PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENCATATAN PENGIRIMAN

BARANG DI PT. TIKI JALUR NUGRAHA EKAKURIR

CABANG BANDUNG
Eka Triyanto1, Widya Revina, S.Kom2
Program Studi Sistem Informasi
STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282
Email : EkaTriyanto@gmail.com1, Revi@arkamaya.co.id2

Abstrak
Pada saat ini pengiriman barang menjadi hal yang tidak asing lagi karena para pelaku bisnis sekarang ini banyak
bertransaksi di internet. Orang-orang akan semakin mudah untuk berbelanja walaupun penjualan dan pembelian tidak
saling bertemu langsung. Itulah sebabnya jasa pengiriman barang semakin dibutuhkan. Peluang bisnis dan prospek
jasa pengiriman barang masih sangat bagus dan terus berkembang. Seperti halnya Jasa pengiriman barang PT. Tiki
Jalur Nugraha Ekakurir adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa kurir ekpres yang berpusat di
Jakarta.
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh JNE cabang Bandung Jl Soekarno Hatta No.452 yaitu mengenai
Penyimpanan data pengiriman barang belum dibuatkan berdasarkan kategori dan kualifikasi seperti barang yang
berasuransi (HVS) dan barang yang non asuransi (NON HVS). Tidak adanya pengecekan ulang data barang pada saat
melakukan packing paket barang yang berasuransi (HVS) dan barang non asuransi (NO HVS).
Dengan adanya permasalahan diatas maka akan dibangun sebuah sistem informasi mengenai pencatatan pengiriman
barang. dengan menggunakan metode pengembangan sistem SSAD (Structured System Analysis and Design) dan
dengan pendekatan SDLC model waterfall. Bahasa pemrograman adalah VB.Nett dan database yang digunakan adalah
SQL Server 2005, SAP crystal report untuk merancang dan menghasilkan laporan.
Dengan dibuatkannya sistem inforamsi pencatatan ini maka diharapkan mampu membantu menangani pencatatan
pengiriman barang berdasarkan kualifikasi dan kategori.
Kata Kunci : Pengiriman barang, Pencatatan berdasarkan kualifikasi dan kategori.

1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat
terasa manfaatnya dalam membantu permasalahan
dalam suatu proses kegiatan. Kegiatan yang umumnya
menggunakan peranan teknologi informasi. Hal ini
disebabkan oleh akan kebutuhan informasi yang
semakin meningkat. Teknologi komputerisasi
memberikan kemampuan untuk media kommunikassi
yang dapat mempercepat proses kerja menusia salah
satunya transaksi pengiriman barang. Pada saat ini
pengiriman barang menjadi hal yang tidak asing lagi
karena para pelaku bisnis sekarang ini banyak
bertransaksi di internet. Orang-orang akan semakin

mudah untuk berbelanja walaupun penjualan dan

pembelian tidak saling bertemu langsung. Itulah
sebabnya jasa pengiriman barang semakin dibutuhkan.
Peluang bisnis dan prospek jasa pengiriman barang
masih sangat bagus dan terus berkembang.
Jasa pengiriman barang PT. Tiki Jalur Nugraha
Ekakurir adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dalam bidang jasa kurir express yang berpusat di
Jakarta. JNE sendiri dalam jasa pelayanan telah
mencakup wilayah Nasional terbesar di Indonesia.
Dengan dukungan cabang-cabang perusahan di
seluruh propinsi di Indonesia, PT Tiki Jalur Nugraha

Ekakurir mampu menjadi Jasa pengiriman barang

yang paling berkompeten di Indonesia. Adapun sarana
dan prasarana dalam proses pencatatan data barang
yang akan dikirim belum berdasarkan kategori dan
kualifikasi masih menggunakan sistem pencatatan
pada buku dan belum tersedianya basis data alamat
tujuan dan tarif harga sehingga dalam mencari alamat
tujuan dan tarif harga masih menggunakan buku
panduan tarif harga dari kantor pusat yang
menyebabkan kurang efektif dan memakan waktu
yang lama untuk mencari alamat yang dituju. Sehingga
untuk membuat laporan data pengirim maupun
membuat laporan harian dan bulanan sering terjadi
kerumitan. Banyaknya kesalahan pencatatan laporan
atau pendataan yang disebabkan oleh kesalahan
petugas.
Adapun permsalahan yang di identrifikasikan adalah
sebagai berikut :
1. Penyimpanan data barang pengiriman belum
dibuatkan berdasarkan kategori dan kualifikasi
seperti barang yang berasuransi (HVS) dan data
barang yang non asuransi (NON HVS).

