan
Petugas Penerima membubuhkan Stempel Tanda Pengesahan Pada Foto Copy Ijazah
dan selanjutnya menyerahkan ke Bidang terkait (Seusia dengan jenjang pendidikan yang
diminta legalisirnya)
Kepala Bidang/Sekretaris menandatangani Berkas/Foto Copy pada ruang yang telah
dibubuhi Stempel Tanda Pengesahan oleh Petugas Penerima
Petugas Penerma mengambil Berkas/Foto Copy Ijazah yang sudah ditandatangani oleh
Kepala Bidang/Sekretaris selanjutnya membubuhi Stempel Basah Dinas Pendidikan.
Petugas Penerima menyerahkan Berkas/Foto Copy Ijazah yang sudah selesai dilegalisir
kepada Pemohon sesuai dengan Tanda Bukti Penerimaan Berkas
Petugas Penerima mencatat penyerahan Berkas/Foto Copy Ijazah yang sudah di legalisir
pada Buku Register Legalisir Ijazah (sesuai tanggal penyerahan) dan Mengarsipkan 1 Lbr
FC Ijazah Yg Dilegalsir
Nomor POS
POS-A1.07/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
PELAYANAN PENGESAHAN FOTOKOPI IJAZAH

PELAKSANA:
1. Sekretaris/Kepala
Bidang
2. Staf Subag Umum
3. Pemohon
Ijazah Asli dan

Foto Copy
Mulai
Mencatat
Permohonan
Legalisir
Tanda Bukti
Penerimaan
Mencocokkan FC
Ijazah dengan
Ijazah Aslinya
FC Ijazah
Cocok dg
Aslinya?
Membubuhkan Stempel
Tanda Pengesahan
Menandatangani
FC Ijazah pada
Ruang Yg
Disediakan
Membubuhkan
Stempel Dinas
Pendidikan
Menerima TBPB
Dan Menyerahkan Ijazah
Asli dan FC Ijazah yg
Dilegalisir
Ijazah Asli dan

Foto Copy
Mencatat
Penyerahan Berkas
Legalisir pada
Register
A

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
Uraian Dokumen Mutu
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) & Rekanan menerima Dokumen pengadaan dari
PPK
Rekanan mengirimkan Barang disertai dengan Faktur Pengiriman Barang dg Jml, Spek dan
Jenis sesuai Dokumen Pengadaan
Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP)melakukan pemeriksaan terhadap barang yang
dikirim Rekanan dibandingkan dengan Faktur Pengiriman Barang dan Dokumen
Pengadaannya
Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) membuat dan menandatangani Berita Acara
Pemeriksaan dan Penerimaan Barang.
Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) membuat Laporan Pemeriksaan dan
Penerimaan Barang Kepada PPK.
Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) Membuat Berita Acara Serah Terima Barang
dan Jasa dari Rekanan Kepada PPK
Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) Meminta Tandatangan Berita Acara Serah
Terima Barang dan Jasa kepada Rekanan dan PPK.
Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) mendistribusikan Berita Acara Pemeriksaan dan
Penerimaan Barang serta BAST kepada pihak2 yg terkait
Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) mengarsipkan 1 copy BAST dan BAPPBJ
PPK Menyerahkan hasil pengadaan Barang/Jasa kepada Pengguna Anggaran (Kepala
Dinas)Cq. Pengurus Barang berdasarkan BAST, BAPPBJ
Nomor POS
POS-A1.08/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
PEMERIKSAAN DAN PENERIMAAN BARANG
MULAI
Dokumen
Pengadaan
Barang
Dokumen
Pengadaan
Barang
Mengirimkan
Barang beserta
Faktur Pengiriman
Brg
PELAKSANA:
1. PPK
2. Panitia
Pemeriksa Hasil
Pekerjaan
(PPHP)
3. Pengurus
Barang
4. Rekanan
Spek,
Jml, Jenis
Sesuai dg
Dok. Pngd?
Membuat Berita Acara

Pemeriksaan dan
Penerimaan Brg
Lap Pem
& Pen.
Barang
Membuat Laporan
Pemeriksaan dan
Penerimaan Brg
Membuat Berita
Acara Serah Terima
Barang/Jasa
BAST
Barang/
Jasa
BAST
Barang/
Jasa
Memminta
Tandatangan Berita
Acara Serah Terima
Barang/Jasa
Berita Acara
Pemr &
Penr Barang
BAST
dan
BAPPBJ
BAST
dan
BAPPBJ
Mendistribusikan
Berita Acara kepada
Pihak2 Terkait
Menyerahkan
Barang/Jasa
Menerima
Penyerahan
Barang/Jasa
a.n. Kepala
Dinas

