Bahan Bacaan 6 Pengelolaan Arsip

MODUL
ADMINISTRASI PROFESIONAL
PENGELOLAAN ARSIP
PENYUSUN
TIM WIDYAISWARA ADMINISTRASI PERKANTORAN
BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

VOKASI BISNIS DAN PARIWISATA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2020
ADMINISTRASI PROFESIONAL PENGELOLAAM ARSIP
KATA PENGANTAR
Modul Administrasi Profesional Klaster Pengelolaam disusun berdasarkan Skema KKNI

Level IV Administrasi Profesional. Modul ini terdiri dari 9 unit kompetensi, yaitu:
Menerapkan Etika Profesi, Mengakses Data di Komputer, Membuat Surat/Dokumen
Elektronik, Mengembangkan Data Informasi di Komputer (Database), Mengoperasikan
Sistem Informasi, Mengelola Arsip, Mengelola Peralatan Kantor, Menerapkan Prosedur
K3 Perkantoran, dan Meminimalisir Pencurian.
Modul ini disusun guna memfasilitasi peserta diklat dalam belajar secara mandiri baik
dengan moda luring dan daring. Selain tujuan pembelajaran, uraian kriteria unjuk
kerja, dan bahan bacaan, modul ini dilengkapi dengan lembar kerja, penilaian
kompetensi, refleksi dan tindak lanjut. Dengan menggunakan modul ini sebagai bahan
belajar mandiri, peserta diklat diharapkan dapat mengikuti pembelajaran dan
mempersiapkan diri untuk mengikuti Uji Kompetensi Keahlian (UKK).
Tak ada gading yang tak retak, modul ini jauh dari sempurna sehingga baik penyusun
modul dan para penulis kegiatan pembelajaran mengharapkan masukan dari pembaca
umum dan peserta diklat yang menggunakannya untuk belajar. Terima kasih.
Penyusun
Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 2

DAFTAR ISI
Kata Pengantar 2
Daftar Isi 3
Bab I Pendahuluan 4
Bab II Kegiatan Pembelajaran 1 Mengelola Peralatan Kantor 15
Bab III Kegiatan Pembelajaran 2 Mengoperasikan Sistem Informasi 46
Bab IV Kegiatan Pembelajaran 3 Menerapkan Etika Profes 60
Bab V Kegiatan Pembelajaran 4 Mengembangkan Data Informasi di Komputer 97
(Database)
Bab VI Kegiatan Pembelajaran 5 Membuat Surat/Dokumen Elektronik 118
Bab VII Kegiatan Pembelajaran 6 Mengakses Data di Komputer 145
Bab VIII Kegiatan Pembelajaran 7 Mengelola Arsip 173
Bab IX Kegiatan Pembelajaran 8 Meminimalisir Pencurian 191
Bab X Kegiatan Pembelajaran 9 Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran 224

BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengelolaan Arsip adalah salah satu dari simbilan modul yang didesain berdasarkan
Skema KKNI Level IV Kompetensi Keahlian Administrasi Profesional. Modul ini
memuat 9 unit kompetensi yang mendukung pencapaian Saudara untuk mengikuti
uji kompetensi keahlian Klaster Pengelolaan Arsip.
B. Tujuan
Setelah mempelajari modul ini, Saudara diharapkan mampu mengelola arsip yang
dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan sebagai sekretaris atau administrative
assistant.
C. Peta Kompetensi
Berikut ini adalah daftar unit kompetensi yang mendukung pekerjaan pada Klaster
Produksi Dokumen.
1. Menerapkan Etika Profesi,
2. Mengakses Data di Komputer,
3. Membuat Surat/Dokumen Elektronik,
4. Mengembangkan Data Informasi di Komputer (Database),
5. Mengoperasikan Sistem Informasi,
6. Mengelola Arsip,
7. Mengelola Peralatan Kantor,
8. Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran, dan
9. Meminimalisir Pencurian
No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

1. Menerapkan 1. Melindungi  Kelangsungan pelayanan Penerapan Etika
Etika Profesi kepentingan dan aliran informasi Profesi
pelanggan diterapkan sesuai dengan
tuntutan kerja.
 Kebutuhan atas keutuhan
dan keamanan informasi
disediakan pada saat
pribadi dan organisasi
membutuhkan.
 Bila terjadi konflik segera
diselesaikan dengan pihak
yang relevan.
 Kepentingan pelanggan
dijaga termasuk
kerahasiaan dan hak
miliknya.
2. Menghasilkan  Layanan yang disediakan

layanan yang sesuai kebutuhan
berkualitas operasional, keuntungan
pelanggan dan atasan.
 Pekerjaan dilakukan
sesuai stSaudarar layanan


SOP organisasi.
 Proses yang berkualitas
dijaga ketika
mengembangkan
pelayanan.
 Layanan terbaik diberikan
untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan dan
atasan.
3. Menjamin  Keterampilan,
kualitas kinerja pengetahuan, dan
kualifikasi kinerja
dilakukan.
 Pelayanan yang diberikan
oleh seseorang difasilitasi.
 Informasi yang berkualitas
dan sesuai stSaudarar
kepada atasan dan
pelanggan disediakan.
 Tahapan pekerjaan dan
kemampuan untuk
menyelesaikan tahapan
proyek direncanakan.
 Tanggung jawab terhadap
tugas dan pekerjaan
diterapkan.
4. Menjaga  Kolega dan karyawan

hubungan kerja diperlakukan secara wajar
yang harmonis dan profesional.
 Layanan bagi kolega,
pelanggan dan karyawan
dilakukan sesuai prosedur.
 Keterampilan profesional
dan pengetahuan
ditingkatkan secara
berkelanjutan.
2. Mengakses Data
di Komputer 1. Membuka  File yang akan di akses
file diidentifikasi sesuai
dengan perangkat lunak
yang digunakan.
 Piranti lunak yang tepat
dipilih dari menu yang
tersedia.
 File dapat dikenali untuk
dibuka
2. Mengunduh  Data/informasi yang di

data akses dipastikan
ketepatannya.
 Data/informasi yang di
unduh disimpan ke
dalam file.
 Data dicopy sesuai


dengan kebutuhan
3. Membuat 1. Mempersiapkan  Perangkat komputer Pembuatan

Surat/Dokumen piranti lunak diaktifkan sesuai dengan Surat/Dokumen
Elektronik sistem operasi dan Elektronik
persyaratan manual
instalasi.
 Piranti lunak untuk
membuat surat elektronik
dipastikan telah
terinstalasi dan siap
digunakan.
 Akun surat elektronik
(email) telah dimiliki.
2. Mengenali menu,  Menu-menu yang

format alamat disediakan beserta
email dan shortcut-nya dikenali
konfigurasi berdasarkan user manual
sederhana sesuai stSaudarar tempat
kerja.
 Format alamat surat
elektronik dikenali dan
dipahami secara tepat dan
cepat.
 Konfigurasi sederhana
dapat dilakukan sesuai
dengan manual yang
tersedia.
3. Membuka,  menu/tombol yang

mengambil, tersedia sesuai SOP
membaca, organisasi.
membuat dan  Surat elektronik dapat
mengirim dikenali asalnya dan dapat
surat/dokumen dibaca isinya dengan baik.
elektronik  Berkas lampiran (file
attachment) dapat
diekstrak dari email,
secara benar sesuai
prosedur.
 Surat elektronik dapat
diteruskan (forward),
dibalas (reply), ke alamat
tertentu.
 Surat elektronik baru
dibuat/dikomposisi dan
dikirim dengan
menggunakan fitur yang
disediakan.
 Pengiriman surat
elektronik dapat dilakukan
ke suatu alamat atau
beberapa dan dapat
disertai dengan file
attachment.
 Surat elektronik ditulis
sesuai dengan


memperhatikan
netiquette.
Mengembangkan 1. Mempersiapkan  Kebutuhan organisasi

4. Data Informasi di penyimpanan yang berhubungan
Komputer data dengan masukan data,
(Database) penyimpanan data,
keluaran (output) dan
kebutuhan penyajian
informasi diidentifikasi.
 Penggunaan database,
keluaran, pelaporan, dan
kebutuhan penyajian
informasi ditentukan
sesuai dengan kebijakan
dan prosedur organisasi.
 Fungsi-fungsi software
dan rumus sederhana
dalam database
digunakan untuk
memenuhi kebutuhan
yang teridentifikasi.
 Tabel data dan tata letak
(layout) form disiapkan
yang memungkinkan
masukan dan tampilan
data efisien.
 Laporan (reports)
database dibuat sesuai
gaya
perusahaan/organisasi
dan kebutuhan penyajian
informasi.
2. Menyimpan data  Keluaran informasi, tabel-

tabel database yang
digunakan dan format
laporan ditentukan sesuai
kebutuhan.
 Pengelompokan data,
pencarian dan penyortiran
kriteria disiapkan untuk
memenuhi kebutuhan
organisasi.
 Pengecekan ulang
dilakukan untuk
memastikan data yang
diperlukan dipenuhi.
3. Menggunakan  Data dicek, dimasukkan

database dan diedit segera dengan
teliti sesuai tugas dan
kebutuhan organisasi.
 Rumus-rumus diperiksa
untuk memastikan
keluaran memenuhi
 Pedoman, dokumentasi


pemakai dan fasilitas
bantuan digunakan untuk
menyelesaikan
permasalahan
berhubungan dengan
disain dan produksi
database
 Laporan database
dan/atau form dilakukan
preview, disesuaikan dan
dicetak agar sesuai
dengan
kebutuhan/persyaratan
organisasi dan tugas.
 File diberi nama dan
disimpan sesuai dengan
5. Mengoperasikan 1. Mempersiapkan  Sistem informasi Penerapan Sistem

Sistem Informasi sistem informasi diidentifikasi sesuai Informasi
yang akan kebutuhan
digunakan  Metode pengaksesan
informasi dipilih dengan
benar
 Berbagai sistem informasi
dioperasikan secara
terpadu.
2. Mengakses  Informasi yang

informasi dibutuhkan dipastikan
sesuai kebutuhan
 Informasi diakses sesuai
SOP.
3. Mengoperasikan  Cara kerja sistem

sistem informasi informasi diidentifikasi
dengan tepat dan benar.
 Jenis sistem informasi
dapat dioperasikan sesuai
keperluan
6.
Mengelola Arsip 1. Melakukan  Dokumen yang akan
penyimpanan diarsip dipastikan sudah
dokumen/surat selesai diproses dan siap
untuk disimpan
 Sistem kearsipan
diidentifikasi sesuai
kebutuhan
 Dokumen diindeks dan
ditempatkan sesuai
sistem kearsipan yang
berlaku dimasing-masing
organisasi untuk
memudahkan pencarian
2. Menjaga sistem  Dokumen disimpan di

kearsipan manual tempat penyimpanan arsip
maupun manual maupun elektronik


elektronik sesuai sistem yang telah
ditentukan
 Pemindahan dokumen
dimonitor agar mudah
dalam pencarian kembali
 Pemantauan pemeliharaan
berkala dilakukan
terhadap perlengkapan
dan peralatan sesuai
dengan buku panduan
 Permohonan perbaikan
terhadap perlengkapan/
peralatan yang tidak
berfungsi segera
dilakukan
3. Melakukan  Seluruh dokumen yang

pengendalian telah disahkan oleh
dokumen pejabat yang berwenang,
diidentifikasi sebelum
diterbitkan
 Perubahan dokumen
dicantumkan revisi
 Dokumen dikendalikan
antara dokumen yang
dipakai sebagai acuan
kerja dengan stempel
terkendali atau hanya
bahan bacaan dengan
stempel tidak terkendali
 Unit kerja yang menerima
distribusi dokumen
ditentukan
 Tanda terima dokumen
terkendali dibuatkan
dalam bentuk log
penerimaan dan dikaji
secara berkala sesuai
ketentuan dan disetujui
oleh personil yang
berwenang
 Dokumen yang telah
melewati masa simpan
ditarik/diambil atau
dimusnahkan sesuai
ketentuan yang berlaku
 Rekaman dokumen diberi
identitas
 Masa simpan atau masa
berlaku dari setiap
rekaman ditentukan
sesuai SOP Organisasi
 Setiap rekaman diperiksa
kondisi keutuhannya
secara berkala sesuai SOP
Organisasi
 Pemantauan
pengembalian dokumen


yang dipinjam
dilaksanakan sesuai SOP
Organisasi
7.
Mengelola 1. Menggunakan  Peralatan kantor disiapkan
Peralatan Kantor peralatan kantor sesuai kebutuhan
sesuai fungsi  Peralatan kantor
digunakan sesuai
fungsinya dan mengacu
pada panduan
penggunaan peralatan
2. Memfasilitasi  Keperluan sarana dan

keperluan sarana prasarana kantor
dan prasarana diidentifikasi sesuai
kantor permintaan
 Sarana dan prasarana
kantor disediakan sesuai
persetujuan pejabat yang
berwenang
 Pencatatan dilakukan
terhadap sarana dan
prasarana kantor yang
digunakan
3. Memelihara  Peralatan kantor yang

peralatan kantor digunakan
sesuai dengan diidentifikasi cara
SOP pemeliharaan-nya
 Penempatan dan
penyimpanan peralatan
kantor disesuaikan dengan
tata ruang kantor dan SO
 Pemeliharaan dilakukan
sesuai SOP
 Pencatatan pemeliharaan
dilakukan sesuai SOP
8. Menerapkan 1. Menjaga  Peralatan dan tempat

Prosedur K3 peralatan kerja kerja diidentifikasi
Perkantoran  Seluruh peralatan
operasional, diperiksa
keamanan dan masa
kadaluarsanya sebelum
digunakan
 Peralatan kerja yang
berhubungan dengan
listrik dipastikan
keamanannya sesuai SOP
 Peralatan dipergunakan
sesuai petunjuk
pemakaian
 Pemeliharaan rutin
dilakukan sesuai dengan
buku petunjuk


 Peralatan disimpan
ditempat yang sesuai
dengan peraturan
penyimpanan dengan
kondisi siap pakai.
 Kerusakan dilaporkan
berdasarkan ketentuan
perusahaan
 Perlengkapan keselamatan
kerja yang sesuai
dikenakan untuk
menghindari kecelakaan
kerja
2. Menjaga  Seluruh peralatan

peralatan kerja operasional, diperiksa
kebersihannya sebelum
digunakan
 Peralatan dibersihkan
setelah dipakai sesuai
dengan buku
petunjuk penggunaan
peralatan
 Bahan-bahan untuk
membersihkan disiapkan
sesuai dengan petunjuk,
persyaratan kesehatan
dan keselamatan kerja
 Bahan-bahan kimia
disimpan sesuai dengan
persyaratan kesehatan
dan keselamatan kerja
 Sampah dan kelebihan
bahan kimia dibuang
sesuai higienitas,
keamanan serta peraturan
mengenai lingkungan
3. Mengatasi  Potensi keadaan darurat

situasi-situasi diidentifikasi
darurat  Keadaan darurat ditangani
sesuai keterampilan yang
dimiliki dan kewenangan
yang diberikan
 Bantuan dari rekan
sejawat atau orang yang
berwenang dicari segera,
bilamana diperlukan
 Rincian keadaan darurat
dilaporkan sesuai dengan
aturan
4. Menangani  Tanggap serta pro-aktif

tindakan terhadap keadaan darurat
pertolongan  Tindakan dilakukan sesuai
pertama keterampilan dan
pada kecelakaan kewenangan yang telah
di kantor ditentukan dalam
menghadapi keadaan
darurat, sehingga dapat


menentukan langkah
langkah selanjutnya
 Fisik korban dan tanda-
tanda kehidupan
diidentifikasi
 Informasi dan sarana
serta prasana
layanan pendukung terkini
tersedia
 Informasi mengenai
kondisi korban
disampaikan kepada
petugas unit gawat
darurat (UGD).
 Situasi darurat yang
dialami dibakukan dalam
bentuk laporan sesuai
dengan peraturan
 Laporan dibuat dengan
jelas, akurat serta tepat
waktu
9. Meminimalisir 1. Menggunakan  Sistem dan prosedur

Pencurian sistem keamanan keamanan perusahaan
penyimpanan digunakan sesuai dengan
secara SOP Organisasi
Rutin  Uang kas/tunai disimpan
sesuai dengan SOP
Organisasi
 Perilaku pelanggan yang
mencurigakan ditangani
sesuai dengan SOP
Organisasi
 Tindakan pencurian
ditangani sesuai dengan
SOP Organisasi
 Aset fisik disimpan
2. Meminimalisir  Tindakan tepat yang

pencurian sesuai peraturan
dilakukan untuk
mengurangi pencurian
 Kode inventaris
dicocokkan dengan
ketersediaan inventaris
secara berkala sesuai
peraturan
 Barang yang mudah dicuri
diberi pengamanan
tambahan sesuai
peraturan
 Keamanan staf dan pihak
luar dijaga sesuai SOP
Organisasi

D. Ruang Lingkup
Berikut ini adalah daftar unit kompetensi yang memuat elemen-elemen pada
masing-masing unit serta lingkup materinya. Daftar ini dibuat berdasarkan SKKNI
Nomor 183 Tahun 2016 Bidang Administrasi Profesional. Secara garis besar,
Saudara akan mempelajari materi berikut ini.
E. Petunjuk Penggunaan Modul
Modul ini terdiri dari 9 kegiatan pembelajaran dan dirancang untuk membantu
Saudara menguasai kompetensi yang terdapat pada Klaster Pengelolaan Arsip.
Modul ini juga dirancang agar Saudara dapat melakukan banyak aktivitas yang
mendukung pencapaian kompetensi. Modul menyediakan sumber informasi terkait
unit kompetensi, lembar kerja yang membuat Saudara berlatih secara terarah,
penugasan yang dapat meningkatkan keterampilan, pengetahuan dan sikap, serta
penilaian sebagai sentuhan akhir untuk memantapkan kemahiran Saudara sebelum
mengikuti uji kompetensi keahlian.

BAB II
KEGIATAN PEMBELAJARAN 1
MENGELOLA PERALATAN KANTOR
A. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari kegiatan ini, Saudara diharapkan dapat Mengelola Peralatan
Kantor dalam lingkungan pekerjaan Administratif Profesional melalui Kegiatan
Pembelajaran Mengelola Peralatan Kantor.
B. Kriteria Unjuk Kerja

Adapun kriteria unjuk kerja dari Mengelola Peralatan Kantor adalah:
1. Menggunakan Peralatan Kantor sesuai Fungsi meliputi:
1.1. Menyiapkan Peralatan Kantor
1.2. Menggunakan Peralatan Kantor sesuai Fungsi
2. Memfasitasi Keperluan Sarana dan Prasarana Kantor meliputi:

2.1. Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Kantor
2.2. Menyediakan Sarana dan Prasarana Kantor
2.3. Mencatat Sarana dan Prasarana Kantor
3. Memelihara Peralatan Kantor meliputi:

3.1. Mengidentifikasi Peralatan Kantor yang digunakan dan cara
Pemeliharaanya
3.2. Menyesuaikan Penyimpanan dan Penempatan Peralatan Kantor
3.3. Melakukan Pemeliharaan sesuai SOP
3.4. Melakukan Pencatatan Pemeliharaan sesuai SOP
A. Aktivitas Pembelajaran
Pada bagian ini, Saudara akan mempelajari materi tentang 3 elemen pada unit
kompetensi Mengelola Peralatan Kantor. Saudara dapat melakukan kegiatan ini
dengan cara Saudara sendiri. Tetapi bila Saudara dalam pelatihan tatap muka
maka Saudara dapat melakukan aktivitas pembelajaran bersama rekan atau dalam
kelompok. Mari kita mulai dengan membaca sepintas materi pada bagian ini
dengan langkah-langkah sebagai sebagai berikut:
• Bentuk beberapa kelompok atau pasangan bila jumlah Saudara tidak terlalu
banyak dalam 1 kelas.
• Bagi bahan bacaan agar setiap individu mendapat bagian.
• Baca materi dengan teknik membaca cepat.
• Ungkapkan apa yang Saudara baca sesuai dengan urutan bahan bacaan
kepada semua anggota kelompok atau rekan.
• Pada akhir setiap elemen, Saudara mendapat penugasan yang terdapat pada
Lembar Kerja (LK). Masing-masing elemen memiliki 2 LK yaitu LK 1 dan LK 2.
• Diskusikan pertanyaan-pertanyaan pada LK 1 dan kerjakan LK 2 sesuai
petunjuk.
• Pada akhir pembelajaran, untuk mengukur ketrampilan, Saudara mendapat
penugasan berupa demonstrasi dan mendokumentasikan kegiatan tersebut.

Printer Epson 335

https://fastprint.co.id/products/printer-epson-l355-multi-function-inkjet
Aktivitas Pembelajaran
1. Elemen 1. Menggunakan Peralatan Kantor sesuai Fungsi meliputi:
a. Menyiapkan Peralatan Kantor
Sebelum melaksanakan pekerjaan dikantor sebaiknya ada perencanaan
menyiapkan peralatan kantor sesuai yang dibutuhkan supaya pelaksanaan
pekerjaan kantor berjalan lancar sehingga tercapai sesuai tujuan. Untuk
memenuhi kelengkapan peralatan kantor tersebut maka seorang staf atau
petugas yang diberi tugas untuk mengurus peralatan kantor harus memiliki
pengetahuan menyiapkan peralatan kantor yang dibutuhkan.
Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan
tata usaha. Menurut The Liang Gie, “Peralatan kantor (office supplies)
adalah bendabenda yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari
oleh pegawai tata usaha”. Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
“Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud dan tujuan.” Jadi, peralatan atau media kantor juga
berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.
Banyak orang mungkin tidak memikirkan pendirian kantor mereka. Langkah

dalam mengatur bisnis Anda seharusnya tidak diabaikan. Saat menyiapkan
kantor Anda, perhatikan peralatan kantor, kenyamanan, dan organisasi
kantor Anda.Apakah Anda mempertimbangkan dengan serius kemungkinan
menyiapkan & merawat kantor dengan benar harus menjadi bagian dari
keseluruhan rencana Anda. Jangan membuat kesalahan dengan

mengabaikan pentingnya lingkungan ramah bisnis. Ini bahkan bisa

menentukan tingkat kesuksesan Anda.
Daftar berikut merupakan beberapa peralatan kantor yang sangat penting
saat membuat kantor Anda. Banyak orang sering mengabaikan hal ini saat
memulai bisnis.
Seperti pengarsipan, ini bisa menjadi pekerjaan kantor yang paling buruk
dan paling ditakuti (tapi perlu). Saran terbaik saya: ikuti terus. Sisihkan
satu slot waktu setiap minggu untuk melakukan pengarsipan, atau jenis
kertas kerja lainnya yang perlu ditepis agar tidak menumpuk di sekitar
Anda. Pekerjaan Anda akan harus lebih mudah dalam jangka panjang.
Memilih peralatan kantor yang tepat dapat membantu karyawan Anda

tetap sehat dan nyaman di tempat kerja.Ingat, Anda mendapatkan apa
yang Anda bayar, dan meskipun harganya sedikit mahal untuk memiliki
peralatan kantor yang berkualitas.
Jenis-jenis peralatan kantor

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang
digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.
Jenis peralatan kantor yang perlu disiapkan adalah sebagai
berikut:
1) Telepon (alat komunikasi jarak jauh)
2) Alat pengendali jaringan komunikasi (PABX)
3) Mesin penggandaan dokumen
4) Mesin pengirim dokumen
5) Alat hitung
6) Alat pemindai
7) Alat pencetak dokumen
8) Alat proyektor layar
b. Menggunakan Peralatan Kantor sesuai Fungsi

Bekerja di kantor tentunya harus memiliki peralatan kantor yang lengkap
untuk memudahkan dalam bekerja. Dalam penggunaan proses
penyelesaian kegiatan administrasi kantor terkait dengan kegiatan -
kegiatan sebagai berikut :
Berdasarkan sumber tenaga penggerak
1) Manual, peralatan kantor yang digerakkan dengan menggunakan tenaga
otot manusia
2) Electric, peralatan yangg digerakkan dengan tenaga listrik arus kuat
arus AC
3) Electronic, perlatan kantor yang digerakkan tenaga listrik arus lemah/
baterai adaptor
Berdasarkan kelompok bidang pekerjaan perkantoran

Alat komunikasi jarak jauh (pesawat telepon)
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu
pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri

maupun ke luar kantor Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam

kantor:
1) Penyampaian informasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien
2) Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan
lilingkungan kantor
3) Meningkatkan produktifitas kerja
4) Mempercepat proses pekerjaan
Jenis pesawat telepon

1) Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-
rumah
2) PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya melalui operator
Alat pengendali jaringan komunikasi (PABX)

PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator
Mesin pengganda dokumen

Mesin foto copy yaitu suatu mesin digital yang berperan untuk
menduplikasikan suatu dokumen serta gambar visual dengan amat cepat,
gampang, serta murah. Mesin foto copy adalah mesin yang sangatlah
popular di kelompok beberapa pelajar, guru, pegawai, serta orang-orang
biasanya. Umumnya, mesin ini di gunakan untuk menduplikat suatu
dokumen.
Alat hitung
Mesin hitung atau Kalkulator adalah alat untuk menghitung dari
perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian dan
pembagian sampai kepada kalkulator sains yang dapat menghitung rumus
matematika tertentu. Pada perkembangannya sekarang ini, kalkulator
sering dimasukkan sebagai fungsi tambahan daripada komputer,
handphone, bahkan sampai jam tangan
Alat pemindai
Pemindai (bahasa Inggris: scanner) merupakan suatu alat yang digunakan
untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto,
gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan
ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital. Terdapat
beberapa jenis pemindai bergantung pada kegunaan dan cara kerjanya,
antara lain:
1) pemindai gambar
2) pemindai barcode
3) pemindai sinar-X
4) pemindai cek
5) pemindai logam
6) pemindai Optical Mark Reader (OMR)
7) pemindai 3 Dimensi

Di antara jenis-jenis pemindai tersebut, pemindai gambar adalah yang

paling sering disebut sebagai pemindai.
Seperti halnya pada pemindai OMR, pemindai gambar juga dapat
digunakan sebagai pemindai LJK. Agar hal tersebut dapat tercapai,
dibutuhkan perangkat lunak dengan teknologi Digital Mark Reader (DMR).
Bila dikelompokkan berdasarkan cara memasukkan kertas, pemindai
gambar terdiri atas 2 jenis, yaitu:
1) Flatbed
Pada pemindai gambar Flatbed, kertas diletakkan di atas kaca pemindai,
kemudian lampu dan sensor pemindai akan bergerak menyusuri kertas
tersebut untuk memperoleh gambarnya.
2) Automatic Document Feeder (ADF)
Pada pemindai gambar Automatic Document Feeder (ADF), kertas
diletakkan pada baki/tray, lalu satu per satu kertas akan dimasukkan
oleh bagian mekanik pemindai dengan adanya pad assy dan roller.
Pada saat kertas bergerak di atas lampu pemindai, sensor pemindai
bekerja untuk memperoleh gambar yang merepresentasikan kertas
tersebut. Keunggulan pemindai Automatic Document Feeder (ADF)
adalah:
1) kecepatannya tinggi, dapat mencapai > 10.000 lembar per jam
2) dapat membaca dua sisi kertas sekaligus pada saat yang bersamaan
3) dengan imprinter pemindai dapat memberikan tanda pada lembaran
yang telah dipindai
4) sangat tepat dipasangkan dengan perangkat lunak berteknologi Digital
Mark Reader serta untuk pengarsipan dan manajemen dokumen.
Alat pencetak dokumen

Pengertian printer, Printer merupakan sebuah perangkat keras yang
dihubungkan pada komputer yang berfungsi untuk menghasilan cetakan
baik berupa tulisan ataupun gambar dari komputer pada media kertas atau
yang sejenisnya. Jenis printer ada tiga macam, yaitu jenis Printer Dot
metrix, printer Ink jet, dan printer Laser jet
Alat proyeksi layar

Proyektor LCD adalah suatu jenis proyektor video untuk menampilkan
video, gambar atau data computer di layar atau permukaan datar lainnya.
Ini adalah analog modern dari proyektor slide atau proyektor over head.
Untuk menampilkan gambar, LCD (liquid crystal display) Proyektor biasanya
mengirim cahaya dari lampu halida logam melalui prisma yang
memisahkan cahaya untuk tiga panel silikon poli - masing masing untuk
komponen merah, hijau, dan biru dari sinyal video. Sebagai cahaya
terpolarisasi melewati panel (kombinasi polarizer, panel LCD dan analyzer),
piksel individu dapat dibuka untuk memungkinkan cahaya untuk lulus atau
tertutup untuk memblokir cahaya. Kombinasi piksel terbukaan tertutup
dapat menghasilkan berbagai macam warna dan nuansa pada gambar yang
diproyeksikan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa kegunaan peralatan kantor

adalah

1) Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor

2) Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
3) Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik dan memuaskan
4) Sebagai asset dan pelengkap kantor
c. Lembar Kerja Elemen 1

Lembar Kerja 1.1
Saudara melakukan kegiatan pengunduhan LK 1.1 dan bahaan bacaan,
langkah selanjutnya adalah membaca secara lengkap materi yang diberikan
untuk lebih memperdalam materi serta mengerjakan tugas pada LK.1.1 yang
diberikan. Setelah Saudara menyelesaikan tugas yang diberikan pada LK.1.1
silakan mengunggah file tersebut!
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar
1. Tuliskan jenis peralatan kantor sesuai kebutuhan?

Jawaban:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
2. Tuliskan cara penggunaan salah satu peralatan
kantor sesuai panduan?
Jawaban:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 1.2

Pimpinan minta kepada Saudara untuk mencari surat tugas dan sertifikat
yang akan digunakan dalam rangka registrasi seminar yang akan diikuti
pimpinan. Setiap berkas digandakan sebanyak 2 (dua) kali penggandaan
dengan menggunakan mesin foto copy.
Untuk menyelesaikan pekerjaan Saudara, langkah yang harus dilakukan

adalah:
a) Siapkan peralatan kantor sesuai kebutuhan

b) Gunakan peralatan kantor sesuai fungsinya dan mengacu pada
panduan penggunaan peralatan
c) Buatlah resume cara mengoperasikan mesin fotocopy sehingga dapat
menyelesaikan pekerjaan Saudara!
d. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yaitu Menggunakan
peralatan kantor sesuai fungsi. Saudara membutuhkan pengetahuan dan
ketrampilan yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada Menggunakan
peralatan kantor sesuai fungsi di lingkungan kerja Administrasi Profesional.

Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya pada kegiatan di kantor atau

tempat kerja Saudara dengan sikap kerja yang cermat, teliti dan responsip.
https://www.google.com/search?q= gambar sarana dan

prasarana kantor
2. Elemen 2. Memfasitasi Keperluan Sarana dan Prasarana Kantor
meliputi:
a. Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Kantor
Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu
proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya
sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti
komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak
bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.
Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana
untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan
suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan
lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua),
yaitu: Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya
• Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map,
amplop dll)
• Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator,
binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting,
pemotong kertas dll.
• Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Mesin-mesin kantor (Office Mechine)

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk

menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam
pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik.
Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin
fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda
dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.
Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk
melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar
organisasi. Contoh:
telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.
Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi
untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi,
sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan
tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.
Interior kantor (Office Arrangement)

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk
menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan
kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar,
patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.
Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan
perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang
tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan
b. Menyediakan Sarana dan Prasarana Kantor

Untuk menunjang motivasi pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan
sangat bergantung pada sarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Tanpa
adanya fasilitas sarana dan prasarana kantor, tidak mungkin tujuan suatu
lembaga dapat tercapai Mengingat pentingnya sarana dan prasarana kantor
dalam upaya meningkatkan motivasi kerja pegawai dan memperlancar
aktivitas kerja pegawai, maka dibutuhkan pengelolaan sarana dan prasarana
kantor yang baik. Sarana dan prasarana kantor baik milik swasta maupun
negera harus dikelola dengan baik. Pengelolaan sarana dan prasarana
kantor tidak hanya menjadi tugas General Affairs (GA), namun melibatkan
semua unsur pegawai yang ada, agar sarana dan prasarana yang ada
dipakai secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur penggunaannya.
Dalam pelaksanaanya harus memperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan;

2) Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan;
3) Menyediakan dan menggunakan fasilitas sarana dan prasarana kantor
dalam kegiatan operasional;

4) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran operasional yang

berlaku;
5) Menyimpan dan memelihara perlengkapan kantor;
6) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor;
7) Menghapuskan perlengkapan sarana dan prasarana kantor yang sudah
tidak dapat digunakan sesuai dengan prosedur penggunaan barang.
Pada umumnya untuk memenuhi keperluan sarana dan prasarana kantor

disuatu bagian (unit pemakai) yang ingin menggunakan suatu peralatan
kantor harus mengajukan permintaan kepada unit perlengkapan permintaan
peralatan kantor dan disetujui pejabat yang berwenang dengan prosedur
sebagai berikut:
1) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan
bon permintaan peralatan/perlengkapan
2) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan
tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah
peralatan kantor yang diminta ada dalam gudang).
3) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan
persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan
4) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk
mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit
pemakai
5) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan
peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
6) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik
secara administrasi maupun secara fisik
7) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek
fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah
sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
8) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan
c. Mencatat Sarana dan Prasarana Kantor

Mencatat atau Inventarisasi barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk
memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan
diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun
hibah untuk diadministrasikan barang inventaris dilakukan dalam
1) Buku Induk
2) Buku golongan barang inventaris
3) Buku catatan barang non inventaris
Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium) yang berarti
daftar barang-barang, bahan dan sebagainya. Inventarisasi sarana dan
prasarana pendidikan adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang
milik kantor ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur
menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku. Barang inventaris kantor
adalah semua barang milik negara (yang dikuasai kantor) baik yang
diadakan/dibeli melalui dana dari pemerintah, DPP maupun diperoleh sebagai
pertukaran, hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di kantor
guna menunjang kelancaran kerja.

Tiap kantor wajib menyelenggarakan inventarisasi barang milik negara yang

dikuasai/diurus oleh kantor masing-masing secara teratur, tertib dan lengkap.
Kepala kantor melakukan dan bertanggung jawab atas terlaksananya
inventarisasi fisik dan pengisian daftar inventaris barang milik negara yang
ada di kantornya.
Tujuan Inventarisasi Peralatan Kantor

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan
pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana
yang dimiliki oleh suatu kantor. Secara khusus, inventarisasi dilakukan
dengan tujuantujuan sebagai berikut:
1) Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan
prasarana yang dimiliki oleh suatu kantor.
2) Untuk menghemat keuangan kantor baik dalam pengadaan maupun
untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana kantor.
3) Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu kantor
dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang.
4) Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan
prasarana yang dimiliki oleh suatu kantor.
Manfaat Inventarisasi Peralatan Kantor

Daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasi yang
lengkap, teratur dan berkelanjutan dapat memberikan manfaat, yakni
sebagai berikut:
1) Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan
dan menyusun rencana kebutuhan barang.
2) Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam
pengarahan pengadaan barang.
3) Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam
penyaluran barang.
4) Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (
tua, rusak, lebih) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya.
5) Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan
pengawasan dan pengendalian barang.
Pengadministrasian Barang Inventaris

1) Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua
barang inventaris milik negara dalam lingkungan kantor menurut urutan
tanggal penerimaannya.
2) Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat
mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah
ditentukan.
3) Buku Catatan Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua
barang habis pakai, seperti; kapur, pensil, penghapus papan tulis,
kertas ketik, tinta dan sejenisnya.
4) Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar tempat
mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris
sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan.

Daftar ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing golongan

inventaris.
5) Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua
barang inventaris menurut golongan barangnya.
6) Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitu merupakan daftar
yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada
tanggal 1 April tahun yang lalu, mutasi barang yang terjadi selama
setahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1 April
tahun anggaran berikutnya.
Untuk Daftar Isian Inventaris dan Daftar Rekapitulasinya, kantor wajib
membuat dan mengisinya dalam rangkap 2 (dua) untuk disampaikan 1 set
(asli) kepada unit kerja yang membawahinya dan 1 set (tembusan) untuk
arsip sendiri.
Pelaporan Inventaris
Laporan Tri Wulan Mutasi Barang Inventaris
Tiap kantor dan unit pelaksana teknis wajib membuat daftar laporan triwulan
mutasi barang inventaris rangkap 2 (dua), untuk disampaikan 1 (satu) set
(asli) kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota setempat dan 1 set
untuk arsip sendiri. Laporan tersebut harus sudah disampaikan paling lambat
7 hari setelah berakhirnya triwulan tahun anggaran berjalan.
Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota membuat rekapitulasi laporan
triwulan yang berasal dari sekolah/UPT/Dinas Pendidikan Kecamatan.
Selanjutnya Kantor Depdik Kabupaten/Kota sendiri menyampaikan kepada
Dinas Pendidikan Propinsi setempat u.p. Kepala Bagian Perlengkapan.
d. Lembar Kerja Elemen 2

Lembar 2.1
Saudara melakukan kegiatan pengunduhan LK 2.1 dan bahaan bacaan,
langkah selanjutnya adalah membaca secara lengkap materi yang diberikan
untuk lebih memperdalam materi serta mengerjakan tugas pada LK.2.1 yang
diberikan. Setelah Saudara menyelesaikan tugas yang diberikan pada LK.2.1
silakan mengunggah file tersebut
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar!
1. Tuliskan pengertian sarana dan prasarana kantor?

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
2. Tuliskan teknis pelaksanaan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana

kantor? Jawaban:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
3. Tuliskan tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor! Jawaban:

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Lembar 2.2
Perusahaan memiliki beberapa peralatan yang akan digunakan untuk
komunikasi, penggandaan dokumen, dan alat hitung. Agar peralatan
tersebut dapat digunakan secara maksimal, dan diketahui jumlah,
spesifikasi dan posisi penyimpanannya, diperlukan pencatatan terhadap
sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan.
Untuk dapat melaksanakan kegiatan tersebut, hal yang harus Saudara

lakukan adalah:
a) Identifikasi keperluan sarana dan prasarana kantor sesuai permintaan

b) Sediakan sarana dan prasarana kantor sesuai persetujuan pejabat
berwenang
c) Buatlah format daftar inventaris dan lakukan pencatatan terhadap
sarana dan prasarana kantor yang digunakan
e. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 2, yaitu Memfasilitasi
keperluan sarana dan prasarana kantor. Saudara membutuhkan pengetahuan
dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada Memfasilitasi
keperluan sarana dan prasarana kantor di lingkungan kerja Administrasi
Profesional. Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya pada kegiatan di
kantor atau tempat kerja Saudara dengan sikap kerja yang cermat teliti dan
responsif.
https://www.google.com/searchgambar+memelihara+peralatan+ka
ntor

3. Elemen 3. Memelihara Peralatan Kantor meliputi:

a. Mengidentifikasi Peralatan Kantor yang digunakan dan cara
Pemeliharaanya Peralatan kantor adalah segenap alat yang
dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. Menurut The Liang
Gie,”peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam
pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha.” Adapun menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia,” Peralatan kantor berarti sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.”
Jadi dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media
dalam mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat
disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan peralatan kantor adalah suatu
sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat
pelaksanaan pekerjaan kantor..
Macam-macam peralatan yang termasuk peralatan kantor adalah: alat
komunikasi jarak jauh (pesawat telepon), alat pengendali jaringan
komunikas (PABX), mesin penggandaan dokumen, mesin pengirim
dokumen, alat hitung, alat pemindai, alat pencetak dokumen, alat proyeksi
layar
Pemeliharaan/ perawatan ialah pemeliharaan terhadap peralatan, dalam

usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau peralatan tersebut
dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai
dengan maksud dan tujuan tertentu.
Cara pemeliharaan dan perawatan peralatan kantor

Untuk memelihara dan merawat barang kantor hendaklah memperhatikan
cara-cara berikut ini:
1) Selalu membersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah
barang tersebut digunakan.
2) Selalu memperbaiki barang yang rusak memperhatikan cara
penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis
peralatan
3) Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat
semula dalam keadaan baik dan benar.
4) Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai
dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya.
Langkah-langkah umum pemeliharaan dan perawatan peralatan

manfaatnya yaitu:
1) Peralatan kantor akan terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi
kerusakan
2) Memperpanjang umur peralatan kantor sehingga tidak perlu diganti
dalam waktu singkat
3) Menghindari kehilangan karena terkontrol terus
4) Menghindari penyimpanan yang tidak teratur
5) Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik

Macam-macam pemeliharaan atau perawatan barang

1) Menurut kurun waktu
• Pemeliharaan
sehari-hari
• Pemeliharaan
berkala 2)
Menurut jenis
barang
 Barang bergerak
 Barang tidak bergerak
Pemeliharaan peralatan kantor

Pengurusan pemeliharaannya dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai
berikut:
1) Kontrak pemeliharaan
2) Servis perorangan
3) Servis kantor (company operated service)
Perawatan Telepon
1) Pastikan perangkat dalam keadaan kering
1) Jangan simpan perangkat ini ditempat yang panas
2) Jangan coba membuka perangkat selain yang diperintahkna dalam buku
petunjuk
3) Pastikan agar aprangkat tidak terjatuh, terbentur atau tergunjang
4) Jangan gunakan bahan kimia untuk membersihkan perangkat
5) Gunakan hanya antenna pengganti yang sudah disediakan atau
direkomendasikan
6) Gunakan pengisi daya didalam ruangan
b. Menyesuaikan Penyimpanan dan Penempatan Peralatan Kantor

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang
untuk menampung hasil pengadaan peralatan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan
1) agar barang tidak cepat rusak
2) agar tidak terjadi kehilangan barang
3) agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan
4) memudahkan dalam pengawasan
5) memudahkan dalam analisis barang
Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:

1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia
2) Pergudangan yang memenuhi syarat
3) Sifat peralatan kantor yang disimpan
4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5) Prosedur dan tata kerja

6) Biaya yang tersedia
7) Tenaga yang diperlukan
8) Jangka waktu penyimpanan
Cara penyimpanan
1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis
2) Barang disimpan dalam keadaan bersih
3) Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi
4) Barang disimpan di tempat yang memadai
5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan
6) Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan
7) Barang disimpan di ruangan yang terkunci
8) Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di buku
persediaan
9) Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian depan
Setiap kantor memerlukan sistem penyimpanan untuk peralatan kerja kantor,

barang dan sebagainya. Terdapat 2 pilihan untuk diterapkan setiap kantor
dalam mengatur cara penyimpanannya yaitu:
1) Penyimpanan tersebar diseluruh kantor.
Sistem tempat penyimpanan kantor yang tersebar disetiap ruangan, hal ini
diterapkan untuk menyimpan keperluan kantor yang bersifat rutin seperti
kabinet untuk file sehingga mudah diambil kembali ketika dibutuhkan.
2) Penyimpanan terkumpul di suatu ruang kantor .
Kantor perlu menyediakan ruangan khusus untuk penyimpanan peralatan
bagi keperluan rutin dalam jumlah banyak. Buatlah rak-rak untuk
penempatan barangbarang agar terorganisir & rapi. Peralatan kantor yang
ditempatkan dalam ruangan khusus atau diruang lab, ruang bengkel ini
umumnya seperti: alat komunikasi jarak jauh (pesawat telepon),alat
pengendali jaringan komunikas (PABX). mesin penggandaan dokumen,
mesin pengirim dokumen, alat hitung, alat pemindai, alat pencetak
dokumen, alat proyeksi layar, dan sebagainya.
c. Melakukan Pemeliharaan sesuai SOP

Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar
peralatan kantor tetap terpelihara baik, sehingga siap dipakai pada saat
diperlukan.
Pemeliharaan peralatan kantor adalah kegiatan untuk melaksanakan
pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam
keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil
guna dalam mencapai tujuan. Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan
atau pencegahan dari kerusakan suatu peralatan kantor, sehingga
peralatan kantor tersebut kondisinya baik dan siap digunakan.
Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk
mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik.
Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati
dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus

dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis

barang yang dimaksud.
Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Peralatan Kantor

1) Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting
terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu
peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian
dari peralatan tersebut.
2) Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung
kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
3) Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui
pengecekkan secara rutin dan teratur.
4) Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat
tersebut.
Manfaat Pemeliharaan
1) Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu
mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
2) Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang
berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
3) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol
sehingga menghindar kehilangan.
4) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang,
5) Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.
Macam-macam Pekerjaaan Pemeliharaan

1) Perawatan terus menerus (teratur, rutin)
2) Perawatan berkala
3) Perawatan darurat
4) Perawatan preventif (rutin
Bentuk-bentuk Upaya Pemeliharaan

1) Berdasarkan kurun waktu
2) Pemeliharaan sehari-hari
3) Pemeliharaan berkala
4) Berdasarkan umur penggunaan peralatan kantor
5) Pemeliharaan dari segi penggunaan
d. Melakukan Pencatatan Pemeliharaan sesuai SOP

Setelah dilakukan pemeliharaan peralatan kantor selanjutnya dilakukan
pencatatan pemeliharaan peralatan kantor, supaya lebih tertib dan teratur
serta mudah untuk mengecek, pengecekan yang lebih mudah difahami adalah
dengan dibuatkan kartu perawatan/perbaikan ditempelkan di peralatan
kantor.
Tujuan kartu perawatan/perbaikan peralatan kantor
adalah: 1) Pengecekan perawatan/perbaikan
berkala

2) Mengetahui jenis peralatan kantor dan spesifikasi

3) Mengetahui tahun pengadaanya
4) Kode inventarisasi/pencatatan peralatan kantor
5) Nomor dan tanggal perbaikan
6) Rincian perawatan/perbaikan peralatan kantor
7) Petugas yang melakukan perawatan dan perbaikan
e. Lembar Kerja Elemen 3

Lembar 3.1
Saudara melakukan kegiatan pengunduhan LK 3.1 dan bahan bacaan,
langkah selanjutnya adalah membaca secara lengkap materi yang
diberikan untuk lebih memperdalam materi serta mengerjakan tugas pada
LK.3.1 yang diberikan. Setelah Saudara menyelesaikan tugas yang diberikan
pada LK.3.1 silakan mengunggah file tersebut!
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar!
1. Tuliskan langkah-langkah umum pemeliharaan dan perawatan

peralatan!
Jawaban:
……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
2. Tuliskan tujuan penempatan dan penyimpanan peralatan kantor?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……..........
3. Tuliskan tujuan melakukan pemeliharaan sesuai SOP?
Jawaban:
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
4. Tuliskan prosedur melakukan pencatatan pemeliharaan sesuai
SOP.? Jawaban:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Lembar 2.2
Peralatan kantor yang digunakan memerlukan pemeliharaan dan
perawatan.
Penggunaan kartu pemeliharaan barang akan membantu dalam
pengecekan barang.
1) Tempatkan dan simpan peralatan kantor sesuai dengan prosedur
penyimpanan dan tata ruang kantor

2) Lakukan pemeliharaan dan perawatan peralatan kantor sesuai

dengan SOP
3) Lakukan pencatatan pemeliharaan dengan format kartu
pemeliharaan barang yang sesuai dengan jenis barang yang dimiliki
f. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 3, yaitu Memelihara
peralatan kantor sesuai dengan SOP. Saudara membutuhkan pengetahuan
dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada Memelihara peralatan
kantor sesuai dengan SOP di lingkungan kerja Administrasi Profesional.
Selanjutnya Saudara dapat menerapkannya pada kegiatan di kantor atau
tempat kerja Saudara dengan sikap kerja yang cermat teliti dan responsif.
g. Penilaian
Bagian 1: Tes Tertulis Pilihan Ganda Pilih jawaban yang paling tepat.
1. Jenis peralatan kantor yang harus disiapkan dalam pekerjaan kantor adalah
….
A. telepon dan mesin pengganda
B. buku dan filing cabinet pensil dan pulpen
C. pensil dan pulpen
D. meja dan kursi
2. Langkah yang tepat sebelum menggunakan peralatan mesin pengganda
adalah
A. dibersihkan B. dipanaskan
C. dihidupkan
D. langsung dipakai
3. Manfaat pencatatan peralatan kantor adalah ….
A. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan
dan menyusun rencana kebutuhan barang.
B. menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran
pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
C. menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekkan
secara rutin dan teratur.
D. menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat
tersebut.
4. Peralatan kantor yang dimiliki diupayakan agar dapat dimanfaatkan dalam
jangka waktu yang lama (awet). Agar peralatan kantor dapat awet, hal yang
harus dilakukan adalah….
A. disimpan dalam tempat yang aman
B. dibiarkan hidup jika tidak digunakan
C. dilakukan penempatan sesuai keinginan
D. dilakukan pemeliharan secara berkala
5. Setiap unit atau departemen memerlukan sarana dan prasarana kantor.
Langkah awal yang harus dilakukan untuk memenuhi keperluan sarana dan
prasarana kantor adalah
….
A. membawa peralatan sendiri

B. bergantian dengan unit lain

C. unit pemakai menerima peralatan berdasarkan pembagian
D. unit pemakai mengajukan bon permintaan peralatan/perlengkapan
6. Pada proses penyediaan sarana dan prasarana, unit kerja mengajukan
permintaan. Permintaan tersebut harus mendapat persetujuan dari ....
A. kepala unit kerja
B. kepala rumah tangga
C. pejabat yang berwenang
D. kepala unit perlengkapan
7. Untuk memenuhi keperluan sarana dan prasarana kantor, langkah yang harus
dilakukan tiap unit adalah ….
A. membuat perencanaan dan usulan
B. melakukan pemeliharaan
C. inventarisasi
D. perbaikan
8. Semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan
mengenai barangbarang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui
anggaran belanja, sumbangan maupun hibah dicatat dalam bentuk ….
A. buku pemeliharaan barang
B. buku pengadaan barang
C. buku perawatan barang
D. buku induk
9. Fungsi dari inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah ….
A. tertib pemeliharaan
B. tertib administrasi
C. penghapusan
D. perbaikan
10. Usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau peralatan tersebut
dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan
maksud dan tujuan tertentu disebut ….
A. pemeliharaan atau perawatan
B. perawatan rutin
C. pengkondisian
D. perbaikan
11.Cara mengidentifikasi pemeliharaan sederhana peralatan kantor adalah ….
A. penempatan peralatan kantor
B. penyortiran peralatan kantor
C. pengelompokan peralatan kantor
D. pengamanan peralatan kantor
12.Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan peralatan kantor, baik berasal dari pembelian,
instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan disebut ….
B. penyimpanan peralatan kantor

13.Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan, untuk menjamin kesiapan

operasional peralatan, untuk menjamin ketersediaan peralatan dan untuk
menjamin keselamatan orang adalah ….
A. manfaat pemeliharaan peralatan kantor
B. fungsi pemeliharaan peralatan kantor
C. tujuan pemeliharaan peralatan kantor
D. pengertian pemeliharaan peralatan kantor
14.Untuk mengetahui pengecekan perawatan rutin, jenis peralatan, tahun
pengadaan adalah dengan menggunakan .... A. buku pencatataan
inventaris
B. kartu pemeliharaan
C. kartu inventaris
D. buku induk
15. Peralatan yang sudah maksimal penggunaanya dan memerlukan biaya
perawatan mahal harus dilakukan ….
A. pemeliharaan
B. perawatan
C. perbaikan
D. penghapusan
Bagian 2: Praktik-Demonstrasi
Demonstrasikan dan dokumentasikan dalam bentuk video singkat maksimal 20
MB dan berdurasi maksimal 5 menit untuk pekerjaan berikut ini!
Anda diminta untuk membuat beberapa daftar yang akan memuat informasi
tentang sarana dan prasarana yang dimiliki oleh kantor. Peralatan kantor
tersebut juga memerlukan perawatan dan pemeliharaan, untuk itu diperlukan
kartu atau formulir yang dapat digunakan untuk menginformasikan kegiatan
pemeliharaan dan perawatan.
1. Siapkan jenis-jenis peralatan kantor sesuai kebutuhan
2. Gunakan peralatan kantor sesuai fungsinya dan mengacu pada panduan
3. Identifikasi keperluan sarana dan prasarana kantor sesuai permintaan
4. Sediakan sarana dan prasarana kantor sesuai pertujuan pejabat berwenang
5. Lakukan pencatatan terhadap sarana dan prasarana kantor yang digunakan
6. Pemeliharalah peralatan kantor
7. Tempat dan simpanlah peralatan kantor
8. Lakukan pemeliharaan
9. Lakukan pencatatan pemeliharaan
h. Refleksi dan Tindak Lanjut

1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………

2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini?

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini

meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada
kompetensi Mengelola Peralatan Kantor?
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk mempertahankan dan memelihara

kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
i. Buku Referensi
1. Kamus Besar Bahasa Indonesia
2. Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan Berbasis Sekolah,
Materi Pembelajaran, Diklat Kepala Sekolah Menengh Kejuruan Dirjen PMPTK
Departemen Pendidikan Nasional, 2007
3. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, 2010
4. Eko Sulistyo, Mengelola Peralatan Kantor, 2011
5. https://tokolemariarsip.wordpress.com/2018/01/24/menyiapkan-peralatan-
kantor-yangberkualitas/
6. https://www.pengadaan.web.id/2019/08/sarana-dan-prasarana-kantor.html
7. https://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/05/15/mengidentifikasi-sarana-
danprasarana-administrasi-perkantoran/

BAB III
MENGOPERASIKAN SISTEM INFORMASI
Setelah mempelajari kegiatan ini, Saudara diharapkan dapat mengekspresikan diri

lebih detil dan berwawasan luas di dalam lingkungan pekerjaan Administratif
Profesional melalui Kegiatan Pembelajaran Mengoperasikan Sistem Informasi.
Adapun kriteria unjuk kerja dari Mengoperasikan Sistem Informasi adalah:

1. Mempersiapkan System informasi yang akan digunakan meliputi:
1.1. Mengidentifikasi Sistem Informasi sesuai Kebutuhan
1.2. Memilih Metode Pengaksesan Informasi
1.3. Mengoperasikan Berbagai Sistem Informasi secara Terpadu
2. Mengakses Informasi meliputi:

2.1. Memastikan Sistem Informasi yang dibutuhkan sesuai Kebutuhan
2.2. Mengakses Informasi sesuai SOP
3. Mengoperasikan Sistem Informasi meliputi:

3.1. Mengidentifikasi Cara kerja sistem informasi dengan tepat dan benar
3.2. Jenis sistem informasi sesuai keperluan
C. Aktivitas Pembelajaran
kompetensi
Mengoperasikan Sistem Informasi. Saudara dapat melakukan kegiatan ini dengan
cara Saudara sendiri. Tetapi bila Saudara dalam pelatihan tatap muka maka
Saudara dapat melakukan aktivitas pembelajaran bersama rekan atau dalam
kelompok. Mari kita mulai dengan membaca sepintas materi pada bagian ini
dengan langkah-langkah sebagai sebagai berikut:
• Bentuk beberapa kelompok atau pasangan bila jumlah Saudara tidak terlalu
• Bagi bahan bacaan agar setiap individu mendapat bagian.
• Baca materi dengan teknik membaca cepat.
• Ungkapkan apa yang Saudara baca sesuai dengan urutan bahan bacaan
• Pada akhir setiap elemen, Saudara mendapat penugasan yang terdapat pada
Lembar Kerja (LK). Masing-masing elemen memiliki 2, LK 1 dan LK 2.

• Diskusikan pertanyaan-pertanyaan pada LK 1 dan demonstrasikan tugas yang

terdapat pada LK 2 dan buatkan videonya.
• Beri ulasan pada semua demonstrasi yang Saudara amati.
Sumber:https://sites.google.com/site/tirtayasa/memahami-konsep-dasar-tik/gambaran-umum-sistem-informasi-dan-teknologi-
informasi
1. Elemen 1: Mempersiapkan System Informasi yang akan Digunakan
a. Mengidentifikasi sistem informasi sesuai kebutuhan
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan

aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan
manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang
sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik,
data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk
merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan
komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan
teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan
komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari
teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki
komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan
teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis.
Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.
Alter berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem
kerja. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin
melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk
memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem

informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk

pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi
dan menampilkan) informasi.
Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data

di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu
bentuk komunikasi sistem di mana data yang mewakili dan diproses sebagai
bentuk dari memori sosial. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai
bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan
keputusan dan tindakan. Sistem informasi merupakan fokus utama dari
studi untuk disiplin sistem informasi dan organisasi informatika.
Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia,

perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data
dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam
organisasi.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Terdapat empat langkah dalam membangun suatu sistem informasi, yaitu
menentukan serta mengetahui masalah, menyediakan solusi alternatif,
memilih solusi, dan mengimplementasikan solusi yang dipilih. Ketiga
langkah pertama disebut sebagai analisis sistem.
Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem
informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para
pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai
suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh
tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance),
tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate).
Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan
sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
Sumber daya manusia yang terlibat dalam operasional dan pengembangan

sistem informasi. serta masalah komputasi pemakai akhir. Komponen
Sistem Informasi. Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-
komponen seperti:
 Perangkat keras (hardware) yang mencakup peranti-peranti fisik
seperti komputer dan printer.
 Perangkat lunak (software) atau program meliputi sekumpulan
instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat
memproses data.
 Prosedur atau sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehedaki.

