KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas kasih dan
karuniaNya yang melimpah, sehingga modul Menggunakan Peralatan dan Perabot Kantor ini telah
dapat diselesaikan. Penulis menyadari bahwa penyusunan panduan praktik ini tidak terlepas dari
bantuan dan kerjasama berbagai pihak. Oleh karena itu dengan kerendahan hati dan tulus ikhlas, pada
kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada:
Ketua Jurusan Pendidikan Administrasi FISE UNY, yang telah memberi kepercayaan dan pelibatan
dalam menulis panduan ini. Tidak lupa juga penulis ucapkan terima kasih kepada; rekan kerja tim
pengampu mata kuliah Teknologi Perkantoran dan K3, kepada Mas Eka Yulianta, Mas Yuliansyah, yang
telah membantu penulisan panduan praktik laboratorium teknologi perkantoran ini
Penulis menyadari bahwa penulisan modul ini masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan,
karena adanya keterbatasan-keterbatasan penulis. Maka dari itu penulis mengharapkan masukanmasukan, baik yang berupa kritik maupun saran demi penyempurnaan panduan praktik ini.
Yogyakarta, 24 Desember 2010
Penyusun,

Purwanto

Ideal 2240 Personal Shredder

Spesifikasi :
Lebar potongan 4 mm
Lebar Mulut Pisau 22 cm
Kemampuan potong dalam lembar 10 - 12 lembar
Daya listrik 150 watt
Kapasitas Tampung 20 liter
Dimensi ( PxLxT) 34.5 x 21.5 x 45.2 cm
Berat 6 Kg
Tingkat Keamanan 2

Mesin Penghancur Dokumen

March 8th, 2010

fuad

Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua
macam yaitu:
1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen
kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.

berupa

2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam

bentuk microfilm.
Penghancur kertas sangat berguna bagi instansi, kantor pemerintah maupun swasta. Sebagai alat pemusnah
dokument rahasia yang ramah lingkungan arti kata tidak ribet dan dokument tidak perlu di bakar sehingga
akan menimbulkan polusi udara lingkungan sekitarnya, dokument atau kertas-kertas penting yang sudah
kadaluwarsa dan tidak lagi di pakai, sehingga untuk lebih aman dan terjamin dokument-dokument tersebut
dapat dihancurkan dengan memakai mesin penghancur kertas. Model dan ukurannya kecil standar C-22S
produksi offistar, bisa dipindah-pindah dari ruangan satu ke ruangan lain sesuai keinginan.
Untuk mempermudah proses penghancuran.
Cara kerja mesin penghancur kertas ini, mengharuskan kita untuk memiliki kesabaran, hati-hati dan
telaten, karena apabila akan memasukkan kertas harus selembar demi selembar, kalau memasukkankan 2
lembar apa lagi lebih, maka otomatis mesin penghancur ini akan tiba tiba berhenti sendiri. Sehingga
kertas yang masih dalam process penghancuran terjepit di tengah-tengah. kalau sudah begitu mesin ini
aliran listriknya harus di matikan, dan secara manual kertas yang terjepit tadi harus kita keluarkan, baru
kemudian bisa melanjutkannya lagi. mesin penghancur ini sangat berguna di kantor, walaupun kecil dan
sering ngadat, itu karena tidak sabar dalam pengerjaan.
Mesin pemotong kertas terbagi atas dua macam yaitu:

Guillotine dipergunakan untuk memotong rata bagian tepi buku, diktat, atau memotong kertas
sampai dengan tebal 6cm sekaligus.
Paper cutter bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk memotong lembaran kertas sampai dengan
15 lb.

Ciri-ciri pemotong kertas

Digerakkan dengan tangan dan ada yang dengan listrik

Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis

Memotong kertas dengan pisau yang ditekan

Cara kerja mesin pemotong kertas

Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan dipotong diletakkan tepat pada
alat pemotong.
Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya maka kertas akan terpotong
tepat pada garis pertemusn mata pisau dan alat pemotong.

Cara pemeliharaan pemotong kertas

Seluruh permukaan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain halus supaya tidak kotor dan
berkarat, disimpan ditempat kering.
Bagian per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas
Pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting
Jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret.

Salah satu Spesifikasi dari alat/mesin penghancur kertas ini mengatakan bahwa kita bisa memasukkan
tujuh (7) lembar kertas sekaligus. Namun, jangan coba-coba melakukan itu karena mesin akan menjadi
macet. Masalahnya kertas yang dimasukkan ke mesin ini sering terlipat (karena ditarik secara keras oleh
roda-roda yang menghancurkan kertas itu). Akibatnya kertas jadi lebih tebal dari yang seharusnya.
Macetlah mesin. Berdasarkan pengalaman, maksimum jumlah kertas yang dapat dimasukkan dalam satu
saat adalah tiga (3) lembar. Selain itu, ember (bin) tempat penampungan hasil potongan kertas itu ternyata
cepat penuh. Kertas yang mungkin tipis terpotong-potong sehingga menjadi lebih memenuhi tempat.
Akibatnya kertas potongan tersebut harus sering-sering diambil dari embernya.
Bisa Anda bayangkan kalau harus menghancurkan dokumen yang jumlahnya ribuan halaman. Habis
waktu. Mungkin lebih mudah kalau dokumen itu dibakar saja? Kebutuhan untuk menghacurkan dokumendokumen yang tidak perlu dibaca oleh siapapun, dapat dilakukan dengan menghancurkan dokumen itu
baik dibakar, maupun disobek-sobek. Bagi kantor-kantor, mesin penghacur kertas (paper shredder)
bukan barang asing, namun yang asing adalah harganya, karena cukup mahal. Makro menawarkan
penghancur kertas merek PROTECH (tipe PPS-600), dengan harga sekitar Rp 200.000-an. Dengan harga
yang begitu murah dibandingkan dengan beberapa merek penghancur kertas lainnya, keputusan
membelinya pada waktu itu untuk kantor dan rumah, tidak dengan harapan akan mendapatkan produk
yang superior.
Jika mesin ini menerima pekerjaan berat (terlalu panas) secara otomatis akan mati dan setelah cukup
dingin akan dapat berfungsi kembali. Mesin ini akan overheat dan otomatis mati jika digunakan terus
menerus untuk sekitar 15-20 kali memotong kertas ukuran folio. Kelemahan mesin ini adalah hanya
mampu memotong kertas sekaligus dalam jumlah terbatas (8 lembar, 80 gram). Mesin ini dapat
digunakani untuk rumah tangga dan kantor kecil. Berikut ini dapat dijadikan salahsatu referensi dalam
Spesifikasi Teknis Minimal pada salah satu merk Mesin Penghancur Kertas.
Spesifikasi minimum sebagai berikut :

Pisau berkualitas tinggi dari baja solingen

Lebar mulut pisau 38 cm
Dapat menghancurkan kertas tanpa perlu melepas paper clip dan staples
Lebar potongan 215/440mm
Kemampuan potongan 22-24 lembar
Kemampuan potongan 0.1m/detik
Daya listrik 640watt
Kapasitas tampung 160 liter
Dimensi : Tinggi 95.5 cm, Panjang 61.5 cm, Lebar 47 cm
Berat 61 kg

MENGOPERASIKAN MESIN KOMUNIKASI

Tujuan Pembelajaran
Mahasiswa dapat mengoperasikan intercom
Mahasiswa dapat mengoperasikan pesawat telepon
Mahasiswa dapat mengoperasikan facsimile seting manual, fax/tel, dan fax only
Mahasiswa dapat mengoperasikan key telepon sebagai operator
Mahasiswa dapat mengoperasikan key telepon untuk memindahkan dering
Mahasiswa dapat mengoperasikan key telepon program bantu menjawab
Mahasiswa dapat mengoperasikan key telepon program teleconference

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 1.1

NAMA ALAT
Panafone

JOBSHEET PROSEDUR MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR

(ALAT KOMUNIKASI PANAFONE)
FUNGSI
IDENTIFIKASI

1. Intercom adalah alat komunikasi Intercom tanpa handset. Alat ini

internal yang digunakan sebagai memiliki tombol-tombol/bagian-bagian
alat
berkomunikasi
antar sebagai berikut:
unit/bagian
dalam
satu
1. On/Off (Power In Use)
organisasi/perusahaan
2. Jaringan
3. Talk
2. Interkom Wireless atau nirkabel.
4. Call
Pemasangan yang mudah dan
5. Lock
praktis, cukup dihubungkan ke
6. Volume
outlet-listrik.
Sistem
Komunikasi panggilan 4-arah dan
percakapan 1-arah (bergantian).
Memiliki fungsi LOCK-Button yang
berguna
untuk
memonitor
percakapan
di
ruangan. Hanya bisa beroperasi
pada ruangan - ruangan dengan
aliran listrik 1-phase.

