MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

Penulis:
1. Satia Supardy, SH, M.Pd
2. Yudhantoro Bayu W, S. Kom, M. Si

PUSAT PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
JAKARTA, 2014

BAB I
PENDAHULUAN

A. Sistem Informasi Kepegawaian

Badan Kepegawaian Negara (BKN) telah mencanangkan program kerja tahun
2010 hingga 2014 yang menitik beratkan beberapa hal dibawah ini:
1.

Perumusan Kebijakan Bidang Perencanaan dan Pengembangan Kepegawaian;

2.

Perumusan dan Penyusunan berbagai rancangan Peraturan perundang-undangan

Bidang Kepegawaian;

3.

Peningkatan Kualitas pelayanan Kepegawaian;

4.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi

Informasi;

5.

Pencetakan Kartu PNS Elektronik Lanjutan;

6.

Penyusunan Tata Naskah PNS dalam Bentuk Elektronik;

7.

Peningkatan Pengawasan dan Pengendalian Pelaksanaan Peraturan Perundangundangan Bidang Kepegawaian;

8.

Peningkatan/pembangunan Sarana dan Prasarana Aparatur sebagai Pendukung

Program Pembangunan Kepegawaian.
Direktorat

Jaringan

dan

Kepegawaian terdiri dari beberapa

Informasi

pada

Kedeputian

bidang

Informasi

Sub Bagian diantaranya adalah Sub Pelayanan

Pertukaran dan Publikasi Informasi . Adapun tugas Sub Bagian adalah sebagai berikut :
1. Pelaksanaan operasi komputer dan jaringan
2. Pelayanan pelayanan pertukaran dan publikasi informasi kepegawaian
3. Pelaksanaan pengembangan sistem dan jaringan
Adapun Visi Deputi Bidang Informasi Kepegawaian adalah Menjadikan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian sebagai implementasi e-goverment dalam pelayanan
Badan Kepegawaian Negara di bidang kepegawaian. Sebagai langkah nyata dari visi
tersebut di atas, Deputi Bidang Informasi Kepegawaian telah menetapkan misi yang
menggambarkan kinerja yang hendak dicapai, yaitu Mewujudkan integrasi teknologi
1

informasi di unit pengelola kepegawaian Instansi Pusat, Kantor Regional dan

Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk menggerakkan dan mendorong
percepatan dalam implementasi pelayanan di bidang kepegawaian.
Visi dan misi yang telah dituliskan di atas bertujuan untuk :
1. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir di setiap instansi pusat maupun daerah
yang terintegrasi secara nasional dalam sistem informasi kepegawaian.
2. Menyediakan informasi PNS yg akurat untuk perencanaan, pengembangan,
kesejahteraan dan pengendalian PNS.
3. Meningkatkan pelayanan dibidang kepegawaian secara transparan dan objektif.
4. Mewujudkan identitas tunggal (multiguna) yang mendukung pembinaan dan
kesejahteraan PNS secara nasional
Saat kini Badan Kepegawaian Negara telah mengembangkan beberapa sistem informasi
kepegawaian yang terdiri dari :
1. Sistem publikasi situs bkn.go.id , sistem yang bertugas untuk menyajikan informasi
kepegawaian yang up to date dan online bagi masyarakat (secara umum)
2. Sistem Kepegawaian pelayanan terpadu ( SAPK), sistem pengolahan data
kepegawaian dari Badan Kepegawaian Negara Pusat dengan Kantor Regional dan
Badan Kepegawaian Daerah (BKD).
3. Office Automation System ,sistem informasi perkantoran diantaranya Mail Tracking.
4. Computer Assited Test , system yang digunakan didalam untuk PraCPNS, CPNS dan
jabatan yang ada di lingkungan PNS.

B. Sejarah Sistem Informasi Kepegawaian

Sejarah pengembangan 35000 tahun yang lalu, di dinding gua Lascaux, Perancis,
para pemburu Cro-Magnon menggambar hewan mangsa mereka, juga garis yang
dipercaya sebagai rute migrasi hewan-hewan tersebut. Catatan awal ini sejalan dengan
dua elemen struktur pada sistem informasi gegrafis modern sekarang ini, arsip grafis yang
terhubung ke database atribut. Pada tahun 1700-an teknik survey modern untuk pemetaan

topografis diterapkan, termasuk juga versi awal pemetaan tematis, misalnya untuk
keilmuan atau data sensus.
Awal abad ke-20 memperlihatkan pengembangan "litografi foto" dimana peta
dipisahkan menjadi beberapa lapisan (layer). Perkembangan perangkat keras komputer
yang dipacu oleh penelitian senjata nuklir membawa aplikasi pemetaan menjadi
multifungsi pada awal tahun 1960-an.Tahun 1967 merupakan awal pengembangan SIG
yang bisa diterapkan di Ottawa, Ontario oleh Departemen Energi, Pertambangan dan
Sumber Daya. Dikembangkan oleh Roger Tomlinson, yang kemudian disebut CGIS
(Canadian GIS - SIG Kanada), digunakan untuk menyimpan, menganalisis dan mengolah
data yang dikumpulkan untuk Inventarisasi Tanah Kanada (CLI - Canadian land
Inventory) - sebuah inisiatif untuk mengetahui kemampuan lahan di wilayah pedesaan
Kanada dengan memetakaan berbagai informasi pada tanah, pertanian, pariwisata, alam
bebas, unggas dan penggunaan tanah pada skala 1:250000. Faktor pemeringkatan
klasifikasi juga diterapkan untuk keperluan analisis.
CGIS merupakan sistem pertama di dunia dan hasil dari perbaikan aplikasi
pemetaan yang memiliki kemampuan timpang susun (overlay), penghitungan,
pendijitalan/pemindaian (digitizing/scanning), mendukung sistem koordinat national yang
membentang di atas benua Amerika , memasukkan garis sebagai arc yang memiliki
topologi dan menyimpan atribut dan informasi lokasional pada berkas terpisah.
Pengembangya, seorang geografer bernama Roger Tomlinson kemudian disebut "Bapak
SIG". CGIS bertahan sampai tahun 1970-an dan memakan waktu lama untuk
penyempurnaan setelah pengembangan awal, dan tidak bisa bersaing denga aplikasi
pemetaan komersil yang dikeluarkan beberapa vendor seperti Intergraph. Perkembangan
perangkat keras mikro komputer memacu vendor lain seperti ESRI, CARIS, MapInfo dan
berhasil membuat banyak fitur SIG, menggabung pendekatan generasi pertama pada
pemisahan informasi spasial dan atributnya, dengan pendekatan generasi kedua pada
organisasi data atribut menjadi struktur database. Perkembangan industri pada tahun
1980-an dan 1990-an memacu lagi pertumbuhan SIG pada workstation UNIX dan
komputer pribadi. Pada akhir abad ke-20, pertumbuhan yang cepat di berbagai sistem
dikonsolidasikan dan distandarisasikan menjadi platform lebih sedikit, dan para pengguna
mulai mengekspor menampilkan data SIG lewat internet, yang membutuhkan standar
pada format data dan transfer.
3

Indonesia sudah mengadopsi sistem ini sejak Pelita ke-2 ketika LIPI mengundang
UNESCO dalam menyusun "Kebijakan dan Program Pembangunan Lima Tahun Tahap
Kedua (1974-1979)" dalam pembangunan ilmu pengetahuan, teknologi dan riset. Jenjang
pendidikan SMU/senior high school melalui kurikulum pendidikan geografi SIG dan
penginderaan jauh telah diperkenalkan sejak dini. Universitas di Indonesia yang
membuka program Diploma SIG ini adalah D3 Penginderaan Jauh dan Sistem Informasi
Geografi, Fakultas Geografi, Universitas Gadjah Mada, tahun 1999. Sedangkan jenjang
S1 dan S2 telah ada sejak 1991 dalam Jurusan Kartografi dan Penginderaan Jauh,
Fakultas Geografi, Universitas Gadjah Mada. Sejauh ini SIG sudah dikembangkan
hampir disemua universitas di Indonesia melalui laboratorium-laboratorium, kelompok
studi/diskusi maupun matapelajaran.
Perkembangan sistem ilmu komputer, atau dalam bahasa Inggrisnya disebut
Computer Science (CS), secara umum diartikan sebagai ilmu yang mempelajari baik
tentang komputasi, perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software). Ilmu
komputer mencakup beragam topik yang berkaitan dengan komputer, mulai dari analisa
abstrak algoritma sampai subyek yang lebih konkret seperti bahasa pemrograman,
perangkat lunak, termasuk perangkat keras. Sebagai suatu disiplin ilmu, Ilmu Komputer
lebih menekankan pada pemrograman komputer, dan rekayasa perangkat lunak
(software), sementara teknik komputer lebih cenderung berkaitan dengan hal-hal seperti
perangkat keras komputer (hardware). Namun demikian, kedua istilah tersebut sering
disalah-artikan oleh banyak orang. Church-Turing menyatakan bahwa semua alat
komputasi yang telah umum diketahui sebenarnya sama dalam hal apa yang bisa mereka
lakukan, sekalipun dengan efisiensi yang berbeda. Para ahli ilmu komputer biasanya
menekankan komputer von Neumann atau mesin Turing (komputer yang mengerjakan
tugas yang kecil dan deterministik pada suatu waktu tertentu), karena hal seperti itulah
kebanyakan komputer digunakan sekarang ini. Para ahli ilmu komputer juga mempelajari
jenis mesin yang lain, beberapa diantaranya belum bisa dipakai secara praktikal (seperti
komputer neural, komputer DNA, dan komputer kuantum) serta beberapa diantaranya
masih cukup teoritis (seperti komputer random and komputer oracle).
Ilmu Komputer mempelajari apa yang bisa dilakukan oleh beberapa program, dan
apa yang tidak (komputabilitas dan intelegensia buatan), bagaimana program itu harus
mengevaluasi suatu hasil (algoritma), bagaimana program harus menyimpan dan
4

mengambil bit tertentu dari suatu informasi (struktur data), dan bagaimana program dan
pengguna berkomunikasi (antarmuka pengguna dan bahasa pemrograman). Ilmu
komputer berakar dari elektronika, matematika dan linguistik. Dalam tiga dekade terakhir
dari abad 20, ilmu komputer telah menjadi suatu disiplin ilmu baru dan telah
mengembangkan metode dan istilah sendiri. Departemen ilmu komputer pertama
didirikan di Universitas Purdue pada tahun 1962. Hampir semua universitas sekarang
mempunyai departemen ilmu komputer. Edsger Dijkstra mengatakan: Ilmu komputer
bukan tentang komputer sebagaimana astronomi bukan tentang teleskop. Fisikawan
ternama Richard Feynman mengatakan: Ilmu komputer umurnya tidak setua fisika; lebih
muda beberapa ratus tahun. Walaupun begitu, ini tidak berarti bahwa "hidangan"
ilmuwan komputer jauh lebih sedikit dibanding fisikawan. Memang lebih muda, tapi
dibesarkan secara jauh lebih intensif.
Dalam bahasa Indonesia, istilah Informatika diturunkan dari bahasa Perancis
informatique, yang dalam bahasa Jerman disebut Informatik. Sebenarnya, kata ini identik
dengan istilah computer science di Amerika Serikat dan computing science di Inggris.
Namun, istilah informatics dalam bahasa Inggris memiliki makna yang sedikit berbeda,
yaitu lebih menekankan pada aspek pengolahan informasi secara sistematis dan rasional.
Ilmu komputer berkaitan erat dengan beberapa bidang lain. Bidang-bidang ini tidak
benar-benar terpisah, sekalipun mempunyai perbedaan penting. Ilmu Informasi adalah
ilmu yang mempelajari data dan informasi, mencakup bagaimana menginterpretasi,
menganalisa, menyimpan, dan mengambil kembali. Ilmu informasi dimulai sebagai dasar
dari analisa komunikasi dan basis data. Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk
mendukung operasi dari suatu organisasi yaitu: operasi, instalasi, dan perawatan
komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari
bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. 'Sistem Informasi' dapat
berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling
berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah
ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang
dapat digunakan dalam mendukung keputusan.
Rekayasa Perangkat Lunak pada prinsipnya menekankan pada tahapan-tahapan
pengembangan suatu perangkat lunak yakni : Analisis, Desain, Implementasi, Testing dan
Maintenance. Pada tahap yang lebih luas Rekayasa Perangkat Lunak mengacu pada
5

Manajemen Proyek pengembangan Perangkat Lunak itu sendiri dengan tetap

memperhatikan tahapan-tahapan pengembangan sebelumnya. Dalam pengembangannya
perangkat lunak memiliki berbagai model yaitu model water fall ('model konvensional'
sebagai model terdahulu yang dikembangkan dan karena model water fall nyaris sama
dengan siklus hidup pengembangan sistem), model prototype ('model yang disukai oleh
user dan pengembang), model sequensial linear, model RAD 'rapid aplikation model',
model 'formal method' atau 'metode formal' disini sebelum diadakannya implementasi
terlebih dahulu rancangan model yang dibuat diverifikasi terlebih dahulu sehingga tidak
ada lagi kesalahan - kesalahan pada saat implementasi. Rekayasa Komputer adalah ilmu
yang mempelajari analisa, desain, dan konstruksi dari perangkat keras komputer.
Keamanan Informasi adalah ilmu yang mempelajari analisa dan implementasi dari
keamanan sistem informasi (termasuk kriptografi).
Jadi dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi
adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi yaitu: operasi,
instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi
Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal
manajemen. Dalam membahas Sejarah Perkembangan Sistem Informasi Kepegawaian,
diuraikan; (1) Sejarah perkembangan informasi kepegawaian; (2) Pengelolaan data dan
sistem aplikasi pelayanan.

