Bahan Bacaan 2 Produksi Dokumen

MODUL
ADMINISTRASI PROFESIONAL
PRODUKSI DOKUMEN
TIM WIDYAISWARA ADMINISTRASI PERKANTORAN
BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

VOKASI BISNIS DAN PARIWISATA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2020
ADMINISTRASI PROFESIONAL PRODUKSI DOKUMEN
KATA PENGANTAR
Modul Administrasi Profesional Klaster Produksi Dokumen disusun berdasarkan Skema

KKNI Level IV Administrasi Profesional. Modul ini terdiri dari 12 unit kompetensi, yaitu:
Menerapkan Kerja Sama dengan Kolega Pelanggan, Menerapkan Etika Profesi,
Melakukan Komunikasi Lisan dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional
Menengah, Mengoperasikan Sistem Informasi, Mengembangkan Data Informasi di
Komputer, Membuat Surat/Dokumen Elektronik, Menulis dalam Bahasa Inggris pada
Tingkat Operasional Dasar, Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional
Menengah, Mengakses Informasi melalui Homepage, Membaca dalam Bahasa Inggris
pada Tingkat Operasional Menengah, Menyiapkan Dokumen Bisnis, dan Membuat
Laporan Tertulis.
Modul ini disusun guna memfasilitasi peserta diklat dalam belajar secara mandiri baik
dengan moda luring dan daring. Selain tujuan pembelajaran, uraian kriteria unjuk
kerja, dan bahan bacaan, modul ini dilengkapi dengan lembar kerja, penilaian
kompetensi, refleksi dan tindak lanjut. Dengan menggunakan modul ini sebagai bahan
belajar mandiri, peserta diklat diharapkan dapat mengikuti pembelajaran dan
mempersiapkan diri untuk mengikuti Uji Kompetensi Keahlian (UKK).
Tak ada gading yang tak retak, modul ini jauh dari sempurna sehingga baik penyusun
modul dan para penulis kegiatan pembelajaran mengharapkan masukan dari pembaca
umum dan peserta diklat yang menggunakannya untuk belajar. Terima kasih.
Penyusun
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 2

DAFTAR ISI
Kata Pengantar 2
Daftar Isi 3
Bab I Pendahuluan 4
Bab II Kegiatan Pembelajaran 1 Menerapkan Kerja Sama dengan Kolega 15
Pelanggan
Bab III Kegiatan Pembelajaran 2 Menerapkan Etika Profesi 46
Bab IV Kegiatan Pembelajaran 3 Melakukan Komunikasi Lisan Dalam Bahasa 60
Inggris Pada Tingkat Operasional Menengah
Bab V Kegiatan Pembelajaran 4 Mengoperasikan Sistem Informasi 97
Bab VI Kegiatan Pembelajaran 5 Mengembangkan Data Informasi di Komputer 118
(Database)
Bab VII Kegiatan Pembelajaran 6 Membuat Surat/Dokumen Elektronik 145
Bab VIII Kegiatan Pembelajaran 7 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat 173
Operasional Dasar
Bab IX Kegiatan Pembelajaran 8 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat 191
Operasional Menengah
Bab X Kegiatan Pembelajaran 9 Mengakses Informasi melalui Homepage 224
Bab XI Kegiatan Pembelajaran 10 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat 262
Operasional Menengah
Bab XII Kegiatan Pembelajaran 11 Menyiapkan Dokumen Bisnis 289
Bab XIII Kegiatan Pembelajaran 12 Membuat Laporan Tertulis 300
Bab XIV Evaluasi 329
Bab XV Penutup 337
Daftar Penulis Kegiatan Pembelajaran 338
Kunci Jawaban Penilaian Kegiatan Pembelajaran 339

BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Produksi Dokumen adalah adalah salah satu dari enam modul yang didesain
berdasarkan Skema KKNI Level IV Kompetensi Keahlian Administrasi Profesional.
Modul ini memuat 12 unit kompetensi yang mendukung pencapaian Saudara untuk
mengikuti uji kompetensi keahlian Klaster Produksi Dokumen.
B. Tujuan
Setelah mempelajari modul ini, Saudara diharapkan mampu memproduksi

dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan sebagai sekretaris atau
administrative assistant.
C. Peta Kompetensi
Berikut ini adalah daftar unit kompetensi yang mendukung pekerjaan pada Klaster
Produksi Dokumen.
1. Menerapkan Kerjasama dengan Kolega/Pelanggan
2. Menerapkan Etika Profesi
3. Melakukan Komunikasi Lisan dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional
Menengah
4. Mengoperasikan Sistem Informasi
5. Mengembangkan Data Informasi di Komputer (Database)
6. Membuat Surat/Dokumen Elektronik
7. Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar
8. Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Menengah
9. Mengakses Informasi melalui Homepage
10. Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Menengah
11. Menyiapkan Dokumen Bisnis
12. Membuat Laporan Tertulis
No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

1. Menerapkan 1. Melakukan • Bahasa dan nada suara Penerapan
Kerjasama komunikasi di digunakan sesuai dengan Kerjasama dengan
dengan Kolega/ tempat kerja kaidah bahasa dan Kolega/Pelanggan
Pelanggan budaya komunikasi.
• Bahasa tubuh digunakan
untuk memperkuat
komunikasi.
• Potensi konflik dalam
komunikasi diidentifikasi.
2. Memberikan • Kebutuhan dan tujuan

bantuan kepada pelanggan, diidentifikasi
pelanggan sesuai SOP organisasi.
• Semua kebutuhan dan
permintaan yang layak
dari pelanggan dipenuhi
dalam jangka waktu yang
tidak terlalu lama/segera.


• Kesempatan untuk
meningkatkan kualitas
pelayanan diidentifikasi.
• Ketidakpuasan/keluhan
pelanggan diidentifikasi
sesuai dengan tingkat
tanggung jawab individu
dan prosedur organisasi.
• Keluhan disampaikan
kepada pihak yang sesuai
dengan tingkat tanggung
jawabnya.
3. Melakukan • Tujuan kerja tim

kerjasama tim diidentifikasi.
• Kepercayaan, dorongan
dan rasa hormat
ditunjukkan kepada
anggota tim.
• Tugas-tugas individu
diidentifikasi, skala
prioritasnya dan dalam
batas waktu.
• Bantuan diberikan kepada
tim untuk memastikan
pencapaian tujuan kerja
yang telah ditetapkan.
• Apabila dibutuhkan
bantuan dapat dicari dari
anggota tim lainnya.
• Umpan balik dan
informasi dari anggota tim
lainnya diterima.
• Perubahan-perubahan
tanggung jawab individu
dinegosiasikan kembali
untuk memenuhi tujuan-
tujuan pekerjaan.
2. Menerapkan 1. Melindungi • Kelangsungan pelayanan Penerapan Etika

Etika Profesi kepentingan dan aliran informasi Profesi
pelanggan diterapkan sesuai dengan
tuntutan kerja.
• Kebutuhan atas keutuhan
dan keamanan informasi
disediakan pada saat
pribadi dan organisasi
membutuhkan.
• Bila terjadi konflik segera
diselesaikan dengan pihak
yang relevan.
• Kepentingan pelanggan
dijaga termasuk
kerahasiaan dan hak
miliknya.
2. Menghasilkan • Layanan yang disediakan

layanan yang sesuai kebutuhan
berkualitas operasional, keuntungan
pelanggan dan atasan.


• Pekerjaan dilakukan
sesuai stSaudarar layanan
SOP organisasi.
• Proses yang berkualitas
dijaga ketika
mengembangkan
pelayanan.
• Layanan terbaik diberikan
untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan dan
atasan.
3. Menjamin • Keterampilan,
kualitas kinerja pengetahuan, dan
kualifikasi kinerja
dilakukan.
• Pelayanan yang diberikan
oleh seseorang difasilitasi.
• Informasi yang berkualitas
dan sesuai stSaudarar
kepada atasan dan
pelanggan disediakan.
• Tahapan pekerjaan dan
kemampuan untuk
menyelesaikan tahapan
proyek direncanakan.
• Tanggung jawab terhadap
tugas dan pekerjaan
diterapkan.
4. Menjaga • Kolega dan karyawan

hubungan kerja diperlakukan secara wajar
yang harmonis dan profesional.
• Layanan bagi kolega,
pelanggan dan karyawan
dilakukan sesuai prosedur.
• Keterampilan profesional
dan pengetahuan
ditingkatkan secara
berkelanjutan.
3. Melakukan 1. Melakukan • Sikap empati digunakan Bagaimana

Komunikasi Lisan komunikasi lisan pada komunikasi lisan Berkomunikasi
dalam Bahasa dengan dalam menanggapi Lisan dalam
Inggris pada pelanggan dan keluhan pelanggan. Bahasa Inggris
Tingkat kolega • Konflik ditangani sesuai pada Tingkat
Operasional sop organisasi. Operasional
Menengah • Kejadian atau permintaan Menengah
yang tiba-tiba ditanggapi.
• Informasi faktual yang
merupakan tanggung
jawabnya diberikan secara
rinci dalam memberikan
saran.
• Informasi tambahan yang
sesuai dengan kebutuhan
pelanggan dan kolega
diberikan.
• Penjelasan mengenai


kebutuhan kolega dan
pelanggan dicari.
2. Berperan-serta • Prosedur diikuti.

dalam diskusi • Pendapat/saran diberikan.
kelompok • Strategi digunakan untuk
melakukan konfirmasi
mengenai apa yang
disampaikan.
• Umpan balik diberikan.
3. Melakukan • Presentasi yang sesuai

presentasi dengan maksud
pertemuan atau diskusi
dibuat.
• Presentasi komunikatif
sesuai sop organisasi
disajikan.
• Umpan balik dan
menjawab pertanyaan
ditanggapi apabila perlu.
4. Mengoperasikan 1. Mempersiapkan • Sistem informasi Penerapan Sistem

Sistem Informasi sistem informasi diidentifikasi sesuai Informasi
yang akan kebutuhan
digunakan • Metode pengaksesan
informasi dipilih dengan
benar
• Berbagai sistem informasi
dioperasikan secara
terpadu.
2. Mengakses • Informasi yang

informasi dibutuhkan dipastikan
sesuai kebutuhan
• Informasi diakses sesuai
SOP.
3. Mengoperasikan • Cara kerja sistem

sistem informasi informasi diidentifikasi
dengan tepat dan benar.
• Jenis sistem informasi
dapat dioperasikan sesuai
keperluan
5. Mengembangkan 1. Mempersiapkan • Kebutuhan organisasi Pengembangan

Data Informasi di penyimpanan yang berhubungan Data Informasi di
Komputer data dengan masukan data, Komputer
(Database) penyimpanan data, (Database)
keluaran (output) dan
kebutuhan penyajian
informasi diidentifikasi.
• Penggunaan database,
keluaran, pelaporan, dan
kebutuhan penyajian
informasi ditentukan
sesuai dengan kebijakan
dan prosedur organisasi.


• Fungsi-fungsi software
dan rumus sederhana
dalam database
digunakan untuk
memenuhi kebutuhan
yang teridentifikasi.
• Tabel data dan tata letak
(layout) form disiapkan
yang memungkinkan
masukan dan tampilan
data efisien.
• Laporan (reports)
database dibuat sesuai
gaya
perusahaan/organisasi
dan kebutuhan penyajian
informasi.
2. Menyimpan data • Keluaran informasi, tabel-

tabel database yang
digunakan dan format
laporan ditentukan sesuai
kebutuhan.
• Pengelompokan data,
pencarian dan penyortiran
kriteria disiapkan untuk
memenuhi kebutuhan
organisasi.
• Pengecekan ulang
dilakukan untuk
memastikan data yang
diperlukan dipenuhi.
3. Menggunakan • Data dicek, dimasukkan

database dan diedit segera dengan
teliti sesuai tugas dan
kebutuhan organisasi.
• Rumus-rumus diperiksa
untuk memastikan
keluaran memenuhi
• Pedoman, dokumentasi
pemakai dan fasilitas
bantuan digunakan untuk
menyelesaikan
permasalahan
berhubungan dengan
disain dan produksi
database
• Laporan database
dan/atau form dilakukan
preview, disesuaikan dan
dicetak agar sesuai
dengan
kebutuhan/persyaratan
organisasi dan tugas.
• File diberi nama dan
disimpan sesuai dengan


6. Membuat Surat/ 1. Mempersiapkan • Perangkat komputer Pembuatan
Dokumen piranti lunak diaktifkan sesuai dengan Surat/Dokumen
Elektronik sistem operasi dan Elektronik
persyaratan manual
instalasi.
• Piranti lunak untuk
membuat surat elektronik
dipastikan telah
terinstalasi dan siap
digunakan.
• Akun surat elektronik
(email) telah dimiliki.
2. Mengenali menu, • Menu-menu yang

format alamat disediakan beserta
email dan shortcut-nya dikenali
konfigurasi berdasarkan user manual
sederhana sesuai stSaudarar tempat
kerja.
• Format alamat surat
elektronik dikenali dan
dipahami secara tepat dan
cepat.
• Konfigurasi sederhana
dapat dilakukan sesuai
dengan manual yang
tersedia.
3. Membuka, • menu/tombol yang

mengambil, tersedia sesuai SOP
membaca, organisasi.
membuat dan • Surat elektronik dapat
mengirim dikenali asalnya dan dapat
surat/dokumen dibaca isinya dengan baik.
elektronik • Berkas lampiran (file
attachment) dapat
diekstrak dari email,
secara benar sesuai
prosedur.
• Surat elektronik dapat
diteruskan (forward),
dibalas (reply), ke alamat
tertentu.
• Surat elektronik baru
dibuat/dikomposisi dan
dikirim dengan
menggunakan fitur yang
disediakan.
• Pengiriman surat
elektronik dapat dilakukan
ke suatu alamat atau
beberapa dan dapat
disertai dengan file
attachment.
• Surat elektronik ditulis
sesuai dengan
memperhatikan
netiquette.
4. Menyimpan • Surat elektronik


surat/dokumen diidentifikasi sehingga
elektronik secara otomatis dapat
masuk ke folder yang
telah ditetapkan, secara
tepat dan benar.
• Folder dibuat atau
dihapus sesuai kebutuhan
• Surat/dokumen elektronik
dapat disimpan sesuai
media yang tersedia
secara tepat.
7. Menulis dalam 1. Mengidentifikasi • Tujuan penulisan Bagaimana

Bahasa Inggris tujuan penulisan diidentifikasi. Menulis dalam
pada Tingkat • Jenis dokumen yang tepat Bahasa Inggris
Operasional sebagai pendukung dipilih pada Tingkat
Dasar untuk dipersiapkan. Operasional Dasar
• Bahasa yang digunakan
sesuai dengan kaidah tata
bahasa untuk memenuhi
kebutuhan konteks.
• Kaidah tata bahasa yang
umum dalam bisnis
diperhatikan dan diikuti.
• Informasi disampaikan
secara objektif.
2. Memperhatikan • Kalimat sederhana

kalimat pada digunakan dalam
penulisan menyampaikan suatu
pengertian.
• Instruksi dan/atau
petunjuk dijabarkan
dengan benar.
umum dalam bisnis
diikuti.
• Bahasa yang tepat untuk
memenuhi kebutuhan
konteks digunakan sesuai
kebutuhan.
• Kalimat diruntut sesuai
dengan SOP.
• Bahasa resmi dan tidak
resmi digunakan dengan
tepat.
8. Menulis dalam 1. Mengidentifikasi • Tujuan penulisan Bagaimana

Bahasa Inggris tujuan penulisan diidentifikasi. Menulis dalam
pada Tingkat • Jenis dokumen yang tepat Bahasa Inggris
Operasional sebagai pendukung pada Tingkat
Menengah dipersiapkan. Operasional
• Bahasa yang digunakan Menengah
sesuai dengan kaidah tata
bahasa untuk memenuhi
kebutuhan konteks.
• Tata krama terkait sosial
dan budaya dalam
penulisan dokumen
diperhatikan.


umum dalam bisnis
diperhatikan.
• Informasi disampaikan
secara objektif
2. Memperhatikan • Kata kunci digunakan

kalimat pada dalam menyampaikan
penulisan suatu pengertian.
• Instruksi dan/atau
petunjuk disusun sesuai
tata bahasa.
umum dalam bisnis
diikuti.
• Kalimat dijabarkan sesuai
tata bahasa.
• Komunikasi tertulis
dengan informasi visual.
9. Mengakses 1. Menyiapkan • Peralatan komputer Informasi pada

Informasi melalui perangkat dipastikan telah Homepage dan
Homepage komputer dan terhubung dengan Cara
informasi yang internet sesuai SOP Mengaksesnya
dibutuhkan organisasi.
• Universal resources
location (URL) dan
homepage ditelusuri
secara benar.
• Halaman dan situs
homepage diidentifikasi
sesuai kebutuhan.
2. Membuka • Informasi terkini diakses

homepage sesuai dengan kebutuhan.
• Informasi diakses dari
sumber yang dapat
dipercaya.
3. Mengakses • Informasi yang diakses

data/informasi pada homepage
diidentifikasi secara tepat.
• Informasi yang diakses
disimpan pada media
penyimpanan sesuai
kebutuhan.
• Informasi dipastikan dapat
diakses dengan benar
sesuai prosedur.
10. Membaca dalam 1. Memahami teks • Tujuan dari teks Bagaimana

Bahasa Inggris rutin dan tidak diidentifikasi. Membaca dalam
pada Tingkat rutin mengenai • Intisari uraian khusus dari Bahasa Inggris
Operasional bisnis teks dapat disimpulkan. pada Tingkat
Menengah • Permasalahan dalam teks Operasional
yang teridentifikasi Menengah
ditanggapi bila perlu.
• Bantuan dicari apabila
perlu.

2. Mengidentifikasi • Maksud dari teks

tindak lanjut dipahami.
yang harus • Tindak lanjut
dilakukan diidentifikasi.
• Melaporkan kepada orang
yang tepat bila
diperlukan.
3. Memahami • Tujuan dari diagram

diagram rutin diidentifikasi.
dan tidak rutin • Intisari uraian khusus dari
diagram dapat
disimpulkan.
• Permasalahan dalam
diagram yang
teridentifikasi ditanggapi
apabila diperlukan.
• Bantuan dicari apabila
perlu.
11. Menyiapkan 1. Mengidentifikasi 1.1. Persyaratan yang Penyiapan

Dokumen Bisnis persyaratan dibutuhkan diidentifikasi. Dokumen Bisnis
dokumen 1.2. Metode dan kriteria
tinjauan manajemen
administrasi ditetapkan
berdasarkan sasaran
kebijakan organisasi.
1.3. Kebijakan administrasi
diidentifikasi berdasarkan
keberlanjutannya.
1.4. Tinjauan sistem
administrasi dilakukan
berdasarkan hasil
identifikasi.
2. Memeriksa • Dokumen pendukung

kelengkapan diperiksa kelengkapannya
dokumen sesuai kebutuhan.
• Ruang lingkup sistem
administrasi diikuti sesuai
sop organisasi.
• Indikator kinerja sistem
administrasi ditetapkan
berdasarkan kebutuhan
organisasi.
3. Mempersiapkan • Struktur dan isi dokumen

dokumen dikembangkan sesuai
tujuan.
• Sejumlah presentasi
tertulis dan teknik grafis
digunakan untuk
memperkaya pengaruh
dan efektivitas informasi
yang disampaikan.
• Informasi diekspresikan
dengan
mempertimbangkan
pengaruh dokumen yang


dimaksud kepada
pendengar/penerima.
• Masalah-masalah pokok
diidentifikasi untuk di
analisa.
• Rekomendasi dimasukkan
untuk tindakan sesuai
kebutuhan.
• Mutu informasi di tinjau
dan disesuaikan
kebutuhan.
• Keakuratan teks diperiksa
sebelum penyelesaian
akhir sesuai tujuan.
4. Menindaklanjuti • Dokumen yang telah

dokumen disiapkan diperiksa ulang
kelengkapannya.
• Penyampaian/sirkulasi
dokumen segera di
tindaklanjuti.
• Tindakan perbaikan
dilakukan apabila terdapat
rekomendasi untuk revisi.
• Konsultasi dengan kolega
dilakukan sesuai
kebutuhan.
12. Membuat 1. Mempersiapkan • Data yang akan Pembuatan

Laporan Tertulis dokumen laporan digunakan di dalam Laporan Tertulis
pembuatan laporan
diidentifikasi.
• Perangkat keras dan
perlengkapan pendukung
dan peralatan pendukung
lainnya diidentifikasi.
• Perangkat lunak yang
akan digunakan untuk
pembuatan laporan
diidentifikasi sesuai
kebutuhan.
2. Menentukan jenis • Jenis laporan yang akan

laporan yang dibuat diidentifikasi sesuai
akan dibuat kebutuhan.
• Dokumen baru dibuat
sesuai bentuk laporan.
• Format dan layout
dokumen dibuat.
• Template atau formulir
yang akan digunakan
ditetapkan sesuai
kebutuhan.
• Format dokumen seperti
huruf, ukuran, bentuk,
tabulasi, bullets, nomor
halaman, ditetapkan.
3. Menulis laporan • Laporan dibuat sesuai

tertulis jenis laporan.


• Teks dan gambar
ditambahkan dari
dokumen lain kedalam
laporan sesuai kebutuhan.
• Tabel, makro, footnote
dibuat sesuai kebutuhan.
• Suku kata dan tata
bahasa digunakan sesuai
kebutuhan.
• Dokumen disimpan pada
media penyimpanan
sesuai prosedur.
4. Menyediakan • Fungsi preview digunakan

laporan untuk melihat tampilan
dokumen sebelum
dicetak.
• Fungsi pencetakan
digunakan pada saat
mencetak dokumen sesuai
kebutuhan pelaporan.
• Dokumen diserahkan
kepada yang
berkepentingan.
D. Ruang Lingkup
Berikut ini adalah daftar unit kompetensi yang memuat elemen-elemen pada
masing-masing unit serta lingkup materinya. Daftar ini dibuat berdasarkan SKKNI
Nomor 183 Tahun 2016 Bidang Administrasi Profesional. Secara garis besar,
Saudara akan mempelajari materi berikut ini.
E. Petunjuk Penggunaan Modul
Modul ini terdiri dari 12 kegiatan pembelajaran dan dirancang untuk membantu
Saudara menguasai kompetensi yang terdapat pada Klaster Produksi Dokumen.
Modul ini juga dirancang agar Saudara dapat melakukan banyak aktivitas yang
mendukung pencapaian kompetensi. Modul menyediakan sumber informasi terkait
unit kompetensi, lembar kerja yang membuat Saudara berlatih secara terarah,
penugasan yang dapat meningkatkan keterampilan, pengetahuan dan sikap, serta
penilaian sebagai sentuhan akhir untuk memantapkan kemahiran Saudara sebelum
mengikuti uji kompetensi keahlian.

BAB II
KEGIATAN PEMBELAJARAN 1
MENERAPKAN KERJASAMA DENGAN KOLEGA DAN PELANGGAN
A. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari kegiatan ini, Saudara diharapkan dapat menerapkan kerja

sama dengan kolega dan pelanggan dalam lingkungan pekerjaan Administratif
Profesional melalui Kegiatan Pembelajaran Menerapkan Kerjasama degan Kolega
dan Pelanggan.
B. Kriteria Unjuk Kerja

Adapun kriteria unjuk kerja dari Menerapkan Kerjasama degan Kolega dan
Pelanggan adalah:
1. Melakukan komunikasi ditempat kerja

1.1. Menggunakan bahasa sesuai budaya komunikasi
1.2. Menggunakan bahasa tubuh untuk komunikasi
1.3. Mengidentifikasi konflik dalam komunikasi
2. Memberikan bantuan kepada pelanggan

2.1. Mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan pelanggan
2.2. Memenuhi kebutuhan pelanggan
2.3. Mengidentifikasi meningkatkan kualitas pelayanan
2.4. Mengidentifikasi keluhan pelanggan sesuai tingkat
Tanggungjawab individu
2.5. Menyampaikan keluhan pelanggan
3. Melakukan kerjasama tim

3.1. Mengidentifikasi tujuan kerja tim
3.2. Menunjukkan kepercayaan kepada anggota tim
3.3. Mengidentifikasi tugas-tugas individu
3.4. Memberikan bantuan tim untuk pencapaian tujuan kerja
3.5. Membutuhkan bantuan dari anggota tim lainnya
3.6. Menerima umpan balik dari anggota tim lainnya
3.7. Menegosiasikan tanggung jawab individu untuk tujuan pekerjaan
C. Aktivitas Pembelajaran
Pada bagian ini, Saudara akan mempelajari materi tentang 3 elemen pada unit
kompetensi Menerapkan Kerjasama dengan Kolega dan Pelanggan. Saudara dapat
melakukan kegiatan ini dengan cara Saudara sendiri. Tetapi bila Saudara dalam
pelatihan tatap muka maka Saudara dapat melakukan aktivitas pembelajaran
bersama rekan atau dalam kelompok.

Sumber: http:// https://slideplayer.info/slide/2614465//komunikasi di tempat kerja.html
1. Elemen 1: Melakukan Komunikasi Ditempat Kerja
a. Menggunakan bahasa dan nada sesuai budaya komunikasi
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) pengertian prosedur adalah

langkah-langkah suatu aktivitas atau kegiatan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Sehingga teks prosedur singkat dapat diartikan teks yang berisi
langkah-langkah singkat yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan
terdapat penjelasan atau keterangan dalam langkah-langkah tersebut. Teks
prosedur singkat bisa ditulis hanya dengan dua atau tiga langkah langkah
saja.
Bahasa merupakan alat komunikasi ditempat kerja untuk menyampaikan

atau menerima informasi dari orang lain, bahasa juga sebagai sarana
informasi dalam pendidikan, dalam komunikasi dengan bahasa dan nada
sebaiknya dilakukan dengan jelas, benar dan sopan.
Secara umum bahasa Indonesia memiliki fungsi dan posisi yang sangat vital
bagi bangsa Indonesia yang termasuk di dalamnya dalam kehidupan
pendidikan bangsa Indonesia. Untuk dapat mengatakan seberapa penting
bahasa Indonesia itu sendiri terlebih dahulu kita harus mengetahui
bagaimana kedudukan dan fungsi bahasa Indonesia bagi kehidupan bangsa
Indonesia.
• Kedudukan dan Fungsi Bahasa Indonesia

• Ragam bahasa lisan dan tulis
• Ragam Bahasa Baku dan Tidak Baku
• Ragam Baku Tulis dan Ragam Baku Lisan
• Ragam Sosial dan Ragam Fungsional
Pengertian Budaya
Koentjoroningrat budaya adalah “segala hasil daya cipta rasa dan karya
manusia yang dijadikan milik diri seseorang dalam masyarakat dengan cara
belajar (Koentjoroningrat 1988) kebudayaan diartikan sebagai wujudnya,
yaitu mencakup keseluruhan dari:

• Gagasan
• Kelakuan
• hasil hasil kelakuan
Kata budaya dipergunakan dalam berbagai diskursus atau pembahasan dan

ini dikarenakan luasnya aspek kehidupan yang disentuh. Murdock (1978)
mendeskripsikan budaya dalam tujuh puluh sembilan ragam aspek
kehidupan, yang oleh Barry (1980) dikategorisasi ulang hingga dapat
teringkas menjadi delapan aktivitas kehidupan. Kedelapan kategori tersebut
adalah:
• Karakteristik umum
• Makanan dan pakaian
• Rumah dan teknologi
• Ekonomi dan transportasi
• Aktifitas individual dan keluarga
• Komunitas dan pemerintahan
• Kesejahteraan, agama dan ilmu pengetahuan
• Seks dan lingkungan kehidupan
Daftar katagori diatas secara jelas menunjukkan betapa

kompleksnyabudaya sebagai sebuah konsep. Budaya menyentuh semua
aspek kehidupan.
Pengertian Komuniasi
Komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian pesanatau informasi
yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha untuk
mendapatkan saling pengertian. Komunikasi merupakan pusat dari seluruh
sikap, perilaku dan tindakan yang trampil dari manusia (communication
involves both attides and skills).
Unsur-unsur komunikasi
• Komunikator (communicator)
• Komunikan (communicatee)
• Pesan (message)
• Media
• Respons (feedback)
Proses komunikasi
Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi/pesan
dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dalam
usaha mencapai satu pengertian
Pengaruh Budaya dalam Komunikasi

Komunikasi pada dasarnya tidak dapat dilepaskan dari konteks sosial
budaya masyarakat penuturnya karena selain merupakan fenomena sosial,
komunikasi juga merupakan fenomena budaya. Sebagai fenomena sosial,
bahasa merupakan suatu bentuk perilaku sosial yang digunakan sebagai
sarana komunikasi dengan melibatkan sekurang-kurangnya dua orang
peserta. Oleh karena itu, berbagai faktor sosial yang berlaku dalam
komunikasi, seperti hubungan peran di antara peserta komunikasi, tempat

komunikasi berlangsung, tujuan komunikasi, situasi komunikasi, status

sosial, pendidikan, usia, dan jenis kelamin peserta komunikasi, juga
berpengaruh dalam penggunaan bahasa.
b. Menggunakan Bahasa Tubuh untuk Komunikasi
Bahasa tubuh adalah komunikasi pesan nonverbal (tanpa kata-kata).

Bahasa tubuh merupakan proses pertukaran pikiran dan gagasan dimana
pesan yang disampaikan dapat berupa isyarat, ekspresi wajah, pandangan
mata, sentuhan, artifak (lambang yang digunakan), diam, waktu, suara,
serta postur dan gerakan tubuh. Ekspresi wajah menunjukkan perasaan.
Postur tubuh mencerminkan kecenderungan sikap dan keadaan emosi.
Gerakan anggota tubuh memperlihatkan tekanan pada apa yang ingin kita
sampaikan.
Fungsi Bahasa Tubuh

Pesan nonverbal atau bahasa tubuh memiliki lima fungsi, antara lain:
• Repetisi — mengulang kembali gagasan yang sudah disampaikan
secara verbal.
• Subtitusi — menggantikan lambang verbal.
• Kontradiksi — menolak sebuah pesan verbal dengan memberikan
makna lain menggunakan pesan nonverbal.
• Pelengkap — melengkapi dan memperkaya pesan nonverbal.
• Aksentuasi — menegaskan pesan nonverbal.
Pantangan Bahasa Tubuh

Ada sejumlah pantangan dalam bahasa tubuh, seperti jangan menggunakan
tekanan suara atau ekpresi wajah yang bertentangan dengan kata-kata
yang Anda ucapkan dan yang memberi kesan berbeda dengan cara Anda
pikirkan.
Anda harus mengontrolnya dengan cermat pada saat berkomunikasi dengan
orang lain. Juga, ingatlah selalu bahwa bahasa tubuh yang diperlihatkan
audience Anda akan memberi tahu Anda apakah sikap Anda dalam
berkomunikasi efektif atau tidak. Berikut ini adalah sejumlah contoh bahasa
tubuh yang sebaiknya Anda terapkan dan yang sebaiknya Anda hindari
dalam public speaking, khususnya pidato dan presentasi.
• Bersedekap
Memberi kesan santai sekaligus angkuh. Kedua tangan di samping,
lurus ke bawah. Memberi kesan sigap dan, oleh karena itu, tampak
enak dilihat meskipun menimbulkan juga kesan bagai “orang yang siap
menerima perintah”. Sikap seperti ini sama sekali tidak dianjurkan.
• Alis terangkat
Bagi orang yang memperhatikannya, sikap ini akan langsung
menunjukkan bahwa Anda seorang yang ramah, merasa gembira akan
kehadiran orang yang Anda ajak bicara, dan mengharapkan, serta
menghargai respon darinya. Cobalah Anda salami seorang rekan Anda
tanpa sekejap pun mengangkat alis Anda – hampir tidak mungkin,
bukan? Dalam berbagai kesempatan, seperti pertemuan kecil, sikap ini

sangat baik untuk menunjukkan bahwa Anda sedang mengharapkan

persetujuan, pertanyaan, atau sumbangan saran dari siapa saja teman
Anda berkomunikasi. Satu poin, satu kaya “ya” yang diucapkan secara
bersahabat, dan alis yang terangkat akan membuat pertanyaan-
pertanyaan serta saran terus mengalir.
• Jari telunjuk menyentuh ibu jari, seperti jika Anda memegang jarum
Sikap jari tangan seperti ini mengkomunikasikan seseuatu yang
penting. Cara yang baik untuk menenkankan poin-poin yang lebih
penting dalam presentasi Anda. Tetapi tunjukkanlah sikap ini hanya bila
benar-benar diperlukan saja. Bila Anda sering menggunakkannya,
kekuatan maknanya akan jadi berkurang, justru pada saat Anda ingin
menyampaikan poin-poin yang lebih Anda tekankan. Gerakan tangan
seolah-olah memukul-mukul dengan bagian sisi telapak tangan.
• Menegaskan sesuatu yang mau tidak mau harus dilakukan

Coba lakukan gerakan ini sesuai dengan ritme ketika mengucapkan
kata-kata ini: “Kita harus mencapai target kita sebelum bulan Juni.”
• Menganggukkan atau menggelengkan kepala

Merupakan bahasa tubuh yang terlihat jelas, demikian juga maksud
yang disampaikannya. Oleh sebab itu, sikap ini pun sebaiknya dilakukan
bila memang benar-benar diperlukan. Jika Anda sependapat dengan
pendapat seorang audience, Anda cukup melakukan dua kali anggukan.
Sekali untuk mendorong anggota itu menyelesaikan sarannya dan
sekali lagi pada saat ia selesai menyampaikan pendapatnya, dan Anda
bisa menambahkan dengan ‘ya’ atau ‘saya sependapat dengan Anda’.
Terlalu sering mengangguk akan sangat menjengkelkan, apalagi
dibumbui dengan ‘he-eh, he-eh.’
• Mengusap-usap wajah, menggaruk-garuk kepala, mengusap-usap dagu

harus dihindari karena menunjukkan perasaan terancam, kurang
percaya diri, atau kehabisan kata-kata.
• Bola mata bergerak ke atas.

Menunjukkan bahwa Anda sedang berkonsentrasi untuk memberikan
sebuah jawaban. Anda sedang mempertimbangkan apa yang baru saja
dilontarkan audience, memikirkannya, menilainya, lalu mengaitkannya
dengan pokok bahasan Anda. Disertai dengan anggukan-anggukan
kecil serta mimik bibir terkatup, sikap Anda itu menunjukkan bahwa
Anda sedang berkonsentrasi dan menganggap serius komentar yang
dilontarkan kepada Anda. Tetapi semua itu, sebenarnya berlangsung
hanya selama dua detik, sebab jika lebih lama daripada waktu itu Anda
akan kehilangan perhatian dan kontak mata dengan audience.
• Mengepalkan kedua tangan di atas meja.

Menunjukkan sikap Anda yang tidak bisa ditawar lagi mengenai pokok
pembicaraan–topik-topik yang sangat Anda yakini dan Anda siap
mempertahankannya sekuat tenaga. Sekap ini pun disarankan untuk

dilakukan hanya bila Anda memang betul-betul harus melakukannya.

Jika tidak, pengaruhnya akan melemah.
c. Mengidentifikasi konflik dalam komunikasi
Konflik adalah perjuangan mental yang disebabkan pikiran-pikiran,

tindakan-tindakan, atau cita-cita yang berlawanan. Konflik yang kecil dapat
dinyatakan dengan perasaan yang gelisah saja, tetapi konflik yang besar
atau sungguh-sungguh dapat berupa pertengkaran, perkelahian, bahkan
peperangan
Beberapa contoh manfaat dari konflik adalah sebagai berikut:

• Konflik dapat membuat kita sadar bahwa ada masalah yang perlu
diselesaikan dalam hubungan kita dengan orang lain.
• Konflik dapat memunculkan kesadaran dan memotivasi kita untuk
melakukan berbagai perubahan dalam diri kita.
• Konflik dapat memotivasi kita untuk segera memecahkan msalah yang
selama ini tidak kita sadari dengan jelas.
• Konflik juga bisa membuat kehidupan menjadi lebih menarik.
• Munculnya konflik dalam ragam pendapat bisa membantu kita ke arah
pencapaian keputusan bersama yang lebih matang dan qualified.
• Konflik juga dapat menghilangkan ketegangan-ketegangan kecil yang
sering terjadi dan muncul dalam hubungan kita dengan orang lain.
• Konflik juga dapat membuat diri kita sadar tentang dan bagaimana kita
sebenarnya.
• Konflik bahkan dapat menjadi sumber hiburan.
• Konflik dapat mengakrabkan dan memperluas hubungan.
Indikator konflik
• Rendahnya perhatian anggota pada organisasinya.
• Kurang tegasnya seorang pemimpin.
• Meningkatnya ketidaksepakatan antara anggota organisasi.
• Adanya keluh kesah, gerakan-gerakan kegelisahan, perilaku gagap,
ucapan-ucapan yang ketus, sikap tidak peduli, dan suasana kerja yang
tidak kondusif.
• Timbulnya perbedaan-perbedaan antar anggota kelompok dalam
mencapai tujuan yang diinginkan.
Cara menghindari terjadinya konflik

• Pihak-pihak yang berkomunikasi memiliki pola pikir yang positif
(positive thinking).
• Menumbuhkan saling percaya.
• Mempunyai sikap yang tegas.
• Menghindari faktor-faktor yang dapat menghambat proses komunikasi
• Selesaikan permasalahan-permasalahan saat ini yang berpotensi
menimbulkan konflik di masa yang akan dating.
Solusi yang menyelesaikan konflik

• Perlu keterampilan untuk membedakan yang wajar dan sehat serta
terampil untuk mengelolanya

• Menetapkan batas secara konstruktif antara yang boleh dibahas dengan

yang tidak.
• Memulai percakapan yang bermanfaat dan dapat diterima setiap pihak.
• Mengarahkan pada batas-batas yang disepakati
• Terampil menyatakan ketidaksetujuan tanpa ada kesan menolak
gagasan pihak lain.
• Sebaliknya, ia mampu menerima ketidaksetujuan pihak lain tanpa
merasa ditolak.
• Melihat konflik dari sudut pandang orang lain
• Mengarahkan keputusan pada kepuasan bersama (win-win solution)
d. Lembar Kerja Elemen 1
Lembar Kerja 1.1.
Jelaskan apa yang dimaksud dengan menggunakan bahasa dan nada suara sesuai
budaya komunikasi.
Jawaban:
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Jelaskan prosedur penggunaan bahasa tubuh untuk memperkuat komunikasi.

Jawaban:
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Jelaskan 3 manfaat konflik dalam komunikasi.

Jawaban:
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 1.2.
Kantor sebuah perusahaan memiliki beberapa pegawai yang bertugas sebagai

resepsionis yang dalam melaksanakan tugasnya sering berkaitan dengan tamu
yang datang dan komunikasi melalui telepon. Penguasaan berkomunikasi dalam
pekerjaan tersebut sangat diperlukan.
Buatlah dialog percakapan antara Saudara dan rekan kerja Saudara. Saudara
berperan sebagai staf dan rekan Saudara berperan sebagai pelanggan yang datang
ke kantor Saudara. Dalam dialog tersebut Saudara:
1. Memiliki pelanggan yang datang dengan marah komplin menuntut pengiriman
barang yang salah dan rusak segera ditangani
2. Berbicara dengan menggunakan bahasa tubuh sambil menggunakan jari
telunjuk tangan kemuka Saudara.
3. Gunakan bahasa dan nada suara sesuai budaya komunikasi.
4. Gunakan bahasa tubuh untuk memperkuat komunikasi.

5. Identifikasi potensi konflik dalam komunikasi/tuliskan keluhan pelanggan

6. Berikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
7. Cari penjelasan mengenai kebutuhan pelanggan.
8. Buatkan format buku tamu.
9. Buatkan format lembar pesan telepon (LPT).
10. Tuliskan penerimaan telepon lembar pesan telepon (LPT).
11. Praktikkan dialog yang telah dibuat dengan rekan Saudara.
12. Demonstrasikan dialog tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk video.
e. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yaitu melakukan

komunikasi ditempat kerja. Saudara membutuhkan pengetahuan dan
ketrampilan dalam komunikasi bentuk penguasaan ungkapan-ungkapan
untuk berkomunikasi yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada Melakukan
komunikasi ditempat kerja di lingkungan kerja Administrasi Profesional.
Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya menyampaikan ide perasaan
gagasan pada kegiatan di kantor atau tempat kerja Saudara dengan sikap
kerja yang komunikatif, responsif dan proaktif. Saudara agar semakin
terampil berkomunikasi ditempat kerja.
https://www.google.com/search?q= gambar memberikan bantuan kepada pelanggan&safe
2. Elemen 2: Memberikan Bantuan Kepada Pelanggan
a. Mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan pelanggan
Tujuan identifikasi kebutuhan pelanggan (indentifying costumer needs),

yaitu:
• Memastikan produk terfokus pada kebutuhan pelanggan (costumer
needs)

• Mengidentifikasi kebutuhan laten atau kebutuhan yang tersembunyi

• Sebagai dasar dalam menetapkan spesifikasi produk
• Membuat arsip yang merekam aktifitas dalam mengindentifikasi
kebutuhan pelanggan
• Memastikan tidak ada kebutuhan pelanggan yang bersifat kritis terlewat
atau terlupakan
• Membangun pemahaman bersama tentang kebutuhan pelanggan
diantara tim pengembang
Pengidentifikasian kebutuhan pelanggan adalah sebuah proses yang dimana

terdiri dari lima langkah, yaitu:
• Mengumpulkan data mentah (raw data) dari pelanggan
• Interprestasikan atau terjemahkan data mentah kedalam istilah
kebutuhan pelanggan
• Kelompokkan kebutuhan berdasarkan hirarki (primer, sekunder, tersier)
• Menetapkan kepentingan relatif dari kebutuhan pelanggan
• Refleksikan dalam hasil dan proses
Memahami kebutuhan pelanggan adalah bagian penting didalam

memuaskan pelanggan. Jika kita tidak mengetahui kebutuhan pelanggan
maka bagaimana cara kita memenuhi apa yang menjadi harapan pelanggan
tersebut? Kegiatan ini sangat singkat, sederhana, langsung menuju sasaran,
dan sangat mudah untuk dimengerti.
Mengetahui kebutuhan pelanggan memang tidak mudah, jika kita ingin

memahami pelanggan lebih lagi, kita harus banyak menyiapkan sesuatu hal
dengan baik. Pernahkan anda diperintahkan untuk duduk diposisi orang lain
atau berpikir menurut kehendaknya? Apa maksudnya dari semuang ini?
Apakah kita pernah bisa melihat dari sudut pandang orang lain? Dapatkah
kita tahu bagaimana sedihnya kehilangan sebuah pekerjaan, sampai kita
pernah mengalaminya sendiri? Jawabannya tentu saja tidak bisa.
b. Memenuhi kebutuhan dan Permintaan Pelanggan.
Kebutuhan Pelanggan
Kebutuhan pelanggan dapat di definisikan sebagai barang atau jasa yang
dibutuhkannya untuk mencapai tujuan tertentu. Pelanggan memliki
kebutuhan yang berbeda tingkatannya dan pengharapan pelanggan
biasanya di pengaruhi oleh nilai nilai budaya, iklan, pemasaran serta bentuk
komumnikasi lain, baik dari pemasok maupun sumber-sumber lainnya.
Kebutuhan pelanggan dapat ditentukan melalui wawancara, survey,

perbincangan, penggalian data, atau metode-metode pengumpulan
informasi lainnya. Pelanggan mungkin tak memiliki pemahaman jelas
mengenai kebutuhannya. Bantuan untuk memenuhi kebutuhan dapat
menjadi suatu layanan yang berharga bagi pelanggan. Pada proses ini,
pengharapan dapat diatur atau disesuaikan dengan kemampuan produk
atau jasa tertentu.

Kebutuhan manusia adalah keadaan diamana manusia merasa tidak

memiliki kepuasan dasar. Kebutuhan tidak diciptakan oleh masyarakat atau
pemasar, namun sudah ada dan terukir dalam hayati kondisi manusia.
Keinginan Pelanggan
Keinginan adalah hasrat akan pemuas tertentu dari kebutuhan tersebut.
Keinginan manusia dibentuk oleh kekuatan dan institusi sosial. Secara
umum, perusahaan dapat menangani permintaan pelanggan dengan
memberikan apa yang mereka inginkan, atau apa yang mereka butuhkan,
atau apa yang benar-benar mereka butuhkan.
• Sungguh-sungguh ingin di dengarkan
• Ingin diberikan ide, inspirasi dan perspektif baru
• Keinginan berkolaborasi
• Mengertin apa yang menjadi kebutuhan mereka yakin
• Mampu membantu konsumen menghindari kesalahan
• Menyusun dan member solusi yang menarik
• Berhubungan secara personal dengan penjual
• Mendapatkan nilai produk yang terbaik
• Komunikasi yang simple
Permintaan Pelanggan
Permintaan adalah keinginan akan sesuatu yang didukung dengan
kemampuan serta kesediaan membelinya. Keinginan menjadi permintaan
bila didukung dengan daya beli. Perbedaan ini bisa dijelaskan bahwa
pemasar tidak menciptakan kebutuhan , kebutuhan sudah ada sebelumnya.
Faktor-Faktor yang mempengaruhi tingkat permintaan

• Harga barang itu sendiri
• Harga barang substitusi (pengganti)
• Harga barang komplementer (pelengkap)
• Jumlah pendapatan
• Selera konsumen
• Intensitas kebutuhan konsumen
• Perkiraan harga di masa datang
• Jumlah penduduk
Bila ditinjau dari segi kemampuan pelanggan dalam melakukan pembeliaan

suatu barang atau jasa, maka permintaan dapat dibedakan menjadi 3 jenis:
• Permintaan potensial
• Permintaan efektif
• Permintaan tak terjamin
Hukum permintaan akan berlaku diseluruh kalangan masyarakat, apabila

memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
• Barang yang sifatnya ahnya mendapatkan pujian
• Tidak ada pengharapan (expectation) atas perubahan harga dengan
drastis
• Harga barang yang lain tetap
• Selera (taste) pelanggan tetap

Dapat disimpulkan bahwa permintaan pelanggan terhadap barang atau jasa

sangat dipengaruhi oleh kondisi dan motivasi pelanggan. Dan dapat saja
terjadi bahwa suatu permintaan tidak banyak dipengaruhi oleh harga yang
ditawarkan atau permintaan tidak terpengaruh oleh besar kecilnya kuantitas
yang ada.
c. Mengidentifikasi Meningkatkan kualitas pelayanan
Pengertian kualitas pelayanan menurut J.Supranto (2006:226) adalah

sebuah kata yang bagi penyedia jasa merupakan sesuatu yang harus
dikerjakan dengan baik. Sedangkan definisi pelayanan menurut Gronroos
adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat
mata yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan
karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi
pelayanan yang dimaksud untuk memecahkan permasalahan
konsumen/pelanggan (Ratminto, 2005:2).
Kepuasan pelanggan dalam praktek tidak cukup hanya dengan

terpenuhinya kepuasan pribadi untuk melayani konsumen yang
bersangkutan tetapi juga harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
• Pelanggan adalah orang paling penting.
• Pelanggan adalah objek yang dapat memberikan keuntungan bagi
perusahaan.
• Pelanggan bukanlah lawan bicara yang perlu diajak berdebat,
bila terpaksa, maka pihak yang menang haruslah pihak pelanggan.
• Pelanggan adalah raja, sekali ia kalah dalam berargumentasi maka ia
akan pindah ke produk lain.
• Pelanggan adalah manusia biasa yang memiliki perasaan senang, benci,
bosan, dan adakalanya mempunyai prasangka yang tidak beralasan.
• Pelanggan dalam usaha mendapatkan pelayanan selalu ingin
didahulukan, diperhatikan, dan ingin diistimewakan serta tidak ingin
diremehkan begitu saja.
Tujuan dan Fungsi Pelayanan

Kualitas pelayanan diberikan kepada konsumen harus berfungsi untuk lebih
memberikan kepuasan yang maksimal, oleh karena itu dalam rangka
memberikan pelayanan harus dilakukan sesuai dengan fungsi pelayanan.
Kualitas pelayanan yang diberikan oleh setiap perusahaan tentunya
mempunyai tujuan. Umumnya tujuan dengan diadakannya pelayanan
adalah agar konsumen merasakan adanya kepuasan dan dampaknya bagi
perusahaan akan memperoleh laba maksimum.
d. Mengidentifikasi Mengatasi Keluhan Pelanggan

Layanan pelanggan adalah interaksi yang dilakukan oleh seseorang saat
melakukan bisnis dengan sebuah perusahaan atau individu. Pengalaman ini
bersifat positif atau negatif. Bisnis yang sukses melatih staf mereka untuk
mengatasi keluhan pelanggan dengan cepat.
Memahami Masalah
• Dengarkan masalah pelanggan.

• Berikan kesempatan pada pelanggan untuk menjelaskan masalah tanpa

gangguan.
• Jangan menantang keluhan mereka.
• Tanyakan pertanyaan untuk mengklarifikasi masalah dan penyebabnya.
• Hubungkan pelanggan dengan orang lain jika diperlukan.
Menyelesaikan Masalah
• Minta maaflah dengan tulus
• Berempatilah dengan masalah mereka
• Cari tahu bagaimana pelanggan ingin menyelesaikan masalah
• Yakinkan mereka bahwa masalah akan teratasi.
• Lakukan yang terbaik untuk mengatasi keluhan.
• Berterimakasihlah kepada pelanggan.
• Hubungi mereka.
• Rekam atau catatlah data interaksi pelanggan
Mengatasi Keluhan Pelanggan

Setelah menggunakan produk atau jasa Anda, konsumen yang puas
tentunya akan memberikan ulasan positif sekaligus merekomendasikannya
kepada orang lain. Sementara itu, konsumen yang merasa tidak puas
tentunya akan kecewa dan memberikan keluhan. Konsumen yang kecewa
ini akan menjadi masalah serius jika tidak diatasi. Mereka cenderung tidak
akan membeli lagi produk atau menggunakan jasa Anda, bahkan
menjelekkan bisnis Anda ke orang lain. Oleh karena itu, penting untuk
mengetahui cara menangani keluhan pelanggan atau konsumen.
Terima Keluhan dengan Baik

Biarkan pelanggan tahu bahwa Anda memerhatikan apa yang mereka
sampaikan. Akuilah jika Anda memang melakukan kesalahan. Jangan lupa
untuk segera meminta maaf atas ketidaknyamanan yang telah disebabkan
oleh kesalahan tersebut. Katakanlah pula bahwa Anda akan mengatasi
kesalahan tersebut pada waktu yang ditentukan. Namun, jika ternyata
keluhan yang disampaikan pelanggan bukan disebabkan oleh kesalahan
Anda dan telah terjadi kesalahpahaman, katakan saja kepada pelanggan
bahwa Anda paham bagaimana masalah tersebut bisa membuat mereka
kecewa. Anda tidak setuju begitu saja terhadap apa yang dikatakan
pelanggan, tetapi tetap bisa menghargai perasaan mereka.
Tunjukkan Empati dan Komunikasi yang Baik

Menunjukkan rasa empati kepada konsumen memberikan dua hal manfaat
dalam menangani keluhan pelanggan. Pertama, sebagai standar tindakan
Anda dalam membangun persepsi kepada diri Anda sendiri terhadap
keluhan, Sehingga Anda akan memiliki rasa bagaimana jika Anda diposisi
mereka. Kedua, sebagai persepsi diri Anda kepada konsumen.
Rasa empati juga dapat memberikan cara komunikasi yang baik. Salah satu
teknik komunikasi yang baik dan penuh empati adalah menggunakan teknik
sandwich. Seperti namanya, teknik komunikasi sandwich adalah teknik yang
menjelaskan permasalahan di tengah-tengah, dengan memberikan

penjelasan empati di awal dan akhir penjelasan yang dapat membentuk

komunikasi yang dapat diterima oleh konsumen.
Petakan Masalah Keluhan Pelanggan

Begitu mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan, Anda pun bisa
memahami dengan baik masalah apa yang sebetulnya dihadapi. Setelah itu,
lakukan analisis secara cepat, apakah sebelumnya Anda juga pernah
mendapat keluhan serupa? Jika iya, solusi apa yang dulu Anda tawarkan
dan terapkan? Apakah solusi tersebut berhasil mengatasi keluhan
pelanggan? Apabila berhasil, Anda bisa kembali menggunakan solusi
tersebut untuk menangani keluhan yang kali ini disampaikan pelanggan.
Itulah mengapa penting bagi Anda untuk mencatat setiap komplain yang
masuk dan cara-cara yang Anda lakukan untuk menanganinya. Jika ada
satu komplain yang terus menerus disampaikan pelanggan, jadikan hal
tersebut sebagai peringatan keras bahwa Anda harus mengambil tindakan
serius.
Berikan Solusi Terbaik

Menangani keluhan pelanggan belumlah selesai sampai Anda benar-benar
menerapkan solusi yang telah Anda tawarkan. Penerapan solusi harus
menjadi pengalaman yang efisien bagi pelanggan. Misalnya, pelanggan
Anda menyampaikan keluhan karena server jaringan website Anda
mendadak down. Pastikan pelanggan tahu bahwa Anda memahami betapa
mendesaknya masalah tersebut dan Anda akan segera memperbaikinya
dalam beberapa jam. Ingatlah bahwa jika sistem IT perusahaan down,
bukan hanya pelanggan yang merasakan dampaknya, tetapi juga Anda.
Produktivitas karyawan akan berkurang dan berpengaruh pada performa
kinerja. Dalam hal ini, komplain dari pelanggan pun dapat berfungsi sebagai
“alarm” bagi bisnis Anda.
e. Menyampaikan keluhan pelanggan
Jika Pelanggan Mengeluh

Pertama-tama kita harus mengerti apa yang di maksud dengan keluhan
pelanggan. Keluhan pelanggan adalah ungkapan ketidakpuasan terhadap
suatu produk baik berupa barang atau jasa. Tidak semua keluhan
pelanggan terungkap dengan jelas. Ada juga yang berdampak langsung
terhadap kinerja perusahaan tetapi biasanya dampaknya tidak langsung
dirasakan. Sehingga kemampuan mendeteksi keluhan pelanggan harus
dimiliki oleh perusahaan.
Keluhan pelanggan merupakan indikasi atau cermin untuk memperbaiki hal-

hal yang tidak sesuai dalam perusahaan. Keluhan yang terungkap biasanya
berdasarkan:
• Tingkat kepentingan pelanggan terhadap produk dan harga produk
Pelanggan yang memiliki tingkat kepentingan yang tinggi terhadap
suatu produk biasanya akan lebih mudah untuk menyampaikan
komplain jika tidak puas. Pelayanan atau produk yang sama akan terasa
berbeda kepentingan penggunaanya jika digunakan oleh pelanggan
yang berbeda pada waktu yang berbeda. Contoh, pembelian payung

oleh seorang ibu yang akan berangkat ke pasar saat hujan berbeda
tingkat kepentingannya dengan pembelian payung di siang hari yang
cerah oleh seorang pemuda yang ingin memberi hadiah pada
kekasihnya.
• Perasaan sangat tidak puas

Ada pelayanan atau kualitas produk yang sangat berbeda dari harapan
pelanggan. Semakin tinggi ketidakpuasan tersebut semakin besar
kemungkinan pelanggan menyampaikan keluhan. Rendahnya kualitas
pelayanan atau produk menjadi penyebab utama untuk keluhan jenis
ini.
• Pelanggan mengharapkan adanya perbaikan

Ada pelanggan yang ingin menyampaikan keluhan dengan harapan
akan ada perbaikan terhadap kinerja karyawan maupun kualitas produk
yang dihasilkan. Biasanya komplain akan disampaikan secara jelas
penyebab dan usulan solusinya. Perusahaan sangat beruntung jika
mempunyai pelanggan seperti ini.
• Tingkat kesulitan dalam mendapat ganti kerugian

Semakin tinggi tingkat kesulitan yang dirasakan akan membuat
pelanggan semakin enggan untuk menyampaikan keluhan. Contohnya,
pelanggan akan enggan menyampaikan komplain karena pembelian
sebotol minuman ringan.
f. Lembar Kerja Elemen 2
Lembar Kerja 2.1.
1. Jelaskan cara mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.

Jawaban:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
2. Jelaskan langkah-langkah memenuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan.

Jawaban:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
3. Jelaskan cara mengidentifikasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan.

Jawaban:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
4. Jelaskan cara mengidentifikasi mengatasi keluhan pelanggan.

Jawaban:

............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
5. Jelaskan langkah-langkah menyampaikan keluhan pelanggan.

Jawaban:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
Lembar Kerja 2.2.
Sebuah sambungan komunikasi melalui telepon diterima oleh petugas resepsionis.

Penelpon mengeluhkan suatu layanan yang tidak sesuai dengan harapannya.
Penelpon meminta agar perusahaan dapat memberikan solusi permasalahannya
sesegera mungkin. memiliki pelanggan yang telepon dengan marah komplin
menuntut pengiriman barang yang salah dan terlambat segera ditangani
Buatlah dialog percakapan antara Saudara dan rekan kerja Saudara. dengan
telepon atau HP Saudara berperan sebagai staf dan rekan Saudara berperan
sebagai pelanggan yang telepon ke kantor Saudara. Lakukan langkah-langkah
berikut ini:
1. Identifikasi kebutuhan dan keluhan pelanggan/tuliskan keluhannya pelanggan.
2. Penuhi semua kebutuhan dan permintaan pelanggan.
3. mengatasi keluhan pelanggan dengan ramah dan sopan.
4. memberikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
5. Sampaikan keluhan kepada pihak yang sesuai tingkat tanggung jawabnya.
6. Buatkan format Lembar Pesan Telepon (LPT).
7. Tuliskan pesan telepon di Lembar Pesan Telepon (LPT).
g. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 2, yaitu Memberikan

bantuan kepada pelanggan. Saudara membutuhkan pengetahuan dan
ketrampilan yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada Memberikan bantuan
kepada pelanggan di lingkungan kerja Administrasi Profesional. Selanjutnya
Saudara dapat menerapkannya pada kegiatan di kantor atau tempat kerja
Saudara dengan sikap kerja yang komunikatif, responsive dan proaktif.

Sumber:https://www.duniakaryawan.com/cara-membangun-kerja-tim/
3. Elemen 3: Melakukan Kerjasama Tim
a. Mengidentifikasi Tujuan kerja tim
Pengertian Bekerja dalam Satu Tim

Bekerja dalam satu tim adalah melakukan suatu pekerjaan dalam satu
kelompok besar atau kecil untuk mencapai tujuan bersama. Dalam sebuah
organisasi setiap karyawan pasti dituntut untuk saling bekerjasama tidak
hanya dalam dunia kerja tapi di lingkungan sosial pun manusia diharuskan
untuk bekerja sama dalam membangun sebuah peradaban yang baik.
Kerjasama diyakini dapat mempermudah dan memperlancar setiap tujuan
karena dengan kerjasama beban-beban kerja dapat dibagi.
Prinsip-Prinsip Bekerja dalam Satu Tim

• Saling menghargai
• Mempunyai komitmen dan kepentingan yang sama.
• Mengembangkan peraturan yang jelas dan transparan
• Mampu mengendalikan diri dan menjaga keseimbangan antara emosi
dan pikiran
• Harus saling mendukung
• Bersikap terbuka dan saling percaya
• Produktivitas
• Selalu berkonsultasi sebelum memutuskan
• Evaluasi
Tujuan Bekerjasama dalam Tim

• Memanfaatkan potensi
• Bekerja bersama-sama
• Ada pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang jelas dan
adil
• Untuk memperlancar aktivitas
• Efisiensi

Manfaat Bekerja dalam Satu Tim

• Terciptanya persatuan dan kebersamaan
• Meringankan beban pekerjaan
• Mempercepat penyelesaian pekerjaan
• Meringankan beban biaya yang ditanggung
• Meningkatkan produktivitas
• Meningkatkan efektivitas pekerjaan
• Mendorong berkembangnya kreativitas dan inovasi
• Meningkatkan hubungan interpersonal relationship
• Meningkatkan rasa tanggung jawab
• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
• Dapat memberikan manfaat finansial
Karakter Budaya Kerja dalam Tim

• Budaya adalah nilai-nilai yang dimiliki individu yang bermula dari adat
kebiasaan, agama, norma dan kaidah yang menjadi keyakinannya
• Manfaat budaya kerja
• Meningkatnya disiplin.
• Terbentuk sikap kegotongroyongan.
• Menjamin hasil kerja dengan kualitas yang lebih baik.
• Membuka seluruh jaringan komunikasi.
• Adanya keterbukaan.
• Adanya kebersamaan.
• Jika menemukan kesalahan dapat cepat diperbaiki.
• Timbul rasa kekeluargaan.
• Cepat menyesuaikan diri dengan perkembangan.
• Mengurangi laporan berupa data-data dan informasi yang salah dan
palsu.
• Kepuasan kerja meningkat.
• Pergaulan yang lebih akrab.
• Ingin memberikan yang terbaik bagi tim.
Bentuk-Bentuk Tanggung Jawab Masing-Masing Tim

• Satukan visi dan misi yang ingin dicapai
• Ciptakan budaya saling percaya antaranggota tim
• Empati
• Menghormati setiap individu
• Berpikir positif
• Kerja sama
• Rela berkorban
• Suka tantangan dan hal baru
Hubungan Internal Vertikal- Horizontal

• Hubungan internal vertikal: hubungan yang berlangsung secara vertikal
dari atas ke bawah/bawah ke atas, antara atasan dengan bawahan
• Hubungan internal horizontal: hubungan kerja antarkaryawan
(bawahan)/antar staf
• Arti dan manfaat hubungan antarpribadi (interpersonal relationship)
• Hubungan antarpribadi (interpersonal relationship) adalah hubungan
baik yang terjalin antarmanusia atau hubungan antarpribadi dalam

suatu lingkungan organisasi perusahaan yang berbeda latar belakang

dan pengalamannya
Cara Melakukan Hubungan Antar Pribadi

• Mau mendengar dan menghargai orang lain
• Membangun rasa percaya pada orang lain
• Menghargai perbedaan
• Melihat kelemahan orang lain sebagai bagian dari sukses diri sendiri dan
tim
• Terbuka atas kritik dan saran
• Tidak memaksakan kehendak sendiri
• Bersedia menolong dan mau ditolong orang lain
Pengembangan Profesionalisme Kerja

• Mau mendengar dan menghargai orang lain
• Membangun rasa percaya pada orang lain
• Menghargai perbedaan
• Melihat kelemahan orang lain sebagai bagian dari sukses diri sendiri dan
tim
• Terbuka atas kritik dan saran
• Tidak memaksakan kehendak sendiri
• Bersedia menolong dan mau ditolong orang lain
b. Menunjukkan Kepercayaan kepada Anggota Tim
Kepercayaan dan tanggung jawab adalah suatu hal mutlak yang harus
dimiliki oleh semua individu dalam sebuah tim, baik sebagai pemimpin tim
maupun anggota tim itu sendiri. Kepercayaan pimpinan terhadap
anggotanya adalah sesuatu yang harus dibangun untuk menumbuhkan
tanggungjawab anggota sebuah tim. Begitu juga sebaliknya, pimpinan
harus mempunyai tanggungjawab penuh untuk menjaga kekompakan
timnya sebagai akibat adanya kepercayaan antar anggota dalam sebuah tim
tersebut.
Buah kepercayaan dan tanggung jawab yang tumbuh dari sebuah tim
menghasilkan sebuah kekompakan untuk mencapai tujuan bersama tim itu.
Adakalanya pimpinan yang kurang percaya terhadap anggota melakukan
semua tugas secara individu, dan merasa ekslusif dalam mengerjakan
semua tugas yang menjadi tanggung jawab semua anggota tim, sehingga
dalam tim tidak ada istilah pendelegasian tugas dan wewenang. Akibatnya,
anggota hanya dijadikan accecorris, kurang memahami tugas dan fungsinya
sehingga tidak pernah muncul rasa tanggung jawab dalam diri masing-
masing anggota tim yang mengakibatkan pula kurang mempunyai rasa
memiliki, frustasi, stress, berleha-leha dalam tugas.
Kepercayaan dan tanggung jawab tidak akan muncul dengan sendirinya,

setidaknya memerlukan waktu untuk berdaptasi terhadap lingkungan
sekitar, dan karakter masing-masing anggota tim, terlebih sebuah tim yang
baru dibentuk oleh sekelompok orang yang tidak pernah mengenal satu
sama lain sebelumnya.

Cara Membangun Kepercayaan Tim

Salah satu aspek penting keberhasilan sebuah tim adalah pemimpin tim.
Kepercayaan anggota tim kepada pemimpin tim adalah kunci awal
keberhasilan tim. Kadangkala sebuah tim gagal mencapai tujuan karena
ketidakpercayaan anggota tim kepada pimpinannya. Bagaimana seorang
pemimpin membangun kepercayaan kepada anggotanya? Berikut adalah 10
cara yang akan membawa Anda mendapat kepercayaan tim Anda:
• Jadilah kooperatif
Gunakan aturan emas memperlakukan orang lain sebagaimana Anda
ingin diperlakukan.
• Dengarkan dengan penuh perhatian
Perhatikan baik-baik apa yang anggota tim Anda katakan dan
memberikan umpan balik verbal dan non-verbal yang baik.
• Ajukan pertanyaan dan memverifikasi pemahaman
Diskusikan ide dan pendapat untuk membantu memecahkan masalah
dan menghindari konflik akibat kesalahpahaman.
• Pertimbangkan perasaan pribadi
Memahami pendapat orang lain dan menangani emosi untuk lebih
menerima ide-ide dan perilaku.
• Berkomunikasi secara terbuka
Bicara tentang hal-hal secara terbuka dan menerima apa yang dikatakan
orang lain.
• Jadilah netral
Jaga pikiran tetap terbuka dan tidak terburu-buru menghakimi.
• Jadilah handal
Lakukan apa yang Anda katakan dan tidak pernah membocorkan
rahasia.
• Mendukung kerja sama tim
Dorong satu sama lain untuk bekerja ke arah pertumbuhan pribadi dan
profesian.
• Memiliki akuntabilitas
Jujur mengakui ketika Anda salah dan belajar dari kesalahan Anda.
• Jangan bersikap defensif
Jangan menyerang orang lain atau menyalahkan tim dalam upaya untuk
melindungi harga diri Anda.
c. Mengidentifikasi Tugas-tugas individu
Pada dasarnya setiap orang yang bergabung dalam satu tim, mempunyai
tugas dan tanggung jawab sesuai dengan jabatan, dan tugas yang
diberikan.
Tugas dan tanggung jawab sebagai anggota tim

• Mengembangkan visi dan misi dari sebuah tim
• Menjaga rahasia, prestise, dan nama baik tim
• Taat terhadap aturan yang telah ditetapkan tim
• Menjalin kerjasama yang baik dengan rekan kerja tim
• Mempunyai loyalitas kepada tim

• Melakukan seluruh pekerjaan yang menjadi tugasnya masing-masing

dengan sungguh-sungguh dan penuh tanggung jawab
Tugas dan tanggung jawab sebagai pemimpin tim

• Selalu memberikan contoh yang baik mengenai sikap, tindakan, dan
perbuatan kepada bawahan
• Selalu memotivasi dan dorongan kepada bawahan
• Memberi perhatian dan tanggapan tentang semua persoalan yang ada
dalam tim, baik berdasarkan pengamatan sendiri maupun beradasarkan
laporan dari bawahan
• Bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan yang dilakukan
oleh tim
Karakteristik Tim
• Harus memiliki tujuan bersama yang jelas. Apapun bentuk tujuannya,
usaha untuk mencapai tujuan tersebut merupakan alasan keberadaan
suatu tim.
• Adanya kerjasama untuk mencapai tujuan.
Kerjasama tim sangat diperlukan karena kualitas keputusan dan tingkat

kreativitas yang dihasilkan oleh sebuah tim, jauh lebih baik daripada
kualitas dan kreativitas yang dihasilkanoleh rata-rata individu yang bekerja
sendirian. Keuntungan tim adalah adanya kekuatan kerjasama.
Ciri-Ciri Tim yang Hebat :

• dapat menciptakan hasil dengan cepat;
• kreatif;
• bijaksana;
• positif
• dan konsisten.
Salah satu faktor yang membuat sebuah tim berfungsi adalah keikutsertaan
seluruh anggota tim.
Tujuan Tim
Tujuan tim dinilai baik apabila hasil yang diharapkan tidak dapat diraih
oleh usaha seorang saja. Agar seluruh anggota tim mengetahui tujuan tim
maka:
• Jadikan tujuan singkat, padat, jelas, pasti dan beorientasi pada
tindakan.
• Contoh tujuan tim adalah “Menciptakan hubungan yang lebih baik
antara pelanggan dan perusahaan”. Tujuan ini terlalu luas dan dapat
menciptakan berbagai arti. Seluruh anggota tim harus mengartikan
tujuan secara sama. Pernyataan tujuan dapat diperjelas dengan.
“Mengurangi keluhan pelanggan” atau “Meningkatkan kualitas
kepuasan pelanggan”.
• Seluruh anggota tim harus mengetahui arti dari tujuan tim
yang sebenarnya. Hal ini dapat dilakukan dengan menanyakan kepada
tiap anggota mengenai tujuan tim. Jawaban anggota tim
akanmenunjukkan apa yang sebenarnya menjadi hasil pekerjaan tim.

• Adanya kemungkinan keberhasilan. Tim harus percaya bahwa

tujuan tersebut dapat dicapai dan merupakan hal yang tepat untuk
dilakukan.
• “Tujuan kita hanya dapat diraih dengan bantuan rencana yang dapat
dipercaya dan bisa digunakan untuk memimpin tindakan kita dengan
bersemangat. Tidak ada jalan lain untuk meraih keberhasilan” (Pablo
Picasso).
d. Memberikan Bantuan tim untuk Pencapaian Tujuan kerja
Kerja sama dalam tim ( teamwork) terkadang dihindari oleh beberapa

orang di lingkungan kerja. Ada yang merasa sanggup bekerja secara
independen, sehingga tidak terlalu mengandalkan orang lain.
Padahal, teamwork memberikan sejumlah manfaat bagi diri Anda sendiri
dan perusahaan. Anda harus menurunkan ego dan menjaga
kekompakan hubungan dalam tim. Hindari sikap yang merasa bisa
bekerja sendiri-sendiri.
Nah, berikut beberapa alasan kenapa Anda harus bekerja dalam tim.
Setidaknya, ada lima hal penting yang harus Anda sadari tentang
manfaat team bagi keberhasilan suatu bisnis.
Lima Manfaat Teamwork dan Pentingnya Bekerja Dalam Tim

• Meningkatkan Efisiensi Kerja
Masing-masing orang dalam tim mungkin memiliki pemikiran yang
berbeda-beda. Namun, setiap orang harus sepakat dalam hubungan
kerja. Tim kerja harus memahami target dalam kelompok dan memiliki
satu visi yang sama dalam bekerja.
Jika terjalin kerja sama yang baik, efisiensi kerja jadi meningkat. Setiap
orang akan menjalankan fungsinya secara bersamaan sesuai tanggung
jawab masing-masing, sehingga pekerjaan yang menumpuk dapat cepat
dibereskan.
• Memiliki Banyak Ide Kreatif

Jika Anda selalu bekerja sendirian, pikiran Anda akan lama berkembang.
Saat pikiran Anda buntu, Anda tidak akan bisa menemukan ide yang
kreatif dan inovatif. Berbeda jika Anda bekerja dalam tim, Anda dapat
saling berkomunikasi untuk bertukar pikiran.
Kreativitas pun akan terbangun karena terdapat diskusi untuk

membahas berbagai gagasan yang menarik. Anda bisa mendapatkan ide
terbaik dan akhirnya menciptakan solusi yang optimal secara bersama-
sama.
• Beban Kerja Jadi Lebih Ringan

Banyak hal yang dapat dikerjakan jika dilakukan bersama-sama. Suatu
pekerjaan besar akan terasa mudah jika dikerjakan oleh beberapa
orang. Meski setiap orang memiliki tugas masing-masing sesuai delegasi

yang dibagikan oleh atasan, semuanya akan saling melengkapi untuk

mencapai tujuan bersama.
Enaknya memiliki tim, Anda bisa membagikan beban kerja Anda dan
juga memberikan bantuan pada anggota tim lainnya. Semua orang akan
saling tolong-menolong dan belajar untuk tidak memperhatikan
kepentingan pribadi, tetapi mengutamakan kepentingan bersama.
• Saling Menguatkan di Masa Sulit

Setiap anggota tim memiliki peran masing-masing. Namun, semuanya
saling mendukung dan melengkapi dengan visi yang sama. Terutama
pada masa-masa sulit, manfaat teamwork akan sangat terasa karena
Anda bisa mengandalkan satu sama lain dan juga saling menguatkan.
Bandingkan jika Anda hanya bekerja sendiri. Anda akan kewalahan

dalam menyelesaikan pekerjaan. Anda pun akan mengambil keputusan
yang salah di saat stres melanda, karena tidak ada orang yang bisa
diajak berdiskusi untuk mengatasi masalah.
• Memajukan Perusahaan
Kolaborasi dalam tim akan berdampak terhadap kemajuan
perusahaan. Produktivitas kerja akan meningkat karena setiap orang
memiliki kesempatan yang sama untuk berpartisipasi dalam pekerjaan,
sesuai dengan keterampilan masing-masing.
Pastinya, sebuah proyek yang dikerjakan bersama akan cepat selesai.