2. Tidak adanya pengecekan ulang data barang pada

saat melakukan packing paket barang yang
berasuransi (HVS) dan data barang non asuransi
(NO HVS).
Untuk memfokuskan analisa, maka ruang lingkup
permasalahan hanya mencakup sebagai berikut :
1.

2.

Mengenai proses pencatatan pengiriman paket

barang di PT.Tiki Jalur Nugraha Ekakurir
Bandung.
Tidak membahas mengenai transaksi, hanya
mengenai proses pencatatan laporan pengiriman.

Adapun tujuan dari perancangan ini adalah :

1.

2.

Memudahkan proses pencatatan pengiriman

barang supaya tersimpan berdasarkan kualifikasi
dan kategori.
Memudahkan proses pengecekan ulang laporan
pengiriman.

(informasi), guna mencapai sasaran-sasaran

perusahaan.
Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan
bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang
terdiri
dari
kumpulan
komponen
sistem,
yaitu software, hardware dan brainware yang
memproses informasi menjadi sebuah output yang
berguna untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam
suatu organisasi.

2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem
informasi ini, dalam bukunya Agus Mulyanto
(2009:29) mengutipkan beberapa pendapat para ahli,
diantaranya:
1. Menurut James alter, sistem informasi adalah
kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang
dan teknologi informasi yang diorganisasikan
untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
2. Menurut Bodnar dan Hopwood, sistem informasi
adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat
lunak yang dirancang untuk mentransformasikan
data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
3. Menurut Gelinas, Oram dan Wiggins, sistem
informasi adalah suatu sistem buatan manusia
yang secara umum terdiri atas sekumpulan
komponen berbasis komputer dan manual yang
dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan
mengelola data serta menyediakan informasi
keluaran kepada pemakai.
4. Menurut Turban, McLean dan Waterbe, sistem
informasi adalah sistem yang mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisis, dan
mneyebarkan informasi untuk tujuan spesifik.
5. Menurut Joseph Wilkinson, sistem informasi
adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan
sumber daya (manusia, komputer) untuk
mengubah masukan (input) menjadi keluaran

2.2 Peranan Jasa Pengiriman

Jasa pengiriman barang dijadikan sebagai media untuk
memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lain.
Dengan adanya jasa pegiriman barang, seseorang yang
hendak mengirimkan barangnya hanya perlu
menggunakan jasa pengiriman barang tersebut.
Banyak para penjual atau pedagang yang sangat
membantu dengan jasa pengiriman ini. Mereka bisa
memperluas jangkauan penjualan produk yang mereka
jual. Konsumen pun tidak perlu keluar rumah, mereka
hanya tinggal menunggu peket kiriman barang tersebut
datang.
2.3 Fungsi Jasa Pengiriman
Jasa pengiriman mempunyai fungsi sebagai media
untuk mengirim barang ke tempat tertentu. Barang
yang dititipakan untuk mengirim akan diterima oleh
penerima berdasarkan tempat dan waktu.
Berfungsi juga sebagai kurir, dimana penjual tidak
perlu mengantar barang jualnya ketempat jualnya
ketempat dimana pembeli. Penjual hanya perlu
menitipakan barangnya untuk dkirim dan menyertakan
alamat lengkap penerima barang tersebut.

Menurut Dittmer (2009,P.199) delivery service adalah

suatu kelebihan dari pelayanan yang dapat ditawarkan
diamana konsumen harus memesan terlebih dahulu
makanan atau minuman yang diingikan sebelum
menikmatinya. Jadi pelanggan tidak perlu repot
datang ketempat penjualan makanan atau minuman,
walaupun demikian ada peningkatan biaya untuk biaya
pengantaran.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa
delivery service merupakan salah satu alternative
layanan yang dapat menambah nilai sekaligus
memberikan kemudahan bagi konsumen. Sebagai
salah satu layanan yang mempunyai nilai tambah.
Delivery service dipengaruhi oleh ketetapan waktu
pengiriman. Karyawan dan keistimewahan layanan
sebagai idikator.

