Pengelolaan Pengetahuan: Upaya Meningkatkan Kinerja melalui Pemanfaatan Data dan Informasi

The basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be knowledge.... (Peter Drucker) Saat ini telah sering kita dengar tentang istilah knowledge management atau pengelolaan pengetahuan. Sebenarnya konsep ini telah dikenal sudah cukup lama, namun baru beberapa tahun terakhir kemudian menjadi demikian populer. Menjadi menarik untuk mengetahui lebih dalam tentang konsep ini. Syukur kalau bisa kita terapkan paling tidak di unit masing-masing. Tulisan berikut menyajikan secara ringkas beberapa hal penting terkait dengan manajemen pengetahuan Apa Itu Pengetahuan? Pengetahuan dalam konteks ini diartikan sebagai sumber daya artifisial yang berbeda dari tenaga kerja, sumber daya alam dan modal. Pengetahuan adalah gabungan dari nilai, konteks, dan pengalaman dari sebuah informasi yang kemudian oleh seseorang berdasarkan kapasitas, kapabilitas dan pengalamannya diolah menjadi suatu sumber daya baru bagi upaya pengambilan keputusan. Jadi sebenarnya pengetahuan merupakan ujung dari sebuah proses yang dimulai dari data, lalu informasi dan pada akhirnya menjadi pengetahuan. Lalu apa perbedaan antara data, informasi dan kemudian akhirnya menjadi pengetahuan? Data adalah ukuran atau hasil observasi dalam bentuk teks, numerik, grafik, kartografik, naratif atau audiovisual. Ada juga yang menyatakannya sebagai simbol yang dihasilkan dari angka, fakta dan kuantitas. Sementara informasi merupakan data mentah yang telah diverifikasi supaya akurat dan memiliki kepastian waktu, terorganisir, dan memiliki tujuan. Informasi merupakan hasil proses dari data. Data telah diberi makna khusus. Informasi disajikan dalam bentuk konteks kalimat yang memiliki makna, relevan dan meningkatkan pemahaman dalam suatu hal. Dalam konsep pengelolaan pengetahuan, pengetahuan dipahami sebagai wawasan dan pengalaman yang dimiliki sesorang (tacit knowledge) atau diketahui umum (explicit knowledge) yang memberikan kemampuan untuk merubah data dan informasi menjadi pijakan pengambilan keputusan. Di lain pihak, dapat juga disimpulkan bahwa (i) informasi berhubungan dengan penggambaran, definisi, atau perspektif (apa, siapa, kapan, dimana); (ii) pengetahuan terdiri dari strategi, latihan, metode, atau pendekatan (bagaimana); (iii) kebijakan merupakan prinsip, moral (mengapa). Sebagai ilustrasi. Angka 24 tidak mempunyai makna selain sekedar angka. Ini yang disebut data. Tetapi 24% ini mempunyai makna 24 terhadap 100. Ini disebut informasi. Sementara berdasarkan pemahaman dan pengalaman maka seseorang dapat mengatakan 24% tersebut sebagai cukup memadai, kurang atau lebih. Pengetahuan dapat dibedakan berdasar prosesnya, yaitu pengetahuan implisit (tacit knowledge) yang bersumber dari pengalaman sendiri dan bukan sumber tertulis. Pengetahuan jenis ini susah dijabarkan dengan kata-kata. Istilah gampangnya, apa yang ada di otak manusia susah untuk diucapkan di mulut. Menurut Michael Polanyi, Knowing more than saying, kita mengetahui lebih banyak dari pada yang diucapkan. Sementara pengetahuan implisit dapat berasal dari hasil diskusi, pertemuan rutin, atau pengamatan sekeliling dan berbentuk know-how, pengalaman, keterampilan, pemahaman, maupun rules of thumb. Pengetahuan eksplisit (explicit knowledge) yang diperoleh dari melihat, mendengar dan membaca literatur atau sumber

tertulis lainnya. Sumber pengetahuan eksplisit diantaranya buku, standar operasional pekerjaan, situs, bahan publikasi dan lainnya. Pengertian Manajemen Pengetahuan Manajemen pengetahuan diartikan sebagai suatu upaya/kegiatan terkait perencanaan, pengorganisasian, penggiatan dan pengendalian untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan agar diketahui, dipelajari, dimengerti sehingga dapat dimanfaatkan untuk menyusun kebijakan, rencana atau program. Manajemen pengetahuan dapat berarti pula sebagai mengelola kompetensi yang berada di dalam suatu organisasi dan mendorongnya untuk berkembang. Penting dicatat, terjadi kesalahkaprahan selama ini bahwa definisi manajemen pengetahuan sama sekali tidak berbicara tentang teknologi walaupun seringkali difasilitasi oleh teknologi komputer. Jadi teknologi itu sendiri bukan manajemen pengetahuan.