Proyek lain yang menanti pun bisa siap untuk dikerjakan. Target
perusahaan akan cepat tercapai dengan adanya kualitas tim kerja yang
saling mendukung.
Nah, itulah manfaat teamwork bagi diri sendiri dan perusahaan. Namun,
manfaat tersebut baru dapat Anda rasakan jika Anda memiliki tim kerja
yang kompak dan sehati untuk mencapai tujuan yang sama. Hindari ego
masing-masing dan hargai kepentingan bersama. Dengan begitu, semua
pekerjaan dapat selesai dengan maksimal dalam waktu yang cepat dan
memenuhi target perusahaan sesuai dengan harapan.
e. Membutuhkan bantuan dari anggota tim lainnya
Meminta tolong bisa terasa sangat berat, bahkan untuk hal-hal kecil.
Meminta bantuan dipandang sebagai ketidaksempurnaan sehingga
membuat seseorang bisa merasa lemah atau tidak mampu. Akan tetapi,
meminta bantuan itu penting. Banyak masalah dalam hidup tidak bisa
dihadapi sendirian - hidup kita tidak selama itu untuk bisa belajar cara
melakukan sesuatu sendirian. Entah Anda mencari sedikit bantuan dalam
mengerjakan tugas dari sekolah atau sedang mencari pengobatan untuk
sebuah penyakit yang serius, meminta tolong adalah langkah pertama
menuju kemajuan yang positif. Mari kita mulai dengan Langkah 1 di bawah
atau coba lihat beberapa seksi yang disebutkan di atas untuk saran yang
lebih spesifik lagi.

Menerima Fakta Bahwa Anda Butuh Bantuan

Katakan pada diri sendiri bahwa Anda butuh bantuan. Coba tanyakan
beberapa pertanyaan berikut kepada diri sendiri. Jika Anda menjawab "ya",
sepertinya Anda butuh bantuan.
• Apakah saya sudah mencoba memecahkan masalah ini tetapi tidak

berhasil?
• Apakah saya tidak tahu langkah berikut apa yang harus diambil?
• Apakah saya khawatir dengan apa yang akan terjadi?
• Apakah hal-hal buruk akan terjadi jika saya tidak memecahkan masalah
ini?
Coba cari tahu apa yang membuat Anda memerlukan bantuan.

Tanyakan pertanyaan berikut kepada diri Anda:
• Pada titik apa dalam proses ini saat saya pertama kali mengalami
kesulitan?
• Kapan saya paling frustrasi?
• Apakah ada bagian dalam proses ini yang saya takuti?
Cari seseorang yang bisa membantu.

Contohnya, jika Anda merasa Anda membutuhkan bantuan untuk membuat
tubuh menjadi bugar, meminta salah satu teman untuk menjadi teman
olahraga sekaligus mencari pelatih di pusat kebugaran bisa Anda lakukan.
Jangan meminta bantuan kepada seseorang yang menybalkan kecuali dia

satu-satunya pilihan. Sebaiknya Anda tidak membuang waktu dengan
meminta bantuan dari seseorang yang bisa membuat Anda merasa bodoh.
Jika Anda membutuhkan bantuan terkait masalah emosi, Anda bisa

mencoba bicara kepada seorang teman yang sangat dekat, pasangan Anda,
atau salah satu anggota keluarga, walaupun mereka tidak memiliki
kualifikasi khusus.
Jika masalah yang Anda hadapi itu serius atau Anda merasa bahwa Anda
tidak bisa meminta bantuan dari seseorang yang dekat dengan Anda,
bicarakan masalah ini kepada seorang psikiater atau psikolog. Para ahli ini
ada untuk membantu orang yang normal dan waras seperti Anda - Anda
tidak sakit jiwa hanya karena berbicara kepada seorang ahli mengenai
masalah Anda.
Jaga citra diri yang positif

Meminta bantuan bukanlah alasan untuk merasa lemah, tidak mampu, atau
bodoh. Ingatlah bahwa meminta bantuan saat Anda membutuhkannya
merupakan pertanda "kekuatan", bukannya "kelemahan".
Meminta Bantuan
• Telan rasa gengsi Anda.
• Minta bantuan.
• Pergi ke tempat lain untuk memecahkan masalah.
• Perhatikan dan simak orang yang membantu Anda.

• Menerima Bantuan dengan Sopan

• Mengatakan terima kasih.
• Ingat saran orang yang membantu Anda.
• Coba untuk memecahkan masalah itu sendiri.
• Jangan takut untuk meminta tolong lagi.
Tips
• Jangan merasa tidak enak setelah itu.
• Hargai bantuan yang diberikan dengan ucapan "Terima Kasih."
• Sadari bahwa orang lain juga membutuhkan bantuan.
• Terima bahwa semua orang punya masalah. Dan Anda membutuhkan
bantuan untuk memecahkan masalah Anda.
• Jika orang yang diminta bantuan tidak langsung menanggapi, jangan
langsung berkata "Halo?" atau "Saya butuh bantuan sekarang!" karena
dia akan enggan untuk membantu Anda.
• Perhatikan sekeliling Anda sehingga anda bisa memanfaatkan situasi
semaksimum mungkin.
• Jaga kesopanan dalam bersikap dan hindari sikap yang menyebalkan.
Minta maaf atas ketidaknyamanan yang timbul kepada orang yang
membantu Anda.
• Mulailah dengan meminta tolong kepada orang yang dekat dengan Anda
(teman, keluarga, dan sebagainya).
Peringatan
• Hindari meminta bantuan kepada siapa pun yang terlihat tidak bisa
dipercaya. Kebanyakan orang tidak berbahaya, tetapi ada beberapa
yang berbahaya. Ini berlaku kepada siapa saja, tidak hanya orang-orang
yang terlihat mencurigakan.
• Jika masalah yang dihadapi berupa masalah kesehatan orang lain yang
genting, hubungi petugas kesehatan darurat sebelum mencari orang
lain untuk membantu.
• Tergantung masalahnya, jangan coba untuk memecahkannya sendirian
jika ada risiko cedera atau ada batasan waktu.
• Jika ini masalah darurat kesehatan, pergilah ke klinik atau rumah sakit
terdekat dan cari orang yang bisa mengantar anda jika memang
diperlukan.
f. Menerima Umpan balik dari anggota tim lainnya

Pentingnya umpan balik dari anggota tim dapat mengetahui berbagai
temuan dan menghasilkan identifikasi berbagai implikasi temuan-temuan
kuisioner. Cara dalam melakukan perolehan umpan balik adalah dengan
melakukan survei, survei di dalam umpan balik digunakan untuk mengkaji
hal-hal yang berkaitan dengan sikap para anggota organisasi, termasuk
upaya menemukan kesenjangan atau perbedaan persepsi para anggota dan
menyelesaikan permasalahan.
Langkah-Langkah Pelaksanaan Survei dalam Perolehan Umpan

Balik
Keterlibatan Manajemen puncak dalam perencanaan dari kuisioner yang
akan digunakan dalam survei dimana setiap orang dalam organisasi dapat

berperan serta dalam survei yang diselenggarakan atau dapat pula terbatas
hanya pada partisipasi para anggota suatu kelompok kerja tertentu yang
terdiri dari seorang manajer dan para karyawan yang menjadi bawahan
langsung, biasanya dalam bentuk kuisioner, dimana langkah-langkah
kuisioner tersebut sebagai berikut:
• Menggali pendapat dan memberikan pertanyaan-pertanyaan yang
relevan mengenai perusahaan mengisi kuisioner, menanyakan persepsi
dan sikap karyawan.
• Kuisioner sebagai instrumen survei disebarluaskan oleh konsultan PO
kepada semua anggota organisasi, atau dengan kata lain konsultan PO
dapat mengumpulkan data dari kuisioner yang ditabulasikan bersama
data sejenis dalam bentuk unit tertentu, kemudian dengan data yang
diperoleh dari semua responden dalam seluruh organisasi.
• Pengolahan data dari hasil kuisioner, dan hasilnya diumpan balikkan
kepada tim atau satuan-satuan kerja dalam seluruh jajaran organisasi.
Biasanya penyebarluasan hasil olahan tersebut dimulai kepada
manajemen puncak dan berlanjut sampai semua dalam organisasi
menerimanya.
• Setelah menerima umpan balik dalam bentuk data tersebut, kemudian
setiap manajer mengadakan pertemuan dengan para bawahan
langsungnya, untuk mendiskusikan substansi umpan balik tersebut
g. Menegosiasikan Tanggung Jawab Individu untuk Tujuan

Pekerjaan
Pengertian Tanggung Jawab

Tanggung jawab menurut kamus umum Bahasa Indonesia adalah keadaan
wajib menanggung segala sesuatunya. Sehingga bertanggung jawab
menurut kamus umum bahasa Indonesia adalah berkewajiban
menanggung, memikul jawab, menanggung segala sesuatunya, atau
memberikan jawab dan menaggung akibatnya. Tanggung jawab adalah
kesadaran manusia akan tingkah laku atau perbuatannya yang disengaja
maupun tidak disengaja. Tanggung jawab juga berarti berbuat sebagai
perwujudan kesadaran akan kewajibannya.
Jenis-jenis Tanggung Jawab

Manusia itu berjuang adalah memenuhi keperluannya sendiri atau untuk
keperluan pihak lain. Untuk itu ia menghadapi manusia lain dalam
masyarakat atau menghadapi lingkungan alam. Dalam usahanya itu
manusia juga menyadari bahwa ada kekuatan lain yang ikut menentukan,
yaitu kekuasaan Tuhan. Dengan demikian tanggung jawab itu dapat
dibedakan menurut keadaan manusia atau hubungan yang dibuatnya, atas
dasar ini, lalu dikenal beberapa jenis tanggung jawab, yaitu
Tanggung Jawab Terhadap Diri Sendiri

Tanggung jawab terhadap diri sendiri menentukan kesadaran setiap orang
untuk memenuhi kewajibannya sendiri dalam mengembangkan kepribadian
sebagai manusia pribadi. Dengan demikian bisa memecahkan masalah-
masalah kemanusiaan mengenai dirinya sendiri menurur sifat dasarnya
manusia adalah mahluk bermoral, tetapi manusia juga pribadi. Karena

merupakan seorang pribasi maka manusia mempunyai pendapat sendiri,

perasaan sendiri, berangan-angan sendiri. Sebagai perwujudan dari
pendapat, perasaan dan angan-angan itu manusia berbuat dan bertindak.
Dalam hal ini manusia tidak luput dari kesalahan, kekeliruan, baik yang
sengaja maupun yang tidak.
Misalnya sebagai seorang pelajar kita haruslah mengerti dan menyadari
posisi kita untuk senantiasa belajar dan mengerjakan segala pekerjaan
rumah dengan penuh dedikasi, karena hal-hal seperti itulah yang akan
mempengaruhi kesuksesan kita sendiri pada akhirnya. Hal-hal tersebut tidak
ada kaitannya sama sekali dengan orang lain, karena yang menentukan
jalan hidup kita, masa depan kita adalah kita sendiri.
Tanggung Jawab Terhadap Keluarga

Keluarga merupakan masyarakat kecil. Keluarga terdiri dari suami, ister,
ayah, ibu anak-anak, dan juga orang lain yang menjadi anggota keluarga.
Tiap anggota keluarga wajib bertanggung jawab kepada keluarga.
Tanggung jawab ini menyangkut nama baik keluarga. Tetapi tanggung
jawab juga merupakan kesejahteraan, keselamatan dan kehidupan.
Misalnya seorang anak memiliki tanggung jawab kepada keluarganya untuk

selalu menjaga dan melindungi nama baik keluarganya setiap saat dengan
cara bertindak dan berperilaku dengan sopan dan santun sesuai dengan
aturan yang ada dalam masyarakat dan tidak melanggar aturan-aturan
tersebut.
Ada beberapa jenis pekerja yaitu:

• Workaholic yaitu orang yang kecanduan kerja, sangat terikat pada
pekerjaan dan tidak bisa berhenti bekerja
• Workshy yaitu orang yang malas bekerja, tidak mau melakukan
pekerjaan, dan pekerjaan sesuatu yang menjijikan.
• Work Tolerant yaitu orang yang bekerja sesedikit mungkin untuk
mendapatkan hasil yang maksimum dan memandang pekerjaan sebagai
sesuatu yang tidak disenangi tetapi harus dilakukan.
h. Lembar Kerja Elemen 3
Lembar Kerja 3.1.
1. Jelaskan cara mengidentifikasi tujuan kerja tim.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
2. Jelaskan langkah-langkah menunjukkan kepercayaan kepada anggota tim.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
3. Jelaskan tugas dan tanggungjawab anggota tim.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
4. Jelaskan langkah-langkah memberikan bantuan kepada tim untuk pencapaian

tujuan kerja.
Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
5. Jelaskan langkah-langkah membutuhkan bantuan dari anggota tim lainnya.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
6. Jelaskan langkah-langkah menerima umpan balik dan informasi dari anggota

tim lainya.
Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 3.2.
Perusahaan akan mengadakan kegiatan seminar yang akan dihadiri oleh beberapa
orang. Untuk itu, diperlukan suatu tim kerja terdiri dari beberapa orang yang akan
mengurus kegiatan tersebut dari persiapan, pelaksanaan hingga pelaporan. Maka
diperlukan kerjasama tim yang kompak untuk melayani dan komplin dari peserta
seminar, Tetapi, pada tahap pelaksanaan, salah satu anggota tim berhalangan
hadir yang menyebabkan kegiatan tidak berjalan sesuai dengan rencana.
Buatlah sebuah skenario rapat mengenai persiapan seminar dengan melibatkan

beberapa orang. Saudara berperan sebagai ketua tim yang memimpin rapat dan
beberapa rekan Saudara berperan sebagai notulis (1 orang) dan anggota tim (3
orang). Dalam rapat tersebut Saudara dan rekan-rekan Saudara:
1. Identifikasi tujuan kerja tim.
2. Tunjukkan kepercayaan, dorongan dan rasa hormat kepada anggota tim
3. Identifikasikan tugas-tugas individu, skala prioritasnya dan dalam batas waktu.
4. Berikan bantuan kepada tim untuk memastikan pencapaian tujuan kerja yang

telah ditetapkan.
5. Cari bantuan apabila dibutuhkan dari anggota tim lainnya.
6. Terima umpan balik dan informasi dari anggota tim lainnya.
7. Negosiasikan perubahan-perubahan tanggung jawab individu dinegosiasikan
kembali untuk memenuhi tujuan-tujuan pekerjaan.
8. Buatkan surat undangan (siapa pembicara dan moderator).
9. Buatkan daftar hadir.
10. Buatkan jadwal seminar.
11. Buatkan notulen rapat.
12. Praktikkan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan Saudara.
13. Demonstrasikan skenario tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk video.
i. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 3, yakni melakukan

kerjasama tim. Selain memiliki pengetahuan ketrampilan dalam bentuk
penguasaan ungkapan-ungkapan yang dibutuhkan untuk melakukan
kerjasama tim pada suatu ditempat kerja di lingkungan kerja Administrasi
Profesional, Saudara juga perlu menguasai metode dan teknik untuk
menjadi ketua atau anggota tim. Dengan demikian, Saudara mampu
menyampaikan presentasi yang membuat pendengar atau pemirsa tertarik
untuk mengikutinya dan melakukan tanya jawab dengan Saudara. Dan
Saudara menerapkan kemahiran ini dengan dengan sikap kerja yang
komunikatif, responsive dan proaktif.
D. Penilaian
Bagian 1: Tes Tertulis Pilihan Ganda
Pilih jawaban yang paling tepat.
1. Hukum permintaan akan berlaku di seluruh kalangan masyarakat apabila

memenuhi syarat-syarat adalah ….
A. barang yang sifatnya ahnya tidak mendapatkan pujian
B. tidak ada pengharapan atas perubahan harga
C. harga barang yang lain tidak tetap
D. selera pelanggan tidak tetap
2. Paling utama dilakukan untuk meningkatkan kualitas ke pelanggan adalah ….

A. ketepatan
B. kesiapan
C. kenyamanan
D. pelayanan
3. Cara mengatasi keluhan pelanggan adalah ….

A. mengetahui masalah
B. menjanjikan kepelanggan
C. memahami masalah
D. komunikasi kepelanggan

4. Manfaat teamwork atau bekerja dalam tim adalah ….

A. selalu kerja berat
B. ide menjadi terbatas
C. meningkatkan efisien kerja
D. terjadi persaingan antar kolega
5. Cara yang tepat untuk membangun rasa kepercayaan dalam tim adalah ….
A. tim bekerja sendiri
B. tim diberi tanggung jawab
C. tim bekerja mandiri
D. tim bebas dari target
6. Tugas-tugas individu dalam tim supaya tercapai skala prioritasnya dan selesai
dalam batas waktu maka tim harus ….
A. diberi jadwal
B. tunggu perintah
C. bekerja sama
D. ada target
7. Langkah yang tepat memberikan bantuan kepada tim untuk mencapai tujuan
adalah dengan cara ….
A. individu
B. kerja tim
C. dua tim
D. tiga tim
8. Membutuhkan bantuan dapat dicari dari anggota tim lainnya dinamakan ….

A. kerja sama
B. kesadaran
C. negoisasi
D. mandiri
9. Menerima umpan balik dan informasi dari anggota tim lainnya adalah dengan
cara ….
A. tanggapan dan sanggahan
B. data dan informasi
C. survey dan kuisioner
D. kesan dan saran
10. Menanamkan rasa tanggung jawab individu untuk memenuhi tujuan pekerjaan
adalah ….
A. percaya diri
B. mandiri
C. tergantung pimpinan
D. kesadaran manusia
Bagian 2: Praktik-Demonstrasi
Demonstrasikan dan dokumentasikan dalam bentuk video singkat maksimal 20 MB

dan berdurasi maksimal 5 menit untuk pekerjaan berikut ini.

Skenario
Seorang pembantu pimpinan sedang menerima tamu yang datang untuk
menyampaikan proposal kerjasama dalam kegiatan usaha dengan penawaran
keuntungan yang besar. Akan tetapi, pimpinan sedang tidak berada di tempat.
Sebelum pimpinan keluar kantor, beliau menginstruksikan bahwa jika tamu
tersebut datang agar dipersilahkan ke ruang rapat untuk membicarakan kerja sama
tersebut dengan tim pemasaran. Pada saat yang bersamaan, telepon masuk dari
pelanggan yang mengeluhkan layanan yang diterimanya beberapa hari yang lalu.
Bagaimana seharusnya sikap dan tindakan sekretaris tersebut?
Untuk menyelesaikan tugas, ikuti instruksi di bawah ini:

1. Gunakan bahasa dan nada suara sesuai budaya komunikasi.
2. Gunakan bahasa tubuh untuk memperkuat komunikasi.
3. Identifikasi potensi konflik dalam komunikasi.
4. Identifikasi kebutuhan dan tujuan pelanggan.
5. Penuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan.
6. Identifikasi kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan.
7. Identifikasi mengatasi keluhan pelanggan.
8. Sampaikan keluhan kepada pihak yang sesuai dengan tingkat tanggung
jawabnya.
9. Identifikasi tujuan kerja tim.
10. Tunjukkan kepercayaan, dorongan dan rasa hormat kepada anggota tim.
11. Identifikasikan tugas-tugas individu, skala prioritasnya dan dalam batas waktu.
12. Berikan bantuan kepada tim untuk memastikan pencapaian tujuan kerja.
13. Cari bantuan apabila dibutuhkan dari anggota tim lainnya.
14. Terima umpan balik dan informasi dari anggota tim lainnya.
15. Negosiasikan tanggung jawab individu untuk tujuan pekerjaan.
E. Refleksi dan Tindak Lanjut
1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini?

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini?

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini

meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada
kompetensi Menerapkan kerjasama dengan kolega dan pelnggan?
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk mempertahankan dan memelihara

kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
Referensi
1. Saefu Zaman, 2012, Bahasa Indonesia yang baik dan benar kedudukan fungsi dan
ragam Bahasa Indonesia
2. Lutfi Fauzan, 2009, Faktor Budaya dalam komunikasi
3. Wursanto, Ig., Etika Komunikasi Kantor, Kanisius, 2000.
4. Amalia Indah Wulandari, 2014, kebutuhan dan Permintaan pelanggan
5. Ridwan, 2011, Menerapkan Bekerja dalam Tim
6. TEORI PENGEMBANGAN ORGANISASI: Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA
7. Sumber: http://abra139210.wordpress.com/2011/04/18/manusia-dan-tanggung-
jawab/
8. http://suyonomemo.blogspot.com/2011/09/kepemimpinan-dan-kerjasama-tim.html
9. Islahulben, SE.MM,2014, kepemimpinan dan kerjasama tim
10. Lupiyoadi, Rambat. 2001. Manajemen Pemasaran Jasa. Edisi Pertama. Salemba
Empat: Jakarta
11. Ratminto dan Atik Winarsih. 2005. Manajemen Pelayanan. Pustaka Pelajar:
Yogyakarta
12. Supranto. 2006. Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan. Cetakan Ketiga. Rineka
Cipta: Jakarta
13. Sumber: http:// https://slideplayer.info/slide/2614465//komunikasi di tempat kerja.html
14. https://www.google.com/search?q=gambar+memberikan+bantuan+kepada+pelan
ggan&safe
15. Sumber:https://www.duniakaryawan.com/cara-membangun-kerja-tim/

BAB III
MENERAPKAN ETIKA PROFESI
Setelah mempelajari kegiatan ini, Saudara diharapkan dapat menerapkan etika

profesi dalam lingkungan pekerjaan Administratif Profesional melalui Kegiatan
Pembelajaran 2: Menerapkan Etika Profesi.
Adapun kriteria unjuk kerja dari Menerapkan Etika Profesi adalah:
1. Melindungi Kepentingan Pelanggan

1.1. Menerapkan kelangsungan pelayanan dan aliran informasi sesuai dengan
tuntutan kerja
1.2. Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi pada
saat pribadi dan organisasi membutuhkan
1.3. Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang relevan
1.4. Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak miliknya
2. Menghasilkan Layanan yang Berkualitas

2.1. Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional, keuntungan
pelanggan dan atasan
2.2. Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi
2.3. Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan pelayanan
2.4. Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan
atasan
3. Menjamin Kualitas Kinerja

3.1. Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja
3.2. Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang
3.3. Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar kepada
atasan dan pelanggan
3.4. Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk menyelesaikan
tahapan proyek
3.5. Menerapkan tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan
4. Menjaga Hubungan Kerja yang Harmonis

4.1. Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan profesional
4.2. Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai prosedur
4.3. Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara
berkelanjutan

C. Aktifitas Pembelajaran
1. Elemen 1: Melindungi Kepentingan Pelanggan
a. Menerapkan kelangsungan pelayanan dan aliran informasi sesuai

dengan tuntutan kerja
Memberikan pelayanan kepada pelanggan internal maupun eksternal baik

yang bersifat perorangan, kelompok, atau organisasi sesuai dengan tugas
dan fungsinya. Penyampaian informasi yang ditujukan kepada pelanggan
dapat dilakukan secara langsung atau menggunakan media, hal-hal yang
harus diperhatikan adalah:
• Mengutamakan untuk bertindak secara professional
• Menyampaikan informasi dengan lengkap dan benar
• Penggunaan media yang tepat sesuai dengan tujuan yang akan dicapai
• Memberikan informasi kepada semua pihak yang membutuhkannya
• Melindungi pelanggan dari akibat yang merugikan
• Menghindari keberpihakan dalam pemberian pelayanan
• Menjaga informasi yang akan berpengaruh terhadap kinerja dan
prestasi organisasi.
Pada prinsipnya berhasil atau gagalnya suatu informasi yang disampaikan

ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut:
• Kepandaian pihak yang menyampaikan informasi
• Sikap yang baik dari pihak yang menyampaikan informasi
• Keadaan lahiriah/fisik yang baik dari pihak yang menyampaikan
informasi
• Kesamaan system social (ekonomi-budaya) dari pihak-pihak yang
menyampaikan informasi.
LK 1 Melindungi Kepentingan Pelanggan
Menurut anda, apakah penyampaian informasi menggunakan media sudah cukup

tanpa menyertakan dengan surat? Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
dengan teman sejawat atau menggunakan sumber/fasilitas yang ada.
b. Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi

pada saat pribadi dan organisasi membutuhkan
Suatu organisasi perlu mengelompokan informasi yang dihasilkan dan yang

diperoleh untuk menjaga keamanan. Peraturan pengelompokan informasi
ini dirancang dan ditetapkan oleh organisasi tersebut sesuai tujuan yang
akan dicapai dengan memperhatikan resiko dan keuntungan yang mungkin
terjadi dari informasi tersebut.
Pengelompokan informasi secara umum dibedakan menjadi:

• Informasi yang bersifat Umum
• Informasi yang bersifat Terbatas
• Informasi yang bersifat Rahasia

Tiga teknik perlindungan terhadap informasi, yaitu:

• Melindungi secara organisasi, dengan cara menunjuk personil khusus
dengan aturan yang jelas, melakukan pendidikan dan pelatihan, seminar
atau pertemuan lain terkait tentang pentingnya keamanan informasi
• Melindungi secara logik, dengan cara menggunakan password,
kriptografi (kode rahasia), memasang antivirus, dan lain-lain
• Melindungi secara fisik, dengan cara menyimpan dalam ruangan khusus,
dalam lemari besi, dan lain-lain
LK 2 Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi

pada saat pribadi dan organisasi membutuhkan
Menurut anda, sebagai orang yang memegang informasi, aturan apa yang akan
anda buat jika pelanggan membutuhkan informasi. Untuk menjawab LK ini anda
dapat berdiskusi dengan teman sejawat atau menggunakan sumber/fasilitas yang
ada.
c. Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang

relevan
Dalam organisasi atau dimanapun perselisihan atau konflik seringkali terjadi

dalam bentuk yang beragam, mulai dari bentuk yang ringan seperti
perbedaan pendapat, hingga ke bentuk yang berat seperti konflik yang
melibatkan hukum baik perdata maupun pidana. Penyebab terjadinya
konflik dapat disebabkan oleh:
• Pihak-pihak yang membutuhkan informasi tidak memiliki pengetahuan
yang luas sehingga salah persepsi tentang informasi tersebut
• Bahasa yang dipergunakan kurang jelas
• Adanya prasangka yang tidak beralasan
• Adanya panca indera yang rusak
• Adanya alat komunikasi yang rusak
• Sikap yang kurang bijaksana
• Komunikasi satu arah (tidak ada tanggapan)
Untuk menghindari munculnya gejala perselisihan yang menimbulkan

konflik, dibuatlah peraturan, yaitu ketentuan atau kaedah hukum yang
harus ditaati oleh setiap pribadi yang terlibat didalamnya.
Berikut ini beberapa pandangan cara penyelesaian sengketa/konflik di luar

pengadilan.
Konsultasi
Konsultasi merupakan tidakan yang bersifat personal antara pihak yang
memiliki masalah dengan pihak konsultan yang memberikan pendapat.
Tidak ada keharusan pihak yang memiliki masalah mengikuti pendapat yang
disampaikan konsultan. Dalam hal ini konsultan hanyalah memberikan
pendapat secara hukum, selanjutnya keputusan akan diambil sendiri oleh
para pihak yang memiliki masalah meskipun adakalanya pihak konsultan
juga diberikan kesempatan untuk merumuskan bentuk-bentuk penyelesaian
sengketa yang dikehendaki oleh para pihak yang bersengketa tersebut.

Negosiasi dan perdamaian

Proses perundingan secara damai untuk mencapai kesepakatan bersama
antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara kelompok atau
organisasi pada dasarnya para pihak berhak untuk menyelesaikan sendiri
sengketa yang timbul di antara mereka. Kesepakatan mengenai
penyelesaian tersebut selanjutnya harus dituangkan dalam bentuk tertulis
yang disetujui oleh para pihak.
Mediasi
Sengketa atau beda pendapat diselesaikan melalui bantuan pihak ketiga
atau seorang mediator. Kesepakatan penyelesaian sengketa atau beda
pendapat secara tertulis mengikat kedua belah pihak untuk dilaksanakan
dengan itikad baik. Mediator dapat dibedakan menjadi:
• Mediator yang ditunjuk bersama oleh para pihak yang bersengketa
• Mediator yang ditunjuk oleh lembaga penyelesaian sengketa yang
ditunjuk oleh para pihak yang bersengketa
Usaha mempertemukan keinginan pihak yang berselisih untuk mencapai

persetujuan dan menyelesaikan perselisihan
Pendapat hukum oleh lembaga arbitrase

Memohon pendapat dari lembaga yang dipilih oleh para pihak yang
bersengketa untuk memberikan putusan mengenai sengketa tertentu,
lembaga tersebut juga dapat memberikan pendapat yang mengikat dan
tidak terpisahkan dari perjanjian pokok. Pihak yang berlawanan terhadap
pendapat hukum yang diberikan berarti pelanggaran terhadap perjanjian
yang tidak dapat dilakukan perlawanan dalam bentuk upaya hukum apapun
Arbitrase
Menurut pasal 1 angka 1 Undang Undang nomor 30 tahun 1999 Arbitrase
adalah cara penyelesaian suatu sengketa perdata di luar pengadilan umum
yang didasarkan pada Perjanjian Arbitrase yang dibuat secara tertulis oleh
para pihak yang bersengketa. Arbitrase dapat berwujud dalam 2 bentuk,
yaitu:
• Klausula arbitrase yang tercantum dalam suatu perjanjain tertulis yang

dibuat para pihak sebelum timbul sengketa (Factum de compromitendo)
• Suatu perjanjian Arbitrase tersendiri yang dibuat para pihak setelah
timbul sengketa (Akta Kompromis)
Dalam penjelasan umum Undang Undang nomor 30 tahun 1999 dapat

terbaca beberapa keunggulan penyelesaian sengketa melalui arbitrase
dibandingkan dengan pranata peradilan. Keunggulan itu adalah:
• Dijamin kerahasiaan sengketa para pihak
• Dapat dihindari kelambatan yang diakibatkan karena hal prosedural dan
administrative
• Para pihak dapat memilih arbiter yang menurut pengalaman serta latar
belakang yang cukup mengenai masalah yang disengketakan, jujur dan
adil

• Para pihak dapat menentukan pilihan hukum untuk menyelesaikan

masalahnya serta proses dan tempat penyelenggaraan arbitrase,
Putusan arbiter merupakan putusan yang mengikat para pihak dan
dengan melalui tata cara (prosedur) sederhana saja ataupun langsung
dapat dilaksanakan.
LK 3 Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang relevan
Menurut anda, bagaimana sikap anda jika terjadi perselisihan yang menimbulkan
konflik, kedua belah pihak tidak mau diselesaikan secara hukum. Untuk menjawab
LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman sejawat atau menggunakan
sumber/fasilitas yang ada.
d. Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak

miliknya
Prinsip kerahasiaan pelanggan harus dipegang erat semua hal yang

disampaikan dan didiskusikan sudah sepatutnya diperlakukan sesuai etika
profesional untuk menjaga kerahasiaan pribadi.
LK 4 Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak

miliknya
Menurut anda, bagaimana solusinya jika ada pelanggan yang tidak senang
kerahasiaannya tidak dapat dijaga oleh pegawai anda. Untuk menjawab LK ini anda
ada.
2. Elemen 2: Menghasilkan Layanan Yang Berkualitas
a. Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional,

keuntungan pelanggan dan atasan
Setiap perusahaan harus mengetahui bagaimana melayani dan membuat

pelanggan mereka senang, Prinsip-prinsip customer care seperti: Attitude
atau sikap yang benar, Attention atau perhatian yang menyatu dan tidak
terpecah oleh hal-hal lain, dan Action atau tindakan sebagai kelanjutan
pembicaraan dengan pelanggan harus diterapkan, beberapa cara untuk
memberikan kepuasan kepada pelanggan yang dapat dilakukan, yaitu:
• Mendengarkan mereka
Seorang pelanggan yang datang menginginkan sebuah solusi dari
masalah yang mereka miliki ketika mereka bercerita dan mengeluhkan
sebuah masalah maka dengarkan mereka dengan baik dan
memperhatikan setiap detail kebutuhan mereka. Jangan pernah
sekalipun menyela ucapan mereka. Dengarkan dan perhatikan saja apa
yang mereka ingin sampaikan. Setelah mendengarkan maka dengan
mudah menawarkan solusi kepada mereka.
• Jangan abaikan mereka, Pelanggan hanya ingin dilayani dengan cepat,

bahkan jika jawaban tidak dapat memberi kepuasan pelanggan, mereka

masih tetap ingin mendapatkan jawaban yang mereka inginkan. Jangan

pernah mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan dan jangan sampai
mengingkari setiap janji yang dibuat dengan mereka. Buatlah janji yang
mudah untuk dapat penuhi.
• Mengakomodasi kebutuhan pelanggan

Melayani pelanggan, mendengarkan permintaan dan kebutuhan mereka
tidaklah mudah. Tidak bisa memastikan bahwa segala kebutuhan
pelanggan dapat dipenuhi dengan cepat. Tapi ini bukan berarti tidak
mau mendengarkan atau bahkan mengabaikan permintaan pelanggan.
Permintaan pelanggan bias diakomodasi meskipun banyak dan tidak
mungkin, pelanggan akan tetap menjadi brand ambassador potensial.
• Membangun kepercayaan
Banyak cara yang dapat dilakukan dalam upaya membangun
kepercayaan bagi pelanggan yang harus terus memberikan pelayanan
terbaik mulai dari mendengar hingga memenuhi janji kepada pelanggan.
Ketika mampu memberikan apa yang pelanggan inginkan dan terus
memberikan pelayanan terbaik, secara otomatis pelanggan akan
mempercayai apa yang ditawarkan.
• Hidupkan nilai perusahaan

Untuk memastikan bahwa sebuah perusahaan akan bertahan lama di
pasaran, mereka harus bisa menghidupkan nilai perusahaan. Salah satu
caranya yaitu melalui pelayanan kepada pelanggan. Tunjukkan apa dan
bagaimana metoda dan teknik dalam melayani pelanggan dan
memenuhi kebutuhan mereka. Setiap Pegawai yang dimiliki harus tahu
cara ini, karena tidak menutup kemungkinan mereka akan bertemu
dengan salah satu pelanggan di luar sana.
LK 5 Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional,

keuntungan pelanggan dan atasan
Menurut anda, kenapa pelayanan yang baik akan memberikan keuntungan untuk
anda dan perusahaan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan
teman sejawat atau menggunakan sumber/fasilitas yang ada.
b. Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi
Melaksanakan pekerjaan harus sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah
diberikan serta mengikuti standar yang telah ditetapkan. Proses kerja yang
berlaku diterapkan sesuai dengan standar layanan, yaitu dengan adanya:
• Imbalan jasa yang memadai
• Suasana kerja yang memadai, hubungan atasan bawahan berjalan
dengan lancar dan tidak ada unsur tekanan di dalamnya
• Keadilan terhadap semua orang di perusahaan, tanpa ada pembedaan
atau diskriminasi. Selain itu, informasi juga perlu didistribusikan secara
adil, karena Pegawai akan menghargai dan ikut menanggung beban bila
mereka mengetahui kondisi perusahaan yang sesungguhnya.
• Pemerataan kesempatan berkembang, perusahaan seharusnya
membangun suatu sistem yang memungkinkan Pegawai untuk terus

mengembangkan diri. Pengembangan diri juga perlu berdampak pada

peningkatan imbalan atau penghargaan. Jadi perusahaan harus memiliki
wawasan yang jauh ke depan dalam mempertahankan Pegawainya
sebagai suatu aset, bukan hanya pekerja.
LK 6 Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi
Menurut anda, bagaimana sikap anda jika ada tugas yang harus dikerjakan
namun tidak terdapat dalam SOP Perusahaan. Untuk menjawab LK ini anda
ada.
c. Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan

pelayanan
Dalam mengembangkan pelayanan, terapkan proses yang berkualitas guna

membangun daya saing yang berbasis biaya rendah, kecepatan
menghasilkan produk bermutu dan transaksi yang mudah dan cepat.
Prinsip yang dianut perusahaan adalah Operation excellence value, yaitu

perusahaan yang bersaing di pasar dengan mengandalkan kemampuan
menghasilkan produk dan atau jasa dengan mengkombinasikan antara
mutu, harga, ketepatan, pengiriman, waktu, respon yang singkat dan
transaksi bisnis yang sederhana atau tidak menyulitkan pelanggan.
LK 7 Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan

pelayanan
Menurut anda, apakah kepuasan pelanggan merupakan salah satu proses

pelayanan yang berkualitas? Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
d. Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan

Tinggi rendahnya mutu pelayanan akan mencerminkan kualitas dan nilai

(value) dari perusahaan. Untuk mempertahankan posisi perusahaan dalam
persaingan yang kian ketat, bukan hanya uang yang menjadi ujung tombak,
tetapi ada hal yang lebih daripada itu. Salah satunya adalah kualitas
pelayanan.
Pelayanan yang diberikan oleh perusahaan sebagai upaya untuk

memberikan rasa kepuasan, dan menumbuhkan kepercayaan terhadap
pihak pelanggan, agar pelanggan tersebut merasa dipentingkan atau
diperhatikan dengan baik dan wajar. Pelayanan tidak cukup hanya
melakukan suatu proses administrasi dengan cepat, tetapi lebih ke
bagaimana memperlakukan para pelanggan sedemikian rupa sehingga
memperlihatkan cara kita dapat melayani sebaik mungkin serta
menumbuhkan kesan atau persiapan yang positif dari pihak pelanggannya
(customer oriented). Faktor-faktor penting yang perlu diperhatikan dalam
memberikan pelayanan:

• Menghargai kepentingan dan kebutuhan pelanggan.

• Menjaga sopan santun dalam berkomunikasi, sikap, tindakan dan
perilaku dalam melayani kepentingan/kebutuhan pelanggan.
• Selalu bersikap bijaksana, dan bekerja secara professional, cepat dan
efisien, serta saling menguntungkan (win-win relation) bagi kedua belah
pihak (pelanggan dan perusahaan), dapat diandalkan dan dapat
dipercaya.
• Tetap menjaga rahasia pribadi pelanggan.
LK 8 Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan

Menurut anda, apakah yang harus dilakukan atasan jika anda dapat memberikan
prestasi yang terbaik. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan
3. Elemen 3: Menjamin Kualitas Kinerja
a. Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja
Setiap perusahaan akan berupaya menampilkan kualitas pelayanan yang

prima agar pelayanan selalu berkualitas sepanjang waktu. Pelayanan
sebaik mungkin yang diberikan oleh perusahaan menumbuhkan
kepercayaan terhadap pihak pelanggan, pelanggan tersebut merasa
dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan wajar. Untuk itu diperlukan
kualitas semua pihak yang berada di dalam organisasi tersebut agar mampu
berperilaku sopan dan santun, memiliki pengetahuan, dan ketrampilan
(knowledge and skills) khusus yang terintegrasi dari seluruh factor-faktor
pelayanan prima dan sekaligus mampu berkomunikasi hal ini dilakukan
untuk mempertahankan lokalitas atau kepercayaan pelanggan untuk tetap
menjalin hubungan dengan perusahaan tersebut tanpa melirik atau
berkeinginan untuk pindah ke perusahaan lain. Dengan kata lain, pelanggan
tetap loyal dan tetap menggunakan produk barang atau jasa yang
ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
Untuk mencapai tujuan tersebut salah satu upaya perusahaan terletak pada
manajemen pengetahuan (knowledge management). Program ini
menitikberatkan pada upaya memberdayakan dan meningkatkan
pengetahuan dalam perusahaan (baik terhadap atasan maupun bawahan)
dengan program yang jelas yang umumnya dilakukan oleh perusahaan
dalam meningkatkan knowledge management adalah dengan melakukan
pelatihan (training) secara berkala dan terus menerus kepada tiap-tiap
pekerjanya.
LK 9 Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja
Menurut anda, apakah keterampilan, pengetahuan sudah cukup sebagai modal

untuk memberikan pelayanan yang baik. Untuk menjawab LK ini anda dapat
berdiskusi dengan teman sejawat atau menggunakan sumber/fasilitas yang ada.

b. Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang
Dalam menjalankan hubungan kerja, perusahaan memfasilitasi pelayanan

yang diberikan baik kepada pelanggan, maupun kepada pekerjanya.
Fasilitas yang diberikan dapat berupa ruangan kerja yang sesuai dengan
standar kelayakan, transportasi yang diperlukan untuk menunjang
pekerjaannya, tunjangan kesehatan untuk pekerja dan keluarganya, serta
fasilitas-fasilitas lainnya.
LK 10 Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang
Menurut anda, apa standar fasilitas yang harus ada agar pelayanan dapat diberikan
secara maksimal kepada pelanggan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
c. Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar

kepada atasan dan pelanggan
Informasi yang disediakan kepada atasan dan pelanggan harus berkualitas,

dalam arti informasi tersebut telah diverifikasi kebenarannya. Jangan
sampai informasi yang belum jelas itu didistribusikan kepada pelanggan
yang akibatnya bisa menimbulkan salah persepsi dan merugikan kedua
belah pihak. Dalam konteks hubungan perusahaan dan pekerja, informasi
perlu disebarkan secara adil, agar timbul rasa penghargaan dan
kebersamaan dalam memiliki sehingga pekerja mau ikut menanggung
beban dan berusaha dengan segenap kemampuan mereka bila mereka
mengetahui kondisi perusahaan yang sesungguhnya.
LK 11 Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar

kepada atasan dan pelanggan
Menurut anda, apa seluruh karyawan harus memahami segala informasi yang ada
diperusahaan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman sejawat
atau menggunakan sumber/fasilitas yang ada.
d. Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk

menyelesaikan tahapan proyek
Semua pekerja akan bisa bekerja dengan tenang bila area tempat kerjanya
mendukung, dalam arti lingkungan tempat kerjanya aman, sehat, dan
nyaman. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah penerapan
ergonomi di tempat kerja, artinya ergonomi dapat berperan dalam
peningkatan tempat kerja ke arah yang lebih produktif bagi pekerja dalam
melakukan pekerjannya.
Pengertian ergonomi adalah ilmu pengetahuan yang terkait dengan

kecocokan manusia dengan pekerjaannya. Untuk mengkaji kesesuaian
seseorang dengan pekerjaannya, ada beberapa aspek yang patut
dipertimbangkan, antara lain:
• Pekerjaan yang sedang dilakukan

• Peralatan yang digunakan (ukuran, bentuk, dan bagaimana peralatan

tersebut cocok dengan tugasnya)
• Informasi yang digunakan (bagaimana informasi tersebut dihadirkan,
diakses, dan diubah)
• Lingkungan fisik (seperti suhu, kelembaban, pencahayaan, kebisingan,
getaran)
• Lingkungan sosial (seperti kerjasama tim dan manajemen yang
mendukung)
• Aspek fisik pekerja (seperti ukuran, bentuk tubuh, kebugaran, postur,
indra manusia)
• Aspek psikologis pekerja (seperti kemampuan mental, kepribadian,
pengetahuan, dan pengalaman)
Penerapan ergonomi ditempat kerja diharapkan dapat:

• Mengurangi potensi kecelakaan
• Mengurangi potensi terjadinya luka dan kesakitan
• Meningkatkan kinerja dan produktivitas
• Tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan diterapkan
LK 12 Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk

menyelesaikan tahapan proyek
Menurut anda, bagaimana sikap anda jika ada tugas lain sementara anda sedang
menyelesaikan tahapan proyek. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
4. Elemen 4: Menjaga Hubungan Kerja yang Harmonis
a. Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan

professional
Prinsip keadilan perlu diterapkan dalam hubungan yang profesional antara

kolega dan Pegawai. Tidak ada diskriminasi yang dilakukan sehubungan
dengan masalah suku, agama, ras atau yang dikenal dengan SARA. Selain
itu tidak diberlakukan sistem favoritisme (anak emas) dalam hubungan
profesional di kantor. Dengan demikian akan tercipta suasana kerja yang
harmonis dan menyenangkan sebagai tempat berkarya.
LK 13 Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan

professional
Menurut anda, mana yang diutamakan kolega atau mitra kerja anda ketika mereka
membutuhkan informasi. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan
b. Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai

prosedur
Layanan yang diberikan kepada pelanggan dan Pegawai dilakukan sesuai

dengan norma dan aturan yang berlaku. Layanan yang diberikan haruslah
bersifat profesional. Seringkali kita mendengar bahwa bagi beberapa

perusahaan, melakukan beberapa hal yang di luar jalur profesional, seperti

merayu pelanggan, menjatuhkan image perusahaan lain, dan cara-cara
curang lainya. Layanan yang seperti itu sebenarnya justru akan
menjatuhkan perusahaan itu sendiri, karena perusahaan telah kehilangan
nilai (value) yang menjadi inti dari mereka sendiri.
LK 14 Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai

prosedur
Menurut anda, bagaimana sikap anda jika pelanggan membutuhkan pelayanan

cepat dan menyalahkan prosedur. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
c. Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara

berkelanjutan
Pekerja adalah aset yang sangat berharga bagi perusahaan karena itu
perusahaan seharusnya menerapkan sistem knowledge management,
pengetahuan dari para pekerja dihimpun dan disimpan dalam sebuah
sistem yang menjadi aset perusahaan. Peningkatan keterampilan
profesional dan pengetahuan perlu ditingkatkan secara berkesinambungan.
Peningkatan keahlian bisa dilakukan melalui pelatihan, seminar, kursus,
hingga pengiriman pekerja untuk melakukan studi banding dengan
perusahaan lain.
Tujuan utama program pendidikan dan pelatihan

• Untuk menutup “gap” antara kecakapan atau kemampuan pegawai
dengan permintaan jabatan
• Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pegawai dalam
mencapai sasaran kerja yang telah ditetapkan
Manfaat pendidikan dan pelatihan

• Pendidikan dan pelatihan meningkatkan stabilitas pegawai
• Pendidikan dan pelatihan dapat memperbaiki cara kerja pegawai
sehingga cara kerja mereka tidak bersifat statis melainkan selalu
disesuaikan dengan perkembangan organisasi dan volume kerja
• Dengan pendidikan dan pelatihan pegawai dapat berkembang dengan
cepat
• Dengan latihan dan pendidikan pegawai mampu bekerja lebih efisien
Keuntungan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Keuntungan dari pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dari beberapa
sudut pandang, yaitu dari sisi lembaga perekrut pegawai, bagi
individu pegawai yang bersangkutan, dan bagi hubungan antar individu dan
kelompok dalam lembaga yang bersangkutan.
Latihan dan pendidikan yang disebut juga dengan pengembangan

pegawai mutlak dilaksanakan, apabila lembaga menghendaki efisiensi
dan efektivitas penarikan pegawai, bahkan demi keberlanjutan lembaga

karena aktivitas ini juga merupakan investasi jangka panjang dari

lembaga dalam lingkup sumber daya manusia.
LK 15 Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara

berkelanjutan
Menurut anda, bagaimana proses permohonan meningkatan kompetensi dalam

upaya menunjang kinerja di masa yang akan datang. Untuk menjawab LK ini anda
ada.
D. Penilaian
1. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam penyampaian informasi yang
ditujukan kepada pelanggan baik secara langsung atau menggunakan media,
adalah ….
A. menyampaikan informasi dengan lengkap dan benar
B. menggunakan bahasa yang sudah distandarkan perusahaan
C. menggunakan bahasa tubuh yang sudah distandarkan perusahaan
D. menyampaikan informasi dengan menggunakan media yang dimiliki
2. Teknik perlindungan terhadap informasi, dengan cara ….

A. menyimpan di cloud
B. menyimpan dalam ruangan khusus
C. menyimpan di media yang tidak dimiliki orang lain
D. menyimpan dengan password yang tidak diketahui
3. Dalam organisasi perselisihan seringkali terjadi. Yang bukan penyebab

terjadinya konflik adalah ….
A. salah persepsi tentang informasi tersebut
B. adanya panca indera yang rusak
C. adanya alat komunikasi yang rusak
D. komunikasi yang lengkap dan jelas
4. Cara yang dapat dilakukan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan,

adalah ….
A. mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan
B. mengabaikan permintaan pelanggan yang banyak dan tidak mungkin
C. mendengarkan dan perhatikan yang mereka sampaikan
D. memberikan yang pelanggan inginkan walaupun mustahil
5. Yang bukan merupakan motivasi atau pengaruh proses kerja yang diterapkan
sesuai dengan standar layanan adalah ….
A. imbalan jasa yang memadai
B. prinsip pegawai sebagai pekerja
C. hubungan atasan bawahan berjalan dengan lancar
D. membedakan terhadap semua orang di perusahaan

6. Bentuk penerapan customer care pada prinsip attention adalah ….

A. jujur dan benar dalam berkata serta bertindak
B. sikap yang benar dalam memberikan pelayanan
C. perhatian yang menyatu dan tidak terpecah oleh hal-hal lain
D. tindakan sebagai kelanjutan pembicaraan dengan pelanggan harus
diterapkan
7. Di bawah ini yang bukan merupakan bentuk fasilitasi pelayanan yang diberikan
perusahaan kepada pelanggan maupun kepada pekerjanya adalah ….
A. perputaran jabatan setiap saat
B. ruangan kerja yang sesuai dengan standar kelayakan
C. tunjangan kesehatan untuk pekerja dan keluarganya
D. transportasi yang diperlukan untuk menunjang pekerjaannya
8. Manfaat informasi yang disediakan untuk atasan dan pelanggan harus

berkualitas kecuali ….
A. pekerja mau ikut menanggung beban
B. menimbulkan kebersamaan dalam memiliki
C. pekerja akan berusaha dengan segenap kemampuan
D. menimbulkan salah persepsi dan merugikan kedua belah pihak
9. Layanan seperti di bawah ini sebenarnya justru akan menjatuhkan nilai

perusahaan itu sendiri. Pelayanan tersebut adalah ….
A. merayu pelanggan dengan gencar
B. fokus kepada produk perusahaan sendiri
C. menjadi pendengar yang baik
D. memberikan pelayanan yang maksimal
10. Bentuk investasi jangka panjang dari lembaga dalam lingkup sumber daya
manusia adalah ….
A. imbalan jasa yang memadai dari lembaga yang bersangkutan
B. hubungan antar individu dan kelompok dalam lembaga yang bersangkutan
C. fasilitas yang tersedia pada lembaga yang bersangkutan
D. penerangan yang dapat meningkatkan gairah dan semangat kerja
Bagian 2: Praktik-Demonstrasi
Alur Kegiatan
1. Tentukan pekerjaan perkantoran yang akan dikembangkan
2. Etika apa yang dibutuhan dalam pekerjaan tersebut
3. Manfaatkan sumber/fasilitas belajar yang tersedia
4. Diskusikan dengan teman sejawat
5. Hasil kerja dibuatkan bahan presentasinya
6. Waktu diskusi 45 menit
7. Alokasi waktu untuk presentasi 30 menit


kompetensi Menerapkan Etika Profesi?

BAB IV
MELAKUKAN KOMUNIKASI LISAN DALAM BAHASA INGGRIS PADA
TINGKAT OPERASIONAL MENENGAH
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran 3. Saudara telah mempelajarari

bagaimana melakukan komunikasi lisan dalam bahasa Inggris pada tingkat
operasional dasar di kegiatan pelatihan lain. Dan kali ini Saudara akan naik ke
tingkat selanjutnya, yaitu tingkat menengah. Setelah mempelajari modul ini,
Saudara diharapkan dapat mengekspresikan diri lebih detil dan berwawasan luas di
dalam lingkungan pekerjaan Administratif Profesional melalui Kegiatan
Pembelajaran Melakukan Komunikasi Lisan Dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat
Operasional Menengah.
Adapun kriteria unjuk kerja dari Melakukan Komunikasi Lisan dalam Bahasa Inggris
pada Tingkat Operasional Menengah ini adalah:
1. Melakukan komunikasi lisan dengan pelanggan dan kolega

1.1. Sikap empati digunakan pada komunikasi lisan dalam menanggapi
keluhan pelanggan.
1.2. Konflik ditangani sesuai SOP organisasi.
1.3. Kejadian atau permintaan yang tiba-tiba ditanggapi.
1.4. Informasi faktual yang merupakan tanggung jawabnya diberikan secara
rinci dalam memberikan saran.
1.5. Informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan
kolega diberikan.
1.6. Penjelasan mengenai kebutuhan kolega dan pelanggan dicari.
2. Berperan-serta dalam diskusi kelompok

2.1. Prosedur diikuti.
2.2. Pendapat/saran diberikan.
2.3. Strategi digunakan untuk melakukan konfirmasi mengenai apa yang
disampaikan.
2.4. Umpan balik diberikan.
3. Melakukan presentasi
3.1. Presentasi yang sesuai dengan maksud pertemuan atau diskusi dibuat.
3.2. Presentasi komunikatif sesuai SOP organisasi disajikan.
3.3. Umpan balik dan menjawab pertanyaan ditanggapi apabila perlu.
kompetensi Melakukan Komunikasi Lisan dalam Bahasa Inggris pada Tingkat
Operasional Menengah. Saudara dapat melakukan kegiatan ini dengan cara

Saudara sendiri. Tetapi bila Saudara dalam pelatihan tatap muka maka Saudara
dapat melakukan aktivitas pembelajaran bersama rekan atau dalam kelompok. Mari
kita mulai dengan membaca sepintas materi pada bagian ini dengan langkah-
langkah sebagai sebagai berikut:
• Bentuk beberapa kelompok atau pasangan bila jumlah Saudara tidak terlalu
banyak dalam 1 kelas.
• Bagi bahan bacaan agar setiap individu mendapat bagian.
• Baca materi dengan teknik membaca cepat.
• Ungkapkan apa yang Saudara baca sesuai dengan urutan bahan bacaan
kepada semua anggota kelompok atau rekan.
• Pada akhir setiap elemen, Saudara mendapat penugasan yang terdapat pada
Lembar Kerja (LK). Masing-masing elemen memiliki 2, LK 1 dan LK 2.
• Diskusikan pertanyaan-pertanyaan pada LK 1 dan demonstrasikan tugas yang
terdapat pada LK 2 dan buatkan videonya.
• Beri ulasan pada semua demonstrasi yang Saudara amati.
Sumber: http://ptindowebdesign.blogspot.com/2016/02/pelayanan-pelanggan-dan-komunikasi.html
1. Elemen 1: Melakukan Komunikasi Lisan dengan Pelanggan dan Kolega
a. Sikap empati digunakan pada komunikasi lisan dalam menanggapi

keluhan pelanggan.
Dalam menanggapi keluhan pelanggan, sikap empati mutlak dimiliki oleh

siapapun yang bekerja pada bidang jasa dan pelayanan. Apabila Saudara
bekerja pada sebuah kantor, maka Saudara memberikan pelayanan pada
pimpinan, kolega dan pelanggan dari perusahaan lain. Perhatikan
penjelasan di bawah ini mengenai hal-hal dasar mengenai pelayanan.
• Friendliness – yang paling dasar dan berkenaan dengan keramah-

tamahan dan sopan santun.

• Empathy – pelanggan perlu tahu apakah penyedia layanan menghargai

keinginan dan situasi mereka.
• Fairness – pelanggan ingin merasakan apakah mereka menerima
perhatian yang cukup dan jawaban yang masuk akal.
• Control – pelanggan ingin merasakan apakah keinginan dan masukan

mereka mempengaruhi hasil yang diharapkan.
• Information – pelanggan ingin tahu tentang produk dan jasa

pelayanan tetapi dengan metode yang cepat dan relevan.
Sikap empati dapat ditunjukan dengan cara:

• Smiling – tidak ada hal lain selain senyum dan raut wajah yang
menyenangkan dalam menyambut pelanggan, terutama yang memiliki
keluhan.
• Eye contact – selalu menatap mata pelanggan dan menyebut nama

mereka.
• How you look – penampilan diri berdampak besar pada pelanggan.

Tangan yang kotor, rambut yang acak-acakan, dan pakaian yang tidak
rapi dapat berakibat kehilangan pelanggan. Berpakaianlah yang rapi dan
bersikap profesional agar pelanggan pun tahu bahwa Saudara serius
dalam menjalankan profesi.
• Be attentive – saat menyimak pelanggan, condongkan tubuh kearah

pelanggan dan mengangguk pelan sebagai tanda Saudara
mendengarkan mereka.
• Tone of voice – selalu menunjukan keramahantamahan. Jangan

tinggikan suara yang terkesan frustrasi dan marah walaupun
mendapatkan pelanggan yang sulit ditangani.
• Hand gesture – gerakan tangan untuk menunjukan penekanan

terhadap apa yang Saudara ucapkan dan rasakan (bahkan pada saat
berbicara di telepon).
• Personal space – adanya jarak antara Saudara dengan pelanggan

akan membuat nyaman keduanya. Jarak yang cukup itu sangat penting
agar pelanggan merasa nyaman dan tidak terancam.
• Posture – duduk terhenyak di kursi atau berdiri bersandar ke tembok

adalah tanda bahwa Saudara tidak tertarik terhadap pelanggan. Postur
tubuh Saudara harus menunjukan perhatian, keramahan, dan
keterbukaan. Berdiri tegak, menghadap pelanggan dan menganggukan
kepala agar pelanggan tahu Saudara tertarik terhadap kebutuhan
mereka.

• Observation – perhatikan bagaimana pelanggan berperilaku dan

bereaksi terhadap layanan yang Saudara berikan.
b. Konflik ditangani sesuai SOP organisasi.
Dalam pekerjaan bidang Administrasi Profesional, konflik tidak bisa

terhindarkan. Konflik dapat terjadi antara Saudara dan pimpinan, kolega,
dan pelanggan atau klien perusahaan Saudara. Agar suasana kerja kembali
nyaman, konflik tidak boleh dihindari tetapi diselesaikan. Saudara dapat
menerapkan langkah-langkah di bawah untuk menanganinya. Langkah-
langkah menangani konflik di tempat kerja:
• Listen – dengarkan keluhan pelanggan. Bersabar, beri perhatian dan

ramah.
• Express you are sorry – ungkapkan bahwa Saudara menyesalkan

situasi tersebut.
- We are sorry for this mistake/problem.
- We are terribly sorry for this inconvenience.
- How can we work to solve this problem together?
- I can imagine how frustrated you are.
• Do not argue and do not interrupt – jangan membantah dan

menyela. Hal ini hanya memperburuk keadaan apalagi jika pelanggan
marah. Biarkan pelanggan bicara setelah itu coba diskusikan apa yang
telah terjadi.
• Do not lose your self-control – jangan kehilangan kendali. Jika

Saudara tetap rilex, pelanggan pun akan tenang.
• Point out facts – tunjukan fakta. Dengarkan baik-baik dan tulis

semua. Jangan mengatakan komentar apapun sampai pelanggan
selesai bicara.
• Admit the problem – akui permasalahannya. Jika Saudara dapat

memberi solusi, lakukan. Jika tidak, katakan kepada pelanggan bahwa
Saudara akan mengambil tindakan dan menjelaskannya kepada
pelanggan. Jangan menjanjikan apapun yang tidak bisa Saudara
wujudkan.
• Involve the customer in problem solving – libatkan pelanggan

dalam menyelesaikan masalah. Beri solusi jika ada. Pelanggan
menghargai kesempatan untuk memilih cara menyelesaikan masalah.
• Follow-up – tindak lanjut. Pastikan langkah penyelesaian dijalankan.

Jika diabaikan, masalah akan berlanjut dan akan menjadi sulit
ditangani.

• Give the customer a “way back” – berikan pelanggan sebuah “jalan

pulang.” Seringkali pelanggan salah tapi Saudara sebaiknya membuat
mereka pulang dengan harga diri tanpa merasa malu.
• Do not question the customer’s correctness – jangan tanyakan

kebenaran pelanggan. Sejak dari awal Saudara harus yakin bahwa
pelanggan mungkin benar. Terbuka terhadap pendapat pelanggan dan
buat mereka merasa pantas untuk didengarkan.
Jawaban atau respon Saudara terhadap keluhan bahkan kemarahan dari

pimpinan, kolega, dan pelanggan juga dapat berpengaruh pada penilaian
atas kinerja Saudara. Sebagai seorang yang profesional, Saudara
menangani keluhan juga secara profesional. Untuk itu terapkan 10
ungkapan yang tidak boleh diucapkan dalam menangani pelanggan
yang marah dan mengeluh.
• “No.”
Siapapun benci kata “No.” Kata tersebut mematahkan semangat dan
menghilangkan motivasi dan minat. Kata “No” sama dengan “bad
service” dan bermakna gagal. Lebih baik mengatakan “What I can do
is…” dan tunjukan bahwa Saudara peduli dan ingin memberikan
pelayan terbaik walaupun ada keterbatasan.
• “I don’t know.”
Pelayanan yang baik tidak pernah mengatakan “I don’t know.” Bila
pelanggan mendengar kalimat ini, artinya mereka mendengar Saudara
mengatakan “I don’t feel like finding the information you need.” (Saya
tidak mau mencari informasi yang pelanggan butuhkan). Lebih baik
mengatakan “I’ll find out” (Saya akan cari tahu) atau “Let me look into
this and get back to you as soon as possible” (Saya cari tahu tentang
masalah ini dan akan kembali ke Saudara secepatnya).
• “That’s not my job. /That’s not my department.”

Ketika pelanggan meminta Saudara melakukan atau meminta sesuatu
yang tidak Saudara ketahui atau Saudara tidak mempunyai wewenang
untuk melakukannya, arahkan pelanggan dengan mengatakan, “Let me
transfer to the person who can immediately help you with this problem”
(Saya akan menghubungkan Saudara dengan orang yang dapat
menolong Saudara menangani masalah ini).
• “You are right – that is bad”

Jangan ucapkan kalimat di atas walaupun Saudara berpikir bahwa
mengucapkan hal tersebut dapat menunjukan simpati kepada
pelanggan. Ucapan tersebut tidak menyelesaikan masalah yang
dihadapi pelanggan. Saudara tetap berempati namun Saudara juga
terus mencari cara untuk menyelesaikannya. Usahakan yang terbaik
tapi jangan menjanjikan hal yang tidak bisa Saudara lakukan. Katakan,
“I understand your frustration, let’s see how we can solve this problem”
(Saya mengerti kesulitan Saudara, kita lihat bagaimana kita dapat
memecahkan masalah ini).

• “Calm down.”
Pelanggan yang kecewa dan marah pun akan tenang. Menyuruh
mereka untuk tenang “calm down” justru mengecilkan dan memancing
kemarahan. Lebih baik katakan, “I’m sorry.” Ini adalah ungkapan
terbaik dalam pelayanan dan menenangkan pelanggan dan membuat
Saudara dapat memproses keluhan dan permintaan pelanggan.
Meminta maaf bukan berarti Saudara setuju dengan sikap pelanggan
tetapi menunjukan empati dan keluar dari emosi dan dampak negatif.
• “I’m busy right now.”

Tidak mudah untuk menangani pelanggan. Seringkali ketika Saudara
sedang melayani satu pelanggan, pelanggan lain datang dan telepon
berdering. Meminta pelanggan untuk bersabar atau menunggu
sangatlah berbeda dengan menutup telepon atau mengatakan Saudara
terlalu sibuk dan tidak bisa membantu. Lebih baik katakan, “I’ll be with
you in one moment” (saya akan melayani Saudara secepatnya) atau
“Please hold and I’ll be right with you” (Mohon menunggu dan saya
akan segera melayani Saudara).
• “Call me back.”
Ungkapan ini menunjukan sikap pelayanan yang kurang peduli
terhadap kebutuhan dan keinginan pelanggan. Saudara harus selalu
menelepon balik karena Saudara ingin bisnis ini berjalan dan
menanggapi permintaan mereka. Bersikap proaktif adalah bagian dari
pelayanan yang baik.
• “That’s not my fault.”

Jika ada pelanggan yang menuduh Saudara membuat masalah, benar
atau salah, reaksi seseorang adalah membela diri. Akan tetapi tindakan
ini tidak dapat dibenarkan karena pelanggan sendiri memiliki masalah
yang harus diselesaikan. Dengan menahan diri dan memfokuskan diri
pada masalah yang dihadapi pelanggan, Saudara malah lebih cepat
menyelesaikan persoalan mereka dengan sedikit tekanan dan
konfrontasi. Lebih baik mengatakan, “Let’s see what we can do about
this problem” (Mari kita lihat apa yang bisa kita pecahkan tentang
masalah ini).
• “You need to talk to my supervisor.”

Ini adalah ungkapan klise dari sebuah pelayanan yang buruk yang
membuat pelanggan marah dan frustrasi. Pelanggan sering meminta
hal yang di luar batas kewenangan Saudara bahkan di luar lingkup
pelayanan yang diberikan perusahaan Saudara. Coba untuk tidak
melimpahkan kepada atasan Saudara dan selesaikan sendiri. Saudara
akan menjadi pahlawan pelayanan buat pelanggan dan atasan
Saudara. Lebih baik katakan, “Let me find that out for you” (Ijinkan
saya mencari tahu untuk Saudara).
• “You want it by when?”

Pelanggan seringkali meminta hal yang tidak realistis apalagi berkenaan
dengan masalah waktu. Saudara mungkin akan kesal dan ingin

berkomentar tajam. Tetapi, pendekatan yang terbaik adalah tidak

menunjukkan sikap sinis atau sarkastik dan memberi kesan buruk.
Lebih baik katakan, “I will call you right back after I find out if that is
feasible” (Saya akan hubungi Saudara kembali setelah saya cari tahu
apakah hal tersebut mungkin dilakukan).
Wrong approach Polite and Friendly Alternative

(Pendekatan yang salah) (Cara lain yang sopan dan
ramah)
“I don’t know.” “I’ll find out.”
“No.” “What I can do is …”
“That’s not my job.” “Let me find the right person who
can help you with …”
“You’re right – this is bad.” “I understand your frustration.”
“That’s not my fault.” “Let’s see what we can do about
this.”
“You want it by when?” “I’ll try my best.”
“Calm down.” “I’m sorry.”
“I’m busy right now.” “I’ll be with you in just a moment.”
“Call me back.” “I will call you back, what is you
telephone number?”
Pelajari dan demonstrasikan dialog yang terjadi antara seorang petugas

CCR dengan pelanggan (customer) di bawah ini bersama rekan Saudara
dengan saling berganti peran.
Contoh percakapan menangani konflik

C=customer
CCR=customer care representative
C: Good morning. I purchased a computer from your company last

month. Unfortunately, I'm not satisfied with my new computer.
I'm having a lot of problems.
CCR: What seems to be the problem?
C: I'm having problems with my Internet connection, as well as
repeated crashes when I try to run my word-processing software.
CCR: Did you read the instructions that came with the computer?
C: Well, yes. But the troubleshooting section was no help.
CCR: What happened exactly?
C: Well, the Internet connection doesn't work. I think the modem is
broken. I'd like a replacement.
CCR: How were you using the computer when you tried to connect to
the Internet?
C: I was trying to connect to the Internet! What kind of question is
that?!
CCR: I understand you're upset, sir. I'm just trying to understand the
problem. I'm afraid it's not our policy to replace computers
because of glitches.
C: I bought this computer with the software pre-loaded. I haven't
touched anything.

CCR: We’re sorry that you’ve had a problem with this computer. Could
you bring in your computer? I promise you we'll check the
settings and get back to you immediately.
C: OK, that will work for me.
CCR: Is there anything else I need to know about this that I haven’t
thought to ask?
C: No, I'd just like to be able to use my computer to connect to the
Internet.
CCR: We'll do our best to get your computer working as soon as
possible.
c. Kejadian atau permintaan yang tiba-tiba ditanggapi.
Ada kalanya kita mendapati suatu situasi atau permintaan yang mendadak,
bahkan di saat kita tengah menyelesaikan suatu pekerjaan. Situasi atau
permintaan yang sifatnya mendadak atau tiba-tiba ini harus ditanggapi
dengan baik. Ini juga bagian dari konflik dalam situasi kerja.
Apabila Saudara mengalami hal seperti ini, gunakan rambu-rambu pada

poin 1 dan 2. Tetaplah tenang dan selesaikan masalah satu persatu dan
ucapkan hal-hal yang dapat menenangkan pelanggan. Langkah-langkah
untuk menanggapi kejadian atau permintaan yang tiba-tiba adalah:
• Tanyakan apa yang bisa Saudara lakukan buat pelanggan dan kolega
Saudara.
• Tetap tenang dan tunjukkan wajah yang menyenangkan.
• Apabila permintaan mereka dapat Saudara atasi, responlah dengan
segera.
• Apabila Saudara tidak mampu atau permintaan yang tiba-tiba itu diluar
kewenangan Saudara, sampaikan bahwa Saudara akan mengharahkan
mereka kepada orang yang lebih tepat.
• Apabila sudah selesai dan Saudara melihat mereka memberikan respon
atau raut wajah yang puas, tanyakan kembali apakah ada hal lain yang
bisa Saudara bantu.
• Bila tidak ada permintaan lain, ucapkan terima kasih.
d. Informasi faktual yang merupakan tanggung jawabnya diberikan

secara rinci dalam memberikan saran.
Pada saat pelanggan dan kolega datang dan meminta informasi faktual,
tugas kita adalah menyampaikan informasi secara rinci. Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam memberikan informasi faktual secara rinci adalah:
• Kuasai bidang pekerjaan Saudara – dengan demikian Saudara dapat

memberikan informasi yang dibutuhkan pelanggan dan kolega.
• Kuasai hal-hal yang bersifat detil terkait bidang pekerjaan – dengan
demikian, Saudara siap untuk menjawab atau memberi penjelasan
secara rinci.
• Kuasai keterampilan berbicara dalam bahasa Inggris.
• Pelajari ungkapan-ungkapan untuk bertanya dalam bahasa Inggris.

• Latih diri sendiri untuk memberi informasi faktual secara rinci dalam
bahasa Inggris.
Langkah-langkah untuk memberi informasi faktual secara rinci adalah:
• Pahami pertanyaan pelanggan dan kolega Saudara.

• Apabila Saudara tidak memahami yang mereka ucapkan, minta mereka
mengulang pertanyaan.
• Tetap tenang dan tunjukkan wajah yang menyenangkan.
• Kemudian, jawablah pertanyaan dengan jelas dan terperinci.
• Apabila sudah selesai dan Saudara melihat mereka memberikan respon
atau raut wajah yang puas, tanyakan kembali apakah ada hal lain yang
bisa Saudara bantu.
• Bila tidak ada pertanyaan lain, ucapkan terima kasih.
e. Informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan

dan kolega diberikan.
Pada prinsipnya, poin 5 sama dengan poin 4. Untuk menangani pekerjaan

ini, Saudara dapat menerapkan prinsip kerja yang sudah dijelaskan pada
poin 4 dan materi sebelumnya. Pelanggan dan kolega yang membutuhkan
informasi tambahan direspon dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
• Tanggapi kebutuhan tersebut dengan sikap yang terbuka.