C. Tujuan
Setelah mempelajari modul ini peserta diharapkan dapat menjelaskan sejarah
perkembangan sistem informasi kepegawaian, dan yang lebih khusus dengan modul ini
para peserta diklat diharapkan mampu:
1. mengetahui tentang sejarah Badan Kepegawaian Negara;
2. menjelaskan Perkembangan Administrasi Kepegawaian RI;
3. menjelaskan pengelolaan data dan sistem aplikasi pelayanan.

BAB II
SISTEM INFORMASI PNS

A. Perkembangan Administrasi Kepegawaian RI

BKN akan mewujudkan sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal
dengan harapan terwujudnya data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akurat melalui
Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian secara on-line (SAPK). Tujuan lebih lanjut dari
sistem tersebut adalah mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir disetiap instansi
pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan
kepegawaian sehingga akan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara
transparan dan objektif. SAPK adalah sistem informasi berbasis komputer yang disusun
sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian. SAPK mempunyai karakteristik sebagai
berikut:
1. Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan
instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data.
2. Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama.
3. Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai standar baku yang
disusun oleh BKN pusat.
4. Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi
pengguna.
Jaringan yang dibutuhkan, Implementasi SAPK memerlukan jaringan komunikasi data
antara BKN dengan Kantor Regional, BKN dengan Instansi Pusat, Kantor Regional BKN
dengan Instansi Daerah. Instansi pengguna SAPK perlu menyiapkan jaringan dengan
bandwith minimal 2X64 kbps, network switch dengan spesifikasi standar. Segala biaya
yang diperlukan untuk pelaksanaan SAPK mulai dari pengadaan perangkat keras, sewa
jaringan leased line, installlasi program dan pelatihan dibebankan pada anggaran masingmasing instansi.
BKN mempunyai tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Badan
Kepegawaian Negara menyelenggarakan fungsi manajemen kepegawaian yang antara
7

lain, adalah penyelenggaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian serta

penetapan sistem informasi dibidangnya.Untuk mewujudkan cita suatu organisasi
dibutuhkan rancangan visi yang memberikan motivasi terlaksananya rencana kerja ke
depan. Merencanakan pengelolaan data dan sistem aplikasi pelayanan dibidang
kepegawaian diawali suatu visi dan misi yang mampu mewujudkannya. Dalam kaitan ini
visi dan misi tata naskah kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, yakni visi: Tersedianya
informasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil yang akurat dan terkini berbasis teknologi
informasi. Sedang misinya adalah: mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang
mutahir dan terintegrasi dengan instansi pusat dan daerah. Tugas pengelolaan data dan
sistem aplikasi pelayanan tidak terlepas dari unsur manajemen kepegawaian yang melalui
perencanaan pelaksanaan teknis pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian.
Konsep manajemen Pegawai Negeri Sipil (Amanda:2005) yang bertujuan untuk
membentuk sosok Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia yang memiliki karakter.
Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 diegaskan bahwa penerapan manajemen
PNS diatur secara menyeluruh, dengan menerapkan norma, standar, dan prosedur yang
seragam dalam penetapan formasi, pengadaan,pengembangan, penetapan gaji, dan
program kesejahteraan serta pemberhentian bagi PNS. Dengan adanya keseragaman
tersebut disamping memudahkan penyelenggaraan manajemen kepegawaian, akan dapat
menciptakan kualitas PNS yang seragam, serta mewujudkan keseragaman perlakuan dan
jaminan hukum bagi seluruh PNS di seluruh Indonesia. Pengelolaan data dan sistem
aplikasi pelayanan merupakan unsur-unsur manajemen yang dimulai dari perencanaan,
pelaksanaan, pengorganisasian dan evaluasi. Dalam melakukan pelayanan perkantoran,
manajemen senior hendaknya mempertimbangkan orang yang diserahi tanggungjawab
untuk melakukan pelayanan serta pemeliharaan terhadap fasilitas pendukungnya. Adapun
dalam pengolahan data kepegawaian terdapat beberapa mekanisme, diantaranya adalah :
1. Mekanisme batching
a. Formulir pendataan pegawai yang sudah diisi lengkap dan ditandatangani,
dikelompokan berdasarkan instansi/propinsi/kabupaten/kotam, tugas/pekerjaan yang
dilakukan dan nomor seri bach;
b. Setiap satu batch maksimum 200 lembar formuir, sehingga memudahkan administrasi
dan pencarian dokumen.
c. Setelah dilakukan batching, dikirim ke unit editing/coding.
8

2. Mekanisme Editing/Coding
a. Formulir yang diterima dari unit batching, selanjutnya dilakukan proses edit dan
pengokdean (coding) sesuai dengantabel-tabel referensi yang diberikan;
b. Elemen yang diberikan kode adalah instansi/propinsi/kabupaten/kota, tempatlahir,
kualifikasi pendidikan dan unit kerja tempat tugas;Mengirim batch yang sudah
dilakukan
c.

pengkodeanke unit perekaman data.

3. Mekanisme Perekaman/Entri Data

a. Perekaman data dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang disiapkan oleh Tim
pelaksana pusat;
b. Mekanisme perekaman/entri data serta pencetakan daftar hasil pendataan pegawai dari
Tim Pelaksana Pusat;
c. Dokumen yang telah selesai direkam dikirim ke unit penyimpanan akhir.
Kelompok penyusun takah ditentukan jumlahnya sesuai beban tugas, dikoordinir oleh
seorang kepala seksi dengan tugas:
1.

Menerima ikatan takah dari kelompok pengirim;

2.

Menyortir dan mengurutkan takah sesuai dengan tahun/ bulan/ tgl lahir, tahun/ bulan
menjadi CPNS/PNS, jenis kelamin dan nomor urut yang dibuat berurutan dari tahun lahir
tertua ke tahun lahir yang lebih muda;

3.

Menyusun takah ke dalam masing-masing rak dan lemari sesuai dengan nomor lemari
yang telah ditentukan;

4.

Masing-masing kelompok ditargetkan menyusun takah setiap harinya sesuai dengan

beban instansi masing-masing.
Pada abad ke-20 berkembang satu fenomena yang tidak pernah terbayang sebelumnya,

yakni perkembangan kemampuan dan aplikasi teknologi komunikasi dan informasi.

Teknologi ini telah merevolusi kehidupan umat manusia dari waktu ke waktu sejak
ditemukannya

micro

chip. Perusahaan-perusahaan komersial

telah

secara optimal

mendayagunakan teknologi ini sebagai dukungan utama operasinya. Peningkatan dramatis

tingkatan pelayanan dan kenyamanan customer telah menjadi suatu keharusan bagi
keberadaan dan kemajuan sebuah industri guna mencapai benefit yang maksimal.
9

Perkembangan teknologi tersebut telah memungkinkan banyak layanan dapat dilakukan

dalam 24 jam tanpa terpengaruh oleh ruang dan waktu, dalam arti kapan dan dimana saja.
Aplikasi teknologi informasi dan komunikasi dalam administrasi pemerintahan tidak lepas
dari tugas pokok dan fungsi pemerintahan itu sendiri sebagai pangkal tolaknya di satu sisi dan
dari perangkat teknologi tersebut sebagai tulang punggung dari e-gov pada sisi lain.
Berbagai bentuk kebijakan, pengaturan, pembinaan, pengendalian serta pengawasan
dan pertanggungjawaban dalam beragam jenis dan bidang kehidupan berbangsa atau untuk
mengatasi masalah-masalah yang dihadapi bangsa memerlukan data dan informasi yang
lengkap, akurat dan tepat waktu. Kegunaan dan peran teknologi informasi dan komunikasi
adalah mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut agar terselenggara secara efektif,
tepat, nyaman, aman dan efisien. Aplikasi SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian) adalah aplikasi berbasis web secara lengkap, riwayat jabatan, pangkat dan gaji
yang digunakan untuk menunjang proses administrasi kepegawaian PNS. SIMPEG bertujuan
untuk membuat menajemen sumber daya manusia para pengelola kepegawaian menjadi
terintegrasi, terpadu dan reliable dengan cara memberikan potret kondisi kepegawaian
terakhir. Adapun fungsi Simpeg antara lain untuk menunjang dan mempercepat proses
promosi pegawai, baik jabatan, pangkat dan gaji.
Sebagaimana diketahui, bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Suatu organisasi seperti
perusahaan atau suatu area fungsional cocok dengan definisi ini. Berkaiatan dengan
pelayanan, ada dua istilah yang perlu diketahui, yaitu melayani dan pelayanan. Pengertian
melayani adalah membantu meniapkan (mengurus) apa yang diperlukan seseorang.
Sedangkah pengertian pelayanan adalah usaha melayani kebutuhan orang lain (KBBI:1995).
Pelayanan pada dasarnya adalah kegiatan yang ditawarkan oleh organisasi atau perorangan
kepada konsumen (customer/yang dilayani), yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat
dimiliki. Karakteristik yang berkaitan dengan pelayanan (Normann:1991), yakni: (1).
Pelayanan bersifat tidak dapat diraba, pelayanan sangat berlawanan sifatnya dengan barang
jadi; (2).Pelayanan itu kenyataan terdiri dari tindakan nyata dan merupakan pengaruh yang
sifatnya adalah tindakan sosial; (3) Produksi dan konsumsi dari pelayanan tidak dapat
dipisahkan secara nyata, karena pada umumnya kejadiannya bersamaan dan terjadi di tempat
yang sama.

