LPJ Tafakur Alam 2016

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
TAFAKUR ALAM
IMTI FTUI
IKATAN KELUARGA MAHASISWA TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA
2016
KATA PENGANTAR
Puji serta syukur kami panjatkan keharibaan Allah SWT karena berkat rahmat dan
hidayah-Nya kita masih diberi karunia indahnya iman Islam. Shalawat serta salam semoga
selalu tercurah kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW yang telah membimbing kita
menuju jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.
Tafakur secara terminolog berarti merenung. Salah satu wujud dari bertafakur adalah
memanfaatkan waktu sejenak untuk mengingat kembali keagungan Allah SWT dan segala
tanda tanda kebesaran-Nya. Seluruh kehidupan manusia baik di dunia maupun di akhirat
termaktub dalam ajaran agama Islam yang sempurna. Ini merupakan wujud keagungan Allah
SWT yang wajib kita yakini dan amalkan dalam menjalani kehidupan sehari hari.
Dewasa ini, degradasi moral generasi penerus kaum Muslim makin menjamur. Para
pemeluk agama Islam belum sepenuhnya mencerminkan keperibadian Muslimin dan
Muslimat dalam pergaulan sehari- hari. Walaupun kaum Muslim di Indonesia merupakan
mayoritas, masih tampak di masyarakat bahwa agama hanyalah formalitas yang tidak
dihayati dan dimaknai dalam menjalani kehidupan. Akar dari permasalahan ini merupakan
nilai aqidah yang menjadi pondasi bagi para pemeluk agama yang belum terpatri dalam
kalbu. Tafakur Alam tahun ini memilki mimpi besar agar memberikan penuansaan islami
seberapa sempurna ajaran Islam dan meyakini ketauhidan Allah SWT melalui ajaran Islam
yang sempurna.
Dengan penuansaan islami dalam bentuk ibadah baik sunah maupun wajib,
diharapkan Tafakur Alam 2016 dapat menjadi momentum awal bagi mahasiswa Teknik
Industri dalam memahami kesempurnaan agam Islam untuk memperkuat keimanan dan
ketakwaan kepada Allah SWT.
Depok, Oktober 2016
Aryasatya Adyatama
Ketua Panitia Tafakur Alam 2016
1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR 1
DAFTAR ISI 2
I. Gambaran Umum ............................................................................................................ 3
II. Pendahuluan ............................................................................................................ 4
III. Pelaksanaan Waktu . ........................................................................................................... 5
IV. LPJ Ketua Panitia ............................................................................................................ 6
V. LPJ Bidang-Bidang ............................................................................................................ 8
Kesekretariatan..8
Kebendaharaan10
Bidang Operasional.12
Bidang Sarana dan Prasarana..24
Bidang Hubungan Masyarakat....31
Bidang Dana Usaha.36
VI. Pencapaian Parameter Keberhasilan .................................................................................... 39
VII. Evaluasi .......................................................................................................... 39
VIII. Daftar Peserta .......................................................................................................... 39
IX. Penutup .......................................................................................................... 42
X. Lampiran .......................................................................................................... 43
2
I. Gambaran Umum
Tafakur Alam 2016 yang diadakan pada tanggal 24 25 September 2016 berjalan
dengan sukses.Kegiatan dilaksanakan di Vila Bumi Cisarua, Puncak, Bogor, Jawa
Barat. Acara yang telah dirancang oleh panitia yakni Outbond, Tracking, Talk show,
Muhasabah, Tracking, pentas seni islami (Pensil) seluruhnya terlaksana dengan baik.
Tujuan dari kegiatan tafakur alam tahun ini sebagai sarana bagi peserta untuk
mengingat kembali kekuasaan Allah melalui tanda tenda kekayaanya di alam
tersampaikan kepada peserta dengan baik.
Secara umun tidak ada kendala yang berarti dari teknis pelaksanaan tafakur alam,
namun, pada saat hari pelaksanaan waktu kegiatan tidak sesuai rundown karena
masalah transportasi. Dana Tafakur alam sepenuhnya sudah terpenuhi dari pemasukan
registrasi, dana usaha, dan donasi.
3
II. Pendahuluan
a. Nama Kegiatan : Tafakur Alam Teknik Industri UI 2016

b. Tujuan
1. Memperkuat aqidah ketauhidan dalam rangka meningkatkan keimanan dan
ketakwaan terhadap Allah S.W.T
2. Menerapkan amalan ibadah wajib maupun sunah dalam kehisupan sehari hari.
3. Menjadi ajang silahturahmi serta berkenalan antara sesama muslim teknik
industri
4. Rangkaian kegiatan pembinaan kerohanian pra-kias
c. Bentuk
Menginap selama dua hari satu malam di suatu villa di Bogor dengan konten acara
ceramah umum, games, Outbond, Mentoring, Qiyamul Lail, dan Muhasabah.
d. Perencanaan
i. Sasaran
Mahasiswa baru Teknik Industri UI 2016 Muslim
ii. Alokasi Dana
Rp. 15.306.400
iii. Alokasi Waktu
24 - 25 September 2016
iv. Alokasi Tempat
Bumi Cisarua, Jalan Cibural, Puncak, Bogor
v. Alokasi SDM
Total panitia berjumlah yang merupakan 1 ketua pelaksana, 7 BPH, dan 16 PJ
beserta staff.
Bidang operasional membawahi 4 divisi (acara, materi, konsumsi, dan K3)
dengan 8 PJ yang masing masing mewakili ikhwan dan akhwat dengan
staff berjumlah 15 orang.
Bidang sarana dan prasarana membawahi 4 divisi (akomodasi, perizinan,
transportasi, dan perlengkapan) dengan 4 PJ dan staff berjumlah 4 orang.
Bidang hubungan masyarakat membawahi 4 divisi (publikasi, registrasi,
dokumetasi, dan design) dengan 4 PJ dan staff berjumlah 6 orang.
Bidang dana usaha dengan satu orang kepala bidang dan satu orang staff.
4
vi. Parameter Keberhasilan
1. 75% Mahasiswa baru atau tingkat 1 mengikuti program kerja.
2. 30 Mahasiswa TI tingkat 2 mengikuti program kerja.
5. 95% peserta kegiatan mengerti dan paham makna kegiatan-kegiatan
III. Pelaksanaan Waktu

Gantt Chart Tafakur Alam 2016
April Mei Juni Juli Agustus September
Target
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
Menentukan konsep Acara
Menentukan rundown Acara TA
Simulasi
Menentukan konten TA
Fiksasi mentoring dan pembicara
Fiksasi konsumsi
Mempersiapkan kebutuhan K3
Fiksasi Tempat TA
Fiksasi Transportasi
Fiksasi dan penyediaan Perlap
Koordinasi izin
Grand Launching IKHTIAR
Publikasi TA
Pekan TA
Pembuatan Desain Maskot, poster, dll
Pembuatan Teaser
Proses Registrasi
Pencarian Dana
5
IV. LPJ Ketua Panitia
VISI :
Mewujudkan nuansa islami untuk meningkatkan keimanan dan ketakwaan dalam
kehidupan mahasiswa Teknik Industri.
MISI :
1. Menjalankan ibadah wajib maupun sunnah dalam kehidupan sehari hari
2. Mengadakan penuansaan islami dalam rangka publikasi pra-TA
3. Menyusun acara inspirasional dalam bentuk ceramah, simulasi, dan muhasabah
dalam rangka menggugah keimanan dan ketakwaan mahasiswa Teknik Industri
PARAMETER KEBERHASILAN PROYEK

