SOP HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi

Fakultas Sains Dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Kata Pengantar
Segala puji bagi Allah tuhan semesta alam yang telah memberikan nikmat dan
karunianya kepada kita semua selaku makhluknya. Shalawat dan salam marilah kita
sanjungkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad saw dan keluarga, sahabat-sahabat
serta para pengikutnya. Semoga kita sebagai pengikutnya dan hambaNya diberikan
perlindungan dan keselamatan dalam hidup di dunia ini dan diberikan kebaikan di dunia
maupun akhirat.
Setelah berbagai macam informasi dikelola oleh divisi kami yaitu divisi
Kesekretariatan dan Umum Himsi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, maka Standart
Operational Procedure atau standar prosedur operasional HIMSI UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta dapat diselesaikan. Semua ini tak terlepas dari adanya Keridhoan Allah dan juga
dukungan serta bantuan dari Anggota Himsi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Semoga dengan di terbitkannya Standart Operational Procedure ini, dapat dijadikan
sebagai panduan untuk Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta dalam menjalankan organisasinya.
Yang terakhir,Kami dengan ini mengucapkan permohonan maaf bilamana ditemukan
kesalahan dalam pembuatan dan juga kata-kata. Terima Kasih atas perhatiannya.

Akbar Dewanta Syahputra

Anita Rachmawati

Arya Dwi Listyo

Divisi Kesekretariatan dan Umum

Divisi Kesekretariatan dan Umum

Divisi Kesekretariatan dan Umum

Daftar ISI SOP HIMSI 2014/2015

Pembukaan
Suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya dikarenakan
adanya target atau dapat dikatakan mereka memiliki goal-goal yang harus dicapai sehingga
mereka melaksanakan aktifitas-aktifitas tersebut. Goal atau tujuan dari suatu organisasi
atau perusahaan merupakan kebutuhan yang ingin dipenuhi dalam jangka waktu
tertentu. Visi merupakan keinginan jangka panjang, yang direalisasikan melalui usaha
pencapaian tujuan jangka pendek (tahunan). Tujuan ini yang ingin dicapai oleh orang-orang
yang membentuk organisasi.
Untuk mencapai Goal ataupun visi-visi tersebut diperlukan aktifitas-aktifitas yang
tentu saja terstruktur dan terarah dengan baik. Oleh karena itu suatu organisasi atau
perusahaan umumnya akan memiliki standar operasional dalam melakukan segala macam
aktifitas terkait organisasinya.
Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksikerja tertulis yang
dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman
atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian
kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administrasi dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerjapada unit kerja yang
bersangkutan."
A. Manfaat Standar Operasional Prosedur
Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pega#ai dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menyelesaikan tugasnya.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugas.
Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual
pegawai dan organisasi secara keseluruhan.

 Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses
sehari-hari.
Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam
berbagai situasi.
Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai
dalam melaksanakan tugasnya.
Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.
Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya.
B. Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)
Agar petugas/pegawai/anggota menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau
pegawai atau anggota atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
Melindungi organisasi'unit kerja dan petugas-pegawai dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.
Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefesiensi.
C. Fungsi Standard Operating Prosedure
Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak

 Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara
sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga
dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.
D. Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP)
SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan
penga#asan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus
dicapai dalam setiap pekerjaan.
SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk
mengukur kinerja pegawai.

Struktur Kepengurusan HIMSI UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

hjjhv
khv

Tugas-tugas Kepengurusan Himsi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Ketua HIMSI :
- Menjalankan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga HIMSI UIN Jakarta.
- Menentukan Kebijakan Umum Organisasi.
- Mengendalikan Organisasi
Mempertimbangkan dan menyetujui tentang keluar / masuk keuangan HIMSI UIN Jakarta
Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan program kerja yang telah ditetapkan dalam
Musyawarah Mahasiswa.
- Bertanggungjawab dan mengkoordinir jalannya semua kegiatan ke dalam dan keluar HIMSI
UIN Jakarta.
- Mempertanggungjawabkan kepengurusannnya kepada Musyawarah Mahasiswa.
- Dalam keadaan terdesak Ketua adalah pemegang kekuasaan tertinggi dalam kegiatan
HIMSI UIN Jakarta.

Wakil Ketua HIMSI :

- Menggantikan ketua jika ketua berhalangan hadir.
- Membantu tugas ketua sehari hari.
- Merangkap sebagai komisi teknik.

Sekretaris HIMSI :
- Membantu tugas ketua dalam bidang administrasi.
- Menampung dan menyampaikan aspirasi anggota HIMSI UIN Jakarta.
- Menjalankan tugas ketua apabila ketua dan wakil ketua berhalangan.
- Membuat daftar anggota dan daftar pengurus HIMSI UIN Jakarta.
- Mengurus catatan / notulensi setiap rapat.

Bendahara HIMSI :
- Mengurus keuangan, termasuk dokumen dokumen.
- Mengerjakan pembukuan sampai neraca.
- Mengelola dan menangani keuangan organisasi atas persetujuan ketua.
- Membuat rancangan anggaran berdasarkan rencana anggaran yang diajukan tiap divisi.

Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) :

- Temu Civitas Akademika baik di tingkat Jurusan maupun Fakultas
- Kolaborasi dengan Himpunan Mahasiswa lain dalam kegiatan-kegiatan keorganisasian.
- Menyeleksi calon kepengurusan HMJ mendatang.
- Kolaborasi dengan HMJ dalam menyeleksi bakal calon Ketua HMJ.
- Mempersiapkan kegiatan Musyawarah Mahasiswa (Muswa).

Pendidikan dan Penelitian (Dikti) :

- Meneliti setiap kegiatan HIMSI UIN Jakarta.
- Mengembangkan kegiatan HIMSI UIN Jakarta.
- Mengoreksi setiap kegiatan HIMSI UIN Jakarta yang salah.
- Membuat rencana kegiatan HIMSI UIN Jakarta.
- Meng-koordinasikan seluruh Tutor tentang materi pelatihan.
- Mendata dan mengawasi aktivitas pelatihan dalam setiap kegiatan HIMSI UIN Jakarta.
- Bertanggung jawab kepada Ketua dalam penyelenggaraan kegiatan.

