ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA DI

SMK DIPONEGORO DEPOK,YOGYAKARTA BERBASIS WEBSITE

M.Arif Budiman 1), Kusnawi

Abstract Along with the growing world of

technology and information. The website is an
information media offers a range of ease in presenting
information. The speed and convenience of the internet
presence of positive value.
Secondary school Vocational Diponegoro Depok in
Yogyakarta is one of the Government agencies in the
world of education that do not yet have facilities the
website to provide information to the public at large as
well as the citizens of the school. This research aims to
build a website CMS Diponegoro Depok in Yogyakarta
that later can be useful for all parties. The creation of
this Website uses dreamweaver, notepad ++ and PHP
MySQL as database.
The website will be designed consisting of a few
pages such as the Home page, profile, about, Contact,
and Psb admin Login. The design of this website is done
in completely so that it is able to cover all the needs. The
expected results of this research in the form of a Website
CMS Depok in Yogyakarta, Diponegoro, capable of
providing information quickly and accurately.

2)

pengolahan data ataupun administrasi data yang telah

disusun dengan proses dan prosedur-prosedur tertentu.
Diharapkan dengan adanya suatu sistem pengolahan data
antara calon siswa dan pengolahan yang merupakan
bagian dari sistem registrasi yang menerima inputan dari
calon siswa dan mengolahnya untuk melakukan kegiatan
transaksi kegiatan administrasi antara siswa dan sekolah
tersebut
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Diponegoro
depok, Yogyakarta yang beralamat di Komplek Ponpes
Diponegoro Sembego Manguwoharjo adalah salah satu
jenjang pendidikan menengah yang bertujuan untuk
mempersiapkan lulusan agar siap kerja dan mampu
bersaing di era teknologi yang semakin canggih ini. Di
SMK Diponegoro Depok Yogyakarta, terdapat pilihan
jurusan diantaranya:
1. Teknik Sepeda motor
2. Tata Busana
Sistem
Informasi
Pendaftaran
Siswa
BaruSecara Online ini sangat dibutuhkan untuk oleh
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Diponegoro
depok Yogyakarta untuk mempermudah dan
mempercepat dalam hal pendaftaran bagi calon
siswa dan pengolahan data yang di tangani oleh
pihak sekolah
Oleh karena itu penulis memfokuskan suatu
ide pada pengolahan sebuah sistem informasi untuk
dapat di gunakan dengan baik. Maka dari itu,
penulis akan mengambil judul tentang Analisis
Dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran
Siswa Di SMK DIPONEGORO DEPOK
YOGYAKARTA Berbasis Website yang
diharapkan dapat memberi kemudahan bagi calon
mahasiswa agar dapat melakukan proses
pendaftaran secara online, untuk dapat mengolah
data dengan cepat, tepat dan akurat.

Keywords: Web, Information, PHP MySQL

1. Latar belakang masalah
Pengembangan informasi teknologi saat ini
sangatlah pesat, kebutuhan informasi dan
pengolahan data sangat penting untuk manusia. Dari
pengembangan teknologi yang sangat pesat
berdampak bagi kehidupan khususnya penyesuaian
informasi bagi suatu organisasi atau perusahaan
yang membutuhkan sistem pengolahan data secara
cepat, tepat, dan akurat. Untuk menunjang
efektifitas, produktifitas dan efisiensi dalam
organisasi atau perusahaan dalam menyelesaikan
masalah manajemen, untuk memberikan layanan
kepada calon siswa baru SMK Diponegoro Depok
Yogyakarta.
Teknologi Informasi adalah salah satu alat yang
digunakan para manajer untuk mengatasi perubahan
yang terjadi. Dalam hal ini perubahan yang
dimaksud adalah perubahan informasi yang sudah
diproses dan dilakukan penyimpanan sebelumnya di
dalam komputer .
Umumnya kejadian yang sering terjadi pada jenjang
sekolah adalah keterbatasan pengolahan data yang
dimulai dari pengolahan data untuk proses pendaftaran,
dan jadwal ujian seleksi calon siswa baru. Hal ini
merupakan salah satu proses yang merupakan interaksi
antara bagian internal sekolah yang diwakilkan oleh

1.1 Metode Pengumpulan Data

1

Metode Observasi
Mengadakan pengamatan secara langsung
terhadap kegiatan yang dilakukan di
SMK
DIPONEGORO DEPOK, YOGYAKARTA.
Dari pengamatan yang dilakukan, SMK
DIPONEGORO DEPOK, YOGYAKARTA
merupakan sekolah menengah yang sudah
memiliki kualitas pendidikan yang bagus dan
mampu bersaing dengan sekolah-sekolah
lainnya.

