PDCA (PLAN-DO-CHECK-ACT)

A. Pengertian Siklus PDCA

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" adalah suatu
proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam
pengendalian kualitas. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang
sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga
disebut dengan siklus Deming. Deming sendiri selalu merujuk metode ini
sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap
sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. Belakangan, Deming memodifikasi
PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk lebih menggambarkan
rekomendasinya.
B. Siklus PDCA
1. Plan (Perencanaan)
Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang
dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan
yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem
Tahapan yang dilakukan :
a. Mengidentifikasi output pelayanan, siapa pengguna jasa pelayanan, dan
harapan pengguna jasa pelayanan tersebut melalui analisis suatu proses
tertentu.
b. Mendeskripsikan proses yang dianalisis saat ini
Pelajari proses dari awal hingga akhir, identifikasi siapa saja yang terlibat
dalam prose tersebut. Teknik yang dapat digunakan : brainstormin.
c. Mengukur dan menganalisis situasi tersebut
Menemukan data apa yang dikumpulkan dalam proses tersebut. Bagaimana
mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika
proses. Teknik yang digunakan : observasi. Mengunakan alat ukur seperti
wawancara
d. Fokus pada peluang peningkatan mutu
Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan. Kriteria masalah :
menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gap antara kenyataan dengan
yang diinginkan, spesifik, dapat diukur.
e. Mengidentifikasi akar penyebab masalah

Menyimpulkan penyebab. Teknik yang dapat digunakan : brainstorming.

Alat yang digunakan : fish bone analysis ishikawa.
f. Menemukan dan memilih penyelesaian
Mencari berbagai alternatif pemecahan masalah. Teknik yang dapat
digunakan : brainstorming.

2. Do (Kerjakan)
Artinya melakukan perencanaan proses yang telah ditetapkan sebelumnya.
Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap Plan. Dalam
konsep Do ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita
menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti kerjaan
akan bertambah banyak.
Tahapan yang dilakukan :
a. Merencanakan suatu proyek uji coba
Merencanakan sumber daya manusia, sumber dana, dan sebagainya.
Merencanakan rencana kegiatan (plan of action)
b. Melaksanakan Pilot Project
Pilot Project dilaksanakan dalam skala kecil dengan waktu relatif singkat
( 2 minggu)
3. Check (Evaluasi)
Artinya melakukan evaluasi terhadap sasaran dan proses serta melaporkan
apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjaan,
sudahkan sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.
Tahapan yang dilakukan
a. Evaluasi hasil proyek
Bertujuan untuk efektivitas proyek tersebut
1) Membandingkan target dengan hasil pencapaian proyek (data yang
dikumpulkan dan teknik pengumpulan data harus sama)
2) Target yang ingin dicapai 80%
3) Teknik yang digunakan: observasi dan survey
4) Alat yang digunakan: kamera dan kuisioner
b. Membuat kesimpulan proyek
1) Hasil menjanjikan namun perlu perubahan
2) Jika proyek gagal, cari penyelesaian lain
3) Jika proyek berhasil, selanjutnya dibuat rutinitas

4. Action (Tindak lanjut)

Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES
dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah
kita kerjaan masih ada yang kurang atau belum sempurnya, segera melakukan
action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum
kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.
Tahapan yang dilakukan :
a. Standarisasi perubahan
1) Pertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan
2) Revisi proses yang sudah diperbaiki
3) Modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada
4) Komunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas
perubahan yang dilakukan.
5) Lakukan pelatihan bila perlu
6) Mengembangkan rencana yang jelas
7) Dokumentasikan proyek
b. Memonitor perubahan
Melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.
C. Contoh Masalah yang Diselesaikan dengan Siklus PDCA

Kurangnya Cakupan K4 di Puskesmas Guntung Payung yang

Diselesaikan dengan Siklus PDCA

1. Plan
Masalah :
Kurangnya cakupan K4 di Puskesmas Guntung Payung Kota Banjarbaru.
Judul Rencana :
Upaya Meningkatkan Mutu Pelayanan Pemeriksaan Kehamilan di
Puskesmas Guntung Payung Kota Banjarbaru.
Rumusan Masalah dan Uraian Masalah
a. Mengapa (Why)