Kesekretariatan Dan Umum :

- Menyiapkan dan mengatur segala hal yang berkaitan dengan pemakaian atau peminjaman
barang milik HIMSI UIN Jakarta.
- Melakukan perawatan dan pendataan barang milik HIMSI UIN Jakarta.
- Membuat kearsipan setiap kegiatan HIMSI UIN Jakarta.

- Bekerjasama dengan bendahara dalam hal pengadaan barang.

- Merangkap pembantu umum.

Kewirausahaan :
- Menyerap, mewadahi serta merealisasikan aspirasi mahasiswa yang memiliki kreativitas
yang dapat menghimpun pemasukan pada HIMSI

Komunikasi dan Informasi (Kominfo) :

- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan Fakultas.
- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan DEMA Fakultas SainTek.
- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan HMJ lainnya.
- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan HMJ TI-SI di kampus lain.
- Menghubungkan HIMSI UIN Jakarta dengan masyarakat.
- Menjalankan bakti sosial.
- Aktif dalam kegiatan masyarakat

Kerohanian :
- Membentuk karakter Mahasiswa SI yang memiliki aqidah yang mantap dan berakhlaq baik
layaknya Rasulullah SAW
- Penyejuk, penyegar dari hiruk pikuk dunia SI yang rumit dan padat
- Tetap mempertahankan nuansa Islami walau sudah berada dalam kampus yang (katanya)
Islam

Panduan Penggunaan Standard Operasional Prosedur HIMSI 2014/2015

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

SOP Pengajuan permintaan Dana kepada

keuangan himsi

Nomor Revisi

1. Memperoleh Dana untuk kebutuhan Pelaksanaan Organisasi HIMSI

2. Organisasi HIMSI memiliki Alur Keuangan yang konkret
Tujuan

Entitas yang
terlibat

Pengaju, Bendahara Himsi dan Ketua HIMSI

1. Pengaju membuat proposal ataupun surat yang berisi penjelasan terkait dana
yang diajukan.
2. Pengaju memberikan surat atau proposal tersebut kepada bendahara himsi
untuk di analisis terlebih dahulu.
3.Bendahara Himsi melaporkan kepada ketua terkait adanya permintaan dana, dan
melakukan analisis bersama.
Bila Permohonan dana disetujui.
4a. Ketua HIMSI menyetujui permintaan dana yang diajukan pengurus himsi.

Prosedur

5a. Bendahara melakukan proses administrasi dan menghubungi pengaju untuk

mengambil dana yang di sediakan.
6a. Pengaju mengambil dana yang sudah disediakan bendahara sesuai kebutuhan
dan hasil persetujuannya.
Bila permohonan dana tidak disetujui.
4b. Ketua HIMSI tidak menyetujui permintaan dana yang diajukan pengurus himsi.
5b. Bendahara HIMSI pengaju dan memberikan informasi penolakan.
6b. Pengaju melakukan pengoreksian terhadap surat dan proposal yang diajukan.
1. Aktor Pengaju adalah Anggota aktif dari HIMSI Mahasiswa Sistem Informasi UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.

Deskripsi
Tambahan

2. Keputusan Bendahara HIMSI terhadap disposisi permohonan pengajuan dana

adalah sama dengan keputusan yang telah dibuat oleh Ketua HIMSI.
3. Format Surat atau proposal dapat mengikuti Format pada umumnya.

Flowchart

SOP Pengajuan permintaan Dana kepada keuangan himsi

Pengaju

Bendahara HIMSI

Mulai

Surat/Proposal

Membuat
Proposal/
Surat
pengajuan
dana

Melaporkan
ketua terkait
adanya
pemrohonan
dana

Surat/Proposal

Analisis

Menghubungi
pengaju

Analisis

Tidak

Ya

Melakukan
pengkoreksian
surat/proposal

Melakukan
Administrasi
Keuangan

Menghubungi
pengaju

Pengaju
Menerima
dana

Selesai

Ketua HIMSI

Menyetujui?

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

SOP Peminjaman Ruangan fakultas untuk

penggunaan acara.

Nomor Revisi

1. Memperoleh Surat untuk melakukan permohonan peminjaman.

2. Memperoleh izin untuk penggunaan ruangan.
Anggota yang bersangkutan, Sekretaris HIMSI, Ketua Himsi, Kaprodi Sistem
Informasi, Kepala Sub Bagian Umum FST dan Kesekretariatan dan umum.
1. Anggota yang bersangkutan meminta pembuatan surat peminjaman
ruangan kepada sekretaris HIMSI.
2. Sekretaris HIMSI membuat surat sesuai dengan format yang telah di
tentukan dan menanda tangani surat tersebut.
3. Sekretaris HIMSI meminta disposisi kepada Ketua HIMSI terkait Surat
Peminjaman tersebut serta menyerahkkan Salinan surat untuk pengarsipan
ke Divisi Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
4. Ketua HIMSI menandatangani surat tersebut.
5. Sekretaris HIMSI memberikan legitimasi terhadap surat peminjaman
tersebut.
6. Anggota yang bersangkutan menerima surat dan mengajukan surat ke Ketua
Prodi Sistem Informasi untuk disposisi surat.
7. Anggota mengajukan surat ke Kasubag. Umum FST untuk proses
peminjaman ruang.
8. Kasubag. Umum menyetujui penggunaan ruangan.
1. Agar proses peminjaman berhasil, maka disarankan untuk bertanya pada
kasubag. Umum terlebih dahulu perihal ketersediaan ruangan yang akan digunakan

Deskripsi
Tambahan

sebelum melaksanakan prosedur peminjaman.

2. Bilamana acara yang di laksanakan menggunakan dana dari fakultas, maka harus
menunggu persetujuan dari Wakil dekan bagian akademik FST untuk penggunaan
ruangan.

