ANALISIS KEBUTUHAN MANAJEMEN PENGETAHUAN

Analisis Permasalahan

Tuliskan permasalahan yang akan diselesaikan. Solusi yang diajukan untuk

mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan menyediakan Knowledge
Management Systems yang dapat dengan mudah digunakan untuk transfer
knowledge dengan fitur yang dibangun berdasarkan prioritas hasil wawancara.

Analisis Wawancara

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpul data sebagai studi pendahuluan

untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti dan untuk mengetahui hal dari
responden yang lebih mendalam

Table 1. Teknik dan instrumen pengumpulan data

Teknik Instrumen
wawancara (interview) a. Pedoman Data
b. Skrip wawancara

Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah dalam bentuk skrip
wawancara. Skrip wawancara digunakan untuk melakukan pengumpulan data
terhadap subjek yang memenuhi kriteria penelitian. Skrip wawancara ini terdiri dari
tujuh bagian :
Bagian satu berisi kuesioner identitas responden
Bagian dua kuesioner pengertian knowledge management
Bagian tiga kuesioner knowledge discovery
Bagian empat kuesioner knowledge capture
Bagian lima kuesioner knowledge sharing
Bagian enam kuesioner knowledge application
Bagian tujuh kuesioner saran responden
 Daftar variabel pertanyaan berdasarkan studi literatur yang telah dilakukan. Berikut
penjelasan dari beberapa pertanyaan yang diajukan kepada responden.

Table 2. Daftar pertanyaan knowledge discovery

Variabel Sub Deskriptor Nomor
Variable/Dimensi Item
Knowledge Discovery Web based access Layanan untuk mengakses KD1
for data suatu data yang terdapat
dalam sebuah web. Contoh:
kuliah.yarsi.ac.id
Repository of Tempat menyimpan data yang KD2
information dikumpulkan dari berbagai
sumber informasi, sebagai
sumber referensi bagi proses
pembelajaran dan sebagai
tempat menyimpan
pengetahuan yang dihasilkan
pada proses pembelajaran
(Batubara 2012). Contoh:
academia.edu, slideshare.net
Database Kumpulan data yang disimpan KD3
secara sistematis di dalam
komputer dan dapat diolah
atau dimanipulasi
menggunakan perangkat
lunak (program aplikasi)
untuk menghasilkan informasi
(Cahya 2015). Contoh:
database pada Ms.Access
2007 (Kumpulan data
mahasiswa)
Best Practice Implementasi suatu KD4
konsep/teknologi yang banyak
dipakai oleh indvidual
maupun organisasi
(Mardiansyah 2006).
Lesson Learn Pengetahuan yang diperoleh KD5
melalui pengalaman jika
dibagi dapat bermanfaat bagi
pihak lain (Yahyah 2010).
Web Portal Sebuah situs web yang KD6
menyediakan beragam
informasi dari berbagai
sumber dengan cara
(format/layout) yang seragam.
Biasanya, setiap sumber
informasi mendapat area
khusus pada halaman website
portal dalam menampilkan
informasi(Sasongko 2011).
Contoh: www.yarsi.ac.id,
www.jakarta.go.id,
www.metrotvnews.com dsb
Data Mining Serangkaian proses untuk KD7
menggali nilai tambah dari
suatu kumpulan data berupa
pengetahuan yang selama ini
tidak diketahui secara manual
(Saputra 2003).
Chat Group Fitur yang memungkinkan KD8
untuk melakukan chatting
dengan lebih dari 1 orang.
Contoh: Chat group pada
aplikasi whatsapp massenger
Video Conference Layanan yang menyediakan KD9
fasilitas untuk
mempertemukan dua pihak
atau lebih menggunakan
jaringan internet broadband.
(layanan produksi multimedia
itb 2013). Contoh: Skype
Electronic Layanan diskusi elektronik KD10
Discussion Group yang memungkinkan untuk
melakukan diskusi kelompok
untuk pengumpulan
informasi-informasi
e-mail Sarana untuk mengirim surat KD11
atau pesan melalui jaringan
Intenet. Contoh:
mail.google.com,
mail.yahoo.com
 Table 3. Daftar pertanyaan knowledge capture
Variabel Sub Variable/Dimensi Deskriptor Nomor
Item
Knowledge Capture Lesson Learn Database Kumpulan data berupa KC1
pengetahuan yang diperoleh
melalui pengalaman yang
disimpan secara sistematis di
dalam komputer dan diolah
atau dimanipulasi
menggunakan perangkat lunak
(program aplikasi) untuk
menghasilkan informasi.
Lesson Learn Model Model pengetahuan yang KC2
diperoleh melalui pengalaman
Best Practice Implementasi suatu KC3
konsep/teknologi yang banyak
dipakai oleh individual maupun
organisasi (Mardiansyah 2006).
Manual Or Reference Panduan atau referensi tutorial KC4
Tutorial For Best untuk best practice model
Practice Model
Expert System Suatu program komputer yang KC5
mengandung pengetahuan dari
satu atau lebih pakar manusia
mengenai suatu bidang
spesifik. Pengetahuan dari
pakar di dalam sistem ini
digunakan sebagi dasar oleh
sistem pakar untuk menjawab
pertanyaan (konsultasi)
(Wikipedia n.d.).
AI Based Experience Sistem kecerdasan buatan KC6
berdasarkan pengalaman
AI Based Knowledge Sistem kecerdasan buatan KC7
Acquisition berdasarkan knowledge base
Computer Based Simulasi berbasis komputer KC8
Simulation melalui penciptaan tiruan-
tiruan bentuk pengalaman
Computer Based Suatu aplikasi berbasis KC9
Communication komputer yang digunakan
untuk berkomunikasi
 Table 4. Daftar pertanyaan knowledge sharing
Variabel Sub Deskriptor Nomor
Variable/Dimensi Item
Knowledge Electronic Layanan diskusi elektronik yang KS1
Sharing Discussion Group memungkinkan untuk melakukan diskusi
kelompok untuk pengumpulan berbagai
informasi