• Tunjukan raut wajah yang menyenangkan.
• Berikan informasi tambahan yang dibutuhkan mereka dengan jelas.
• Gunakan bahasa Inggris baik.
f. Penjelasan mengenai kebutuhan kolega dan pelanggan dicari.
Untuk mencari penjelasan mengenai kebutuhan kolega dan pelanggan,

Saudara dapat melakukan 2 hal.
• Bertanya langsung kepada pelanggan dan kolega.
• Bertanya kepada orang lain (staf atau bawahan pelanggan atau
kolega).
Berikut adalah ungkapan-ungkapan yang digunakan untuk mencari

informasi secara langsung dan tidak langsung.

Tingkatan Ungkapan
Direct Please tell me ….

Do you know ….
Can you tell me ….

Will you tell me ….
Could you tell me …, please.
I’d like to ask you ….
I’d like to know ….
Do you happen to know ….
Perhaps you could tell me ….

Could you possibly tell me ….
Do you think you could tell me ….
Would you mind telling me ….
I wonder if you could tell me ….

Do you think I could ask you ….
I wonder if you’d mind my asking you ….

I was wondering if you could tell me …
Indirect I was wondering if you’d mind telling me ….
Daftar ungkapan untuk bertanya atau menanyakan informasi di atas

menunjukkan gradasi dari langsung ke tidak langsung (direct to indirect).
Gradasi ini menunjukkan bahwa bertanya pun mengandung “basa-basi.”
Basa-basi ini disebut juga “courtesy” atau sopan santun. Unsur kesopanan
ini yang membuat pelaku jasa pelayanan menjadi terlihat lebih profesional
karena ucapannya menyenangkan dan enak didengar.
Semua ungkapan di atas mengandung makna yang sama, “Apakah Saudara

dapat memberi tahu saya tentang …?” Saudara mengucapkan ungkapan
yang berada pada posisi “direct” kepada orang yang dekat/akrab dengan
Saudara. Saudara mengucapkan ungkapan yang paling indirect (ungkapan
yang terakhir) pada situasi yang sangat formal dan pada orang yang
Saudara segani.
Latih dan asosiasikan diri Saudara dengan ungkapan-ungkapan yang telah

Saudara pelajari di atas dan bila perlu, hapalkan. Dengan demikian Saudara
dapat mengekspresikan diri dengan percaya diri.
Bila Saudara mendapat kesulitan untuk memahami ungkapan-ungkapan di

atas, Saudara dapat menggunakan kamus bahasa Inggris-Indonesia.
Saudara juga dapat menggunakan aplikasi penerjemahan agar lebih cepat.
Pastikan aplikasi yang Saudara pilih adalah aplikasi yang terpercaya.

g. Lembar Kerja Elemen 1
Lembar Kerja 1.1.

Work with a partner. Discuss the following questions and give your responses.
1. What are the basic elements of service?

Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
2. How do you show yourself as an empathetic person?

Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
3. What should you do in handling conflict in the workplace?

Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
4. There are ten expressions that you must never convey to customers and
colleagues whenever you are handling angry customers. What are they?
Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
5. Then what are the alternative expressions that we can say to angry
customers?
Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
6. What should we do whenever customers or colleagues propose sudden

requests?
Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

7. What are the steps of giving factual information to customers or colleagues?

Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
8. How do you look for explanation of the customers’ and colleagues’ needs?
Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
9. How do you express yourself when you want to give additional information
to customers and colleagues?
Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
10. What are the expressions that we can use to ask for information about
customers and colleagues?
Response:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 1.2.
Saudara adalah seorang staf administrasi yang bekerja di P.T. Makmur Sentosa,
sebuah perusahaan pemasok bahan makanan untuk hotel dan restoran besar.
Seorang pelanggan datang ke kantor Saudara mengeluh karena barang yang ia
pesan rusak dan tidak dapat diolah. Pelanggan tersebut sangat marah dan
Saudara harus menanganinya.
1. Buatlah dialog percakapan dalam bahasa Inggris antara Saudara dan rekan
kerja Saudara. Saudara berperan sebagai staf dan rekan Saudara berperan
sebagai pelanggan yang datang ke kantor Saudara. Dalam dialog tersebut
Saudara:
• memiliki pelanggan yang sangat marah dan menuntut agar kerugiannya
ditangani dengan segera;
• bersikap empati;
• memiliki kemampuan menangani konflik;
• menanggapi permintaan pelanggan yang tiba-tiba;
• memberikan informasi faktual secara rinci;
• memberikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan
pelanggan;

• mencari penjelasan mengenai kebutuhan pelanggan;

• menggunakan ungkapan-ungkapan bahasa Inggris sesuai kaidah bahasa
Inggris.
h. Rangkuman

komunikasi lisan dengan pelanggan dan kolega. Saudara membutuhkan
pengetahuan berbahasa Inggris dalam bentuk penguasaan ungkapan-
ungkapan yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dalam lingkup kerja
Administrasi Profesional. Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya dalam
menyampaikan ide, perasaan, gagasan, pendapat dalam bahasa Inggris
pada situasi percakapan atau kerja yang terjadi antara Saudara dengan
kolega, pimpinan, bawahan, serta pelanggan Saudara dengan sikap kerja
yang aktif, komunikatif, dan responsif. Latih terus diri Saudara agar semakin
terampil berkomunikasi dalam Bahasa Inggris.
2. Elemen 2: Berperan-Serta dalam Diskusi Kelompok
Sekarang Saudara akan mempelajari keterampilan berperan serta dalam diskusi

kelompok. Berperan serta menandakan bahwa Saudara juga aktif
berkomunikasi dan terlibat dalam diskusi. Saudara tidak hanya menjadi
pendengar yang baik, tetapi benar-benar berkontribusi pada diskusi yang
berlangsung.
Diskusi yang dimaksud disini dapat terjadi pada konteks rapat atau pertemuan
yang bersifat formal. Namun, tidak menutup kemungkinan, diskusi dapat terjadi
secara spontan dan pada situasi informal dan tentunya pada lingkup tempat
kerja. Untuk lebih jelasnya, baca informasi berikut ini.
• What is a meeting? – Apa yang dimaksud dengan pertemuan/rapat?

Pertemuan atau rapat adalah pertemuan sekelompok orang yang berdiskusi
untuk tujuan tertentu.
• What are the essential elements of a meeting? – Apa saja elemen

penting dalam sebuah pertemuan/rapat?
✓ A purpose – sebuah tujuan

Tiga tujuan dasar sebuah pertemuan/rapat adalah penyelesaian
masalah, pengumpulan ide, atau pelatihan.
✓ An agenda – sebuah agenda

Tanpa sebuah daftar pembahasan, pertemuan/rapat akan menjadi tidak
terkendali.
✓ Members – anggota pertemuan/rapat
Ada tiga jenis anggota:
⎯ The chairman or chairperson (ketua)
⎯ The secretary (sekretaris)

⎯ The other participants (Saudara pertemuan lain)
✓ A result – sebuah hasil

Tujuan utama melakukan pertemuan/rapat. Namun itu saja tidak cukup
jika tidak disertai laporan.
✓ A report – sebuah laporan

Biasanya catatan pertemuan (the minutes of the meeting). Pembahasan
mengenai laporan hasil rapat telah/akan Saudara pelajari pada Kegiatan
Pembelajaran 2: Membuat Laporan Tertulis.
Sumber: https://www.bernas.id/45982-supaya-bisnis-makin-lancar-ini-6-tips-menjaga-komunikasi-dengan-pelanggan.html
a. Prosedur diikuti.
Pemimpin pertemuan/rapat harus mengendalikan jalannya pertemuan/rapat

agar mencapai kesimpulan dan mendapatkan keputusan. Walaupun gaya
memimpin tergantung pada tujuan dan jenis pertemuan/rapat, diagram di
bawah ini menunjukkan tugas-tugas utama yang diemban oleh pemimpin
pertemuan/rapat.
Ada pertemuan/rapat yang butuh wasit dan ada yang butuh kapten. Tetapi
intinya semua butuh seseorang yang dapat memimpin sehingga
pertemuan/rapat tersebut dapat membuat hasil/keputusan yang maksimal
dalam waktu yang minimal.

Berikut adalah prosedur standar sebuah pertemuan/rapat.
Untuk mencapai diskusi yang maksimal, seorang pemimpin rapat

menempuh langkah-langkah berikut ini:
1) Open the meeting (buka pertemuan/rapat)

• Invite introductions from participants if necessary (undang peserta
untuk memperkenalkan diri jika diperlukan).
• Explain purpose of meeting (jelaskan tujuan pertemuan/rapat).
• Present agenda (sajikan agenda pertemuan/rapat).
• Discuss ground rules, who speaks, when to speak, decision-making,
etc. (ajak peserta untuk menyepakati aturan rapat, siapa yang
berbicara, waktu berbicara, pengambilan keputusan dan lain-lain).
2) Move to the first point in the agenda (lanjut ke poin atau

pembahasan berikutnya).
3) Hand over to another person (serahkan pembahasan ke seseorang

yang telah ditunjuk).
• Bring people into the discussion (ajak semua peserta rapat
berpartisipasi).
• Stop people talking (hentikan peserta yang berbicara bersamaan).
• Listen actively (dengarkan dengan aktif).
• Ask for repetition or clarification (minta untuk mengulang atau
mengklarifikasi).
• Prevent irrelevance (cegah pembicaraan yang tidak relevan atau
berkaitan).

4) Paraphrase (parafrase/ungkapkan penjelasan dengan kata-kata sendiri

atau ungkapan lain)
5) Summarize (simpulkan pembahasan)

• Keep eye on time (perhatikan waktu)
6) Move to the next point (lanjutkan ke poin berikutnya)
7) Control decision-making (kendalikan pembuatan keputusan)
8) Indicate follow-up task (indikasikan tindak lanjut)
9) Close the meeting (tutup pertemuan/rapat)

• Thank participants (berterima kasih kepada peserta rapat)
• Annouce next meeting (umumkan rapat selanjutnya)
Di bawah ini adalah ungkapan-ungkapan dalam bahasa Inggris yang

Saudara dapat gunakan untuk menyampaikan ide dan pikiran Saudara
dalam pertemuan/rapat.
Opening the meeting

✓ Good morning, ladies and gentlemen/colleagues.
shall we start/make a start/get started?

✓ If we are all here let’s start/make a start/get started?
I think we should start/make a start/get started?
I’d like to introduce two colleagues from our Munich

✓ First of all,
let me introduce office.
✓ Would you like to say a few words about yourselves?

✓ Right, thank you.
✓ Have you all got a copy of the agenda?
✓ If everyone has got a copy of the agenda, let me first explain the
purpose of the meeting.
✓ The objective/purpose/aim/target of this meeting is to …
✓ Now let’s look at the agenda in detail.
✓ As you can see there five main points/items.
✓ I purpose/suggest that we take them in the following order.
✓ I think we will need about 30 minutes for point/item 1, 20 minutes for
point/item 2, ….
✓ As we have a lot to get through this morning, can we agree on the
ground rules? I suggest/propose the following: …
Moving to the first point

✓ Right. Now let’s move on to/look at the first point.
Handing over to another person

✓ Right, Jeremy, over to you.

Bringing people into the discussion

✓ We haven’t heard from you yet, George. What do think about this
proposal?
✓ Would you like to add anything, Margaret?
✓ Anything to add, Peter?
Stopping people talking

✓ One at a time, please?
✓ We can’t all speak at once. John first, then Mary, then Max.
✓ Would you mind addressing your remarks to the chair? (but don’t
silence the person who talks too much; you may need him or her
later)
✓ Well, thank you, Deborah. I think that’s clear now. Could we have
some other opinions?
✓ Right, thank you, Peter. I think we’ve all got the point now. Shall we
move on?
✓ Okay John, thanks. Susan, I think you wanted to say something?
Listening actively
What to do (lakukan) What to say (ucapkan)
Nod head Right, I see
Lean forwards Okay, I understand
Study the speaker Um, that’s interesting
Show interest Right
Maintain aye contact Okay
Asking for repetition or clarification

✓ If you didn’t hear, you can say:
• [I’m] sorry. I didn’t hear what you said. Would you mind repeating
it, please?
✓ If you didn’t understand, you can say:
• [I’m] sorry. I don’t quite follow you. Could you go ever that again,
please?
✓ If you feel the speaker is being vague or imprecise, you can say:
• What exactly do you mean by …?
Preventing irrelevance
✓ I’m afraid that’s outside the scope of this meeting.
✓ We’re beginning to lose sight of the main point.
✓ Keep to the point, please.
✓ I think we’d better leave that subject for another meeting.
Paraphrase
✓ So, what you’re saying is …
✓ In other words, …
✓ So, you mean …
✓ So, if I understand you correctly …

Summarising
✓ To sum up then …
✓ So, to summarise what has been said so far …
Keeping an eye on the time

✓ We’re running short of time.
Could you please be brief?
✓ There’s not much time left.
Moving to the next point

✓ Right. Let’s move on to the next point.
✓ Geraldine, would you like to introduce the next point?
✓ Okay, on to item 4. Who’s going to open this one?
✓ Well, I think that covers everything on that point. Let’s move on.
Controlling decision-making
✓ I’d like to [formally] propose that ….
✓ I’d like to propose the following amendment.
✓ Can we take a vote on that proposal?
✓ All those in favour. Right. All those against. Right, thank you.
✓ So that motion has been accepted/rejected by 4 votes to 3.
✓ Very well, then, we agree with soe reservations/unanimously that ….
✓ Well, it seems that we are broadly in agreement that ….
Indicating follow-up tasks

✓ Paul, do you think you could …?
✓ Derek, how about preparing some figures for the next meeting?
Closing the meeting

✓ Right. That just about covers everything.
✓ I’d like to thak Marianne and Anek for coming over from Munich.
✓ So, the next meeting will be on … [date] at … [time].
✓ Thanks for your participation.
✓ Right, I declare the meeting closed.
b. Pendapat/saran diberikan.
Siapa saja dalam pertemuan berhak untuk memberikan pendapat atau

saran. Yang perlu diperhatikan adalah waktu menyampaikan
pendapat/saran. Untuk itu setiap orang yang terlibat dalam diskusi harus
memperhatikan prosedur dengan baik. Sampaikan pendapat/saran dengan
sopan dan sikap positif dan relevan dengan topik pertemuan/rapat yang
sudah disampaikan oleh pemimpin rapat.
Berikut adalah ungkapan-ungkapan dalam menyampaikan pendapat/saran.

Contoh:
• Do you think that national advertising is the right way to launch our
products?
• In my opinion we shouldn’t ruch into a long-term agreement before
considering the implications.

• I tend to think that the loss of key personnel has damaged their
confidence.
Bentuk dan penggunaan

Pendapat dapat diungkapkan dengan lemah hingga kuat. Berikut ini daftar
ungkapan untuk menyampaikan pendapat.
Strongly (kuat) I’m convinced/sure/positive that …

I strongly believe that …
I have absolutely no doubt that …
I definitely/certainly think that …
I really do think that …
I really feel that …
Neutrally (netral) In my opinion …

I think/consider/feel that …
I believe that …
As I see it, …
To my mind …
From my point of view …
Weakly (lemah) I’m inclined to think that …

I tend to think that …
Saudara juga dapat meminta pendapat/saran dari skala tegas (forcefully)

sampai bijaksana (tactfully). Gunakan ungkapan di bawah ini untuk
meminta pendapat/saran:
Forcefully Do you really think that …

Do you really believe that …
Are yoy absolutely sure/convinced/positive that …
Don’t you think that …
Neutrally Do you think …

Do you believe that …
Do you consider that …
Tactfully Am I right in thinking that …

Would I be right in thinking that …
Catatan
Perhatikan penggunaan kata think dalam makna positif dan negatif.
• I think we should invest in a new computer system. (positive)

• I don’t think we should invest. (negative; not: I think we shouldn’t

invest)
• I think so. (positive)
• I don’t think so. (negative)
Think vs Mean
• What do you think about the new model? (=what is your opinion)
• What do you mean? (=what do you want to say?)
Ungkapan lain untuk memberi pendapat/saran

• As far as I am concerned, we should introduce the new security
arrangements as soon as possible.
• According to the MD, the money is not yet available for the new system.
(not: according to the MD’s opinion)
c. Strategi digunakan untuk melakukan konfirmasi mengenai apa

yang disampaikan.
Melakukan konfirmasi mengenai apa yang telah disampaikan pada saat

berdiskusi itu sangat penting. Menghindari kesalahpahaman adalah hal yang
sangat baik dalam bekerja dan berkomunikasi. Untuk itu, lakukan konfirmasi
atas ketidakpahaman Saudara terutama pada aspek-aspek penting. Strategi
dalam melakukan konfirmasi adalah sebagai berikut:
• Ikuti jalannya rapat/pertemuan dengan serius dan fokus.

• Dengarkan setiap orang yang berbicara.
• Catat hal-hal penting yang disampaikan di rapat.
• Apabila Saudara ingin mengonfirmasi atas informasi tertentu, lakukan
pada saat pemimpin rapat memberikan kesempatan untuk berdiskusi.
• Dan gunakan ungkapan-ungkapan di bawah ini untuk melakukannya.
Asking for repetition or clarification

• Jika Saudara tidak mendengar, Saudara dapat mengucapkan:
[I’m] sorry. I didn’t hear what you said. Would you mind repeating it,
please?
• Jika Saudara tidak mengerti, Saudara dapat mengucapkan:
[I’m] sorry. I don’t quite follow you. Could you go ever that again,
please?
• Jika Saudara merasa si pembicara tidak jelas atau samar-samar,
Saudara dapat mengucapkan:
What exactly do you mean by …?
d. Umpan balik diberikan.
Berdasarkan kamus bahasa Inggris, Longman Dictionary of Contemporary

English Online, umpan balik atau feedback berarti nasehat, kritik, dan lain-
lain tentang seberapa berhasilnya sesuatu dilakukan atau dijalankan. Dalam
kamus bahasa Indonesia, Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) versi
online/daring, umpan balik adalah hasil atau akibat yang berbalik mengenai
(berguna bagi) kita sebagai rangsangan (dorongan dan sebagainya) untuk

bertindak lebih lanjut; balikan; bahan yang diperoleh kembali dari

penerapan sesuatu untuk unsur perbaikan dalam tindak lanjut; tanggapan
langsung dari pengamatan sebagai hasil kelakuan individu terhadap individu
lain.
Apabila hal ini terjadi pada rapat Saudara, tanggapi dengan baik dengan
langkah sebagai berikut:
• Dengarkan umpan balik yang disampaikan peserta sampai mereka

selesai bicara.
• Jangan melakukan interupsi.
• Pahami apa yang mereka sampaikan.
• Tetap tenang walaupun kritik yang disampaikan tajam dan mungkin
tidak menyenangkan bagi Saudara.
• Ucapkan terima kasih atas umpan balik yang diberikan.
• Apabila Saudara perlu mengklarifikasi umpan balik tersebut karena
Saudara kurang memahami maksudnya, lakukan dengan sopan dan
santun.
• Kuasai ungkapan-ungkapan untuk berterima kasih dan mengklarifikasi
dalam bahasa Inggris.

e. Lembar Kerja Elemen 2
Lembar Kerja 2.1.
Answer the following questions in the space given.

1. What is a meeting?
Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
2. What are the essential elements of a meeting?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
3. What is the meaning of chairing a meeting?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

4. Who are involved in a meeting?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
5. What do you tell to the participants in the meeting opening?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
6. What is the meaning of paraphrase?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
7. What is the purpose of keeping eye on time?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
8. How do you stop people talking?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
9. How do you prevent irrelevant talking?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
10. How do you close a meeting?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Lembar Kerja 2.2.
Saudara adalah seorang manajer sebuah perusahaan yang mengembangkan

mainan anak-anak. Saudara memimpin sebuah rapat yang membahas tentang
pengembangan produk mainan yang ramah lingkungan dan hendak dipasarkan
untuk anak-anak usia 3-5 tahun. Saudara mengundang beberapa staf
pengembang untuk berdiskusi mengenai hal tersebut.
1. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas dengan

melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai manajer yang
memimpin rapat dan beberapa rekan Saudara berperan sebagai notulis (1
orang) dan staf pengembang (3 orang). Dalam rapat tersebut Saudara
dan rekan-rekan Saudara:
• Mengikuti prosedur rapat;
• Memberikan pendapat/saran;
• Menggunakan strategi untuk melakukan konfirmasi mengenai apa yang
disampaikan;
• Memberikan umpan balik;
• Menggunakan ungkapan-ungkapan bahasa Inggris untuk rapat.
2. Praktikkan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan
Saudara.
3. Demonstrasikan skenario tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk
video.
f. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 2, yakni berperan serta

dalam diskusi kelompok. Saudara membutuhkan pengetahuan bahasa
Inggris dalam bentuk penguasaan ungkapan-ungkapan yang dibutuhkan
untuk berdiskusi pada suatu pertemuan atau rapat di lingkungan kerja
Administrasi Profesional. Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya pada
kegiatan rapat/pertemuan di kantor atau tempat kerja Saudara dengan
sikap kerja yang aktif, komunikatif, dan responsif.
3. Elemen 3: Melakukan Presentasi
a. Presentasi yang sesuai dengan maksud pertemuan atau diskusi

dibuat.
Presentasi adalah penyajian sebuah pembicaraan yang telah disiapkan oleh

penyaji dan disampaikan kepada pendengar atau peserta. Untuk membuat
sebuah presentasi, perhatikan penjelasan berikut ini.

Sumber: https://hosbeg.com/how-to-give-a-killer-presentation-and-blow-your-audience-away
Organization of information (susunan materi presentasi)

▪ Transparency of structure – memiliki pendahuluan yang jelas, isi,
penutup
▪ Organization of content – mencerminkan tujuan utama yang jelas
dan poin-poin pendudukung
▪ Level of information – disesuaikan dengan minat pendengar atau
audiens
Delivery of information (penyampaian informasi/presentasi)

▪ Image – formal atau informal, santai atau serius?
▪ Audience features – apa minat mereka? Apa yang mereka rasakan?
▪ Non-linguistic techniques – pikirkan bagaimana gerakan tubuh yang
sesuai dan kontak mata?
▪ Linguistic techniques – pertimbangkan penggunaan kalimat pendek
dan panjang, keras, dan suara tenang, jeda, pertanyaan dan humor.
▪ Technical support – pertimbangkan penggunaan alat bantu, misalnya:
slide, diagram pada flipchart dan media lain.
Use of language (penggunaan bahasa)

▪ Vocabulary – pilihlah kata yang tepat dalam berbicara.
▪ Grammar – rangkai kalimat dengan benar sesuai kaidah berbahasa.
▪ Pronunciation – memberi penekanan pada kata dan kalimat dengan
benar.
▪ Fluency – memberi variasi pada struktur kalimat dan variasikan
panjang pendeknya kalimat.
▪ Link your ideas and don’t talk too quickly – kaitkan ide-ide dan
jangan berbicara terlalu cepat.
Pre-preparation (tahap pra persiapan)

▪ Think about your objectives – apa yang akan menjadi perubahan
pada diri Saudara dan kemana mereka Saudara bawa, apakah Saudara
ingin menyampaikan informasi, menghibur, membujuk atau melatih
mereka, atau kombinasi dari semuanya?

▪ Think about the audience – seperti apa mereka, berapa banyak yang
akan hadir, bagaimana suasana hati mereka, bagaimana tingkat
pengetahuan mereka dalam bidang presentasi Saudara?
▪ Think about the time – Berapa banyak waktu yang Saudara butuhkan
untuk menyampaikan presentasi, berapa banyak waktu yang audiens
miliki untuk menyimak presentasi Saudara, berapa lama mereka dapat
berkonsentrasi?
▪ Think about the location – dimana Saudara menyampaikan

presentasi, seberapa jauh jarak Saudara dari penonton, perlukah
bersuara kuat, apakah Saudara perlu menggunakan mikrofon, apakah
Saudara berencana untuk menggunakan sarana bantu visual, apakah
semua peralatan akan ada, dan siapa yang akan mengoperasikannya?
▪ Think about your budget (especially in terms of time) – berapa

lama waktu yang Saudara perlukan dalam mempersiapkan bahan dan
sarana bantu visual?
Planning your presentation (rencana presentasi)

Saudara membuat daftar ceklis singkat agar presentasi Saudara berjalan
baik. Saudara membuat daftar pertanyaan yang Saudara ajukan ke diri
Saudara sendiri. Ini semacam pertanyaan reflektif yang dapat membantu
Saudara untuk tampil percaya diri.
▪ Mengapa Saudara ingin berbicara dengan peserta/pemirsa/pendengar

ini?
▪ Apa yang mereka harapkan dari presentasi Saudara?
▪ Apa poin-poin utama yang ingin Saudara sampaikan?
▪ Bagaimana Saudara menyampaikan poin-poin tersebut dalam presentasi
Saudara?
▪ Bagaimana interaksi yang Saudara ingin jalin dengan
peserta/pemirsa/pendengar Saudara?
▪ Reaksi peserta/pemirsa/pendengar yang seperti apa yang Saudara
harapkan?
Preparing your presentation (menyiapkan presentasi)

▪ Collect – kumpulkan bahan/ide-ide Saudara, catat pada selembar
kertas atau papan, dan kembangkan seluas mungkin.
▪ Select – pilih poin-poin yang relevan dengan presentasi yang Saudara
tentukan.
▪ Group – gabungkan poin-poin dalam kelompok-kelompok, setiap
kelompok memiliki judul sementara (latar belakang, fitur produk,
masalah praktis, dll).
▪ Sequence – urutkan kelompok-kelompok tersebut menjadi urutan yang
diterima audiens.
▪ Link – pertimbangkan cara menghubungkan kelompok-kelompok
tersebut berdasarkan sebuah ide umum, analogi, visual.

The introduction (pendahuluan)

▪ Prepare your introduction – Siapkan pendahuluan Saudara,
sekurang-kurangnya 4 hal berikut:
a. Apa yang akan Saudara bicarakan?
b. Berapa lama Saudara akan bicara?
c. Apa saja materi utama Saudara?
d. Apakah Saudara akan memberi kesempatan bertanya selama
presentasi atau di akhir presentasi?
Ini mungkin memakan waktu sekitar 45 menit. Walaupun demikian,

Saudara akan marasa cukup untuk melakukan kontak dengan Saudara
Saudara. Saudara saat ini berada pada kondisi yang pas untuk
menyerap informasi. Jadi beri kesan yang baik tidak hanya struktur
presentasi tetapi jalin komunikasi dengan Saudara dengan menanyakan
situasi terkini. Hati-hati dengan membuat humor. Tetap jaga kontak
mata dengan Saudara dan kenalkan diri, sampaikan tujuan, dan latar
belakang presentasi Saudara.
▪ Ketika presentasi (materi dan bahan lainnya) sudah siap, berlatih dahulu
dengan menggunakan alat perekam suara dan dengarkan.
On the day (pada hari H)

• Pastikan semua fasilitas yang Saudara butuhkan tersedia dan siap untuk
digunakan, seperti alat-alat (LCD projector, laptop, microphone, screen,
pointer), bahan dan catatan.
• Ceritakan dengan singkat kepada pembawa acara atau moderator

perihal diri Saudara, apa yang akan Saudara bicarakan/sampaikan,
berapa lama Saudara menyampaikannya, apakah ada waktu untuk
melakukan tanya jawab, dan lain-lain. Jika pembawa acara atau
moderator salah dalam menyampaikan hal ini, Saudara dapat
mengoreksinya nanti.
• Periksa atau tinjau ruangan yang akan digunakan, apakah Saudara

merasa cukup leluasa untuk bergerak dan mengubah postur.
Pertimbangkan hal-hal ini namun sesuaikan dengan karakter dan sudut
pandang Saudara sendiri.
b. Presentasi komunikatif sesuai SOP organisasi disajikan.
Saudara sudah mempelajari cara dan membuat presentasi. Saatnya

Saudara menyajikan presentasi tersebut. Langkah-langkah dalam
menyajikan presentasi adalah sebagai berikut.

Perhatikan diagram berikut ini dan baca penjelasan di bawah.
Introduce Introduce your

Greeting
yourself talk
Present main
part divided into
Summarise main point 1, Outline talk
points
point 2,
point n
Conclude talk Invite questions
Susunan presentasi dimulai dari:

• Greeting – memberi salam
• Introducing yourself – memperkenalkan diri
• Introduce your talk – memperkenalkan/memberi pengantar
presentasi
• Outline talk – menyampaikan poin-poin utama dalam presentasi
• Present main part devided into point 1, point 2, point n –
menyajikan materi utama yang terbagi menjadi poin 1, 2, dan
seterusnya
• Summarise main points – membuat ringkasan
• Conclude talk – buat kesimpulan
• Invite questions – undang pertanyaan dari peserta
Saat Presentasi
• Ingat bahwa kesan pertama sangat penting; jadi tunjukan kualitas
Saudara kepada peserta/pemirsa/pendengar. Cobalah untuk:
✓ Organized (terorganisir) – buat rencana presentasi Saudara terlihat

atau nampak.
✓ Human (manusiawi) – memaklumi situasi yang ada dan tetap
tenang

✓ Fluent (fasih) – pelajari ini dengan sungguh-sungguh

✓ Brief (singkat/jangan bertele-tele) – peserta/pemirsa/pendengar
datang untuk menyimak informasi
• Gunakan frase atau kalimat di bawab ini untuk memperkenalkan diri

dan pendahuluan:
✓ Good morning/afternoon/evening, ladies and gentlemen/colleagues.

My name is … and I am marketing director of ….
✓ I’d like to say a few words to you today about the az120.
✓ I’d like to talk to you today about the az120.
✓ I’d like to explain to you today the operation of the az120.
✓ I shall take about 15 minutes of your time.
✓ I aim to talk to you for about 15 minutes.
✓ This will take about half an hour.
✓ I’ve divided my talk into five main parts.
✓ The subject can be looked at under five main headings.
✓ During my talk I’ll be looking at five main areas.
✓ If you have any questions, please feel free to interrupt.
✓ If you have any questions, I’ll be glad to try to answer them at the
end of my talk.
✓ To start with, then, I’d like to consider ….
• Gunakan frase atau kalimat di bawah ini untuk memulai poin pertama:
✓ To start with, then, I’d like to consider ….
✓ First of all, I’d like to look at ….
• Gunakan frase atau kalimat di bawah ini untuk menutup pembahasan

materi/poin-poin:
✓ Those are the main points on ….
✓ That’s all I have to say about ….
✓ So that, then, is ….
✓ Now we’ve looked at/dealt with ….
• Gunakan frase atau kalimat di bawah ini untuk memulai pembahasan

baru:
✓ Now let’s turn to ….
✓ Now let’s move on to ….
✓ I’d like now to consider ….
✓ I’d like now to examine ….
✓ Next we come to ….
✓ Turning now to ….
✓ Let’s move on now to ….
✓ The next point I’d like to make is ….
• Gunakan frase atau kalimat di bawah ini untuk mengacu kepada apa
yang telah disampaikan:
✓ As I said at the beginning ….
✓ I told you a few moments ago that ….
✓ In the first part of my talk, I said ….

✓ As I’ve already said ….

✓ As I mentioned earlier ….
• Gunakan frase atau kalimat di bawah ini untuk mengacu kepada apa
yang akan disampaikan:
✓ I’ll come to that later.
✓ I’ll return to this point in a few minutes.
✓ … and I’ll talk about this in the next part of my presentation.
✓ … I’ll comment on this in my conclusion.
• Gunakan frase atau kalimat di bawah ini untuk meringkas materi

presentasi:
✓ So I’d just like to summarize the main points.
✓ In brief, we have looked at …
• Gunakan frase atau kalimat di bawah ini untuk menyimpulkan

presentasi:
✓ That’s all I have to say for now.
✓ (I think) that covers most of the points.
✓ That concludes my talk.
✓ Thank you for your attention.
• Gunakan frase atau kalimat di bawah ini untuk mengundang

pertanyaan:
✓ And now, if you have any questions. I’ll be glad to (try to) answer
them.
✓ Does anyone have any questions?
✓ Any questions?
c. Umpan balik dan menjawab pertanyaan ditanggapi apabila perlu.
Berdasarkan kamus bahasa Inggris, Longman Dictionary of Contemporary

English Online, umpan balik atau feedback berarti nasehat, kritik, dan lain-
lain tentang seberapa berhasilnya sesuatu dilakukan atau dijalankan. Dalam
kamus bahasa Indonesia, Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) versi
online/daring, umpan balik adalah hasil atau akibat yang berbalik mengenai
(berguna bagi) kita sebagai rangsangan (dorongan dan sebagainya) untuk
bertindak lebih lanjut; balikan; bahan yang diperoleh kembali dari
penerapan sesuatu untuk unsur perbaikan dalam tindak lanjut; tanggapan
langsung dari pengamatan sebagai hasil kelakuan individu terhadap individu
lain.
Apabila hal ini terjadi pada presentasi Saudara, tanggapi dengan baik
dengan langkah sebagai berikut:
• Dengarkan umpan balik yang disampaikan peserta/pemirsa/pendengar

sampai mereka selesai bicara.
• Jangan melakukan interupsi.
• Pahami apa yang mereka sampaikan.

• Tetap tenang walaupun kritik yang disampaikan tajam dan mungkin

tidak menyenangkan bagi Saudara.
• Ucapkan terima kasih atas umpan balik yang diberikan.
• Apabila Saudara perlu mengklarifikasi umpan balik tersebut karena
Saudara kurang memahami maksudnya, lakukan dengan sopan dan
santun.
• Kuasai ungkapan-ungkapan untuk berterima kasih dan mengklarifikasi

Lembar Kerja 3.1.

Work with a partner. Discuss the following questions and give your responses.
1. What should you do in pre-preparing your presentation?
Jawaban:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
2. How do you prepare your presentation?
Jawaban:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
3. How do you prepare your introduction?
Jawaban:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
4. What are the steps in delivering a presentation?
Jawaban:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
5. How do you response to feedback?
Jawaban:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

Lembar Kerja 3.2.
Saudara akan mempresentasikan sebuah tema dalam ruang lingkup pekerjaan

pada bidang Administrasi Profesional. Saudara akan menyiapkan dan
menyajikan presentasi dan melakukan sesi tanya jawab dalam bahasa Inggris.
Berikut tema yang Saudara dapat pilih:

1. The Challenges of Information and Communication Technology to Modern
Secretaries and Administrative Assistants
2. The Effects of Stress on the Secretary's and Administrative Assistant’s Job
Performance
3. Interpersonal/Human Relations Skills Secretaries and Administrative
Assistants Require for Effective Job Performance in Industries
4. The Effect of Manager’s Leadership Style on the Secretary’s and
Administrative Assistant’s Productivity
5. The Impact of the Introduction of the Computer on the Secretarial and
Administrative Profession
Setelah Saudara memilih 1 dari 5 tema di atas, lakukan tugas di bawah ini.
1. Membuat presentasi yang sesuai dengan maksud pertemuan atau diskusi.
2. Menyajikan presentasi komunikatif sesuai SOP organisasi.
3. Menanggapi umpan balik dan menjawab pertanyaan apabila perlu.
4. Demonstrasikan presentasi dan tanya jawabnya dan dokumentasikan
dalam bentuk video.
e. Rangkuman

presentasi. Selain memiliki pengetahuan bahasa Inggris dalam bentuk
penguasaan ungkapan-ungkapan yang dibutuhkan untuk melakukan
presentasi pada suatu pertemuan atau rapat di lingkungan kerja
Administrasi Profesional, Saudara juga perlu menguasai metode dan teknik
untuk menyampaikan presentasi. Dengan demikian, Saudara mampu
menyampaikan presentasi yang membuat pendengar atau pemirsa tertarik
untuk mengikutinya dan melakukan tanya jawab dengan Saudara. Dan
Saudara menerapkan kemahiran ini dengan dengan sikap kerja yang aktif,
komunikatif, dan responsif.

D. Penilaian
Sumber:http://diotraining.com/pelatihan-communication-skills-for-internal-auditor

1. Friendliness, empathy, fairness, control, and information are ….
A. the basic principles of excellent facility
B. the basic elements of good service
C. the characteristics of a good receptionist
D. the features of a good communicator
2. Smiling, maintaining eye contact, being well-groomed, being attentive, having a

moderate tone of voice, having natural hand gesture, maintaining personal
space, having good posture, and being a good observer are the acts of … staff.
A. empathy
B. empathetic
C. sympathetic
D. problematic
3. What does giving customers a “way back” mean?

A. That customers can make mistake but you need to make them feel alright.
B. That customers can go home if they find no solution from the staff.
C. That many customers can have a refund for the damaged goods.
D. That customers can give away all the souvenir given by the suppliers.
4. What would you say to customers instead of saying “I don’t know”?

A. That’s not my job.
B. You want it by when?
C. I’ll find out.
D. I understand your frustration.

5. What is the best expression for saying “That’s not my job” or “That’s not my
department?
A. Let me show you the way to forget all of the problems.

B. Let me transfer you to the person who can immediately help you with this
problem.
C. Let me take you to the manager in charge.
D. Let me help you facing the problems and the destruction.
6. There are five essential elements of a meeting. What are they?

A. A purpose, an avenue, a meeting room, a result, and a report.
B. A chairperson, participants, members, a result, and a report.
C. A purpose, an agenda, members, a secretary, an opening
D. A purpose, an agenda, members, a result, and a report.
7. What would you do at the opening of a meeting?

A. Invite introductions, listen actively, paraphrase and discuss the ground
rules.
B. Invite introductions, explain the purpose, present agenda and discuss the
ground rules.
C. Clarify, stop people talking, explain the purpose, summarise and keep eye
on time.
D. Move to the next point, prevent irrelevance, present agenda and discuss the
ground rules.
8. What would you say if you want give an opinion?

A. What do you think of our new department?
B. Would I be right thinking that the product will lose at the global market?
C. I’d like to propose the following amendment.
D. I believe that this product will win in the domestic market.
9. What do you do in preparing your presentation?

A. Collecting materials preparing the images, considering the audience,
preparing the technical supports, choosing the vocabularies.
B. Collecting materials, selecting the relevant points, grouping the points,
sequencing the groups of idea, and linking the groups in such a way.
C. Collecting materials, selecting the relevant points, grouping the points,
practicing with colleagues, and sharing with friends.
D. Collecting materials, practicing pronunciation, correcting the grammar,
choosing the right vocabularies, considering the budget.
10. How do you respond to negative feedback in your presentation?

A. Remain calm, ask questions related to the material of the presentation to
the person who give the feedback and say thank you.
B. Remain calm, listen actively, try to fight back, and give him or her a big
applause.
C. Remain calm, do not interrupt, try to understand the meaning, and give
clarification if necessary and say thank you.
D. Remain calm, listen actively, do not interrupt, try to attack, and say thank
you.

Bagian 2: Observasi-Demonstrasi
Skenario 1: Melakukan Komunikasi Lisan dengan Pelanggan dan Kolega
Saudara adalah seorang staf administrasi yang bekerja di PT Organic Farming,

sebuah perusahaan pemasok sayuran organik untuk super market besar. Seorang
perwakilan/staf dari sebuah super maket datang ke kantor Saudara mengeluh
karena sayuran yang mereka pesan datang dalam keadaan layu dan sebagian
besar sudah menguning sehingga tidak dapat dijual. Pelanggan tersebut sangat
marah dan Saudara harus menanganinya. Buatlah dialog percakapan dalam bahasa
Inggris antara Saudara dan rekan kerja Saudara dan demonstrasikan. Saudara
berperan sebagai staf dan rekan Saudara berperan sebagai pelanggan yang datang
ke kantor Saudara.
Sumber: https://3ccontactservices.com/tips-help-reduce-customer-complaints-improve-business-practices
Skenario 2: Berperan-Serta dalam Diskusi Kelompok
Saudara adalah seorang sekretaris senior. Saudara memimpin sebuah pertemuan

dengan beberapa staff. Dalam rapat ini Saudara akan membahas persiapan
pelaksanaan sebuah pertemuan besar yang dihadiri oleh para pejabat perusahaan
dalam beberapa hari lagi. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas
yang melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai sekretaris senior dan
beberapa rekan Saudara berperan sebagai notulis (1 orang) dan staf (3 orang).
Demonstrasikan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan Saudara

Sumber: https://www.shutterstock.com/sv/video/clip-30610987-angry-boss-scolding-female-employee-bad-work
Skenario 3: Melakukan Presentasi

Saudara diposisikan sebagai sekretaris pada P.T. Cahaya Mentari, Jalan Danau
Toba, No. 47, Medan. Saudara ditugaskan oleh pimpinan untuk melatih beberapa
sekretaris junior/personal assistant yang akan bekerja bagi beberapa manajer di
perusahaan Saudara. Salah satu kegiatan pelatihan tersebut adalah memberi
materi kepada para calon sekretaris junior/personal assistant tentang menangani
tugas-tugas mereka. Nama perusahaan di atas adalah contoh. Saudara
dipersilahkan untuk mengkreasikan nama, alamat perusahaan dan pimpinan untuk
presentasi Saudara.
Saudara akan menggunakan bahasa Inggris sepenuhnya dalam memberi salam,

berkenalan, menyampaikan materi presentasi, mengundang dan menjawab
pertanyaan dari para sekretaris junior/personal assistant, menutup presentasi dan
mengucapkan terima kasih.
• Buat materi presentasi tentang “Tugas Sekretaris Junior/Personal Assistant”

dengan menggunakan PowerPoint presentation.
• Sebelum memulai presentasi, beri salam dan perkenalkan diri Saudara dengan
jelas dan jelaskan tujuan dari presentasi Saudara.
• Sampaikan presentasi Saudara.
• Undang dan jawab pertanyaan dari pendengar atau pemirsa.
• Tutup presentasi Saudara dengan menyampaikan kesimpulan dan ucapkan
terima kasih dan salam.

Sumber: https://speakingmadeeasy.com.au/prepare-your-way-to-a-successful-presentation

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

kompetensi Melakukan Komunikasi dalam Bahasa Inggris pada Tingkat
Operasional Menengah?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

Referensi
Brieger, Nick dan Comfort Jeremy, Language Reference for Business English:
Grammar, Functions and Communication Skills. New York: Prentice Hall
International, 1992.
https://www.ldoceonline.com/dictionary
https://kbbi.web.id
https://uuu.sederet.com/translate.php
https://www.thoughtco.com
http://ptindowebdesign.blogspot.com/2016/02/pelayanan-pelanggan-dan-
komunikasi.html
https://www.bernas.id/45982-supaya-bisnis-makin-lancar-ini-6-tips-menjaga-
komunikasi-dengan-pelanggan.html
https://hosbeg.com/how-to-give-a-killer-presentation-and-blow-your-audience-away
http://diotraining.com/pelatihan-communication-skills-for-internal-auditor
https://3ccontactservices.com/tips-help-reduce-customer-complaints-improve-business-
practices
https://www.shutterstock.com/sv/video/clip-30610987-angry-boss-scolding-female-
employee-bad-work
https://speakingmadeeasy.com.au/prepare-your-way-to-a-successful-presentation

BAB V
MENGOPERASIKAN SISTEM INFORMASI
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran 4. Saudara telah mempelajarari

bagaimana Mengoperasikan Sistem Informasi di kegiatan pelatihan lain. Setelah
mempelajari modul ini, Saudara diharapkan dapat mengekspresikan diri lebih detil
dan berwawasan luas di dalam lingkungan pekerjaan Administratif Profesional
melalui Kegiatan Pembelajaran Mengoperasikan Sistem Informasi.
Adapun kriteria unjuk kerja dari Mengoperasikan Sistem Informasi adalah:

1. Mempersiapkan System informasi yang akan digunakan meliputi:
1.1. Mengidentifikasi Sistem Informasi sesuai Kebutuhan
1.2. Memilih Metode Pengaksesan Informasi
1.3. Mengoperasikan Berbagai Sistem Informasi secara Terpadu
2. Mengakses Informasi meliputi:

2.1. Memastikan Sistem Informasi yang dibutuhkan sesuai Kebutuhan
2.2. Mengakses Informasi sesuai SOP
3. Mengoperasikan Sistem Informasi meliputi:

3.1. Mengidentifikasi Cara kerja sistem informasi dengan tepat dan benar
3.2. Jenis sistem informasi sesuai keperluan
kompetensi Mengoperasikan Sistem Informasi. Saudara dapat melakukan kegiatan
ini dengan cara Saudara sendiri. Tetapi bila Saudara dalam pelatihan tatap muka
maka Saudara dapat melakukan aktivitas pembelajaran bersama rekan atau dalam
kelompok. Mari kita mulai dengan membaca sepintas materi pada bagian ini
dengan langkah-langkah sebagai sebagai berikut:
Lembar Kerja (LK). Masing-masing elemen memiliki 2, LK 1 dan LK 2.

Sumber:https://sites.google.com/site/tirtayasa/memahami-konsep-dasar-tik/gambaran-umum-sistem-informasi-dan-teknologi-informasi
1. Elemen 1: Mempersiapkan System Informasi yang akan Digunakan
a. Mengidentifikasi sistem informasi sesuai kebutuhan
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan

aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan
manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang
sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik,
data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk
merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan
komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan
teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan
komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari
teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki
komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan
teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis.
Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.
Alter berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem
kerja. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin
melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk
memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem
informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk
pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi
dan menampilkan) informasi.
Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data

di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu

bentuk komunikasi sistem di mana data yang mewakili dan diproses sebagai
bentuk dari memori sosial. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai
bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan
keputusan dan tindakan. Sistem informasi merupakan fokus utama dari
studi untuk disiplin sistem informasi dan organisasi informatika.
Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia,

perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data
dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam
organisasi.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Terdapat empat langkah dalam membangun suatu sistem informasi, yaitu
menentukan serta mengetahui masalah, menyediakan solusi alternatif,
memilih solusi, dan mengimplementasikan solusi yang dipilih. Ketiga
langkah pertama disebut sebagai analisis sistem.
Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem
informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para
pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai
suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh
tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance),
tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate).
Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan
sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
Sumber daya manusia yang terlibat dalam operasional dan pengembangan

sistem informasi. serta masalah komputasi pemakai akhir. Komponen
Sistem Informasi. Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-
komponen seperti:
• Perangkat keras (hardware) yang mencakup peranti-peranti fisik seperti
komputer dan printer.
• Perangkat lunak (software) atau program meliputi sekumpulan instruksi
yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
• Prosedur atau sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehedaki.
• Orang atau pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan
sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem
informasi.
• Basis data (database) yang mencakup sekumpulan tabel, hubungan,
dan Iain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
• Jaringan komputer dan komunikasi data yang berupa sistem
penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara
bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

Pada prakteknya, tidak semua sistem informasi mencakup keseluruh-an

komponen-komponen tersebut. Sebagai contoh, sistem informasi pribadi
yang hanya melibatkan sebuah pemakai dan sebuah komputer tidak
melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi. Namun, sistem informasi grup
kerja (work group information system) yang melibatkan sejumlah orang dan
sejumlah komputer,memerlukan sarana jaringan dan komunikasi.
Fungsi Sistem Informasi

Ada beberapa fungsi yang terdapat pada Sistem Informasi. Fungsi-fungsi
tersebut banyak memperoleh manfaat apabila kita pergunakan dengan baik.
Berikut fungsi-fungsi dari Sistem Informasi:
• Berfungsi untuk pengguna dapat lebih baik dalam mengakses data yang
ada secara efektif dan efisien, tanpa dengan perantara sistem informasi.
• Berfungsi untuk menjamin adanya kualitas serta keterampilan dalam
memanfaatkan sistem informasi dengan kritis.
• Berguna untuk memperbaiki produktifitas dari aplikasi pengembangan.
Pemeliharaan sistem
• Berguna untuk memahami dan mengidentifikasi konsekuensi dari
ekonomi.
• Berguna untuk mengembangkan beberapa proses seperti perencanaan
secara efektif.
• Berguna untuk identifikasi kebutuhan dari keterampilan mendukung
yang terdapat pada sistem informasi.
• Berguna untuk tetapkan investasi yang nantinya akan diarahkan kepada
sistem informasi.
b. Memilih Metode Pengaksesan Informasi
Metode akses
• Akses Secara Berurutan
Ketika digunakan, informasi penyimpanan berkas harus dapat diakses
dan dibaca ke dalam memori komputer. Beberapa sistem hanya
menyediakan satu metode akses untuk berkas. Pada sistem yang lain,
contohnya IBM, terdapat banyak dukungan metode akses yang
berbeda. Masalah pada sistem tersebut adalah memilih yang mana yang
tepat untuk digunakan pada satu aplikasi tertentu.
• Sequential Access
Sebuah metode yang paling sederhana. Informasi yang disimpan dalam
berkas diproses berdasarkan urutan. Operasi dasar pada suatu berkas
adalah tulis dan baca. Operasi baca membaca berkas dan meningkatkan
pointer berkas selama di jalur lokasi I/O. Operasi tulis menambahkan ke
akhir berkas dan meningkatkan ke akhir berkas yang baru. Metode ini
didasarkan pada tape model sebuah berkas, dan dapat bekerja pada
kedua jenis device akses (urut mau pun acak).
Akses langsung
Direct Access merupakan metode yang membiarkan program membaca dan
menulis dengan cepat pada berkas yang dibuat dengan fixed-length logical
order tanpa adanya urutan. Metode ini sangat berguna untuk mengakses

informasi dalam jumlah besar. Biasanya database memerlukan hal seperti

ini. Operasi berkas pada metode ini harus dimodifikasi untuk menambahkan
nomor blok sebagai parameter. Pengguna menyediakan nomor blok ke
sistem operasi biasanya sebagai nomor blok relatif, yaitu indeks relatif
terhadap awal berkas. Penggunaan nomor blok relatif bagi sistem operasi
adalah untuk memutuskan lokasi berkas diletakkan dan membantu
mencegah pengguna dari pengaksesan suatu bagian sistem berkas yang
bukan bagian pengguna tersebut.
Akses dengan menggunakan indeks

Metode ini merupakan hasil dari pengembangan metode direct access.
Metode ini memasukkan indeks untuk mengakses berkas. Jadi untuk
mendapatkan suatu informasi suatu berkas, kita mencari dahulu di indeks,
lalu menggunakan pointer untuk mengakses berkas dan mendapatkan
informasi tersebut. Namun metode ini memiliki kekurangan, yaitu apabila
berkas-berkas besar, maka indeks berkas tersebut akan semakin besar. Jadi
solusinya adalah dengan membuat 2 indeks, indeks primer dan indeks
sekunder. Indeks primer memuat pointer ke indeks sekunder, lalu indeks
sekunder menunjuk ke data yang dimaksud.
Kemudahan akses
Agar informasi bisa diterima oleh pemakai dengan lancar, kemudahan
akses terhadap informasi harus terjamin. Oleh karena itu pihak-pihak
yang berkompenten dengan informasi biasanya dilengkapi dengan
komputer pribadi (PC) yang terhubung ke server, yang menyimpan data
untuk memudahkan pengaksesan informasi.
c. Mengoperasikan Berbagai Sistem Informasi secara Terpadu
Cara Mengoperasikan Komputer – Pada jaman yang modern, menggunakan

komputer sudah tidak umum lagi. Anda tidak perlu pelatihan khusus untuk
menggunakan komputer. Anda sudah dapat menggunakan, memahami, dan
mengoperasikan perintah komputer sederhana dengan bisa membaca dan
menulis.
Sebagai pengguna pemula komputer, Anda mungkin mengalami kesulitan

menggunakan komputer. Mengoperasikan komputer adalah langkah
mendasar yang harus dikuasai pemula saat mempelajari komputer.
Menggunakan komputer untuk pemula mungkin agak sulit karena mereka
tidak terbiasa dengan komputer. Artikel ini memudahkan pengoperasian
komputer sehingga mudah digunakan dan diterapkan.
Cara mengoperasikan komputer

Mengoperasikan komputer itu sendiri terdiri dari tiga langkah:
• menyalakan komputer
• mengoperasikan komputer itu sendiri
• mematikan komputer
Di bawah ini adalah beberapa metode operasi komputer yang baik dan
benar yang dapat Anda gunakan untuk referensi tambahan.

Menyalakan komputer
• Sebelum menyalakan komputer, pastikan beberapa perangkat lain
seperti keyboard, mouse, dan lainnya, sudah terpasang atau terhubung
dengan benar. Cara untuk menyalakan komputer cukup mudah yaitu:
• Tekan tombol pada CPU komputer, lalu tekan tombol power pada
monitor
• Tunggu sebentar hingga proses startup selesai dan jendela Windows
muncul di komputer Anda dan Anda siap menggunakannya.
• Sebelum menyalakan komputer, pastikan beberapa perangkat lain
seperti keyboard, mouse, dan lainnya, sudah terpasang atau terhubung
dengan benar. Cara untuk menyalakan komputer cukup mudah yaitu :
• Tekan tombol pada CPU komputer, lalu tekan tombol power pada
monitor Tunggu sebentar hingga proses startup selesai dan jendela
Windows muncul di komputer Anda dan Anda siap menggunakannya.
Mengoperasikan komputer
• Setelah komputer Anda dinyalakan dan siap digunakan, Anda harus
mengoperasikan komputer pada langkah berikutnya. Disarankan agar
Anda menggunakan komputer yang sesuai dengan kebutuhan Anda
sehingga Anda dapat menguasainya dengan cepat. Misalnya, jika Anda
ingin menggunakan komputer untuk membuat tesis, dokumen, atau
dokumen lain, Anda dapat menggunakan perangkat lunak Microsoft
Office, yang mencakup aplikasi Word, Excel, dan Power Point.
• Jika Anda ingin menggunakan Internet, Anda perlu menginstal
perangkat lunak browser seperti Internet Explorer, Chrome atau Firefox
sehingga Anda dapat mengirim email dan memastikan bahwa Anda
telah menginstal dukungan modem dengan benar. Namun, jika Anda
ingin mempelajari desain grafis, Anda dapat menggunakan Corel Draw,
3D, Adobe Photoshop, dan lainnya. Semakin banyak Anda
bereksperimen atau mencobanya dengan diri Anda sendiri, semakin
Anda terbiasa menggunakan komputer
Mematikan komputer
• Berbeda cara untuk menyalakan komputer, karena komputer tidak
dapat segera dimatikan dengan menekan tombol fisik pada CPU.
• Langkah-langkah berikut harus diperhatikan:
• Pastikan Anda telah selesai menggunakan aplikasi dan bahwa semua
pekerjaan disimpan dengan benar ketika Anda telah menutup semua
aplikasi yang Anda gunakan.
• Kemudian klik menu Start (atau logo Windows di sudut kiri bawah).
• Lanjutkan memilih menu shutdown. Tunggu komputer benar-benar
sudah mati
• Jika komputer sudah benar-benar mati, matikan perangkat lain seperti
monitor dan speaker
• Cabut kabel yang berada pada stop kontak. hal ini untuk menghindari
terjadinya korsleting listrik dan menghemat listrik.
Komponen Komputer
• Hardware (perangkat keras)

Perangkat keras komputer adalah komponen fisik dari komputer. Terdiri

dari CPU, motherboard, RAM, VGA dan berbagai komponen lainnya.
• Software (perangkat lunak)
Perangkat lunak komputer dipahami sebagai kumpulan data elektronik
yang disimpan oleh perangkat komputer dan kemudian dikendalikan.
Perangkat Lainnya
Perangkat lainnya pada komputer berupa perangkat keras yang dapat
mendukung pengoperasian komputer. Contoh keyboard, mouse, printer,
scanner, joystick dan lainnya.
Data elektronik tersedia dalam bentuk instruksi atau program. Contoh

perangkat lunak komputer adalah sistem operasi dan aplikasi yang ada di
komputer
Prosedur Penggunaan Komputer agar Awet dan Aman

• Jangan memaksa komputer untuk menjalankan program yang tidak
memenuhi spesifikasi.
• Mengikuti langkah-langkah dalam menghidupkan atau mematikan
komputer dengan benar.
• Jangan pernah melakukan overclock prosesor jika Anda tidak tahu
caranya.
• Bersihkan CPU Anda jika terlihat sangat kotor karena debu, terutama
pada motherboard.
• Disarankan agar Anda menggunakan UPS agar komputer tidak rusak
oleh pemadaman listrik atau pemadaman yang dapat berubah sewaktu-
waktu.
• Pilih lokasi di mana CPU atau perangkat komputasi bebas dari air, debu,
atau hal-hal yang dapat merusak komputer dan selalu perbarui
antivirus.
Jika Anda memiliki masalah dengan komputer, ada dua opsi masalah
dengan perangkat lunak atau perangkat keras. Lakukan pemeriksaan
terhadap perangkat lunak terlebih dahulu.
Lembar Kerja 1.1.
1. Jelaskan pengertian sistem informasi dengan kata-kata Saudara sendiri.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
2. Jelaskan tiga kegiatan utama sistem informasi dan deskripsikan cara bekerja
sistem tersebut.
Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
3. Deskripsikan cara mengoperasikan komputer.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
4. Jelaskan komponen-komponen komputer.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 1.2.
Kantor sebuah perusahaan memiliki beberapa pegawai yang bertugas sebagai

tenaga Administrasi dalam melaksanakan tugasnya sering berkaitan dengan sistem
informasi atau peralatan komputer printer dan internet sementara di ruangan
peralatannya yang ada rusak, untuk memenuhi kebutuhan tersebut harus
mengajukan pemohonan peralatan ke unit perlengkapan. Diperlukan penguasaan
pengunaan komputer dalam pekerjaan tersebut.
berperan sebagai staf admin dan rekan Saudara berperan sebagai staf
perlengkapan.
Dalam dialog tersebut Saudara:

• mengidentifikasi keperluan peralatan diruang Anda
• menjelaskan cara mengakses komputer ke inernet
• menjelaskan langkah-langkah menggunakan komputer
• membuat format bon permintaan peralatan ke unit pelengkapan
• membuat format daftar barang untuk inventaris
• membuat format kartu pemeliharaan peralatan
• membuat format data pegawai dengan microsof word
Demonstrasikan dialog yang Saudara buat berdasarkan penugasan dan

dokumentasikan dalam bentuk video.
e. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yaitu mempersiapkan

system informasi yang digunakan. Saudara membutuhkan pengetahuan dan
ketrampilan yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada mempersiapkan system
informasi yang digunakan di lingkungan kerja Administrasi Profesional.
Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya pada kegiatan di kantor atau
tempat kerja Saudara dengan sikap kerja yang teliti, cepat dan cermat.

Sumber:https://www.google.com/search?q=gambar+mengakses+internet
2. Elemen 2: Mengakses Informasi
a. Memastikan sistem informasi yang dibutuhkan sesuai kebutuhan
Kebutuhan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan menggunakan komputer

atau laptop sifatnya sederhana, Menginput data pegawai atau karyawan
dan menginput data peserta didik disekolah dapat dilakukan menggunakan
program Microsoft Word. Sedangkan untuk mengolah nilai peserta didik
atau laporan penggunaan dana sumbangan sekolah dengan dilakukan
menggunakan program Microsoft Excel.
Sistem informasi sering sekali kita rasakan manfaatnya. Terutama pada

seorang admin, mereka sering menggunakan sistem informasi untuk
memasukkan data dan menyimpannya ke dalam database. Melakukan
penginputan data menggunakan sistem informasi sangatlah mudah dan
dapat menghemat waktu. Karena kita hanya memasukkan data-data yang
perlu dan mengklik satu button untuk menyimpan.
Coba bayangkan apabila kita tidak menggunakan sistem informasi, pasti

kita sangat kewalahan ketika memasukkan data. Apalagi data yang ingin
dimasukkan sangatlah banyak. Pasti sangat rentan terjadinya kesalahan
atau human error. Maka dari itu, sistem informasi hadir untuk meminimalisir
kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh manusia. Tidak hanya itu,
menggunakan sistem informasi juga dapat dilakukan untuk pengambilan
keputusan.
Pekerjaan paling penting untuk seseorang staff administrasi yakni

melakukan kegiatan penyediaan sarana serta service administrasi
perkantoran, sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung
kelancaran operasional perusahaan.

Tugas dan tanggung jawab staff administrasi sangat mempengaruhi

kelancaran serta keakuratan data perusahaan. Tugas-tugas tersebut terkait
dengan:
• Memilah surat, paket kiriman, dan pemesanan
• Menelepon dan menerima telepon
• Membuat dan mengirimkan dokumen surat menyurat baik secara luring
maupun daring
• Memesan persediaan alat tulis kantor
• Menyapa dan menanggapi pelanggan
• Menyusun agenda kegiatan kantor
• Mengisi dan menyimpan data perusahaan
• Mengelola buku harian
Untuk melakukan hal-hak tersebut, diperlukan ketepatan pemilihan sistem

informasi, agar sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang hendak dicapai
perusahaan.
b. Mengakses Informasi sesuai SOP
Perkembangan teknologi yang sangat pesat membuat kehidupan manusia

semakin mudah. Saat ini berbagai macam informasi dapat kita peroleh
dengan mudah hanya dengan mengetikkan kata di mesin pencari, seperti
Google, Yahoo, dan lain-lain. Berbeda dengan lima belas tahun yang lalu
dimana orang-orang mencari informasi hanya melalui buku atau literatur.
Hal ini tentu saja memudahkan kita dalam mencari informasi yang kita
perlukan kapanpun dan dimanapun kita berada, asalkan kita memiliki
koneksi internet.
Keberadaan internet saat ini benar-benar memberikan kita akses secara

bebas untuk mencari informasi. Akan tetapi tulisan atau artikel yang
terdapat di internet tidak semuanya benar. Bahkan beberapa informasi yang
ada di internet tidak bisa dipercaya sepenuhnya. Hal ini karena setiap orang
dapat menambahkan ataupun mengubah informasi yang ada di dalamnya.
Namun akan menjadi masalah ketika ada orang yang menyalin isi tulisan
tanpa menyaringnya, mempublikasikannya di ruang umum.
Pengertian mengakses informasi

Mengakses informasi adalah mencari dan mengambil informasi dari suatu
sumber untuk dijadikan referensi, sedangkan internet merupakan tempat
segala informasi yang menyangkut dalam berbagai bidang, jadi mengakses
informasi melalui internet merupakan suatu cara untuk mencari informasi
dari internet untuk diambil dan dijadikan bahan referensi.
Mencari informasi melalui internet

Dengan bantuan mesin pencari (search engine) yang telah anda aktifkan,
pencarian informasi dapat dilakukan dengan cara mengunjungi suatu
website atau dengan mengetikkan sebuah kata kunci informasi yang
diperlukan.
• Netscape Navigator
• mosaic

• Google
• internet Explorer
Web Browser
Adalah suatu software atau perangkat lunak atau program aplikasi yang
digunakan untuk menjelajahi internet. Software browser yang dapat ditemui
dipasaran antara lain:
• Mozilla firefox
• Opera
Cara Menjalankan Web Browser

Hal yang harus dipahami adalah alamat situs atau website yang akan anda
cari atau akan anda telusuri disurvei terlebih dahulu (surfing). Setiap
halaman dan situs dalam WWW (world wide web) memiliki alamat yang
unik dan khas yang disebut URL ( universal resourche location).
Langkah-langkah mengakses informasi melalui internet

• Aktifkan browser internet explorer
• Pada kotak address, ketik web search engine (mesin pencari) atau
lalu klik “go” atau tekan tombol “enter”
• Isi kolom preferensi yang ada pada Google tersebut dengan kata kunci,
topik, atau terminologi yang ingin kita cari misalnya: sejarah bahasa
indonesia, ibadah, syariah, penyakit endemik di Indonesia, sistem
informasi, ekonomi makro dan ekonomi mikro, dan lain-lain sesuai
dengan kebutuhan.
• klik teks “Telusuri dengan Google” atau tekan “enter”
• Setelah muncul menu yang kita cari, seleksilah dengan cara mengklik
salah satu butir menu itu
• Setelah mengklik salah satu menu, muncul artiklel yang kita cari.
• Jika ingin meng-copy seluruh teks artikel, klik mouse bagian kanan,
kemudian klik“select all”, copy-kan ke Microsoft word dan klik “paste”.
• Jika ingin mengcopy sebagian isi, block bagian teks yang ingin di-
copy, klik “copy”,pindahkan ke Microsoft word dan klik “paste”.
Cara mencantumkan sumber

Contoh penulisan sumber dari internet
• Berupa karya individual
Donald, P., Harby, L. & Gary, W A study on Agricultural Area Online
Journals: The Proverty among the Rich, (Online), ( diakses 12 Juni
1998)
• Berupa artikel dari jurnal
Hartono. 1999. Peningkatan Kinerja Buruh Perusahaan melalui Reward
System. Jurnal Manajemen, (Online), jilid 7, No.3, ( diakses 10 Mei
2000)

c. Lembar Kerja Elemen 2
Lembar Kerja 2.1.
1. Apa tugas dan tanggung jawab staff administrasi?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
2. Jelaskan prosedur mengakses informasi?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
3. Jelaskan 4 pencarian informasi dapat dilakukan dengan cara mengunjungi

suatu website atau dengan mengetikkan sebuah kata kunci informasi yang
diperlukan.
Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
4. Jelaskan langkah-langkah mengakses informasi melalui internet.

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 2.2.
Anda bertugas sebagai tenaga adminitrasi ketatausahaan di perusahaan ketika

sedang bekerja pimpinan dan teman minta laptopnya diinstal ke internet.
berperan sebagai asisten administratif dan rekan Saudara sebagai pimpinan. Dalam
dialog tersebut Saudara:
• Memastikan informasi yang dibutuhkan sesuai kebutuhan.
• Melakukan instal laptop konek ke internet.
• Menguraikan langkah-langkah menginstal ke internet.
• Menjelaskan peralatan apa yang diperlukan.
• Mengakses informasi sesuai SOP.
• Mengidentifikasi kebutuhan pimpinan.
• Memenuhi semua kebutuhan dan permintaan pimpinan.
• Memberikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pimpinan.

Demonstrasikan dialog tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk video.
d. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 2, yaitu mengakses

informasi. Saudara membutuhkan pengetahuan dan ketrampilan
menggunakan computer yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada mengakses
informasi di lingkungan kerja Administrasi Profesional. Selanjutnya Saudara
dapat menerapkannya pada kegiatan di kantor atau tempat kerja Saudara
dengan sikap kerja yang teliti, cepat dan cermat.
Sumber:https://www.google.com/search?q=gambar+mengoperasikan+komputer
3. Elemen 3: Mengoperasikan Sistem Informasi

a. Mengidentifikasi cara kerja sistem informasi dengan tepat dan
benar
Terdapat empat langkah dalam membangun suatu sistem informasi:

• menentukan serta mengetahui masalah
• menyediakan solusi alternatif
• memilih solusi
• mengimplementasikan solusi yang dipilih
Cara kerja sistem informasi manajemen, dimulai dari pemprosesan data

kemudian disimpan dalam database terpusat di mana informasi dapat

diakses dan di-update oleh semua orang yang memiliki wewenang sesuai
dengan tujuan mereka.
Apa tepatnya sistem informasi itu? Bagaimana cara kerjanya? Apa
komponen manajemen, organisasi dan teknologinya?Suatu sistem informasi
dapat didefinisikan secara teknis sebagai seperangkat komponen yang
saling berhunganyang mengumpulkan (atau mengambil), memproses,
menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan dan pengendalian dalam suatu organisasi.
Dari segi teknis, sistem informasi mengumpulkan, menyimpan, dan

menyebarkan informasi dari lingkungan organisasi dan operasi internal
untuk mendukung fungsi-fungsi organisasi dan pengambilan keputusan,
komunikasi, koordinasi, pengendalian, analisis, dan visualisasi. Sistem
informasi mengubah data mentah atau data yang kurang sempurna menjadi
informasi yang berguna melalui tiga kegiatan dasar: input, proses, dan
output. Dari perspektif bisnis, sistem informasi memberikan solusi untuk
masalah atau tantangan yang dihadapi perusahaan dan merupakan
kombinasi dari unsur-unsur manajemen, organisasi, dan teknologi dengan
adanya unsur unsur tersebut sebuah masalah bisa di pecahkan.Dimensi
pengelolaan sistem informasi melibatkan isu-isu seperti kepemimpinan,
strategi, dan perilaku manajemen. Dimensi teknologi terdiri dari perangkat
keras komputer, perangkat lunak, teknologi manajemen data, dan
jaringan/teknologi telekomunikasi (termasuk internet). Dimensi organisasi
sistem informasi melibatkan isu-isu seperti hirarki organisasi, spesialisasi
fungsional, proses bisnis, budaya, dan kelompok-kelompok kepentingan
politik.
Organisasi memiliki struktur yang terdiri dari tingkat yang berbeda dan
mempunyai ciri yang berbeda. Struktur mereka mengungkapkan pembagian
yang jelas tenaga kerja. Wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan
bisnis diatur sebagai hirarki. Tingkat atas hirarki terdiri dari manajer,
profesional, dan teknis karyawan, sedangkan tingkat yang lebih rendah
terdiri dari personil operasional.
Pekerjaan manajemen
Adalah untuk memahami masalah dari banyaknya situasi atau keadaan
yang dihadapi oleh organisasi untuk membuat keputusan, dan merumuskan
rencana aksi untuk memecahkan masalah organisasi tersebut.
Teknologi informasi
Salah satu alat manajer mengunakan untuk mengatasi perubahan.
Hardware komputer adalah peralatan fisik yang digunakan untuk input,
pengolahan, dan kegiatan output dalam sebuah sistem informasi. Ini terdiri
dari: komputer dari berbagai ukuran dan bentuk (termasuk perangkat
genggam mobile); berbagai perangkat input, output, dan penyimpanan;
dan telekomunikasi perangkat yang menghubungkan komputer bersama-
sama

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen memiliki banyak manfaat baik bagi pihak
manajemen maupun untuk organisasi keseluruhan. Adapun manfaat Sistem
Informasi Manajemen seperti:
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas data secara akurat dan realtime.
• Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan,
pengawasan, pengarahan, dan pendelegasian kerja kepada semua
departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi.
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, karena unit sistem kerja
yang terkoordinasi dan sistematis.
• Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya dalam organisasi
b. Jenis sistem informasi sesuai keperluan
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda

tergantung kepada kebutuhan bisnis transaction processing system (TPS)
berfungsi di level organisasi sedangkan office automation system (OAS) dan
pendukung knowledge work system (KWS) berfungsi dilevel-level
knowleadge sistem-sistem dilevel yang lebih tinggi meliputi sistem informasi
menejemen (SIM) dan deciition supprt system (DSS).
Sistem ahli menerapkan keahlian pembatasan keputusan untuk

menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan terstruktur dilevel
menejemen strategis dipakai execitive support system (ESS) group decition
siport system (GDSS) dan yang lebih umum dijelaskan sebagai computer
supported collaboration work systems(CSCWS) yang membentu para
pembuat keputusan untuk banyak organisasi yang tidak terstruktur atau
semi terstruktur.
Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi
terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam
jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi
TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional, sekaligus
mengurangi waktu walaupun orang masih harus memasukkan data ke
sistem komputer secara manual.
Office Automation Sysem (OAS) dan Knowledge Work System

(KWS)
Office Automation Sysem (OAS) mendukung pegawai data yang besarnya
tidak menciptakan pengetahuan baru, melainkan hanya menganalisis
informasi hanya untuk mentransformasikan data atau untuk
memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau
menyebarkannya secara keseluruhan, baik kedalam organisasi maupun
keluar organisasi. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word
procesing spreadsheets desktop publising elektronic scheduling dan
komunikasi melalui voice mail, email dan vidio confrencing.
Sementara knowledge work system (KWS) mendukung para pekerja
profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu mereka
mengkomtribukannya keorganisasi atau masyarakat.