10

Menurut Goetsch yang dimaksud mutu dalam pelayanan, merupakan kondisi

dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang
memenuhi atau melebihi harapan pihak yang menginginkannya. Organisasi terdiri dari
sejumlah sumber daya seperti telah diuraikan diatas, dan sumber daya tersebut bekerja
menuju tercapainya suatu tujuan yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.
Karenanya pengelolaan tata naskah yang baik terdiri dari/meliputi unsur-unsur
didalamnya, seperti:
1. Sejak diangkat sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil;
2. Kenaikan pangkat;
3. Pengangkatan dalam jabatan;
4. Mutasi kepegawaian;
5. Pemberhentian;
6. Pensiun.
Electronic Government (e-Gov) adalah istilah yang diberikan kepada suatu pemerintahan
yang mengadopsi teknologi yang berbasis internet yang dapat melengkapi dan
meningkatkan program dan pelayanannya. Di beberapa negara maju, aplikasi e-Gov telah
digunakan sebagai sarana untuk memperbaiki manajemen internal dan meningkatkan
pelayanan publik. Secara internal digunakan sebagai sistem pendukung dalam pembuatan
keputusan dalam bentuk decision supporting system. Sedangkan dalam peningkatan
pelayanan diwujudkan dalam bentuk otomatisasi pelayanan yang secara integral
dihubungkan melalui media internet ataupun teknologi digital lainnya.
B. Landasan Dan Kebijakan Sistem Informasi Kepegawaian
Pada dunia usaha baik berskala kecil maupun besar, baik swasta maupun
organisasi tingkat pemerintahan sumber daya manusia merupakan kebutuhan yang tidak
bisa ditinggalkan. Dalam setiap unit organisasi instansi pememerintah maupun dunia
perusahaan, misalnya Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Departemen serta mini
market sekalipun masih menemukannya walaupun strata / tingkatan berbeda menurut
fungsinya masing-masing. Apalagi zaman sekarang dukungan tehnologi komputerisasi
sudah ada dimana-mana, sehingga mudah mendapatkannya dengan hitungan menit
bahkan detik sudah sampai ketempat tujuan yang kehendaki. Di kota-kota besar seperti:
Jakarta, Bandung, Surabaya maupun diluar negeri antara lain negara Australia, Inggris,
11

Amerika Serikat, Saudi Arabia dengan menggunakan kendaraan yang dinamakan dunia
maya yaitu inter koneksi antar lokasi ( Internet) akan mudah mencari data atau informasi
yang dibutuhkan. Begitu juga didalam pengelolaan dunia usaha maupun instansi
pemerintah baik yang berskala besar maupun kecil telah mempergunakan apa yang
dinamakan tehnologi tinggi tersebut untuk mengurangi biaya tinggi dengan kata lain
efisiensi, selain itu juga kecepatan tehnologi tersebut tidak diragukan lagi sistem
pelayanannya pun membutuhkan kecepatan dan akurasi yang tinggi sehingga bagi
mereka yang tidak dapat menyajikan seperti keinginan tersebut akan ditinggalkan oleh
konsumennya. Mereka akan beralih ketempat yang dapat memberikan kepuasan sesuai
dengan keinginan.
Di dalam pengelolaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh Badan-Badan
Swasta maupun kepemerintahan diperlukan penanganan dengan dukungan tehnologi
moderen tersebut. Oleh sebab itu sistem informasi yang dapat memberikan informasi
secara akurat sangat dibutuhkan dalam rangka pengambilan keputusan untuk melangkah
menuju pencapaian tujuan organisasi. Informasi yang memiliki kualitas tinggi akan
menentukan sekali efektivitas keputusan manajer. Burch & Grudnitski sebagaimana
dinukil Subandi dan Subondo (2004:11) menyebutkan adanya tiga pilar utama yang
menentukan kualitas informasi, yaitu: akurasi, ketepatan waktu, dan relevansi. Syaratsyarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap diuraikan pula oleh Parker, berikut
dibawah ini:
1.

Ketersediaan (availability). Sudah barang tentu syarat yang mendasar bagi suatu
informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh
(accessible) bagi orang yang hendak memanfaatkannya.

2.

Mudah dipahami (comprehensibility). Informasi harus mudah dipahami oleh

pembuat keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan rutin maupun
keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit
hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen.

3.

Relevan. Dalam konteks organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benarbenar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.

4.

Bermanfaat. Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus

bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji ke dalam
bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan.
12

5.

Tepat waktu. Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama
sangat penting pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak
membuat keputusan-keputusan yang krusial.

6.

Keindahan (reliability). Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat

diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi harus dapat dijamin tingkat
kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikannya.

7.

Akurat. Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan
kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat
mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.

8.

Konsisten. Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya

karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.
Pembangunan sistem informasi haruslah ditinjau dari berbagai fungsi kegiatan

usaha tersebut sehingga sistem yang dibangun tersebut akan efektif sesuai dengan citacita organisasi. Salah satu diantaranya adalah fungsi pengelolaan personalia /
kepegawaian yang menunjang kearah kepahaman secara integral dijelaskan terlebih dulu
berbagai definisi-definisi mengenai sistem, informasi dalam mewujudkan sistem
informasi kepegawaian dengan optimal. Dalam topik Landasan Dan Kebijakan Sistem
Informasi Kepegawaian akan dibahas, antara lain:
a. Sistem Informasi Kepegawaian
b. Fungsi Sistem Informasi Kepegawaian
c. Mutu Sistem Informasi Kepegawaian
d. Dasar Sistem Informasi Kepegawaian
e. Kebijakan Perancang Sistem Informasi Kepegawaian
Suatu sistem informasi terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang
bermanfaat bagi penggunanya. Sebuah sistem informasi terintegrasi atau sistem manusiamesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu
organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer,
prosedur manual, model manajemen dan basis data.
Edhy Sutanta didalam bukunya Sistem Informasi Manajemen mengatakan bahwa suatu sistem
mempunyai beberapa karakteristik sebagai berikut :

13

1. Mempunyai komponen (component). Komponen adalah segala sesuatu yang menjadi

bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak.
Komponen sistem disebut juga sub. Sistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian
yang terlihat di dalam sistem.
2. Mempunyai batas ( boudary ). Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem
dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan
suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.
3. Mempunyai lingkungan ( environments). Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang
berada diluar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan, pada
umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga
keberlangsungan sistem. Sedangakan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan
agar mempunyai pengaruh seminimal mungking,bahkan jika mungkin ditiadakan.
4. Mempunyai penghubung /antar muka ( interface ) antar komponen. Penghubung /antar
muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani
hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang
memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka
menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar
muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan
seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang
digunakannya.
5. Mempunyai masukan (input). Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu
yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan dioleh lebih lanjut untuk
menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam sistem informasi masukan disebut data.
6. Mempunyai pengolahan (processing). Pengolah merupakan komponen sistem yang
mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna
bagi pemakai. Dalam sistem informasi pengolahan adalah berupa program aplikasi
komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu
menerima masukan, mengolah masukan dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan
kebutuhan para pemakai.
7. Mempunyai keluaran ( output). Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa
berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam
14

sistem informasi, keluaran informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan
digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.
8. Mempunyai sasaran ( Objectives ) dan tujuan ( goal ). Setiap komponen dalam system
perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan
tujuan system. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin
dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan
kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang.
Dalam hal ini , sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung
upaya pencapaian tujuan.
9. Mempunyai kendali (control). Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar
tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan
jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali
mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara
normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam sistem Informasi, kendali
dapat berupa validasi masukan, validasi proses dan validasi keluaran.
Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci penting dalam memaknai sistem
informasi berikut:
1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin, yaitu:
a.

Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan

pemrosesan informasi.

b.

Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin
sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan
manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan
suatu prosedur/manual sistem.

2. Sistem basis data terintegrasi. Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama
(sharing) dalam sebuah data base manajemen system.
3. Mendukung Operasi. Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk
mendukung operasi organisasi.
Istilah Sistem Informasi (manajemen information system, information processing
system, information decision system dan information system). Semuanya mengacu pada
sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi,
15

manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Menurut Robert A. Leitch
sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan. Terdapat beberapa hal mengapa sistem informasi kepegawaian penting dan
sangat diperlukan, diantaranya :
1. Agar terhidar dari ketersesatab dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian
pekerjaan;
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik dalam suatu unit organisasi;
3. Menekankan kerja sama sesama bagian dalam suatu organisasi;
4. Mengetahui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya;
5. Memberikan penilaian yang tinggi terhadap sistem informasi umpan balik yang hanya
dapat dicapai dengan sistem lingkaran tertutup.

16

BAB III
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A. Definisi Sistem Informasi Kepegawaian

Suatu Sistem Informasi Komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa
pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah
satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang
terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersedia dalam
bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Output
informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat membuat
keputusan untuk memecahkan masalah. Database perusahaan berisi data yang dilengkapi
dengan electronic mail boxes digunakan para eksekutif untuk mengirimkan dan
menerima surat elekronik dan kalender elektronik.
1.

Sistem Informasi Eksekutif (sub unit utama organisasi)

Merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada Tingkat
Perencanaan Strategis.
a.

Spesialis Informasi dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan.

b.

Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktifitas perorangan seperti

spreadsheet elektronik, sistem manajemen database,paket grafik dll.

c.

Perusahaan dapat membeli software EIS khusus.

17

MODEL SIM :
DATA

LINGKUNGAN

INFORMASI

PEMECAH MASALAH ORGANISASI

SOFTWARE PENULISAN
LAPORAN

MODEL MATEMATIKA

DATABASE
SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN

LINGKUNGAN

DATABASE
EKSEKUTIF

KOMPUTER
PERSONAL

KE WORKSTATION
EKSEKUTIF LAIN

DATABASE
PERUSAHAAN
KOTAK POS
ELEKTRONIK

PERMINTAAN
INFORMASI
TAMPILAN
INFORMASI

KE WORKSTATION
EKSEKUTIF LAIN

BERITA
PENJELASAN
MUTAKHIR

MENYEDIAKAN
INFORMASI
PERUSAHAAN

KOLEKSI
SOFTWARE

KOMPUTER
DATA DAN
INFORMASI
EKSTERNAL

SENTRAL

18

2. Sistem Informasi Pemasaran

Menyediakan Informasi untuk memecahkan masalah Pemasaran Perusahaan.
SUBSISTEM INPUT
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI

SUMBER INTERNAL
SUBSISTEM
PENELITIAN
PEMASARAN

SUMBER LINGKUNGAN
SUBSISTEM
INTELIJEN
PEMASARAN

D
A
T
A
B
A
S
E

SUBSISTEM OUTPUT

DATA

SUBSISTEM
PRODUK

INFORMASI

SUBSISTEM
TEMPAT
SUBSISTEM
PROMOSI

PEMAKAI

SUBSISTEM
HARGA
SUBSISTEM
BAURAN
TERINTEGRASI

Sub sistem input pemasaran :

a.

Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan catatan penjualan yang terinci, yang dapat
menjadi dasar bagi laporan periodik dan khusus atau model matematika.

b.

Subsistem Penelitian Pemasaran, mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi

pemasaran penjualan, terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau
calon pelanggan.

c.

Subsistem Intelijen Pemasaran, mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing

perusahaan.

Subsistem output pemasaran :

a. Subsistem Produk, semua software yang menginformasikan manajer mengenai produk
tertentu.
b.

Subsistem Tempat, semua software yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke

pelanggan.

c.

Subsistem Promosi, software yang memberitahukan manajer mengenai penjualan

langsung dan periklanan.

d.

Subsistem Harga, semua informasi mengenai harga produk tertentu.

e.

Subsistem Bauran Terintegrasi, memungkinkan manajer mengembangkan strategi

pemasaran.
19

3. Sistem Informasi Manufaktur

Menyediakan Informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur.
SUBSISTEM INPUT

SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
SUMBER INTERN
SUBSISTEM
REKAYASA
INDUSTRI
SUMBER LINGKUNGAN
SUBSISTEM
INTELIJEN
MANUFAKTUR

SUBSISTEM OUTPUT

SUBSISTEM
PRODUKSI

D
A
T
A
B
A
S
E

SUBSISTEM
KUALITAS

SUBSISTEM
PERSEDIAAN

PEMAKAI

SUBSISTEM
BIAYA
DATA

INFORMASI

Subsistem Input Manufaktur :

a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi manufaktur.
b. Subsistem Rekayasa Industri, menjelaskan operasi manufaktur internal. Terdiri dari
para Industrial Engineering yang mempelajari proses produksi dan membuatnya lebih
efisien.
c. Subsistem Intelijen Manufaktur, menyediakan data dan informasi mengenai 2 elemen
dalam lingkungan perusaaan pemasok dan serikat buruh.
Subsistem Output Manufaktur
a.

Subsistem Produksi, mengukur proses produksi dalam hal waktu, menelusuri arus
kerja dari langkah satu ke langkah berikutnya.

b.

Subsistem Persediaan, mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah

dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi.

c.

Subsistem Kualitas, mengukur kualitas bahan. Memeriksa kualitas bahan mentah saat
diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu dilakukan pada berbagai titik dalam proses
produksi, dan pemeriksaan terakhir dilakukan pada barang jadi.

d.

Subsistem Biaya, menghitung biaya yang dibutuhkan selama proses produksi.