Teleconference Pertemuan yang dilakukan oleh dua KS2

orang atau lebih yang dilakukan
melewati telefon atau koneksi jaringan
(portalgaruda.org n.d.).
Email Sarana untuk mengirim surat atau pesan KS3
melalui jaringan Intenet.
Video Layanan yang menyediakan fasilitas KS4
Conferencing untuk mempertemukan dua pihak atau
lebih menggunakan jaringan internet
broadband (layanan produksi multimedia
itb 2013).
Web Based Access Layanan untuk mengakses suatu data KS5
To Database yang terdapat dalam sebuah web.

Expertise Locator Aplikasi yang sudah menerapkan lokasi KS6

System pengguna Contoh: Waze
Lesson Learn Pengetahuan yang diperoleh melalui KS7
System pengalaman jika dibagi dapat bermanfaat
bagi pihak lain (Yahyah 2010).

Best Practice Implementasi suatu konsep/teknologi KS8

Database yang banyak dipakai oleh indvidual
maupun organisasi (Mardiansyah 2006).

Repository Of Tempat menyimpan data yang KS9

Information dikumpulkan dari berbagai sumber
informasi, sebagai sumber referensi bagi
proses pembelajaran dan sebagai tempat
menyimpan pengetahuan yang dihasilkan
pada proses pembelajaran (Batubara
2012).
 Team Aplikasi yang memudahkan team dalam KS10
Collaboration komunikasi, berbagi informasi, sharing
Tools data dll. Contoh: Facebook Group,
Whatsapp Group

Table 5. Daftar pertanyaan knowledge sharing

Variabel Sub Deskriptor Nomor
Variable/Dimensi Item
Knowledge Electronic Discussion Layanan diskusi elektronik yang KS1
Sharing Group memungkinkan untuk melakukan
diskusi kelompok untuk pengumpulan
berbagai informasi
Teleconference Pertemuan yang dilakukan oleh dua KS2
orang atau lebih yang dilakukan
melewati telefon atau koneksi jaringan
(portalgaruda.org n.d.).
Email Sarana untuk mengirim surat atau KS3
pesan melalui jaringan Intenet.
Video Conferencing Layanan yang menyediakan fasilitas KS4
untuk mempertemukan dua pihak atau
lebih menggunakan jaringan internet
broadband (layanan produksi
multimedia itb 2013).