 Orang atau pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan

sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem
informasi.
 Basis data (database) yang mencakup sekumpulan tabel, hubungan,
dan Iain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
 Jaringan komputer dan komunikasi data yang berupa sistem
penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara
bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Pada prakteknya, tidak semua sistem informasi mencakup keseluruh-an

komponenkomponen tersebut. Sebagai contoh, sistem informasi pribadi
yang hanya melibatkan sebuah pemakai dan sebuah komputer tidak
melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi. Namun, sistem informasi grup
kerja (work group information system) yang melibatkan sejumlah orang
dan sejumlah komputer,memerlukan sarana jaringan dan komunikasi.
Fungsi Sistem Informasi

Ada beberapa fungsi yang terdapat pada Sistem Informasi. Fungsi-fungsi
tersebut banyak memperoleh manfaat apabila kita pergunakan dengan
baik. Berikut fungsifungsi dari Sistem Informasi:
 Berfungsi untuk pengguna dapat lebih baik dalam mengakses data
yang ada secara efektif dan efisien, tanpa dengan perantara sistem
informasi.
 Berfungsi untuk menjamin adanya kualitas serta keterampilan dalam
memanfaatkan sistem informasi dengan kritis.
 Berguna untuk memperbaiki produktifitas dari aplikasi pengembangan.
Pemeliharaan sistem
 Berguna untuk memahami dan mengidentifikasi konsekuensi dari
ekonomi.
 Berguna untuk mengembangkan beberapa proses seperti perencanaan
secara efektif.
 Berguna untuk identifikasi kebutuhan dari keterampilan mendukung
yang terdapat pada sistem informasi.
 Berguna untuk tetapkan investasi yang nantinya akan diarahkan
kepada sistem informasi.
b. Memilih Metode Pengaksesan Informasi
Metode akses
Akses Secara Berurutan
Ketika digunakan, informasi penyimpanan berkas harus dapat diakses
dan dibaca ke dalam memori komputer. Beberapa sistem hanya
menyediakan satu metode akses untuk berkas. Pada sistem yang lain,
contohnya IBM, terdapat banyak dukungan metode akses yang
berbeda. Masalah pada sistem tersebut adalah memilih yang mana yang
tepat untuk digunakan pada satu aplikasi tertentu.
Sequential Access

Sebuah metode yang paling sederhana. Informasi yang disimpan dalam

berkas diproses berdasarkan urutan. Operasi dasar pada suatu berkas
adalah tulis dan baca. Operasi baca membaca berkas dan meningkatkan
pointer berkas selama di jalur lokasi I/O. Operasi tulis menambahkan ke
akhir berkas dan meningkatkan ke akhir berkas yang baru. Metode ini
didasarkan pada tape model sebuah berkas, dan dapat bekerja pada
kedua jenis device akses (urut mau pun acak).
Akses langsung
Direct Access merupakan metode yang membiarkan program membaca dan
menulis dengan cepat pada berkas yang dibuat dengan fixed-length logical
order tanpa adanya urutan. Metode ini sangat berguna untuk mengakses
informasi dalam jumlah besar. Biasanya database memerlukan hal seperti
ini. Operasi berkas pada metode ini harus dimodifikasi untuk menambahkan
nomor blok sebagai parameter. Pengguna menyediakan nomor blok ke
sistem operasi biasanya sebagai nomor blok relatif, yaitu indeks relatif
terhadap awal berkas. Penggunaan nomor blok relatif bagi sistem operasi
adalah untuk memutuskan lokasi berkas diletakkan dan membantu
mencegah pengguna dari pengaksesan suatu bagian sistem berkas yang
bukan bagian pengguna tersebut.
Akses dengan menggunakan indeks

Metode ini merupakan hasil dari pengembangan metode direct access.
Metode ini memasukkan indeks untuk mengakses berkas. Jadi untuk
mendapatkan suatu informasi suatu berkas, kita mencari dahulu di indeks,
lalu menggunakan pointer untuk mengakses berkas dan mendapatkan
informasi tersebut. Namun metode ini memiliki kekurangan, yaitu apabila
berkas-berkas besar, maka indeks berkas tersebut akan semakin besar. Jadi
solusinya adalah dengan membuat 2 indeks, indeks primer dan indeks
sekunder. Indeks primer memuat pointer ke indeks sekunder, lalu indeks
sekunder menunjuk ke data yang dimaksud.
Kemudahan akses
Agar informasi bisa diterima oleh pemakai dengan lancar, kemudahan
akses terhadap informasi harus terjamin. Oleh karena itu pihak-pihak
yang berkompenten dengan informasi biasanya dilengkapi dengan
komputer pribadi (PC) yang terhubung ke server, yang menyimpan
data untuk memudahkan pengaksesan informasi.
c. Mengoperasikan Berbagai Sistem Informasi secara Terpadu
Cara Mengoperasikan Komputer – Pada jaman yang modern, menggunakan

komputer sudah tidak umum lagi. Anda tidak perlu pelatihan khusus untuk
menggunakan komputer. Anda sudah dapat menggunakan, memahami,
dan mengoperasikan perintah komputer sederhana dengan bisa membaca
dan menulis.

Sebagai pengguna pemula komputer, Anda mungkin mengalami kesulitan

menggunakan komputer. Mengoperasikan komputer adalah langkah
mendasar yang harus dikuasai pemula saat mempelajari komputer.
Menggunakan komputer untuk pemula mungkin agak sulit karena mereka
tidak terbiasa dengan komputer. Artikel ini memudahkan pengoperasian
komputer sehingga mudah digunakan dan diterapkan.
Cara mengoperasikan komputer

Mengoperasikan komputer itu sendiri terdiri dari tiga langkah:
• menyalakan komputer
• mengoperasikan komputer itu sendiri
• mematikan komputer
Di bawah ini adalah beberapa metode operasi komputer yang baik dan
benar yang dapat Anda gunakan untuk referensi tambahan.
Menyalakan komputer
• Sebelum menyalakan komputer, pastikan beberapa perangkat lain
seperti keyboard, mouse, dan lainnya, sudah terpasang atau terhubung
dengan benar.
Cara untuk menyalakan komputer cukup mudah yaitu:
• Tekan tombol pada CPU komputer, lalu tekan tombol power pada
monitor
• Tunggu sebentar hingga proses startup selesai dan jendela Windows
muncul di komputer Anda dan Anda siap menggunakannya.
• Sebelum menyalakan komputer, pastikan beberapa perangkat lain
seperti keyboard, mouse, dan lainnya, sudah terpasang atau terhubung
dengan benar. Cara untuk menyalakan komputer cukup mudah yaitu :
• Tekan tombol pada CPU komputer, lalu tekan tombol power pada
monitor Tunggu sebentar hingga proses startup selesai dan jendela
Windows muncul di komputer Anda dan Anda siap menggunakannya.
Mengoperasikan komputer
• Setelah komputer Anda dinyalakan dan siap digunakan, Anda harus
mengoperasikan komputer pada langkah berikutnya. Disarankan agar
Anda menggunakan komputer yang sesuai dengan kebutuhan Anda
sehingga Anda dapat menguasainya dengan cepat. Misalnya, jika Anda
ingin menggunakan komputer untuk membuat tesis, dokumen, atau
dokumen lain, Anda dapat menggunakan perangkat lunak Microsoft
Office, yang mencakup aplikasi Word, Excel, dan Power Point.
• Jika Anda ingin menggunakan Internet, Anda perlu menginstal
perangkat lunak browser seperti Internet Explorer, Chrome atau Firefox
sehingga Anda dapat mengirim email dan memastikan bahwa Anda telah
menginstal dukungan modem dengan benar. Namun, jika Anda ingin
mempelajari desain grafis, Anda dapat menggunakan Corel Draw, 3D,
Adobe Photoshop, dan lainnya. Semakin banyak Anda bereksperimen atau
mencobanya dengan diri Anda sendiri, semakin Anda terbiasa
menggunakan komputer

Mematikan komputer
 Berbeda cara untuk menyalakan komputer, karena komputer tidak
dapat segera dimatikan dengan menekan tombol fisik pada CPU.
 Langkah-langkah berikut harus diperhatikan:
 Pastikan Anda telah selesai menggunakan aplikasi dan bahwa semua
pekerjaan disimpan dengan benar ketika Anda telah menutup semua
aplikasi yang Anda gunakan.
 Kemudian klik menu Start (atau logo Windows di sudut kiri bawah).
 Lanjutkan memilih menu shutdown. Tunggu komputer benar-benar
sudah mati
 Jika komputer sudah benar-benar mati, matikan perangkat lain seperti
monitor dan speaker
 Cabut kabel yang berada pada stop kontak. hal ini untuk menghindari
terjadinya korsleting listrik dan menghemat listrik.
Komponen Komputer
Hardware (perangkat keras)
Perangkat keras komputer adalah komponen fisik dari komputer. Terdiri
dari CPU, motherboard, RAM, VGA dan berbagai komponen lainnya.
Software (perangkat lunak)
Perangkat lunak komputer dipahami sebagai kumpulan data elektronik
yang disimpan oleh perangkat komputer dan kemudian dikendalikan.
Perangkat Lainnya
Perangkat lainnya pada komputer berupa perangkat keras yang dapat
mendukung pengoperasian komputer. Contoh keyboard, mouse, printer,
scanner, joystick dan lainnya.
Data elektronik tersedia dalam bentuk instruksi atau program. Contoh

perangkat lunak komputer adalah sistem operasi dan aplikasi yang ada di
komputer
Prosedur Penggunaan Komputer agar Awet dan Aman

 Jangan memaksa komputer untuk menjalankan program yang tidak
memenuhi spesifikasi.
 Mengikuti langkah-langkah dalam menghidupkan atau mematikan
komputer dengan benar.
 Jangan pernah melakukan overclock prosesor jika Anda tidak tahu
caranya.
 Bersihkan CPU Anda jika terlihat sangat kotor karena debu, terutama
pada motherboard.
 Disarankan agar Anda menggunakan UPS agar komputer tidak rusak
oleh pemadaman listrik atau pemadaman yang dapat berubah
sewaktu-waktu.
 Pilih lokasi di mana CPU atau perangkat komputasi bebas dari air,
debu, atau halhal yang dapat merusak komputer dan selalu perbarui
antivirus.

Jika Anda memiliki masalah dengan komputer, ada dua opsi masalah
dengan perangkat lunak atau perangkat keras. Lakukan pemeriksaan
terhadap perangkat lunak terlebih dahulu.
d. Lembar Kerja Elemen 1
Lembar Kerja 1.1.
1. Jelaskan pengertian sistem informasi dengan kata-kata Saudara sendiri.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
2. Jelaskan tiga kegiatan utama sistem informasi dan deskripsikan cara

bekerja sistem tersebut.
Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
3. Deskripsikan cara mengoperasikan komputer.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
4. Jelaskan komponen-komponen komputer.

Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 1.2.
Kantor sebuah perusahaan memiliki beberapa pegawai yang bertugas

sebagai tenaga Administrasi dalam melaksanakan tugasnya sering
berkaitan dengan sistem informasi atau peralatan komputer printer dan

internet sementara di ruangan peralatannya yang ada rusak, untuk

memenuhi kebutuhan tersebut harus mengajukan pemohonan peralatan
ke unit perlengkapan. Diperlukan penguasaan pengunaan komputer dalam
pekerjaan tersebut.
Buatlah dialog percakapan antara Saudara dan rekan kerja Saudara.

Saudara berperan sebagai staf admin dan rekan Saudara berperan sebagai
staf perlengkapan.
Dalam dialog tersebut Saudara:

• mengidentifikasi keperluan peralatan diruang Anda
• menjelaskan cara mengakses komputer ke inernet
• menjelaskan langkah-langkah menggunakan komputer
• membuat format bon permintaan peralatan ke unit pelengkapan
• membuat format daftar barang untuk inventaris
• membuat format kartu pemeliharaan peralatan
• membuat format data pegawai dengan microsof word
Demonstrasikan dialog yang Saudara buat berdasarkan penugasan dan

dokumentasikan dalam bentuk video.
e. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yaitu mempersiapkan

system informasi yang digunakan. Saudara membutuhkan pengetahuan
dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada mempersiapkan
system informasi yang digunakan di lingkungan kerja Administrasi
kantor atau tempat kerja Saudara dengan sikap kerja yang teliti, cepat dan
cermat.
Sumber:https://www.google.com/search?q=gambar+mengakses+internet

2. Elemen 2: Mengakses Informasi
a. Memastikan sistem informasi yang dibutuhkan sesuai

kebutuhan
Kebutuhan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan menggunakan komputer

atau laptop sifatnya sederhana, Menginput data pegawai atau karyawan
dan menginput data peserta didik disekolah dapat dilakukan menggunakan
program Microsoft Word. Sedangkan untuk mengolah nilai peserta didik
atau laporan penggunaan dana sumbangan sekolah dengan dilakukan
menggunakan program Microsoft Excel.
Sistem informasi sering sekali kita rasakan manfaatnya. Terutama pada

seorang admin, mereka sering menggunakan sistem informasi untuk
memasukkan data dan menyimpannya ke dalam database. Melakukan
penginputan data menggunakan sistem informasi sangatlah mudah dan
dapat menghemat waktu. Karena kita hanya memasukkan data-data yang
perlu dan mengklik satu button untuk menyimpan.
Coba bayangkan apabila kita tidak menggunakan sistem informasi, pasti

kita sangat kewalahan ketika memasukkan data. Apalagi data yang ingin
dimasukkan sangatlah banyak. Pasti sangat rentan terjadinya kesalahan
atau human error. Maka dari itu, sistem informasi hadir untuk meminimalisir
kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh manusia. Tidak hanya itu,
menggunakan sistem informasi juga dapat dilakukan untuk pengambilan
keputusan.
Pekerjaan paling penting untuk seseorang staff administrasi yakni

melakukan kegiatan penyediaan sarana serta service administrasi
perkantoran, sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung
kelancaran operasional perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab staff administrasi sangat mempengaruhi

kelancaran serta keakuratan data perusahaan. Tugas-tugas tersebut terkait
dengan:
• Memilah surat, paket kiriman, dan pemesanan
• Menelepon dan menerima telepon
• Membuat dan mengirimkan dokumen surat menyurat baik secara luring
maupun daring
• Memesan persediaan alat tulis kantor
• Menyapa dan menanggapi pelanggan
• Menyusun agenda kegiatan kantor
• Mengisi dan menyimpan data perusahaan
• Mengelola buku harian

Untuk melakukan hal-hak tersebut, diperlukan ketepatan pemilihan sistem

informasi, agar sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang hendak dicapai
perusahaan.
b. Mengakses Informasi sesuai SOP
Perkembangan teknologi yang sangat pesat membuat kehidupan manusia

semakin mudah. Saat ini berbagai macam informasi dapat kita peroleh
dengan mudah hanya dengan mengetikkan kata di mesin pencari, seperti
Google, Yahoo, dan lain-lain. Berbeda dengan lima belas tahun yang lalu
dimana orang-orang mencari informasi hanya melalui buku atau literatur.
Hal ini tentu saja memudahkan kita dalam mencari informasi yang kita
perlukan kapanpun dan dimanapun kita berada, asalkan kita memiliki
koneksi internet.
Keberadaan internet saat ini benar-benar memberikan kita akses secara

bebas untuk mencari informasi. Akan tetapi tulisan atau artikel yang
terdapat di internet tidak semuanya benar. Bahkan beberapa informasi
yang ada di internet tidak bisa dipercaya sepenuhnya. Hal ini karena setiap
orang dapat menambahkan ataupun mengubah informasi yang ada di
dalamnya. Namun akan menjadi masalah ketika ada orang yang menyalin
isi tulisan tanpa menyaringnya, mempublikasikannya di ruang umum.
Pengertian mengakses informasi

Mengakses informasi adalah mencari dan mengambil informasi dari suatu
sumber untuk dijadikan referensi, sedangkan internet merupakan tempat
segala informasi yang menyangkut dalam berbagai bidang, jadi mengakses
informasi melalui internet merupakan suatu cara untuk mencari informasi
dari internet untuk diambil dan dijadikan bahan referensi.
Mencari informasi melalui internet

Dengan bantuan mesin pencari (search engine) yang telah anda aktifkan,
pencarian informasi dapat dilakukan dengan cara mengunjungi suatu
website atau dengan mengetikkan sebuah kata kunci informasi yang
diperlukan.
• Netscape Navigator
• mosaic
• Google
• internet Explorer
Web Browser
Adalah suatu software atau perangkat lunak atau program aplikasi yang
digunakan untuk menjelajahi internet. Software browser yang dapat
ditemui dipasaran antara lain:
• Mozilla firefox

• Opera
Cara Menjalankan Web Browser

Hal yang harus dipahami adalah alamat situs atau website yang akan anda
cari atau akan anda telusuri disurvei terlebih dahulu (surfing). Setiap
halaman dan situs dalam WWW (world wide web) memiliki alamat yang
unik dan khas yang disebut URL ( universal resourche location).
Langkah-langkah mengakses informasi melalui internet

 Aktifkan browser internet explorer
 Pada kotak address, ketik web search engine (mesin pencari) atau
lalu klik “go” atau tekan tombol “enter”
 Isi kolom preferensi yang ada pada Google tersebut dengan kata
kunci, topik, atau terminologi yang ingin kita cari misalnya: sejarah
bahasa indonesia, ibadah, syariah, penyakit endemik di Indonesia,
sistem informasi, ekonomi makro dan ekonomi mikro, dan lain-lain
sesuai dengan kebutuhan.
 klik teks “Telusuri dengan Google” atau tekan “enter”
 Setelah muncul menu yang kita cari, seleksilah dengan cara mengklik
salah satu butir menu itu
 Setelah mengklik salah satu menu, muncul artiklel yang kita cari.
 Jika ingin meng-copy seluruh teks artikel, klik mouse bagian kanan,
kemudian klik“select all”, copy-kan ke Microsoft word dan klik “paste”.
 Jika ingin mengcopy sebagian isi, block bagian teks yang ingin di-
copy, klik “copy”,pindahkan ke Microsoft word dan klik “paste”.
Cara mencantumkan sumber

Contoh penulisan sumber dari internet
Berupa karya individual
Donald, P., Harby, L. & Gary, W A study on Agricultural Area Online
Journals: The
Proverty among the Rich, (Online), ( diakses 12 Juni 1998)
Berupa artikel dari jurnal
Hartono. 1999. Peningkatan Kinerja Buruh Perusahaan melalui Reward
System. Jurnal Manajemen, (Online), jilid 7, No.3, ( diakses 10 Mei
2000)
Lembar Kerja 2.1.

1. Apa tugas dan tanggung jawab staff administrasi?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
2. Jelaskan prosedur mengakses informasi?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
3. Jelaskan 4 pencarian informasi dapat dilakukan dengan cara

mengunjungi suatu website atau dengan mengetikkan sebuah kata kunci
informasi yang diperlukan.
Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
4. Jelaskan langkah-langkah mengakses informasi melalui internet.

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 2.2.
Anda bertugas sebagai tenaga adminitrasi ketatausahaan di perusahaan

ketika sedang bekerja pimpinan dan teman minta laptopnya diinstal ke
internet.

Saudara berperan sebagai asisten administratif dan rekan Saudara sebagai
pimpinan. Dalam dialog tersebut Saudara:

• Memastikan informasi yang dibutuhkan sesuai kebutuhan.

Melakukan instal laptop konek ke internet.
• Menguraikan langkah-langkah menginstal ke internet.
• Menjelaskan peralatan apa yang diperlukan.
• Mengakses informasi sesuai SOP.
• Mengidentifikasi kebutuhan pimpinan.
• Memenuhi semua kebutuhan dan permintaan pimpinan.
• Memberikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan
pimpinan.
Demonstrasikan dialog tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk video.
d. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 2, yaitu mengakses

informasi. Saudara membutuhkan pengetahuan dan ketrampilan
menggunakan computer yang dibutuhkan untuk berdiskusi pada mengakses
informasi di lingkungan kerja Administrasi Profesional. Selanjutnya Saudara
dapat menerapkannya pada kegiatan di kantor atau tempat kerja Saudara
dengan sikap kerja yang teliti, cepat dan cermat.
Sumber:https://www.google.com/search?q=gambar+mengoperasikan+komputer
3. Elemen 3: Mengoperasikan Sistem Informasi

a. Mengidentifikasi cara kerja sistem informasi dengan tepat dan

benar
Terdapat empat langkah dalam membangun suatu sistem informasi:

• menentukan serta mengetahui masalah
• menyediakan solusi alternatif
• memilih solusi
• mengimplementasikan solusi yang dipilih
Cara kerja sistem informasi manajemen, dimulai dari pemprosesan data

kemudian disimpan dalam database terpusat di mana informasi dapat
diakses dan di-update oleh semua orang yang memiliki wewenang sesuai
dengan tujuan mereka.
Apa tepatnya sistem informasi itu? Bagaimana cara kerjanya? Apa
komponen manajemen, organisasi dan teknologinya?Suatu sistem informasi
dapat didefinisikan secara teknis sebagai seperangkat komponen yang
saling berhunganyang mengumpulkan (atau mengambil), memproses,
menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan dan pengendalian dalam suatu organisasi.
Dari segi teknis, sistem informasi mengumpulkan, menyimpan, dan

menyebarkan informasi dari lingkungan organisasi dan operasi internal
untuk mendukung fungsifungsi organisasi dan pengambilan keputusan,
komunikasi, koordinasi, pengendalian, analisis, dan visualisasi. Sistem
informasi mengubah data mentah atau data yang kurang sempurna
menjadi informasi yang berguna melalui tiga kegiatan dasar: input, proses,
dan output. Dari perspektif bisnis, sistem informasi memberikan solusi
untuk masalah atau tantangan yang dihadapi perusahaan dan merupakan
kombinasi dari unsur-unsur manajemen, organisasi, dan teknologi dengan
adanya unsur unsur tersebut sebuah masalah bisa di pecahkan.Dimensi
pengelolaan sistem informasi melibatkan isu-isu seperti kepemimpinan,
strategi, dan perilaku manajemen. Dimensi teknologi terdiri dari perangkat
keras komputer, perangkat lunak, teknologi manajemen data, dan
jaringan/teknologi telekomunikasi (termasuk internet). Dimensi organisasi
sistem informasi melibatkan isu-isu seperti hirarki organisasi, spesialisasi
fungsional, proses bisnis, budaya, dan kelompok-kelompok kepentingan
politik.
Organisasi memiliki struktur yang terdiri dari tingkat yang berbeda dan
mempunyai ciri yang berbeda. Struktur mereka mengungkapkan pembagian
yang jelas tenaga kerja. Wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan
bisnis diatur sebagai hirarki. Tingkat atas hirarki terdiri dari manajer,
profesional, dan teknis karyawan, sedangkan tingkat yang lebih rendah
terdiri dari personil operasional.
Pekerjaan manajemen

Adalah untuk memahami masalah dari banyaknya situasi atau keadaan

yang dihadapi oleh organisasi untuk membuat keputusan, dan merumuskan
rencana aksi untuk memecahkan masalah organisasi tersebut.
Teknologi informasi
Salah satu alat manajer mengunakan untuk mengatasi perubahan.
Hardware komputer adalah peralatan fisik yang digunakan untuk input,
pengolahan, dan kegiatan output dalam sebuah sistem informasi. Ini terdiri
dari: komputer dari berbagai ukuran dan bentuk (termasuk perangkat
genggam mobile); berbagai perangkat input, output, dan penyimpanan;
dan telekomunikasi perangkat yang menghubungkan komputer bersama-
sama
Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen memiliki banyak manfaat baik bagi pihak
manajemen maupun untuk organisasi keseluruhan. Adapun manfaat Sistem
Informasi Manajemen seperti:
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas data secara akurat dan realtime.
• Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan,
pengawasan, pengarahan, dan pendelegasian kerja kepada semua
departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi.
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, karena unit sistem kerja
yang terkoordinasi dan sistematis.
• Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya dalam organisasi
b. Jenis sistem informasi sesuai keperluan
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda

tergantung kepada kebutuhan bisnis transaction processing system (TPS)
berfungsi di level organisasi sedangkan office automation system (OAS) dan
pendukung knowledge work system (KWS) berfungsi dilevel-level
knowleadge sistem-sistem dilevel yang lebih tinggi meliputi sistem informasi
menejemen (SIM) dan deciition supprt system (DSS).
Sistem ahli menerapkan keahlian pembatasan keputusan untuk

menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan terstruktur dilevel
menejemen strategis dipakai execitive support system (ESS) group decition
siport system (GDSS) dan yang lebih umum dijelaskan sebagai computer
supported collaboration work systems(CSCWS) yang membentu para
pembuat keputusan untuk banyak organisasi yang tidak terstruktur atau
semi terstruktur.
Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi
terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam
jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan

inventarisasi TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi

operasional, sekaligus mengurangi waktu walaupun orang masih harus
memasukkan data ke sistem komputer secara manual.
Office Automation Sysem (OAS) dan Knowledge Work System

(KWS) Office Automation Sysem (OAS) mendukung pegawai data yang
besarnya tidak menciptakan pengetahuan baru, melainkan hanya
menganalisis informasi hanya untuk mentransformasikan data atau untuk
memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau
menyebarkannya secara keseluruhan, baik kedalam organisasi maupun
keluar organisasi. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word
procesing spreadsheets desktop publising elektronic scheduling dan
komunikasi melalui voice mail, email dan vidio confrencing.
Sementara knowledge work system (KWS) mendukung para pekerja
profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu mereka
mengkomtribukannya keorganisasi atau masyarakat.
Sistem Informasi Manajeman (SIM)
Sistem Informasi Manajeman (SIM) tidak menggantikan transaction
processing system, tetapi semua SIM mencakup pengetahuan transaksi.
SIM adalah sistem informai yang sudah terkomputerisasi yang bekerja
karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. SIM mendukung
tugas-tugas organisasi yang lebih luas dan transaction processing system
termasuk analis keputusan dan pembuatan keputusan
Decision Support System (DSS)

Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah
Decision Support System (DSS) DSS hampir sama dengan SIM tradisional
karena keduanya sama-sama tergantung pada bais data sebagai sumber
datanya . DSS berawal dari SIM tradisional yang menekankan kepada
fungsi pendukung pembuatn keputusan diseluruh tahap-tahapnya,
walaupun keputusan aktual maih wewenangeklusif si pembuat keputusan
Sistem AI dan Kecerdasan Buatan

Kecerdasan buatan atau artifical intelegence (AI) dapat dianalogikan
sebagai bidang arsitek tingkat tinggi untuk sistem ahli. Dya tolak atau
dorongan umum untuk AI bertujuan untuk me ngembangkan mesin-mesin
yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah
memehami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk
berpikir melalui pencarian masalah hingga kesimpulan logisnya. Sistem ahli
menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan
permasalahan serta memberikannya melalui pengguna bisnis dan lainya.
Sistem ahli adalah suatu kelas sangat spesial yang dibuat sedemikian rupa
sehingga dapat dipraktekkan untuk digunakan dalam bisnis
Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Support

Collaboration Work System (CSCS)
Jika kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputuan semi
terstruktur dan tidak terstruktur group decision suppot system membuat

suatu solusi Group Decision Support System (GDSS) digunakan diruang

khusus yang dilengkapi dengan seumlah konfigusrasi yang berbeda-beda
sehingga memungkinkan anggota kelompok brinteraksi dengan pendukung
elektronik (seringnya dalam bentuk perangkat lunak khusus dan suatu
fasilator khusus. GDSS bertujuan membawa kelompok bersamasama
menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalm bentuk pendapat
kuisioner.
Execitive Support System (ESS).

Jika eksekutif beralih ke komputer,mereka sering mencari cara yang bisa
membantu mereka membuat keputusan pada tingkat strategis , Executive
support system (ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka
dengan lingkungan ekternal, caranya dengan menyediakan grafik-grafik dan
pendukung komunikasi ditempattempat yang bisa diakses contohnya
dikantor.
Konsep Sistem
Dalam sebuah organisasi erdapat beberapa yang maing-masing memiliki
aktifitas dan deskripsi pekerjaan yang berbeda-beda satu sama lain.
masing-maing aktivitas tersebut akan menghasilkan data dan informasi .
Data adalah kumpulan fakta yang merepresentasikan keadaan atau aktifitas
pekerjaan sebelum diolah dan diorganisasikan kedalam form yang dapat
difahami oleh orang lain sedangkan informasi data yang telah diubah
kedalam form yang dapat difahami dan berguna bagi organisasi. Sistem
terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu
pencapaian tujuan.
Pada saat proedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses

pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis
yang akan menjelaskannya:
• Manfaat pendekatan sistem
• mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien
• salah satu alat pengendali biaya
• Efisiensi aktivitas yang dilakukan dalam kantor
• Sebagai alat bantu pencapaian tujuan organisasi
• Sebagai alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya
Kerugian sistem
Pengoperasian yang kurang fleksibel menjadikan sistem tidak berfungsi
secara optimal. Tuntutan lingkungan yang mengubah satu metode atau
prosedur menyebabkan perubahan metode atau prosedur departemen
terkait perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau
sistem baru yang akan diterapkan perusahaan.

Lembar kerja 3.1.
1. Jelaskan empat langkah dalam membangun suatu sistem informasi

dan bagaimana cara kerjanya.
Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
2. Jelaskan manfaat Sistem Informasi Manajemen dalam lingkup

pekerjaan
Administrasi Profesional.
Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
3. Apa manfaat pendekatan sistem?

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
4. Jelaskan kerugian pendekatan sistem yang mungkin dapat terjadi.

Jawaban:
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 3.2.
Perusahaan akan mengadakan kegiatan seminar yang akan dihadiri oleh

beberapa orang. Untuk itu diperlukan suatu tim kerja terdiri dari beberapa
orang yang akan mengurus kegiatan tersebut dari persiapan, pelaksanaan
hingga pelaporan.

Maka diperlukan kerjasama tim yang kompak untuk melayani dan komplin
dari peserta seminar, sistem informasi yang diperlukan adalah materi
seminar apa, siapa pembicaranya, berapa biayanya, penginapanya
transportasinya dan seterusnya. Untuk memenuhi diperlukan sistem
informasi yang lengkap.

Saudara berperan sebagai pimpinan dan rekan Saudara berperan sebagai
staf Adminitrasi. Dalam dialog tersebut Saudara:
• Mengidentifikasi cara kerja sistem informasi.
• Menentukan jenis informasi yang dibutuhkan.
• Membuat sistem informasi seminar biaya konsumsi dan sertifikat
pembicara dan moderator.
• Membuat undangan seminar.
• Membuat daftar hadir seminar.
• Membuat notulen hasil seminar.
Demonstrasikan dialog tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk vidio.
d. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 3, yaitu

mengoperasikan system informasi. Saudara membutuhkan pengetahuan
dan ketrampilan menggunakan computer yang dibutuhkan untuk berdiskusi
pada mengoperasikan system informasi di lingkungan kerja Administrasi
kantor atau tempat kerja Saudara dengan sikap kerja yang teliti, cepat dan
cermat.
D. Penilaian
Bagian 1: Tes Tertulis Pilihan Ganda
Pilih jawaban yang paling tepat.
1 ncakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer dinamakan

perangkat keras atau biasa disebut ….
A. prosedur
B. hardware
C. sofware
D. database

2 Informasi penyimpanan berkas harus dapat diakses dan dibaca ke

dalam memori komputer metode akses apa yang digunakan …. A. akses secara
berurutan
B. akses secara langsung
C. akses menggunakan indek
D. akses tak langsung
3 Apabila ingin menggunakan komputer untuk membuat tesis, dokumen,

atau dokumen lain, Saudara dapat menggunakan perangkat lunak ….
A. Microsoft Outlook
B. Microsoft Visual Studio
C. Microsoft Office
D. Microsoft Windows
4 Kemudian klik menu Start (atau logo Windows di sudut kiri bawah).
Lanjutkan memilih menu shut down adalah langkah ….
A. menyalakan komputer
B. mematikan komputer
C. mengoperasikan komputer
D. mengunduh komputer
5 Jika komputer bisa menggunakan Internet, perangkat lunak browser

seperti Internet Explorer, Chrome atau Firefox sehingga Anda dapat mengirim
email, maka komputer harus ….
A. dihidupkan
B. diakses
C. dicopy
D. diinstal
6 Agar komputer tidak rusak oleh pemadaman listrik atau pemadaman

yang dapat berubah sewaktu-waktu adalah menggunakan ….
A. CPU
B. UPS
C. IBM
D. Power
7 Mengakses melalui internet untuk mencari informasi lebih mudah dan

lengkap adalah menngunakan akses ….
A. facebook
B. google
C. e-mail
D. whatsapp

8 Informasi yang disajikan untuk pimpinan (kepala sekolah) atau pihak

lain yang membutuhkan sebagai bahan dalam membuat atau mengambil
keputusan adalah unsur …. A. input
B. proses
C. output
D. data
9 Jenis informasi yang fokus pada komunikasi aplikasi komputer

otomasisasi kantor atau disebut ….
A. pada komunikasi (AO)
B. pada data (electronic data processing – EDP)
C. pada informasi (SIM)
D. pendukung keputusanb(DSS)
10 Informasi yang disajikan untuk pimpinan (kepala sekolah) atau pihak

lain yang membutuhkan sebagai bahan dalam membuat atau mengambil
keputusan adalah unsur …. A. input
B. proses
C. data
D. output
Bagian 2: Observasi-Demonstrasi
Demonstrasikan dan dokumentasikan pelaksanaan skenario dalam bentuk video

singkat maksimal 20 MB dan berdurasi maksimal 5 menit untuk pekerjaan berikut
ini.
Skenario
Saudara adalah seorang administrative assistant. Saudara mendapat tugas dari
pimpinan untuk menyelesaikan tugas laporan keuangan bulan ini. Saudara
menyiapkan sendiri data yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan tersebut.
Untuk menyelesaikan tugas tersebut, Saudara akan mengoperasikan sistem
informasi, dengan kata lain, Saudara akan menunjukkan kompetensi Saudara
dalam menentukan aplikasi apa saja yang Saudara butuhkan untuk membuat
laporan keuangan tersebut.
1. Untuk menyelesaikan tugas, ikuti instruksi di bawah ini:

2. Identifikasikan sistem informasi sesuai kebutuhan.
3. Pilih metode pengaksesan informasi dengan benar.
4. Operasikan berbagai sistem informasi secara terpadu.
5. Pastikan informasi yang dibutuhkan sesuai kebutuhan.
6. Akses informasi sesuai SOP.
7. Identifikasi cara kerja sistem informasi dengan tepat dan benar.
8. Operasikan jenis sistem informasi sesuai keperluan.

9. Selain dokumen video, cetak dokumen yang Saudara hasilkan dari

pekerjaan ini.
E. Refleksi dan Tindak Lanjut

1 Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini?
………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
2 Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini?

………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
3 Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini

kompetensi Menerapkan kerjasama dengannkolega dan pelnggan?
………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
4 Apa yang akan Saudara lakukan untuk mempertahankan dan

memelihara kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara
bekerja?
………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
Referensi
1. https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
2. Definition of Application Landscape". Software Engineering for Business
Information Systems
(sebis). Jan 21, 2009. Diakses tanggal January 14, 2011.
3. Cara mengoperasikan komputer Nian Wiguna 10 Februari 2020
4. Posted by putubuku pada Oktober 11, 2008
5. Brainly.co.id - https://brainly.co.id/tugas/21611678#readmore
6. Muhammad Gozali Konsep Sistem Informatika
7. Isa Faulifa March 27, 2019 Sistem Informasi
8. Johan Tan mengakses Informasi melalui internet
9. https://medium.com/@fakrypermana/bagaimana-sistem-informasi-dalam-
perusahaan280a021412ec
10. https://www.coursehero.com/file/p5pplvo2/Apa-tepatnya-sistem-informasi-itu-
Bagaimanacara-kerjanya-Apa-komponen/
11. Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff Handi Haryadi Penerbit Visimedia
2009

BAB IV
MENERAPKAN ETIKA PROFESI
Setelah mempelajari kegiatan ini, Saudara diharapkan dapat menerapkan etika

profesi dalam lingkungan pekerjaan Administratif Profesional melalui Kegiatan
Pembelajaran Menerapkan Etika Profesi.
Adapun kriteria unjuk kerja dari Menerapkan Etika Profesi adalah:
1. Melindungi Kepentingan Pelanggan

1.1. Menerapkan kelangsungan pelayanan dan aliran informasi sesuai dengan
tuntutan kerja
1.2. Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi pada
saat pribadi dan organisasi membutuhkan
1.3. Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang relevan
1.4. Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak miliknya
2. Menghasilkan Layanan yang Berkualitas

2.1. Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional, keuntungan
pelanggan dan atasan
2.2. Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi
2.3. Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan pelayanan
2.4. Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan
atasan
3. Menjamin Kualitas Kinerja

3.1. Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja
3.2. Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang
3.3. Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar kepada
atasan dan pelanggan
3.4. Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk menyelesaikan
tahapan proyek
3.5. Menerapkan tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan
4. Menjaga Hubungan Kerja yang Harmonis

4.1. Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan profesional
4.2. Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai prosedur
4.3. Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara
berkelanjutan

C. Aktifitas Pembelajaran
1. Elemen 1: Melindungi Kepentingan Pelanggan
a. Menerapkan kelangsungan pelayanan dan aliran informasi sesuai

dengan tuntutan kerja
Memberikan pelayanan kepada pelanggan internal maupun eksternal baik

yang bersifat perorangan, kelompok, atau organisasi sesuai dengan tugas
dan fungsinya. Penyampaian informasi yang ditujukan kepada pelanggan
dapat dilakukan secara langsung atau menggunakan media, hal-hal yang
harus diperhatikan adalah:
 Mengutamakan untuk bertindak secara professional
 Menyampaikan informasi dengan lengkap dan benar
 Penggunaan media yang tepat sesuai dengan tujuan yang akan dicapai
 Memberikan informasi kepada semua pihak yang membutuhkannya
 Melindungi pelanggan dari akibat yang merugikan
 Menghindari keberpihakan dalam pemberian pelayanan
 Menjaga informasi yang akan berpengaruh terhadap kinerja dan
prestasi organisasi.
Pada prinsipnya berhasil atau gagalnya suatu informasi yang disampaikan

ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut:
 Kepandaian pihak yang menyampaikan informasi
 Sikap yang baik dari pihak yang menyampaikan informasi
 Keadaan lahiriah/fisik yang baik dari pihak yang menyampaikan
informasi
 Kesamaan system social (ekonomi-budaya) dari pihak-pihak yang
menyampaikan informasi.
LK 1 Melindungi Kepentingan Pelanggan
Menurut anda, apakah penyampaian informasi menggunakan media sudah cukup

tanpa menyertakan dengan surat? Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
dengan teman sejawat atau menggunakan sumber/fasilitas yang ada.
b. Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi

pada saat pribadi dan organisasi membutuhkan
Suatu organisasi perlu mengelompokan informasi yang dihasilkan dan yang

diperoleh untuk menjaga keamanan. Peraturan pengelompokan informasi
ini dirancang dan ditetapkan oleh organisasi tersebut sesuai tujuan yang
akan dicapai dengan memperhatikan resiko dan keuntungan yang mungkin
terjadi dari informasi tersebut.
Pengelompokan informasi secara umum dibedakan menjadi:

 Informasi yang bersifat Umum
 Informasi yang bersifat Terbatas
 Informasi yang bersifat Rahasia

Tiga teknik perlindungan terhadap informasi, yaitu:

 Melindungi secara organisasi, dengan cara menunjuk personil khusus
dengan aturan yang jelas, melakukan pendidikan dan pelatihan, seminar
atau pertemuan lain terkait tentang pentingnya keamanan informasi
 Melindungi secara logik, dengan cara menggunakan password,
kriptografi (kode rahasia), memasang antivirus, dan lain-lain
 Melindungi secara fisik, dengan cara menyimpan dalam ruangan khusus,
dalam lemari besi, dan lain-lain
LK 2 Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi

pada saat pribadi dan organisasi membutuhkan
Menurut anda, sebagai orang yang memegang informasi, aturan apa yang akan
anda buat jika pelanggan membutuhkan informasi. Untuk menjawab LK ini anda
dapat berdiskusi dengan teman sejawat atau menggunakan sumber/fasilitas yang
ada.
c. Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang

relevan
Dalam organisasi atau dimanapun perselisihan atau konflik seringkali terjadi

dalam bentuk yang beragam, mulai dari bentuk yang ringan seperti
perbedaan pendapat, hingga ke bentuk yang berat seperti konflik yang
melibatkan hukum baik perdata maupun pidana. Penyebab terjadinya
konflik dapat disebabkan oleh:
 Pihak-pihak yang membutuhkan informasi tidak memiliki pengetahuan
yang luas sehingga salah persepsi tentang informasi tersebut
 Bahasa yang dipergunakan kurang jelas
 Adanya prasangka yang tidak beralasan
 Adanya panca indera yang rusak
 Adanya alat komunikasi yang rusak
 Sikap yang kurang bijaksana
 Komunikasi satu arah (tidak ada tanggapan)
Untuk menghindari munculnya gejala perselisihan yang menimbulkan

konflik, dibuatlah peraturan, yaitu ketentuan atau kaedah hukum yang
harus ditaati oleh setiap pribadi yang terlibat didalamnya.
Berikut ini beberapa pandangan cara penyelesaian sengketa/konflik di luar

pengadilan.
Konsultasi
Konsultasi merupakan tidakan yang bersifat personal antara pihak yang
memiliki masalah dengan pihak konsultan yang memberikan pendapat.
Tidak ada keharusan pihak yang memiliki masalah mengikuti pendapat yang
disampaikan konsultan. Dalam hal ini konsultan hanyalah memberikan
pendapat secara hukum, selanjutnya keputusan akan diambil sendiri oleh
para pihak yang memiliki masalah meskipun adakalanya pihak konsultan
juga diberikan kesempatan untuk merumuskan bentuk-bentuk penyelesaian
sengketa yang dikehendaki oleh para pihak yang bersengketa tersebut.

Negosiasi dan perdamaian

Proses perundingan secara damai untuk mencapai kesepakatan bersama
antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara kelompok atau
organisasi pada dasarnya para pihak berhak untuk menyelesaikan sendiri
sengketa yang timbul di antara mereka. Kesepakatan mengenai
penyelesaian tersebut selanjutnya harus dituangkan dalam bentuk tertulis
yang disetujui oleh para pihak.
Mediasi
Sengketa atau beda pendapat diselesaikan melalui bantuan pihak ketiga
atau seorang mediator. Kesepakatan penyelesaian sengketa atau beda
pendapat secara tertulis mengikat kedua belah pihak untuk dilaksanakan
dengan itikad baik. Mediator dapat dibedakan menjadi:
 Mediator yang ditunjuk bersama oleh para pihak yang bersengketa
 Mediator yang ditunjuk oleh lembaga penyelesaian sengketa yang
ditunjuk oleh para pihak yang bersengketa
Usaha mempertemukan keinginan pihak yang berselisih untuk mencapai

persetujuan dan menyelesaikan perselisihan
Pendapat hukum oleh lembaga arbitrase

Memohon pendapat dari lembaga yang dipilih oleh para pihak yang
bersengketa untuk memberikan putusan mengenai sengketa tertentu,
lembaga tersebut juga dapat memberikan pendapat yang mengikat dan
tidak terpisahkan dari perjanjian pokok. Pihak yang berlawanan terhadap
pendapat hukum yang diberikan berarti pelanggaran terhadap perjanjian
yang tidak dapat dilakukan perlawanan dalam bentuk upaya hukum apapun
Arbitrase
Menurut pasal 1 angka 1 Undang Undang nomor 30 tahun 1999 Arbitrase
adalah cara penyelesaian suatu sengketa perdata di luar pengadilan umum
yang didasarkan pada Perjanjian Arbitrase yang dibuat secara tertulis oleh
para pihak yang bersengketa. Arbitrase dapat berwujud dalam 2 bentuk,
yaitu:
 Klausula arbitrase yang tercantum dalam suatu perjanjain tertulis yang

dibuat para pihak sebelum timbul sengketa (Factum de compromitendo)
 Suatu perjanjian Arbitrase tersendiri yang dibuat para pihak setelah
timbul sengketa (Akta Kompromis)
Dalam penjelasan umum Undang Undang nomor 30 tahun 1999 dapat

terbaca beberapa keunggulan penyelesaian sengketa melalui arbitrase
dibandingkan dengan pranata peradilan. Keunggulan itu adalah:
 Dijamin kerahasiaan sengketa para pihak
 Dapat dihindari kelambatan yang diakibatkan karena hal prosedural dan
administrative
 Para pihak dapat memilih arbiter yang menurut pengalaman serta latar
belakang yang cukup mengenai masalah yang disengketakan, jujur dan
adil

 Para pihak dapat menentukan pilihan hukum untuk menyelesaikan

masalahnya serta proses dan tempat penyelenggaraan arbitrase,
Putusan arbiter merupakan putusan yang mengikat para pihak dan
dengan melalui tata cara (prosedur) sederhana saja ataupun langsung
dapat dilaksanakan.
LK 3 Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang relevan
Menurut anda, bagaimana sikap anda jika terjadi perselisihan yang menimbulkan
konflik, kedua belah pihak tidak mau diselesaikan secara hukum. Untuk menjawab
LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman sejawat atau menggunakan
sumber/fasilitas yang ada.
d. Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak

miliknya
Prinsip kerahasiaan pelanggan harus dipegang erat semua hal yang

disampaikan dan didiskusikan sudah sepatutnya diperlakukan sesuai etika
profesional untuk menjaga kerahasiaan pribadi.
LK 4 Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak

miliknya
Menurut anda, bagaimana solusinya jika ada pelanggan yang tidak senang
kerahasiaannya tidak dapat dijaga oleh pegawai anda. Untuk menjawab LK ini anda
ada.
2. Elemen 2: Menghasilkan Layanan Yang Berkualitas
a. Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional,

keuntungan pelanggan dan atasan
Setiap perusahaan harus mengetahui bagaimana melayani dan membuat

pelanggan mereka senang, Prinsip-prinsip customer care seperti: Attitude
atau sikap yang benar, Attention atau perhatian yang menyatu dan tidak
terpecah oleh hal-hal lain, dan Action atau tindakan sebagai kelanjutan
pembicaraan dengan pelanggan harus diterapkan, beberapa cara untuk
memberikan kepuasan kepada pelanggan yang dapat dilakukan, yaitu:
 Mendengarkan mereka
Seorang pelanggan yang datang menginginkan sebuah solusi dari
masalah yang mereka miliki ketika mereka bercerita dan mengeluhkan
sebuah masalah maka dengarkan mereka dengan baik dan
memperhatikan setiap detail kebutuhan mereka. Jangan pernah
sekalipun menyela ucapan mereka. Dengarkan dan perhatikan saja apa
yang mereka ingin sampaikan. Setelah mendengarkan maka dengan
mudah menawarkan solusi kepada mereka.
 Jangan abaikan mereka, Pelanggan hanya ingin dilayani dengan cepat,

bahkan jika jawaban tidak dapat memberi kepuasan pelanggan, mereka

masih tetap ingin mendapatkan jawaban yang mereka inginkan. Jangan

pernah mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan dan jangan sampai
mengingkari setiap janji yang dibuat dengan mereka. Buatlah janji yang
mudah untuk dapat penuhi.
 Mengakomodasi kebutuhan pelanggan

Melayani pelanggan, mendengarkan permintaan dan kebutuhan mereka
tidaklah mudah. Tidak bisa memastikan bahwa segala kebutuhan
pelanggan dapat dipenuhi dengan cepat. Tapi ini bukan berarti tidak
mau mendengarkan atau bahkan mengabaikan permintaan pelanggan.
Permintaan pelanggan bias diakomodasi meskipun banyak dan tidak
mungkin, pelanggan akan tetap menjadi brand ambassador potensial.
 Membangun kepercayaan
Banyak cara yang dapat dilakukan dalam upaya membangun
kepercayaan bagi pelanggan yang harus terus memberikan pelayanan
terbaik mulai dari mendengar hingga memenuhi janji kepada pelanggan.
Ketika mampu memberikan apa yang pelanggan inginkan dan terus
memberikan pelayanan terbaik, secara otomatis pelanggan akan
mempercayai apa yang ditawarkan.
 Hidupkan nilai perusahaan

Untuk memastikan bahwa sebuah perusahaan akan bertahan lama di
pasaran, mereka harus bisa menghidupkan nilai perusahaan. Salah satu
caranya yaitu melalui pelayanan kepada pelanggan. Tunjukkan apa dan
bagaimana metoda dan teknik dalam melayani pelanggan dan
memenuhi kebutuhan mereka. Setiap Pegawai yang dimiliki harus tahu
cara ini, karena tidak menutup kemungkinan mereka akan bertemu
dengan salah satu pelanggan di luar sana.
LK 5 Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional,

keuntungan pelanggan dan atasan
Menurut anda, kenapa pelayanan yang baik akan memberikan keuntungan untuk
anda dan perusahaan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan
teman sejawat atau menggunakan sumber/fasilitas yang ada.
b. Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi
Melaksanakan pekerjaan harus sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah
diberikan serta mengikuti standar yang telah ditetapkan. Proses kerja yang
berlaku diterapkan sesuai dengan standar layanan, yaitu dengan adanya:
 Imbalan jasa yang memadai
 Suasana kerja yang memadai, hubungan atasan bawahan berjalan
dengan lancar dan tidak ada unsur tekanan di dalamnya
 Keadilan terhadap semua orang di perusahaan, tanpa ada pembedaan
atau diskriminasi. Selain itu, informasi juga perlu didistribusikan secara
adil, karena Pegawai akan menghargai dan ikut menanggung beban bila
mereka mengetahui kondisi perusahaan yang sesungguhnya.
 Pemerataan kesempatan berkembang, perusahaan seharusnya
membangun suatu sistem yang memungkinkan Pegawai untuk terus

mengembangkan diri. Pengembangan diri juga perlu berdampak pada

peningkatan imbalan atau penghargaan. Jadi perusahaan harus memiliki
wawasan yang jauh ke depan dalam mempertahankan Pegawainya
sebagai suatu aset, bukan hanya pekerja.
LK 6 Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi
Menurut anda, bagaimana sikap anda jika ada tugas yang harus dikerjakan
namun tidak terdapat dalam SOP Perusahaan. Untuk menjawab LK ini anda
ada.
c. Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan

pelayanan
Dalam mengembangkan pelayanan, terapkan proses yang berkualitas guna

membangun daya saing yang berbasis biaya rendah, kecepatan
menghasilkan produk bermutu dan transaksi yang mudah dan cepat.
Prinsip yang dianut perusahaan adalah Operation excellence value, yaitu

perusahaan yang bersaing di pasar dengan mengandalkan kemampuan
menghasilkan produk dan atau jasa dengan mengkombinasikan antara
mutu, harga, ketepatan, pengiriman, waktu, respon yang singkat dan
transaksi bisnis yang sederhana atau tidak menyulitkan pelanggan.
LK 7 Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan

pelayanan
Menurut anda, apakah kepuasan pelanggan merupakan salah satu proses

pelayanan yang berkualitas? Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
d. Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan

Tinggi rendahnya mutu pelayanan akan mencerminkan kualitas dan nilai

(value) dari perusahaan. Untuk mempertahankan posisi perusahaan dalam
persaingan yang kian ketat, bukan hanya uang yang menjadi ujung tombak,
tetapi ada hal yang lebih daripada itu. Salah satunya adalah kualitas
pelayanan.
Pelayanan yang diberikan oleh perusahaan sebagai upaya untuk

memberikan rasa kepuasan, dan menumbuhkan kepercayaan terhadap
pihak pelanggan, agar pelanggan tersebut merasa dipentingkan atau
diperhatikan dengan baik dan wajar. Pelayanan tidak cukup hanya
melakukan suatu proses administrasi dengan cepat, tetapi lebih ke
bagaimana memperlakukan para pelanggan sedemikian rupa sehingga
memperlihatkan cara kita dapat melayani sebaik mungkin serta
menumbuhkan kesan atau persiapan yang positif dari pihak pelanggannya
(customer oriented). Faktor-faktor penting yang perlu diperhatikan dalam
memberikan pelayanan:

 Menghargai kepentingan dan kebutuhan pelanggan.

 Menjaga sopan santun dalam berkomunikasi, sikap, tindakan dan
perilaku dalam melayani kepentingan/kebutuhan pelanggan.
 Selalu bersikap bijaksana, dan bekerja secara professional, cepat dan
efisien, serta saling menguntungkan (win-win relation) bagi kedua belah
pihak (pelanggan dan perusahaan), dapat diandalkan dan dapat
dipercaya.
 Tetap menjaga rahasia pribadi pelanggan.
LK 8 Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan

Menurut anda, apakah yang harus dilakukan atasan jika anda dapat memberikan
prestasi yang terbaik. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan
3. Elemen 3: Menjamin Kualitas Kinerja
a. Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja
Setiap perusahaan akan berupaya menampilkan kualitas pelayanan yang

prima agar pelayanan selalu berkualitas sepanjang waktu. Pelayanan
sebaik mungkin yang diberikan oleh perusahaan menumbuhkan
kepercayaan terhadap pihak pelanggan, pelanggan tersebut merasa
dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan wajar. Untuk itu diperlukan
kualitas semua pihak yang berada di dalam organisasi tersebut agar mampu
berperilaku sopan dan santun, memiliki pengetahuan, dan ketrampilan
(knowledge and skills) khusus yang terintegrasi dari seluruh factor-faktor
pelayanan prima dan sekaligus mampu berkomunikasi hal ini dilakukan
untuk mempertahankan lokalitas atau kepercayaan pelanggan untuk tetap
menjalin hubungan dengan perusahaan tersebut tanpa melirik atau
berkeinginan untuk pindah ke perusahaan lain. Dengan kata lain, pelanggan
tetap loyal dan tetap menggunakan produk barang atau jasa yang
ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
Untuk mencapai tujuan tersebut salah satu upaya perusahaan terletak pada
manajemen pengetahuan (knowledge management). Program ini
menitikberatkan pada upaya memberdayakan dan meningkatkan
pengetahuan dalam perusahaan (baik terhadap atasan maupun bawahan)
dengan program yang jelas yang umumnya dilakukan oleh perusahaan
dalam meningkatkan knowledge management adalah dengan melakukan
pelatihan (training) secara berkala dan terus menerus kepada tiap-tiap
pekerjanya.
LK 9 Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja
Menurut anda, apakah keterampilan, pengetahuan sudah cukup sebagai modal

untuk memberikan pelayanan yang baik. Untuk menjawab LK ini anda dapat
berdiskusi dengan teman sejawat atau menggunakan sumber/fasilitas yang ada.

b. Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang
Dalam menjalankan hubungan kerja, perusahaan memfasilitasi pelayanan

yang diberikan baik kepada pelanggan, maupun kepada pekerjanya.
Fasilitas yang diberikan dapat berupa ruangan kerja yang sesuai dengan
standar kelayakan, transportasi yang diperlukan untuk menunjang
pekerjaannya, tunjangan kesehatan untuk pekerja dan keluarganya, serta
fasilitas-fasilitas lainnya.
LK 10 Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang
Menurut anda, apa standar fasilitas yang harus ada agar pelayanan dapat diberikan
secara maksimal kepada pelanggan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
c. Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar

kepada atasan dan pelanggan
Informasi yang disediakan kepada atasan dan pelanggan harus berkualitas,

dalam arti informasi tersebut telah diverifikasi kebenarannya. Jangan
sampai informasi yang belum jelas itu didistribusikan kepada pelanggan
yang akibatnya bisa menimbulkan salah persepsi dan merugikan kedua
belah pihak. Dalam konteks hubungan perusahaan dan pekerja, informasi
perlu disebarkan secara adil, agar timbul rasa penghargaan dan
kebersamaan dalam memiliki sehingga pekerja mau ikut menanggung
beban dan berusaha dengan segenap kemampuan mereka bila mereka
mengetahui kondisi perusahaan yang sesungguhnya.
LK 11 Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar

kepada atasan dan pelanggan
Menurut anda, apa seluruh karyawan harus memahami segala informasi yang ada
diperusahaan. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan teman sejawat
atau menggunakan sumber/fasilitas yang ada.
d. Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk

menyelesaikan tahapan proyek
Semua pekerja akan bisa bekerja dengan tenang bila area tempat kerjanya
mendukung, dalam arti lingkungan tempat kerjanya aman, sehat, dan
nyaman. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah penerapan
ergonomi di tempat kerja, artinya ergonomi dapat berperan dalam
peningkatan tempat kerja ke arah yang lebih produktif bagi pekerja dalam
melakukan pekerjannya.
Pengertian ergonomi adalah ilmu pengetahuan yang terkait dengan

kecocokan manusia dengan pekerjaannya. Untuk mengkaji kesesuaian
seseorang dengan pekerjaannya, ada beberapa aspek yang patut
dipertimbangkan, antara lain:
 Pekerjaan yang sedang dilakukan

 Peralatan yang digunakan (ukuran, bentuk, dan bagaimana peralatan

tersebut cocok dengan tugasnya)
 Informasi yang digunakan (bagaimana informasi tersebut dihadirkan,
diakses, dan diubah)
 Lingkungan fisik (seperti suhu, kelembaban, pencahayaan, kebisingan,
getaran)
 Lingkungan sosial (seperti kerjasama tim dan manajemen yang
mendukung)
 Aspek fisik pekerja (seperti ukuran, bentuk tubuh, kebugaran, postur,
indra manusia)
 Aspek psikologis pekerja (seperti kemampuan mental, kepribadian,
pengetahuan, dan pengalaman)
Penerapan ergonomi ditempat kerja diharapkan dapat:

 Mengurangi potensi kecelakaan
 Mengurangi potensi terjadinya luka dan kesakitan
 Meningkatkan kinerja dan produktivitas
 Tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan diterapkan
LK 12 Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk

menyelesaikan tahapan proyek
Menurut anda, bagaimana sikap anda jika ada tugas lain sementara anda sedang
menyelesaikan tahapan proyek. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
4. Elemen 4: Menjaga Hubungan Kerja yang Harmonis
a. Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan

professional
Prinsip keadilan perlu diterapkan dalam hubungan yang profesional antara

kolega dan Pegawai. Tidak ada diskriminasi yang dilakukan sehubungan
dengan masalah suku, agama, ras atau yang dikenal dengan SARA. Selain
itu tidak diberlakukan sistem favoritisme (anak emas) dalam hubungan
profesional di kantor. Dengan demikian akan tercipta suasana kerja yang
harmonis dan menyenangkan sebagai tempat berkarya.
LK 13 Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan

professional
Menurut anda, mana yang diutamakan kolega atau mitra kerja anda ketika mereka
membutuhkan informasi. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi dengan
b. Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai

prosedur
Layanan yang diberikan kepada pelanggan dan Pegawai dilakukan sesuai

dengan norma dan aturan yang berlaku. Layanan yang diberikan haruslah
bersifat profesional. Seringkali kita mendengar bahwa bagi beberapa

perusahaan, melakukan beberapa hal yang di luar jalur profesional, seperti

merayu pelanggan, menjatuhkan image perusahaan lain, dan cara-cara
curang lainya. Layanan yang seperti itu sebenarnya justru akan
menjatuhkan perusahaan itu sendiri, karena perusahaan telah kehilangan
nilai (value) yang menjadi inti dari mereka sendiri.
LK 14 Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai

prosedur
Menurut anda, bagaimana sikap anda jika pelanggan membutuhkan pelayanan

cepat dan menyalahkan prosedur. Untuk menjawab LK ini anda dapat berdiskusi
c. Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara

berkelanjutan
Pekerja adalah aset yang sangat berharga bagi perusahaan karena itu
perusahaan seharusnya menerapkan sistem knowledge management,
pengetahuan dari para pekerja dihimpun dan disimpan dalam sebuah
sistem yang menjadi aset perusahaan. Peningkatan keterampilan
profesional dan pengetahuan perlu ditingkatkan secara berkesinambungan.
Peningkatan keahlian bisa dilakukan melalui pelatihan, seminar, kursus,
hingga pengiriman pekerja untuk melakukan studi banding dengan
perusahaan lain.
Tujuan utama program pendidikan dan pelatihan

 Untuk menutup “gap” antara kecakapan atau kemampuan pegawai
dengan permintaan jabatan
 Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pegawai dalam
mencapai sasaran kerja yang telah ditetapkan
Manfaat pendidikan dan pelatihan

 Pendidikan dan pelatihan meningkatkan stabilitas pegawai
 Pendidikan dan pelatihan dapat memperbaiki cara kerja pegawai
sehingga cara kerja mereka tidak bersifat statis melainkan selalu
disesuaikan dengan perkembangan organisasi dan volume kerja
 Dengan pendidikan dan pelatihan pegawai dapat berkembang dengan
cepat
 Dengan latihan dan pendidikan pegawai mampu bekerja lebih efisien
Keuntungan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Keuntungan dari pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dari beberapa
sudut pandang, yaitu dari sisi lembaga perekrut pegawai, bagi
individu pegawai yang bersangkutan, dan bagi hubungan antar individu dan
kelompok dalam lembaga yang bersangkutan.
Latihan dan pendidikan yang disebut juga dengan pengembangan

pegawai mutlak dilaksanakan, apabila lembaga menghendaki efisiensi
dan efektivitas penarikan pegawai, bahkan demi keberlanjutan lembaga

karena aktivitas ini juga merupakan investasi jangka panjang dari

lembaga dalam lingkup sumber daya manusia.
LK 15 Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara

berkelanjutan
Menurut anda, bagaimana proses permohonan meningkatan kompetensi dalam

upaya menunjang kinerja di masa yang akan datang. Untuk menjawab LK ini anda
ada.
D. Penilaian
1. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam penyampaian informasi yang
ditujukan kepada pelanggan baik secara langsung atau menggunakan media,
adalah ….
A. menyampaikan informasi dengan lengkap dan benar
B. menggunakan bahasa yang sudah distandarkan perusahaan
C. menggunakan bahasa tubuh yang sudah distandarkan perusahaan
D. menyampaikan informasi dengan menggunakan media yang dimiliki
2. Teknik perlindungan terhadap informasi, dengan cara ….