Flowchart
SOP Peminjaman Ruangan fakultas untuk penggunaan acara

Anggota yang
bersangkutan

Sekretaris HIMSI

Ketua HIMSI

Kaprodi

Kasubag. Umum FST

Kesekretariatan dan
Umum

Mulai

Meminta
Pembuatan
Surat
Kepada
Sekretaris
HIMSI

Membuat Surat
Peminjaman

Surat Peminjaman
Ruangan
Arsip

Menandatangani
dan mengajukan
disposisi kepada
ketua HIMSI

Menanda
tangani
Surat

Surat Peminjaman
Ruangan

Meminta
Disposisi
dan
tanda
tangan.

Menanda
tangani
Surat

Surat Peminjaman
Ruangan

Mengajukan
Surat ke
Kasubag.
Umum FST

Surat Peminjaman
Ruangan

Menyetujui
Peminjaman
Ruangan

Phase

Selesai

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

SOP Peminjaman Aset Himsi.

Nomor Revisi

1. Menjaga nilai dan keberadaan aset HIMSI.

Pemohon/Peminjam, Ketua HIMSI, Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
1. Pemohon mengajukan Surat peminjaman Aset kepada Himsi.
2. SOP Penerimaan Surat Masuk.
3. Ketua HIMSI melakukan disposisi dan memberi instruktur kepada Divisi
Kesekretariatan dan Umum.
4. Divisi Kesekretariatan dan umum memberikan aset yang bersangkutan
kepada pemohon dan melakukan administrasi terhadap aset yang di pinjam
beserta orang yang bersangkutan.
1. Penerimaan Surat dapat dilakukan oleh semua anggota aktif HIMSI yang
kemudian diserahkan kepada ketua HIMSI sesuai dengan SOP Penerimaan Surat

Deskripsi
Tambahan

Masuk.
2. Divisi Kesekretariatan dan Umum HIMSI harus memastikan bahwa aset yang
dipinjamkan harus dikembalikan kepada HIMSI.

Flowchart
SOP Peminjaman Aset Himsi

Pengaju/Pemohon

Anggota HIMSI

Ketua HIMSI

Kesekretariatan dan
Umum

Mulai

Mengajukan
surat
peminjaman

Surat Peminjaman

SOP Penerimaan
Surat Masuk

Menerima
Aset

Memberikan
Instruktur

Memberikan
Aset kepada
pihak
pemohon

Melakukan
Pengadministrasiant
erhadap aset yang
dipinjam.

Selesai
Arsip

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

SOP Penerimaan Surat Masuk.

Nomor Revisi

1. Maksud dan Tujuan Surat dapat dilaksanakan.

2 Mengetahui informasi ang berasal dari elemen eksternal HIMSI
Anggota HIMSI, Sekretaris HIMSI, Ketua HIMSI, Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
1. Salah satu Anggota menerima Surat atau dokumen dari pengirim.
2. Anggota atau penerima menyerahkan surat kepada ketua HIMSI mahasiswa
sistem informasi.
3. Ketua HIMSI menerima dan menindaklanjuti surat/dokumen tersebut. Lalu
kemudian menyerahkan surat atau dokumen tersebut ke sekretaris HIMSI.
4. Sekretaris HIMSI melakukan fungsi administratif terhadap dokumen atau
surat. Lalu di serahkan kepada Divisi kesekretariatan dan Umum HIMSI.
5. Divisi Kesekretariatan dan Umum HIMSI melakukan pengarsipan surat.

1. Anggota Penerima harus mengetahui identitas pengirim surat yang

Deskripsi
Tambahan

berhubungan dengan si penerima.

Flowchart
SOP Penerimaan Surat Masuk

Anggota HIMSI

Ketua HIMSI

Sekretaris HIMSI

Kesekretariatan dan
Umum HIMSI

Surat

Surat

Mulai

Menerima Surat
dan
menyerahkan ke
ketua HIMSI

Surat

Menerima dan
menindak lanjuti
tujuan surat

Administrasi
Surat

Menerima Surat
dan melakukan
administrasian
terkait invetarisasi

Arsip

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Pengiriman Surat Keluar.

Nomor Revisi

1. Maksud dan Tujuan Surat dapat dilaksanakan.

2. Adanya surat yang berasal dari HIMSI dapat dipastikan kevaliditasannya.
Anggota HIMSI, Sekretaris HIMSI, Ketua HIMSI, Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
1. Anggota meminta pembuatan surat kepada sekretaris sesuai dengan
kebutuhan dan tujuannya.
2. Sekretaris menandatangani dan meminta persetujuan ketua HIMSI.
3. Ketua HIMSI mem-verifikasi dan menandatangani surat.
4. Sekretaris melakukan legalisir Surat dan menghubungi Anggota kembali
untuk mengambil surat yang sudah di disposisikan.
5. Sekretaris melakukan penggandaan surat dan menyerahkan ke divisi
kesekretariatan dan umum.
6. Anggota mengirimkan surat kepada yang bersangkutan.

1. Anggota pengirim harus benar-benar mengirimkan surat sesuai dengan

kebutuhannya.

Flowchart
SOP PenGiriman Surat Keluar

Anggota HIMSI

Sekretaris HIMSI

Ketua HIMSI

Kesekretariatan dan
Umum HIMSI

Mulai

Meminta
Pembuatan
Surat

Membuat Surat
sesuai format dan
kebutuhan,serta
menandatangani

Surat

Surat

Surat

Menandatangani
Surat
Meminta
Persetujuan
Ketua HIMSI

Menerima Surat
dan melakukan
administrasian
terkait invetarisasi

Arsip
Surat

Surat

Mengirim
kan Surat

Selesai

Menghubungi
anggota yang
bersangkutan

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Pengajuan proposal dan permintaan dana

kegiatan/Program Kerja ke fakultas.