CARA MENGGUNAKAN/BERKOMUNIKASI DENGAN INTERCOM

KOMUNIKATOR
KOMUNIKAN
1. Angkat handset dengan tangan kiri
3. dering pesawat
2. Tekan nomor ekstensi yang dituju
4. Angkat handset sebelum dering ketiga
5. Mengucapkan salam balasan
a. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang,
Contoh:
selamat sore)
Selamat pagi Pak Dendy mohon dipersiapkan
b. Sebutkan identitas/nama Anda.
perjalanan dinas Bp Direktur dengan tujuan Jakarta
c. Sebutkan jasa
selama 3 hari, flight jam 17.00 dengan pesawat
Contoh:
Garuda via Bandara Adi Sucipto, Bp menginap di
1) Selamat pagi dengan Dendy ada yang bisa
Hotel Grand Hyaat Jakarta
kami bantu? Atau
7. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih (misalnya
2) Dengan Dendy selamat pagi ada yang bisa
terima kasih pak Dendy)
kami bantu?
10. Letakkan handset,
6. Baik bapak./ibu . Segera kami siapkan
8. Membalas ucapan .terima kasih pak/bu
Penelepon meletakkan handset sesudah yang
9. Handset letakkan

di telepon mengakhiri pembicaraan

EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Dosen Pengampu

CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd.

NIP.

.
NIM.

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

JOBSHEET PROSEDUR MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR

(ALAT KOMUNIKASI INTERCOM)
FUNGSI

IDENTIFIKASI

Intercom adalah alat komunikasi

internal yang digunakan sebagai alat
berkomunikasi antar unit/bagian dalam
satu organisasi/perusahaan

1. Intercom tanpa handset. Alat ini memiliki tomboltombol/bagian-bagian sebagai berikut:

a. On/Off (Power In Use)
b. Jaringan
c. Talk
d. Call
e. Lock
f. Volume
2. Intercom dengan handset/pesawat, alat ini
bentuknya sama dengan pesawat telepon. Bagianbagian alat ini adalah:
a. Body pesawat
b. Handset
c. Numerik
d. Dll tergantung jenis dan mereknya

NAMA ALAT
INTERCOM

FK 1.2

CARA MENGGUNAKAN/BERKOMUNIKASI DENGAN INTERCOM

KOMUNIKATOR
3. Angkat handset dengan tangan kiri
4. Tekan nomor ekstensi yang dituju
5. Mengucapkan salam balasan
Contoh:
Selamat pagi Pak Dendy mohon dipersiapkan
perjalanan dinas Bp Direktur dengan tujuan Jakarta
selama 3 hari, flight jam 17.00 dengan pesawat
Garuda via Bandara Adi Sucipto, Bp menginap di
Hotel Grand Hyaat Jakarta
7. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih (misalnya
terima kasih pak Dendy)
10. Letakkan handset,

Penelepon meletakkan handset sesudah yang

di telepon mengakhiri pembicaraan

KOMUNIKAN
3. dering pesawat
4. Angkat handset sebelum dering ketiga
d. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang, selamat
sore)
e. Sebutkan identitas/nama Anda.
f. Sebutkan jasa
Contoh:
3) Selamat pagi dengan Dendy ada yang bisa kami
bantu? Atau
4) Dengan Dendy selamat pagi ada yang bisa kami
bantu?
6. Baik bapak./ibu . Segera kami siapkan
8. Membalas ucapan .terima kasih pak/bu
9. Handset letakkan

EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dosen Pengampu

Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd.

NIP.

.
NIM.

GAMBAR ALAT KOMUNIKASI INTERNAL (INTERCOM)

Soal latihan:
1. Pesawat telepon Anda berdering, ternyata Kabag Personalia Anda minta rekap laporan jumlah
kehadiran karyawan honorer bulan yang lalu.
2. Saudara diminta atasan saudara untuk menelepon bagian pengadaan isi permintaan, atasan minta agar
rencana pengadaan peralatan media pendidikan segera direalisasi paling lambat akhir minggu ini.

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

FK 1.3
1.3
JOBSHEET PROSEDUR MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT KOMUNIKASI TELEPON)

NAMA ALAT

FUNGSI

IDENTIFIKASI

PESAWAT TELEPON

Telepon adalah alat komunikasi yang

digunakan sebagai alat berkomunikasi
antar organisasi atau antar perusahaan

Bagian-bagian pesawat telepon adalah:

1. Body pesawat
2. Handset
3. Numerik
4. Dll tergantung jenis dan mereknya

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI DENGAN TELEPON

KOMUNIKATOR
1. Angkat handset dengan tangan kiri
2. Tekan nomor telepon yang dituju
4. Mengucapkan salam balasan
Contoh:
Selamat pagi dari CV HANDAYANI, kami akan
menawarkan produk kami yang terbaru.
..........

6. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih

9. Letakkan handset

KOMUNIKAN
Pesawat telepon berdering
3. Angkat handset sebelum dering ketiga
a. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang,
selamat sore)
b. Sebutkan identitas perusahaan anda.
c. Tawarkan jasa
Contoh:
Selamat pagi PT WORO KAWURI ada yang
bisa kami bantu? Atau
PT WORO KAWURI selamat pagi, ada yang
bisa kami bantu
5. Baik bapak/ibu, Kami tunggu informasinya, atau .. .
Baik kami tunggu kedatangan bapak/ibu di perusahaan
Penelepon meletakkan handset sesudah yang di
kami .. dsb
telepon mengakhiri pembicaraan
7. Membalas ucapan .
8. Handset letakkan
EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dosen Pengampu

Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO,M.M., M.Pd.

NIP.

.
NIM.

IDENTIFIKASI PESAWAT TELEPON

3
2

BAGIAN-BAGIAN UMUM PESAWAT TELEPON:

1. Numeric keys
2. Handset
3. Datta display
Soal latihan:
1. Penaganan penerimaan telepon
Mr. Dwiyan, Direktur CV BAYANGKARI, Jl. Mercu Buana Jakarta, melalui sekretarisnya menghubungi
perusahaan Saudara. Isi pembicaraan; CV BAYANGKARI menawarkan mebelair kantor, antara lain; meja
kerja merek olympic ukuran 1 biro lengkap dengan kursi pimpinan seharga Rp 2.650.000,00, meja staf
merek olympic ukuran 1/2 biro lengkap dengan kursinya seharga Rp 2.250.000,00, wireless Toa 4 mike,
seharga Rp 7.650.000,00. Jika memesan masing-masing lebih dari 5 unit mendapatkan discount 15%,
pembayaran di muka 50% sisanya dilunasi jika barang sudah dikirim ke gudang pemesan.
2.

Melakukan pemanggilan telepon

Berdasarkan soal di atas Saudara menindaklanjuti penawaran CV BAYANGKARI, pimpinan Saudara ingin
memesan 1 unit meja kerja pimpinan, 15 unit meja kerja staf, dan 6 unit wireless, semua persyaratan
disetujui, namun pimpinan Saudara minta agar pesanan dapat di terima paling lambat akhir pekan ini,
karena pada hari Senin segera akan di tempatkan pada ruang gedung baru.