Web Based Access To Layanan untuk mengakses suatu data KS5

Database yang terdapat dalam sebuah web .
Expertise Locator Aplikasi yang sudah menerapkan KS6
System lokasi pengguna Contoh: Waze
Lesson Learn System Pengetahuan yang diperoleh melalui KS7
pengalaman jika dibagi dapat
bermanfaat bagi pihak lain (Yahyah
2010).
Best Practice Implementasi suatu konsep/teknologi KS8
Database yang banyak dipakai oleh indvidual
maupun organisasi (Mardiansyah
2006).
 Repository Of Tempat menyimpan data yang KS9
Information dikumpulkan dari berbagai sumber
informasi, sebagai sumber referensi
bagi proses pembelajaran dan sebagai
tempat menyimpan pengetahuan yang
dihasilkan pada proses pembelajaran
(Batubara 2012).
Team Collaboration Aplikasi yang memudahkan team KS10
Tools dalam komunikasi, berbagi informasi,
sharing data dll. Contoh: Facebook
Group, Whatsapp Group

Table 6. Daftar pertanyaan knowledge application

Variabel Sub Deskriptor Nomor
Variable/Dimensi Item
Knowledge Capture and Sistem yang dapat menyimpan dan KA1
Application Transfer of Expert mentransfer pengetahuan dari seorang
Knowledge ahli.
Case Based Sistem yang menitikberatkan KA2
Reasoning System pemecahan masalah dengan didasarkan
pada knowledege dari kasus-kasus
sebelumnya. Apabila ada kasus baru
maka akan disimpan pada basis
pengetahuan sehingga sistem akan
melakukan learning dan knowledge
yang dimiliki oleh sistem akan
bertambah (Yulmaini 2012).
Help Desk Salah satu media untuk membantu KA3
menyelesaikan masalah (biasanya yang
berhubungan dengan komputer)
(Helpdesksoftware.co.id 2013).
DSS Sistem informasi manajemen yang KA4
secara khusus dibuat untuk mendukung
perencana dan stakeholders dalam
pengambilan keputusan (Cahyono
2014).
 Enterprise Sistem terintegrasi yang mempunyai KA5
Resource Planning tujuan merangkum bisnis proses yang
System ada sehingga menjadi satu kolaborasi
yang efisien dan efektif dan sistem
tersebut di dukung dengan teknologi
informasi dan dapat menghasilkan
informasi yang menunjang perusahaan
menjadi lebih kompetitif (Isnaen 2015).
Expert System Suatu program komputer yang KA6
mengandung pengetahuan dari satu
atau lebih pakar manusia mengenai
suatu bidang spesifik. Pengetahuan dari
pakar di dalam sistem ini digunakan
sebagi dasar oleh sistem pakar untuk
menjawab pertanyaan (konsultasi)
(Wikipedia n.d.).
Database Kumpulan data yang disimpan secara KA7
Information System sistematis di dalam komputer dan dapat
dijadikan sumber informasi (Cahya
2015).
Management Suatu aplikasi sistem informasi yang KA8
Information System menyediakan laporan informasi terpadu
(Auguar 2014).

Analisis Hasil Wawancara

Responden memberikan prioritas terhadap petanyaan yang diajukan pada saat

wawancara. Bagan berikut menggambarkan hasil prioritas menurut responden,
diurutkan berdasarkan prioritas yang paling tertinggi atau paling penting:
 Gambar 1. Hasil wawancara knowledge discovery

Grafik diatas menggambarkan prioritas yang diberikan oleh tiga responden.

Mekanisme knowledge management dapat diturunkan ke dalam knowledge
management technologies. Berdasarkan studi literatur variabel yang digunakan
dalam knowledge management process pada knowledge discovery terdiri dari web
based access for data (KD1), repository of information (KD2), database (KD3),
best practice (KD4), lesson learn (KD5), web portal (KD6), data mining (KD7),
chat group (KD8), video conference (KD9), electronic discussion group (KD10)
and email (KD11). Dari 11 variabel tersebut diambil sebuah nilai rata-rata yang
telah diberikan oleh responden. Nilai terendah menggambarkan prioritas terpenting
yang dipilih oleh responden.
 Gambar 2. Hasil wawancara knowledge capture

Grafik diatas menggambarkan prioritas yang diberikan oleh tiga responden.