Sistem Informasi Manajeman (SIM)

Sistem Informasi Manajeman (SIM) tidak menggantikan transaction
processing system, tetapi semua SIM mencakup pengetahuan transaksi.
SIM adalah sistem informai yang sudah terkomputerisasi yang bekerja
karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. SIM mendukung
tugas-tugas organisasi yang lebih luas dan transaction processing system
termasuk analis keputusan dan pembuatan keputusan
Decision Support System (DSS)

Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah
Decision Support System (DSS) DSS hampir sama dengan SIM tradisional
karena keduanya sama-sama tergantung pada bais data sebagai sumber
datanya . DSS berawal dari SIM tradisional yang menekankan kepada fungsi
pendukung pembuatn keputusan diseluruh tahap-tahapnya, walaupun
keputusan aktual maih wewenangeklusif si pembuat keputusan
Sistem AI dan Kecerdasan Buatan

Kecerdasan buatan atau artifical intelegence (AI) dapat dianalogikan
sebagai bidang arsitek tingkat tinggi untuk sistem ahli. Dya tolak atau
dorongan umum untuk AI bertujuan untuk me ngembangkan mesin-mesin
yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah
memehami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk
berpikir melalui pencarian masalah hingga kesimpulan logisnya. Sistem ahli
menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan
permasalahan serta memberikannya melalui pengguna bisnis dan lainya.
Sistem ahli adalah suatu kelas sangat spesial yang dibuat sedemikian rupa
sehingga dapat dipraktekkan untuk digunakan dalam bisnis
Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Support

Collaboration Work System (CSCS)
Jika kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputuan semi
terstruktur dan tidak terstruktur group decision suppot system membuat
suatu solusi Group Decision Support System (GDSS) digunakan diruang
khusus yang dilengkapi dengan seumlah konfigusrasi yang berbeda-beda
sehingga memungkinkan anggota kelompok brinteraksi dengan pendukung
elektronik (seringnya dalam bentuk perangkat lunak khusus dan suatu
fasilator khusus. GDSS bertujuan membawa kelompok bersama-sama
menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalm bentuk pendapat
kuisioner.
Execitive Support System (ESS).

Jika eksekutif beralih ke komputer,mereka sering mencari cara yang bisa
membantu mereka membuat keputusan pada tingkat strategis , Executive
support system (ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka
dengan lingkungan ekternal, caranya dengan menyediakan grafik-grafik dan
pendukung komunikasi ditempat-tempat yang bisa diakses contohnya
dikantor.

Konsep Sistem
Dalam sebuah organisasi erdapat beberapa yang maing-masing memiliki
aktifitas dan deskripsi pekerjaan yang berbeda-beda satu sama lain.
masing-maing aktivitas tersebut akan menghasilkan data dan informasi .
Data adalah kumpulan fakta yang merepresentasikan keadaan atau aktifitas
pekerjaan sebelum diolah dan diorganisasikan kedalam form yang dapat
difahami oleh orang lain sedangkan informasi data yang telah diubah
kedalam form yang dapat difahami dan berguna bagi organisasi. Sistem
terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu
pencapaian tujuan.
Pada saat proedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan,

maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan
menjelaskannya:
• Manfaat pendekatan sistem
• mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien
• salah satu alat pengendali biaya
• Efisiensi aktivitas yang dilakukan dalam kantor
• Sebagai alat bantu pencapaian tujuan organisasi
• Sebagai alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya
Kerugian sistem
Pengoperasian yang kurang fleksibel menjadikan sistem tidak berfungsi
secara optimal. Tuntutan lingkungan yang mengubah satu metode atau
prosedur menyebabkan perubahan metode atau prosedur departemen
terkait
perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau sistem baru
yang akan diterapkan perusahaan.
Lembar kerja 3.1.
1. Jelaskan empat langkah dalam membangun suatu sistem informasi dan

bagaimana cara kerjanya.
Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
2. Jelaskan manfaat Sistem Informasi Manajemen dalam lingkup pekerjaan

Administrasi Profesional.
Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
3. Apa manfaat pendekatan sistem?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
4. Jelaskan kerugian pendekatan sistem yang mungkin dapat terjadi.

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 3.2.
Perusahaan akan mengadakan kegiatan seminar yang akan dihadiri oleh beberapa
orang. Untuk itu diperlukan suatu tim kerja terdiri dari beberapa orang yang akan
mengurus kegiatan tersebut dari persiapan, pelaksanaan hingga pelaporan.
Maka diperlukan kerjasama tim yang kompak untuk melayani dan komplin dari
peserta seminar, sistem informasi yang diperlukan adalah materi seminar apa,
siapa pembicaranya, berapa biayanya, penginapanya transportasinya dan
seterusnya. Untuk memenuhi diperlukan sistem informasi yang lengkap.
berperan sebagai pimpinan dan rekan Saudara berperan sebagai staf Adminitrasi.
Dalam dialog tersebut Saudara:
• Mengidentifikasi cara kerja sistem informasi.
• Menentukan jenis informasi yang dibutuhkan.
• Membuat sistem informasi seminar biaya konsumsi dan sertifikat pembicara
dan moderator.
• Membuat undangan seminar.
• Membuat daftar hadir seminar.
• Membuat notulen hasil seminar.
Demonstrasikan dialog tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk vidio.
d. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 3, yaitu

mengoperasikan system informasi. Saudara membutuhkan pengetahuan
dan ketrampilan menggunakan computer yang dibutuhkan untuk berdiskusi
pada mengoperasikan system informasi di lingkungan kerja Administrasi
Profesional. Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya pada kegiatan di
kantor atau tempat kerja Saudara dengan sikap kerja yang teliti, cepat dan
cermat.

D. Penilaian
1. Mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer dinamakan

perangkat keras atau biasa disebut ….
A. prosedur
B. hardware
C. sofware
D. database
2. Informasi penyimpanan berkas harus dapat diakses dan dibaca ke dalam

memori komputer metode akses apa yang digunakan ….
A. akses secara berurutan
B. akses secara langsung
C. akses menggunakan indek
D. akses tak langsung
3. Apabila ingin menggunakan komputer untuk membuat tesis, dokumen, atau

dokumen lain, Saudara dapat menggunakan perangkat lunak ….
A. Microsoft Outlook
B. Microsoft Visual Studio
C. Microsoft Office
D. Microsoft Windows
4. Kemudian klik menu Start (atau logo Windows di sudut kiri bawah). Lanjutkan
memilih menu shut down adalah langkah ….
A. menyalakan komputer
B. mematikan komputer
C. mengoperasikan komputer
D. mengunduh komputer
5. Jika komputer bisa menggunakan Internet, perangkat lunak browser seperti

Internet Explorer, Chrome atau Firefox sehingga Anda dapat mengirim email,
maka komputer harus ….
A. dihidupkan
B. diakses
C. dicopy
D. diinstal
6. Agar komputer tidak rusak oleh pemadaman listrik atau pemadaman yang
dapat berubah sewaktu-waktu adalah menggunakan ….
A. CPU
B. UPS
C. IBM
D. Power

7. Mengakses melalui internet untuk mencari informasi lebih mudah dan lengkap
adalah menngunakan akses ….
A. facebook
B. google
C. e-mail
D. whatsapp
8. Informasi yang disajikan untuk pimpinan (kepala sekolah) atau pihak lain yang
membutuhkan sebagai bahan dalam membuat atau mengambil keputusan
adalah unsur ….
A. input
B. proses
C. output
D. data
9. Jenis informasi yang fokus pada komunikasi aplikasi komputer otomasisasi

kantor atau disebut ….
A. pada komunikasi (AO)
B. pada data (electronic data processing – EDP)
C. pada informasi (SIM)
D. pendukung keputusanb(DSS)
10. Informasi yang disajikan untuk pimpinan (kepala sekolah) atau pihak lain yang
membutuhkan sebagai bahan dalam membuat atau mengambil keputusan
adalah unsur ….
A. input
B. proses
C. data
D. output
Demonstrasikan dan dokumentasikan pelaksanaan skenario dalam bentuk video

singkat maksimal 20 MB dan berdurasi maksimal 5 menit untuk pekerjaan berikut
ini.
Skenario
Saudara adalah seorang administrative assistant. Saudara mendapat tugas dari
pimpinan untuk menyelesaikan tugas laporan keuangan bulan ini. Saudara
menyiapkan sendiri data yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan tersebut.
Untuk menyelesaikan tugas tersebut, Saudara akan mengoperasikan sistem
informasi, dengan kata lain, Saudara akan menunjukkan kompetensi Saudara
dalam menentukan aplikasi apa saja yang Saudara butuhkan untuk membuat
laporan keuangan tersebut.
1. Untuk menyelesaikan tugas, ikuti instruksi di bawah ini:

2. Identifikasikan sistem informasi sesuai kebutuhan.
3. Pilih metode pengaksesan informasi dengan benar.
4. Operasikan berbagai sistem informasi secara terpadu.
5. Pastikan informasi yang dibutuhkan sesuai kebutuhan.

6. Akses informasi sesuai SOP.

7. Identifikasi cara kerja sistem informasi dengan tepat dan benar.
8. Operasikan jenis sistem informasi sesuai keperluan.
9. Selain dokumen video, cetak dokumen yang Saudara hasilkan dari pekerjaan
ini.

………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...

kompetensi Menerapkan kerjasama dengannkolega dan pelnggan?
………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
Referensi
1. https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
2. Definition of Application Landscape". Software Engineering for Business
Information Systems (sebis). Jan 21, 2009. Diakses tanggal January 14, 2011.
3. Cara mengoperasikan komputer Nian Wiguna 10 Februari 2020
4. Posted by putubuku pada Oktober 11, 2008
5. Brainly.co.id - https://brainly.co.id/tugas/21611678#readmore
6. Muhammad Gozali Konsep Sistem Informatika
7. Isa Faulifa March 27, 2019 Sistem Informasi
8. Johan Tan mengakses Informasi melalui internet
9. https://medium.com/@fakrypermana/bagaimana-sistem-informasi-dalam-
perusahaan-280a021412ec
10. https://www.coursehero.com/file/p5pplvo2/Apa-tepatnya-sistem-informasi-itu-
Bagaimana-cara-kerjanya-Apa-komponen/
11. Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff Handi Haryadi Penerbit Visimedia
2009

BAB VI
MENGEMBANGKAN DATA INFORMASI DI KOMPUTER (DATABASE)
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran Mengembangkan Data InFormasi di

Komputer (Database). Saudara akan mempelajari manajemen database secara
khusus di bab ini. Untuk itu, Saudara harus terlebih dahulu memastikan Saudara
kompeten pada unit kompetensi Mengoperasikan Sistem InFormasi karena unit
tersebut adalah prasyarat unit kompetensi Mengembangkan Data InFormasi di
Komputer (Database).
Setelah mempelajari modul ini, Saudara diharapkan kompeten dalam

mengembangkan data inFormasi di komputer (dasabase) dalam lingkungan
pekerjaan Administratif Profesional melalui Kegiatan Pembelajaran
Mengembangkan Data InFormasi di Komputer (Database).
Adapun kriteria unjuk kerja dari Mengembangkan Data InFormasi di Komputer

(Database) ini adalah:
1. Mempersiapkan penyimpanan data

1.1. Kebutuhan organisasi yang berhubungan dengan masukan data,
penyimpanan data, keluaran (output) dan kebutuhan penyajian inFormasi
diidentifikasi.
1.2. Penggunaan database, keluaran, pelaporan, dan kebutuhan penyajian
informasi ditentukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.
1.3. Fungsi-fungsi software dan rumus sederhana dalam database digunakan
untuk memenuhi kebutuhan yang teridentifikasi.
1.4. Tabel data dan tata letak (layout) Form disiapkan yang memungkinkan
masukan dan tampilan data efisien.
1.5. Laporan (Reports) database dibuat sesuai gaya perusahaan/organisasi
dan kebutuhan penyajian inFormasi.
2. Menyimpan Data
2.1. Keluaran inFormasi, tabel-tabel database yang digunakan dan Format
laporan ditentukan sesuai kebutuhan.
2.2. Pengelompokan data, pencarian dan penyortiran kriteria disiapkan untuk
memenuhi kebutuhan organisasi.
2.3. Pengecekan ulang dilakukan untuk memastikan data yang diperlukan
dipenuhi.
3. Menggunakan database
3.1. Data dicek, dimasukkan dan diEdit segera dengan teliti sesuai tugas. dan
3.2. Rumus-rumus diperiksa untuk memastikan keluaran memenuhi kebutuhan
organisasi.

3.3. Pedoman, dokumentasi pemakai dan fasilitas bantuan digunakan untuk

menyelesaikan permasalahan berhubungan dengan disain dan produksi
database.
3.4. Laporan database dan/atau Form dilakukan preview, disesuaikan dan
dicetak agar sesuai dengan kebutuhan/persyaratan organisasi dan tugas.
3.5. File diberi nama dan disimpan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
kompetensi Mengembangkan Data InFormasi di Komputer (Database). Saudara
dapat melakukan kegiatan ini dengan cara Saudara sendiri. Tetapi bila Saudara
dalam pelatihan tatap muka maka Saudara dapat melakukan aktivitas
pembelajaran bersama rekan atau dalam kelompok. Mari kita mulai dengan
membaca sepintas materi pada bagian ini dengan langkah-langkah sebagai sebagai
berikut:
Lembar Kerja (LK).
Menciptakan Dan Menggunakan Database

Sistem manajemen basis data adalah alat yang efisien untuk mengatur dan
memproses sejumlah besar inFormasi, misalnya, pekerjaan akuntansi perusahaan
Anda, inventaris catatan pelanggan, dan milis. Data mengacu pada setiap item
inFormasi seperti nama, alamat, atau Nomor telepon pelanggan. Database adalah
kumpulan data, seperti milis. Sistem manajemen basis data adalah perangkat lunak
komputer yang memungkinkan Anda menyimpan dan mengelola data dalam basis
data Anda.
Meskipun berbagai program basis data yang tersedia berbeda, kunci dari semuanya
adalah cara Anda mengatur data Anda. Katakanlah Anda ingin menyimpan daftar
pelanggan perusahaan. Anda mungkin mulai dengan nama, alamat, dan Nomor
telepon mereka. Dengan daftar ini, Anda dapat dengan mudah mencari Nomor
telepon atau mencetak label surat untuk mengirim buletin pemasaran. Tetapi
bagaimana jika Anda ingin tahu pelanggan mana yang membeli produk atau
layanan tertentu dari perusahaan atau berapa banyak yang mereka belanjakan?
Untuk melakukan ini, Anda harus menyimpan inFormasi tambahan tentang setiap
pelanggan.

Bidang, Records, dan File

Untuk mulai membuat database Anda, Anda perlu mendefinisikan strukturnya.
Sebagian besar sistem manajemen database menyediakan layar yang meminta
Anda melalui prosedur ini. Menentukan struktur berarti menentukan bidang yang
masuk ke basis data Anda. Bidang adalah kategori inFormasi tunggal. Dengan
demikian, bidang dalam basis data alamat mungkin termasuk nama pelanggan,
alamat jalan, kota, negara bagian, kode pos, dan Nomor telepon. Setiap bidang
harus didefinisikan secara individual dan diberi nama. Anda juga harus memberi
tahu basis data apakah bidang tersebut akan berisi inFormasi teks atau angka dan
berapa jumlah karakter maksimum per bidang.
Setelah semua bidang Anda ditentukan, langkah selanjutnya adalah memasukkan

inFormasi atau data, ke dalam basis data Anda. Catatan adalah satu entri
inFormasi. Dengan demikian, dalam basis data milis, catatan tunggal adalah nama,
alamat, kota, negara bagian, dan kode pos satu orang. Sebagian besar program
manajemen basis data memiliki ruang yang cukup untuk ribuan catatan untuk
dimasukkan ke dalam basis data, hanya dibatasi oleh jumlah ruang penyimpanan
yang tersedia di komputer Anda. Anda dapat melihat data dalam database Anda
dengan melihat catatan individual satu per satu atau dengan menampilkan tabel
yang menunjukkan data Anda disusun dalam baris dan kolom.
Untuk membantu Anda memasukkan catatan, program perangkat lunak

manajemen basis data menyediakan Formulir entri data, meskipun banyak program
memungkinkan Anda untuk mendesain Formulir Anda sendiri. Dengan Formulir
tampilan entri data di layar, Anda hanya perlu mengisi bagian yang kosong. Ketika
satu catatan dimasukkan ke dalam sistem, program menampilkan Formulir kosong
baru.
Menambahkan catatan baru atau memperbarui catatan sebelumnya relatif

sederhana dengan sebagian besar program basis data. Catatan baru dapat
ditambahkan ke akhir File catatan Anda. Perubahan pada catatan yang ada dapat
dilakukan dengan mengakses catatan, menghapus inFormasi saat ini, dan
kemudian mengetik pembaruan di tempatnya.

Menyortir Data
Setelah menambahkan beberapa catatan, Anda dapat mulai mengetuk kekuatan
perangkat lunak manajemen basis data. Salah satu hal pertama yang mungkin
ingin Anda lakukan adalah mengurutkan basis data. Kemampuan pengindeksan dan
pengurutan memungkinkan Anda untuk mengatur ulang semua catatan dalam
urutan yang berarti. Katakanlah Anda ingin mengurutkan catatan berdasarkan
abjad dengan nama belakang. Dalam kasus ini, bidang "nama belakang" akan
menjadi bidang kunci atau utama, bidang yang menentukan urutan pengurutan.
Nama depan mungkin bidang kedua, bidang yang menentukan urutan pengurutan
dalam kasus di mana dua nama belakang identik.
Penggunaan lain untuk basis data Anda adalah untuk mengekstraksi inFormasi
yang memenuhi kriteria tertentu, apakah sempit atau luas. Anda dapat memilih
kriteria sederhana, seperti menampilkan alamat orang yang bernama John Doe
atau mencari catatan untuk semua orang yang tinggal di negara bagian Texas.
Anda juga dapat menggunakan kriteria yang rumit. Misalnya, dalam basis data
akun, Anda mungkin ingin daftar semua orang dalam kode area 214 yang memiliki
saldo akun yang belum dibayar per 1 September.
Salah satu fitur canggih yang ditemukan pada beberapa program basis data adalah
kemampuan untuk melakukan fungsi matematika. Dengan membuat bidang yang
berisi inFormasi numerik, laporan dapat menghitung total untuk bidang itu. Fitur ini
sangat berguna ketika Anda menggunakan program database untuk melacak
catatan keuangan.
Perangkat lunak manajemen basis data menangani semua tugas ini dengan
mudah. Anda memberi tahu basis data jenis inFormasi apa yang Anda butuhkan;
database mengekstrak dan menampilkan hanya catatan-catatan yang memenuhi
persyaratan Anda. Proses penggalian inFormasi ini disebut juga kueri basis data.
Anda mengajukan pertanyaan pada basis data, dan itu memberi Anda jawaban.
Melakukan Pencarian
Cara tercepat untuk menemukan inFormasi spesifik dalam database adalah dengan
melakukan pencarian. Sebagian besar program manajemen basis data memiliki

fitur pencarian yang dapat diakses melalui perintah keyboard atau menu pull-down.
Ketika perintah Cari dipilih, Anda diminta untuk mengetik inFormasi perbandingan.
Program kemudian mencari database untuk setiap catatan yang berisi inFormasi
perbandingan dan menampilkan semua yang dilakukan.
Untuk menemukan asosiasi yang lebih kompleks antara data Anda, catat aturan
pemilihan (sering disebut argumen) digunakan. Perintah khusus ini
menggabungkan kekuatan penyortiran dengan pencarian untuk menemukan
catatan yang cocok dengan kombinasi kriteria tertentu. Katakanlah Anda
menginginkan daftar orang yang tinggal di negara bagian tertentu dan telah
membeli produk atau layanan dari Anda tetapi membelanjakan kurang dari $ 100
untuk itu. Banyak program manajemen basis data menggunakan logika Boolean
untuk mempersempit pilihan. Ini melibatkan penggunaan and, or, Not, less than,
more than, equal to, Not equal to, blank, Not blank, dan sebagainya. Misalnya,
argumen pemilihan rekaman kami mungkin terdaftar sebagai berikut:
State Field Contains: Texas

Purchase Field Contains: Not Blank
Purchase Amount Field Contains: <$100
Untuk membuat pilihan rekaman, sebagian besar program manajemen basis data
menggunakan sistem menu yang memungkinkan pengguna untuk mengetikkan
inFormasi perbandingan (argumen) dan memilih dari berbagai pilihan untuk
menggabungkan argumen.
Mencetak InFormasi
Terakhir, program manajemen basis data mengatur dan mencetak inFormasi yang
Anda pilih dalam bentuk yang Anda butuhkan. Output yang dicetak dari database
disebut sebagai laporan. Laporan dapat berupa daftar nama, faktur pelanggan,
atau pernyataan bulanan. Bagaimanapun, sebagian besar program manajemen
basis data memungkinkan Anda merancang laporan untuk memasukkan sebanyak
atau sesedikit inFormasi yang Anda inginkan dalam tata letak yang sesuai dengan
kebutuhan Anda. Beberapa program dirancang untuk menampilkan dan mencetak
data pada Formulir tertentu seperti Formulir asuransi, Formulir pajak, dan Formulir

bisnis lainnya. Banyak pemasok Formulir kantor memiliki daftar Formulir dan
perangkat lunak database yang kompatibel.
Jenis Database
Sebagai asisten administrasi, Anda mungkin paling sering melihat dua tipe dasar
database: manajer File dan database relasional. Manajer File adalah jenis database
yang lebih sederhana, bertindak seperti kabinet arsip biasa. Anda menggunakannya
ketika Anda perlu mengatur satu kelompok inFormasi, seperti nama dan File alamat
atau catatan telepon. Beberapa aplikasi manajemen basis data terutama dirancang
untuk digunakan dengan perangkat lunak pengelola File.
Program lain memungkinkan Anda untuk membuat jenis database yang lebih
kompleks-database relasional. Jenis sistem ini menghubungkan inFormasi dalam
satu File basis data dengan inFormasi lainnya dengan mengikat bersama bidang-
bidang utama menggunakan tautan seperti Nomor ID pelanggan. Misalkan Anda
memiliki dua basis data: basis data alamat pelanggan dan basis data pesanan
pelanggan. Kedua database ini ditautkan oleh satu bidang yang sama: Nomor ID
pelanggan. Saat Anda mengetik Nomor ID pelanggan ke dalam suatu pesanan,
basis data pesanan mengambil nama dan alamat pelanggan dari basis data alamat.
Dengan demikian, Anda tidak perlu mengetikkan nama dan alamat pelanggan
setiap kali Anda menyelesaikan pesanan baru, menghemat waktu dan energi Anda
dan mengurangi peluang untuk kesalahan.
Aplikasi
Secara umum, aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk hanya
mengembangkan basis data pengelola File lebih murah dan lebih mudah untuk
dipelajari dan digunakan daripada yang mengembangkan basis data relasional.
Berikut adalah daftar beberapa program pengelola File dan database relasional
yang umum:
• Microsoft Access
• Microsoft Works
• ACT! by Sage
• Lotus Organizer
• Lotus Approach
• My Mail List and Address Book by Avanquest
• My Database by MySoftware
Seperti daftar di atas, ada banyak aplikasi untuk mengelola database namun kita
akan fokus pada Microsoft Acces karena aplikasi tersebut yang umum digunakan di
Indonesia.
Menggunakan Akses untuk Menjelajahi Basis Data Sederhana

Microsoft Access adalah aplikasi yang menyimpan dan mengelola data dalam
database. Akses adalah contoh dari sistem manajemen basis data (DBMS) yang
digunakan untuk mengelola basis data kecil di komputer pribadi.
Microsoft Access — Salah satu aplikasi yang termasuk dalam Microsoft Office dan
digunakan untuk mengelola database. Gunakan untuk membuat dan mengEdit
tabel database dan untuk membangun Formulir dan laporan yang menggunakan
tabel.

Pengertian Tabel, Field dan record

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel
yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang sal ing berhubungan.
Tabel merupakan kumpulan dari beberapa Record dan Field. Sebagai ilustrasinya
adalah sebagai berikut:
Jadi yang dimaksud dengan Field adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel.
Sedangkan Record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel. Untuk memulai
Microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows 95 – 2000
yaitu dimulai dengan tombol Start -> Program -> Program MS-Access.
Membuat database
1. Buka aplikasi Microsoft Access
2. Klik File New
3. Pilih Blank Database
4. Create nama File Database
Setelah Saudara mengisi nama database, Saudara bisa langsung mengklik tombol
Create atau menekan tombol Enter.
Membuat Tabel
Untuk membuat tabel ada 3 cara, yaitu:
1. Create table in Design view
2. Create table by using Wizard
3. Create table by entering data
Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama⎯Create table in
Design View. Perhatikan langkah-langkah berikut ini:
1. Akan ada tampilan awal Create table in Design view.
2. Klik 2 kali pada Create table in Design view sehingga terbuka jendela untuk
mengisikan Field dan Type data.
3. Masukan nama-nama Field beserta Type datanya.
4. Setelah itu klik Close pada pojok kanan atas.
5. Klik Yes, lalu beri nama tabel (contoh: daftar) kemudian klik OK.
6. Nama dari hasil pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja MS. Acces

Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap
tabel tersebut selanjutnya.
Berbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai berikut:

1. Text: Merupakan tipe data yang sering digunakan (Alfabetic dan Numeric).
Panjang maksimumnya 255.
2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik.
3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang
maksimumnya 8 karakter.
4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
5. Currency: Sering digunakan untuk nilai mata uang.
6. AutoNumber: Berisi angka urut yang sudah ditetapkan oleh Access yang
muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah.
7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/ false dan On/Off .
8. OLE Object: Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar, suara, dan
sebagainya.
9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text.
10. Digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web.
11. Lookup Wizard: Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Bo atau
Combo Box.
Menambah Field
1. Buka File ⎯ Pilih Table
2. Pilih Design View
3. Blok Field yang akan disisipi (klik sebelah kiri nama Field )
4. Klik Insert ⎯ rows
5. Tuliskan Fields baru
6. Kemudian klik close dan Save OK
Menghapus Field
3. Blok Field yang akan dihapus
4. Klik Edit ⎯ Delete
5. Tuliskan Fields baru
Merubah Field
3. Rubah Field
Kunci Primer/Primary Key

Kunci primer adalah sebuah Field yang bersifat unik, dimana data dari Field
tersebut tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan antara
record/data yang satu dengan yang lain, seperti NIS, NIP, Kode, karena di dalam
data bisa dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka
untuk membedakan diberikan Field yang bersifat unik.

Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu Field, ikuti langkah
berikut ini:
1. Pilih dan klik tabel yang Saudara inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pilih dan Klik nama Field yang ingin dijadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.
Input Data Record/Memasukkan Data

Prosedur yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut:
1. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda
masukan.
2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah:
a. Tekan tombol ikon Open pada area kerja kemudian tekan tombol enter
b. Klik ganda pada nama tabel
c. Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah Open dari menu yang tampil.
3. Setelah Saudara jalankan salah satu perintah tersebut di atas maka akan tampil
jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong
4. Saudara dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang
telah Anda buat pada jendela desain View.
Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data
Sheet view. Prosedur yang dapat Saudara lakukan adalah sebagai berikut:
1. Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Saudara hapus dan berikan
salah satu perintah berikut:
a. Pilih perintah Delete dari menu Edit
b. Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,
c. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
d. Klik Kanan Record yang ingin Saudara hapus dari daftar pilihan menu yang
e. Tampil pilih perintah Delete Record.
2. Setelah Saudara melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil kotak
Konfirmasi. Pilih Yes apabila Saudara benar-benar ingin menghapus Record dan
tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan.
Queries
Sebelum memulai kegiatan ini, sebaiknya kita tahu terlebih dulu maksud dari
Query. Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses
table yang ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan perintah matematika ( * , / ,
+, - dll).
Cara membuat Query ada 2 yaitu:

1. Create quey in Design view
2. Create Query by using Wizard
Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat Query dengan cara yang
pertama yaitu Create Query in Design view.
Langkah-langkah membuat Query:

1. Klik Queries pada bagian Objects
2. Klik 2 x Create Query in Design view sama seperti membuat table.

3. Pilih nama tabel dalam daftar Show Table kemudian klik Add.
4. Klik 2 x nama Field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama Field
tersebut tersimpan dalam daftar Queries seperti pada gambar diatas.
5. Masukkan rumus pada Field yang diinginkan
Contoh Rumus Jml_nilai:
([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt ]+[Bah_ing]+[ IPA]+[ IPS]).
6. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas.
Form
Form adalah suatu interfase/tatap muka yang dapat membantu pengguna atau
operator dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang
disediakan oleh microsoft Access adalah Form.
Cara membuat Form ada 2 yaitu:

1. Create Form in Design view
2. Create Form by using Wizard
Pada saat ini kita akan mempelajari cara membuat Form dengan Create Form by
using Wizard. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik Form pada Objects
2. Klik 2 x Create Form by using Wizard akan tampil Form Wizard
3. Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian pindahkan semua Field
Available Field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4. Kemudian klik Next
5. Kemudian klik Next sekali lagi
6. Pada tampilan berikutnya Saudara dapat memilih diantara beberapa alternatif
untuk dipakai sebagai bentuk tampilan Form. Misalnya Anda memilih stone.
Kemudian klik Next.
7. Berikan nama Form yang akan kita buat (contoh: daftar)
8. Kemudian Klik Finish
Langkah-langkah memberi judul Form:

1. Klik nama Form
2. Pilih Design
3. Drag baris antara Form header dan detail
4. Maka akan terbuat kolom baru antara Form header dan detail
5. Klik label pada toolbar option
6. Klik daerah kolom baru antara Form header dan detail
7. Tuliskan judul yang di inginkan
8. Klik close, Save OK
Report/Laporan
Laporan adalah hasil dari proses input data yang telah di lakukan yang berupa
inFormasi yang mudah dimengerti oleh orang lain, biasanya laporan nantinya
dicetak dalam bentuk print out (lembaran kertas).
Langkah-langkah membuat laporan:

1. Klik Report pada Objects.
2. Klik 2 x Create Report by using Wizard akan tampil Form Wizard.

3. Pada Tables/Queries pilih nama table Saudara kemudian pindahkan semua

Field.
4. Klik Available Field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>.
5. Kemudian klik Next, sampai ada perintah Finish.
6. Klik Finish.
Langkah-langkah melihat/mencetak hasil laporan:

1. Klik Report pada Object
2. Klik 2 kali pada nama Report
3. Akan tampil hasil dari Report
4. Klik File ⎯ print
5. Klik OK
D. Lembar Kerja
Lembar Kerja 1
Buatlah sebuah database dengan nama Praktik 1, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Program MS. Acces
2. Klik menu File – new
3. Pada dokumen kerja MS. Acces Saudara pada bagian kanan akan terdapat beberapa
pilihan untuk membuat database, seperti pada gambar dibawah
4. Pilih blank databases

5. Kemudian akan muncul sebuah box dialok untuk member ikat nama databases yang
akan kita buat, pada kotak File name isikan praktik1, kemudian klik Create.

6. Jika pembuatan databases anda berhasil, maka anda ankan kembali ke program Ms.
Acces danakan ditampilkan dialog box databases yang baru saja Saudara buat, seperti
pada gambar di bawah ini.
Setelah Saudara berhasil membuat databases, maka langkah selanjutnya adalah membuat
tabel. Sebagai latihan buatlah sebuah tabel dengan nama data siswa, yang nantinya tabel
yang akan kita buat adalah seperti berikut:
Untuk membuat tabel tersebut ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Setelah anda membuat databases, maka akan tampil dialog box database yang baru
saja Saudara buat. Pada bagian Objects pilih/klik Tables.
2. Setelah Saudara klik Tables, pada kolom sebelah kanan, terdapat beberapa pilihan
untuk membuat tabel seperti pada gambar di bawah ini:
3. Pilih Create tabel in Design view, kemudian akan tampil dialog untuk mengisi data tabel
yang akan kita buat.
4. Pada Field name, isikan Field dari tabel yang akan dibuat, pada data type isikan tipe

data yang sesuai (diisi number jika data tabel nantinya berisi angka, diisi teks jika data
tabel berisi karakter atau kalimat).
5. Setelah semua selesai, klik tanda silang pojok kanan atas untuk mengakhiri pembuatan
tabel.
6. Kemudian akan muncul dialog untuk menyimpan tabel tersebut, klik Yes pada dialog
tersebut.
7. Muncul dialog untuk menyimpan, pada Field name isikan dengan nama data siswa,
kemudian klik Save.
8. Jika pembuatan tabel Saudara telah berhasil, maka Saudara akan berada pada lembar
kerja MS. Acces dan nama tabel Saudara akan ditampilkan.
9. Simpan hasil pekerjaan Saudara dalam folder dan cetak.
Lembar Kerja 2
Mengisi data tabel
Setelah anda melakukan praktik 1, maka bukalah dokumen praktik 1 dengan cara sebagai
berikut:
1. Klik menu File ⎯ Open.
2. Klik nama databases yang telah Saudara simpan pada praktek 1, kemudian klik Open.
3. Setelah terbuka klik 2 kali pada tabel yang telah Saudara buat pada praktik 1.

4. Kemudian akan ditampilkan sebuah tabel dengan Field sesuai yang telah Saudara buat.
5. Isikan data tabel tersebut seperti pada gambar di bawah, untuk kolom/Field ID Saudara
kosongkan (tidak diisi) secara otomatis akan diisi oleh komputer. Untuk berpindah
baris/kolom tekan tombol Tab pada keyboard Saudara.
6. Setelah selesai, Saudara klik tombol silang pada pojok kanan atas.
Merubah struktur tabel

Tabel yang telah Saudara buat, dapat Saudara Edit/rubah sesuai dengan kebutuhan.
Saudara dapat merubah struktur tabel seperti: mengganti nama Field/kolom, menghapus
Field, menambah Field dan merubah type data.
Merubah nama Field/kolom

Saudara akan merubah nama Field dari tabel yang pernah Saudara buat pada praktik 1,
dengan cara sebagai berikut:
1. Buka database yang beris tabel tersebut (data siswa).
2. Klik satu kali pada nama tabel anda (data siswa).
3. Klik Design.
4. MS. Acces akan menampilkan Form seperti ketika Saudara pertama kali membuat tabel.
5. Rubah Field alamat dengan nama telepon.
6. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas.

Menyisipi Field
Sebagai latihan Saudara akan menambahkan/menyisikan satu buah Field setelah Field
nama dengan nama tgl. lahir, ikuti langkah- langkah sebagai berikut:
1. Lakukan langkah-langkah seperti di atas sampai point 3.
2. Kemudian blok Field nama, dengan cara letakkan kursor pada sebelah kiri Field nama
samping kursor membentuk anakan panah kekanan, kemudian klik satu kali.
3. Klik menu Insert – Rows.
4. Isikan nama Field dengan nama Tgl_lahir.

Menghapus Field
Sebagai latihan Saudara akan menghapus satu buah Field kelas, ikuti langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Lakukan langkah-langkah seperti di atas sampai point 3.
2. Kemudian blok Field kelas, dengan cara seperti di atas.
3. Klik menu Edit – Delete, jika ada konfirmasi klik Yes.
Simpan hasil pekerjaan Saudara dalam folder dan cetak.
Lembar Kerja 3
Kunci primer/primary key
Sebagai latihan, buatlah sebuah database dengan nama Praktik 3, kemudian buatlah
sebuah tabel dengan nama data pegawai. Format tabel yang akan dibuat adalah sebagai
berikut:
Setelah tabel terbentuk, buatlah kunci primernya dengan cara sebagai berikut:
1. Klik tabel data pegawai, klik Tool Bar Design.
2. Klik Field yang akan dibuat kunci primer (NPP).
3. Klik menu Edit – primary key.
4. Untuk mengakhiri, klik tanda silang pada pojok kanan atas, pilih Yes untuk menyimpan.
5. Isikan datanya menjadi sebagai berikut:

6. Pada tabel diatas terdapat NPP yang sama, apa yang terjadi? Jika pembuatan kunci
primer berhasil maka data tersebut tidak dapat dimasukkan.
Lembar Kerja 4
Queries
1. Buatlah sebuah tabel harga, dengan Format sebagai berikut:
2. Buatlah Queries dengan langkah-langkah sebagai berikut ini.

3. Pada tab Object, klik Queries kemudian klik 2 kali pada Create Queries in Design view.
4. Kemudian akan muncul dialog box show table, klik tabel harga, kemudian klik Add.
5. Kemudian muncul Form seperti berikut:

6. Pada baris Field, isikan Field-nya dengan cara klik anak panah kebawah, kemudian pilih
Field yang sesuai.
7. Pada Field jumlah, tambahkan rumus jumlah: ([qty] *[hrg_sat]).
9. Pada Field name isikan nama Queries dengan nama Queries1 harga.
10. Sekarang isikan datanya dengan cara klik 2 kali pada nama queris1 harga.
11. Yang Saudara isikan hanya pada kolom/Field nama, qty, hrg_sat pada kolom/ Field
jumlah jika pembuatan Queries benar maka, akan secara otomatis terisi sendiri.
Lembar Kerja 5
Form
Buatlah sebuah Form dari tabel praktik 4 dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pada tab Object, klik Form kemudian klik 2 kali pada Create Form by using Wizard.
2. Akan tampil menu Wizard sebagai berikut ini.

3. Pada Table/Queries pilih tabel harga, kemudian pada selected Fields klik tanda lebih
besar ganda (>>), klik Next.
4. Setelah muncul Form Wizard seperti di atas, pilih Columnar, kemudian klik Next, akan
muncul Form seperti berikut:
5. Pilih salah satu pilihan yang ada pada kolom sebelah kanan, sebagai latihan kita pilih
international, kemudian klik Next.
6. Langkah selanjutnya adalah klik Finish.

Lembar Kerja 6
Pembuatan judul pada Form
Sebagai latihan bukalah tabel pada praktik 5 kemudian berikan judul pada Form tersebut
“FORM DAFTAR HARGA BARANG” dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pada Object klik Form, kemudian klik harga.
2. Klik Design, kemudian akan tampil seperti pada gambar di bawah ini:
3. Klik kanan pada tulisan Form header, kemudian klik Form Header/Footer.
4. Perlebar Form dengan cara: letakkan kursor pada pojok kanan bawah sehingga kursor
membentuk tanda Plus, kemudian tarik untuk memperlebarnya.
5. Turunkan semua tulisan dengan cara Drag (klik tidak dilepas) ke tempat yang
diinginkan.
6. Pada Tool Box klik labe (icon Aa) kemudian klik di mana judul akan diletakkan.
7. Tuliskan judul dan lakukan perubahan/ Format font sesuai selera.
8. Klik tanda silang pada pojok kanan atas untuk menutup, kemudian klik Yes untuk
menyimpan perubahan.

Lembar Kerja 7
Pembuatan Queries/rumus pada Form
Sebagai latihan bukalah tabel pada praktik 5 kemudian ikuti langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Klik Form pada Object, kemudian klik 2 kali pada harga.
2. Kita lihat pada bagian jumlah semua masih berisi Nol (0), ini dikarenakan kita belum
memasukkan rumus kedalam Field tersebut.
3. Klik kanan pada Field tersebut (pada bagian Nol) pilih propertis kemudian klik all.
4. Pada bagian Control Source tuliskan rumus =([qty] * [hrg_sat ]), kemudian klik tanda
silang pada pojok kanan atas untuk menutupnya.
5. Jika pembuatan rumus berhasil, maka pada bagian jumlah secara otomatis akan terisi
nilainya.
6. Lakukan perubahan tampilan pada bagian hrg_sat dan jumlah, kita lihat pada bagian
tersebut berupa angka yang masih susah dipahami karena tidak ada titik atau koma
decimal.
7. Klik kanan pada bagian nilai hrg_sat, pilih propertis kemudian klik all.
8. Pada bagian Format pilih Currency, dengan cara klik tanda panah kebawah, tutup Form
tersebut.
9. Lakukan perubahan pada bagian jumlah dengan cara seperti pada poin 8.

Lembar Kerja 8
Membuat laporan
Sebagai latihan buatlah sebuah tabel data siswa, kemudian simpan dengan nama siswa.
Kemudian buatlah laporan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik Report pada bagian Object.
2. Klik 2 kali pada Create Report by using Wizard.

3. Kemudian akan tampil Form Report Wizard seperti gambar di bawah ini.

4. Pada Tabel/Queries pilih tabel siswa, kemudian pindahkan semua Field ke kolom
sebelah kanan (kecuali ID) dengan cara klik Field kemudian klik anak panah lebih besar
(>). Klik Next.
5. Klik Next sekali lagi, muncul Form Wizard konfirmasi untuk pengurutan data, pada baris
1 isikan No, kemudian klik Next.
6. Klik Next beberapa kali sampai tombol Next tidak aktiv, kemudian klik tombol Finish.

Lembar Kerja 9
Membuat laporan dengan Query
Sebagai latihan buatlah sebuah tabel nasabah, kemudian simpan dengan nama nasabah.
Kemudian buatlah Query dan simpan dengan nama Query1nasabah, untuk mengisikan
kolom Bunga dan Jumlah dengan ketentuan sebagai berikut:
Kolom Bunga = saldo x idx_bunga

Kolom Jumlah = (saldo + bunga) – potongan
Jika berhasil maka tampilan hasil Query adalah sebagai berikut:
Kemudian buatlah laporan Query dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik Report pada bagian Object.
2. Klik 2 kali pada Create Report by using Wizard.

3. Kemudian akan tampil Form Report Wizard seperti gambar di bawah ini.

4. Pada Tabel/Queries pilih Query1nasabah, kemudian pindahkan semua Field ke kolom

sebelah kanan dengan cara anak panah ganda lebih besar (>>). Klik Next.
5. Klik Next sekali lagi, muncul Form Wizard konfirmasi untuk pengurutan data, pada baris
1 isikan No, kemudian klik Next.
6. Klik Next beberapa kali sampai tombol Next tidak aktiv, kemudian klik tombol Finish.

E. Penilaian
1. Untuk menghasilkan tampilan dalam bentuk kolom maka pada form wizard pilih
....
A. Column
B. Tabular
C. Data sheet
D. Horizontal
2. Untuk mengakhiri form wizard, klik tombol ....

A. Finish
B. Close
C. Exit
D. Back
3. Jika ingin langsung menampilkan dan mengisi form yang sudah dirancang, klik
tombol ....
A. Display help on working with the form
B. Open the form to view or enter information
C. What title do you want for your form
D. Modify the form's design
4. Untuk menyimpan hasil perancangan query, kecuali ....

A. File > save as
B. File > save
C. CTRL + W
D. CTRL + S
5. Untuk mengurutkan data dari kecil ke besar, pilihan pada sort adalah ....
A. Not Ascending
B. Ascending
C. Not Sorted
D. Not Descending
6. Untuk membuka tabel yang sudah ada, gunakan perintah ....

A. Datasheet view
B. Primary Key
C. Design
D. Open
7. Untuk menghapus field tertentu yang dipilih, gunakan tombol ....

A. Delete field
B. Delete table
C. Delete row
D. Delete coloum

8. Untuk menambahkan record baru, gunakan tombol ....

A. Insert Record
B. Update Record
C. Update Data
D. Insert Row
9. Layout style yang terdapat dalam form wizard adalah ....

A. Database
B. Columnar
C. Field
D. Tabel
10. Untuk membuat database baru yang masih kosong sehingga dapat
menambahkan obyek Tabel, Query, Form, Report pada Microsoft Access,
Saudara memilih ....
A. Blank access database
B. Open an existing file
C. Project existing data
D. Blank data access page
Bagian 2: Praktik Demonstrasi
Skenario
Saudara adalah seorang staf administrasi pada sebuah butik. Butik tersebut
menjual pakaian, perhiasan, tas, dan sepatu wanita. Butik tersebut memiliki
pelanggan yang cukup setia karena baik kualitas barang dan pelayanannya
membuat pelanggan senang berbelanja. Agar bisnis semakin lancar dan
berkembang, pemilik butik ingin memberikan pelayanan yang semakin personal
sifatnya untuk setiap pelanggan setia dan calon pelanggan. Untuk itu, Saudara
akan membuat database pelanggan butik guna mendukung usaha pemilik butik
dalam mengembangkan bisnis ke tingkat yang lebih tinggi.
Tugas Saudara:
1. Buatlah database pelanggan butik dengan jumlah 30 orang.
2. Kreasikan data pelanggan Saudara yang meliputi spesifikasi di bawah ini:
• Nama lengkap
• Tempat/Tanggal Lahir
• Alamat rumah
• Email
• Nomor telepon selular
• Model pakaian favorit
• Model perhiasan favorit
• Model tas favorit
• Model sepatu favorit
• Warna favorit
• Hal-hal yang disukai pelanggan ketika berbelanja di butik
• Hal-hal yang kurang menyenangkan ketika berbelanja di butik
• Sertakan juga informasi yang terkait dengan pembelian yang dilakukan oleh
pelanggan Saudara per bulan.
3. Buat laporan Query berdasarkan uraian di atas.

4. Print screen semua tugas/tindakan Saudara dalam mengejarkan LK ini.

5. Demonstrasikan cara membuat database dan dokumentasikan melalui video.
F. Refleksi dan Tindak Lanjut

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

kompetensi Mengembangkan Data Informasi di Komputer (Database)?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
Referensi:
Stroman, James. Kevin Wilson, dan Jennifer Wauson. 2012. Administrative Assistant’s
and Secretary’s Handbook 4th Edition. New York: American Management
Association.
Modul belajar MS. Acces nurasiah.staff.gunadarma.ac.id › files

BAB VII
MEMBUAT SURAT/DOKUMEN ELEKTRONIK
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran 6: Membuat Surat/Dokumen Elektronik.

Membuat surat/dokumen elektronik atau email adalah aktivitas yang sangat sering
dilakukan oleh setiap orang, termasuk asisten administratif atau sekretaris. Hampir
semua aktivitas komunikasi⎯internal dan eksternal⎯ perusahaan/industri
berlangsung di dunia maya sehingga pekerjaan ini sudah menjadi rutinitas kerja.
Dengan demikian, penguasaan terhadap kompetensi ini adalah suatu kebutuhan
dan keuntungan bagi siapa saja yang ingin menjadi bagian dari kesuksesan sebuah
usaha atau industri.
Melalui kegiatan pembelajaran ini, Saudara diharapkan kompeten dalam membuat

surat/dokumen elektronik untuk menunjang Saudara bekerja pada lingkup
pekerjaan Administrasi Profesional.
Kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Membuat Surat/Dokumen

Elektronik ini adalah:
1. Mempersiapkan piranti lunak

1.1. Perangkat komputer diaktifkan sesuai dengan sistem operasi dan
persyaratan manual instalasi.
1.2. Piranti lunak untuk membuat surat elektronik dipastikan telah terinstalasi dan
siap digunakan.
1.3. Akun surat elektronik (email) telah dimiliki.
2. Mengenali menu, format alamat email dan konfigurasi sederhana

2.1. Menu-menu yang disediakan beserta shortcut-nya dikenali berdasarkan user
manual sesuai stSaudarar tempat kerja.
2.2. Format alamat surat elektronik dikenali dan dipahami secara tepat dan
cepat.
2.3. Konfigurasi sederhana dapat dilakukan sesuai dengan manual yang tersedia.
3. Membuka, mengambil, membaca, membuat dan mengirim surat/dokumen

elektronik
3.1. Surat elektronik baru dapat dibuka dari server menggunakan menu/tombol
yang tersedia sesuai SOP organisasi.
3.2. Surat elektronik dapat dikenali asalnya dan dapat dibaca isinya dengan baik.
3.3. Berkas lampiran (file attachment) dapat diekstrak dari email, secara benar
sesuai prosedur.
3.4. Surat elektronik dapat diteruskan (forward), dibalas (reply), ke alamat
tertentu.
3.5. Surat elektronik baru dibuat/dikomposisi dan dikirim dengan menggunakan
fitur yang disediakan.

3.6. Pengiriman Surat elektronik dapat dilakukan ke suatu alamat atau beberapa
dan dapat disertai dengan file attachment.
3.7. Surat elektronik ditulis sesuai dengan memperhatikan netiquette.
4. Menyimpan surat/dokumen elektronik

4.1. Surat elektronik diidentifikasi sehingga secara otomatis dapat masuk ke
folder yang telah ditetapkan, secara tepat dan benar.
4.2. Folder dibuat atau dihapus sesuai kebutuhan.
4.3. Surat/dokumen elektronik dapat disimpan sesuai media yang tersedia secara
tepat.
E-mail adalah kependekan dari electronic mail atau dalam bahasa Indonesia surat
elektronik atau surel. Ini melibatkan pertukaran pesan tertulis yang dikirim melalui
jaringan komputer seperti Internet. Di banyak kantor, email telah menggantikan
memo tertulis, kunjungan kantor, dan bahkan panggilan telepon. E-mail
memberikan catatan tertulis tentang komunikasi kantor. Saudara dapat mengirim
pesan ke grup orang secara bersamaan, melampirkan file, dan menyertakan
hyperlink ke situs web. E-mail adalah salah satu alat paling populer dan efektif
untuk berkomunikasi dengan orang lain melalui Internet. Dengan email, Saudara
dapat mengirim pesan ke siapa pun di dunia yang memiliki akses email — dan,
kecuali kesulitan teknis, pesan itu akan diterima dalam hitungan menit.
Akun Email
Akun email memungkinkan Saudara terhubung ke jaringan dan Internet. Ini
dilakukan melalui Penyedia Layanan Internet atau ISP. ISP membantu Saudara
terhubung ke jaringan menggunakan koneksi telepon dial-up, DSL, modem kabel,
atau modem satelit. Saat Saudara membuat akun dengan ISP, ISP memberi
Saudara hal-hal berikut:
• Alamat Email
Dalam kebanyakan kasus, ini adalah nama atau nama panggilan Saudara,
diikuti oleh tSaudara @ dan pengidentifikasi ISP yang paling umum berakhir
dengan ekstensi .com atau .net.
• Server POP
Ini adalah nama server surat masuk Saudara. POP adalah singkatan dari Post
Office Protocol. Ini adalah komputer ISP yang menerima pesan email masuk
yang ditujukan kepada Saudara.
• Server SMTP
Ini adalah nama server surat keluar. SMTP adalah singkatan dari Simple Mail
Transfer Protocol. Ini adalah komputer ISP yang memproses pesan email yang
Saudara kirim.
• Nama Pengguna
Ini biasanya merupakan bagian dari nama Saudara yang muncul di alamat surel
Saudara sebelum tSaudara @. Beberapa ISP menggunakan seluruh alamat

email Saudara. Nama pengguna digunakan untuk mengakses sistem ISP

bersama dengan kata sandi Saudara.
• Passwords/Kata Sandi
Ini adalah kode rahasia yang Saudara gunakan untuk menjaga kerahasiaan
email Saudara. Di banyak kantor, asisten administrasi memperoleh akun email
dari administrator sistem perusahaan. Orang ini membantu Saudara mengatur
komputer untuk mengirim dan menerima email dan memberi Saudara ID
pengguna, kata sandi, dan alamat email.
Passwords
Kata sandi terkadang sensitif terhadap huruf besar-kecil. Jika kata sandi email
Saudara semuanya huruf besar, Saudara perlu menekan tombol shift saat
memasukkan kata sandi Saudara. Saudara tidak boleh menyimpan kata sandi di
komputer Saudara. Kata sandi Saudara harus sesuatu yang mudah diingat. Jika
Saudara diberi kata sandi yang sulit diingat, ubah sendiri. Sebagian besar sistem
email mendorong Saudara untuk sering mengubah kata sandi. Kata sandi terbaik
menggabungkan huruf dan angka dan panjangnya setidaknya enam karakter.
Jangan pernah menggunakan nama Saudara, nama pengguna Saudara, nomor
telepon Saudara, tanggal lahir Saudara, nomor jaminan sosial Saudara, atau nama
keluarga sebagai kata sandi. Juga, jangan pernah menggunakan kata nyata yang
dapat ditemukan di kamus tanpa menggabungkannya dengan angka.
Program E-mail
E-mail dapat diakses dari situs web. Ini sering disebut Webmail. Saudara juga
dapat menggunakan perangkat lunak email yang disediakan oleh ISP Saudara.
Namun, di sebagian besar bisnis, program email yang paling umum digunakan
meliputi:
• Microsoft Outlook Express

• Microsoft Outlook
• Windows Mail
• IBM Lotus Notes
• Macintosh Mail
Semua program email memiliki fitur serupa seperti folder file untuk mengatur surat,
bilah alat, bilah menu, daftar pesan, dan jendela tampilan pesan. Perintah bilah alat
atau bilah menu yang paling umum digunakan meliputi:
• New Message — untuk membuat pesan baru

• Print — untuk mencetak salinan pesan
• Read — untuk melihat pesan di jendela terpisah
• Reply — untuk membalas pesan tertentu
• Reply to All — untuk membalas ke semua orang yang disalin pada pesan
sebelumnya
• Send and Receive — untuk mengirim surat yang Saudara tulis dan menerima
pesan baru
• Forward — untuk mengirim email yang Saudara terima ke orang lain
• Attachment — untuk mengirim file komputer beserta pesan email Saudara

Microsoft Outlook Express

Microsoft Outlook Express disediakan dengan Microsoft Internet Explorer versi 5.0
atau yang lebih baru. Ini dirancang untuk pengguna rumahan dan bisnis kecil yang
membutuhkan program email yang sederhana dan mudah digunakan. Pengguna
Microsoft Outlook Express dapat mengirim teks biasa atau email berformat HTML.
Email berformat HTML memungkinkan pengguna untuk memformat email
menggunakan font, daftar peluru, dan sebagainya. Microsoft Outlook Express
mencakup bilah alat yang dapat disesuaikan, buku alamat, filter Kotak Masuk, dan
dukungan untuk beberapa akun email. Gambar di bawah ini menunjukkan gambar
layar Microsoft Outlook Express.
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook adalah program manajemen e-mail yang lebih canggih yang
disertakan dengan rangkaian program Microsoft Office. Microsoft Outlook adalah
salah satu program email yang paling umum digunakan oleh bisnis saat ini. Selain
mengirim dan menerima email, pengguna juga dapat mengelola kalender pribadi
mereka, menjadwalkan pertemuan dengan rekan kerja, dan mengelola kontak.
Microsoft Outlook juga dapat diintegrasikan dengan sistem pesan suara sehingga
pesan suara dapat diambil dan diputar di komputer Saudara. Gambar di bawah ini
menunjukkan gambar layar Microsoft Outlook.

Windows Mail
Microsoft Windows Mail menggantikan Outlook Express di Vista, versi Windows
terbaru. Windows Mail berfungsi serupa dengan Outlook Express dengan banyak
tombol dan folder bilah alat yang sama. Windows Mail menyertakan kotak
pencarian internal yang memungkinkan Saudara mencari konten spesifik di semua
pesan email Saudara. Ada juga filter email sampah yang membantu mengurangi
jumlah spam. Gambar di bawah ini menunjukkan gambar layar Windows Mail.
IBM Lotus Notes

Lotus Notes IBM adalah program pengiriman pesan dan kolaborasi e-mail yang
mencakup email, jadwal, daftar tugas, kalender, buku alamat, jurnal pribadi,
halaman web, dan basis data. Lotus Notes dapat diintegrasikan dengan pesan
suara, pager, faks, dan perangkat nirkabel seperti telepon seluler dan PDA
genggam. Gambar 15–4 menunjukkan gambar layar IBM Lotus Notes dengan
berbagai komponen yang diidentifikasi.

Apple Macintosh Mail

Apple Macintosh Mail adalah program yang dilengkapi dengan sistem operasi Apple
OS X yang digunakan pada komputer Macintosh. Mail adalah program multifaset
yang memungkinkan untuk menyesuaikan pesan email dengan alat tulis pribadi. Ini
dapat digunakan sebagai memo pad dan untuk menyimpan daftar Agenda. Pesan
email masuk dapat dengan mudah ditambahkan ke daftar Agenda agar Saudara
tetap teratur. Mail adalah aplikasi email berfitur lengkap yang mencakup sebagian
besar fungsi yang sama dengan Microsoft Outlook dan Lotus Notes. Gambar di
bawah ini menunjukkan gambar layar Macintosh Mail.
Mengelola E-mail
Ketika Saudara menerima email, program email menyimpannya di Kotak Masuk
Saudara. Ketika Saudara mengklik Kotak Masuk, Saudara melihat daftar pesan yang
telah Saudara terima. Ketika Saudara memilih pesan dari daftar, isi pesan
ditampilkan di jendela. Saudara dapat membaca pesan lain dengan mengklik daftar
di jendela Kotak Masuk.
Ikon di sebelah kiri pesan menunjukkan apakah pesan sudah dibaca atau belum. Di
Microsoft Outlook dan Windows Mail, surat yang belum dibaca memiliki amplop
tertutup di sebelah kiri pesan. Saat Saudara membaca pesan, ikonnya secara
otomatis berubah menjadi amplop terbuka. Setelah Saudara membaca pesan,
pesan itu tetap ada di Kotak Masuk Saudara. Saudara dapat mengurangi kekacauan
di Kotak Masuk Saudara dengan memindahkan pesan ke folder lain. Saudara juga
dapat menggunakan item menu untuk memindahkan pesan ke folder Item
Terhapus atau, setelah pesan disorot, Saudara cukup menekan tombol DELETE.
Saudara dapat mencetak pesan dengan membukanya dan mengklik ikon PRINT
pada bilah alat. Untuk menulis pesan baru, Saudara klik ikon MAIL BARU pada bilah
alat. Jendela Pesan Baru kemudian muncul. Gambar berikut ini memperlihatkan
jendela Surat Baru di Microsoft Outlook. Untuk mengirim pesan, klik tombol KIRIM
pada bilah alat. Pesan disimpan di folder Kotak keluar hingga Saudara mengklik
KIRIM DAN MENERIMA. Di Lotus Notes, Saudara harus mengklik REPLICATE untuk
mengirim dan menerima email.

Mengirim Lampiran/Attachment
Setiap kali Saudara mengirim pesan ke seseorang, Saudara memiliki kemampuan
untuk mengirim file tambahan beserta pesan Saudara sebagai lampiran. Di
Microsoft Outlook, Saudara mengklik ikon ATTACH pada bilah alat. Kotak dialog
Sisipkan Lampiran kemudian muncul. Saudara dapat menavigasi ke file yang sesuai
dan melampirkannya ke pesan email. Saudara kemudian melihat lampiran terdaftar
atau ditampilkan sebagai ikon, bersama dengan pesan Saudara. Saat Saudara
menerima lampiran, program email memberi tahu Saudara dengan menunjukkan
ikon kecil di sebelah pesan di Kotak Masuk Saudara. Dalam program seperti
Microsoft Outlook, lampiran ditampilkan sebagai ikon klip kertas. Saat Saudara
membuka pesan, Saudara melihat daftar untuk lampiran atau ikon yang tertanam
dalam dokumen. Mengklik dua kali ikon membuka file lampiran.
Alasan untuk Mengirim Lampiran

Ada sejumlah alasan mengapa seseorang memilih untuk mengirim seseorang
lampiran.
Berikut adalah sebagian alasan:

• Penerima dapat menggunakan file terlampir untuk menambah, mengedit, atau
membuat revisi.
• Saudara memerlukan dokumen untuk tiba, siap untuk dicetak dan
didistribusikan.
• Penerima membutuhkan dokumen segera.
• Saudara perlu mengirim satu dokumen ke banyak penerima yang berbeda.
• Penerima akan mendistribusikan dokumen ke orang lain.
Alternatif untuk Mengirim Lampiran

Saudara harus menghindari mengirim lampiran ketika tidak diperlukan. Saudara
dapat menghindari mengirim lampiran dengan:
• Memotong dan menempelkan data pemrosesan kata ke dalam pesan email
Saudara.
• Menempatkan file di situs web atau situs File Transfer Protocol (FTP) untuk
diunduh.
• Mengirim file pada disket atau CD-ROM.

• Memfaks dokumen.
• Mencetak dokumen dan mengirimkannya melalui surat biasa atau express
semalam.
Masalah dengan Lampiran

Lampiran email bisa besar dan butuh waktu lama untuk diunduh jika penerima
memiliki koneksi yang lambat. Mungkin juga ada masalah terjemahan saat
penerima tidak memiliki program yang tepat atau versi program yang benar untuk
membuka dan menggunakan lampiran. Selain itu, banyak virus menyebar di
Internet melalui lampiran yang terinfeksi.
Protokol E-Mail untuk Mengirim Lampiran

Kecuali Saudara mengirim lampiran ke seseorang secara teratur, Saudara harus
selalu memeriksa dengan penerima sebelum mengirim lampiran. Pastikan orang
tersebut memiliki perangkat lunak yang tepat dan dapat menangani pengunduhan
file.
Saat Saudara mengirim lampiran, gunakan pesan email sebagai surat pengantar.
Jelaskan apa lampiran itu dan mengapa Saudara mengirimnya. Saudara dapat
menggunakan perangkat lunak kompresi seperti WinZip jika Saudara yakin
penerimanya juga memiliki perangkat lunak yang sama. Perangkat lunak kompresi
mengurangi ukuran file dan waktu pengunduhan bagi pengguna dengan koneksi
Internet dial-up yang lebih lambat.
Ingatlah selalu bahwa pemformatan dokumen dapat berubah di komputer

penerima. Banyak file, seperti dokumen Microsoft Word, bergantung pada printer.
Itu berarti bahwa tata letak mereka di layar dan di atas kertas tergantung pada
model printer apa yang diinstal. Jika Saudara ingin memastikan dokumen akan
terlihat sama di layar dan ketika dicetak pada komputer penerima, gunakan Adobe
Acrobat. Adobe Acrobat menggunakan format file yang disebut Portable Document
Format (PDF). Adobe Reader, yang memungkinkan Saudara membuka dan
membaca file PDF, dapat diunduh tanpa biaya dari situs web Adobe di
www.adobe.com. Untuk membuat dokumen Acrobat, Saudara perlu membeli
perangkat lunak kreasi Adobe Acrobat. Setelah perangkat lunak diinstal pada
komputer Saudara, Saudara akan dapat membuat dokumen Acrobat dengan
mencetak dokumen Saudara ke printer PDF, yang bertindak sebagai printer hanya
perangkat lunak yang terhubung ke sistem Saudara. Alih-alih mencetak dokumen
Saudara di atas kertas, dokumen Saudara dicetak sebagai file PDF dan disimpan di
hard drive Saudara.
Protokol Lampiran untuk Penerima

Jangan marah ketika Saudara tidak bisa membuka lampiran. Ketika ini terjadi, kirim
balasan dan jelaskan masalahnya. Jika perlu, minta dokumen pengolah kata
disimpan sebagai teks atau minta dokumen dicetak dan dikirim.
Saudara harus tahu lampiran apa yang bisa Saudara buka. Setiap program memiliki
ekstensi file — titik dan tiga karakter — ditambahkan ke nama file. Ekstensi file
digunakan oleh program untuk mengidentifikasi file datanya sendiri. Saat Saudara
memeriksa ekstensi file yang dilampirkan, ia memberi tahu Saudara program apa

yang dibutuhkan. Berikut ini adalah daftar ekstensi file umum dan program yang
diperlukan untuk membukanya:
doc — Microsoft Word

txt — Microsoft Word, WordPad, atau Notepad
rtf — Microsoft Word
pdf —Adobe Acrobat Reader
xls — Microsoft Excel
ppt — Microsoft PowerPoint
pps — Microsoft PowerPoint
jpg — Paint Windows
bmp — Paint Windows
gif — Paint Windows
mp3 — Windows Media Player
mov — Pemain Quicktime
avi — Windows Media Player
zip — WinZip
Hati-hati dengan lampiran file yang dapat dieksekusi. File-file ini sebenarnya adalah
program yang dapat menginstal virus. Ekstensi file seperti exe, vbs, com, drv, dll,
bin, dan sys dapat dengan mudah mengandung virus. Saudara harus selalu
menggunakan perangkat lunak anti-virus dan tetap memperbarui. Jangan buka
lampiran file dari orang yang tidak Saudara kenal. Beberapa virus tertanam dalam
file yang sah, seperti virus makro Microsoft Word. Karena itu, Saudara harus selalu
mengunduh lampiran file ke hard drive Saudara dan memindainya dengan
perangkat lunak anti-virus Saudara sebelum membukanya.
Hyperlink di Pesan E-Mail sebagai Alternatif untuk Lampiran

Ada batasan seberapa besar lampiran yang dapat Saudara kirim dengan pesan
email. Ukuran maksimum bervariasi tergantung pada Penyedia Layanan Internet
penerima. Salah satu alternatif untuk mengirim lampiran file adalah dengan
memposting file di suatu tempat di Internet dan mengirim tautan ke file dalam
pesan email. Di sebagian besar program email, ketika alamat World Wide Web
muncul di badan pesan, itu muncul sebagai hyperlink yang penerima dapat
mengklik untuk melihat atau mengunduh.
Mengorganisasi E-Mail Saudara

Ketika Saudara menerima pesan dalam program email Saudara, mereka secara
otomatis pergi ke Kotak Masuk. Pada waktunya, jumlah pesan yang Saudara terima
mungkin memadatkan Kotak Masuk dan menyulitkan untuk melacak informasi.
Saudara dapat membuat folder baru untuk mengatur pesan Saudara. Saudara
kemudian dapat menarik dan melepaskan pesan dari Kotak Masuk ke berbagai
folder untuk menyimpan dan menyimpannya. Penting bagi seorang asisten
administrasi untuk menjaga sistem pengarsipan yang baik untuk pesan email.
Saudara mungkin ingin membuat folder file terpisah untuk proyek, personel, klien,
atau subjek. Saudara dapat membuat folder di dalam folder untuk mengatur pesan
Saudara lebih jauh.

Buku Alamat E-Mail

Semua program email memiliki buku alamat untuk membantu Saudara mengelola
kontak email Saudara. Ada dua cara untuk menghasilkan daftar untuk buku alamat:
Saudara dapat memasukkan informasi secara manual, atau Saudara dapat
menambahkan ke daftar melalui perintah menu. Setelah menambahkan nama ke
buku alamat Saudara, Saudara harus mulai menggunakannya untuk
mengalamatkan pesan.
Newsgroups
Usenet adalah serangkaian newsgroup, dikelola pada komputer host yang bertindak
sebagai papan buletin elektronik yang terbuka untuk umum. Ada ribuan
newsgroup. Beberapa ditunjuk untuk wilayah atau kota tertentu, beberapa
diarahkan untuk hobi dan hobi tertentu, dan yang lainnya diarahkan ke bidang
spesifik penyelidikan ilmiah. Newsgroup apa pun yang Saudara langgani di tempat
kerja harus terkait langsung dengan pekerjaan Saudara. Saudara harus memeriksa
dengan atasan Saudara dan mendapatkan izin sebelum Saudara berlangganan.
Untuk bergabung dengan newsgroup dan membaca pesan, Saudara harus terlebih
dahulu berlangganan. Setelah Saudara berlangganan, pesan dari newsgroup akan
diunduh ke dalam program email Saudara. Saudara kemudian dapat melihat dan
membaca pesan seperti email.
Saudara dapat menentukan apa yang dikhususkan oleh newsgroup tertentu dengan
namanya. Struktur penamaan bersifat hierarkis, bergerak dari konsep umum ke
masalah tertentu. Bagian pertama dari nama newsgroup digunakan untuk
menunjuk tingkat minat paling umum. Sebagai contoh:
rec — digunakan untuk menunjukkan kelompok rekreasi

soc. — berisi newsgroup yang ditujukan untuk masalah sosial
chi. — adalah awalan untuk grup yang berpusat di Chicago
Elemen yang tersisa dari nama newsgroup menunjukkan bidang minat yang lebih
spesifik:
sci.physics — adalah newsgroup sains umum tentang fisika

sci.physic.quarks — mempersempit fokus ke partikel subatomik yang disebut quark
Berlangganan newsgroup memberi tahu program email Saudara untuk melacak

newsgroup yang sangat Saudara minati. Meskipun Saudara tidak diharuskan
berlangganan ke grup tertentu untuk membaca dan melihat pesan, ada beberapa
keuntungan berbeda dari berlangganan. Setiap kali Saudara membuka pembaca
newsgroup, program email Saudara memuat semua newsgroup yang tersedia yang
disediakan oleh penyedia Saudara. Dengan berlangganan newsgroup tertentu,
Saudara tidak perlu memindai semua newsgroup untuk menemukan yang Saudara
cari. Selain menjadi masalah penghematan waktu, berlangganan newsgroup juga
dapat terbukti menghemat uang jika waktu online Internet Saudara dipantau.
Jendela daftar pesan menampilkan semua posting dan balasan dari pengguna
newsgroup lainnya. Kolom pertama berisi daftar subjek pesan, yang berisi deskripsi
singkat tentang isi posting itu. Kolom kedua berisi daftar nama pengirim. Kolom

ketiga mencakup tanggal dan waktu pesan itu diposting. Kolom terakhir
menunjukkan ukuran pesan.
Mailing List/Milis
Seperti newsgroup, milis adalah sumber lain seperti papan pesan. Orang-orang
yang tertarik pada topik tertentu menggunakan milis untuk melakukan percakapan
grup. Saudara dapat berlangganan dengan mengirim pesan email ke alamat
langganan daftar, tempat Saudara akan ditambahkan ke daftar. Seperti halnya
newsgroup, Saudara hanya perlu berlangganan milis yang secara langsung terkait
dengan pekerjaan Saudara. Selalu periksa dengan bos Saudara dan dapatkan izin
sebelum Saudara berlangganan.
Pertanyaan pertama yang muncul di benak kebanyakan orang ketika mereka

mendengar tentang mengirim e-mail ke alamat berlangganan adalah: "Di mana
saya menemukan alamat ini?" Sayangnya, milis tidak mudah ditentukan melalui
perkiraan seperti halnya alamat Web.
Namun, Saudara akan segera menemukan bahwa milis dapat diakses dengan
mudah — Saudara hanya harus tahu harus mulai dari mana. Cara mudah untuk
menemukan milis adalah dengan melakukan pencarian menggunakan mesin
pencari seperti Google.com atau Yahoo.com. Cukup ketik "milis" di kotak pencarian
bersama dengan kata subjek tertentu.
File Tanda Tangan

File tanda tangan adalah file teks kecil yang dapat ditambahkan secara otomatis di
akhir pesan email Saudara. File tanda tangan dibuat dalam format teks ASCII, yang
merupakan format yang dapat dibaca oleh program apa pun di komputer mana
pun.
Konten file ini harus mencakup nama, jabatan, nama perusahaan, alamat, nomor
telepon, situs web perusahaan, dan alamat email Saudara.
Surat yang Dikembalikan

Terkadang pesan yang Saudara kirim tidak dapat dikirim. Ketika ini terjadi, Saudara
menerima pesan yang memberitahukan bahwa surat Saudara telah dikembalikan.
Ada sejumlah alasan mengapa ini bisa terjadi. Seringkali, penyebabnya mungkin
masalah sementara dengan ISP Saudara, atau server host dari penerima yang
dituju mungkin tidak online ketika pesan Saudara tiba. Selain itu, Saudara mungkin
telah membuat kesalahan dalam alamat penerima yang dimaksud. Jika pesan
dikembalikan kepada Saudara, baca informasi perutean yang muncul di bagian atas
pesan. Pastikan Saudara mengirim pesan ke alamat yang benar. Jika masalah tetap
ada, beri tahu ISP Saudara atau orang yang Saudara coba kirimi email.