Nomor Revisi

1. Maksud dan Tujuan Surat dapat dilaksanakan.

2. Adanya surat yang berasal dari HIMSI dapat dipastikan kevaliditasannya.
Anggota HIMSI, Sekretaris HIMSI, Ketua HIMSI, Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
1. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja membuat proposal
sesuai dengan format yang sudah ditentukan beserta rincian dana yang dibutuhkan.
2. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja meminta disposisi
kepada ketua panitia pelaksanaan kegiatan atau program kerja.
3. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja meminta disposisi
kepada ketua HIMSI.
4. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja meminta disposisi
kepada Kepala Program Studi sistem informasi.
5. Sekretaris dari pelaksanaan kegiatan atau program kerja meminta disposisi
kepada Pudek. Bidang Kemahasiswaan Fakultas Science dan teknologi.
6.
7.

1. Anggota pengirim harus benar-benar mengirimkan surat sesuai dengan

kebutuhannya.

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

SOP Pelaksanaan rapat pelaksanaan kegiatan atau

proker

Nomor Revisi

1. Untuk melakukan koordinasi antar panitia pelaksana kegiatan atau proker.

2. Komunikasi satu sama lain agar tidak terjadi kesalahan.
3. Penyampaian progres dari panitia pelaksana kegiatan atau proker.
Panitia pelaksana,Sekretaris Pelaksana, Ketua Pelaksana, dan BPH HIMSI
1. Ketua panitia menentukan waktu dan tempat yang tepat untuk melaksanakan
rapat dalam rangka mempersiapkan pelaksanaan kegiatan atau proker.
2. Ketua menghubungi panitia pelaksana dari kegiatan atau proker yang berkaitan
untuk menyebarkan informasi terkait waktu dan tempat pelaksanaan rapat kepada
seluruh panitia pelaksana kegiatan atau proker.
3. Ketua membuka dan menjalankan proses rapat sesuai dengan kebutuhan dan
agenda yang telah ditentukan.
4. Sekretaris HIMSI melaksanakan SOP Absensi Rapat
5. Panitia Pelaksana menyampaikan laporan,opini atau saran kepada forum rapat.
6.Sekretaris pelaksana kegiatan atau proker melakukan pencatatan terhadap hasil
rapat.
7. Ketua menutup rapat.
8. Sekretaris menyebarkan hasil rapat kepada seluruh panitia dalam bentuk yang
sudah terstruktur dengan baik.
1. Panitia pelaksana dapat berupa kumpulan divisi-divisi penggerak kegiatan atau
proker.
2. Penyebar informasi umumnya dilakukan divisi Humas atau Divisi Publikasi

Deskripsi
Tambahan

3. Rapat harus dihadiri minimal satu perwakilan tiap divisi.

4. Sekretaris menyampaikan hasil rapat sesuai dengan cara yang di inginkan
asalkan konkret.
5. BPH HIMSI sebagai pengawas rapat dan pemberi nasehat.

Flowchart
SOP Pelaksanaan rapat pelaksanaan kegiatan atau proker

Panitia Pelaksana

Sekretaris Pelaksana

Ketua Pelaksana
Mulai

Menentukan
waktu dan
tempat rapat

Memerintahkan
penyebaran
informasi rapat

Menyebarkan
informasi rapat

Menyampaikan
laporan, Opini,
dan Saran

SOP Abseni
Rapat

Membuka
dan
menjalankan
Rapat

Mencatat
hasil
rapat

Menutup
hasil
rapat

Selesai

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

SOP Absensi Rapat

Nomor Revisi

1. Melakukan pendataan kehadiran panitia untuk evaluasi

Panitia pelaksana,Sekretaris Pelaksana
1. Sekretaris Membuat atau menyediakan form absensi.
2. Pengurus atau panitia yang hadir mengisi form absensi.
3. Sekretaris mengadministrasikan form absensi dan menginventariskannya untuk di
jadikan bahan evaluasi.

Prosedur

1. Pengurus atau panitia termasuk Ketua, Sekretaris, Bendahara Pelaksana dan

Deskripsi
Tambahan

BPH yang hadir bila absensi ditujukan untuk rapat pelaksanaan kegiatan atau proker.
2. Berlaku untuk Sekretaris Pelaksana atau Sekretaris HIMSI.

Flowchart
SOP Absensi Rapat

Sekretaris Pelaksana
atau Sekretaris HIMSI

Panitia Pelaksana atau

Pengurus

Mulai

Membuat
atau
menyediakan
form absensi
Administrasi
dan
inventaris
absen

Selesai

Mengisi
Absensi

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

SOP Peminjaman barang atau aset milik Fakultas

Nomor Revisi

1. Mendapatkan izin untuk menggunakan alat atau barang milik fakultas.

Anggota yang bersangkutan, Sekretaris HIMSI, Ketua Himsi, Kaprodi Sistem
Informasi, Kepala Sub Bagian Umum FST dan Kesekretariatan dan umum.
1. Anggota yang bersangkutan meminta pembuatan surat peminjaman barang
atau aset kepada sekretaris HIMSI.
2. Sekretaris HIMSI membuat surat sesuai dengan format yang telah di
tentukan dan menanda tangani surat tersebut.
3. Sekretaris HIMSI meminta disposisi kepada Ketua HIMSI terkait Surat
Peminjaman tersebut serta menyerahkkan Salinan surat untuk pengarsipan
ke Divisi Kesekretariatan dan Umum HIMSI.
4. Ketua HIMSI menandatangani surat tersebut.
5. Sekretaris HIMSI memberikan legitimasi terhadap surat peminjaman
tersebut.
6. Anggota yang bersangkutan menerima surat dan mengajukan surat ke Ketua
Prodi Sistem Informasi untuk disposisi surat.
7. Anggota mengajukan surat ke Kasubag. Umum FST untuk proses
peminjaman barang atau aset.
8. Kasubag. Umum menyetujui peminjaman barang atau aset.
1. Pengurus atau panitia termasuk Ketua, Sekretaris, Bendahara Pelaksana dan

Deskripsi
Tambahan

BPH yang hadir bila absensi ditujukan untuk rapat pelaksanaan kegiatan atau proker.
2. Berlaku untuk Sekretaris Pelaksana atau Sekretaris HIMSI.