1. 75% Mahasiswa baru atau tingkat 1 mengikuti program kerja.
5. 95% peserta kegiatan mengerti dan paham makna kegiatan-kegiatan
Tafakur alam 2016 merupakan gerbang awal penuansaan keislaman bagi
mahasiswa baru teknik industri. Tingkat keberhasilan visi tidak dapat diukur secara
langsung karena efek dari kegiatan ini dalam bentuk jangka panjang. Selama Tafakur
Alam, peserta dibiasakan untuk melakukan ibadah sunnah antara lain dzikir, duha, dan
sholat sunnah. Penuansaan tafakur alam berjalan lancar karena semua informasi
terpusat melalui duta tafakur alam yang kooperatif. Acara ceramah, simulasi, dan
muhasabah seluruhnya terlaksana dengan baik.
Nilai dan skill yang ingin ditanamkan kepada peserta yaitu nilai ketuhanan dan
skill kemampuan kerohanian tersampaikan dengan baik. Terdapat banyak momentum
bagi peserta tafakur alam untuk mendekatkan diri kepada Allah S.W.T dan
mempertebal keimanan sebagai manifestasi kemampuan kerohanian. Selepas kegiatan
ini peserta juga tergugah untuk menjadi pribadi muslim yang sejati sesuai dengan tema
yang diangkat oleh Tafakur Alam 2016.
Secara general alur kordinasi yang dilakukan oleh project officer dengan kepala
bidang dan PJ berjalan dengan sinergis. Pembagian jobdesc yang jelas antar setiap
koridor bidang dan PJ membuat kordinasi lebih teratur. Kinerja kepanitian secara
keseluruhan sangat baik dan memiliki etos kerja yang mendukung sehingga bukan
menjadi kendala bagi project officer untuk memimpin kepanitiaan Tafakur Alam 2016.
6
Di bidang operasional semua pihak terlibat dalam perencanaan hingga eksekusi
proker yang telah dirancang secara detail. Hubungan masyarakat secara sinkron
menyebarluaskan informasi seputar tafakur alam baik melalui duta TA, media sosial,
hingga undangan untuk fase 2, 3, dan 4 tanpa kendala berarti. Bidang sarana dan
prasarana telah mempersiapkan segala fasilitas dengan baik walaupun ada beberapa
permasalahan terkait transportasi dan perlengkapan namun bias diatasi. Bidang dana
usaha berhasil menghimpun dana sesuai target yang dicanangkan dengan kualitas
produk koko, pakaian muslimah, dan jilbab yang bagus.
Stakeholder lain yang terlibat pada kepanitiaan tafakur alam adalah pembicara
pengisi muhasabah dan ceramah, mentor peserta, juri pentas seni islami, penyedia villa
Bumi Cisarua Bogor, penyewa tronton, Vendor koko, Vendor pakaian muslim.
Kerjasama yang dibangun oleh panitia dan berbagai pihak tersebut berjalan baik dan
lancar. Kendala yang kami hadapi antara lain keterlambatan penjemputan pengisi materi
dan salah satu mobil tronton yang rusak sehingga menghambat perjalanan pulang.
7
V. LPJ Bidang-Bidang
KESEKRETARIATAN
Sekretaris umum : Karin Rizky Irminanda
a. Deskripsi Kerja
1. Bertanggung jawab kepada PO.
2. Bertanggung jawab terhadap kebutuhan kesekretariatan.
3. Menciptakan, menjalankan, dan mengawasi sistem kontrol internal.
4. Bertanggung jawab atas data panitia.
5. Bertanggung jawab atas pembuatan surat, proposal, dan undangan
yang dibutuhkan.
b. Gambaran Umum
Bidang kesekretariatan bertanggung jawab atas segala kebutuhan surat,
proposal, undangan, dan hal administratif lainnya selama kepanitiaan
berlangsung. Saat melaksanakan tugas, sekretaris umum dibantu oleh
project officer dan bidang perizinan khususnya serta panitia Tafakur
Alam lainnya.
i. Koordinasi antar BPH
Project Officer :
Koordinasi dengan Project Officer berjalan dengan baik,
sekretaris umum dan Project Officer selalu berkomunikasi
tanpa kendala terkait masalah masalah dalam kepanitiaan
Tafakur Alam.
Bendahara Umum
Koordinasi dengan bendahara umum juga baik dalam hal
pembuatan RAB, pengeluaran sekretaris dan sebagainya.
Kepala Bidang Operasional
Koordinasi dengan kepala bidang operasional cukup baik
karena frekuensi bertemu yang tinggi sehingga mudah
berkomunikasi.
Kepala bidang Sarana dan Prasarana
Koordinasi terjalin dengan baik.
Kepala bidang Hubungan masyarakat
Koordinasi berjalan dengan baik.
Kepala bidang Dana Usaha
Koordinasi berjalan dengan baik.
ii. Analisis SWOT bidang
Strength
8
1. Kemudahan berkomunikasi dengan BPH dan panitia lain
Tafakur Alam
2. Pengurus Tafakur Alam saling membantu dalam
pelaksanaan tugas dan kegiatan
Weakness
1. Mudah lupa dalam mengingat deadline tugas
Opportunity
1. Sekretaris umum telah memiliki pengetahuan yang
memadai mengenai keperluan administrasi dan
sebagainya
Threat
1. Kesibukan akademis dan non akademis di luar
kepanitiaan Tafakur Alam
2. Ketidaktepatan waktu bidang dalam menyusun LPJ
c. Perencanaan
1. Membuat timeline kesekretariatan dan timeline keseluruhan
2. Mendata panitia Tafakur Alam 2016
3. Membuat dan mencetak proposal kegiatan
4. Membuat surat izin kegiatan dan surat orang tua
5. Membuat LPJ kesekretariatan
6. Menyusun LPJ Tafakur Alam 2016
d. Pelaksanaan
1. Membuat timeline kesekretariatan dan timeline keseluruhan
Terlaksana dengan baik.
2. Mendata panitia Tafakur Alam 2016
Terlaksana namun mengalami kesulitan karena open recruitment
panitia tidak dipegang langsung oleh sekretaris.
3. Membuat dan mencetak proposal kegiatan
4. Membuat surat izin kegiatan dan surat orang tua
Terlaksana dengan beberapa revisi namun terpenuhi dengan baik.
5. Membuat LPJ kesekretariatan
6. Menyusun LPJ Tafakur Alam 2016
Terlaksana dengan kendala menunggu Penanggung Jawab bidang
mengumpulkan LPJ.
7. Sekretaris seharusnya membuat format surat dan proposal sebelum
diminta
8. Sekretaris seharusnya mengontrol langsung penerimaan staff
9. Tegas dan gencar mengingatkan LPJ bidang
9
KEBENDAHARAAN
Bendahara Umum : Galuh Paramitha Rachmadhani
a. Deskripsi Kerja
1. Menetapkan rancangan anggaran biaya untuk kegiatan TA
2. Mengatur segala transaksi pemasukan dan pengeluaran dana untuk
kegiatan
3. Bertanggung jawab kepada Project Officer atas transaksi-transaksi
yang terjadi
4. Bisa membuktikan kepada semua (transparan) bahwa semua
transaksi adalah benar dan sesuai dengan nota-nota yang ada
5. Berkoordinasi dengan bidang dana usaha untuk pengumpulan dana
6. Membuat proposal bersama dengan Project Officer dan Sekretaris
Umum
7. Membuat LPJ Keuangan
b. Gambaran Umum
Bidang kebendaharaan merupakan bidang yang menentukan RAB dan
bertanggungjawab atas segala pemasukan dan pengeluaran dana yang
terjadi saat kepanitiaan berlangsung. Bendahara Umum tidak memiliki
masalah yang berarti selama TA berlangsung.
Project Officer
Berjalan dengan baik, Project Officer sangat kooperatif
dalam mengarahkan pembuatan RAB dan mengatasi
masalah-masalah keuangan yang kadang timbul secara tiba-
tiba dalam kegiatan.
Sekertaris umum
koordinasi berjalan dengan baik, Sekretaris Umum selalu
membantu dalam pembuatan proposal dan pembuatan surat-
surat lain yang diperlukan
Koordinasi berjalan dengan baik, seluruh kebutuhan dana
operasional masih terkontrol dan eksekusi acara saat hari-H
baik
Kepala Bidang Sarana dan Prasarana
Koordinasi berjalan dengan baik karena Sarana dan Prasarana
selalu memberitahu info-info terupdate mengenai harga
sarana dan prasarana khususnya villa dan tronton
Kepala Bidang Hubungan masyarakat
10
Kordinasi berjalan dengan baik, seluruh tools public dibuat
dengan baik dan masih dalam batas harga yang wajar
Kepala Bidang Dana usaha
Koordinasi berjalan dengan sangat baik, Kepala Bidang Dana
usaha sangat aktif, inovatif dan bisa diandalkan dalam
mencari dana untuk kegiatan.
ii. Koordinasi BPH dengan BP
Selain koordinasi dengan BPH yang sangat baik, koordinasi
Bendahara Umum dengan para BP juga sangat baik.
iii. Analisis SWOT bidang
Strength
1. Terdapat koordinasi yang baik antar BPH dan BP
sehingga semua urusan keuangan berjalan dengan lancar
2. Bendahara Umum memiliki kapabilitas yang baik
sehingga semua transaksi dari masing-masing bidang
dapat ter-handle dengan baik
3. Dapat membuat RAB yang baik yang sesuai dengan
pengeluaran sebenarnya
4. Tegas dalam menagih iuran
5. Secara rutin memberitahu progress bidang dan saldo dana
yang ada
Weakness
1. Saat hari-H, karena terlalu hectic, pencatatan yang
dilakukan Bendahara Umum sangat kurang sehingga
menyulitkan saat merekap transaksi yg ada untuk
membuat LPJ keuangan
Opportunity
1. Mendapat banyak dukungan dan bantuan dari berbagai
pihak dalam kepanitiaan maupun diluar kepanitiaan
Threat
1. Kesibukan lain selain TA 2016
2. Kesibukan akademis
c. Perencanaan
1. Membuat RAB kegiatan TA 2016, merevisi, dan memfiksasi sampai
final RAB tersebut
2. Berkoordinasi dengan BPH dan BP mengenai pemasukan dan
pengeluaran dana
3. Membuat LPJ Kebendaharaan dan LPJ Keuangan
d. Pelaksanaan
11
1. Membuat RAB kegiatan TA 2016, merevisi, dan memfiksasi sampai
final RAB tersebut
Terlaksana dengan baik, RAB final memiliki jarak yang tidak terlalu
jauh dengan pengeluaran sebenarnya pada kegiatan. Alhamdulillah
seluruh transaksi dari masing-masing bidang dapat di reimburse dan
TA 2016 masih mempunyai dana turunan untuk TA 2017
(SURPLUS).
2. Berkoordinasi dengan BPH dan BP mengenai pemasukan dan
pengeluaran dana
Terlaksana dengan baik. Bendahara Umum sering berkomuikasi
dengan semua bidang terutama PO, Kepala Bidang danus, regis serta
Kepala Bidang IKHTIAR untuk dana pemasukan, dan berkomnukasi
dengan seluruh bidang lain mengenai pengeluaran bidang yang
mereka butuhkan untuk kegiatan TA 2016 ini.
3. Membuat LPJ Kebendaharaan dan LPJ Keuangan
Terlaksana dengan baik, semua pembuatan LPJ berjalan lancar dan
sesuai deadline yang telah di tentukan.
BIDANG OPERASIONAL
Ketua bidang : Fariz Setyana Pratama
DIVISI ACARA
Penanggung Jawab : Muhammad Rasyad dan Nadhira Riska Maulina
a. Deskripsi Kerja
1. Bertanggung jawab kepada PO
2. Bertanggung jawab kepada kepala operasional
3. Mengatur berjalannya acara Tafakur Alam selama dua hari satu
malam
4. Membuat rangkaian acara
5. Mempersiapkan hal-hal yang diperlukan selama acara (timekeeper,
pembawa acara, dll)
6. Berkoordinasi dengan bidang materi dalam pengadaan kegiatan
mentoring
7. Berkoordinasi dengan bidang keamanan dalam pelaksanaan tafakur
alam
8. Berkoordinasi dengan bidang perlengkapan dalam pelaksanaan
tafakur alam
b. Gambaran Umum
12
PO
Tidak ada hambatan komunikasi dengan PO. Koordinasi
berjalan dengan lancar. Project Officer selalu sigap dan
mengawasi pembuatan rundown serta saat pelaksanaan di hari
H.
Bendahara
Koordinasi dengan bendahara lancar, tidak ada hambatan
dalam pengadaan dana untuk perlengkapan di hari H.
Divisi Materi
Koordinasi berjalan cukup lancar. Sedikit kendala dengan
pemateri saat pelaksanaan di hari H. Namun secara
keseluruhan kegiatan mentoring dan materi yang disampaikan
berjalan dengan baik.
Tidak ada kesulitan dalam komunikasi dengan Kepala Bidang
operasional saat pelaksanaan di hari H.
Kepala Bidang Sarana dan prasarana
Koordinasi berjalan dengan baik dalam penyediaan tempat
untuk acara TA.
Divisi K3
Koordinasi berjalan dengan baik selama acara berlangsung.
Tidak ada hal-hal yang tidak diinginkan terjadi. Keamanan
dan kebersihan terjaga.
Divisi Perlengkapan
Koordinasi berjalan dengan baik dalam penyediaan alat
games dan sound system untuk acara TA
Koordinasi dengan BP sangat baik. Saat pelaksanaan di hari H
tidak ada hambatan komunikasi.
Strength
1. Koordinasi yang baik antara Penanggung Jawab serta
Kepala bidang operasional dan Project Officer Tafakur
Alam
2. Semua staff acara memiliki kapabilitas yang baik
3. Jarang terjadi miskomunikasi saat pelaksanaan Tafakur
Alam
Weakness
13
1. Persiapan (simulasi games, pengecekan ulang acara,
trekking) baru dilaksanakan mendekati hari pelaksanaan
2. Kurangnya koordinasi dengan perlap sehingga ada
beberapa barang yang berlebih
3. PJ acara tidak pernah ikut survey ke tempat TA
sebelumnya sehingga ada sedikit kendala di awal acara
hari H.
Opportunity
1. Kepala operasional dan Project Officer komunikasinya
sangat baik
2. Pengawasan dari kepala operasional secara terus menerus
memudahkan koordinasi
Threat
1. Kesibukan lain di luar Tafakur Alam 2016
2. Kesibukan akademis
c. Perencanaan
1. Membuat rundown acara
2. Bersama bidang materi mempersiapkan mata acara untuk
dilaksanakan saat muhasabah dan mentoring
3. Bersama bidang Sarana dan Prasarana mempersiapkan kebutuhan
games untuk peserta
4. Membagi penanggung jawab saat acara berlangsung
d. Pelaksanaan
1. Membuat rundown acara
Terlaksana dengan baik. Sedikit perubahan saat pelaksanaan di hari
H
2. Bersama bidang materi mempersiapkan konten acara untuk
dilaksanakan saat muhasabah dan mentoring
Terlaksana dengan baik. Materi tersampaikan seluruhnya
3. Bersama bidang Sarana dan Prasarana mempersiapkan kebutuhan
games untuk peserta
Barang-barang yang dibutuhkan terpenuhi semua sehingga acara
berjalan lancar
4. Membagi penanggung jawab saat acara berlangsung
Terlaksana dengan baik. Setiap PIC menjalankan tugas dengan baik.
BIDANG KONSUMSI
Penanggung Jawab : Yogi Septiandi dan Cindy Yunitasari
14
a. Deskripsi Kerja
1. Membuat list snack, bahan-bahan masak dan perlengkapan konsumsi
2. Membeli snack dan bahan-bahan masak
3. Memastikan kelengkapan snack, bahan-bahan masak dan
perlengkapan konsumsi
4. Pengecekan konsumsi sebelum perjalanan dan selama hari-H
5. Follw up makan malam dan sarapan bagi peserta ke villa
6. Memastikan semua peserta sudah sarapan dan membawa makan
siang masing-masing
7. Menyiapkan snack untuk pengisi acara, pemateri dan peserta selama
Mentoring 1 dan 2, Materi 1 dan 2, serta PENSIL
8. Membersihkan tempat makan
9. Menyediakan sarapan pagi dan memastikan seluruh peserta, panitia,
dan senior telah mendapatkan makan
10. Membantu merapikan perlengkapan makan
b. Gambaran Umum
Penanggung jawab divisi Konsumsi bertanggung jawab kepada Project
Officer dan Kepala Bidang Operasional, dan secara umum bertanggung
jawab untuk memenuhi kebutuhan konsumsi untuk peserta, panitia,
senior, dan pengisi acara, serta berkoordinasi dengan pihak villa terkait
konsumsi yang disediakan villa.
Bendahara Umum
Koordinasi dan kerja sama antara PJ dengan Bendahara
Umum sangat baik. Hal ini terlihat dari mudahnya berkumpul
untuk membicarakan masalah keuangan, seperti RAB,
keuangan yang tersedia untuk divisi Konsumsi, mudahnya
koordinasi untuk menurunkan RAB, serta pencerdasan
Bendahara Umum terhadap PJ mengenai SOP reimburse.
Kepala Bidang Ops
Koordinasi dan kerja sama antara PJ dengan Kepala Bidang
Operasional berjalan dengan baik. PJ selalu berkoordinasi
terkait dengan Konsumsi yang akan diberikan saat hari-H,
berupa sarapan, makan siang, makan malam, dan snack, juga
Kepala Bidang Operasional selalu bersedia menjadi media
diskusi untuk menentukan berbagai hal terkait kebutuhan
konsumsi.
PJ Akomodasi
15
Koordnasi dengan PJ Akomodasi berjalan dengan baik terkait
dengan kegiatan memastikan makan malam dan sarapan yang
disediakan oleh villa yang diberikan.
ii. Koordinasi PJ dengan Staff
PJ dan Staff belum memiliki koordinasi dan kerja sama yang
baik, terlihat dari pembagian pekerjaan, sehingga hampir seluruh
pekerjaan BP diambil alih oleh BPH. Hal itu karena kurangnya
waktu efektif untuk menjalankan tugas. Selain itu, seluruh Staff
Konsumsi juga tidak hadir pada hari-H menyebabkan PJ harus
menanggung semua tugas yang dilakukan saat hari H.