Pesan Singkat
Pesan instan adalah bentuk email respons cepat yang memungkinkan pengguna
untuk mengirim beberapa pesan email bolak-balik ke orang lain ketika kedua pihak
sedang online pada saat yang sama. Alih-alih mengirim serangkaian pesan e-mail
yang harus dibaca dan dibalas satu per satu, pesan instan memungkinkan kedua
pengguna untuk saling mengobrol dengan mengetik pesan pendek satu sama lain.
Olahpesan instan memungkinkan Saudara untuk menyimpan daftar orang yang

ingin Saudara hubungi dengan pesan instan. Daftar ini sering disebut daftar teman
atau daftar kontak Saudara. Saudara dapat mengirim pesan kepada siapa pun di
daftar yang sedang online.
Saat Saudara mengirim pesan instan ke seseorang, jendela pesan terbuka di mana
Saudara dan orang lain dapat mengetik pesan yang bisa Saudara lihat berdua.
Gambar 15–7 menunjukkan tangkapan layar Windows Messenger.
Ada berbagai program pengiriman pesan instan yang tersedia, termasuk:

• America Online Instant Messenger (AIM)
• Windows Messenger
• MSN Messenger
• Google Talk
• Yahoo Messenger
• ICQ
Selain dapat mengetik pesan bolak-balik, perangkat lunak olahpesan cepat yang
paling populer memungkinkan untuk mengirim file, gambar, video, dan suara.
Protokol email untuk asisten administrasi

Karena e-mail adalah bentuk komunikasi tertulis, Saudara harus mengikuti protokol
e-mail yang tepat agar terlihat profesional. Saudara dapat melakukan ini dengan
menggunakan bahasa yang tepat dan aturan yang diterima.
Mengatasi E-Mail Saudara

Untuk mengirim pesan kepada seseorang, masukkan alamat emailnya di bidang Ke.
Selalu verifikasi alamat email yang benar dari penerima. Mengirim hanya satu email

ke orang yang salah bisa menjadi bencana. Jika seseorang sudah ada di buku
alamat Saudara, banyak program mengisi alamat secara otomatis ketika Saudara
mengklik namanya.
Bidang CC adalah untuk salinan karbon. Saudara harus menambahkan penerima ke

bidang ini ketika Saudara ingin mereka memiliki salinan pesan tetapi tidak
memerlukan tanggapan dari mereka. Saudara harus menggunakan bidang ini
dengan hemat kecuali Saudara yakin penerima tahu mengapa ia menerima salinan
pesan tersebut. Menggunakan bidang ini bisa membingungkan karena banyak
orang menganggap pesan CC sebagai FYI (untuk informasi Saudara).
Bidang BCC adalah untuk salinan karbon buta. Saat Saudara menambahkan
penerima ke bidang ini, penerima apa pun di bidang Ke atau CC tidak akan tahu
orang di bidang BCC disalin. Dalam kebanyakan kasus, Saudara tidak boleh
menggunakan bidang BCC untuk mengirim pesan rahasia di belakang seseorang.
Ini bisa menjadi bencana etiket e-mail. Alih-alih, gunakan bidang BCC untuk
mengirim pesan ke daftar orang agar alamat email mereka tetap pribadi.
Subject Lines
Sebagian besar penerima email memutuskan kapan dan apakah akan membaca
pesan berdasarkan baris subjek. Selalu tambahkan subjek ke baris subjek.
Beberapa pemula komputer dan eksekutif yang sangat sibuk lupa untuk
menambahkan baris subjek. Bahkan jika Saudara harus membalas pesan yang
Saudara terima yang tidak memiliki baris subjek, selalu tambahkan sendiri.
Buat subjek Saudara singkat. Banyak program email membatasi pesan baris perihal
menjadi empat puluh karakter atau kurang. Hindari meletakkan "RE:" di awal baris
subjek Saudara. Banyak program yang secara otomatis memasukkan "RE:" di baris
subjek ketika Saudara membalas pesan. Kata Saudara kecuali untuk artikel dan
infinitif.
Selalu sangat spesifik dengan baris subjek Saudara. Subjek seperti "Rapat ISS pada
hari Selasa" lebih baik daripada "Rapat." Buat subjek menjadi bermakna. Jika pesan
menghasilkan percakapan bolak-balik, Saudara akan tahu apa pesannya setelah
Saudara menerimanya untuk ketiga kalinya.
Message Greetings
E-mail harus selalu memiliki salam pribadi dan menyertakan informasi yang
disesuaikan. Dengan email, tidak perlu untuk alamat dalam, tanggal, dan semua
hal normal yang masuk ke surat bisnis. Namun, protokol surat bisnis standar masih
berlaku untuk email. Jika ini adalah pertama kalinya Saudara mengirim email ke
penerima, perkenalkan diri Saudara, dan jelaskan mengapa Saudara menulis.
Hormatilah orang yang tidak Saudara kenal.
Tubuh Pesan
Hormatilah waktu penerima. Buat pesan Saudara singkat. Jika satu kalimat akan
melakukan pekerjaan itu, gunakan satu kalimat. Jika Saudara harus beralih subjek,
yang terbaik adalah mengirim email terpisah sehingga dapat diajukan secara
terpisah.

Gunakan suara aktif dan bukan pasif dalam pesan Saudara. Suara pasif
menggabungkan berbagai bentuk kata diikuti oleh kata kerja lain. Misalnya,
"Dokumen disusun oleh panitia" bersifat pasif. Alternatif suara aktif adalah: "Komite
menyusun dokumen."
Jaga bahasa Saudara netral gender. Hindari menggunakan bahasa seksis seperti,
"Penjualan harus mengkonfigurasi program email." Jika Saudara membuat
permintaan dalam pesan email, jangan lupa untuk menambahkan "tolong" ke
permintaan Saudara. Jika seseorang melakukan sesuatu untuk Saudara, “terima
kasih” yang sopan selalu baik. Selalu periksa ejaan pesan Saudara. Sebagian besar
program email memiliki fitur periksa ejaan internal. Selalu mengoreksi pesan
Saudara sebelum Saudara mengirimnya. Banyak orang tidak repot-repot membaca
pesan mereka sebelum mengirimnya, dan itu muncul. Sebagian besar kesalahan
ejaan dan tata bahasa dapat dihilangkan jika Saudara membaca pesan Saudara
sebelum mengklik KIRIM.
Saudara dapat menggunakan singkatan dan akronim yang umum digunakan dalam
bisnis Saudara jika Saudara yakin penerimanya mengerti. Hindari menggunakan
semua huruf besar di badan pesan Saudara. Dalam tradisi internet, ini berarti
berteriak. Namun, jika Saudara perlu menekankan kata seperti BAHAYA atau
PERINGATAN, tidak apa-apa.
Format HTML Versus Teks Biasa

Saudara dapat memilih apakah akan mengirim pesan dalam format HTML atau teks
biasa. Di Microsoft Outlook, fitur ini dapat diatur dengan mengakses menu Alat,
mengklik OPSI, lalu mengklik tab MAIL FORMAT. Format HTML memungkinkan
Saudara memformat pesan Saudara seperti halnya pemrosesan kata; namun,
penerima harus menggunakan program email yang mengenali format HTML. Di
dalam kantor tempat semua orang menggunakan program email yang sama seperti
Microsoft Outlook atau Lotus Notes, tidak apa-apa untuk mengirim pesan yang
diformat menggunakan format HTML. Dengan pesan teks biasa, semua informasi
pemformatan diabaikan.
Untuk email eksternal, Saudara harus berasumsi bahwa penerima menggunakan

sistem email teks biasa. Karena itu, ketika Saudara mengirim email eksternal,
Saudara tidak boleh menggunakan:
• Italics
• Bold
• Underlining
• Multiple colored or sized fonts
• Bullets
• Any special symbols or fonts
• Tabs
• Spacing to indent paragraphs
Bahkan untuk email internal, Saudara harus menahan diri dari memformat email
Saudara agar terlihat seperti pekerjaan penerbitan desktop. Format pesan Saudara
harus sederhana dan mudah dibaca. Gunakan paragraf, dan ruang ganda di antara
mereka. Jangan dua kali spasi setelah periode. Kebanyakan orang sekarang

menggunakan gaya penerbitan yang hanya membutuhkan satu ruang setelah

periode.
Emoticon
Emoticon adalah wajah miring kecil yang dibuat menggunakan tanda baca.
Misalnya, emotikon :-) berarti senyum. Emoticon sering digunakan di ruang obrolan
daring dan untuk memberi sinyal kepada pembaca Saudara bahwa Saudara sedang
menyindir atau membuat pernyataan dengan sikap tidak bersahabat. Mereka juga
dapat digunakan untuk melunakkan pesan. Gunakan emotikon seminimal mungkin.
Secara umum, mereka harus dihindari di tempat kerja.
Sign-Off
Untuk email bisnis, Saudara harus selalu mengakhiri pesan Saudara dengan sign-off
formal. Hormat kami, salam, atau salam hangat, diikuti dengan nama Saudara,
adalah salam terbaik untuk pesan formal. Untuk komunikasi informal, Saudara
dapat keluar hanya dengan nama Saudara. Untuk email eksternal, selalu sertakan
informasi kontak Saudara: nama, jabatan, nama perusahaan, alamat, alamat email,
dan nomor telepon dan faks. Atau, masukkan informasi kontak Saudara dalam file
tanda tangan Saudara.
Kapan Harus Menanggapi E-Mail

Dalam memutuskan seberapa sering membaca dan menanggapi email, Saudara
harus menyeimbangkan beban kerja Saudara antara pekerjaan produktif dan
menghabiskan sepanjang hari melakukan email. Tentu saja, manajer atau
pelanggan Saudara harus mendapatkan respons yang lebih cepat daripada orang
lain jika Saudara sibuk.
Dengan sebagian besar surel yang ditujukan secara pribadi kepada Saudara,
Saudara harus merespons pada akhir hari kerja. Bahkan jika surel mengharuskan
Saudara melakukan tugas atau melakukan riset, Saudara harus memberi tahu
pengirim bahwa Saudara mendapat pesan dan kapan ia bisa mengharapkan
Saudara menyelesaikan tugas.
Saudara dapat menggunakan templat untuk pertanyaan umum, seperti petunjuk

arah ke kantor Saudara. Saudara dapat membuat pesan templat di pengolah kata
Saudara dan memotong dan menempelkannya ke dalam pesan email Saudara.
Saudara juga dapat menggunakan perangkat lunak seperti ReplyMate untuk
Outlook.
Ketika Saudara mengirim e-mail ke penerima eksternal, Saudara tidak boleh

mengharapkan balasan secepat Saudara akan dengan e-mail internal. Kecuali jika
pesan itu mendesak, Saudara harus menunggu beberapa hari, bahkan hingga satu
minggu, sebelum mengirim ulang pesan itu. Ingat, jika ada pesan yang mendesak,
Saudara selalu dapat menelepon di telepon.
Pesan Dikirim ke Alamat yang Salah

Jika Saudara pernah menerima pesan email secara tidak sengaja, kirim balasan ke
pengirim beserta salinan pesannya, dan beri tahu pengirim bahwa ia menggunakan
alamat email yang salah. Tentu saja, ini tidak berlaku untuk email sampah yang
mungkin Saudara terima.

Mengutip dari Email Sebelumnya

Ketika Saudara membalas e-mail sebelumnya, kirim salinan pesan sebelumnya atau
beberapa baris sebagai kutipan. Ini membantu penerima mengetahui pesan mana
yang Saudara balas. Sebagian besar program email secara otomatis menyalin
pesan sebelumnya jika Saudara mengklik BALAS pada bilah alat. Saudara memiliki
opsi untuk menyertakan seluruh pesan atau menghapus semuanya kecuali bagian
yang ingin Saudara rujuk. Saudara harus mengutip ketika Saudara menjawab
pertanyaan ketika Saudara mengomentari poin yang dibuat dalam email
sebelumnya, atau ketika Saudara berpikir itu akan membantu.
Jika Saudara menggunakan kutipan selektif, Saudara dapat menandai pesan
sebelumnya dengan menggunakan dua simbol "kurang dari" (<<) dan dua simbol
"lebih besar dari" (>>) di setiap sisi kutipan. Saat Saudara memasukkan salinan
pesan sebelumnya atau kutipan, ketikkan selalu pesan Saudara di atas kutipan atau
salinan. Ini mencegah penerima untuk menggulir ke bawah untuk menemukan
pesan Saudara.
Menangani Kelebihan E-Mail

Ketika Saudara menemukan Kotak Masuk Saudara dipenuhi dengan pesan-pesan,
jawab pesan-pesan terbaru terlebih dahulu. Ini membantu Saudara menghindari
menjawab pertanyaan atau berurusan dengan masalah yang mungkin sudah
diselesaikan. Selain itu, dengan menjawab pesan paling baru terlebih dahulu,
Saudara memaksimalkan penampilan ketepatan waktu Saudara.
Jangan menghabiskan sepanjang hari membaca dan membalas email. Saudara

harus membaca dan menanggapi semua pesan yang tidak mendesak pada satu
waktu — mungkin setelah makan siang atau di akhir hari kerja. File atau hapus
pesan yang sudah Saudara baca dan balas. Ini akan mengurangi kekacauan di
Kotak Masuk Saudara.
Memfilter Pesan
Ada filter yang dibangun dalam program email seperti Microsoft Outlook dan Lotus
Notes. Filter memungkinkan Saudara untuk mengurutkan pesan langsung ke folder
file tertentu, melewati Kotak Masuk Saudara. Filter memang membutuhkan waktu
untuk disiapkan, tetapi mereka sepadan dengan waktunya. Beberapa ide untuk
filter termasuk memisahkan:
• Mail dari orang-orang tertentu

• Email internal dari email eksternal
• Pesan yang tidak termasuk nama domain perusahaan Saudara
• Pesan di mana alamat email Saudara berada di bidang CC atau BCC
• Pesan dari milis atau newsgroup
• Email pribadi dari keluarga dan teman
Gambar di bawah ini menunjukkan Rules Wizard in Microsoft Outlook untuk

mengatur filter email.

Pesan yang Mendesak

Saudara harus menandai pesan sebagai "mendesak" atau "prioritas tinggi" hanya
ketika itu benar-benar terjadi. Jangan pernah menangis serigala dengan email
Saudara dengan membiasakan menandai semua pesan Saudara “mendesak.”
Bahkan, ketika Saudara memiliki pesan penting untuk dikirim, Saudara harus
mempertimbangkan apakah email adalah media terbaik untuk pesan tersebut.
Mungkin panggilan telepon akan lebih efektif.
Kwitansi pengembalian
Pada sistem email internal, Saudara dapat memilih apakah akan diberitahukan
melalui email saat penerima menerima pesan Saudara. Saat pesan dibaca, Saudara
mendapatkan tanda terima baca. Kwitansi pengembalian biasanya tidak didukung
untuk email eksternal yang dikirim melalui Internet. Dalam banyak kasus, tanda
terima hanya memberi tahu Saudara bahwa pesan berhasil sampai ke server email
penerima. Ada opsi tanda terima pengiriman di Microsoft Outlook yang memberikan
penerima opsi untuk mengakui pengiriman pesan.
Beberapa program email memungkinkan Saudara membaca pesan di jendela
pratinjau tanpa benar-benar membuka pesan. Jika penerima tidak pernah benar-
benar membuka dan membaca pesan Saudara, Saudara tidak akan mendapatkan
tanda terima kembali.
Jika Saudara mengirim pesan dengan kwitansi pengembalian dan tidak mendapat
kwitansi, atau jika Saudara meminta sesuatu dan tidak mendapat respons, kirimkan
pesan pengingat. Untuk pesan internal, berikan penerima pesan sampai akhir hari
untuk merespons. Untuk pesan eksternal, berikan penerima beberapa hari hingga
seminggu untuk merespons.
Aturan untuk Meneruskan Pesan

Meneruskan pesan bisa baik dan buruk. Itu bagus karena memungkinkan Saudara
untuk dengan mudah berbagi informasi dengan orang lain. Itu buruk karena pesan
apa pun yang Saudara teruskan mungkin berakhir di tempat umum.

Kapan boleh meneruskan pesan? Tidak sesering yang dipikirkan kebanyakan orang.
Kecuali seseorang memberi Saudara izin untuk meneruskan pesan, Saudara tidak
boleh meneruskannya. Mungkin ada banyak alasan mengapa seseorang tidak ingin
pesannya diteruskan. Pesan itu mungkin hanya untuk Saudara, nada mungkin tidak
cocok untuk orang lain, atau pengirim mungkin tidak ingin membagikan alamat
emailnya.
Jika Saudara tidak ingin pesan yang Saudara kirim ke seseorang diteruskan,
bagaimana Saudara harus memberi tahu penerima? Jelaskan bahwa pesan itu
hanya untuknya. Sebelum meneruskan pesan yang berisi riwayat balasan, periksa
untuk memastikan bahwa semua yang ada dalam pesan sesuai sebelum Saudara
meneruskan. Hapus konten yang tidak perlu atau sensitif.
Ingatlah selalu bahwa email itu bukan pribadi. Apa pun yang Saudara tulis mungkin
diteruskan. Tidak semua orang mengikuti protokol yang benar. Salah satu aturan
terbaik yang harus diikuti untuk komunikasi e-mail adalah untuk tidak menulis apa
pun dalam e-mail yang Saudara tidak ingin orang lain baca.
Saudara tidak boleh meneruskan lelucon dan surat berantai kepada siapa pun di
tempat kerja. Saudara tidak pernah tahu kapan seseorang mungkin menganggap
mereka ofensif. Namun, jika Saudara menerima banyak pesan yang diteruskan,
Saudara dapat mengatur filter yang mencari pesan dengan FW di baris subjek.
Apakah perlu membalas pesan yang diteruskan? Jawabannya biasanya tidak kecuali
Saudara menemukan ada sesuatu dalam pesan yang secara khusus berlaku untuk
Saudara atau salah satu dari tanggung jawab Saudara.
Surat Massal
Kapan pun Saudara perlu mengirim satu pesan ke sekelompok orang, Saudara
selalu bisa menambahkan semua alamat ke bidang Ke dan CC. Namun, ini berarti
Saudara berbagi alamat email semua orang dengan semua orang di daftar. Untuk
menghindari ini, Saudara bisa membuat grup atau menggunakan bidang BCC. Saat
Saudara menggunakan bidang BCC, tidak ada alamat email yang terungkap.
Saudara harus memasukkan setidaknya satu alamat email di bidang 'Kepada';
Namun, itu selalu bisa menjadi alamat email Saudara sendiri.
Saudara tidak boleh menggunakan bidang BCC untuk mengirim pesan di belakang
seseorang. Ini dianggap tidak sopan.
Membuat Grup
Banyak program email seperti Microsoft Outlook memungkinkan Saudara membuat
grup alamat email dari buku alamat Saudara dan menyimpan daftar dengan nama
yang unik. Saat Saudara mengirim pesan ke grup, semua orang di daftar menerima
pesan. Gambar berikut menunjukkan cara membuat grup di Microsoft Outlook.

Beberapa sistem email perusahaan memiliki grup yang sudah dikonfigurasikan

sebelumnya. Hati-hati saat mengirim email ke grup ini. Ketahui siapa orang-orang
ini sebelum Saudara memasukkan mereka dalam surat massal.
Balas ke Semua
Jika Saudara menerima surat massal dan klik REPLY TO ALL, semua orang di daftar
mendapat salinan balasan Saudara. Ini bisa berbahaya jika Balas ke Semua
digunakan karena kesalahan. Saat membalas pesan, selalu pastikan Saudara
mengklik BALAS alih-alih BALASAN KEPADA SEMUA, kecuali jika Saudara benar-
benar ingin mengirim balasan ke semua orang di daftar.
Beberapa program email memungkinkan Saudara untuk mengatur preferensi yang

meminta Saudara ketika Saudara mengklik REPLY TO ALL. Fitur ini membantu
mencegah mengklik REPLY TO ALL secara tidak sengaja.
Pesan Apa yang Cocok untuk Email Bisnis?

E-mail tidak selalu merupakan media terbaik untuk sebuah pesan. Terkadang lebih
baik menggunakan telepon atau berbicara dengan rekan kerja secara langsung
daripada mengirim pesan email. E-mail sesuai dalam komunikasi bisnis untuk hal-
hal seperti arahan, permintaan, informasi yang akan disimpan, informasi yang akan
disalin, dan pengumuman di seluruh perusahaan.
Pesan Apa Yang Tidak Pantas untuk Email Bisnis?

Berikut ini adalah contoh situasi di mana email adalah media yang tidak pantas
untuk komunikasi:
• Catatan terima kasih
• Memo panjang
• Ya atau tidak jawaban
• Pujian pekerjaan
• Memberitahu atasan Saudara bahwa Saudara sakit
• Permintaan kenaikan gaji, promosi, atau pengunduran diri
• Lelucon
• Menggoda
• Gosip
• Segala sesuatu yang ilegal atau tidak etis

Nada E-Mail Saudara di Tempat Kerja

Saat Saudara mengirim email kepada atasan Saudara, jangan gunakan nada biasa,
bahkan jika Saudara adalah teman. Simpan email Saudara seperti bisnis. Saudara
tidak pernah tahu kapan atasan Saudara mungkin perlu meneruskan salah satu
pesan Saudara ke atasan.
Jangan pernah menulis email saat Saudara marah. Luangkan waktu untuk
menenangkan diri sebelum Saudara mengirim pesan yang nantinya akan Saudara
sesali.
Email Internasional
Ada aturan khusus yang berlaku untuk email bisnis internasional. Mulailah dengan
menyapa penerima sebagai Tuan atau Nyonya dan nama keluarganya. Jangan
gunakan nama depan penerima. Pertahankan nada e-mail Saudara formal, dan
hindari humor yang mungkin disalahpahami. Konversikan semua pengukuran
Saudara menjadi metrik, dan berhati-hatilah dengan tanggal kalender. Tanggal
2/06/08 berarti 2 Juni 2008 di Eropa, bukan 6 Februari 2008. Agar lebih jelas,
selalu tuliskan bulan, hari, dan tahun.
Jika pesan Saudara menyangkut uang, tentukan spesifik tentang mata uang apa
yang Saudara bicarakan. Jika Saudara meminta penerima internasional untuk
menghubungi Saudara, berikan dia kode negara telepon yang sesuai. Juga,
waspadai kebingungan zona waktu. Jika Saudara mengatakan Saudara akan
memanggil penerima pada pukul 5 p.m., pastikan Saudara tahu, ini jam 5 yang
mana dan dari belahan waktu yang mana.
Tanggapi Pesan Secara Otomatis

Ketika Saudara berada di luar kantor selama lebih dari satu hari kerja dan tidak
akan dapat menanggapi email Saudara, Saudara harus menggunakan
pemberitahuan di luar kantor yang merespons otomatis email Saudara. Pesan
balasan otomatis dapat diatur di program email Saudara. Secara otomatis mengirim
pesan kepada siapa pun yang mengirimi Saudara pesan saat Saudara pergi. Pesan
balasan otomatis Saudara dapat memberi tahu pengirim bahwa Saudara sedang
pergi dan akan membalas email mereka pada waktu tertentu ketika Saudara
kembali.
Tipuan E-Mail
Dari waktu ke waktu, Saudara mungkin menerima tipuan yang diteruskan. Saudara
harus curiga terhadap pesan yang mengatakan, "Teruskan ini ke semua teman
Saudara." Sering kali, surat berantai ini hanyalah cara untuk memanen alamat
email untuk email sampah.
Jika Saudara curiga bahwa suatu pesan mungkin merupakan tipuan, Saudara dapat
memeriksa situs web berikut yang didedikasikan untuk mengekspos tipuan yang
berhubungan dengan Web:
• urbanlegends.about.com
• hoaxbusters.ciac.org

Saudara juga dapat melakukan pencarian konten pesan tertentu di Yahoo.com atau
Google.com.
Spam
Spam adalah kata lain untuk email sampah. Ini adalah penawaran penjualan dan
penipuan yang mencoba menipu pengguna email yang tidak curiga. Banyak
Penyedia Layanan Internet memiliki filter yang berupaya menghilangkan spam;
namun, banyak pesan spam yang lolos. Saudara dapat mengurangi jumlah spam
yang Saudara terima dengan mengatur filter yang mencari frasa baris subjek
seperti gratis, panas, uang, hi, halo, dan info. Saudara juga harus melaporkan
pesan spam apa pun ke Penyedia Layanan Internet Saudara. Saudara juga dapat
melaporkan spammer ke Komisi Perdagangan Federal pemerintah AS atau mengisi
formulir keluhan di www.ftc.gov.
Jangan pernah membalas spam. Ini akan menyebabkan Saudara menerima lebih
banyak lagi karena sekarang junk e-mailer tahu alamat e-mail Saudara asli. Juga,
jangan pernah mengklik tautan Web apa pun dalam pesan spam atau hubungi
nomor telepon apa pun yang terdaftar.
Virus Email
Ada banyak jenis virus komputer yang menyebar melalui surel. Virus ini dapat
menyumbat hard drive Saudara dan memperlambat komputer Saudara,
menghancurkan file, kompromi akses ke komputer Saudara, dan secara otomatis
menyebarkan virus ke komputer lain.
Salah satu cara paling umum untuk mendapatkan virus komputer adalah dari
lampiran email. File terlampir terinfeksi atau merupakan virus. Saudara harus selalu
menggunakan perangkat lunak anti-virus dan tetap memperbaruinya. Kapan saja
Saudara menerima lampiran file, unduh dan pindai dengan perangkat lunak anti-
virus Saudara.
Privasi Email
E-mail tidak pribadi. Tidak hanya pesan Saudara dapat diteruskan ke orang lain,
tetapi perusahaan Saudara memiliki hak untuk membaca apa pun yang Saudara
tulis atau terima melalui email. Karena majikan Saudara membayar untuk
komputer, koneksi internet, dan waktu Saudara, akun email bisnis Saudara milik
perusahaan. Sekalipun Saudara menghapus e-mail, masih tersedia untuk dilihat
oleh perusahaan. Aturan yang sama berlaku untuk penelusuran Web dan
penggunaan telepon.

D. Lembar Kerja
Lembar Kerja 1
1. Amati gambar di bawah ini.
a. Berdasarkan gambar di atas, aplikasi apa yang digunakan?

…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
b. Bila Saudara ingin mengakses email Saudara, ikon apa yang Saudara klik?
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..

a. Berdasarkan gambar di atas, aplikasi apa yang digunakan?

…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
b. Bila Saudara ingin mengakses email Saudara, apa yang Saudara lakukan?
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
a. Berdasarkan gambar di atas, aplikasi apa yang digunakan sebagai?

…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
b. Bila Saudara ingin membuat akun email pada aplikasi ini, apa Saudara lakukan?
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
Lembar Kerja 2
Perhatikan gambar di bawah ini.

1. Deskripsikan aktivitas email yang Saudara amati berdasarkan gambar di atas.

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
2. Fitur-fitur apa saja yang terdapat pada aplikasi email ini?

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
3. Jelaskan fitur-fitur tersebut secara rinci.

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 3
Sekarang Saudara akan membuka, mengambil, membaca, membuat dan mengirim

surat/dokumen elektronik dengan melakukan demonstrasi. Dokumentasikan kegiatan
tersebut dalam bentuk video singkat maksimal 20 MB dan berdurasi maksimal 5 menit.
Saudara juga memberikan narasi dalam mendemonstrasikannya.
Langkah-langkah kerjanya:
1. Buka email baru dari server menggunakan menu/tombol yang tersedia.
2. Kenali asalnya email dan membaca isinya dengan baik.
3. Ekstrak berkas lampiran (file attachment) dari email sesuai prosedur.
4. Teruskan (forward) email.
5. Balas (reply) ke alamat tertentu (Saudara dapat menentukan sendiri).
6. Buat email baru dan mengirimnya dengan menggunakan fitur yang disediakan dan
melampirkan dokumen lain sebagai attachment.
7. Tulis email dengan memperhatikan etiket penulisan.

Lembar Kerja 4
Saudara mendapatkan beberapa email dengan lampiran. Apa yang Saudara lakukan agar
dokumen lampiran tersebut tersimpan dengan baik di komputer Saudara?
Demonstrasikan langkah-langkah berikut ini dan dokumentasikan kegiatan tersebut dalam

bentuk video singkat maksimal 20 MB dan berdurasi maksimal 5 menit. Saudara juga
memberikan narasi dalam mendemonstrasikannya.
1. Identifikasi email yang masuk.

2. Atur agar attachment yang Saudara unduh agar secara otomatis dapat masuk ke folder
yang telah Saudara tetapkan secara tepat dan benar.
3. Simpan email atau dokumen elektronik sesuai media yang tersedia secara tepat.
E. Penilaian
1. Yang termasuk software email client adalah ….

A. Microsoft Excel
B. Outlook Express
C. Internet Explorer
D. Quick Time
2. Login merupakan instruksi untuk ....

A. keluar email
B. membaca email
C. menyimpan email
D. membuka email
3. Password adalah ....

A. kata kode untuk menyimpan email di inbox
B. kata sandi yang bersifat rahasia untuk membuka email
C. kata sandi untuk logout atau sign out dari email
D. kata sandi untuk menulis email dan memasukan lampiran
4. Tombol Reply digunakan untuk ... email.

A. menghapus
B. men-download
C. mengembalikan
D. membalas
5. Pesan yang tidak diinginkan masuk ke dalam alamat email kita adalah ....
A. outbox
B. virus
C. spam
D. junk

6. Dalam email, subject adalah ….

A. orang yang mendapat tembusan surat
B. pengirim surat
C. orang yang dikirimi surat
D. inti surat
7. Lampiran dalam sebuah email biasa disebut ….

A. Attachment
B. Bcc
C. Cc
D. Encrypt
8. Berikut ini bagian penting saat menulis email kecuali ….

A. from
B. subject
C. size
D. received
9. Untuk menghapus email, setelah kita berikan check list di depan nama email
selanjutnya kita tekan tombol ….
A. delete
B. mark
C. inbox
D. save
10. Pengertian spam dalam sebuah email adalah ….

A. draft (pesan yang anda simpan)
B. berisi file (email yang telah anda kirim)
C. berisi email sampah
D. pesan yang harus diprioritaskan
Demonstrasikan dan dokumentasikan skenario dalam bentuk video singkat

maksimal 20 MB dan berdurasi maksimal 5 menit untuk pekerjaan berikut ini.
Skenario
Saudara adalah seorang administrative assistant. Saudara mendapat tugas untuk
mengelola email perusahaan. Siapkan email khusus untuk penugasan ini dan
rekayasa email tersebut agar email yang masuk seolah-olah dikirim oleh mitra
bisnis perusahan, pimpinan perusahaan, kolega Saudara, dan lain sebagainya.
Agar demonstrasi dapat berjalan baik, ikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Aktifkan perangkat komputer sesuai dengan sistem operasi dan persyaratan
manual instalasi.
2. Pastikan piranti lunak untuk membuat surat elektronik telah terinstalasi dan
siap digunakan.
3. Miliki akun surat elektronik (email).
4. Kenali menu-menu yang disediakan beserta shortcut-nya berdasarkan user
manual sesuai standar tempat kerja.

5. Kenali dan pahami format alamat surat elektronik secara tepat dan cepat.
6. Lakukan konfigurasi sederhana dapat sesuai dengan manual yang tersedia.
7. Buka surat elektronik baru dari server menggunakan menu/tombol yang
tersedia sesuai SOP organisasi.
8. Kenali asal surat elektronik dan baca isinya dengan baik.
9. Ekstrak berkas lampiran (file attachment) dari email secara benar sesuai
prosedur.
10. Teruskan (forward) surat elektronik dan balas (reply) ke alamat tertentu.
11. Buat/komposisikan surat elektronik baru dan kirim dengan menggunakan fitur
yang disediakan.
12. Lakukan pengiriman surat elektronik ke suatu alamat atau beberapa dan sertai
dengan file attachment.
13. Tulis surat elektronik sesuai dengan memperhatikan netiquette.
14. Identifikasi surat elektronik sehingga secara otomatis dapat masuk ke folder
yang telah ditetapkan secara tepat dan benar.
15. Buat folder sesuai kebutuhan.
16. Simpan surat/dokumen elektronik sesuai media yang tersedia secara tepat.
F. Refleksi dan Tindak Lanjut

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
kompetensi Membuat Surat/Dokumen Elektronik?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
5. Saudara dapat memanfaatkan internet untuk meningkatkan kemahiran
Membuat Surat/Dokumen Elektronik. Selamat meningkatkan kompetensi.

Referensi:
Association.
Taylor, Shirley. 2013. Model Business Letters, Emails and Other Business Documents
7th Edition. New Delhi: Dorling Kindersley India Pvt. Ltd.
Wilson, Kevin dan Jennifer Wauson. 2010. The AMA Handbook of Business Writing.
New York: American Management Association

BAB VIII
MENULIS DALAM BAHASA INGGRIS PADA TINGKAT OPERASIONAL
DASAR
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran: Menulis dalam Bahasa Inggris pada

Tingkat Operasional Dasar. Menulis dalam bahasa Inggris adalah aktivitas yang
sangat sering dilakukan oleh asisten administratif atau sekretaris. Kita menulis
untuk berkomunikasi: menyampaikan ide, pendapat, saran, masukan,
memorandum, laporan, pengumuman, ucapan selamat dan duka cita, resume
kerja, permohonan informasi terkini dan lampau, deskripsi barang dan individu, dan
lain sebagainya.
Melalui kegiatan pembelajaran ini, Saudara diharapkan kompeten dalam menulis

dalam bahasa Inggris pada tingkat operasional dasar karena Saudara
membutuhkannya untuk menunjang pekerjaan Saudara pada lingkup pekerjaan
Administrasi Profesional. Selamat mengikuti!
Adapun kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Menulis dalam Bahasa
Inggris pada Tingkat Operasional Dasar ini adalah:
1. Mengidentifikasi tujuan penulisan

1.1. Tujuan penulisan diidentifikasi.
1.2. Jenis dokumen yang tepat sebagai pendukung dipersiapkan.
1.3. Bahasa yang digunakan sesuai dengan kaidah tata bahasa untuk
memenuhi kebutuhan konteks.
1.4. Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis diperhatikan dan diikuti.
1.5. Informasi disampaikan secara objektif.
2. Memperhatikan kalimat pada penulisan

2.1. Kalimat sederhana digunakan dalam menyampaikan suatu pengertian
2.2. Instruksi dan/atau petunjuk dijabarkan dengan benar.
2.3. Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis diikuti.
2.4. Bahasa yang tepat untuk memenuhi kebutuhan konteks digunakan
sesuai kebutuhan
2.5. Kalimat diruntut sesuai SOP.
2.6. Bahasa resmi dan tidak resmi digunakan dengan tepat.

1. Elemen 1: Mengidentifikasi tujuan penulisan
a. Tujuan penulisan diidentifikasi.

Untuk menulis sebuah dokumen atau surat, Saudara harus terlebih dahulu
mengetahui alasan Saudara menulis. Dalam situasi kantor, ada banyak alasan
mengapa kita menulis.
• Menulis iklan karena ada produk yang ingin kita pasarkan
• Menulis pengumuman kepada karyawan karena ada perihal penting
harus diketahui semua orang
• Menulis balasan karena ada surat permintaan informasi (inquiry letter)
• Menulis balasan karena ada surat pemesanan barang yang dilayangkan
ke meja kita
• Menulis balasan karena ada surat keluhan tentang produk yang kita jual
• Menulis surat perjanjian (appointment letter) karena ada seseorang
yang hendak kita temui
Agar Saudara dapat menulis dokumen atau surat dengan mudah, maka
Saudara perlu mengidentifikasi tujuan penulisan itu sendiri. Tujuan penulisan
itu sendiri adalah alasan untuk membuat suatu dokumen sehingga dokumen
atau surat yang Saudara tulis agar tepat ke sasaran.
Perhatikan surat berikut ini. Apa yang menjadi tujuan penulisannya?
Ladies and Gentlemen
A few days ago I visited the office of a large corporation in Dayton, and was much
impressed with the layout of their various departments in which modular furniture is
displayed. During my visit, I inquired about manufacturers of such equipment and
was told that you have an entire building in Tulsa in which various modular fixtures
and equipment are displayed.
I would like very much to visit your Exhibit Building. I can come to Tulsa any
time that is convenient for you. If I do not hear from you to the contrary, I will plan
to visit you on Thursday, March 8.
Cordially yours,
Tujuan penulisan surat di atas ada pada kalimat yang dicetak tebal, yaitu I
would like very much to visit your Exhibit Building atau penulis surat ingin
melakukan kunjungan ke Gedung Pameran tersebut atas dasar penjelasan
yang ia sampaikan di paragraf sebelumnya.
Mari berlatih lagi. Baca surat di bawah ini dan tentukan apa yang menjadi
tujuan dari surat tersebut dengan menjawab pertanyaan di bawahnya.

Dear Miss Woodward,
Your high opinion of our Model GH Wizard pleases me very much.
We offer a discount of 10 percent on orders of 40 or more printers. I have enclosed

an order blank if you wish to take advantage of this offer.
The enclosed booklet gives complete detailed about the service, warranties, and the
like.
Thank you for allowing me to supply you with this information, Miss Woodward. If I
have left anything out, just call me collect at (412) 456-9878.
Cordially,
What is the purpose of this letter?

A. To request information about a product
B. To follow-up complaints
C. To demand explanation about the damage
D. To respond an inquiry
Apakah Saudara sudah menemukan jawabannya? Ya, benar. Tujuan surat

tersebut adalah D (To respond an inquiry) atau merespon permintaan
informasi. Pada paragraf pertama, penulis surat berterima kasih atas pujian
Nona Woodward terhadap produk mereka. Kemudian pada paragraf kedua,
penulis menawarkan diskon untuk jumlah pemesanan 40 printer atau lebih.
Pada paragraf ketiga, penulis melampirkan booklet berisi informasi detil
tentang produk mereka. Dan terakhir, penulis berterima kasih karena telah
mendapat kesempatan untuk memberikan informasi tentang produk mereka
kepada Nona Woodward. Artinya, surat tersebut ada karena ada permintaan
(inquiry) dari Miss Woodward sebelumnya. Dan penulis merespon inquiry
tersebut dengan surat di atas.
b. Jenis dokumen yang tepat sebagai pendukung dipersiapkan.
Saudara telah mengidentifikasi tujuan penulisan dokumen atau surat. Sebagai

lanjutannya, Saudara perlu menyiapkan dokumen pendukung. Dokumen
pendukung yang Saudara butuhkan untuk menulis adalah sebagai berikut:
• spesifikasi produk untuk menulis iklan;
• situasi atau surat dari pimpinan untuk menulis pengumuman;
• surat permintaan informasi yang masuk untuk menulis surat balasan;
• surat pesanan barang untuk menulis surat balasan atas pesanan;
• surat keluhan untuk menulis surat balasan atau permintaan maaf atau
penjelasan terhadap keluhan;
• surat perjanjian untuk menulis surat balasan yang menyampaikan
persetujuan untuk perjanjian pertemuan;
• katalog barang dan seterusnya.
Dokumen tersebut sangat penting untuk dipersiapkan demi kelancaran dalam

penulisan, sebagai dasar dan arsip.

Perhatikan contoh di bawah ini.
Look at the documents that support your letter writing.

No Supporting Documents Purpose of Writing
1. To purchase office
chairs and get
discount from the
store
A homepage of an online store offering discount for

office chairs
2. To response an
invitation
An invitation to a reception
3. A reply letter,
thanking the recipient
A congratulation letter to an employee
Dokumen pendukung nomor 1 adalah sebuah homepage toko online yang

menawarkan diskon untuk produk kursi kantor, Saudara membuat surat
inquiry atau bahkan pemesanan dan permohonan diskon berdasarkan
homepage tersebut. Kedua, Saudara menerima surat undangan resepsi atas
terpilihnya seseorang dan demi sopan santun, Saudara membalas surat
tersebut, baik memenuhi undangan atau menyatakan tidak bisa hadir karena

alasan tertentu. Dan yang terakhir, Saudara adalah seseorang yang saat ini
berprestasi atas laporan Saudara yang memuaskan pimpinan. Pimpinan
Saudara memberi selamat dengan surat di atas. Sudah semestinya, Saudara
membalas ucapan tersebut dengan mengucapkan terima kasih dalam sebuah
surat juga.
c. Bahasa yang digunakan sesuai dengan kaidah tata bahasa untuk

Bahasa yang Saudara gunakan dalam menulis pada unit kompetensi ini
adalah bahasa Inggris. Dalam penulisan teks/dokumen/surat formal, hindari
penulisan kata-kata atau ungkapan di bawah ini.
Avoiding Redundancies (hindari pengulangan)

Penulisan yang menyeluruh mencakup kalimat majemuk dan kompleks,
penting untuk menghindari pemborosan. Hindari mengatakan hal yang
sama dua kali. Berikut ini adalah daftar dari beberapa frasa berlebihan yang
paling umum:
• 12 midnight • New innovations

• 12 noon • One and the same
• 1 a.m. in the morning • Particular interest
• Circle around • Period of X days
• Close proximity • Personally, I think
• Completely unanimous • Personal opinion
• Cooperate together • Refer back
• Each and every • Repeat again
• Enclosed herewith • Return again
• End result • Revert back
• Exactly the same • Shorter in length
• Final completion • Small in size
• Free gift • Summarize briefly
• In spite of the fact that • Surrounded on all sides
• In the field of • The future to come
• In the event of • There is no doubt but
Phrases and Words to Omit (frase atau kata-kata yang harus

dibuang)
Berikut ini adalah daftar kata-kata yang biasanya tidak perlu dalam kalimat.
Mereka tidak menambahkan apa pun dan dapat dihilangkan tanpa mengubah
artinya.
• As a matter of fact • In my opinion

• As far as I’m concerned • In the case of
• At the present time • In the event that
• All things considered • In the final analysis
• By means of • In the nature of
• By virtue of the fact • In the process
• Because of the fact that • It seems that
• Due to the fact • Quite

• Extremely • Really
• For all intents and purposes • Severely
• For the most part • The point I am trying to make
• For the purpose of • Type of
• Have a tendency to • Very
• In a manner of speaking • What I mean to say is
• In a very real sense
Saudara dapat menggunakan daftar di atas sebagai reminder (pengingat)

setiap kali Saudara menulis surat/dokumen atau teks lain dalam lingkup
d. Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis diperhatikan.
Keterampilan menulis adalah keterampilan yang cukup kompleks namun

siapa pun dapat menguasai. Salah satu fokus utama menulis dalam bahasa
Inggris adalah penguasaan kaidah/tata bahasa. Dalam hal ini Saudara perlu
mempelajarinya agar tulisan Saudara dapat dipahami oleh pembaca.
Mengenai kaidah tata bahasa, Saudara akan mempelajarinya secara khusus
di Elemen 2 pada bab ini.
e. Informasi disampaikan secara objektif.
Yang dimaksud dengan penyampaian informasi secara objektif adalah

penyampaian informasi yang apa adanya, tidak kurang dan tidak berlebihan.
Misalnya, dalam menulis surat, Saudara hanya perlu menyampaikan informasi
yang apa adanya. Berlebihan dalam kata-kata sangat tidak direkomendasikan
karena pembaca pun tidak akan bertambah simpati terhadap kata-kata saja.
Ungkapan yang sederhana dan disertai dengan tindakan follow-up jauh lebih
berkesan dan berdampak positif.
Lembar Kerja 1
Read the following letter carefully.
Hi John
Some of the staff from your department are still bringing their petty cash
vouchers to me. However, this responsibility was taken over by Martin in Accounts
last month.
Please remind your staff that they should deal with Martin in future.
Thanks for your help, John.
Sally

Can you identify the purpose of the letter?

…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
How do you describe the language in the above letter?

…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
How does the writer convey her message?

…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
g. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk mengidentifikasi tujuan penulisan. Saudara akan

melakukan aktivitas tersebut dalam lingkup pekerjaan Administratif
Profesional. Latih terus diri Saudara agar semakin mahir dalam
mengidentifikasi tujuan penulisan.
2. Elemen 2: Memperhatikan kalimat pada penulisan
Pada elemen ini, Saudara akan berlatih untuk memperhatikan kalimat pada
penulisan teks, surat, atau dokumen lainnya dalam ruang lingkup pekerjaan
Administrasi Perkantoran. Adapun kriteria unjuk kerja berfokus pada:
a. Kalimat sederhana digunakan dalam menyampaikan suatu
pengertian
b. Instruksi dan/atau petunjuk dijabarkan dengan benar.
c. Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis diikuti.
d. Bahasa yang tepat untuk memenuhi kebutuhan konteks digunakan
sesuai kebutuhan
e. Kalimat diruntut sesuai SOP.
f. Bahasa resmi dan tidak resmi digunakan dengan tepat.
Untuk lebih memudahkan Saudara memahami elemen ini dan melakukan

proses penulisan, maka pembahasannya akan digabung, tidak seperti
uraian di elemen sebelumnya.
Adapun fokus elemen ini adalah memperhatikan kalimat pada penulisan,

maka aktivitas pembelajaran pada elemen ini akan kita mulai dengan
membahas konstruksi kalimat.
Jangan dengarkan siapa pun yang memberi tahu Saudara bahwa tidak
penting menggunakan kalimat lengkap atau membuat tata bahasa Saudara
benar - baik secara lisan maupun tulisan. Ini penting! Kesalahan semacam
itu dapat menyebabkan kesalahpahaman, kebingungan, dan gangguan
dalam komunikasi. Tanda baca atau tata bahasa yang salah juga dapat
menurunkan kredibilitas Saudara dan juga citra organisasi Saudara.

Banyak orang membuat kesalahan tata bahasa karena mereka tidak

memahami aturan dengan benar, atau hanya karena kecerobohan. Jangan
takut untuk belajar tentang bagian kalimat dan bagaimana cara
menerapkannya. Ini dapat membantu Saudara untuk menulis yang lebih
baik. Mari kita mulai dengan membahas grammatical terms.
English Grammatical Terms
Terms Meaning Examples

Noun Sebuah kata yang house, bird, office, desk
merupakan nama
seseorang tempat atau • The book is on the shelf.
benda. • The audience participated in the
seminar.
Collective noun Sebuah kata yang furniture, committee, crowd,

digunakan dalam bentuk equipment, baggage, luggage
tunggal untuk
mengekspresikan banyak Selalu gunakan kata kerja tunggal
individu. dengan kata benda kolektif, misalnya:
• The furniture is very expensive.
• The equipment was well arranged.
Verb Sebuah kata yang • I wish I could go to Australia.

mengekspresikan tindakan • The computer developed a fault.
atau kondisi.
Infinitive Bentuk kata kerja yang to walk, to go, to finish, to play

diawali oleh to.
• Mrs Lim wants to speak to her
daughter.
Adjective Sebuah kata yang thin, rare, long, pretty, amusing,

menggambarkan kata interesting
benda.
• The boring lecture ended at 11.30.
• The new furniture will arrive
today.
Adverb Kata yang memberikan happily, severely, frequently,

informasi lebih lanjut
tentang kata kerja. Kata • The woman worked
tersebut juga menjelaskan conscientiously at her job.
kata sifat dan kata • The man studied hard to pass his
keterangan lainnya. exam.
Conjunction Kata penghubung yang and, or, but, as, when, than, after
menghubungkan kata lain
(atau kelompok kata) • The car had just started when
bersamaan. smoke came out.
• I like the designer suit but I can’t
afford it.
Interjection Sebuah kata yang Ouch! Wow! Gosh!


mengungkapkan seruan.
• ‘Help!’ she shouted.
Preposition Sebuah kata yang at, by, on, for, to, above, behind
mengungkapkan
hubungan antara kata • Tom is sitting on the chair.
benda dan bagian lain dari • We must break for lunch at 12.30.
kalimat yang sama.
Pronoun Sebuah kata yang I, you, she, he, it, we, their, that,
menggantikan kata either
benda.
• She hopes to join a band.
• Their new record is at number one
in the charts.
Sentence Sekelompok kata yang • Where do you work?

biasanya berisi subjek dan • The course is designed to help
kata kerja, dan students develop their speaking
mengekspresikan ide skills.
lengkap/utuh. • The course covers three
main subject areas.
• Sally calculated that she’d have
about £100 left.
Subject Sebuah kata benda, frasa • The Government is planning

kata benda, atau kata further cuts in public spending.
ganti yang biasanya • The university threw a party to
muncul sebelum kata welcome them.
kerja utama dan mewakili • The graduation ceremony allows
orang atau hal yang students to celebrate their
melakukan tindakan kata achievements with family and
kerja, atau tentang friends.
sesuatu yang dinyatakan. • Jack got a job as assistant
manager at Wal-Mart.
Clause Sekelompok kata yang Independent clause adalah klausa

mencakup kata kerja dan yang dapat berdiri sendiri dan
merupakan bagian dari mengungkapkan pemikiran yang
kalimat. lengkap.
• Where’s my shirt?
Dependet clause adalah klausa yang

tidak mengungkapkan pemikiran
lengkap dan tidak bisa berdiri sendiri
sebagai sebuah kalimat.
• After you’d called the police, what

did you do?
• When the family came here from
Russia, they were penniless.

Subject and verb agreement

Aturan pertama dalam bahasa Inggris adalah memperbaiki struktur kalimat
Saudara. Kalimat adalah sekelompok kata yang berisi ekspresi, pemikiran,
atau gagasan lengkap. Kalimat harus mengandung subjek dan kata kerja.
Dalam kalimat yang lebih panjang, subjek dan kata kerja mungkin tidak
bersebelahan. Dalam kasus ini, penting untuk menemukan subjek terlebih
dahulu dan pastikan Saudara memilih kata kerja yang cocok dengan itu.
Dalam contoh ini, akan mudah untuk menggunakan kata kerja jamak were
karena kata kerjanya mengikuti kata documents, tetapi subjek kalimat
sebenarnya file sehingga kita perlu menggunakan kata kerja tunggal was.
Mari kita lihat beberapa contoh lagi:
Punctuation
Salah satu tantangan paling umum dalam penulisan bisnis saat ini adalah
menempatkan koma dan titik di tempat yang tepat. Begitu banyak koma di
mana seharusnya ada titik. Masalahnya adalah ketika Saudara meletakkan
koma (ketika itu benar-benar harusnya menjadi titik), maka pembaca akan
membacanya kembali dari awal dan berusaha untuk memahami kalimat
Saudara. Hal ini menghabiskan waktu si pembaca. Untuk itu, pelajari
penggunaan titik, koma, dan tanda baca lainnya maka Saudara sudah
menolong diri sendiri dan pembaca.
Berikut ini aturan utama dalam penggunaan koma:

Gunakan koma untuk memisahkan kata atau frasa dalam daftar.
• Would you like a gold, grey, white or black trim on your new car?
• Writing well takes time, effort and a lot of hard work.

Catatan:
Dalam daftar seperti ini, Saudara tidak perlu menempatkan koma sebelum
kata and, meskipun di AS umum untuk melakukannya.
Gunakan koma untuk memisahkan rangkaian kata sifat pada kata benda
yang sama.
• Please send us a large, self-addressed envelope.
• I enjoy the warm, humid climate in Singapore.
Gunakan koma untuk memisahkan dua klausa yang digabungkan oleh

kata sambung (but, or, yet, so, for, and, nor).
• The expansion of our business is a long-term project, and we need an
efficient management consultant to help us.
• John has the necessary qualifications, but Dave has more experience.
• I believe this candidate has the relevant qualification, and he also has
considerable past experience.
Catatan:
Apakah Saudara menggunakan koma di sini atau tidak tergantung pada
pilihan Saudara sendiri terhadap panjang kalimat dan jumlah pemisahan
yang ingin Saudara tunjukkan. Dalam kalimat singkat, Saudara mungkin
dapat mengabaikan penggunaan koma. Dalam kalimat yang lebih panjang,
Saudara dapat memasukkan koma sehingga pembaca dapat menyerap
dengan lebih baik apa yang telah ia baca sejauh ini.
Gunakan koma untuk membuat tanda kurung, untuk menyisipkan sesuatu

yang dapat membuat kalimat utama menjadi lebih panjang atau memang
keharusan untuk kalimat tersebut.
• Mandy Lim, my secretary, will contact you soon to make an
appointment.
• The Managing Director, who is overseas at present, has asked me to
reply to your letter.
• I need Mark, and possibly Doreen as well, to help with this project.
• Please switch off all electronic devices, including mobile phones, as the
aircraft will be departing soon.
Gunakan koma untuk memisahkan frasa dan klausa agar pesan Saudara
lebih mudah dibaca.
• We have five different models, each with its own special features.
• Although I agree with the points you mention, I would like clarification
on various issues.
Bandingkan kedua teks berikut ini.
Paragraf 1
Unfortunately, if we invest in new machinery, and the market falls again, as
it has been predicted, we may, possibly, find ourselves with too much
production capacity, and this may, therefore, result in even more serious
problems.

Paragraf 2
We must give serious consideration to the issue of investing in new
machinery. If the market falls again, as has been predicted, we could find
ourselves with increased production capacity. This may then result in even
more difficulties.
Pada paragraf 1, semua koma dalam kalimat ini memang ditempatkan

dengan benar, tetapi jumlahnya terlalu banyak dan membuat kalimat
menjadi tersentak-sentak. Selain itu, paragraf menjadi lebih panjang. Dalam
penulisan bisnis hari ini kita harus menjaga kalimat tetap pendek dan
memotong koma yang tidak penting seperti yang Saudara dapat baca di
paragraf 2.
Apostrophes (tanda kutip)

Jika Saudara mengalami kesulitan dengan tanda kutip, Saudara tidak
sendirian. Pahami penjelasan berikut ini:
Contractions (bentuk kata atau kata yang lebih pendek)

Dalam surat bisnis formal, kami akan menulis bahwa I will be visiting
Beijing next month. Ketika berbicara, kita akan mengatakan I'll be
visiting Beijing next month. Kita menggunakan kontraksi seperti ini
dalam penulisan email. Tanda kutip digunakan untuk menunjukkan huruf
atau suara yang hilang.
I’m (I am) he’s (he is) you’re (you are)

don’t (do not) haven’t (have not) wouldn’t (would not)
it’s (it is) we’ll (we will) who’s (who is)
Banyak orang mengalami kesulitan dalam menentukan kapan menggunakan

it’s atau its. It’s adalah sebuah contraction dari It is atau It has.
Perhatikan contoh di bawah ini:
• It’s very tough working out where to put the apostrophe.
• The cat's whiskers are on either side of its face.
• It’s very amusing when you see a little puppy chasing its tail.
• The group made its decision.
Catatan:
Tidak ada yang namanya its’.
Possession (kepemilikan)
Ketika pemiliknya tunggal, tunjukkan kepemilikan dengan menggunakan
tanda kutip diikuti dengan huruf s.
• The applicant’s letter
• The director’s office
• The visitor’s car park
• The dog’s food
• The girl’s bicycle
Ketika pemiliknya jamak, kami menunjukkan kepemilikan dengan

menempatkan tanda kutip setelah tanda s.

• The applicants’ letter

• The directors’ office
• The visitors’ car park
• The dogs’ food
• The girls’ bicycle
Ketika sebuah kata berbentuk jamak tanpa huruf s di akhir kata tersebut,
maka kita cukup menambahkan tanda kutip dan s, seperti dalam contoh
berikut:
child’s toys children’s toys the geese’s story

man’s coat men’s coats the people’s pharmacy
Catatan:
Tanda kutip tidak dibutuhkan untuk angka dan tanggal dalam bentuk
jamak:
• The 1920s
• The roaring twenties
Tanda kutip tidak dibutuhkan untuk kata ganti posesif:

• his
• hers
• its
• ours
• yours
• theirs
Ketika sebuah nama diakhiri dengan huruf s, penggunaan keduanya dapat

diterima. Namun penggunaan yang terdapat pada kolom kiri karena ini lebih
sesuai dengan bagaimana kata-kata tersebut diucapkan.
James’s wife James’ wife

Douglas’s car Douglas’ car
Iris’s report Iris’ report
My boss’s office My boss’ office
Saudara tidak perlu membubuhkan tanda kutip ketika membuat bentuk

jamak dari huruf besar.
• Mary learned her ABCs today.
Perhatian:
• Ingatlah bahwa menjadi komunikator yang baik adalah proses
pembelajaran seumur hidup. Hal ini tidak akan terjadi dalam semalam.
• Tingkatkan kredibilitas Saudara dengan memperhatikan tata bahasa dan
konstruksi kalimat.
• Kenali berbagai bagian kalimat dan bagaimana mereka bekerja sama.
• Perbaiki struktur kalimat Saudara, dan pastikan kata kerja cocok dengan
subjek.
• Pelajari aturan untuk tanda kutip dan pastikan ditempatkan dengan
benar.

• Bantu diri Saudara sendiri dan juga pembaca Saudara dengan

mempersingkat kalimat Saudara.
• Sampaikan kesan efisiensi dengan menggunakan bahasa yang jelas,
ringkas, dan akurat.
Lembar Kerja 2
Read the following carefully.
Dear Sirs
My neighbor, Mr W Stevens of 29 High Street, Derby, recently bought an

electric lawn mower from you. He is delighted with the machine and has
recommended that I contact you.
I need a similar machine, but smaller. Could you let me know what products
would be most suitable for me, and send me details via mail, because I don’t have
email?
Yours faithfully
What is the subject of the sentence in bold?

…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
How many paragraphs does the letter have? Is the writer succeeding in delivering
his/her message? What do you think?
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….
h. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk memperhatikan kalimat pada penulisan.
Saudara akan melakukan aktivitas tersebut dalam lingkup pekerjaan
Administratif Profesional. Latih terus diri Saudara agar semakin mahir dalam
D. Penilaian
1. I hope to hear ... you soon.

A. for
B. from
C. form
D. fore

2. I look … to … you soon.

A. backward, meet
B. go forward, met
C. fast-forward, meet up
D. forward, meeting
3. Please call me … you have any questions.

A. if only
B. even if
C. if
D. as if
4. … plastic tile flooring is hard-wearing.

A. We
B. Our
C. Ours
D. Us
5. Please send … details of … catering services you ….

A. me, the, provide
B. my, a, provides
C. me, an, provision
D. I, the, provider
6. If the tiles … laid professionally, I … sure the work will give you lasting
satisfaction.
A. is, are
B. was, were
C. has, had
D. are, am
7. I’ve seen your website and ... in your range of fax machines.
A. have interested
B. has interested
C. am interested
D. are interested
8. We are dealers in textiles and … there is a … market in your area of … priced

goods … this kind.
A. believes, promises, moderates, off
B. believe, promising, moderately, of
C. believed, promised, moderated, of
D. believing, promising, moderating, if
9. Please send me a … catalogue and … list, together with copies of any … leaflets
that I could pass to … customers.
A. currency, price, describe, prospectus
B. currency, priceless, descriptively, prospective
C. currant, overpriced, description, prospect
D. current, price, descriptive, prospective

10. We are looking … a collaboration with a vendor … can provide tea, coffee …
refreshment snacks for breaks … a lunch menu.
A. with, that, or, as long as
B. for, whom, so, as far as
C. for, who, and, as well as
D. on, which, but, as good as
Answer the following questions in English.
1. Read the following letter carefully.
Dear Sir/Madam
I’ve seen your website and am interested in your

range of fax machines. Please send me a current
catalogue and price list, together with copies of any
descriptive leaflets that I could pass to prospective
customers.
Many thanks
Can you identify the purpose of the letter?

…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
How do you describe the language in the above letter?

…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
How does the writer convey her message?

…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
2. Read the following letter carefully.
Dear Sir/Madam
Please send me details of the catering services you

provide. We often run full-day events and are
looking for a collaboration with a vendor who can
provide tea, coffee and refreshment snacks for
breaks as well as a lunch menu.
I hope to hear from you soon.
Jane Smith

Pay attention to the words in bold. What part of speech are they? Please
explain.
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
How does the letter sound? Give your opinion.

…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

kompetensi Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
5. Saudara dapat memanfaatkan internet untuk meningkatkan kemahiran Menulis

dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar. Selamat meningkatkan
kompetensi.
Referensi:
Gilling, Desmond A. 2013. The Essential Handbook for Business Writing, 1st Edition.
Canada: Greenlink Consulting.
Association.

https://shirleytaylor.com/training/powerful-business-writing-skills/
https://shirleytaylor.com/writing-101-write-well-if-you-want-to-earn-trust-and-
confidence/
https://www.visualcapitalist.com/zoom-boom-biggest-airlines/

BAB IX
MENENGAH
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran: Menulis dalam Bahasa Inggris pada

Tingkat Operasional Menengah. Menulis dalam bahasa Inggris adalah aktivitas
yang sangat sering dilakukan oleh asisten administratif atau sekretaris. Kita menulis
untuk berkomunikasi: menyampaikan ide, pendapat, saran, masukan,
memorandum, laporan, pengumuman, ucapan selamat dan duka cita, resume
kerja, permohonan informasi terkini dan lampau, deskripsi barang dan individu, dan
lain sebagainya.
Melalui kegiatan pembelajaran ini, Saudara diharapkan kompeten dalam menulis

dalam bahasa Inggris pada tingkat operasional menengah karena Saudara
membutuhkannya untuk menunjang pekerjaan Saudara pada lingkup pekerjaan
Administrasi Profesional. Selamat mengikuti!
Kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Menulis dalam Bahasa Inggris
pada Tingkat Operasional Menengah ini adalah:
1. Mengidentifikasi tujuan penulisan

1.1. Tujuan penulisan diidentifikasi.
1.2. Jenis dokumen yang tepat sebagai pendukung dipersiapkan.
1.3. Bahasa yang digunakan sesuai dengan kaidah tata bahasa untuk
1.4. Tata krama terkait sosial dan budaya dalam penulisan dokumen
diperhatikan.
1.5. Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis diperhatikan.
1.6. Informasi disampaikan secara objektif.
2. Memperhatikan kalimat pada penulisan

2.1. Kata kunci digunakan dalam menyampaikan suatu pengertian.
2.2. Instruksi dan/atau petunjuk disusun sesuai tata bahasa.
2.3. Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis diikuti.
2.4. Kalimat dijabarkan sesuai tata bahasa.
2.5. Komunikasi tertulis dengan informasi visual.
1. Elemen 1: Mengidentifikasi tujuan penulisan
a. Tujuan penulisan diidentifikasi.

Untuk menulis sebuah dokumen atau surat, Saudara harus terlebih dahulu
mengetahui alasan Saudara menulis. Dalam situasi kantor, ada banyak alasan
mengapa kita menulis.

• Menulis iklan karena ada produk yang ingin kita pasarkan

• Menulis pengumuman kepada karyawan karena ada perihal penting
harus diketahui semua orang
• Menulis balasan karena ada surat permintaan informasi (inquiry letter)
• Menulis balasan karena ada surat pemesanan barang yang dilayangkan
ke meja kita
• Menulis balasan karena ada surat keluhan tentang produk yang kita jual
• Menulis surat perjanjian (appointment letter) karena ada seseorang
yang hendak kita temui
Agar Saudara dapat menulis dokumen atau surat dengan mudah, maka
Saudara perlu mengidentifikasi tujuan penulisan itu sendiri. Tujuan penulisan
itu sendiri adalah alasan untuk membuat suatu dokumen sehingga dokumen
atau surat yang Saudara tulis agar tepat ke sasaran.
Perhatikan surat berikut ini. Apa yang menjadi tujuan penulisannya?
Ladies and Gentlemen
A few days ago I visited the office of a large corporation in Dayton, and was
much impressed with the layout of their various departments in which
modular furniture is displayed. During my visit, I inquired about
manufacturers of such equipment and was told that you have an entire
building in Tulsa in which various modular fixtures and equipment are
displayed.
I would like very much to visit your Exhibit Building. I can come to
Tulsa any time that is convenient for you. If I do not hear from you to the
contrary, I will plan to visit you on Thursday, March 8.
Cordially yours,
Tujuan penulisan surat di atas ada pada kalimat yang dicetak tebal, yaitu I
would like very much to visit your Exhibit Building atau penulis surat ingin
melakukan kunjungan ke Gedung Pameran tersebut atas dasar penjelasan
yang ia sampaikan di paragraf sebelumnya.
Mari berlatih lagi. Baca surat di bawah ini dan tentukan apa yang menjadi
tujuan dari surat tersebut dengan menjawab pertanyaan di bawahnya.
Dear Miss Woodward,
Your high opinion of our Model GH Wizard pleases me very much.
We offer a discount of 10 percent on orders of 40 or more printers. I have

enclosed an order blank if you wish to take advantage of this offer.

The enclosed booklet gives complete detailed about the service, warranties,
and the like.
Thank you for allowing me to supply you with this information, Miss
Woodward. If I have left anything out, just call me collect at (412) 456-9878.
Cordially,
What is the purpose of this letter?

E. To request information about a product
F. To follow-up complaints
G. To demand explanation about the damage
H. To respond an inquiry
Apakah Saudara sudah menemukan jawabannya? Ya, benar. Tujuan surat

tersebut adalah D (To respond an inquiry) atau merespon permintaan
informasi. Pada paragraf pertama, penulis surat berterima kasih atas pujian
Nona Woodward terhadap produk mereka. Kemudian pada paragraf kedua,
penulis menawarkan diskon untuk jumlah pemesanan 40 printer atau lebih.
Pada paragraf ketiga, penulis melampirkan booklet berisi informasi detil
tentang produk mereka. Dan terakhir, penulis berterima kasih karena telah
mendapat kesempatan untuk memberikan informasi tentang produk mereka
kepada Nona Woodward. Artinya, surat tersebut ada karena ada permintaan
(inquiry) dari Miss Woodward sebelumnya. Dan penulis merespon inquiry
tersebut dengan surat di atas.
b. Jenis dokumen yang tepat sebagai pendukung dipersiapkan.
Saudara telah mengidentifikasi tujuan penulisan dokumen atau surat. Sebagai

lanjutannya, Saudara perlu menyiapkan dokumen pendukung. Dokumen
pendukung yang Saudara butuhkan untuk menulis adalah sebagai berikut:
• spesifikasi produk untuk menulis iklan;
• situasi atau surat dari pimpinan untuk menulis pengumuman;
• surat permintaan informasi yang masuk untuk menulis surat balasan;
• surat pesanan barang untuk menulis surat balasan atas pesanan;
• surat keluhan untuk menulis surat balasan atau permintaan maaf atau
penjelasan terhadap keluhan;
• surat perjanjian untuk menulis surat balasan yang menyampaikan
persetujuan untuk perjanjian pertemuan;
• katalog barang dan seterusnya.
Dokumen tersebut sangat penting untuk dipersiapkan demi kelancaran dalam

penulisan, sebagai dasar dan arsip.

Perhatikan contoh di bawah ini.
Look at the documents that support your letter writing.

4. To purchase office
chairs and get
discount from the
store
A homepage of an online store offering discount for

office chairs
5. To response an
invitation
An invitation to a reception
6. A reply letter,
thanking the recipient
A congratulation letter to an employee
Dokumen pendukung nomor 1 adalah sebuah homepage toko online yang

menawarkan diskon untuk produk kursi kantor, Saudara membuat surat
inquiry atau bahkan pemesanan dan permohonan diskon berdasarkan
homepage tersebut. Kedua, Saudara menerima surat undangan resepsi atas
terpilihnya seseorang dan demi sopan santun, Saudara membalas surat

tersebut, baik memenuhi undangan atau menyatakan tidak bisa hadir karena
alasan tertentu. Dan yang terakhir, Saudara adalah seseorang yang saat ini
berprestasi atas laporan Saudara yang memuaskan pimpinan. Pimpinan
Saudara memberi selamat dengan surat di atas. Sudah semestinya, Saudara
membalas ucapan tersebut dengan mengucapkan terima kasih dalam sebuah
surat juga.
c. Bahasa yang digunakan sesuai dengan kaidah tata bahasa untuk

Bahasa yang Saudara gunakan dalam menulis pada unit kompetensi ini
adalah bahasa Inggris. Dalam penulisan teks/dokumen/surat formal, hindari
penulisan kata-kata atau ungkapan di bawah ini.
Avoiding Redundancies (hindari pengulangan)

Penulisan yang menyeluruh mencakup kalimat majemuk dan kompleks,
penting untuk menghindari pemborosan. Hindari mengatakan hal yang
sama dua kali. Berikut ini adalah daftar dari beberapa frasa berlebihan yang
paling umum:
• 12 midnight • New innovations

• 12 noon • One and the same
• 1 a.m. in the morning • Particular interest
• Circle around • Period of X days
• Close proximity • Personally, I think
• Completely unanimous • Personal opinion
• Cooperate together • Refer back
• Each and every • Repeat again
• Enclosed herewith • Return again
• End result • Revert back
• Exactly the same • Shorter in length
• Final completion • Small in size
• Free gift • Summarize briefly
• In spite of the fact that • Surrounded on all sides
• In the field of • The future to come
• In the event of • There is no doubt but
Phrases and Words to Omit (frase atau kata-kata yang harus

dibuang)
Berikut ini adalah daftar kata-kata yang biasanya tidak perlu dalam kalimat.
Mereka tidak menambahkan apa pun dan dapat dihilangkan tanpa mengubah
artinya.
• As a matter of fact • In my opinion

• As far as I’m concerned • In the case of
• At the present time • In the event that
• All things considered • In the final analysis
• By means of • In the nature of
• By virtue of the fact • In the process
• Because of the fact that • It seems that

• Due to the fact • Quite

• Extremely • Really
• For all intents and purposes • Severely
• For the most part • The point I am trying to make
• For the purpose of • Type of
• Have a tendency to • Very
• In a manner of speaking • What I mean to say is
• In a very real sense
Saudara dapat menggunakan daftar di atas sebagai reminder (pengingat)

setiap kali Saudara menulis surat/dokumen atau teks lain dalam lingkup
d. Tata krama terkait sosial dan budaya dalam penulisan dokumen

diperhatikan.
Dokumen atau surat adalah informasi dalam bentuk tulisan. Saudara dapat
secara langsung mengoreksi kesalahan yang Saudara buat ketika Saudara
menyampaikan informasi secara lisan namun tidak dengan dokumen atau
surat. Dokumen atau surat adalah bukti otentik dan Saudara hanya dapat
mengoreksinya sebelum dokumen tersebut dikirim atau dibaca oleh orang
lain. Bila orang lain membacanya dan mendapati kesalahan, dampaknya baru
dirasakan beberapa hari atau waktu kemudian.
Dokumen/surat atau teks lain dalam lingkup pekerjaan Administrasi

Profesional menggunakan tata krama yang wajar. Ungkapan klise untuk
sebagian orang adalah sesuatu yang indah. Namun klise adalah ekspresi
berlebihan yang tidak wajar, basi, dan bahkan menjengkelkan. Berikut ini
adalah daftar klise yang harus dihindari:
• Acid test • Meaningful dialogue

• At loose ends • Moving experience
• Babe in the woods • Needle in a haystack
• Better that than never • Open-and-shut case
• Black as night • Pain in the ass
• Blind as a bat • Point with pride
• Bolt from the blue • Pretty as a picture
• Brought back to reality • Put it in a nutshell
• Busy as a bee (or beaver) • Quick as a flash (or wink)
• Cat’s meow • Rat race
• Crack of dawn • Ripe old age
• Cool, calm, and collected • Ruled the roost
• Cool as a cucumber • Sad but true
• Crushing blow • Sadder but wiser
• Cry over spilt milk • Set the world on fire
• Dead as a doornail • Sick as a dog
• Dog-eat-dog world • Sigh of relief
• Don’t count your chickens • Slow as molasses
• Dyed in the wool • Smart as a whip
• Easier said than done • Sneaking suspicion

• Easy as pie • Spread like wildfire

• Face the music • Straight as an arrow
• Feathered friends • Straw that broke the camel’s back
• Flash in the pan • Strong as an ox
• Flat as a pancake • Through thick and thin
• Go at it tooth and nail • Tired but happy
• Good time was had by all • To coin a phrase
• Greased lightning • To make a long story short
• Gentle as a lamb • Trial and error
• Happy as a lark • Tried and true
• Head over heels • Take the bull by the horns
• Heavy as lead • Thin as a rail
• Horns of a dilemma • Under the weather
• Hour of need • White as a sheet
• Keep a stiff upper lip • Wise as an owl
• Last but not least • Work like a dog
• Ladder of success • Worth its weight in gold
• Looking a gift horse in the mouth
Saudara dapat mencari tahu sendiri arti dari kata-kata tersebut pada kamus
peribahasa Inggris atau https://www.ldoceonline.com/.
Unbiased Language (bahasa yang tidak bias)

Sebagian besar masalah gender dapat dihindari dengan tidak menggunakan
kata-kata he/she, he or she, him or her, atau him/her atau
konstruksinya. Kata ganti jamak seperti they bisa sangat membantu dalam
hal ini. Menggunakan kata he atau she untuk sesekali itu boleh saja tetapi
setelah beberapa saat, hal tersebut dapat mengganggu. Ketika kata ganti
tunggal diperlukan, gunakan salah satu dari keduanya secara konsisten untuk
menghindari kebingungan.
Ada berbagai kata dan frasa yang membuat asumsi yang merendahkan
tentang peran gender. Berikut ini adalah daftar kata yang harus dihindari
dan gunakan alternatifnya:
Ungkapan yang bias Sebaiknya gunakan

actress actor
anchorman anchor
businessman businessperson
chairman chairperson or chair
coed student
forefathers ancestors
foreman supervisor
freshman first-year student
mailman mail carrier
male nurse nurse
man (meaning human being) person, people
managers and their wives managers and their spouses
mankind humanity, people
poetess poet

Ungkapan yang bias Sebaiknya gunakan

policeman police officer
salesman sales representative
stewardess flight attendant
waiter/waitress server
e. Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis diperhatikan.
Keterampilan menulis adalah keterampilan yang cukup kompleks namun

siapa pun dapat menguasai. Salah satu fokus utama menulis dalam bahasa
Inggris adalah penguasaan kaidah/tata bahasa. Dalam hal ini Saudara perlu
mempelajarinya agar tulisan Saudara dapat dipahami oleh pembaca.
Mengenai kaidah tata bahasa, Saudara akan mempelajarinya secara khusus
di Elemen 2 pada bab ini.
f. Informasi disampaikan secara objektif.
Yang dimaksud dengan penyampaian informasi secara objektif adalah

penyampaian informasi yang apa adanya, tidak kurang dan tidak berlebihan.
Misalnya, dalam menulis surat, Saudara hanya perlu menyampaikan informasi
yang apa adanya. Berlebihan dalam kata-kata sangat tidak direkomendasikan
karena pembaca pun tidak akan bertambah simpati terhadap kata-kata saja.
Ungkapan yang sederhana dan disertai dengan tindakan follow-up jauh lebih
berkesan dan berdampak positif.
Lembar Kerja 1.1.
Read the following letter. Identify the purpose of this letter. Write your answer in
English below.
Letter 1
Dear Dr. Ruyle
One of clients is a chain of six pharmacies in the Greater Portland area. I was
much impressed with your article, “Drugstores Control the Paper Blizzard,” in the
May issue of The American Druggist. You are right on target in saying that in
some pharmacies about one-fourth of the owner’s time is spent on paperwork.
I was especially interested to learn that drugstores are turning to computers for
help. This may be the answer to my client’s problem, and I would like to know
more.
I will be in Seattle the week of June 18 on other business. Would it be convenient

for you to see me on that day? If so, would it be possible for me to see a
computer operation in one of your client’s places of business? If you are free for a
couple of hours on the 18th, please suggest a time and I’ll be there. Please call
me collect at (806) 257-1818.