Hakekat dan Pentingnya Manajemen Pengetahuan Hakekat manajemen pengetahuan adalah memahami bahwa modal intelektual adalah sumber daya yang tidak dapat habis, bahkan dapat dikembangkan tanpa batas. Dapat juga berarti upaya menghargai kekayaan yang tidak kasat mata lebih dari pada yang nampak. Dengan demikian manajemen pengetahuan dapat membantu individu/ kelompok dalam suatu organisasi untuk meningkatkan efektifitas waktu dan beban kerja melalui langkah berbagi wawasan dan pengalaman. Selain itu, dapat membantu suatu organisasi untuk beradaptasi terhadap perubahan lingkungan. Bagi sebuah organisasi, mengelola pengetahuan menjadi suatu keniscayaan untuk (i) mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh SDM, (ii) memanfaatkan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) alias tidak perlu mengulang proses kegagalan, (iii) mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada, dan (iv) menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar-masuk SDM Walaupun selalu didengungkan bahwa pengelolaan pengetahuan penting bagi setiap organisasi, tetapi sebenarnya setiap orang lah yang harus mengelola pengetahuan mereka sendiri, karena yang paling berkepentingan mendapatkan manfaat dari pengelolaan pengetahuan itu adalah individu. Spiral Pengetahuan Pengelolaan pengetahuan tidak terlepas dari sebuah nama yaitu Ikujiro Nonaka dengan bukunya The KnowledgeCreating Company. Ikujiro Nonaka membuat formulasi yang terkenal dengan sebutan SECI atau Knowledge

Spiral. Konsepnya bahwa dalam siklus perjalanan kehidupan kita, pengetahuan itu mengalami proses yang kalau digambarkan berbentuk spiral. Proses itu disebut dengan Socialization Externalization Combination Internalization (SECI). Proses eksternalisasi (externalization), yaitu mengubah tacit knowledge yang kita miliki menjadi explicit knowledge. Bisa dengan menuliskan know-how dan pengalaman yang kita dapatkan dalam bentuk tulisan artikel atau bahkan buku apabila perlu. Dan tulisan-tulisan tersebut akan sangat bermanfaat bagi orang lain yang sedang memerlukannya. Sementara proses kombinasi (combination) adalah memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk kita implementasikan menjadi explicit knowledge lain. Proses ini sangat berguna untuk meningkatkan keterampilan dan produktifitas diri sendiri. Kita bisa menghubungkan dan mengkombinasikan explicit knowledge yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat. Selanjutnya proses internalisasi (internalization) berupa upaya mengubah explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Dari keempat proses yang ada, mungkin hanya inilah yang telah kita lakukan. Bahasa lainnya adalah learning by doing. Dengan referensi dari manual dan buku yang ada, kita menemukan pengalaman baru, pemahaman baru dan know-how baru yang mungkin tidak didapatkan dari buku tersebut. Sebagai proses terakhir sosialisasi (socialization), yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Ini adalah hal yang juga terkadang sering kita lupakan. Kita tidak manfaatkan keberadaan kita pada suatu pekerjaan untuk belajar dari orang lain, yang mungkin lebih berpengalaman. Proses ini membuat pengetahuan kita terasah dan juga penting untuk peningkatan diri sendiri. Yang tentu saja ini nanti akan berputar pada proses pertama yaitu eksternalisasi. Semakin sukses kita menjalani proses perolehan tacit knowledge baru, semakin banyak explicit knowledge yang berhasil kita produksi pada proses eksternalisasi (Wahono, 2005). Tahapan Pengembangan Amrit Tiwana mengusulkan empat tahap dengan 10 langkah dalam membangun sebuah manajemen pengetahuan secara organisasional. Tahap pertama berupa