A. menyimpan di cloud
B. menyimpan dalam ruangan khusus
C. menyimpan di media yang tidak dimiliki orang lain
D. menyimpan dengan password yang tidak diketahui
3. Dalam organisasi perselisihan seringkali terjadi. Yang bukan penyebab

terjadinya konflik adalah ….
A. salah persepsi tentang informasi tersebut
B. adanya panca indera yang rusak
C. adanya alat komunikasi yang rusak
D. komunikasi yang lengkap dan jelas
4. Cara yang dapat dilakukan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan,

adalah ….
A. mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan
B. mengabaikan permintaan pelanggan yang banyak dan tidak mungkin
C. mendengarkan dan perhatikan yang mereka sampaikan
D. memberikan yang pelanggan inginkan walaupun mustahil
5. Yang bukan merupakan motivasi atau pengaruh proses kerja yang diterapkan
sesuai dengan standar layanan adalah ….
A. imbalan jasa yang memadai
B. prinsip pegawai sebagai pekerja
C. hubungan atasan bawahan berjalan dengan lancar
D. membedakan terhadap semua orang di perusahaan

6. Bentuk penerapan customer care pada prinsip attention adalah ….

A. jujur dan benar dalam berkata serta bertindak
B. sikap yang benar dalam memberikan pelayanan
C. perhatian yang menyatu dan tidak terpecah oleh hal-hal lain
D. tindakan sebagai kelanjutan pembicaraan dengan pelanggan harus
diterapkan
7. Di bawah ini yang bukan merupakan bentuk fasilitasi pelayanan yang diberikan
perusahaan kepada pelanggan maupun kepada pekerjanya adalah ….
A. perputaran jabatan setiap saat
B. ruangan kerja yang sesuai dengan standar kelayakan
C. tunjangan kesehatan untuk pekerja dan keluarganya
D. transportasi yang diperlukan untuk menunjang pekerjaannya
8. Manfaat informasi yang disediakan untuk atasan dan pelanggan harus

berkualitas kecuali ….
A. pekerja mau ikut menanggung beban
B. menimbulkan kebersamaan dalam memiliki
C. pekerja akan berusaha dengan segenap kemampuan
D. menimbulkan salah persepsi dan merugikan kedua belah pihak
9. Layanan seperti di bawah ini sebenarnya justru akan menjatuhkan nilai

perusahaan itu sendiri. Pelayanan tersebut adalah ….
A. merayu pelanggan dengan gencar
B. fokus kepada produk perusahaan sendiri
C. menjadi pendengar yang baik
D. memberikan pelayanan yang maksimal
10. Bentuk investasi jangka panjang dari lembaga dalam lingkup sumber daya
manusia adalah ….
A. imbalan jasa yang memadai dari lembaga yang bersangkutan
B. hubungan antar individu dan kelompok dalam lembaga yang bersangkutan
C. fasilitas yang tersedia pada lembaga yang bersangkutan
D. penerangan yang dapat meningkatkan gairah dan semangat kerja
Bagian 2: Praktik-Demonstrasi
Alur Kegiatan
1. Tentukan pekerjaan perkantoran yang akan dikembangkan
2. Etika apa yang dibutuhan dalam pekerjaan tersebut
3. Manfaatkan sumber/fasilitas belajar yang tersedia
4. Diskusikan dengan teman sejawat
5. Hasil kerja dibuatkan bahan presentasinya
6. Waktu diskusi 45 menit
7. Alokasi waktu untuk presentasi 30 menit

E. Refleksi dan Tindak Lanjut

kompetensi Menerapkan Etika Profesi?

BAB V
MENGEMBANGKAN DATA INFORMASI DI KOMPUTER (DATABASE)
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran Mengembangkan Data InFormasi di

Komputer (Database). Saudara akan mempelajari manajemen database secara
khusus di bab ini. Untuk itu, Saudara harus terlebih dahulu memastikan Saudara
kompeten pada unit kompetensi Mengoperasikan Sistem InFormasi karena unit
tersebut adalah prasyarat unit kompetensi Mengembangkan Data InFormasi di
Komputer (Database).
Setelah mempelajari modul ini, Saudara diharapkan kompeten dalam

mengembangkan data inFormasi di komputer (dasabase) dalam lingkungan
pekerjaan Administratif Profesional melalui Kegiatan Pembelajaran
Mengembangkan Data InFormasi di Komputer (Database).
Adapun kriteria unjuk kerja dari Mengembangkan Data InFormasi di Komputer

(Database) ini adalah:
1. Mempersiapkan penyimpanan data

1.1. Kebutuhan organisasi yang berhubungan dengan masukan data,
penyimpanan data, keluaran (output) dan kebutuhan penyajian inFormasi
diidentifikasi.
1.2. Penggunaan database, keluaran, pelaporan, dan kebutuhan penyajian
informasi ditentukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.
1.3. Fungsi-fungsi software dan rumus sederhana dalam database digunakan
untuk memenuhi kebutuhan yang teridentifikasi.
1.4. Tabel data dan tata letak (layout) Form disiapkan yang memungkinkan
masukan dan tampilan data efisien.
1.5. Laporan (Reports) database dibuat sesuai gaya perusahaan/organisasi
dan kebutuhan penyajian inFormasi.
2. Menyimpan Data
2.1. Keluaran inFormasi, tabel-tabel database yang digunakan dan Format
laporan ditentukan sesuai kebutuhan.
2.2. Pengelompokan data, pencarian dan penyortiran kriteria disiapkan untuk
memenuhi kebutuhan organisasi.
2.3. Pengecekan ulang dilakukan untuk memastikan data yang diperlukan
dipenuhi.
3. Menggunakan database
3.1. Data dicek, dimasukkan dan diEdit segera dengan teliti sesuai tugas. dan
3.2. Rumus-rumus diperiksa untuk memastikan keluaran memenuhi kebutuhan
organisasi.

3.3. Pedoman, dokumentasi pemakai dan fasilitas bantuan digunakan untuk

menyelesaikan permasalahan berhubungan dengan disain dan produksi
database.
3.4. Laporan database dan/atau Form dilakukan preview, disesuaikan dan
dicetak agar sesuai dengan kebutuhan/persyaratan organisasi dan tugas.
3.5. File diberi nama dan disimpan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
kompetensi Mengembangkan Data InFormasi di Komputer (Database). Saudara
dapat melakukan kegiatan ini dengan cara Saudara sendiri. Tetapi bila Saudara
dalam pelatihan tatap muka maka Saudara dapat melakukan aktivitas
pembelajaran bersama rekan atau dalam kelompok. Mari kita mulai dengan
membaca sepintas materi pada bagian ini dengan langkah-langkah sebagai sebagai
berikut:
 Bentuk beberapa kelompok atau pasangan bila jumlah Saudara tidak terlalu
 Bagi bahan bacaan agar setiap individu mendapat bagian.
 Baca materi dengan teknik membaca cepat.
 Ungkapkan apa yang Saudara baca sesuai dengan urutan bahan bacaan
 Pada akhir setiap elemen, Saudara mendapat penugasan yang terdapat pada
Lembar Kerja (LK).
 Diskusikan pertanyaan-pertanyaan pada LK 1 dan demonstrasikan tugas yang
terdapat pada LK 2 dan buatkan videonya.
 Beri ulasan pada semua demonstrasi yang Saudara amati.
Menciptakan Dan Menggunakan Database

Sistem manajemen basis data adalah alat yang efisien untuk mengatur dan
memproses sejumlah besar inFormasi, misalnya, pekerjaan akuntansi perusahaan
Anda, inventaris catatan pelanggan, dan milis. Data mengacu pada setiap item
inFormasi seperti nama, alamat, atau Nomor telepon pelanggan. Database adalah
kumpulan data, seperti milis. Sistem manajemen basis data adalah perangkat lunak
komputer yang memungkinkan Anda menyimpan dan mengelola data dalam basis
data Anda.
Meskipun berbagai program basis data yang tersedia berbeda, kunci dari semuanya
adalah cara Anda mengatur data Anda. Katakanlah Anda ingin menyimpan daftar
pelanggan perusahaan. Anda mungkin mulai dengan nama, alamat, dan Nomor
telepon mereka. Dengan daftar ini, Anda dapat dengan mudah mencari Nomor
telepon atau mencetak label surat untuk mengirim buletin pemasaran. Tetapi
bagaimana jika Anda ingin tahu pelanggan mana yang membeli produk atau
layanan tertentu dari perusahaan atau berapa banyak yang mereka belanjakan?
Untuk melakukan ini, Anda harus menyimpan inFormasi tambahan tentang setiap
pelanggan.

Bidang, Records, dan File

Untuk mulai membuat database Anda, Anda perlu mendefinisikan strukturnya.
Sebagian besar sistem manajemen database menyediakan layar yang meminta
Anda melalui prosedur ini. Menentukan struktur berarti menentukan bidang yang
masuk ke basis data Anda. Bidang adalah kategori inFormasi tunggal. Dengan
demikian, bidang dalam basis data alamat mungkin termasuk nama pelanggan,
alamat jalan, kota, negara bagian, kode pos, dan Nomor telepon. Setiap bidang
harus didefinisikan secara individual dan diberi nama. Anda juga harus memberi
tahu basis data apakah bidang tersebut akan berisi inFormasi teks atau angka dan
berapa jumlah karakter maksimum per bidang.
Setelah semua bidang Anda ditentukan, langkah selanjutnya adalah memasukkan

inFormasi atau data, ke dalam basis data Anda. Catatan adalah satu entri
inFormasi. Dengan demikian, dalam basis data milis, catatan tunggal adalah nama,
alamat, kota, negara bagian, dan kode pos satu orang. Sebagian besar program
manajemen basis data memiliki ruang yang cukup untuk ribuan catatan untuk
dimasukkan ke dalam basis data, hanya dibatasi oleh jumlah ruang penyimpanan
yang tersedia di komputer Anda. Anda dapat melihat data dalam database Anda
dengan melihat catatan individual satu per satu atau dengan menampilkan tabel
yang menunjukkan data Anda disusun dalam baris dan kolom.
Untuk membantu Anda memasukkan catatan, program perangkat lunak

manajemen basis data menyediakan Formulir entri data, meskipun banyak program
memungkinkan Anda untuk mendesain Formulir Anda sendiri. Dengan Formulir
tampilan entri data di layar, Anda hanya perlu mengisi bagian yang kosong. Ketika
satu catatan dimasukkan ke dalam sistem, program menampilkan Formulir kosong
baru.
Menambahkan catatan baru atau memperbarui catatan sebelumnya relatif

sederhana dengan sebagian besar program basis data. Catatan baru dapat
ditambahkan ke akhir File catatan Anda. Perubahan pada catatan yang ada dapat
dilakukan dengan mengakses catatan, menghapus inFormasi saat ini, dan
kemudian mengetik pembaruan di tempatnya.

Menyortir Data
Setelah menambahkan beberapa catatan, Anda dapat mulai mengetuk kekuatan
perangkat lunak manajemen basis data. Salah satu hal pertama yang mungkin
ingin Anda lakukan adalah mengurutkan basis data. Kemampuan pengindeksan dan
pengurutan memungkinkan Anda untuk mengatur ulang semua catatan dalam
urutan yang berarti. Katakanlah Anda ingin mengurutkan catatan berdasarkan
abjad dengan nama belakang. Dalam kasus ini, bidang "nama belakang" akan
menjadi bidang kunci atau utama, bidang yang menentukan urutan pengurutan.
Nama depan mungkin bidang kedua, bidang yang menentukan urutan pengurutan
dalam kasus di mana dua nama belakang identik.
Penggunaan lain untuk basis data Anda adalah untuk mengekstraksi inFormasi
yang memenuhi kriteria tertentu, apakah sempit atau luas. Anda dapat memilih
kriteria sederhana, seperti menampilkan alamat orang yang bernama John Doe
atau mencari catatan untuk semua orang yang tinggal di negara bagian Texas.
Anda juga dapat menggunakan kriteria yang rumit. Misalnya, dalam basis data
akun, Anda mungkin ingin daftar semua orang dalam kode area 214 yang memiliki
saldo akun yang belum dibayar per 1 September.
Salah satu fitur canggih yang ditemukan pada beberapa program basis data adalah
kemampuan untuk melakukan fungsi matematika. Dengan membuat bidang yang
berisi inFormasi numerik, laporan dapat menghitung total untuk bidang itu. Fitur ini
sangat berguna ketika Anda menggunakan program database untuk melacak
catatan keuangan.
Perangkat lunak manajemen basis data menangani semua tugas ini dengan
mudah. Anda memberi tahu basis data jenis inFormasi apa yang Anda butuhkan;
database mengekstrak dan menampilkan hanya catatan-catatan yang memenuhi
persyaratan Anda. Proses penggalian inFormasi ini disebut juga kueri basis data.
Anda mengajukan pertanyaan pada basis data, dan itu memberi Anda jawaban.
Melakukan Pencarian
Cara tercepat untuk menemukan inFormasi spesifik dalam database adalah dengan
melakukan pencarian. Sebagian besar program manajemen basis data memiliki

fitur pencarian yang dapat diakses melalui perintah keyboard atau menu pull-down.
Ketika perintah Cari dipilih, Anda diminta untuk mengetik inFormasi perbandingan.
Program kemudian mencari database untuk setiap catatan yang berisi inFormasi
perbandingan dan menampilkan semua yang dilakukan.
Untuk menemukan asosiasi yang lebih kompleks antara data Anda, catat aturan
pemilihan (sering disebut argumen) digunakan. Perintah khusus ini
menggabungkan kekuatan penyortiran dengan pencarian untuk menemukan
catatan yang cocok dengan kombinasi kriteria tertentu. Katakanlah Anda
menginginkan daftar orang yang tinggal di negara bagian tertentu dan telah
membeli produk atau layanan dari Anda tetapi membelanjakan kurang dari $ 100
untuk itu. Banyak program manajemen basis data menggunakan logika Boolean
untuk mempersempit pilihan. Ini melibatkan penggunaan and, or, Not, less than,
more than, equal to, Not equal to, blank, Not blank, dan sebagainya. Misalnya,
argumen pemilihan rekaman kami mungkin terdaftar sebagai berikut:
State Field Contains: Texas

Purchase Field Contains: Not Blank
Purchase Amount Field Contains: <$100
Untuk membuat pilihan rekaman, sebagian besar program manajemen basis data
menggunakan sistem menu yang memungkinkan pengguna untuk mengetikkan
inFormasi perbandingan (argumen) dan memilih dari berbagai pilihan untuk
menggabungkan argumen.
Mencetak InFormasi
Terakhir, program manajemen basis data mengatur dan mencetak inFormasi yang
Anda pilih dalam bentuk yang Anda butuhkan. Output yang dicetak dari database
disebut sebagai laporan. Laporan dapat berupa daftar nama, faktur pelanggan,
atau pernyataan bulanan. Bagaimanapun, sebagian besar program manajemen
basis data memungkinkan Anda merancang laporan untuk memasukkan sebanyak
atau sesedikit inFormasi yang Anda inginkan dalam tata letak yang sesuai dengan
kebutuhan Anda. Beberapa program dirancang untuk menampilkan dan mencetak
data pada Formulir tertentu seperti Formulir asuransi, Formulir pajak, dan Formulir

bisnis lainnya. Banyak pemasok Formulir kantor memiliki daftar Formulir dan
perangkat lunak database yang kompatibel.
Jenis Database
Sebagai asisten administrasi, Anda mungkin paling sering melihat dua tipe dasar
database: manajer File dan database relasional. Manajer File adalah jenis database
yang lebih sederhana, bertindak seperti kabinet arsip biasa. Anda menggunakannya
ketika Anda perlu mengatur satu kelompok inFormasi, seperti nama dan File alamat
atau catatan telepon. Beberapa aplikasi manajemen basis data terutama dirancang
untuk digunakan dengan perangkat lunak pengelola File.
Program lain memungkinkan Anda untuk membuat jenis database yang lebih
kompleks-database relasional. Jenis sistem ini menghubungkan inFormasi dalam
satu File basis data dengan inFormasi lainnya dengan mengikat bersama bidang-
bidang utama menggunakan tautan seperti Nomor ID pelanggan. Misalkan Anda
memiliki dua basis data: basis data alamat pelanggan dan basis data pesanan
pelanggan. Kedua database ini ditautkan oleh satu bidang yang sama: Nomor ID
pelanggan. Saat Anda mengetik Nomor ID pelanggan ke dalam suatu pesanan,
basis data pesanan mengambil nama dan alamat pelanggan dari basis data alamat.
Dengan demikian, Anda tidak perlu mengetikkan nama dan alamat pelanggan
setiap kali Anda menyelesaikan pesanan baru, menghemat waktu dan energi Anda
dan mengurangi peluang untuk kesalahan.
Aplikasi
Secara umum, aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk hanya
mengembangkan basis data pengelola File lebih murah dan lebih mudah untuk
dipelajari dan digunakan daripada yang mengembangkan basis data relasional.
Berikut adalah daftar beberapa program pengelola File dan database relasional
yang umum:
 Microsoft Access
 Microsoft Works
 ACT! by Sage
 Lotus Organizer
 Lotus Approach
 My Mail List and Address Book by Avanquest
 My Database by MySoftware
Seperti daftar di atas, ada banyak aplikasi untuk mengelola database namun kita
akan fokus pada Microsoft Acces karena aplikasi tersebut yang umum digunakan di
Indonesia.
Menggunakan Akses untuk Menjelajahi Basis Data Sederhana

Microsoft Access adalah aplikasi yang menyimpan dan mengelola data dalam
database. Akses adalah contoh dari sistem manajemen basis data (DBMS) yang
digunakan untuk mengelola basis data kecil di komputer pribadi.
Microsoft Access — Salah satu aplikasi yang termasuk dalam Microsoft Office dan
digunakan untuk mengelola database. Gunakan untuk membuat dan mengEdit

tabel database dan untuk membangun Formulir dan laporan yang menggunakan
tabel.
Pengertian Tabel, Field dan record
Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel
yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang sal ing berhubungan.
Tabel merupakan kumpulan dari beberapa Record dan Field. Sebagai ilustrasinya
adalah sebagai berikut:
Jadi yang dimaksud dengan Field adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel.
Sedangkan Record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel. Untuk memulai
Microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows 95 – 2000
yaitu dimulai dengan tombol Start -> Program -> Program MS-Access.
Membuat database
1. Buka aplikasi Microsoft Access
2. Klik File New
3. Pilih Blank Database
4. Create nama File Database
Setelah Saudara mengisi nama database, Saudara bisa langsung mengklik tombol
Create atau menekan tombol Enter.
Membuat Tabel
Untuk membuat tabel ada 3 cara, yaitu:
1. Create table in Design view
2. Create table by using Wizard
3. Create table by entering data
Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertamaCreate table in
Design View. Perhatikan langkah-langkah berikut ini:
1. Akan ada tampilan awal Create table in Design view.
2. Klik 2 kali pada Create table in Design view sehingga terbuka jendela untuk
mengisikan Field dan Type data.
3. Masukan nama-nama Field beserta Type datanya.
4. Setelah itu klik Close pada pojok kanan atas.

5. Klik Yes, lalu beri nama tabel (contoh: daftar) kemudian klik OK.
6. Nama dari hasil pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja MS. Acces
Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap
tabel tersebut selanjutnya.
Berbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai berikut:

1. Text: Merupakan tipe data yang sering digunakan (Alfabetic dan Numeric).
Panjang maksimumnya 255.
2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik.
3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang
maksimumnya 8 karakter.
4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
5. Currency: Sering digunakan untuk nilai mata uang.
6. AutoNumber: Berisi angka urut yang sudah ditetapkan oleh Access yang
muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah.
7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/ false dan On/Off .
8. OLE Object: Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar, suara, dan
sebagainya.
9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text.
10. Digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web.
11. Lookup Wizard: Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Bo atau
Combo Box.
Menambah Field
1. Buka File  Pilih Table
2. Pilih Design View
3. Blok Field yang akan disisipi (klik sebelah kiri nama Field )
4. Klik Insert  rows
5. Tuliskan Fields baru
6. Kemudian klik close dan Save OK
Menghapus Field
3. Blok Field yang akan dihapus
4. Klik Edit  Delete
5. Tuliskan Fields baru
Merubah Field
3. Rubah Field
Kunci Primer/Primary Key

Kunci primer adalah sebuah Field yang bersifat unik, dimana data dari Field
tersebut tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan antara
record/data yang satu dengan yang lain, seperti NIS, NIP, Kode, karena di dalam

data bisa dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka
untuk membedakan diberikan Field yang bersifat unik.
Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu Field, ikuti langkah
berikut ini:
1. Pilih dan klik tabel yang Saudara inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pilih dan Klik nama Field yang ingin dijadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.
Input Data Record/Memasukkan Data

Prosedur yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut:
1. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda
masukan.
2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah:
a. Tekan tombol ikon Open pada area kerja kemudian tekan tombol enter
b. Klik ganda pada nama tabel
c. Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah Open dari menu yang tampil.
3. Setelah Saudara jalankan salah satu perintah tersebut di atas maka akan tampil
jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong
4. Saudara dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang
telah Anda buat pada jendela desain View.
Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data
Sheet view. Prosedur yang dapat Saudara lakukan adalah sebagai berikut:
1. Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Saudara hapus dan berikan
salah satu perintah berikut:
a. Pilih perintah Delete dari menu Edit
b. Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,
c. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
d. Klik Kanan Record yang ingin Saudara hapus dari daftar pilihan menu yang
e. Tampil pilih perintah Delete Record.
2. Setelah Saudara melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil kotak
Konfirmasi. Pilih Yes apabila Saudara benar-benar ingin menghapus Record dan
tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan.
Queries
Sebelum memulai kegiatan ini, sebaiknya kita tahu terlebih dulu maksud dari
Query. Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses
table yang ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan perintah matematika ( * , / ,
+, - dll).
Cara membuat Query ada 2 yaitu:

1. Create quey in Design view
2. Create Query by using Wizard
Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat Query dengan cara yang
pertama yaitu Create Query in Design view.

Langkah-langkah membuat Query:

1. Klik Queries pada bagian Objects
2. Klik 2 x Create Query in Design view sama seperti membuat table.
3. Pilih nama tabel dalam daftar Show Table kemudian klik Add.
4. Klik 2 x nama Field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama Field
tersebut tersimpan dalam daftar Queries seperti pada gambar diatas.
5. Masukkan rumus pada Field yang diinginkan
Contoh Rumus Jml_nilai:
([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt ]+[Bah_ing]+[ IPA]+[ IPS]).
6. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas.
Form
Form adalah suatu interfase/tatap muka yang dapat membantu pengguna atau
operator dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang
disediakan oleh microsoft Access adalah Form.
Cara membuat Form ada 2 yaitu:

1. Create Form in Design view
2. Create Form by using Wizard
Pada saat ini kita akan mempelajari cara membuat Form dengan Create Form by
using Wizard. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik Form pada Objects
2. Klik 2 x Create Form by using Wizard akan tampil Form Wizard
3. Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian pindahkan semua Field
Available Field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4. Kemudian klik Next
5. Kemudian klik Next sekali lagi
6. Pada tampilan berikutnya Saudara dapat memilih diantara beberapa alternatif
untuk dipakai sebagai bentuk tampilan Form. Misalnya Anda memilih stone.
Kemudian klik Next.
7. Berikan nama Form yang akan kita buat (contoh: daftar)
8. Kemudian Klik Finish
Langkah-langkah memberi judul Form:

1. Klik nama Form
2. Pilih Design
3. Drag baris antara Form header dan detail
4. Maka akan terbuat kolom baru antara Form header dan detail
5. Klik label pada toolbar option
6. Klik daerah kolom baru antara Form header dan detail
7. Tuliskan judul yang di inginkan
8. Klik close, Save OK
Report/Laporan
Laporan adalah hasil dari proses input data yang telah di lakukan yang berupa
inFormasi yang mudah dimengerti oleh orang lain, biasanya laporan nantinya
dicetak dalam bentuk print out (lembaran kertas).
Langkah-langkah membuat laporan:

1. Klik Report pada Objects.

2. Klik 2 x Create Report by using Wizard akan tampil Form Wizard.
3. Pada Tables/Queries pilih nama table Saudara kemudian pindahkan semua
Field.
4. Klik Available Field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>.
5. Kemudian klik Next, sampai ada perintah Finish.
6. Klik Finish.
Langkah-langkah melihat/mencetak hasil laporan:

1. Klik Report pada Object
2. Klik 2 kali pada nama Report
3. Akan tampil hasil dari Report
4. Klik File  print
5. Klik OK
D. Lembar Kerja
Lembar Kerja 1
Buatlah sebuah database dengan nama Praktik 1, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Program MS. Acces
2. Klik menu File – new
3. Pada dokumen kerja MS. Acces Saudara pada bagian kanan akan terdapat beberapa
pilihan untuk membuat database, seperti pada gambar dibawah
4. Pilih blank databases

5. Kemudian akan muncul sebuah box dialok untuk member ikat nama databases yang
akan kita buat, pada kotak File name isikan praktik1, kemudian klik Create.

6. Jika pembuatan databases anda berhasil, maka anda ankan kembali ke program Ms.
Acces danakan ditampilkan dialog box databases yang baru saja Saudara buat, seperti
pada gambar di bawah ini.
Setelah Saudara berhasil membuat databases, maka langkah selanjutnya adalah membuat
tabel. Sebagai latihan buatlah sebuah tabel dengan nama data siswa, yang nantinya tabel
yang akan kita buat adalah seperti berikut:
Untuk membuat tabel tersebut ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Setelah anda membuat databases, maka akan tampil dialog box database yang baru
saja Saudara buat. Pada bagian Objects pilih/klik Tables.
2. Setelah Saudara klik Tables, pada kolom sebelah kanan, terdapat beberapa pilihan
untuk membuat tabel seperti pada gambar di bawah ini:

3. Pilih Create tabel in Design view, kemudian akan tampil dialog untuk mengisi data tabel
yang akan kita buat.
4. Pada Field name, isikan Field dari tabel yang akan dibuat, pada data type isikan tipe
data yang sesuai (diisi number jika data tabel nantinya berisi angka, diisi teks jika data
tabel berisi karakter atau kalimat).
5. Setelah semua selesai, klik tanda silang pojok kanan atas untuk mengakhiri pembuatan
tabel.
6. Kemudian akan muncul dialog untuk menyimpan tabel tersebut, klik Yes pada dialog
tersebut.
7. Muncul dialog untuk menyimpan, pada Field name isikan dengan nama data siswa,
kemudian klik Save.
8. Jika pembuatan tabel Saudara telah berhasil, maka Saudara akan berada pada lembar
kerja MS. Acces dan nama tabel Saudara akan ditampilkan.
9. Simpan hasil pekerjaan Saudara dalam folder dan cetak.
Lembar Kerja 2
Mengisi data tabel

Setelah anda melakukan praktik 1, maka bukalah dokumen praktik 1 dengan cara sebagai
berikut:
1. Klik menu File  Open.
2. Klik nama databases yang telah Saudara simpan pada praktek 1, kemudian klik Open.
3. Setelah terbuka klik 2 kali pada tabel yang telah Saudara buat pada praktik 1.
4. Kemudian akan ditampilkan sebuah tabel dengan Field sesuai yang telah Saudara buat.
5. Isikan data tabel tersebut seperti pada gambar di bawah, untuk kolom/Field ID Saudara
kosongkan (tidak diisi) secara otomatis akan diisi oleh komputer. Untuk berpindah
baris/kolom tekan tombol Tab pada keyboard Saudara.
6. Setelah selesai, Saudara klik tombol silang pada pojok kanan atas.
Merubah struktur tabel

Tabel yang telah Saudara buat, dapat Saudara Edit/rubah sesuai dengan kebutuhan.
Saudara dapat merubah struktur tabel seperti: mengganti nama Field/kolom, menghapus
Field, menambah Field dan merubah type data.
Merubah nama Field/kolom

Saudara akan merubah nama Field dari tabel yang pernah Saudara buat pada praktik 1,
dengan cara sebagai berikut:
1. Buka database yang beris tabel tersebut (data siswa).
2. Klik satu kali pada nama tabel anda (data siswa).
3. Klik Design.

4. MS. Acces akan menampilkan Form seperti ketika Saudara pertama kali membuat tabel.
5. Rubah Field alamat dengan nama telepon.
6. Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas.
Menyisipi Field
Sebagai latihan Saudara akan menambahkan/menyisikan satu buah Field setelah Field
nama dengan nama tgl. lahir, ikuti langkah- langkah sebagai berikut:
1. Lakukan langkah-langkah seperti di atas sampai point 3.
2. Kemudian blok Field nama, dengan cara letakkan kursor pada sebelah kiri Field nama
samping kursor membentuk anakan panah kekanan, kemudian klik satu kali.
3. Klik menu Insert – Rows.
4. Isikan nama Field dengan nama Tgl_lahir.

Menghapus Field
Sebagai latihan Saudara akan menghapus satu buah Field kelas, ikuti langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Lakukan langkah-langkah seperti di atas sampai point 3.
2. Kemudian blok Field kelas, dengan cara seperti di atas.
3. Klik menu Edit – Delete, jika ada konfirmasi klik Yes.
Simpan hasil pekerjaan Saudara dalam folder dan cetak.
Lembar Kerja 3
Kunci primer/primary key
Sebagai latihan, buatlah sebuah database dengan nama Praktik 3, kemudian buatlah
sebuah tabel dengan nama data pegawai. Format tabel yang akan dibuat adalah sebagai
berikut:

Setelah tabel terbentuk, buatlah kunci primernya dengan cara sebagai berikut:
1. Klik tabel data pegawai, klik Tool Bar Design.
2. Klik Field yang akan dibuat kunci primer (NPP).
3. Klik menu Edit – primary key.
4. Untuk mengakhiri, klik tanda silang pada pojok kanan atas, pilih Yes untuk menyimpan.
5. Isikan datanya menjadi sebagai berikut:
6. Pada tabel diatas terdapat NPP yang sama, apa yang terjadi? Jika pembuatan kunci
primer berhasil maka data tersebut tidak dapat dimasukkan.
Lembar Kerja 4
Queries
1. Buatlah sebuah tabel harga, dengan Format sebagai berikut:
2. Buatlah Queries dengan langkah-langkah sebagai berikut ini.

3. Pada tab Object, klik Queries kemudian klik 2 kali pada Create Queries in Design view.
4. Kemudian akan muncul dialog box show table, klik tabel harga, kemudian klik Add.

5. Kemudian muncul Form seperti berikut:
6. Pada baris Field, isikan Field-nya dengan cara klik anak panah kebawah, kemudian pilih
Field yang sesuai.
7. Pada Field jumlah, tambahkan rumus jumlah: ([qty] *[hrg_sat]).
9. Pada Field name isikan nama Queries dengan nama Queries1 harga.
10. Sekarang isikan datanya dengan cara klik 2 kali pada nama queris1 harga.
11. Yang Saudara isikan hanya pada kolom/Field nama, qty, hrg_sat pada kolom/ Field
jumlah jika pembuatan Queries benar maka, akan secara otomatis terisi sendiri.
Lembar Kerja 5
Form
Buatlah sebuah Form dari tabel praktik 4 dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pada tab Object, klik Form kemudian klik 2 kali pada Create Form by using Wizard.

2. Akan tampil menu Wizard sebagai berikut ini.
3. Pada Table/Queries pilih tabel harga, kemudian pada selected Fields klik tanda lebih
besar ganda (>>), klik Next.
4. Setelah muncul Form Wizard seperti di atas, pilih Columnar, kemudian klik Next, akan
muncul Form seperti berikut:
5. Pilih salah satu pilihan yang ada pada kolom sebelah kanan, sebagai latihan kita pilih
international, kemudian klik Next.

6. Langkah selanjutnya adalah klik Finish.
Lembar Kerja 6
Pembuatan judul pada Form
Sebagai latihan bukalah tabel pada praktik 5 kemudian berikan judul pada Form tersebut
“FORM DAFTAR HARGA BARANG” dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pada Object klik Form, kemudian klik harga.
2. Klik Design, kemudian akan tampil seperti pada gambar di bawah ini:
3. Klik kanan pada tulisan Form header, kemudian klik Form Header/Footer.
4. Perlebar Form dengan cara: letakkan kursor pada pojok kanan bawah sehingga kursor
membentuk tanda Plus, kemudian tarik untuk memperlebarnya.
5. Turunkan semua tulisan dengan cara Drag (klik tidak dilepas) ke tempat yang
diinginkan.

6. Pada Tool Box klik labe (icon Aa) kemudian klik di mana judul akan diletakkan.
7. Tuliskan judul dan lakukan perubahan/ Format font sesuai selera.
8. Klik tanda silang pada pojok kanan atas untuk menutup, kemudian klik Yes untuk
menyimpan perubahan.
Lembar Kerja 7
Pembuatan Queries/rumus pada Form
Sebagai latihan bukalah tabel pada praktik 5 kemudian ikuti langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Klik Form pada Object, kemudian klik 2 kali pada harga.
2. Kita lihat pada bagian jumlah semua masih berisi Nol (0), ini dikarenakan kita belum
memasukkan rumus kedalam Field tersebut.
3. Klik kanan pada Field tersebut (pada bagian Nol) pilih propertis kemudian klik all.

4. Pada bagian Control Source tuliskan rumus =([qty] * [hrg_sat ]), kemudian klik tanda
silang pada pojok kanan atas untuk menutupnya.
5. Jika pembuatan rumus berhasil, maka pada bagian jumlah secara otomatis akan terisi
nilainya.
6. Lakukan perubahan tampilan pada bagian hrg_sat dan jumlah, kita lihat pada bagian
tersebut berupa angka yang masih susah dipahami karena tidak ada titik atau koma
decimal.
7. Klik kanan pada bagian nilai hrg_sat, pilih propertis kemudian klik all.
8. Pada bagian Format pilih Currency, dengan cara klik tanda panah kebawah, tutup Form
tersebut.
9. Lakukan perubahan pada bagian jumlah dengan cara seperti pada poin 8.
Lembar Kerja 8
Membuat laporan
Sebagai latihan buatlah sebuah tabel data siswa, kemudian simpan dengan nama siswa.
Kemudian buatlah laporan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik Report pada bagian Object.

2. Klik 2 kali pada Create Report by using Wizard.

3. Kemudian akan tampil Form Report Wizard seperti gambar di bawah ini.
4. Pada Tabel/Queries pilih tabel siswa, kemudian pindahkan semua Field ke kolom
sebelah kanan (kecuali ID) dengan cara klik Field kemudian klik anak panah lebih besar
(>). Klik Next.
5. Klik Next sekali lagi, muncul Form Wizard konfirmasi untuk pengurutan data, pada baris
1 isikan No, kemudian klik Next.
6. Klik Next beberapa kali sampai tombol Next tidak aktiv, kemudian klik tombol Finish.

Lembar Kerja 9
Membuat laporan dengan Query
Sebagai latihan buatlah sebuah tabel nasabah, kemudian simpan dengan nama nasabah.
Kemudian buatlah Query dan simpan dengan nama Query1nasabah, untuk mengisikan
kolom Bunga dan Jumlah dengan ketentuan sebagai berikut:
Kolom Bunga = saldo x idx_bunga

Kolom Jumlah = (saldo + bunga) – potongan
Jika berhasil maka tampilan hasil Query adalah sebagai berikut:
Kemudian buatlah laporan Query dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik Report pada bagian Object.

2. Klik 2 kali pada Create Report by using Wizard.

3. Kemudian akan tampil Form Report Wizard seperti gambar di bawah ini.
4. Pada Tabel/Queries pilih Query1nasabah, kemudian pindahkan semua Field ke kolom

sebelah kanan dengan cara anak panah ganda lebih besar (>>). Klik Next.
5. Klik Next sekali lagi, muncul Form Wizard konfirmasi untuk pengurutan data, pada baris
1 isikan No, kemudian klik Next.
6. Klik Next beberapa kali sampai tombol Next tidak aktiv, kemudian klik tombol Finish.

E. Penilaian
1. Untuk menghasilkan tampilan dalam bentuk kolom maka pada form wizard pilih
....
A. Column
B. Tabular
C. Data sheet
D. Horizontal
2. Untuk mengakhiri form wizard, klik tombol ....

A. Finish
B. Close
C. Exit
D. Back
3. Jika ingin langsung menampilkan dan mengisi form yang sudah dirancang, klik
tombol ....
A. Display help on working with the form
B. Open the form to view or enter information
C. What title do you want for your form
D. Modify the form's design
4. Untuk menyimpan hasil perancangan query, kecuali ....

A. File > save as
B. File > save
C. CTRL + W
D. CTRL + S
5. Untuk mengurutkan data dari kecil ke besar, pilihan pada sort adalah ....
A. Not Ascending
B. Ascending
C. Not Sorted
D. Not Descending
6. Untuk membuka tabel yang sudah ada, gunakan perintah ....

A. Datasheet view

B. Primary Key
C. Design
D. Open
7. Untuk menghapus field tertentu yang dipilih, gunakan tombol ....

A. Delete field
B. Delete table
C. Delete row
D. Delete coloum
8. Untuk menambahkan record baru, gunakan tombol ....

A. Insert Record
B. Update Record
C. Update Data
D. Insert Row
9. Layout style yang terdapat dalam form wizard adalah ....

A. Database
B. Columnar
C. Field
D. Tabel
10. Untuk membuat database baru yang masih kosong sehingga dapat
menambahkan obyek Tabel, Query, Form, Report pada Microsoft Access,
Saudara memilih ....
A. Blank access database
B. Open an existing file
C. Project existing data
D. Blank data access page
Bagian 2: Praktik Demonstrasi
Skenario
Saudara adalah seorang staf administrasi pada sebuah butik. Butik tersebut
menjual pakaian, perhiasan, tas, dan sepatu wanita. Butik tersebut memiliki
pelanggan yang cukup setia karena baik kualitas barang dan pelayanannya
membuat pelanggan senang berbelanja. Agar bisnis semakin lancar dan
berkembang, pemilik butik ingin memberikan pelayanan yang semakin personal
sifatnya untuk setiap pelanggan setia dan calon pelanggan. Untuk itu, Saudara
akan membuat database pelanggan butik guna mendukung usaha pemilik butik
dalam mengembangkan bisnis ke tingkat yang lebih tinggi.
Tugas Saudara:
1. Buatlah database pelanggan butik dengan jumlah 30 orang.
2. Kreasikan data pelanggan Saudara yang meliputi spesifikasi di bawah ini:
 Nama lengkap
 Tempat/Tanggal Lahir
 Alamat rumah

 Email
 Nomor telepon selular
 Model pakaian favorit
 Model perhiasan favorit
 Model tas favorit
 Model sepatu favorit
 Warna favorit
 Hal-hal yang disukai pelanggan ketika berbelanja di butik
 Hal-hal yang kurang menyenangkan ketika berbelanja di butik
 Sertakan juga informasi yang terkait dengan pembelian yang dilakukan oleh
pelanggan Saudara per bulan.
3. Buat laporan Query berdasarkan uraian di atas.
4. Print screen semua tugas/tindakan Saudara dalam mengejarkan LK ini.
5. Demonstrasikan cara membuat database dan dokumentasikan melalui video.
F. Refleksi dan Tindak Lanjut

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

kompetensi Mengembangkan Data Informasi di Komputer (Database)?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
Referensi:
Stroman, James. Kevin Wilson, dan Jennifer Wauson. 2012. Administrative Assistant’s
and Secretary’s Handbook 4th Edition. New York: American Management
Association.
Modul belajar MS. Acces nurasiah.staff.gunadarma.ac.id › files

BAB VI
MEMBUAT SURAT/DOKUMEN ELEKTRONIK
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran 6: Membuat Surat/Dokumen Elektronik.

Membuat surat/dokumen elektronik atau email adalah aktivitas yang sangat sering
dilakukan oleh setiap orang, termasuk asisten administratif atau sekretaris. Hampir
semua aktivitas komunikasiinternal dan eksternal perusahaan/industri
berlangsung di dunia maya sehingga pekerjaan ini sudah menjadi rutinitas kerja.
Dengan demikian, penguasaan terhadap kompetensi ini adalah suatu kebutuhan
dan keuntungan bagi siapa saja yang ingin menjadi bagian dari kesuksesan sebuah
usaha atau industri.
Melalui kegiatan pembelajaran ini, Saudara diharapkan kompeten dalam membuat

surat/dokumen elektronik untuk menunjang Saudara bekerja pada lingkup
pekerjaan Administrasi Profesional.
Kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Membuat Surat/Dokumen

Elektronik ini adalah:
1. Mempersiapkan piranti lunak

1.1. Perangkat komputer diaktifkan sesuai dengan sistem operasi dan
persyaratan manual instalasi.
1.2. Piranti lunak untuk membuat surat elektronik dipastikan telah terinstalasi dan
siap digunakan.
1.3. Akun surat elektronik (email) telah dimiliki.
2. Mengenali menu, format alamat email dan konfigurasi sederhana

2.1. Menu-menu yang disediakan beserta shortcut-nya dikenali berdasarkan user
manual sesuai stSaudarar tempat kerja.
2.2. Format alamat surat elektronik dikenali dan dipahami secara tepat dan
cepat.
2.3. Konfigurasi sederhana dapat dilakukan sesuai dengan manual yang tersedia.
3. Membuka, mengambil, membaca, membuat dan mengirim surat/dokumen

elektronik
3.1. Surat elektronik baru dapat dibuka dari server menggunakan menu/tombol
yang tersedia sesuai SOP organisasi.
3.2. Surat elektronik dapat dikenali asalnya dan dapat dibaca isinya dengan baik.
3.3. Berkas lampiran (file attachment) dapat diekstrak dari email, secara benar
sesuai prosedur.
3.4. Surat elektronik dapat diteruskan (forward), dibalas (reply), ke alamat
tertentu.

3.5. Surat elektronik baru dibuat/dikomposisi dan dikirim dengan menggunakan

fitur yang disediakan.
3.6. Pengiriman Surat elektronik dapat dilakukan ke suatu alamat atau beberapa
dan dapat disertai dengan file attachment.
3.7. Surat elektronik ditulis sesuai dengan memperhatikan netiquette.
4. Menyimpan surat/dokumen elektronik

4.1. Surat elektronik diidentifikasi sehingga secara otomatis dapat masuk ke
folder yang telah ditetapkan, secara tepat dan benar.
4.2. Folder dibuat atau dihapus sesuai kebutuhan.
4.3. Surat/dokumen elektronik dapat disimpan sesuai media yang tersedia secara
tepat.
E-mail adalah kependekan dari electronic mail atau dalam bahasa Indonesia surat
elektronik atau surel. Ini melibatkan pertukaran pesan tertulis yang dikirim melalui
jaringan komputer seperti Internet. Di banyak kantor, email telah menggantikan
memo tertulis, kunjungan kantor, dan bahkan panggilan telepon. E-mail
memberikan catatan tertulis tentang komunikasi kantor. Saudara dapat mengirim
pesan ke grup orang secara bersamaan, melampirkan file, dan menyertakan
hyperlink ke situs web. E-mail adalah salah satu alat paling populer dan efektif
untuk berkomunikasi dengan orang lain melalui Internet. Dengan email, Saudara
dapat mengirim pesan ke siapa pun di dunia yang memiliki akses email — dan,
kecuali kesulitan teknis, pesan itu akan diterima dalam hitungan menit.
Akun Email
Akun email memungkinkan Saudara terhubung ke jaringan dan Internet. Ini
dilakukan melalui Penyedia Layanan Internet atau ISP. ISP membantu Saudara
terhubung ke jaringan menggunakan koneksi telepon dial-up, DSL, modem kabel,
atau modem satelit. Saat Saudara membuat akun dengan ISP, ISP memberi
Saudara hal-hal berikut:
 Alamat Email
Dalam kebanyakan kasus, ini adalah nama atau nama panggilan Saudara,
diikuti oleh tSaudara @ dan pengidentifikasi ISP yang paling umum berakhir
dengan ekstensi .com atau .net.
 Server POP
Ini adalah nama server surat masuk Saudara. POP adalah singkatan dari Post
Office Protocol. Ini adalah komputer ISP yang menerima pesan email masuk
yang ditujukan kepada Saudara.
 Server SMTP
Ini adalah nama server surat keluar. SMTP adalah singkatan dari Simple Mail
Transfer Protocol. Ini adalah komputer ISP yang memproses pesan email yang
Saudara kirim.
 Nama Pengguna

Ini biasanya merupakan bagian dari nama Saudara yang muncul di alamat surel
Saudara sebelum tSaudara @. Beberapa ISP menggunakan seluruh alamat
email Saudara. Nama pengguna digunakan untuk mengakses sistem ISP
bersama dengan kata sandi Saudara.
 Passwords/Kata Sandi
Ini adalah kode rahasia yang Saudara gunakan untuk menjaga kerahasiaan
email Saudara. Di banyak kantor, asisten administrasi memperoleh akun email
dari administrator sistem perusahaan. Orang ini membantu Saudara mengatur
komputer untuk mengirim dan menerima email dan memberi Saudara ID
pengguna, kata sandi, dan alamat email.
Passwords
Kata sandi terkadang sensitif terhadap huruf besar-kecil. Jika kata sandi email
Saudara semuanya huruf besar, Saudara perlu menekan tombol shift saat
memasukkan kata sandi Saudara. Saudara tidak boleh menyimpan kata sandi di
komputer Saudara. Kata sandi Saudara harus sesuatu yang mudah diingat. Jika
Saudara diberi kata sandi yang sulit diingat, ubah sendiri. Sebagian besar sistem
email mendorong Saudara untuk sering mengubah kata sandi. Kata sandi terbaik
menggabungkan huruf dan angka dan panjangnya setidaknya enam karakter.
Jangan pernah menggunakan nama Saudara, nama pengguna Saudara, nomor
telepon Saudara, tanggal lahir Saudara, nomor jaminan sosial Saudara, atau nama
keluarga sebagai kata sandi. Juga, jangan pernah menggunakan kata nyata yang
dapat ditemukan di kamus tanpa menggabungkannya dengan angka.
Program E-mail
E-mail dapat diakses dari situs web. Ini sering disebut Webmail. Saudara juga
dapat menggunakan perangkat lunak email yang disediakan oleh ISP Saudara.
Namun, di sebagian besar bisnis, program email yang paling umum digunakan
meliputi:
 Microsoft Outlook Express

 Microsoft Outlook
 Windows Mail
 IBM Lotus Notes
 Macintosh Mail
Semua program email memiliki fitur serupa seperti folder file untuk mengatur surat,
bilah alat, bilah menu, daftar pesan, dan jendela tampilan pesan. Perintah bilah alat
atau bilah menu yang paling umum digunakan meliputi:
 New Message — untuk membuat pesan baru

 Print — untuk mencetak salinan pesan
 Read — untuk melihat pesan di jendela terpisah
 Reply — untuk membalas pesan tertentu
 Reply to All — untuk membalas ke semua orang yang disalin pada pesan
sebelumnya
 Send and Receive — untuk mengirim surat yang Saudara tulis dan menerima
pesan baru
 Forward — untuk mengirim email yang Saudara terima ke orang lain

 Attachment — untuk mengirim file komputer beserta pesan email Saudara
Microsoft Outlook Express

Microsoft Outlook Express disediakan dengan Microsoft Internet Explorer versi 5.0
atau yang lebih baru. Ini dirancang untuk pengguna rumahan dan bisnis kecil yang
membutuhkan program email yang sederhana dan mudah digunakan. Pengguna
Microsoft Outlook Express dapat mengirim teks biasa atau email berformat HTML.
Email berformat HTML memungkinkan pengguna untuk memformat email
menggunakan font, daftar peluru, dan sebagainya. Microsoft Outlook Express
mencakup bilah alat yang dapat disesuaikan, buku alamat, filter Kotak Masuk, dan
dukungan untuk beberapa akun email. Gambar di bawah ini menunjukkan gambar
layar Microsoft Outlook Express.
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook adalah program manajemen e-mail yang lebih canggih yang
disertakan dengan rangkaian program Microsoft Office. Microsoft Outlook adalah
salah satu program email yang paling umum digunakan oleh bisnis saat ini. Selain
mengirim dan menerima email, pengguna juga dapat mengelola kalender pribadi
mereka, menjadwalkan pertemuan dengan rekan kerja, dan mengelola kontak.
Microsoft Outlook juga dapat diintegrasikan dengan sistem pesan suara sehingga
pesan suara dapat diambil dan diputar di komputer Saudara. Gambar di bawah ini
menunjukkan gambar layar Microsoft Outlook.

Windows Mail
Microsoft Windows Mail menggantikan Outlook Express di Vista, versi Windows
terbaru. Windows Mail berfungsi serupa dengan Outlook Express dengan banyak
tombol dan folder bilah alat yang sama. Windows Mail menyertakan kotak
pencarian internal yang memungkinkan Saudara mencari konten spesifik di semua
pesan email Saudara. Ada juga filter email sampah yang membantu mengurangi
jumlah spam. Gambar di bawah ini menunjukkan gambar layar Windows Mail.
IBM Lotus Notes

Lotus Notes IBM adalah program pengiriman pesan dan kolaborasi e-mail yang
mencakup email, jadwal, daftar tugas, kalender, buku alamat, jurnal pribadi,
halaman web, dan basis data. Lotus Notes dapat diintegrasikan dengan pesan
suara, pager, faks, dan perangkat nirkabel seperti telepon seluler dan PDA
genggam. Gambar 15–4 menunjukkan gambar layar IBM Lotus Notes dengan
berbagai komponen yang diidentifikasi.

Apple Macintosh Mail

Apple Macintosh Mail adalah program yang dilengkapi dengan sistem operasi Apple
OS X yang digunakan pada komputer Macintosh. Mail adalah program multifaset
yang memungkinkan untuk menyesuaikan pesan email dengan alat tulis pribadi. Ini
dapat digunakan sebagai memo pad dan untuk menyimpan daftar Agenda. Pesan
email masuk dapat dengan mudah ditambahkan ke daftar Agenda agar Saudara
tetap teratur. Mail adalah aplikasi email berfitur lengkap yang mencakup sebagian
besar fungsi yang sama dengan Microsoft Outlook dan Lotus Notes. Gambar di
bawah ini menunjukkan gambar layar Macintosh Mail.
Mengelola E-mail
Ketika Saudara menerima email, program email menyimpannya di Kotak Masuk
Saudara. Ketika Saudara mengklik Kotak Masuk, Saudara melihat daftar pesan yang
telah Saudara terima. Ketika Saudara memilih pesan dari daftar, isi pesan
ditampilkan di jendela. Saudara dapat membaca pesan lain dengan mengklik daftar
di jendela Kotak Masuk.

Ikon di sebelah kiri pesan menunjukkan apakah pesan sudah dibaca atau belum. Di
Microsoft Outlook dan Windows Mail, surat yang belum dibaca memiliki amplop
tertutup di sebelah kiri pesan. Saat Saudara membaca pesan, ikonnya secara
otomatis berubah menjadi amplop terbuka. Setelah Saudara membaca pesan,
pesan itu tetap ada di Kotak Masuk Saudara. Saudara dapat mengurangi kekacauan
di Kotak Masuk Saudara dengan memindahkan pesan ke folder lain. Saudara juga
dapat menggunakan item menu untuk memindahkan pesan ke folder Item
Terhapus atau, setelah pesan disorot, Saudara cukup menekan tombol DELETE.
Saudara dapat mencetak pesan dengan membukanya dan mengklik ikon PRINT
pada bilah alat. Untuk menulis pesan baru, Saudara klik ikon MAIL BARU pada bilah
alat. Jendela Pesan Baru kemudian muncul. Gambar berikut ini memperlihatkan
jendela Surat Baru di Microsoft Outlook. Untuk mengirim pesan, klik tombol KIRIM
pada bilah alat. Pesan disimpan di folder Kotak keluar hingga Saudara mengklik
KIRIM DAN MENERIMA. Di Lotus Notes, Saudara harus mengklik REPLICATE untuk
mengirim dan menerima email.
Mengirim Lampiran/Attachment
Setiap kali Saudara mengirim pesan ke seseorang, Saudara memiliki kemampuan
untuk mengirim file tambahan beserta pesan Saudara sebagai lampiran. Di
Microsoft Outlook, Saudara mengklik ikon ATTACH pada bilah alat. Kotak dialog
Sisipkan Lampiran kemudian muncul. Saudara dapat menavigasi ke file yang sesuai
dan melampirkannya ke pesan email. Saudara kemudian melihat lampiran terdaftar
atau ditampilkan sebagai ikon, bersama dengan pesan Saudara. Saat Saudara
menerima lampiran, program email memberi tahu Saudara dengan menunjukkan
ikon kecil di sebelah pesan di Kotak Masuk Saudara. Dalam program seperti
Microsoft Outlook, lampiran ditampilkan sebagai ikon klip kertas. Saat Saudara
membuka pesan, Saudara melihat daftar untuk lampiran atau ikon yang tertanam
dalam dokumen. Mengklik dua kali ikon membuka file lampiran.
Alasan untuk Mengirim Lampiran

Ada sejumlah alasan mengapa seseorang memilih untuk mengirim seseorang
lampiran.
Berikut adalah sebagian alasan:

 Penerima dapat menggunakan file terlampir untuk menambah, mengedit, atau

membuat revisi.
 Saudara memerlukan dokumen untuk tiba, siap untuk dicetak dan
didistribusikan.
 Penerima membutuhkan dokumen segera.
 Saudara perlu mengirim satu dokumen ke banyak penerima yang berbeda.
 Penerima akan mendistribusikan dokumen ke orang lain.
Alternatif untuk Mengirim Lampiran

Saudara harus menghindari mengirim lampiran ketika tidak diperlukan. Saudara
dapat menghindari mengirim lampiran dengan:
 Memotong dan menempelkan data pemrosesan kata ke dalam pesan email
Saudara.
 Menempatkan file di situs web atau situs File Transfer Protocol (FTP) untuk
diunduh.
 Mengirim file pada disket atau CD-ROM.
 Memfaks dokumen.
 Mencetak dokumen dan mengirimkannya melalui surat biasa atau express
semalam.
Masalah dengan Lampiran

Lampiran email bisa besar dan butuh waktu lama untuk diunduh jika penerima
memiliki koneksi yang lambat. Mungkin juga ada masalah terjemahan saat
penerima tidak memiliki program yang tepat atau versi program yang benar untuk
membuka dan menggunakan lampiran. Selain itu, banyak virus menyebar di
Internet melalui lampiran yang terinfeksi.
Protokol E-Mail untuk Mengirim Lampiran

Kecuali Saudara mengirim lampiran ke seseorang secara teratur, Saudara harus
selalu memeriksa dengan penerima sebelum mengirim lampiran. Pastikan orang
tersebut memiliki perangkat lunak yang tepat dan dapat menangani pengunduhan
file.
Saat Saudara mengirim lampiran, gunakan pesan email sebagai surat pengantar.
Jelaskan apa lampiran itu dan mengapa Saudara mengirimnya. Saudara dapat
menggunakan perangkat lunak kompresi seperti WinZip jika Saudara yakin
penerimanya juga memiliki perangkat lunak yang sama. Perangkat lunak kompresi
mengurangi ukuran file dan waktu pengunduhan bagi pengguna dengan koneksi
Internet dial-up yang lebih lambat.
Ingatlah selalu bahwa pemformatan dokumen dapat berubah di komputer

penerima. Banyak file, seperti dokumen Microsoft Word, bergantung pada printer.
Itu berarti bahwa tata letak mereka di layar dan di atas kertas tergantung pada
model printer apa yang diinstal. Jika Saudara ingin memastikan dokumen akan
terlihat sama di layar dan ketika dicetak pada komputer penerima, gunakan Adobe
Acrobat. Adobe Acrobat menggunakan format file yang disebut Portable Document
Format (PDF). Adobe Reader, yang memungkinkan Saudara membuka dan
membaca file PDF, dapat diunduh tanpa biaya dari situs web Adobe di
www.adobe.com. Untuk membuat dokumen Acrobat, Saudara perlu membeli
perangkat lunak kreasi Adobe Acrobat. Setelah perangkat lunak diinstal pada

komputer Saudara, Saudara akan dapat membuat dokumen Acrobat dengan

mencetak dokumen Saudara ke printer PDF, yang bertindak sebagai printer hanya
perangkat lunak yang terhubung ke sistem Saudara. Alih-alih mencetak dokumen
Saudara di atas kertas, dokumen Saudara dicetak sebagai file PDF dan disimpan di
hard drive Saudara.
Protokol Lampiran untuk Penerima

Jangan marah ketika Saudara tidak bisa membuka lampiran. Ketika ini terjadi, kirim
balasan dan jelaskan masalahnya. Jika perlu, minta dokumen pengolah kata
disimpan sebagai teks atau minta dokumen dicetak dan dikirim.
Saudara harus tahu lampiran apa yang bisa Saudara buka. Setiap program memiliki
ekstensi file — titik dan tiga karakter — ditambahkan ke nama file. Ekstensi file
digunakan oleh program untuk mengidentifikasi file datanya sendiri. Saat Saudara
memeriksa ekstensi file yang dilampirkan, ia memberi tahu Saudara program apa
yang dibutuhkan. Berikut ini adalah daftar ekstensi file umum dan program yang
diperlukan untuk membukanya:
doc — Microsoft Word

txt — Microsoft Word, WordPad, atau Notepad
rtf — Microsoft Word
pdf —Adobe Acrobat Reader
xls — Microsoft Excel
ppt — Microsoft PowerPoint
pps — Microsoft PowerPoint
jpg — Paint Windows
bmp — Paint Windows
gif — Paint Windows
mp3 — Windows Media Player
mov — Pemain Quicktime
avi — Windows Media Player
zip — WinZip
Hati-hati dengan lampiran file yang dapat dieksekusi. File-file ini sebenarnya adalah
program yang dapat menginstal virus. Ekstensi file seperti exe, vbs, com, drv, dll,
bin, dan sys dapat dengan mudah mengandung virus. Saudara harus selalu
menggunakan perangkat lunak anti-virus dan tetap memperbarui. Jangan buka
lampiran file dari orang yang tidak Saudara kenal. Beberapa virus tertanam dalam
file yang sah, seperti virus makro Microsoft Word. Karena itu, Saudara harus selalu
mengunduh lampiran file ke hard drive Saudara dan memindainya dengan
perangkat lunak anti-virus Saudara sebelum membukanya.
Hyperlink di Pesan E-Mail sebagai Alternatif untuk Lampiran

Ada batasan seberapa besar lampiran yang dapat Saudara kirim dengan pesan
email. Ukuran maksimum bervariasi tergantung pada Penyedia Layanan Internet
penerima. Salah satu alternatif untuk mengirim lampiran file adalah dengan
memposting file di suatu tempat di Internet dan mengirim tautan ke file dalam
pesan email. Di sebagian besar program email, ketika alamat World Wide Web
muncul di badan pesan, itu muncul sebagai hyperlink yang penerima dapat
mengklik untuk melihat atau mengunduh.