20

4. Sistem Informasi Keuangan

Menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai diseluruh perusahaan.
SUBSISTEM INPUT
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI

SUMBER INTERN
SUBSISTEM
AUDIT
INTERNAL

SUMBER LINGKUNGAN
SUBSISTEM
INTELIJEN
KEUANGAN

SUBSISTEM OUTPUT

SUBSISTEM
PERAMALAN

D
A
T
A
B
A
S
E

SUBSISTEM
MANAJEMEN
DANA

PEMAKAI

SUBSISTEM
PENGENDALIAN
DATA

INFORMASI

Subsistem input keuangan :

a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi keuangan.
b. Subsistem Audit Internal, membantu SIA dalam menyediakan data dan informasi
internal dengan penelitian khusus yang dilakukan auditor internal.
c. Subsistem Intelijen Keuangan, mengumpulkan informasi dari elemen-elemen
lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham
dan pemilik serta pemerintah.
Subsistem Output Keuangan :
a. Sistem Peramalan, melakukan peramalan jangka panjang 5 10 tahun kedepan untuk
menyediakan dasar bagi perencanaan strategis.
b. Subsistem Manajemen Dana, berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan
c. Subsistem Pengendalian, menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian
menyediakan informasi umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat
memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.

21

5. Sistem Informasi SDM

Sistem yang meyediakan informasi mengenai sumber daya manusia dalam perusahaan.
SDM bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan.
SUBSISTEM INPUT

SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
SUMBER INTERNAL
SUBSISTEM
PENELITIAN
SDM
SUMBER LINGKUNGAN
SUBSISTEM
INTELIJEN
SDM
DATA
INFORMASI

SUBSISTEM OUTPUT
SUBSISTEM
PERENCANAAN
ANGKATAN KERJA

D
A
T
A
B
A
S
E

SUBSISTEM
PEREKRUTAN
SUBSISTEM
MANAJEMEN
ANGKATAN KERJA

PEMAKAI
SUBSISTEM
KOMPENSASI
SUBSISTEM
BENEFIT
SUBSISTEM
PELAPORAN
LINGKUNGAN

Sub Sistem input HRM :

a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data yang berhubungan dengan personil
perusahaan. Tanggung jawab untuk semua atau sebagian aplikasi gaji perusahaan.
Data keuangan dikombinasikan dengan data non-keuangan untuk menyajikan
gambaran lengkap dari sumber daya personil perusahaan.
b. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia, penelitian khusus mengenai pekerjaanpekerjaan perusahaan. Penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang
harus dilaksanakan, pengetahuan dan keahlian yang diperlukan daan tingkat
kompensasi yang sesuai.
c. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia, mengetahui perkembangan terakhir dari
berbagai pengaruh lingkungan yang mempengaruhi arus personil.

22

Subsistem Output HRM :

a. Sub sistem perencanaan angkatan kerja, melibatkan semua kegiatan yang
memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai dimasa
datang.
b. Sub sistem perekrutan, digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum
dipanggil (perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui subsistem
perekrutan).
c. Sub sistem manajemen angkatan kerja, dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan
subsistem terbesar dengan 7 aplikasi seperti : penilaian kerja, pelatihan, pengendalian
posisi, relokasi, keahlian/kompetensi, suksesi dan pendisiplinan.
d. Sub sistem kompensasi, untuk mengkompensasikan para pegawai untuk pekerjaan
mereka.
e. Subsistem Benefit, mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang
masih bekerja maupun telah pensiun.
f. Subsistem Pelaporan Lingkungan,

bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan

praktek personalia SDM kepada pemerintah.

B. Sistem Informasi Dalam Proses Manajemen
Manajemen adalah suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang
saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Manajemen biasanya
didefinisikan sebagai 4 fungsi manajer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,
dan pengendalian. Jadi dapat dikatakan manajemen adalah suatu proses. Perkembangan SI
diluar maupun dalam negeri sudah sangat membantu perusahaan dalam membangun aliran
informasi dalam perusahaan. Selain itu, tidak sedikit perusahaan yang telah memanfaatkannya
sebagai strategi kompetitif. Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara,
misalnya harga terjangkau, kualitas terjamin, keramahan, kecepatan layanan dsb. Berkaitan
dengan pemanfaatan SI dalam perusahaan, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan
SI untuk meningkatkan kualitas informasi, kontrol kinerja dan peningkatan layanan unutk
memenangkan pasar. Ide dasarnya adalah perusahaan menggunakan SI baik sebagai alat
bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan
cepat dan akurat serta untuk menciptakan produk layanan baru sebagai daya saing dalam
menghadapi kompetisi.
23

BAB IV
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI BKN

Saat kini Badan Kepegawaian Negara telah mengembangkan beberapa sistem

informasi kepegawaian yang terdiri dari :
1. Sistem Kepegawaian pelayanan terpadu ( SAPK) , sistem pengolahan data kepegawaian
dari Badan Kepegawaian Negara Pusat dengan Kantor Regional dan Badan Kepegawaian
Daerah
2. Kartu Pegawai Elektronik
3. Sistem publikasi situs BKN.go.id , sistem yang bertugas untuk menyajikan informasi
kepegawaian yang up to date dan online bagi masyarakat.
4. Office Automation System ,sistem informasi perkantoran diantaranya Mail Tracking
5. Computer Assited Test , system yang digunakan didalam untuk PraCPNS, CPNS dan
jabatan yang ada di lingkungan PNS.
A. Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK)
Berdasarkan Pasal 34 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian antara lain ditentukan
bahwa, untuk menjamin kelancaran penye-lenggaraan kebijaksanaan manajemen PNS, dibentuk
BKN dengan tugas menyelenggarakan manajemen PNS yang mencakup perencanaan,
pengembangan kualitas sumberdaya Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian,
pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian,
mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan PNS, serta memberikan bimbingan teknis
kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian pada instansi pemerintah pusat dan instansi
pemerintah daerah. Kebijaksanaan manajemen PNS mencakup penetapan norma, standar,
prosedur, formasi, pengangkatan. pengembangan kualitas sumber daya PNS, pemtndahan, gaji,
tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban, dan kedudukan hukum, sebagai
bahan untuk pengambilan kebijakan dimaksud, diperlukan data PNS yang akurat. Untuk
mewujudkan data PNS yang akurat perlu dibangun sistem informasi kepegawaian yang
standar dan terintegrasi antara BKN dengan unit pengelola kepegawaian instansi pusat maupun
instansi daerah.
24

Pedoman pemanfaatan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian digunakan untuk

proses pemberian Nomor Identitas PNS (NIP), pemberian persetujuan/pertimbangan teknis
kenaikan pangkat PNS, penetapan keputusan pensi-un PNS dan peremajaan data kepegawaian
PNS dilakukan dengan mengguna-kan sistem aplikasi komputer yang terintegrasi antara BKN,
Kantor Regional BKN dan Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah. Kebijakan Pemerintah
tentang implementasi e-govemment tahun 2003 menekankan untuk menggunakan informasi
teknologt di instansi pemerintah pusat maupun daerah, yang lebih komprehensif dan terintegrasi.
Pemanfaatan teknologi informasi di bidang kepegawaian bertujuan untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi dalam bidang pengolahan data dan pengelolaan informasi
kepegawaian, sehingga mampu memberikan pelayanan kepegawaian yang lebih baik,
transparan dan akuntabel. Dalam pemanfaatan SAPK dikoordinasikan oleh BKN dan
pelaksanaannya berpedoman pada Peraturan Kepala BKN ini.
Dalam Pasal 29 Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian PNS ditentukan bahwa, dalam rangka
penyelenggaraan dan pemeliharaan manajemen informasi kepegawaian, Pejabat Pembina
Kepegawaian Pusat dan Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah wajib menyampaikan setiap
jenis mutasi kepegawaian kepa-da BKN mengenai pelaksanaan pengangkatan, pemindahan,
dan pemberhentian PNS. Berkaitan dengan hal tersebut, maka Pejabat Pembina Kepegawaian
Pusat dan Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah, disamping menyampaikan dokurnen mutasi
kepegawaian dalam bentuk hard copy juga menyampaikan dokumen mutasi kepegawaian
dalam bentuk data elektronik dengan menggunakan SAPK. Ketentuan dalam Peraturan
Kepala Badan Kepegawaian Negara ini sebagai pedoman bagi Pejabat Pembina Kepegawaian
di instansi pemerintah pusat dan daerah untuk memanfaatkan SAPK yang meliputi :
1.

Aplikasi pengadaan PNS;

2.

Aplikasi kenaikan pangkat PNS;

3.

Aplikasi pensiun PNS; dan

4.

Aplikasi mutasi Iain-Iain.

Manajemen PNS adalah keseturuhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi,

efektivitas dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban

kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan,
promosi, penggajian, kese-jahteraan, dan pemberhentian. SAPK adalah sistem informasi
berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian.
25

Instansi adalah Instansi Pemerintah Pusat dan Instansi Pemerintah Daerah

Provinsi/Kabupaten/Kota. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Pejabat yang mempunyai
kewenangan mengangkat, memindahkan, dan memberhentikan PNS di lingkungannya se-suai
dengan peraturan perundang-undangan. Aplikasi adalah program komputer yang disusun
sedemikian rupa untuk tujuan tertentu daiam sistem pengolahan melalui bahasa
pemrograman, Aplikasi Pengadaan PNS adalah modul program yang berisi pengolahan data
mengenai pengadaan PNS meliputi modul pembuatan daftar usul permintaan NIP sampai
dengan modul pencetakan surat keputusan pengangkalan menjadi CPNS.
Aplikasi Kenaikan Pangkat adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan
data mengenai proses kenaikan pangkat PNS mulai dari modul pembuatan usul, permintaan
persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat ke BKN sampai dengan pencetakan surat
keputusan kenaikan pangkat. Aplikasi Pensiun adalah modul program aplikasi yang berisi
pengolahan data kepegawaian untuk keperiuan mutasi pemberhentian dengan hak pensiun.
Aplikasi mutasi lain-lain adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan data
kepegawaian untuk keperiuan pemutakhiran data melalui perubahan data pegawai yang
mengalami mutasi. Instalasi adalah kegiatan untuk memindahkan dan membentuk perangkat
komputer dengan sistem operasi database, jaringan dan aplikasi.
Server adalah suatu personal komputer yang mempunyai spesiffkasi lebth cepat/tinggi untuk mengatur dan mengelola suatu jaringan/ network. Client adalah suatu
personal komputer yang digunakan oleh user (pemakai) dalam pengoperasian SAPK.
Network adalah jaringan yang menghubungkan antar komputer agar dapat sa-ling
berkomunikasi/bertukar informasi. Source program adalah data yang berisikan perintahperintah program komputer sebelum program tersebut dikompilasi.
SAPK mempunyai karakteristik sebagai berikut:
a.

Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional
BKN dan instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data.

b.

Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama.

c.

Menggunakan

struktur

data

dan

label

referensi

yang

sama

sesuai

dengan

standar yang baku yang disusun oleh BKN Pusat.

d.

Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi

pengguna.
26

SAPK digunakan dalam proses pelayanan kepegawaian yang antara lain meliputi penetapan
NIP,

pencetakan

surat

keputusan

pengangkatan

CPNS,

pemberian

nota

persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat dan pencetakan surat keputusan kenaikan

pangkat, penetapan dan pencetakan surat keputusan pem-bernentian dengan hak pensiun dan
untuk updating data mutasi Iain-Iain. SAPK terdiri dari:
a.

Aplikasi Pengadaan PNS.

Aplikasi pengadaan PNS digunakan untuk proses penetapan NIP, yang meliputi kegiatan
sebagai berikut:
1) pengendalian formasi;
2) usul dari Instansi;
3) penomoran agenda usul penetapan NIP;
4) penetapan NIP di BKN; dan
5) pencetakan surat keputusan pengangkatan menjadi CPNS di instansi.

b.

Aplikasi Kenaikan Pangkat PNS

Aplikasi kenaikan pangkat PNS, yang meliputi kegiatan sebagai berikut:
1) Usul permintaan nota persetujuan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat
Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b kebawah dari instansi;
2) Usul permintaan nota pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat
Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari ins-tansi;
3) Pengagendaan usul permintaan nota persetujuan teknis kenaikan pangkat PNS yang
berpangkat Pembina Tingkat I goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi;
4) Pengagendaan usul permintaan nota pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS yang
berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c keatas dari instansi;
5) Pengecekan usul permintaan nota persetujuan teknis kenaikan pangkat PNS yang
berpangkat Pembina Tingkat 1 goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi;
6) Pengecekan usul permintaan nota pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS yang
berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari instansi;
7) Pencetakan nota persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS;
8) Pencetakan surat keputusan kenaikan pangkat PNS oleh instansi.