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 1.3.1
1.3.1
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT KOMUNIKASI FACSIMILE)

NAMA ALAT
FACSIMILE
SETTING MANUAL

FUNGSI

IDENTIFIKASI

Facsimile, disingkat Fax. Dapat diartikan 1) mesin

foto coppy jarak jauh, 2) Mesin yang
sebuah
mengerjakan
proses scan terhadap
halaman hasil tulisan, gambar, kode-kode,
cetakan dan sebagainya, mengubahnya menjadi
sinyal
yang
ditransmisikan
melalui
sebuah saluran telepon menuju ke sebuah mesin
penerima fax. 3) Facsimile adalah alat
komunikasi eksternal yang digunakan sebagai
alat berkomunikasi atau alat mengirimkan
informasi/dokumen antar perusahaan atau antar
organisasi yang dilengkapi dengan printout
(dokumen)

Bagian-bagian mesin fax dg kertas HVS:

1. Paper tray
2. Receiving tray
3. Document to be sent position
4. Paper guide
5. Data display
6. Numeric keys
7. Mode/switch key
8. Start/Coppy
9. Cupslock
10. Handset
11. On/Of
12. Stop key

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI DENGAN FACSIMILE

KOMUNIKATOR
KOMUNIKAN
SETTING MANUAL
SETTING MANUAL
1. Masukkan data yang akan dikirim ke mesin fax
3. Angkat handset sebelum dering ketiga
2. Angkat handset dengan tangan kiri
4. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang, selamat
3. Tekan nomor fax yang dituju
sore), Sebutkan identitas perusahaan anda, dan
5. Mengucapkan salam balasan
Tawarkan jasa
Contoh:
Contoh:
Selamat pagi dari CV HANDAYANI, kami akan
Selamat PT WORO KAWURI ada yang bisa kami
menawarkan produk kami yang terbaru, dan bila
bantu? Atau
bapak/ibu berkenan kami akan mengirimkan brosur
PT WORO KAWURI selamat pagi ada yang bisa
dan price-list-nya kepada perusahaan bapak/ibu dst
kami bantu
..........
6. Baik bapak/ibu kami tunggu

7. Membalas ucapan .

9. Tekan start
8. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih
11. Handset diletakkan
10. Tekan start
12. Letakkan handset
EVALUASI/PENILAIAN
SKOR IDENTIFIKASI
SKOR CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dosen Pengampu

Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd.

NIP. 19570403 198303 1 005

.
NIM.

IDENTIFIKASI PESAWAT FACSIMILE

2
1

5
11

6
9
7

BAGIAN-BAGIAN MESIN UMUM FACSIMILE

1. Receiving tray
2. Sent document tray
3. Document to be sent position
4. Paper guide
5. Datta display
6. Numeric keys
7. Mode
8. Start/Coppy
9. Fucntion keys
10. Cupslock
11. hANDSET

10

Tekan mode hingga monitor pada

data display tertulis MANUAL

Soal latihan:
Menangani Facsimile
CV MAHARDIKA UTAMA, Jl. Merdeka Barat 334 Jakarta Pusat, mengirmkan brosur dan price list produk
terbarunya kepada perusahaan Saudara. Setelah Saudara menerima brosur dan price list tersebut perusahaan

Saudara membalas dengan menghubungi lewat pesawat facsimile, ke dua belah fihak pesawat fax-nya di seting
secara manual. Isi dan maksud Pimpinan Saudara, beliau ingin melalkukan pesanan dan meminta syarat-syarat
pembayaran dan pengiriman, jangan lupa Saudara minta potongan harga jika memesan dalam jumlah banyak.
(blangko atau data sudah di siapkan)

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 1.3.2
1.3.2

JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR

(ALAT KOMUNIKASIFACSIMILE)

NAMA ALAT
FACSIMILE
SETTING FAX-ONLY

FUNGSI

IDENTIFIKASI

Facsimile, disingkat Fax. Dapat diartikan

1) mesin foto coppy jarak jauh, 2) Mesin
yang mengerjakan proses scan terhadap
sebuah halaman hasil tulisan, gambar,
kode-kode, cetakan dan sebagainya,
mengubahnya menjadi sinyal yang
ditransmisikan melalui sebuah saluran
telepon menuju ke sebuah mesin
penerima fax. 3) Facsimile adalah alat
komunikasi eksternal yang digunakan
sebagai alat berkomunikasi atau alat
mengirimkan informasi/dokumen antar
perusahaan atau antar organisasi yang
dilengkapi dengan printout (dokumen)

Bagian-bagian mesin fax adalah:

1. Kabel power
2. Document to be sent position
3. Paper guide
4. Data display
5. Start/coppy
6. Stop key
7. Mode switch
8. Function key
9. Numbering keys
10. Hand set
11. Cupslock

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI DENGAN FACSIMILE

KOMUNIKATOR
KOMUNIKAN
1. Masukkan data yang akan dikirim
SETTING FAX-ONLY
2. Angkat handset dengan tangan kiri
1. Mesin berdering 1 (satu) kali
3. Tekan nomor fax yang dituju
2. Diikuti dering currrrrrruuuuuuuutttt
4. Terdengar nada sambung masuk 1 (satu) kali TUT
3. Mesin bekerja
5. Di-ikuti suara currrrrrrrrrrrrrrruuuuuuuuuttttt
6. Dapat dipastikan fax lawan bicara diseting FAX
ONLY
7. Langsung tekan start
Pesawat fax di seting FAX ONLY, tidak ada pembicaraan ke dua
8. Handset diletakkan
belah pihak
Catatan

EVALUASI/PENILAIAN
SKOR IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

SKOR CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dosen Pengampu

Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd.

NIP. 19570403 198303

.
NIM.

IDENTIFIKASI MESIN FACSIMILE

2
1

5
11

6
9
7

BAGIAN-BAGIAN MESIN FACSIMILE

1. Receiving tray
2. Sent document tray
3. Document to be sent position
4. Paper guide
5. Datta display
6. Numeric keys
7. Mode
8. Start/Coppy
9. Fucntion keys
10. Cupslock
11. hANDSET
soal latihan:

Tekan mode hingga monitor data

display (nomor 5) muncul
tulisan FAX ONLY

10

Saudara di beri tugas dari direktur melakukan survey ke daerah wisata pertanian Kebon Agung, Kabupaten
Bantul.
Kirimkan hasil survey Saudara, dimana pesawat fax ruang kerja pimpinan Saudara di seting secara auto
(otomatis)

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 1.4.1
1.4.1
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT KOMUNIKASI SEBAGAI OPERATOR)
NAMA ALAT
KEY TELEPHONE/
OPERATOR

FUNGSI

IDENTIFIKASI

Key telephone berfungsi sebagai

operator dalam suatu perusahaan yang
memiliki unit atau bagian yang banyak
dan tersebar pada lokasi yang luas

Bagian-bagian pesawat KEY TELEPHONE adalah:

1. Body pesawat
2. Handset
3. Numerik
4. Tombol transfer
5. Tombol Answer
6. Intercom
7. Co-line
8. FWD/DND, dll
CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI (SEBAGAI OPERATOR)
OPERATOR/ SEBAGAI KOMUNIKAN
KOMUNIKATOR
1. Angkat handset dengan tangan kiri
Pesawat telepon berdering
2. Tekan nomor telepon yang dituju
3. Angkat handset sebelum dering ketiga
7. Membalas dengan menyebutkan salam dan identitas
4. Ucapkan salam, selamat pagi, selamat siang dst
perusaan.
5. Sebutkan identitas perusahaan anda
Contoh:
6. Tawarkan jasa
Selamat pagi dari CV HANDAYANI, bolehkah
Contoh:
bapak/ibu kami ingin berbicara dengan
Selamat pagi PT WORO KAWURI ada yang bisa kami
Bapak/Ibu Manajer Pemasaran ?.. untuk
bantu? Atau
menindak lanjuti pembicaraan kami kemarin ?
PT WORO KAWURI selamat pagi ada yang bisa kami
ATAU
bantu ?
Selamat pagi CV HANDAYANI, perkenankan kami
8. Baik bapak/ibu Mohon ditunggu . .. dst
ingin berbicara dengan bapak /ibu Manajer
9. Tekan TRANSF
Pemasaran.., dsb
10. Tekan nomor ekstensi yang dikehendaki
......
11. Berbicaralah dengan Manajer Pemasaran bahwa akan ada

telepon masuk dari perusahaan lain (CV HANDAYANI)

beliau ingin berbicara dengan direktur, lalumanajer
yang dicari, mulai berbicaralah seperti proses penerimaan 12. Jika belum jelas, ulangi maksud pembicaraan anda
secara lebih detail
telepon, Jika pembicaraan sudah cukup/selesai
13. Proses mengakhiri pembicaraan
14. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih
16. Handset diletakkan
15. Letakkan handset
EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dosen Pengampu

Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd.