pemetaan kondisi saat ini. Diikuti dengan tahap kedua yaitu menganalisis, mendesain dan mengembangkan sistem. Langkah pertama,melakukan analisis infrastruktur yang ada, kemudian menentukan langkah kongkrit untuk membangun system manajemen pengetahuan. Tahapan berikutnya adalah penyebaran pengetahuan. Ditutup dengan evaluasi kinerja. Tahapan Pengembangan Manajemen Pengetahuan. Tahap 1: Evaluasi Kondisi. Langkah 1: Analisis kondisi saat ini. Langkah 2: Menyelaraskan manajemen pengetahuan dan strategi bisnis. Tahap 2: Analisis, Desain dan Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan. Langkah 3: Mendesain bentuk manajemen pengetahuan dan memadukan kedalam sistem yang ada. Langkah 4: Memetakan dan menganalisis pengetahuan yang ada. Langkah 5: Mendesain kelompok manajemen pengetahuan. Langkah 6: Menyusun cetak biru manajemen pengetahuan. Langkah 7: Mengembangkan sistem manajemen pengetahuan

Tahap 3: Penyebaran Langkah 8: Penyebaran menggunakan metodologi tertentu Langkah 9: Merubah manajemen, budaya, desain struktur penghargaan, dan memilih penanggungjawab Tahap 4: Evaluasi Kinerja Langkah 10: Mengukur hasil manajemen pengetahuan, merancang alat ROI dan mengevaluasi kinerja system Keberhasilan Manajemen Pengetahuan Birkinsaw menggarisbawahi tiga kenyataan yang sangat mempengaruhi berhasil-tidaknya manajemen pengetahuan. Pertama, penerapannya tidak hanya menghasilkan pengetahuan baru tetapi juga mendaur-ulang pengetahuan yang sudah ada. Kedua, teknologi informasi belum sepenuhnya bias menggantikan fungsi fungsi jaringan sosial antaranggota organisasi. Ketiga, sebagian besar organisasi tidak pernahtahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak pengetahuan penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal pengetahuan itu sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama. Hasil riset menunjukkan sejumlah faktor yang mendorong keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan yaitu (i) tersedianya kampiun, yaitu seseorang yang mempunyai komitmen, antusias dalam mendorong terciptanya manajemen pengetahuan; (ii) dukungan dari pengambil keputusan; (iii) keterkaitan yang jelas antara keberadaan manajemen pengetahuan dengan manfaatnya terhadap institusi; (iv) tersedianya budaya yang mendukung inovasi, dan berbagi pengetahuan. Biasanya berbentuk system penghargaan (insentif); (v) tersedianya mekanisme berbagi pengetahuan; (vi) tersedianya teknologi yang mendukung mulai dari yang paling sederhana seperti intranet sampai yang canggih. Termasuk sistem data dan informasi yang memadai; (vii) tersedianya perpustakaan atau pusat pengetahuan yang memadai. Tantangan terbesar bagi penerapan manajemen pengetahuan adalah berupa perubahan budaya dari pengetahuan adalah kekuatan menjadi berbagi pengetahuan adalah kekuatan. Tentu saja masih banyak tantangan lainnya seperti ketakutan berhubungan dengan pihak luar, mengharapkan hasil segera sementara manajemen pengetahuan bersifat jangka panjang, keengganan bekerjasama, organisasi kurang mengenali dan menghargai kontribusi pengetahuan. Praktek Unggulan Telah banyak bukti yang menunjukkan manfaat yang signifikan bagi perusahaan/institusi melalui penerapan manajemen pengetahuan. Beberapa diantaranya (i) British Petroleum (BP), dengan memanfaatkan kemitraan virtual menggunakan konferensi video yang telah membantu menyelesaikan masalah operasional penting; (ii) Texas Instruments, dengan berbagi praktek unggulan diantara cabang; (iii) Hewlett-Packard, dengan berbagi pengalaman dan keahlian diantara anggota tim. Oswar Mungkasa, disarikan dari berbagai sumber. Tulisan ini pernah dimuat di majalah INFORUM Edisi II Tahun 2010