Thanks!
Cordially yours,
Letter 2
Dear Clarissa
Congratulations on the report, “Energy Management—A New Market for

Engineering Resources, Inc.”
Although I have been seeing a good deal in the trade press recently about the
growth of building energy consulting, I was not really aware that the demand was
so explosive. Yet you report makes perfectly clear that this is a logical
development in a period of economic slowdown and escalating fuel costs. I
especially enjoyed the reprints you supplied of articles from leading business
papers and professional journals.
The conclusions and recommendation in your report deserve very careful study,
and I am sending copies to all the members of the development and planning
group for their reactions. Later this month in will schedule an all-day meeting with
these people at the Olympic Club. I want you to be there, and I will let you know
the date and time. For the moment, I suggest that you jot down October 26 on
your calendar as a tentative date.
Sincerely,
Write your response here!
…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….
Lembar Kerja 1.2.
Decide what documens that support your letter writing. Look at the example
below.

1. Example: To purchase office chairs and get
discount from the store

A homepage of an online store

offering discount for office chairs
2. … …
3. … …
4. … …
Lembar Kerja 1.3.
Study the following expressions. You can look for their meanings in the dictionary.
Then, replace them with expressions that are simple, natural and better for office
writing.
Wordy expressions Simple, Natural and Better

• cogitate upon • …
• be cognizant of • …
• comprehend • …
• comprised • …
• conjecture • …
• consummate • …
• deliberate upon • …
• Meet Thursday mornings at • …
10:00 o’clock a.m.
• first and foremost • …
• prompt and speedy • …

• assemble together • …
• consensus of opinion • …
• baffling and puzzling • …
• invisible to the eye • …
• the only other alternative • …
• repeat again • …
• The new procedure will begin • …
to be initiated.
• at an early date • …
• at that time • …
• due to the fact that • …
• in the event that • …
• up to this writing • …
• and etc. • …
• both alike • …
• complete monopoly • …
Lembar Kerja 1.4.
Read letter 1. Can you identify everything that is wrong with it? Write your
response after the letter.
Letter 1
Dear Sirs,
We have received your letter dated 27 March 2020.
We are extremely distressed to learn that an error was made pertaining to your
esteemed order. Please be informed that the cause of your complaint has been
investigated and it actually appears that the error occurred in our packing section
and unfortunately it was not discerned before this order was despatched to your
good self.
Arrangements have been made for a repeat order to be despatched to you

immediately and this should leave our warehouse later today. It is our sincere hope
that you will have no cause for further complaint with this replacement order.
Once again we offer our humblest apologies for the unnecessary inconvenience
that you have been caused in this instance.
Kindly contact the undersigned if you require any further clarification.
Very truly yours,

Zachariah Creep & Partners
Write your response here.

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………

Read letter 2 and compare it to letter 1. How do both letters sound? How is Letter 2
different from Letter 1? Can you find the difference? Write your response after at
the end of this worksheet.
Letter 2
Dear Mr Tan
YOUR ORDER NUMBER TH 2457
Thank you for your letter dated 27 March.
I am sorry to hear about the mistake made with your order. I have looked into this
and the error happened in the packing section. Unfortunately, it was not discovered
before the goods were sent to you.
I have arranged for a repeat order to be sent to you today, and I hope this meets
your requirements.
Once again, please accept my apologies.
Please give me a call on 987654321 if you have any questions.
Yours sincerely,

………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
h. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk mengidentifikasi tujuan penulisan. Saudara akan

melakukan aktivitas tersebut dalam lingkup pekerjaan Administratif
Profesional. Latih terus diri Saudara agar semakin mahir dalam
2. Elemen 2: Memperhatikan kalimat pada penulisan
Pada elemen ini, Saudara akan berlatih untuk memperhatikan kalimat pada
penulisan teks, surat, atau dokumen lainnya dalam ruang lingkup pekerjaan
Administrasi Perkantoran. Adapun kriteria unjuk kerja berfokus pada:
a. Kata kunci digunakan dalam menyampaikan suatu pengertian.
b. Instruksi dan/atau petunjuk disusun sesuai tata bahasa.
c. Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis diikuti.
d. Kalimat dijabarkan sesuai tata bahasa.
e. Komunikasi tertulis dengan informasi visual.

Untuk lebih memudahkan Saudara memahami elemen ini dan melakukan

proses penulisan, maka pembahasannya akan digabung, tidak seperti
uraian di elemen sebelumnya.
Adapun fokus elemen ini adalah memperhatikan kalimat pada penulisan,

maka aktivitas pembelajaran pada elemen ini akan kita mulai dengan
membahas konstruksi kalimat.
Jangan dengarkan siapa pun yang memberi tahu Saudara bahwa tidak
penting menggunakan kalimat lengkap atau membuat tata bahasa Saudara
benar - baik secara lisan maupun tulisan. Ini penting! Kesalahan semacam
itu dapat menyebabkan kesalahpahaman, kebingungan, dan gangguan
dalam komunikasi. Tanda baca atau tata bahasa yang salah juga dapat
menurunkan kredibilitas Saudara dan juga citra organisasi Saudara.
Banyak orang membuat kesalahan tata bahasa karena mereka tidak

memahami aturan dengan benar, atau hanya karena kecerobohan. Jangan
takut untuk belajar tentang bagian kalimat dan bagaimana cara
menerapkannya. Ini dapat membantu Saudara untuk menulis yang lebih
baik. Mari kita mulai dengan membahas grammatical terms.
English Grammatical Terms

Noun Sebuah kata yang house, bird, office, desk
merupakan nama seseorang
tempat atau benda. • The book is on the shelf.
• The audience participated in the
seminar.
Collective noun Sebuah kata yang digunakan furniture, committee, crowd, equipment,
dalam bentuk tunggal untuk baggage, luggage
mengekspresikan banyak
individu. Selalu gunakan kata kerja tunggal dengan
kata benda kolektif, misalnya:
• The furniture is very expensive.
• The equipment was well arranged.
Verb Sebuah kata yang • I wish I could go to Australia.

mengekspresikan tindakan • The computer developed a fault.
atau kondisi.
Infinitive Bentuk kata kerja yang to walk, to go, to finish, to play

diawali oleh to.
• Mrs Lim wants to speak to her
daughter.
Adjective Sebuah kata yang thin, rare, long, pretty, amusing,

menggambarkan kata benda. interesting
• The boring lecture ended at 11.30.

• The new furniture will arrive today.
Adverb Kata yang memberikan happily, severely, frequently,


informasi lebih lanjut tentang
kata kerja. Kata tersebut • The woman worked conscientiously at
juga menjelaskan kata sifat her job.
dan kata keterangan lainnya. • The man studied hard to pass his
exam.
Conjunction Kata penghubung yang and, or, but, as, when, than, after
menghubungkan kata lain
(atau kelompok kata) • The car had just started when smoke
bersamaan. came out.
• I like the designer suit but I can’t
afford it.
Interjection Sebuah kata yang Ouch! Wow! Gosh!

mengungkapkan seruan.
• ‘Help!’ she shouted.
Preposition Sebuah kata yang at, by, on, for, to, above, behind
mengungkapkan hubungan
antara kata benda dan • Tom is sitting on the chair.
bagian lain dari kalimat yang • We must break for lunch at 12.30.
sama.
Pronoun Sebuah kata yang I, you, she, he, it, we, their, that, either
menggantikan kata benda.
• She hopes to join a band.
• Their new record is at number one in
the charts.
Sentence Sekelompok kata yang • Where do you work?

biasanya berisi subjek dan • The course is designed to help
kata kerja, dan students develop their speaking skills.
mengekspresikan ide • The course covers three main subject
lengkap/utuh. areas.
• Sally calculated that she’d have about
£100 left.
Subject Sebuah kata benda, frasa • The Government is planning further

kata benda, atau kata ganti cuts in public spending.
yang biasanya muncul • The university threw a party to
sebelum kata kerja utama welcome them.
dan mewakili orang atau hal • The graduation ceremony allows
yang melakukan tindakan students to celebrate their
kata kerja, atau tentang achievements with family and friends.
sesuatu yang dinyatakan. • Jack got a job as assistant manager at
Wal-Mart.
Clause Sekelompok kata yang Independent clause adalah klausa yang

mencakup kata kerja dan dapat berdiri sendiri dan mengungkapkan
merupakan bagian dari pemikiran yang lengkap.
kalimat.
• Where’s my shirt?
Dependet clause adalah klausa yang tidak

mengungkapkan pemikiran lengkap dan
tidak bisa berdiri sendiri sebagai sebuah
kalimat.
• After you’d called the police, what did

you do?


• When the family came here from
Russia, they were penniless.
Subject and verb agreement

Aturan pertama dalam bahasa Inggris adalah memperbaiki struktur kalimat
Saudara. Kalimat adalah sekelompok kata yang berisi ekspresi, pemikiran,
atau gagasan lengkap. Kalimat harus mengandung subjek dan kata kerja.
Dalam kalimat yang lebih panjang, subjek dan kata kerja mungkin tidak
bersebelahan. Dalam kasus ini, penting untuk menemukan subjek terlebih
dahulu dan pastikan Saudara memilih kata kerja yang cocok dengan itu.
Dalam contoh ini, akan mudah untuk menggunakan kata kerja jamak were
karena kata kerjanya mengikuti kata documents, tetapi subjek kalimat
sebenarnya file sehingga kita perlu menggunakan kata kerja tunggal was.
Mari kita lihat beberapa contoh lagi:
Punctuation
Salah satu tantangan paling umum dalam penulisan bisnis saat ini adalah
menempatkan koma dan titik di tempat yang tepat. Begitu banyak koma di
mana seharusnya ada titik. Masalahnya adalah ketika Saudara meletakkan
koma (ketika itu benar-benar harusnya menjadi titik), maka pembaca akan
membacanya kembali dari awal dan berusaha untuk memahami kalimat
Saudara. Hal ini menghabiskan waktu si pembaca. Untuk itu, pelajari
penggunaan titik, koma, dan tanda baca lainnya maka Saudara sudah
menolong diri sendiri dan pembaca.

Berikut ini aturan utama dalam penggunaan koma:

Gunakan koma untuk memisahkan kata atau frasa dalam daftar.
• Would you like a gold, grey, white or black trim on your new car?
• Writing well takes time, effort and a lot of hard work.
Catatan:
Dalam daftar seperti ini, Saudara tidak perlu menempatkan koma sebelum
kata and, meskipun di AS umum untuk melakukannya.
Gunakan koma untuk memisahkan rangkaian kata sifat pada kata benda
yang sama.
• Please send us a large, self-addressed envelope.
• I enjoy the warm, humid climate in Singapore.
Gunakan koma untuk memisahkan dua klausa yang digabungkan oleh

kata sambung (but, or, yet, so, for, and, nor).
• The expansion of our business is a long-term project, and we need an
efficient management consultant to help us.
• John has the necessary qualifications, but Dave has more experience.
• I believe this candidate has the relevant qualification, and he also has
considerable past experience.
Catatan:
Apakah Saudara menggunakan koma di sini atau tidak tergantung pada
pilihan Saudara sendiri terhadap panjang kalimat dan jumlah pemisahan
yang ingin Saudara tunjukkan. Dalam kalimat singkat, Saudara mungkin
dapat mengabaikan penggunaan koma. Dalam kalimat yang lebih panjang,
Saudara dapat memasukkan koma sehingga pembaca dapat menyerap
dengan lebih baik apa yang telah ia baca sejauh ini.
Gunakan koma untuk membuat tanda kurung, untuk menyisipkan sesuatu

yang dapat membuat kalimat utama menjadi lebih panjang atau memang
keharusan untuk kalimat tersebut.
• Mandy Lim, my secretary, will contact you soon to make an
appointment.
• The Managing Director, who is overseas at present, has asked me to
reply to your letter.
• I need Mark, and possibly Doreen as well, to help with this project.
• Please switch off all electronic devices, including mobile phones, as the
aircraft will be departing soon.
Gunakan koma untuk memisahkan frasa dan klausa agar pesan Saudara
lebih mudah dibaca.
• We have five different models, each with its own special features.
• Although I agree with the points you mention, I would like clarification
on various issues.
Bandingkan kedua teks berikut ini.

Paragraf 1
Unfortunately, if we invest in new machinery, and the market falls again, as
it has been predicted, we may, possibly, find ourselves with too much
production capacity, and this may, therefore, result in even more serious
problems.
Paragraf 2
We must give serious consideration to the issue of investing in new
machinery. If the market falls again, as has been predicted, we could find
ourselves with increased production capacity. This may then result in even
more difficulties.
Pada paragraf 1, semua koma dalam kalimat ini memang ditempatkan

dengan benar, tetapi jumlahnya terlalu banyak dan membuat kalimat
menjadi tersentak-sentak. Selain itu, paragraf menjadi lebih panjang. Dalam
penulisan bisnis hari ini kita harus menjaga kalimat tetap pendek dan
memotong koma yang tidak penting seperti yang Saudara dapat baca di
paragraf 2.
Apostrophes (tanda kutip)

Jika Saudara mengalami kesulitan dengan tanda kutip, Saudara tidak
sendirian. Pahami penjelasan berikut ini:
Contractions (bentuk kata atau kata yang lebih pendek)

Dalam surat bisnis formal, kami akan menulis bahwa I will be visiting
Beijing next month. Ketika berbicara, kita akan mengatakan I'll be
visiting Beijing next month. Kita menggunakan kontraksi seperti ini
dalam penulisan email. Tanda kutip digunakan untuk menunjukkan huruf
atau suara yang hilang.
I’m (I am) he’s (he is) you’re (you are)

don’t (do not) haven’t (have not) wouldn’t (would not)
it’s (it is) we’ll (we will) who’s (who is)
Banyak orang mengalami kesulitan dalam menentukan kapan menggunakan

it’s atau its. It’s adalah sebuah contraction dari It is atau It has.
Perhatikan contoh di bawah ini:
• It’s very tough working out where to put the apostrophe.
• The cat's whiskers are on either side of its face.
• It’s very amusing when you see a little puppy chasing its tail.
• The group made its decision.
Catatan:
Tidak ada yang namanya its’.
Possession (kepemilikan)
Ketika pemiliknya tunggal, tunjukkan kepemilikan dengan menggunakan
tanda kutip diikuti dengan huruf s.
• The applicant’s letter
• The director’s office

• The visitor’s car park

• The dog’s food
• The girl’s bicycle
Ketika pemiliknya jamak, kami menunjukkan kepemilikan dengan

menempatkan tanda kutip setelah tanda s.
• The applicants’ letter
• The directors’ office
• The visitors’ car park
• The dogs’ food
• The girls’ bicycle
Ketika sebuah kata berbentuk jamak tanpa huruf s di akhir kata tersebut,
maka kita cukup menambahkan tanda kutip dan s, seperti dalam contoh
berikut:
child’s toys children’s toys the geese’s story

man’s coat men’s coats the people’s pharmacy
Catatan:
Tanda kutip tidak dibutuhkan untuk angka dan tanggal dalam bentuk
jamak:
• The 1920s
• The roaring twenties
Tanda kutip tidak dibutuhkan untuk kata ganti posesif:

• his
• hers
• its
• ours
• yours
• theirs
Ketika sebuah nama diakhiri dengan huruf s, penggunaan keduanya dapat

diterima. Namun penggunaan yang terdapat pada kolom kiri karena ini lebih
sesuai dengan bagaimana kata-kata tersebut diucapkan.
James’s wife James’ wife

Douglas’s car Douglas’ car
Iris’s report Iris’ report
My boss’s office My boss’ office
Saudara tidak perlu membubuhkan tanda kutip ketika membuat bentuk

jamak dari huruf besar.
• Mary learned her ABCs today.
Perhatian:
• Ingatlah bahwa menjadi komunikator yang baik adalah proses
pembelajaran seumur hidup. Hal ini tidak akan terjadi dalam semalam.

• Tingkatkan kredibilitas Saudara dengan memperhatikan tata bahasa dan

konstruksi kalimat.
• Kenali berbagai bagian kalimat dan bagaimana mereka bekerja sama.
• Perbaiki struktur kalimat Saudara, dan pastikan kata kerja cocok dengan
subjek.
• Pelajari aturan untuk tanda kutip dan pastikan ditempatkan dengan
benar.
• Bantu diri Saudara sendiri dan juga pembaca Saudara dengan
mempersingkat kalimat Saudara.
• Sampaikan kesan efisiensi dengan menggunakan bahasa yang jelas,
ringkas, dan akurat.
Selain hal-hal di atas, keterampilan lain dalam menulis dalam lingkup

pekerjaan Administrasi Profesional adalah informasi visual dalam dokumen
bisnis. Ikuti penjelasan berikut ini.
Visual Information in Business Writing

Informasi visual dalam tulisan bisnis harus mendukung teks dan
menghindari membingungkan pembaca. Visual adalah bagian dari pesan
keseluruhan dan harus digunakan untuk mengkomunikasikan ide-ide
penting. Saat Saudara membuat dan menempatkan visual, perhatikan hal
berikut:
• Pembaca harus dapat memahami gambar tanpa harus membaca teks di
sekitarnya.
• Perkenalkan semua gambar dengan merujuk pada mereka dalam teks.
• Tempatkan visual di tempat logis dekat dengan teks referensi.
• Bagan dengan konten yang hanya menarik bagi khalayak tertentu harus
disimpan untuk apendiks.
• Visual tidak boleh mengulangi konten teks.
• Jangan pernah gunakan bagan untuk mendistorsi temuan penelitian.
• Perhatikan gambar dan grafik beraneka warna seperti apa dalam warna
hitam dan putih.
Informasi statistik dapat disajikan dalam tabel atau grafik. Grafik khususnya
membantu pembaca membuat konsep informasi yang tidak mudah dilihat
dalam bentuk tabel. Grafik dapat menampilkan hubungan antar sekumpulan
data. Saat membuat grafik:
• Jangan terlalu menyulitkan grafik dengan garis kisi dan titik data.
• Gunakan grafik garis untuk menunjukkan hubungan antara dua nilai.
• Mempekerjakan diagram lingkaran untuk menunjukkan hubungan antara
beberapa nilai itu
• membuat keseluruhan.
• Manfaatkan bagan batang untuk menampilkan perbandingan, distribusi,
dan tren.
• Gunakan pictographs seperti diagram batang tetapi dengan simbol
untuk membuat setiap batang.
• Gunakan bagan organisasi untuk menunjukkan hierarki organisasi.
• Gunakan diagram alur untuk menunjukkan langkah-langkah dalam suatu
proses.

Berbagai jenis ilustrasi lain dapat digunakan secara efektif dalam dokumen
bisnis:
• Diagram menunjukkan struktur, mekanisme, atau organisme yang
membentuk suatu objek.
• Gambar menggambarkan objek atau organisme.
• Peta menunjukkan data geografis, demografis, pertanian, atau cuaca.
• Foto-foto menampilkan pandangan subjek yang realistis.
Dasar-dasar Desain Visual
Semua dokumen memerlukan elemen desain, yang bisa sama sesederhana
memilih font yang menarik dan fungsional atau sedetail menciptakan
keseimbangan dan distribusi pada halaman. Tugas desain mungkin juga
termasuk membuat bagian dengan judul dan subtitle dan memasukkan
elemen grafik (grafik, grafik, ilustrasi, dll.).
Sumber: Gilling, Desmond A. 2013. The Essential Handbook for Business Writing, 1st Edition. Canada: Greenlink Consulting.
Bekerja dengan Fonts

Dengan ratusan font untuk dipilih, pilih font yang tepat untuk sebuah
dokumen bisa sulit. Di bawah ini adalah daftar font yang umum digunakan.
Meskipun semua font ini 10 poin dalam pengukuran, mereka berbeda dalam
ukuran.
serif sans serif

Baskerville Abadi
Bell MT Arial
Bodoni Bell Gothic

serif sans serif

Book Antiqua Century Gothic
Bookman Old Style Futura
Courier New Geneva
Garamond Gill Sans
Georgia Helvetica
Goudy Old Style Lucida Sans
Hoefler Microsoft Sans Serif
Palatino Tahoma
Times New Roman Verdana
Catatan:
Perusahaan besar memilih font berikut untuk situs web mereka.
• Lucida (Apple)
• Verdana (Amazon)
• Tahoma (Microsoft)
• Arial (IBM)
• Helvetica (Twitter)
• Lucida (Facebook)
Bagan dan grafik adalah cara yang jelas dan sederhana untuk
menggambarkan hubungan. Diagram alir di atas menunjukkan urutan
hierarki dari struktur perusahaan. Diagram alir juga dapat menentukan
urutan acara dalam proyek kerja. Di bawah ini adalah grafik batang yang
menggambarkan sepuluh negara berbahasa Inggris di dunia.

Bagan Tabel
Tabel di bawah ini sangat ideal untuk ditampilkan dan dibandingkan
informasi. Legenda dimasukkan untuk melengkapi nama-nama pendek dari
negara-negara yang terdaftar.
Sumber: Desmond A Gilling. 2013. The Essential Handbook for Business Writing, 1st Edition. Canada: Greenlink Consulting.

Lembar Kerja 2.1.
Read the following letter carefully. Identify the errors you find in the letter.
Dear Sir/Madam
Please send my details of the catering services you provides. We often runs full-days
events and is looking for a collaborative with a vendor who can provide teas, coffees
and refreshments snacks for breaks as well as a lunch menus.
I hopes hear from you soon.
John Wee
The errors are:
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
Then, rewrite the above letter into an acceptable text here. Make sure your handwriting
is good enough for others to read.
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 2.2.
Read the following text and decide what part of speech are those words or phrases in
bold and are their meaning?
In view of the recent unfortunate accident involving a visitor to our premises, I

would like to remind you about our health and safety policy.
Whenever you have a visitor to the building, you are responsible for their health and
safety at all the times. For his/her own safety, a visitor should not be allowed to
wander freely around the building. If, for example, a visitor needs to use the
washroom, you should accompany them and escort them back.
For security reasons, if you see someone you do not recognize wandering around the

building unaccompanied, do not be afraid to ask questions. Ask politely why he or

she is here, which member of staff they are visiting, and if that person knows the
visitor has arrived.
All SingComm employees have a responsibility to take reasonable care of

themselves and others and to ensure a healthy and safe workplace. If you notice any
hazard or potential hazard, please bring it to the attention of the Health and Safety
Manager, Michael Wilson, who will investigate the issue
A copy of the company’s health and safety policy is attached. Please take a few
minutes to read it through to remind yourself of the main points.
Thank you for your help in ensuring the health and safety of all employees and visitors
to SingComm.
Do as the example:
• unfortunate: adjective (tidak beruntung)

• premises: …
• to remind: …
• about: …
• our: …
• health: …
• and: …
• safety: …
• policy: …
• whenever: …
• a: …
• are: …
• for: …
• his/her: …
• should not be allowed: …
• to wander: …
• freely: …
• around: …
• if: …
• them: …
• escort: …
• back: …
• do not: …
• unaccompanied: …
• afraid: …
• politely: …
• here: …
• which: …
• that: …
• the: …
• reasonable care: …
• themselves: …
• to ensure: …
• hazard: …
• potential: …
• will investigate: …
• is attached: …
• take: …

• through: …
• in: …
Lembar Kerja 2.3.
The following is a subject and verb agreement identification task. Decide the subject and
verb of the sentences below. Do as the example.
1. With the introduction of our new Connect Card, Aurora Mobile has brought a new
era of convenience in mobile communications.
2. The next meeting of the Historical Society of the University of Texas at Austin will be
held on June 11 at the Hotel Driscoll in Austin, Texas, at 1:00 p.m.
3. Each of the employees is responsible for doing his or her work in the factory.
4. A large percentage of the older population is voting against her.
5. Forty percent of the members are in favor of changing the policy.
6. It is not the faculty members but the president who decides this issue.
7. Interviews are one way to collect data and allow researchers to gain an in-depth
understanding of participants.
8. An assumption is something that is generally accepted as true and is an important
consideration when conducting a doctoral study.
You can write your answer here.

1. ………………………………………………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………………………………………………
4. ………………………………………………………………………………………………………………………
5. ………………………………………………………………………………………………………………………
6. ………………………………………………………………………………………………………………………
7. ………………………………………………………………………………………………………………………
8. ………………………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 2.4.
Read the following Reminder about Health and Safety Policy carefully. Then,
create a chart or diagram that represents the text. Make sure that the visual helpful for
anyone who is going to use or read it. Use proper English.
In view of the recent unfortunate accident involving a visitor to our premises, I would
like to remind you about our health and safety policy.
Whenever you have a visitor to the building, you are responsible for their health and
safety at all the times. For his/her own safety, a visitor should not be allowed to wander
freely around the building. If, for example, a visitor needs to use the washroom, you
should accompany them and escort them back.
For security reasons, if you see someone you do not recognize wandering around the
building unaccompanied, do not be afraid to ask questions. Ask politely why he or she is
here, which member of staff they are visiting, and if that person knows the visitor has

arrived.
All SingComm employees have a responsibility to take reasonable care of themselves

and others and to ensure a healthy and safe workplace. If you notice any hazard or
potential hazard, please bring it to the attention of the Health and Safety Manager,
Michael Wilson, who will investigate the issue
A copy of the company’s health and safety policy is attached. Please take a few minutes
to read it through to remind yourself of the main points.
Thank you for your help in ensuring the health and safety of all employees and visitors
to SingComm.
Use the following space to put your chart or visual.
g. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk memperhatikan kalimat pada penulisan.
D. Penilaian
1. What is the subject of the following sentence?
A. the older population

B. a large percentage
C. is voting
D. against her
2. What is the subject of the following sentence?
A. Assistant Advertising Manager

B. My attention
C. The position
D. Dr. Sophia Levinthal

3. For security reasons, if you see someone you do not … wandering around the
building …, do not be afraid to … question.
A. recognized, unaccompany, asking

B. recognize, unaccompanies, asks
C. recognized, unaccompanied, asks
D. recognize, unaccompanied, ask
4. Thank you … your help … ensuring the health and safety … all employees and
visitors … SingComm.
A. my, on, off, for
B. for, in, of, to
C. about, at, in, by
D. for, in, to, of
5. One of … is a chain of six … in the Greater Portland ….

A. clients, pharmacies, area
B. client, pharmacies, areas
C. clients, pharmacy, area
D. clients, pharmacies, areas
6. What seems to be the problem in this text?
A. Too many commas

B. No full stop.
C. No punctuation.
D. Too many words.
7. Replace the following paragraph with a suitable expression.
A. I want your signature as soon as possible.

B. Herewith the contract and I require your signature.
C. Please sign the contract enclosed and return it to me.
D. Therefore sign the contract immediately and don’t hesitate to return it.

A. Accept our merchandise and you will be rewarded.

B. We accept only merchandise that can be resold.
C. The merchandise cannot be resold because it is not our policy.
D. We cannot help you resold your merchandise. Sorry.
A. The maple seedlings arrived this morning, and I can’t thank you enough for
this fast service.
B. We really appreciate for your great manner that our order is put in high
priority.
C. I truly believe that you are such a great company that put our order in the
first rank of your duties.
D. The maple seedling is delivered to us in such a great manner that makes our
heart touched and honored.
10. Which text that best describes the diagram?
Sumber: https://www.visualcapitalist.com/death-of-soda/
A. As the market matures, different segments an niches are being carved out.
For example, water can be plain, sparkling, enhanced, or premium.

B. What’s getting substituted for sugar sweetened drinks? Water is a big one:
it’s healthy, convenient, and natural – all things that appeal to today’s
health-conscious consumers.
C. Plain water can also be poured from a tap, so it’s not surprising that
consumers want to see their water enhanced in some way. Many are also
sensitive to price.
D. For the first time in U.S. history, more bottled water is being sold than soda
per person. It’s a fundamental shift in consumer habits – if you look at the
graph, you can see that as recent as the mid-2000s, people drank twice as
much soda per capita.
Answer the following questions in English.
1. What is the purpose of writing an advertisement, announcement, inquiry, order,

and complaint letter?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
2. What do you prepare before writing those documents?

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
3. Why do we need to pay attention to manners and grammar in writing?

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
4. What is the meaning of delivering information objectively?

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
5. In writing we need to avoid using unnecessary words. Why is that?

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
6. How would people feel if they read letters with so many repetitions?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
7. What is subject-verb agreement? Can you give an example?

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

8. How important is a chart or diagram to a text? Create a chart or diagram for

the following text.
Zoom Is Now Worth More Than The 7 Biggest Airlines

Amid the COVID-19 pandemic, many people have transitioned to working—and
socializing—from home. If these trends become the new normal, certain
companies may be in for a big payoff.
Popular video conferencing company, Zoom Communications, is a prime

example of an organization benefiting from this transition. Today’s graphic,
inspired by Lennart Dobravsky at Lufthansa Innovation Hub, is a dramatic look
at how much Zoom’s valuation has shot up during this unusual period in
history.
As of May 15, 2020, Zoom’s market capitalization has skyrocketed to $48.8

billion, despite posting revenues of only $623 million over the past year.
What separates Zoom from its competition, and what’s led to the app’s massive
surge in mainstream business culture?
Industry analysts say that business users have been drawn to the app because
of its easy-to-use interface and user experience, as well as the ability to
support up to 100 participants at a time. The app has also blown up among
educators for use in online learning after CEO Eric Yuan took extra steps to
ensure K-12 schools could use the platform for free.
Zoom meeting participants have skyrocketed in past months, going from 10

million in December 2019 to a whopping 300 million as of April 2020.
You can put your chart here.

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
9. Read the following documents and do the instructions.

• What is the purpose of writing each document?
• What do you need to prepare in writing them?
• What do you think about the manners and grammar of those documents?
• Is the information delivered objectively?

Document 1
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Document 2
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................

Document 3
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Document 4
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
kompetensi Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional
Menengah?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
5. Saudara dapat memanfaatkan internet untuk meningkatkan kemahiran Menulis
dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Menengah. Selamat
meningkatkan kompetensi.
Referensi:
Gilling, Desmond A. 2013. The Essential Handbook for Business Writing, 1 st Edition.
Canada: Greenlink Consulting.
Association.
https://shirleytaylor.com/training/powerful-business-writing-skills/
https://shirleytaylor.com/writing-101-write-well-if-you-want-to-earn-trust-and-
confidence/
https://www.visualcapitalist.com/zoom-boom-biggest-airlines/

BAB X
MENGAKSES INFORMASI MELALUI HOMEPAGE
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran: Mengakses Informasi melalui

Homepage. Mengakses homepage adalah aktivitas yang sangat sering dilakukan
oleh pengguna internet, baik melalui komputer atau telepon pintar. Kita mengakses
homepage untuk berbagai keperluan. Yang terutama dari semua keperluan itu
adalah kebutuhan akan informasi. Saudara mengecek dan mengirim email,
mengecek harga dan memesan tiket pesawat dan hotel, melakukan registrasi, dan
berbelanja dan sebagainya.
Melalui kegiatan pembelajaran ini, Saudara diharapkan kompeten dalam

mengakses berbagai macam informasi melalui homepage yang Saudara butuhkan
untuk menunjang pekerjaan Saudara pada lingkup pekerjaan Administrasi
Profesional melalui Kegiatan Pembelajaran Mengakses Informasi melalui
Homepage. Selamat mengikuti!
Kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Mengakses Informasi melalui

Homepage ini adalah:
1. Menyiapkan Perangkat komputer dan informasi yang dibutuhkan

1.1. Peralatan komputer dipastikan telah terhubung dengan internet sesuai SOP
organisasi.
1.2. Universal resources location (URL) dan homepage ditelusuri secara benar.
1.3. Halaman dan situs homepage diidentifikasi sesuai kebutuhan.
2. Membuka homepage
2.1. Informasi terkini diakses sesuai dengan kebutuhan.
2.2. Informasi diakses dari sumber yang dapat dipercaya.
3. Mengakses data informasi

3.1. Informasi yang diakses pada homepage diidentifikasi secara tepat.
3.2. Informasi yang diakses disimpan pada media penyimpanan sesuai
kebutuhan.
3.3. informasi dipastikan dapat diakses dengan benar sesuai prosedur.
Saudara mungkin sependapat bahwa Internet merupakan sumber daya global yang
luas untuk mengumpulkan, menyebarluaskan, dan mendistribusikan informasi. Dan
teknologi yang mendasari internet memungkinkan kita melakukan komunikasi
instan dan kolaborasi di seluruh dunia. Individu, bisnis, lembaga pendidikan,
komunitas, perpustakaan, badan pemerintah, dan sebagainya dapat berbagi

informasi yang tidak pernah terjadi sebelumnya. Media populer datang untuk
menyebut dunia digital baru yang luas ini sebagai "dunia maya."
Dengan internet, kemungkinan tidak terbatas. Pengusaha dapat check-in dengan

kantor pusat dari mana saja atau mereka dapat mengirim email proposal ke
prospek penjualan secara instan.
Gambar XI.1.
Sumber: https://siar.com/internet-dan-teknologi-membantu-manusia-lebih-efisien/
Singkatnya, internet telah mengubah persepsi kita tentang waktu dan ruang.
Sederhananya, internet terdiri dari jutaan komputer yang terhubung ke puluhan
ribu jaringan komputer. Jaringan-jaringan ini, yang menjangkau dunia, kemudian
dihubungkan satu sama lain.
1. Elemen 1: Menyiapkan Perangkat komputer dan informasi yang

dibutuhkan
a. Peralatan komputer dipastikan telah terhubung dengan internet

sesuai SOP organisasi.
Untuk terhubung ke internet, Saudara memerlukan modem, perangkat

lunak browser, dan ISPs (Internet Service Providers) atau Penyedia Layanan
Internet. Bacalah penjelasan singkat berikut ini:
• Modem
Modem adalah perangkat yang menerjemahkan dan mentransmisikan
sinyal yang dikirim melalui saluran telepon, kabel, atau sinyal radio.
Banyak komputer saat ini memiliki modem yang sudah terpasang di
dalamnya. Untuk mesin tanpa modem bawaan, Saudara dapat membeli
modem dan memasangnya ke komputer Saudara. Sebaiknya bila
Saudara membeli modem atau alat elektronik lainnya, manual
penggunaannya tidak dibuang. Saudara dapat mempelajarinya dan
memasang peralatannya sendiri.

Gambar XI.2.
Sumber: https://www.dlink.co.id/product-category/products/networking/dsl-modems-routers/
Sumber: https://www.tokopedia.com/bette-rstore/modem-wifi-4g-lte-free-14gb-telkomsel-unlock-wifi-mfi-4g-huawei-e5573
• Perangkat Lunak Browser

Setelah modem terpasang, Saudara perlu menambahkan perangkat
lunak browser untuk membaca dokumen yang tersedia di World Wide
Web. Program browser membaca, menafsirkan, dan menyajikan
dokumen. Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, Firefox, dan
Safari adalah beberapa browser Web yang paling banyak digunakan.
Gambar XI.3.
Sumber: www.google.com

• ISPs (Internet Service Providers) atau Penyedia Layanan Internet

ISP adalah perusahaan atau organisasi yang menyediakan akses ke
Internet. ISP memelihara beberapa server, yang merupakan komputer
yang didedikasikan untuk menyediakan akses berkecepatan tinggi ke
internet. Dulu, satu cara awal untuk terhubung ke internet adalah
modem komputer Saudara memanggil server di ISP Saudara, yang
kemudian membuat koneksi ke internet. Jenis koneksi ini disebut
koneksi dial-up.
Gambar XI.4.
Sumber: https://www.telkomsel.com/en/simpati/paket-simpati
Kecepatan di mana data dapat melakukan perjalanan ke dan dari

komputer Saudara ditentukan oleh sejumlah faktor termasuk prosesor di
komputer Saudara, kecepatan server ISP, dan jenis jalur data yang
menghubungkan komputer di sepanjang jalan. Data dapat dibawa pada
saluran telepon standar. Namun, peningkatan teknologi telah
menghasilkan penciptaan jalur ISDN, yang dapat membawa data sekitar
empat kali lebih cepat dari standar saluran telepon, dan saluran T1,
yang dapat membawa data sekitar seratus kali lebih cepat daripada
saluran ISDN.
Catatan:
• ISDN atau Integrated Services Digital Network (Layanan Digital Jaringan
Terpadu) adalah seperangkat standar komunikasi untuk transmisi digital
simultan suara, video, data, dan layanan jaringan lainnya melalui sirkuit
tradisional dari jaringan telepon umum yang diaktifkan.
• Saluran internet T1 adalah jalur internet serat optik yang membawa
data dengan kecepatan cukup tinggi 1,44 megabit per detik atau
192.000 bit per detik. Garis T1 membawa data kira-kira 60 persen lebih
cepat daripada modem rumah.

Gambar XI.5.
Sumber: koleksi pribadi
Koneksi internet cepat kadang-kadang disebut sebagai broadband. Koneksi

broadband dapat lima puluh kali lebih cepat daripada koneksi dial-up.
Koneksi broadband meliputi:
• DSL — layanan saluran pelanggan digital yang menghubungkan dengan

kecepatan tinggi melalui saluran telepon
• Modem kabel — koneksi berkecepatan tinggi yang disediakan oleh
perusahaan televisi kabel
• Modem satelit — koneksi berkecepatan tinggi yang disediakan oleh
layanan berlangganan satelit
• Modem nirkabel — koneksi berkecepatan tinggi yang menggunakan
sinyal telepon radio dan seluler
Selain menyediakan akses langsung ke internet, beberapa ISP juga

mengandung beberapa pilihan untuk membuat aktivitas online Saudara
lebih mudah digunakan dan lebih menarik. Opsi ini dapat mencakup ruang
obrolan, ide hiburan, layanan perjalanan, katalog online untuk belanja
rumah, dan sebagainya.
Sekarang perhatikan gambar berikut ini. Berikut ini salah satu cara
menghubungkan laptop Saudara ke internet dari Dlink.com.
Gambar XI.6.
Sumber: https://www.dlink.com.vn/how-to-connect-to-internet-using-dir-300-and-cable-modem/

Langkah 1
Hubungkan PC (laptop) Saudara ke router (Port 1,2,3,4 salah satunya)
menggunakan kabel Jaringan.
Langkah 2
Luncurkan IE Saudara (Internet Explorer) dan masukkan 192.168.0.1 di
kolom alamat dan tekan enter.
Langkah 3
Masukkan nama pengguna Saudara: admin dan tidak ada kata sandi (jika
itu adalah default) klik Login.
Gambar XI.7.
Langkah 4
Saudara akan melihat halaman konfigurasi D-Link, Klik Pengaturan>
Pengaturan Internet> Pengaturan Koneksi Internet Manual.
Gambar XI.8.

Langkah 5
Pilih Alamat IP Dinamis di bawah My Internet Connection, klik Simpan
pengaturan untuk menyelesaikan pengaturan.
Gambar XI.9.
Langkah 6
Harap tunggu sebentar sementara router menyimpan pengaturan.
Gambar XI.10.
Sekarang, Saudara mencoba mencari cara lain untuk memastikan peralatan

komputer terhubung ke Internet dan menyampaikannya di Lembar Kerja
Elemen 1 setelah Saudara membaca seluruh materi.

b. Universal reources location (URL) dan homepage ditelusuri secara

benar.
Halaman dan Situs Web

Halaman web adalah dokumen, hampir seperti dokumen pengolah kata,
yang dapat ditampilkan oleh browser web Saudara. Halaman web berisi
teks, grafik, suara, animasi, file yang dapat diunduh, dan hyperlink.
Situs web adalah grup halaman web yang terorganisir. Misalnya, buku ini
dapat diletakkan di web dan akan dianggap sebagai situs web. Setiap bab
dapat dianggap sebagai halaman Web.
Ketika Saudara mengunjungi situs web, halaman pertama yang muncul

disebut halaman rumah. Halaman beranda berisi tautan ke halaman lain di
situs web. Jika buku ini adalah situs web, halaman beranda kemungkinan
akan berisi daftar isi, dengan setiap daftar menjadi hyperlink yang akan
membawa Saudara ke bab atau halaman yang Saudara pilih.
Alamat Internet (URL)

Bagaimana cara browser menemukan dokumen tertentu? Ini menggunakan
metode pengalamatan yang dikenal sebagai Universal Resource Locator
(URL). Setiap halaman di web memiliki URL sendiri. Melihat bagaimana URL
disatukan mungkin membuatnya lebih mudah untuk memvisualisasikan
bagaimana dokumen ditemukan.
Gambar XI.11.
Sumber: https://id.search.yahoo.com/
Berikut adalah contoh URL:
http://www.videologies.com/assistant.htm.
Bagian pertama (http) adalah protokol. Ini menunjukkan jenis layanan

internet yang URL gunakan, dalam hal ini, protokol transfer hiperteks —
http. Saat mengetik URL menggunakan browser modern, Saudara biasanya
tidak harus menyertakan awalan http: //. Secara otomatis ditambahkan
ketika Saudara mengakses situs. Dua tanda garis miring (//) menunjukkan
bahwa bagian selanjutnya dari URL adalah nama domain. Dalam contoh
berikut, nama domain terdiri dari videologies.com. Ini cukup untuk
mengarahkan browser ke komputer host. Ketika mencapai situs, itu akan
menarik halaman awal default, kecuali file tertentu ditentukan.

Gambar XI.12.
Sumber: www.videologies.com
Perbedaan HTTP dan HTTPS

Jika Saudara pernah berbelanja online, di bagian nama domain akan terlihat
gembok berwarna hijau dan tulisan https sebelum nama domain. Apakah
Saudara pernah bertanya-tanya mengenai fungsinya? Ini akan berguna
untuk melindungi informasi Saudara, sehingga tidak ada seorang pun dapat
mengetahui isi informasi tersebut. Contohnya ketika Saudara melakukan
pembayaran menggunakan kartu kredit ketika berbelanja online, data dari
kartu kredit Saudara akan sulit diketahui oleh pihak ketiga. Berbeda hal nya
jika website yang Saudara gunakan untuk melakukan transaksi masih
menggunakan http, maka data Saudara akan sangat rawan untuk
disalahgunakan. Berikut penjelasan lengkap mengenai perbedaan http
dengan https yang wajib Saudara ketahui.
Gambar XI.13.
Sumber: www.videologies.com
HTTP
HTTP adalah singkatan dari Hypertext Transfer Protocol. Merupakan
sebuah protokol yang berguna untuk komunikasi antara sistem yang
berbeda. Biasanya lebih sering digunakan untuk mengirimkan data dari web
server ke browser untuk menampilkan halaman website. Ini dapat Saudara
temukan ketika Saudara mengakses website yang letaknya diawal nama
domain. Tapi ada masalah jika website Saudara menggunakan HTTP.
Karena data yang dikirimkan dari browser menuju server tidak di enkripsi,
sehingga pihak lain dapat menyalahgunakannya. Lalu solusinya bagaimana?
Untuk mengatasi hal tersebut dapat menggunakan versi yang lebih aman
yaitu HTTPS, dimana S mewakili kata secure, yang artinya aman.
HTTPS
HTTPS adalah singkatan dari Hypertext Transfer Protocol Secure.
Dapat Saudara temukan ketika mengunjungi sebuah website yang memiliki
fitur untuk melakukan transaksi pembayaran atau fasilitas untuk login.
Perbedaan HTTP dan HTTPS akan terlihat ketika Saudara mengakses situs
HTTP, kebanyakan website yang menggunakan HTTPS akan otomatis
melakukan redirect ke HTTPS ketika diakses melalui HTTP://. Sebagai

contohnya, silakan akses alamat berikut http://www.bi.go.id. Maka akan

otomatis menjadi https seperti yang terlihat pada gambar di bawah.
Gambar XI.14.
Sumber: https://www.bi.go.id/id/Default.aspx
Setiap jenis organisasi memiliki domain sendiri. Beberapa domain yang lebih
umum tercantum dalam tabel di bawah ini.
Tabel XI.1.
Domain Organization
.com bisnis / komersial
.org organisasi
.gov pemerintah
.edu or .k12 lembaga pendidikan
.net penyedia jaringan
.mil agen militer
.co domain tingkat negara
.info situs komersial dan pribadi
.biz komersial
.name pribadi
Bagian terakhir URL — setelah slash (/) - menentukan file yang berada di
dalam domain itu. Jika Saudara tidak memasukkan nama file tertentu, URL
umumnya membawa Saudara ke halaman beranda situs yang Anda minta.
Menggunakan Web Browser

Banyak fitur dan fungsi browser Microsoft Explorer yang sama atau sangat
dekat dengan Netscape Navigator. Fitur yang paling sering Saudara
gunakan adalah:
• Menu bar
• Toolbar
• History list
• Favorites
• Help
• Address box
• Status bar
Menu Bar
Menu bar adalah fitur umum untuk sebagian besar aplikasi Windows dan
Macintosh. Mereka termasuk kategori fungsi yang paling sering Saudara
gunakan saat bekerja. Bilah menu untuk Netscape Navigator dan Microsoft
Internet Explorer memiliki pilihan berbeda. Netscape Navigator mencakup

pilihan untuk File, Edit, View, Go, Bookmarks, Tools, Windows, dan Help.
Microsoft Internet Explorer menyertakan pilihan bilah menu untuk File, Edit,
View, Favorites, Tools, dan Help.
Toolbar
Toolbar menyertakan tombol untuk fungsi paling umum yang akan Saudara
gunakan saat menjelajah Web. Seperti perbedaan dalam pilihan bilah menu,
bilah alat untuk Netscape Navigator dan Microsoft Internet Explorer sedikit
berbeda dalam tampilannya. Bilah alat dapat disesuaikan dengan fitur yang
paling sering Saudara gunakan; namun, versi standar dari program-program
ini termasuk yang berikut:
• Back — untuk melihat halaman web terakhir yang Saudara lihat

• Forward — untuk kembali ke halaman web asli setelah Saudara
mengklik tombol BACK untuk melihat halaman web sebelumnya
• Stop — untuk berhenti memuat halaman web
• Refresh — untuk memuat ulang halaman web untuk memeriksa
pembaruan
• Home — untuk memuat halaman web awal yang terbuka setiap kali
Saudara memulai browser Saudara
• Search — untuk mengakses fungsi pencarian web browser
• Favorites — untuk mengakses situs web yang telah Saudara
tambahkan ke daftar situs web favorit Saudara
• History — untuk mengakses halaman web yang pernah Saudara lihat
di masa lalu
Saudara akan berlatih menelusuri URL atau alamat internet dengan

mengerjakan penugasan pada LK Elemen 1 di akhir bacaan elemen ini.
c. Halaman dan situs homepage diidentifikasi sesuai kebutuhan.
Alat Pencari
Ada jutaan halaman di World Wide Web. Bagaimana Saudara mulai
menemukan informasi yang Saudara minati? Berbagai perusahaan telah
mengembangkan program yang mencari di web untuk informasi yang
Saudara cari. Sejumlah situs berbeda di internet yang menyediakan layanan
ini biasa disebut mesin pencari.
Mesin pencari berfungsi sebagai semacam pustakawan referensi otomatis.

Mesin pencari menemukan halaman di web berdasarkan kata-kata kunci
yang Saudara berikan. Ada berbagai mesin dan alat untuk membantu
Saudara menemukan apa yang Saudara cari. Misalnya, Google.com,
MSN.com, Ask.com, Lycos.com, Yahoo.com, dan Altavista.com dapat
membantu Saudara menemukan situs di web.
Yahoo! mengatur daftar ke dalam kategori dan subkategori. Ini adalah

salah satu alat pencarian paling populer karena memungkinkan pengguna
untuk mendaftarkan situs web mereka sendiri. Saudara dapat menemukan
tambahan terbaru ke web menggunakan Yahoo!

Daftar kategori dalam panduan web paling berguna ketika Saudara memiliki
subjek yang luas dalam pikiran. Struktur hierarkis panduan ini dapat
membantu Saudara mempersempit topik Saudara seiring berjalannya
waktu. Misalnya, Saudara dapat mencari topik yang sangat luas, seperti
"cuaca," menggunakan kategori yang disediakan oleh panduan web.
Berikut ini adalah daftar situs pencarian populer:
Tabel XI.2.
No Nama Situs Alamat
1. About.com www.about.com
2. AltaVisa www.altavista.com
3. Ask www.ask.com
4. Dogpile www.dogpile.com
5. Excite www.excite.com
6. Go.com www.go.com
7. Google www.google.com
8. HotBot www.hotbot.com
9. LookSmart www.looksmart.com
10. Lycos www.lycos.com
11. Mamma Metasearch www.mamma.com
12. Northernlight www.northernlight.com
13. Search www.search.com
14. Snap www.snap.com
15. Suite101 www.suite101.com
16. WebCrawler www.webcrawler.com
Melakukan Pencarian
Karena banyaknya informasi di web, pencarian luas menghasilkan sejumlah
besar hasil. Yahoo! menyediakan layanan yang sangat berguna untuk
menguraikan hasil bagi Saudara.
Beberapa mesin pencari tidak mengembalikan hasil berdasarkan kategori

dan konsep. Sebagai gantinya, mereka mencari kemunculan kata-kata kunci
yang Saudara masukkan dalam permintaan pencarian Saudara di dalam
semua dokumen dalam registrasi mereka. Pendekatan ini memiliki kelebihan
dan kekurangan.
Keuntungan utama adalah luasnya. Pencarian untuk kata kunci "badai"

dapat menghasilkan dokumen menarik yang merujuk pada badai tetapi
tidak sepenuhnya dikhususkan untuk badai. Misalnya, majalah sains umum
mungkin memiliki artikel bagus tentang angin topan. Meskipun Saudara
mungkin tidak menemukannya dalam pencarian direktori, karena itu tidak
akan terdaftar di bawah kategori "badai," Saudara mungkin akan
menemukannya dalam pencarian kata kunci. Kerugiannya adalah bahwa
selain referensi yang berguna, Saudara juga menarik setiap halaman
dengan kata "badai," apakah itu relevan atau tidak.
Cara paling sederhana untuk mendapatkan hasil yang baik dari mesin
pencari adalah menentukan terlebih dahulu apa yang Saudara cari dan

kemudian masukkan kata-kata sebanyak yang Saudara bisa pikirkan untuk

menggambarkannya.
Jadi, saat mencari "badai," Saudara harus menggunakan mesin AltaVista.

AltaVista memberi peringkat pada temuan pencarian dengan
mencocokkannya dengan teks pencarian. Jika teks pencarian Saudara
melibatkan sejumlah kata atau frasa, AltaVista memberi peringkat pada
halaman Web yang memiliki semua persyaratan teks pencarian di atas yang
mengandung hanya satu elemen teks pencarian. Misalnya, halaman web
yang berisi semua kata dari teks pencarian "badai, radar, gambar, Atlantik,
lautan," akan berperingkat di atas yang mengandung hanya satu atau dua
kata itu. Bila tidak ada AltaVista, Saudara tetap dapat mengandalkan mesin
pencari yang telah terinstal di komputer Saudara.
Strategi Pencarian Efektif

Dua istilah utama yang digunakan dalam membandingkan kinerja mesin
pencari adalah daya ingat dan presisi. Memiliki peringkat penarikan yang
tinggi menunjukkan bahwa mesin pencari mengembalikan sejumlah besar
dokumen dari pencarian. Presisi tinggi mengacu pada persentase
pengembalian yang benar-benar cocok dengan kriteria pencarian Saudara.
Tujuan yang menjadi fokus adalah untuk meningkatkan presisi pencarian
Saudara.
Saudara dapat mencapai hasil pencarian yang lebih efisien melalui

penggunaan sintaksis pencarian. Ada beberapa elemen sintaksis sederhana
yang dapat sangat membantu Saudara mempersempit pencarian.
Memasukkan sintaksis pencarian ke dalam kueri Saudara membuat setiap
pencarian jauh lebih efektif dalam menemukan informasi yang Saudara
inginkan. Dengan kata lain, itu meningkatkan ketepatan pencarian Saudara.
Pencarian lanjutan memperingatkan mesin pencari untuk hubungan antara

istilah-istilah kunci Saudara. Saudara dapat menentukan bahwa semua
persyaratan Saudara harus muncul, salah satu persyaratan Saudara harus
muncul, atau bahwa persyaratan harus muncul dalam urutan tertentu.
Selain itu, Saudara dapat menentukan bahwa kata-kata tertentu tidak
muncul. Fitur ini akan sangat membantu jika Saudara mencari informasi
tentang ular sanca dan ingin mengecualikan dokumen yang berhubungan
dengan grup komedi Inggris yang bernama Monty Python (sanca).
Saudara menunjukkan hubungan antara istilah-istilah utama Saudara

dengan menempatkan operator di antara mereka. Misalnya, menambahkan
tanda tambah (+) antara kata dalam pencarian Saudara menghasilkan hasil
yang menyertakan semua kata dalam pencarian Saudara. Catatan: Pastikan
untuk merujuk ke halaman Help (bantuan) mesin pencari sebelum
melakukan pencarian sintaksis tingkat lanjut. Halaman Help menunjukkan
operator mana yang dikenali di mesin pencari itu.
Boolean Searches
AltaVista dan HotBot juga memungkinkan Saudara melakukan pencarian
Boolean. Ini adalah sintaksis pencarian yang digunakan pustakawan riset

profesional. Sementara pencarian Boolean bisa menjadi rumit, mengetahui

beberapa operator yang terlibat membantu Saudara mempersempit
pencarian Saudara. Berikut ini adalah beberapa operator yang bermanfaat.
(Perhatikan bahwa mereka diketik dengan huruf kapital.)
Tabel XI.3.
AND Ditempatkan di antara dua kata untuk menunjukkan
bahwa dokumen harus berisi kedua kata tersebut
OR Ditempatkan di antara dua kata untuk menunjukkan

bahwa dokumen dapat berisi satu atau kedua kata
NOT Ditempatkan sebelum kata untuk menunjukkan bahwa

kata ini tidak boleh muncul dalam dokumen
NEAR Ditempatkan di depan sebuah kata untuk menunjukkan

bahwa kata-kata ini harus muncul dalam sepuluh
kata-kata satu sama lain
Mencari di dalam Situs

Saudara telah melihat bahwa ada banyak cara untuk mencari. Namun,
hanya karena Saudara telah menemukan situs yang bagus bukan berarti
pencarian sudah selesai. Saudara akan menemukan bahwa bahkan situs
yang bagus pun mengandung banyak pengisi. Tujuannya adalah untuk
memotong pengisi dan menemukan bahan yang bermanfaat dan
bermanfaat bagi Saudara. Mudah tersesat di situs web besar. Berikut
adalah beberapa aturan standar untuk mencari situs web yang sangat
besar:
• Identifikasi informasi yang diinginkan dengan jelas. Dengan kata lain,

perjelas pencarian.
• Pikirkan kemungkinan istilah pencarian yang dapat digunakan.
• Tetap fokus dalam pencarian Saudara. Jangan tertarik berselancar jika
Saudara mencoba menemukan sesuatu yang spesifik.
Error Messages
Saat menggunakan browser, sebuah error message dapat muncul karena
sejumlah alasan. Masalah yang berbeda menghasilkan pesan kesalahan
yang berbeda.
Web adalah lingkungan yang dinamis dan selalu berubah; sementara

halaman secara konstan dibuat, yang lain dihapus. Jika Saudara
menemukan halaman, atau situs, yang tidak ada, Saudara menerima pesan
kesalahan. Berikut adalah beberapa pesan kesalahan yang mungkin
Saudara temui:
• Unable to Locate Server — Jika browser tidak dapat menemukan

komputer host tertentu (juga disebut server), Saudara menerima pesan
yang menunjukkan situasinya.

• Page Does Not Exist — Jika Saudara mencoba menghubungkan ke

halaman web tertentu yang tidak ada, Saudara menerima jenis pesan
kesalahan lain. Alih-alih kotak dialog, halaman web yang sebenarnya
muncul, memberi tahu Saudara bahwa situs yang Saudara minta bukan
URL yang valid.
• Server Busy or Unavailable — Ketika ada terlalu banyak lalu lintas di
internet, atau jika Saudara mencoba mengakses situs yang sangat
populer, Saudara mungkin menerima error message.
Plug-Ins
Browser web Saudara memiliki berbagai fitur yang memungkinkannya
menampilkan grafik, memutar suara, dan menjalankan animasi. Beberapa
alat khusus diperlukan untuk mengakses konten di situs web tertentu.
Misalnya, beberapa situs menyediakan streaming audio atau konten video.
Situs-situs ini biasanya memerlukan plug-in khusus yang dipasang untuk
mengakses konten.
Beberapa plug-in yang paling umum termasuk RealNetwork's RealPlayer,

QuickTime Player Apple Computer, dan Adobe Shockwave, Flash, dan
Acrobat Reader.
Lembar Kerja 1
Demonstrasikan penugasan di bawah ini dalam bentuk video tutorial Menyiapkan

Perangkat Komputer dan Informasi yang Dibutuhkan. Kerjakan langkah-langkah
berikut ini:
1. Pastikan peralatan komputer telah terhubung dengan internet sesuai SOP
organisasi.
2. Telusuri universal resources location (URL) dan homepage secara benar.

Alamat URL:
• www.cnn.com
• www.cooljobs.com
• www.datascrip.com
www.pajak.go.id
3. Identifikasi halaman dan situs homepage sesuai kebutuhan.

Jelaskan halaman dan situs homepage yang Saudara telah telusuri
berdasarkan poin 2 di atas.
e. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk menyiapkan perangkat komputer dan informasi

yang dibutuhkan. Ada berbagai peralatan (hardware dan software) yang
Saudara butuhkan agar Saudara terhubung dengan Internet. Saudara
melakukan aktivitas pekerjaan ini sehari-hari dalam lingkup pekerjaan
menyiapkannya.

1. Elemen 2: Membuka homepage

a. Informasi terkini diakses sesuai dengan kebutuhan.
Sekarang mari berlatih untuk mengakses informasi terkini yang sesuai

dengan kebutuhan. Katakan kebutuhan Saudara saat ini adalah ramalan
cuaca untuk daerah Jakarta dan sekitarnya selama seminggu ke depan.
Maka Saudara akan mengetik “ramalan cuaca jakarta”. Mesin pencari akan
memberikan Saudara banyak pilihan situs untuk informasi tersebut. Mesin
pencari memberikan Saudara pilihan pertama yaitu, www.bmkg.go.id. Maka
Saudara akan mengkliknya langsung atau mengklik kanan dan membuka
situs pada tab yang baru.
Gambar XI.15.
Sumber: https://www.google.com/search?q=ramalan+cuaca+jakarta&rlz=1C1GGRV_enID850ID853&oq=rama&aqs=chrome.2.69i59j69i57j0l6.3648j0j8&sourceid=chrome&ie=UTF-8
Maka tampilan homepage situs BMKG akan Saudara lihat seperti di bawah
ini:
Gambar XI.16.
Sumber: www.bmkg.go.id.

Maka kebutuhan Saudara akan informasi terkini mengenai cuaca kota

Jakarta seminggu ke depan telah terpenuhi.
b. Informasi diakses dari sumber yang dapat dipercaya.
Agar Saudara mendapatkan informasi dari sumber yang dapat dipercaya,

maka ada beberapa hal yang harus Saudara lakukan.
Perhatikan judul informasi.

Ketika Saudara membaca judul informasi dari internet yang Saudara rasa
terkesan sensasional dan cenderung provokatif, sebaiknya baca dulu betul-
betul isi dari informasi tersebut dan jangan mudah terhasut. Cari referensi
informasi serupa di penyedia informasi lainnya, kemudian bandingkan.
Dengan demikian Saudara dapat menyimpulkan informasi tersebut hoaks
atau bukan.
Cek domain situs asal informasi.

Saudara juga dapat mengecek domain situs penyedia informasi. Jika
akhiran domain berasal dari lembaga resmi seperti pemerintah Indonesia
(.go.id), pendidikan (.edu), atau perusahaan komersil (.com), biasanya
informasi yang mereka sediakan lebih bisa dipertanggung jawabkan
kebenaran informasinya. Namun Saudara tetap teliti dengan
membandingkannya dengan situs lainnya.
Bila Saudara mendapatkan informasi dari domain blog, maka Saudara harus
berhati-hati. Menurut situs Kominfo, di tahun 2018 ada 800 ribu situs yang
terindikasi sebagai penyebar hoaks di Indonesia. Pemerintah pun sedang
mengusut serta berupaya untuk menutup situs-situs tersebut.
Curigai informasi dari media sosial.

Saudara perlu mencurigai informasi yang Saudara dapat dari media sosial
seperti Instagram, Whatsap, Facebook, Twitter dan lain-lain. Apalagi jika
Saudara diminta untuk menyebarkan ulang informasi di tempat lain. Cari
dahulu kebenaran informasi dari akun media sosial resmi lembaga maupun
perseorangan yang terkait dalam informasi. Karena banyaknya akun palsu
yang dibuat oleh pihak tidak bertanggung jawab, pastikan akun yang
Saudara tuju memiliki logo terverifikasi.
Gunakan pencarian gambar Google.

Bila Saudara ingin memastikan kebenaran sebuah informasi dalam bentuk
foto, gunakan pencarian gambar Google. Caranya adalah tarik gambar/foto
dari penyimpanannya lalu lepaskan pada kolom search. Google akan segera
menyajikan gambar/foto yang berkaitan. Saudara dapat membandingkan
mana gambar/foto yang asli dan mana yang sudah melalui proses
penyuntingan. Dengan demikian Saudara dapat tahu apakah informasi
dalam gambar/foto benar atau hoaks.

Cari sumber informasi yang lengkap.

Hindari mengonsumsi informasi tanpa tahu secara lengkap. Saudara dapat
menggunakan YouTube untuk mencari informasi dalam bentuk video.
Namun pastikan juga Saudara memperolehnya dari sumber akun resmi.
Biasanya akun resmi akan menyajikan informasi dalam bentuk video secara
penuh, tidak hanya sepotong dan menyesatkan. Dengan rajin mencari
alternatif informasi dari berbagai situs resmi Saudara akan dengan mudah
membandingkan kebenaran satu informasi dengan yang lainnya.
Ikuti gerakan anti hoaks yang ada di internet.

Fanpage dan grup diskusi anti hoaks juga bisa dijadikan referensi suatu
informasi. Contohnya fanpage anti hoaks di Facebook, cukup banyak bisa
Saudara temukan dan cari di Google. Dalam grup-grup tersebut, biasanya
disebarkan klarifikasi informasi yang terindikasi hoaks.
Berita klarifikasi biasa disebarkan oleh anggota dari narasumber resmi.

Tentu saja Saudara tetap harus bisa berhati-hati dan tidak mengikuti
komunitas yang menyesatkan.
Laporkan Hoaks.
Partisipasi aktif dalam menghindari dan memberantas informasi palsu
sangat dibutuhkan. Setelah mencari tau mana informasi yang benar dan
yang hoaks, ada baiknya Saudara ikut aktif melaporkan informasi yang
menyesatkan dan menyebarkan yang bisa dipercaya. Saudara juga bisa
langsung mengirimkan pengaduan pada Kementerian Komunikasi dan
Informatika (Kominfo) melalui email: aduankonten@mail.kominfo.go.id.
Situs Web untuk Lingkup Pekerjaan Administratif Profesional

Telusuri situs-situs di bawah ini. Baca informasi yang terdapat pada
homepage masing-masing dan pastikan informasi yang Saudara baca
berasal dari situs yang dapat dipercaya.
Tabel XI.4.
No Nama Situs Alamat Keterangan
1. All One Search www.allonesearch.com Mesin pencari untuk
menemukan sumber
referensi, kutipan, dan
sumber daya
penggunaan bahasa
lainnya
2. Amazon.com www.amazon.com Toko buku online yang

dapat dicari berdasarkan
judul, penulis, atau
topik; juga menjual CD,
DVD, dan produk
lainnya
3. American Management www.amanet.org Sumber daya dan

Association informasi pelatihan

untuk asisten
administrasi dan
manajer mereka
4. Ask An Expert www.askanexpert.com Jawaban khusus untuk

pertanyaan mulai dari
bisnis dan industri
hingga sains dan
kesehatan
5. Badan Pusat Statistik www.bps.go.id Lembaga pemerintah

(BPS) Indonesia
nonkementerian yang
melaksanakan tugas di
bidang statistik
6. Badan Nasional www.bnsp.go.id Lembaga independen ya

Sertifikasi Profesi ng
dibentuk pemerintah Ind
onesia untuk menjamin
mutu kompetensi dan
pengakuan tenaga
kerja pada seluruh
sektor bidang profesi di
Indonesia melalui
proses sertifikasi
kompetensi kerja
7. CNN www.cnn.com Sumber berita online
8. Cool Jobs.com www.cooljobs.com Daftar posting pekerjaan
9. Data Scrip Online www.datascrip.com Toko online untuk

Store kebutuhan kantor
10. Direktorat Jenderal www.pajak.go.id Organisasi pemerintah

Pajak di bawah Kementerian
Kementerian Keuangan
Keuangan Republik Indonesia yang
Indonesia merumuskan serta
melaksanakan kebijakan
dan standardisasi teknis
di bidang perpajakan
11. Eloraflorist www.eloraflorist.com Toko karangan bunga

online
12. eBay Inc. www.ebay.com Perusahaan e-commerce

multinasional yang
memfasilitasi penjualan
konsumen ke konsumen
dan bisnis ke konsumen
melalui situs webnya
13. E-Trade Financial www.etrade.com Sumber daya

perdagangan saham
online
14. Federal Express www.fedex.com Layanan pengiriman

ekspres untuk surat,
paket, dan pengiriman
semalam
15. FindLaw www.findlaw.com Direktori sumber daya

hukum, daftar firma
hukum, dan berita
hokum
16. Fodor’s Online Travel www.fodors.com/reviews Daftar ulasan restoran

Guides dan hotel untuk
berbagai kota di seluruh
dunia
17. Foreign Languages for www.travlang.com/language Daftar frase umum

Travelers s dalam berbagai bahasa
asing
18. Google Maps www.google.com/maps Layanan pemetaan web

yang dikembangkan
oleh Google yang
menawarkan citra
satelit, foto udara, peta
jalan, pemandangan
panorama 360 °
interaktif di jalan,
kondisi lalu lintas waktu
nyata, dan perencanaan
rute untuk bepergian
dengan berjalan kaki,
mobil, sepeda dan
udara, atau transportasi
umum
19. Harian Kompas www.kompas.com Situs berita yang

dikelola oleh PT Kompas
Cyber Media
20. Idea Café www.ideacafe.com Kumpulan sumber daya

yang tersedia untuk
bisnis kecil
21. Indonesiax www.indonesiax.co.id Platform online

pendidikan yang
menawarkan kursus-
kursus online terfokus
pada pengembangan
edukasi dan pelatihan
online berkualitas tinggi
di Indonesia

22. Insurance.com www.quotesmith.com Situs web dengan

informasi tentang
berbagai jenis produk
asuransi
23. International www.iaap-hq.org Organisasi nirlaba,

Association of jaringan profesional dan
Administrative pendidikan bertujuan
Professionals (IAAP) menyediakan
pendidikan, sertifikasi,
dan pengembangan
kepemimpinan bagi para
profesional administrasi
24. Kamus www.sederet.com Kamus online Inggris-

Indonesia dan
Indonesia-Inggris
25. Lazada www.lazada.co.id Toko online
26. Learn2.com www.learn2.com Sumber daya yang luas

dengan kursus online
tentang berbagai mata
pelajaran
27. MSN Encarta www.encarta.msn.com Ensiklopedia online
28. National Fraud www.fraud.org Informasi tentang

Information Center penipuan umum
29. Occupational Outlook www.bls.gov/ooh/ Buku panduan

Handbook: US Bureau pekerjaan terbitan Biro
of Labor Statistic Statistik Tenaga Kerja
(BLS) di Amerika Serikat
30. PayPal www.paypal.com Perusahaan dalam

jaringan yang
menyediakan jasa
transfer uang melalui su
rat elektronik, jasa
untuk para pemilik situs
e-commerce, lelangan,
dan jenis usaha lain
untuk memudahkan
pembayaran
31. Periplus Online www.periplus.com Toko buku impor asli

Bookstore terlengkap dan harga
terjangkau
32. Small Business www.sbaonline.sba.gov Daftar sumber daya

Administration yang tersedia untuk
memulai, membiayai,
dan menjalankan usaha
kecil

33. Suku Bunga SBI www.bi.go.id/id/moneter/ope Situs Bank Sentral

rasi/suku-bunga- Republik Indonesia
sbi/Default.aspx untuk suku bunga
34. Tokopedia www.tokopedia.com Toko online
35. Traveloka.com www.traveloka.com Layanan pemesanan

tiket pesawat, kereta,
mobil, hotel dan
aktivitas pariwisata
online
36. United Parcel Service www.ups.com Layanan pengiriman

untuk paket
37. Weather Channel www.weather.com Laporan cuaca online

untuk di mana saja di
dunia
38. Wikipedia www.wikipedia.org Situs ensiklopedia

multibahasa dalam
jaringan yang bebas dan
terbuka
39. Yellowpages www.yellowpages.co.id Direktori bisnis

terlengkap
40. Youtube www.youtube.com Situs web untuk

mengunggah,
menonton, dan berbagi
video
41. Zip Codes zip4.usps.com/zip4 Situs yang

memungkinkan Anda
menemukan kode pos
dengan mengetikkan
alamat dan kota
Cookies
Setiap kali Saudara mengunjungi situs web, browser Saudara menyimpan
informasi tentang kunjungan Saudara di komputer Saudara. Informasi ini
disebut cookie. Cookie menyimpan informasi, seperti ID pengguna dan
preferensi pengguna Saudara, jadi Saudara tidak perlu mengetik ulang saat
berikutnya Saudara mengunjungi situs. Cookie sering digunakan oleh
pemasar web untuk mempelajari suka dan tidak suka Saudara sehingga
mereka dapat mencoba menjual produk. Sayangnya, ini berarti privasi
Saudara dalam bahaya.