NIP. 19570403 198303 1 005

.
NIM.

PESAWAT KEY TELEPON

PABX

HANDSET

BAGIAN-BAGIAN POKOK KEY TELEPHONE

NUMERIC
KEYS

DATA
DISPLAY

INDICATOR
CO-LINE

INDIKATOR
INTERCOM

JARINGAN 1

TRANSFE
R/

JARINGAN 3

JARINGAN 4
JARINGAN 2

Soal latihan:
Saudara berkedudukan sebagai sekretaris pimpinan. Saat ini Saudara menerima telepon dari PT BIMA ADHI
KARYA, Jl. Kemang Atas 335 Jakarta. Direktur PT BIMA ADHI KARYA ingin berbicara dengan Manajer Saudara,
namun beliau sedang melakukan kunjungan kerja ke Pekan Baru Sumatera Utara sampai pertengahan minggu

depan. Tawarkan kepada Direktur PT BIMA ADHI KARYA, apakah beliau bersedia jika di hubungkan dengan
wakilnya. Selesaikan masalah ini dengan benar.

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 1.4.2
1.4.2
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT KOMUNIKASI FUNGSI MEMINDAHKAN DERING)
NAMA ALAT
FUNGSI
IDENTIFIKASI
KEY TELEPHONE/
Key telephone berfungsi sebagai Bagian-bagian pesawat KEY TELEPHONE adalah:
MEMINDAHKAN
memindahkan dering dari BAGIAN
1. Body pesawat
DERING
OPERATOR, ke unit lain dalam
2. Handset
lingkungan perusahaan
3. Numerik
4. Tombol transfer
5. Tombol Answer
6. Intercom
7. Co-line
8. FWD/DND, dll
CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI
KOMUNIKATOR
OPERATOR SEBAGAI KOMUNIKAN
1. Angkat handset dengan tangan kiri
PROGRAM MEMINDAHKAN DERING TELEPON
2. Tekan nomor telepon yang dituju
Angkat handset
6. Mengucapkan salam balasan
Tekan FWD/DND
Contoh:
Tekan nomor ekstensi yang kita pilih
Selamat pagi dari CV HANDAYANI, kami ingin
Letakkan handset
menindak lanjuti pembicaraan kami kemarin ? dst
Segeralah pindah ke nomor ekstensi pengganti
.. .......... Bila ada dering masuk langsung kita tanggapi, dengan

prosedur/cara seperti biasa,yaitu:

8. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih dan kami

3. Angkat handset sebelum dering ketiga sebelum
tunggu pesanan bapak/ibu
dering ketiga
11. Letakkan handset
4. Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang,
selamat sore)
5. Sebutkan identitas perusahaan anda.
6. Tawarkan jasa
Contoh:

Selamat pagi PT WORO KAWURI ada
yang bisa kami bantu? Atau

PT WORO KAWURI selamat pagi ada yang
bisa kami bantu
7. Baik bapak/ibu . Pimpinan telah menyetujui
usulan Bagian Pembelian untuk memesan produk
perusahaan bapak/ibu .. dst
9. Balas ucapan terima kasih dari lawan bicara
10. Handset letakkan

IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Jika anda sudah kembali ke ruang kerja anda, maka

aktifkan kembali pesawat telepon anda dengan cara:


Angkat handset dengan tangan kiri


Tekan FWD/DND


Tekan angka 0
Handset diletakkan


EVALUASI/PENILAIAN
CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dosen Pengampu

Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO, M.M. M.Pd.

NIP.

.
NIM.

Soal latihan
Saudara sebagai sekretaris CV SINAR ABADI, pada jam istirahat meninggalkan meja kerja menuju ke kantin untuk
melakukan makan siang. Sebelum ke kantin pindahkan terlebih dahulu dering telepon yang ada di meja kerja Saudara.
Begitu saudara sedang makan di kantin ada telepon masuk ingin berbicara berdasarkan kasus berikut ini.

Mr. Dwiyan, Direktur CV BAYANGKARI, Jl. Mercu Buana Jakarta, melalui sekretarisnya menghubungi perusahaan
Saudara. Isi pembicaraan; CV BAYANGKARI menawarkan mebelair kantor, antara lain; meja kerja merek olympic
ukuran 1 biro lengkap dengan kursi pimpinan seharga Rp 2.650.000,00, meja staf merek olympic ukuran 1/2 biro
lengkap dengan kursinya seharga Rp 2.250.000,00, wireless Toa 4 mike, seharga Rp 7.650.000,00. Jika memesan
masing-masing lebih dari 5 unit mendapatkan discount 15%, pembayaran di muka 50% sisanya dilunasi jika
barang sudah dikirim ke gudang pemesan.

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 1.4.3
1.4.3
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT KOMUNIKASI)

NAMA ALAT
PESAWAT TELEPON
(PROGRAM BANTU
MENJAWAB)

FUNGSI

IDENTIFIKASI

Membantu kesibukan pimpinan.

Dapat dilakukan jika pimpinan sudah
mendelegasikan kepada kita manakala
ada dering masuk ke unit kerja kita.
Catatan: jangan sekali-sekali membantu
menjawab jika tidak ada perintah dari
pimpinan.

Bagian-bagian pesawat telepon adalah:

5. Body pesawat
6. Handset
7. Numerik
8. Dan lain-lain tergantung mesin dan mereknya

CARA MENGGUNAKAN DAN CARA BERKOMUNIKASI

KOMUNIKATOR
1. Angkat handset dengan tangan kiri
2. Tekan nomor telepon yang dituju
3. Mengucapkan salam balasan
Contoh:
Selamat pagi dari CV HANDAYANI, kami ingin
menindak lanjuti pembicaraan kami kemarin ? dst
.. ..........

4. Akhiri dengan mengucapkan terima kasih kepada

operator
5. Letakkan handset

IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

KOMUNIKAN
Angkat handset dengan tangan kiri
Angkat handset sebelum dering ketiga
Tekan angka 40
Ucapkan salam (selamat pagi, selamat siang,
selamat sore)
5. Sebutkan identitas perusahaan anda.
6. Tawarkan jasa
Contoh:
5) Selamat pagi PT WORO KAWURI ada yang
dapat kami bantu? Atau
6) PT WORO KAWURI selamat pagi ada yang dapat
kami bantu
7. Baik bapak/ibu kami sudah mengadakan
koordinasi pada bagian pembelian untuk
mengatur pesanan dari produk perusahaan
bapak/ibu dst
8. Balas ucapan terima kasih
9. Letakkan handset
EVALUASI/PENILAIAN
CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1.
2.
3.
4.

Dosen Pengampu

Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd

NIP.

.
NIM.

ALUR PROGRAM BANTU MENJAWAB

KOMUNIKATOR
PERUSAHAAN (A)
KOMUNIKAN
PERUSAHAAN (B)

2. Pesawat inti (Key

telepon) berdering

3. Pesawat yang
diangkat

Soal Latihan
Perusahaan (A) menelepon direktur Saudara, belau telah mendelegasikan kepada Saudara jikalau ada
telepon masuk ke meja kerjanya, Saudara diperbolehkan melakukan membantu menjawab. Kasusnya
adalah sebagai berikut.
Direktur CV TUNAS JAYA, Jl. Jend. Sudirman 445 Jakarta, melalui sekretarisnya menghubungi
perusahaan Saudara. Isi pembicaraan; CV TUNAS JAYA menawarkan LCD Merek Ben-Q, seharga
Rp 7.650.000,00, Laptop merek Accer seharga Rp 5.250.000,00, wireless Toa 4 mike, seharga Rp
8.650.000,00. Jika memesan masing-masing lebih dari 5 unit mendapatkan discount 15%,
pembayaran di muka 50% sisanya dilunasi jika barang sudah dikirim ke gudang pemesan.