DINAS PENDIDIKAN
KEDIRI
Kode Pos 64121
(disi oleh petugas)
No.
Uraian Dokumen Mutu
1.
2.
3.
4.
1.
PPK menyerahkan barang hasil pengadaan kepada Kepala Dinas
2.
Kepala Dinas menerima penyerahan barang, selanjutnya menyerahkan kepada Pengurus

Barang untuk ditindaklanjuti
3.
Pengurus Barang memeriksa barang yang diserahkan oleh PPK meliputi : Jenis, Spesifikasi
barang dan Jumlah Barang sebagaimana yang tertera pada Berita Acara Penyerahan Barang
4.
Pengurus Barang mencatat barang yang diserahkan oleh PPK ke dalam Buku Induk
Inventarisasi Barang
5.
Pengurus Barang menyimpan atau menempatkan barang-barang sesuai kepentingannya
6.
Pengurus Barang membuat Kartu Inventaris Ruangan (KIB)
7.
Pengurus Barang menempelkan KIR pada masing-masing ruangan sesuai phisik yang ada
8.
Pengurus Barang mengarsipkan KIR
Nomor POS
POS-A1.08/419.42.1/2014
Tgl Pembuatan
28 Juni 2014
Tgl Revisi
Tgl Pengesahan
01 Agustus 2014
Tgl: ___, ____, _____

Di isi oleh petugas
PENANGANAN BMD HASIL PENGADAAN

MULAI
Memproses
Penerimaan
Barang
Menerima
Penyerahan
Verifikasi
Sesuai?
PELAKSANA:
1. Kepala Dinas
2. Skretaris Dinas
3. Ka. Subag Umum
4. PPK
5. Pengurus Barang
Mencatat ke
Buku Induk
Inventaris
Barang
Menyimpan
Barang
Kartu
Inventaris
Ruangan
Menempelkan
KIR pada
Ruangan

8 Layanan Bidang Umum

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

8 Layanan Bidang Umum

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEMERINTAH KOTA KEDIRI

(disi oleh petugas)

Uraian Dokumen Mutu

Menunjukkan IJAZAH/STTB/DANEM, dan SKHUN asli

Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi

Tgl: ___, ____, _____

PEMERINTAH KOTA KEDIRI

(disi oleh petugas)

Uraian Dokumen Mutu

Menunjukkan Rapor asli dari sekolah asal Kota Kediri

Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi.

Tgl: ___, ____, _____

PEMERINTAH KOTA KEDIRI

(disi oleh petugas)

Uraian Dokumen Mutu

Menunjukkan IJAZAH/STTB/DANEM, dan SKHUN asli

Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi.

Tgl: ___, ____, _____

ALUR LAYANAN MUTU LEGALISIR

Pemohon Memperoleh Map Legalisir dari

Pemohon memasukkan berkas ke bagian

Diterima oleh Bagian Umum dan di check

Pemberian stempel legalisir dan diberi

Diajukan ke bidang masing-masing

Bag. Umum mengambil berkas yang

Pemberian Stempel Dinas pada lembar

Pemberian stempel Dinas pada Stop Map

Selesai Tgl. : __________________________________

Selesai Tgl. : __________________________________

ALUR PENERBITAN SURAT KEHILANGAN/RUSAK IJAZAH

Pemohon Memperoleh Map Legalisir dari koperasi, dan

Pemohon mengisi surat pernyataan dari yang bersangkutan,

Berkas di masukkan ke Bagian UMUM

Diajukan oleh petugas Umum ke Bid. Masing-masing

Petugas Umum mengajukan tanda tanggan ke Ka. Dinas

Di foto copy oleh petugas Umum untuk arsip Sekretaris dan

Penerbitan Surat Keterangan penganti Ijazah hilang/rusak

PEMERINTAH KOTA KEDIRI

(disi oleh petugas)

Uraian Dokumen Mutu

Surat tanda lapor kehilangan dari kepolisian

Pemohon memperoleh Map Legalisir dari koperasi

Tgl: ___, ____, _____

ALUR LAYANAN MUTU LEGALISIR

Pemohon Memperoleh Map Legalisir dari

Berkas di masukkan ke Bagian UMUM

Diterima oleh Bagian Umum dan di

Pemberian stempel legalisir dan tanggal

Diajukan ke bidang masing-masing jenjang

Bag. Umum mengambil berkas yang sudah

Pemberian Stempel Dinas pada lembar

Pemberian stempel Dinas pada stop map

ALUR LAYANAN SURAT MASUK

Surat diterima Bagian Umum

Surat dicatat dan masuk pada

Surat diajukan ke sekretaris

Surat turun dari Kadinas /

Tindak lanjut distribusi surat

ALUR LAYANAN SURAT KELUAR

Draf surat dari staf kemudian

Bidang menuju ke Bag. Umum

Bag. Umum meminta ttd Kepala

Bag. Umum memberi nomor arsip

PEMERINTAH KOTA KEDIRI

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___

Tgl: _, , ___