Metode Wawancara

elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan tertentu.
Dari kedua pendekatan di atas, penulis dapat
mengambil kesimpulan bahwa sistem adalah
kumpulan dari elemen- elemen atau sub-sub sistem
yang saling berintegrasi dan saling berhubungan
satu sama lain untuk membentuk satu kesatuan utuh
untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai
suatu tujuan tertentu.

Mengadakan tanya jawab secara langsung

terhadap
pihak
yang
terkait
dengan
SMK
DIPONEGORO DEPOK, YOGYAKARTA dalam
pengambilan data. Dari tanya jawab yang dilakukan
dengan pihak sekolah mengatakan bahwa sekolah
tersebut sangat membutuhkan sistem infromasi
pendaftaran yang berbasis website agar kinerja para guru
dalam mengelola pendaftaran siswa / i bisa lebih mudah .
2 Tinjauan Pustaka

2.1.2 Definisi Sistem

Menurut McLeod dalam Al-Barha Bin
Ladjamudin (2005 : 3) Sistem adalah sekelompok
elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama
utuk mencapai suatu tujuan .
Begitu pula Robert G. dalam buku Al-Barha Bin
Ladjamudin (2005 : 3), mendefinisi Sistem sebagai
seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan
bersama. Selain itu Gerald .J dalam buku Al-Barha Bin
Ladjamudin (2005 : 3) menjelaskan bahwa pendekatan
sistem yang lebih menekankan pada prosedur
didefinisikan bahwa Sistem yaitu suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan
atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.[2]

Penelitian tentang sistem pengolahan data

semacam ini pernah dilakukan oleh ALVIUS
FRENDI (2011), dengan judul Sistem Pendaftaran
Siswa Baru Secara Online pada SMP Kristen Setia
Bakti Kalimantan Barat dengan memngunakan
bahasa pemrograman PHP.
Penelitian tersebut menghasilkan informasi
profil dari sekolah serta pendaftaran secara online
dan proses seleksi dilakukan berdasarkan nilai nem
tertinggi, yang membedakan penelitian ini dengan
penelitian tersebut adalah sistem ini akan
menampilkan informasi jadwal pendaftaran, syarat
pendaftaran, dan quota penerimaan siswa.
Priyadi (2012),pada penyusunan skripsi
tentang Sistem Informasi Berbasis Web Pada SMK
MUDA PATRIA KALASAN. Perancangan situs
web bagi SMK ini terbatas pada penyajian informasi
antara pengunjung dengan pihak sekolah, informasi
yang disajikan antara lain: Profil sekolah, berita,
daftar guru, download materi, agenda sekolah,
poling, komentar, gallery, statistik pengunjung
dalam perbandingan web yang akan penulis susun
selaian sebagai sumber infromasi website tersebut
bisa di lakukan pendaftaran siswa secara online.

2.1.3 Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto Hartono (2005 : 3) Suatu
sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat
tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen
(components), batas sistem (boundary), lingkungan
luar sistem (environment), penghubung (interface),
masukan (input), keluaran (output), pengolah
(proses), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal)
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Terdapat berbagai macam pengertian Sistem
Informasi menurut beberapa ahli, diantaranya :
Sistem Informasi adalah kumpulan elemen
yang saling berhubungan satu sama lain untuk
membentuk suatu kesatuan untuk mengintegrasi
data,
memproses
dan
menyimpan
serta
mendistribusikan informsi tersebut.
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam
organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung
oprasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan. Jogiyanto
(2005:11)

2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi

2.1.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam
mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada
prosedurnya dan yang menekankan pada komponen
atau elemennya. Menurut (Jogiyanto 2005 : 1)
terdapat dua kelompok pendekatan dalam
mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada
prosedurnya dan yang menekankan pada komponen
atau elemennya.[1]
Pendekatan sistem yang menekankan pada
prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai Sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedure
prosedure yang saling berhubungan, berkumpul
bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.3 Karakteristik Sistem Informasi

Sistem mempunyai karakteristik yang tidak bisa
dipisahkan antara satu karakteristik dengan karakteristik
yang lain. Menurut Jogiyanto (2001:3) beberapa
karakteristik tersebut antara lain:

Pendekatan sistem yang menekankan pada

komponen atau elemennya mendefinisikan sistem
sebagai Sistem adalah kumpulan dari elemen-

1.