1. Perencanaan (Planing)
2. Analisis (Analysist)
3. Perancangan (Design)
4. Penerapan (Implementation)
5. Pemeliharaan (Maintenance)
Langkah-langkah yang dilakukan dalam metodologi
waterfall adalah :
1. Melakukan survei ruang lingkup proyek dan
kelayakanya
2. Mempelajari sistem yang sedang berjalan
3. Menentukan permintaan user.
4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang
paling baik,
5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software)
6. Merancang perangkat lunak
7. Membangun perangkat lunak
8. Mengimplementasikan perangkat lunak
9. Memelihara dan melakukan
perbaikan/peningkatan perangkat lunak bila
diperlukan.

2.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem ini akan dibuat berdasarkan
Metode Analisis Dan Perancangan Terstruktur.
Perancangan sistem adalah tahap awal dimana
pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah
dipilih. Selama perancangan sistem, struktur
keseluruhan diputuskan. Tujuan perancangan sistem
secara umum adalah untuk memberikan gambaran
umum kepada pemakai (user) mengenai sistem
informasi yang baru serta untuk memenuhi kebutuhan
pemakai (user) dalam memperoleh dan mengolah
informasi yang ada.

3. Hasil Penelitian
Sistem Berjalan
1. Berikut adalah prosedur Sistem Pencatatan
Pengiriman di PT. TIKI JNE Bandung Cabang
Soekarno Hatta :
2. Bagian cash counter menerima paket yang akan
dikirim dari pelanggan. Kemudian data pelanggan
dan paket diperiksa.
3. Apabila data pelanggan atau paket tidak sesuai,
maka paket akan dikembalikan kepada pelanggan.
4. Apabila barang elektronik dan barang berharga,
cash counter akan memberikan penawaran asuransi
untuk jaminan kerusakan dan kehilangan, cash
counter akan memeriksa barang tersebut untuk
didata barangnya, setelah selesai cash counter akan
mencatatat barang yang berasuransi di from
asuransi setelah itu pihak pengirim paket barang
mendatangani from barang asuransi. Cash counter
akan menginput data barang yang berasuransi .
5. Apabila data pelanggan dan paket barang telah
sesuai data pengiriman maka akan dicatat dan
dibuat resi sebanyak 6 rangkap.
6. Resi rangkap 1 diberikan kepada pelanggan, dan
resi 2 untuk arsip dan 3 rangkap untuk dibarang .
7. Dari data pelanggan dan paket yang telah sesuai,
maka data pelanggan dan paket diberikan kepada
bagian helper untuk diperiksa kelengkapannya.
8. Setelah diperiksa kelengkapannya, bagian helper
akan membuat laporan BSTB atau laporan
pengiriman sebanyak 2 rangkap.
9. BSTB rangkap 1 diberikan kepada pihak pick up
yang nantinya akan dikirim ke tujuan pengiriman.
Dan BSTB rangkap 2 diarsipkan.

METODE PENELITIAN
Metodologi adalah kesatuan
metode-metode,
prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan
seni atau disiplin ilmu yang lain. (jogiyanto:2005)
Metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas
akhir ini adalah metodologi analisis dan perancangan
terstruktur atau konvensional. Dengan model proses
waterfall Metodologi ini menggunakan pendekatan
model analisis terhadap :
1. Data, yang digambarkan dalam ERD (Entity
Relationship Diagram), dan dipetakan ke dalam
Data Object Description (Skema Relasi).
2. Proses/Fungsional, yang digambarkan dalam DFD
(Data Flow Diagram), dan diturunkan ke dalam PSpec (Proses Specification).
Waterfall adalah suatu teknik pengembangan sistem
untuk merencanakan, memutuskan dan mengontrol
proses pengembangan sistem informasi Tahapantahapan dalam melakukan pengembangan sistem yang
digunakan model waterfall adlah sebagai berikut :

Mapping chart pengiriman Barang

Konsumen

Case Counter

Mulai

Pick up

Kepala Cabang

Paket Barang
no HVS dan
HVS siap kirim

Paket Barang

Akan dilakukan perubahan dari sistem lama yang akan

dirancang pada sistem baru berdasarkan pada
permasalahan yang terjadi sebelumnya dari sistem
lama yang diharapkan masalah yang terjadi akan
teratasi dengan perubahan sistem usulan ini. Adapun
uraian perubahan rancangan sistem usulan adalah
sebagai berikut :
1. Dengan adanya perubahan sistem baru Pada saat
proses pengiriman paket dibuatkan terlebih dahulu
kategori berdasarkan jenis barang apakah barang
tersebut berjenis paket atau dokumen yang bernilai
tinggi.
2. Pada sistem yang baru dibuatkan kriteria
pemisahan barang HVS dan NON HVS untuk
mengurangi kekeliruan saat penginputan.

