S.O.

P (Standar Operating Procedure) Surat Menyurat

Biology Orchid Study Club (BiOSC)
Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada
Periode Kepengurusan 2015
S.O.P (Standar Operating Procedure) surat menyurat ini dibuat sebagai
standar operasional dalam pembuatan nomor surat untuk setiap pembuatan surat
kegiatan. Ditujukan kepada seluruh anggota yang akan membuat surat untuk setiap
acara kegiatan di BiOSC. Sehingga, setiap surat yang dibuat memiliki penomoran
surat yang teratur dan sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Hal ini juga
memudahkan bagi staf ataupun anggota yang mungkin memimpin kepanitiaan dalam
suatu kegiatan dan bertugas untuk membuat surat. Dengan dibuatnya S.O.P ini
diharapkan tidak hanya sekretaris umum yang mengetahui sistem penomoran surat
tetapi juga seluruh anggota dapat mengetahui bagaimana sistematika penomoran
surat. Berikut pengkodean nomor suratnya :
Kode Surat :
A =Kode Untuk Undangan
B =Kode Untuk Surat Pinjam/Perijinan
C =Kode Untuk Surat Permohonan
D =Kode Untuk Lain-Lain

No/Kode/Inisial Kegiatan/BiOSC/Bulan/Tahun
Contoh :
01/ C/DJ/ BiOSC/ IX/ 2015

Dengan penjelasan sebagai berikut :

KODE
01
C
DJ

PENJELASAN
Merupakan nomor urut surat
Merupakan kode surat untuk permohonan
Inisial kegiatan. Karena ini merupakan surat untuk kegiatan DIKJUT
(Diklat Lanjut). Maka dalam penomorannya ditulis DJ. Jika Diklat dasar

BiOSC
IX

maka DD.
Menunjukkan bahwa surat di keluarkan oleh BiOSC
Bulan pada saat pembuatan surat. Jika pada saat tanggal pembuatan surat

2015

merupakan bulan Desember maka penomorannya menjadi XII.

Tahun saat pembuatan surat. Jika pada saat pembuatan surat sudah
masuk tahun 2016. Maka penomorannya adalah 2016.

Demikian S.O.P ini dibuat dengan sebaik-baiknya. Semoga informasi ini

dapat memberikan manfaat bagi seluruh anggota BiOSC. Atas perhatian dan
kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Yogyakarta, 20 Februari 2015

Mengetahui,
Ketua BiOSC

Sekretaris Umum BiOSC

Diana Cahya Ningrum

NIM 12/333988/BI/8952

Indri Arina Khasanati

13/346963/BI/9020

Daftar Kode Acara BiOSC

No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

Kode Acara

Jenis Acara

DD

Diklat Dasar

DJ

Diklat Lanjut

DIKTAP

Diklat Pemantapan

MUSYANG

Musyawarah Anggota

HKB

Hari Keluarga BiOSC

UD

Up Grading

RAKER

Rapat Kerja

PRS

Presentasi Penelitian

MUSI

Musyawarah Istimewa

HUT

Hari Ulang Tahun

PMT

Pematerian BiOSC

STD

Studi banding

EXP

Ekspedisi

DU

Diskusi Umum

SEMNAS

Seminar Nasional

EVL

Evaluasi Angkatan Muda

dan staff Divisi