MENGOPERASIKAN MESIN LAMINATING

Tujuan pembelajaran
1. Mahasiswa dapat mengoperasikan mesin laminating ukuran
folio/kuarto
2. Mahasiswa dapat mengoperasikan mesin laminating ukuran kartu
tanda pengenal

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

FK 2
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT PELINDUNG DOKUMEN)

NAMA ALAT
LAMINATING

FUNGSI

IDENTIFIKASI

Pengertian: mesin untuk melaminasi / melapisi

kertas dengan plastik/film.
kelebihan: kertas/dokumen yg
dilaminasi,menjadi lebih awet karena terbebas
dari gangguan dari air, debu udara, dan
kelembapan.
kelemahan: plastiknya menempel ke
kertasnya, jadi kalau plastik pelapisnya rusak,
otomatis akan merusak kertasnya. begitu juga
kalau dalam proses laminasi terjadi kegagalan,
dapat merusak dokumen aslinya.
cara penggunaan: lapisi kertas/dokumen
dengan plastik pelapis khusus untuk laminasi,
lalu di pres dan dipanaskan.
cara perawatan: hindari debu
Membantu bagian dokumentasi dalam
mengamankan warkat/arsip penting yang akan
disimpan dalam tempat penyimpanan

Bagian-bagian mesin
laminating:
1. Body
2. ON/OFF (Power)
3. Skala pengatur
panas/dingin alat
4. FWD/REV (RUN/STOP)
5. Pintu/lobang tempat
masuknya plastic
laminating

CARA MENGGUNAKAN MESIN LAMINATING

Masukkan kabel power ke stop-kontak
Hidupkan mesin (ON) maka indicator power menyala warna hijau (mesin belum siap digunakan)
Tunggu beberapa saat sehingga tombol READY menyala (mesin sudah siap digunakan)
Masukkan material/dokumen yang akan delaminating ke dalam plastic laminating, kemudian
Masukkan dokumen terlapis plastik tadi ke dalam mesin dalam posisi tegak lurus (tidak boleh
miring)
6. Tunggu sesaat sampai keluar dari mesin
7. Peringatan. Jangan melaminating kertas berukuran tebal.
8. Jika pekerjaan sedah selesai segera matikan mesin (OFF)
1.
2.
3.
4.
5.

EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
1

Dosen Pengampu

CARA KERJA
8

10

10

Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd

NIP.

.
NIM.

IDENTIFIKASI MESIN LAMINATING

RUN/FORWADE

OUTPUT
POWER

READY

ON
/
OFF

INPUT
INDIKATOR :
0
1
2
3
4
5

DINGIN
SEDANG
CUKUP
CUKUP PANAS
PANAS
PANAS SEKALI

Soal Latihan
Ambilah bahan yang telah disediakan, berupa warkat berukuran A4, F4, dan kartu tanda
pengenal, untuk di laminating

MENGOPERASIKAN MESIN PEMOTONG KERTAS

Tujuan pembelajaran
Mahasiswa dapat mengoperasikan mesin pemotong kertas

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 3
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT PEMOTONG KERTAS)
NAMA ALAT
PAPER CUTTER

FUNGSI
Penghancur
kertas
sangat
berguna bagi instansi, kantor
pemerintah maupun swasta.
Sebagai
alat
pemusnah
dokument rahasia yang ramah
lingkungan arti kata tidak ribet
dan dokument tidak perlu di
bakar
sehingga
akan
menimbulkan
polusi
udara
lingkungan sekitarnya, dokument
atau kertas-kertas penting yang
sudah kadaluwarsa dan tidak lagi
di pakai, sehingga untuk lebih
aman dan terjamin dokumentdokument
tersebut
dapat
dihancurkan dengan memakai
mesin penghancur kertas. Model
dan ukurannya kecil standar C22S produksi offistar, bisa
dipindah-pindah dari ruangan
satu ke ruangan lain sesuai
keinginan.
Untuk mempermudah proses
penghancuran.

IDENTIFIKASI
Macam Paper shredder:
Penghancur kertas (Paper shredder/
Guillotine), digunakan untuk
menghancurkan dokumen berupa kertas,
seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
Penghancur microfilm (Microfilm shredder/
Paper cutter), digunakan untuk
menghancurkan dokumen dalam bentuk
microfilm. Dan untuk memotong

lembaran kertas sampai dengan 15 lb.

Paper cutter manual (Portable)
Bagian-bagian mesin pemotong kertas adalah:
1. Body
2. Mistar kertas
3. Skala ukuran kertas
4. Penahan kertas
5. Pisau pemotong
6. Handpad pisau
7. Pelindung pisau
8. Laci tempat sampan/potongan
9. Knop pembuka/penutup laci
10. Knop pengunci pembuka laci
Cara pemeliharaan:

Seluruh permukaan tiap bagian mesin

selalu dibersihkan dengan kain halus
supaya tidak kotor dan berkarat,
disimpan ditempat kering.
Bagian per pada ujung pisau sesekali
diberi pelumas
Pisau yang tumpul diasah seperti
mengasah gunting
Jangan sampai memotong kertas yang
ada bendelan berupa kawat jepret.

Spesifikasi umum:

Pisau berkualitas tinggi dari baja

solingen
Lebar mulut pisau 38 cm
Dapat menghancurkan kertas tanpa

perlu melepas paper clip dan staples

Lebar potongan 215/440mm
Kemampuan potongan 22-24 lembar
Kemampuan potongan 0.1m/detik
Daya listrik 640watt
Kapasitas tampung 160 liter
Dimensi : Tinggi 95.5 cm, Panjang 61.5
cm, Lebar 47 cm
Berat 61 kg

CARA MENGGUNAKAN MESIN PEMOTONG KERTAS

1. Buka laci tempat sisa potongan
2. Membuka pisau pemotong
3. Atur skala ukuran kertas yang dikehendaki kea rah F4, A4, A5, A6, A8 dan atau sesuaikan ukuran yang
kita inginkan
4. Masukkan kertas yang akan kita potong sesuai skala yang telah ditentukan
5. Tahan kertas yang akan dipotong dengan menekan penahan kertas menggunakan tangan kiri
6. Gerakkan pisau pemotong perlahan-lahan tetapi tidak boleh ragu-ragu
7. Ambil sisa potongan yang tidak dipakai dan masukkan ke tempat sampah
8. Jika mesin sudah selesai digunakan, ikuti langkah berikut ini:

Tutup laci dengan memutar tombol berlawanan dengan arah jarum jam

Tutup pisau pemotong

Bersihkan sisa sampah yang tertinggal

EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Yogyakarta, ,.

2010
Dosen Pengampu,

Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.pD

NIP.

.
NIM.

MESIN PEMOTONG KERTAS

MATA PISAU

PENAHAN KERTAS

PENAHAN PASAK
LACI

MISTAR

KNOP PENGUNCI PEMBUKA LACI

KNOP PEMBUKA LACI

SKALA UKURAN KERTAS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

F4
F4S
A4
A42
A5
A6
DST

MENGOPERASIKAN MESIN PENGHANCUR DOKUMEN

(PAPER SHREDDER)

Tujuan pembelajaran
Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin penghacur dokumen

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 4
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT PENGHANCUR DOKUMEN)

NAMA ALAT
PAPER
SHREDDER

FUNGSI

IDENTIFIKASI

Penghancur
kertas
sangat Macam Paper shredder:
berguna bagi instansi, kantor
Penghancur kertas (Paper shredder/
pemerintah maupun swasta.
Guillotine), digunakan untuk
Sebagai
alat
pemusnah
menghancurkan dokumen berupa kertas,
dokument rahasia yang ramah
seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
lingkungan arti kata tidak ribet
Penghancur microfilm (Microfilm shredder/
dan dokument tidak perlu di
Paper cutter), digunakan untuk
bakar
sehingga
akan
menghancurkan dokumen dalam bentuk
menimbulkan
polusi
udara
microfilm. Dan untuk memotong
lingkungan sekitarnya, dokument
lembaran kertas sampai dengan 15 lb.
atau kertas-kertas penting yang
sudah kadaluwarsa dan tidak lagi
di pakai, sehingga untuk lebih
PENGHACUR DOKUMEN POTABLE
aman dan terjamin dokumentdokument
tersebut
dapat Bagian-bagian mesin dokumen adalah:
1. Body
dihancurkan dengan memakai
2.
Tombol ON/OFF
mesin penghancur kertas. Model
3.
Tombol
rev/pembatalan penghancuran
dan ukurannya kecil standar C4. Pisau/gunting pemotong
22S produksi offistar, bisa
dipindah-pindah dari ruangan
5. Pintu/lobang penghancuran
satu ke ruangan lain sesuai
6. Titik optik
keinginan.
7. Pintu box
Untuk mempermudah proses
8. Box/tempat sampah
penghancuran.
Cara pemeliharaan:

Seluruh permukaan tiap bagian mesin

selalu dibersihkan dengan kain halus
supaya tidak kotor dan berkarat,
disimpan ditempat kering.
Bagian per pada ujung pisau sesekali
diberi pelumas
Pisau yang tumpul diasah seperti
mengasah gunting
Jangan sampai memotong kertas yang
ada bendelan berupa kawat jepret.