Memiliki komponen

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1. Sekilas Tentang SMK Diponegoro Depok,
Yogyakarta
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Diponegoro
depok Yogyakarta yang beralamat di Komplek Ponpes
Diponegoro Sembego Manguwoharjo adalah salah satu
jenjang pendidikan menengah yang bertujuan untuk
mempersiapkan lulusan agar siap kerja dan mampu
bersaing di era teknologi yang semakin canggih ini. Di
SMK Diponegoro Depok Yogyakarta, terdapat beberapa
pilihan jurusan diantaranya:
1. Teknik Sepeda motor
2. Tata Busana
Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Secara
Online ini sangat dibutuhkan oleh Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) Diponegoro depok Yogyakarta untuk
mempermudah dan mempercepat dalam hal pendaftaran
bagi calon siswa dan pengolahan data yang di tangani
oleh pihak sekolah.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang

saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu
kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap
sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu
mengandung komponen-komponen atau subsistemsubsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari
sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2.

3.

4.

5.

Batas sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang
membatasi antara suatu sistem dengan sistem
yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari
sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem (Environment)
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.
Penghubung sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem yang lainnya.
Masukan sistem (Input)

3.2. Analisis Sistem

Analisis sistem (system analysis) sebuah
istilah kolektif mendiskripsikan fase-fase awal
pengembangan sistem. Analisis sistem dapat diartikan
juga sebagai teknik pemecahan masalah yang
menguraikan
bagian-bagian
komponen
dengan
mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen
tersebut. Bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan
mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal
dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam
menetukan keberhasilan sistem informasi yang
dihasilkan nantinya. Tahapan ini sangat penting karena
menetukan bentuk sistem yang harus dibangun. Tahapan
ini merupakan tahap yang mudah jika klien sangat
paham dengan masalah yang dihadapi, dan tahu betul
fungsional dari sistem informasi yang akan dibuat.
Tetapi tahap ini bisa menjadi tahap paling sulit jika klien
tidak bisa mengidentifikasi kebutuhannya atau tertutup
terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail
prosesnya.
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun
suatu sistem yang baru untuk mengganti sistem yang
lain, secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang
telah ada. Hal ini disebabkan karena beberapa hal
sebagai berikut :
Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam

sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan
supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input
adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Sebagai contoh didalam sistem komputer, program
adalah maintanance input yang digunakan untuk
mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem (Output)
Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh
sistem.
7. Pengolah sistem (Process)
Merupakan bagian yang memproses masukan
untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
8. Sasaran sistem
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka
operasi sistem tidak akan ada gunanya
2.3.1

Sistem yang dipakai saat ini masih menggunakan

pendaftaran secara manual sehingga kurang efektif
karena informasi yang disampaikan sangat terbatas .

Elemen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:4) Elemen Sistem adalah

suatu sistem terdiri dari sejumlah elemen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling kerjasama membentuk
satu kesatuan.
Pendekatan suatu sistem yang merupakan suatu
jaringan prosedur lebih menekankan pada urutan-urutan
operasi di dalam sistem, sedangkan pendekatan yang
menekan kan pada elemen-elemen atau komponen
merupakan interaksi antar elemen atau komponen atau
mencapai sasaran atau tujuan sistem.

perbaikan sistem secara menyeluruh

Sistem lama yang di pakai masih kurang tepat untuk
dipakai, serta disesuaikan dengan kebutuhan sekolah dan
sesuai tuntutan masyarakat yang di anggap kurang tepat
dalam sistem pendaftaran siswa baru.