Flowchart
SOP Peminjaman Aset atau barang milik fakultas

Anggota yang
bersangkutan

Sekretaris HIMSI

Ketua HIMSI

Kaprodi

Kasubag. Umum FST

Kesekretariatan dan
Umum

Mulai

Meminta
Pembuatan
Surat
Kepada
Sekretaris
HIMSI

Surat Peminjaman
Aset atau barang

Membuat Surat
Peminjaman

Surat Peminjaman
Aset atau barang
Arsip

Menandatangani
dan mengajukan
disposisi kepada
ketua HIMSI

Menanda
tangani
Surat

Surat Peminjaman
Aset atau barang

Meminta
Disposisi
dan
tanda
tangan.

Menanda
tangani
Surat

Surat Peminjaman
Aset atau barang

Mengajukan
Surat ke
Kasubag.
Umum FST

Surat Peminjaman
Aset atau barang

Menyetujui
Peminjaman
Ruangan

Selesai

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Pelaksanaan proker/kegiatan

Nomor Revisi

1. Pelaksanaan Proker atau Kegiatan dapat berjalan secara lancar.

2. Mengarahkan Panitia Pelaksana dalam menjalankan suatu proker/kegiatan.
Divisi Kepengurusan HIMSI, BPH HIMSI, Mahasiswa Sistem Informasi, Ketua
panitia pelaksana kegiatan/proker, Sekretaris pelaksana kegiatan/proker, Panitia
Pelaksana.
1. Divisi Kepengurusan Himsi yang bersangkutan membuat dan menentukan
struktur panitia pelaksana kegiatan.
2. Struktur kepanitiaan yang telah dibuat diajukan ke BPH HIMSI untuk dianalisis
atau dirubah dan diverifikasi serta menyetujui.
3. Divisi kepengurusan himsi yang bersangkutan memberikan informasi struktur
kepanitiaan kepada seluruh anggota HIMSI.
Apabila dilakukan Open Recruitment untuk struktur kepanitiaan.
1. Divisi kepengurusan HIMSI yang bersangkutan melakukan open recruitment
kepada mahasiswa prodi sistem informasi yang ditujukan.
2. Divisi kepengurusan HIMSI yang bersangkutan bersama dengan anggota himsi
yang sudah memiliki posisi pada struktur kepanitiaan kegiatan atau proker yang
bersangkutan melakukan sosialisasi kepada mahasiswa prodi sistem informasi
yang ditujukan untuk Open Recruitment.
3. Mahasiswa Mengajukan Diri.
4. Divisi Kepengurusan HIMSI yang bersangkutan mendata mahasiswa yang
berminat mengikuti struktur kepanitiaan kegiatan/proker yang telah
disosialisasikan.
5. Divisi Kepengurusan HIMSI yang bersangkutan melaporkan struktur panitia
yang baru kepada BPH Himsi untuk menganalisis atau mengubah dan
memverifikasi serta menyetujui.
6. Memberikan informasi struktur kepanitiaan kepada seluruh panitia yang
bersangkutan dan anggota himsi.
4. Divisi kepengurusan himsi yang bersangkutan memberikan wewenang kepada
ketua panitia pelaksana proker/kegiatan untuk memimpin persiapan dan
pelaksanaan acara.
5. Ketua panitia pelaksana kegiatan/proker melakukan SOP Pelaksanaan Rapat
Proker/Kegiatan.
a. Sekretaris pelaksana kegiatan/proker melakukan SOP Pengajuan proposal
dan permintaan dana ke fakultas terkait proker.
b. Sekretaris pelaksana kegiatan/proker melakukan SOP Absensi Rapat
6. Seluruh panitia dan elemen-elemen internal maupun eksternal HIMSI yang
bersangkutan melaksanakan kegiatan/proker sesuai perencanaan sebelumnya.
7. Ketua Panitia melaksanakan SOP evaluasi hasil pelaksanaan proker/kegiatan dan
pembubaran.
1. Divisi Kepengurusan HIMSI yang bersangkutan adalah Divisi HIMSI yang memiliki
otoritas dan tanggung jawab terhadap Kegiatan/Proker tersebut.

2. Pelaksanaan Rapat kegiatan/proker dapat berlangsung sebanyak apa pun sesuai

dengan kebutuhan.
3. SOP Pengajuan Proposal dan Permintaan Dana ke Fakultas terkait proker oleh
sekretaris Pelaksana kegiatan/Proker harus di lakukan secepatnya dan jauh hari dari
hari-H Pelaksanaan Kegiatan/Proker.
4.SOP Pengajuan proposal dan permintaan dana tidak harus dilakukan bila tidak
membutuhkan dana.

Flowchart
SOP Pelaksanaan proker/kegiatan
Divisi Kepengurusan
HIMSI

BPH HIMSI

Mahasiswa Sistem
Informasi

Ketua panitia pelaksana

kegiatan/proker

Sekretaris pelaksana
kegiatan/proker

Panitia Pelaksana
Kegiatan/Proker

Mulai
Struktur
Kepanitiaan
membuat dan
menentukan
struktur panitia.

Struktur
Kepanitiaan

Analisis,
mengubah dan
verifikasi serta
menyetujui.

Open
Recruitment?

Ya
Melakukan
Open
Recruitment
dan
sosialisasi

Mengajukan
Diri

Mendata
Mahasiswa

Menyebarkan
informasi
struktur
kepanitiaan.
Menyerahkan
Wewenang
kepada ketua
pelaksana

Struktur
Kepanitiaan

Menerima
Wewenang

SOP Pelaksanaan
Rapat/Kegiatan

SOP Pengajuan
proposal dan
permintaan dana
ke fakultas

SOP Absensi
Rapat
SOP evaluasi hasil
pelaksanaan proker/
kegiatan dan
pembubaran.