Strength :
1. Bidang Konsumsi tidak perlu memasak unuk konsumsi
peserta, senior dan pengisi acara, cukup berkoordinasi
dengan pihak catering dari villa.
2. Koordinasi dengan BPH cukup baik.
3. Mengetahui lokasi restoran dan warung di dekat villa.
4. Koordinasi antara kedua PJ berajalan baik.
Weakness :
1. Komunikasi kurang baik dengan Staff.
2. Staff dari divisi lain double-job dengan membantu PJ
untuk memasak konsumsi bagi panitia.
3. Porsi makanan yang disediakan oleh catering dari villa
terbatas.
4. Perlengkapan untuk konsumsi banyak yang miss,
sehingga PJ divisi Konsumsi perlu meminjam ke dapur
utama di villa.
5. Salah satu SC tidak berkoordinasi secara baik dengan PJ,
yakni membawa bahan makanan di luar kesepakatan dan
menambah pengeluaran divisi Konsumsi.
Opportunity :
1. Dana mencukupi menjelang hari-H.
2. Villa tempat akhwat menginap memiliki dapur, sehingga
memudahkan proses memasak konsumsi untuk panitia.
3. Area makan terbagi dua dan catering menyanggupi untuk
membagi dua porsi yang dipesan.
Threat :
1. Staff tidak hadir pada saat hari H.
2. Jumlah makanan yang tidak mencukupi, mengingat
16
jumlah senior dan pembicara yang datang tidak
dikoordinasikan jumlah pastinya kepada PJ.
3. Ketidaktahuan mengolah bahan mentah menjadi
makanan.
c. Perencanaan
1. List snack, bahan-bahan masak dan perlengkapan konsumsi
2. Survey agen snack dan bahan-bahan masak
3. Berkoordinasi dengan pihak villa untuk konsumsi peserta, pembicara
dan senior
4. Berkoordinasi dengan bidang perlengkapan untuk membeli
6. Mengambil snack berangkat di toko kue
d. Pelaksanaan
1. List snack, bahan-bahan masak dan perlengkapan konsumsi
Terlaksana tepat waktu
2. Survey agen snack dan bahan-bahan masak
Mundur satu minggu
3. Berkoordinasi dengan pihak villa untuk konsumsi peserta, pembicara
dan senior
Terlaksana sesuai dengan rencama
4. Berkoordinasi dengan bidang perlengkapan untuk membeli
Terlaksana dengan beberapa perubahan jadwal pelaksanaan
Tidak sesuai dengan perencanaan namun dapat terpenuhi dengan
baik.
6. Mengambil snack berangkat di toko kue
Terlaksana dan terpenuhi dengan baik.
Terlaksana dan dapat terpenuhi sesuai perencanaan dengan baik.
e. Evaluasi
17
No. Kegiatan Keterangan Kendala Solusi
List snack, bahan-bahan
1 masak dan perlengkapan Lancar - -
konsumsi
Kedua PJ tidak membawa
Meminjam mobil pribadi
Survey agen snack dan bahan- mobil pribadi dan sulit
2 Tidak lancar PROJECT OFFICER untuk
bahan masak menyesuaikan jadwal untuk
melakukan survey bersama
survey
Berkoordinasi dengan pihak
3 villa untuk konsumsi peserta, Lancar - -
pembicara dan senior
Berkoordinasi dengan bidang
perlengkapan untuk membeli
Daftar konsumsi bertambah Jumlah peserta, panitia, dan
4 perlengkapan konsumsi Lancar
terus. senior dipastikan lebih awal.
(sendok plastic, gelas plastic,
dll.)
Membeli snack dan bahan-
5 Lancar
bahan masak
Mengambil snack berangkat
6 Lancar
di toko kue
Memastikan kelengkapan Ada bahan makanan yang
Pengecekan dilakukan minimal 1
7 snack, bahan-bahan masak dan Tidak lancar belum terbeli sampai dengan
hari sebelum kegiatan.
perlengkapan konsumsi di lokasi.
Terdapat 5 Ikhwan dan 1
Memastikan seluruh peserta Akhwat yang belum sarapan
Pastikan bahwa membawa bekal
sudah sarapan dari rumah dan dan PJ harus membeli sarapan
8 Tidak lancar dan sarapan adalah wajib bagi
membawa bekal untuk makan pengganti untuk kelima orang
semua peserta dan panitia.
siang masing-masing tersebut saat perjalanan
menuju ke villa.
DIVISI K3
Penanggung Jawab : Harman Yusuf dan Siti Rohmah Asad
a. Deskripsi Kerja
1. Bertanggungjawab kepada ketua pelaksana dan kepala bidang
operasional.
2. Memastikan keamanan, ketertiban, dan kesehatan peserta dan
panitia.
3. Mendampingi peserta saat berlangsungnya acara.
b. Gambaran Umum
PO
PJ mendapatkan arahan dan berkoordinasi dengan baik
dengan ketua pelaksana.
18
Kepala Bidang operasional memberikan arahan kepada PJ
dan mampu berkoordinasi dengan baik.
Divisi Acara
Pada saat berlangsungnya acara, koordinasi antara divisi
acara dengan divisi k3 berjalan dengan lancar dalam hal
menjaga dan mengawasi para peserta.
Divisi Konsumsi
Koordinasi dengan divisi konsumsi berjalan dengan baik
dalam hal pengadaan trashbag.
Divisi Perlengkapan
Koordinasi dengan divisi perlengkapan berjalan dengan
cukup baik dalam hal pengadaan barang-barang yang
berhubungan dengan divisi K3 walaupun terdapat satu
barang, yaitu kotak P3K yang belum disediakan oleh divisi
perlengkapan.
ii. Koordinasi PJ dengan staff
Staff K3 berjumlah 7 orang namun pada hari pelaksanaan hanya
3 laki-laki yang hadir dan tidak ada staff perempuan yang hadir.
Koordinasi PJ dengan staff pada hari pelaksanaan berjalan
dengan cukup baik walaupun pembagian kerja antar staff kurang
merata dan kurang jelas.
iii. Analisis SWOT Bidang
Strength
1. Kerjasama yang baik antar PJ
2. Koordinasi yang cukup baik dengan divisi-divisi lain
Weakness
1. Pembagian kerja yang tidak merata dan kurang jelas pada
staff
2. Kekurangan staff perempuan
Opportunity
1. Bantuan dari divisi lain
Threat
1. Terdapat kesibukan lain di luar kepanitiaan TA 2016
c. Perencanaan
1. Pada saat berangkat, di setiap kendaraan yang berisi peserta terdapat
staff K3 yang mendampingi selama perjalanan.
2. Meletakkan trashbag di tempat-tempat yang diperkirakan akan
banyak terdapat sampah.
19
3. Mengawasi jalannya acara.
4. Memberikan pertolongan pertama saat ada peserta dan panitia yang
sakit.
5. Mendampingi peserta saat trakking hutan pinus.
6. Membersihkan tempat-tempat yang kotor.
d. Pelaksanaan
1. Saat keberangkatan, bis yang didampingi staff K3 hanya 1 bis yang
berisi peserta akhwat dan 1 bis akhwat dibantu oleh divisi lain karena
kekurangan staff dan staff yang datang terlambat atau pergi ke
tempat acara menaiki mobil pribadi.
2. Trashbag diletakkan 1 di villa ikhwan, 1 di villa akhwat, dan 1 di
depan aula tempat berlangsungnya acara
3. Mengawasi acara dengan baik
4. Memberikan pertolongan pertama kepada 2 peserta yang merasa
tidak enak badan dan 1 panitia yang memiliki luka kecil di kakinya.
5. Pada saat trekking hutan pinus, staff K3 yang hadir dibagi-bagi
menjadi penjaga di depan barisan, tengah barisan, dan belakang
barisan. Saat trekking ini, penjagaan juga dibantu oleh divisi lain.
6. Pada akhir acara, pembersihan tempat-tempat yang kotor dibantu
oleh peserta.
7. Evaluasi
a. Pembagian kerja yang kurang jelas.
b. Kurang sigapnya panitia dalam membersihkan tempat-tempat
yang kotor.
c. Panitia kurang tegas sehingga masih banyak peserta akhwat yang
membuka kerudungnya di tempat-tempat terbuka.
DIVISI MATERI
Penanggung Jawab : Farudin dan Nabila Alya Zahra
a. Deskripsi Kerja
1. Bertanggung jawab kepada Project Officer
2. Berkoordinasi dengan SC terkait nama-nama mentor
3. Menyiapkan materi mentoring dan menghandle semua mentor
4. Menyiapkan pembicara yang akan membawakan materi pada hari H
5. Berkoordinasi dengan divisi lain seperti acara, transportasi, konsumsi
dan lain-lain
6. Mengatur segala pemasukan dan pengeluaran dana untuk kegiatan
7. Menetapkan anggaran dana untuk acara
20
8. Mengatur seluruh perencanaan dan kegiatan pemberian materi pada
saat TA
b. Gambaran Umum:
i. Koordinasi antar BPH dengan PJ
Project Officer
Koordinasi berjalan lancar, PJ selalu berkoordinasi dengan
Ketua Pelaksana terkait pengambilan keputusan
Bendahara Umum
Koordinasi berjalan dengan baik. PJ berkoordinasi dengan
Bendahara Umum terkait masalah keuangan khususnya
pengeluaran yang berhubungan dengan materi
Koordinasi antara PJ dan Kepala Bidang operasional berjalan
dengan cukup baik, kaoperasional senantiasa memberi
masukan terkait bidang materi, namun terkadang
kaoperasional kurang mengontrol.
Divisi Transportasi
Secara umum koordinasi berjalan dengan baik, tetapi pada
hari H ada kesalahan komunikasi sehingga ada sedikit
hambatan pada saat penjemputan pemateri, masih
mengandalkan staff dari bidang lain untuk penjemputan
(Faisal) dan PJ materi (Farudin)
Divisi Konsumsi
Koordinasi berjalan dengan baik dengan bidang konsumsi
Divisi Acara
Berjalan dengan baik, masalah keterlambatan pemateri dapat
diatasi dengan adanya koordinasi antara kedua divisi (Materi
dan Acara) dengan switch schedulle kegiatan
Divisi Akomodasi
Berjalan dengan baik, mentor mendapatkan tempat istirahat
yang nyaman
Staff materi berjumlah lima orang. Koordinasi PJ dan staff
dilakukan dengan cukup baik, namun terkadang staff kurang
merespon dan harus dilakukan personal approach dengan masing-
masing staff. PJ memberikan tugas kepada staff perihal pencarian
referensi materi mentoring dan muhasabah, tanggung jawab dari
masing-masing staff dapat dikatakan cukup. Sebagian staff
mampu diajak berdiskusi dan memberikan saran dan kepada BPH
terkait pengambilan keputusan.
21
iii. Analisis SWOT Bidang
Strength
1. Koordinasi PJ dengan Ketua Bidang Operasional berjalan
dengan baik
2. Koordinasi PJ dengan Project Officer berjalan dengan
baik
3. Koordinasi PJ dengan PJ acara berjalan dengan baik
Weakness
1. Terdapat beberapa staff yang kurang berkontribusi
2. Kurangnya rasa memiliki divisi materi pada staff
3. Kurangnya bonding antara PJ dan staff
Opportunity
1. Pencarian pemateri dibantu oleh Project Officer dan
BPH/PJ lainnya
Threat
1. Kesibukan PJ dan Staff di kepanitiaan dan organisasi lain
2. Beban akademis yang lebih besar pada semester 3
dibanding semester-semester sebelumnya
c. Perencanaan
1. Mengerucutkan materi dan materi mentoring
2. Mencari dan menghubungi pemateri
3. Merancang term of reference untuk pemateri
4. Merancang term of reference untuk mentoring
5. Membuat rangkuman materi mentoring secara garis besar
6. Berkoordinasi dengan divisi acara terkait jadwal pemateri dan durasi
pemberian materi (tausiyah maupun mentoring)
7. Berkoordinasi dengan divisi transportasi terkait mobilisasi pemateri
dan mentor
d. Pelaksanaan
1. Memberikan Term of reference kepada masing-masing pemateri dan
mentor
2. Memastikan semua pemateri dan Mentor dapat hadir, lengkap
dengan Hari/tanggal/jam kedatangan.
3. Memastikan semua pemateri dan mentor paham mengenai materi apa
yang akan disampaikan
4. Melakukan briefing kepada seluruh mentor terkait teknis mentoring
baik sebelum dihari H maupun di hari H
5. Membuat rangkuman materi mentoring dan mendistribusikannya
22
6. Berkordinasi dengan berbagai bidang/divisi lain seperti acara,
transportasi, akomodasi,dll
7. Mengatur jadwal dan mencari pengganti mentor saat mentor yang
seharusnya tidak dapat hadir tepat waktu
8. Mengawasi jalannya pemberian materi dan mentoring
9. Evaluasi
a. H-beberapa jam TA berlangsung, mentor akhwat yang mayoritas
diisi oleh 2014, menyatakan tidak dapat datang pada hari pertama
TA ke Kaput IKHTIAR, bukan ke PJ materi akhwat. Sehingga
terjadinya kekurangan jumlah mentor pada hari pertama TA.
Dan kaput tidak melibatkan PJ Materi Akhwat dalam pencarian
mentor pengganti, menyebabkan terjadinya miskomunikasi
antara PJ Materi, mentor dan kaput. Akhirnya kekurangan mentor
dapat diatasi dengan back up dadakan dari BPH akhwat
IKHTIAR, para PJ dan BPH TA Akhwat 2015
b. Ketidak sigapan divisi transportasi dalam menjemput pemateri
(padahal sudah diminta oleh PJ materi di hari-hari sebelumnya),
mengakibatkan staff dari divisi lain dan PJ Materi Ikhwan turun
tangan untuk menjemput pemateri pertama dan hasilnya terjadi
keterlambatan yang panjang. Untungnya dapat diatasi dengan
koordinasi antara divisi acara dan materi dengan output
merombak sebagian rundown.
c. Pada saat mentoring terakhir, lambatnya pergerakan ikhwan
(terjadi pertambahan waktu bersih-bersih setelah tracking)
mengurangi durasi mentoring terakhir, hal ini terjadi karena
kurangnya kesadaran berbagai pihak berwenang (acara dan
materi ikhwan) dalam menjaga rundown agar tidak terlambat.
d. Tingkatkan sense of belonging staff dan Bonding dalam divisi
materi TA
e. Seluruh aspek yang menjadi tanggung jawab PJ Materi harus
disampaikan kepada PJ Materi agar bisa mencari jalan keluar
bersama, dan tidak terjadi miskomunikasi (dalam kasus ini
mentor akhwat), perbaiki komunikasi dengan seluruh aspek.
f. Pastikan betul mentor dapat memenuhi tugasnya dengan baik dan
dapat hadir diseluruh rangkaian, sekurang-kurangnya 3 hari
sebelum hari H. Buat kesepakatan antara divisi materi dengan
para mentor
23
BIDANG SARANA DAN PRASARANA
Ketua Bidang : Aziz Maulana
DIVISI PERIZINAN
Penanggung Jawab : Dhea Indriyanti
a. Deskripsi Kerja
1. Mengurus perizinan pelaksanaan TA di departemen TI
2. Mengurus perizinan pelaksanaan TA di mahalum
3. Memberikan surat izin orang tua kepada peserta
b. Gambaran Umum
Melakukan pengurusan hal-hal yang berkaitan dengan izin pelaksanaan
Tafakur Alam
PO
Berkoordinasi dengan Project Officer untuk mencari dosen
pendamping
Sekretaris Umum
Berkoordinasi dengan sekretaris untuk hal-hal yang berkaitan
dengan surat menyurat
Berkodinasi dengan Kepala Bidang Sarana dan Prasarana
untuk mencari dosen pendamping serta berkoordinasi dengan
sekretaris untuk hal-hal yang berkaitan dengan surat
menyurat
Berkordinasi dengan BP untuk bersama-sama meminta
persetujuan dari orang-orang bersangkutan mengenai perizinan
Strength
1. Koordinasi yang baik antara PJ dan BP
Weakness
1. Pekerjaan bidang terhambat karena harus menunggu
Threat terselesaikan
Opportunities
1. Memiliki Project Officer serta BPH yang ikut serta
membantu Threat yang kami miliki
Threat
1. Peraturan baru dari dekanat yang mewajibkan dosen
pendamping ikut menginap membuat kami kesulitan
24
untuk mencari dosen pendamping tersebut dan sebagian
besar dosen TI berhalangan untuk ikut hadir
c. Perencanaan
1. 1-2 September 2016: meminta persetujuan dari ketua Ikhtiar dan
Ketua IMTI
2. 5 September 2016: mengurus perizinan ke departemen
3. 14 September 2016: mendapatkan dosen pendamping
4. 14 September 2016: menemui Kepala Departemen TI untuk meminta
persetujuan
5. 15 September 2016: mengurus perizinan ke mahalum
6. 16 September 2016 : menyebar surat izin orang tua
d. Pelaksanaan
1. 5 September 2016 : Mengurus perizinan ke departemen.
Telat karena harus mencari dosen pendamping dan ada beberapa
bagian surat yang harus diperbaiki
2. 14 September 2016 : Mendapatkan dosen pendamping
Lancar. Setelah melakukan permintaan bantuan kepada dosen TI
akhirnya mendapatkan dosen pendamping yang bersedia untuk ikut
dan menginap
3. 14 September 2016 : Menemui kepada departemen TI.
Telat. Ada beberaoa bagian surat yang harus direvisi
4. 15 September 2016 : Mengurus perizinan ke mahalum.
Lancar
5. 16 September 2016: Menyebar surat izin orang tua.
Lancar
DIVISI PERLENGKAPAN
Penanggung Jawab : Galih Prier Aditiya
a. Deskripsi Kerja
1. Bertanggung jawab kepada Project Officer dan Kepala Bidang
Sarana dan Prasarana.
2. Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Sarana dan Prasarana
terkait perlengkapan yang dibutuhkan selama tafakur alam
berlangsung.
3. Mendata perlengkapan yang dibutuhkan.
4. Mendata ulang semua peralatan yang dibutuhkan dan
mengembalikan kepada pihak terkait.
25
b. Gambaran Umum
Divisi perlengkapan bertugas untuk membantu menyediakan
perlengkapan apa saja yang dibutuhkan saat tafakur alam berlangsung
serta menjamin kesediaan perlengkapan agar acara dapat berjalan dengan
lancar.
PO
Koordinasi berjalan lancar, PJ selalu berkoordinasi dengan
Ketua Pelaksana terkait pengambilan keputusan yang
berhubungan dengan perlengkapan yang dibutuhkan.
Bendahara Umum
Koordinasi berjalan dengan baik. PJ berkoordinasi dengan
Bendahara Umum terkait masalah keuangan yang diperlukan
untuk membeli atau menyewa perlengkapan.
Koordinasi antara PJ dan Kepala Bidang Sarana dan
Prasarana berjalan dengan baik. Kepala Bidang Sarana dan
Prasarana membantu dalam mencari perlengkapan.
Divisi Acara
Koordinasi berjalan dengan baik dengan bidang acara dengan
membantu memenuhi kebutuhan perlengkapan divisi acara.
Divisi Konsumsi
Koordinasi berjalan dengan baik dengan divisi konsumsi
dengan menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan divisi
konsumsi.
Divisi Akomodasi
Koordinasi berjalan baik dengan bidang akomodasi dalam
menyiapkan tempat penginapan maupun pengaturan tata letak
ruangan.
Divisi Keamanan, Kesehatan, dan Kebersihan
Koordinasi berjalan cukup baik dengan menyediakan
perlengkapan yang dibutuhkan oleh divisi keamanan,
kesehatan, dan kebersihan
Staff perlengkapan berjumlah satu orang. Pembagian tugas
berdasarkan perlengkapan yang mudah hingga sulit dicari secara
merata. Untuk hal pinjam-meminjam barang dilaksanakan oleh
PJ, sedangkan staff membantu dalam hal pemindahan barang.
Meskipun ada kendala saat pengembalian barang, secara
26
keseluruhan staff menjalankan tugas dengan baik dan
bertanggung jawab atas tugas yang diberikan.
Strengh
1. Koordinasi PJ dengan Ketua Pelaksana berjalan dengan
baik
2. Koordinasi antar PJ dan Staff berjalan dengan baik
3. Terdapat kerjasama yang baik di antara BPH
Weakness
1. Kurangnya staff
2. Perlengkapan yang dipinjam memakan banyak biaya
Opportunity
1. Staff sudah punya pengalaman di bidang perlengkapan
2. Mempunyai banyak kontak peminjaman barang.
Threat
1. Kesibukan di luar kepanitian TA 2016
2. Kepadatan tugas akademis yang mulai meningkat
c. Perencanaan
1. Menyediakan peralatan yang dibutuhkan selama acara tafakur alam.
2. Membuat form list perlengkapan yang dibutuhkan.
3. Sosialisasi list perlengkapan kepada seluruh divisi.
4. Merekap list perlengkapan yang dibutuhkan setiap divisi.
5. Berkoordinasi dengan seluruh divisi mengenai kebutuhan
alat.terlaksana terhadap bidang yang membutuhkan.
6. Merekrut staff perlengkapan melalui open recruitment dana tau
closerec.
7. Berkoordinasi dengan bidang lain ketersediaan alat terlaksana seperti
dengan bidang acara, konsumsi, akomodasi, dan K3.
8. Membuat LPJ divisi perlengkapan.
d. Pelaksanaan
1. Penyediaan peralatan yang dibutuhkan selama acara tafakur alam
berjalan dengan baik namun, terkendala saat pengembaliaan barang.
Solusinya, mengecek ulang dengan teliti saat meninggalkan lokasi
penginapan.
2. Form list perlengkapan tersedia
3. Sosialisasi list perlengkapan kepada seluruh divisi berjalan dengan
baik
4. Merekap list perlengkapan yang dibutuhkan setiap divisi berjalan
dengan baik
27
5. Koordonasi dengan seluruh divisi mengenai kebutuhan alat
terlaksana terhadap bidang yang membutuhkan berjalan dengan baik
6. Merekrut staff perlengkapan melalui open recruitment dan atau
closerec terkendala. Tidak banyak yang mendaftar ke divisi
perlengkapan saat dilakukan open recruitment. Solusinya, divisi atau
bidang lain merelakan salah satu staffnya untuk dialihbidangkan.
7. Koordinasi dengan bidang lain ketersediaan alat terlaksana seperti
dengan bidang acara, konsumsi, akomodasi, dan K3 berjalan dengan
baik.
8. LPJ divisi perlengkapan dibuat dengan sebaik-baiknya.
DIVISI AKOMODASI
Penanggung jawab : Dinda Sabila Nadinta
a. Deskripsi kerja
Sarpras
2. Mencari lokasi dan tempat yang sesuai untuk pelaksanaan Tafakur
Alam, seperti tempat penginapan dan tempat wisata.
3. Menghubungi pemilik villa terkait dengan penginapan dan segala
fasilitasnya.
b. Gambaran umum
Project Officer
Koordinasi berjalan lancar dalam pengambilan keputusan
baik kecil maupun besar.
Bendahara Umum
Koordinasi dalam hal keuangan berjalan dengan baik.
Kepala Bidang Sarpras
Koordinasi antara PJ dengan Kepala Bidang Sarana dan
Prasarana berjalan dengan cukup baik.
Divisi Transport
Koordinasi antara PJ dengan divisi transportasi berjalan
dengan sangat baik.
Divisi Perlengkapan
Koordinasi antara PJ dengan divisi perlengkapan berjalan
dengan sangat baik.
28
Staff akomodasi terdiri dari 2 orang, 1 perempuan dan 1 laki-laki.
Staff akomodasi yang perempuan membantu PJ dalam
menghandle villa perempuan dan staff akomodasi yang laki-laki
membantu PJ dalam menangani villa laki-laki. Staff akomodasi
membantu dalam pencarian tempat penginapan dan menemani PJ
ketika survei. Secara keseluruhan tugas dilaksanakan dengan
baik.
Strength
1. Koordinasi PJ dengan Project Officer maupun Kepala
Bidang Sarana dan Prasarana baik.
2. Terdapat kerja sama yang baik antar pengurus.
3. Memiliki staff yang mempunyai karakter kerja yang baik.
Weakness
1. Sulit dalam menemukan waktu untuk melaksanakan
survei tempat
Opportunity
1. Banyak rekomendasi villa dari lingkungan sekitar yang
memudahkan dalam pencarian tempat penginapan dan
wisata.
Threat
1. Kesibukan di luar kepanitiaan TA.
2. Kepadatan tugas akademis.
c. Perencanaan
1. Melakukan pencarian tempat penginapan dan tempat wisata yang
cocok untuk TA
2. Melakukan survei lokasi
3. Mengakomodasikan seluruh peserta dan panitia ke tempat Tafakur
Alam
d. Pelaksanaan
1. Mencari tempat penginapan dan tempat wisata yang sesuai untuk
Tafakur Alam dengan tepat.
2. Melakukan survei sebanyak tiga kali yang dilaksanakan dengan baik.
3. Pengakomodasian seluruh peserta dan panitia ke tempat Tafakur
Alam terlaksana dengan baik.
4. Evaluasi
a. Rutin mem follow up pemilik tempat pelaksanaan Tafakur
Alam.
b. Melakukan koordinasi yang baik antara PO, BPH, dan BP
lainnya.
29
DIVISI TRASPORTASI
Penanggung jawab : Wilang Satria Perdana
a. Deskripsi kerja
Sarana dan Prasarana
2. Mencari transportasi yang aman, nyaman, namun tetap sesuai dengan
Rancangan Anggaran Biaya yang telah dibuat sebelumnya.
3. Memastikan semua peserta Tafakur Alam selamat sebelum dan
sesudah sampai tujuan.
4. Melakukan follow-up vendor transportasi untuk koordinasi lebih
lanjut.
5. Mengantar jemput peserta maupun orang-orang yang terkait dengan
kegiatan Tafakur Alam.
b. Gambaran umum
PO
Koordinasi berjalan lancar dalam pengambilan keputusan
baik kecil maupun besar.
Bendahara Umum
Koordinasi dalam hal keuangan berjalan dengan baik.
Bendahara selalu ada jika dibutuhkan.
Kepala Bidang Sarpras
Koordinasi antara PJ dengan Kepala Bidang Sarana dan
Prasarana berjalan dengan cukup baik. Kepala Bidang ada di
acara.
Divisi Transport
Koordinasi antara PJ dengan divisi transportasi berjalan
dengan sangat baik.
Divisi Perlengkapan
Koordinasi antara PJ dengan divisi perlengkapan berjalan
dengan sangat baik.
Divisi Transportasi tidak memiliki staff yang terlalu banyak
dikerenakan workload yang dapat ditanggung oleh Penanggung
Jawab. Staff tetap berada di lokasi kegiatan untuk koordinasi
antar tempat. Beberapa kerja yang berhubungan dengan
transportasi juga sudah dibantu oleh segenap panitia.
Strength
30
1. Koordinasi PJ dengan Project Officer maupun Kepala
Bidang Sarana dan Prasarana baik.
2. Terdapat kerja sama yang baik antar pengurus.
3. Memiliki staff yang mempunyai karakter kerja yang baik.
Weakness
1. Jarang mengikuti survei sebelum acara sehingga kurang
menguasai lokasi.
Opportunity
1. Terdapat vendor yang gampang berkoordinasi sehingga
tidak ditemui kesulitan dalam mencari keputusan.
Threat
1. Kesibukan di luar kepanitiaan TA.
2. Kepadatan tugas akademis.
3. Harga transportasi yang tidak murah.
c. Perencanaan
1. Melakukan pencarian transportasi yang cocok untuk TA
2. Melakukan survei lokasi
3. Mengakomodasikan seluruh peserta dan panitia ke tempat Tafakur
Alam
4. Mengantar jemput peserta maupun orang terkait
5. Mempersiapkan rute teraman untuk sampai ke acara
d. Pelaksanaan
1. Mencari transportasi yang sesuai untuk Tafakur Alam dengan tepat.
2. Melakukan survei sebanyak tiga kali yang dilaksanakan dengan baik.
3. Pengakomodasian seluruh peserta dan panitia ke tempat Tafakur
Alam terlaksana dengan baik.
4. Semua yang terlibat datang dan pulang dengan selamat.
5. Rute dapat diingat oleh peserta dan tercantum di jarkom.
6. Evaluasi:
a. Rutin menghubungi vendor Tafakur Alam.
b. Melakukan koordinasi yang baik antara PO, BPH, dan BP
lainnya.
c. Mencari link untuk harga transportasi lebih murah.
BIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT

Ketua bidang : Camrynna Hanna
DIVISI PUBLIKASI
Penanggung Jawab : Dania
a. Deskripsi kerja
31
1. Membuat dan melaksanakan strategi publikasi Tafakur Alam
2. Menginformasikan seluruh hal yang berkaitan dengan Tafakur Alam
kepada warga TIUI terutama mabasiswa baru
3. Membuat penuansaan terkait dengan Tafakur alam
b. Gambaran Umum
Terjalin cukup baik karena sudah mengenal sejak sebelum
dikepanitiaan Tafakur Alam, hanya saja terjadi miskom dalam
publikasi dihari pelaksanaan terkadang tidak sesuai dengan
perencanaan yang telah dipikirkan dari jauh-jauh hari karena
waktu publikasi yang hanya sedikit.
ii. Koordinasi antar PJ dengan staff
Staff publikasi berjumlah 3 orang. Pembagiaan tugas publikasi
dibagi kesetiap pj dan staff, namun staff terkadang lupa untuk
membuat jarkoman sehingga akan terjadi pemunduran jam
booming tapi tetap disebar pada hariitu, agar tidak mundur dari
rencana awal.
Strength
1. Koordinasi PJ dengan ketua pelaksana sangat baik
2. Koordinasi dengan BPH Humas sangat baik dan dengan
pengalaman yang cukup banyak juga dibidang humas
3. Koordinasi dengan staff sangat baik dan mudah dicari
Weakness
1. Fokus yang dapat terbagi karena BPH, PJ, dan Staff
mengikuti kepanitian lagi
2. Dapat terjadinya miskomunikasi antar PJ Publikasi dan PJ
lain yang terkait seperti design dan dokum ataupun
Humas IMTI
Opportunity
1. Jobdesc antara PJ dan Staff yang sudah jelas
2. Pengalaman BPH dibidang Humas sudah banyak
sehingga memudahkan untuk berkoordinasi
Threat
1. Adanya organisasi atau kepanitiaan lagi yang
menghambat publikasi, seperti contoh madk yang tidak
memperbolehkan maba mengetahui seluruh kegiatan
maba dikedepannya
2. Karena beberapa hal adanya kemungkinan perubahan
publikasi yang mendadak
32
c. Perencanaan
1. Publikasi Kepanitiaan + Jarkom (melalui media sosial)
2. Publikasi Cooming Soon Tafakur Alam + Jarkom (melalui media
sosial)
3. Publikasi Open Preorder Baju TA +Jarkom (melalui media sosial)
4. Publikasi Video Teaser (saat berlangsungnya Ikhtiar day)
5. Publikasi Jingle TA (saat berlangsungnya ikhtiar day)
6. Publikasi Link Pendaftaran (melalui duta TA dan media sosial)
7. Kelas besar angkatan 2016 pararel serta regular
8. Publikasi H-5,H-4,H-3,H-2,H-1 dan hari H TA (melalui media
sosial)
d. Pelaksanaan
1. Publikasi Kepanitiaan + Jarkom (melalui media sosial) tidak berhasil
terlakasana sesuai rencana awal, dikarenakan ada PJ yang belum foto
sehingga terhambat dalam proses design sehingga menghambat
publikasi
2. Publikasi Cooming Soon Tafakur Alam + Jarkom (melalui media
sosial) berhasil terlakasana sesuai rencana awal
3. Publikasi Open Preorder Baju TA +Jarkom (melalui media sosial)
tidak berhasil terlakasana sesuai rencana awal dikarenakan baju yang
belum ada foto contohnya sehingga diundur dihari ikhtiar day
4. Publikasi Video Teaser (saat berlangsungnya Ikhtiar day) berhasil
terlakasana sesuai rencana awal
5. Publikasi Jingle TA (saat berlangsungnya ikhtiar day) berhasil
terlakasana sesuai rencana awal
6. Publikasi Link Pendaftaran (melalui duta TA dan media sosial)
terhambat sehari dikarenakan link pendaftaran yang masih harus
diedit karena terjadi kesalahan
7. Kelas besar angkatan 2016 pararel serta regular tidak terjadi karena
tidak ketemunya jadwal antara PO,BPH, dan PJ Tafakur Alam
dengan angkatan 2015 dan setelah dilihat tidak terlalu penting untuk
melakukan publikasi di kelas besar
8. Publikasi H-5,H-4,H-3,H-2,H-1 dan hari H TA (melalui media
sosial) terjadi perubahan konten publikasi namun tetap terlaksana
sesuai rencana awal. Perubahannya pada H-5, H-3, dan H-2
ditambahkan quotes dari Project Officer Tafakur Alam 3 tahun
sebelumnya
9. Evaluasi:
33
a. Koordinasi antar bidang lain yang akan bekerja sama sering
terjadi hambatan sehingga merubah jadwal dari rencana awal
publikasinya
b. Sering terjadinya perubahan jadwal publikasi yang mendadak
c. Perlu terjalinnya hubungan yang baik antar seluruh kepanitiaan
jadi tidak adanya rasa gakenak saat meneror untuk mengerjakan
sesuatu dengan cepat dan tepat waktu
d. Dibuatnya plan b dari setiap rencana awal jika terjadi hal yang
tidak diinginkan sudah ada rencana lain yang bias dilakukan.
Serta mempertimbangkan seluruh kegiatan lain agar tidak terjadi
bentroknya seluruh kegiatan publikasi
DIVISI DOKUMENTASI
Penanggung Jawab : Virozza Bianca Jasmine
a. Deskripsi Kerja
1. Bertanggung jawab kepada PO
2. Bertanggung jawab kepada Bidang Humas
3. Mendokumentasikan PJ dan BPH tiap bidang untuk foto panitia
4. Membuat video teaser sebelum Tafakur Alam
5. Mendokumentasikan jalannya acara Tafakur Alam pada Hari-H
b. Gambaran Umum
Berkoordinasi cukup baik dengan BPH dan PJ dalam
melaksanakan foto panitia di Gedung Departemen TI.
BP saya yaitu Nadhe dan Fandy. Fandy sangat membantu dalam
mendokumentasikan jalannya acara pada Hari H khususnya di
tempat ikhwan dan sangat membantu dalam pembuatan video
teaser sebelum TA, koordinasi kami cukup baik. Sedangkan,
Nadhe tidak dapat hadir saat Hari H karena ada acara keluarga.
Strength
34
1. Dapat bekerjasama dengan baik dengan Fandy selama
Hari H Tafakur Alam
2. Berkoordinasi dan berkomunikasi cukup baik dengan
BPH dan PJ dalam melaksanakan foto panitia
Weakness
1. Mendadak ketika membuat video teaser karena
kesibukkan masing-masing BP dan PJ
Opportunity
1. Dukungan dari PO dan BPH lain dalam pembuatan video
dan pelaksanaan foto panitia
Threat
1. Kesibukkan Akademis
c. Perencanaan
1. Melaksanakan foto panitia