Spesifikasi umum:

Pisau berkualitas tinggi dari baja

solingen
Lebar mulut pisau 38 cm
Dapat menghancurkan kertas tanpa perlu
melepas paper clip dan staples
Lebar potongan 215/440mm
Kemampuan potongan 22-24 lembar
Kemampuan potongan 0.1m/detik
Daya listrik 640watt
Kapasitas tampung 160 liter
Dimensi : Tinggi 95.5 cm, Panjang 61.5
cm, Lebar 47 cm erat 61 kg

CARA MENGGUNAKAN MESIN PENGHANCUR DOKUMEN

1. Masukkan kabel power ke stop kontak
2. Hidupkan mesin (ON)
3. Masukkan dokumen yang akan dihancurkan tepat melewati titik optik
Catatan:

Bebaskan dokumen yang akan dihancurkan dari logam (staples, paper clips, dsb)

Dilarang menarik kertas yang sudah dalam proses penghancuran, dan jika

Ingin dibatalkan/tidak jadi dihancurkan gunakan tombol pembatalan

EVALUASI/PENILAIAN

IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Yogyakarta, ,.

2010
Dosen Pengampu,

Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd

NIP.

.
NIM.

IDENTIFIKASI PAPER SHREDDER

PISAU PENGHACUR
POWER

ON/OFF
INPUT

Pintu (penutup bak

potongan)

MENGOPERASIKAN MESIN TIMBANGAN

Tujuan pembelajaran
Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin timbangan

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 5
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT TIMBANGAN)
NAMA ALAT

FUNGSI

IDENTIFIKASI

MESIN TIMBANGAN

Mesin ini dapat digunakan untuk

menimbang berkas/surat. Tetapi mesin
ini lebih khusus digunakan untuk
menimbang barang dagangan. Seperti
buah-buahan, telur, sayur, dll

Bagian-bagian mesin timbangan adalah:

9. Customer display
10. Operator display
11. Papan penimbangan
12. Body terdiri dari:
Tombol power (ON/OFF)
Tombol kode/departemen barang
Tombol Memory mode (M)
Tombol penetral (0)
Tombol Terra (T)
Tombol penghapus (C)
Tombol penahan harga tampil selama kurang
lebih 8 detik (H)

CARA MENGGUNAKAN MESIN TIMBANGAN

1.
2.
3.

Masukkan kabel power ke stop kontak

Hidupkan mesin (ON)
Cara menimbang :
Tanpa keranjang, langkahnya:

Masukkan barang

Tekan harga
Menimbang dengan keranjang:
Pasang keranjang kemudian tekan TERRA

Masukkan barang

Tekan harga
4. Cara memprogram harga

Tekan M 2x

Tekan harga

Tekan departemen yang dipilih

Tekan M 2x
5. Cara menghapus program

Tekan M 2x

Tekan angka 0 (nol)

Tekan departemen terpilih

Tekan M 2x
EVALUASI DAN SKOR PENILAIAN
IDENTIFIKASI
CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dosen Pengampu,

Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd

NIP.

.
NIM.

IDENTIFIKASI MESIN TIMBANGAN

CUSTOMER DISPLAY

TRAY

OPERATOR DISPLAY

KEY BOARD

POWER

Latihan
1. Timbanglah barang dengan keranjang
2. Timbanglah barang tanpa keranjang
3. Buatlah program harga dan masukkan ke departemaen yang telah di sediakan
4. Timbanglah barang dengan keranjang, harga dari dep 1, 3, 5, 7
5. Timbanglah barang tanpa keranjang, harga dari 2, 4, 6, 8
6. Hapuslah harga yang telah Saudara program

MENGOPERASIKAN MESIN BINDING

Tujuan pembelajaran
Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin jilid manual dan
mesin jilid electrik

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 6.1
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT PENJILIDAN)

FUNGSI

IDENTIFIKASI

NAMA ALAT
MESIN BINDING
MANUAL

Mesin ini dapat digunakan untuk

menjilid
dokumen/informasi
dengan menggunakan spiral
plastik

A. MESIN JILID MANUAL

B. Bagian-bagian mesin jilid manual adalah:
1. Pisau pelubang
2. Deruji binding
3. Pengatur pisau pelubang
4. Skala pengatur pasak pinggir
5. Skala pengatur lebar/sempit pembuka
binding
6. Skala pengatur ukuran kertas (F4/A4)
7. Handle
8. Laci tempat limbah pelubangan

CARA MENGGUNAKAN MESIN PENJILIDAN MANUAL

1.
2.
3.
4.
5.

Mengatur skala ketebalan pasak pinggir

Mengatur skala lebar sempitnya pembuka binding
Mengatur Skala ukuran kertas yang dikehendaki
Mengatur mata pisau pelubangan
Jika sudah pasti, langkah-langkah kerjanya adalah sbb:
a. Masukkan kertas yang akan dilubangi maksimal 5 lembar (7)
b. Tahan kertas dengan tangan kiri,
c. Tarik handle kearah badan kita
d. Pasang plastik binding pada deruji binding
e. Dorong handle ke arah depan secukupnya
f. Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada binding secara merata
g. Tarik handle pelan-pelan ke arah badan kita

EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Yogyakarta, ,.

2010
Dosen Pengampu,

Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd

NIP.

.
NIM.

MESIN BINDING MANUAL

3
4

BAGIAN-BAGIAN MESIN BINDING

1. Front paper stoper
2. Punching slot
3. Metal comb holding fingers ( to hold the plastic comb for opening)
4. Metal hooks (Open plastic comb by hooking the finger ring)
5. Wire comb punching and closing handle
6. Waste bin: collects waste paper chips
7. ..

Soal latihan
Ambilah bahan yang telah di sediakan, kemudian dijilid dengan menggunakan binding plastik

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 6.2
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(ALAT PENJILIDAN)

NAMA ALAT
MESIN BINDER
ELEKTRIK

FUNGSI

IDENTIFIKASI

Mesin ini dapat digunakan untuk

menjilid dokumen atau informasi
dengan menggunakan spiral
plastik maupun kawat spiral

A. MESIN JILID ELEKTRIK

B. Bagian-bagian mesin jilid manual adalah:
1. Tombol power (ON/OFF)
2. Punch (Tombol pelubangan)
3. Tempat Pisau pelubang untuk binding
plastik
4. Tempat Pisau pelubang untuk binding
kawat spiral
5. Deruji binding binding plastik
6. Skala pengatur pisau pelubang
(besar/kecil) (6-1 & 16-51)
7. Skala pengatur ukuran kertas (F4/A4)
8. Handle untuk binding plastik
9. Handle untuk binding kawat spiral
10. Penjepit kawat spiral (press)
11. Balok/logam pengepresan
12. Laci tempat limbah pelubangan

CARA MENGGUNAKAN MESIN PENJILIDAN ELEKTRIK

1. Masukkan kabel power ke stop kontak
2. Hidupkan mesin (ON)
3. Mengatur skala ketebalan pasak pinggir (5)
4. Mengatur sksla lebar sempitnya pisau binding (8)
5. Mengatur tebal sempitnya penjepit binding (Slot: for wire comb closing)
6. Jika sudah pasti, langkah-langkah kerjanya adalah sbb:
Binding plastik
a. Masukkan kertas yang akan dilubangi maksimal 5 lembar ke parit pisau plastik
b. Tekan tombol pelubang
c. Pasang plastik binding pada deruji binding
d. Tarik handle ke arah badan kita secukupnya
e. Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada binding secara merata
f. Dorong handle ke depan
g. Ara melepas kertas dari binding palstik:
1) Taruh binding pada fingers
2) Putar ke depan
3) Tarik handle ke arah badan kita
4) Lepas kertasnya
5) Kembalikan handle
Binding kawat
a. Masukkan kertas yang akan dilubangi maksimal 5 lembar parit pisau kawat
b. Tekan tombol pelubang
c. Pasang kawat binding pada penjepit binding
d. Atur ketebalan balok pressing
e. Pasanglah kertas yang sudah terlubangi pada binding secara merata
f. Tahan kertas tegak lurus pada lubang pressing
g. Tarik handle pelan-pelan ke arah badan kita

EVALUASI/PENILAIAN

IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Yogyakarta, ,.

