PEMBAHASAN UMPAN BALIK

DAN TINDAK LANJUT KELUHAN

MASYARAKAT
No. Dokumen : / SOP.UKM/I/2016
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :1/2
PUSKESMAS dr. Hj. Y. Nevy Lestari
CAKRANEGARA NIP.196311071997032001

1. Pengertian Pembahasan Umpan Balik adalah pembahasan terhadap umpan balik dari
masyarakat maupun sasaran program oleh Kepala Puskesmas,
penanggungjawab dan pelaksana program, lintas program dan jika
diperlukan melibatkan lintas sektor.

2. Tujuan Sebagai acuan untuk pembahasan umpan balik yang diperoleh dari
masyarakat .
3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Cakranegara No. 440 / / SK /
PKM. C / I / 2016 tentang Media Komunikasi yang digunakan untuk
Umpan Balik terhadap Keluhan Masyarakat atau Sasaran
4. Referensi 1. Undang undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 Tentang
Kesehatan
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Tentang
Puskesmas
3. Peratura Menteri Kesehatan Nomor 585 Tahun 2007 Tentang Pedoman
Pelaksanaan Promosi Kesehatan di Puskesmas
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 65 Tahun 2013 Tentang
Pemberdayaan Masyarakat
5. Prosedur 1 Pelaksana :
a. Penanggungjawab UKM
b. Kepala Su.Bag TU
c. Pelaksana Program

2. Alat
a. Laptop
b. LCD
c. Kamera
d. Alat Tulis

3. Bahan
a. Buku Notulen

6. Langkah - langkah 1. Pengumpulan informasi melalui Survey Kepuasan Pelanggan, Kotak

Saran, SMD dan Pertemuan Lintas Sektor.
2. Pengendali Mutu merekap informasi yang diterima dan memetakkan
berdasarkan jenis informasi yang diperoleh.
3. Kepala Sub.Bag. TU dan Pengendali Mutu mendistribusikan informasi
ke masing-masing penanggung jawab
4. Penanggung jawab mendistribusikan informasi ke masing-masing
pelaksana program.
5. Pelaksana program menganalisis informasi yang diterima
6. Hasil analisis informasi diumpan balik melalui kegiatan Minilokakarya
Lintas Sektor oleh penanggung jawab.
7. Penanggung jawab mencatat hasil umpan balik (masukan/saran)
masyarakat terhadap kegiatan program.
 8. Penanggung jawab menyampaikan hasil umpan balik dari masyarakat
ke pelaksana program untuk ditindak lanjuti, dievaluasi untuk
disesuaikan ke rencana kegiatan program.

7. Hal Hal yang 1. Komunikasi antara Pengendali Mutu dan Penanggung jawab
perlu diperhatikan 2. Komunikasi antara Penanggung jawab dan Pelaksana Program

8. Unit terkait 1. Penanggung jawab UKM

2. Kepala Sub. Bag. TU
3. Pelaksana Program
9. Dokumen Terkait 1. Laporan Hasil Analisi
2. Notulen
3. Dokumentasi
10. Rekaman Historis No. Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
perubahan diberlakukan

2/2
 DINAS KESEHATAN KOTA MATARAM
PUSKESMAS CAKRANEGARA
Jl. Brawijaya No. 3B Telp.(0370) 671496

Mataram,
No : / / PKM. C / / 2016 Kepada
Lamp : 1 (satu) Lembur YTh.
Perihal : Pembahasan Umpan Balik di,-
Pelaksanaan Kegiatan Program UKM Tempat

Dengan Hormat,
Melalui surat ini kami Tim Puskesmas Cakranegara akan melaksanakan Pembahasan Umpan
Balik Pelaksanaan Kegiatan Program UKM yang nantinya diharapkan masukan/ saran dan
usulan usulan inovatif untuk memperbaiki perencanan maupun pelaksanaan kegiatan program
yang ada di Puskesmas dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan di Puskesmas Cakranegara.
Adapun kegiatan tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal :
Jam :
Tempat :

Diharapkan kehadiranya bapak/ibu saudara pada Pembahasan umpan balik yang dimaksud
Demikian untuk mendapat perhatian, atas bantuan dan kerja samanya kami ucapkan terimakasih.