B
C

Bpik

BSTB

Paket Barang

Laporan
Pengiriman
Barang

TTD
BSTB

Paket Barang
no HVS

Paket Barang
HVS

TTD Terima
barang

Input Data
Barang no HVS
dan HVS

Buat
Asuransi

selesai

Asuransi
Data Base
Paket
Barang HVS
no HVS

Asuransi

Buat resi
barang dan
resi barang
asuransi

TTD
Barang
Asuransi

Paket Barang
Resi
no
Pengiriman
HVS

Asuransi

Buat BSTB dan

Laporan
pengiriman
barang

Resi

Packing
Barang

Paket Barang
no HVS dan
HVS siap kirim

Laporan
Pengiriman

BSTB
B

Phase

Sistem Usulan
1. Bagian cash counter menerima paket yang akan
dikirim dari pelanggan. Kemudian data pelanggan
dan paket diperiksa.
2. Apabila data pelanggan atau paket tidak sesuai,
maka paket akan dikembalikan kepada pelanggan.
3. Apabila barang elektronik dan barang berharga
cash counter akan memberikan penawaran asuransi
untuk jaminan kerusakan dan kehilangan, cash
counter akan memeriksa barang tersebut untuk di
data barangnya setelah selesai cash counter akan
mencatatat barang yang berasuransi di from
asuransi setelah itu pihak pengirim paket barang
mendatangani from barang asuransi. Cash counter
akan menginput data barang yang berasuransi .
4. Apabila data pelanggan dan paket barang telah
sesuai data pengiriman maka akan dicatat dan
dibuat resi sebanyak 6 rangkap.
5. Resi rangkap 1 diberikan kepada pelanggan, dan
resi 2 untuk arsip dan 3 rangkap untuk dibarang .
6. Dari data pelanggan dan paket yang telah sesuai,
maka data pelanggan dan paket diberikan kepada
bagian helper untuk diperiksa kelengkapannya.
7. Setelah diperiksa kelengkapannya, bagian helper
akan membuat laporan BSTB atau laporan
pengiriman sebanyak 2 rangkap.
8. BSTB rangkap 1 diberikan kepada pihak pick up
yang nantinya akan dikirim ke tujuan pengiriman.
Dan BSTB rangkap 2 diarsipkan.
9. Kemudian dibuatkan klasifiksi barang apakah
barang itu berupa dokumen atau non dokumen,
apabila barang tersebut berupa dokumen akan
dimasukan kedalam kategori bahwa barang itu
berupa dokumen.
10. apabila barang tersebut berupa paket besar non
dokument sama barang tersebut akan dibuatkan
klasifikasi dan kategori.