Mengorganisasi E-Mail Saudara

Ketika Saudara menerima pesan dalam program email Saudara, mereka secara
otomatis pergi ke Kotak Masuk. Pada waktunya, jumlah pesan yang Saudara terima
mungkin memadatkan Kotak Masuk dan menyulitkan untuk melacak informasi.
Saudara dapat membuat folder baru untuk mengatur pesan Saudara. Saudara
kemudian dapat menarik dan melepaskan pesan dari Kotak Masuk ke berbagai
folder untuk menyimpan dan menyimpannya. Penting bagi seorang asisten
administrasi untuk menjaga sistem pengarsipan yang baik untuk pesan email.
Saudara mungkin ingin membuat folder file terpisah untuk proyek, personel, klien,
atau subjek. Saudara dapat membuat folder di dalam folder untuk mengatur pesan
Saudara lebih jauh.
Buku Alamat E-Mail

Semua program email memiliki buku alamat untuk membantu Saudara mengelola
kontak email Saudara. Ada dua cara untuk menghasilkan daftar untuk buku alamat:
Saudara dapat memasukkan informasi secara manual, atau Saudara dapat
menambahkan ke daftar melalui perintah menu. Setelah menambahkan nama ke
buku alamat Saudara, Saudara harus mulai menggunakannya untuk
mengalamatkan pesan.
Newsgroups
Usenet adalah serangkaian newsgroup, dikelola pada komputer host yang bertindak
sebagai papan buletin elektronik yang terbuka untuk umum. Ada ribuan
newsgroup. Beberapa ditunjuk untuk wilayah atau kota tertentu, beberapa
diarahkan untuk hobi dan hobi tertentu, dan yang lainnya diarahkan ke bidang
spesifik penyelidikan ilmiah. Newsgroup apa pun yang Saudara langgani di tempat
kerja harus terkait langsung dengan pekerjaan Saudara. Saudara harus memeriksa
dengan atasan Saudara dan mendapatkan izin sebelum Saudara berlangganan.
Untuk bergabung dengan newsgroup dan membaca pesan, Saudara harus terlebih
dahulu berlangganan. Setelah Saudara berlangganan, pesan dari newsgroup akan
diunduh ke dalam program email Saudara. Saudara kemudian dapat melihat dan
membaca pesan seperti email.
Saudara dapat menentukan apa yang dikhususkan oleh newsgroup tertentu dengan
namanya. Struktur penamaan bersifat hierarkis, bergerak dari konsep umum ke
masalah tertentu. Bagian pertama dari nama newsgroup digunakan untuk
menunjuk tingkat minat paling umum. Sebagai contoh:
rec — digunakan untuk menunjukkan kelompok rekreasi

soc. — berisi newsgroup yang ditujukan untuk masalah sosial
chi. — adalah awalan untuk grup yang berpusat di Chicago
Elemen yang tersisa dari nama newsgroup menunjukkan bidang minat yang lebih
spesifik:
sci.physics — adalah newsgroup sains umum tentang fisika

sci.physic.quarks — mempersempit fokus ke partikel subatomik yang disebut quark
Berlangganan newsgroup memberi tahu program email Saudara untuk melacak

newsgroup yang sangat Saudara minati. Meskipun Saudara tidak diharuskan
berlangganan ke grup tertentu untuk membaca dan melihat pesan, ada beberapa
keuntungan berbeda dari berlangganan. Setiap kali Saudara membuka pembaca
newsgroup, program email Saudara memuat semua newsgroup yang tersedia yang
disediakan oleh penyedia Saudara. Dengan berlangganan newsgroup tertentu,
Saudara tidak perlu memindai semua newsgroup untuk menemukan yang Saudara
cari. Selain menjadi masalah penghematan waktu, berlangganan newsgroup juga
dapat terbukti menghemat uang jika waktu online Internet Saudara dipantau.
Jendela daftar pesan menampilkan semua posting dan balasan dari pengguna
newsgroup lainnya. Kolom pertama berisi daftar subjek pesan, yang berisi deskripsi
singkat tentang isi posting itu. Kolom kedua berisi daftar nama pengirim. Kolom
ketiga mencakup tanggal dan waktu pesan itu diposting. Kolom terakhir
menunjukkan ukuran pesan.
Mailing List/Milis
Seperti newsgroup, milis adalah sumber lain seperti papan pesan. Orang-orang
yang tertarik pada topik tertentu menggunakan milis untuk melakukan percakapan
grup. Saudara dapat berlangganan dengan mengirim pesan email ke alamat
langganan daftar, tempat Saudara akan ditambahkan ke daftar. Seperti halnya
newsgroup, Saudara hanya perlu berlangganan milis yang secara langsung terkait
dengan pekerjaan Saudara. Selalu periksa dengan bos Saudara dan dapatkan izin
sebelum Saudara berlangganan.
Pertanyaan pertama yang muncul di benak kebanyakan orang ketika mereka

mendengar tentang mengirim e-mail ke alamat berlangganan adalah: "Di mana
saya menemukan alamat ini?" Sayangnya, milis tidak mudah ditentukan melalui
perkiraan seperti halnya alamat Web.
Namun, Saudara akan segera menemukan bahwa milis dapat diakses dengan
mudah — Saudara hanya harus tahu harus mulai dari mana. Cara mudah untuk
menemukan milis adalah dengan melakukan pencarian menggunakan mesin
pencari seperti Google.com atau Yahoo.com. Cukup ketik "milis" di kotak pencarian
bersama dengan kata subjek tertentu.
File Tanda Tangan

File tanda tangan adalah file teks kecil yang dapat ditambahkan secara otomatis di
akhir pesan email Saudara. File tanda tangan dibuat dalam format teks ASCII, yang
merupakan format yang dapat dibaca oleh program apa pun di komputer mana
pun.
Konten file ini harus mencakup nama, jabatan, nama perusahaan, alamat, nomor
telepon, situs web perusahaan, dan alamat email Saudara.
Surat yang Dikembalikan

Terkadang pesan yang Saudara kirim tidak dapat dikirim. Ketika ini terjadi, Saudara
menerima pesan yang memberitahukan bahwa surat Saudara telah dikembalikan.

Ada sejumlah alasan mengapa ini bisa terjadi. Seringkali, penyebabnya mungkin
masalah sementara dengan ISP Saudara, atau server host dari penerima yang
dituju mungkin tidak online ketika pesan Saudara tiba. Selain itu, Saudara mungkin
telah membuat kesalahan dalam alamat penerima yang dimaksud. Jika pesan
dikembalikan kepada Saudara, baca informasi perutean yang muncul di bagian atas
pesan. Pastikan Saudara mengirim pesan ke alamat yang benar. Jika masalah tetap
ada, beri tahu ISP Saudara atau orang yang Saudara coba kirimi email.

Pesan Singkat
Pesan instan adalah bentuk email respons cepat yang memungkinkan pengguna
untuk mengirim beberapa pesan email bolak-balik ke orang lain ketika kedua pihak
sedang online pada saat yang sama. Alih-alih mengirim serangkaian pesan e-mail
yang harus dibaca dan dibalas satu per satu, pesan instan memungkinkan kedua
pengguna untuk saling mengobrol dengan mengetik pesan pendek satu sama lain.
Olahpesan instan memungkinkan Saudara untuk menyimpan daftar orang yang

ingin Saudara hubungi dengan pesan instan. Daftar ini sering disebut daftar teman
atau daftar kontak Saudara. Saudara dapat mengirim pesan kepada siapa pun di
daftar yang sedang online.
Saat Saudara mengirim pesan instan ke seseorang, jendela pesan terbuka di mana
Saudara dan orang lain dapat mengetik pesan yang bisa Saudara lihat berdua.
Gambar 15–7 menunjukkan tangkapan layar Windows Messenger.
Ada berbagai program pengiriman pesan instan yang tersedia, termasuk:

 America Online Instant Messenger (AIM)
 Windows Messenger
 MSN Messenger
 Google Talk
 Yahoo Messenger
 ICQ
Selain dapat mengetik pesan bolak-balik, perangkat lunak olahpesan cepat yang
paling populer memungkinkan untuk mengirim file, gambar, video, dan suara.
Protokol email untuk asisten administrasi

Karena e-mail adalah bentuk komunikasi tertulis, Saudara harus mengikuti protokol
e-mail yang tepat agar terlihat profesional. Saudara dapat melakukan ini dengan
menggunakan bahasa yang tepat dan aturan yang diterima.
Mengatasi E-Mail Saudara

Untuk mengirim pesan kepada seseorang, masukkan alamat emailnya di bidang Ke.
Selalu verifikasi alamat email yang benar dari penerima. Mengirim hanya satu email

ke orang yang salah bisa menjadi bencana. Jika seseorang sudah ada di buku
alamat Saudara, banyak program mengisi alamat secara otomatis ketika Saudara
mengklik namanya.
Bidang CC adalah untuk salinan karbon. Saudara harus menambahkan penerima ke

bidang ini ketika Saudara ingin mereka memiliki salinan pesan tetapi tidak
memerlukan tanggapan dari mereka. Saudara harus menggunakan bidang ini
dengan hemat kecuali Saudara yakin penerima tahu mengapa ia menerima salinan
pesan tersebut. Menggunakan bidang ini bisa membingungkan karena banyak
orang menganggap pesan CC sebagai FYI (untuk informasi Saudara).
Bidang BCC adalah untuk salinan karbon buta. Saat Saudara menambahkan
penerima ke bidang ini, penerima apa pun di bidang Ke atau CC tidak akan tahu
orang di bidang BCC disalin. Dalam kebanyakan kasus, Saudara tidak boleh
menggunakan bidang BCC untuk mengirim pesan rahasia di belakang seseorang.
Ini bisa menjadi bencana etiket e-mail. Alih-alih, gunakan bidang BCC untuk
mengirim pesan ke daftar orang agar alamat email mereka tetap pribadi.
Subject Lines
Sebagian besar penerima email memutuskan kapan dan apakah akan membaca
pesan berdasarkan baris subjek. Selalu tambahkan subjek ke baris subjek.
Beberapa pemula komputer dan eksekutif yang sangat sibuk lupa untuk
menambahkan baris subjek. Bahkan jika Saudara harus membalas pesan yang
Saudara terima yang tidak memiliki baris subjek, selalu tambahkan sendiri.
Buat subjek Saudara singkat. Banyak program email membatasi pesan baris perihal
menjadi empat puluh karakter atau kurang. Hindari meletakkan "RE:" di awal baris
subjek Saudara. Banyak program yang secara otomatis memasukkan "RE:" di baris
subjek ketika Saudara membalas pesan. Kata Saudara kecuali untuk artikel dan
infinitif.
Selalu sangat spesifik dengan baris subjek Saudara. Subjek seperti "Rapat ISS pada
hari Selasa" lebih baik daripada "Rapat." Buat subjek menjadi bermakna. Jika pesan
menghasilkan percakapan bolak-balik, Saudara akan tahu apa pesannya setelah
Saudara menerimanya untuk ketiga kalinya.
Message Greetings
E-mail harus selalu memiliki salam pribadi dan menyertakan informasi yang
disesuaikan. Dengan email, tidak perlu untuk alamat dalam, tanggal, dan semua
hal normal yang masuk ke surat bisnis. Namun, protokol surat bisnis standar masih
berlaku untuk email. Jika ini adalah pertama kalinya Saudara mengirim email ke
penerima, perkenalkan diri Saudara, dan jelaskan mengapa Saudara menulis.
Hormatilah orang yang tidak Saudara kenal.
Tubuh Pesan
Hormatilah waktu penerima. Buat pesan Saudara singkat. Jika satu kalimat akan
melakukan pekerjaan itu, gunakan satu kalimat. Jika Saudara harus beralih subjek,
yang terbaik adalah mengirim email terpisah sehingga dapat diajukan secara
terpisah.

Gunakan suara aktif dan bukan pasif dalam pesan Saudara. Suara pasif
menggabungkan berbagai bentuk kata diikuti oleh kata kerja lain. Misalnya,
"Dokumen disusun oleh panitia" bersifat pasif. Alternatif suara aktif adalah: "Komite
menyusun dokumen."
Jaga bahasa Saudara netral gender. Hindari menggunakan bahasa seksis seperti,
"Penjualan harus mengkonfigurasi program email." Jika Saudara membuat
permintaan dalam pesan email, jangan lupa untuk menambahkan "tolong" ke
permintaan Saudara. Jika seseorang melakukan sesuatu untuk Saudara, “terima
kasih” yang sopan selalu baik. Selalu periksa ejaan pesan Saudara. Sebagian besar
program email memiliki fitur periksa ejaan internal. Selalu mengoreksi pesan
Saudara sebelum Saudara mengirimnya. Banyak orang tidak repot-repot membaca
pesan mereka sebelum mengirimnya, dan itu muncul. Sebagian besar kesalahan
ejaan dan tata bahasa dapat dihilangkan jika Saudara membaca pesan Saudara
sebelum mengklik KIRIM.
Saudara dapat menggunakan singkatan dan akronim yang umum digunakan dalam
bisnis Saudara jika Saudara yakin penerimanya mengerti. Hindari menggunakan
semua huruf besar di badan pesan Saudara. Dalam tradisi internet, ini berarti
berteriak. Namun, jika Saudara perlu menekankan kata seperti BAHAYA atau
PERINGATAN, tidak apa-apa.
Format HTML Versus Teks Biasa

Saudara dapat memilih apakah akan mengirim pesan dalam format HTML atau teks
biasa. Di Microsoft Outlook, fitur ini dapat diatur dengan mengakses menu Alat,
mengklik OPSI, lalu mengklik tab MAIL FORMAT. Format HTML memungkinkan
Saudara memformat pesan Saudara seperti halnya pemrosesan kata; namun,
penerima harus menggunakan program email yang mengenali format HTML. Di
dalam kantor tempat semua orang menggunakan program email yang sama seperti
Microsoft Outlook atau Lotus Notes, tidak apa-apa untuk mengirim pesan yang
diformat menggunakan format HTML. Dengan pesan teks biasa, semua informasi
pemformatan diabaikan.
Untuk email eksternal, Saudara harus berasumsi bahwa penerima menggunakan

sistem email teks biasa. Karena itu, ketika Saudara mengirim email eksternal,
Saudara tidak boleh menggunakan:
 Italics
 Bold
 Underlining
 Multiple colored or sized fonts
 Bullets
 Any special symbols or fonts
 Tabs
 Spacing to indent paragraphs
Bahkan untuk email internal, Saudara harus menahan diri dari memformat email
Saudara agar terlihat seperti pekerjaan penerbitan desktop. Format pesan Saudara
harus sederhana dan mudah dibaca. Gunakan paragraf, dan ruang ganda di antara
mereka. Jangan dua kali spasi setelah periode. Kebanyakan orang sekarang

menggunakan gaya penerbitan yang hanya membutuhkan satu ruang setelah

periode.
Emoticon
Emoticon adalah wajah miring kecil yang dibuat menggunakan tanda baca.
Misalnya, emotikon :-) berarti senyum. Emoticon sering digunakan di ruang obrolan
daring dan untuk memberi sinyal kepada pembaca Saudara bahwa Saudara sedang
menyindir atau membuat pernyataan dengan sikap tidak bersahabat. Mereka juga
dapat digunakan untuk melunakkan pesan. Gunakan emotikon seminimal mungkin.
Secara umum, mereka harus dihindari di tempat kerja.
Sign-Off
Untuk email bisnis, Saudara harus selalu mengakhiri pesan Saudara dengan sign-off
formal. Hormat kami, salam, atau salam hangat, diikuti dengan nama Saudara,
adalah salam terbaik untuk pesan formal. Untuk komunikasi informal, Saudara
dapat keluar hanya dengan nama Saudara. Untuk email eksternal, selalu sertakan
informasi kontak Saudara: nama, jabatan, nama perusahaan, alamat, alamat email,
dan nomor telepon dan faks. Atau, masukkan informasi kontak Saudara dalam file
tanda tangan Saudara.
Kapan Harus Menanggapi E-Mail

Dalam memutuskan seberapa sering membaca dan menanggapi email, Saudara
harus menyeimbangkan beban kerja Saudara antara pekerjaan produktif dan
menghabiskan sepanjang hari melakukan email. Tentu saja, manajer atau
pelanggan Saudara harus mendapatkan respons yang lebih cepat daripada orang
lain jika Saudara sibuk.
Dengan sebagian besar surel yang ditujukan secara pribadi kepada Saudara,
Saudara harus merespons pada akhir hari kerja. Bahkan jika surel mengharuskan
Saudara melakukan tugas atau melakukan riset, Saudara harus memberi tahu
pengirim bahwa Saudara mendapat pesan dan kapan ia bisa mengharapkan
Saudara menyelesaikan tugas.
Saudara dapat menggunakan templat untuk pertanyaan umum, seperti petunjuk

arah ke kantor Saudara. Saudara dapat membuat pesan templat di pengolah kata
Saudara dan memotong dan menempelkannya ke dalam pesan email Saudara.
Saudara juga dapat menggunakan perangkat lunak seperti ReplyMate untuk
Outlook.
Ketika Saudara mengirim e-mail ke penerima eksternal, Saudara tidak boleh

mengharapkan balasan secepat Saudara akan dengan e-mail internal. Kecuali jika
pesan itu mendesak, Saudara harus menunggu beberapa hari, bahkan hingga satu
minggu, sebelum mengirim ulang pesan itu. Ingat, jika ada pesan yang mendesak,
Saudara selalu dapat menelepon di telepon.
Pesan Dikirim ke Alamat yang Salah

Jika Saudara pernah menerima pesan email secara tidak sengaja, kirim balasan ke
pengirim beserta salinan pesannya, dan beri tahu pengirim bahwa ia menggunakan
alamat email yang salah. Tentu saja, ini tidak berlaku untuk email sampah yang
mungkin Saudara terima.

Mengutip dari Email Sebelumnya

Ketika Saudara membalas e-mail sebelumnya, kirim salinan pesan sebelumnya atau
beberapa baris sebagai kutipan. Ini membantu penerima mengetahui pesan mana
yang Saudara balas. Sebagian besar program email secara otomatis menyalin
pesan sebelumnya jika Saudara mengklik BALAS pada bilah alat. Saudara memiliki
opsi untuk menyertakan seluruh pesan atau menghapus semuanya kecuali bagian
yang ingin Saudara rujuk. Saudara harus mengutip ketika Saudara menjawab
pertanyaan ketika Saudara mengomentari poin yang dibuat dalam email
sebelumnya, atau ketika Saudara berpikir itu akan membantu.
Jika Saudara menggunakan kutipan selektif, Saudara dapat menandai pesan
sebelumnya dengan menggunakan dua simbol "kurang dari" (<<) dan dua simbol
"lebih besar dari" (>>) di setiap sisi kutipan. Saat Saudara memasukkan salinan
pesan sebelumnya atau kutipan, ketikkan selalu pesan Saudara di atas kutipan atau
salinan. Ini mencegah penerima untuk menggulir ke bawah untuk menemukan
pesan Saudara.
Menangani Kelebihan E-Mail

Ketika Saudara menemukan Kotak Masuk Saudara dipenuhi dengan pesan-pesan,
jawab pesan-pesan terbaru terlebih dahulu. Ini membantu Saudara menghindari
menjawab pertanyaan atau berurusan dengan masalah yang mungkin sudah
diselesaikan. Selain itu, dengan menjawab pesan paling baru terlebih dahulu,
Saudara memaksimalkan penampilan ketepatan waktu Saudara.
Jangan menghabiskan sepanjang hari membaca dan membalas email. Saudara

harus membaca dan menanggapi semua pesan yang tidak mendesak pada satu
waktu — mungkin setelah makan siang atau di akhir hari kerja. File atau hapus
pesan yang sudah Saudara baca dan balas. Ini akan mengurangi kekacauan di
Kotak Masuk Saudara.
Memfilter Pesan
Ada filter yang dibangun dalam program email seperti Microsoft Outlook dan Lotus
Notes. Filter memungkinkan Saudara untuk mengurutkan pesan langsung ke folder
file tertentu, melewati Kotak Masuk Saudara. Filter memang membutuhkan waktu
untuk disiapkan, tetapi mereka sepadan dengan waktunya. Beberapa ide untuk
filter termasuk memisahkan:
 Mail dari orang-orang tertentu

 Email internal dari email eksternal
 Pesan yang tidak termasuk nama domain perusahaan Saudara
 Pesan di mana alamat email Saudara berada di bidang CC atau BCC
 Pesan dari milis atau newsgroup
 Email pribadi dari keluarga dan teman
Gambar di bawah ini menunjukkan Rules Wizard in Microsoft Outlook untuk

mengatur filter email.

Pesan yang Mendesak

Saudara harus menandai pesan sebagai "mendesak" atau "prioritas tinggi" hanya
ketika itu benar-benar terjadi. Jangan pernah menangis serigala dengan email
Saudara dengan membiasakan menandai semua pesan Saudara “mendesak.”
Bahkan, ketika Saudara memiliki pesan penting untuk dikirim, Saudara harus
mempertimbangkan apakah email adalah media terbaik untuk pesan tersebut.
Mungkin panggilan telepon akan lebih efektif.
Kwitansi pengembalian
Pada sistem email internal, Saudara dapat memilih apakah akan diberitahukan
melalui email saat penerima menerima pesan Saudara. Saat pesan dibaca, Saudara
mendapatkan tanda terima baca. Kwitansi pengembalian biasanya tidak didukung
untuk email eksternal yang dikirim melalui Internet. Dalam banyak kasus, tanda
terima hanya memberi tahu Saudara bahwa pesan berhasil sampai ke server email
penerima. Ada opsi tanda terima pengiriman di Microsoft Outlook yang memberikan
penerima opsi untuk mengakui pengiriman pesan.
Beberapa program email memungkinkan Saudara membaca pesan di jendela
pratinjau tanpa benar-benar membuka pesan. Jika penerima tidak pernah benar-
benar membuka dan membaca pesan Saudara, Saudara tidak akan mendapatkan
tanda terima kembali.
Jika Saudara mengirim pesan dengan kwitansi pengembalian dan tidak mendapat
kwitansi, atau jika Saudara meminta sesuatu dan tidak mendapat respons, kirimkan
pesan pengingat. Untuk pesan internal, berikan penerima pesan sampai akhir hari
untuk merespons. Untuk pesan eksternal, berikan penerima beberapa hari hingga
seminggu untuk merespons.
Aturan untuk Meneruskan Pesan

Meneruskan pesan bisa baik dan buruk. Itu bagus karena memungkinkan Saudara
untuk dengan mudah berbagi informasi dengan orang lain. Itu buruk karena pesan
apa pun yang Saudara teruskan mungkin berakhir di tempat umum.

Kapan boleh meneruskan pesan? Tidak sesering yang dipikirkan kebanyakan orang.
Kecuali seseorang memberi Saudara izin untuk meneruskan pesan, Saudara tidak
boleh meneruskannya. Mungkin ada banyak alasan mengapa seseorang tidak ingin
pesannya diteruskan. Pesan itu mungkin hanya untuk Saudara, nada mungkin tidak
cocok untuk orang lain, atau pengirim mungkin tidak ingin membagikan alamat
emailnya.
Jika Saudara tidak ingin pesan yang Saudara kirim ke seseorang diteruskan,
bagaimana Saudara harus memberi tahu penerima? Jelaskan bahwa pesan itu
hanya untuknya. Sebelum meneruskan pesan yang berisi riwayat balasan, periksa
untuk memastikan bahwa semua yang ada dalam pesan sesuai sebelum Saudara
meneruskan. Hapus konten yang tidak perlu atau sensitif.
Ingatlah selalu bahwa email itu bukan pribadi. Apa pun yang Saudara tulis mungkin
diteruskan. Tidak semua orang mengikuti protokol yang benar. Salah satu aturan
terbaik yang harus diikuti untuk komunikasi e-mail adalah untuk tidak menulis apa
pun dalam e-mail yang Saudara tidak ingin orang lain baca.
Saudara tidak boleh meneruskan lelucon dan surat berantai kepada siapa pun di
tempat kerja. Saudara tidak pernah tahu kapan seseorang mungkin menganggap
mereka ofensif. Namun, jika Saudara menerima banyak pesan yang diteruskan,
Saudara dapat mengatur filter yang mencari pesan dengan FW di baris subjek.
Apakah perlu membalas pesan yang diteruskan? Jawabannya biasanya tidak kecuali
Saudara menemukan ada sesuatu dalam pesan yang secara khusus berlaku untuk
Saudara atau salah satu dari tanggung jawab Saudara.
Surat Massal
Kapan pun Saudara perlu mengirim satu pesan ke sekelompok orang, Saudara
selalu bisa menambahkan semua alamat ke bidang Ke dan CC. Namun, ini berarti
Saudara berbagi alamat email semua orang dengan semua orang di daftar. Untuk
menghindari ini, Saudara bisa membuat grup atau menggunakan bidang BCC. Saat
Saudara menggunakan bidang BCC, tidak ada alamat email yang terungkap.
Saudara harus memasukkan setidaknya satu alamat email di bidang 'Kepada';
Namun, itu selalu bisa menjadi alamat email Saudara sendiri.
Saudara tidak boleh menggunakan bidang BCC untuk mengirim pesan di belakang
seseorang. Ini dianggap tidak sopan.
Membuat Grup
Banyak program email seperti Microsoft Outlook memungkinkan Saudara membuat
grup alamat email dari buku alamat Saudara dan menyimpan daftar dengan nama
yang unik. Saat Saudara mengirim pesan ke grup, semua orang di daftar menerima
pesan. Gambar berikut menunjukkan cara membuat grup di Microsoft Outlook.

Beberapa sistem email perusahaan memiliki grup yang sudah dikonfigurasikan

sebelumnya. Hati-hati saat mengirim email ke grup ini. Ketahui siapa orang-orang
ini sebelum Saudara memasukkan mereka dalam surat massal.
Balas ke Semua
Jika Saudara menerima surat massal dan klik REPLY TO ALL, semua orang di daftar
mendapat salinan balasan Saudara. Ini bisa berbahaya jika Balas ke Semua
digunakan karena kesalahan. Saat membalas pesan, selalu pastikan Saudara
mengklik BALAS alih-alih BALASAN KEPADA SEMUA, kecuali jika Saudara benar-
benar ingin mengirim balasan ke semua orang di daftar.
Beberapa program email memungkinkan Saudara untuk mengatur preferensi yang

meminta Saudara ketika Saudara mengklik REPLY TO ALL. Fitur ini membantu
mencegah mengklik REPLY TO ALL secara tidak sengaja.
Pesan Apa yang Cocok untuk Email Bisnis?

E-mail tidak selalu merupakan media terbaik untuk sebuah pesan. Terkadang lebih
baik menggunakan telepon atau berbicara dengan rekan kerja secara langsung
daripada mengirim pesan email. E-mail sesuai dalam komunikasi bisnis untuk hal-
hal seperti arahan, permintaan, informasi yang akan disimpan, informasi yang akan
disalin, dan pengumuman di seluruh perusahaan.
Pesan Apa Yang Tidak Pantas untuk Email Bisnis?

Berikut ini adalah contoh situasi di mana email adalah media yang tidak pantas
untuk komunikasi:
 Catatan terima kasih
 Memo panjang
 Ya atau tidak jawaban
 Pujian pekerjaan
 Memberitahu atasan Saudara bahwa Saudara sakit
 Permintaan kenaikan gaji, promosi, atau pengunduran diri
 Lelucon
 Menggoda
 Gosip
 Segala sesuatu yang ilegal atau tidak etis

Nada E-Mail Saudara di Tempat Kerja

Saat Saudara mengirim email kepada atasan Saudara, jangan gunakan nada biasa,
bahkan jika Saudara adalah teman. Simpan email Saudara seperti bisnis. Saudara
tidak pernah tahu kapan atasan Saudara mungkin perlu meneruskan salah satu
pesan Saudara ke atasan.
Jangan pernah menulis email saat Saudara marah. Luangkan waktu untuk
menenangkan diri sebelum Saudara mengirim pesan yang nantinya akan Saudara
sesali.
Email Internasional
Ada aturan khusus yang berlaku untuk email bisnis internasional. Mulailah dengan
menyapa penerima sebagai Tuan atau Nyonya dan nama keluarganya. Jangan
gunakan nama depan penerima. Pertahankan nada e-mail Saudara formal, dan
hindari humor yang mungkin disalahpahami. Konversikan semua pengukuran
Saudara menjadi metrik, dan berhati-hatilah dengan tanggal kalender. Tanggal
2/06/08 berarti 2 Juni 2008 di Eropa, bukan 6 Februari 2008. Agar lebih jelas,
selalu tuliskan bulan, hari, dan tahun.
Jika pesan Saudara menyangkut uang, tentukan spesifik tentang mata uang apa
yang Saudara bicarakan. Jika Saudara meminta penerima internasional untuk
menghubungi Saudara, berikan dia kode negara telepon yang sesuai. Juga,
waspadai kebingungan zona waktu. Jika Saudara mengatakan Saudara akan
memanggil penerima pada pukul 5 p.m., pastikan Saudara tahu, ini jam 5 yang
mana dan dari belahan waktu yang mana.
Tanggapi Pesan Secara Otomatis

Ketika Saudara berada di luar kantor selama lebih dari satu hari kerja dan tidak
akan dapat menanggapi email Saudara, Saudara harus menggunakan
pemberitahuan di luar kantor yang merespons otomatis email Saudara. Pesan
balasan otomatis dapat diatur di program email Saudara. Secara otomatis mengirim
pesan kepada siapa pun yang mengirimi Saudara pesan saat Saudara pergi. Pesan
balasan otomatis Saudara dapat memberi tahu pengirim bahwa Saudara sedang
pergi dan akan membalas email mereka pada waktu tertentu ketika Saudara
kembali.
Tipuan E-Mail
Dari waktu ke waktu, Saudara mungkin menerima tipuan yang diteruskan. Saudara
harus curiga terhadap pesan yang mengatakan, "Teruskan ini ke semua teman
Saudara." Sering kali, surat berantai ini hanyalah cara untuk memanen alamat
email untuk email sampah.
Jika Saudara curiga bahwa suatu pesan mungkin merupakan tipuan, Saudara dapat
memeriksa situs web berikut yang didedikasikan untuk mengekspos tipuan yang
berhubungan dengan Web:
 urbanlegends.about.com
 hoaxbusters.ciac.org

Saudara juga dapat melakukan pencarian konten pesan tertentu di Yahoo.com atau
Google.com.
Spam
Spam adalah kata lain untuk email sampah. Ini adalah penawaran penjualan dan
penipuan yang mencoba menipu pengguna email yang tidak curiga. Banyak
Penyedia Layanan Internet memiliki filter yang berupaya menghilangkan spam;
namun, banyak pesan spam yang lolos. Saudara dapat mengurangi jumlah spam
yang Saudara terima dengan mengatur filter yang mencari frasa baris subjek
seperti gratis, panas, uang, hi, halo, dan info. Saudara juga harus melaporkan
pesan spam apa pun ke Penyedia Layanan Internet Saudara. Saudara juga dapat
melaporkan spammer ke Komisi Perdagangan Federal pemerintah AS atau mengisi
formulir keluhan di www.ftc.gov.
Jangan pernah membalas spam. Ini akan menyebabkan Saudara menerima lebih
banyak lagi karena sekarang junk e-mailer tahu alamat e-mail Saudara asli. Juga,
jangan pernah mengklik tautan Web apa pun dalam pesan spam atau hubungi
nomor telepon apa pun yang terdaftar.
Virus Email
Ada banyak jenis virus komputer yang menyebar melalui surel. Virus ini dapat
menyumbat hard drive Saudara dan memperlambat komputer Saudara,
menghancurkan file, kompromi akses ke komputer Saudara, dan secara otomatis
menyebarkan virus ke komputer lain.
Salah satu cara paling umum untuk mendapatkan virus komputer adalah dari
lampiran email. File terlampir terinfeksi atau merupakan virus. Saudara harus selalu
menggunakan perangkat lunak anti-virus dan tetap memperbaruinya. Kapan saja
Saudara menerima lampiran file, unduh dan pindai dengan perangkat lunak anti-
virus Saudara.
Privasi Email
E-mail tidak pribadi. Tidak hanya pesan Saudara dapat diteruskan ke orang lain,
tetapi perusahaan Saudara memiliki hak untuk membaca apa pun yang Saudara
tulis atau terima melalui email. Karena majikan Saudara membayar untuk
komputer, koneksi internet, dan waktu Saudara, akun email bisnis Saudara milik
perusahaan. Sekalipun Saudara menghapus e-mail, masih tersedia untuk dilihat
oleh perusahaan. Aturan yang sama berlaku untuk penelusuran Web dan
penggunaan telepon.

D. Lembar Kerja
Lembar Kerja 1
1. Amati gambar di bawah ini.
a. Berdasarkan gambar di atas, aplikasi apa yang digunakan?

…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
b. Bila Saudara ingin mengakses email Saudara, ikon apa yang Saudara klik?
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..

a. Berdasarkan gambar di atas, aplikasi apa yang digunakan?

…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
b. Bila Saudara ingin mengakses email Saudara, apa yang Saudara lakukan?
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
a. Berdasarkan gambar di atas, aplikasi apa yang digunakan sebagai?

…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
b. Bila Saudara ingin membuat akun email pada aplikasi ini, apa Saudara lakukan?
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………..
Lembar Kerja 2
Perhatikan gambar di bawah ini.

1. Deskripsikan aktivitas email yang Saudara amati berdasarkan gambar di atas.

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
2. Fitur-fitur apa saja yang terdapat pada aplikasi email ini?

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
3. Jelaskan fitur-fitur tersebut secara rinci.

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Lembar Kerja 3
Sekarang Saudara akan membuka, mengambil, membaca, membuat dan mengirim

surat/dokumen elektronik dengan melakukan demonstrasi. Dokumentasikan kegiatan
tersebut dalam bentuk video singkat maksimal 20 MB dan berdurasi maksimal 5 menit.
Saudara juga memberikan narasi dalam mendemonstrasikannya.
Langkah-langkah kerjanya:
1. Buka email baru dari server menggunakan menu/tombol yang tersedia.
2. Kenali asalnya email dan membaca isinya dengan baik.
3. Ekstrak berkas lampiran (file attachment) dari email sesuai prosedur.
4. Teruskan (forward) email.
5. Balas (reply) ke alamat tertentu (Saudara dapat menentukan sendiri).
6. Buat email baru dan mengirimnya dengan menggunakan fitur yang disediakan dan
melampirkan dokumen lain sebagai attachment.
7. Tulis email dengan memperhatikan etiket penulisan.

Lembar Kerja 4
Saudara mendapatkan beberapa email dengan lampiran. Apa yang Saudara lakukan agar
dokumen lampiran tersebut tersimpan dengan baik di komputer Saudara?
Demonstrasikan langkah-langkah berikut ini dan dokumentasikan kegiatan tersebut dalam

bentuk video singkat maksimal 20 MB dan berdurasi maksimal 5 menit. Saudara juga
memberikan narasi dalam mendemonstrasikannya.
1. Identifikasi email yang masuk.

2. Atur agar attachment yang Saudara unduh agar secara otomatis dapat masuk ke folder
yang telah Saudara tetapkan secara tepat dan benar.
3. Simpan email atau dokumen elektronik sesuai media yang tersedia secara tepat.
E. Penilaian
1. Yang termasuk software email client adalah ….

A. Microsoft Excel
B. Outlook Express
C. Internet Explorer
D. Quick Time
2. Login merupakan instruksi untuk ....

A. keluar email
B. membaca email
C. menyimpan email
D. membuka email
3. Password adalah ....

A. kata kode untuk menyimpan email di inbox
B. kata sandi yang bersifat rahasia untuk membuka email
C. kata sandi untuk logout atau sign out dari email
D. kata sandi untuk menulis email dan memasukan lampiran
4. Tombol Reply digunakan untuk ... email.

A. menghapus
B. men-download
C. mengembalikan
D. membalas
5. Pesan yang tidak diinginkan masuk ke dalam alamat email kita adalah ....
A. outbox
B. virus
C. spam
D. junk

6. Dalam email, subject adalah ….

A. orang yang mendapat tembusan surat
B. pengirim surat
C. orang yang dikirimi surat
D. inti surat
7. Lampiran dalam sebuah email biasa disebut ….

A. Attachment
B. Bcc
C. Cc
D. Encrypt
8. Berikut ini bagian penting saat menulis email kecuali ….

A. from
B. subject
C. size
D. received
9. Untuk menghapus email, setelah kita berikan check list di depan nama email
selanjutnya kita tekan tombol ….
A. delete
B. mark
C. inbox
D. save
10. Pengertian spam dalam sebuah email adalah ….

A. draft (pesan yang anda simpan)
B. berisi file (email yang telah anda kirim)
C. berisi email sampah
D. pesan yang harus diprioritaskan
Demonstrasikan dan dokumentasikan skenario dalam bentuk video singkat

maksimal 20 MB dan berdurasi maksimal 5 menit untuk pekerjaan berikut ini.
Skenario
Saudara adalah seorang administrative assistant. Saudara mendapat tugas untuk
mengelola email perusahaan. Siapkan email khusus untuk penugasan ini dan
rekayasa email tersebut agar email yang masuk seolah-olah dikirim oleh mitra
bisnis perusahan, pimpinan perusahaan, kolega Saudara, dan lain sebagainya.
Agar demonstrasi dapat berjalan baik, ikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Aktifkan perangkat komputer sesuai dengan sistem operasi dan persyaratan
manual instalasi.
2. Pastikan piranti lunak untuk membuat surat elektronik telah terinstalasi dan
siap digunakan.
3. Miliki akun surat elektronik (email).
4. Kenali menu-menu yang disediakan beserta shortcut-nya berdasarkan user
manual sesuai standar tempat kerja.

5. Kenali dan pahami format alamat surat elektronik secara tepat dan cepat.
6. Lakukan konfigurasi sederhana dapat sesuai dengan manual yang tersedia.
7. Buka surat elektronik baru dari server menggunakan menu/tombol yang
tersedia sesuai SOP organisasi.
8. Kenali asal surat elektronik dan baca isinya dengan baik.
9. Ekstrak berkas lampiran (file attachment) dari email secara benar sesuai
prosedur.
10. Teruskan (forward) surat elektronik dan balas (reply) ke alamat tertentu.
11. Buat/komposisikan surat elektronik baru dan kirim dengan menggunakan fitur
yang disediakan.
12. Lakukan pengiriman surat elektronik ke suatu alamat atau beberapa dan sertai
dengan file attachment.
13. Tulis surat elektronik sesuai dengan memperhatikan netiquette.
14. Identifikasi surat elektronik sehingga secara otomatis dapat masuk ke folder
yang telah ditetapkan secara tepat dan benar.
15. Buat folder sesuai kebutuhan.
16. Simpan surat/dokumen elektronik sesuai media yang tersedia secara tepat.
F. Refleksi dan Tindak Lanjut

…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
kompetensi Membuat Surat/Dokumen Elektronik?
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
5. Saudara dapat memanfaatkan internet untuk meningkatkan kemahiran
Membuat Surat/Dokumen Elektronik. Selamat meningkatkan kompetensi.

Referensi:
Stroman, James. Kevin Wilson, dan Jennifer Wauson. 2012. Administrative Assistant’s
and Secretary’s Handbook 4th Edition. New York: American Management
Association.
Taylor, Shirley. 2013. Model Business Letters, Emails and Other Business Documents
7th Edition. New Delhi: Dorling Kindersley India Pvt. Ltd.
Wilson, Kevin dan Jennifer Wauson. 2010. The AMA Handbook of Business Writing.
New York: American Management Association

BAB VII
MENGAKSES DATA DI KOMPUTER
Selamat datang di Kegiatan Pembelajaran Mengakses Data di Komputer. Bekerja di

komputer adalah kegiatan rutin seorang administrative assistant. Semua berkas
pekerjaan ada di komputer dan tentunya seorang admin mampu mengakses dan
mengelola data dengan baik. Untuk itu, setelah mempelajari modul ini Saudara
diharapkan kompeten dalam mengakses data di komputer dan menerapkannya
dalam lingkup pekerjaan administrasi profesional.

Adapun kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Mengakses Data di
Komputer ini adalah:
1. Membuka file
1.1. File yang akan diakses diidentifikasi sesuai dengan perangkat lunak yang
digunakan.
1.2. Piranti lunak yang tepat dipilih dari menu yang tersedia.
1.3. File dapat dikenali untuk dibuka.
2. Mengunduh data
2.1. Data/informasi yang di akses dipastikan ketepatannya.
2.2. Data/informasi yang di unduh disimpan ke dalam file.
2.3. Data dicopy sesuai dengan kebutuhan.
1. Elemen 1: Membuka File
a. File yang akan diakses diidentifikasi sesuai dengan perangkat

lunak yang digunakan.
Para manajer selayaknya memahami baik sifat konvensional maupun

organisasi file data base guna menjamin sistem data base, yang apabila
diperlukan dapat diterapkan sedemikian sehingga dapat memberi manfaat
langsung bagi para manajer maupun personil pengelola data.

Tujuan utama dari sistem informasi adalah penyediaan informasi untuk

berbagai tujuan kegiatan manajerial dan penyediaan informasi yang
diperlukan dalam berbagai tingkat operasi di dalam organisasi. Dalam hal
penyediaan informasi ini yang perlu diperhatikan adalah:
 Data harus dapat diakses dan dikeluarkan dengan mudah dari sistem
komputer.
 Setelah dikeluarkan hendaknya data dapat diproses dengan cepat;
berkaitan dengan itu data hendaknya dapat diproses dengan efisien.
Sebenarnya fokus permasalahan dan aktifitas pemrosesan data dan sumber

data adalah meningkatkan kemampuan pengaksesan, pemanggilan, dan
pemrosesan data dengan cepat dan efisien ketika data tersebut dipanggil.
Bagaimana fungsi pengolahan data diorganisasi, sumber daya manusia
dikembangkan untuk melayani sistem pengolahan data. Penyediaan piranti
pemrosesan, serta piranti lunak program dituliskan dan diperoleh, smuanya
dilakukan dalam mencapai tujuan tersebut. Hal demikian ditunjukkan
dalam gambar dibawah ini.
Tujuan
Hasil yang dicari
Organisasi pemrosesan data Fokus
Kegunaan pengaturan bagi
Manusia Pengaksesan, pemanggilan, manajerial dan operasional
Peralatan dan pemrosesan data
Software
Faktor terpenting yang paling mempengaruhi pengaksesan, pemanggilan

dan pemrosesan data adalah organisasi file data. Lebih jauh, bab ini
membahas organisasi file data. Yang dimaksud dengan “Organisasi File”
ialah penstrukturan file yang berisi data dan sistem alamat yang
memudahkan pengaksesan dan penggantian data dari file data tersebut.
Topik organisasi “Organisasi File Data” ini sangat penting bagi mahasiswa
karena topik ini memberikan pengertian teentang bagaimana informasi
digunakan oleh sistem komputer. Selain itu, topik ini memberikan
pengertian tentang perubahan-perubahan yang kadang-kadang harus
dilakukan terhadap file data agar data-data dapat digunakan dengan cepat.

Pemahaman yang lebih dalam terhadap topik yang ini juga akan
memudahkan mahasiswa untuk memahami, bahwa mengubah struktur file
data dapat menyulitkan dan sebaiknya dihindari.
Ada dua kelompok umum organisasi file data yang masing-masing

kelompok terbagi ke dalam beberapa tipe struktur file tertentu. Kelompok
pertama disebut “Organisasi File Konvensional” dan kelompok kedua
disebut “Organisasi Data Base”. Penjelasan lebih lanjut tentang tipe-tipe
khusus dari organisasi ini akan dibahas dalam bab ini
Baik organisasi file konvensional maupun data base keduanya telah

digunakan secara luas. Organisasi file data base dikembangkan, sehingga
untuk selama dua dekade sistim organisasi konvensional ini menjadi satu-
satunya sistim yang ada. Dengan sistim ini, umumnya hanya ada satu atau
beberapa file per ‘’sistim’’ dan masing –masing file di proses oleh program
aplikasinya sendiri- sendiri. Contohnya,mungkin hanya ada sebuah file data
untuk satu sistim penggajian dan beberapa program terapan tertentu
program daftar gaji yang memproses data dalam file penggajian tersebut.
Bagaimanapun juga, program – program yang bukan program daftar gaji
tidak dapat mengakses data yang ada dalam file penggajian tersebut.
Dalam file yang ditata secara berurutan (sekuensial), setiap rekord disimpan
dalam urutan tertentu, umumnya dalam urutan numerik atau alfabet.
Biasanya file data pertama dari rekord berisi tipe data yang menjadi dasar
pengurutan, inilah yang disebut kunci utama, yang dihubungkan dengan
sederetan nomor rekening atau dengan sistem pengkodean input lainnya
sehingga dimungkinkan data input memperbarui file yang sudah ada.
Misalnya, jika file pertama darisbuah rekord berisi file nomor pelanggan,
dan kunci utama adalah nomor pelanggan, semua data tentang transaksi
para pelanggan yang dicatatkan ke dalam file akan didata dengan
menjadikan terlebih dahulu nomor pelanggan sebagai file petama dari
rekord tersebut.
Pemrosesan terhadap file sekuensial dilakukan dengan memperhatikan

urutan rekord yang sudah ada. Rekord-rekord yang baru dari file data
harus disisihkan diurutan yang tepat dalam file tersebut dan transaksi-
transaksi yang akan diproses dalam rekord-rekord file harus disusun dalam
urutan yang benar seperti urutan rekord dalam file. Tentu saja program-

progran komputer secara otomatis menempatkan rekord baru dalam

urutan, dan program-program lain. Mengurut transaksi-transaksi menurut
urutan yang benar.
Rekord-rekord dalam file sekuensial diproses secara berurutan setiap kali

dilakukan pembacaan dan pembaruan, dimulai dari rekord pertama, lalu
kedua, dan seterusnya. Contoh, jika rekord pertama adalah rekening
pelanggan Bapak Haruk (A.A. Ron) dan Ibrahim (Abraham), dengan selisih
pendapatan dan pengeluaran adalah sebesar $10 dan transaksi penjualan
kredit yang masih dalam proses adalah $5, maka komputer segera akan
mencatat, membaca rekord Pak Harun, mencatat selisih sebesar $10 dan
menambahkan rincian transaksi yang beru ke dalam rekord, menambahkan
selisih $5 dan akhirnya mengubah selisih pendapatan dan pengeluaran pak
Harun dari $10 menjadi $15 jadi terhadap data ransaksi penjualan kredit
yang terjadi maka rekord dalam urutan berikutnyalah yang akan dibaca dan
diperbarui.
Organisasi file sekuensial biasa dilaksanakan bersama-sama pemrosesan

batch. Pemrosesan batch terjadi jika transaksi sejenis terkumpul menjadi
kelompok, yang tersusun ke dalam urutan yang sama dengan file yang
akan diproses bersamanya, dan selanjutnya diproses secara berkelompok.
Pemrosesan secara batch dapat menggunakan sistem komputer secara
efisien asalkan transaksi-transaksi itu telah disusun (disortir) kedalam
urutan yang sama dengan file, sebab transaksi-transaksi dapat diproses
dengan sangat cepat menurut urutan file. Terdapat sejumlah program
untuk mensortir dan pensortiran dapat dilakukan dengan komputer atau
dapat dilakukan dengan off-line, sebagaimana dengan sistem papan kunci
ke disk (keyboard to disk). Pemrosesan data secara sekuensial tidak efisien
jika hanya satu atau sebagian kecil rekord saja yang diakses berkali-kali dan
pada kenyataannya jarang orang memerlukan pemrosesan sekuensial
terhadap sebagian besar rekord dalam file. Pemrosesan juga tidak efisien
jika sesuatu rekord tertentu merujuk pada rekord dan untuk diproses
selanjutnya sebagai contoh. Jika rekord urut ke 900 menunjukkan bahwa
jumlah potongan harga pelanggan tersebut berdasarkan atas jumlah yang
dibelinya dan oleh orang tuanya, sedangkan disisi lain, data yang dibeli oleh
orang tuanya terdapat di rekord ke 300.
File-file sekuensial kadang-kadang disebut dengan file datar (flat files),

sebab file tersebut tidak memungkinkan adanya keterkaitan hubungan
antara rekord, sehingga sebuah rekord tidak dapat dengan tepat merujuk

pada data tambahan yang terdapat pada rekord lainnya tanpa harus
membaca rekord dari disk atau jalur (track) yang berbeda pada disk selama
pemrosesan. Contoh, kasus diatas meununjukkan situasi ini. File sekuensial
berindeks (indexed sekuensial files) dan file pengaksesan langsung (direct
access file) juga termasuk dalam kelompok flat files ini.
Dikarenakan masalah-masalah yang timbul dalam pemrosesan file data

konvensional seperti dibahas dalam bagian sebelumnya, para personil
pemroses data telah berupaya untuk menyingkat penggabungan file data
dan kegiatan pemrosesan data. Banyak dari usaha yang mengotomatisasi
penggabungan file fungsional telah membantu menciptakan organisasi file
berbagi teknologi lain yang lewat pemanduan tersebut berhasil melahirkan
konsep data base. Data base yang muncul adalah merupakan gejala
tknologi yang dimaksudkan untuk memperbaiki kegiatan pemrosesan data.
Sedang sekarang bagaimanapun juga data base telah berhasil maju
melebihi fase teknologinya yang dulu pernah diakui kehandalannya untuk
menyelesaikan pekerjaan manajemen. Malahan, kelebihan utama yang
muncul dari konsep data base adalah pada penggunaannya dalam bidang
manajerial.
Perbaikan atas pengaksesan data dianggap sebagai informasi kunci tentang

kemanfaatannya baik untuk aktifitas manajerial maupun operasional.
Pengaksesan dapat ditingkatkan lebih jauh dengan cara penggunaan
teknologi data base. Daya pengaksesan yang meningkat ini sangat
menguntungkan bagi para manajer personalia atau usaha yang
mengerjakan aktiftas operasional dan personalia pemrosesan data yang
harus mengakses data sesuai dengan pekerjaan mereka sendiri (sebagai
bagian dari pelayanannya terhadap manajer dan fungsi-fungsi administratif.
Sebagaimana ditunjukkan dalam gambar pengaksesan data yang lebih

handal akan meningkatkan aktifitas pelaporan rutin dan aktifitas
penyelidikan file rutin (yang dimaksud penyelidikan ialah pemeriksaan atas
suatu file untuk menemukan informasi tertentu, seperti misalnya neraca
pelanggan). Dan juga pelapoan tidak rutin (pelaporan untuk suatu maksud
tertentu) dan penyelidikan tidak rutin. Lebih jauh pelaporan ini dan juga
aktifitas penyelidikan menjadi lebih handal untuk situasi yang memerlukan
data dari suatubagian fungsional dan sebagaimana juga dari berbagai
bagian fungsional (seperti personalia, produksi dan penggajian) dan ini
memberi keuntungan bagi para manajer, administrator dan para pemroses
data sebagaimana yang digambarkan dalam gambar.

Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,

diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan
pengambilan kembali. Banyak file perusahaan dapat terintegrasi secara
logis. Integrasi logis dari record-record dalam banyak file ini disebut konsep
database.
b. Piranti lunak yang tepat dipilih dari menu yang tersedia.
Cara memilih perangkat lunak untuk memenuhi kebutuhan Anda dengan

meningkatnya permintaan dan jumlah kompetisi, semua wajib memiliki alat
yang ampuh dan dapat digunakan untuk membantu dalam banyak cara.
Anda pasti dapat menemukan berbagai perangkat lunak yang tersedia di

pasar. Namun, dengan meningkatnya jumlah perangkat lunak yang tersedia
pada kenyataannya hal itu akan membuat Anda bingung untuk memilihnya.
Apa yang harus Anda lakukan untuk mengetahui perangkat terbaik dan
cocok untuk Anda? Berikut adalah beberapa tips untuk memilih perangkat
lunak sesuai dengan kebutuhan Anda.
Fitur
Di pasaran, ada beberapa perangkat lunak yang tersedia dengan harga

yang sangat murah, bahkan gratis dengan menawarkan berbagai fitur yang
hebat. Ini memang kesempatan yang sangat baik untuk menghemat biaya,
tetapi dalam hal ini Anda juga harus melihat berbagai fitur yang tersedia di
dalamnya. Apakah fitur sesuai dengan apa yang Anda butuhkan atau tidak?
Inilah yang harus Anda pertimbangkan.
Anda dapat melakukan penelitian dan mendapatkan perangkat yang bagus

dan bebas. Bahkan jika Anda tidak menemukannya secara gratis, Anda
dapat mencari aplikasi lain yang lebih murah.
Dukungan perangkat pada kebutuhan dan berbagai update

Dukungan banyak perangkat pada kebutuhan Anda bisa menjadi modal

utama yang harus Anda miliki. Disamping itu, dukungan perangkat dapat
menjadi cara untuk memecahkan masalah yang dapat terjadi pada Anda
besok. Misalnya, jika Anda mengubah sistem operasi pada desktop,
kemudian hanya melihat apakah semua perangkat Anda yang kompatibel
dengan sistem operasi baru. Di sinilah dukungan datang ke dalam gambar.
Anda mungkin perlu untuk mencari dukungan dan update yang tersedia
untuk sistem operasi baru.
Software User friendly
Perangkat yang ramah pengguna akan menghemat waktu dan uang. Salah
satu keuntungan menggunakan perangkat ini mampu meningkatkan
efisiensi dan mendapatkan lebih banyak pelanggan. Anda bisa mendapatkan
banyak pelanggan dengan memanfaatkan perangkat ramah pengguna
dengan fitur-fitur canggih dan mendukung berbagai perangkat lain yang
masih berhubungan dengan kebutuhan Anda.
Dukungan Hardware dengan perangkat lunak
Ketika Anda memutuskan untuk membeli perangkat lunak, maka Anda juga
harus berpikir tentang perangkat keras yang mendukungnya. Perangkat
lunak ini akan berjalan dengan baik jika dipasang di perangkat keras yang
sesuai.
Security Software
Keamanan perangkat lunak sangat penting. Anda mungkin bisa

berkompromi dengan perangkat keras, tetapi tidak bisa kompromi
keamanan perangkat lunak. Menanyakan tentang perangkat lunak dari
berbagai sumber seperti web, ulasan di majalah, jurnal, teman dan orang
lain, dan pastikan bahwa Anda tidak menginstal spyware yang datang
mengatasnamakan freeware.
Pilihan terbaik untuk mendapatkan perangkat di tangan Anda. Bagaimana

Anda memilih dan dapat mengelola perangkat ini juga dapat menentukan
keberhasilan yang akan Anda dapatkan nanti, sehingga tidak dapat diterima
begitu saja. Harga bukan jaminan bahwa perangkat memiliki cara kerja
yang sangat bagus dan dapat membuat Anda terkesan dengan hasilnya

nanti. Begitu pula popularitas perangkat, juga tidak sebaik sebagai faktor
penentu dari perangkat. Yang juga menentukan apakah atau tidak
perangkat adalah Anda dan cara Anda pilih. Semua akan berjalan sesuai
rencana jika Anda berencana dengan baik.
c. File dapat dikenali untuk dibuka.
Format File
Cara mengetahui format sebuah file, cara mengetahui format atau ekstensi
sebuah file pada komputer itu sangatlah mudah. Kata ekstensi mungkin
lebih populer untuk di gunakan dalam pembahasan ini, namun saya sengaja
membuat dengan judul tersebut atas inisiatif kami (my trick). sebelum kita
membahasnya lebih lanjut, perlu kita ketahui bahwasanya sangatlah banyak
macam ekstensi sebuah file yang ada di dalam komputer.
Macam-macam format atau ekstensi sebuah file
Misalnya masalah photo maka ada yang berekstensi, jpeg, Png, Psd, Gif,
Tif, Bmp, Cdr, iso, nrg dan masih banyak lagi, sedangkan dalam kategori
video maka ada yang berekstensi Mp4, Avi, Dat, Flv, mpg/mpeg dan lain-
lain. Sedangkan dalam kategori Dokumen ada yang berformat atau
berekstensi Doc, Docx, ppt, pptx, pdf, Xls, xlsx, wps, bat, asm, htm, html,
shtml, ttx, Log dan lain-lain. Dalam kategori audio ada yang berekstensi
mp3, wav dan lain-lain, Untuk kategori aplikasi ada yang berekstensi atau
berformat exe, zip, rar dan lain-lain.
Dari sekian banyak ekstensi sebuah file maka alat pembuka file-file tersebut
juga ada yang berbeda-beda misalnya File photo yang berekstensi Psd
dapat di buka dengan Adobe Photoshop, jika anda belum mempunyai
aplikasi tersebut file yang berekstensi Psd tidak akan terbuka, begitu juga
dalam masalah Dukument misalnya ada yang berekstensi Pdf, berarti anda
butuh aplikasi adobe reader untuk membukanya, jadi tidak lantas anda
menghapus file tersebut karena tidak dapat dibuka, mungkin anda kira
filenya terkena firus? (sama seperti saya dulu). namun carilah alat atau
aplikasi yang dapat membuka.
Mmengetahui sebuah format atau ekstensi sebuah file

Langkah-langkahnya ialah yang pertama anda pilih salah satu file yang ingin
anda ketahui ekstensinya (jangan di buka) namun hanya di sorot tepat
pada file nya, Pada kesempatan ini saya contohkan file kategori Photo,
caranya pun berlaku untuk semua kategori file, kemudian klik kanan lalu
pilih “Properti”, lebih jelasnya perhatikan gambar berikut:
Setelah anda klik "Properti" maka akan tampil jendela seperti berikut:

Anda perhatikan pada kolom yang bertanda merah, format file biasanya
setelah titik, di atas di jelaskan bahwa type of file adalah "Graphic
interchange format image (Gif), berarti photo di atas berformat atau
berekstensi Gif (sebuah animasi).
Melacak Jenis File dan Mencari Asosiasi File yang tidak Dikenal
Kadang kita tidak tahu, jenis sebenarnya dari suatu file. Jika memang file
itu file adalah benar, dalam artian file itu asli, kita cuma tidak tahu file
dengan ekstensi tertentu asosiasinya kemana, tentu lebih mudah ceritanya.
Tinggal kita klik kanan pada file pilih Open With, pilih Choose Program.
Pada bagian paling bawah biasanya terdapat tulisan “If the program you
want is not in the list on your computer, you can look for the appropriate
program on the web”. Klik link tersebut dan masalah biasanya
terselesaikan. Atau bisa juga Saudara dapat mencari di website berikut ini:
 http://filext.com/
 http://www.fileinfo.com/
 http://www.file-extensions.org/
 http://www.cryer.co.uk/file-types/index.htm
 http://file-extension.net/seeker/
Saudara dapat langsung mengisikan ekstensinya, misalnya mp3 kemudian

akan Saudara cari ekstensinya dan melihat program apa yang digunakan.
Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana jika kasusnya bukan itu. Anda

ingin tahu ekstensi sebenarnya dari suatu file yang sudah diubah
ekstensinya, entah direname yang punya dengan kepentingan
menyembunyikan file, entah diubah oleh virus sehingga membuat kita
bingung aslinya file xbh, atau jhk atau chk atau kkk atau apalah itu file
penting atau nggak. Jangan-jangan itu aslinya data saya yang ekstensinya
diubah virus.
Bila anda master dalam hal membedah-membedah file, cracker dsb tentu ini
bukan masalah bagi anda. Tapi bagi user awam ini masalah serius. Apakah
tidak ada cara yang lebih mudah untuk melacak apa sebenarnya ekstensi
sebuah file yang sudah diubah? Anda bisa mengunjungi website ini,
http://mark0.net/onlinetrid.aspx untuk men-scan file anda secara online.