Mengapa dilakukan upaya peningkatan mutu pada pelayanan

pemeriksaan kehamilan di Puskesmas Guntung Payung Kota
Banjarbaru?
Jawab : karena kurangnya K4 di Puskesmas Guntung Payung Kota
Banjarbaru.
b. Apa (What)
Apa tujuan dilakukannya upaya peningkatan mutu pada pelayanan
pemeriksaan kehamilan di Puskesmas Guntung Payung Kota
Banjarbaru?
Jawab : Untuk memenuhi target cakupan K4 sesuai target MDGs.
sebesar 95%
c. Siapa (Who)
Siapa yang menjadi sasaran dan yang bertanggung jawab dalam upaya
peningkatan mutu pelayanan pemeriksaan kehamilan di Puskesmas
Guntung Payung Kota Banjarbaru?
Jawab : yang menjadi sasaran adalah ibu hamil di wilayah Puskesmas
Guntung Payung Kota Banjarbaru dan yang bertanggung jawab adalah
petugas pelayanan di Puskesmas Guntung Payung Kota Banjarbaru.
d. Dimana (Where)
Dimana dilakukannya upaya peningkatan mutu pelayanan pemeriksaan
kehamilan?
Jawab : Di Puskesmas Guntung Payung Kota Banjarbaru
e. Kapan (When)
Kapan dilakukan upaya peningkatan mutu pelayanan pemeriksaan
kehamilan di Puskesmas Guntung Payung Kota Banjarbaru?
Jawab : pada bulan November minggu pertama samapai minggu
keempat.
f. Bagaimana (How)
Bagaimana upaya yang dilakukan untuk meningkatkan mutu
pelayanan pemeriksaan kehamilan di Puskesmas Guntung Payung
Kota Banjarbaru?
Jawab : dengan pengadaan pelatihan peningkatan mutu bagi para
pelaksana pelayanan pemeriksaan kehamilan dan penyuluhan bagi ibu
hamil tentang pentingnya memeriksakan kehamilan secara rutin
Rumusan Tujuan

Untuk meningkatkan cakupan K4 di Puskesmas Guntung Payung

Kota Banjarbaru agar sesuai dengan target yang diharapakan yaitu
cakupan K4 95% sesuai MDGs
Uraian Kegiatan
a. Menyebarkan kuesioner pada ibu hamil yang datang untuk
pemeriksaan kehamilan tentang mutu pelayanan yang dirasakan di
Puskesmas Guntung Payung Kota Banjarbaru. Target responden 100
orang ibu hamil.
b. Melakukan interview dengan para petugas pelaksana tentang kendala
yang dirasakan saat melakukan pelayanan
c. Melakukan penilaian / sidak pada petugas pemberi pelayanan
pemeriksaan kehamilan
d. Mengadakan penyuluhan pada ibu hamil tentang pentingnya
melakukan pemeriksaan kehamilan
e. Mengadakan pelatihan bagi petugas pemberi pelayanan pemeriksaan
kehamilan
Kriteria Penilaian
a. Kuesioner, dikatakan berhasil bila ada 100 orang responden yang
mengisi kuesioner
b. Interview, dikatakan berhasil jika petugas pelayanan menghadiri
interview dan menjawab pertanyaan interview dengan baik
c. Penilaian / sidak, dikatakan berhasil jika petugas pelayanan didapati
menyelenggarakan pelayanan sesuai protap yang ditentukan
d. Penyuluhan pada ibu hamil, dikatakan berhasil jika ada 100 0rang ibu
hamil yang mengikuti penyuluhan dan ibu hamil tersebut mampu
mengulang materi penyuluhan dengan bahasa sendiri
e. Pelatihan petugas, dikatakan berhasil jika petugas menghadiri acara
pelatihan dan mampu mengikuti pelatihan sesuai prosedur yang
ditetapkan
Waktu
Tabel 1 : waktu pelaksanaan kegiatan di Puskesmas Guntung Payung
KEGIATAN

NOVEMBER 2016
2
3

Penyebaran Kuesioner
Interview Petugas
Penilaian / Sidak
Penyuluhan Bumil
Pelatihan Petugas
Pelaksana
a.