27

c. Aplikasi Pensiun PNS

Aplikasi pensiun PNS, meliputi kegiatan sebagai berikut:
1) Usul permintaan penetapan surat keputusan pensiun PNS serta janda/ dudanya karena
mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat karena dinas bagi PNS
yang berpangkat Pembina Tingkat I goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi;
2) Usul permintaan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan pemberhentian
dengan hormat sebagai PNS dengan hak pensiun serta penetapan pensiun janda/dudanya
bagi PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang iV/c ke atas dari
instansi;
3) Usul permintaan pertimbangan teknis pemberhentian dengan hormat atas permintaan
sendiri yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari
instansi;
4) Pengagendaan usu! permintaan penetapan surat keputusan pensiun PNS serta
janda/dudanya karena mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat
karena dinas bagi PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I goiongan ruang IV/b ke
bawah dari instansi;
5) Pengagendaan usul permintaan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan
pemberhentian dengan hormat sebagai PNS dengan hak pensiun serta penetapan pensiun
janda/dudanya bagi PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke
atas dari instansi;Pengecekan usul permintaan penetapan surat keputusan pensiun PNS
serta janda/dudanya karena mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan
cacat karena dinas bagi PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b
ke bawah dari instansi;
6) Pengecekan usul permintaan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan
pemberhentian dengan hormat PNS serta janda/dudanya dengan hak pensiun bagi PNS
yang berpangkat Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas dari instansi;
7) Pencetakan surat keputusan pensiun PNS serta janda/dudanya karena mencapai batas
usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat karena dinas bagi PNS yang berpangkat
Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b ke bawah;
8) Pencetakan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan pemberhentian
dengan hormat PNS serta janda/dudanya dengan hak pensiun bagi PNS yang berpangkat
Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas.
28

d. Aplikasi Mutasi Lain-lain

Aplikasi tni digunakan untuk melakukan pemutakhiran data baik yang digunakan oleh BKN
maupun yang digunakan unit pengelola kepegawaian instansi yang meliputi kegiatan antara
lain sebagai berikut:
1) data riwayat mutasi keluarga meiiputi:
a) Perkawinan/perceraian;
b) Istri/suami;
c) Anak.
2) data riwayat pengalaman jabatan meliputi:
a) Pengangkatan;
b) Pemindahan; Dan
c) Pemberhentian.
d) Data riwayat pendidikan;
e) Data riwayat diklat dan kursus;
f) Data riwayat kepangkatan;
g) Data riwayat penghargaan;
h) Data hukuman disiplin;
i) Data pindah instansi;
j) Data pindah unit kerja; dan
k) Data pindah wilayah kerja.
B. Kelembagaan, Personil, Sarana Prasarana, Dan Pelatihan SAPK
1. Kelembagaan, SAPK dikelola oleh lembaga-lembaga sebagai berikut:
a. BKNPusat;
b. Kantor Regional BKN; dan
c. Biro Kepegawaian/Badan/Bagian Kepegawaian Instansi.
2. Personil, untuk menangani dan mengelola SAPK pertu didukung oleh tenaga-tenaga/
personil, yang memiliki kemampuan sebagai:
a. Pranata Komputer;
b. Analis Kepegawaian; atau
c. Operator Komputer.

29

3 Sarana dan prasarana

a. Perangkat Keras (Hardware), berupa :
1) Personal Komputer;
2) Server;
3) Swrtcn;dan
4) Printer.
b. Perangkat lunak (Software)
Perangkat lunak yang dipertukan harus sesuai dengan aplikasi yang di-bangun oleh
BKN.
c. Penyiapan Jaringan
Implementasi SAPK memerlukan jaringan komunikasi data antara BKN dengan
Kantor Regional, BKN dengan Instansi Pusat, Kantor Regional BKN dengan Instansi
Daerah.
Intansi pengguna SAPK perlu menyiapkan jaringan dengan bandwidth minimal
2X64 kbps, network switch dengan spesifikasi standar. Keseluruh-an biaya yang
diperlukan, dibebankan kepada anggaran masing-masing pengguna aplikasi.
d. Installasi Program
Installasi SAPK di instansi dilakukan oleh BKN Pedoman installasi dan Petunjuk
Pengoperasian SAPK akan disampaikan ke masing-masing instansi atau dapat
dtunduh melalui situs BKN (www.bkn.goid).
4. Pelatihan
BKN Pusat dan Kantor Regional BKN menyelenggarakan pelatihan bagi
tenaga/personil yang menangani dan mengelola SAPK atas permintaan dan biaya dari
instansi pengguna.
C. Kartu Pegawai elektronik (KPE)
Latar Belakang Pelaksanaan kartu Pegawai Elektronik (KPE)
1. Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 PNS adalah unfied
2. Keputusan Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Strategi Pengembangan EGovernment
3. Nomor Identitas Pegawai ( NIP) Di Daerah Tidak Unik Lagi
4. Perubahan Organisasi Pemerintahan terjadi setiap Kabinet Berganti
30

5. Pemekaran wilayah Propinsi dan Kabupaten/Kota yang susah di prediksi

6. Dua Digit Pertama Dari NIP sudah Terpakai Semua, Dan Saat ini sudah Menggunakan
Abjad
7. Adanya Masukan dari Daerah Bahwa perbedaan NIP di Pemda kurang menimbulkan
rasa kebersamaan
8. PP Nomor 9 Tahun 2003 dan Kepka BKN Nomor 15 tahun 2003 belum maksimal
manfaatnya
9. Peningkatan Pelayanan Kepada PNS.
Landasan hukumnya antara lain adalah:
1. UU No 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai
2. UU No 08 Tahun 1974 tentang Pokok Pokok Kepegawaian, sebagaimana telah diubah
UU No 43 tahun 1999
3. UU No 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
4. PP No 28 Tahun 2003 Tentang Subsidi dan iuran Pemerintah dalam Penyelenggaraan
Asuransi Kesehatan bagi PNS dan Pensiunan
5. PP No 25 Tahun 1981 tentang Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil
6. PP No 69 Tahun 1991 tentang Pemeliharaan Kesehatan Pegawai Negeri Sipil,
Penerima Pensiun, Veteran, Perintis Kemerdekaan Beserta Keluarganya
7. Keppres No 14 Tahun 1993 tentang Tabungan Perumahan Pegawai Negeri Sipil
sebagaimana telah diubah dengan Keppres no 46 Tahun 1994;
Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik adalah Kartu Identitas Pegawai Negeri
Sipil yang mernuat data Pegawai Negeri Sipil dan keluarganya secara elektronik,
selanjutnya disebut Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE). Kartu Pegawai Negeri
Sipil Elektronik Tambahan (KPE Tambahan) adalah kartu identitas untuk suami/isteri dan
anak yang menjadi tanggungan Pegawai Negeri Sipil atau penerima pensiun sesuai
dengan peraturan perundang-undangan. KPE berfungsi multiguna untuk pelayanan di
bidang kepegawaian dan pengendalian data kepegawaian. Kepada suami/isteri dan anak
yang menjadi tanggungan PNS diberikan KPE Tambahan. KPE Tambahan diberikan pula
kepada suami/isteri dan anak dari penerima pensiun PNS sebagaimana dimaksud adalah
kartu identitas untuk suami/isteri dan anak yang menjadi tanggungan Pegawai Negeri
Sipil atau penerima pensiun PNS sesuai peraturan peraturan perundang-undangan yang
31

berfungsi multiguna. KPE dan KPE Tambahan ditetapkan oleh Kepala Badan
Kepegawaian Negara. Pemberian KPE dan KPE Tambahan bertujuan untuk memudahkan
pelayanan kepada PNS, penerima pensiun PNS dan keluarganya. Pelayanan KPE
sebagaimana dimaksud dalam meliputi layanan:
1. gaji;
2. kesehatan;
3. pensiun;
4. tabungan hah tua;
5. tabungan perumahan;
6. transaksi keuangan/perbankan; dan
7. layanan lainnya.
Pelayanan KPE Tambahan meliputi layanan :
1. Kesehatan;
2. Transaksi keuangan/perbankan; dan
3. Layanan lainnya.
Dalam hal PNS atau penerima pensiun PNS meninggal dunia, KPE Tambahan
berfungsi sebagai kartu identitas dan layanan bagi janda/duda dan anak yang menjadi
tanggungan PNS atau penerima pensiun PNS. Adapun kriteria KPE adalah:
1. KPE dibuat dengan warna dasar kuning dalam bentuk persegi panjang dengan ukuran
sebagai berikut:
a. Panjang 85,60 mm ;
b. Lebar 53,98 mm;
c. Tebal 0,7 mm.
2. Bagian depan KPE berlatar belakang peta wilayah Negara
Kesatuan Republik Indonesia yang di atasnya terdapat:
a. Gambar burung Garuda Pancasila;
b. Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA;
c. Tulisan KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE);
d. Microchip warna kuning emas;
e. Nama, NIP, dan photo pemilik KPE;
f. Tempat dan tanggal ditetapkannya KPE.

32

3. Dalam Microchip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d,

memuat data elektronis pemilik KPE antara lain berupa :
a. Otentikasi mengenai:
1) Data kepegawaian;
2) Sidikjari;
3) Data keluarga (Suami/lsteri dan Anak);
4) Nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang menetapkan KPE.
b. Aplikasi yang dapat digunakan untuk mengakses informasi mengenai:
1) Tabungan Perumahan;
2) Asuransi Kesehatan;
3) Tabungan Hari Tua dan Pensiun;
4) Keuangan/Perbankan;
5) Fasilitas layanan lainnya.
4. Bagian belakang KPE memuat :
a. Logo dari pihak-pihak yang terkait program KPE;
b. Magnetic Stripe (Swipe Contact);
c. Pengumuman atau himbauan berkaitan dengan KPE;
d. Tulisan BKN, alamat, dan nomor telepon/Faximile.
5. Sistem pengamanan KPE mengikuti perkembangan dan kemajuan teknologi informasi.
KPE

Tambahan

dibuat

sesuai

ketentuan

Pasal

11,

dengan

beberapa

perbedaan/pengecualian sebagai berikut; (1) Photo pemilik KPE Tambahan; (2) Sidik jari
pemilik KPE Tambahan. Dalam KPE Tambahan pada bagian depan terdapat tulisan kartu
tambahan dan nama pemilik KPE Tambahan. KPE Tambahan sebagaimana berlaku
selama yang bersangkutan masih menjadi tanggungan Pegawai Negeri Sipil/penerima
pensiun Pegawai Negeri Sipil.Dalam hal Pegawai Negeri Sipil/penerima pensiun Pegawai
Negeri Sipil meninggal dunia, KPE Tambahan masih berlaku sepanjang pemilik KPE
Tambahan tersebut masih mempunyai hak-hak kepegawaian sesuai peraturan perundangundangan. Pelaksanaan layanan sesuai dengan fungsi dari KPE dan KPE Tambahan
dilakukan oleh Badan Kepegawaian Negara bersama dengan Lembaga atau Badan yang
menyelenggarakan pelayanan asuransi kesehatan, pensiun, tabungan hari tua, tabungan
perumahan, dan layanan lainnya bagi Pegawai Negeri Sipil, penerima pensiun Pegawai
Negeri Sipil, dan janda/duda/anaknya.Lembaga atau Badan, antara lain :
33

a. PT. Asuransi Kesehatan (Persero), untuk layanan kesehatan;

b. PT.Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (Persero), untuk layanan pensiun dan
tabungan hari tua;
c. Badan Pertimbangan Tabungan Perumahan PNS (BAPERTARUM-PNS), untuk
layanan tabungan perumahan PNS;
d. Lembaga lain yang terkait dengan kegiatan KPE dan KPE Tambahan.
Pelayanan
dan

transaksi

Pegawai
oleh
kegiatan
Kepala

dalam
lain

Negeri
lembaga
KPE
Badan

bentuk
bagi

Sipil
keuangan
dan

KPE

Kepegawaian

transaksi

Pegawai
dan
dan

keuangan,

Negeri

Sipil,

janda/duda/anaknya
lembaga

Tambahan,
Negara.

lain

perbankan

penerima

pensiun

dapat

yang

setelah

Untuk

produk

dilakukan

terkait

mendapat

membangun,

dengan

persetujuan

menerapkan,

dan

mengembangkan sistem KPE dan KPE Tambahan sebagai alat layanan multiguna, Kepala
Badan Kepegawaian Negara dapat bekerjasama dengan pihak lain yang berkaitan dengan
tujuan dari fungsi KPE dan KPE Tambahan. Penetapan dan penggunaen KPE dan KPE
Tambahan berlaku nasional dan pelaksanaannya dilakukan secara bertahap. Selama KPE
dan KPE Tambahan belum dapat dilaksanakan secara efektif, maka Kartu Pegawai
Negeri Sipil dan kartu lain yang berkaitan dengan layanan kesehatan, pensiun, tabungan
hari tua, dan tabungan perumahan dinyatakan masih tetap berlaku. KPE dan KPE
Tambahan yang telah diterbitkan sebelum ditetapkannya Peraturan Kepala Badan
Kepegawaian Negara ini, dinyatakan masih berlaku sepanjang fungsi dan kegunaannya
tidak bertentangan dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini. Adapun
diharapkan pelaksanaan KPE ini dapat nantinya menggantikan Karpeg

Migrasi Kartu Pegawai

Sistem KPE

Karpeg
hari ini

Single
Identification
Number

KPE
masa depan
sumber daya manusia
fasilitas
manajemen
sistem informasi

NIP lama

NIP baru

SIN

34

Adapun tahap pelaksanaan nnya mencakup Aspek Teknis Penetapan NIP dan
Konversi NIP, adalah
1.