2. Membuat video teaser sebelum hari H
3. Mendokumentasikan acara pada hari H Tafakur Alam
d. Pelaksanaan
1. Melaksanakan Foto Panitia
Terlaksana dengan baik, hanya satu orang yang terlambat foto
panitianya.
2. Membuat Video Teaser
Terlaksana dengan baik, hanya saja pelaksanaannya agak mendadak
sehingga hasilnya tidak maksimal. Seharusnya, lebih direncanakan
dengan matang untuk konsep dan pengambilan videonya.
3. Mendokumentasikan Acara pada hari H
Terlaksana dengan baik, fandy mendokumentasikan acara yang
ikhwan dan saya mendokumentasikan acara yang akhwat
DIVISI REGISTRASI
Penanggung Jawab : Lazuardi Nurul Fattia
a. Deskripsi kerja
35
Registrasi merupakan bidang yang bertujuan untuk mendata seberapa
banyak jumlah mahasiswa yang mengikuti kegiatan Tafakur Alam TI
baik dari peserta (angkatan 2016), panitia (angkatan 2015), dan senior
(angkatan 2014-2013).
b. Gambaran Umum
i. Koordinasi dengan BPH
Berjalan dengan lancar, BPH selalu menanyakan progress
penanggung jawab di bidang registrasi.
ii. Koordinasi PJ dengan staff
Berjalan tidak lancar. Tidak ada komunikasi antar PJ dengan
staff.
c. Perencanaan
1. Pembuatan formulir registrasi untuk peserta dan panitia dan senior;
formulir panitia dan senior dijadikan 1.
2. Penyebaran typeform.
3. Terdapat parameter kehadiran untuk tiap angkatan,yaitu:
75% mahasiswa baru mengikuti program kerja.
30 mahasiswa tingkat 2 yang merupakan panitia mengikuti
program kerja.
d. Pelaksanaan
1. Pembuatan formulir registrasi untuk peserta dan panitia dan senior
2. Penyebaran typeform
3. Parameter kehadiran terpenuhi
Kehadiran mahasiswa tingkat 1 terpenuhi
Kehadiran mahasiswa tingkat 2 terpenuhi
4. Tidak adanya koordinasi antara PJ dengan staff dikarenakan tugas divisi
registrasi mudah dan sedikit sehingga membingungkan PJ untuk
pembagian tugas
5. Divisi registrasi bisa dilakukan oleh satu orang saja karena tugasnya
mudah
BIDANG DANA USAHA

