DOKUMEN LEVEL : KODE :

MANUAL PROSEDUR
040/MP/AK/STIKOMDB/09

JUDUL : TANGGAL DIKELUARKAN

PROSEDUR PENGAJUAN RALAT IJAZAH SALAH CETAK 1 Juni 2009

AREA : No. REVISI :

AKADEMIK : BAAK 000

1. Tujuan :
Prosedur Pengajuan Ralat Ijazah karena salah cetak bertujuan untuk menjelaskan
proses dalam pengajuan permohonan ralat ijazah karena kesalahan cetak ijazah
(data ijazah seperti : nama, tempat lahir, tanggal lahir dan tanggal lulus).

2. Ruang Lingkup :
Prosedur ini meliputi kegiatan pengajuan permohonan ralat ijazah, dimulai dari
pengajuan permohonan ralat ijazah oleh mahasiswa yang bersangkutan. Ijasah
yang salah cetak jika dilaporkan lebih dari satu bulan tidak dapat dibuatkan ijasah
baru, tetapi dibuatkan surat keterangan ralat.

3. Referensi :
- Surat Keputusan Ketua No : 084/Kep/STIKOM-DB/II/2007
- Buku Pedoman Pendidikan STIKOM Dinamika Bangsa

4. Penanggung Jawab :
Ketua dan Pembantu Ketua I bertanggungjawab atas penerbitan surat
keterangan ralat ijazah.
BAAK bertanggungjawab atas pemeriksaan berkas permohonan ralat ijazah,
syarat-syarat pengajuan, validasi data alumni dan konsep surat keterangan
ralat ijazah..
5. Defenisi :
- Ijazah yang salah cetak : Data/ informasi diri mahasiswa (nama, tempat lahir,
tanggal lahir) yang tercantum di ijazah tidak sesuai dengan dokumen resmi
lain seperti pada ijazah SLTA, Akte Kenal Lahir.
- Surat keterangan ralat : Surat yang diterbitkan oleh BAAK dan disahkan oleh
Kepala BAAK, PK I dan Ketua, yang menerangkan tentang kesalahan
informasi data pada ijazah serta menerangkan data yang diperbaiki.
- Surat permohonan : Dibuat dan diajukan oleh alumni yang ditujukan ke Ketua
melalui BAAK. Pada surat dicantumkan identitas lengkap, alamat lengkap,
telpon, tanggal lulus wisuda, serta data yang akan diperbaiki.

6. Rincian Prosedur Pengajuan Ralat Ijazah

A. Ijasah yang salah cetak jika dilaporkan lebih dari satu bulan sejak ijazah
dicetak dan telah ditandatangani oleh Pembantu Ketua I, Ketua dan
Mahasiswa bersangkutan tidak dapat dibuatkan ijasah baru, tetapi dibuatkan
surat keterangan ralat.
B. Alumni yang mengajukan permohonan surat keterangan ralat ijasah harus
datang langsung atau mewakilkan dengan memberi surat kuasa di atas
meterai secukupnya. Melampirkan persyaratan sebagai berikut:
a. Surat permohonan dengan menyebutkan identitas lengkap, alamat
lengkap telpon, menyebutkan tanggal lulus/wisuda
b. Melampirkan fotokopi ijasah yang salah cetak dan dokumen lain yang
benar (ijasah SLTA atau akte kelahiran, atau lainnya)
c. Melampirkan fotokopi KTP, pas foto hitam putih ukuran 4 x 6 sebanyak
4 lembar, fotokopi ijasah atau transkrip (jika punya).
d. Berkas difotokopi masing-masing 3 lembar.
C. Berkas permohonan diteliti oleh staf BAAK. Berkas tidak lengkap
dikembalikan ke pemohon. Berkas yang sudah lengkap akan diterima dan
selanjutnya dilakukan pengecekan dengan arsip yang ada, yaitu:
a. Pengecekan daftar alumni melalui Buku Yudisium atau Buku Wisuda,
jika cocok kemudian dilanjutkan
b. Pengecekan arsip elektronik (file hasil scan ijasah).
D. Jika sudah sesuai dilaporkan kepada Kepala BAAK.
 E. Kepala BAAK mengecek ulang semua berkas, membuat konsep surat
keterangan ralat kemudian dimintakan persetujuan PK.I
F. Staf BAAK mengetik surat keterangan ralat. Setelah diketik dimintakan paraf
Kepala BAAK & PK.I. Selanjutnya dimintakan tanda tangan Ketua dengan
menyertakan fotokopi berkas permohonan.
G. Surat keterangan yang telah ditandatangani Ketua, diberi nomor surat,
digandakan 4 lembar, distempel, disampaikan kepada pemohon, dan arsip
masing-masing 1 lembar untuk tembusan BAAK dan Program Studi.

7. Dokumentasi
Dokumen yang dihasilkan dari prosedur pengajuan ralat ijazah adalah :
- Surat permohonan ralat ijazah
- Fotocopy ijazah yang salah
- Fotocopy berkas lain yang datanya benar seperti ijazah SMA, akte kenal
lahir dan lain-lain
- Fotocopy KTP
- Surat kuasa dengan materai (jika pengurusan diwakilkan)
- Surat keterangan ralat ijazah.

PENGESAHAN
MANUAL PROSEDUR Mulai Berlaku :
PROSEDUR PENGAJUAN RALAT IJAZAH SALAH CETAK 1 Juni 2009

Disusun oleh: Diperiksa oleh: Disahkan oleh:

Tim LPMP STIKOM DB Kurniabudi. S.Kom, M.Kom Jasmir, S.Kom, M.Kom.

Pembantu Ketua I Ketua STIKOM DB