Melakukan Verifikasi data PNS dengan cara rekonsiliasi database hasil PUPNS ,
dengan data PNS Instansi Pusat /BKD Propinsi/Kabupaten/Kota

2.

Perbaikan data yang tidak match dan pengecekan otentifikasi dan unifikasi data

3.

Penyelesaian masalah data PNS

4.

Konversi NIP kepada Nomor Identitas Pegawaian (NIP)

5.

Penetapan Nomor Identitas Pegawai (NIP) oleh BKN

6.

Penyerahan NIP ke instansi Pusat dan Pemerintah Daerah

7.

Penataan Tatanaskah sesuai dengan NIP Baru

D. Situs Kepegawaian www.bkn.go.id

Dalam website bkn.go.id saat kini telah banyak pengembangan baik secara
struktur /kontent maupun tools /fasilitas yang terdapat didalam aplikasi website.

Situs Internet BKN

www.bkn.go.id

Peraturan
Per-UU

Profil

Berita

Layanan
Kepegawaian

Hubungi
Kami

Kantor
Regional

Informasi
PNS

Kantor
Pusat

Links

E-mail
Login

F.A.Q

Hukum &
Per-UU
Sejarah
Struktur Org
& Tugas Pokok
Jajaran Pimpinan
Program Kerja

Search

BANGPEG
KINDANG

Kanreg
Kanreg
Kanreg
Kanreg
Kanreg
Kanreg
Kanreg
Kanreg
Kanreg

I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX

Lembaga Tertinggi &

Tinggi Negara
LPND
Kementerian
Departemen
Menko
Meneg

DAKATSI
INKA
DALPEG

www.bkn.go.id

Materi yang akan dibahas dalam situs BKN adalah, sebagai berikut :
1. Modul Profil , Modul yang menjelaskan mengenai profile dan sejarah BKN
2. Modul Peraturan perundangan , modul yang menyediakan fasilitas informasi
perundangan kepegawain .
35

3. Modul kantor regional , pada situs BKN telah menyediakan ruang bagi setiap kantor
regional untuk mempublikasi kegiatannya
4. Modul Konsultasi , modul yang menyediakan fasilitas konsultasi secara online .
5. Modul Tenaga honorer , modul yang menyediakan informasi data honorer
Sebagai salah satu contoh telah dibuatnya aplikasi /website publikasi yang terdiri
dari beberapa modul yaitu:
1. Pendidikan dan Latihan, pada layanan pendidikan dan latihan terdiri dari beberapa
modul yaitu:
a.

Profil Pusdiklat

b. Fasilitas diklat
c.

Serba Serbi

d. Program kerja
e.

Berita

Didalam modul diklat telah menyajikan informasi kan pendidikan PNS serta program kerja
Diklat BKN Buku Buku Ilmiah. Dalam hal ini Puslitbang BKN berkewajiban memberikan
informasi akan hasil pengembangan dan penelitian yang telah dilakukan di BKN

36

Adapun buku atau hasil penelitian tersebut terdiri dari :

a.

Keadilan gaji PNS

b.

Pola karier Pegawai

c.

Pembinaan Prilaku

d.

Rekruitment PNS

e.

Formasi PNS

f.

Penggajian PTT

2.

Data Honorer
Permasalahan atau informasi yang sangat diminati oleh para pengunjung dewasa kini
mengenai tenaga honorer .

Sesuai dengan PP 48 2005 serta dalam usaha untuk

menciptakan suasana transparansi di lingkungan pemerintah maka web site bkn.go.id

telah mempulikasikan /menampilkan database honorer yang perlu dimutahirkan.

37

Jumlah pengujung pada Situs BKN mempunyai frekwensi yang tinggi setiap harinya, dilihat
dari data yang ada jumlah pengunjung perhari lebih kurang 700 orang .

Dari pengunjung situs kepegawaian BKN didapakan informasi jam jam yang sangat padat
kunjungan pada jam 10 WIB.

Dari pengunjung situs kepegawaian BKN didapakan informasi hari yang sangat padat
kunjungan pada hari Senin.

38

Jumlah Pengunjung Web Site BKN Wilayah Indonesia Geolocalization - Number of listed
cities: 75 of 75 - 03/08/09

Dalam rangka mendukung pelayanan yang prima dibidang penyajian informasi kepegawaian
berbasis web , proses penyajian informasi telah ditentukan berdasarkan wewenang Susunan
Keanggotaan Dewan Website BKN.
Susunan Keanggotaan Dewan Website BKN terdiri dari :
a.

Pimpinan Umum,

b.

Nara Sumber,

c.

Pimpinan Redaksi/Penggung jawab,

d.

Wakil Pimpinan Redaksi,

e.

Pelaksana Harian Redaksi,

f.

Sekretaris Redaksi,

g.

Redaktur,

h.

Staf Redaksi.

Dewan Redaksi Website mempunyai tugas :

a.

Mengisi informasi yang terkait dengan kepegawaian yang akan dimasukan ke dalam
website.

b.

Memberikan

tanggapan dan jawaban atas pertanyaan pengunjung, permasalahan,

keluhan, yang yang diterima melalui website

c.

Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait dilingkungan BKN baik secara lisan
maupun tulisan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan semua permasalahan yang
ada.
39

d.

Mendiskusikan tanggapan

dan jawaban pertanyaan

oleh Dewan Redaksi sebelum

dipublikasikan.
e.

Masing-masing anggota bertanggung jawab atas materi tanggapan yang dipublikasikan

sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.

f.

Melakukan peliputan langsung kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh BKN bekerjasama

dengan unit terkait (kehumasan).

BAB V
INFRASTRUKTUR & JARINGAN SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN DAN KOMUNIKASI DAERAH

Media transmisi sinyal jaringan pita lebar atau broadband saat ini mengalami
perkembangan yang pesat dan memiliki peran penting dalam menciptakan kondisi bagi
pertumbuhan ekonomi berkelanjutandan peningkatan kesejahteraan masyarakat. Banyak
orang mengasosiasikan broadband dengan kecepatan tertentu transmisi atau satu set tertentu
dari layanan, seperti digital subscriber loop (DSL) atau jaringan area lokal nirkabel. Namun,
karena teknologi broadband yang selalu berubah, defi nisi broadband juga terus berkembang.
Istilah broadband biasanya menggambarkan koneksi internet yang berkisar dari 5 kali sampai
2000 kali lebih cepat dari teknologi internet dial-up Internet sebelumnya. Namun, istilah
broadband tidak merujukke salah satu kecepatan tertentu atau layanan tertentu. Broadband
menggabungkan kapasitas koneksi (bandwidth) dan kecepatan, rekomendasi I.113 dari Sektor
Standardisasi ITU mendefi nisikan broadbandsebagai kapasitas transmisi yang lebih cepat
dari tingkat integrated services digital network (ISDN) sebesar 1,5 atau 2,0 Megabits per
40

detik (Mbits). Sementara menurut Organization for Economic Cooperation and Development
(OECD)7 mendefi nisikan broadband dengan kapasitas transmisi minimal 256 Kilobyte per
detik (Kbps).

Pengembangan broadband harus difokuskan kepada pengembangan ekosistem

broadband secara menyeluruh dengan koordinasi yang kuat antar kementerian, industri dan
asosiasi dan masyarakat yang menjadi komitmen nasional. Beberapa hal yang dapat
direkomendasikan dalam pengembangan broadbanddi Indonesia adalah sebagai berikut:
1.

Meningkatkan pemahaman terhadap pentingnya peran broadband dalam pengembangan

sektor dunia usaha oleh pemerintah daerah, pelaku usaha khususnya UMKM,
kewirausahaan termasuk ekonomi kreatif dan pemangku kepentingan lainnya.

2.

Perlunya langkah aksi nyata yang menyentuh langsung masyarakat dalam pemberdayaan
peningkatan kemampuan dalam menggunakan layanan dan aplikasi broadband dalam
meningkatkan kemampuan secara ekonomi.

3.

Mendorong instansi pemerintah agar melakukan pemanfaatan teknologi informasi

khususnya broadband beserta aplikasinya yang berdaya guna termasuk kebijakan
anggaran yang memadai dalam penggunaan broadband.

4.

Mendorong regulasi penggunaan teknologi secara optimal dalam pengembangan

broadband termasuk kaitannya dengan regulasi sumber daya terbatas seperti spektrum
frekuensi dan penomoran.

41

5.

Mendorong regulasi pemanfaatan dana USO, hibah bahkan dana pemerintah melalui
APBN untuk pembangunan infrastruktur broadband serta pengembangan ekosistem
broadband.

6.

Merumuskan benefi t secara terukur dari investasi pada pengembangan broadband yang
harus dimonitor bersama sebagai bagian dari tanggung jawab bersama.

7.

Mendukung dan mendorong kegiatan kajian dan penelitian sebagai dasar penentuan
kebijakan broadband.
Saat ini, Indonesia memiliki peran strategis dalam perekonomian dunia. Selaku

negara anggota G20, Indonesia mempunyai andil dalam membahas isu penting perekonomian.
Selain itu, IMF juga memperkirakan pada tahun 2030 Indonesia akan menjadi 6 besar negara
yang menguasai perekonomian dunia. Namun demikian, Indonesia tetap dituntut untuk
mampu dan siap berkompetisi dengan negaralainnya terutama dengan semakin ketatnya
persaingan ekonomi dunia. Dalam hal ini, TIK mempunyai peran dalam memperkokoh
kekuatan ekonomi, kekuatan intelektual, dan kekuatan sosial. Pengaruh TIK pada
pertumbuhan ekonomi salah satunya dapat dilihat dari kontribusinya pada inputfaktor
produksi seperti investasi dan penyerapan tenaga kerja. Selain itu, TIK juga berperan dalam
mendorong pertumbuhan ekonomi melalui peningkatan nilai tambah jasa atau produk yang
dihasilkan sektor TIK, serta peningkatan produktivitas dari sektor-sektor yang memanfaatkan
atau menggunakan produk dan jasa TIK.

42

Indeks Pembangunan TIK Berdasarkan Indeks ICT Pura Provinsi di Indonesia

Indeks ICT Pura adalah suatu indikator atau alat ukur untuk menggambarkan serta
mengilustrasikan tingkat kesiapan suatu daerah dalam menghadapi atau beradopsi dengan
lingkungan berbasis komunitas digital. Ada empat komponen indeks yang membentuk Indeks
ICT Pura, yaitu kemampuan (bobot 40%), kegunaan (bobot 20%), kesiapan (bobot 25%), dan
dampak (bobot 15%). Pada tahun 2012, provinsi DKI Jakarta menduduki peringkat pertama
pada Indeks ICT Pura dengan skor 3,15. Jika dilihat dari komponen Indeksnya DKI Jakarta,
Dampak Pembangunan TIK memperoleh skor tertinggi (5), akan tetapi komponen Kesiapan
mendapat skor terendah (2) diantara komponen lain. Propinsi Sumatera Utara dan Bali
merupakan propinsi peringkat ke dua dan ketiga untuk indeks ICT Pura dengan nilai 3,01 dan
2,96. Sedangkan Propinsi Kalimantan Barat (1,70), Jambi (1,63) dan Papua Barat (1,26)
merupakan tiga propinsi dengan indeks ICT Pura terendah.
Pembangunan infrastruktur jaringan Fiber Optic telah mencapai total panjang
41.151,6 Km, yang diperkirakan akan selesai pada tahun 2014. Pembangunan FO telah
berlangsung meliputi wilayah pulau Jawa, Sumatera, Sulawesi, Bali dan Nusa Tenggara
dengan total kapasitas 2.071,18 Gbps dan 1616 core yang tersebar di wilayah tersebut. Sejauh
ini untuk wilayah pulau Jawa pembangunan FO mencapai 60,37% dari seluruh total panjang
43

yang sudah dibangun diikuti wilayah Sumatera, Sulawesi dan Bali-Nusa Tenggara dengan
total penyelenggara sebanyak 26.