Ketua Bidang : Fristya Fadhilah Utami
a. Deskripsi Kerja
1. Bertanggung jawab kepada Project Officer dan Bendahara
2. Bertanggung jawab mencari dana sesuai dengan RAB
b. Gambaran Umum
36
Koordinasi antar BPH baik terutama dengan bendahara. BPH
Dana Usaha dan Bendahara selalu saling mengingatkan dan
mengabarkan tentang cashflow.
ii. Koodinasi BPH dan BP
Koordinasi BPH dan BP sangat baik karena saling membantu dan
membackup satu sama lain ketika sedang ada yang berhalangan
melakukan sesuatu.
Strength
1. BPH dan BP mudah untuk dihubungi
2. BPH dan BP sudah sangat dekat
3. Kerjasama yang sangat baik antara PO, BPH dan BP
4. BPH dan BP bekerja keras dalam mencari sumber
danusan yang tepat
Weakness
1. BPH divisi lain tidak ikut berpartisipasi dalam danusan
2. BP berjumlah sedikit
3. BPH dan BP kurang mengetahui sumber danusan
Opportunity
1. BPH dan BP tidak punya keterbatasan untuk pergi jauh
mencari sumber danusan
2. Mendapatkan uang bantuan IKHTIAR
3. BPH dan BP dengan mudah dapat pergi dengan
kendaraan umum
Threat
1. BPH dan BP memiliki banyak kegiatan selain Tafakur
Alam
2. Persaingan danusan kepanitiaan lain
3. Tuntutan tugas BOH dan BP
c. Perencanaan
1. Membahas RAB yang sudah jadi bersama Project Officer
2. Membuat rencana danusan yang akan dilaksanakan
3. Berdanusan makanan
4. Danusan baju koko dan baju muslimah
5. Berkoordinasi dengan BPH lain mengenai keuangan TA
d. Pelaksanaan
1. Tidak ada yang berminat masuk ke dalam divisi dana usaha pada saat
open recruitment
2. Melakukan closerec untuk BP Dana Usaha
37
3. Danusan pertama dilakukan saat mahasiswa baru masuk dan kurang
berjalan dengan efektif
4. Menacari vendor untuk baju koko dan baju muslimah
5. Koordinasi dengan vendor baik dan BPH, BP serta Project Officer
sangat bekerja sama dalam mengurus baju koko dan baju muslimah
6. Saat akan keberangkatan ternyata pengeluaran sangat menanjak dan
terjadi kekurangan uang
7. Dilakukan danusan tambahan dengan cara mencari sumbangan
38
VI. Pencapaian Parameter Keberhasilan
1. Lebih dari 90% mahasiswa tingkat 1 muslim mengikuti program kerja.
2. Lebih dari 30 Mahasiswa TI tingkat 2 mengikuti program kerja.
3. Kurang dari 12 Mahasiswa TI tingkat 3 mengikuti program kerja.
4. Kurang dari 8 Mahasiswa TI tingkat 4 mengikuti program kerja.
5. Lebih dari 95% peserta kegiatan mengerti dan paham makna kegiatan-
kegiatan
VII. Evaluasi
1. Kurang koordinasi antara bidang transportasi dengan bidang lain yang
berhubungan sehingga kesulitan dalam melakukan mobilisasi.
2. Masih banyak peserta yang mengabaikan hijabnya
3. Kurang dilakukan pengecekan terkait jumlah konsumsi yang diperlukan
4. Menghindari perubahan jadwal yang mendadak
5. Perlu lebih meningkatkan bonding antara BPH, PJ, dan staff
VIII. Daftar Peserta
No Nama Npm
1 Aisha Fatiya 1606895316
2 Aliffa Safitri 1606871713
3 Alya Khansa 1606830392
4 Alya Nabila Putri 1606835582
5 Andini Eka Ramadhani 1606833186
6 Angywa Nadhira 1606885196
7 Annisa Safitri 1606885183
8 Annisa Zahra Nabilah 1606871745
9 Chandatama Olivia Pramesti 1606871606
10 Cindhy Nafa Sari 1606821633
11 Dhia Ayu Salsabila 1606905405
12 Dilla Aulia Winarno 1606906515
13 Diviandari Sabitha 1606871543
14 Fadhilah Muna Karimah 1606871562
15 Felita Setiawati Haryo Subowo 1606825404
16 Fidhela Setiawati Haryo Subowo 1606825386
17 Firdaus Nur Pratiwi 1606871650
18 Frisly Karenina 1606906420
19 Larastika Rahmadanty Budiani 1606905550
20 Listya Maharani A 1606871676
21 Livia Putri Sulistiyo 1606905393
22 Lnasya Syafitrie 1606837682
23 Meidisyah 1606871625
39
24 Miranda Parahita 1606885170
25 Muna Febi Afiyanti 1606871663
26 Nadhira Audi Larasati 1606827920
27 Nadhira Dhana Shafira 1606837801
28 Nadya Absha Fernanda 1606906465
29 Nadya Syabila 1606871575
30 Palupi Jati Azizah 1606837070
31 Pelangi Putri 1606906591
32 Putri Mirah Delima 1606871700
33 Rana Irawati Kusuma 1606871695
34 Ranya Faiza Amira 1606884571
35 Rayi Adila Paramita 1606884722
36 Rininta Rahmadianti 1606827555
37 Rizky Alya Putri 1606827126
38 Safira Nurul Fathia 1606888746
39 Salsabila Annisa Arista 1606835954
40 Sameera Ramadhani 1606905443
41 Sarah Az Zahra Renesia 1606905563
42 Selma Regita Mahardini 1606871594
43 Shauty Arovah 1606906692
44 Syahla Putri 1606871631
45 Thifal Ananda 1606871530
46 Widia Rahayu Nita 1606823430
47 Yuanita Nina 1606871726
48 Zara Jesica Azra 1606906572
49 Zhafira Rahmayanti 1606827265
50 Ademas Muhammad Danisworo 1606836585
51 Aldino Syaputra 1606882553
52 Alif Faridalthaf 1606871581
53 Ananta Refa Perdana 1606906654
54 Anggar Belahakki Siregar 1606906502
55 Bismo Muhammad Rifqi 1606881033
56 Davis Belmiro Satria 1606886236
57 Dicky Nurachman 1606827510
58 Doni Pratama 1606889521
59 Dzulfikar Ahmad Furqon 1606906723
60 Fadillah Fikri 1606890795
61 Faishal Ahmad Andya Aji 1606905576
62 Faiz Edrisy 1606905380
63 Harits Ahmad Fauzan 1606906622
64 Hilman Hanif 1606831022
40
65 Ikhwan Naufal 1606882300
66 Jerry Yudhatama 1606906471
67 Jihad Alif 1606906446
68 Kemas Zaky Zamzamy 1606871556
Muhammad Adji Rizqi
69 1606906351
Ramadhan
Muhammad Farhan Sapta
70 1606885220
Pramana
71 Muhammad Fauzan 1606906585
72 Muhammad Fikri Haekal 1606835576
73 Muhammad Irfan Kemal 1606871644
Muhammad Mustafa Ismail
74 1606885870
Turner
75 Muhammad Nizam Khadid 1606906635
76 Muhammad Rafi 1606871524
77 Muhammad Rais Haq 1606886192
78 Muhammad Shaddam Muzaki 1606905456
79 Muhammad Yogi Ilham 1606906673
80 Okta Amirizal 1606828425
81 Rafli Fajar Fauzan 1606838086
82 Rheza Anfasa Fadhilah 1606906641
83 Syafiq Hidayatullah 1506906433
84 Tristan Radiyan Putra
Muhammad Athar Aufi Rama
85
Putra
86 Hafizh Irfan Zufar
87 Darmawan Guntarto
41
IX. Penutup
Segala Puji bagi Allah SWT karena berkat rahmat-Nya lah Tafakur Alam
Teknik Industri 2016 dapat berjalan dengan lancar tanpa ada kendala yang
begitu berarti. Alhamdulillah, parameter pencapaian keberhasilan, visi,
maupun misi dapat terlaksanakan dengan baik.
Atas karunia-Nya juga LPJ Tafakur Alam ini dapat diselesaikan.
Terimakasih kami ucapkan kepada seluruh stakeholder yang telah membantu
terwujudnya Tafakur Alam 2016 sejak dibentuknya kepanitiaan hingga hari
ini. Kami memohon maaf apabila terdapat kesalahan dari pihak panitia
khususnya selama proses persiapan dan pelaksanaan acara, maupun atas
kekurangan pada Lembar Pertanggungjawaban ini. Kami berharap LPJ ini
dapat menjadi bahan pembelajaran untuk Tafakur Alam Teknik Industri tahun
depan yang lebih baik.
42
X. Lampiran
Lampiran 1 Kesekretariatan
i. Struktur kepanitiaan
SUSUNAN KEPANITIAAN TAFAKUR ALAM TEKNIK INDUSTRI 2014
Project Officer
Sekertaris Umum
Bendahara Umum
Operasional Sarana dan Prasarana Humas Dana Usaha
Acara Perizinan Publikasi
Materi Perlengkapan Dokumentasi
K3 Transportasi Registrasi
dan Akomodasi
Konsumsi
Design
43
ii. Database panitia
Bidang Operasional Sarana Prasarana
Acara: Akomodasi:
Maulana ihsan Reza Karomy
Sekar Saraswati Dinira Kania
Pradnya Paramita P. Perlengkapan:
Musyafa Rois Faisal Yusuf Islami
Materi: Perizinan:
Faza Fakiha taqwa Maulidya Trivania
Renaldhi Dwidinda Suharno Hubungan Masyarakat
Septiana Pratama n Dokumentasi:
Naufal arif Nadheatul arifa
Aufar Rizki P. Erfandy Muhammad
K3: Publikasi:
M. Farhan Fadillah Dea Ananda Nabila
Pande Bagus Widyantara Firani Maussandy
Andi Yulita Amirah Muhammad rifky ghifari
I Made Wikananda Registrasi:
Asa Ibnu Naufal Allaam Aji
Konsumsi: Abiyyah
Alviana Alicia S. Serly actari
Sri Wulandari Ningrum
iii. Timeline kegiatan