3.2

Analisis Kelemahan Sistem

untuk memberikan kemudahan dalam pembuatan. Pada

tahap implementasinya, spesifikasi yang dibutuhkan
tidak harus bagus, spesifikasi yang digunakan untuk
pembuatan sistem yang berbasis website ini, sebagai
berikut :

Analisis terhadap kelemahan sistem

bertujuan untuk mengenali lebih jauh apakah
sistem yang digunakan selama ini masih layak
digunakan. Adapun kelemahan sistem lama
adalah :
Kelemahan sistem lama :
1) Media promosi masih menggunakan cara
konvensional, yaitu dengan file kearsipan
dan papan informasi
2) Informasi yang disampaikan sangat
terbatas.
3) Biaya yang dikeluarkan untuk promosi
banyak.
4) Kesulitan dalam memperbaharui informasi
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem
Tujuan analisis kebutuhan untuk menetukan
kebutuhan apa saja dalam pembuatan sistem baru.
Setelah
melakukan
analisis
sistem
dan
mengidentifikasi
masalah,
analisis
kemudian
menentukan aspek-aspek yang dibutuhkan dalam
membangun sistem informasi tersebut. Kebutuhan
sistem terbagi atas 2 aspek yaitu kebutuhan fungsional
dan Non-fungsional.

Tabel 3.1 Spesifikasi hardware

Dengan melihat spek hardware yang dibutuhkan
dalam pembuatan sistem seperti diuraikan diatas, sebagai
langkah untuk menekan biaya produksi sistem seminimal
mungkin maka dalam pembuatan sistem digunakan
komputer yang sudah ada sehingga tidak perlu
menambah biaya untuk produksi sistem.

3.4.1. Kebutuhan Fungsional

Dalam penyampaian informasi kebutuhan
fungsional sangat berperan penting karena merupakan
hasil akhir yang dihasilkan oleh sistem yang baru.berikut
ini merupakan kebutuhan fungsional pada sistem yang
berbasis website ini :
1. Aplikasi mampu menampilkan informasi
tentang :
Sejarah Singkat sekolah
Informasi pendaftaran siswa/ i baru
Visi Dan Misi
Form pendaftaran siswa/ i baru
Pengumuman
Hasil
Seleksi
Pendaftaran Siswa/ i Baru secara
Online
Kontak Sekolah

2.

Software

Perangkat lunak yang di butuhkan dalam pembuatan

website pendaftaran ini merupakan komponenkomponen dalam processing system, berupa programprogram untuk mengontrol bekerjanya sistem komputer.
Perangkat lunak yang digunakan dan dibutuhkan untuk
pembuatan sistem website ini sebagai berikut :

3.

3.4.2. Kebutuhan non- Fungsional

Windows 7 Ultimate
MySQL server
Dreamweafer
Notepad ++
XAMPP Control Panel
Brainware

Aspek brainware meliputi individu yang terlibat

langsung dalam pembuatan sistem informasi ini. Aspek
ini cenderung mempunyai sifat yang tidak terlalu pintar
namun dalam usahanya akan semaksimal mungkin dapat
menjalankan sistem ini dan tentunya akan sangat
berpengaruh terhadap hasil akhir yang nantinya menilai
sejauh mana keberhasilan individu tersebut dalam
penyampaian sebuah informasi untuk orang lain.

Dalam membangun sebuah sistem yang berbasis

website tersebut, dibutuhkan spesifikasi hardware dan
software yang baik untuk memberikan kemudahan dalam
membangun sistem dan brainware ( manusia ) yang
berkualitas. Untuk membangun sistem ini ada beberapa
hal yang perlu diperhaikan antara lain :
1. Hardware

Dalam membangun sebuah sistem yang berbasis

website ini, dibutuhkan spesifikasi hardware yang cukup

Sistem analis
Programmer
Admin

Konsumen/user
3.6.2.3 Diagram Arus Data Level 1
DataFlow Diagram(DFD) adalah suatu diagram
yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan
arus data dari sistem, yang penggunaannya sangat
membantu
untuk
memahami
system
secara
logika,terstruktur dan jelas.Gambar diagram arus data
level 1 ditunjukkan Gambar 3.3.