Mengetahui
Kepala Puskesmas Cakranegara

= dr. Hj. Y. Nevy Lestari =

NIP. 19631107 199703 2 001
 DAFTAR HADIR PEMBAHASAN UMPAN BALIK PELAKSANAAN
PROGRAM KEGIATAN UKM PUSKESMAS CAKRANEGARA
TANGGAL

NO NAMA JABATAN ALAMAT TANDATANGAN

1 1. _________

2 2. _________

3 3. _________

4 4. _________

5 5. _________

6 6. _________

7 7. _________

8 8. _________

9 9. _________

10 10. ________

11 11. ________

12 12. ________

13 13. ________

14 14. ________

15 15. ________

16 16. ________

17 17. ________

18 18. ________

19 19. ________

20 20. ________

21 21. ________

22 22. ________

23 23. ________
24 24. ________

25 25. ________

26 26. ________

27 27. ________

28 28. ________

29 29. ________

30 30. ________

31 31. ________

32 32. ________

33 33. ________

34 34. ________

35 35. ________

Mengetahui
Kepala Puskesmas Cakranegara

= dr. Hj. Y. Nevy Lestari =

NIP. 19631107 199703 2 001
 DINAS KESEHATAN KOTA MATARAM
PUSKESMAS CAKRANEGARA
Jl. Brawijaya No. 3B Telp.(0370) 671496

KERANGKA ACUAN UNTUK MEMPEROLEH UMPAN BALIK

PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN UKM

I. PENDAHULUAN

Untuk mendapatkan umpan balik, pembahasan tindak lanjut untuk peningkatan

mutu dan kepuasan adalah dengan cara pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui
harapan pelanggan terhadap pelayanan puskesmas.
Cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi umpan balik masyarakat
adalah melalui kotak saran, survey kepuasan pelayanan dengan kuesioner sebagai panduan
wawancara dan pesan singkat (SMS) melalui SMS Center , informasi secara langsung dari
masyarakat melalui pembicaraan, telpon dan SMS dan pertemuan Lintas Sektor.
Umpan balik, pembahasan dan tindak lanjut terhadap masyarakat dilaksanakan oleh
Penanggungjawab dan Kepala Sub.Bag.TU dan Pelaksana Program dalam hal ini ditunjuk
oleh Kepala Puskesmas.
Pengambilan informasi umpan balik dilaksanakan setiap hari kerja melalui kotak
saran/aduan, pembicaraan langsung, SMS, sedangkan survey kepuasan via SMS center
dilakukan per 3 bulan, melalui kuesioner dilakukan setiap minggu pada hari
Sabtu.Sedangkan survey Mawas Diri dilaksanakan Satu Tahun sekali.

II. LATAR BELAKANG

Dalam konteks mutu, pelanggan adalah raja. Oleh karena itu pemberi pelayanan
kesehatan sebagai pelayan raja harus memperhatikan apa yang diinginkan oleh raja. Oleh
sebab itu pemberi pelayanan harus mengidentifikasi bagaimana penilaian pelanggan
terhadap jasa yang telah ia terima.

Kegiatan untuk mengetahui penilaian pelanggan terhadap pelayanan yang ia

terima mengacu pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 16
Tahun 2014 tentang pedoman tentang survei Kepuasan Masyarakat terhadap
penyelenggaraan pelayanan publik.

Mutu dan Kinerja pelayanan perlu diupayakan untuk ditingkatkan secara

berkesinambungan, oleh karena itu umpan balik dari mayarakat dan pengguna pelayanan
 puskesmas secara aktif diidentifikasi sebagai bahan untuk penyempurnaan pelayanan
puskesmas.

III. TUJUAN
Tujuan Umum
Mengetahui tanggapan masyarakat tentang mutu pelayanan UKM Puskesmas
Cakranegara.
Tujuan Khusus
1. Memberikan informasi kembali hasil analisa identifikasi kebutuhan dan harapan
masyarakat terhadap program UKM Puskesmas Cakranegara.
2. Mengetahui umpan balik dari masyarakat tentang pelaksanaan program UKM
Puskesmas Cakranegara

IV. KEGITAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

Kegiatan pokok :
MMD (Musyawarah Masyarakat Desa)
Minilokakarya Linsek

Rincian kegiatan:
1. Menginventaris tanggapan dari masyaarakat terhadap umpan balik identifikasi hasil
analisis kebutuhan dan harapan Masyaraka terhadap pelaksanaan program UKM.
2. Mengevaluasi hasil umpan balik identifikasi kebutuhan dan harapan Masyarakatn
dalam pelaksanaan program UKM.
3. Rencana tindak lanjut untuk mengatasi umpan balik dalam pelaksanaa program
UKM.

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

Melakukan sosialisasi pada masyarakat, lintas sektor yang ada di wilayah kerja Puskesmas
Cakraegara.

VI. SASARAN
Sasaran program dalam kegiatan ini adalah :
1. Lintas Sektor
2. Toga dan Toma
3. Kader
4. Kaling
VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

TANGGAL

NO KEGIATAN PELAKSANAAN KETERANGAN

Pembahasan Upan Balik Kebutuhan dan

1
harapan masyarakat

VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

Evaluasi proses dilakukan pada saat kegiatan masih berjalan untuk melihat kekurangan
yang ada dan agar dapat segera diatasi. Pelaporan kegiatan dilakukan setelah selesai
melakukan kegiatan.