Gantt Chart Tafakur Alam 2016
April Mei Juni Juli Agustus September
Target
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
Menentukan konsep Acara
Menentukan rundown Acara TA
Simulasi
Menentukan konten TA
Fiksasi mentoring dan pembicara
Fiksasi konsumsi
Mempersiapkan kebutuhan K3
Fiksasi Tempat TA
Fiksasi Transportasi
Fiksasi dan penyediaan Perlap
Koordinasi izin
Grand Launching IKHTIAR
Publikasi TA
Pekan TA
Pembuatan Desain Maskot, poster, dll
Pembuatan Teaser
Proses Registrasi
Pencarian Dana
44
iv. Notulensi dan presensi rapat
Hari, Tanggal : Selasa, 10 mei 2016
Tempat : Departemen Teknik Industri
Jam : 16.04
Agenda :
1. Pembukaan
2. Aturan
3. Job desc
4. Eval taun lalu
5. TA 2016
Isi Rapat :
1. Tilawah
2. Aturan
- Durasi rapat maksimal: 90 menit
- Max terlambat: 15 mnt denda infaq inuar
- Izin rapat minimal h-1
- Minimal pemberitahuan rapat h-2
- Ngomong yg penting
3. Job desc
- Ops
acara: rundown, simulasi, raudhoh
Materi: ceramah, mentoring, muhasabah
k3: tartib peserta, p3k
Konsumsi: menyediakan makanan
- Humas
Publi: grand launching, pekan TA
Design: poster, merch
Regis: data peserta fase 1,2,3,4
Dokum: teaser, dokum
- Sarpras
Akom: tempat kegiatan
Transport: kendaraan
Perizinan: izin ortu, tempat dsb
Perlap: keperluan
- Keuangan
Donasi, danus, kas ikhtiar, biaya regis
4. Evaluasi tahun lalu
Banyak waktu kosong gabutnya. Materi malem2 ga efektif jgn dipaksain
lg ngantuk2. Muhasabah tanggung praktiknya krn materinya ga
berkesinambungan. Materi ga terserap dengan baik. Perjalanan ga ada
1
ujungnya. Pas ada acara banyak yg tidur dan gaada yg negur. Bisnya
kurang nyaman. Tempat tinggal ga bersih basah buat tidur. Acara bagus
krn ada waktu senggangnya jg. Danus kaos ga dibagiin krn ga dateng TA
pdhal udh bayar. Ga sesuai pesanan jg. Publikasi ga kerasa, TA kaya
bagian mabim aja. Transport akom koordinasi biar ga nyasar.
5. TA 2016
Yes I'm a Muslim. Latar belakang: byk org muslim yg gatau apa itu makna
muslim dan gatau cara menunjukkan jati dirinya. Simulasi ditujukan buat
melatih itu. Puncak acara di muhasabah. Mau ditekenin lg isi dan
valuenya. Akomodasi perlu dicari lg agar sesuai dengan "alam". Akan ada
pekan TA jg utk menuansakan TA. Selama acara TA, gender dipisahin aja
tp ga di eksklusifin. Taun lalu jalan2 ke curug malah menggabungkan
cewe cowo. Curug sarana bertafakur alam. Agenda di alam bisa lebih
diatur dan organisir lg biar lebih jelas. Cari Tempat akom yg enak dan
keren atau yg explorer bgt? Perjalanan ga masalah jauh/dekatnya asal
transport nyaman. Masukkan acara: games2 dapet poin, poinnya dpt
hadiah beli makan siang. Makannya dipaketin gt beda2. Yg dpt poin
terbesar makannya terlengkap. Perang badar bagus buat game krn belajar
kerja sama dsb. Pesan SC: baju jgn dijual yg ngepress2, danusan atau jual
merch sesuai syariat islam dlm hal mencari untung dsb
v. Surat keluar
No Surat Bidang Perihal Ditujukan
001 Perizinan Perizinan Kegiatan Dr. Akhmad Hidayatno, ST. MBT.
2
Lampiran 2 Operasional
i. Petunjuk Teknis
24 September 2016
Waktu PIC Kegiatan Deskripsi Tempat Acara &