Beberapa variabel knowledge management technology untuk capture system adalah
lesson learn database (KC1), lesson learn model (KC2), best practice (KC3),
manual or reference tutorial for best practice model (KC4), expert system (KC5),
computer based simulation (KC8) dan computer based communication (KC9). Dari
7 variabel tersebut diambil sebuah nilai rata-rata yang telah diberikan oleh
responden. Nilai terendah menggambarkan prioritas terpenting yang dipilih oleh
responden.
 Gambar 3. Hasil wawancara knowledge sharing

Grafik diatas menggambarkan prioritas yang diberikan oleh tiga responden.

Beberapa variabel untuk knowledge sharing adalah electronic discussion group
(KS1), teleconference (KS2), email (KS3), video conferencing (KS4), web based
access to database (KS5), expertise locator system (KS6), lesson learn system
(KS7), best practice database (KS8), repository of information (KS9) dan team
collaboration tools (KS10). Dari 10 variabel tersebut diambil sebuah nilai rata-rata
yang telah diberikan oleh responden. Nilai terendah menggambarkan prioritas
terpenting yang dipilih oleh responden.
 Gambar 4. Hasil wawancara knowledge application

Grafik diatas menggambarkan prioritas yang diberikan oleh tiga responden.

Knowledge application system technologies dapat diimplementasikan dari capture
dan transfer yang terdiri dari beberapa variabel berikut expert knowledge (KA1),
case based reasoning system (KA2), help desk (KA3), DSS (KA4), enterprise
resource planning system (KA5), expert system (KA6), database information
system (KA7) dan management information system (KA8). Dari 8 variabel tersebut
diambil sebuah nilai rata-rata yang telah diberikan oleh responden. Nilai terendah
menggambarkan prioritas terpenting yang dipilih oleh responden.
Analisis Kebutuhan
Adapun kebutuhan sistem knowledge management ini akan diambil 3 prioritas
tertinggi dari masing-masing knowledge management process. Berikut akan
ditampilkan hasil perhitungan rata-rata dari setiap knowledge management process.
Table 7. Hasil rata-rata knowledge discovery

Tabel diatas menggambarkan perhitungan nilai rata-rata pada knowledge discovery.

Dari perhitungan tersebut akan diambil 3 prioritas tertinggi. Nilai terendah
menggambarkan prioritas terpenting yang diberikan oleh responden. Berikut adalah
3 variabel tertinggi repository of information (KD2), web based access for data
(KD1), dan lesson learn (KD5).
Table 8. Hasil rata-rata knowledge capture

Tabel diatas menggambarkan perhitungan nilai rata-rata pada knowledge capture.

Dari perhitungan tersebut akan diambil 3 prioritas tertinggi. Nilai terendah
menggambarkan prioritas terpenting yang diberikan oleh responden. Tiga prioritas
tertinggi untuk knowledge capture adalah lesson learn database (KC1), best
practice (KC3) dan lesson learn model (KC2).
 Table 9. Hasil rata-rata knowledge sharing

Tabel diatas menggambarkan perhitungan nilai rata-rata pada knowledge sharing.

Dari perhitungan tersebut akan diambil 3 prioritas tertinggi. Nilai terendah
menggambarkan prioritas terpenting yang diberikan oleh responden. Tiga prioritas
tertinggi untuk knowledge sharing yaitu team collaboration tools (KS10),
repository of information (KS9) dan lesson learn system (KS7).

Table 10. Hasil rata-rata knowledge application

Tabel diatas menggambarkan perhitungan nilai rata-rata pada knowledge sharing.

Dari perhitungan tersebut akan diambil 3 prioritas tertinggi. Nilai terendah
menggambarkan prioritas terpenting yang diberikan oleh responden. Tiga prioritas
tertinggi untuk knowledge application berdasarkan hasil wawancara adalah expert
knowledge (KA1), case based reasoning system (KA2), dan DSS (KA4).