Kapasitas bandwidth nasional untuk jenis penyelenggaraan Internet Service Provider (ISP)
memiliki komposisi bandwidth IIX sebesar 124,207,048 Kbps dan OpenIXP sebesar
248,778,308 Kbps. Sementara untuk jenis penyelenggaraan NAP memiliki komposisi
bandwidth IIX sebesar 12,355,376 Kbps dan OpenIXP sebesar 15,158,440 Kbps. Secara total
untuk penyelenggaraan ISP, kapasitas bandwidth nasional adalah sebesar 372,985,356 dan
untuk NAP total kapasitas bandwidth nasional sebesar 27,513,816 Kbps.

Pembangunan infrastruktur FO di wilayah Indonesia masih berlangsung, sejauh ini total

panjang FO yang telah dibangun adalah 41.151,6 Km. Pembangunan untuk wilayah Jawa
sejauh ini mencapai 60,37% dari total seluruh FO yang sudah dibangun, dan untuk Sumatera
36,3% dari total seluruh FO yang sudah dibangun. Sementara untuk Indonesia Timur,

44

pembangunan FO sejauh ini untuk wilayah Sulawesi mencapai 1,9% dari total yang sudah
dibangun dan wilayah Bali dan Nusa Tenggara mencapai1,38%.

Generic Top-Level Domains (gTLD) merupakan domain yang digunakan oleh macam-macam
organisasi (sebagai contoh, .com untuk organisasi komersial). Di Indonesia, domain g-TLD
yang paling banyak ialah domain .com yang mencapai 85% dari jumlah seluruh domain
gTLD. Pada bulan Januari 2012, domain gTLD berjumlah 210.594 domain. Secara umum,
jumlah domain g-TLD Indonesia terus meningkat setiap bulan hingga mencapai 232.577
domain pada Desember 2012.

45

46

BAB VI
Konsep Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian
Berdasarkan UU ASN

Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan

antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia atau kepegawaian dan teknologi
informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM/Kepegawaian sebagai suatu disiplin yang
utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas
MSDM/Kepegawaian, seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan
data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam
aplikasi perencanaan sumber daya organisasi atau perusahaan. Pengembangan sistem
informasi kepegawaian dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing
langkah menghasilkan suatu tahapan yang lebih rinci sebelumnya. Tahap awal dari
pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna
dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan
penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka
panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan (input) utama yang
dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:
Kebutuhan stratejik organisasi.
Aspek legal pendukung organisasi.
Masukan kebutuhan dari pengguna.

A. Model Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian

Model pengembangan sistem informasi kepegawaian dapat dilakukan dengan
pendekatan model pengembangan sistem informasi pada umumnya, tinggal melakukan
penyesuaian-penyesuaian terhadap konteks dan substansi serta esensi kepegawaian.
Pendekatan suatu pengembangan sistem yang sederhana, lebih dikenal sebagai model air
terjun (waterfall model). Model air terjun ini mendeskripsikan alur proses pengembangan
sistem informasi sebagaimana tersaji pada pada gambar berikut ini. Pekerjaan
pengembangan sistem dengan model air terjun dimulai dengan pembuatan spesifikasi
kebutuhan suatu sistem. Pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh orang yang memesan
47

sistem atau pengembang yang bekerja sama dengan pemesannya. Setelah spesifikasi
kebutuhan ini selesai, lantas dilakukanlah suatu analisis dan deskripsi logika sistem.
Atau, analisis dan deskripsi logika sistem dibuat secara bersama-sama dengan spesifikasi
kebutuhan.
Spesifikasi
Kebutuhan
Analisis
Perancangan
Implementasi
& Pengetesan Unit
Integrasi

Pemeliharaan

Gambar 1. Model Air Terjun (Waterfall Model)

Dalam Pengembangan Sistem Informasi yang Sederhana.
Rancangan sistem kemudian diselesaikan dan diikuti dengan implementasi modul
yang lebih kecil. Modul-modul ini pertama-tama diuji secara sendiri-sendiri dan
kemudian secara bersama-sama. Ketika pengujian integrasi terakhir telah diselesaikan,
keseluruhan sistem dapat diserahkan ke pengguna atau pemakai serta dimulailah tahap
pemeliharaan. Model air terjun ini memberi penekanan bahwa seseorang harus
menyelesaikan suatu tahap sebelum masuk ke tahap berikutnya. Model air terjun ini telah
memberikan pengaruh besar pada metode rekayasa perangkat lunak. Model ini
sebenarnya tidak pernah dimaksudkan untuk dilaksanakan secara kaku pada saat pertama
kali diperkenalkan. Akan tetapi, belakangan disadari bahwa model air terjun ini harus
direvisi agar benar-benar menggambarkan siklus pengembangan sistem. Problem utama
model air terjun ini dalam kebanyakan kasus adalah pada tahap pemeliharaan. Dalam
kenyataannya, tahap pemeliharaan mengandung juga spesifikasi kebutuhan, analisis, dan
perancangan baru berikutnya. Oleh karena itu, berbagai model baru dikembangkan untuk
menggambarkan kenyataan tersebut, diantara berbagai model yang ada, model yang
paling populer adalah model spiral. Model spiral dapat menggambarkan bagaimana suatu
versi dapat dikembangkan secara bertingkat (incremental), seperti tampak pada gambar
48

berikut. Di samping itu, pengembangan sistem informasi dapat dikategorikan dalam tiga
kelompok besar. Kelompok pertama adalah proyek yang bersifat pembangunan jaringan
infrastruktur teknologi informasi (mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai
dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN dan WAN).

Analisis

Spesifikasi
Kebutuhan

Perancangan

Implementasi
& Pengujian Uni

Versi 1
Selesai

Versi 2
Selesai

Versi 3
Selesai

Integrasi

Gambar 2. Model Spiral

Dalam Pengembangan Sistem Informasi yang Sederhana.
Kelompok kedua adalah implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di
pasaran dan diterapkan di perusahaan, mulai dari perangkat lunak kecil seperti produkproduk ritel Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi yang berbasis teknologi tinggi.
Kelompok ketiga adalah perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri
secara khusus (customized software), baik oleh internal organisasi maupun kerja sama
dengan pihak luar, seperti konsultan dan software house.

B. Perkembangan Sistem Informasi Kepegawaian

Kemajuan teknologi yang semakin pesat, khususnya teknologi informasi dan
komunikasi dewasa ini berkontribusi signifikan terhadap perkembangan Sistem Informasi
Kepegawaian (SIK). Pada awalnya, SIK dibangun berbasis Tata Usaha Kepegawaian
(TUK) untuk mengetahui informasi dan struktur kepegawaian pada saat itu. Dalam hal
pengembangan SIK, dengan hadirnya komputer, pendayagunaan satuan TUK secara
formal memiliki tanggung jawab dalam bidang komputerisasi, registrasi, dan
pengembangan manajemen kepegawaian. Peran TUK terasa semakin penting mengingat
49

pada masa itu sebagian besar proses pengolahan pegawai ternyata masih dilakukan secara
manual, sedangkan sumber daya dan kemampuan organisasi untuk melaksanakan
komputerisasi sesungguhnya sudah memadai. Pada awalnya, penggunaan basis data
dengan komputer masih terbatas pada beberapa aspek mikro administrasi kepegawaian,
belum menjadi bagian integral dari sebuah sistem informasi yang melayani kebutuhan
pengolahan data kepegawaian oleh organisasi. Satuan TUK ditugaskan untuk menyusun,
mengolah, dan memelihara data kepegawaian secara umum yang secara teknis
diharapkan dapat menciptakan format data yang baik untuk kelancaran administrasi
kepegawaian. Hal-hal yang terkait mencakup NIP (Nomor Induk Pegawai), Kartu
Pegawai, Kartu Isteri (Karis) atau Kartu Suami (Karsu) bagi seluruh Pegawai Negeri Sipil
(PNS).
Kini, dengan kehadiran komputer, efektivitas komputerisasi administrasi
kepegawaian akan tergantung pada upaya standarisasi formulir isian data yang
disesuaikan dengan sistem penyimpanan di dalam perangkat komputer. Perubahan
pengolahan data dan informasi kepegawaian dari sistem manual ke sistem yang
terotomasi sudah tentu memerlukan pemahaman yang mendalam akan sistem
penyimpanan oleh memori eksternal (external memory) maupun memori internal
(internal memory) perangkat komputer. Salah satu kesulitan utama di dalam upaya
efisiensi administrasi kepegawaian di Indonesia adalah beragamnya kemampuan Instansi
dalam menangani proses kepegawaian. Oleh karena itu, standarisasi format data dan
penyeragaman prosedur kepegawaian bagi seluruh instansi pemerintah masih merupakan
masalah besar yang penuh tantangan. Otomasi atau pengolahan data kepegawaian dengan
menggunakan komputer terbukti memang lebih efisien apabila perangkat pendukung
yang lain memang sudah memadai, seperti sumber daya manusia atau stafnya, sistem dan
prosedur serta pengolahan data mentah yang sudah baik.
Apabila sistem pendukung itu memang belum siap, maka komputerisasi mungkin justru
akan menjadi pemborosan sumber daya. Sebaliknya, komputerisasi secara penuh
terkadang juga menemui hambatan karena ketakutan para stafpengolah data akan adanya
rasionalisasi, pergeseran jabatan, dan sebagainya. Tidak jarang penolakan terhadap
komputerisasi memang disengaja karena dengan sistem manual banyak lubang-lubang
yang dapat dimanfaatkan oleh para oknum pegawai untuk mendapatkan penghasilan
ekstra dari kedudukannya (Kumartomo dan Margono, 1998). Oleh karena itu, perlu
50

dipahami bahwa komputerisasi pada organisasi-organisasi pemerintah harus juga

mempertimbangkan faktor-faktor non teknis yang mungkin akan mempengaruhi
pengambilan keputusan ke arah pengembangan sistem informasi kepegawaian ke depan.
Pengembangan sistem informasi kepegawaian diharapkan dapat mencapai sasaran
sebagai berikut:
1. Meningkatkan keakuratan informasi kepegawaian.
2. Mempermudah akses informasi kepegawaian.
3. Meningkatkan pengamanan data kepegawaian.
4. Mempercepat proses pengolahan data kepegawaian.
5. Menciptakan keterpaduan data dan penggunaan informasi antar instansi (information
sharing).
Upaya pengembangan sistem informasi kepegawaian yang saat ini telah, sedang,
dan akan dilakukan sejalan dengan upaya pemerintah untuk mengembangan teknologi
informasi dan komunikasi (information and communication technology/ICT), khususnya
pada sektor-sektor strategis. Perkembangan terkini aplikasi ICT dalam sektor
pemerintahan antara lain:
1. e-Government (dalam konteks Good Governance).
2. e-Commerce (untuk mendukung ekonomi kerakyatan).
3. e-Payment (untuk efisiensi pelayanan perpajakan).
4. e-Learning (untuk pendidikan jarak jauh/distance learning).
5. Dan lain-lain.
Dalam sistem informasi kepegawaian, perkembangan terkini yang telah dan
sedang dikembangkan yang dikenal dengan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian
(SAPK) meliputi:
1. Aplikasi Pengadaan PNS
Modul Program yang berisi pengolahan data mengenai pengadaan PNS, meliputi
Modul Pembuatan Daftar Usul Permintaan NIP sampai dengan Modul Pencetakan
Surat Keputusan (SK) pengangkatan menjadi Calon PNS (CPNS).Aplikasi Kenaikan
Pangkat PNS Modul program aplikasi yang berisi pengolahan data mengenai proses
Kenaikan

Pangkat

PNS

mulai

dari

Modul

Pembuatan

Usul,

Permintaan

Persetujuan/Pertimbangan Teknis Kenaikan Pangkat sampai dengan Pencetakan Surat

Keputusan (SK) Kenaikan Pangkat.
51

2. Aplikasi Pensiun PNS

Modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperluan
mutasi pemberhentian dengan Hak Pensiun.
3. Aplikasi Mutasi Lain-lain
Modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperluan
pemutakhiran data melalui perubahan data pegawai yang mengalami mutasi.
4. Perkembangan terkini lainnya, seperti:
Kartu Pegawai Elektronik (KPE), yang bersifat multiguna untuk pelayanan di
bidang kepegawaian dan pengendalian data kepegawaian, meliputi layanan:
Gaji.
Kesehatan.
Pensiun.
Tabungan Hari Tua (THT).
Tabungan Perumahan (TAPERUM).
Transaksi Keuangan/Perbankan.
Layanan lainnya.
Sistem Informasi Kepegawaian berbasis Web/Internet yang dapat diakses oleh
komunitas PNS kapan saja dan di mana saja.
Sistem Informasi Kepegawaian lainnya yang berbasis IT.