2010
Dosen Pengampu,

Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd

NIP.

.
NIM.

IDENTIFIKASI MESIN JILID

10
11
12

3
2

13

BAGIAN-BAGIAN MESIN BINDER ELECTRIC

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Waste bin: collects waste paper chips

Paper holder: well hold document to be punching
Plastic comb opening lever
Metal hooks: open plastic comb by hooking the finger rings
Front paper stoper
Wire comb closing handle
Metal comb holding fingers
Paper edge guide: left or right 2 steps adjustable punching depth
Punching slot
Punching switch
Adjuster: for wire comb diameter
Slot: for wire comb closing
Press sheet: holding the wire comb

Soal latihan
Ambilah bahan yang telah di sediakan, kenudian dijilid dengan menggunakan binding plastik, dan twin
ring binding

ELECTRONIC CASH REGISTER

Tujuan pembelajaran
Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin electronic cash
register

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 7.1
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR

(MESIN KAS)

NAMA ALAT
ELECTRONIC
CASH
REGISTER

FUNGSI
Mesin ini dapat digunakan
untuk
membantu,
memperlancar,
dan
mempercepat tugas kasir

IDENTIFIKASI
BAGIAN UMUM MESIN KAS:
A. customer display/operator display
B. Mode switch
C. Keyboard
D. Laci
Monitor display terdiri dari:
Customer display
Operator display
Mode switch terdiri dari:
PGM
VOID
0P/XZ
ON/OFF
REG
MGR
X1/Z1
X2/Z
Keyboard terdiri dari:
Kelompok numerik
Kelompok fungsi operasi 1
Kelompok departemen
Kelompok fungsi operasi

CARA MENGGUNAKAN MESIN KAS

A. Langkah-langkah pokok mengoperasikan mesin kas:
1. Masukkan kabel power ke stop kontak
2. Hidupkan mesin (ON)
3. Putar anak kunci ke REG
B. Jenis-jenis operasi mesin kas:
1. Transaksi biasa, langkah-langkahnya meliputi:
a. Tekan harga
b. Tekan departemen
c. Tekan #/TM/ST
d. Masukkan bayarannya
e. Tekan TL/NS

2. Transaksi perkalian biasa

a. Tekan angka pengali
b. Tekan x
c. Tekan harga
d. Tekan departemen
e. Tekan #/TM/ST
f. Masukkan bayarannya
g. Tekan TL/NS
3. Transansi perkalian dengan desimal
a. Tekan pengali desimal
b. Tekan harga

c. Tekan departemen
d. Tekan #/TM/ST
e. Masukkan bayarannya
f. Tekan TL/NS
4. Pembatalan transaksi:
a. Dengan VOID
b. Dengan RF
c. Dengan ESC

EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
1

CARA KERJA
8

10

10

Yogyakarta, ,.
2010
Dosen Pengampu,

Praktikan,

PURWANTO., M.M., M.Pd.

NIP.

.
NIM.

Soal latihan 1, Transaksi biasa;

Nota Tunai 1
Volume
1

Nama barang
Voltage regulator

Harga satuan
75.000,00

Departeman
5

jumlah
75.000,00

Pita mesin ketik swallow

15.000,00

15.000,00

Pesawat telepon Panasonic

65.000,00

65.000,00

Twin Ring Binding

87.500,00

87.500,00

Pointer power point

125.000,00

125.000,00

Soal latihan 2, Transaksi perkalian biasa

Nota Tunai 2
Volume

Nama barang

Harga satuan

Departeman

Voltage regulator

75.000,00

Pita mesin ketik swallow

15.000,00

Pesawat telepon Panasonic

65.000,00

Twin Ring Binding

87.500,00

Pointer power point

125.000,00

jumlah

Soal latihan 3, Transaksi perkalian desimal

Nota Tunai 3
Volume

Nama barang

Harga satuan

Departeman

jumlah

3 1/4 kg

Beras delanggu

75.000,00

75.000,00

7 3/4 lt

Minyak goreng curang

15.000,00

15.000,00

4,2 kg

Tepung terigu

65.000,00

65.000,00

2,5 kg

Lada hitam

87.500,00

87.500,00

4,75 kg

Cabe merah

125.000,00

125.000,00

Soal latihan 4, Pembatalan transaksi dengan VOID

Lihat nota tunai 1, batalkan pembelian barang pada departemen 4, harga yang benar adalah Rp
175.000,00
Soal latihan 5, Pembatalan transaksi dengan REFOUND (RF)
Lihat nota tunai 2, batalkan pembelian barang pada 1, harga yang benar Rp 110.000,00

Soal latihan 6, Pembatalan dengan ESC

Lihat nota tunai 3, masukan semua data pada mesin kas kemudian batalkan dengan menggunakan ESC

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 7.2
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(MESIN KAS)
NAMA ALAT
ELECTRONIC CASH
REGISTER
(PEMROGRAMAN)

FUNGSI

IDENTIFIKASI

Mesin ini dapat digunakan untuk BAGIAN UMUM MESIN KAS:

membantu, memperlancar, dan
A. Customer display/operator display
mempercepat tugas kasir
B. Mode switch
C. Keyboard
D. Laci
Monitor display terdiri dari:
Customer display
Operator display
Mode switch terdiri dari:
PGM
VOID
0P/XZ
ON/OFF
REG
MGR
X1/Z1
X2/Z2
Keyboard terdiri dari:
Kelompok numerik
Kelompok fungsi operasi 1
Kelompok departemen
Kelompok fungsi operasi
CARA MEMPROGRAM WAKTU, TANGGAL, DAN HARGA

A. Langkah-langkah pokok
B. Masukkan kabel power ke stop kontak
C. Hidupkan mesin (ON)
D. Putar anak kunci ke REG
Jenis-jenis pemrograman:
1. Memprogram waktu/jam, langkah-langkahnya:
Putar anak kunsi MA berlawanan dengan arah jarum jan ke PGM
Tekan nomor kode program Pasword 2611
Tekan (titik)
Tekan x (kali)
Tekan jam (1230) (= jam 12 lebih 30 menit)
Tekan TL/NS
Catatan sesudah memprogram jangan lupa anak kunci dipindahkan legi ke REG
2. Memprogram tanggal, langkah-langkahnya
Putar anak kunsi MA berlawanan dengan arah jarum jan ke PGM
Tekan nomor kode program Pasword) 2610
Tekan (titik)

3.

4.

5.

6.

7.

Tekan x (kali)
Tekan jam (121010) = 12 Oktober 2010
Tekan TL/NS
Catatan sesudah memprogram jangan lupa anak kunci dipindahkan legi ke REG
Memprogram harga, langkah-langkahnya:
Putar anak kunsi MA berlawanan dengan arah jarum jan ke PGM
Tekan nomor kode program Pasword) 1210
Tekan (titik)
Tekan x (kali)
Tekan nomor kode barang
Tekan x (kali)
Tekan harga yang kita kehendaki
Tekan x (kali)
Tekan #/TM/ST
Tekan TL/NS
Catatan sesudah memprogram jangan lupa anak kunci dipindahkan legi ke REG
Memanggil promgam:
Posisi anak kunci pada REG
Tekan kode barang yang diprogram
Tekan PLU
Tekan #/TM/ST
Tekan bayarannya
Tekan TL/NS
Membuat laporan per periode: Putar anak kunci MA ke X2/X2
Langkahnya:
Tekan (titik)
Tekan x (kali)
Tekan TL/NS
Mengunci Customer paper:
Putar anak kunci ke OP/MA ke OP/XZ
Tekan RCPT
Meng-aktifkan Customer Paper
Putar anak kunci OP/MA ke REG
Tekan RCPT
EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI

CARA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Yogyakarta, ,.