Team Badan Penjamin Mutu Puskesmas Guntung Payung Kota

b.
c.
d.
e.

Banjarbaru sebagai panitia pelaksana

Kepala Puskesmas Guntung Payung Kota Banjarbaru
Bidan di Puskesmas Guntung Payung Kota Banjarbaru
Dokter SpOg sebagai narasumber penyuluhan
Narasumber dari Dinas Kesehatan Kota Banjarmasin

Biaya
a. Kuesioner
Fc kuesioner

: 100 x Rp 100

= Rp10000

Konsumsi

: 100 x Rp 4500

= Rp 450000

Fc Materi

: 100 x Rp 500

= Rp 50000

Narasumber

= Rp 200000

Konsumsi

: 20 x Rp 5000

= Rp 100000

Fc Materi

: 20 x Rp 1000

= Rp 20000

Narasumber

= Rp 200000

b. Penyuluhan bumil

c. Pelatihan petugas

2.

Do

Tanggal Pelaksanaan
2 s/d 7 November 2016
10 November 2016
13 November 2016
16 November 2016
26 November 2016

Jenis Kegiatan
Penyebaran kuesioner bagi ibu hamil
Interview petugas pelaksana ANC
Penilaian kinerja petugas (sidak)
Penyuluhan bumil dengan tema Pentingnya ANC rutin
Pelatihan petugas pelaksana ANC

3. Check
JENIS KEGIATAN
Penyebaran kuesioner bagi bumil

HASIL KEGIATAN
Responden yang mengisi kuesioner hanya
75 orang dan 20 di antaranya mengisi asal -

Interview petugas pelaksana ANC

asalan
Petugas mengikuti kegiatan interview dan
menjawab pertanyaan interview dengan baik
(mengatakamn kendala saat pelayanan dan
memberi

kritik

serta

saran

mengenai

pelayanan di Puskesmas Guntung Payung

Penilaian / sidak kinerja petugas

Kota Banjarbaru)
Tanggal pelaksanaan yang sifatnya rahasia
telah bocor ke petugas, sehingga hasilnya
tidak sesuai yang diharapkan karena petugas

Penyuluhan bumil

telah melakukan persiapan terlebih dahulu

Bumil yang datang sebanyak 100 orang dan
penyuluhan berjalan lancar. Setelah selesai
penyuluhan bumil dapat mengulang kembali
atau

Pelatihan bagi petugas

menyimpulkan

hasil

dengan bahasa sendiri

20 petugas menghadiri

penyuluhan

pelatihan

dan

mengikuti pelatihan sesuai prosedur yang

ditetapkan

4. Action
a. Penyebaran kuesioner diganti dengan mewawancarai bumil,
sehingga petugas dapat menggali lebih dalam tentang yang
dirasakan bumil mengenai pelayanan yang mereka terima
b. Melakukan uji kompetensi internal (dalam area Puskesmas
Guntung Payung Kota Banjarbaru saja) pada petugas kesehatan
c. Menyediakan kotak saran.

D. Kesimpulan
Siklus PDCA merupakan metode untuk mengidentifikasi, menganalisa,
dan menemukan solusi tepat dalam mengatasi sampai memperkecil masalah yang
timbul dalam proses berorganisasi. Siklus PDCA memiliki empat tahap yang harus
dilalui untuk

mendapatkan

masalah yang

dihadapi

ke

masalah

harus

diselesaikan. Keempat tahap tersebut diantaranya Plan-Do-Check-Act.

Dalam meningkatkan mutu pelayanan di sebuah organinsasi, terutama
organisasi kesehatan, tentu adanya siklus ini sangat membantu untuk
menyelesaikan masalah yang ada di organisasi tersebut.