2. Elemen 2: Mengunduh File
a. Data/informasi yang di akses dipastikan ketepatannya.
Untuk mengunduh file pada komputer baik file yang tersimpan pada
komputer maupun mengunduh file melalui internet, Anda perlu memiliki
pengetahuan dasar tentang pengoperasian komputer.
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki
arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat.
Terdapat suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi yaitu
input-proses-output. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai
hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-
kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna
yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan di dalam
pembuatan keputusan disebut informasi. Informasi adalah data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Informasi adalah data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu
bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang
ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa
sekarang atau yang akan datang. Berguna atau tidaknya informasi
tergantung pada beberapa aspek, yaitu:
 Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka
informasi harus membantu si penerima dalam usahanya untuk
mendapatkannya.
 Ketelitian penyampaian dan pengolahan data, inti dan pentingnya
informasi harus dipertahankan.
 Waktu informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan
informasi itu sendiri.
 Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang
tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi pemakai.
 Bentuk dan hubungan bentuk informasi harus disadari penggunaannya
secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-
kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian

manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang

ada hubungannya.
 Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-
kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah
tafsir. Tidak semua data merupakan informasi. Sebaliknya informasi
yang diperlukan dilengkapi dengan data.
Informasi yang berkualitas ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu:

 Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, karena pada saat
penyampaian dari pengirim ke penerima kemungkinan terjadi banyak
gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak informasi.
 Tepat waktu (Timeliness)
Informasi datang ke penerima tidak boleh terlambat.
 Relevan (Relevance)
Informasi yang diterima harus bermanfaat.
 Lengkap (Complete)
Informasi yang dibutuhkan semuanya tersedia dan tidak ada sedikitpun
informasi yang tertinggal.
 Mengurangi ketidakpastian
Prinsip utama perancangan SIM

SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan
sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum
semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional
perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk
laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
Sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebut blok

bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen
model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware,
komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan
komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu
dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
 Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
 Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model
matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan
di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.

 Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai
sistem.
 Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan
membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
 Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung
database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan
informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem
informasi.
 Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan
suatu informasi.
 Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan
dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan
sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management
System).
 Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
api,temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan –
kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain
sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan
untuk meyakink an bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan- kesalahan dapat
langsung cepat diatasi.

 Komponen Jaringan
Untuk menghubungkan komputer- komputer perangkat keras dalam
sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware
dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan.
Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan.
Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan
(Network Interface Card), media penghubung jaringan,
HUB(konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software
jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan
protokol jaringan.
b. Data/informasi yang di unduh disimpan ke dalam file.
Menyimpan File Hasil Download di Windows 10
Jika dilihat dari pada penyimpanan yang pada umumnya ketika

mendownload sebuah file baik itu gambar, dokumen, music dan videos
akan tersimpan secara otomatis pada drive C, yaitu pada alamat: This PC –
Local Disk (C:) – User – (nama yang Kamu gunakan di Komputer) –
Downloads. Tentu Kamu sudah tahu disaat ingin mendownload sebuah file
itu secara otomatis akan tersimpan kedalam folder download tidak
tersimpan difolder lain tentunya.
Nah sebenarnya Kamu sekarang bisa memberi kelonggaran pada local disk
(C:) supaya tidak di local disk (C:) saja menanggung file-file yang Kamu
download dengan cara memindahkan masing-masing hasil download
tadinya bisa saja ke local disk (D:) atau local disk lainya yang tersedia di
komputer/laptop Kamu. Jadi secara otomatis Kamu bisa mengontrol setiap
penyimpan yang Kamu download dan memiliki target peyimpanan yang
pasti. Bagi yang belum tahu dengan cara memindahkan penyimpanan
secara otomatis dari pada hasil download di windows 10.
Cara Memindahkan Hasil Download secara Default di Windows 10
Jika Anda menerapkan petunjuk ini pada komputer atau laptop Anda, maka
pada local disk (C:) untuk penyimpanan secara default, maka Kamu tentu
bisa mengandalkan local disk lain untuk menampung dari pada hasil
download. Dengan menerapkan petunjuk ini, maka komputer lebih fresh
karena pada komputer local disk (C:) mempunyai peran yang cukup besar
yang berhubungan dengan kinerja komputer, Dan terakhir Kamu lebih
leluasa untuk mengontrol hasil download yang Anda lakukan dalam jumlah

banyak. Berikut langkah-langkah untuk memindahkan hasil download

secara default atau sesuka hati di Windows 10.
Langkah Pertama
Pertama buka “File Explorer”, Kemudian Pada folder “Download” klik kanan
kemudian pilih “Properties”.
Langkah Kedua
Kemudian pada “Download properties” maka pilih pada “tab Location”.

Langkah Ketiga
Pada tab location klik “move” (untuk memindahkan).
Langkah Keempat
Pada langkah ini akan tampak jendela Select a Destination, jadi Anda bisa
saja memindahkan dimana yang kamu inginkan. Jadi pada kasus ini Saya
akan memindahkan pada local disk (D:) Dan Anda bisa membuat folder
baru untuk tempat yang akan disimpan. Buatlah folder baru itu dengan
nama folder “Downloads”

Langkah Kelima
Jika sudah selesai membuat folder, pilih folder download tadi kemudian pilih
Select Folder.

Sekarang Anda bisa mengubah penyimpanan apa saja seperti folder

Pictures, Videos, Music dengan cara diatas yang sudah diterapkan pada
folder download diatas.
Jadi jika Anda sudah memindahkan semuanya maka, Anda sekarang bisa
melihat penyimpanan default nya seperti tampak pada gambar dibawah ini.
c. Data dicopy sesuai dengan kebutuhan.
Kita mungkin sering kali menemukan file dokumen seperti word yang
diproteksi oleh pemilik aslinya. Memang kesal rasanya jika kita hanya bisa
membacanya saja tanpa bisa diedit dan file yang bersangkutan sangat kita

butuhkan sebagai tugas. Sangat sulit memang jika harus mengetik ulang
satu-persatu.
Cara membobol file word yang di-protect. Di bawah ini adalah langkah-
langkahnya, perhatikan setiap kalimat yang ada secara cermat agar cara ini
bisa bekerja:
 Buka file word yang terprotect lalu pada menu bar pilih save as.
 Pada Save As Type, simpan dokumen dengan type Web Page, atau XML
Document.
 Setelah di Save As maka tutup dokumen tersebut.
Selanjutnya buka kembali dokumen yang telah di-save as dengan type Web
Page tadi dengan membukanya di notepad atau open with notepad
kemudian cari kata yang mengandung kata "protection". Langkah-
langkahnya adalah pada lembar kerja notepad tersebut tekan ctrl+f
selanjutnya ketikkan kata protection, (ini hanya untuk memudahkan kita
dalam mencari kata protection dalam notepad) selanjutnya klik Find
Next. Maka secara cepat kita akan menemukan kata protection, selanjutnya
ini bagian terpenting dari pembahasan ini. Yaitu hapus 2 (dua) baris kalimat
ini:
<w:DocumentProtection Forms w:DocumentProtection>

<w:UnprotectPassword C782CE28 w:UnprotectPassword>
Menyalin teks dan grafik dari berkas Adobe Portable Document

Format (PDF)
File PDF terkadang ada yang sengaja diproteksi oleh pemiliknya sehingga
teks dari file pdf tersebut tidak bisa dicopypaste maupun di cetak (print).
Solusinya kita harus membuka proteksi pada file PDF tersebut dengan cara-

cara tertentu, sehingga teks pada file pdf tersebut bisa disalin dan bisa
diprint.
PDF (Portable Document Format) adalah sebuah format berkas yang dibuat
oleh Adobe Systems pada tahun 1993 untuk keperluan mempermudah
pertukaran dokumen digital. Format PDF digunakan untuk
merepresentasikan dokumen dua dimensi yang meliputi teks, huruf, citra
dan grafik vektor dua dimensi.
PDF banyak digunakan sebagai media untuk berbagi dokumen di internet

dalam bentuk EBook, format file ini banyak digunakan dikarenakan format
file ini support untuk berbagai sistem operasi (multiflatform), artinya file
dokumen dengan format PDF dapat dijalankan di berbagai sistem operasi
baik itu sistem operasi windows, linux, McOS maupun sistem operasi
lainnya, bahkan untuk saat ini format file PDFsudah terintegrasi dengan
web browser seperti mozila atau google chorome, sehingga kita bisa
melihat isi file pdf yang bersumber dari internet tanpa menggunakan
aplikasi khusus Pembaca file PDF seperti adobe reader.
Untuk alasan keamanan dari pelanggaran hak cipta, terkadang isi dokumen
dalam format file PDF sengaja di proteksi oleh si pembuatnya, sehingga
menyebabkan file tersebut hanya bisa dibaca tapi tidak bisa di copy paste
atau disalin, biasanya PDF yang diproteksi ketika dibuka menggunakan
Adobe reader, di title windowsnya biasanya ada tambahan tulisan
[SECURED], seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

Jika ada tulisan tersebut itu artinya file pdf tersebut diproteksi dan biasanya
tidak bisa diprint ataupun disalin, walaupun teks bisa diseleksi. Memang
tidak masalah jika dokumen tersebut hanya untuk dibaca saja, namun lain
halnya jika tujuan kita membuka file PDF tersebut untuk di ambil atau
disalin sebagian isinya, misalkan untuk di pindahkan ke dokumen di
Microsoft word, tentu akan menemukan kesulitan.
Cara Membuka Proteksi Text File PDF agar bisa Di-copy paste
Teks File pdf yang terproteksi biasanya dapat diseleksi namun tidak dapat
dicopy, sehingga untuk mengcopy atau menyalin teks dari file pdf yang
diproteksi anda harus membuka terlebih dahulu proteksi tersebut. ada
banyak sekali tool-tool yang dapat digunakan untuk membuka proteksi pada
file pdf. Berikut adalah beberapa cara untuk membuka proteksi teks pada
file pdf agar bisa di-copy paste.
Cara Pertama: Menggunakan Tool unlock-pdf
Gunakan bantuan tool online unlock-prf.com, ini merupakan situs layanan

online yang khusus menyediakan fasilitas untuk membuka proteksi file PDF.
langkah-langkah untuk membuka proteksi file pdf melalui situs unlock-
pdf.com adalah sebagai berikut:
 Buka situs unlock-pdf.com, tampilanya kurang lebih seperti gambar di

bawah ini.
 Untuk membuka proteksi file pdf, silahkan tekan tombol Telusuri (1),
lalu pilih file pdf di komputer anda yang ingin di un-protect.
 Lalu Tekan tombol Unlock, jika unlock selesai maka biasanya file yang
telah di-unlock akan didownload secara otomatis dan siap anda
gunakan.

Cara Kedua: Menggunakan tool Online PDFUnlock
Hampir sama dengan tool unlock-pdf, tool ini juga dapat anda gunakan
sebagai salah satu alternatif untuk membuka proteksi pada file pdf,
langkah-langkah untuk membuka proteksi pdf dengan tool unlockpdf adalah
sebagai berikut:
 Masuk ke situs pdfunlock.com, kurang lebih tampilannya seperti gambar

di bawah ini:
 Pilih file PDF yang ingin di buka proteksinya, bisa dari dropbox, google
drive atau dari komputer, silahkan pilih mycomputer (1) jika file pdf
yang ingin dibuka proteksinya ada di komputer.
 Lalu tekan tombol unlock (2), tunggu prosesnya beberapa saat, jika
proses unlock selesai maka akan keluar dialog untuk mendownload file
pdf yang sudah diunlock. proses unlock sangat dipengaruhi oleh
jaringan internet dan juga besar kecilnya kapasitas file PDF, Biasanya
semakin besar file proses unlock membutuhkan waktu yang semakin
lama.
File PDF yang diproteksi bukanlah tanpa alasan, biasanya yang menjadi
alasan utama adalah dokumen memiliki hak cipta dan tidak ingin disalin
atau di-copy paste sembarangan, oleh karena itu sebelum mengunakan
sebagian atau seluruh teks yang ada di dalam file PDF yang diproteksi
silakan minta izin dulu ke si pemilik file tersebut, atau setidaknya
mencantumkan sumber pembuatnya.

Lembar Kerja
Lembaga Pelatihan Kerja (LPK) UPTD sedang menyelenggarakan pelatihan

komputer 1 grup sebanyak 15 orang siswa, nama-nama siswa ditentukan
sendiri, yang akan ditutup. Untuk itu, diperlukan data yang diperoleh dari
pihak intenal terkait.
Tugas Saudara:
 Siapkan referensi metode pengumpulan data.
 Pilih metode pengumpulan data yang sesuai dengan kebutuhan
penyelenggaraan pelatihan.
 Siapkan alat pengumpulan data sesuai dengan metode pengumpulan
data yang telah dipilih.
 Temu kenali sumber-sumber yang sesuai dengan penyelenggaraan
pelatihan.
 Hubungi sumber-sumber tersebut untuk memperoleh data sesuai
dengan kewenangan bidang tugasnya masing-masing melalui intercom,
LAN, atau kunjungan langsung.
 Buat rekapitulasi data yang telah diperoleh.
 Kelompokkan data sesuai dengan setiap tahapan kegiatan.
 Analisis data dengan cara membandingkan, mencek benar-salahnya,
dan mengurai untuk mengetahui kedalaman data tersebut.
 Tetapkan data hasil analisis yang memadai dan sajikan berupa surat,
laporan, tabel, atau diagram.
 Buat hard copy-nya.
D. Penilaian
Bagian 1: Tes Tertulis-Pilihan Ganda
1. Melacak jenis file dan mencari asosiasi file yang tidak dikenal dapat melalui
website berikut, kecuali ….
A. http://filext.com/
B. http://www.fileinfo.com/
C. http://www.file-extensions.org/
D. https://www.mrmung.com
2. Format atau ekstensi file dalam kategori dokumen adalah ….

A. pptx
B. tif
C. bmp
D. avi
3. Paste adalah perintah yang digunakan untuk...

A. Menghapus data
B. Menyimpan data
C. Menduplikasi teks atau objek
D. Mengedit Data
4. Nama tempat untuk menyimpan pengelompokan beberapa file terutama yang

sejenis, adalah....
A. Explorer
B. Folder
C. Drive
D. Notepad
5. Kepanjangan dari perintah Command Prompt “CD” adalah….

A. Copy Directory
B. Created Disk
C. Copy Disk
D. Change Directory
6. Perintah shortcut memindah semua isi folder secara berurutan....

A. Ctrl A, Ctrl X, Ctrl P
B. Ctrl C, Ctrl A, Ctrl V
C. Ctrl A, Ctrl X, Ctrl V
D. Ctrl A, Ctrl C, Ctrl V
7. Perangkat keras yang di-share untuk melakukan tukar-menukar data adalah….

A. RAM
B. Harddisk
C. Motherboard
D. Monitor
8. Langkah untuk membuat folder baru pada windows explore adalah….

A. Klik kanan – Rename
B. Drag File ke New Folder
C. Klik kanan – Delete
D. Klik kanan – New Folder
9. Berikut adalah fasilitas Windows yang dapat digunakan untuk membantu

melakukan manajemen file adalah ….
A. web browser
B. search engine
C. Windows Explorer
D. Internet Explorer
10. Mengapa ada File PDF yang diproteksi?

A. Dokumen tersebut memiliki hak cipta.
B. Proses pembuatan dokumen tersebut sangat mahal.
C. Dokumen tersebut dimiliki oleh organisasi resmi.

D. Dokumen tersebut bersifat rahasia.
Lembaga Pelatihan Kerja (LPK) Bina Kompetensi sedang menyelenggarakan

pelatihan sepeda motor sebanyak 10 orang siswa yang segera akan ditutup. Untuk
itu, dalam rangka perbaikan berkelanjutan dan pembuatan laporan pelatihan
diperlukan proses pengolahan data menjadi informasi.
Untuk menyelesaikan tugas ini, ikuti instruksi selanjutnya di bawah ini.

 Siapkan referensi metode pengumpulan data.
 Pilih metode pengumpulan data yang sesuai dengan kebutuhan
penyelenggaraan pelatihan.
 Siapkan alat pengumpulan data sesuai dengan metode pengumpulan data yang
telah dipilih.
 Identifikasi sumber-sumber yang sesuai dengan penyelenggaraan pelatihan.
 Hubungi sumber-sumber tersebut untuk memperoleh data sesuai dengan
kewenangan bidang tugasnya masing-masing melalui intercom, LAN, atau
kunjungan langsung.
 Buat rekapitulasi data yang telah diperoleh.
Referensi
 http://strukturkode.blogspot.com/2017/02/membuka-file-pdf-yang-diproteksi-agar-
bisa-di-copy.html
 https://www.it-swarm.asia/id/android/bagaimana-cara-mengakses-datafolder-data-
di-perangkat-android/1068709123/
 https://afisipsi.wordpress.com/2012/10/22/data-akses-data-dan-pemrosesannya/
 https://id.if-koubou.com/articles/how-to/5-ways-to-access-your-pcs-files-over-the-
internet.html
 https://support.microsoft.com/id-id/office/membuka-file-dari-menu-file-97f087d8-
3136-4485-8e86-c5b12a8c4176
Kunci Jawaban Tes Tertulis Pilihan Ganda
1. D. https://www.mrmung.com
2. A. pptx
3. C. Menduplikasi teks atau objek
4. B. Folder
5. D. Change Directory
6. B. Ctrl A, Ctrl C, Ctrl V
7. B. Harddisk
8. D. Klik kanan – New Folder
9. C. Windows Explorer
10. A. Dokumen tersebut memiliki hak cipta.

BAB VIII
PENGELOLAAN ARSIP
Melalui kegiatan pembelajaran ini, Saudara diharapkan kompeten dalam Mengelola

Arsip untuk menunjang Saudara bekerja pada lingkup pekerjaan Administrasi
Profesional

Adapun kriteria unjuk kerja pada Kegiatan Pembelajaran Mengakses Data di
Komputer ini adalah:
1. Melakukan penyimpanan dokumen/surat

1.1. Dokumen yang akan diarsip dipastikan sudah selesai diproses dan siap
untuk disimpan
1.2. Sistem kearsipan diidentifikasi sesuai kebutuhan
1.3. Dokumen diindeks dan ditempatkan sesuai sistem kearsipan yang
berlaku dimasing-masing organisasi untuk memudahkan pencarian
2. Menjaga sistem kearsipan manual maupun elektronik
2.1. Dokumen disimpan di tempat penyimpanan arsip manual maupun
elektronik sesuai sistem yang telah ditentukan
2.2. Pemindahan dokumen dimonitor agar mudah dalam pencarian kembali
2.3. Pemantauan pemeliharaan berkala dilakukan terhadap perlengkapan
dan peralatan sesuai dengan buku panduan
2.4. Permohonan perbaikan terhadap perlengkapan/peralatan yang tidak
berfungsi segera dilakukan
3. Melakukan pengendalian dokumen
3.1. Seluruh dokumen yang telah disahkan olehpejabat yang berwenang,
diidentifikasi sebelum diterbitkan
3.2. Perubahan dokumen dicantumkan revisi
3.3. Dokumen dikendalikan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan
kerja dengan stempelterkendali atau hanya bahan bacaan dengan
3.4. Dokumen dikendalikan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan
kerja dengan stempelterkendali atau hanya bahan bacaan dengan
3.5. Tanda terima dokumen terkendali dibuatkan dalam bentuk log
penerimaan dan dikaji secara berkala sesuai ketentuan dan disetujui
oleh personil yang berwenang
3.6. Dokumen yang telah melewati masa simpan ditarik/diambil
atau dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku
3.7. Rekaman dokumen diberi identitas
3.8. Masa simpan atau masa berlaku dari setiap rekaman ditentukan
3.9. Pemantauan pengembalian dokumen yang dipinjam dilaksanakan sesuai
SOP Organisasi.

1. Elemen 1. Melakukan penyimpanan dokumen/surat
a. Dokumen yang akan diarsip dipastikan sudah selesai diproses dan
siap untuk disimpan
Pada bagian pencatatan, petugas dapat membuka dan membaca surat untuk
mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting
atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca
surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Selanjutnya surat dicatat ke
dalam buku agenda.
Ada 2 macam buku agenda yang dipergunakan :

a. Buku Agenda Berpasangan
1). Buku Agenda Surat Masuk
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang
diterima.
No Tanggal Terima dari Tanggal dan Perihal Lampi Diteruskan Kode

Terima No. Surat ran kepada File
1. 15 PT. PUTERI 12 Oktober 2015 Pesanan 1 Manager

Oktober CANTIK 45/PC/X/15 alat-alat lembar Pemasaran
2015 Jl. Cemara kosmetik
No. 3 Jakarta
Bank BNI 46 16 Oktober 2015

Jl. Jend. 70/BNI/X/15
Sudirman Kepala
2. 20 Jakarta Penawar Bagian
Oktober an kredit Keuangan
2015
1
Berkas
Tabel 1. Buku Agenda Surat Masuk
2). Buku Agenda Surat Keluar

Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat keluar yang
dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.
No Nomor Tanggal Dikirim Perihal Lampir Ketera Kode

Surat Surat Kepada an ngan File

1. 701/PS/XI/15 16 PT. TIARA Permint - -

Novembe JAYA aan
r 2015 Jl. Setia penawa
Budi ran
Jakarta barang
antik
2. 722/PS/XI/15 27 PT. SER Ucapan - -

Novembe JAYA selamat
r 2015 Jl Patal
Senayan
Jakarta
Tabel 2. Buku Agenda Surat Keluar
b. Buku Agenda Tunggal

Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk maupun
surat keluar yang digabung menjadi satu
No Tanggal Tanggal dan M Dari/Kepad Perihal Lamp Keter Kode

Terima/ No. Surat /K a angan File
Kirim
1. 15 Oktober 12 Oktober M PT. PUTERI Pesanan 1 -
2015 2015 CANTIK alat-alat lembar
45/PC/X/15 Jl. Cemara kosmetik
No. 3 Jakarta
2. 27 27 November K Ucapan - -
November 2015 selamat
2015 722/PS/XI/15
PT. SER JAYA
Jl Patal
Senayan
Jakarta
Tabel 3. Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar (Agenda

Tunggal
Pencatatan dilakukan untuk mengetahui volume surat masuk setiap hari,

minggu, bulan dan tahun. Juga untuk memudahkan dalam penyimpanan
sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya

petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah

dicatat
AGENDA SURAT
Tanggal diterima : 15 Oktober 2015
No. agenda : 1
Tanggal diteruskan : 15 Oktober 2015
Tanda tangan : (diisi tanda tangan

Gambar 1. Stempel Agenda
agendaris)
Disposisi
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi pimpinan terkait
dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima. Pejabat atau orang yang
ditunjuk dalam lembar disposisi inilah yang akan menindaklanjuti permasalahan
dalam surat tersebut
Kegiatan pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan sebagai penanggungjawab

perusahaan/organisasi. Pimpinanlah yang menentukan siapa yang selanjutnya
akan memproses surat terkait dengan permasalahan dalam surat tersebut.
DISPOSISI
Indeks : Puteri Cantik, PT. Rahasia :

Penting : √
Biasa :
Kode : Pu Tgl Penyelesaian : 16 Oktober 2015
Tgl/No : 15 Oktober 2015/45/PC/X/15

Asal : PT. Puteri Cantik, Jl. Cemara No. 3 Jakarta
Isi Ringkas : Pesanan alat-alat Kosmetik
Instruksi : Diteruskan kepada :

1. Sulthan, SE. (Manager Penasaran
Segera ditindaklanjuti ! 2.
3.
Sesudah digunakan harap segera kembali :

Kepada : Bagian Administrasi
Tanggal : 21 Oktober 2015

Gambar 2. Lembar Disposisi
Kartu Kendali
Kartu kendali yaitu lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan
surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Biasanya
kartu kendali berukuran 10 x 15 cm dan terdiri dari 3 lembar dan dicetak
menggunakan carbon copy.
a. Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut :

1). Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar
2). Sebagai alat pelacak surat
3). Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
4). Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Kartu kendali hanya digunakan untuk pengelolaan surat masuk atau surat
keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya
biasa menggunakanlembar pengantar surat biasa,begitu pula dengan surat
rahasia dicatat menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
b. Yang termasuk dalam katagori surat penting adalah :

1) Kalau surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan
bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya,
2) Surat tersebut mempunyai proses tindak lanjut yang segera harus
dilaksanakan,
3) Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat
lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit
pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
c. Katagori surat biasa adalah :
1) Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan,
2) Surat tersebut tidak memerllukan proses tindak lanjut,
3) Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat
lain.
d. Kategori surat rahasia adalah :
1) Surat memiliki sampul lebih dari satu sampul surat,
2) Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
e. Prosedur Pengelolaan Surat Penting Masuk dengan Sistem Kartu Kendali
1). Penerimaan Surat
Tugas penerima surat adalah :

a) Menerima surat masuk dari perusahaan lain dan mendatangani surat

pengantarnya (buku ekspedisi) serta membubuhi cap tanggal,
b) Menyortir surat,
c) Menyerahkan surat kepada bagian pencatat surat.
2). Pencatatan Surat
Tugas pencatat surat adalah :
a) Menilai surat yang diterima menjadi 3 kategori, yaitu surat penting,

biasa dan rahasia,
b) Untuk surat penting, surat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga,
c) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan
meneruskannya ke bagian pengarah surat.
Indeks : Puteri Cantik, PT. Tgl : 15 Oktober 2019 Kode : Pu
No. Urut : 1 M/K : M
Isi Ringkas : Pesanan alat-alat kosmetik
Tgl Surat : 12 Oktober No. Surat :

Lampiran : 1 lembar 2019 45/PC/X/19
Dari : PT. PUTERI CANTIK, Jl. Cemara No. 3 Jakarta
Kepada : PT. MAKMUR JAYA, Jl. Raya Cilandak Jakarta
Pengolah : Bagian Pemasaran Paraf :

Catatan :-
Gambar 3. Kartu Kendali
3). Pengarahan Surat

Petugas pengarah adalah pimpinan pada unit kearsipan (Misalnya : Kepala
Tata Usaha).
Tugas pengarah surat adalah :
a) Menerima surat yang telah dilampiri 3 lembar kartu kendali,
b) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat tersebut
diteruskan,
c) Mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali,
d) Mengambil kartu kendali lembar 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu
kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu
tahun dijilid,
e) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 diteruskan kepada unit pengolah.
4) Penyampaian Surat kepada Unit Pengolah

a) Tata usaha unit pengolah, yang bertugas :
 Menerima surat, kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai
bukti bahwa surat sudah diterima,
 Kartu kendali 2 dikembalikan kepada pengarah untuk diteruskan
kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada
suratnya,
 Melampirkan surat berikut lembar disposisi dan menyampaikan kepada
pimpinan unit pengolah,
 Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan disposisi yang telah diisi
oleh pimpinan unit pengolah,
 Menyimpan kartu kendali 3, dan meneruskan surat berikut dengan
disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada pada disposisi,
 Menerima surat kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah
selesai diproses, untuk kemudian disimpan,
 Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in aktif) maka surat
berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar
dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat di simpan di unit
kearsipan oleh penata arsip.
b) Pimpinan unit pengolah, yang bertugas :
 Menerima surat, kartu kendali 3 dan disposisi dari TU unit pengolah

 Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk
 Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3 dan disposisi kepada TU
Unit Pengolah.
b. Sistem kearsipan diidentifikasi sesuai kebutuhan

Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip yang banyak digunakan di

kantor-kantor baik pemerintah maupun swasta, yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

2. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
3. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
4. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
5. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
1) Sistem Abjad
Yaitu sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan
pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi. Nama
orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan abjad
2) Sistem Subjek
Sistem Subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat
3) Sistem Tanggal
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
tahun, bulan dan tanggal arsip dibuat
4) Sistem Wilayah
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
nama wilayah atau nama tempat
5) Sistem Nomor
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan
menggunakan kode angka/nomor.
c. Dokumen diindeks dan ditempatkan sesuai sistem kearsipan yang

berlaku dimasing-masing organisasi untuk memudahkan pencarian
1) Mengindeks dalam Sistem Abjad berarti kegiatan membagi
nama/orang/badan/organisasi menjadi beberapa unit.
Surat-surat atas nama berikut ini akan
diklasifikasikan/dikelompokkan berdasarkan susunan abjad:
Abdurahman Raihan Binsar
Ali Abdurahman Ratna Budianti
Waluyo Abdi Chacha Cahyati
Haryanto Arbi Yulianti Cahyati
Abdullah Badawi Septian Dwi Cahyo
Gunawan Budianto Alia Mitha Cahaya
Setelah nama-nama tersebut diindeks dan diklasifikasikan, maka
urutan surat-surat menjadi:
1. Abdi, Waluyo Binsar, Raihan
2. Abdurahman Budianti, Ratna

3. Abdurahman, Ali Budianto, Gunawan

4. Arbi, Haryanto Cahaya, Alia, Mitha
5. Badawi, Abdullah Cahyati, Chacha
6. Binsar, Raihan Cahyo, Septian, Dwi
2) Mengindeks dalam Sistem Subyek

Tingkatan dalam menyusun daftar klasifikasi subjek
 Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas).

 Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah
utama).
 Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub
masalah).
Contoh:
Kepegawaian (Masalah Utama)
Cuti (Sub Masalah)
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit (Sub-sub Masalah)
Cuti Tahunan
3) Mengindeks dalam Sistem Tanggal

Daftar Klasifikasi Tanggal, tanggal terdiri dari:
Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci
Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide
Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder.
4) Mengindeks Sistem Wilayah

Daftar klasifikasi wilayah:
Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi

wilayah utama, sub wilayah, dan sub-sub wilayah
a) Menurut Nama Negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat

berdasarkan pengelompokan wilayah menurut nama negara. Berikut
contoh daftar klasifikasi wilayah menurut nama negara.
ASIA (wilayah utama )

Asia Tenggara (sub wilayah)
Brunei
Indonesia
Malaysia (sub-sub wilayah)
Philipina
Singapura
b) Menurut nama pembagian wilayah Administrasi Negara,

contoh daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi
negara.
Jawa Barat (Nama Provinsi)
Bandung
Bogor (Nama Kota/Kabupaten)
Cirebon
Depok
Depok Jaya
Pancoran Mas (Nama Kecamatan)
Sukma Jaya
5) Mengindeks dalam Sistem Nomor

a) Sistem Arsip berdasarkan Nomor Dewey
Contoh klasifikasi nomor Dewey :
000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Bonus
110 Cuti
110 Cuti Besar
111 Cuti Hamil
112 Cuti Sakit
113 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
b) Ph
c) Pn

b) Sistem Arsip berdasarkan Nomor Seri (Urut)

Contoh klasifikasi nomor seri :
1 – 100
1 – 10
11 – 20
11
12
13
14
LK 1. Melakukan Penyimpanan Dokumen/Surat
Berdasarkan uraian materi di atas, Melakukan Penyimpanan Dokumen/Surat!

Peserta dibagi menjadi 5 kelompok. Lakukanlah Penyimpanan Dokumen/Surat
dibawah ini!
Anda sebagai staf Administrasi Divisi Umum PT Aqila Perdana, Cabang Yogyakarta,
bergerak dibidang Jasa Survey/Inspeksi yang beralamat di Jalan Raya Merdeka No.
25, Depok. Telepon 0254-5750227, Fax: 0254-5750226. Nama General Manager
Bapak. Drs. Adnan Aidan, MM
Hari ini di meja anda ada beberapa surat masuk dan keluar yang belum diproses
(terlampir). Tugas anda memproses surat tersebut sesuai dengan pembagian
kelompok dibawah ini.
Kelompok 1 : Memproses surat dengan sistem Abjad

Kelompok 2 : Memproses surat dengan sistem Tanggal
Kelompok 3 : Memproses surat dengan sistem Subjek
Kelompok 4 : Memproses surat dengan sistem Wilayah
Kelompok 5 : Memproses surat dengan sistem Nomor
dengan langkah sebagai berikut:

a. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan (Dokumen/Surat masuk
dan keluar Terlampir)
b. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda yang telah
disediakan
c. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Lembar Disposisi dan Kartu
Kendali
d. Indekslah dokumen/surat tersebut sesuai pembagian kelompok
e. Tempatkanlah dokumen/surat tersebut pada Stop Map Folio/ Map Snelhecter

c. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yakni Melakukan
Penyimpanan Dokumen/Surat. Saudara membutuhkan pengetahuan tentang
Kearsipan yang dibutuhkan untuk Melakukan Penyimpanan Dokumen/Surat.
Saudara mampu memastikan dokumen yang akan diarsip sudah selesai
diproses dan siap untuk disimpan, Saudara mampu mengidentifikasi sistem
kearsipan sesuai kebutuhan, dan Saudara juga mampu mengindeks
Dokumen dan menempatkan sesuai sistem kearsipan yang berlaku dimasing-
masing organisasi untuk memudahkan pencarian
2. Elemen 2. Menjaga sistem kearsipan manual maupun elektronik

a. Dokumen disimpan di tempat penyimpanan arsip manual maupun
elektronik sesuai sistem yang telah ditentukan
1) Penyimpanan Arsip Manual
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan
atua lembar ke-2 disimpan sebagia arsip. Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan, misalnya : sistem abjad, sistem
subjek, sistem tanggal, sistem nomor, sistem wilayah
a) Penyimpanan Sistem Abjad

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem abjad adalah :
1) Memeriksa surat/berkas,
Yaitu kegiatan memeriksa terlebih dahulu surat/arsip yang akan
disimpan, apakah sudah selesai penggunaannya. Jika sudah boleh
disimpan maka surat diberi tanda “file” yang berarti surat sudah
boleh diarsipkan.
2) Mengindeks surat/berkas
Langkah selanjutnya adalah menetapkan indeks untuk
penyimpanan surat. Jika surat masuk, maka yang diindeks adalah
nama pengirim surat, sedangkan untuk surat keluar maka yang
diindeks adalah nama tujuannya.
3) Mengkode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui indeksnya. Kode diambil
dari 2 huruf pertama pada unit pertama nama yang telah
diindeks.
4) Menyortir surat
Yaitu mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang
sama menjadi satu. Contohnya, kelompok surat yang berkode Ab
dikumpulkan menjadi satu sehingga memudahkan dalam
menyimpan dan menghemat waktu (tidak mondar-mandir)
5) Menempatkan surat/berkas
Yaitu menempatkan/meletakkan arsip pada tempatnya sesuai
dengan dengan kode yang telah ditentukan.

Gambar 4. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
b) Penyimpanan Sistem Subjek

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem subjek adalah :
1) Memeriksa berkas
Yaitu kegiatan memastikan apakah surat sudah selesai diproses
atau digunakan.
2) Mengindeks
Yaitu menentukan permasalahan surat untuk dijadikan kode
penyimpanan.
3) Mengkode
Yaitu menuliskan kode subjek pasa sudut kanan atas untuk arsip
yang disimpan vertikal dan di sudut kanan bawah.
4) Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama dikumpulkan
menjadi satu.
5) Menempatkan
Yaitu surat-surat ditempatkan atau diletakkan sesuai dengan kode
arsip dan kode tempat penyimpanan.

Gambar 5. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
c) Penyimpanan Sistem Tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal adalah :
1) Memeriksa berkas
Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau
digunakan.
2) Mengindeks
Yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama (tahun), sub
tanggal (bulan) dan sub-sub tanggal (tanggal).
3) Mengkode
Yaitu memberi kode pada surat dengan kode tanggal.
4) Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (tanggal
surat yang sama) dikumpulkan menjadi satu.
5) Menempatkan
Yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode
arsipnya.
Contohnya : Arsip tertanggal 1 Desember 2015 disimpan pada
laci yang berkode 2015, dibelakang guide berkode Desember, di
dalam folder berkode 1.
Gambar 6. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

d) Penyimpanan Sistem Wilayah

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem wilayah adalah :
1) Memeriksa berkas
Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau
digunakan.
2) Mengindeks
Yaitu menentukan wilayah surat untuk dijadikan kode
penyimpanan.
3) Mengkode
Yaitu memberi kode wilayah pada surat. Jika surat masuk maka
yang menjadi kode adalah daerah asal surat tersebut dan jika
surat keluar maka yang menjadi kode adalah daerah tujuan dari
surat keluar
4) Menyortir
Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (berasal dari
daerah yang sama) dikumpulkan menjadi satu.
5) Menempatkan
Yaitu menempatkan atau meletakkan arsip pada tempat

penyimpanannya berdasarkan kode wilayah pada arsip.
Gambar 7. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
e) Penyimpanan Sistem Nomor

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari :
 Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Dewey
Untuk membuat Daftar Klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran
yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10
masalah saja. Masalah Utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu
masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub
masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu

pengelompokkan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga

semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh klasifikasi nomor Dewey :
000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Bonus
110 Cuti
110 Cuti Besar
111 Cuti Hamil
112 Cuti Sakit
113 Cuti Tahunan
Gambar 8. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Dewey
 Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Seri (Urut)

Sistem ini dapat dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar
1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2,
3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi
nomor kode sesuai dengan urutan yang berada pada buku nomor.
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah
digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem
nomor. Nama koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah
jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika
belum mencapai 5, maka belum ditulis pada buku nomor. Surat
diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file
(Campuran)

Gambar 9. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Seri (Nomor Urut)
 Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal

Digit
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan
nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip di
mulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor
0000 adalah arsip yang pertama disimpan.
Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok
nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan
dalam kelompok terdiri dari 2 – 3 nomor
Gambar 10. Contoh Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Seri (Nomor Urut)
2) Penyimpanan Arsip Elektronik
a) Pengertian Arsip Elektronik

Menurut Hendi Haryadi, arsip elektronik adalah kumpulan data yang
disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara
elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi
tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical drive.

Atau dengan kata lain bahwa komputerisasi kearsipan adalah kegiatan

dalam mengelola arsip dengan menggunakan media komputer
(termasuk internet).
b) Keuntungan dan kerugian penggunaan arsip elektronik

Keuntungan yang dapat dirasakan dari penggunaan arsip elektronik,
antara lain :
1. Cepat ditemukan
Karena menggunakan media komputer, maka pencarian arsip
dapat dilakukan tanpa harus berpindah tempat, bisa langsung
dilakukan dilakukan di meja kerja.
2. Lebih fleksibel
Modifikasi lebih mudah dilakukan jika memang dibutuhkan.
3. Pencarian lebih mudah

Dalam mencari file, hanya dengan berdasarkan kata kunci atau
nama file, akan dapat ditemukan secara penuh (full text) melalui
fasilitas search.
4. Kemungkinan file hilang kecil

Dengan komputerisasi arsip, maka file hilang lebih kecil
kemungkinannya. Hal ini dikarenakan arsip dimungkinkan tidak
dapat diubah, dan biasanya juga disertai dengan adanya
prosedur back up data sehingga apabila arsip yang satu hilang,
maka ada penggantinya.
5. Hemat tempat
Dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu
menyimpan dokumen dalam bentuk teks ± 7000 lembar (1
lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau ± 700
lembar foto (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
Ini bisa menghemat tempat, karena berarti tidak perlu
menyediakan filing cabinet atau ruang khusus untuk menyimpan
arsip manualnya.
6. Mengarsip secara digital

Dengan menyimpan arsip kertas dalam bentuk digital, maka
kemungkinan arsip rusak dapat dihindari. Arsip dalam bentuk
kertas lebih rentan rusak dibandingkan dengan arsip digital.
7. Transfer dokumen lebih mudah

Dengan adanya akses internet, maka proses berbagi
dokumen/transfer dapat dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.
8. Meningkatkan keamanan
Karena tidak semua orang tidak diperbolehkan mengakses data
di komputer, sehingga keamanan akan lebih terjaga.

9. Mudah dalam recovery data

Dengan adanya back up data juga bisa memudahkan dalam
memulihkan kembali data yang hilang, rusak atau terkan virus.
Bandingkan dengan arsip dalam bentuk kertas, apabila rusak,
terkena banjir, kebakaran apalagi itu arsip yang asli, maka akan
sulit untuk dipulihkan.
c) Hal-hal negatif/kerugian yang juga perlu menjadi bahan

pertimbangkan bagi organisasi, antara lain :
 Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat dimanipulasi

oleh para hacker dalam hal menciptakan, menyimpan,
memodifikasi atau menghapus dalam segala cara,
 Ketersediaan jaringan internet yang terbatas, dapat menjadi
suatu gangguan atau hambatan dalam pelaksanaan pekerjaan,
 Serangan virus yang setiap saat bisa menyerang.
d) Komponen Arsip Elektronik
Ada beberapa komponen yang harus diperhatikan sebelum

menggunakan arsip elektronik, diantaranya :
 Memindahkan Dokumen
Metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem
komputerisasi dokumen, diantaranya :
1. Scanning
2. Conversion
3. Importing
 Menyimpan Dokumen
Sistem dokumen harus mampu mendukung perubahan teknologi,
peningkatan jumlah dokumen dan mampu bertahan dalam jangka
waktu yang lama.
 Mengindeks Dokumen
Diperlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar pengguna
lebih mudah memahami.
Ada beberapa metode dalam mengelolanya, antara lain :
c) Indeks fields
d) Full text indexing
e) Folder atau file structure
 Mengontrol Akses
Jika di kantor menggunakan komputer yang terhubung dengan
LAN, maka hampir semua pegawai dapat membaca dokumen.
Untuk itu diperlukan suatu cara dimana tidak semua orang bisa
mengakses data dengan mempertimbangkan kerahasiaan dan

keamanan arsip. Misalnya dengan menggunakan password

tertentu.
 Kebijakan Prosedur
Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam suatu
organisasi agar berjalan sesuai rencana, harus dibuat suatu
kebijakan, peraturan, standar dan prosedur, seperti metode scan
yang digunakan, prosedur penghapusan, penyimpanan dan
sebagainya.
 Diklat Pegawai
Ada sosialisasi kepada seluruh pegawai agar pegawai memahami
tentang adanya arsip elektronik.
 Ketersediaan Arsip
Arsip harus dapat dibaca dalam bentuk print out atau gambar
pada layar monitor dan dapat diakses oleh orang tertentu yang
memang mempunyai otoritas.
 Audit Trail
Arsip yang disimpan harus dapat dipertanggungjawabkan, apa,
siapa, kapan dan mengapa arsip tersebut disimpan pun harus
dapat dijelaskan termasuk siapa yang membuat arsip, siapa
penerima, isinya apa, tanggal revisi dan sebagainya harus dapat
dijelaskan.
 Retensi
Harus ada Buku Pedoman Manajemen Arsip Elektronis suatu
organisasi.
 Pembaruan Media atau Transfer
e) Ada 3 komponen untuk hal ini, yaitu:

 Pembaruan media (renewal)
Yaitu mengcopy arsip dari satu jenis media ke media yang sama.
Contoh : arsip dari CD yang dicopy ke arsip yang lain dengan
kapasitas yang sama
 Mengcopy media (copying)

Adalah mengubah format arsip dari satu media ke media yang
lain.
Contoh : mengcopy arsip dari CD ke DVD yang kapasitasnya 7 kali
lipat
 Mentransfer Arsip (transfer)

Mengubah format arsip
Contoh : dari format Ms. word ke format pdf.

 Disposal (Pemusnahan Arsip)

Prosedur ini harus dijalankan dengan konsisten yang dapat
dilakukan dengan memindahkan ke media lain atau
menghapuskannya sama sekali.
b. Pemindahan dokumen dimonitor agar mudah dalam pencarian

kembali
1) Prosedur penemuan kembali surat pada Sistem Abjad
 Menentukan judul surat, Contoh: Gunawan ingin meminjam

arsip/surat yang berasal dari PT Cahya Gemilang, maka yang
dilakukan Herlina sebagai arsiparis adalah menentukan judul surat,
yaitu PT Cahya Gemilang.
 Menentukan indeks. Contoh: Herlina kemudian mengindeks PT
Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.
 Menentukan kode/surat. Contoh: Cahya Gemilang, PT kodenya
adalah Ca.
 Mencari arsip ditempat penyimpanan, Contoh: Arsip tersebut
kemudian dicari di filing cabinet pada laci berkode A–D, di belakang
guide C, di dalam hanging folder Ca.
 Mengambil arsip. Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang
dicari, ambillah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip
(lembar 1).
 Memberikan arsip kepada peminjam, Arsip selanjutnya
diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2)
untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus
dikembalikan.
Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file,
lembar pinjam arsip (disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol
petugas arsip terhadap arsip-arsip yang dipinjam)
2) Prosedur penemuan kembali arsip pada Sistem Subjek

Tentukan subjek dari surat yang dicari.
Contoh: Bapak Anwar ingin mencari arsip tentang SPT (Surat
Pemberitahuan Pajak) PPh tahun 2008. Herlina sebagai arsiparis
menentukan subjek surat tersebut, yaitu SPT (Surat Pemberitahuan
Pajak) PPh.
 Menentukan indeks subjek surat

Contoh:
Kepegawaian
Cuti

Cuti Melahirkan
Cuti Sakit
Cuti Tahunan
Keuangan
Kredit
Pajak
PBB
PPh
PPn
 Menentukan kode surat. Contoh: Surat tersebut kodenya PPh.

 Mencari arsip pada tempat penyimpanan. Contoh: Arsip
tersebut dicari pada laci berkode Keuangan, di belakang guide
berkode Pajak, di dalam hanging folder berkode PPh.
 Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yang dicari.
Ambillah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip
(lembar 1).
 Memberikan arsip pada peminjam. Arsip selanjutnya diberikan
kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2).
3) Prosedur penemuan kembali arsip pada Sistem Tanggal
 Tentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat.
Contoh: Didi ingin meminjam arsip lamaran kerja dari Agus Kuncoro
tertanggal 3 Februari 2009. Berarti identitas arsip tersebut adalah 3
Februari 2009.
 Cari arsip tersebut di dalam laci berkode 2009, di belakang guide
Februari, di dalam hanging folder 3.
 Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai dengan yang dicari. Jika ya,
ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar
1).
 Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar
pinjam arsip (lembar 2).
 Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file
4) Prosedur Penemuan Kembali Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah

 Tentukan judul/caption dari surat yang ingin dicari. Contoh: Andi
ingin meminjam arsip tentang data pegawai kantor cabang Medan.
Berarti caption arsip adalah Medan.
 Cocokkan dengan daftar klasifikasi wilayah. Contoh: Arsip yang
mempunyai judul Medan tersebut kemudian dicocokkan dengan
daftar klasifikasi di atas, ternyata berada pada kelompok Medan –
Sumatra – Wilayah I.

 Cari arsip pada laci yang berkode Wilayah I, di belakang guide yang
berkode Sumatra, di dalam hanging folder berkode Medan.
 Ambil arsip tersebut, tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
 Berikan kepada peminjam, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
 Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file
5) tProsedur Penemuan Kembali Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah
a. Prosedur Penemuan Kembali Arsip Sistem Nomor Dewey

 Cari arsip pada tempat penyimpanan. Contoh: Herlina akan mencari
surat yang berkode 345.5. Maka ia akan mencari pada laci berkode
300, di belakang guide berkode 340, di dalam hanging folder
berkode 345, surat urutan ke-6 (5+1).
 Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip
(lembar 1) yang telah dibuat sebelumnya.
 Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
b. Prosedur Penemuan Kembali Arsip Sistem Nomor Seri
Contoh: Herlina diminta untuk mencari arsip atas nama pasien Rahmat
Hidayat.
 Menentukan kode nomor arsip tersebut. Dengan cara mencari kartu

indeks dengan terlebih dahulu mengindeks nama Rahmat Hidayat
menjadi Hidayat, Rahmat (Kode Hi).
 Setelah melihat kode nomor arsip tersebut pada kartu indeks yang
ternyata berkode 505, selanjutnya Herlina akan mencari surat.
 Surat dicari pada laci berkode 450 – 600, di belakang guide 500, di
dalam hanging folder 505.
 Ambil surat tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar
1).
 Berikan kepada peminjam berikut out folder (lembar 2).
c. Prosedur Penemuan Kembali Arsip Sistem Terminal Digit

Contoh: Irwan ingin meminjam arsip tentang data penjualan bulan
Februari, yang ditandatangani oleh Ahmad Sofyan. Untuk menemukan
surat tersebut lakukan hal berikut.
 Tentukan kode surat Ahmad Sofyan.
 Cari kartu indeks pada cardex, pada laci yang berkode S, di
belakang guide So.
 Lihat kode surat pada kartu indeks, setelah dilihat ternyata surat
berkode 9000.
 Ambil arsip di dalam laci berkode 00–09, di belakang guide berkode
00, di dalam hanging folder nomor 00/0, surat urutan ke-10.
 Ambil surat dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

 Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).

LK 2a. Penyimpanan dan penemuan kembali sistem kearsipan

manual maupun elektronik
Berdasarkan uraian materi di atas, Menjaga sistem kearsipan manual

maupun elektronik! Lakukanlah penyimpanan sistem kearsipan secara
manual dan elektronik, serta berikanlah contoh cara penemuan kembali
pada dokumen/surat sesuai dengan pembagian kelompok yang sudah
dikerjakan pada (LK 1. Melakukan Penyimpanan Dokumen/Surat)
Kelompok 1 : Memproses surat dengan sistem Abjad

Kelompok 2 : Memproses surat dengan sistem Tanggal
Kelompok 3 : Memproses surat dengan sistem Subjek
Kelompok 4 : Memproses surat dengan sistem Wilayah
Kelompok 5 : Memproses surat dengan sistem Nomor
dengan langkah sebagai berikut:

1. Penyimpanan secara Manual:
a. Lakukan proses penyimpanan dari hasil pekerjaan pada (LK 1.
Melakukan Penyimpanan Dokumen/Surat ) sesuai
kelompoknya masing-masing dan disimpan pada Stop Map
Folio/ Map Snelhecter/Folder
b. Berikanlah contoh cara penemuan kembali pada dokumen/surat
sesuai dengan pembagian kelompoknya
2. Penyimpanan secara Elektronik
a. Lakukan proses penyimpanan dari hasil pekerjaan pada (LK 1.
Melakukan Penyimpanan Dokumen/Surat ) sesuai
kelompoknya masing-masing dan disimpan pada USB/Flasdisch
b. Berikanlah contoh cara penemuan kembali pada dokumen/surat
sesuai dengan pembagian kelompoknya

c. Pemantauan pemeliharaan berkala dilakukan terhadap

perlengkapan dan peralatan sesuai dengan buku panduan
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari
kerusakan suatu peralatan kantor, sehingga peralatan kantor tersebut
kondisinya baik dan siap digunakan
1) Tujuan Pemeliharaan Peralatan Kantor
 Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting

terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu
peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat
bagian dari peralatan tersebut.
 Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung
kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
 Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui
pengecekkan secara rutin dan teratur.
 Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan
alat tersebut.
2) Manfaat Pemeliharaan Peralatan Kantor

 Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti
tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
 Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan
yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
 Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol
sehingga menghindar kehilangan.
 Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan
dipandang,
 Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik
3) Cara Pemeliharaan dan Perawatan Peralatan Kantor

Untuk memelihara dan merawat barang kantor hendaklah
memperhatikan cara-cara berikut ini:
 Selalu membersihkan barang-barang secara teratur terutama
setelah barang tersebut digunakan.
 Selalu memperbaiki barang yang rusak memperhatikan cara
penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan
jenis peralatan
 Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada
tempat semula dalam keadaan baik dan benar.
 Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai
dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya
d. Permohonan perbaikan terhadap perlengkapan/peralatan yang tidak

berfungsi segera dilakukan
1) Prosedur Melaporkan Peralatan yang tidak Berfungsi

Peralatan komunikasi telepon, internet dan audio visual apabila terjadi

kerusakan seperti ada gangguan di jaringanya putus atau kena petir,
peralatan rusak, maka petugas teknisi segera melakukan perbaikan
supaya komunikasi dan menerima informasi dengan pihak luar bisa
berjalan lancar. Adapun prosedur perbaikan peralatan yang tidak
berfungsi adalah sebagai berikut:
 Mendata alat yang tidak dapat digunakan atau rusak
 Membuat laporan kerusakan
 Petugas mengecek peralatan telepon, internet dan audio visual
 Mengecek jaringan atau kabel telepon, internet dan audio visual
 Mengecek panel centralnya jaringan peralatan komunikasi
 Mengisi formulir pebaikan
 Membuat laporan usulan perbaikan disetujui pejabat yang berwenang
2) Langkah-langkah Melakukan tindakan Alternatif Alat Komunikasi

tidak Berfungsi
Peralatan komunikasi telepon, internet apabila terjadi kerusakan seperti
ada gangguan di jaringanya putus atau kena petir, pesawat telepon
rusak, maka petugas teknisi segera melakukan perbaikan supaya
komunikasi didalam kantor atau perusahaan dengan pihak luar bisa
berjalan lancar. Adapun langkah-langkah jika alat komunikasi tidak
berfungsi adalah sebagai berikut:
 Melapor kepetugas teknisi
 Petugas mengecek peralatan komunikasi
 Mengecek jaringan atau kabel komunikasi
 Mengecek panel centralnya
 Membuat laporan kerusakan dan usulan perbaikan disetujui pejabat
yang berwenang
Alat komunikasi telepon, internet dan audio visual agar berdaya guna
dan awet digunakan, maka perlu adannya perawatan peralatan
komunikasi sebagai berikut:
 Pastikan perangkat dalam keadaan kering

 Jangan simpan perangkat ini ditempat yang panas
 Jangan coba membuka perangkat selain yang diperintahkna dalam
buku petunjuk
 Pastikan agar aprangkat tidak terjatuh, terbentur atau tergunjang
 Jangan gunakan bahan kimia untuk membersihkan perangkat
 Gunakan hanya antenna pengganti yang sudah disediakan atau
direkomendasikan
 Gunakan pengisi daya didalam ruangan

LK 2b. Pemeliharaan dan perbaikan terhadap perlengkapan dan

peralatan
Berdasarkan uraian materi di atas, pemeliharaan dan perbaikan berkala

dilakukan terhadap perlengkapan dan peralatan! Identifikasi dan
lakukanlah cara pemeliharaan dan perbaikan terhadap perlengkapan
dan peralatan di instansi/perusahaan Saudara.
Perlengkapan dan perlatan merupakan sarana yang sangat penting

didalam suatu instansi/perusahaan, bahkan perlengkapan dan perlatan
adalah sarana yang sangat vital sekali. Jika perlengkapan dan perlatan
yang mengalami kerusakan, maka akan menghambat kesiapan
operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga
diperoleh hasil yang tidak optimal
Dengan adanya pemeliharaan dan perbaikan terhadap

perlengkapan/peralatan, maka peralatan kantor tersebut kondisinya
akan baik dan siap digunakan
Tugas Saudara adalah:

1. Mengidentifikasi perlengkapan dan peralatan yang ada di
instansi/perusahaan Saudara
2. Menguraikan bagaimana cara pemeliharaan dan perbaikan
perlengkapan dan peralatan di instansi/perusahaan Saudara
3. Membuat format usulan permohonan perbaikan perlengkapan
dan peralatan di instansi/perusahaan Saudara
e. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 2, yakni Menjaga sistem
kearsipan manual maupun elektronik. Saudara membutuhkan pengetahuan
tentang pemeliharaan dan perawatan alat kantor yang dibutuhkan untuk
Menjaga sistem kearsipan manual maupun elektronik. Saudara mampu
melakukan pemantauan pemeliharaan berkala terhadap perlengkapan dan
peralatan sesuai dengan buku panduan dan Saudara mampu melakukan

permohonan perbaikan terhadap perlengkapan/peralatan yang tidak berfungsi

segera
3. Elemen 3. Melakukan pengendalian dokumen

a. Mengidentifikasi Seluruh dokumen yang telah disahkan oleh pejabat
yang berwenang, sebelum diterbitkan
Menetapkan Jenis Dokumen
Semua staff di semua Divisi/Unit melalui manajernya menetapkan dokumen
yang dianut. Dokumen tersebut dapat berupa dokumen internal, dokumen
eksternal
Membuat Dokumen
Apabila dokumen tersebut di buat secara internal, maka sistematika
penyusunannya sebagai berikut:
 Tujuan
 Referensi
 Ruang Lingkup
 Definisi
 Langkah-langkah
 Diagram Alir (Jika diperlukan)
 Dokumen terkait
 Catatan revisi/ Perubahan
Mengesahkan Isi Dokumen

Setiap dokumen yang telah ditetapkan maupun yang akan dibuat secara
internal harus terlebih dahulu mendapatkan pengesahan isi dokumen tersebut
dari Kepala Divisi.
Memberi Identitas Dokumen
Dokumen yang telah disahkan di upload oleh manajer divisi/unit melalui sistem
informasi manajemen mutu sesuai dengan kode user yang dimiliki.
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas
dokumen yang berisi : Judul Dokumen, Nomor Kode Dokumen, Terbitan (Dua
Digit), Revisi (dua digit), Tanggal Mulai Berlaku, Halaman, Penanggungjawab
(disiapkan,diperiksa,disahkan).
Menomori Dokumen
Penomoran dilakukan oleh Manajer Divisi sesuai tempat yang tersedia dalam
daftar induk dokumen mutu yang terdapat dalam sistem informasi manajemen
mutu dengan urutan penomoran seperti contoh di bawah ini:

Menerbitkan Dan Distribusi Dokumen

Dokumen-dokumen yang telah di tetapkan oleh tiap-tiap fungsi melalui sistem
informasi manajemen mutu dapat diakses dan digunakan sesuai lingkup aplikasi
dokumen tersebut.
Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengessahan dari Kepala Bagian.
Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekertariat ISO dan kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.
Skekertariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar
Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir yang ada pada Bagian Sub,
Bagian bidang atau Seksi.
Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI’ dengan persetujuan
b. Mencantumkan Perubahan dokumen revisi

Revisi Dokumen
Revisi Dokumen dapat dilakukan melalui fasilitas sistem informasi manajemen
mutu sesuai dengan tanggungjawab dan kewenangannya dan kolom histori
perubahan terisi perubahan-perubahan yang dilakukan.
Suatu dokumen dapat direvisi dengan cara :
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Bag.
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang.
c. Revisi dicatat dalam rekaman histori perubahan pada tiap dokumen
Menerbitkan Ulang Dokumen
Dokumen dokumen yang telah di tetapkan dapat mengalami penerbitan ulang
apabila:
Terjadi perubahan sistem mutu
Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen.
Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas.
Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas.

c. Mengendalikan Dokumen antara dokumen yang dipakai sebagai

acuan kerja dengan stempel terkendali atau hanya bahan bacaan
dengan stempel tidak terkendali
1) Pengendalian Dokumen
Adalah Kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam proses
ini.
Pengendalian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua
okumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan
sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu
2) Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/diperbaharui secara berkala sesuai
perubahanperubahan yang terjadi selama pemakaian.
3) Dokumen Tidak Dikendalikan

Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbaharui dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja.
4) Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA adalah artinya bahwa dokumen
sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip
5) Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan/persyaratan-persyaratan/kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional
6) Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/
mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetepkan.
Program Pendukung Program Pendukung termasuk dokumen sistem mutu
dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu

LK 3a. Mengidentifikasi dokumen, merevisi dokumen dan

mengedalikan dokumen
Berdasarkan uraian materi di atas, Mengidentifikasi Seluruh dokumen yang

telah disahkan oleh pejabat yang berwenang, Merevisi Dokumen, sampai
dengan Mengendalikan Dokumen.
Identifikasilah seluruh dokumen yang telah disahkan dan lakukanlah cara

merevisi dokumen, sampai dengan mengendalikan dokumen di
instansi/perusahaan Saudara.