Phase

Selesai

Pelaksanaan
Kegiatan/
Program
Kerja

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Penarikan kas kepada himsi

Nomor Revisi

1. Meningkatkan Aset lancar yaitu Keuangan HIMSI.

2. Memastikan Kelancaran tiap anggota untuk melakukan penyetoran kas.
Bendahara HIMSI, Anggota HIMSI.
1. Bendahara HIMSI melakukan rekapitulasi terhadap daftar setoran kas tiap
anggota HIMSI.
2. Bendahara HIMSI melakukan reminder terhadap seluruh anggota aktif himsi
untuk menyiapkan dana untuk melakukan pembayaran Kas Himsi Perbulannya.
3. Anggota himsi melakukan pembayaran kepada bendahara.
4. Bendahara HIMSI mengadministrasi pembayaran yang dilakukan anggota HIMSI.
1. Bendahara Harus melakukan penagihan kepada anggota yang tidak membayar
setelah diberi peringatan.
2. Periode reminder atau penagihan kas, dilakukan sesuai dengan kebutuhan oleh
bendahara.

Flowchart
SOP Penarikan kas kepada himsi

Bendahara HIMSI

Anggota HIMSI

Mulai

Rekapitulasi
data kas
Anggota
HIMSI

Melakukan
Reminder
Pembayaran

Administrasi
pembayaran yang
telah dilakukan
anggota.

Selesai

Membayar
Kas

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Pelaksanaan Rakor antara BPH dan Divisi

Nomor Revisi

1. Memastikan adanya Koordinasi antar BPH dan Divisi HIMSI dalam menjalankan
organisasi HIMSI
2. Memperoleh informasi mengenai kegiatan/proker antar divisi untuk BPH.
Kepala Divisi, Sekretaris HIMSI, Anggota HIMSI.
1. BPH HIMSI Melakukan SOP Rapat BPH.
2. BPH HIMSI dan Kepala Divisi merundingkan waktu dan tempat pelaksanaan rapat
koordinasi akan diberlangsungkan.
3. BPH HIMSI menetapkan waktu pelaksanaan berdasarkan perundingan.
4. Kepala Divisi HIMSI menginformasikan kepada staff-staffnya perihal waktu dan
tempat pelaksanaan Rapat Koordinasi diberlangsungkan.
5. BPH HIMSI membuka dan menjalankan proses rapat sesuai dengan kebutuhan
dan agenda yang telah ditentukan.
6. Sekretaris HIMSI melakukan SOP Absensi Rapat.
7. Sekretaris HIMSI melakukan pencatatan terhadap hasil rapat untuk evaluasi BPH
HIMSI terhadap Organisasi HIMSI.
8. BPH HIMSI menutup rapat.
1. Rapat Koordinasi diutamakan agar seluruh Anggota HIMSI dapat menghadirinya.
2. Setiap Anggota/Staff Divisi harus mengetahui progres dari divisinya, baik proker
atau kegiatan ataupun keadaan organisasi divisinya.

Flowchart
SOP RAPAT Koordinasi BPH Dengan Divisi

BPH HIMSI

Kepala Divisi HIMSI

Sekretaris HIMSI

Anggota/Staff Divisi
HIMSI

Mulai

SOP Rapat BPH

Menetukan
waktu dan
tempat rapat.

Menentukan
Waktu Rapat

Menetapkan waktu
dan tempat Rapat
Memberikan informasi
kepada staff/Anggota
Divisi Himsinya

Menerima
Informasi

Membuka
Rapat

Menjalankan
Rapat Sesuai
kebutuhan
SOP Absensi
Rapat

Mencatat
Hasil
Rapat
Menutup
Rapat

Selesai

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Pengadaan Barang HIMSI

Nomor Revisi

1. Memastikan adanya Koordinasi antar BPH dan Divisi HIMSI dalam menjalankan
organisasi HIMSI
2. Memperoleh informasi mengenai kegiatan/proker antar divisi untuk BPH.
Anggota HIMSI Yang bersangkutan, Divisi Kesekretariatan dan Umum.
1. Anggota HIMSI yang membutuhkan pengadaan terkait berjalannya HIMSI
meminta kepada divisi kesekretariatan dan umum dengan membawa surat
kebutuhan barang/aset.
2. Divisi Kesekretariatan dan Umum mencari informasi mengenai pengadaan
barang/aset tersebut.
Bila pengadaan barang atau aset memerlukan dana maka di jalankan seperti
sebagai berikut.
1. Divisi Kesekretariatan dan Umum melaksanakan SOP Pengajuan permintaan
Dana kepada keuangan himsi.
2. Divisi Kesekretariatan dan Umum beserta anggota yang mengajukan pengadaan
membeli barang/aset yang di butuhkan.
3. Divisi Kesekretariatan dan Umum melakukan pendataan terhadap aset baru yang
dimiliki HIMSI dan mengkatagorikan Anggota HIMSI Pengaju pengadaan yang
bersangkutan sebagai peminjam.
1. Pengadaan tanpa menggunakan biaya lebih diutamakan, oleh karena itu divisi
kesekretariatan dan Umum harus mencari informasi perihal hal tersebut.
2. SOP Pengadaan barang ini tidak meliputi pengadaan yang dibutuhkan untuk
Program Kerja atau Kegiatan divisi HIMSI (Wewenang tersendiri)

Flowchart
SOP Pengadaan Barang HIMSI

Anggota yang mengajukan

pengadaan

Divisi Kesekretariatan dan

Umum

Mulai

Mengajukan
Surat
Pengadaan
Barang/Aset

Mencari tau informasi

aset/barang yang
bersangkutan

Menggunakan
Dana?

SOP Pengajuan
permintaan Dana
kepada keuangan
himsi

Membeli
barang

Menerima
barang/aset

Selesai

Pendataan aset/
barang baru dan
peminjaman

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP evaluasi hasil pelaksanaan proker/kegiatan

dan Pembubaran Panitia.