IX. PENCATATAN, PELAPORAN, DAN EVALUASI KEGIATAN

Dokumentasi yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah :
Hasil identifikasi dan analisis umpan balik masyarakat.
Daftar hadir pertemuan.

Mengetahui
Kepala Puskesmas Cakranegara Penanggung Jawab UKM

dr. Hj. Y. Nevy Lestari Lalu Syakur, SKM

NIP. 19631107 199703 2 001 NIP. 19750617 200604 1 007
 DINAS KESEHATAN KOTA MATARAM
PUSKESMAS CAKRANEGARA
Jl. Brawijaya No. 3B Telp.(0370) 671496

LAPORAN PEMBAHASAN UMPAN BALIK

TENTANG PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN UKM

1. Dasar Pertemuan : Undangan No

2. Jumlah Peserta : 35 orang
Terdiri dari

3. Tanggal Pelaksanaan : 25 januari 2016

4. Tempat Pelaksanaan : Kantor Camat Sandubaya
5. Petugas Pelaksana : 1. Penanggungjaab UKM
2. Kepala Sub. Bag. TU
4. Pelaksana Program UKM

6. Tujuan : Pembahasan Umpan Balik tentang pelaksanaan kegiatan program

UKM

Hasil Pertemuan :

a. Proses Pelaksanaan

Berangkat dari Puskesmas Cakranegara pada tanggal 25 Januari 2016 ke

Kecamatan Cakranegara bersama tim Puskesmas untuk membahas Pencapaian
kegiatan program UKM yang ada di Puskesmas Cakranegara yang nantinya di
harapkan adanya masukan/ saran dan harapan masyarakat untuk perbaikan
mengenai pencapaian kegiatan program UKM yang masih rendah ( dibawah target )
yang ada di puskesmas Cakranegara. Adapun hasil dari pelaksanaan pencapaian
kegiatan ProgramUKM Puskesmas yang masih rendah adalah sbb :

MEDIA YANG
NO MASALAH ANALISIS UMPAN BALIK
DIGUNAKAN

1. Jumlah tenaga 1. Tambah jumlah

promkes tidak tenaga promkes atau
sebanding dengan kerjasama dengan
wilayah/ daerah tenaga lain ( program
Laporan
PHBS rumah binaan lain, kader )
1 pencapaian
tangga/kelompok
kinerja program
2. Kurangnya 2. Sosialisasi peran
dukungan dari lintas lintas sektor dalam
sektor dalam pembinaan PHBS
pencapaian PHBS
 3. Pelaksanaan 3. Laksanakan
kegiatan masih koordinasi lintas
tersendiri ( belum porgam
terkoordinir/
kolaborasi )

Tidak semua ibu hamil

mendapatkan imunisasi
Laporan TT karena pemberian Semua Ibu hamil ingin
2 Imunisasi TT hamil 1 pencapaian imunisasi TT mendapatkan imunisasi
kinerja program berdasarkan interval TT
imunisasi TT

Tidak semua ibu hamil

mendapatkan imunisasi
Laporan TT karena pemberian Semua Ibu hamil ingin
3 Imunisasi TT hamil 2 pencapaian imunisasi TT mendapatkan imunisasi
kinerja program berdasarkan interval TT
imunisasi TT

Tidak semua ibu hamil

mendapatkan imunisasi
Laporan TT karena pemberian Semua Ibu hamil ingin
4 Imunisasi TT hamil 3 pencapaian imunisasi TT mendapatkan imunisasi
kinerja program berdasarkan interval TT
imunisasi TT

Tidak semua ibu hamil

mendapatkan imunisasi
Laporan TT karena pemberian Semua Ibu hamil ingin
5 Imunisasi TT hamil 4 pencapaian imunisasi TT mendapatkan imunisasi
kinerja program berdasarkan interval TT
imunisasi TT

Tidak semua ibu hamil

mendapatkan imunisasi
Laporan TT karena pemberian Semua Ibu hamil ingin
Imunisasi TT hamil 5 pencapaian imunisasi TT mendapatkan imunisasi
6
kinerja program berdasarkan interval TT
imunisasi TT

a. Permasalahan yang dihadapi

Sebagian kecil peserta masih ada yang belum aktif untuk mengusulkan atau
menanggapi kegiatan kegiatan yang di paparkan oleh Puskesmas.

b. Kesimpulan dan Saran

Peserta memahami tentang kegiatan kegiatan yang akan di laksanakan oleh
Pelaksana program Puskesmas
 Puskesmas diharapkan memperbanyak kegiatan kegiatan yang berhubungan
dengan masyarakat untuk meningkatkan derajat kesehatan.

Mataram,
Kepala Puskesmas Cakranegara

= dr. Hj. Y. Nevy Lestari =

NIP. 19631107 199703 2 001

FOTO DOKUMENTASI UMPAN BALIK 2016