1. Mengidentifikasi Seluruh dokumen yang telah disahkan di
2. Menguraikan bagaimana cara mencantumkan perubahan dokumen
revisi di instansi/perusahaan Saudara
3. Mencontohkan pengedalian dokumen antara dokumen yang dipakai
sebagai acuan kerja dengan dokumen hanya bahan bacaan di
d. Dokumen yang telah melewati masa simpan ditarik/diambil atau

dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku
1) Penarikan dan Memusnahkan Dokumen
Dokumen yang telah melewati masa in-aktif akan ditarik oleh Manajer
Divisi/Unit dan dilaporkan kepada Manajemen Representative untuk di
musnahkan dengan menggunakan berita acara pemusnahan dokumen
Manajer Divisi/Unit meng-update daftar induk dokumen di sistem informasi
manajemen mutu
 MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak

berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti
penarikan dokumen.
 Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan.
 Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi
cap “ TAK TERKENDALI “ dan disimpan MR sebagai arsip.

 Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10.
Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan
dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak
sengaja.
Salah satu cara untuk menghindari penggunaan informasi yang beraneka
ragam dan sudah tidak berlaku, dokumen-dokumen yang sudah tidak
berlaku harus dipindahkan dari titik-titik pemakaiannya. Cara lain adalah
dengan memberikan cap ‘Kadaluwarsa’ sebagai identitas pembeda antara
yang masih boleh dipakai dan yang sudah terbuang
Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi

pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya
b. Masa simpan atau masa berlaku dari setiap rekaman

ditentukan sesuai SOP Organisasi
1) Menghitung Angka Kecermatan
a) Penilaian Arsip
Penilaian arsip adalah suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis
untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tersebut dapat
memberikan manfaat kepada pengambilan kebijakan perusahaan.
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat
ditentukan berapa lama arsip tersebut disimpan di file aktif dan file
in aktif serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan
atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke Arsip Nasional.
2) Penilaian arsip dapat mempergunakan kriteria penilaian

ALFRED, yaitu :
1. Administrative Value (Nilai Administrasi)
2. Legal Value (Nilai Hukum)
3. Financial Value (Nilai Uang)
4. Research Value (Nilai Penelitian)
5. Education Value (Nilai Pendidikan)
6. Documentary Value (Nilai Dokumentasi)
Nilai ALFRED berkisar antara 0 % s.d. 100 %, dengan penggolongan

arsip sebagai berikut :
 Arsip Vital (90 % s.d. 100 %) merupakan arsip yang sangat
penting bagi kehidupan organisasi/bisnis dan tidak dapat
digantikan kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh
dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya.
Contohnya : Akte Pendirian Perusahaan, Sertifikat
Tanah dan Bangunan
 Arsip Penting (50 % s.d. 89 %), arsip ini melengkapi bisnis rutin
dan dapat diganti dengan biaya yang tinggi dan lama. Arsip ini
disimpan dalam file aktif selama 5 tahun dan di file inaktif selama
25 tahun.
Contohnya : Bukti-bukti keuangan (bukti transaksi)

 Arsip Berguna (10 s.d. 49 %), arsip jenis ini berguna sementara
dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan
dalam file aktif selama 2 tahun dan di file in aktif selama 10
tahun
Contohnya : Surat Pesanan
 Arsip Tidak Berguna (0 % s.d. 10%), arsip ini dapat

dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini
disimpan selama 3 bulan di file aktif.
Contohnya : Undangan Rapat
3) Menghitung Angka Pemakaian Arsip

Penilaian arsip merupakan dasar kebijakan dalam melaksanakan
penyusutan dan penghapusan arsip yang dapat dinyatakan dengan
prosentase angka pemakaian arsip, yaitu dengan rumus :
Angka Pemakaian = Jumlah Permintaan Surat (Pemakaian) x 100%

Jumlah Arsip
Suatu arsip dinilai baik, apabila :
 Prosentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15

%),
 Warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai
manfaat (bernilai),
 Masih aktif membantu jalannya perusahaan/organisasi.
4) Menghitung Angka Kecermatan.
Arsip-arsip yang sudah disimpan, sering dicari kembali karena akan
dipergunakan untuk keperluan tertentu. Arsip yang sering dicari
berarti arsip tersebut masih mempunyai manfaat yang besar. Jika
arsip tidak tersimpan dengan baik maka arsip dapat hilang sehingga
pada saat dibutuhkan arsip tidak dapat ditemukan.
Angka Kecermatan = Jumlah Arsip yang Tidak Ditemukan x 100%

Jumlah Arsip yang Ditemukan
Sistem penyimpanan yang baik apabila angka kecermatan tidak

melebihi dari 0,5 %. Apabila angka kecermatan mencapai 3 % atau
lebih maka mengisyaratkan agar mengadakan perbaikan pengelolaan
arsipnya, yang mencakup sistem dan prosedur penyimpanan,
peralatan yang digunakan, ketrampilan petugas/personil, prosedur
pemakaian arsip dan kebijakan pemindahan dan pemusnahan arsip.

c. Setiap rekaman diperiksa kondisi keutuhannya secara berkala

Prosedur Pengendalian Rekaman
Ruang Lingkup
Ruang lingkup prosedur pengendalian rekaman adalah pengendalian
identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan kembali, masa
simpan, dan pemusnahan dari rekaman.
Prosedur & Tanggung jawab
Biasanya masing-masing departemen/bagian/divisi mengendalikan
rekaman yang terkait dengan kegiatannya sesuai dengan tanggung jawab
dan wewenangnya. Pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing
departemen/bagian/divisi mencakup pengidentifikasian, penyimpanan,
perlindungan, dan pengambilan kembali. Sedangkan pembuatan Daftar
Induk Rekaman (Master List Records), penetapan masa simpan rekaman
dan pelaksanaan pemusnahan rekaman biasanya dilakukan oleh
divisi/bagian/departemen yang terkait dengan administrasi atau
ketatausahaan atau boleh juga dilakukan langsung oleh Wakil Manajemen
Mutu
Uraian prosedur pengendalian rekaman
Rincian tugas yang harus dilaksanakan dan personel terkait yang harus
bertanggung jawab terhadap penerapan pengendalian rekaman, yaitu -
Pengidentifikasian rekaman. Kadang-kadang jenis-jenis rekaman
diidentifikasikan pada masing-masing SOP.
Penggunaan Daftar Induk Rekaman yang menguraikan dimana saja
rekaman disimpan, divisi/bagian/departemen yang bertanggung jawab, dan
masa simpan rekaman.
Bentuk rekaman dan media penyimpanan, termasuk tatacara mem-
backup rekaman dalam bentuk elektronik, bila dibutuhkan.
Pengambilan, pendisposisian, dan penggandaan rekaman secara internal
dan terbatas. Hal ini perlu diatur dalam prosedur karena pada umumnya
seluruh rekaman bersifat rahasia.
Pemusnahan rekaman yang berisi uraian mengenai tatacara penarikan
rekaman yang telah habis masa simpannya dan bagaimana cara
memusnahkannya.
d. Pemantauan pengembalian dokumen yang dipinjam dilaksanakan

1) Penemuan Kembali
Penemuan kembali arsip berpedoman pada kode klasifikasi masalah,

tanda pengenal pelengkap (Lampiran 6) , dan kartu tunjuk silang
(Lampiran 9). Sedangkan daftar pengantar dan lembar disposisi
dokumen merupakan alat bantu dalam menemukan lokasi penyimpanan
arsip.
Penemuan kembali dilakukan sebagai berikut :

 Menentukan kode klasifikasi atau masalah utama arsip yang akan

dicari
 Menentukan lokasi penyimpanan arsip sesuai yang tercantum pada
Daftar Induk Catatan Mutu (Lampiran 5)
 Mencari kode klasifikasi atau masalah utama arsip yang tercantum
pada tempat penyimpanan yang akan dicari
 Mencari arsip melalui daftar isi folder (Lampiran 7) yang tersimpan
pada tempat penyimpanan, jika tempat penyimpanan arsip telah
ditemukan.
2) Peminjaman
Setiap pegawai yang memerlukan arsip untuk kepentingan pekerjaan

Unit Kerja yang bersangkutan dapat meminjam arsip yang diperlukan
dengan mengisi bon pinjam arsip (Lampiran 10) yang disetujui oleh
pejabat yang berwenang. Bon pinjaman tersebut selanjutnya disimpan
ditempat menyimpan yang bersangkutan, sebagai bukti sementara
selama arsip yang bersangkutan dipinjam.
Jika seluruh arsip dalam satu folder dipinjam harus dibuat folder
pengganti. Pada folder pengganti tersebut diberi catatan “DIPINJAM”
dan dilengkapi fotocopy DIF dari folder yang dipinjam yang diparaf oleh
petugas Unit Kerja peminjam.
Pengambilan dan pengembalian arsip pada tempat penyimpanan hanya

dapat dilakukan oleh petugas arsip yang ditunjuk.
Unit kerja juga mencatat berkas/file yang dipinjam pada buku

peminjaman (Lampiran 10). Jika berkas/file yang dipinjam sudah
dikembalikan, maka bon pinjam dapat dimusnahkan.
Apabila batas waktu peminjaman 14 (empat belas) hari kerja telah

dilampaui, segera menghubungi peminjam untuk mengembalikan arsip
yang dipinjam atau memperbaharui bon pinjaman arsip sesuai
kebutuhan jika masih diperlukan.
Jika arsip yang dipinjam telah dikembalikan, bon pinjaman, pengganti

arsip yang dipinjam dicabut dan diganti dengan arsip yang telah
dikembalikan setelah dilakukan pemeriksaan kelengkapan arsip yang
dipinjam
Bon pinjam diserahkan kepada peminjam, jika arsip yang dipinjam telah
dikembalikan seluruhnya.
Pengambilan dan pengembalian arsip pada tempat penyimpanan hanya

dapat dilakukan oleh petugas arsip yang ditunjuk

STIE Perbanas BON PINJAM ARSIP

Surabaya
Yang dipinjam : .........................(1)..................................
..............................................................
..............................................................
Masalah/Kode Klasifikasi : .........................(2)..................................
No. Folder : .........................(3)..................................
Nama Peminjam
Mengetahui
Kepala UK ...(5).... …………………………………………….(4)……………………………
…
Tanggal Pengembalian
Tanggal Peminjaman ...............(7).............
...............(6)............
.
Cara Pengisian
1. Yang dipinjam : Jenis arsip, folder, bagan (gambar), peta, surat edaran,
dll.
2. Masalah/Kode : masalah/kode klasifikasi masalah arsip
3. Nomor Folder : nomor folder tempat arsip disimpan
4. Nama peminjam : nama pegawai peminjam arsip
5. Mengetahui : Kepala Unit Kerja
a. Dalam hal peminjam dilakukan di lingkungan Unit
Kerja yang bersangkutan tidak diperlukan
persetujuan Kepala Unit Kerja
b. Dalam hal peminjam dilakukan oleh Unit Kerja untuk
arsip yang disimpan di Unit Kerja lain diperlukan
tanda tangan Kepala Unit Kerja
6. Tanggal peminjaman : tanggal peminjaman arsip
7. Tanggal pengembalian : tanggal pengembalian arsip
BUKU PEMINJAMAN ARSIP
Nama/unit Tanda Tanda

Tanggal Tanggal Yang Kode No.
kerja Tangan Tangan
Peminjaman Pengembalian Dipinjam Klasifikasi ordner
Peminjam Peminjam Unit

Kerja
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1. Tanggal peminjaman :
tanggal peminjaman
2. Tanggal pengembalian :
tanggal pengembalian arsip
3. Nama/unit kerja peminjam :
nama pegawai peminjam arsip
4. Yang dipinjam :
Jenis arsip, folder, bagan (gambar), peta, surat
edaran
5. Kode klasifikasi : kode klasifikasi arsip
6. No. ordner : nomor ordner tempat arsip disimpan
7. Tanda tangan peminjam : tanda tangan pegawai yang meminjam arsip 8. Tanda
tangan unit kerja : tanda tangan unit kerja pemilik arsip yang dipinjam
LK 3b. Menentukan masa simpan dokumen, memeriksa keutuhan

kondisi rekaman dan Pemantauan pengembalian dokumen
Berdasarkan uraian materi di atas, menentukan masa simpan dokumen,

memeriksa keutuhan kondisi rekaman dan Pemantauan pengembalian
dokumen yang dipinjam.
Identifikasilah seluruh dokumen yang telah disahkan dan lakukanlah cara

merevisi dokumen, sampai dengan mengendalikan dokumen di
instansi/perusahaan Saudara.

1. Mengidentifikasi Seluruh dokumen yang telah disahkan di
2. Menguraikan bagaimana cara mencantumkan perubahan dokumen
revisi di instansi/perusahaan Saudara
3. Mencontohkan pengedalian dokumen antara dokumen yang dipakai
sebagai acuan kerja dengan dokumen hanya bahan bacaan di

e. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 3, yakni Melakukan
pengendalian dokumen. Saudara membutuhkan pengetahuan tentang
pengendalian dokumen dan kearsipan yang dibutuhkan untuk melakukan
pengendalian dokumen. Saudara mampu mengidentifikasi Seluruh dokumen
yang telah disahkan oleh pejabat yang berwenang sebelum diterbitkan,
mencantumkan perubahan dokumen revisi, mengendalikan dokumen
antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja dengan stempel
terkendali atau hanya bahan bacaan dengan stempel tidak terkendali,
menarik/mengambil atau memusnahkan dokumen yang telah melewati
masa simpan sesuai ketentuan yang berlaku, menentukan masa simpan
atau masa berlaku dari setiap rekaman sesuai SOP Organisasi,
memeriksa setiap rekaman kondisi keutuhannya secara berkala sesuai SOP
Organisasi dan melaksanakan pemantauan pengembalian dokumen yang
dipinjam sesuai SOP Organisasi
f. Penilaian
Tes Pengetahuan
1. Lembaran yang digunakan untuk mencatat instruksi pimpinan yang
berkaitan dengan isi surat adalah lembar….
A. Disposisi
B. Kartu Kendali
C. Agenda
D. Ekspedisi
2. Dalam penangan surat masuk dan surat keluar pola baru, surat
penting akan diproses dengan ......
A. Kartu kendali
B. Lembar pengantar
C. Buku agenda
D. Buku ekspidisi intern
3. Dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pola baru, fungsi
kartu kendali ke 1 (satu) adalah sebagai pengganti ........
A. Buku agenda
B. Buku ekspidisi intern
C. Arsip
D. Buku ekspidisi ekstern
4. Jika wilayah utamanya adalah nama provinsi, maka sub wilayahnya
adalah nama….
A. Kotamadya/kabupaten
B. Kecamatan
C. Kelurahan

D. Rukun Warga
5. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan
penemuan kembali arsip disebut kegiatan….
A. Mengkode
B. Menyortir
C. Menempatkan
D. Mengindeks
6. Angka kecermatan arsip dihitung dengan rumus:
A. Jumlah arsip yang tidak ditemukan dibagi jumlah arsip yang
ditemukan kali 100%
B. Jumlah arsip yang dicari dikurangi arsip yang diemukan
C. Jumlah arsip yang ada dibagi arip yang dicari
D. Membandingkan antara arsip yang ada dengan arsip yang hilang
7. Arsip yang memiliki nilai 90 % - 100 %, tergolong pada arsip….(
Menilai sistem kearsipan
A. Vital
B. Tidak berguna
C. Berguna
D. Penting
8. Arsip yang memiliki nilai 10% - 49% tergolong pada arsip
A. Berguna
B. Tidak berguna
C. Penting
D. Vital
1. Proses pelapisan suatu permukaan dokumen yang sudah rapuh disebut

(Memeliharan dan merawat arsip
A. Lining
B. Phosphine
C. Laminating
D. Aerasi
10. Jika arsip berupa kertas dan antara lembaran kertas menjadi lengket atau
menyatu dengan kertas lainnya, maka arsip tersebut rusak dikarenakan
faktor….
A. Jamur
B. Serangga
C. Panas
D. Cahaya
11. Dengan arsip eletronik maka proses berbagi dokumen dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat, berarti arsip elektronik tersebut memiliki keuntungan….(
Mengelola arsip elektronik
A. Memudahkan untuk transfer dokumen,
B. Menghemat tempat penyimpanan,
C. Sulit untuk recovery data,
D. Memudahkan pencarian kembali

12. Memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dapat dilakukan melalui….

A. Conversion, importing dan scanning
B. Scanning, conversion dan fotocopy
C. Fotocopy, duplicating dan scanning
D. Duplicating, conversion dan importing
13. Kegiatan dalam penyusutan arsip adalah (Memproses penyusutan arsip

A. Pemindahan, penghapusan dan penyerahan
B. Identifikkasi, usulan dan pelaksanaan.
C. Usulan, penyerahan, laporan
D. Usulan, pelaksanaan dan laporan
14. Dalam penyusutan arsip arsip yang sudah tidak dipakai oleh lembaganya
disampaikan ke Kantor Arsip Daerah atau ke Anri termasuk kegiatan:
A. Penyerahan
B. Pemberkasan
C. Penghapusan
D. Pemindahan
Tes Keterampilan
Abstraksi :
Anda sebagai staf Administrasi Divisi Umum PT Lima Generasi Cabang
Yogyakarta, bergerak dibidang Jasa Survey/Inspeksi yang beralamat di Jalan
Raya Merdeka No. 25, Tangerang. Telepon 0254-5750227, Fax: 0254-
5750226. Nama General Manager Bapak. Drs. Ammar Fadilah, MM
Hari ini di meja anda ada beberapa surat masuk dan keluar yang belum
diproses. Tugas anda memproses surat tersebut sesuai dengan sistem
penyimpanan yang dipakai perusahaan yaitu dengan sistem Subjek dengan
langkah sebagai berikut:
a. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan
b. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda yang telah
disediakan
c. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat
tersebut secara manual dan elektronik dengan menggunakan sistem subjek
(Dokumen/Surat masuk dan keluar Terlampir)
Instruksi Kerja
Setelah membaca abstraksi tersebut diatas selanjutnya ikuti instruksi kerja
sebagai berikut:

a. Mencatat dokumen/surat kedalam buku agenda

b. Mencatat dokumen/surat ke dalam lembar disposisi
c. Membuat kartu indeks dan klasifikasi
d. Menyimpan dokumen/surat dengan sistem Subyek secara kearsipan manual
maupun elektronik
Refleksi dan Tindak Lanjut

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………

kompetensi Mengelola Peralatan Kantor?
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Referensi
 Abu Bakar, Hadi, 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta : Penerbit Djambatan.
 Humas Arsip Nasional Republik Indonesia. 2006. Pemeliharaan dan Perawatan
 Arsip. Jakarta : ANRI.
 Rahayu, Sri Endang, dkk. 2015. Modul PKB Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta
: Kemendikbud., Dirjen. GTK., P4TK Bispar.
 Rahayu, Sri Endang, dkk. 2015. Modul Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta :
Penerbit Erlangga.
 Sutarto, Drs. 1987. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gadjah Mada
University Press.
 The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Cetakan Kedelapan.
Yogyakarta : Liberty
o The Essentials of Language Teaching, PLANNING A LESSON,
www.nclrc.org/essentials A project of the National Capital Language Resource
Center ©2003-2007
 American Federation of Teachers, Teacher Resorces: Managing Your First Day
of School, www.aft.org

SURAT LAMPRAN TUGAS LK 1
Nomor : 3/DKL/III/2020 10 Maret 2020

Lampiran : 1 paket brosur
Perihal : Penawaran Diklat
Kepada
Yth. General Manager PT Aqila Perdana
Jalan Raya Merdeka No. 25
Depok
Dengan hormat,
Kami adalah perusahaan yang berpengalaman dalam penyelenggaraan kegiatan yang

berkaitan dengan peningkatan sumber daya manusia. Banyak dari perusahaan yang
sudah bekerjasama dan menggunakan jasa kami dalam melakukan kegiatan
pendidikan dan pelatihan bagi para pegawai.
Kami juga ingin menawarkan kerjasama kepada Saudara dalam kegiatan pendidikan
dan pelatihan bagi pegawai. Kepuasan Saudara adalah tujuan kami dalam bekerja.
Dalam bekerja kami memiliki tenaga-tenaga yang ahli dan berpengalaman dalam
bidangnya seperti sebagai pelaksana out bond, motivator, perencana dan sebagainya.
Untuk lebih jelasnya dapat Saudara lihat pada paket penawaran kami di Brosur yang
dilampirkan bersama surat ini.
Demikian penawaran dari kami. Kami berharap kita dapat setuju untuk melakukan
kerjasama ini, dan saya yakinkan kembali bahwa Saudara akan mendapatkan
pelayanan dari kami yang sangat memuaskan.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terrima kasih, dan balasan secepatnya dari surat
ini sangat kami harapkan.
Hormat kami,
Bidang SDM
Ammar Fadhila

Hal : Batas Usia Pensiun Pegawai 10 Maret 2020
Kepada
Yth. Direktur PT Banten Jaya
Jalan Letjen R. Suprapto Km. 3, Kubang Sepat
Cilegon Banten
Dengan hormat,
Sehubungan dengan masih diberlakukannya peraturan pegawaian yang dibuat
oleh perusahaan maka sebagai pegawai, saya mengusulkan adanya peninjauan
terhadap peraturan yang diberlakukan di perusahan ini yang menyebutkan batas usia
pensiun adalah 50 tahun.
Isi pasal tersebut sebenarnya bertentangan atau tidak sesuai dengan ketentuan-
ketentuan pokok tenaga kerja yang dikeluarkan oleh Departemen tenaga kerja
(Depnaker) yang menyebutkan bahwa batas usia pensiun pegawai adalah 56 tahun.
Demikiansurat usulan saya atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima
kasih.
Hormat kami,
General Manager
Drs. Adnan Aidan, MM

Depok, 14 Februari 2020
Nomor : 02/D/II/2020
Lampiran : -
Hal : Diklat Pegawai
Kepada
Yth. Kepala Kepegawaian PT. Indah Permata
Jl. Plamboyan No. 27
Jakarta
Dengan hormat,
Setelah membaca surat Saudara pada dasarnya kami tertarik untuk melakukan
kerjasama dengan perusahaan Saudara. Namun kami ingin sebelum kerjasama ini kita
lakukan, kiranya kita dapat bertemu terlebih dahulu untuk membicarakan lebih lanjut
bagaimana bentuk kerjasama yang akan kita lakukan.
Untuk itu kami ingin Saudara dapat datang ke kantor kami, pada :
Hari : Senin, 18 Februari 2020

Waktu : 10.00 WIB
Tempat : R. Kabag. Kepegawaian Lt. 2, PT Aqila Perdana, Jalan Raya Merdeka No.
25 Depok
Demikian surat ini kami sampaikan, semoga Saudara berkenan hadir dan kita dapat
meningkatkan pertemuan nanti dalam bentuk kerjasama yang lebih erat lagi.
Atas perhatian Saudar kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Bagian Kepegawaian
Denny Teguh, SH

Hal : Lamaran Kerja Depok, 8 Februari 2020
Kepada
Kepada
Depok
Dengan hormat,
Saya telah membaca iklan lowongan kerja diperusahaan ini pada Harian Kompas
kemarin. Oleh karena itu dengan ini saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk
menjadi tenaga Sales di perusahaan yang Bapak pimpin. Adapun identitas saya
sebagai berikut:
Nama : Komala Yanti
Tempat/Tgl lahir : Yogyakarta, 12 Oktober 1998
Pendidikan : SMKProgram Keahlian Pemasaran
Alamat : Jalan Raya A. Yani Km. 23, No. 125

Banten
Sebagai bahan pertimbangan, berikut dilampirkan :
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Fotocopy STTB SMK
3. Surat Kelakuan baik dari Polri
4. Surat Keterangan Sehat dari Dokter
5. Pas Foto terbaru 4X6 (3 Lembar)
Demikian surat lamaran ini, atas perhatian dan dikabulkannya diucapkan terima
kasih.
Hormat saya,
Komala Yanti

Depok, 11 Januari 2020
Kepada
Depok
Hal : Permohonan Alih tugas
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Ahmad Basuki

Jabatan : Kabag. Ketenagaan
Alamat Rumah : Jalan Ahmad Dahlan III/11, Rt. 001/05
Banten
Dengan ini mengajukan permohonan untuk alih tugas dari Kabag. Ketenagaan ke
Kasi/Kasubbag. yang ada dilingkungan PT Banten Jaya. Adapun sebagai
alasan/pertimbagannya adalah adanya rasa kejenuhan karena saya telah menduduki
jabatan tersebut selama 15 tahun.
Demikian surat permohonan ini, atas perhatian dan terkabulnya diucapkan terima
kasih.
Hormat Saya,
Ahmad Basuki

DEPARTEMEN TENAGA KERJA
Jalan Letjen. Suprapto 99
JAKARTA
No. : 180/Depnaker-DP/II/2020 14 Februari 2020
Hal : Data Pegawai
Kepada
Kepada
Depok
Dalam rangka meningkatkan akurasi data pegawai swasta dan keluarganya secara
umum, khususnya pegawai di lingkungan PT Aqila Perdana, maka diharapkan kepada
saudara agar segera mengirimkan data pegawai perusahaan saudara dan keluarganya
selambat lambatnya tanggal 29 Maret 2020. Perlu saudara ketahui bahwa data
tersebut akan dimanfatkan sebagai bahan penelitian untuk jumlah pegawai swasta
yang ada di Provinsi Banten.
Demikian surat ini atas perhatian dan kerjasama saudara kami mengucapkan terima
kasih.
Kepala Balitbang Depnaker,
Ir. Adnan Aidan

Depok, 13 Januari 2020
Kepada
Kepada
Depok
Hal : Pendidikan dan Latihan
Memperhatikan keputusan rapat pimpinan perusahaan tertanggal 5 Januari 2020 yang

memutuskan satu diantaranya adalah bahwa tahun 2020 perusahaan akan
mengadakan pengembangan SDM maka hal ini akan menjadi motivasi bagi para
pegawai di perusahaan ini termasuk saya.
Karena itu sehubungan dengan hal tersebut saya mengajukan permohonan untuk
mengikuti Diklat Manajemen Record di University Melbound Australia selama 6 bulan
terhitung mulai bulan Maret s.d. Agustus 2020.
Demikian surat permohonan ini atas perhatian dan terkabulnya saya mengucapkan
terima kasih.
Hormat Saya,
Ir. Aditya Nugroho

PT BANTEN JAYA
Jl. Letjen R. Suprapto Km. 3, Kubang Sepat , Telp. 0253-375472
Cilegon Banten
No. : 111/DP-I/III/2020 9 Maret 2020
Hal : Pemberian Ijin Tidak Masuk Kerja
Kepada
Kepada
Depok
Untuk menyeragamkan mengenai pemberian ijin tidak masuk kerja bagi pegawai yang
berhalangan maka diberitahukan kepada seluruh pimpinan unit kerja agar
mempedomani peraturan yang berlaku termasuk peraturan pengaturan tentang cuti.
Hal ini perlu mendapat perhatian mengingat dilapangan terdapat kerancuan atau
bervariasinya dalam memberikan ijin/dispensasi tidak masuk kerja.
Demikian atas kerjasama dan perhatiannya diucapkan terima kasih.
Kabag. Personalia,
Sunyoto
Hal. : Lamaran Pekerjaan 4 Januari 2018

Lamp. : 1 (satu) berkas
Kepada

Depok
Saya telah membaca iklan pada harian Kompas Kamis, 2 Januari 2018 tentang
lowongan kerja diperusahaan yang bapak Pimpin, sehubungan dengan hal tersebut
saya sangat tertarik untuk menduduki jabatan sebagai arsiparis. Sebagai bahan
pertimbangan bersama ini saya lampirkan :
1. Foto copy ijazah dan transkrip nilai akhir

2. Foto copi sertifikat Toefl
3. Foto terbaru ukuran 4 X 6 sebanyak 2 lembar
Sebagai calon seorang arsiparis saya memiliki kompetensi untuk mengelola :
1. Arsip dinamis
2. Arsip statis
3. Arsip elektronik
4. Alih media
Demikian surat lamaran ini atas perhatian dan terkabulnya diucapkan terima kasih.
Hormat Saya,
Ir. Ammar Fadilah

PT BANTEN JAYA
Cilegon Banten
No. : 234/DP-Waskat/III/2016 16 Maret 2018
Hal : Pengawasan Melekat
Kepada Yth. :

Depok
Dengan ini diberitahukan bahwa hasil monitoring yang kami lakukan di setiap unit
kerja diketahui sebagian besar pegawai banyak yang datang terlambat dan pulang
belum pada waktunya serta ada yang mangkir.
Untuk mengurangi pelanggaran tersebut kami mengharapkan saudara agar

mengaktifkan/memberlakukan kembali pengawasan melekat sesuai ketentuan yang
dibuat oleh perusahaan sehingga kinera pegawai di unit kerja yang saudara pimpin
meningkat.
Demikian surat ini, atas kerjasama dan perhatiannya diucapkan terima kasih.
Kabag. Personalia,
Andriyanto

SURAT LAMPIRAN KETERAMPILAN
Hal : Permohonan Mutasi Banten, 7 Februari 2020
Kepada Yth. :
General Manager PT Lima Generasi

di Jalan Raya Merdeka No. 25,
Tangerang
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Willia Ningsih
Jabatan : Arsiparis
Unit Kerja : Devisi Pemasaran
Dengan ini mengajukan mutasi kecabang perusahaan yang terletak di Samarinda

dengan alasan mengikuti suami yang pindah tugas ke daerah tersebut mulai tahun ini.
Demikian permohonan disampaikan atas terkabulnya saya ucapkan terima kasih.
Hormat Saya,
Ir. Aqila Natania

PT BANTEN JAYA
Cilegon Banten
No. : 453/DP-CT/II/2020 23 Februari 2020
Hal : Cuti Tahunan
Kepada Yth. :

Tangerang
Dengan ini kami beritahukan bahwa pada akhir tahun nanti 25% pegawai baik yang
berada di Jakarta, Banten maupun di Samarinda akan mengambil cuti tahunan namun
di lain sisi lembaga ada kegiatan pengembangan SDM sebanyak 240 Orang.
Sehubungan dengan hal itu dimohon petunjuk agar keputusan kami dalam memberi
ijin cuti tahunan kepada pegawai di unit kami tidak berdampak negatif terhadap
lembaga.
Demikian atas bantuan dan perhatiannya diucapkan terimakasih.
Kepala,
Akmal Fauzian

Hal : Cuti 6 Maret 2020
Kepada Yth. :

Tangerang
Dengan hormat,
Dengan ini diberitahukan bahwa saya :
Nama : Desy Lindayanti
Jabatan : Arsiparis
Unit Kerja : Subbag. Perlengkapan
Dengan ini mengajukan cuti tahunan yang belum saya ambil di tahun 2017. Adapun
pelaksanaan cuti saya rencanakan mulai tanggal 14 s.d. 21 Maret 2018. Selama cuti
saya berada di rumah orang tua, Jalan Gejayan 99, Pinrang, Makassar.
Atas terkabulnya permohonan ini saya ucapkan terima kasih.
Hormat Saya,
Desy Lindayanti

No. : 187/DK-PP/I/2020 16 Januari 2020
Hal : Pertandingan Persahatan
Kepada Yth. :
Kabag. Humas. PT Banten Jaya

Jalan Letjen R. Suprapto Km. 3, Kubang Sepat ,
Cilegon Banten
Dalam rangka memperingati lahirnya RA. Kartini maka lembaga kami akan
menyelenggarakan pertandingan antar instansi yang ada di Jakarta, Banten, dan
Depok.
Sehubungan dengan hal itu kami mengundang Team Bola Volly putri untuk
berpartisipasi pada acara tersebut. Tempat pendaftaran di kantor sekretaris Wali Kota,
Jalan Simatupang No. 17 Tangerang pelaksanaan lomba tanggal 27 s.d. 29 April 2018
Jadwal pertandingan pagi pukul 08.00 – selesai.
Atas perhatian dan partisipasinya diucapkan terima kasih.
Hormat Kami
Genara Manager,
Drs. Ammar Fadilah, MM

ARMADA SERVICE
Jalan Letjen. Suprapto VI
BANTEN
No. : 56/AS-PJ/III/2016 22 Maret 2018
Hal : Penawaran Jemputan
Kepada :

Tangerang
Dengan ini kami beritahukan bahwa dalam rangka memberikan layanan masyarakat
luas, khususnya para pegawai yang banyak mengalami hambatan transportasi ke
kantor kami yang bergerak di bidang jasa angkutan mengajukan penawaran antar
jemput bagi karyawan yang bertempat tinggal di Banten dan sekitarnya.
Adapun paket yang kami tawarkan sebagai berikut :
1. Mitsubishi PS 120 MB. AC Central kapasitas 17 tempat duduk Rp. 4.500.000,00

per bulan
2. Isuzu elf 135 MB, AC Central Kapasitas 17 tempat duduk Rp. 3.500.000,00 per
bulan
Demikian penawaran yang kami sampaikan atas perhatiannya kami ucapkan terima
kasih.
Hormat Kami,
Yanto Sudiro
Manajer

PT SOEDARSONO REAL ESTATE
Jalan Hamengkubuwono II/456
JAKARTA
No. : 76/SE-PR/I/2018 12 Januari 2018
Hal : Penawaran Rumah
Kepada Yth. :

Tangerang
Dengan ini kami beritahukan bahwa dalam waktu dekat kami akan mengadakan promo
produksi kami berbentuk rumah siap huni di wilayah Jakarta Selatan, dan Pamulang,
Tangerang-Banten.
Oleh karena itu kami mohon kiranya menyebarluaskan penawaran ini kepada karyawan
yang ada di perusahaan yang bapak pimpin, sebagai gambaran harga dan spesifikasi
produk kami sebagai berikut :
TYPE LT/LB MODEL TUNAI KREDIT 10 TH
100/70 Kyoto Rp. 150 juta Rp. 250 Juta
150/100 Tokyo Rp. 225 Juta Rp. 400 Juta
200/150 Hirosima Rp. 300 Juta Rp. 550 Juta
250/300 Nagasaki Rp. 350 Juta Rp. 650 Juta
Untuk 10 pemesanan pertama akan diberi potongan harga yang menarik.
Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Yunita Sari
Manajer Pemasaran

Hal : Permohonan Berhenti Kerja Depok, 20 Maret 2018
Kepada Yth. :

Tangerang
Dengan ini saya beritahukan kepada pihak manajer bahwa dalam waktu dekat kontrak
saya sebagai tenaga consultan di perusahaan ini akan berakhir. Sehubungan dengan
hal itu maka pada kesempatan ini saya mengajukan permohonan berhenti bekerja
sebagai consultan di perusahaan ini.Selama bekerja di perusahaan ini saya telah
mendapat layanan yang baik dari semua pihak maka pada kesempatan ini saya
mengucapkan terima kasih dan mohon maaf atas segala keterbatasan saya selama
menjalankan tugas di perusahaan ini.
Akhir kata saya ucapkan terima kasih atas kepercayaan kerjasamanya.
Hormat Saya,
Ir. Adnan Aidan

PT BANTEN JAYA
Cilegon Banten
No. : 956/DP-F/II/2020 6 Februari 2020
Hal : Formasi
Kepada Yth. :

Tangerang
Diberitahukan bahwa untuk menyeimbangkan antara beban kerja dengan jumlah

pegawai diharapkan tiap unit kerja instansi membuat formasi pegawai unit kerja.
Oleh karena itu dimohon saudara membuat formasi pegawai lingkungan perusahaan
dan disampaikan kepada kami paling lambat tanggal 30 Februari 2018.
Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Hormat Saya,
Ir. Aditya Nugroho

PT Lima Generasi
Tangerang
SURAT PERINTAH
Nomor : 01/PRT/II/2020
Dasar : Dalam rangka mempertinggi kemampuan untuk mencapai produktivitas

dan efisiensi kerja yang sebesar-besarnya, maka karyawan perlu
mengikuti pendidikan dan latihan di Bandung.
MEMERINTAHKAN
Kepada : Sdr. Ir. Agus Nugroho ( Staff IT)

Untuk :
1. Terhitung tanggal 10 sampai 14 Februari 2018, untuk melaksanakan

pendidikan dan latihan tentang kepemimpinan di Hotel Garuda,
Bandung
2. Melaporkan hasil pelaksanaan perintah ini kepada Bagian Kepegawaian
Perintah ini agar dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Dikeluarkan di Tangerang
Pada Tanggal 3 Februari 2020
Denny Teguh, SH

Lampung, 7 Januari 2020
Kepada

Tangerang
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini saya :
Nama : Amalia
Tempat Tanggal Lahir : Bogor, 9 Oktober 1989
Alamat : Jl. Asem Baris Raya, No. 12
Lampung
mengajukan lamaran pekerjaan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Bersama ini saya lampirkan bukti pendukung, yaitu :

2. Fotokopi Ijazah Terakhir
3. Transkip nilai
4. Fotokopi SKCK
5. Fotokopi KTP
6. Pas Foto 3 x 4 = 2 lembar
Demikian surat lamaran ini saya buat, dengan harapan saya dapat diterima di
perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Saya berjanji akan bekerja dengan sungguh-
sungguh, dan saya yakin dapat bekerja dengan baik sesuai dengan pengetahuan yang
saya miliki.
Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Amalia

Bogor, 4 Januari 2020
Hal : Permohonan Cuti
Kepada

Tangerang
Dengan hormat,
Berdasarkan surat keterangan dokter yang menyatakan bahwa saya diperkirakan akan
melahirkan pada tanggal 15 Januari 2020, maka dengan ini saya :
Nama : Desi Fitriani, SE

Tempat Tanggal Lahir : Kotabumi, 5 Agustus 1979
Jabatan : Staff Kepegawaian
Mengajukan permohonan cuti untuk anak pertama saya selama 3 bulan terhitung mulai
tanggal 10 Januari – 10 April 2020.
Adapun tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab saya sudah saya selesaikan.
Demikian permohonan cuti ini saya sampaikan, atas perhatian dan kebijaksanaan
Bapak saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Desi Fitriani, SE

DENNYS CONSULTANS
Jl. Jenderal Sudirman, Kav. 20 No. 3
Cilegon
Nomor : 3/DKL/III/18 10 Maret

2018
Lampiran : 1 paket brosur
Perihal : Penawaran Diklat
Kepada

Tangerang
Dengan hormat,
Kami adalah perusahaan yang berpengalaman dalam penyelenggaraan kegiatan yang

berkaitan dengan peningkatan sumber daya manusia. Banyak dari perusahaan yang
sudah bekerjasama dan menggunakan jasa kami dalam melakukan kegiatan
pendidikan dan pelatihan bagi para pegawai.
Kami juga ingin menawarkan kerjasama kepada Saudara dalam kegiatan pendidikan
dan pelatihan bagi pegawai. Kepuasan Saudara adalah tujuan kami dalam bekerja.
Dalam bekerja kami memiliki tenaga-tenaga yang ahli dan berpengalaman dalam
bidangnya seperti sebagai pelaksana out bond, motivator, perencana dan sebagainya.
Untuk lebih jelasnya dapat Saudara lihat pada paket penawaran kami di Brosur yang
dilampirkan bersama surat ini.
Demikian penawaran dari kami. Kami berharap kita dapat setuju untuk melakukan
kerjasama ini, dan saya yakinkan kembali bahwa Saudara akan mendapatkan
pelayanan dari kami yang sangat memuaskan.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terrima kasih, dan balasan secepatnya dari surat
ini sangat kami harapkan.
Hormat kami,
Divisi Diklat
Ghina Nugrahayanti,
SE
Manager

PT. LIMA GENERASI

Jl. Raya Merdeka, No. 25
Tangerang
14 Februari 2020
Nomor : 02/D/IV/1I/2020
Lampiran : -
Hal : Diklat Pegawai
Kepada
Yth. Kepala Kepegawaian PT. Rasa Sayang
Jl. Rindu No. 267
Jakarta
Dengan hormat,
Setelah membaca surat Saudara pada dasarnya kami tertarik untuk melakukan
kerjasama dengan perusahaan Saudara. Namun kami ingin sebelum kerjasama ini kita
lakukan, kiranya kita dapat bertemu terlebih dahulu untuk membicarakan lebih lanjut
bagaimana bentuk kerjasama yang akan kita lakukan.
Untuk itu kami ingin Saudara dapat datang ke kantor kami, pada :
Hari : Senin, 18 Februari 2018

Waktu : 10.00 WIB
Tempat : R. Kabag. Kepegawaian Lt. 2
Demikian surat ini kami sampaikan, semoga Saudara berkenan hadir dan kita dapat
meningkatkan pertemuan nanti dalam bentuk kerjasama yang lebih erat lagi.
Atas perhatian Saudar kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Denny Teguh, SH

Depok, 17 Maret 2018
Kepada

Tangerang
Dengan hormat,
Dehubungan dengan pindah tugasnya suami saya ke Banten maka dengan ini saya :
Nama : Dini Ariyani

Jabatan : Staf Kepegawaian
Alamat : Griya Indah Permai, Depok, Jawa Barat
Mengajukan mutasi untuk pindah ke kantor cabang Surabaya. Jika saya diizinkan untuk mutasi ke sana,
Saya berharap permohonan mutasi ini dapat Bapak terima.
Demikian permohonan ini saya sampaikan, dan atas perhatian dan kebijaksanaan
Bapak, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Dini Ariyani
PT. CITRA BUANA

Jl. Merdeka Barat, No. 26 Telp. 88070501

Banten
17 Februari 2018
Nomor : 03/M/II/18
Lampiran : -
Hal : Mutasi
Kepada

Tangerang
Dengan hormat,
Surat permohonan Saudara sudah kami terima, dan kami sangat memahami keingingan Saudara tersebut
Setelah kami berkoordinasi dengan memperhatikan beberapa pertimbangan yang relevan, maka dengan
tugas yang menjadi tanggung jawab Nya.
Kami berharap Saudara akan bekerja dengan baik juga di tempat yang baru nanti.
Terima kasih atas perhatian Saudara.
Hormat kami,
Drs. Purnomo Subroto
Cianjur, 10 Januari 2018
Kepada

Tangerang

Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini saya :
Nama : Ahmad Dani

Tempat Tanggal Lahir : Curug, 9 Oktober 1985
Alamat : Jl. Agung Raya, No. 40 Cianjur
mengajukan lamaran pekerjaan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Saya

berpengalaman kerja selama 5 tahun. Dapat mengetik 10 jari, dapat berkomunikasi
dalam Bahasa Inggris lisan dan tulisan, dapat mengoperasikan komputer dan bersedia
bekerja keras.
Bersama ini saya lampirkan bukti pendukung, yaitu :

2. Fotokopi Ijazah Terakhir
3. Transkip nilai
4. Fotokopi SKCK
5. Fotokopi KTP
6. Pas Foto 3 x 4 = 1 lembar
Demikian surat lamaran ini saya buat, dengan harapan saya dapat diterima di
perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ahmad Dari
PT. LIMA GENERASI

Tangerang
20 Maret 2020

Nomor : 04/R/III/2020
Lampiran : -
Hal : Lamaran
Kepada
Yth. Ahmad Dari
Jl. Dermaga Indah, No. 3
Cianjur
Dengan hormat,
Surat Lamaran Saudara sudah kami terima dengan baik. Kami mengucapkan terima kasih atas keinginan
Sehubungan dengan itu maka dengan ini kami beritahukan kepada Saudara bahwa setelah kami analisa t
Namun demikian, jika nanti perusahaan memerlukan tambahan pegawai kami akan mempertimbangkan l
Demikian jawaban atas surat lamaran Saudara. Kami berharap Saudara segera mendapat kesempatan un
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
An.Kepala Bagian Kepegawaian
Drs. Hadi Subroto
PT. LIMA GENERASI

Tangerang
23 Januari 2020
Nomor : 05/R/I/20
Lampiran : -
Hal : Mutasi
Kepada
Yth. Kepala Kepegawaian PT. Rasa Sayang

Jl. Rindu No. 267

Jakarta
Dengan hormat,
Dengan ini diberitahukan bahwa terhitung mulai tanggal 3 Maret 2018, ada beberapa karyawan yang aka
Adapun Karyawan yang akan di mutasi tersebut adalah :

1. Indah Pertiwi NIK. 2879
2. Gunawan Prakoso NIK. 3233
3. Sukma Indriyani NIK. 3211
Demikianlah pemberitahuan ini disampaikan untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Denny Teguh, SH

BAB IX
MEMINIMALISIR PENCURIAN
Melalui membaca, mengkaji informasi, berdiskusi, mengkomunikasikan peserta
diharapkan dapat :
1. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin dengan teliti,
cermat, dan rapih
2. Meminimalisir pencurian dengan jujur dan responsif

1. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin
1.1. menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan sesuai
dengan SOP organisasi
1.2. menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi
1.3. menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai dengan sop
organisasi
1.4. menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi.
1.5. menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi
2. Meminimalisir pencurian
1.1. melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk mengurangi
pencurian.
1.2. mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan inventaris secara
berkala sesuai peraturan.
1.3. memberi pengamanan tambahan barang yang mudah dicuri sesuai
peraturan.
1.4. menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP organisasi
1. Elemen 1 : Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin
a. Judul Materi 1 Menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan
sesuai dengan SOP organisasi
1) Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan system,
yaitu :
a. Pendekatan system yang menekankan pada prosedur
mendefinisikan system, adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
b. Pendekatan system yang menekankan pada elemen atau

komponennya mendefinisikan system, adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
2) Pengertian prosdur, adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan

atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang

baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan
yang sama, semisal prosedur kesehatan dan keselamatan kerja,
Prsedur Masuk Sekolah, Prosedur berangkat sekolah, dan sebagainya.
Lebih tepatnya, kata ini bisa mengindikasikan rangkaian aktivitas,
tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-
perhitungan dan proses-proses, yang dijalankan melalui serangkaian
pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu
produk atau sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya
mengakibatkan sebuah perubahan.
3) Pengertian Keamanan, adalah keadaan bebas dari bahaya. Istilah ini

bisa digunakan dengan hubungan kepada kejahatan, segala bentuk
kecelakaan, dan lain-lain. Keamanan merupakan topik yang luas
termasuk keamananan nasional terhadap serangan teroris, keamanan
komputer terhadap hacker atau cracker, keamanan rumah terhadap
maling dan penyelusup lainnya, keamanan finansial terhadap
kehancuran ekonomi dan banyak situasi berhubungan lainnya.
4) Pengertian perusahaan, adalah tempat terjadinya

kegiatan produksi dan berkumpulnya semua faktor produksi.
Jadi dari pengertian di atas yang dimaksud dengan :

Sistem Keamanan perusahaan, adalah suatu jaringan kerja yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu agar
bebas dari bahaya.
Prosedur Keamanan perusahaan, adalah

Serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus
dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu
memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama agar terhindar
dari bahaya.
5) Jenis Keamanan
a. Keamanan Fisik, adalah menggambarkan langkah-
langkah keamanan yang dirancang untuk menolak akses tidak sah
ke fasilitas, peralatan, dan sumber daya dan untuk melindungi
personel dan properti dari kerusakan atau bahaya
(seperti spionase, pencurian, atau serangan teroris ). Keamanan
fisik melibatkan penggunaan berbagai lapisan sistem yang saling
tergantung yang dapat mencakup pengawasan CCTV, penjaga
keamanan, penghalang pelindung, kunci, kontrol akses, deteksi
intrusi perimeter, sistem pencegah, perlindungan terhadap
kebakaran, dan sistem lain yang dirancang untuk melindungi
orang dan properti .
b. Keamanan Informasi, menurut G. J. Simons adalah bagaimana

usaha untuk dapat mencegah penipuan (cheating) atau bisa
mendeteksi adanya penipuan pada sistem yang berbasis informasi,
di mana informasinya sendiri tidak memiliki arti fisik. Aspek-aspek

yang harus dipenuhi dalam suatu sistem untuk menjamin

keamanan informasi adalah informasi yang diberikan akurat dan
lengkap (right information), informasi dipegang oleh orang yang
berwenang (right people), dapat diakses dan digunakan sesuai
dengan kebutuhan (right time), dan memberikan informasi pada
format yang tepat (right form). Dalam membuat program
keamanan informasi ada prinsip dasar yang harus dipenuhi agar
sistem tersebut handal. Prinsip dasar tersebut adalah:
1. Kerahasiaan artinya informasi dijamin hanya tersedia bagi
orang yang berwenang sehingga pihak yang tidak berhak
tidak bisa mengakses informasi. Contoh kerahasiaan adalah
seorang administrator tidak boleh membuka atau membaca
email milik pengguna. Selain itu kerahasiaan harus menjamin
data-data yang harus dilindungi penggunaan dan
penyebarannya baik oleh pengguna maupun administrator,
seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, nomor kartu
kredit, penyakit yang diderita, dan sebagainya.
2. Integritas artinya informasi dijaga agar selalu akurat, untuk
menjaga informasi tersebut maka informasi hanya boleh
diubah dengan izin pemilik informasi. Virus trojan merupakan
contoh dari informasi yang integritasnya terganggu karena
virus telah mengubah informasi tanpa izin. Integritas
informasi ini dapat dijaga dengan melakukan enkripsi data
atau membuat tanda tangan dijital (digital signature).
3. Ketersediaan artinya adanya jaminan ketika pihak berwenang
membutuhkan informasi, maka informasi dapat diakses dan
digunakan. Hambatan dalam ketersediaan ini contohnya
adalah adanya Denial of Service Attack (DoS). DoS merupakan
serangan yang ditujukan ke server, di mana banyak sekali
permintaan yang dikirimkan ke server dan biasanya
permintaan tersebut palsu yang menyebabkan server tidak
sanggup lagi melayani permintaan karena tidak sesuai dengan
kemampuan sehingga server menjadi down bahkan error.
Dengan terpenuhinya aspek-aspek sistem keamanan informasi dan

prinsip dasar penyusunan program keamanan informasi tersebut
maka sumber daya informasi terjamin dan terlindungi dari
ancaman pihak-pihak yang tidak berwenang yang akan
memanfaatkan data dan informasi untuk kepentingan yang
merugikan organisasi atau perusahaan.
c. Keamanan Komputer (Computer Security), merupakan suatu

cabang teknologi yang dikenal dengan nama keamanan informasi
yang diterapkan pada komputer. Pengertian tentang keamanan
komputer ini beragam-ragam, sebagai contoh dapat kita lihat
beberapa defenisi keamanan komputer menurut para ahlinya,
antara lain:
Menurut John D. Howard dalam bukunya “An Analysis of security
incidents on the internet” menyatakan bahwa: “Keamanan
komputer adalah tindakan pencegahan dari serangan pengguna

komputer atau pengakses jaringan yang tidak bertanggung

jawab”.
Menurut Gollmann pada tahun 1999 dalam bukunya “Computer
Security” menyatakan bahwa: “Keamanan komputer adalah
berhubungan dengan pencegahan diri dan deteksi terhadap
tindakan pengganggu yang tidak dikenali dalam system
komputer”.
Tujuannya menurut Garfinkel dan Spafford, ahli dalam computer
security, komputer dikatakan aman jika bisa diandalkan dan
perangkat lunaknya bekerja sesuai dengan yang diharapkan.
Keamanan komputer memiliki 5 tujuan, yaitu :
 Availability
 Integrity
 Control
 Audit
 Confidentiality
d. Keamanan Finansial atau Keamanan ekonomi, adalah keadaan

memiliki pendapatan yang stabil atau sumber daya lain untuk
menopang standar hidup kini dan nanti. Keamanan ini meliputi :
 kemungkinan berlanjutnya solvabilitas
 kepastian arus kas seseorang atau lembaga ekonomi
b. Judul Materi 2 Menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi

1) Pengertian uang kas/tunai Kas pada umumnya merupakan salah satu
alat pembayaran yang telah ditetapkan sah di Indonesia. Kas dapat
berupa uang tunai, giro, cek, wesel pos, simpanan dalam bentuk uang
tunai, dan sebagainya. Kas sendiri memiliki ciri yaitu dapat diterima
sebagai alat pembayaran yang sah dan dapat diterima oleh bank
dalam bentuk simpanan yang akan masuk sebagai salah satu aset
perusahaan. Dalam suatu perusahaan, kas dibagi menjadi 2 yaitu kas
bank, kas perusahaan yang disimpan di bank dalam bentuk tabungan,
deposito, atau dimasukkan ke dalam portofolio saham dan kas kecil
(petty cash), adalah uang kas atau dana yang disediakan oleh
perusahaan dengan tujuan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran
dengan jumlah nominal yang relatif kecil dan bersifat rutin atau untuk
membiayai kegiatan harian operasional perusahaan yang tidak
membutuhkan dana terlalu besar misalnya membeli peralatan alat tulis
kantor, biaya transportasi, materai, dan sebagainya.
2) Macam-macam kas
 Kas kecil, merupakan bagian dari kas, yaitu uang tunai yang
disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan
cek atau giro. Metode pencatatan Kas Kecil ada 2 yaitu :
 Metode Imprest (metode dana tetap), Adalah suatu metode
pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil
selalu tetap dari waktu ke waktu, karena pengisian kembali kas

kecil akan sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Kegiatan

operasinya dana kas kecil dengan menggunakan imprest fund
yaitu :
1. Pembentukan Kas
2. Penggunaan Kas
3. Pengisian kembali kas kecil
Jurnal yang dibuat :

Kas kecil dibentuk
Kas kecil diisi
Jumlah kas kecil dinaikkan/diturunkan
Misalkan :
Pada tanggal 5 April 2020 PT. OTKP membentuk dana kas kecil
sebesar RP 5.000.000,00 Pada tanggal 15 April 2020 bendahara
ingin mengisi kas kecil kembali karena dananya mau habis.
Diantaranya pengeluaranya adalah sebagai berikut :
> Biaya Angkut penjualan Rp 1.000.000,00
> Biaya Adsministrasi Rp 1.000.000,00
> Biaya Perlengkapan Rp 1.500.000,00
> Biaya Lain-lain Rp 1.000.000,00
Pada tanggal 25 April setelah bendahara memprediksikan dana
kas kecil tidak cukup untuk biaya operasional maka bendahara
tersebut memberikan pertanggungjawaban kepada kasir. Pada
tanggal 30 April perusahaan ingin menaikkan jumlah saldo kas
kecil untuk bulan berikutnya sejumlah 6.000.000.
Penyelesaiannya :

ingat pada saat transaksi pengeluaran kas kecil tidak dilakukan

penjurnalan, penjurnalan dilakukan apabila bendahara
memprediksikan dana kas kecil sudah mencapai minimum
kemudian dilanjutkan pertanggungjawabkan kebagian kasir.
Kelebihan metode dana tetap (Imprest Fund) adalah dananya
selalu tetap kecuali ada perubahan kebijakan. Dalam hal ini
perusahaan akan sebisa mungkin menekan biaya-biaya yang
dikeluarkan melalui kas kecil. Karena jumlah dana yang
dianggarkan selalu sama.
 Metode Fluktuasi, suatu metode pencatatan dan pengendalian

kas kecil, dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah sesuai
dengan pengeluaran, penerimaan dan penambahan kas kecil.
Pada sistem ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada
buku kas kecil untuk setiap pengeluaran maupun penambahan
dana kas kecil yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke
perkiraan-perkiraan buku besar.
Misalkan :
Pada tanggal 5 April 2020 PT. OTKP membentuk dana kas kecil
sebesar RP 5.000.000,00 Pada tanggal 15 April 2020 bendahara
ingin mengisi kas kecil kembali karena dananya mau habis.
Diantaranya pengeluaranya adalah sebagai berikut :

> Biaya Angkut penjualan Rp 1.000.000,00

> Biaya Adsministrasi Rp 1.000.000,00
> Biaya Perlengkapan Rp 1.500.000,00
> Biaya Lain-lain Rp 1.000.000,00
Pada tanggal 25 April perusahaan mengadakan pengisian kembali.
Pada tanggal 30 April perusahaan ingin menaikkan jumlah saldo kas
kecil untuk bulan berikutnya sejumlah 6.000.000.
Penyelesaiannya :
 Kas Bank
Kas Bank adalah jumlah kas yang disimpan pada bank yang dapat
ditarik setiap saat. Kas bank merupakan uang yang dimiliki
perusahaan yang disimpan di bank. Kas dalam pengertian lain juga
berarti simpanan. Pengertian simpanan yang bisa berupa bentuk
giro/bilyet.
Kas Besar, adalah kas perusahaan yang nilanya besar yang di

simpan di bank. karena nilainya yang relatif besar sehingga
perusahaan menyimpannya dalam rekening giro. Kas besar bisa
disebut juga dengan kas di bank, fungsi kas besar adalah untuk
membeli atau membayar transaksi tertentu yang nilainya besar
selain itu dengan menyimpannya uang di bank, maka prusahaan
akan mendapatkan untung dari bunga yang di berikan oleh pihak
bank semakin besar uang yang disimapan, maka akan semakin

besar pula bunga yang akan di dapat. Contoh kas besar ini ada
banyak jenisnya seperti, rekening giro, deposito berjangka, deposito
tidak berjangka, dan yang lainnya.
c. Judul Materi 3 menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai

dengan sop organisasi
1) Definisi Perilaku Konsumen
Perilaku konsumen merupakan suatu proses yang berkaitan erat
dengan proses pembelian, pada saat itu konsumen melakukan
aktifitas-aktifitas seperti melakukan pencarian, penelitian, dan
pengevaluasian produk. Perilaku konsumen merupakan hal-hal yang
mendasari konsumen untuk membuat keputusan pembelian. Yang
termasuk ke dalam perilaku konsumen selain mengenai kualitas
produk, juga meliputi harga produk atau jasa tersebut. Jika harga
suatu produk tidak terlalu tinggi, maka konsumen tidak akan terlalu
lama membutuhkan waktu untuk memikirkan dan melakukan aktifitas
perilaku konsumen. Namun jika harga suatu barang atau jasa tersebut
bisa dibilang tinggi, atau mahal, maka konsumen tersebut akan
memberikan effort lebih terhadap barang tersebut. Pembeli tersebut
akan semakin lama melakukan perilaku konsumen, seperti melihat,
menanyakan, mengevaluasi, dan mempertimbangkan.
2) Jenis Perilaku Konsumen