Gambar XI.17.
Sumber: https://www.iaap-hq.org/
Saudara dapat mengatur browser Saudara untuk menonaktifkan cookie jika

Saudara mau. Saudara dapat melakukan ini dengan melihat Preferensi atau
Menu Opsi browser Saudara. Jadi Saudara perlu waspada pada saat
membuka homepage dan mendapatkan notifikasi Cookies. Apakah Saudara
menerima (Accept) atau menolaknya (Deny)?
Lembar Kerja 2
Demonstrasikan penugasan di bawah ini.
Saudara adalah calon asisten administratif yang akan bekerja pada seorang
pialang saham. Agar Saudara mengerti sedikit tentang saham dan aktifitas
penjualan dan pembelian saham, Saudara mencari informasi melalui mesin
pencari Google.Com.
Lakukan langkah-langkah berikut:

1. Akses informasi terkini sesuai dengan kebutuhan.
2. Akses informasi dari sumber yang dapat dipercaya.
3. Print Screen homepage yang Saudara akses.
4. Uraikan informasi yang Saudara akses dalam bentuk presentasi.
Catatan
Saudara dapat mengakses informasi lebih dari satu situs.
d. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk membuka homepage dengan mengakses

informasi sesuai dengan kebutuhan Saudara dan memastikan informasi
berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Latih terus diri Saudara agar
semakin mahir dalam mengenali berbagai homepage dan tentunya yang
membantu aktifitas Saudara dalam bekerja pada ruang lingkup Administrasi
Profesional.

2. Elemen 3: Mengakses data informasi
a. Informasi yang diakses pada homepage diidentifikasi secara tepat.
Pelajari homepage di bawah ini. Informasi apa sajakah yang Saudara dapat
dengan membaca halaman depan homepage tersebut?
Gambar XI.18.
Sumber: https://www.traveloka.com/
Bila gambar di atas kurang jelas, silahkan cari situs ini atau klik
https://www.traveloka.com/.
Pertanyaan:
• Apa yang Saudara lihat pada homepage di atas?
• Uraikan informasi yang Saudara peroleh dari homepage tersebut sedetil-
detilnya.
• Apa manfaat atau kegunaan dari homepage tersebut untuk pekerjaan
Saudara di bidang Administrasi Profesional?
• Apakah Saudara dapat mencari situs yang serupa dan bergerak pada
bidang yang sama?
• Tunjukkan hasil penemuan Saudara dan bagikan kepada rekan,
kelompok, dan fasilitator Saudara.
Perhatikan gambar di bawah ini. Informasi apa sajakah yang Saudara dapat
dengan membaca halaman depan homepage tersebut?
Gambar XI.19.

Sumber: https://kai.id/
Bila gambar di atas kurang jelas, silahkan cari situs ini atau klik
https://kai.id/.
Pertanyaan:
• Apa yang Saudara lihat pada homepage di atas?
• Uraikan informasi yang Saudara peroleh dari homepage tersebut sedetil-
detilnya.
• Apa manfaat atau kegunaan dari homepage tersebut untuk pekerjaan
Saudara di bidang Administrasi Profesional?
• Menurut Saudara, dari kedua situs tersebut, mana yang dapat
diandalkan untuk membantu Saudara untuk menyelesaikan pekerjaan
Saudara dalam mengelola perjalanan pimpinan Saudara?
• Tunjukkan hasil penemuan Saudara dan bagikan kepada rekan,
kelompok, dan fasilitator Saudara.
b. Informasi yang diakses disimpan pada media penyimpanan sesuai

kebutuhan.
Menyimpan Halaman Web

Saudara dapat mengunduh dan menyimpan halaman web ke hard drive
komputer Saudara. Dengan melakukan ini, Saudara dapat melihat halaman
itu lagi tanpa harus online.
Untuk menyimpan halaman web di Internet Explorer atau Netscape

Navigator, klik File Menu, dan kemudian klik SAVE AS. Jendela Save Web
Page muncul dan memungkinkan Saudara menjelajah ke lokasi tempat
Anda ingin menyimpan halaman tersebut.
Berikut ini adalah contoh menyimpan halaman web.
Gambar XI.20.
Sumber: https://en.wikipedia.org/wiki/Administrative_Assistant
Setelah Saudara menyimpan halaman web di atas, maka file yang

tersimpan pada komputer Saudara adalah seperti gambar di bawah ini.

Gambar XI.21.
Sumber: print screen komputer pribadi
Apakah Saudara dapat mencoba menyimpan halaman web yang lain?

Lakukan hal serupa dengan menyimpan halaman web dengan alamat di
bawah ini.
• https://www.caterpillar.com
• https://www.honda-indonesia.com
• https://indosatooredoo.com
• https://www.kliknclean.com/mobile
Mengunduh dan Mengunggah File

Saat Saudara melihat halaman web dengan browser web Saudara, browser
Saudara sedang mengunduh file ke komputer Saudara. File-file ini disimpan
sementara di memori komputer Saudara saat Saudara melihatnya. Seperti
yang baru saja dijelaskan, Saudara dapat memilih untuk menyimpan
halaman web ke hard drive Saudara untuk mengaksesnya saat Saudara
offline.
Mengunduh melibatkan pengiriman file dari internet ke komputer Saudara.

Terkadang kita akan menemukan tautan ke file di halaman web yang
tersedia untuk diunduh. File-file ini dapat berupa file data, program baru,
driver untuk perangkat tertentu, grafik, musik, dan sebagainya. Seperti web
di bawah ini, bila Saudara pengguna anti virus ini, maka pada kurun waktu
tertentu Saudara perlu mengunduh edisi terbaru dan memperbaharui
aplikasi pada komputer Saudara. Biasanya, pada layar monitor Saudara
akan muncul notifikasi bahwa aplikasi tersebut memiliki edisi terbaru.

Gambar XI.22.
Sumber: https://www.smadav.net/
Sekarang ini banyak sekali sumber-sumber belajar yang dapat kita unduh
dari internet, buku misalnya. Saudara hanya perlu mengetik kata “free
books” pada mesin pencari dan Saudara dapat memilih situsnya. Kita tetap
perlu berhati-hati dalam memilih situs. Ada baiknya kita bertanya pada
orang yang kita anggap ahli IT mengenai hal ini.
Perhatikan tahapan berikut ini.
Langkah pertama
Saudara membutuhkan buku referensi dan mencoba mencari di internet
dengan mengetik “administrative assistant pdf book”. Google menawarkan
beberapa alternatif dan Saudara memilih link yang teratas dan mengkliknya.
Gambar XI.23.
Sumber: https://www.google.com/search?safe=strict&sxsrf=ALeKk03z5d3W1QK577ZMG42cTiveDMiHqg%3A1591532920614&ei=eN3cXoqJJdKCyAPkrYKwCw&q=administrative+assistant+pdf+book
Langkah kedua
Setelah mengklik, Saudara mendapatkan tampilan seperti gambar di bawah
ini.

Gambar XI.24.
Sumber: https://www.pdfdrive.com/administrative-assistants-and-secretarys-handbook-e43108487.html
Karena jenis file yang Saudara cari dan butuhkan adalah PDF, maka
pastikan komputer Saudara telah terpasang drive PDF agar file yang
Saudara unduh dapat Saudara baca dan gunakan. Kemudian klik download.
Langkah ketiga
Setelah Saudara mengklik download, maka tampilan yang muncul adalah
gambar berikut ini. Klik tombol Go to PDF.
Gambar XI.25.
Sumber: https://www.pdfdrive.com/administrative-assistants-and-secretarys-handbook-d43108487.html
Setelah Saudara mengklik tombol hijau tersebut, maka sistem akan

mendownload dan tampilan yang muncul adalah seperti gambar di bawah
ini.

Gambar XI.26.
Sumber: https://faculty.psau.edu.sa/filedownload/doc-9-pdf-175f9f6b6c231ae5de90058948f6228c-original.pdf
Pada sudut kiri bawah, Saudara akan melihat file tersebut terunduh dan
buka file tersebut dengan mengkliknya. Setelah itu, Saudara akan melihat
tampilan gambar di bawah ini. Kemudian klik ikon yang ditunjuk oleh panah
kuning.
Gambar XI.27.
Langkah ketiga
Setelah Saudara mengklik ikon yang ditunjuk oleh panah kuning, maka
tampilan yang muncul adalah gambar berikut ini. Saudara diminta untuk
menyimpan file tersebut.

Gambar XI.28.
Adapun nama file yang ada di tampilan ini bukan nama yang mudah
diingat. Jadi, ganti nama file, mungkin dengan nama judul buku tersebut,
seperti pada gambar di bawah ini. Kemudian simpan di tempat yang
Saudara kehendaki. Berdasarkan gambar, file tersebut di simpan pada Data
G, Folder My Book, sebagai file Adobe Acrobat Document.
Gambar XI.29.
Ketika Saudara ingin mengakses kembali buku tersebut, maka Saudara

akan mendapati file tersebut seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar XI.30.
Mengunggah adalah proses sebaliknya. Saudara mengirimkan file dari

komputer Saudara ke komputer lain di internet. Misalnya, ketika Saudara
melamar pekerjaan secara online, Saudara mungkin ingin mengunggah
resume Saudara. Dalam kebanyakan kasus, ini dilakukan dengan mengeklik
tautan yang sesuai untuk mengunggah file, lalu meramban hard drive
komputer Saudara untuk menemukan file yang ingin Saudara kirim.
Contohnya seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar XI.31.
Sumber: https://caterpillarcareers.ttcportals.com/jobs/5259190-marketing-specialist?application_canceled=true
Ketika Saudara belajar secara daring, kegiatan mengunggah file akan

sangat sering Saudara lakukan. Biasanya aplikasi sudah dirancang
sedemikian rupa sehingga Saudara dapat dengan mudah mengunggah hasil
pekerjaan Saudara ke sistem.

Gambar XI.32.
Sumber: http://mooc.seamolec.org/courses/course-v1:SEAMOLEC+HK_CATC_11+2019_07/about
Bookmarks
Netscape Navigator dan Microsoft Internet Explorer keduanya memiliki
fungsi bookmark yang menyimpan catatan elektronik dari halaman favorit.
(Di Explorer, fitur bookmark disebut Favorit.) Apa pun namanya, fitur
mempertahankan daftar URL yang dapat diakses kapan pun Saudara ingin
kembali ke situs web favorit Saudara.
Gambar XI.33.
Sumber: https://www.traveloka.com/
c. Informasi dipastikan dapat diakses dengan benar sesuai prosedur.
Saudara telah berlatih untuk mengakses homepage, mengunduh dan

mengunggah, serta menyimpan file. Sebagai langkah terakhir, Saudara
akan berlatih memastikan informasi/file yang telah disimpan dapat diakses
kembali. Untuk itu, pada saat proses pengunduhan dan penyimpanan file,
pastikan bahwa Saudara mengingat lokasi penyimpanannya, nama file yang
Saudara berikan.
Sebenarnya pada saat pertama mengunduh, file sudah otomatis tersimpan

di drive Download, seperti pada gambar berikut ini.

Gambar XI.34.
Seperti yang Saudara lihat, nama filenya bukan nama yang mudah diingat,
sehingga Saudara perlu memberi nama baru dan memindahkannya ke
tempat yang lain.
Gambar XI.35.
Saudara dapat mengklik “Cut” bila tidak ingin ada pertinggal pada drive
Download, atau mengklik “Copy” bila ingin ada pertinggalnya. Kemudian
simpan pada drive atau folder yang menurut Saudara sesuai dengan
kebutuhan. Beri nama baru (rename) dengan mengklik kanan seperti pada
gambar berikut ini.

Gambar XI.36.
Lembar Kerja 3
Demonstrasikan penugasan di bawah ini.
Saudara adalah seorang asisten administratif dan akan mengambil sertifikasi

internasional. Saudara akan mengakses web ini https://www.iaap-hq.org/,
mempelajarinya, mengunduh “Certification Handbook” seperti yang ditunjuk
panah merah dan menyimpan file tersebut pada komputer Saudara.
Gambar XI.37.
Sumber: https://www.iaap-hq.org/
Untuk itu, lakukan langkah-langkah kerja berikut ini:

1. Akses web sesuai dengan alamat di atas.
2. Identifikasi homepage dan temukan “Certification Handbook”.

3. Unduh dan simpan pada komputer Saudara dengan nama yang baru.
4. Print screen semua temuan dan hasil pekerjaan Saudara dan simpan dalam
satu map.
e. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk mengakses data informasi dengan

mengidentifikasi informasi pada homepage, menyimpannya sesuai
kebutuhan serta memastikan informasi tersebut dapat diakses kembali.
Latih terus diri Saudara agar semakin mahir dalam mengakses data
informasi dan tentunya yang membantu aktifitas Saudara dalam bekerja
pada ruang lingkup Administrasi Profesional.
D. Penilaian
Pilihlah jawaban yang paling tepat.
1. Apa resikonya bila Saudara mengklik accept pada Cookie?

A. Mendapatkan hadiah dari homepage tersebut.
B. Akan sering mendapatkan notifikasi.
C. Tidak terjadi apa-apa jadi tak perlu kuatir.
D. Privasi dalam bahaya.
2. Istilah lain dari internet adalah ….

A. cyberspace
B. world wide web
C. dunia maya
D. protocol
3. Menyalin file atau program dari situs Internet ke media penyimpanan lain
seperti disket, flashdisk, atau harddisk disebut ….
A. upload
B. copy data
C. download
D. chatting
4. Agar dapat berkomunikasi dengan internet secara benar maka jaringan internet
terhubung melalui perantara yang disebut ….
A. modem
B. protocol
C. internet control
D. provider
5. Komponen yang tidak diperlukan dalam membuat jaringan internet adalah ….

A. pesawat telepon
B. saluran telepon
C. sebuah unit computer
D. monitor SVGA

6. Untuk dapat berkomunikasi dengan internet maka paling tidak sebuah

computer harus dilengkapi dengan ….
A. Soundcard
B. CD-ROM
C. Floppy drive
D. Kabel telepon
7. Agar komputer kita dapat berkomunikasi dengan internet maka kita harus
mendaftarkan diri kepada ….
A. Internet Service Provider
B. Perusahaan Microsoft
C. Kementerian Komunikasi dan Informatika
D. Kantor penyelenggara frekuensi radio
8. Internet Explorer sebenarnya sudah terinstal pada saat kita menginstal ….

A. McAfee
B. Microsoft Office
C. Windows
D. Microsoft Outlook
9. Software untuk browsing internet yang di buat oleh Microsoft Corporation

adalah ….
A. Mozila Firefox
B. Internet Explorer
C. Netscape Communicator
D. Opera
10. Teknologi jaringan tanpa kabel yang menggunakan kabel gelombang

frefuensi sangat tinggi mencapai 2,4 GHz disebut ….
A. Wireless fidelity
B. Bandwidth
C. ISP
D. DSL
Skenario
Saudara adalah seorang sekretaris yang bekerja pada seorang manajer pemasaran.
Perusahaan tempat Saudara bekerja bergerak di bidang makanan dan minuman.
Saudara mendapat tugas untuk melakukan riset kecil guna membantu tim dalam
mengembang strategi pemasaran untuk produk perusahaan, berupa minuman
energi. Adapun targetnya adalah usia remaja hingga pemuda. Saudara
menggunakan internet untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Lakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Pastikan peralatan komputer telah terhubung dengan internet.
2. Tentukan informasi (topik) yang Saudara ingin cari terkait dengan skenario
di atas.
3. Telusuri Universal Resources Location (URL) dan homepagenya.

4. Identifikasi halaman dan situs homepage sesuai kebutuhan.

5. Akses informasi terkini dan dari sumber yang dapat dipercaya.
6. Simpan informasi yang diakses pada media penyimpanan sesuai kebutuhan.
7. Pastikan informasi dapat diakses dengan benar.
8. Print screen hasil penelusuran Saudara.
9. Cetak file unduhan Saudara dan simpan semua hasil pekerjaan pada map.

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
kompetensi Mengakses Informasi melalui Homepage?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
Mengakses Informasi melalui Homepage. Selamat meningkatkan kompetensi.
Referensi
Stroman, James. Kevin Wilson., dan Wauson, Jennifer. 2012. Administrative

Assistant’s and Secretary’s Handbook 4th Ed. New York: American Management
Association.
https://siar.com/internet-dan-teknologi-membantu-manusia-lebih-efisien/
https://www.dlink.co.id/product-category/products/networking/dsl-modems-routers/
https://www.tokopedia.com/bette-rstore/modem-wifi-4g-lte-free-14gb-telkomsel-
unlock-wifi-mfi-4g-huawei-e5573
www.google.com
https://www.telkomsel.com/en/simpati/paket-simpati
https://www.dlink.com.vn/how-to-connect-to-internet-using-dir-300-and-cable-
modem/
https://id.search.yahoo.com/
www.videologies.com

https://www.bi.go.id/id/Default.aspx
https://www.google.com/search?q=ramalan+cuaca+jakarta&rlz=1C1GGRV_enID850ID
853&oq=rama&aqs=chrome.2.69i59j69i57j0l6.3648j0j8&sourceid=chrome&ie=U
TF-8
www.bmkg.go.id.
https://www.iaap-hq.org/
https://www.traveloka.com/
https://kai.id/
https://en.wikipedia.org/wiki/Administrative_Assistant
https://www.smadav.net/
https://www.google.com/search?safe=strict&sxsrf=ALeKk03z5d3W1QK577ZMG42cTive
DMiHqg%3A1591532920614&ei=eN3cXoqJJdKCyAPkrYKwCw&q=administrative+
assistant+pdf+book
https://www.pdfdrive.com/administrative-assistants-and-secretarys-handbook-
e43108487.html
https://faculty.psau.edu.sa/filedownload/doc-9-pdf-
175f9f6b6c231ae5de90058948f6228c-original.pdf
https://caterpillarcareers.ttcportals.com/jobs/5259190-marketing-
specialist?application_canceled=true
http://mooc.seamolec.org/courses/course-
v1:SEAMOLEC+HK_CATC_11+2019_07/about
https://www.traveloka.com/

BAB XI
MEMBACA DALAM BAHASA INGGRIS PADA TINGKAT OPERASIONAL
MENENGAH
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran: Membaca dalam Bahasa Inggris pada

Tingkat Operasional Menengah. Pada pembelajaran kali ini, Saudara akan
melakukan banyak aktivitas membaca teks yang ditulis dalam bahasa Inggris,
seperti surat, memo, pengumuman, laporan, artikel, iklan, diagram, dan lain
sebagainya dalam lingkup pekerjaan Administrasi Profesional. Untuk itu,
penguasaan kosakata, tata bahasa, dan teknik membaca diperlukan untuk
menguasai unit ini. Saudara perlu memperlengkapi diri dengan kompetensi
tersebut sebelum mulai mengikuti kegiatan pembelajaran ini. Namun demikian,
Saudara dipersilahkan untuk mempelajarinya bersamaan dengan keterampilan ini.
Selamat mengikuti.
Kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Membaca dalam Bahasa Inggris
pada Tingkat Operasional Dasar ini adalah:
1. Memahami teks rutin dan tidak rutin mengenai bisnis
1.1. Tujuan dari teks diidentifikasi.
1.2. Intisari uraian khusus dari teks dapat disimpulkan.
1.3. Permasalahan dalam teks yang teridentifikasi ditanggapi bila perlu.
1.4. Bantuan dicari apabila perlu.
2. Mengidentifikasi tindak lanjut yang harus dilakukan

1.1. Maksud dari teks dipahami.
1.2. Tindak lanjut diidentifikasi.
1.3. Melaporkan kepada orang yang tepat bila diperlukan.
3. Memahami diagram rutin dan tidak rutin

3.1. Tujuan dari diagram diidentifikasi.
3.2. Intisari uraian khusus dari diagram dapat disimpulkan.
3.3. Permasalahan dalam diagram yang teridentifikasi ditanggapi apabila
diperlukan.
3.4. Bantuan dicari apabila perlu.
kompetensi Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Menengah.
Saudara dapat melakukan kegiatan ini dengan cara Saudara sendiri. Tetapi bila
Saudara dalam pelatihan tatap muka maka Saudara dapat melakukan aktivitas
pembelajaran bersama rekan atau dalam kelompok. Mari kita mulai dengan
membaca sepintas materi pada bagian ini dengan langkah-langkah sebagai sebagai
berikut:

Lembar Kerja (LK).
• Diskusikan pertanyaan-pertanyaan pada LK dan simpulkan.
1. Elemen 1: Memahami teks rutin dan tidak rutin mengenai bisnis
Menurut Shirley Taylor, Model Business Letters, Emails and Other Business
Documents, edisi ke 7, terdapat kurang lebih 10 jenis teks rutin dan lebih dari
10 jenis teks tidak rutin mengenai bisnis. Sebagian dari jumlah tersebut akan
dipaparkan di modul ini sebagai sumber bacaan untuk Saudara pelajari demi
mencapai kompetensi membaca dalam bahasa Inggris pada tingkat operasional
menengah. Dokumen-dokumen rutin mengenai bisnis dapat terdiri dari:
• Enquiries and replies
• Quotations, estimates, tenders
• Orders and their fulfilment
• Invoicing and settlement of accounts
• Letters requesting payment
• Credit and status enquiries
• Typical business transaction
Mari kita mulai dengan kriteria unjuk kerja pertama pada elemen ini.
Sumber: https://www.washingtonblade.com/2014/04/25/sure-read-condo-documents/

a. Tujuan dari teks diidentifikasi.
Baca dan identifikasi tujuan teks surat di bawah ini.
Teks 1.1.
Dear Sir/Madam
I have a large hardware store in Southampton and am interested in the

electric heaters you are advertising in the West Country Gazette.
Please send me your catalogue and a price list.
Many thanks
Mary Wales (Mrs)
Surat di atas adalah sebuah enquiry (surat permintaan informasi).

Tujuannya adalah permohonan katalog barang dan daftar harga. Penulis
surat adalah Ibu Mary Wales, pemilik toko barang perabotan di
Southampton, yang tertarik pada pemanas elektrik yang diiklankan di West
Country Gazette.
Teks 1.2.
Dear Sirs
We will soon need 200 reams of good quality poster paper suitable for
auction bills and poster work generally. We are looking for paper that will
retain its white appearance after pasting on walss and hoardings.
Please let us have some samples and a quotation, including delivery to our
office within four weeks of our order.
Yours faithfully
Surat di atas adalah sebuah pemesanan untuk 200 rim kertas poster yang
berkualitas. Pengirim juga meminta sampel barang berikut estimasi
(quotation), dan ongkos kirim.

Teks 1.3.
Dear Sally
Thanks for your call this morning. I confirm our order as follows:
10 Excelda Table Lamps, 50 cm high Price: $45 each

5 Excelda Standard Lamps Price: $105 each
Color: Gold
Terms: 40% trade discount
We need these lamps urgently, so I’m glad you can arrange for immediate
delivery from stock.
Please confirm.
Many thanks
Surat di atas bertujuan untuk menegaskan pemesanan yang kemungkinan

besar dilakukan via telepon. Penjual juga telah melakukan konfirmasi
melalui telepon tadi pagi. Penulis surat mengonfirmasi pesanan secara
tertulis dan menyatakan bahwa pesanannya mendesak.
Bagaimana dengan pemahaman Saudara? Diskusikan dengan rekan dan

fasilitator Saudara.
b. Intisari uraian khusus dari teks dapat disimpulkan.
Baca dan simpulkan teks di bawah ini.
Teks 1.4.
Subject: Internal Training
Hi Martin
Thanks for enquiring about internal training programs.
We have several that I know you’ll be interested in. Here are the
upcoming dates of some of our most popular programs.
• Powerful Presentations ⎯ 12-13 June

• Grammar for Professionals ⎯ 17 June
• How to Lead a Team ⎯ 22 July
• Essential Communication Skills ⎯ 21-22 August

• Organize your Business Life Now ⎯ 24 August

• Assertiveness and You ⎯ 21 September
I suggest you register early for any of these programs. You can access the
online registration form on our Intranet site.
If you have any questions please call me on extension 246.
Susan
Apa yang Saudara dapat simpulkan dari teks di atas? Ya, dari judul saja kita
segera tahu bahwa surat elektronik atau selanjutnya kita sebut email ini
berisi tentang pelatihan internal (dalam organisasi yang bersangkutan).
Pengirim surat memberikan informasi tentang program pelatihan, cara
mendaftar, dan nomor ekstensinya bila ada pertanyaan.
Baca dan simpulkan teks di bawah ini.
Teks 1.5.
MEMORANDUM
To: All staff

From: John Staples, Security Manager
Date: 29 September 202-
Subject: New car parking arrangements
Our new car parking arrangements will come into effect on Monday 14
October.
A parking plan is attached showing special areas in the car park for staff
and visitors. A copy has also been placed on all company notice boards.
Procedures for car parking are:
1. Staff
If you have a car, please collect your red permit from the security
gate, and display this on your car windscreen. Please park only in
areas especially reserved for staff.
2. Visitors
Special areas have been reserved for visitors. Please inform security
when you are expecting visitors. Green permits will be given to them
when they report to the security gate.
Unauthorized parking will lead to many problems for the large lorries that
deliver raw materials to our factory.
Thank you for your help in ensuring that these new car parking

arrangements are successful.
Teks di atas adalah sebuah memorandum atau memo dari Bapak John
Staples, Manajer Keamanan yang menginformasikan kepada seluruh
staf/karyawan tentang pengaturan parkir mobil yang baru. Pengaturan
berlaku untuk staf/karyawan dan tamu.
Bagaimana dengan pemahaman Saudara? Diskusikan dengan rekan dan

fasilitator Saudara.
c. Permasalahan dalam teks yang teridentifikasi ditanggapi bila

perlu.
Baca teks di bawah ini. Beri tanggapan pada permasalahannya.
Teks 1.6.
Dear Sir/Madam
I propose payment based on an hourly rate of £5 to £6 according to age

and experience.
Please let me know whether you have anyone on your register who would
be suitable.
I hope you will be able to help me to fill a vacancy that has just arisen in
my department.
Ideally, the successful applicant will be required to work for three hours
each morning from Monday to Friday. We would be willing to consider an
alternative arrangement if necessary.
My secretary needs administrative help on a part-time basis. This will be

an interesting post and ideal for someone who wishes to work for only a
few hours each week. Applicants of any age would be considered, but
willingness and reliability, plus attention to detail, are preferable to
someone with high qualification.
Yours faithfully
my department.
Apakah Saudara setuju bahwa teks di atas bermasalah? Ya, benar. Teks di
atas bermasalah dengan susunan paragrafnya. Pembaca pasti bingung
dengan surat ini. Untuk itu, cobalah susun kembali paragrafnya sehingga
pembaca mendapat gambaran yang jelas.

Apakah Saudara sudah menyusunnya? Cocokkan susunan paragraf Saudara

dengan teks berikut ini.
Teks 1.7.
Dear Sir/Madam
my department.
My secretary needs administrative help on a part-time basis. This will be

an interesting post and ideal for someone who wishes to work for only a
few hours each week. Applicants of any age would be considered, but
willingness and reliability, plus attention to detail, are preferable to
someone with high qualification.
Ideally, the successful applicant will be required to work for three hours
each morning from Monday to Friday. We would be willing to consider an
alternative arrangement if necessary.
I propose payment based on an hourly rate of £5 to £6 according to age

and experience.
Please let me know whether you have anyone on your register who would
be suitable.
Yours faithfully
Baca teks di bawah ini. Beri tanggapan pada permasalahannya.
Teks 1.8.
Dears Mr Browning
Mine present appointment carries annual salari of £18,500; this was

reviews in march las year.
During my faif year with company, I feel I have carried out my duty
conscientiously and have recently acquired addition responsibilitys.
I feel that me qualifications and the nature of me work justify a higher

salari and I has already offer a similar posision with another compani at a
salary of £20,000 Per annum.
Mine present duty are interested and I thorough enjoy mine work.
Although I has not wish to left the company, I can afford to turn down this
offer unless some improve in mine salary can be arrange.
I hope salari increase will possible, and looking forward to hear you soon.

Yours sincerely
Apa yang salah dengan teks di atas? Ya, benar. Teks di atas memiliki tata
bahasa Inggris yang tidak tepat. Untuk dapat menganalisis permasalahan
pada teks seperti ini, Saudara memerlukan pengetahuan tentang tata
bahasa Inggris sehingga terampil menemukan permasalahan pada teks
yang sejenis.
Cobalah untuk menemukan kesalahan-kesalahan pada teks di atas dengan

berdiskusi dengan rekan atau fasilitator Saudara. Bila sudah menemukan,
cocokkan dengan teks di bawah ini.
Teks 1.9.
Dear Mr Browning
My present appointment carries an annual salary of £18,500; this was

reviewed in March last year.
During my five years with the company, I feel I have carried out my duties
conscientiously and have recently acquired additional responsibilities.
I feel that my qualifications and the nature of my work justify a higher

salary and I have already been offered a similar position with another
company at a salary of £20,000 per annum.
My present duties are interesting and I thoroughly enjoy my work.

Although I have no wish to leave the company, I cannot afford to turn
down this offer unless some improvement in my salary can be arranged.
I hope a salary increase will be possible, and look forward to hearing from
you soon.
Yours sincerely
d. Bantuan dicari apabila perlu.
Untuk kriteria unjuk kerja yang ke-empat, yaitu bantuan dicari apabila perlu
adalah mencari bantuan dari orang lain yang lebih menguasai berbahasa
Inggris. Saudara dapat bertanya pada kolega atau supervisor bila mendapat
kesulitan dalam memahami dokumen berbahasa Inggris. Tandai teks yang
Saudara anggap sulit sehingga mereka yang membantu tidak merasa
diberatkan oleh permintaan Saudara. Ini juga menunjukkan bahwa Saudara
juga sudah berusaha mengatasi kesulitan Saudara sendiri dan pantang
menyerah.

Apabila Saudara kesulitan dalam melakukan hal tersebut maka hal yang
paling mudah adalah penggunaan kamus sebagai alat untuk membantu
Saudara untuk memahami bahan bacaan atau teks berbahasa Inggris.
Saudara dapat menggunakan beberapa kamus versi cetak yang cukup baik,
salah satunya yang cukup popular digunakan adalah Kamus Inggris-
Indonesia karangan John M. Echols dan Hassan Shadily terbitan PT.
Gramedia Pustaka Utama. Selain itu, Saudara juga dapat memanfaatkan
internet dengan mengakses kamus online atau aplikasi penerjemahan.
Ada beberapa kamus online atau aplikasi penerjemahan yang dapat

membantu Saudara untuk pemahaman teks berbahasa Inggris dalam waktu
cepat, antara lain:
• http://sederet.com/
Kamus ini cukup baik karena terdapat 2 fitur bahasa, Indonesia-Inggris

dan Inggris-Indonesia. Saudara dapat menyalin teks berbahasa Inggris
dan mengopinya pada fitur pencari (search) dan klik translate.
Sumber: http://sederet.com/
• https://translate.google.co.id/?hl=en&tab=rT
Apabila Saudara pengguna Google Chrome, maka Saudara dapat

melihat aplikasi ini pada daftar aplikasi buatan Google, seperti yang
ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Sumber: https://translate.google.co.id/?hl=en&tab=rT
Saudara dapat mengkopi teks bahasa Inggris dan menyalinnya di sini.

Jangan lupa untuk mengaktifkan bahasa sumber, Inggris dan bahasa
sasaran, Indonesia. Berikut contoh penggunaan aplikasi tersebut.
Sumber: https://translate.google.co.id/?hl=en&tab=rT
Kelemahan aplikasi ini adalah ketidakmampuan untuk menerjemahkan

unsur-unsur komunikasi yang bersifat “manusiawi” sehingga “Ladies and
Gentlemen” diterjemahkan menjadi “Wanita dan Pria”. Jadi Saudara
membacanya secara keseluruhan saja. Lupakan hal-hal detil karena
dapat mengacaukan makna. Dan apabila Saudara menggunakan aplikasi
ini untuk memproduksi teks surat atau dokumen berbahasa Inggris yang
diambil dari bahasa Indonesia, maka Saudara harus mengeditnya

terlebih dahulu sebelum teks tersebut dibaca atau digunakan oleh pihak
lain.
• Atau aplikasi lain yang terdapat pada smartphone Saudara
Lembar Kerja 1.1.
Read the following text carefully. What is the purpose of . Tentukan tujuan teks
tersebut.
Dear Sirs
We have received your letter of 6 August reminding us that payment of the

amount owing on your June statement is overdue.
We were under the impression that payment was not due until the end of August
when we would have had no difficulty in settling your account. However, it seems
that we misunderstood your terms of payment.
In the circumstances, we are hoping you will allow us to defer payment for a
further three weeks. Our present difficulty is purely temporary. Payments are due
to us before the end of the month from a number of our regular customers who
are notably prompt payers.
We are sorry to make this request and hope to receive your positive reply soon.
Yours faithfully

........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
Lembar Kerja 1.2.
Read the following text carefully. What is your conclusion?
AURORA HOLDINGS plc
WELFARE COMMITTEE
MINUTES OF A MEETING OF THE WELFARE COMMITTEE HELD IN THE

CHAIRMAN’S OFFICE ON TUESDAY 21 OCTOBER 201- AT 1630.
PRESENT: Eileen Taylor (Chairman)

Jim Cage
Robert Fish
Ellen McBain
Wendy Sheppard

Georgia Thomas
Will Thomas
1. APOLOGIES FOR ABSENCE

Apologies were received from Anthony Long who was attenting a business
conference.
2. MINUTES OF LAST MEETING

The minutes had already been circulated and the Chairman signed them as a
correct record.
3. MATTERS ARISING
Will Thomas reported that he and Georgia had visited Renee Simpson in
hospital on 16 october to deliver the committee’s basket of flowers and good
wished for a speedy recovery. Renee said she hopes to return to work on
Monday 4 November and will be able to attend the next committee meeting.
4. STAFF RESTAURANT
Jim Cage distributed copies of the accounts for the half year ending 31 july.
He pointed out that a profit of £1,300 was made over the first six months of
the year. He suggested that some of this be used to buy a new coffee
machine as the present one is old and unreliable. It was agreed that he would
obtain some estimates and discuss this further at the next meeting.
5. WASHROOM FACILITIES
Mr Taylor announced that several complaints had been received about the
female toilets on the second floor. He had investigated the complaints and
agreed that they need upgrading. Several locks were reported to be faulty,
plus chipped tiles and poor decoration.
Miss McBain volunteered to arrange some local workmen to provide an

estimate on the cost of repairs and to report back at the next meeting.
6. STUDY LEAVE FOR YOUNG TRAINEES

Mr Robert Fish reported that examinations would be held in December for the
company’s trainees who presently attend evening courses at Cliff College. He
suggested that they should be allowed two weeks’ study leave prior to their
examination.
The Chairman pointed out that it was not within the committee’s power to
make this decision. She advised Mr Fish to write formally to the Board of
Directors asking them to include this item on the agenda of the November
Board Meeting. An answer should be obtained before the next meeting.
7. CHRISTMAS DINNER AND DANCE

Miss Wendy Sheppard passed around sample menus that had been obtained
from hotels. After discussion it was agreed that arrangements should be made
with the Marina Hotel for Saturday 21 December. Miss Sheppard agreed to
make all the necessary arrangements.
8. ANY OTHER BUSINESS

There was no other business.
9. DATE OF NEXT MEETING

It was agreed that the next meeting would be held on Wednesday 20

November at 2000.
(Chairman)
(Date)
ET/ST
30 June 201-

........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
Lembar Kerja 1.3.
Read the following text carefully. What seems to be the problem?
Dears Sirs
We has recent received several complaint from customers about yours fountain
pens. The pen are clearly not satisfy, and in some cases we has had refund the
purchase prize.
The pen are part of the batch of 500 supply again our order number 8562 date 28
March. This order was place after your representatif left a sample pen with our,
which we find to be very good quality. We has compare the perform of this
sample with that of a number of pen from this batch, and there is little doub that
many of them is faulty – some of them leak and others blot when write.
The complain we has receive relation only to pen from the batch mention.
Customers who buy pens before these has always been please.
We wish return the unsold balance, amounting to 377 pen, and to has them
replace with pens of gooder quality.
Please let we know what arrangements you wish our to make for the return of
this unsuitable pens.
Yours faithful
Write your findings here.

........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................

f. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk memahami teks rutin dan tidak rutin mengenai
bisnis. Saudara akan temui teks-teks tersebut dalam lingkup pekerjaan
memahami teks bisnis.
2. Elemen 2: Mengidentifikasi tindak lanjut yang harus dilakukan
Mengidentifikasi tindak lanjut yang harus dilakukan berarti Saudara yakin

melakukan apa selanjutnya setelah Saudara membaca sebuah teks. Mari
berlatih dengan beberapa teks di bawah ini.
Sumber: https://www.legalo.co.uk/blog/require-that-staff-read-their-contracts/
a. Maksud dari teks dipahami.
Baca teks di bawah ini. Apa maksud dari teks tersebut?
Teks 2.1.
Dear Mr Wilson
Thank you for your enquiry of 18 August regarding our plastic tile flooring.
Our brochure is enclosed showing the designs and range of colors in which
the tiles are supplied.
We work with TileRUS, 22 The Square, Rugby, who carry out all our work
in your area. I have asked their representative to get in touch with you to
inspect your floors. Someone will call you soon to arrange a visit so they
can advise you on what preparation is necessary and whether dampness is
likely to be a concern.

Our plastic tile flooring is hard-wearing and if the tiles are laid
professionally, I am sure the work will give you lasting satisfaction.
Please let me know if I can be of any further help.
Yours sincerely
Apakah Saudara dapat memahami maksud dari teks surat di atas?

Anggaplah Saudara adalah Bapak Wilson, maka Saudara menerima surat
tersebut bersama dengan sebuah brosur. Langkah berikutnya adalah
Saudara akan membaca brosur tersebut dan memilih desain dan warna
untuk ubin plastik. Pengirim surat juga menyampaikan bahwa mereka
punya rekan kerja, TileRUS, yang akan meninjau lokasi pemasangan ubin
dan memberi masukan untuk persiapannya. Untuk ini, Saudara akan
menerima kunjungan dari perwakilan TileRUS.
b. Tindak lanjut diidentifikasi.
Baca teks di bawah ini. Bagaimana Saudara menindaklanjuti isi teks

tersebut?
Teks 2.2.
Dear Sirs
On 2 March I ordered 100 tennis rackets to be delivered at the end of this

month.
As persistent bad weather has seriously affected my sales, I feel that my

present stock will probably satisfy this season’s demand. Therefore, I would
like to cancel part of my order and ask you to deliver only 50 of these
rackets instead of the 100 ordered.
I am sorry to make this request so late but hope that you will be able to
agree to it in view of our long-standing business relationship. If sales
improve I will get in touch with you again and take a further delivery.
I hope to hear from you soon.
Bila Saudara mendapat surat seperti ini, apa yang Saudara lakukan? Ya,
sebagai tindak lanjut dari surat ini dan atas dasar jalinan kerja sama bisnis
yang sudah lama berjalan, maka Saudara akan menyampaikan
ketidakberatan Saudara terhadap permintaan tersebut. Saudara juga akan
mengurangi jumlah pengiriman raket tenis, yang sebelumnya 100 unit,
menjadi 50. Cuaca yang buruk mempengaruhi penjualan di toko si pengirim
surat juga menjadi dasar pertimbangan Saudara untuk melakukan tindak
lanjut pengurangan jumlah pengiriman.

c. Melaporkan kepada orang yang tepat bila diperlukan.
Baca teks di bawah ini. Apa yang Saudara lakukan setelah membaca teks
tersebut?
Teks 2.3.
Dear Sirs
We have recently received several complaints from customers about your

fountain pens. The pens are clearly not satisfactory, and in some cases we
have had refund the purchase price.
The pens are part of the batch of 500 supplied against our order number
8562 dated 28 March. This order was placed after your representative left a
sample pen with us, which we found to be very good quality. We have
compared the performance of this sample with that of a number of pens
from this batch, and there is little doubt that many of them are faulty –
some of them leak and others blot when writing.
The complaints we have received relate only to pens from the batch
mentioned. Customers who bought pens before these have always been
pleased.
We wish to return the unsold balance, amounting to 377 pens, and to have
them replaced with pens of better quality.
Please let us know what arrangements you wish us to make for the return
of these unsuitable pens.
Yours faithfully
Teks di atas adalah sebuah surat keluhan atas pulpen yang tidak berfungsi
dengan baik dan pengirim surat juga merugi karena banyak pelanggan yang
mengembalikan dan meminta uangnya kembali. Pengirim surat juga ingin
mengembalikan pulpen yang tersisa dan menginginkan penggantian.
Bila saudara menerima surat keluhan seperti di atas, apa yang Saudara
lakukan? Saudara dapat melapor ke bagian sales, memberikan penjelasan
atas keluhan dari pelanggan, dan menindaklanjuti keluhan dan memastikan
pelanggan mendapatkan pesanannya sesuai kriteria.
Lembar Kerja 2
Read the letter carefully and answer the comprehension questions below.
Dear Mr Johnson

Thank you for your order R345 24 for 10 x ST32LW Full LED TV. However, we are
not able to deliver before the end of November as you requested.
The manufacturers of these goods are finding it impossible to meet current demand
for this popular model. We placed an order for 100 sets one month ago and were
informed that all orders were being met in strict rotation. Unfortunately, we will not
receive the goods before the end of January.
I understand from our telephone conversation this morning that your customers are
unwilling to consider other brands and I can appreciate the popularity of the ST
brand. We do have reasonable stocks of the ST44LW and the ST37LW, if you wish
us to supply these instead. If not, can I suggest that you try Prime Vision of Leeds?
They usually carry large stocks and may be able to help you.
All the best
What is the purpose of the letter?

………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………..
How do you follow up the letter?

………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………..
What will you do after reading that letter?

………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………..
e. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk mengidentifikasi tindak lanjut yang harus

dilakukan. Saudara akan melakukan aktivitas tersebut dalam lingkup
pekerjaan Administratif Profesional. Latih terus diri Saudara agar semakin
mahir dalam mengidentifikasi tindak lanjut yang harus dilakukan.

3. Elemen 3: Memahami diagram rutin dan tidak rutin
a. Tujuan dari diagram diidentifikasi.
Perhatikan diagram di bawah ini. Apakah Saudara dapat mengidentifikasi

tujuannya?
Sumber: https://timesofindia.indiatimes.com/business/india-business/Nestles-70-noodle-market-share-faces-
heat/articleshow/47534610.cms
Seperti yang Saudara baca, judul diagram memberikan gambaran

menyeluruh atas kebutuhan/tuntutan global atas mi instan. Pada diagram,
Saudara dapat lihat, ada 10 negara tertinggi mengonsumsi mi instan
berdasarkan jumlah penyajian. Yang tertinggi adalah China dan Hong Kong
sebesar 44.400 dan yang terendah jatuh pada Brazil sebesar 2.360. (Angka
yang terbilang dalam jutaan kemasan.) Perhatikan nomor 4, India, tertulis
dengan cetak tebal, menunjukkan bahwa fokus diagram adalah negara
tersebut, dengan konsumsi 5.340 sajian. Inilah yang menjadi tujuan dari
diagram di atas, konsumsi negara India pada mi instan dan negara-negara
lain sebagai pembandingnya.
Mari kita lanjutkan dengan artikelnya pada bagian berikut ini.
b. Intisari uraian khusus dari diagram dapat disimpulkan.
Baca teks di bawah ini. Apakah Saudara dapat menyimpulkan teks tersebut?
Teks 3.1.
Nestle's 70% noodle market share faces heat
MUMBAI: The Maggi MSG-lead controversy is expected to have a cascading

effect on the Rs 4,000 crore instant noodles market. Maggi has a 70%
share of this market. Considering that the confidence in Nestlé's Maggi has
taken a beating following reports that certain samples contained MSG and
lead, marketers feel consumers could become wary of other noodle brands.
"It's not about Maggi alone. The entire packaged foods market could come

under scrutiny. The incident has woken up consumers and they'll be wary
of all dehydrated noodles, branded or unbranded,'' said Harish Bijoor of
Harish Bijoor Consults Inc.
Maggi pioneered the concept of packaged instant noodles in India three

decades back and despite several brands entering the fray, dominates the
space. ITC Foods' Sunfeast Yippee has garnered 18-20% of the market.
Hindustan Unilever, which markets Knorr soupy noodles, holds the balance
share with other brands.
Other noodle makers don't believe their brands will take a hit. ITC's
spokesperson told TOI: "We're confident of the high quality of Yippee given
the stringent standards followed in manufacturing and testing our product."
Nearly 30% of Nestlé India's turnover (approximately Rs 9,000 crore)

comes from Maggi. A dent to Maggi's image could cost Nestle-the third
largest FMCG company after HUL and Proctor & Gamble - dear. When it
comes to food brands, quality plays a crucial role in enabling consumers to
make purchase decisions. "Whenever such an issue comes up, consumers
wait for clarity. Till that comes, sales get impacted.
It's important for brands to continue the conversation with consumers and
stakeholders so trust is maintained," said an FMCG executive. Nalin Khanna,
CEO, Vertebrand brand advisory, feels: "At a deeper level, the consumer's
trust in the brand and her relationship with it are likely to be hit. At times
like this, honesty and clear communication on the part of the brand are
critical.
It must publish the test results and ensure corrective steps within a tight
time frame." Communication is a good idea feels Ashish Khazanchi,
managing-partner, Enormous Brands, a Mumbai advertising agency. "Maggi
is one of the most loved brands in the country which makes it a resilient
entity. Doing a media campaign and taking people along may not be a bad
idea."
Sumber: https://timesofindia.indiatimes.com/business/india-business/Nestles-70-noodle-market-share-faces-
heat/articleshow/47534610.cms
Ya, artikel ini berbicara mengenai bagaimana perusahan besar Nestle-

Maggi, produsen mi instan di India yang menguasai pasar hingga 70%,
menghadapi masalah kontroversial yang berpengaruh besar pada
penjualannya secara nasional di India. Masalah tersebut adalah adanya
laporan tentang mi instan mereka yang mengandung MSG dan timah.
Imbasnya bukan hanya dirasakan oleh Nestle-Maggi saja, tetapi juga
produsen-produsen mi instan lain di negara tersebut.
Hampir 30% omset Nestle berasal dari Maggi. Jadi apa yang terjadi pada
merk tersebut dapat berimbas pada perusahaan utama. Bila terjadi masalah
pada produk makanan, konsumen akan menunggu sampai ada kejelasan.
Hal ini akan berdampak pada penjualan.

Salah satu petinggi FMCG memberi masukan agar perusahaan tetap

menjaga komunikasi dengan konsumen sehingga kepercayaan tetap
terjaga. Selain itu, ada masukan juga dari seorang ahli dari sebuah biro
iklan, yakni perusahaan harus segera mempublikasikan hasil tes dalam
kurun waktu yang cepat dan melaksanakan langkah-langkah perbaikan dan
melakukan kampanye melalui media.
c. Permasalahan dalam diagram yang teridentifikasi ditanggapi

apabila diperlukan.
Perhatikan kembali diagram di bawah ini. Permasalahan apa yang Saudara

temui pada diagram tersebut?
Permasalahan yang dapat kita lihat pada diagram ini adalah posisi negara
India yang berada pada nomor 4 dan peran makanan ini sebagai “comfort
food” atau makanan yang memberi rasa nyaman. Artinya pasar mi instan di
negara tersebut tetap menjanjikan dan memiliki potensi yang besar
sehingga harus mendapat perhatian dalam penyelesaian pada kasus yang
menyangkut perusahaan seperti yang dijelaskan di artikel di atas.
d. Bantuan dicari apabila perlu.
Bila Saudara mengalami kesulitan untuk memahami artikel yang disertai

dengan diagram, Saudara dapat mengandalkan sumber daya lain, seperti
kolega Saudara atau internet. Untuk lebih jelasnya, Saudara dapat kembali
ke elemen 1, poin d.
Lembar Kerja 3
Pay attention to the diagram and the four options below.

• What is the purpose of the diagram?
• Which text that best describes the diagram? Text A, B, C, or D?
• What seems to be the problem based on the text?

Text A Soda brands pushed their diet products, but this backfired as
consumers became concerned about the impact of artificial
sweeteners on their diets.
Text B For the first time in U.S. history, more bottled water is being sold
than soda per person. It’s a fundamental shift in consumer habits – if
you look at the graph, you can see that as recent as the mid-2000s,
people drank twice as much soda per capita.
Text C Soda consumption in the U.S. has dropped from 50 gallons to 37.5
gallons per capita between 2000 and 2017. It’s now at a 30-year
low.
Text D Most of us are eating differently these days, but these changes are
extremely evident when looking at calorie consumption of children.
As you can see, sugar sweetened drinks are falling off the map in a
big way.
Sumber teks: https://www.visualcapitalist.com/death-of-soda/
Write your response in this section.

………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..

f. Rangkuman
Saudara telah berlatih untuk memahami diagram rutin dan tidak rutin.
memahami diagram rutin dan tidak rutin.
D. Penilaian
Sumber: https://windowsreport.com/there-was-a-problem-reading-this-document/
Questions 1-3 refer to the following letter.
Dear Mr Smith
Thank you for your email regarding faults in the pens supplied to your
order number 8562. We have been very concerned about this, and are
glad that you brought this to our notice.
We have tested a number of pens from the production batch you mention,
and agree that they are not perfect. The defects have been traced to fault
in one of the machines, which has now been rectified.
Please arrange to return to us your unsold balance of 377 pens. We will be

happy to reimburse you for the cost of postage. We have already arranged
for 400 pens to be sent to replace this unsold balance. The extra 23 pens
are sent with our compliments. You will be able to provide free
replacements of any further pens about which you may receive
complaints.
Once again, our apologies for this inconvenience.
Best wishes

1. What is the purpose of the letter?

A. To reply a complaint.
B. To neglect a complaint.
C. To abandon a suggestion.
D. To disregard an enquiry.
2. What seems to be the problem according to the letter?

A. The pens are all in good condition.
B. Some of the goods are faulty.
C. The damage was not caused by the machine.
D. There was a misunderstanding between the seller and the buyer.
3. What does the writer suggest at the end of the letter?

A. To send a complaint letter concerning the faulty pens.
B. To describe the conditions of the stationery.
C. To ask for replacement for the damaged pens.
D. To ask the recipient to return the unsold pens.
Subject: 10th anniversary celebration – 10 May 2020
It has been a prosperous journey for ST Training Solution this past

decade. To celebrate our 10th anniversary we have arranged a special
evening, and we would like you share this with us.
We promise a night of glamour and humour – with Radio DJ, The Flying
Scotsman, as our MC, and an enchanting and glamorous performance by
local singing sensation, Clarissa Monteiro.
Details for your diary are:

Date Friday 10 May 2020
Time Cocktails from 19:00; Dinner at 19:30; Showtime 20:30
Venue Ritz Carlton Hotel, Fullerton Road
Theme Starry Starry Nite
Please confirm your attendance to Eunice at eunice_soon@gic.com.sg by 9

April.
We have mystery gifts for early birds and prizes for the best dressed star!
Come join us and be among the stars for the night!
Let’s celebrate our 10th anniversary in style!
4. What is this letter mainly about?

A. A declaration of 10 years of a company playing in a big market.
B. An invitation of 10th anniversary celebration of a company.
C. A ceremony of 10th anniversary of the director of a company.
D. An announcement of 10 years of achievement of a big company.

5. What would be the celebration like?

A. It would make people irritated and furious.
B. It would make the employee under pressure.
C. It would be very exciting and entertaining.
D. It would be an elegant and classy party.
6. What do early birds mean and what will happen to them?

A. Those who tell Eunice about their coming to the ceremony and they will
have their prizes for their best dress.
B. People who register their presence in the party to Eunice and they will have
some giveaway.
C. Those who will have some mystery gifts because they wear the best dress
in the party.
D. Those who confirm their attendances first and they will have their chances
for mystery gifts.
Subject: Security
Dear Department Managers
In view of recent bomb threats received by several competitors, please

brief your staff on these points of security.
1. All employees must wear a name badge at all times.

2. All areas must be kept as clean and tidy as possible. This will reduce
potential areas where bombs may be hidden.
3. Do not tamper with or move any suspicious object. Departments
Managers should be informed and the police notified.
4. Evacuation should follow established fire drills.
All incidents must be taken seriously and a detailed report submitted to

me.
Please stress to all your staff that have and important part to play in
maintaining a high level of security in all areas at all times.
Thanks for your help.
7. What is the purpose of the letter?

A. To notify all staff about security matter
B. To inform all staff to wear badges at all times
C. To tell the department managers about the bomb
D. To update security news around the office

8. What seems to be the problem according to the letter?

A. There was a misinterpretation of the bomb threats by one of the security
manager.
B. There was a misunderstanding between the security managers.
C. There were some damaging disputes done by other companies.
D. There were bomb threats received by other companies.
Questions 10-12 refer to the following notice.
TRANSIT VISA APPLICANTS
All applicants for transit visas to Neederlanz must have a valid passport.
Neederlanz consulates abroad are authorized to issue transit visas valid for
72 hours. Persons planning to be in Neederlanz for longer than 72 hours
or for work-related purposes should not apply for this type of visa.
When applying for a visa, you will need a valid passport, one photo, a
completed application form, and a fee of ten Neederlanz pounds or the
equivalent in local currency.
Visas will be processed within 24 hours.
Consulate General
of the Republic of Neederlanz
9. What is this notice mainly about?

A. Recommendations regarding the best way to travel to Neederlanz
B. Procedures for obtaining a temporary Neederlanz travel permit
C. Customs regulations at Neederlanz transit points
D. Procedures for obtaining travel assistance while in Neederlanz
10. What is NOT required when applying for a Neederlanz transit visa?
A. A photograph
B. A valid passport
C. A letter from the consulate general
D. A completed application form
Read the following text and pay attention to the diagram. Then, answer the
questions below in English.
Changing Consumer Mindsets
Since the beginning of the pandemic, one-quarter of consumers have delayed

purchasing luxury items. In fact, a portion of those who have delayed
purchasing luxury goods are now considering entirely new avenues, such as

seeking out cheaper alternatives.
However, most people surveyed claim that they will postpone buying luxury
items until they can get a better deal on price.
This frugal mindset could spark an interesting behavioral shift, and set the
stage for a new category to emerge from the ashes—the second-hand luxury
market.
Numerous sources claim that pre-owned luxury could in fact overtake the
traditional luxury market, and the pandemic economy could very well be a
tipping point.
Sumber teks dan diagram: https://www.visualcapitalist.com/charting-the-rise-and-fall-of-the-global-luxury-goods-market/
1. What is the text mainly about?

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
2. How does the diagram related to the text and what does it explain?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
3. What seems to be the problem according to the text?

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran 5?

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran 5?

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

kompetensi Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional
Menengah?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

membaca dalam bahasa Inggris pada tingkat menengah. Selamat
meningkatkan kompetensi.
Referensi
Taylor, Shirley, Model Business Letters, Emails and Other Business Documents 7 th
Edition. New Delhi: Dorling Kindersley (India) Pvt. Ltd, 2013.
https://www.washingtonblade.com/2014/04/25/sure-read-condo-documents/
http://sederet.com/
https://translate.google.co.id/?hl=en&tab=rT
https://www.legalo.co.uk/blog/require-that-staff-read-their-contracts/
https://timesofindia.indiatimes.com/business/india-business/Nestles-70-noodle-market-
share-faces-heat/articleshow/47534610.cms
https://www.visualcapitalist.com/death-of-soda/
https://windowsreport.com/there-was-a-problem-reading-this-document/
https://www.visualcapitalist.com/charting-the-rise-and-fall-of-the-global-luxury-goods-
market/

BAB XII
MENYIAPKAN DOKUMEN BISNIS
Setelah mempelajari kegiatan ini, Saudara diharapkan dapat menerapkan kerja

sama dengan kolega dan pelanggan dalam lingkungan pekerjaan Administratif
Profesional melalui Kegiatan Pembelajaran Menerapkan Kerjasama degan Kolega
dan Pelanggan.
Pelanggan adalah:
1. Mengidentifikasi Persyaratan Dokumen

1.1. Mengidentifikasi persyaratan yang dibutuhkan
1.2. Menetapkan metode dan kriteria tinjauan manajemen administrasi
berdasarkan sasaran kebijakan Perusahaan
1.3. Mengidentifikasi kebijakan administrasi berdasarkan keberlanjutannya
1.4. Melakukan tinjauan sistem administrasi berdasarkan hasil identifikasi
2. Memeriksa Kelengkapan Dokumen

2.1. Memeriksa dokumen pendukung kelengkapannya sesuai kebutuhan
2.2. Mengikuti ruang lingkup sistem administrasi sesuai sop Perusahaan
2.3. Menetapkan indikator kinerja sistem administrasi berdasarkan kebutuhan
Perusahaan
3. Mempersiapkan Dokumen
3.1. Mengembangkan struktur dan isi dokumen sesuai tujuan
3.2. Menggunakan sejumlah presentasi tertulis dan teknik grafis untuk
memperkaya pengaruh dan efektivitas informasi yang disampaikan
3.3. Mengekspresikan informasi dengan mempertimbangkan pengaruh
dokumen yang dimaksud kepada pendengar/penerima
3.4. Mengidentifikasi masalah-masalah pokok untuk di analisa
3.5. Memasukkan rekomendasi untuk tindakan sesuai kebutuhan
3.6. Meninjau mutu informasi dan di sesuaikan kebutuhan
3.7. Memeriksa keakuratan teks sebelum penyelesaian akhir sesuai tujuan
4. Menindaklanjuti Dokumen
4.1. Memeriksa dokumen yang telah disiapkan ulang kelengkapannya
4.2. Menindaklanjuti penyampaian/sirkulasi dokumen segera
4.3. Melakukan tindakan perbaikan apabila terdapat rekomendasi untuk revisi
4.4. Melakukan konsultasi dengan kolega sesuai kebutuhan

C. Aktifitas Pembelajaran
1. Elemen 1: Mengidentifikasi Persyaratan Dokumen
a. Mengidentifikasi persyaratan yang dibutuhkan
Peranan dokumen bisnis dalam perdagangan modern dapat berupa surat,

benda berharga, cetakan, gambar, rekaman, memo, laporan, LPT, email,
dll. yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan
supaya lebih meyakinkan, kegiatan bisnis dirintis dan dilaksanakan melalui
korespondensi dengan menggunakan formulir tertentu dengan tujuan untuk
mencapai efisiensi kerja, penghematan biaya, waktu dan tenaga. Dokumen
atau korespondensi yang biasa digunakan, adalah:
• Dokumen/surat perkenalan
• Dokumen/surat permintaan daftar harga
• Dokumen/surat penawaran
• Dokumen/surat pesanan
• Dokumen/surat pengiriman barang dan daftar perincian barang
• Faktur dan rekening
• Dokumen/surat pengaduan
• Dokumen/surat tuntutan dan penyelesaiannya
• Dokumen/surat gugatan dan memo kredit
• Dokumen/surat permohonan pembelian secara kredit dan tagihannya
• Dokumen/surat perjanjian
• Dokumen/surat referensi dan rekomendasi
• Dokumen/surat keputusan
LK 1
Mengidentifikasi Persyaratan Dokumen
Sebuah perusahaan, memproduksi barang baru, agar barang tersebut diketahui

khalayak ramai, perusahaan akan membuat dokumen/surat perkenalan, menurut
anda apa syarat untuk membuat dokumen perkenalan. Untuk menjawab LK ini
anda dapat berdiskusi atau memanfaatkan berbagai sumber belajar atau fasilitas
yang ada.
b. Menetapkan metode dan kriteria tinjauan manajemen administrasi

berdasarkan sasaran kebijakan Perusahaan
Ketika menyiapkan dokumen bisnis harus memperhatikan metode yang

telah ditetapkan oleh perusahaan, misalnya dalam membuat surat hal yang
harus diperhatikan adalah:
• Jenis Huruf
• Ukuran huruf
• Jarak Baris
• Jenis dan Ukuran Kertas
• Ukuran Amplop
• Penulisan Tanggal dan Nomor Surat
• Lipatan Surat
• dan lain-lain

LK 2
Menetapkan metode dan kriteria tinjauan manajemen administrasi
berdasarkan sasaran kebijakan perusahaan
Jika anda sebagai pemimpin metode apa yang akan ditetapkan untuk membuat
surat sebagai kode etik perusahaan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
dengan teman sejawat.
c. Mengidentifikasi kebijakan administrasi berdasarkan

keberlanjutannya
Kebijakan Administrasi bertujuan untuk melindungi bisnis yang dilakukan,

memenangkan persaingan serta untuk memperoleh keuntungan yang besar.
Kebijakan itu dapat berupa kebijakan produk, kebijakan harga, kebijakan
distribusi, kebijakan keluhan pelanggan dll. Kebijakan ini harus sesuai
dengan keadaan dan perlu dievaluasi untuk penyesuaian.
LK 3
Mengidentifikasi kebijakan administrasi berdasarkan keberlanjutannya
Menurut anda, apa yang terjadi jika kebijakan administrasi tidak relevan dengan
situasi dan kondisi dilapangan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
dengan teman sejawat atau mencari dari berbagai sumber/fasilitas yang ada.
d. Melakukan tinjauan sistem administrasi berdasarkan hasil

identifikasi
Berdasarkan hasil identifikasi terkait kesesuaian kebijakan administrasi yang

diterapkan dengan keadaan sekitar perlu diadakan peninjauan kembali
untuk menyesuaian, Perusahaan harus melakukan tindakan yang diperlukan
untuk memperbaiki proses-proses, memeriksa dan menganalisa hasil-hasil
tindakan perbaikan yang dilakukan, melakukan standarisasi untuk tindakan
perbaikan yang sesuai, atau memilih tindakan perbaikan lain yang lebih
tepat dan efektif dalam rangka mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan
meningkatkan secara kontiniu kinerja dari proses-proses tersebut.
Bila perusahaan mengambil sumber daya diluar Perusahaan maka

Perusahaan harus menjamin pengendalian proses-proses tersebut.
Pengendalian yang dimaksud yakni, Perusahaan harus memantau dan
memeriksa (melakukan seleksi) kemampuan sumber daya dari luar tersebut.
Pemantauan dan pemeriksaan ini mencakup kesesuaian operasional dalam
memenuhi kesesuaian dengan persyaratan. Selain itu Perusahaan harus
melakukan evaluasi dalam interval waktu tertentu terhadap kemampuan
sumber daya itu dalam memenuhi persyaratan. Pengendalian proses-proses
sumber daya luar itu juga harus dinyatakan dalam sistem manajemen.
LK 4
Melakukan tinjauan sistem administrasi berdasarkan hasil identifikas
Menurut anda, kenapa hasil indentifikasi administrasi perlu ditindaklanjuti.

Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman sejawat atau mencari
dari berbagai sumber/fasilitas yang ada.

2. Elemen 2: Memeriksa Kelengkapan Dokumen
a. Memeriksa dokumen pendukung kelengkapannya sesuai

kebutuhan
Sebelum dokumen dipergunakan terlebih dahulu diperiksa dengan teliti

kelengkapan dokumen pendukungnya hal tersebut agar proses berjalan
dengan lancer, apabila dokumen yang akan digunakan membutuhkan
dokumen pendukung ternyata tidak ada bisa jadi dokumen itu tidak dapat
dipergunakan dan mengakibatkan proses kegiatan tidak dapat berjalan
dengan lancar guna mencapai tujuan, jenis atau macam dokumen
pendukung berdasarkan kebutuhan dari kegiatan yang dilakukan
perusahaan.
LK 5
Memeriksa dokumen pendukung kelengkapannya sesuai kebutuhan
Menurut anda, apa kegunaan dokumen pendukung atau lampiran pada surat yang
dikirim. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman sejawat atau
mencari dari berbagai sumber/fasilitas yang ada.
b. Mengikuti ruang lingkup sistem administrasi sesuai SOP

perusahaan
Proses pengurusan dokumen mengikuti persyaratan-persyaratan yang harus

diikuti oleh seluruh personil Perusahaan. Persyaratan tersebut memuat
ketentuan-ketentuan, petunjuk umum/khusus, prosedur, instruksi, dan
referensi-referensi, yang dibuat sebelum pelaksanaan proses-proses dan
digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan proses-proses tersebut semua
dokumen yang berupa catatan-catatan atau data yang diperoleh dari hasil
pelaksanaan proses-proses harus terekam sesuai dengan standar
operasional prosedur (SOP) yang berlaku di Perusahaan bersangkutan.
LK 6
Mengikuti ruang lingkup sistem administrasi sesuai sop Perusahaan
Menurut anda, apa yang terjadi jika surat yang dikirim tidak mengikuti prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
c. Menetapkan indikator kinerja sistem administrasi berdasarkan

kebutuhan Perusahaan
Perusahaan harus menetapkan atau membuat pernyataan yang

terdokumentasi tentang:
• Kebijakan dan sasaran-sasaran yang harus didokumentasikan (ditulis)
dan disosialisasikan kepada seluruh personil Perusahaan
• Pedoman atau petunjuk umum (guidelines) dalam pelaksanaan sistem
manajemen yang memuat garis besar ruang lingkup sistem manajemen,
prosedur terdokumentasi yang harus ditetapkan dan juga interaksi antar
proses-proses (process mapping) dari sistem manajemen.

• Prosedur (Standar Operational Procedure/SOP) terkait semua petunjuk

pelaksanaan proses-proses yang terdapat dalam sistem manajemen
yang merupakan penjabaran sistematis dari pedoman, oleh karena itu
semua prosedur yang dibuat harus mengacu atau merujuk kepada
pernyataanpernyataan dalam pedoman serta memuat rincian/langkah-
langkah pelaksanaan proses secara efektif dan efisien, seperti; instruksi
kerja (working instruction), diagram alir proses (process flowchart), dll.
Dokumen ini dibuat jika penjelasan dalam prosedur-prosedur dirasa
masih belum cukup.
LK 7
Menetapkan indikator kinerja sistem administrasi berdasarkan kebutuhan
Perusahaan
Menurut anda, kenapa seluruh system administrasi yang diterapkan perusahaan

harus terdokumentasi. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman
sejawat atau mencari dari berbagai sumber/fasilitas yang ada.
3. Elemen 3: Mempersiapkan Dokumen
a. Mengembangkan struktur dan isi dokumen sesuai tujuan
Dokumen yang dibuat mengacu kepada struktur yang telah ditetapkan

sementara isinya mengandung pesan yang akan disampaikan atau
menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pengirim dengan struktur dan
isi dokumen yang jelas akan mempermudah dalam pemahaman.
LK 8
Mengembangkan struktur dan isi dokumen sesuai tujuan
Menurut anda, bagaimana struktur atau kerangka surat yang lengkap dan ciri-ciri
bahasa surat yang baik. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan
teman sejawat atau mencari dari berbagai sumber/fasilitas yang ada.
b. Menggunakan sejumlah presentasi tertulis dan teknik grafis untuk

Dokumen yang berisi informasi agar mudah dipahami dapat dibuat dalam
bentuk grafis atau menggunakan presentasi tertulis, prinsip dan teknik
merupakan hal yang perlu diperhatikan seperti:
• Menarik Perhatian
• Kontras
• Sistimatis
• Ritme
• Menghindari pemborosan
• Besar huruf minimal 24
• Huruf mudah dibaca
• Dalam satu baris maksimal 7 kata
• Dalam satu slide maksimal 10 baris

LK 9
Menggunakan sejumlah presentasi tertulis dan teknik grafis untuk
Buatlah iklan yang bertujuan memperkenalkan produk baru peralatan perkantoran.

c. Mengekspresikan informasi dengan mempertimbangkan pengaruh

Informasi yang disampaikan harus mempertimbangkan pengaruh dokumen

yang dimaksud kepada pendengar atau penerima dengan menggunakan
bahasa yang menarik dan sopan, Bahasa yang menarik adalah bahasa yang
hidup, lugas, jelas, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata
yang sudah usang, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat
menyinggung perasaan orang lain. Bahasa surat yang sopan maksudnya
bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa pada umumnya
dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan serta kata-kata yang
merendahkan martabat orang lain.
LK 10
Mengekspresikan informasi dengan mempertimbangkan pengaruh
Menurut anda, bagaimana penerapan bahasa yang lugas, jelas, enak dibaca, tidak
kaku pada surat. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman
d. Mengidentifikasi masalah-masalah pokok untuk di analisa
Dalam mengembangkan isi informasi terlebih dahulu harus melalui langkah

mengidentifikasi masalah-masalah yang timbul dipermukaan, berdasarkan
identifikasi tersebut dikembangkanlah isi informasi sehingga tepat pada
sasaran yang dibutuhkan oleh pengguna.
LK 11
Mengidentifikasi masalah-masalah pokok untuk di analisa
Menurut anda, syarat apa yang harus ada dalam surat lowongan kerja.
e. Memasukkan rekomendasi untuk tindakan sesuai kebutuhan
Sebelum digunakan dokumen atau informasi diperiksa kebenarannya

apabila terdapat kesalahan maka dibuatkan rekomendasi untuk dilakukan
perbaikan sesuai dengan yang diharapkan. Rekomendasi dapat berupa
tanda penunjuk yang mesti dikoreksi kalau terdapat banyak kesalahan
pada baris yang sama atau pada halaman tersebut, maka dipergunakan
urutan tanda-tanda disebelah kata tersebut untuk tiap kesalahan. Pada
pinggir kertas, tanda tersebut diulang lagi disertai dengan perbaikan yang

dimaksud. Untuk lebih jelas silahkan anda mencari tanda-tanda koreksi

dengan menggunakan internet.
LK 12
Memasukkan rekomendasi untuk tindakan sesuai kebutuhan
Tuliskan tanda koreksi tentang: huruf besar, membatalkan kata/kalimat yang

dicoret, mengganti letak kata. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
f. Meninjau mutu informasi dan di sesuaikan kebutuhan
Setelah dilakukan perbaikan berdasarkan rekomendasi yang diberikan

dokumen atau informasi belum dapat digunakan namun harus diperiksa
kembali apakah kesalahan yang telah direkomendasikan untuk perbaikan
telah dilakukan atau belum, jika sudah dilakukan perbaikan maka dokumen
atau informasi tersebut baru dapat dipergunakan.
LK 13
Meninjau mutu informasi dan di sesuaikan kebutuhan
Menurut anda, kenapa informasi yang disampaikan harus memperhatikan mutu.

g. Memeriksa keakuratan teks sebelum penyelesaian akhir sesuai

tujuan
Keakuran teks harus dilakukan dengan teliti meliputi: Kesesuaian informasi,

kerangka informasi atau surat, bahasa surat, isi, bentuk surat, lipatan surat
sesuai yang telah distandarkan oleh organisasi dengan demikian maksud
dari isi surat tidak keliru dan mudah dipahami oleh pembaca.
LK 14
Memeriksa keakuratan teks sebelum penyelesaian akhir sesuai tujuan
Menurut anda, jika terjadi kesalahan isi teks setelah dilakukan pengiriman, apa
yang harus dilakukan!
4. Elemen 4: Menindaklanjuti Dokumen
a. Memeriksa ulang dokumen yang telah disiapkan kelengkapannya
Dokumen yang telah disiapkan untuk dipergunakan sebelumnya harus

diperiksa kembali terkait dengan bentuk, isi, lipatan, kertas yang digunakan
serta dokumen pendukung yang menjadi alasan dibuat dokumen tersebut
dengan demikian maka keakuratan dapat dipertanggungjawabkan.