2010
Dosen Pengampu,

Praktikan,

Purwanto, m.m., m.pD

NIP.

.
NIM.

Soal latihan 1, memprogram tanggal. Gunakan kode 2610

Soal latihan 2, memprogram tanggal. Gunakan kode 2611
Soal latihan 3, memprogram harga. Gunakan kode 1210
Soal latihan 4, mengunci dan mengaktifkan customer paper

ELECTRONIC CASH REGISTER

OPERATOR DISPLAY

PRINTER COVER

CUSTOMER DISPLAY

MODE SWITH

RECEIPT PAPER
AC (POWER CORD

DRAWER LOCK

DRAWER

KEYBOARD

MESIN LABEL HARGA

Tujuan pembelajaran
Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin label harga

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 8
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(LABEL HARGA)

NAMA ALAT
Mesin label
harga

FUNGSI
Mesin ini berfungsi untuk
mencetak label harga

IDENTIFIKASI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Load cover label

Load label
Platen assembly
Operation lever
Load label key
Bottom cover
Feed out label
Pirce (LB 24 N
Goods code (LT 20 N)

LB 24 N dan LT 20 N, terdiri dari:

A. Kolom 1, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
($, S, M, Rp)
B. Kolom 2, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
($, S, For, Rp)
C. Kolom 3, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
($, S, M, Rp)
D. Kolom 4, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
($, S, for, Rp)
E. Kolom 5, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
($, S, /, )
F. Kolom 6, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
($, S, /. )
G. Kolom 7, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
($, C, /, )
H. Kolom 8, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
($, C, /, )
I. Kolom 9, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
(EA, SET, PKG, Tx)
J. Kolom 10, terdiri dari: Spasi 1 s.d. 0 +
(EA, SET, PKG, Tx)

A. Cara memasang load label

1. Buka cover load label
2. Buka bottom cover
3. Tekan load label key
4. Petik ujung load label dan masukkan ke arah platen assembly dan ke feed out
label
5. Kembalikan bottom cover dan cover load pada fungsi menutup
Cara mengganti huruf atau angka:

Untuk mengganti huruf/angka, tarik dan putar alat pengatur, sesuaikan panah pada
kolom yang ingin diganti, setelah selesai kembalikan alat pengatur ke dalam posisinya
semula.

Cara mengatasi jika terjadi kemacetan;

Sewaktu-waktu alat pengatur huruf/angka macet (tidak bisa dikembalikan ke dalam
posisi awal), coba geser/atur bagian huruf/angka yang tidak teratur dengan
obeng/stylus pipih kecil. Lalu coba kembalikan lagi alat pengatur ke dalam posisi
awalnya.

EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Yogyakarta, ,.

2010
Dosen Pengampu,

Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.P d.

NIP.

.
NIM.

ALAT PENCETAK LABEL HARGA

KOMPONEN PRICE LABELER

1. LOAD COVER LABEL

2. LOAD LABEL
9. GOODs CODE
(LT20N)
3. PLATEN ASSEMBLY
8. PRICE
(LB24N
4. OPERATION LEVER

7. FEED OUT LABEL

6. BOTTOM COVER

5. LOAD LABEL KEY

Soal latihan price labeller

Setinglah harga dan kode barang berdasarkan tabel berikut ini
No

Nama barang

Kode barang

Harga

Satuan

Voltage regulator

10325

75.000,00

Tx

Pita mesin ketik swallow

11450

55.000,00

SET

Pesawat telepon Panasonic

12550

150.000,00

SET

Twin Ring Binding

13255

110.000,00

PKG

Pointer power point

14760

650.000,00

SET

MESIN PRESENSI

Tujuan pembelajaran
Mahasiswa dapat dan terampil mengoperasikan mesin presensi

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 9
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(PERABOT KANTOR)

FUNGSI

NAMA ALAT
Finger Print

IDENTIFIKASI

Fingerprint digital menyimpan informasi customer atau Bagian-bagian penting finger

pelanggan pada data untuk memungkinkan deteksi jati diri print
pelanggaran.
1. Monitor/diplay
Sebuah sidik jari dalam arti sempit adalah kesan yang
2.
Tempat perekaman jari
ditinggalkan oleh gesekan punggung jari manusia. [1] Pada
3. Menu
penggunaan yang lebih luas istilah, sidik jari adalah jejak4.
Kusor naik/Kusor
jejak kesan dari gesekan setiap bagian dari telapak tangan .

turun
5. OK

CARA MEMPROGRAM
1. Hidupkan mesin
Welcome

Check

In

12.15
03/0411

sun

2. Tekan menu
Menu
User Manage
Options
Sys
Info

3. Tekan OK
User Manage
User Manage
Enroll User
Enroll Admin
Delete

4. Tekan OK
Enroll User
Enroll FP
Enroll
Pwd
FP &
Pwd

5. Tekan OK
Enroll
New Enroll
ESC

6. Tekan OK

FP
OK

New Enroll
User

ID

00341

ESC

OK

7. Tekan OK
New Enroll
00341

Place finger + + + (masukkan ibu jari)

Remove finger .
Second finger (masukkan ibu jari ke 2)
Remove finger .
Third finger (masukkan ibu jari ke 3)
ESC

Save OK

8. Tekan OK
New Enroll
00342 - 0
Cotinue
ESC

OK

9. Tekan ECS 4 Kali tampilan monitor kembali ke awal, lihat contoh

Welcome

Check

In

12.15
04/03/11

Sun

EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Yogyakarta, ,.

2010
Dosen Pengampu,

Praktikan,

PURWANTO, M.M., M.Pd

NIP.

.
NIM.

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FK 10
JOBSHEET MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR
(PENATAAN RUANG SIDANG/PERTEMUAN)

NAMA ALAT

FUNGSI

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa

Penataan ruang
sidang/pertemuan inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut
juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah
pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya
didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa
ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor
diantaranya, sebagai berikut :

IDENTIFIKASI
1. Penataan ruang kerja
pimpinan
2. Penataan ruang kerja staf
3. Penataan ruang
pertemuan
4. Penataan frontliner

1. Menurut George Terry Tata ruang kantor

adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan dalam penggunaan ruang
secara terperinci dari ruang ini untuk
menyiapkan suatu susunan yang praktis
dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu
bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya yang layak (1988:200).
2. Menurut
Littlefield
dan
Peterson
menyatakan Tata ruang kantor dapat
dirumuskan sebagai penyusunan perabotan
dan alt perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia (1956:117).

PENATAAN RUANG SIDANG/PERTEMUAN

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor
dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang
kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang
sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian
tertentu.
TEKNIK UNTUK MENCAPAI PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK
1. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.
2. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang
biasanya berjarak 120 cm
4. Jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm
5. Pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.
LANGKAH-LANGKAH DALAM MERANCANG TATA RUANG KANTOR

1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala 1 : 40

2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua
aktivitas perkantoran dicatat.
3. Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai
4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas
gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-guntingan
gambar tersebut pada gambar denah tadi.

EVALUASI/PENILAIAN
IDENTIFIKASI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dosen Pengampu,

PURWANTO, M.M., M.Pd

NIP.

CARA KERJA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Yogyakarta, ,. 2010
Praktikan,

.
NIM.

Beberapa Contoh Penataan Ruang Kerja:

1. Penataan Ruang Kerja Pimpinan

2. Penataan Ruang Kerja Staf 1

3. Penataan Ruang Kerja Staf 2

4. Penataan Ruang Sidang 1

5. Penataan Ruang Sindang 2

6. Penataan frontliner