Jenis-jenis perilaku konsumen ini sendiri berbeda-beda dan bermacam-
macam. Ciri dari Perilaku Konsumen yang bersifat Rasional :
o Konsumen memilih barang berdasarkan kebutuhan
o Barang yang dipilih konsumen memberikan kegunaan optimal bagi
konsumen
o Konsumen memilih barang yang mutunya terjamin
o Konsumen memilih barang yang harganya sesuai dengan
kemampuan konsumen
Ciri Perilaku Konsumen yang bersifat Irrasional:

o Konsumen sangat cepat tertarik dengan iklan dan promosi di media
cetak maupun elektronik
o Konsumen memilih barang-barang bermerk atau branded yang
sudah dikenal luas
o Konsumen memilih barang bukan berdasarkan kebutuhan,
melainkan gengsi atau prestise
3) Cara Mengenali Perilaku Konsumen

Dalam disiplin ilmu ekonomi terdapat 3 pendekatan untuk mengenali
perilaku konsumen, pendekatan-pendekatan tersebut adalah sebagai
berikut :
 Pendekatan Interpretif.
Pendekatan ini adalah pendekatan yang membahas secara
mendalam hal-hal mendasar mengenai perilaku konsumen. Dalam
pendekatan ini menggunakan teknik observasi langsung yaitu
menggunakan teknik wawancara yang dilakukan secara mendalam
dan menyeluruh. Selain wawancara, pendekatan ini juga

mengutamakan focus group discussion. Semua hal tersebut

dilakukan untuk mendapatkan kesimpulan mengenai makna suatu
produk atau jasa bagi konsumen, serta perasaan yang dialami
konsumen ketika membeli kemudian menggunakan produk maupun
jasa tersebut.
 Pendekatan Tradisional yang didasari pada teori dan metode dari
Ilmu Psikologi Kognitif, Sosial dan Behavioral serta Ilmu Sosiologi.
Pendekatan ini menggunakan studi lapangan berupa eksperimen
yang didukung dengan survey dengan tujuan untuk menguji
hipotesa penelitian yang berkaitan dengan teori. Kemudian dicari
sebuah pemahaman mengenai proses seorang konsumen
menganalisa beberapa informasi, membuat keputusan, dan
pengaruh lingkungan sosial terhadap perilaku konsumen tersebut.
Tujuan utama dari pendekatan ini adalah untuk mengembangkan
teori dan metode yang relatif. Yang mana akan digunakan untuk
menjelaskan perilaku konsumen serta pembuatan keputusan
konsumen.
 Pendekatan Sains Pemasaran yang didasari pada teori dan metode
dari Ilmu Ekonomi dan Statistika.
Penelitian dalam pendekatan ini menggunakan pengembangan teori
dari Abraham Maslow yaitu Teori Hierarki Kebutuhan Maslow. Teori
tersebut berisi tentang hierarki kebutuhan manusia yang kemudian
diuji coba dengan model Ilmu Matematika. Pendekatan ini dilakukan
untuk memprediksi moving rate analysis atau pengaruh startegi
marketing terhadap pilihan dan pola konsumsi.
4) Mengenali Masalah Konsumen

Sebagai produsen atau penjual barang dan jasa, maka Anda perlu
mengetahui cara-cara mengenali masalah konsumen. Hal ini diperlukan
agar masalah yang dialami oleh konsumen tersebut dapat Anda ubah
menjadi sebuah peluang. Jika Anda dapat memperbaiki kekurangan
penjualan atau mengetahui hal apa yang sering menjadi masalah
konsumen, maka hal tersebut akan menjadi perbaikan bagi penjualan
dan bisnis Anda. Berikut terdapat beberapa tips agar Anda dapat
mengenali masalah konsumen :
 Jadilah Pelanggan, Anda harus melihat sisi dari seorang pelanggan,
tidak selalu menjadi sisi seorang penjual. Misalkan Anda pergi ke
pusat perbelanjaan, tentu secara otomatis Anda harus
menempatkan diri sebagai konsumen. Nah, hal apa saja yang Anda
temui di pusat perbelanjaan tersebut yang Anda anggap merupakan
suatu kekurangan. Misalnya tentang pelayanan karyawan yang
kurang tanggap atau kurang ramah, ketersediaan produk, kualitas
produk, dan lain sebagainya. Dari situ Anda akan dapat mengetahui
dan belajar tentang masalah-masalah yang sering dialami oleh
konsumen.
 Amati Sekeliling Konsumen dan Kompetitor, Hal lain yang dapat
Anda lakukan adalah mengamati lingkungan dan keadaan di
sekeliling konsumen maupun kompetitor bisnis Anda. Dengan
mengamati bisnis yang hampir mirip atau serupa dengan bisnis
Anda, maka Anda dapat melihat kekurangan-kekurangan yang

mungkin dapat terjadi pada sektor bisnis tersebut. Sehingga Anda

dapat dengan cepat melakukan tindakan pencegahan maupun
perbaikan pada bisnis Anda.
 Menambah Kenalan dan Membuka Pemikiran, Menambah kenalan
dan jaringan pertemanan adalah hal yang sangat positif bagi Anda
dan bisnis Anda. Selain menambah relasi, partner kerja, juga dapat
menambah networking atau jaringan bagi bisnis Anda. Dalam
memulai perkenalan yang baru, usahakan untuk tidak mengatakan
hal-hal yang negatif seperti menyinggung perasaan lawan bicara,
berbicara sombong dan egois, mengatakan hal-hal yang
menyangkut SARA, dan lain sebagainya. Pembicaraan dalam
perkenalan baru hendaknya memiliki hal-hal yang positif seperti
kalimat-kalimat yang mendukung dan tidak merendahkan lawan
bicara.
 Bertanya Langsung Masalah yang Dihadapi oleh Pelanggan
Tidak ada salahnya bertanya kepada pelanggan lain tentang
pandangannya mengenai bisnis Anda. Anda dapat memulai sebuah
perkenalan dengan pelanggan yang lainnya dengan cara
menanyakan hal-hal yang ringan terlebih dahulu, seperti sapaan,
kalimat basa-basi, dan lain sebagainya. Kemudian Anda juga dapat
meminta masukan atau pendapat mengenai bisnis yang Anda
jalankan, sehingga Anda dapat mengetahui apa saja keluhan atau
masalah yang sering dialami oleh para konsumen.
d. Judul Materi 4 menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP

organisasi
1) Penggelapan berbeda dengan pencurian, sama-sama merupakan
perbuatan mengambil sebagian atau seluruh barang milik orang lain, di
mata hukum, penggelapan berbeda dengan pencurian, perbedaan
kedua tindakan itu terletak pada keberadaan barang yang diambil.
Dalam pencurian, barang tersebut belum berada di tangan pencuri,
dan masih harus diambil. Sementara pada penggelapan, barang
tersebut sudah berada di tangan pelaku, yang memang dalam
penguasaan pelaku secara sah.
2) Upaya Perusahaan untuk Tindakan Penggelapan, Pada dasarnya,

penggelapan adalah perbuatan pidana, sehingga termasuk dalam
ranah hukum pidana pelaku bisa dipidana penjara maksimal 5 tahun
(pasal 374 Kitab Undang-Undang Hukup Pidana/KUHP) sebelum
melaporkan pelaku ke polisi, sebagai pemilik usaha bisa melakukan
upaya-upaya lain terlebih dulu yang bersifat administratif dan perdata.
Salah satu upaya pencegahan yang bisa diupayakan adalah dengan
membuat peraturan perusahaan, perjanjian kerja atau SOP yang jelas,
yang mengatur tugas-tugas administratif dan pertanggung jawaban
ketika tenaga kerja memegang inventaris atau aset kantor. Selain itu,
sebaiknya mengatur juga sanksi, bila ada karyawan yang melakukan
tindakan penggelapan atau kelalaian. Dengan demikian ada dasar yang
kuat untuk menindak secara administratif karyawan yang ketahuan
melakukan penggelapan uang ataupun aset perusahaan, misalnya :
bisa melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK), karena

penggelapan termasuk kesalahan berat yang dapat mengakibatkan

PHK atau memberlakukan sanksi skorsing selama waktu tertentu.
Tindakan administratif yang dilakukan dapat juga dibarengi dengan
upaya perdata, berupa pembuatan perjanjian atau surat pernyataan
pengembalian uang yang digelapkan selama jangka waktu tertentu.
Isinya bebas saja, sesuai kesepakatan termasuk pengembalian uang
yang digelapkan itu bisa dicicil atau tidak. Pengembalian dana yang
telah digelapkan, baik sebagian maupun seluruhnya, tidak akan
menghapuskan pidananya karena perbuatan pidananya telah
sempurna. Jadi, jika upaya pidana akan lebih memberikan efek jera
bagi si karyawan, sekaligus peringatan bagi karyawan lain agar tidak
melakukan tindakan yang sama, walaupun dana yang telah digelapkan
kemudian dikembalikan, ia tetap dapat dituntut dengan pasal
penggelapan.
e. Judul Materi 5 menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi

Aset merupakan bagian terpenting perusahaan tanpa adanya aset kegiatan
operasional tidak dapat berlangsung dengan baik seperti : pembayaran gaji
karyawan, pembelian barang, hingga penjualan yang dapat meningkatkan
aset perusahaan akan terhambat. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan
untuk menjaga aset dengan baik. Dalam menjaga aset, pengusaha perlu
strategi untuk menjaga aset perusahaan selain untuk dilindungi, aset juga
harus dikelola dengan baik untuk mendapatkan manfaat bagi perusahaan,
sekaligus mendorong tercapainya tujuan perusahaan. Jurnal, software
akuntansi online yang memudahkan dalam mengelola aset perusahaan.
Dengan menggunakan software akuntansi Jurnal akan mendapatkan
laporan aset secara real-time yang akan menampilkan daftar aset tetap
dengan harga perolehan awal, akumulasi penyusutan, hingga nilai aset
tersebut.
Beberapa strategi yang dapat direncanakan untuk menjaga aset

perusahaan, yaitu:
 Asuransikan Bisnis
Asuransi tidak hanya penting untuk diri pribadi ataupun karyawan,
asuransi juga bagian penting dari bisnis. Cobalah memulai untuk
membuat anggaran untuk mengasuransikan bisnis dengan perusahaan
asuransi yang tepat. Dengan adanya asuransi akan dimudahkan ketika
mendapatkan sebuah masalah. Pastikan untuk mendapatkan polis
asuransi yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan.
 Pilih Entitas yang Tepat

Bisnis yang beroperasi dengan kepemilikan tunggal bukanlah pilihan
terbaik untuk menjaga sebuah aset karena dengan kepemilikan
tunggal, aset pribadi juga akan terkena gugatan potensial dari
departemen perpajakan. Oleh karena itu, menyiapkan suatu entitas
(setiap individu dan/atau organisasi yang berbadan hukum) seperti
perseroan terbatas merupakan langkah penting yang harus dilakukan
untuk menjaga aset sekaligus mengembangkan bisnis.
 Pisahkan Rekening Pribadi dengan Perusahaan

Selain memudahkan dalam mengelola arus kas, memisahkan rekening

pribadi dan perusahaan juga dapat memudahkan dalam mengelola
aset perusahaan. Tak hanya rekening pribadi, perlu juga
dipertimbangkan untuk memiliki buku cek untuk bisnis. Menggunakan
nama, perusahaan pada setiap dokumen juga dapat menjaga catatan
perusahaan yang biasa digunakan disetiap pertemuan bisnis.
 Terapkan Sistem Kontrak yang Tepat

Kreditur dapat dengan mudah menjatuhkan perusahaan beserta
asetnya ketika pengusaha mulai bersikap lengah, Beberapa kreditur
biasanya akan membuat sistem kontrak yang didalamnya dipenuhi
dengan kecurangan, pengusaha harus lebih cermat dan teliti ketika
ingin membuat ataupun membaca kontrak, harus membuat sistem
perjanjian kontrak dengan prosedur yang benar dan tepat. Perjanjian
kontrak, tidak hanya untuk perjanjian kerja sama, tapi juga untuk
perjanjian sewa menyewa, jual beli, dan lain sebagainya. Selain itu,
janganlah mudah percaya dengan perjanjian yang hanya diucapkan di
mulut, jika perlu dapat menyewa jasa notaris atau penasihat hukum
yang bisa menjadi saksi perjanjian kontrak.
LK-1 Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin

Jika anda sebagai seorang pengusaha, pada suatu hari terjadi
penggelapan atau pencurian salah satu aset perusahaan yang
dilakukan oleh beberapa orang karyawan, sikap apa yang akan anda
ambil dalam mengatasi masalah tersebut.
Untuk menjawab LK ini, silahkan membaca materi, brosing, diskusi
dan lain-lain yang dapat membantu menyelesaikan lembar kerja
tersebut serta perhatikan indikator di bawah ini :
o menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan sesuai
dengan SOP organisasi
o menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi
o menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai dengan
sop organisasi
o menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi.
o menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi
2. Elemen 2 : Meminimalisir pencurian

a. Judul Materi 1 melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk
mengurangi pencurian
Meminimalisir pencurian yang dilakukan karyawan dan menciptakan
lingkungan kerja jujur dan terpercaya, dapat dilakukan dengan cara :
1. Membuat daftar lengkap perlengkapan kantor dan peraturan

Karyawan biasanya tidak menganggap perbuatannya sebagai sesuatu
yang salah karena tidak paham batasan penyalahgunaan fasilitas
kantor, mana yang bebas digunakan atau diambil dan mana yang

tidak boleh, untuk memberikan pemahaman tersebut dapat di buat

peraturan penggunaan fasilitas bagi ke seluruh karyawan.
2. Menunjuk pengawas
Memberikan kepada sejumlah karyawan untuk melakukan pengadaan
dan memonitor pembagian fasilitas kantor, lalu jadikan satu manajer
dengan track record baik sebagai supervisor penggunaan perangkat
kantor.
Jika memungkinkan, simpan seluruh peralatan kantor di ruang
terkunci dan hanya beri akses pada beberapa karyawan yang
memang berkepentingan. Dengan begitu, setiap penggunaan dan
permintaan terhadap suplai kantor baru bisa dimonitor dengan baik.
3. Melakukan pengecekan secara berkala

Pengecekan perlu dilakukan untuk mengetahui keberadaan,
kelayakan aset agar dapat diambil tindakan yang diperlukan. Buatlah
jadwal pengecekan sesuai yang diinginkan, misalnya : tri wulan, catur
wulan, atau semester.
b. Judul Materi 3 mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan

inventaris secara berkala sesuai peraturan
Menjaga inventaris tidak sesederhana yang dibayangkan, diperlukan
strategi pengelolaan inventaris yang tepat. Beberapa cara yang bisa
dilakukan untuk menjaga inventaris, adalah :
1. Pilih Penanggung Jawab Inventaris yang Tepat
Tentukan karyawan untuk berperan sebagai pengelola inventaris.
Karyawan yang bertanggung jawab terhadap inventaris harus benar-
benar mengerti mengenai seluk beluk inventaris. mereka harus dapat
memberikan laporan inventaris secara lengkap. Pengelola inventaris
juga bertanggung jawab menangani audit inventaris, pengembalian
barang, pengisian ulang, dan sebagainya.
2. Optimalkan Keamanan di Gudang dan Toko

Salah satu cara paling efektif untuk menjaga inventaris adalah
dengan meningkatkan keamanan dengan memasang kamera CCTV
atau memasang password pada pintu gudang dan berikan akses
tersebubt untuk masuk dan keluar kepada mereka yang diberikan
tanggung jawab.
3. Beri Kode SKU & Barcode untuk Setiap Barang

Pemberian kode inventaris dan barcode memudahkan untuk melacak
barang inventaris. Ini dilakukan sebagai upaya untuk memastikan
seluruh barang tercatat dengan baik sehingga menghindari
kehilangan. Untuk mempermudah melacak barang dan membuat
barcode, pertimbangkan untuk menggunakan sistem barcode yang
terintegrasi dengan barcode scanner dan sistem manajemen
inventaris.
4. Pantau Tingkat Persediaan

Memantau tingkat persediaan secara berkala akan menjauhkan dari

penyusutan inventaris. Tentukan batas minimum setiap waktu. Jika
tingkat persediaan mendekati batas minimum, artinya harus segera
melakukan pemesanan ulang. Jangan memesan terlalu banyak.
5. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala

Jangan melupakan audit inventaris, bandingkan jumlah barang yang
ada dengan jumlah yang tercatat pada sistem. Cara ini dinamakan
juga dengan stocktaking. Pastikan tidak ada perbedaan antara jumlah
barang yang sebenarnya dengan jumlah dalam sistem. Tidak ada
waktu yang ditetapkan untuk melakukan pengecekan inventaris, jadi
bisa dilakukan kapan saja jika dibutuhkan.
6. Otomatiskan Manajemen Inventaris Anda

Tidak ada cara yang lebih efektif untuk mengelola tingkat persediaan
selain mengotomatiskan manajemen inventaris. Mengecek secara
manual sangat memakan waktu dan tidak efisien. Untuk hasil terbaik,
sangat disarankan menggunakan software manajemen inventaris.
Software ini membantu memonitor tingkat persediaan, mengontrol
pengadaan barang, mempercepat pemesanan ke supplier, membuat
laporan inventaris yang lengkap, dan masih banyak lagi. Software
manajemen inventaris yang baik terintegrasi dengan barcode
sehingga bisa semakin mempercepat proses pencarian dan pelacakan
barang.
c. Judul Materi 4 memberi pengamanan tambahan barang yang mudah

dicuri sesuai peraturan
Pengamanan adalah segala betuk mekanisme yang harus dijalankan yang
ditujukan untuk terhindar dari segala yang membahayakan. Pemberian
kode inventaris dan barcode memudahkan untuk melacak barang
inventaris. Pertimbangkan untuk menggunakan sistem barcode yang
terintegrasi dengan barcode scanner. Mengotomatiskan manejemen
inventaris dengan menggunakan software sehingga bisa semakin
mempercepat proses pencarian dan pelacakan barang.
d. Judl Materi 5 menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP
organisasi
Perusahaan terdapat berbagai macam informasi mengenai neraca
keuangan, aktiva, surat-surat penting, sistem, modal yang digunakan,
saham, bunga pinjaman, hutang yang dimiliki dan berbagai hal penting
jika informasi itu bocor kepada pihak lainnya, akan sangat merugikan
perusahaan karena itu penting menjaga seluruh sumber daya, baik yang
bersifat virtual maupun fisik agar aman dari ancaman baik dari dalam
atau dari luar, Ancaman internal diperkirakan menghasilkan kerusakan
yang secara potensi lebih serius jika dibandingkan denga ancaman
eksternal, dikarenakan pengetahuan internal yang lebih mendalam
tentang perusahaan sedangkan ancaman eksternal misalnya perusahaan
lain yang memiliki produk yang sama dengan produk perusahaan atau
disebut juga pesaing usaha.

Apabila ada pihak yang membocorkan informasi maka kerugian besar

akan terjadi. Bisa saja pihak lain menggunakan kesempatan ini untuk
menyerang dan membuat perusahaan bangkrut. Akibatnya, lebih dari
puluhan, ratusan bahkan ribuan orang menjadi pengangguran. Dengan
menjaga informasi dan kerahasiaan perusahaan, maka secara tidak
langsung perusahaan akan lebih aman dari tindakan pencurian.
Keamanan pun harus diterapkan dalam setiap hal baik itu karyawan
maupun teknologi yang terdapat di dalamnya.
Cara yang dapat digunakan untuk mengamankan identitas dan informasi
rahasia dari perusahaan sebagai berikut:
1) Mengamankan jaringan
Semakin canggihnya teknologi, maka cyber crime pun akan semakin
tinggi pula. Mereka pasti akan mengikuti perkembangan teknologi
guna memperoleh keuntungan instan dengan menjual informasi
perusahaan pada pihak lain yang memiliki niat tidak baik karena
itulah diperlukan penjagaan ekstra ketat dari pihak jaringan
teknologi. Apabila perusahaan memakai sistem jaringan nirkabel,
maka pastikan memiliki teknisi yang mampu mengamankan jaringan.
Apalagi hacker yang berpengalaman pasti bisa memperoleh berbagai
akses menuju jaringan dalam jangka waktu yang cepat. Semakin
canggih hacker, maka data perusahaan akan langsung terbuka tanpa
disadari. Pastikan perusahaan selalu mengunci router dan juga
mengenkripsi seluruh informasi dari mata-mata. Bila perlu, selalu beri
pasword dalam seluruh jaringan data komputer dan bila perlu
cobalah untuk hidden seluruh sistem. Dengan menyembunyikan data,
maka setidaknya telah mencegah kejahatan dalam perusahaan. Bila
perlu, jangan ada yang mengakses komputer karyawan lain dengan
sembarangan meskipun dalam satu perusahaan.
2) Memperhatikan Phishing
Phishing merupakan salah satu teknik pencurian identitas yang paling
umum. Cara ini akan memungkinkan para hacker mampu mengakses
data atau informasi perusahaan dengan berpura-pura jika mereka
adalah situs website. Arti sebenarnya adalah dengan mengklik salah
satu situs scam atau palsu akan membuat mereka memiliki akses
untuk masuk menuju data informasi pribadi perusahaan dan hal ini
jelas merugikan perusahaan ke depannya. Bahkan tanpa disadari,
situs palsu itu telah mengakses data sebanyak mungkin untuk
mencegah hal ini terjadi, maka harus tetap memberi tahu pada
karyawan untuk tetap berhati-hati pada situs yang meminta informasi
tersebut dalam bentuk apapun meskipun dirasa mereka adalah agen
yang terpercaya. Pastikan untuk tetap membuat karyawan waspada
selama mereka mengakses internet.
3) Membackup data
Selalu backup data atau file perusahaan sesering mungkin, sebagai
contoh apabila di kantor terjadi pemadaman listrik mendadak
ataupun koneksi internet yang hilang seringkali membuat tugas
maupun data informasi menjadi hilang. Meskipun komputer

merupakan teknologi canggih, namun hal seperti ini seringkali terjadi

sehingga harus tetap sering melakukan backup secara berkala untuk
mencegah hal ini terjadi. Sebaiknya memiliki salinan yang diletakkan
dalam flash disk maupun hardisk sehingga apabila hal seperti ini
terjadi, maka tidak perlu khawatir lagi dan cukup memindahkannya
kembali menuju komputer baru.
LK-2 Meminimalisir pencurian

Sebagai pemimpin perusahaan OTKP, tindakan apa yang akan
dilakukan kepada karyawan untuk meminimalisir pencurian yang
mungkin terjadi dan dapat merugikan perusahaan yang anda
pimpin.
Untuk mengerjakan LK ini anda dapat membaca materi,
membrosing, berdiskusi dan lain-lain, serta perhatikan indikator di
bawah ini :
 melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk
mengurangi pencurian.
 mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan inventaris
secara berkala sesuai peraturan.
 memberi pengamanan tambahan barang yang mudah dicuri
sesuai peraturan.
 menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP organisasi
 Rangkuman
Modul meminimalisir Pencurian terdiri atas 2 (dua) elemen, 1). Menggunakan
sistem keamanan penyimpanan secara rutin yang meliputi : menggunakan sistem
dan prosedur keamanan perusahaan sesuai dengan SOP organisasi, menyimpan
uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi, menangani perilaku pelanggan yang
mencurigakan sesuai dengan sop organisasi, menangani tindakan pencurian sesuai
dengan SOP organisasi, menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi. 2).
Meminimalisir pencurian, meliputi : melakukan tindakan tepat yang sesuai
peraturan untuk mengurangi pencurian, mencocokkan kode inventaris dengan
ketersediaan inventaris secara berkala sesuai peraturan, memberi pengamanan
tambahan barang yang mudah dicuri sesuai peraturan, menjaga keamanan staf
dan pihak luar sesuai SOP organisasi.
 Evaluasi
Soal Pengetahuan
1. Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, pernyataan tersebut merupakan
pengertian....
A. System yang menekankan pada prosedur
B. System yang menekankan pada elemen atau komponen
C. System yang menekankan pada konsep
D. System yang menekankan pada faktual
2. Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan tertentu, pernyataan tersebut merupakan pengertian....

B. System yang menekankan pada komponen

3. Serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan
atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil
yang sama dari keadaan yang sama, pernyataan tersebut merupakan
pengertian....
A. Komponen
B. Konsep
C. Prosedur
D. Faktual
4. Kas perusahaan yang disimpan di bank dapat dalam bentuk...

A. Deposito
B. Cek
C. Wesel
D. Rekonsiliasi
5. Dana yang disediakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk membayar

pengeluaran-pengeluaran operasional perusahaan yang tidak membutuhkan
dana terlalu besar, adalah….
A. Kas
B. Kas Besar
C. Kas Bank
D. Kas Kecil
6. Konsumen memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuannya,

perilaku ini merupakan ciri prilaku konsumen yang bersifat....
A. Rasional
B. Irrasional
C. Emosional
D. Prestise
7. Ciri Perilaku Konsumen yang bersifat Irrasional:

A. Memilih barang berdasarkan kebutuhan
B. Memilih barang yang mutunya terjamin
C. Memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuan konsumen
D. Memilih barang branded yang sudah dikenal luas
8. Di mata hukum, barang yang sudah berada di tangan pelaku, disebut....

A. Penggelapan
B. Pencurian
C. Penipuan
D. Pengambilan
9. Di mata hukum, barang yang belum berada di tangan pelaku, disebut....

A. Penggelapan
B. Pencurian
C. Penipuan

D. Pengambilan
10. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengamankan identitas dan
informasi rahasia dari perusahaan, adalah....
A. Mengupload data
B. Memposting data
C. Mendownload data
D. Membackup data
Soal Keterampilan
Sebagai pemimpin tentu akan berusaha semaksimal mungkin agar informasi
perusahaan tidak jatuh ketangan pesaing karena akan merugikan perusahaan.
Salah satu usaha yang di lakukan adalah memberikan pemahaman kepada
karyawan tentang cara menjaga sistem keamanan informasi dan usaha
meminimalisir pencurian dengan kegiatan tersebut diharapkan mereka
mempunyai sifat loyalitas. Pemberian pemahaman akan dilakukan melalui rapat.
Tugas anda bekerjalah secara kelompok dan diskusikan cara menjaga sistem
keamanan informasi dan usaha meminimalisir pencurian yang mungkin terjadi
sebagai bahan/materi rapat dengan karyawan.
Hasil yang diharapkan :
 Bahan presentasi (hasil diskusi) yang sesuai dengan prinsip dan teknik design
 Perangkat rapat mulai persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan
 Vidio rapat
Sumber :
1. Keamanan Sistem Informasi berbasis Internet oleh Budi Raharjo, PT Insan
Infonesia- Bandung PT INDOCISC Jakarta 1998-2002
2. https://koinworks.com/blog/3-cara-mengamankan-sistem-informasi-perusahaan/
3. https://www.jurnal.id/id/blog/2017-4-strategi-yang-harus-dilakukan-untuk-
menjaga-aset-perusahaan/
4. https://www.google.com/search?q=menyimpan+aset+fisik&oq=menyimpan+aset
+fisik&aqs=chrome..69i57j0.11191j0j8&sourceid=chrome&ie=UTF-8

BAB X
MENERAPKAN PROSEDUR K3 PERKANTORAN
Melalui membaca, mengkaji informasi, berdiskusi, mengkomunikasikan peserta
diharapkan dapat Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran dengan teliti dan
responsif

1. Menjaga peralatan kerja keamanan dan tempat
1.1. Peralatan dan tempat kerja diidentifikasi.
1.2. Seluruh peralatan operasional, diperiksa keamanan dan masa
kadaluarsanya sebelum digunakan.
1.3. Peralatan kerja yang berhubungan dengan listrik dipastikan
keamanannya sesuai SOP.
1.4. Peralatan dipergunakan sesuai petunjuk pemakaian.
1.5. Pemeliharaan rutin dilakukan sesuai dengan buku petunjuk penggunaan
peralatan.
1.6. Peralatan disimpan ditempat yang sesuai dengan peraturan
penyimpanan dengan kondisi siap pakai.
1.7. Kerusakan dilaporkan berdasarkan ketentuan perusahaan.
1.8. Perlengkapan keselamatan kerja yang sesuai dikenakan untuk
menghindari kecelakaan kerja
2. Meminimalisir pencurian
2.1. Seluruh peralatan operasional, diperiksa kebersihannya sebelum
digunakan.
2.2. Peralatan dibersihkan setelah dipakai sesuai dengan buku petunjuk
penggunaan peralatan.
2.3. Bahan-bahan untuk membersihkan disiapkan sesuai dengan petunjuk,
persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja.
2.4. Bahan-bahan kimia disimpan sesuai dengan persyaratan kesehatan dan
keselamatan kerja.
2.5. Sampah dan kelebihan bahan kimia dibuang sesuai higienitas, keamanan
serta peraturan mengenai lingkungan
3. Mengatasi situasi-situasi darurat
3.1. Potensi keadaan darurat diidentifikasi.
3.2. Keadaan darurat ditangani sesuai keterampilan yang dimiliki dan
kewenangan yang diberikan.
3.3. Bantuan dari rekan sejawat atau orang yang berwenang dicari segera,
bilamana diperlukan.
3.4. Rincian keadaan darurat dilaporkan sesuai dengan aturan
4. Menangani tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan di
kantor
4.1. Tanggap serta pro-aktif terhadap keadaan darurat.

4.2. Tindakan dilakukan dengan keterampilan dan kewenangan yang telah

ditentukan dalam menghadapi keadaan darurat, sehinggadapat
menentukan langkah-langkah selanjutnya.
4.3. Fisik korban dan tanda-tanda kehidupan diidentifikasi.
4.4. Informasi dan sarana serta prasana layanan pendukung terkini
tersedia.
4.5. Informasi mengenai kondisi korban disampaikan kepada petugas unit
gawat darurat (UGD).
4.6. Situasi darurat yang dialami dibakukan dalam bentuk laporan sesuai
dengan peraturan.
4.7. Laporan dibuat dengan jelas, akurat serta tepat waktu
1. Elemen 1 : Menjaga Keamanan Peralatan Dan Tempat Kerja
a. Mengidentifikasi Peralatan dan Tempat Kerja
Keberhasilan suatu pekerjaan akan baik apabila didukung oleh peralatan
dan tempat kerja yang memadai, keberhasil dalam memilih peralatan dan
penempatan peralatan kerja dapat menghasilkan produktifitas karena
adalah kenyamanan karyawan dalam bekerja, adapun beralatan kerja
dalam kegiatan perkantoran antara lain ; komputer, printer, multi kabel
dan peralatan lain yang mendukung pelaksanaan pekerjaan kantor.
sedangkan tempat yang ideal adalah sebagai berikut :
Keadaan tempat di lingkungan kerja.
a. Ruang kerja tidak terlalu padat dan sesak.
b. Penyusunan dan penyimpanan barang-barang dan alat perlu
diperhatikan keamanannya.
c. Pembuangan kotoran dan limbah sesuai pada tempatnya.
d. Pengaturan udara dan penerangan yang baik
b. Memeriksa Seluruh Peralatan Operasional, Keamanan dan Masa

Kadaluarsanya Sebelum Digunakan.
Dalam memeriksa seluruh peralatan operasional, keamanan dan masa
kadaluarsanya sebelum digunakan agar peralatan yang akan digunakan
sesuai dengan petunjuk operasional peralatan tersebut, adapun peralatan
yang berkaitan dengan menerapkan prosedur K3 perkantoran adalah
sebagai berikut :
 Alat pemadam api ringan (APAR)
 Alat distibusi listrik
 Kelengkapan P3K
Alat- tersebut harus selalu terjaga dan terawat karena dalam
pemanfaatan alat tersebut harus memperhatikan SOP pemeliharaan
peralatan, harus diperhatikan juga masa kadaluwarsanya sehinggabila
digunakan dapat terhidar dari bahaya atau kecelakaan kerja.
c. Memastikan Peralatan Kerja yang Berhubungan dengan Listrik

Keamanannya Sesuai SOP.
SOP ( Standar Operasional Prosedur ) adalah ketetapan /
prosedur operasi berisi urutan/tahapan pekerjaan yang harus dilakukan
oleh petugas/tim yang berkaitan dengan operasi real time ( setiap saat ).

SOP dibuat berdasarkan kesepakatan dan harus dipatuhi oleh petugas/tim

dalam melaksanakan tugas/fungsinya agar mendapatkan hasil yang
optimal, menghindari terjadinya kesalahan operasi, kerusakan
peralatan/instalasi dan kecelakaan kerja. Hal-hal berkaitan dengan
penggunaan listrik harus memperhatikan sebagai berikut :
1) Periksa kondisi alat sehingga siap untuk dioperasikan ?
2) Pemeriksaan aliran listrik pada stop kontak, steker dan panel. ?
3) Pemeriksaan voltage ?
4) Pemeriksaan kabel dan kelengkapan alat ?
Setelah kita mengikuti standar prosedur operasional (SOP) tentang
pemeriksaan tenaga listrik, selanjutnya adalah pengecekan pada
pendistribusian listrik sebagai berikut :
 Periksa distribusi daya listrik dari PLN yang disalurkan melalui panel
lisrik
 Periksa distibusi melalui stop kontak untuk peralatan listrik
Stop kontak.

 Periksa saklar untuk lampu penerangan
 Selanjutnya apabila akan menggunakan tenaga listrik dan posisi stop

kontak jauh dari area kerja dapat menggunakan rol kabel

 Jangan lupa! Yang terpenting dalam pekerjaan instalatir adalah

TESTPEN
d. Menggunakan Peralatan Sesuai Petunjuk Pemakaian

Peralatan yang digunakan dalam hal keselamatan kerja adalah salah
satu alat pemadam kebakaran, penggunaan alat pemadan kebakaran
yang digunakan dalam kantor yang umum terpasang adalah alat
pemadam kebakaran ringan (APAR), untuk menggunakan alat
pemadam kebakaran ringan (APAR) harus sesuai dengan buku petunjuk
penggunaan/pemakaian adapun pengertian dan petunjuk
penggunaan/pemakaian alat pemadam kebakaran ringan (APAR) adalah
sebagai berikut :
a. Pengertian alat pemadam kebakaran ringan (APAR)
Alat Pemadam Api Ringan (Fire Extinguisher) yang biasanya
disingkat dengan APAR adalah alat yang digunakan untuk
memadamkan api atau mengendalikan kebakaran kecil. Alat
Pemadam Api Ringan (APAR) pada umumnya berbentuk tabung
yang diisikan dengan bahan pemadam api yang bertekanan tinggi.
Dalam hal Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3), APAR merupakan
peralatan wajib yang harus dilengkapi oleh setiap Perusahaan dalam
mencegah terjadinya kebakaran yang dapat mengancam
keselamatan pekerja dan asset perusahaannya.
b. Jenis-jenis alat pemadam kebakaran ringan (APAR)
Jenis-jenis APAR (Alat Pemadam Api Ringan)

Berdasarkan Bahan pemadam api yang digunakan, APAR (Alat
Pemadam Api Ringan) dapat digolongkan menjadi beberapa Jenis.
Diantaranya terdapat 4 jenis APAR yang paling umum digunakan,
yaitu :

Alat Pemadam Api (APAR) Air / Water
APAR Jenis Air (Water) adalah Jenis APAR yang disikan oleh
Air dengan tekanan tinggi. APAR Jenis Air ini merupakan jenis
APAR yang paling Ekonomis dan cocok untuk memadamkan
api yang dikarenakan oleh bahan-bahan padat non-logam
seperti Kertas, Kain, Karet, Plastik dan lain sebagainya
(Kebakaran Kelas A). Tetapi akan sangat berbahaya jika
dipergunakan pada kebakaran yang dikarenakan Instalasi
Listrik yang bertegangan (Kebakaran Kelas C).
Alat Pemadam Api (APAR) Busa / Foam (AFFF

APAR Jenis Busa ini adalah Jenis APAR yang terdiri dari bahan
kimia yang dapat membentuk busa. Busa AFFF (Aqueous Film
Forming Foam) yang disembur keluar akan menutupi bahan

yang terbakar sehingga Oksigen tidak dapat masuk untuk

proses kebakaran. APAR Jenis Busa AFFF ini efektif untuk
memadamkan api yang ditimbulkan oleh bahan-bahan padat
non-logam seperti Kertas, Kain, Karet dan lain sebagainya
(Kebakaran Kelas A) serta kebakaran yang dikarenakan oleh
bahan-bahan cair yang mudah terbakar seperti Minyak,
Alkohol, Solvent dan lain sebagainya (Kebakaran Jenis B).
 Alat Pemadam Api (APAR) Serbuk Kimia / Dry Chemical

Powder
Alat Pemadam Api (APAR) Serbuk Kimia / Dry Chemical

Powder
APAR Jenis Serbuk Kimia atau Dry Chemical Powder Fire

Extinguisher terdiri dari serbuk kering kimia yang merupakan
kombinasi dari Mono-amonium danammonium sulphate.
Serbuk kering Kimia yang dikeluarkan akan menyelimuti
bahan yang terbakar sehingga memisahkan Oksigen yang
merupakan unsur penting terjadinya kebakaran. APAR Jenis
Dry Chemical Powder ini merupakan Alat pemadam api yang
serbaguna karena efektif untuk memadamkan kebakaran di
hampir semua kelas kebakaran seperti Kelas A, B dan C.
APAR Jenis Dry Chemical Powder tidak disarankan untuk

digunakan dalam Industri karena akan mengotori dan
merusak peralatan produksi di sekitarnya. APAR Dry
Chemical Powder umumnya digunakan pada mobil.

Alat Pemadam Api (APAR) Karbon Dioksida / Carbon Dioxide (CO2)
APAR Jenis Karbon Dioksida (CO2) adalah Jenis APAR yang

menggunakan bahan Karbon Dioksida (Carbon Dioxide / CO2)
sebagai bahan pemadamnya. APAR Karbon Dioksida sangat cocok
untuk Kebakaran Kelas B (bahan cair yang mudah terbakar) dan
Kelas C (Instalasi Listrik yang bertegangan).
c. Cara penggunaan alat pemadam kebakaran ringan (APAR)
Tata cara (Prosedur) penggunaan APAR (Alat Pemadam Api

Ringan) / Tabung Pemadam Kebakaran :
1) Tarik/Lepas Pin pengunci tuas APAR/Tabung Pemadam.
2) Arahkan selang ke titik pusat api.
3) Tekan tuas untuk mengeluarkan isi APAR/Tabung Pemadam.
4) Sapukan secara merata sampai api padam.
d. Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan alat pemadam

kebakaran ringan (APAR) :

1) Perhatikan arah angin (usahakan badan/muka menghadap

searah dengan arah angin) supaya media pemadam benar-benar
efektif menuju ke pusat api dan jilatan api tidak mengenai tubuh
petugas pemadam.
2) Perhatikan sumber kebakaran dan gunakan jenis APAR yang
sesuai dengan klasifikasi sumber kebakaran.
e. Melakukan Pemeliharaan Rutin Sesuai dengan Buku Petunjuk

Penggunaan Peralatan.
Agar alat pemadam kebakaran ringan (APAR) dapat berfungsi secara
optimal sebaiknya harus dilakukan pemeliharaan secara rutin dan sesuai
dengan petunjuk penggunaan peralatan, adapun perawatan alat
pemadam kebakaran ringan (APAR) adalah sebagai berikut :
a. Pastikan posisi jarum Pressure (Tipe Stored Pressure) pada posisi
terisi gas atau zona Hijau pada kontrol Pressurenya;
b. Pada tabung Cartridge pastikan posisi segelnya tidak lepas;
c. Pastikan posisi segel dalam kondisi baik dan di corong tidak ada
noda dari agent;
d. Sebaiknya tabung selalu dalam keadaan bersih agar terhindar dari
korosi dan debu yang dapat menutup Pressure kontrolnya;
e. Secara periodik balik posisi tabung khususnya tabung yang berisi
bubuk agar posisi bubuk di dalamnya tidak membeku kemudian
posisikan lagi seperti semula;
f. Pastikan posisi gantungan tabung Alat Pemadam Api dalam keadaan
kuat agar tidak mudah jatuh;
g. Untuk tabung beroda berikan pelumas pada rodanya agar tidak
macet dan pastikan juga untuk posisi ban dan Hangernya dalam
keadaan baik;
h. Usahakan posisi Alat Pemadam Api ditempatkan pada posisi yang
mudah dijangkau oleh orang agar jika terjadi Kebakaran bisa cepat
dalam penanganannya (Quick Response);
i. Hindari penempatan Alat Pemadam Api dari kontak langsung
dengan matahari atau hujan. Sebaiknya diberi penutup dan
pelindung jika posisi berada di luar (Outdoor).
f. Menyimpan Peralatan di Tempat yang Sesuai dengan

Peraturan Penyimpanan dengan Kondisi Siap Pakai.
Cara penyimpanan alat pemadam kebakaran harus sesuai dengan
peraturan penyimpanan atau penempatan dengan kondisi siap pakai, hal
ini dilakukan saat terjadi kebakaran langsung dapat digunakan adapun
persyaratan
dan cara pemasangan APAR (Alat Pemadam Api Ringan) yang antara
lain :
a. Tempat mudah dilihat dan dijangkau, tidak boleh digembok atau

diikat mati.

b. Jarak jangkauan maksimum 15 m.
c. Tinggi pemasangan maksimum 125 cm.
d. Jenis media dan ukuran sesuai dengan klasifikasi kebakaran dan

beban api.
e. Diperiksa secara berkala.
f. Bisa diisi ulang (Refill).
g. Kekuatan konstruksi terstandar.
Sebagai standar sarana gedung dalam hal keselamatan, sangat

penting penggunaan tanda/petunjuk untuk jalur evakuasi menuju
tempat/lokasi yang aman.
Tanda atau petunjuk tersebut biasanya bertuliskan, "EXIT" , "TANGGA

DARURAT" , "JALUR EVAKUASI"
g. Melaporkan Kerusakan Berdasarkan Ketentuan Perusahaan.

Dalam kegiatan kantor atau perusahaan selalu menggunakan peralatan,
dalam penggunaan sarana dan prasarana ada yang rusak baik rusak
ringan maupun rusak berat, agar pekerjaan dapat berjalan dengan baik
jika ada kerusakan sebaiknya diberikan laporan kepada atasan atau
pihak terkait untuk segera diperbaiki, untuk melaporkan kerusakan
biasanya dalam suatu unit atau bagian memiliki format laporan
kerusakan dan usulan pebaikan yang sudah disepakati, untuk lebih jelas
dibawah ini contoh format laporan kerusakan sebagai berikut :
Contoh Format Laporan Kerusakan

Nama :..............................................................................
Tanggal :..............................................................................
Waktu :..............................................................................
No. Ruang/Letak Uraian Jenis Keterangan

Kerusakan
Jakarta, 2018

Pelapor,
(...............................)
h. Menggunakan perlengkapan keselamatan kerja yang sesuai

untuk menghindari kecelakaan kerja
Keamanan kerja adalah suatu keadaan atau situasi aman yang dirasakan
oleh setiap pegawai pada saat melakukan suatu, untuk mencapai
keamanan kerja diperlukan adanya unsur penunjang yang dapat
mendukung terciptanya suasana kerja yang aman bagi tenaga kerja,
unsur penunjang tersebut antara lain meliputi:
a. Unsur keamanan yang bersifat materril meliputi:

1) baju kerja,
2) helm,
3) kaca mata,
4) sarung tangan
5) sepatu
b. Unsur penunjang keamanan kerja yang bersifat nonmaterill berupa:
1) buku petunjuk,
2) penggunaan alat kerja,
3) rambu-rambu dan isyarat tanda bahaya,
4) himbauan-himbauan,
5) petunjuk kerja.
Selain unsur penunjang, lingkungan kerja yang merupakan tempat kerja
bagi pegawai/karyawan dalam menjalankan tugasnya juga harus
diperhatikan agar betul-betul aman.
LK. 1. Menjaga peralatan kerja keamanan dan tempat
Abstraksi
Di suatu perusahaan memproduk makanan berupa makanan sumpleman

kesehatan, unit pemasaran, Saudara bekerja pada bagian keselamatan dan
kesehatan kerja K3). Lakukan tugas Saudara yang berkaitan dengan tugas
prosedur (K3) yang menjadi tanggung jawab Saudara.
Instruksi Kerja
Setelah membaca abstraksi, selanjutnya ikuti instruksi kerja sebagai
berikut:
a. Lakukan identifikasi Peralatan dan tempat kerja

b. Periksalah seluruh peralatan operasional, keamanan dan masa
kadaluarsanya sebelum digunakan.

c. Pastikan peralatan kerja yang berhubungan dengan listrik dan

keamanannya sesuai SOP.
d. Gunakan peralatan sesuai petunjuk pemakaian
e. Lakukan pemeliharaan rutin sesuai dengan buku petunjuk
f. Simpan peralatan ditempat yang sesuai dengan peraturan
penyimpanan dengan kondisi siap pakai.
g. Laporkan kerusakan berdasarkan ketentuan perusahaan.
h. Kenakan perlengkapan keselamatan kerja yang sesuai untuk
menghindari kecelakaan kerja
i. Videokan kegiatan a sd. f, kirimkan ke LMS atau ke Mentor boleh
menggunakan fasilitas Youtube dan berikan alamatnya
j. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yakni Menjaga
peralatan kerja keamanan dan tempat. Saudara membutuhkan
pengetahuan tentang Menjaga peralatan kerja keamanan dan tempat.
Saudara mampu melakukan identifikasi Peralatan dan tempat kerja
meriksa seluruh peralatan operasional, keamanan dan masa
kadaluarsanya sebelum digunakan. memastikan peralatan kerja yang
berhubungan dengan listrik dan keamanannya sesuai SOP. menggunakan
peralatan sesuai petunjuk pemakaian, melakukan pemeliharaan rutin
sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan, menyimpan
peralatan ditempat yang sesuai dengan peraturan penyimpanan dengan
kondisi siap pakai, melaporkan kerusakan berdasarkan ketentuan
perusahaan dan mengenakan perlengkapan keselamatan kerja yang
sesuai untuk menghindari kecelakaan kerja dengan baik
2. Elemen 2 : Menjaga Kebersihan Peralatan Dan Tempat Kerja

a. Memeriksa seluruh peralatan operasional, kebersihannya sebelum
digunakan
Kebersihan adalah tanggung jawab setiap orang dan mensyaratkan kepada
kita semua untuk menjaga tempat kerja agar bersih, rapi dan teratur sehingga
kondusif untuk melakukan pekerjaan, begitu pula dengan peralatan
operasional harus selalu digaja kebersihannya agar senantiasa siap untuk
digunakan, kebersihan yang efektif mensyaratkan untuk :
 Menyusun atur tempat kerja;

 Menjaga tempat kerja bersih dan kemas; dan
 Menyimpan segala peralatan ditempat yang betul.
b. Membersihkan peralatan setelah dipakai sesuai dengan buku

petunjuk penggunaan peralatan

Peralatan yang sudah dipakai harus senantiasa dibersihkan, sehingga

apabila akan digunakan kembali selalu siap, peralatan yang sudang
dibersihkan sebaiknya langsung disimpan agar :
 Memastikan ia dengan mudah dicari bila diperlukan;

 Menjaga peralatan dalam keadaan yang baik.
c. Menyiapkan bahan-bahan untuk membersihkan peralatan

sesuai dengan petunjuk, persyaratan kesehatan dan
keselamatan kerja.
Bahan dan Alat-alat kebersihan yang ada dikantor tentunya akan
berbeda dengan yang ada di rumah, kecuali memang jika rumah
tersebut termasuk pada rumah yang mewah dimana semua alat
kebersihannya menggunakan peralatan yang modern. Untuk sebuah
gedung yang besar tentunya juga harus memiliki beberapa alat
kebersihan elektronik dimana menggunakan mesin. Memang dengan
luas dan ukuran gedung kantor yang besar, membersihkannya pun akan
lebih sulit. Namun dengan bantuan alat kebersihan yang canggih semua
akan selesai dengan mudah.
Alat kebersihan dikantor tidak jauh berbeda dengan alat kebersihan

yang ada di rumah, namun yang membedakan jumlah peralatannya
akan lebih banyak dari alat-alat kebersihan yang ada di rumah. Berikut
beberapa alat kebersihan yang harus dimiliki oleh sebuah gedung
perkantoran.
Vacum Cleaner
Alat ini berguna untuk menyedot debu yang ada pada karpet, kursi,
ataupun sofa yang ada pada kantor. Dengan menggunakan vacuum
cleaner tentunya akan memudahkan untuk membersihkan setiap debu
yang menempel pada furniture, ataupun karpet yang ada dikantor.
Floor Machine
Alat ini sangat berguna untuk gedung perkantoran karena fungsinya

yang sangat banyak yaitu alat ini dapat menyikat, menyemir, juga
membuat lantai terlihat mengkilap. Jadi anda tidak perlu menyapu lalu
mengepel lantai, melakukan nya secara manual dengan menggunakan 2
kali proses. Menggunakan floor machine semuanya akan mudah
dibersihkan hanya dengan satu kali saja.
Pembersih Kaca
Satu lagi alat yang harus ada dalam gedung perkantoran adalah alat
pembersih kaca. Alat pembersih kaca yang canggih tentunya tidak akan
menghabiskan waktu juga tenaga yang banyak.
Itulah beberapa alat-alat kebersihan yang sebaiknya ada dalam sebuah
gedung perkantoran, agar kantor anda selalu bersih dan jauh dari
kuman.

d. Menyimpan bahan-bahan kimia sesuai dengan persyaratan

kesehatan dan keselamatan kerja.
Penyimpanan Bahan Kimia Berbahaya
Mengelompokkan bahan kimia berbahaya di dalam penyimpanannya

mutlak diperlukan, sehingga tempat/ruangan yang ada dapat di
manfaatkan sebaik-baiknya dan aman. Mengabaikan sifat-sifat fisik dan
kimia dari bahan yang disimpan akan mengandung bahaya seperti
kebakaran, peledakan, mengeluarkan gas/uap/debu beracun, dan
berbagai kombinasi dari pengaruh tersebut.
Penyimpanan bahan kimia berbahaya sebagai berikut :
Bahan Kimia Beracun (Toxic)

Bahan ini dalam kondisi normal atau dalam kondisi kecelakaan ataupun
dalam kondisi kedua-duanya dapat berbahaya terhadap kehidupan
sekelilingnya. Bahan beracun harus disimpan dalam ruangan yang
sejuk, tempat yang ada peredaran hawa, jauh dari bahaya kebakaran
dan bahan yang inkompatibel (tidak dapat dicampur) harus dipisahkan
satu sama lainnya.
Jika panas mengakibatkan proses penguraian pada bahan tersebut maka

tempat penyimpanan harus sejuk dengan sirkulasi yang baik, tidak
terkena sinar matahari langsung dan jauh dari sumber panas.
Bahan Kimia Korosif (Corrosive)

Beberapa jenis dari bahan ini mudah menguap sedangkan lainnya dapat
bereaksi dahsyat dengan uap air. Uap dari asam dapat
menyerang/merusak bahan struktur dan peralatan selain itu beracun
untuk tenaga manusia. Bahan ini harus disimpan dalam ruangan yang
sejuk dan ada peredaran hawa yang cukup untuk mencegah terjadinya
pengumpulan uap. Wadah/kemasan dari bahan ini harus ditangani
dengan hati-hati, dalam keadaan tertutup dan dipasang label. Semua
logam disekeliling tempat penyimpanan harus dicat dan diperiksa akan
adanya kerusakan yang disebabkan oleh korosi.
Penyimpanannya harus terpisah dari bangunan lain dengan dinding dan

lantai yang tahan terhadap bahan korosif, memiliki perlengkapan saluran
pembuangan untuk tumpahan, dan memiliki ventilasi yang baik. Pada
tempat penyimpanan harus tersedia pancaran air untuk pertolongan
pertama bagi pekerja yang terkena bahan tersebut.
Bahan Kimia Mudah Terbakar (Flammable)

Praktis semua pembakaran terjadi antara oksigen dan bahan bakar
dalam bentuk uapnya atau beberapa lainnya dalam keadaan bubuk
halus. Api dari bahan padat berkembang secara pelan, sedangkan api
dari cairan menyebar secara cepat dan sering terlihat seperti meledak.
Bahan Kimia Peledak (Explosive)

Terhadap bahan tersebut ketentuan penyimpananya sangat ketat, letak
tempat penyimpanan harus berjarak minimum 60[meter] dari sumber
tenaga, terowongan, lubang tambang, bendungan, jalan raya dan

bangunan, agar pengaruh ledakan sekecil mungkin. Ruang

penyimpanan harus merupakan bangunan yang kokoh dan tahan api,
lantainya terbuat dari bahan yang tidak menimbulkan loncatan api,
memiliki sirkulasi udara yang baik dan bebas dari kelembaban, dan tetap
terkunci sekalipun tidak digunakan. Untuk penerangan harus dipakai
penerangan alam atau lampu listrik yang dapat dibawa atau penerangan
yang bersumber dari luar tempat penyimpanan. Penyimpanan tidak
boleh dilakukan di dekat bangunan yang didalamnya terdapat oli,
gemuk, bensin, bahan sisa yang dapat terbakar, api terbuka atau nyala
api. Daerah tempat penyimpanan harus bebas dari rumput kering,
sampah, atau material yang mudah terbakar, ada baiknya
memanfaatkan perlindungan alam seperti bukit, tanah cekung belukar
atau hutan lebat.
Bahan Kimia Oksidator (Oxidation)

Bahan ini adalah sumber oksigen dan dapat memberikan oksigen pada
suatu reaksi meskipun dalam keadaan tidak ada udara. Beberapa bahan
oksidator memerlukan panas sebelum menghasilkan oksigen, sedangkan
jenis lainnya dapat menghasilkan oksigen dalam jumlah yang banyak
pada suhu kamar. Tempat penyimpanan bahan ini harus diusahakan
agar suhunya tetap dingin, ada peredaran hawa, dan gedungnya harus
tahan api. Bahan ini harus dijauhkan dari bahan bakar, bahan yang
mudah terbakar dan bahan yang memiliki titik api rendah.
Alat-alat pemadam kebakaran biasanya kurang efektif dalam

memadamkan kebakaran pada bahan ini, baik penutupan ataupun
pengasapan, hal ini dikarenakan bahan oksidator menyediakan oksigen
sendiri.
Bahan Kimia Reaktif Terhadap Air (Water Sensitive Substances)

Bahan ini bereaksi dengan air, uap panas atau larutan air yang lambat
laun mengeluarkan panas atau gas-gas yang mudah menyala. Karena
banyak dari bahan ini yang mudah terbakar maka tempat penyimpanan
bahan ini harus tahan air, berlokasi ditanah yang tinggi, terpisah dari
penyimpanan bahan lainnya, dan janganlah menggunakan sprinkler
otomatis di dalam ruang simpan.
Bahan Kimia Reaktif Terhadap Asam (Acid Sensitive

Substances)
Bahan ini bereaksi dengan asam dan uap asam menghasilkan panas,
hydrogen dan gas-gas yang mudah menyala. Ruangan penyimpanan
untuk bahan ini harus diusahakan agar sejuk, berventilasi, sumber
penyalaan api harus disngkirkan dan diperiksa secara berkala. Bahan
asam dan uap dapat menyerang bahan struktur campuran dan
menghasilkan hydrogen, maka bahan asam dapat juga disimpan dalam
gudang yang terbuat dari kayu yang berventilasi. Jika konstruksi
gudang trbuat dari logam maka harus di cat atau dibuat kebal dan pasif
terhadap bahan asam.
Gas Bertekanan (Compressed Gases)

Silinder dengan gas-gas bertekanan harus disimpan dalam keadaan

berdiri dan diikat dengan rantai atau diikat secara kuat pada suatu
penyangga tambahan. Ruang penyimpanan harus dijaga agar sejuk ,
bebas dari sinar matahari langsung, jauh dari saluran pipa panas di
dalam ruangan yang ada peredaran hawanya. Gedung penyimpanan
harus tahan api dan harus ada tindakan preventif agar silinder tetap
sejuk bila terjadi kebakaran, misalnya dengan memasang sprinkler.
Bahan Kimia Radioaktif (Radioactive Substances)

Radiasi dari bahan radioaktif dapat menimbulkan efek somatik dan efek
genetik, efek somatik dapat akut atau kronis. Efek somatik akut bila
terkena radiasi 200[Rad] sampai 5000[Rad] yang dapat menyebabkan
sindroma system saraf sentral, sindroma gas trointestinal dan sindroma
kelainan darah, sedangkan efek somatik kronis terjadi pada dosis yang
rendah. Efek genetik mempengaruhi alat reproduksi yang akibatnya
diturunkan pada keturunan. Bahan ini meliputi isotop radioaktif dan
semua persenyawaan yang mengandung radioaktif. Pemakai zat
radioaktif dan sumber radiasi harus memiliki instalasi fasilitas atom,
tenaga yang terlatih untuk bekerja dengan zat radioaktif, peralatan
teknis yang diperlukan dan mendapat izin dari BATAN. Penyimpanannya
harus ditempat yang memiliki peralatan cukup untuk memproteksi
radiasi, tidak dicampur dengan bahan lain yang dapat membahayakan,
packing/kemasan dari bahan radioaktif harus mengikuti ketentuan
khusus yang telah ditetapkan dan keutuhan kemasan harus dipelihara
e. Membuang sampah dan kelebihan bahan kimia sesuai

higienitas, keamanan serta peraturan mengenai lingkungan
Pengelolaan sampah adalah pengumpulan, pengangkutan, pemrosesan,
pendaur-ulangan, atau pembuangan dari material sampah. Kalimat ini
biasanya mengacu pada material sampah yg dihasilkan dari kegiatan
manusia, dan biasanya dikelola untuk mengurangi dampaknya terhadap
kesehatan, lingkungan atau keindahan. Pengelolaan sampah juga
dilakukan untuk memulihkan sumber daya alam. Pengelolaan sampah
bisa melibatkan zat padat, cair, gas, atau radioaktif dengan metoda dan
keahlian khusus untuk masing masing jenis zat.
Praktek pengelolaan sampah berbeda beda satu Negara ke Negara yang

lain (sesuai budaya yang berkembang), dan hal ini berbeda juga antara
daerah perkotaan dengan daerah pedesaan, serta rberbeda juga antara
daerah perumahan dengan daerah industri. Pengelolaan sampah yg
tidak berbahaya dari pemukiman dan institusi di area metropolitan
biasanya menjadi tanggung jawab pemerintah daerah, sedangkan untuk
sampah dari area komersial dan industri biasanya ditangani oleh
perusahaan pengolah sampah.
Pengelolaan sampah memiliki tujuan untuk

mengubah sampah menjadi material yang memiliki nilai ekonomis dan
juga untuk mengolah sampah agar menjadi material yang tidak

membahayakan bagi lingkungan hidup. Metode pengelolaan sampah

berbeda beda tergantung banyak hal, diantaranya tipe zat sampah,
tanah yg digunakan untuk mengolah, dan ketersediaan area.
Upaya-upaya dalam pengelolaan sampah, dapat dilakukan dengan

menerapkan beberapa metode atau cara sebagai berikut :
Melakukan Metode Pembuangan dan Penimbunan