Nomor Revisi

1. Evaluasi dar pelaksanaan Suatu Proker/Kegiatan yang sudah berlalu.

2. Formalitas pembubaran panitia
Ketua Pelaksana Kegiatan/Proker, Panitia Pelaksana kegiatan/proker
1. Ketua pelaksanaan proker/kegiatan menentukan waktu dan tempat untuk
melakukan evaluasi.
2. Ketua pelaksana proker/kegiatan memerintahkan panitia pelaksana yang
bersangkutan untuk menginformasikan waktu dan tempat evaluasi kepada seluruh
panitia.
3. Seluruh Panitia pelaksana proker/kegiatan membahas evaluasi terkait
kegiatan/Proker yang telah dilaksanakan.
4. Sekretaris Pelaksana Kegiatan/Proker mencatat hasil evaluasi.
5. Ketua pelaksana proker/kegiatan menutup Evaluasi kegiatan/Proker yang
berlangsung.
6. Ketua pelaksana proker/kegiatan beserta seluruh panitia menentukan
metode/cara pembubaran panitia.
7. Ketua pelaksana proker/kegiatan membubarkan kepanitiaan pelaksana
proker/kegiatan.
1. Panitia pelaksana yang menyebarkan informasi waktu dan tempat biasanya di
lakukan oleh divisi Pubdekdok atau Humas.
2. Pembubaran panitia dapat dilakukan dengan cara apapun dengan instruksi
pembubaran dari ketua pelaksana proker/kegiatan
3. Dana sisa Kegiatan/Proker di laporkan oleh bendahara HIMSI pelaksana
kegiatan/proker kepada Bendahara Himsi
4. Divisi perlengkapan kegiatan/Proker melaporkan harta/aset yang masih dapat
digunakan kepada divisi Kesekretariatan dan Umum untuk inventarisasi aset HIMSI.

Flowchart
SOP evaluasi hasil pelaksanaan proker/kegiatan dan Pembubaran Panitia

Ketua Pelaksana Kegiatan/

Proker

Panitia Pelaksana
Kegiatan/Proker

Sekretaris Pelaksana
Kegiatan/Proker

Mulai

Menetapkan
waktu dan
tempat
evaluasi

Melakukan
Evaluasi

Menyebarkan
informasi
waktu dan
tempat
evaluasi

Melakukan
Evaluasi

Mencatat
Hasil
Rapat

Menutup
Evaluasi
Proker/
Kegiatan

Menentukan
Metode
pembubaran panitia

Membubarkan
panitia

Selesai

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Penginventarisan aset/harta

Nomor Revisi

1. Aset/Barang HIMSI yang bernilai bertambah

2. Aset/Barang HIMSI terjaga dengan baik.
Ketua Pelaksana Kegiatan/Proker, Panitia Pelaksana kegiatan/proker
1. Pemberi Aset memberikan kepada Divisi Kesekretariatan dan Umum.
2. Divisi Kesekretariatan dan Umum melakukan pendataan terhadap aset/barang
sesuai dengan format yang ada.
3. Divisi Kesekretariatan dan Umum menyimpan aset/barang pada tempat
penyimpanan yang telah di tentukan secara terstruktur dan terorganisir.
1. Divisi Kesekretariatan dan Umum harus memeriksa barang/aset apakah masih
layak digunakan atau tidak.

Flowchart
SOP Penginventarisan aset/harta

Pemberi Aset

Divisi Kesekretariatan
dan Umum

Mulai

Memberi
kan
barang/
aset

Menerima dan
melakukan
pendataan

Menyimpan dan
menginventaris
barang/aset

Selesai

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Rapat Internal Divisi.

Nomor Revisi

1. Tetap terciptanya Koordinasi antar anggota divisi.

2. Musyawarah mufakat untuk memperoleh keputusan.
Kepala Divisi, Staff divisi.
1. Kepala Divisi menentukan waktu dan tempat pelaksanaan rapat divisinya.
2. Kepala Divisi Menginformasikan kepada staff-staffnya perihal waktu dan tempat
rapat.
3. Kepala Divisi memulai proses rapat divisi.
4. Sekretaris melaksanakan SOP Absensi Rapat.
5. Sekretaris Divisi mencatat hasil dari rapat.
6. Kepala Divisi Menutup Rapat.
1. Rapat divisi dapat menghadiri BPH untuk penasehat dan pengawas.

Flowchart
SOP Rapat Divisi

Kepala Divisi

Staff Divisi

Sekretaris Divisi

Mulai

menentukan
waktu dan
tempat
pelaksanaan
rapat

Menginformasikan
Waktu dan
Tempat Rapat

Menerima
Informasi

Memulai
Rapat
Divisi
SOP Absensi
Rapat

Mencatat
Hasil
Rapat
Menutup
Rapat

Selesai

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Rapat koordinasi pengurus HIMSI dengan

Dewan Penasihat Organisasi

Nomor Revisi

1. Menciptakan Koordinasi yang baik antara Pengurus HIMSI dengan dewan

penasihat.
2. Memperoleh opini dan saran dari Dewan Penasihat terhadap suatu permasalahan
organisasi.
Ketua HIMSI, Anggota HIMSI, dan Dewan Penasihat Organisasi
1. Ketua HIMSI menentukan waktu dan tempat pelaksanaan rapat dengan
merundingkan dengan pengurus HIMSI dan Dewan Penasihat Organisasi.
2. Informasi di sebarkan kepada seluruh Pengurus dan Dewan Penasihat Organisasi.
3. Ketua HIMSI membuka Rapat Koordinasi Pengurus HIMSI dengan Dewan
Penasihat Organisasi.
4. Antara Keseluruhan Pengurus dan Dewan Penasihat melakukan diskusi terkait
jalannya organisasi serta berbagi solusi untuk permasalahan.
5. Ketua HIMSI menutup rapat koordinasi.
1. Permasalahan yang tidak dapat ditemukan solusinya dalam lingkup pengurus
HIMSI maka dapat dilakukan Rapat koordinasi pengurus HIMSI dengan Dewan
Penasihat Organisasi.