BAB VII
TEKNOLOGI IT TERKINI

52

Gabungan pemanfatan teknologi komputer dan pengembangan berbasis internet

menciptakan teknologiCloud Computing. Cloud Computing merupakan metode komputasi
dengan penggunaan teknologi informasi sebagai layanan sehingga penggunanya dapat
mengakses melalui internet. Internet dimetaforakan sebagai awan karena memiliki jaringan
infrastruktur yang kompleks. Informasi pada Cloud Computing akan tersimpan permanen
dalam server internet yang dapat diakses kembali oleh penggunanya tanpa melakukaninstalasi
infrastruktur.

Service Teknologi Cloud Computing mengubah paradigma utilisasi layanan TIK

dari sebagai pendukung (support) menjadi TIK sebagai pemungkin (enabler). Penggunaan
teknologi Cloud Computing menjadikan TIK sebagai enabler untuk komunikasi, kolaborasi
maupun koordinasi. Adanya Cloud Computing juga telah mengubah sistem infrastruktur TIK
dengan menyatukan silo-silo server, storage dan jaringan menjadi sumber daya virtual yang
dapat disharing. Cloud computing didesain untuk menghasilkan infrastruktur yang dinamis
dengan platform tunggal bagi semua data yang terintegrasi. PCs Kemajuan teknologi telah
menggeser paradigma peningkatan pemanfaatan jumlah kuantitas TIK menjadi peningkatan
pemanfaatan jumlah kualitas TIK. Saat ini akses informasi dunia melonjak tajam, dengan
ukuran zetabytes. Akan tetapi, kapasitas infrastruktur TIK dibangun saat ini masih memiliki
kapasitas idle sehingga membutuhkan optimasi penggunaan sumber daya TIK. Dengan
penyatuan jaringan melalui cloud computing, pemanfatan kualitas dan kapasitas TIK menjadi
efektif dan efisien.

53

Ekosistem cloud computing yang begitu kompleks merupakan integrasi antara

jaringan (publik atau private), data center , DC network dan payment system. Dalam rantai
jasa cloud computing, tidak bisa lepas dari ekosistem dari cloud. Jaringan baik publik atau
privat berfungsi untuk mengirimkan aplikasi dari cloud infrastructure di dalam data center ke
end user. Selain itu data center sebagai lokasi penempatan cloud infrastructure harus memiliki
kehandalan dalam security (sistem yang digunakan, SDM, dan busines process) dan
availability (connectivity dan power).

54

Di Indonesia, cloud computing diprediksi akan menjadi teknologi yang akan

berkembang pesat. Hal itu mendorong adanya pembangunan ekosistem infrastruktur Cloud
Computing di Indonesia. Tujuan utama Cloud Computing yaitu availability, affordability,
quality & security, dan national interest perlu ditunjang ketersediaan kapasitas dalam
menunjang tujuan dari implementasi e-government .
Tujuan aplikasi e-government adalah :
1.

Meningkatkan efisiensi dan cost-effectiveness dari kepemerintahan

2.

Memberikan berbagai jasa pelayanan kepada masyarakat secara lebih baik

3.

Memberikan akses informasi kepada publik secara luas

4.

Menjadikan penyelenggaraan pemerintahan lebih bertanggungjawab dan transparan

kepada masyarakat.

Revitalisasi Manajemen Pemerintahan meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Pengelolaan Kebijakan
Dalam dunia pemerintahan, inovasi dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan
kesempatan untuk mencapai peningkatan kinerja dan pencapaian tujuan dengan lebih baik.
Secara keseluruhan, hal ini memerlukan terobosan konseptual dalam pemerintahan
melalui pengembangan e-government sebagai model pembaharuan yang berfokus pada
revitalisasi manajemen pemerintahan.
2. Pelayanan Publik
Dalam konsep e-government, paradigma pelayanan harus dirubah total. Face to face, satu
atap, formular, loket, antrian, bising, tidak nyaman, tanda tangan dan kegiatan pelayanan
sebagaimana biasa kita lihat atau alami harus segera ditinggalkan. Sebagai gantinya
adalah komputer.
Kritikal Sukses Faktor Dalam Penerapan e-government yaitu:
1.

Manajemen dan Organisasi

2.

Penggunaan Teknologi, hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

a. Infrastruktur jaringan, adalah yang mampu diakses oleh seluruh komponen masyarakat
dan seluruh pelosok daerah serta harga layanan informasi yang terjangkau;
b. Perbaikan dan perluasan infrastruktur telekomunikasi;
c. Peningkatan pemahaman terhadap komputer;
d. Meningkatnya penyebaran warnet.
55

3.

Operasi Internal, ada 5 skill yang harus disiapkan untuk suksesnya operasi internal ini
yaitu :
a. Analitical Skill;
b. MIS;
c. Communication;
d. Technical;
e. IT Management.

4.

Pelayanan dan Transaksi. Transaksi dalam pengertian ini adalah pemberian layanan dan
penerimaan hak atas layanan yang dilakukan secara elektronik. Dalam perspektif e-gov,
layanan dikategorikan menjadi 3 tingkatan :
a. Display, yaitu pemberian informasi statis melalui web atau portal atau sekedar
database sederhana dikantor sehingga tamu dapat melihat apa yang dipajang
b. Interaktif, yaitu layanan informasi dimana user dapat berinteraksi dengan informasi
yang dipajang.
c. Transaksi, melibatkan pihak ketiga misalnya bank dalam hal user harus membayar.

5. Partisipasi dan Komunikasi Masyarakat, untuk membentuk adanya dukungan masyarakat

maka berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan :
a. Mengundang para kalangan pakar dan akademisi dalam rangka mendapat dukungan
akademi;
b. Mendorong perguruan tinggi setempat untuk mengintegrasikan back-end system
mereka dengan internet dalam rangka menciptakan suatu remote education;
c. Memberikan insentif kepada masyarakat setempat yang bertransaksi untuk
kepentingan bisnis, pembayaran dan pengurusan dokumen di instansi pemerintah
setempat;
d. Mensosialisasikan aplikasi e-gov dalam pelayanan pemerintahan melalui berbagai
media;
e. Memberikan insentif untuk setiap pelaku bisnis lokal yang mengintegrasikan usahanya
melalui internet;
f. Menggalakkan inisiatif masyarakat untuk membangun akses telekomunikasi melalui
pemberian kemudahan usaha dan penurunan pajak usaha akses informasi.

56

6. Komunikasi Pemerintah dengan Pemerintah

#3

Internet and Mobile Connection Technology

Chatting

Browsing

Email

INTERNET

Mailing List

Blogging

Newsgroup

E-Business

E-Commerce

Green ICT saat ini telah menjadi isu yang cukup hangat di dalam bisnis TIK.
Konsep Green ICT terkait kesinambungan alam dengan produk, layanan dan sistem
manajemen TIK yang ramah lingkungan (ecofriendly). Adanya kepedulian terhadap
lingkungan yang disertai tekanan dari konsumen, legislator serta kenaikan harga bahan bakar
merupakan faktor pendorong penerapan Green ICT. Green ICT merupakan sebuah konsep
upaya mengurangi konsumsi energi dan sumber daya alam lainnya, serta mengurangi emisi
karbon dan sampah yang dihasilkan dari kegiatan di bidang teknologi informasi dan
komunikasi. Industri TIK gobal menyumbang emisi karbon sekitar 2% dari jumlah total emisi
karbon dunia.21 Emisi karbon tersebut berasal dari penggunaan perangkat TIK seperti PC,
server, telepon kabel dan nirkabel, LAN, serta peralatan TIK lainnya. Penerapan Green ICT
dengan pemakaian perangkat teknologi yang ramah lingkungan membantu mengurangi emisi
karbon dibandingkan pemakaian perangkat TIK biasa. Pengaplikasian konsep Green ICT
diharapkan dapat meningkatkan efi siensi energi untuk mendukung pelestarian lingkungan di
sekitarnya.

57

Penggunaan TIK yang ramah lingkungan dapat diterapkan dalam berbagai proses seperti
manufaktur, pengiriman, instalasi, penggunaan produk TIK daur ulang; pengembangan dan
penyediaan layanan TIK, aplikasi dan konten; penggunaan bahan ramah lingkungan,
pengurangan penggunaan kertas dan pengurangan konsumsi energy.
Perspektif masyarakat tentang Teknologi Informasi dan Komunikasi telah bergeser
dari Nilai Aset Bersih (NAB) ke Nilai Aset Informasi.28 Dalam konteks keamanan informasi,
informasi diartikan sebagai sebuah asset yang sangat bernilai dan harus dilindungi. Hal ini
dapat bermakna bahwa informasi dalam sebuah perangkat PC atau infrastruktur TIK bahkan
menjadi lebih berharga dari pada infrastruktur TIK tersebut secara fi sik.
Dengan demikian, hilang atau rusaknya sebuah informasi berharga dapat menyebabkan
kerugian besar. Seiring dengan meningkatnya nilai aset informasi, hal ini memicu
kemunculan individu atau kelompok yang berupaya mendapatkan aset informasi tersebut
untuk tujuan tertentu.
Teknologi 4G merupakan teknologi akses nirkabel generasi ke-empat yang akan
menggantikan teknologi akses nirkabel generasi ke-tiga (3G). Teknologi ini menyediakan
layanan video, data dan suara berbasis IP yang memiliki rata-rata pengiriman data lebih tinggi
dari generasi sebelumnya. Teknologi 4G merupakan solusi IP yang komprehensif dimana
suara, data, dan arus multimedia dapat sampai kepada pengguna dengan kecepatan
pengiriman data lebih tinggi dari generasi sebelumnya. Setiap handset 4G akan langsung
mempunyai nomor IPv6 dilengkapi dengan kemampuan untuk berinteraksi internet telephony
yang berbasis Session Initiation Protocol (SIP). Kementerian Kominfo melakukan
optimalisasi spektrum eksisting kepada penyelenggara seluler eksisting berijin dengan tetap
menyusun refarming frekuensi. Saat ini reframing sedang dikaji oleh Ditjen SDPPI, termasuk
pengkajian permohonan trial LTE di pita frekuensi eksisting. Antisipasi Kementerian
Kominfo terhadap kemungkinan akan dikembangkannya layanan 4G adalah hal yang penting
dan strategis, karena cepat atau lambat layanan tersebut akan diterapkan di Indonesia,
sehingga Pemerintah akan memiliki dasar kebijakan yang komprehensif. Teknologi 4G
memberikan layanan transfer data yang sangat cepat, bahkan lebih cepat daripada koneksi
broadband wireless rata-rata saat ini. Saat ini, ada dua macam teknologi yang menjadi poros
dari perkembangan teknologi 4G, yaitu WiMax dan LTE (Long Term Evolution).

58

Kebutuhan terhadap teknologi 4G di Indonesia akan semakin meningkat. Hal ini disebabkan
karena pelanggan mobile access di Indonesia semakin dinamis. Teknologi 4G memungkinkan
lebih banyak data yang dapat diakses dan lebih mudah untuk melakukan download dan upload
data besar.

59