Pembuangan sampah pada penimbunan darat termasuk menguburnya
untuk membuang sampah, metode ini adalah metode paling populer di
dunia. Penimbunan ini biasanya dilakukan di tanah yg tidak terpakai,
lubang bekas pertambangan , atau lubang lubang dalam. Sebuah lahan
penimbunan darat yg dirancang dan dikelola dengan baik akan menjadi
tempat penimbunan sampah yang hiegenis dan murah. Sedangkan
penimbunan darat yg tidak dirancang dan tidak dikelola dengan baik akan
menyebabkan berbagai masalah lingkungan , diantaranya angin berbau
sampah , menarik berkumpulnya Hama , dan adanya genangan air
sampah. Efek samping lain dari sampah adalah gas methan dan karbon
dioksida yang juga sangat berbahaya.Karakteristik desain dari penimbunan
darat yang modern diantaranya adalah metode pengumpulan air sampah
menggunakan bahan tanah liat atau pelapis plastik. Sampah biasanya
dipadatkan untuk menambah kepadatan dan kestabilannya , dan ditutup
untuk tidak menarik hama (biasanya tikus). Banyak penimbunan sampah
mempunyai sistem pengekstrasi gas yang dipasang untuk mengambil gas
yang terjadi. Gas yang terkumpul akan dialirkan keluar dari tempat
penimbunan dan dibakar di menara pembakar atau dibakar di mesin
berbahan bakar gas untuk membangkitkan listrik.
Melakukan Metode Daur-ulang

Proses pengambilan barang yang masih memiliki nilai dari sampah untuk
digunakan kembali disebut sebagai Daul-ulang. Ada beberapa cara daur
ulang yaitu pengampulan bahan sampah untuk diproses lagi atau
mengambil kalori dari bahan yang bisa dibakar untuk membangkitkan
listrik. Metode baru dari Daur-Ulang yaitu :
1) Pengolahan kembali secara fisik
Metode ini adalah aktivitas paling populer dari daur ulang, yaitu
mengumpulkan dan menggunakan kembali sampah yang telah dibuang
contohnya kaleng minum alumunium, kaleg baja makanan / minuman,
botol bekas, kertas karton, koran, majalah dan kardus. Pengumpulan
biasanya dilakukan dari sampah yang sudah dipisahkan dari awal
(kotak sampah / kendaraan sampah khusus), atau dari sampah yang
sudah tercampur. Jenis sampah plastik lain yang dapat digunakan
seperti (PVC, LDPE, PP, dan PS) juga bisa di daur ulang. Daur ulang
dari produk yang komplek seperti komputer atau mobil lebih susah,
karena bagian bagiannya harus diurai dan dikelompokan menurut jenis
bahannya.
2) Pengolahan kembali secara biologis

Material sampah (organik), seperti zat makanan, sisa makanan /

kertas, bisa diolah dengan menggunakan proses biologis untuk
kompos atau dikenal dengan istilah pengkomposan. Hasilnya adalah
kompos yang bisa digunakan sebagai pupuk dan gas yang bisa
digunakan untuk membangkitkan listrik.
LK. 2. Menjaga Kebersihan Peralatan Dan Tempat Kerja
Abstraksi

kesehatan kerja K3). Lakukan tugas Saudara yang berkaitan dengan
menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja menjadi tanggung jawab
Saudara.
Instruksi Kerja
berikut:
a. Periksa kebersihan dan seluruh peralatan operasional sebelum

digunakan.
b. Bersihkan peralatan setelah dipakai sesuai dengan buku petunjuk
c. Siapkan bahan-bahan untuk membersihkan sesuai dengan petunjuk,
persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja.
d. Simpan bahan-bahan kimia sesuai dengan persyaratan kesehatan dan
keselamatan kerja.
e. Buang sampah dan kelebihan bahan kimia sesuai higienitas, keamanan
serta peraturan mengenai lingkungan
f. Videokan kegiatan a sd. e, kirimkan ke LMS atau ke Mentor boleh
k. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yakni Menjaga
Kebersihan Peralatan Dan Tempat Kerja. Saudara membutuhkan
pengetahuan tentang Menjaga Kebersihan Peralatan Dan Tempat Kerja.
Saudara mampu melakukan pemeriksaan kebersihan dan seluruh peralatan
operasional sebelum digunakan, membersihkan peralatan setelah dipakai
sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan, menyiapkan bahan-
bahan untuk membersihkan sesuai dengan petunjuk, persyaratan kesehatan
dan keselamatan kerja, menyimpan bahan-bahan kimia sesuai dengan
persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja, membuang sampah dan
kelebihan bahan kimia sesuai higienitas, keamanan serta peraturan
mengenai lingkungan
3. Elemen 3. Mengatasi Situasi-Situasi Darurat

a. Mengidentifikasi Potensi Keadaan Darurat
Keadaan darurat dalam suatu kegiatan perkantoran sering terjadi adalah

kecelakaan, yang dimaksud dengankecelakaan adalah kejadian yang tak
terduga dan tidak diharapkan. Tak terduga, oleh karena di belakang
peristiwa itu tidak terdapat unsur kesengajaan, lebih-lebih dalam bentuk
perencanaan.
Kecelakaan akibat kerja adalah kecelakaan berhubungan dengan hubungan

kerja pada perusahaan. Hubungan kerja di sini dapat berarti, bahwa
kecelakaan terjadi karena oleh pekerjaan atau pada waktu melaksanakan
pekerjaan.
Bahaya pekerjaan adalah faktor-faktor dalam hubungan pekerjaan yang

dapat mendatangkan kecelakaan. Bahaya tersebut disebut potensial, jika
faktor-faktor tersebut belum mendatangkan kecelakaan.
Jika kecelakaan telah terjadi, maka bahaya tersebut sebagai bahaya nyata.
Dengan adanya kecelakaan/bahaya akibat kerja dapat menyebabkan

kerugian-kerugian. Ada 5 jenis yang disebabkan oleh kecelakaan akibat
kerja, yaitu:
1) Kerusakan.
2) Kekacauan organisasi.
3) Keluhan dan kesedihan.
4) Kelainan dan cacat.
5) Kematian.
Klasifikasi kecelakaan akibat kerja menurut Organisasi Perburuan
Internasional tahun 1962, adalah sebagai berikut:
1. Klasifikasi menurut jenis kecelakaan seperti:
a. terjatuh.
b. tertimpa benda jatuh.
c. tertumbuk atau terkena benda-benda.
d. terjepit oleh benda.
e. pengaruh suhu tinggi.
2. Klasifikasi menurut penyebab
a. Mesin, seperti:
1) pembangkit tenaga
2) mesin-mesin penyalur
3) mesin-mesin untuk mengerjakan logam
4) mesin-mesin untuk mengolah kayu
b. Alat angkut dan alat angkat
1) mesin angkat dan peralatannya
2) alat angkutan di atas rel
3) alat angkutan udara
c. Peralatan lain

1) bejana bertekanan
2) instalasi pendingin
3) alat-alat listrik
3. Klasifikasi menurut sifat luka atau kelainan, seperti:
a. patah tulang
b. dislokasi/keseleo
c. rengang otot
d. amputasi
e. luka bakar
4. Kecelakaan-kecelakaan diselidiki dengan maksud sebagai berikut:
a. Menentukan siapa yang bertanggung jawab atas kejadian
kecelakaan.
b. Mencegah berulangnya peristiwa serupa.
b. Menangani Keadaan Darurat Sesuai Keterampilan yang Dimiliki

dan Kewenangan yang Diberikan.
Dalam keadaan darurat Anda harus berinisiatif dan cermat dalam
menangani keadaan darurat sesuai keterampilan yang dimiliki dan
kewenangan yang diberikan. Dalam menangani keadaan darurat
pengetahuan yang diperlukan tentang Pengertian Pertolongan Pertama
Pada Kecelakaan.
Pertolongan Pertama merupakan tindakan pertolongan yang diberikan

terhadap korban dengan tujuan mencegah keadaan bertambah buruk
sebelum si korban mendapatkan perawatan dari tenaga medis resmi. Jadi
tindakan Pertolongan Pertama (PP) ini bukanlah tindakan pengobatan
sesungguhnya dari suatu diagnosa penyakit agar si penderita sembuh dari
penyakit yang dialami. Pertolongan Pertama biasanya diberikan oleh orang-
orang disekitar korban yang diantaranya akan menghubungi petugas
kesehatan terdekat. Pertolongan ini harus diberikan secara cepat dan tepat
sebab penanganan yang salah dapat berakibat buruk, cacat tubuh bahkan
kematian.
Namun sebelum kita memasuki pembahasan kearah penanggulangan

pengobatan terhadap luka, akan lebih baik kita berbicara dulu mengenai
pencegahan terhadap suatu kecelakaan (accident), terutama dalam
kegiatan di alam bebas. Selain itu harus kita garis bawahi bahwa situasi
dalam berkegiatan sering memerlukan bukan sekedar pengetahuan kita
tentang pengobatan, namun lebih kepada pemahaman kita akan prinsip-
prinsip pertolongan terhadap korban. Sekedar contoh, beberapa peralatan
yang disebutkan dalam materi ini kemungkinan tidak selalu ada pada setiap
kegiatan, aka kita dituntut kreatif dan mampu menguasai setiap keadaan.

1. Prinsip Dasar
Adapun prinsip-prinsip dasar dalam menangani suatu keadaan darurat
tersebut diantaranya:
a) Pastikan Anda bukan menjadi korban berikutnya. Seringkali kita

lengah atau kurang berfikir panjang bila kita menjumpai suatu
kecelakaan. Sebelum kita menolong korban, periksa dulu apakah
tempat tersebut sudah aman atau masih dalam bahaya.
b) Pakailah metode atau cara pertolongan yang cepat, mudah dan
efesien. Hindarkan sikap sok pahlawan. Pergunakanlah sumberdaya
yang ada baik alat, manusia maupun sarana pendukung lainnya. Bila
Anda bekerja dalam tim, buatlah perencanaan yang matang dan
dipahami oleh seluruh anggota.
Biasakan membuat cataan tentang usaha-usaha pertolongan yang telah

Anda lakukan, identitas korban, tempat dan waktu kejadian, Catatan ini
berguna bila penderita mendapat rujukan atau pertolongan tambahan
oleh pihak lain Pertolongan Pertama merupakan tindakan pertolongan
yang diberikan terhadap korban dengan tujuan mencegah keadaan
bertambah buruk sebelum si korban mendapatkan perawatan dari
tenaga medis resmi. Jadi tindakan Pertolongan Pertama (PP) ini
bukanlah tindakan pengobatan sesungguhnya dari suatu diagnosa
penyakit agar si penderita sembuh dari penyakit yang dialami.
Pertolongan Pertama biasanya diberikan oleh orang-orang disekitar
korban yang diantaranya akan menghubungi petugas kesehatan
terdekat. Pertolongan ini harus diberikan secara cepat dan tepat sebab
penanganan yang salah dapat berakibat buruk, cacat tubuh bahkan
kematian.
Namun sebelum kita memasuki pembahasan kearah penanggulangan

atau pengobatan terhadap luka, akan lebih baik kita berbicara dulu
mengenai pencegahan terhadap suatu kecelakaan (accident), terutama
dalam kegiatan di alam bebas. Selain itu harus kita garis bawahi bahwa
situasi dalam berkegiatan sering memerlukan bukan sekedar
pengetahuan kita tentang pengobatan, namun lebih kepada
pemahaman kita akan prinsip-prinsip pertolongan terhadap korban.
Sekedar contoh, beberapa peralatan yang disebutkan dalam materi ini
kemungkinan tidak selalu ada pada setiap kegiatan, aka kita dituntut
kreatif dan mampu menguasai setiap keadaan.
2. Mengenal Peratalan PPPK dan Penggunaannya

a. Alat-alat (Peralatan) PPPK

Sumber: http://pppk-p3k.blogspot.com
Gambar: 4.2. Kontak P3K
Kapas, perban/pembalut, kasa steril, plester gulung, plester tunggal

seperti “tensoplas” dan “band aid”, kain pembalut yang lebar untuk
kecelajaan yang berat, mercurorochrome/obat merah, boorwater, dan
au de cologne untuk membangunkan orang pingsan, gelas pencuci
mata, gunting kecil/besar, dan jepitan/pingset.
b. Kegunaan Alat-Alat PPPK

1) untuk menutupi luka
2) untuk penekanan pada bagian yang luka
3) untuk mempersempit ruang gerakan
4) untuk mengikat spalk (bidai)
c. Macam-Macam Pembalut dan Cara Penggunaannya

1) Pembalut Segitiga
Bentuknya seperti segitiga sama kaki/sama sisi.

2) Pembalut Gulung
Kegunaannya untuk luka pada jari kaki dan jari tangan
Sumber: http://darmansmantiga.blogspot.com
Gambar: 4.3. Cara penanganan luka tangan dan kepala
Cara penggunaanya adalah sebagai berikut :
a) Bungkus disobek dan tarikah tali yang sudah tersedia

b) Ujung-ujung pembalut dipegang dengan kedua tangan dan
gulungkan.
c) Luka ditekan dan balut dengan pembalut/kain kasa yang berada di
atas kompres
d) Pembalut Tangan
e) Pembalut Penggendong Tangan
f) Pembalut lutut
g) Balut kaki

Sumber: http://darmansmantiga.blogspot.com
Gambar: 4.4. Cara penanganan luka kaki
Anggota badan yang patah harus diberi bidai (spalk) sebelum si sakit
dipindahkan. Gunakanlah lipatan surat kabar, tongkat, papan, tali, dasi, kaus
kaki panjang, atau bahan apa saja yang mudah didapat.
d. Macam-macam Lena (Collapse, Syncope)

Lena adalah kehilangan kesadaran karena peredaran darah ke otak
berkurang.

Gejala-gejalanya:
1) Kesadaran menurun
2) Berkeringat dingin
3) Denyut nadi lemah
4) Muka Pucat
Sebab-sebabnya:
1) Berada dalam ruangan tertutup penuh orang (penat) sehingga

kekurangan udara segar
2) Karena kepanasan
3) Karena emosi
4) Terlalu lelah
Pertolongannya:
1) Penderita dibawa ke tempat yang teduh dan udara segar

2) Baringkan kepala sejajar dengan badan
3) Kepala dimiringkan apabila muntah sehingga mudah keluar dari
mulut. Apabila ada gigi palsu yang lepas harus dikeluarkan.
4) Kendurkan semua pakaian agar tidak mengganggu pernapasan
5) Berikan rangsangan dengan bau-bauan, misalnya eau de
cologneminyak wangi, bawang putih yang dipecah-pecah, dan
sebagainya.
6) Kemudian, penderita diberi minum. Setelah sadar, sebaiknya
penderita diberi minum kopi yang hangat.
c. Mencari Bantuan dari Rekan Sejawat atau Orang yang Berwenang

Segera, Bilamana Diperlukan.
Musibah atau kecelakaan kadang-kadang bisa terjadi dimana-mana dan
kapan saja yang tidak bisa diprediksi, untuk mengantisipasi kebadian
tersebut ada baiknya kita mempersiapan berupa kotak P3K. Untuk lebih
jelasnya mengenasi P3K marilah kita pelajari bagaimana menangani
pertolongan pertama pada kecelakaan korban yang kebetulan tidak ada ahli
kesehatan, namun membutuhkan penanganan dengan segera.
Sebelumnya, perlu kita ketahui terlebih dahulu apa saja peralatan yang di
butuhkan kita dan melakukan penangan secara darurat yang sudah dibahas
sebelumnya,langkah selanjutnya adalah mencari bantuan pada pihak yang
berwenang yang berkaitan dengan penanganan kesehatan misalnya; dokter
jaga terdekat, puskesmas dan bahkan rumah sakit apabila korban
mengalami luka yang parah dan harus mendapat perawatan secara intensif
d. Melaporkan Rincian Keadaan Darurat Sesuai dengan Aturan.

Setelah korban telah tertangani dengan baik dan mendapatkan perawatan,
langkah selanjutnya adalah melaporkan kejadian sesaui aturan unit kerja
terkait laporan dibuat secara jelas dan rinci agar dapat memberi informasi
yang jelas, hal-hal yang perlu dilaporkan antara lain :
a. Lokasi kejadian
b. Nama cedera
c. Rincian singkat kondisi terluka

d. Deskripsi (kecelakaan, kebakaran, explotion)

e. Berikan petunjuk dan saran dari setiap kondisi secara khusus Waktu
terjadinya kecelakaan
LK.3. Mengatasi Situasi-Situasi Darurat
Abstraksi

kesehatan kerja K3). Lakukan tugas Saudara yang berkaitan dengan
mengatasi situasi-situasi darurat yang menjadi tanggung jawab Saudara
Instruksi Kerja
berikut:
a. Mengidentifikasi potensi keadaan darurat.

b. Menangani keadaan darurat sesuai keterampilan yang dimiliki dan
kewenangan yang diberikan.
c. Mencari dengan segera bantuan dari rekan sejawat atau orang yang
berwenang, bilamana diperlukan.
d. Melaporkan rincian keadaan darurat sesuai dengan aturan
e. Videokan kegiatan a sd. c, kirimkan ke LMS atau ke Mentor boleh
l. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yakni Mengatasi
Situasi-Situasi Darurat. Saudara membutuhkan pengetahuan tentang
Mengatasi Situasi-Situasi Darurat. Saudara mampu melakukan identifikasi
potensi keadaan darurat, menangani keadaan darurat sesuai keterampilan
yang dimiliki dan kewenangan yang diberikan, mencari dengan segera
bantuan dari rekan sejawat atau orang yang berwenang, bilamana
diperlukan dan melaporkan rincian keadaan darurat sesuai dengan aturan
4. Elemen 4. Menangani Tindakan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan

Di Kantor
a. Pro-aktif dan Tanggap Terhadap Keadaan Darurat
Tidak semua kantor/ perusahaan memiliki bagaian yang bertugas untuk

menangani kesehatan dan keselamatan kerja, sehingga diperlukan

pengetahuan setiap karyawan untuk mengetahui adanya keadaan darurat

harus melaporkannya kepada team penanganan keadaan darurat.
Team penanggulangan keadaan darurat bertanggungjawab menangani
keadaan darurat yang ada. Untuk keadaan darurat kebakaran, penggunaan
alat pemadam mengikuti standar penggunaan APAR dan standar
penggunaan APAB.
Jika keadaan darurat tidak dapat ditangani oleh team penanggulangan
keadaan darurat, maka koordinator team harus segera menghubungi pihak
luar yang terkait untuk meminta bantuan
b. Melakukan Tindakan Sesuai Keterampilan dan Kewenangan yang

Telah Ditentukan dalam Menghadapi Keadaan Darurat, Sehingga
Dapat Menentukan Langkah-langkah Selanjutnya
Dalam melakukan tindakan menghadapi keadaan darurat hal yang harus
dilakukan adalah melakukan pertolongan pertama pada kecelakaan dengan
langkah sebagai berikut :
a) Mencegah Bahaya Maut
Bahaya maut apabila :
1) Korban kecelakaan dalam keadaan shock

2) Pendarahan yang hebat, dan
3) Pingsan
b) Mencegah Cacat
Mencegah cacat adalah mencegah akibat kecelakaan atau benturan
hebat yang mengenai kepala bagian belakang dan mengakibatkan
gegar otak (cacat rohani).
Mencegah akibat kecelakaan yang menyebabkan hilangnya salah

satu anggota badan, misalnya patah/hilangnya tangan atau kaki.
c) Mencegah Infeksi
Maksud mencegah infeksi adalah mencegah masuknya bibit
penyakit ke dalam tubuh akibat kecelakaan.
d) Meringankan rasa sakit si korban

Cara meringankan rasa sakit isi Korban, yaitu dengan melakukan
pertolongan untuk meringankan derita yang dialaminya sebelum
dibawa ke dokter (rumah sakit).

Sumber: http://pppk-p3k.blogspot.com
Gambar: 4.1 Kontak P3K
c. Mengidentifikasi Fisik Korban dan Tanda-tanda Kehidupan.

Dalam mengidentifikasi fisik korban dan tanda-tanda kehidupan hal-hal
yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:
1) Pingsan
Pingsan adalah kehilangan kesadaran karena fungsi otak
terganggu.
Gejala-gejalanya
 Penderita tidak sadarkan diri, tidak beraksi terhadap
rangsangan (dicubit, dipanggil).
 Biasanya tidak bergerak, tetapi dapat juga gelisah
 Nadi cepat dan sulit diraba
 Pernapasan tidak tentu (kadang-kadang tertutup dan tidak
teratur).
Sebab-sebabnya
 Kekurangan oksigen dalam daran karena pernapasan

terhalang, misalnya tercekik, tenggelam, tertimbun, dan
sebagainya.
 Kerusakan pada otak, misalnya karena pukulan pada kepala,
tabrakan (gegar otak), dan sebagainya.
 Terkena aliran listrik
 Keracunan melalui makanan/minuman atau pernapasan.

 Penyakit-penyakit, misalnya kencing manis (diabetes

mellitus), ginjal, ayan (epilepsi).
Sumber: http://kampus.okezone.com/read/2013
Gambar: 4.5. Cara penanganan penderita pinsan
c. Shock
Shock adalah gangguan yang disebabkan oleh jumlah darah yang beredar
didalam pembuluh- pembuluh darah sangat sedikit

Sumber : http://pppk-p3k.blogspot.com
Gambar : 4.6. Cara penanganan gangguan shcok
Gejala-gejalanya
 Kesadaran menurun
 Muka pucat dan berkeringat dingin
 Sangat gelisah
 Bibir kering dan merasa sangt halus
 Pernapasan tidak teratur
 Nadi cepat dan sukar diraba
Sebab-sebabnya
 karena pendarahan
 Cairan tubuh banyak yang keluar bersamaan dengan muntah
 Sangat gelisah
 Bibir kering dan merasa sangat halus
 Pernapasan tidak teratur
 Nadi cepat dan sukar diraba
Pertolongannya
 Bawalah penderita ke tempat yang teduh dengan udara yang segar

 Longgarkan semua pakaian yang dapat mengganggu pernapasan
 Hentikan pendarahan dengan jalan membalut
 Cegah kemungkinan terjadinya infeksi pada luka
 Selimuti penderita agar tidak kedinginan, tetapi harus dijaga jangan
sampai berkeringat.
 Bawalah segera ke rumah sakit atau dokter terdekat.
d. Mati Suri
Mati suri adalah gangguan yang sangat gawat yang menyebabkan
penderita tidak sadar, napas dan denyut jantung berhenti atau tak
dapat dirasakan.
Sebab-sebabnya
Sebab-sebabnya sama dengan lena, pingsan, dan shock. Mati suri

adalah tingkat lanjutan dari gangguan umum lainnya yang lebih
ringan.
1) Perbaikan dengan memberikan pernapasan buatan

2) Perbaikan peredaran darah dengan jalan mengurut jantung

(massage jantung)
e. Pernapasan Buatan
Sumber : http://pppk-p3k.blogspot.com
Gambar : 4.7. Cara pembuatan pernapasan buatan
Pernapasan buatan adalah suatu tindakan yang dilakukan untuk

menolong jiwa seseorang dengan jalan menimbulkan pernapasan yang
spontan dan teratur. Orang hanya dapat hidup dalam beberapa menit
saja tanpa bernapas. Oleh karena itu, pernapasan buatan harus
dilakukan dengan segera dan cara yang benar.
Pedoman dalam melakukan pernapasan buatan
Yang harus dikerjakan sebelum melakukan pernapasan buatan adalah

sebagai berikut :
 Bersihkan saluran pernapasan

 Longgarkan pakaian yang menjepit leher, dada, perut kemudian,
lakukanlah pernapasan buatan dengan pedoman sebagai berikut:
1) Lakukanlah pernapasan dengan segera. Apabila terlambat, jiwa
orang tidak akan tertolong
2) Lakukan pernapasan buatan yang telah kamu kuasai betul.
Jangan mencoba cara lain meskipun mungkin lebih baik

3) Lakukanlah pernapasan buatan sampai si korban bernapas

kembali atau dokter menyatakan ia sudah mati
Beberapa cara pernapasan buatan
1) Cara Sylvester
Si korban dibaringkan telentang. Penolong berlutut pada satu kaki di

belakang kepala korban menghadap ke arah wajah korban.
Penolong memegang lengan bawah si korban dekat siku lalu
mengangkat kedua belah tangan ke atas, kemudian ke belakang
sampai siku korban menyentuh lantai. Dengan demikian, terjadilah
penarikan napas. Setelah itu, kedua lengan ditarik ke atas dan ke
muka sampai lengan memberi tekanan di atas dada. Dengan
demikian terjadilah pengeluaran napas. Penarikan dan pengeluaran
napas ini dilakukan menurut irama yang tetap kira-kira 12 kali setiap
menit sehingga menyerupai pernapasan biasa.
Keuntungan cara ini ialah hanya membutuhkan seorang penolong

dan dapat segera dimulai.
Kerugian cara ini adalah sebagai berikut :
 Jalan pernapasan (napas) dapat terhalang

 Apabila tekanan pada dada terlalu keras dapat mengakibatkan
tulang rusuk patah
 Penolong cepat lelah
2) Cara Schaffer
Korban dibaringkan telungkup, muka menghadap samping, pipi

rapat di atas lantai/tanah. Penolong berlutut sehingga badan si
korban berada di antara lututnya, dengan muka menghadap
punggung korban. Letakkan kedua telapak tangan di atas tulang-
tulang rusuk si korban sebelah bawah dengan jarak kedua ibu jari
kurang lebih 3 cm dan sejajar dengan tulang punggung korban.
Dengan lengan lurus, bengkokkanlah badan ke depan sehingga
kedua tangan menekan secukupnya. Dengan demikian, terjadilah
pengeluaran napas. Kemudian, tegakkan kembali badan seperti
kedudukan semula sehingga tekanan pada rongga dada lenyap,
tetapi tangan jangan dilepaskan dari punggung korban. Dengan
demikian, terjadilah penarikan napas. Lakukanlah kedua gerakan ini
menurut irama yang sama lebih kurang 12 kali/menit.

Keuntungan cara ini adalah hanya membutuhkan seorang penolong

dan tidak melelahkan, sedangkan kerugiannya adalah pertukaran
udara kurang banyak karena penarikan napas terjadi secara pasif.
3) Cara Holger Nielson
Cara ini merupakan cara yang sangat baik karena hal-hal berikut.
 Dapat dilakukan oleh satu orang

 Tidak cepat melelahkan dan penolong dapat diganti
 Pertukaran udara cukup baik karena penarikan dan pengeluaran
napas secara aktif
 Mudah dipelajari
Caranya adalah sebagai berikut :
Si korban diletakkan tertelungkup dengan muka terletak di atas

tangannya untuk mencegah kotoran masuk mulut. Penolong berdiri
di atas satu kaki dan satu lutut di muka kepala si korban. Pukul
pelan-pelan si korban di kedua tulang belikatnya untuk
mengeluarkan lidah si korban sehingga menjuluir dan tidak
menghalangi jalan napasnya.
Letakkan kedua tangan di atas punggung korban, kira-kira sedikit di

bawah tulang belikat. Jari-jari direnggangkan dengan kedua ibu jari
hampir bertemu satu sama lainnya. Membungkuk ke depan dengan
tangan lurus dan dengan berat badan bagian atas tekanlah
perlahan-lahan dengan sama rata punggung atas si korban. Dengan
demikian, terjadilah pengeluaran napas. Kemudian, tekanan
menentukan perlahan-lahan dan badan penolong disurutkan lagi
seperti semula, sambil kedua tangan diluncurkan sepanjang bahu
lengan atas sampai siku si korban. Kemudian, lengan atas si korban
dipegang oleh penolong. Kemudian, lengan atas si korbam dipegang
oleh penolong. Badan penolong digerakkan ke belakang untuk
menarik bagian atas korban sampai terasa tahanan oleh bahu
penderita. Dengan demikian, terjadilah penarikan napas. Penarikan
dan pengeluaran napas diulangi dengan irama yang tetap kira-kira
12 kali per menit.
4) Cara Pernapasan dari Mulut ke Mulut (Mout to Mouth)
a) Cara ini banyak digunakan dan merupakan cara yang cepat

dilaksanakan karena
 penderita tetap dalam keadaan telentang;
 udara diembuskan langsung ke dalam paru-paru melalui
mulut atau lubang hidung
b) Cara ini termasuk cara yang sangat baik karena

 dada penderita dapat dilihat langsung mengembang atau
tidak pada waktu udara diembuskan ke dalam paru-paru;

 udara yang dihembuskan oleh penolong cukup

mengandung O2,
 jalan udara dapat terbuka dengan baik dan mudah
mengalir ke dalam paru-paru;
d. Menyediakan informasi dan sarana serta prasana layanan

pendukung terkini.
Menyediakan informasi dalam rangka mencegah terjadinya kecelakaan
kerja adalah suatu keharusan dalam suatu industri atau usaha,informasi
bisa berupa tulisan atau pesan gambar, pesan-pesan keselamatan kerja
dapat juga berupa simbol yang mudah dipahami oleh semua orang yang
melihat/menyaksikan simbol tersebut adapun contoh simbol gambar adalah
sebagaiberikut :
Simbol Keselamatan Kerja

Sumber http://hedisasrawan.blogspot.com/2013/12/7-prosedur-keselamatan-kerja-di.html
Gambar diatas adalah simbol-simbol yang umumnya ada di laboratorium.

Simbol ini harus diperhatikan dan dipahami supaya Anda mengetahui
bahaya yang ada pada suatu benda atau zat kimia. Berikut adalah
penjelasan simbol-simbol tersebut.
1) Animal hazard adalah bahaya yang berasal dari hewan. Mungkin saja
hewan itu beracun karena telah disuntik bermacam-macam zat hasil
eksperimen atau dapat menggigit dan mencakar Anda.
2) Sharp instrument hazard adalah bahaya yang berasal dari benda-
benda yang tajam. Benda itu jika tidak digunakan dengan benar maka
dapat melukai Anda.

3) Heat hazard adalah bahaya yang berasal dari benda yang panas.
Tangan Anda akan kepanasan jika menyentuh benda tersebut dalam
keadaan aktif atau menyala.
4) Glassware hazard adalah bahaya yang berasal dari benda yang
mudah pecah. BIasanya berupa gelas kimia.
5) Chemical hazard adalah bahaya yang berasal dari bahan kimia. Bisa
saja bahan kimia itu dapat membuat kulit kita gatal dan iritasi.
6) Electrical hazard adalah bahaya yang berasal dari benda-benda yang
mengeluarkan listrik. Hati-hati dalam menggunakannya supaya tidak
tersengat listrik.
7) Eye & face hazard adalah bahaya yang berasal dari benda-benda
yang dapat membuat iritasi pada mata dan wajah. Gunakan masker
atau pelindung wajah sebelum menggunakan bahan tersebut.
8) Fire hazard adalah bahaya yang berasal dari benda yang mudah
terbakar. Contohnya adalah kerosin (minyak tanah) dan spiritus.
9) Biohazard adalah bahaya yang berasal dari bahan biologis. Bahan
tersebut bisa dapat menyebabkan penyakit mematikan seperti AIDS.
Contohnya adalah tempat pembuangan jarum suntik.
10) Laser radiation hazard adalah bahaya yang berasal dari sinar laser.
11) Radioactive hazard adalah bahaya yang berasal dari benda radioaktif.
Benda ini dapat mengeluarkan radiasi dan jika terpapar terlalu lama
maka akan menyebabkan kanker.
12) Explosive hazard adalah bahaya yang berasal dari benda yang mudah
meledak. Jauhkan benda tersebut dari api.
e. Menyampaikan informasi mengenai kondisi korban kepada

petugas unit gawat darurat (UGD).
Dalam melaksanakan kegiatan kantor sehari-hari kenyaman, keamanan
dan keselamatan selalu yang diharapkan namun hal-hal yang tidak
diinginankan kadang kala bisa terjadi, untuk ituk kemampuan seseorang
atau untuk semua karyawan atau pegawai perlu dipersiapkan. Dalam
menangani pertolongan pertama padakecelakaan di kantor diperlukan
pengetahuan sebagai berikut:
1) Daftar Potensi Keadaan Darurat
2) Daftar nomor Telepon Penting
3) Standar Penyimpanan Tabung Gas Bertekanan
4) Struktur Organisasi Tim Tanggap Darurat
5) Tugas dan Tanggung Jawab Tim Tanggap Darurat
6) Jadwal Uji Coba Keadaan Darurat
7) Evaluasi Ujicoba Keadaan Darurat
8) Laporan Investigasi Keadaan Darurat
9) Daftar Peralatan Keadaan Darurat
10) Check List APAR
11) Check List Kotak P3K
12) Check List Box Alarm System
13) Standar Tanggap Darurat Kebakaran

14) Standar Tanggap Darurat Gempa Bumi

15) Standar Tanggap Darurat Terkena Bahan Kimia
16) Standar Tanggap Darurat Evakuasi
17) Standar Penggunaan APAR
f. Membakuan situasi darurat yang dialami dalam bentuk laporan

sesuai dengan peraturan.
Keadaan darurat atau kejadian kecelakaan sering terjadi dimanapun dan
kapanpun khusus untuk diperkantoran bila ada kejadian sebaiknya dicatat
dan dilaporkan pada pihak yang berwewenang, cara pembuatan laporan
kejadian bencana banyak ragam dan versi, tetapi dalam pembuatan
laporan kejadian tentunya harus mengacu kepadaperaturan perundang-
undangan yang berlaku, sebagai gambaran berikut adalah contoh laporan
kejadian
Contoh surat laporan kejadian
Kepada Yth.
.................................................
.................................................
.................................................
LAPORAN KEJADIAN
No. : ……………………….
1. Pada hari ini ………………. Taggal ………………………… tahun……….. saya

……………………. Jabatan ………………………….Melaporkan sebagai berikut :
2. Pada Hari ini …………………..taggal ………………………….. antara jam ……

sampai dengan jam ………. Telah terjadi …………. Tempat kejadian di ……………
Pelaku ……………………. Barag bukti yang ditemukan ……………….. Saksi
…………………….
3. Tidakan yang dilakuka: ……………………
4. Demikian laporan singkat ini saya buat dengan sebenarnya untuk dijadikan
bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil langkah selanjutnya.
Jakarta,
..................................................
Mengetahui

g. Membuat laporan dengan jelas, akurat serta tepat waktu

Dalam melaksanakan kegiatan kantor sehari-hari kenyaman, keamanan
dan keselamatan selalu yang diharapkan namun hal-hal yang tidak
diinginankan kadang kala bisa terjadi, untuk ituk kemampuan seseorang
atau untuk semua karyawan atau pegawai perlu dipersiapkan yang
berkaitan dengan kesehatan dan keselamatan kerja, seperti apa yang
sudah disampaikan di atas bahwa kecelakaan atau keaadaan darurat bisa
terjadi oleh karena itu bila terjadi langkah selanjutnya adalah membuat
laporan secara jelas akurat dan tepat waktu
LK. 4. Menangani Tindakan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan

Di Kantor
Abstraksi
Situasi kerja pada unit kerja bagian keprotokolan

kesehatan kerja K3. Lakukan tugas Saudara yang berkaitan dengan
menangani tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan yang menjadi
tanggung jawab Saudara
Instruksi Kerja

berikut:
a. pro-aktif, tanggap serta terhadap keadaan darurat.

b. Melakukan tindakan dengan keterampilan dan kewenangan yang telah
ditentukan dalam menghadapi keadaan darurat, sehingga dapat
menentukan langkah-langkah selanjutnya.
c. Mengidentifikasi fisik korban dan tanda-tanda kehidupan
d. Menyediakan informasi dan sarana serta prasana layanan pendukung
terkini.
e. Menyampaikan informasi mengenai kondisi korban kepada petugas
unit gawat darurat (UGD).
f. Membakukan situasi darurat yang dialami dalam bentuk laporan
sesuai dengan peraturan.
g. Membuat laporan dengan jelas, akurat serta tepat waktu
f. Videokan kegiatan a sd. f, kirimkan ke LMS atau ke Mentor boleh

h. Rangkuman
Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 1, yakni Menangani
Tindakan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan Di Kantor. Saudara
membutuhkan pengetahuan tentang Menangani Tindakan Pertolongan
Pertama Pada Kecelakaan Di Kantor. Saudara mampu melakukan tindakan
dengan keterampilan dan kewenangan yang telah ditentukan dalam
menghadapi keadaan darurat, sehingga dapat menentukan langkah-
langkah selanjutnya, mengidentifikasi fisik korban dan tanda-tanda
kehidupan, menyediakan informasi dan sarana serta prasana layanan
pendukung terkini, menyampaikan informasi mengenai kondisi korban
kepada petugas unit gawat darurat (UGD), membakukan situasi darurat
yang dialami dalam bentuk laporan sesuai dengan peraturan dan
membuat laporan dengan jelas, akurat serta tepat waktu
Evaluasi
Soal Pengetahuan
Jawablah pertanyaan/pernyataan di bawah ini dengan cara memilih pilihan jawaban

yang tepat dan menuliskan huruf A/B/C/D yang sesuai dengan pilihan tersebut.
1. Suatu ketentuan yang dibuat menurut peraturan dan pekerjaan nya untuk
mengurangi kecelakaan bekerja yang disebabkan oleh pekerjaan teledor,
disebut…
A. SOS
B. SIP
C. SOP
D. POS
2. SOP singkatan dari…

A. Sistem Operasional Prosedur
B. Standart Operasional Produser
C. Sistem Operasi Prosedur
D. Standart Operational Prosedur
3. Faktor-faktor penyebab terjadinya kecelakaan adalah.....

A. Faktor managemen kerja, keamanan, kesejahteraan
B. Faktor Pekerja, keamanan, kesejahteraan
C. Faktor Penggunaan Alat, Pekerja, dan Tindakan
D. Faktor Human eror
4. Untuk menjaga keselamatan didalam kegiatan K3 diperlukan alat-alat

perlindungan diri, berikut ini yang termasuk kedalam alat perlindungan diri
adalah.....
A. Kacamata, sepatu, sarung tangan, topeng

B. Kacamata, pelindung telinga, sepatu

C. Sepatu, sandal, topeng, tali
D. Tali, topeng, sepatu
5. Sebagai seorang tenaga kerja senantiasa harus mengambil sikap ketika

menghadapi situasi darurat adalah ...
A. Cepat dan tanggap dalam menghadapi situasi darurat
B. Hati-hati dalam bertindak
C. Solidaritas perlu dalam menangani permasalahan
D. Bersikap jangan terburu-buru dan harus tenang
6. Berikut ini adalah pernyataan yang bukan termasuk jenis-jenis bahaya ditempat
kerja ialah ...
A. Bersikap tenang dalam menghadapi situasi darurat
B. Lingkungan fisik karyawan
C. Adanya kelalaian manusia
D. Adanya kecerobohan para pekerja
7. Suatu keadaan sulit atau sukar yang tidak disangka-sangka (keadaan bahaya)
yang memerlukan penanganan segera agar tidak sampai terjadi kecelakaan
disebut ...
A. Penyebab terjadinya kecelakaan
B. Keadaan darurat
C. Situasi kecelakaan
D. Kondisi mendadak
8. Berikut ini ada beberapa penyebab kecelakaan kecuali

A. Mengikuti tanda-tanda peringatan bahaya ditempat kerja
B. Lingkungan fisik karyawan yang tidak dalam keadaan sehat
9. Bahaya yang berasal dari benda-benda yang dapat membuat iritasi pada mata
dan wajah adalah....
A. Eye & face hazard
B. Heat hazard
C. Chemical hazard
D. Radioactive hazard
10. Kecelakaan atau keaadaan darurat bisa terjadi bagi siapapun, oleh karena itu bila
terjadi hal tersebut, langkah selanjutnya adalah membuat laporan secara....
A. Jelas akurat dan tepat waktu
B. Terkini dan ada bukti
C. Jelas dan Tersusun rapih
D. Terinci dan terbukti

Soal Keterampilan
Abstraksi tugas:
Sebuah lembaga atau kantoran dalam bentuk usaha atau produksi tentu
memiliki berbagai macam peralatan yang berkaitan dengan penggunaan
tenaga listrik, listrik apabila penggunaannya tidak baik dapat mengakibatakan
korsetling listrik bahkan bisa terjadi kebakaran. Untuk mengantisipasi hal
tersebut Saudara harus memiliki kemampuan apabila terjadi kebakaran.
Saudara diminta untuk simulasikan penggunaan alat pemadam api ringan
(APAR) dengan instuksi sebagai berikut :
Instruksi Kerja:
1. Kumpulkan kayu atau ranting cabang pohon yang sudah kering

2. Buatlah gundukan atau gunungan untuk siang dibakar seperti api unggun
3. Bakarlah gundukan sampah menyerupai api unggun
4. Siapkan alat pemadam api ringan (APAR) untuk melalukan simulasi
pemadaman kebakaran
5. Tarik/Lepas Pin pengunci tuas APAR/Tabung Pemadam.
6. Arahkan selang ke titik pusat api.
7. Tekan tuas untuk mengeluarkan isi APAR/Tabung Pemadam.
8. Sapukan secara merata sampai api padam.
9. Videokan simulasi tersebut dan kirimkan ke LMS atau ke Mentor dengan
fasilitas Youtube serta berikan alamatnya

Referensi
---------------, Keselamatan dan Kesehatan Kerja di Tempat Kerja Sarana untuk
Produktifitas, Pedoman pelatihan untuk manajer dan pekerja, International
Labour Organization 2013, Jakarta
Depnakertrans, Mengikuti Prosedur K3 di Tempat Kerja, Pelatihan Berbasis
Kompetensi 2014, Jakarta
Deddy Misdarpon dan Muhammad Fatori, Keselamatan Kerja dan Kesehatan
Lingkungan, Modul SMK, Direktorat PSMK, 2013, Jakarta
http://teklabkelompok5.blogspot.co.id/2014/09/jenis-jenis-fungsi-dan-cara-
menggunakan.html
https://sistemmanajemenkeselamatankerja.blogspot.co.id/2013/10/ta
ta-cara-penggunaan-apar-alat-pemadam.html
http://husnirafikha.blogspot.co.id/2013/11/bahan-kimia-berbahaya-pada-k3-1.html
https://kanalispolban.wordpress.com/chemlib/makalah/makalah-pencemaran-
sampah/
https://www.ahyari.net/alat-alat-kebersihan-kantor/

BAB XIV
EVALUASI
1. Jenis peralatan kantor yang harus disiapkan dalam pekerjaan kantor adalah
….
A. telepon dan mesin pengganda
B. buku dan filing cabinet pensil dan pulpen
C. pensil dan pulpen
D. meja dan kursi
2. Peralatan kantor yang dimiliki diupayakan agar dapat dimanfaatkan

dalam jangka waktu yang lama (awet). Agar peralatan kantor dapat awet,
hal yang harus dilakukan adalah….
A. disimpan dalam tempat yang aman
B. dibiarkan hidup jika tidak digunakan
C. dilakukan penempatan sesuai keinginan
D. dilakukan pemeliharan secara berkala
3. Pada proses penyediaan sarana dan prasarana, unit kerja mengajukan

permintaan. Permintaan tersebut harus mendapat persetujuan dari ....
A. kepala unit kerja
B. kepala rumah tangga
C. pejabat yang berwenang
D. kepala unit perlengkapan
4. Untuk memenuhi keperluan sarana dan prasarana kantor, langkah yang

harus dilakukan tiap unit adalah ….
A. membuat perencanaan dan usulan
B. melakukan pemeliharaan
C. inventarisasi
D. perbaikan
5. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan peralatan kantor, baik berasal dari pembelian,
instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan disebut ….
B. penyimpanan peralatan kantor
6. Informasi penyimpanan berkas harus dapat diakses dan dibaca ke

dalam memori komputer metode akses apa yang digunakan ….
A. akses secara berurutan

B. akses secara langsung

C. akses menggunakan indek
D. akses tak langsung
7. Apabila ingin menggunakan komputer untuk membuat tesis, dokumen,

atau dokumen lain, Saudara dapat menggunakan perangkat lunak ….
A. Microsoft Outlook
B. Microsoft Visual Studio
C. Microsoft Office
D. Microsoft Windows
8. Jika komputer bisa menggunakan Internet, perangkat lunak browser

seperti Internet Explorer, Chrome atau Firefox sehingga Anda dapat mengirim
email, maka komputer harus ….
A. dihidupkan
B. diakses
C. dicopy
D. diinstal
9. Informasi yang disajikan untuk pimpinan (kepala sekolah) atau pihak lain
yang membutuhkan sebagai bahan dalam membuat atau mengambil
keputusan adalah unsur ….
A. input
h. proses
i. output
j. data
10. Jenis informasi yang fokus pada komunikasi aplikasi komputer

otomasisasi kantor atau disebut ….
A. pada komunikasi (AO)
B. pada data (electronic data processing – EDP)
C. pada informasi (SIM)
D. pendukung keputusanb(DSS)
11. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam penyampaian informasi yang
ditujukan kepada pelanggan baik secara langsung atau menggunakan
media, adalah ….
A. menyampaikan informasi dengan lengkap dan benar
B. menggunakan bahasa yang sudah distandarkan perusahaan
C. menggunakan bahasa tubuh yang sudah distandarkan perusahaan
D. menyampaikan informasi dengan menggunakan media yang dimiliki
12. Cara yang dapat dilakukan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan,
adalah ….
E. mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan

F. mengabaikan permintaan pelanggan yang banyak dan tidak mungkin

G. mendengarkan dan perhatikan yang mereka sampaikan
H. memberikan yang pelanggan inginkan walaupun mustahil
13. Manfaat informasi yang disediakan untuk atasan dan pelanggan harus
berkualitas kecuali ….
E. pekerja mau ikut menanggung beban
F. menimbulkan kebersamaan dalam memiliki
G. pekerja akan berusaha dengan segenap kemampuan
H. menimbulkan salah persepsi dan merugikan kedua belah pihak
14. Layanan seperti di bawah ini sebenarnya justru akan menjatuhkan nilai
perusahaan itu sendiri. Pelayanan tersebut adalah ….
A. merayu pelanggan dengan gencar
B. fokus kepada produk perusahaan sendiri
C. menjadi pendengar yang baik
D. memberikan pelayanan yang maksimal
15. Bentuk investasi jangka panjang dari lembaga dalam lingkup sumber
daya manusia adalah ….
A. imbalan jasa yang memadai dari lembaga yang bersangkutan
B. hubungan antar individu dan kelompok dalam lembaga yang
bersangkutan
C. fasilitas yang tersedia pada lembaga yang bersangkutan
D. penerangan yang dapat meningkatkan gairah dan semangat kerja
16. Untuk menghasilkan tampilan dalam bentuk kolom maka pada form wizard
pilih ....
A. Column
B. Tabular
C. Data sheet
D. Horizontal
17. Untuk mengurutkan data dari kecil ke besar, pilihan pada sort adalah ....
A. Not Ascending
B. Ascending
C. Not Sorted
D. Not Descending
18. Untuk menambahkan record baru, gunakan tombol ....

A. Insert Record
B. Update Record
C. Update Data
D. Insert Row
19. Layout style yang terdapat dalam form wizard adalah ....
D. Database
E. Columnar
F. Field
G. Tabel

20. Untuk membuat database baru yang masih kosong sehingga dapat
menambahkan obyek Tabel, Query, Form, Report pada Microsoft Access,
Saudara memilih ....
A. Blank access database
B. Open an existing file
C. Project existing data
D. Blank data access page
21. Yang termasuk software email client adalah ….

A. Microsoft Excel
B. Outlook Express
C. Internet Explorer
D. Quick Time
22. Tombol Reply digunakan untuk ... email.

A. menghapus
B. men-download
C. mengembalikan
D. membalas
23. Berikut ini bagian penting saat menulis email kecuali ….

A. from
B. subject
C. size
D. received
24. Untuk menghapus email, setelah kita berikan check list di depan nama email
selanjutnya kita tekan tombol ….
A. delete
B. mark
C. inbox
D. save
25. Pengertian spam dalam sebuah email adalah ….

A. draft (pesan yang anda simpan)
B. berisi file (email yang telah anda kirim)
C. berisi email sampah
D. pesan yang harus diprioritaskan
26. Melacak jenis file dan mencari asosiasi file yang tidak dikenal dapat melalui
website berikut, kecuali ….
A. http://filext.com/
B. http://www.fileinfo.com/
C. http://www.file-extensions.org/
D. https://www.mrmung.com
27. Format atau ekstensi file dalam kategori dokumen adalah ….

A. pptx
B. tif

C. bmp
D. avi
28. Kepanjangan dari perintah Command Prompt “CD” adalah….

A. Copy Directory
B. Created Disk
C. Copy Disk
D. Change Directory
29. Sebagai seorang tenaga kerja senantiasa harus mengambil sikap ketika
menghadapi situasi darurat adalah ...
A. Cepat dan tanggap dalam menghadapi situasi darurat
B. Hati-hati dalam bertindak
C. Solidaritas perlu dalam menangani permasalahan
D. Bersikap jangan terburu-buru dan harus tenang
30. Mengapa ada File PDF yang diproteksi?

A. Dokumen tersebut memiliki hak cipta.
B. Proses pembuatan dokumen tersebut sangat mahal.
C. Dokumen tersebut dimiliki oleh organisasi resmi.
D. Dokumen tersebut bersifat rahasia
31. Dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pola baru, fungsi kartu
kendali ke 1 (satu) adalah sebagai pengganti ........
E. Arsip
F. Buku ekspidisi intern
G. Buku agenda
H. Buku ekspidisi ekstern
32. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan

kembali arsip disebut kegiatan….
A. Mengkode
B. Menyortir
C. Menempatkan
D. Mengindeks
33. Angka kecermatan arsip dihitung dengan rumus:

A. Jumlah arsip yang tidak ditemukan dibagi jumlah arsip yang ditemukan
kali 100%
B. Jumlah arsip yang dicari dikurangi arsip yang diemukan
C. Jumlah arsip yang ada dibagi arip yang dicari
D. Membandingkan antara arsip yang ada dengan arsip yang hilang
34. Dengan arsip eletronik maka proses berbagi dokumen dapat dilakukan
dengan mudah dan cepat, berarti arsip elektronik tersebut memiliki
keuntungan….( Mengelola arsip elektronik
A. Sulit untuk recovery data,
B. Menghemat tempat penyimpanan,
C. Memudahkan untuk transfer dokumen,
D. Memudahkan pencarian kembali

35. Kegiatan dalam penyusutan arsip adalah (Memproses penyusutan arsip

A. Usulan, pelaksanaan dan laporan
B. Identifikkasi, usulan dan pelaksanaan.
C. Usulan, penyerahan, laporan
D. Pemindahan, penghapusan dan penyerahan
36. Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, pernyataan tersebut merupakan
pengertian....
B. System yang menekankan pada elemen atau komponen
37. Berikut ini ada beberapa penyebab kecelakaan kecuali

A. Mengikuti tanda-tanda peringatan bahaya ditempat kerja
B. Lingkungan fisik karyawan yang tidak dalam keadaan sehat
38. Ciri Perilaku Konsumen yang bersifat Irrasional:

A. Memilih barang berdasarkan kebutuhan
B. Memilih barang yang mutunya terjamin
C. Memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuan konsumen
D. Memilih barang branded yang sudah dikenal luas
39. Di mata hukum, barang yang belum berada di tangan pelaku, disebut....
A. Penggelapan
B. Pencurian
C. Penipuan
D. Pengambilan
40. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengamankan identitas dan
informasi rahasia dari perusahaan, adalah....
A. Mengupload data
B. Memposting data
C. Mendownload data
D. Membackup data

BAB XV
PENUTUP
Demikian modul ini berakhir sampai di sini. Semoga bermanfaat untuk Saudara dalam
meningkatkan kompetensi Administrasi Profesional, khususnya Klaster
Pengelolaan Arsip. Selamat untuk Saudara dan tentunya apa yang Saudara peroleh
juga akan dirasakan para peserta didik Saudara. Sukses untuk kita semua.

a. DAFTAR PENULIS KEGIATAN PEMBELAJARAN (KP)
 KP 1 Mengelola Peralatan Kantor Suyadi

 KP 2 Mengoperasikan Sistem Informasi — Suyadi
 KP 3 Menerapkan Etika Profesi — M. Tasyhar
 KP 4 Mengembangkan Data Informasi di Komputer — Dame Ruth Sitorus
 KP 5 Membuat Surat/Dokumen Elektronik — Dame Ruth Sitorus
 KP 6 Mengakses Data di Komputer—Dame Ruth Sitorus
 KP 7 Mengelola Arsip — Sudarmono
 KP 8 Meminimalisir Pensurian — M. Tasyhar
 KP 9 Keselamatan Kerja — Sudarmono

KUNCI JAWABAN PENILAIAN KEGIATAN PEMBELAJARAN
MENGELOLA PERALATAN KANTOR KEGIATAN PEMBELAJARAN 4
1. Jawaban: A MENGEMBANGKAN DATA INFORMASI
2. Jawaban: C DI KOMPUTER (DATABASE)
3. Jawaban: A 1. Jawaban: D
4. Jawaban: D 2. Jawaban: C
5. Jawaban: D 3. Jawaban: A
6. Jawaban: C 4. Jawaban: C
7. Jawaban: A 5. Jawaban: B
8. Jawaban: D 6. Jawaban: D
9. Jawaban: B 7. Jawaban: C
10. Jawaban: A 8. Jawaban: A
11. Jawaban: B 9. Jawaban: B
12. Jawaban: B 10. Jawaban: D
13. Jawaban: C
14. Jawaban: B KEGIATAN PEMBELAJARAN 5
15. Jawaban: D MEMBUAT SURAT/DOKUMEN
ELEKTRONIK
KEGIATAN PEMBELAJARAN 2 1. Jawaban: B
MENGOPERASIKAN SISTEM 2. Jawaban: D
INFORMASI 3. Jawaban: B
2. Jawaban: A 5. Jawaban: C
3. Jawaban: C 6. Jawaban: D
4. Jawaban: B 7. Jawaban: A
5. Jawaban: D 8. Jawaban: C
6. Jawaban: B 9. Jawaban: A
7. Jawaban: B 10. Jawaban: C
8. Jawaban: C
9. Jawaban: A KEGIATAN PEMBELAJARAN 6
10. Jawaban: D MENGAKSES DATA DI KOMPUTER
1. Jawaban: D
KEGIATAN PEMBELAJARAN 3 2. Jawaban: A
MENERAPKAN ETIKA PROFESI 3. Jawaban: C
1. Jawaban: A 4. Jawaban: C
3. Jawaban: D 6. Jawaban: B
4. Jawaban: C 7. Jawaban: B
6. Jawaban: C 9. Jawaban: C
8. Jawaban: D
9. Jawaban: A
10. Jawaban: B

MEMINIMALISIR PENCURIAN
1. Jawaban: A
KEGIATAN PEMBELAJARAN 7 2. Jawaban: B
PENGELOLAAN ARSIP 3. Jawaban: C
3. Jawaban: C 6. Jawaban: A
4. Jawaban: D 7. Jawaban: D
6. Jawaban: A 9. Jawaban: B
8. Jawaban: B
9. Jawaban: C
10. Jawaban: C
11. Jawaban: C
12. Jawaban: C
13. Jawaban: D
14. Jawaban: D
PROSEDUR K3 PERKANTORAN
1. Jawaban: C
2. Jawaban: B
3. Jawaban: D
4. Jawaban: B
5. Jawaban: C
6. Jawaban: A
7. Jawaban: C
8. Jawaban: A
9. Jawaban: A
10. Jawaban: A

Bahan Bacaan 6 Pengelolaan Arsip

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bahan Bacaan 6 Pengelolaan Arsip

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL

BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

Modul Administrasi Profesional Klaster Pengelolaam disusun berdasarkan Skema KKNI

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 2

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 3

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

2. Menghasilkan  Layanan yang disediakan

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 4

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

4. Menjaga  Kolega dan karyawan

2. Mengunduh  Data/informasi yang di

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 5

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

3. Membuat 1. Mempersiapkan  Perangkat komputer Pembuatan

2. Mengenali menu,  Menu-menu yang

3. Membuka,  menu/tombol yang

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 6

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

Mengembangkan 1. Mempersiapkan  Kebutuhan organisasi

2. Menyimpan data  Keluaran informasi, tabel-

3. Menggunakan  Data dicek, dimasukkan

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 7

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

5. Mengoperasikan 1. Mempersiapkan  Sistem informasi Penerapan Sistem

2. Mengakses  Informasi yang

3. Mengoperasikan  Cara kerja sistem

2. Menjaga sistem  Dokumen disimpan di

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 8

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

3. Melakukan  Seluruh dokumen yang

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 9

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

2. Memfasilitasi  Keperluan sarana dan

3. Memelihara  Peralatan kantor yang

8. Menerapkan 1. Menjaga  Peralatan dan tempat

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 10

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

2. Menjaga  Seluruh peralatan

3. Mengatasi  Potensi keadaan darurat

4. Menangani  Tanggap serta pro-aktif

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 11

No. Unit Kompetensi Elemen KUK Materi

9. Meminimalisir 1. Menggunakan  Sistem dan prosedur

2. Meminimalisir  Tindakan tepat yang

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 12

E. Petunjuk Penggunaan Modul

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 13

B. Kriteria Unjuk Kerja

2. Memfasitasi Keperluan Sarana dan Prasarana Kantor meliputi:

3. Memelihara Peralatan Kantor meliputi:

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 14

Printer Epson 335

Banyak orang mungkin tidak memikirkan pendirian kantor mereka. Langkah

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 15

mengabaikan pentingnya lingkungan ramah bisnis. Ini bahkan bisa

Memilih peralatan kantor yang tepat dapat membantu karyawan Anda

Jenis-jenis peralatan kantor

b. Menggunakan Peralatan Kantor sesuai Fungsi

Berdasarkan kelompok bidang pekerjaan perkantoran

Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata 16

maupun ke luar kantor Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam

Jenis pesawat telepon

Alat pengendali jaringan komunikasi (PABX)

Mesin pengganda dokumen