Flowchart

SOP Rapat koordinasi pengurus HIMSI dengan Dewan Penasihat Organisasi

Ketua HIMSI

Pengurus HIMSI

Dewan Penasihat
Organisasi

Menerima
informasi waktu
dan tempat
rapat

Menerima
informasi waktu
dan tempat
rapat

Diskusi
dan
berbagi
solusi

Diskusi
dan
berbagi
solusi

Mulai

Menentukan dan
menetapkan waktu
dan tempat

Membuk
a Rapat
Koordinas
i

Diskusi
dan
berbagi
solusi

Menutup
Rapat

Selesai

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Rapat BPH

Nomor Revisi

1. Memperoleh Koordinasi antara Anggota badan Pengurus Harian HIMSI dalam

menjalankan tugasnya.
Ketua HIMSI, Sekretaris HIMSI, dan Badan Pengurus Harian
1. Ketua HIMSI menentukan waktu dan tempat pelaksanaan rapat BPH.
2. Ketua HIMSI Menginformasikan kepada anggota BPH-nya perihal waktu dan
tempat rapat.
3. Ketua HIMSI memulai proses rapat divisi.
4. Sekretaris HIMSI melaksanakan SOP Absensi Rapat.
5. Sekretaris HIMSI mencatat hasil dari rapat.
6. Ketua HIMSI Menutup Rapat.
1. BPH atau Badan Pengurus Harian terdiri dari Ketua HIMSI, Wakil Ketua HIMSI,
Sekretaris HIMSI dan Bendahara HIMSI.

Flowchart
SOP Rapat BPH

Ketua HIMSI

Sekretaris HIMSI

BPH

Mulai

menentukan
waktu dan
tempat
pelaksanaan
rapat

Menginformasikan
Waktu dan
Tempat Rapat

Menerima
Informasi

Menerima
Informasi

Memulai
Rapat
BPH
SOP Absensi
Rapat

Mencatat
Hasil
Rapat
Menutup
Rapat

Selesai

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

SOP Pengunduran diri Pengurus HIMSI

Nomor Revisi

1. Menunjukkan alur untuk pengurus yang ingin mengundurkan diri.

BPH HIMSI, Pengurus Yang Bersangkutan, Pengurus HIMSI.
1. Pengurus HIMSI yang bersangkutan mengajukan surat permohonan pengunduran
diri kepada BPH HIMSI.
2. BPH memanggil pengurus yang bersangkutan dan melakukan interview terhadap
pengunduran diri tersebut.
3. Ketua HIMSI dan Anggota BPH lainnya berdiskusi menentukan keputusan
mengenai permohonan pengunduran diri yang dilakukan pengurus yang
bersangkutan.
Permohonan diterima
4. BPH mengumumkan informasi perihal pengunduran diri pengurus yang
bersangkutan tersebut.
5. BPH dan Pengurus HIMSI melakukan evaluasi terkait adanya pengunduran diri
tersebut.
6. BPH memperbaiki kesenjangan struktur dan jabatan organisasi dikarenakan
mundurnya salah seorang pengurus.
Permohonan tidak diterima
4. BPH memberikan saran dan pendapat untuk pengurus yang bersangkutan terkait
penyebab dia mengajukan pengunduran diri.
5. BPH dan Pengurus HIMSI melakukan evaluasi terkait adanya pengunduran diri
tersebut.
1. Pengunduran diri kepengurusan dilakukan bila seorang pengurus HIMSI yang
tergolong anggota aktif ingin mengundurkan diri dikarenakan alasan tertentu.
2. Surat Pengunduran pengurus harus disertai dengan alasan yang jelas dan konkrit.
3. Evaluasi dilakukan untuk meningkatkan loyalitas,managemen diri dan waktu
masing-masing pengurus dalam menjalankan Organisasi HIMSI.
4. Kesenjangan struktur dan jabatan harus diselesaikan agar amanat dan tugas yang
dikerjakan tidak tertinggal.

Flowchart
SOP Pengunduran diri Pengurus HIMSI

Pengurus yang
bersangkutan

BPH HIMSI

Pengurus HIMSI

Mulai

Surat Permohonan
Pengunduran diri

Mengajukan Surat
Permohonan
pengunduran diri

BPH menemui
pengurus yang
bersangkutan

Mengikuti
interview

Melakukan
Interview

Mendiskusikan
untuk
pengambilan
keputusan

Menerima?

Tidak

Ya

Memberi
kan saran
dan
pendapat

Melakukan
evaluasi
bersama

Melakukan
evaluasi
bersama

Mengumumkan
informasi pengunduran
diri pengurus

Melakukan
evaluasi
bersama

Memperbaiki
kesenjangan
struktur jabatan

Selesai

Melakukan
evaluasi
bersama

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

SOP Pemberhentian Pengurus

Nomor Revisi

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

Kepala Divisi, Staff divisi.

1. Kepala Divisi menentukan waktu dan tempat pelaksanaan rapat divisinya.
2. Kepala Divisi Menginformasikan kepada staff-staffnya perihal waktu dan tempat
rapat.
3. Kepala Divisi memulai proses rapat divisi.
4. Sekretaris melaksanakan SOP Absensi Rapat.
5. Sekretaris Divisi mencatat hasil dari rapat.
6. Kepala Divisi Menutup Rapat.
1. Rapat divisi dapat menghadiri BPH untuk penasehat dan pengawas.

HIMSI Mahasiswa Sistem

Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Jakarta
Tanggal Terbit

SOP Pelaksanaan Pra-Rapat Kerja

Nomor Revisi

Tujuan
Entitas yang
terlibat

Prosedur

Deskripsi
Tambahan

1. Ketua HIMSI menetukan waktu dan tempat pelaksanaan Pra-Rapat Kerja.

2. Ketua HIMSI menginformasikan kepada Kepala Divisi terkait pelaksanaan PraRaker dan memerintahkan untuk meneruskan informasi kepada staff divisi masingmasing.
3. Ketua HIMSI membuka Pra-Rapat kerja.
4. Secara berperiodik, perwakilan tiap divisi mempresentasikan Proker-proker yang
berencana untuk dilaksanakan selama kepengurusan HIMSI.
5. BPH dan Pengurus HIMSI memberikan saran dan kritik terkait proker yang
dipresentasikan.
6. Ketua HIMSI Menutup Pra-Rapat Kerja.
1. Rapat divisi dapat menghadiri BPH untuk penasehat dan pengawas.