LK 15
Memeriksa ulang dokumen yang telah disiapkan kelengkapannya.
Menurut anda, siapa yang harus melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen

sebelum digunakan! Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman
b. Menindaklanjuti penyampaian/sirkulasi dokumen segera
Dokumen yang telah selesai diperiksa sebelum dipergunakan diproses

sesuai dengan alur yang telah ditetapkan oleh organisasi, masing-masing
unit dengan segera mungkin menindaklanjuti dokumen tersebut sehingga
proses kegiatan organisasi dapat berlangsung dengan lancar sesuai yang
diharapkan.
LK 16
Menindaklanjuti penyampaian/sirkulasi dokumen segera
Menurut anda, apa manfaat proses sirkulasi sebelum dokumen itu digunakan!
c. Melakukan tindakan perbaikan apabila terdapat rekomendasi

untuk revisi
Perbaikan-perbaikan perlu dilakukan apabila terdapat rekomendasi untuk

kesempurnaan dokumen yang akan dipergunakan dengan demikian maksud
dari dokumen tersebut dapat tercapai.
LK 17
Melakukan tindakan perbaikan apabila terdapat rekomendasi untuk revisi
Menurut anda, apa yang harus anda lakukan terhadap dokumen yang telah
mendapatkan rekomendasi perbaikan dari pimpinan setelah di revisi. Untuk
menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman sejawat atau mencari dari
berbagai sumber/fasilitas yang ada.
d. Melakukan konsultasi dengan kolega sesuai kebutuhan
Dokumen yang telah disampaikan kepada kolega perlu ditindaklanjuti

dengan cara melakukan konsultasi terkait kesesuaian dengan kebutuhan
yang diharapkan kolega, apabila terjadi ketidak sesuai maka dengan segera
melakukan revisi sesuai yang diharapkan dengan tindakan ini maka kolega
merasa diperlakukan dengan baik.
LK 18
Melakukan konsultasi dengan kolega sesuai kebutuhan
Menurut anda, Kenapa harus dilakukan konfirmasi kepada kolega setelah dokumen
dikirimkan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman sejawat
atau mencari dari berbagai sumber/fasilitas yang ada.

D. Rangkuman
Modul ini berisi tentang sistem kebijakan administrasi, komunikasi efektif,

komunikasi tertulis yang meliputi ungkapan dan keterangan mengenai berbagai
masalah dan kerumitannya, jenis-jenis dokumen organisasi, melakukan penelitian
di luar pengalaman, Teknik pengembangan dan penyampaian laporan
E. Penilaian
1. Letak tanda tangan penanggung jawab surat pada bentuk semi block, adalah
….
A. Disebelah kanan atas
B. Disebelah kiri bawah
C. Disebalah kiri atas
D. Disebelah kanan bawah
2. Dalam surat niaga sering digunakan istilah-istilah yang mempunyai arti

tersendiri, seperti c/o (care of) artinya adalah ….
A. Per alamat
B. Atas nama
C. Dengan alamat
D. Carbon copy
3. Pilih salah satu dari 5 kalimat yang anda anggap efektif ….

A. Sehubungan dengan hal tersebut diatas
B. Sehubungan dengan hal tersebut
C. Sehubungan hal tersebut
D. Hubungan dengan hal diatas
4. Surat pribadi biasanya menggunakan amplop berukuran ….

A. 9 X 13 Cm
B. 9 X 15 Cm
C. 9 X 16 Cm
D. 9 X 10.5 Cm
5. Tanda koreksi/pembetulan yang berarti ”tidak jadi dihapus”, adalah ….

A.
B.
C.
D.
6. Bentuk surat yang pengetikannya setiap alenia isi surat masuk lima karakter,
adalah ….
A. Full block style
B. Block style
C. Semi block style
D. Indented style

7. Lembaran yang dipergunakan oleh pimpinan untuk menuliskan tentang tindak

lanjut Dan siapa yang ditunjukmelakukan tindak lanjut atas suatu surat masuk,
disebut ….
A. Lembar Pengantar
B. Lembar Disposisi
C. Lembar Pengiriman
D. Lembar Follow Up
8. Penggunaan alat elektronik secara otomatis melaksanakan tugas-tugas yang

diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak adalah ….
A. pengolahan data
B. surat elektronik
C. kalender elektronik
D. konferensi audio
9. Apabila perusahaan mengirimkan surat kepada pihak lain diluar perusahaan

harus menggunakan buku ... sebagai tanda terima penyerahan surat kepada
pihak lain.
A. Agenda
B. Klaper
C. Ekspedisi intern
D. Ekspedisi ekstern
10. Untuk melayani pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi

yang diperlukan sehingga memudahkan penyelesaian pekerjaan adalah …
A. Peranan tata usaha
B. Fungsi tata usaha
C. Kedudukan tata usaha
D. Tugas tata usaha
1. Petunjuk Pengerjaan
Kerjakan soal berikut dengan aplikasi computer MS Word
Waktu: 45 menit
2. Peralatan yang dipergunakan

Komputer
Printer
3. Bahan yang diperlukan

Kertas HVS A4
Sampul Surat Standar (kosong)
4. Alur Kegiatan
a. Ketik surat dengan bagian yang lengkap, diketik dengan Font Arial, Font
Size 11, bentuk semi block dengan lipatan Standard Fold
b. Tentukan nama perusahaan tempat anda bekerja dan rancang Kop surat
Perusahaan pada sampul yang tersedia
c. Cetak surat di atas kertas A4

d. Tanggal Hari ini

e. No. Surat: Tentukan. Hal : Penawaran Personal Computer TOSHIBA
f. Kepada: PT. DINDA COMPUTER JAYA, Jalan Jend. Gatot Subroto Km 123,
Bojongsari, Depok, Jawa Barat
g. Isi:
Spesifikasi Produk yang ditawarkan
• Model Name : Satellite L840,
• Pilihan warna : merah, putih, hitam, metalik
• Ukuran 13”,
• Harga Rp 6.850.000/per unit
Persyaratan
• Pesanan di atas 5 unit diberi discount 5%
• Pembayaran tunai melalui Rekening BNI No. Rek: 5201-02-000333-33-9.
• Penawaran ini hanya berlaku mulai tgl. 1 s.d. 20 DES 2020

BAB XIII
MEMBUAT LAPORAN TERTULIS
Setelah mempelajari kegiatan ini, Saudara diharapkan dapat membuat laporan

tertulis dalam lingkungan pekerjaan Administratif Profesional melalui Kegiatan
Pembelajaran Membuat Laporan Tertulis.
Pelanggan adalah:
1. Mempersiapkan dokumen laporan

1.1. Data yang akan digunakan di dalam pembuatan laporan diidentifikasi.
1.2. Perangkat keras dan perlengkapan pendukung dan peralatan pendukung
lainnya diidentifikasi.
1.3. Perangkat lunak yang akan digunakan untuk pembuatan laporan
diidentifikasi sesuai kebutuhan.
2. Menentukan jenis laporan yang akan dibuat

2.1. Jenis laporan yang akan dibuat diidentifikasi sesuai kebutuhan.
2.2. Dokumen baru dibuat sesuai bentuk laporan.
2.3. Format dan layout dokumen dibuat.
2.4. Template atau formulir yang akan digunakan ditetapkan sesuai
kebutuhan.
2.5. Format dokumen seperti huruf, ukuran, bentuk, tabulasi, bullets, nomor
halaman, ditetapkan.
3. Menulis laporan tertulis

3.1. Laporan dibuat sesuai jenis laporan.
3.2. Teks dan gambar ditambahkan dari dokumen lain kedalam laporan sesuai
kebutuhan.
3.3. Tabel, makro, footnote dibuat sesuai kebutuhan.
3.4. Suku kata dan tata bahasa digunakan sesuai kebutuhan.
3.5. Dokumen disimpan pada media penyimpanan sesuai prosedur.
4. Menyediakan laporan
4.1. Fungsi preview digunakan untuk melihat tampilan dokumen sebelum
dicetak.
4.2. Fungsi pencetakan digunakan pada saat mencetak dokumen sesuai
kebutuhan pelaporan.
4.3. Dokumen diserahkan kepada yang berkepentingan.

1. Elemen 1: Mempersiapkan Dokumen Laporan
a. Data yang akan digunakan di dalam pembuatan laporan

diidentifikasi
Pada dasarnya laporan merupakan gambaran tentang apa (what) yang

telah terjadi, di mana (where) kejadian tersebut berlangsung, bilamana
(when) kejadian itu terjadi dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who)
yang bertanggung jawab terhadap sesuatu yang telah terjadi, serta
bagaimana (how) kejadiannya. Konsep ini dikenal dengan istilah 5W 1H
Untuk membuat laporan di bedakan dalam beberapa jenis. Pengelompokan

jenis laporan ini biasanya dibedakan oleh beberapa faktor.
Berikut beberapa jenis laporan.
• Laporan peristiwa
Laporan peristiwa/berita adalah laporan yang menyajikan tentang
proses atau keadaan berlangsungnya sebuah peristiwa. Laporan ini
dapat diolah melalui unsur 5W+1H, tetapi dimuat dalam bentuk
deskriptif. Misalnya surat kabar, majalah, dan sebagainya.
• Laporan diskusi
Laporan diskusi disebut juga notulen adalah laporan yang menyajikan
mengenai jalannya diskusi.
• Laporan kegiatan
Laporan kegiatan yaitu laporan mengenai kegiatan yang telah
berlangsung. Conohnya: kegiatan OSIS, laporan kegiatan PKL, laporan
kegiatan pramuka dan lainnya.
• Laporan perjalanan
Laporan perjalanan adalah laporan yang disusun secara naratif dan
kronologis yang berisikan pengalaman dari penulis.
• Laporan penelitian
Laporan penelitian yaitu laporan yang berisi mengenai hasil penelitian
yang telah dilakukan
Tujuan Laporan
Meskipun berbagai tujuan dapat disampaikan melalui laporan, pada
umumnya laporan digunakan untuk menyampaikan tujuan yang bersifat
umum sebagai berikut.
• Memantau dan mengendalikan suatu kegiatan.
• Membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah
ditentukan
• Memenuhi persyaratan.
• Mendokumentasikan kegiatan.
• Merupakan pedoman untuk persoalan tertentu

Fungsi laporan dapat dijabarkan sebagai berikut:

• Pertanggungjawaban dan pengawasan
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang kepada
pimpinannya sesuai dengan fungsi tugas yang dibebankan kepada yang
bersangkutan.
• Penyampaian informasi
Seperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa laporan merupakan
salah satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pimpinan yang
menerima laporan tersebut maka laporan merupakan salah satu sumber
informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-
tugasnya.
• Bahan pengambilan keputusan

Dalam pelaksanaan manajemen, pimpinan selalu harus mengambil
keputusan yang diperlukan setiap saat. Untuk keperluan pengambilan
keputusan oleh pimpinan diperlukan data atau informasi yang
berhubungan dengan keputusan yang diambil. Data atau informasi itu
berasal dari semua satuan organisasi atau pejabat di dalam organisasi
melalui laporan-laporan. Jadi, laporan-laporan tersebut merupakan data
bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan.
• Sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian,
dan koordinasi dengan bagian/unit lain.
• Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar

pengalaman
LK 1.1.
Berdasarkan uraian materi di atas, peserta dibagi menjadi 5 kelompok untuk

mengidentifikasi data yang dapat diolah melalui unsur 5W+1H, tujuan dan
fungsinya yang akan digunakan dalam pembuatan laporan. Berikan contoh
laporan sesuai dengan tugas kelompoknya masing-masing dibawah ini.
Kelompok 1 : Membahas tentang Laporan peristiwa

Kelompok 2 : Membahas tentang Laporan diskusi
Kelompok 3 : Membahas tentang Laporan kegiatan
Kelompok 4 : Membahas tentang Laporan perjalanan
Kelompok 5 : Membahas tentang Laporan penelitian
Kemudian, diskusikanlah dengan sesama kelompok dan masing-masing peserta

mengerjakan secara individu
Analisislah terkait dengan dokumen sumber penyesuaian! Dan berikan contoh

dokumen sumber penyesuaian itu!
Kemudian, diskusikanlah dengan peserta diklat yang lainnya terkait hasil
analisis Saudara!

b. Perangkat keras dan perlengkapan pendukung dan peralatan

pendukung lainnya diidentifikasi
Sebelum melaksanakan pekerjaan dikantor sebaiknya ada perencanaan

menyiapkan peralatan kantor sesuai yang dibutuhkan supaya pelaksanaan
pekerjaan kantor berjalan lancar sehingga tercapai sesuai tujuan. Untuk
memenuhi kelengkapan peralatan kantor tersebut maka seorang staf atau
petugas yang diberi tugas untuk mengurus peralatan kantor harus memiliki
pengetahuan menyiapkan peralatan kantor yang dibutuhkan.
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan

untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.
Jenis peralatan kantor yang perlu disiapkan adalah sebagai berikut:

• Keyboard adalah alat input yang mengkonversi huruf, angka, dan
karakter lain menjadi sinyal digital yang dapat dibaca oleh processor.
• Mouse adalah alat input yang digunakan untuk memanipulasi objek yang
terlihat pada layar komputer.
• Optical Disk adalah media penyimpan disk yang membutuhkan
perangkat khusus untuk mengakses yang disebut CD/DVD/BD drive.
• Monitor adalah salah satu perangkat yang berguna untuk menampilkan
informasi yang dihasilkan dari proses input.
• Laptop telah terintegrasi dengan perangkat input yang satu namun
dalam bentuk lain. Alat input pengganti mouse pada laptop sudah
sampai pada teknologi touchpat yang berupa area khusus yang dapat
mendeteksi gerakan jari yang menyentuh kemudian diproyeksikan pada
layar monitor dalam bentuk kursor.
• Alat pencetak dokumen atau printer merupakan sebuah perangkat keras
yang dihubungkan pada komputer yang berfungsi untuk menghasilan
cetakan baik berupa tulisan ataupun gambar dari komputer pada media
kertas atau yang sejenisnya. Jenis printer ada tiga macam, yaitu jenis
Printer Dot metrix, printer Ink jet, dan printer Laser jet.
LK 1.2.
Berdasarkan uraian materi di atas, identifikasilah perangkat keras dan

perlengkapan pendukung dalam pembuatan laporan sesuai tugas kelompok
dibawah ini.

Kemudian, diskusikanlah dengan sesama kelompok dan masing-masing

peserta mengerjakan secara individu.

c. Perangkat lunak yang akan digunakan untuk pembuatan laporan

diidentifikasi sesuai kebutuhan
Microsoft Word adalah perangkat lunak pengolah kata andalan Microsoft.

Sedangkan secara umum, Microsoft Word adalah sebuah program aplikasi
pengolah data berupa huruf/kata yang biasa digunakan untuk membuat
laporan, membuat dokumen, dan lain lain. Fungsi dan kegunaan Microsoft
Word antara lain:
• untuk membuat dokumen dengan cepat
• untuk membuat dokumen yang bisa dicetak
• untuk menyimpan dokumen dalam ukuran yang kecil dan format yang
beragam
• untuk membuat tulisan dalam berbagai variasi
• untuk membuat label surat
Manfaat dari microsoft word adalah:

• Memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan
• Menghemat Waktu dalam Pekerjaan
• Menghemat Kertas dan Biaya
Shortcut/hotkey adalah kombinasi dari beberapa tombol yang akan ditekan

secara bersamaan mampu bereaksi secara spesifikasi pada komputer atau
lebih mudahnya tombol cepat untuk sebuah perintah pada sistem kerja di
komputer.
Tampilan layar kerja MS Word

• Ikon Kontrol Menu (Control Menu Ikon)
• Baris Judul (Title Bar)
• Tombol Ukuran (Sizzing Button)
• Baris Toolbar (Tool bar)
• Rulers
• Area Pengetikan
• Kursor
• Task Pane
• Scroll Bar
• Status Bar
• Title bar
Untuk membuat dokumen dimulai dengan Klik menu FILE lalu Klik menu
NEW untuk membuat dokumen baru kemudian pilih BLANK DOCUMENT
atau TEMPLATE yang telah disediakan. Setelah selesai membuat dokumen
maka menyimpan dokumen bisa menggungunakan save atau save as
sedangkan Menutup dokumen dengan mengklik FILE kemudian Klik
CLOSE.
LK 1.3.
Berdasarkan uraian materi di atas, identifikasilah perangkat lunak yang akan

digunakan untuk pembuatan laporan sesuai tugas kelompok dibawah ini.



mengerjakan secara individu.
d. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yakni Mempersiapkan

dokumen laporan. Saudara membutuhkan pengetahuan tentang jenis dan
tujuan laporan, Microsoft Word dan peralatan kantor yang dibutuhkan untuk
Mempersiapkan dokumen laporan. Saudara mampu mengidentifikasi data
yang akan digunakan di dalam pembuatan laporan, Saudara mampu
mengidentifikasi perangkat keras dan perlengkapan pendukung dan
peralatan pendukung lainnya, dan Saudara juga mampu mengidentifikasi
perangkat lunak yang akan digunakan untuk pembuatan jenis-jenis laporan
sesuai kebutuhan.
2. Elemen 2: Menentukan Jenis Laporan yang akan Dibuat
a. Jenis laporan yang akan dibuat diidentifikasi sesuai kebutuhan
Jenis-jenis laporan berkaitan dengan klasifikasi laporan yaitu:

• Menurut formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar
apakah bersifat formal atau bersifat informal. Pada umumnya, semua
laporan dapat dikelompokkan ke dalam laporan formal dan laporan
informal. Laporan formal biasanya sangat menekankan objektivitas,
organisasi pelaporan harus dibuat sesuai aturan tertentu, data dan fakta
yang ditampilkan harus lengkap dan jelas. Analisisnya harus mendalam
dan penulisannya menghindari penggunaan ungkapan-ungkapan yang
bersifat personal. Sedangkan laporan informal biasanya hanya singkat
dan menggunakan bahasa yang tidak baku. Contohnya laporan
memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, bisa kita
kelompokkan dalam sebuah bentuk laporan informal.
• Panjang dan pendeknya laporan

Ada laporan yang hanya ditulis dalam selembar kertas, misalnya memo
intern. Tapi ada juga sebuah laporan ditulis dalam 30 halaman, misalnya
laporan penelitian. Panjang-pendeknya laporan berkaitan erat dengan
formal dan tidak formalnya laporan. Untuk laporan yang informal, cukup
ditulis dalam selembar kertas. Sedangkan untuk laporan yang formal
paling tidak ditulis dalam 30 lembar kertas.
b. Dokumen baru dibuat sesuai bentuk laporan
Berdasarkan bentuknya, contoh laporan dapat dibedakan secara lisan dan

tulisan. Laporan lisan biasanya hanyalah formalitas yang dilakukan untuk

menyampaikan informasi mengenai kejadian yang terjadi secara langsung

pada saat itu juga. Pada kebanyakan situasi yang terjadi, laporan lisan akan
diiringi dengan penyerahan laporan tertulis. Untuk lebih jelasnya, simak
penjelasan berikut.
Laporan Lisan
Laporan lisan merupakan laporan yang disampaikan langsung melalui
komunikasi lisan antara si pemberi laporan (bawahan) kepada penerima
laporan (atasan). Contoh laporan secara lisan yang paling mudah ditemui
adalah ketika upacara bendera di sekolah-sekolah berlangsung. Pemimpin
upacara menyampaikan laporan langsung kepada pembina/inspektur
upacara.
Hal tersebut berbeda dengan laporan secara lisan pada organisasi atau
instansi. Pada lembaga terstruktur seperti itu, laporan lisan biasanya akan
disusul dengan laporan tertulis resmi. Dengan demikian, akan ada catatan
sebagai bukti rekam jejak kegiatan.
Laporan Tertulis
Laporan tertulis yaitu contoh laporan yang penyampaiannya dilakukan
secara tertulis. Umumnya, bentuk laporan ini bersifat formal. Di dalam
laporan tertulis akan disertakan nama serta tanda tangan pembuatan
laporan dan penanggung jawab kegiatan yang dilaporkan. Adapun beberapa
bentuk dari laporan tertulis adalah sebagai berikut:
• Memo, merupakan bentuk laporan singkat dengan hanya menuliskan

hal-hal pokok yang ingin dilaporkan. Biasanya laporan dalam bentuk
memo diberikan tak lama setelah kejadian terjadi atau pelaksanaan
kegiatan.
• Surat, bentuk laporan ini lebih panjang dibandingkan memo, namun
juga hanya berisi poin-poin pentingnya saja. Sama halnya seperti memo,
surat laporan diberikan tak berselang lama dari kejadian yang menjadi
obyek laporan.
• Naskah, laporan dalam bentuk ini memiliki dituliskan dalam detail
penjelasan deskriptif mengenai kegiatan yang dilakukan. Biasanya ditulis
dalam beberapa lembar kertas, namun tidak sebanyak laporan
berbentuk buku. Bentuk laporan ini yang sering dapat ditemui misalnya
saja jurnal.
• Buku merupakan laporan yang dituliskan sangat panjang dan biasanya
dibagi dalam sub-sub pembahasan khusus. Pembagian ini dimaksudkan
untuk memudahkan pembaca laporan mengikuti alur yang dilaporkan.
Contoh yang banyak ditemukan untuk bentuk laporan ini misalnya saja
laporan penelitian.
Sesuai dengan volume materi laporan dibedakan dalam dua bentuk, yaitu
laporan ringkas dan laporan lengkap atau laporan panjang. Gaya dan format
laporan yang akan kita buat tergantung pada bentuk laporan yang akan kita
tulis. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat tabel di bawah ini.

LK 2.1. Membuat dokumen laporan
Berdasarkan uraian materi di atas, buatlah dokumen dalam bentuk laporan, sesuai
tugas kelompok dibawah ini.
Kelompok 1 : Membuat Laporan lisan (bawahan dengan atasan)
Kelompok 2 : Membuat Laporan lisan (anggota dengan ketua panitia)
Kelompok 3 : Membuat Memo
Kelompok 4 : Membuat Surat
Kelompok 5 : Membuat naskah

mengerjakan secara individu, untuk kelompok 1 dan 2 buatkanlah contoh dialog.
c. Format dan layout dokumen dibuat
Format Contoh Laporan Penelitian Kuantitatif
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
2. Rumusan Masalah
3. Tujuan Penelitian
4. Hipotesis Penelitiam (Jika ada)
5. Kegunaan Penelitian
6. Ruang Lingkup dan Keterbatasan Penelitian
7. Definisi Istilah atau Definisi Operasional
BAB II KERANGKA TEORITIS/LANDASAN TEORI/TINJAUAN PUSTAKA

1. ………….
2. ………….
3. ………….
BAB III METODE PENELITIAN

1. Rancangan Penelitian
2. Populasi dan Sampel
3. Instrumen Penelitian
4. Pengumpulan Data
5. Teknik Analisis Data
BAB IV HASIL PENELITIAN

1. Deskripsi Data
2. Pengujian Hipotesis
BAB V PEMBAHASAN
1. ………….
2. ………….
3. ………….
BAB VI PENUTUP/KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan
2. Saran

Bagian Akhir
Pada bagian akhir ini termuat: Daftar Rujukan/Daftar Pustaka dan Lampiran
Format Contoh Laporan Penelitian Kualitatif
BAB I PENDAHULUAN
1. Konteks Penelitian atau Latar Belakang
2. Fokus Penelitian atau Rumusan Masalah
3. Tujuan Penelitian
4. Landasan Teori
5. Kegunaan Penelitian
BAB II METODE PENELITIAN

1. Pendekatan dan Jenis Penelitian
2. Kehadiran Peneliti
3. Lokasi Penelitian
4. Sumber Data
5. Prosedur Pengumpulan Data
6. Teknik Analisis Data
7. Pengecekan Keabsahan Data
8. Tahap-Tahap Penelitian
BAB III PAPARAN DATA DAN TEMUAN PENELITIAN
BAB IV PEMBAHASAN
BAB V PENUTUP
Format Contoh Laporan Kegiatan Pelatihan
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
2. Tujuan Dibuatnya Laporan Kegiatan
BAB II METODE PELAKSANAAN

1. Waktu dan Tempat
2. Peserta Pelatihan
3. Materi Pelatihan
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Pelaksanaan Kegiatan
PENUTUPAN
KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan
2. Saran

Sistematika laporan membuat laporan yang ditulis tersaji secara sistematis.
Penyajiannya dapat menggunakan:
1) Sistem desimal (digit system) yang merupakan angka arab

1. ……………………….
1.1. ………………………………..
1.2. ………………………………….
dan seterusnya
2) Sistem gabungan angka dan huruf

I. ……………………….
A. ………………………
1. ………………………
2. ……………………..
a……………………
b. …………………..
dan seterusnya
LK 2.2. Membuat format dan layout
Berdasarkan uraian materi di atas, buatkanlah format dan layout dokumen, sesuai
Kelompok 1 : Membuat format dan layout Laporan peristiwa

Kelompok 2 : Membuat format dan layout Laporan diskusi
Kelompok 3 : Membuat format dan layout Laporan kegiatan
Kelompok 4 : Membuat format dan layout Laporan perjalanan
Kelompok 5 : Membuat format dan layout Laporan penelitian

mengerjakan secara individu.
d. Format dokumen seperti huruf, ukuran, bentuk, tabulasi, bullet,

nomor halaman, ditetapkan
Tentukan Ukuran Kertas
Ukuran kertas untuk karya tulis ilmiah seperti skripsi, makalah, tesis dan
karya ilmiah lainnya menggunakan ukuran kertas A4. Untuk menentukan
ukuran kertas di microsoft word langkahnya adalah:

Klik menu Page layout, lalu pada group page setup pilih tombol Size > A4
Tentukan Margin Kertas

Margin adalah batas kiri, atas, kanan dan bawah keretas yang harus
dikosongkan.
Format Untuk margin karya ilmiah adalah sebagai berikut:

• Atas: 4 cm
• Kiri: 4 cm
• Bawah: 3 cm
• Kanan: 3 cm
Atur Ukuran Unit dulu

Untuk mengatur margin langkah pertama yang harus dilakukan adalah
melakukan pengaturan unit format ukuran dokumen. sebaiknya memilih
centimeter (cm) agar tidak asing. ini perlu dilakukan karena umumnya unit
bawaan microsoft word adalah inchi yang tidak umum di kalangan
masyarakat indonesia.
Untuk mengatur Unit di ms word adalah sebagai berikut:

• Tekan Menu File (ms word 2010, 2013 ke atas), atau tekan tombol bulat
office button di sudut kiri atas (ms word 2017 ke bawah).
• Lalu pilih menu options, atau anda juga bisa membukanya melalui
tombol kecil panah di sudut kiri lalu pilih menu more command.

Maka akan terbuka option dialog ms word seperti gambar di bawah ini.
Silahkan anda pilih menu Advanced di samping kiri, lalu scroll ke bawah
kemudian pada group display, untuk bagian Show measurement in
unit of: pilih Centimeters, Jka sudah tekan tombol Ok.
Atur Margin
Untuk mengatur Margin anda bisa membuka menu Page Layout > page
setup > Margin > Custom margin

Lalu atur margin seperti gambar di bawah ini.
Top (atas): 4, Left (kiri): 4, Bottom (bawah): 3, Right (Kanan): 3.
Jenis Font dan Ukuran Font

• Untuk karya ilmiah jenis tulisan yang digunakan adalah Times New
Roman dengan Ukuran font 12.
• Untuk mengaturnya slahkan buka menu Home, pada Group font pilih
atau ketikan Times New Roman, lalu ukurannya pilih 12.

Mengatur Sepasi Tulisan

Spasi adalah jarak antara baris teks, untuk karya tulis ilmiah spasi yang
digunakan adalah 1.5, untuk mengatur spasi di ms word 2010 ke atas
langkahnya adalah sebagai berikut:
Pilih menu Home, pada group Paragraph, klik ikon panah kecil di sidut
kanan bawah.
Pada Dialog paragraph yang muncul untuk opsi Line spacing, silahkan
pilih 1.5 unit.
Mengatur Format Text

• Format text untuk karya ilmiah adalah rata kiri-rata kanan (justify).
• Pilih menu Home, pada group Paragraph, tekan tombol rata kiri-rata
kanan atau justify.

Setelah pengaturan di atas anda buat langkah selanjutnya adalah menulis

karya ilmiah anda, silahkan memulai ketik makalah, skripsi atau karya ilmiah
anda.
LK 2.3.
Menetapkan format dokumen
Berdasarkan uraian materi di atas, tetapkanlah format dokumen seperti huruf,

ukuran, bentuk, tabulasi, bullet, nomor halaman, sesuai tugas kelompok dibawah
ini.

Kemudian, diskusikanlah untuk menetapkan format dokumen, sesama kelompok

dan masing-masing peserta mengerjakan secara individu.
e. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 2, yakni Menentukan

jenis laporan yang akan dibuat. Saudara membutuhkan pengetahuan
tentang jenis-jenis laporan, Microsoft Word dan format bentuk laporan yang
dibutuhkan untuk Menentukan jenis laporan yang akan dibuat. Saudara
mampu mengidentifikasi jenis laporan yang akan dibuat sesuai kebutuhan.
Saudara juga mampu membuat dokumen baru sesuai bentuk laporan,
membuat Format dan layout dokumen. Serta Saudara juga mampu
menetapkan format dokumen seperti huruf, ukuran, bentuk, tabulasi, bullet,
dan nomor halaman dengan baik dan benar.
3. Elemen 3: Menulis Laporan Tertulis
a. Laporan dibuat sesuai jenis laporan
Membuat laporan tidaklah sembarangan seperti mengarang biasa. Untuk

menyusunnya diperlukan sistematika yang baik dan benar, supaya laporan
bisa tersampaikan dengan baik. Sistematika dalam pebuatan laporan terdari
dari beberapa bagian, dintaranya: Judul, Kata pengantar, Daftar isi, Daftar
tabel, Daftar gambar dan Daftar lampiran.
Judul
Judul harus disesuaikan dengan acara yang telah anda buat. Selain
menjadikan judul sebagai center dari cover utama laporan, jangan lupa
untuk menyantumkannya di dalam halaman kedua setelah halaman cover.
Kata Pengantar
Kata pengantar berisi tentang background mengapa acara ada beserta
tujuan singkat dibentuknya acara tersebut. Untuk kata pengantar ini harus

ada, karena biasanya tujuan dan maksud penulis biasanya disampaikan di

pengantar ini.
Daftar Isi
Tuliskan nomor halaman dari masing-masing bab untuk memudahkan
pembaca mencari informasi yang dibutuhkan. untuk memudahkan bisa
membuat daftar isi di akhir sesi pengetikkan laporan untuk mengecek
halaman dan konten yang sudah dibuat.
Pendahuluan
Penjelasan mengenai keseluruhan acara, tuliskan selengkapnya. Masukkan
juga alasan-alasan mengapa dibuatnya acara tersebut, dan apa sajakah
yang ada dalam bab pendahuluan.
Latar belakang penelitian

Latar belakang dalam s\sebuah penelitian berisi apa yang menjadi faktor
pembuatan acara anda dan bagaimana eksekusi acaranya. Tujuan
Pengamatan yang menjadi alasan utama pengamatan acara dan kegiatan
tersebut. Kegunaan Pengamatan berisi penjelasan mengenai apa saja
kegunaan dan manfaat dari pengamatan tersebut untuk orang lain dan diri
sendiri.
Tujuan kegiatan
Tujuan kegiatan yaitu menjelaskan mengapa acara ini dibentuk atau apa
yang melandasi tujuan acara ini dibentuk. Paparkan tujuan secara jelas dan
ringkas.
Isi
Pada bab ini akan menjelaskan secara rinci mulai dari apa acaranya, siapa
saja yang akan menghadiri, apa saja yang akan ditampilkan dan bagaimana
run down dari acara tersebut.
Saran
Pada laporan kegiatan ini, akan memberikan saran untuk pelaksanaan cara
berikutnya. Apakah dari segi pelaksanaan yang harus diperbaiki atau dari
segi acaranya sendiri. sampaikan secara detail dan jelas agar mampu
membantu dalam pelaksanaan acara berikutnya.
Penutup
Beri ringkasan untuk kegiatan yang sudah dilakukan. Penutup merupakan
menjadi bab yang akan menutup laporan kegiatan. sampaikan secara jelas
dan tidak berputar- putar.
Daftar pustaka
Sebutkan dari mana sajakah referensi yang di dapat. Daftar pustaka juga
bisa berupa sumber dari media cetak seperti koran atau majalah. Bisa juga
dari media online seperti portal,jurnal, berita online dan lainnya.

Lampiran
Berikan lampiran berupa foto-foto kegiatan di saat pembukaan,
pertengahan acara dan penutupan berlangsung. Foto tersebut juga akan
mewakili kelengkapan laporan yang telah dibuat
Langkah-langkah pokok pembuatan laporan

1) Menentukan perihal (subyek)
2) Mengumpulkan data, Pengumpulan data dilakukan dengan
menggunakan metode observasi, metode angket atau metode interview.
3) Mengklasifikasikan data.
4) Evaluasi dan Pengolahan Data
5) Kerangka Laporan:
a) Pendahuluan, terdiri dari:
• maksud dan tujuan laporan
• masalah pokok yang dilaporkan
• pendekatan dan sistematika laporan
b) Batang tubuh Laporan, merupakan isi pokok laporan terdiri dari:
data pelaksanaan kegiatan; fakta tentang tujuan yang telah dicapai;
masalah yang dihadapi serta pembahasan atau analisa masalah.
c) Kesimpulan
d) Saran
6) Lampiran dan sumber bahan
LK 3.1.
Membuat Laporan
Berdasarkan uraian materi di atas, buatkanlah laporan sesuai jenis laporan, sesuai
Kelompok 1 : Membuat laporan tentang Laporan peristiwa

Kelompok 2 : Membuat laporan tentang Laporan diskusi
Kelompok 3 : Membuat laporan tentang Laporan kegiatan
Kelompok 4 : Membuat laporan tentang Laporan perjalanan
Kelompok 5 : Membuat laporan tentang Laporan penelitian
Kemudian, diskusikanlah untuk membuat laporan sesuai jenis laporan dengan

sesama kelompok dan masing-masing peserta mengerjakan secara individu.
f. Teks dan gambar ditambahkan dari dokumen lain kedalam laporan

sesuai kebutuhan
Fungsi Ikon di Group Illustration
• Picture: menyisipkan gambar yang di simpan di komputer

• Clip art: menyisipkan gambar ilustrasi dari library program

• Shapes: menyisipkan gambar autoshapes

• Smartart: menyisipkan gambar dalam bentuk organization
• Chart: menyisipkan diagram
• Screenshot: menyisipkan objek dari layar komputer
Fungsi Ikon di Group Text
• Text Box: menyisipkan kotak yang dapat diisi dengan text

• Quick Parts: mengatur teks secara otomatis
• WordArt: menyisipkan teks bergaya seni
• Drop Cap: menyisipkan huruf kapital besar di awal teks/paragraf
• Signature Line: menyisipkan tanda tangan digital
• Date & Time: menyisipkan tanggal dan waktu terkini
• Object: menyisipkan objek berekstensi OLE.
Fungsi Ikon di Group Symbols
• Equation: menyisipkan rumus dalam matematika

• Symbol: menyisipkan karakter khusus
Format shapes
Ini biasa digunakan untuk memasukkan ataupun menyisipkan gambar-
gambar bangunan seperti Garis (Lines), tanda panah (Block Arrow),
Flowchart, Callouts dan juga Stars and banners. Perhatikan gambar di
bawah ini:
Smartart
Smartart mempunyai fungsinya untuk menyisipkan ataupun menampilkan
diagram ataupun bagan pada lebar kerja Anda (document). Seperti diagram
Process, Cycle, Hierachy, Relationship, Matrix, Pyramid. Perhatikan tampilan
Smartart Graphic di bawah ini:

g. Tabel, makro, footnote dibuat sesuai kebutuhan
Membuat Table
• Klik menu INSERT lalu klik tool add a table
• Buat table sesuai dengan banyak kolom dan baris
Merge Cells
• Blok sel dari tabel yang akan di Merge
• Pilih Menu Layout
• Klik Merge Cells
Insert
Secara umum perintah yang terdapat di Ribbon Insert terdiri dari 7 Group
perintah yang memiliki kesamaan fungsi. Beberapa Group yang terdapat di
Ribbon ini yaitu : (1) Pages, (2) Tables, (3) Illustrations, (4) Links, (5)
Header & Footer, ( 6) Text, dan (7) Symbols.
Fungsi Ikon di Group Pages
• Cover Page: menyisipkan dan memilih jenis halaman sampul

• Blank Page: menyisipkan halaman kosong baru pada dokumen
• Page Break: memisah halaman dalam suatu dokumen
Fungsi Ikon di Group Table
• Insert Table: menyisipkan tabel melalui Insert Table

• Draw Table: menyisipkan tabel dengan menggambar di

halaman dokumen
• Convert Text to Table: menjadikan teks terpilih berada di tabel
• Excel Spreadsheet: menyisipkan tabel dalam bentuk excel
• Quick Tables: menyisipkan tabel instan yang telah disediakan oleh
Microsoft Word 2013
Fungsi Ikon di Group Header dan Footer
• Header: mengatur kepala halaman suatu dokumen

• Footer: mengatur kaki halaman suatu dokumen
• Page Number: melakukan setting terhadap nomor halaman
h. Suku kata dan tata bahasa digunakan sesuai kebutuhan
Laporan pada dasarnya merupakan alat komunikasi juga. Supaya dapat

digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus
memenuhi beberapa syarat. Berikut merupakan syarat atau prinsip dalam
menulis laporan.
Lengkap
Lengkap artinya data dan fakta yang ada dalam laporan haruslah lengkap
Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi
peluang ditafsirkan secara ganda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat
tercapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
Benar/akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat keputusan
yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi yang ada dalam laporan
sangat diperlukan.
Sistematis
Laporan harus disusun sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang
teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang
sistematis juga akan memudahkan orang lain dalam memahami isinya
Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporan
yang dibuatnya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum
dalam menilai sesuatu sesuai dengan yang diamati.

Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan dalam membuat
laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan
Agar laporan memenuhi syarat-syarat kualitas laporan, maka diperlukan

syarat-syarat bagi penyusun laporan, yaitu:
• Menguasai masalah yang dilaporkan
• Mempunyai minat dan kesanggupan, obyektif, teliti, memiliki analisa
yang baik, kooperatif dan wawasan yang luas.
• Menggunakan bahasa tertulis yang baik
• Menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas dan mudah
dimengerti
i. Dokumen disimpan pada media penyimpanan sesuai prosedur
Penyimpanan Arsip Manual

Penyimpanan arsip manual dilakukan dengan menggunakan 5 sistem
penyimpanan, misalnya : sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal,
sistem nomor, sistem wilayah.
Sistem Abjad
Yaitu sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan
nama orang dan atau nama badan/instansi. Nama orang/badan tersebut
disusun berdasarkan urutan abjad.
Sistem Subjek
Sistem Subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Sistem Tanggal
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
tahun, bulan dan tanggal arsip dibuat.
Sistem Wilayah
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
nama wilayah atau nama tempat.
Sistem Nomor
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan
menggunakan kode angka/nomor.
Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan

kearsipan, antara lain:
• Filing Cabinet
• Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
• Lemari Arsip
• Rak Arsip
• Stopmap Folio
• Map Snelhecter
• Folder

• Hanging Map
• Ordner
Penyimpanan Arsip Elektronik

Menurut Hendi Haryadi, arsip elektronik adalah kumpulan data yang
disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik
atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian
disimpan dalam hard drive atau optical drive. Atau dengan kata lain bahwa
komputerisasi kearsipan adalah kegiatan dalam mengelola arsip dengan
menggunakan media komputer (termasuk internet).
Komponen Arsip Elektronik

Ada beberapa komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan
arsip elektronik, diantaranya:
• Memindahkan Dokumen
Metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi
dokumen, diantaranya :
- Scanning
- Conversion
- Importing
• Menyimpan Dokumen
Sistem dokumen harus mampu mendukung perubahan teknologi,
peningkatan jumlah dokumen dan mampu bertahan dalam jangka waktu
yang lama.
• Mengindeks Dokumen
Diperlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar pengguna lebih
mudah memahami.
Ada beberapa metode dalam mengelolanya, antara lain:

- Indeks fields
- Full text indexing
- Folder atau file structure
• Mengontrol Akses
Jika di kantor menggunakan komputer yang terhubung dengan LAN,
maka hampir semua pegawai dapat membaca dokumen. Untuk itu
diperlukan suatu cara dimana tidak semua orang bisa mengakses data
dengan mempertimbangkan kerahasiaan dan keamanan arsip. Misalnya
dengan menggunakan password tertentu.
• Kebijakan Prosedur
Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam suatu
organisasi agar berjalan sesuai rencana, harus dibuat suatu kebijakan,
peraturan, standar dan prosedur, seperti metode scan yang digunakan,
prosedur penghapusan, penyimpanan dan sebagainya.

• Diklat Pegawai
Ada sosialisasi kepada seluruh pegawai agar pegawai memahami
tentang adanya arsip elektronik.
• Ketersediaan Arsip
Arsip harus dapat dibaca dalam bentuk print out atau gambar pada layar
monitor dan dapat diakses oleh orang tertentu yang memang
mempunyai otoritas.
• Audit Trail
Arsip yang disimpan harus dapat dipertanggungjawabkan, apa, siapa,
kapan dan mengapa arsip tersebut disimpan pun harus dapat dijelaskan
termasuk siapa yang membuat arsip, siapa penerima, isinya apa,
tanggal revisi dan sebagainya harus dapat dijelaskan.
• Retensi
Harus ada Buku Pedoman Manajemen Arsip Elektronis suatu organisasi.
• Pembaruan Media atau Transfer
Ada 4 komponen untuk hal ini, yaitu:
• Pembaruan media (renewal)

Yaitu mengcopy arsip dari satu jenis media ke media yang sama.
Contoh: arsip dari CD/USB yang dicopy ke arsip yang lain dengan
kapasitas yang sama
• Mengcopy media (copying)

Adalah mengubah format arsip dari satu media ke media yang lain.
Contoh : mengcopy arsip dari CD/USB ke DVD yang kapasitasnya 7 kali
lipat
• Mentransfer Arsip (transfer)

Mengubah format arsip
Contoh : dari format Ms. word ke format pdf.
• Disposal (Pemusnahan Arsip)

Prosedur ini harus dijalankan dengan konsisten yang dapat dilakukan
dengan memindahkan ke media lain atau menghapuskannya sama
sekali.
LK 3.2.
Penyimpanan dokumen
Berdasarkan uraian materi di atas, simpanlah dokumen pada media

penyimpanan sesuai prosedur, sesuai tugas kelompok dibawah ini.
Kelompok 1 : Menyimpan dokumen Laporan peristiwa

Kelompok 2 : Menyimpan dokumen Laporan diskusi
Kelompok 3 : Menyimpan dokumen Laporan kegiatan
Kelompok 4 : Menyimpan dokumen Laporan perjalanan

Kelompok 5 : Menyimpan dokumen Laporan penelitian
Kemudian, diskusikanlah untuk menyimpan dokumen sesuai jenis laporan

dengan sesama kelompok dan masing-masing peserta mengerjakan secara
individu.
j. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 3, yakni Menulis laporan

tertulis. Saudara membutuhkan pengetahuan tentang penyusunan laporan,
Microsoft Word dan sistem kearsipan yang dibutuhkan untuk Menulis
laporan tertulis. Saudara mampu membuat laporan sesuai jenis laporan.
Saudara juga mampu menambahkan teks dan gambar dari dokumen lain
kedalam laporan sesuai kebutuhan, mampu membuat tabel, makro,
footnote sesuai kebutuhan dan juga mampu menggunakan Suku kata dan
tata bahasa sesuai kebutuhan. dan Saudara mampu menyimpan dokumen
pada media penyimpanan sesuai prosedur, serta tingkatkan lagi materi
Microsoft Word.
4. Elemen 4: Menyediakan Laporan
a. Fungsi preview digunakan untuk melihat tampilan dokumen

sebelum dicetak
Print Preview adalah Ikon yang berguna untuk melihat bagaimana tampilan
file yang akan kita print, apakah sudah sesuai dengan yang kita harapkan
atau belum. Maka kalau belum sesuai kita bisa mengedit kembali file yang
akan kita cetak
Fasilitas Print Preview

Sebelum mencetak lembar kerja ke mesin printer, kita dapat melihat
terlebih dahulu hasil percetakan di layar monitor. Tampilan layar di monitor
akan sama dengan hasil percetakan mesin printer di kertas. Prosedur yang
akan dilakukan adalah sebagai berikut.
Pilih dan klik tombol Office Button, pilih tobol Print, sehingga muncul menu
print atau kotak pilihan print.
Pilih dan klik tombol Print Preview. Jendela print preview akan tampil
lengkap bersama hasil percetakannya.
Hasil percetakan di Print Preview tersebut dapat langsung kita cetak di
mesin printer dengan mengklik tombol perintah Print.
Untuk mengakhiri Print Preview dapat kita lakukan dengan mengklik tombol
perintah Close.

b. Fungsi pencetakan digunakan pada saat mencetak dokumen sesuai

kebutuhan pelaporan
Page setup
Ketika akan membuat suatu dokumen seperti makalah, surat, laporan dan
lain-lain, tentu ada beberapa aturan standar yang harus dipenuhi. Misalnya
ukuran kertas yang biasanya menggunakan A4 dan margin dokumen
dengan top: 3 cm, right: 3 cm, bottom : 3 cm dan left : 4 cm. Untuk
mengatur kedua properties caranya cukup mudah, berikut langkah-
langkahnya.
Mengatur margin dokumen

Klik pada Ribbon Page Layout > Margin dan pilih Custom Margin
Setelah keluar pop-up Page Setup dilanjutkan dengan mengatur Margin top,
right, bottom dan left sesuai dengan kebutuhan
Mengatur ukuran kertas

Masih pada jendela Page Setup, klik pada tab Paper dan pilih ukuran kertas
(paper size) yang akan digunakan.
Print
Setelah membuat dokumen, kita perlu mencetak hasil pekerjaan kita
tersebut di kertas baik itu hanya sekedar draft atau rancangan maupun
dokumen final yang sudah selesai.
Perhatikan langkah berikut:

• Klik menu File
• Sorot item Print, maka akan muncul pada gambar di atas nampak pada
item Print terdapat beberapa pengaturan sebelum mencetak dokumen,
seperti pengaturan printer (jika ingin mengubah konfigurasi printer),
setting halaman, serta print preview dari dokumen yang akan dicetak.
• Anda dapat menggunakan tombol CTRL+P, ENTER untuk menampilkan
item Print.
LK 4.1.
Mencetak dokumen laporan
Berdasarkan uraian materi di atas, cetaklah dokumen sesuai jenis laporan Saudara,
sesuai tugas kelompok dibawah ini.
Kelompok 1 : Mencetak dokumen Laporan peristiwa

Kelompok 2 : Mencetak dokumen Laporan diskusi
Kelompok 3 : Mencetak dokumen Laporan kegiatan
Kelompok 4 : Mencetak dokumen Laporan perjalanan
Kelompok 5 : Mencetak dokumen Laporan penelitian
Kemudian, diskusikanlah untuk mencetak dokumen sesuai jenis laporan dengan

sesama kelompok dan masing-masing peserta mengerjakan secara individu.

c. Dokumen diserahkan kepada yang berkepentingan
Pada bagian pencatatan, petugas dapat membuka dan membaca dokumen

untuk mengetahui apakah dokumen tersebut biasa, penting atau rahasia.
Untuk dokumen rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat,
kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.
Kegiatan pengarahan dokumen dilakukan oleh pimpinan sebagai

penanggungjawab perusahaan/organisasi. Pimpinanlah yang menentukan
siapa yang selanjutnya akan memproses dokumen terkait dengan
permasalahan dalam dokumen tersebut
Setelah pimpinan menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, maka

langkah selanjutnya adalah menyampaikan/mendistribusikan dokumen
tersebut berikut lembar disposisinya kepada orang yang ditunjuk oleh
pimpinan pada lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih
dari satu orang, maka sebaiknya dokumen tersebut difotokopi/diperbanyak
sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan copi dokumennya.
Pada saat dokumen tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk,
maka yang penerima harus menandatangani bukti penerimaan surat pada
buku ekspedisi intern.
LK 5
Analisis Materi Ajar
Berdasarkan uraian materi di atas, Buatkanlah Tata cara penyerahan dokumen

kepada yang berkepentingan! Dan buatkanlah contoh tanda terima penyerahan
dokumen! Kemudian, diskusikanlah dengan sesama kelompok dan masing-masing
peserta mengerjakan secara individu.
d. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 4, yakni Menyediakan

laporan. Saudara membutuhkan pengetahuan tentang Microsoft Word dan
Distribusi dokumen yang dibutuhkan untuk menyediakan laporan.
Selanjutnya Saudara dapat menggunakan Fungsi preview untuk melihat
tampilan dokumen sebelum dicetak, menggunakan Fungsi pencetakan pada
saat mencetak dokumen sesuai kebutuhan pelaporan, dan tata cara
menyerahkan dokumen kepada yang berkepentingan.
D. Penilaian
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1. Penyampaian laporan secara lisan maupun tulisan yang berasal dari bawahan
kepada atasan merupakan salah satu tanggung jawab karyawan. Laporan
mempunyai arti penting dalam kehidupan berorganisasi karena laporan
merupakan ….

A. dokumen yang selalu disimpan

B. salah satu bentuk penyampaian informasi
C. salah satu koleksi perpustakaan
D. dokumen yang isinya harus dirahasiakan
2. Menyusun laporan merupakan tugas akhir suatu kegiatan, baik kegiatan rutin
maupun kegiatan yang dilakukan sewaktu waktu. Laporan yang dibuat harus
mudah dibaca. Oleh karena itu laporan ….
A. harus benar dan objektif
B. harus dirahasiakan
C. dapat dibuat seenaknya agar sederhana
D. harus dibuat panjang lebar supaya tebal dan terkesan bagus
3. Agar laporan dapat dijadikan dasar untuk menanggulangi masalah tertentu

maka Pimpinanlah yang menentukan siapa yang selanjutnya akan memproses
dokumen terkait dengan permasalahan dalam dokumen tersebut, untuk itu
laporan harus ….
A. diantarkan langsung kepada atasan
B. dikirim dengan di agenda terlebih dahulu agar tercatat dengan baik
C. disampaikan kepada yang berhak menerima tepat pada waktunya
D. disampaikan kepada atasan kapan saja tanpa terikat waktu
4. Agar pelapor dapat menilai laporannya, apakah sudah baik dan dapat
dimengerti maka sebaiknya pelapor berperan juga sebagai ….
A. pembaca
B. penulis
C. pemberi tugas
D. objek pelaporan
5. Penyusunan laporan bertujuan untuk menjadikan informasi yang disampaikan

jelas dan mudah dipahami, oleh karena itu materi yang disampaikan sebaiknya
disampaikan ….
A. sesingkat mungkin
B. cukup yang perlu diketahui pembaca
C. sejelas mungkin
D. selengkap mungkin
6. Data dan informasi yang diperoleh pimpinan, kemudian digunakan sebagai alat
untuk menetapkan sebuah kebijakan organisasi, berdasarkan fungsinya,
laporan tersebut berfungsi sebagai alat ….
A. pertanggungjawaban dan pengawasan
B. penyampaian informasi
C. penentuan kebijakan
D. sebagai dokumen penting
7. Pada umumnya, semua laporan dapat dikelompokkan ke dalam laporan formal

dan laporan informal. Yang membedakan laporan formal dan informal dapat
dilihat dari ….
A. panjang laporan
B. subjek laporan

C. tanggal laporan
D. pembuat laporan
8. Laporan singkat lebih menekankan pada tubuh suatu laporan yang mencakup
pembukaan, hasil temuan, bahasan dan bagian penutup. Laporan singkat untuk
tujuan analisis digunakan untuk ….
A. memberikan informasi
B. memberikan keterangan
C. melakukan persuasif dan argumentasi logis
D. memberikan wacana
9. Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif

sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Berikut ini merupakan format
yang sering digunakan dalam laporan singkat atau laporan informal, yaitu ….
A. surat dan memo
B. buku
C. manuskrip
D. laporan penelitian
10. Laporan formal biasanya sangat menekankan objektivitas, organisasi pelaporan

harus dibuat sesuai aturan tertentu, data dan fakta yang ditampilkan harus
lengkap dan jelas. Berikut ini merupakan format yang sering digunakan dalam
membuat laporan formal, yaitu ….
A. memo
B. surat
C. manuskrip dan laporan berjilid
D. pengantar
Pengembangan Sumber Daya Manusia adalah proses persiapan individu-individu

untuk memikul tanggung jawab yang berbeda atau lebih tinggi di dalam organisasi,
biasanya berkaitan dengan peningkatan kemampuan intelektual untuk
melaksanakan pekerjaan yang lebih baik. Pengembangan mengarah pada
kesempatan-kesempatan belajar yang didesain guna membantu pengembangan
para pekerja.
Pengembangan Sumber Daya Manusia bagi pegawai adalah suatu proses belajar
dan berlatih secara sistematis untuk meningkatkan kompetensi dan kinerja mereka
dalam pekerjaannya sekarang dan menyiapkan diri untuk peran dan tanggung
jawab yang akan datang. Program ini pun dapat membantu pegawai baru
mengatasi perasaan asing, rasa gelisah, dan khawatir terhadap pekerjaan barunya.
Pegawai akan merasa nyaman dan terjamin sehingga cepat mengerjakan tugas
atau pekerjaan dengan cepat dan baik. Buatkanlah Laporan Tentang
Pengembangan Sumber Daya Manusia berdasarkan keterangan di atas.
Tugas Saudara
1. Menentukan subyek kegiatan pelatihan, peserta pelatihan, materi pelatihan,
waktu dan tempat.
2. Menyiapkan dokumen laporan.

3. Membuat laporan kegiatan pelatihan.

4. Menyimpan dan mencetak hasil laporan.

....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................

....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................

kompetensi Membuat Laporan Tertulis?
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................

....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Referensi
1. Ida Royandiah, Dra.,M.Si., Modul 1 Penyusunan Laporan. Penerbit,Universitas
Terbuka, 2014.
2. https://brainly.co.id/tugas/15168160#readmore

BAB XIV
EVALUASI
1. Cara yang tepat untuk membangun rasa kepercayaan dalam tim adalah ….
A. tim bekerja sendiri
B. tim diberi tanggung jawab
C. tim bekerja mandiri
D. tim bebas dari target
2. Langkah yang tepat memberikan bantuan kepada tim untuk mencapai tujuan
adalah dengan cara ….
A. individu
B. kerja tim
C. dua tim
D. tiga tim
3. Menanamkan rasa tanggung jawab individu untuk memenuhi tujuan pekerjaan

adalah ….
A. percaya diri
B. mandiri
C. tergantung pimpinan
D. kesadaran manusia
4. Teknik perlindungan terhadap informasi, dengan cara ….

A. menyimpan di cloud
B. menyimpan dalam ruangan khusus
C. menyimpan di media yang tidak dimiliki orang lain
D. menyimpan dengan password yang tidak diketahui
5. Yang bukan merupakan motivasi atau pengaruh proses kerja yang diterapkan
sesuai dengan standar layanan adalah ….
A. imbalan jasa yang memadai
B. prinsip pegawai sebagai pekerja
C. hubungan atasan bawahan berjalan dengan lancar
D. membedakan terhadap semua orang di perusahaan
6. Manfaat informasi yang disediakan untuk atasan dan pelanggan harus

berkualitas kecuali ….
A. pekerja mau ikut menanggung beban
B. menimbulkan kebersamaan dalam memiliki
C. pekerja akan berusaha dengan segenap kemampuan
D. menimbulkan salah persepsi dan merugikan kedua belah pihak
7. What does giving customers a “way back” mean?

A. That customers can make mistake but you need to make them feel alright.
B. That customers can go home if they find no solution from the staff.
C. That many customers can have a refund for the damaged goods.
D. That customers can give away all the souvenir given by the suppliers.

8. What do you do in preparing your presentation?

A. Collecting materials preparing the images, considering the audience,
preparing the technical supports, choosing the vocabularies.
B. Collecting materials, selecting the relevant points, grouping the points,
sequencing the groups of idea, and linking the groups in such a way.
C. Collecting materials, selecting the relevant points, grouping the points,
practicing with colleagues, and sharing with friends.
D. Collecting materials, practicing pronunciation, correcting the grammar,
choosing the right vocabularies, considering the budget.
9. There are five essential elements of a meeting. What are they?

A. A purpose, an avenue, a meeting room, a result, and a report.
B. A chairperson, participants, members, a result, and a report.
C. A purpose, an agenda, members, a secretary, an opening
D. A purpose, an agenda, members, a result, and a report.
10. Apabila ingin menggunakan komputer untuk membuat tesis, dokumen, atau
dokumen lain, Saudara dapat menggunakan perangkat lunak ….
A. Microsoft Outlook
B. Microsoft Visual Studio
C. Microsoft Office
D. Microsoft Windows
11. Agar komputer tidak rusak oleh pemadaman listrik atau pemadaman yang
dapat berubah sewaktu-waktu adalah menggunakan ….
A. CPU
B. UPS
C. IBM
D. Power
12. Jenis informasi yang fokus pada komunikasi aplikasi komputer otomasisasi
kantor atau disebut ….
A. pada komunikasi (AO)
B. pada data (electronic data processing – EDP)
C. pada informasi (SIM)
D. pendukung keputusanb(DSS)
13. Untuk menghasilkan tampilan dalam bentuk kolom maka pada form wizard pilih
....
A. Column
B. Tabular
C. Data sheet
D. Horizontal
14. Untuk menyimpan hasil perancangan query, kecuali ....

A. File > save as
B. File > save
C. CTRL + W
D. CTRL + S

15. Untuk menghapus field tertentu yang dipilih, gunakan tombol ....
A. Delete field
B. Delete table
C. Delete row
D. Delete coloum
16. Untuk membuat database baru yang masih kosong sehingga dapat
menambahkan obyek Tabel, Query, Form, Report pada Microsoft Access,
Saudara memilih ....
A. Blank access database
B. Open an existing file
C. Project existing data
D. Blank data access page
17. Login merupakan instruksi untuk ....

A. keluar email
B. membaca email
C. menyimpan email
D. membuka email
18. Pesan yang tidak diinginkan masuk ke dalam alamat email kita adalah ....
A. outbox
B. virus
C. spam
D. junk
19. Lampiran dalam sebuah email biasa disebut ….

A. Attachment
B. Bcc
C. Cc
D. Encrypt
20. Pengertian spam dalam sebuah email adalah ….

A. draft (pesan yang anda simpan)
B. berisi file (email yang telah anda kirim)
C. berisi email sampah
D. pesan yang harus diprioritaskan
21. I look … to … you soon.

A. backward, meet
B. go forward, met
C. fast-forward, meet up
D. forward, meeting
22. We are dealers in textiles and … there is a … market in your area of … priced
goods … this kind.
A. believes, promises, moderates, off
B. believe, promising, moderately, of
C. believed, promised, moderated, of
D. believing, promising, moderating, if

23. If the tiles … laid professionally, I … sure the work will give you lasting
satisfaction.
A. is, are
B. was, were
C. has, had
D. are, am
24. We are looking … a collaboration with a vendor … can provide tea, coffee …
refreshment snacks for breaks … a lunch menu.
A. with, that, or, as long as
B. for, whom, so, as far as
C. for, who, and, as well as
D. on, which, but, as good as
25. What seems to be the problem in this text?
A. Too many commas

B. No full stop.
C. No punctuation.
D. Too many words.
A. I want your signature as soon as possible.

B. Herewith the contract and I require your signature.
C. Please sign the contract enclosed and return it to me.
D. Therefore sign the contract immediately and don’t hesitate to return it.

27. Which text that best describes the diagram?
A. As the market matures, different segments an niches are being carved out.
For example, water can be plain, sparkling, enhanced, or premium.
B. What’s getting substituted for sugar sweetened drinks? Water is a big one:
it’s healthy, convenient, and natural – all things that appeal to today’s
health-conscious consumers.
C. Plain water can also be poured from a tap, so it’s not surprising that
consumers want to see their water enhanced in some way. Many are also
sensitive to price.
D. For the first time in U.S. history, more bottled water is being sold than soda
per person. It’s a fundamental shift in consumer habits – if you look at the
graph, you can see that as recent as the mid-2000s, people drank twice as
much soda per capita.
28. Menyalin file atau program dari situs Internet ke media penyimpanan lain
seperti disket, flashdisk, atau harddisk disebut ….
A. upload
B. copy data
C. download
D. chatting
29. Agar komputer kita dapat berkomunikasi dengan internet maka kita harus
mendaftarkan diri kepada ….
A. Internet Service Provider
B. Perusahaan Microsoft
C. Kementerian Komunikasi dan Informatika
D. Kantor penyelenggara frekuensi radio
30. Software untuk browsing internet yang di buat oleh Microsoft Corporation
adalah ….
A. Mozila Firefox
B. Internet Explorer

C. Netscape Communicator
D. Opera
Subject: 10th anniversary celebration – 10 May 2020
It has been a prosperous journey for ST Training Solution this past

decade. To celebrate our 10th anniversary we have arranged a special
evening, and we would like you share this with us.
We promise a night of glamour and humour – with Radio DJ, The Flying
Scotsman, as our MC, and an enchanting and glamorous performance by
local singing sensation, Clarissa Monteiro.
Details for your diary are:

Date Friday 10 May 2020
Time Cocktails from 19:00; Dinner at 19:30; Showtime 20:30
Venue Ritz Carlton Hotel, Fullerton Road
Theme Starry Starry Nite
Please confirm your attendance to Eunice at eunice_soon@gic.com.sg by 9

April.
We have mystery gifts for early birds and prizes for the best dressed star!
Come join us and be among the stars for the night!
Let’s celebrate our 10th anniversary in style!
31. What is this letter mainly about?

A. A declaration of 10 years of a company playing in a big market.
B. An invitation of 10th anniversary celebration of a company.
C. A ceremony of 10th anniversary of the director of a company.
D. An announcement of 10 years of achievement of a big company.
32. What would be the celebration like?

A. It would make people irritated and furious.
B. It would make the employee under pressure.
C. It would be very exciting and entertaining.
D. It would be an elegant and classy party.
33. What do early birds mean and what will happen to them?
A. Those who tell Eunice about their coming to the ceremony and they will
have their prizes for their best dress.
B. People who register their presence in the party to Eunice and they will have
some giveaway.
C. Those who will have some mystery gifts because they wear the best dress
in the party.

D. Those who confirm their attendances first and they will have their chances
for mystery gifts.
34. Dalam surat niaga sering digunakan istilah-istilah yang mempunyai arti
tersendiri, seperti c/o (care of) artinya adalah ….
A. Per alamat
B. Atas nama
C. Dengan alamat
D. Carbon copy
35. Penggunaan alat elektronik secara otomatis melaksanakan tugas-tugas yang

diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak adalah ….
A. pengolahan data
B. surat elektronik
C. kalender elektronik
D. konferensi audio
36. Apabila perusahaan mengirimkan surat kepada pihak lain diluar perusahaan
harus menggunakan buku ... sebagai tanda terima penyerahan surat kepada
pihak lain.
A. Agenda
B. Klaper
C. Ekspedisi intern
D. Ekspedisi ekstern
37. Untuk melayani pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi

yang diperlukan sehingga memudahkan penyelesaian pekerjaan adalah …
A. Peranan tata usaha
B. Fungsi tata usaha
C. Kedudukan tata usaha
D. Tugas tata usaha
38. Agar laporan dapat dijadikan dasar untuk menanggulangi masalah tertentu
maka Pimpinanlah yang menentukan siapa yang selanjutnya akan memproses
dokumen terkait dengan permasalahan dalam dokumen tersebut, untuk itu
laporan harus ….
A. diantarkan langsung kepada atasan
B. dikirim dengan di agenda terlebih dahulu agar tercatat dengan baik
C. disampaikan kepada yang berhak menerima tepat pada waktunya
D. disampaikan kepada atasan kapan saja tanpa terikat waktu
39. Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif
sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Berikut ini merupakan format
yang sering digunakan dalam laporan singkat atau laporan informal, yaitu ….
A. surat dan memo
B. buku
C. manuskrip
D. laporan penelitian

40. Laporan formal biasanya sangat menekankan objektivitas, organisasi pelaporan

harus dibuat sesuai aturan tertentu, data dan fakta yang ditampilkan harus
lengkap dan jelas. Berikut ini merupakan format yang sering digunakan dalam
membuat laporan formal, yaitu ….
A. memo
B. surat
C. manuskrip dan laporan berjilid
D. pengantar

BAB XV
PENUTUP
Saudara telah menyelesaikan seluruh kegiatan pembelajaran pada modul ini dan
mengerjakan semua soal pada bagian evaluasi. Semoga bermanfaat untuk Saudara
dalam meningkatkan kompetensi Administrasi Profesional, khususnya Klaster
Produksi Dokumen. Selamat untuk Saudara dan tentunya apa yang Saudara peroleh
juga akan dirasakan para peserta didik Saudara. Sukses untuk kita semua.

DAFTAR PENULIS KEGIATAN PEMBELAJARAN (KP)
• KP 1 Menerapkan Kerja Sama dengan Kolega Pelanggan ⎯ Suyadi

• KP 2 Menerapkan Etika Profesi — M. Tasyhar
• KP 3 Melakukan Komunikasi Lisan Dalam Bahasa Inggris Pada Tingkat Operasional
Menengah — Dame Ruth Sitorus
• KP 4 Mengoperasikan Sistem Informasi — Suyadi
• KP 5 Mengembangkan Data Informasi di Komputer — Dame Ruth Sitorus
• KP 6 Membuat Surat/Dokumen Elektronik — Dame Ruth Sitorus
• KP 7 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar — Dame Ruth
Sitorus
• KP 8 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Menengah — Dame
Ruth Sitorus
• KP 9 Mengakses Informasi melalui Homepage — Dame Ruth Sitorus
• KP 10 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Menengah —
Dame Ruth Sitorus
• KP 11 Menyiapkan Dokumen Bisnis — M. Tasyhar
• KP 12 Membuat Laporan Tertulis — Sudarmono

KUNCI JAWABAN PENILAIAN KEGIATAN PEMBELAJARAN
MENERAPKAN KERJASAMA DENGAN KEGIATAN PEMBELAJARAN 4
KOLEGA/PELANGGAN MENGOPERASIKAN SISTEM INFORMASI
1. Jawaban: D 1. Jawaban: B
2. Jawaban: A 2. Jawaban: A
3. Jawaban: C 3. Jawaban: C
4. Jawaban: C 4. Jawaban: B
5. Jawaban: B 5. Jawaban: D
6. Jawaban: D 6. Jawaban: B
7. Jawaban: B 7. Jawaban: B
8. Jawaban: A 8. Jawaban: C
9. Jawaban: C 9. Jawaban: A
10. Jawaban: D 10. Jawaban: D
KEGIATAN PEMBELAJARAN 2 KEGIATAN PEMBELAJARAN 5

MENERAPKAN ETIKA PROFESI MENGEMBANGKAN DATA INFORMASI
1. Jawaban: A DI KOMPUTER (DATABASE)
3. Jawaban: D 2. Jawaban: C
5. Jawaban: B 4. Jawaban: C
7. Jawaban: A 6. Jawaban: D
10. Jawaban: D
MELAKUKAN KOMUNIKASI LISAN KEGIATAN PEMBELAJARAN 6
DALAM BAHASA INGGRIS PADA MEMBUAT SURAT/DOKUMEN
TINGKAT OPERASIONAL MENENGAH ELEKTRONIK
3. Jawaban: A 3. Jawaban: B
4. Jawaban: C 4. Jawaban: D
7. Jawaban: B 7. Jawaban: A
10. Jawaban: C 10. Jawaban: C

10. Jawaban: B
KEGIATAN PEMBELAJARAN 7 MEMBACA DALAM BAHASA INGGRIS
PADA TINGKAT OPERASIONAL DASAR MENENGAH
1. Jawaban: A
6. Jawaban: D 7. Jawaban: A
7. Jawaban: C 8. Jawaban: D
10. Jawaban: C
KEGIATAN PEMBELAJARAN 8 MENYIAPKAN DOKUMEN BISNIS
MENULIS DALAM BAHASA INGGRIS 1. Jawaban: D
PADA TINGKAT OPERASIONAL 2. Jawaban: C
MENENGAH 3. Jawaban: C
8. Jawaban: B
9. Jawaban: A KEGIATAN PEMBELAJARAN 12
10. Jawaban: C MEMBUAT LAPORAN TERTULIS
1. Jawaban: B
KEGIATAN PEMBELAJARAN 9 2. Jawaban: A
MENGAKSES INFORMASI MELALUI 3. Jawaban: C
HOMEPAGE 4. Jawaban: A
4. Jawaban: A 8. Jawaban: C
5. Jawaban: D 9. Jawaban: A
7. Jawaban: A
8. Jawaban: C
9. Jawaban: B

Bahan Bacaan 2 Produksi Dokumen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bahan Bacaan 2 Produksi Dokumen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL

TIM WIDYAISWARA ADMINISTRASI PERKANTORAN

BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

Modul Administrasi Profesional Klaster Produksi Dokumen disusun berdasarkan Skema

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 2

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 3

Setelah mempelajari modul ini, Saudara diharapkan mampu memproduksi

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

2. Memberikan • Kebutuhan dan tujuan

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 4

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

3. Melakukan • Tujuan kerja tim

2. Menerapkan 1. Melindungi • Kelangsungan pelayanan Penerapan Etika

2. Menghasilkan • Layanan yang disediakan

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 5

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

4. Menjaga • Kolega dan karyawan

3. Melakukan 1. Melakukan • Sikap empati digunakan Bagaimana

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 6

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

2. Berperan-serta • Prosedur diikuti.

3. Melakukan • Presentasi yang sesuai

4. Mengoperasikan 1. Mempersiapkan • Sistem informasi Penerapan Sistem

2. Mengakses • Informasi yang

3. Mengoperasikan • Cara kerja sistem

5. Mengembangkan 1. Mempersiapkan • Kebutuhan organisasi Pengembangan

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 7

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

2. Menyimpan data • Keluaran informasi, tabel-

3. Menggunakan • Data dicek, dimasukkan

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 8

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

2. Mengenali menu, • Menu-menu yang

3. Membuka, • menu/tombol yang

4. Menyimpan • Surat elektronik

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 9

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

7. Menulis dalam 1. Mengidentifikasi • Tujuan penulisan Bagaimana

2. Memperhatikan • Kalimat sederhana

8. Menulis dalam 1. Mengidentifikasi • Tujuan penulisan Bagaimana

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 10

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

2. Memperhatikan • Kata kunci digunakan

9. Mengakses 1. Menyiapkan • Peralatan komputer Informasi pada

2. Membuka • Informasi terkini diakses

3. Mengakses • Informasi yang diakses

10. Membaca dalam 1. Memahami teks • Tujuan dari teks Bagaimana

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 11

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

2. Mengidentifikasi • Maksud dari teks

3. Memahami • Tujuan dari diagram

11. Menyiapkan 1. Mengidentifikasi 1.1. Persyaratan yang Penyiapan

2. Memeriksa • Dokumen pendukung

3. Mempersiapkan • Struktur dan isi dokumen

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 12

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

4. Menindaklanjuti • Dokumen yang telah

12. Membuat 1. Mempersiapkan • Data yang akan Pembuatan

2. Menentukan jenis • Jenis laporan yang akan

3. Menulis laporan • Laporan dibuat sesuai

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 13

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

4. Menyediakan • Fungsi preview digunakan

E. Petunjuk Penggunaan Modul