Keamanan
Mahasiswa
baru dan Mahasiswa baru Selasar dan
Rasyad
06.00-07.30 panitia dikondisikan oleh panitia lap rumput 5
Dhira
berkumpul di diabsen departemen
selasar dept
Melakukan absen dan
pengkondisikan mahasiswa
baru agar kondusif untuk
Absen dan
07.15-07.25 Rasyad melakukan rangkaian
pengkondisian
kegiatan, menanyakan
apakah ada yang ingin ke
toilet
Doa bersama
Dipimpin Rasyad/ Borip/
7.25-7.40 Rasyad dan pembagian Selasar 0
Rois
tronton
Mengkondisikan mahasiswa
Pengkondisian
baru agar kondusif untuk
7.40-7.50 dan Pergerakan
melakukan rangkaian
ke tronton
selanjutnya
Berangkat ke
8-8.30
puncak
Perjalanan ke Lapangan
8.30-11.00
puncak Rumput TI
Mengkondisikan mahasiswa
Tim Pergerakan ke Parkiran
11.00-11.30 baru agar kondusif posisi 3
advance aula Villa
baris
Rasyad short speech dan bismillah
11.30-11.45 Pembukaan Aula villa
Dhira dari aril
Sekar pepe Ikhwan wudhu di luar,
Pergerakkan ke
11.45-12.00 nalya septi akhwat wudhu di kamar
tempat wudhu
olan zet mandi aula
Sholat Zuhur
12.00-12.30 dan makan Azan: Imam: Aula villa
siang
Pembacaan kelompok
Rasyad Merapihkan
12.30-12.45 mentoring dan PENSIL,
Dhira alat sholat
mentor siap di luar aula
3
Area sekitar
12.45-13.15 Sekar olan Mentoring Tantangan Muslim di FT
aula
Mentor memberi tahukan
Rasyad Latihan tema yang harus ditampilkan Area sekitar
13.15-14.00 2
Dhira PENSIL kelompok, langsung latihan. aula
Mentor stay disitu
Mahasiswa baru
Rasyad
14.00-14.15 Balik ke aula dikondisikan untuk kembali
Dhira
ke aula sama mentor nya
Nalya Materi 1 +
14.15-15.00 Moderator : Farizet
Udin tanya jawab
Rohma
Sekar
Kamar
15.00-15.15 Pepe Wudhu
mandi aula
Harman
Asa
Sholat ashar
15.15-15.50 kultum al Imam: Adzan: Kultum: AULA
matsurat
Ikhwan ke bawah, akhwat
Pergerakan ke
ke lapangan berkumpul
15.50-16.00 Rois/ Pepe tempat spot
sesuai kelompok masing-
games
masing
Akan ada 5 pos, 1 pos <+ 15
16.00-17.20 Games Lapangan
menit
Rasyad Kembali ke
17.20-17.30 Mengambil Tas
Dhira Aula
Dinda,
yuyun, Villa
Kembali ke Bersih-bersih dan persiapan
17.30-18.00 dania, masing-
villa sholat magrib
rezak, asa, masing
harman
Dinda,
Untuk sholat magrib
yuyun,
Pergerakan ke membawa alat sholat dan
18.00-18.10 dania, aula
aula alquran dalam kondisi
rezak, asa,
berwudhu
harman
Dhira
18.10-18.30 Sholat magrib Imam: Adzan:
Rasyad
Mentor siap duduk
Nalya udin tadarus dan
18.30-19.00 berkelompok membawa aula
borip Mengkaji arti
tulisan kelompok
4
Menanyakan maba siapa
yang ingin mengulang
19.00-19.10 Wudhu
wudhu nya, sembari adzan
isya
19.10-19.30 Sholat Isya Imam: aula
Makan Malam
Yogi Latihan di lakukan di area
19.30-20.15 dan Latihan Aula
Cindy tempat makan
Pensil
Persiapan
20.15-20.30 Pergerakan maba ke luar Plasa
Pensil
Juri standby pengeras suara
20.30-21.15 olan PENSIL
standby
Pergerakan ke
21.15-21.25
aula
21.25-23.30 Nalya udin Materi 2
23.30 - 03.30 Tidur
25 September 2016
Waktu PIC Kegiatan Deskripsi Tempat Acara &

Keamanan
Dinda dania yuyun Membangunkan
Villa
Dhira Sekar pepe mahasiswa baru
03.25-03.35 masing-
Rasyad Ovan Zet untuk mengambil
masing
Asa air wudhu
Tahajjud dan witir
03.35-04.15 Rasyad Dhira Qiyamul Lail baca quran. Imam : Aula
borip
Setelah mengambil air
04.15-04.30 Wudhu wudhu kembali ke 1
aula
04.30-04.35 Borip Adzan Subuh 0
Sholat Subuh dan Riska ovan yang

04.35-05.00 3
almatsurat mimpin almatsurat
Dinda Yuyun Dania
05.15-06.00 Kembali ke villa 1
Jani camry
Dinda Yuyun Dania Menunggu makan

06.00-06.30 Exercise kecil
Jani camry pagi ready
5
Udah siap dengan
06.30-07.00 Yogi Cindy sarapan pagi
perlengkapan trekking
Briefing singkat
Berkumpul di tentang tracking,
07.00-07.15 Aril
lapangan pasmen siap dengan
kelompok nya
Dhira Rasyad galih

zet ovan asa upal
07.15-08.30 Tracking
bram yulita dania
rohma hans
Bersih-bersih ganti
dinda dania upal baju mandi wudhu
08.35-09.15 Kembali ke villa
asa siap-siap balik ke villa
bawa alat sholat
Sholat Dhuha Mentor siap di luar

09.15-09.30 Nalya udin persiapan dengan nomer 0
mentoring 2 kelompok
Di luar
09.30-10.15 Nalya Udin Mentoring 2 5
Aula
10.15-11.00 Rasyad Dhira Kembali ke villa Packing
Dinda dania yuyun

Sudah membawa
Dhira Sekar pepe Pergerakan ke
11.00-11.10 barang masing-
Rasyad Ovan Zet AULA
masing
Asa
Penutupan + doa + Penutupan : aril, doa :

11.10-11.30 Sekar pepe olan pengumuman ovan, pengumuman :
winner of PENSIL zet
Sekar pepe olan

11.30-11.45 Wudhu
rois
11.51 Borip Adzan
12.00-12.15 Rasyad dhira Sholat Zuhur Imam : adzan : 5
Pergerakan ke luar
12.15-12.30 Fariz aula untuk foto
bersama
6
12.30-12.45 Dokum Foto bersama
Pergerakan ke
12.45-13.00 Wilang
tronton
13.00-15.30 Pulang ke ui
7
Lampiran 3 Laporan Keuangan
No Bidang Kebutuhan Pengeluaran
alat games IDR 133,000.00
1 Acara
hadiah pemenang games IDR 65,000.00
2 Akomodasi sewa villa IDR 10,700,000.00
3 Dana Usaha modal baju koko & baju muslim TA IDR 4,550,000.00
4 K3 kotak P3K IDR 36,000.00
Snack berangkat IDR 100,000.00
snack di villa IDR 128,000.00
makan maba yang tidak bawa bekal IDR 72,000.00
5 Konsumsi makan panitia IDR 270,200.00
makan pembicara IDR 40,000.00
aqua gelas IDR 136,000.00
indomie 1 dus IDR 70,000.00
6 Materi biaya pembicara IDR 550,000.00
7 Perizinan cetak surat izin IDR 11,300.00
sewa proyektor IDR 150,000.00
perlengkapan games IDR 75,000.00
spanduk IDR 151,000.00
8 Perlengkapan
piring plastik IDR 50,000.00
sewa sound IDR 150,000.00
perlap TA IDR 17,000.00
9 Publikasi cetak undangan IDR 80,000.00
sewa tronton IDR 4,800,000.00
10 Transport
makan supir IDR 150,000.00
Total IDR 22,484,500.00
No Pemasukan Jumlah
1 Dana Turunan IDR 574,600.00
2 Registrasi IDR 8,900,000.00
3 Danus Baju TA IDR 7,910,000.00
4 Danus Makanan IDR 520,000.00
5 Kas IKHTIAR IDR 2,000,000.00
6 Iuran Panitia IDR 1,415,000.00
7 Infaq IDR 783,600.00
8 Departemen IDR 1,000,000.00
Total IDR 23,103,200.00
Dana Sisa : Rp. 618.700,00
8
Lampiran 4 Publikasi
9
Lampiran 5 Dokumentasi
10
Lampiran 6 Database Jaringan Eksternal
No Nama No Telepon Keterangan

1. Bapak Heri 087874133402 Villa Bumi Cisarua
2. Bapak Fauzan 081280088639 Pembicara
3. Haji Mumu 081323474511 Vendor Koko
11

LPJ Tafakur Alam 2016

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LPJ Tafakur Alam 2016

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Depok, Oktober 2016

a. Nama Kegiatan : Tafakur Alam Teknik Industri UI 2016

III. Pelaksanaan Waktu

PARAMETER KEBERHASILAN PROYEK

iii. Analisis SWOT bidang

BIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT

1. Melaksanakan foto panitia

BIDANG DANA USAHA

Operasional Sarana dan Prasarana Humas Dana Usaha

Acara Perizinan Publikasi

Materi Perlengkapan Dokumentasi

iii. Timeline kegiatan

No Surat Bidang Perihal Ditujukan

001 Perizinan Perizinan Kegiatan Dr. Akhmad Hidayatno, ST. MBT.

Waktu PIC Kegiatan Deskripsi Tempat Acara &

Waktu PIC Kegiatan Deskripsi Tempat Acara &

04.30-04.35 Borip Adzan Subuh 0

Sholat Subuh dan Riska ovan yang

Dinda Yuyun Dania Menunggu makan

Dhira Rasyad galih

Sholat Dhuha Mentor siap di luar

10.15-11.00 Rasyad Dhira Kembali ke villa Packing

Dinda dania yuyun

Penutupan + doa + Penutupan : aril, doa :

Sekar pepe olan

11.51 Borip Adzan

12.00-12.15 Rasyad dhira Sholat Zuhur Imam : adzan : 5

Dana Sisa : Rp. 618.700,00

No Nama No Telepon Keterangan

Anda mungkin juga menyukai