3.6 Perancangan Sistem

3.6.1 Merancang Konsep
Perancangan system merupakan garis besar dari
seluruh proses komputerisasi pengolahan data yang akan
dilakukan. Perancangan ini mencakup bagaimana system
tersebut dapat dijalankan, bagaimana langkah
pemrosesan datanya,serta hasil keluarannya.Dalam
merancang system informasi pendaftaran siswa ini
terdapat empat pihak
yang berperan, yaitu
administrator, siswa, guru dan Ketua Panitia PSB.
3.6.2 Perancangan Proses
3.6.2.1 Rancangan Diagram AlirSistem
Merupakan
bagian
alir
sistem
yang
menggambarkan proses alir data atau langkah-langkah
kerja yang akan dilakukan programmer untuk
menentukan langkah-langkah kerja mulai dari table
sampai pembuatan informasi-informasi yang diperlukan
pemakai. Berikut Diagram Alir Sistem dari Sistem
Pendaftaran Siswa Baru di SMK Diponegoro Depok
Berbasis Web terdapat pada Gambar 3.1

Gambar3.3 Rancangan DiagramArusData Level 1

Keterangan :
1. Laporan Siswa
2. Laporan Hasil Pengumuman
3. Laporan Jumlah Keseluruhan Lulus
4. Laporan Pendaftaran
5. Laporan Setiap Jurusan
6. Laporan Admin
4.1 Menggunakan Sistem
Implementasi website pendaftaran dipahami
sebagai sebuah proses yang menentukan apakah sistem
dalam website mampu beroperasi dengan baik, serta
mengetahui apakah para pemakai atau user bisa mandiri
dalam mengoperasikannya. Disini akan menjelaskan
beberapa langkah dalam mengguna-kan website
pendaftaran , diantaranya adalah :
1. Nyalakan komputer yang digunakan sebagai media
untuk membuka sistem website pendaftaran ini.
2. Membuka browser seperti mozila firefox untuk
melihat hasil website yang sudah jadi dan di uji .

Gambar 3.1 Rancangan Diagram AlirSistem

Keterangan :
1. Laporan Siswa
2. Laporan Hasil Pengumuman
3. LaporanJumlah KeseluruhanLulus
4. Laporan Pendaftaran
5. Laporan Setiap Jurusan
6. Laporan Admin

4.3 Halaman Index

3.6.2.2 Diagram Konteks

Gambar3.2 Rancangan DiagramArusData Level 0

Keterangan :
7. Laporan Siswa
8. Laporan Hasil Pengumuman
9. LaporanJumlah KeseluruhanLulus
10. Laporan Pendaftaran
11. Laporan Setiap Jurusan
12. Laporan Admin

Gambar 4.1 Halaman Index

4.3.1 Tampilan halaman Index Admin

Daftar Pustaka

[1] Jogiyanto,HM., 2005, Analisis dan Desain

Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset.
[2 Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan
Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Gambar 4.2Tampilan halaman Index Admin

4.4 Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan sistem untuk pendaftaran di SMK
Diponegoro Depok,Yogyakarta ini dapat dilakukan
dengan cara berikut ini.
- Membagi masing-masing komponen
aplikasi menjadi beberapa file sehingga
jika terjadi kesalahan pada suatu
komponen maka hanya file tersebut yang
diperbaiki.
- Copy file aplikasi pada tempat/folder
tertentu sehingga terpisah dari file-file
yang dijalankan (backup)
- Untuk memperbaharui data dapat dilakukan dengan
membuka halaman admin atau databasenya dan
memilih fitur yang akan diubah.
5. Kesimpulan
Dalam penyusunan skripsi dengan judul
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran
Siswa
Di
SMK
DIPONEGORO
DEPOK,
YOGYAKARTA Berbasis Website yang telah
dijelaskan dan diuraikan di atas, dapat diambil beberapa
kesimpulan sebagai berikut:
1. Dengan adanya aplikasi ini akan mempermudah
bagi masyarakat terutama calon siswa untuk
mengetahui informasi tentang penerimaan siswa
baru.
2. Mempermudah petugas dalam melakukan
proses penyimpanan, dan perubahan data.
3. Mempersingkat waktu pendaftaran siswa baru
karena menggunakan sistem online.
4. Sistem dapat menampilkan informasi tentang
siswa yang lulus dan tidak lulus seleksi dengan
cara online.
5. Sistem dapat menampilkan informasi tentang
pengumuman yang ada di sekolah secara
online.