Gambar Mapping Chart sistem pengiriman barang

Context Diagram
Paket Barang
Konsumen

Asuransi Pengiriman
Resi Pengiriman

1
Sistem
Informasi
pengiriman
Barang

Laporan Pengiriman Barang

Paket Barang Siap Kirim

Pick up

Kepala Cabang

BSTB

Gambar Context Diagram Sistem Pengiriman

(DFD) Logical Level 0 sistem Berjalan
Asuransi Barang
Konsumen

Paket Barang
Paket barang

1
cek BPIK

2
Buat
Asuransi
Barang

Resi pengiriman paket

ID paket barang

3
Input paket
Barang HVS
dan non HVS

4
Buat resi
pengiriman
barang HVS
dan non HVS

ID paket barang HVS

Laporan BST B

5
Buat Laporan
Pengiriman
barang dan
BST B

Laporan pengiriman barang

BST B
Resi pengiriman

Kepala Cabang
pick up
Laporan pengiriman

Gambar DFD level 0 Sistem Pengiriman

(DFD) Logical Level 0 Sistem Usulan

Konsumen
Paket barang
Paket barang

1
Cek BPIK
2
Buat
Asuransi
Barang

Asuransi Pengiriman

3
Input Paket
Barang HVS
dan non HVS
Id Resi
Kategori Barang

Resi pengiriman

6
Pemisahan barang
berdasarkan
kualifikasi dan
kategori

4
Buat resi
pengiriman
barang HVS
dan non HVS

Resi

BSTB

5
Cetak laporan
pengiriman
barang dan
BSTB

7
pemisahan
paket barang
HVS dan non
HVS

Gambar Rancangan Dokumen Pengiriman barang

Laporan Pengiriman Barang

pengiriman
pick up

kepala cabang

BSTB

Barang HVS

Gambar DFD Level 0 Sistem Usulan

Format Input/Output
Pada bagian ini akan diuraikan bentuk input output
yang digunakan dalam sistem baru (termasuk input
output dari sistem yang berjalan tetapi masih
digunakan dalam sistem baru), meliputi : Struktur
Menu, Rancangan Dokumen dan Dialog Screen.

Gambar Menu Data Pelanggan

Gambar V. 1 Struktur Dialog Menu Sistem

Pengiriman Barang

Gambar Menu Input Tarif pengiriman

4. Untuk pembuatan laporan dapat menggunakan

crystal report 8.5, active report ataupun yang
lainnya.

Gambar V. 2 Input Kota pengiriman

Berikut adalah kebutuhan sumber daya manusia

(Brainware) dari perancangan sistem ini, diantaranya :
1. Satu orang Sistem Analis
Bertugas mengawasi kegiatan dalam penerapan
sistem yang baru dan memastikan sistem yang
dibuat telah sesuai dengan yang direncanakan serta
mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi
dalam sistem tersebut.
2. Satu orang Progammer
Bertugas membuat program aplikasi komputer
berdasarkan sistem yang telah dirancang dan
dideskripsikan oleh sistem analis dan mengubah
atau memodifikasi program aplikasi komputer
yang sudah ada pada sistem lama untuk dibuat
menjadi sistem baru.
3. Satu orang Administrator Bertugas sebagai
pelaksana pengoperasian terhadap sistem di dalam
melakukan kegiatannya, yang bertugas untuk
mengelola sistem.
Gambar Kualifikasi paket barang
4. Kesimpulan
Dengan dibuatnya perancangan sistem ini diharapkan
nantinya akan berguna baik untuk karyawan maupun
perusahaan karena pada dasarnya perancangan sistem
ini dibuat untuk mempermudah akses informasi dan
pekerjaan karyawan di PT.TIKI JNE SOEKARNO
HATTA Cabang Bandung. Beberapa kesimpulan yang
dapat di Tarik diantaranya :
1. Pencatatan pengiriman barang akan tersimpan
berdasarkan kategori.
2. Telah dibuatnya pengkodean yang memudahkan
pencatatan barang saat akan melakukan packing.

Konfigurasi HW / SW sebagai penentuan kebutuhan

sumber daya untuk sistem informasi yang baru
merancang kebutuhan perangkat keras (hardware) dan
kebutuhan perangkat lunak (software) dalam upaya
menunjang keberhasilan dari usaha perancangan
sistem.
Hardware
1. Komputer 1 Unit dengan konfigurasi:
2. Monitor 15
3. Keyboard
4. Mouse
5. Processor berkecepatan minimum 1.6 GHz
6. Memory 1 GB
7. Internal VGA Card atau External
8. Harddisk minimum 80 GB
9. Motherboard yang memiliki port Usb
10. Power Supply 400 watt
11. DVD atau Cd-Rom

DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi Informasi.
Yogyakarta : Bumi Aksara.
[2] Hartono, Jogiyanto. (2009). Sistem Teknologi
Informasi.Yogyakarta : Andi.

Software
Software yang digunakan dalam rancangan ini adalah

[3] Gaol,L,

Jimmy.

2008.

Sistem

Informasi

Manajemen Pemahaman dan Aplikasi.

sebagai berikut:

[4] Jakarta : Penerbit PT Grasindo.

1. Operating sistem menggunakan Windows Xp atau

Vista.
2. Pembuatan database dapat menggunakan Ms SQL
Server 2005.
3. Untuk pembuatan program bahasa pemrograman
yang dapat digunakan seperti Microsoft Visual
Basic 2010.

[5] Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep

dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.