Peran Sistem Informasi dalam Efisiensi Bisnis

(Suara Merdeka Rubrik Konek, Senin 15 Juli 2013)

Perkembangan teknologi informasi dan inovasi
para pemikir sistem telah mengantarkan organisasi
bisnis bekerja lebih efektif dan efisien dibanding
sebelumnya. Proses pengambilan keputusan bisnis
juga semakin singkat dan akurat berkat dukungan
sistem informasi yang mampu mengelola dan
mengolah data di lapangan secara cepat.
Meskipun belum mendominasi, banyak organisasi
bisnis yang telah memanfaatkan berbagai produk
sistem informasi untuk kepentingan bisnisnya, baik
dalam skala kecil maupun besar. Tidak lagi sekedar
menggunakan aplikasi perkantoran yang hanya
dimanfaatkan untuk kepentingan administrasi
pembuatan surat, pengganti kwitansi, dan
sejenisnya.
Beberapa contoh tujuan dari pembuatan sistem informasi yang mulai banyak dimanfaatkan oleh
perusahaan untuk solusi bisnisnya, antara lain mengetahui stok barang di semua cabang secara real
time, distribusi barang dari cabang yang memiliki kelebihan stok ke cabang yang sedang kehabisan
stok, penjadwalan pengiriman barang secara otomatis, serta menganalisa preferensi konsumen atas
produk-produk yang dijual.
Melalui beberapa produk yang disebutkan di atas, tentunya kita bisa membayangkan bahwa pemilik
bisnis tidak perlu harus menunggu laporan mingguan atau bulanan dari para pengelolanya untuk
memutuskan menambah produk, mengurangi pasokan, atau memutuskan untuk tidak lagi membeli.
Untuk usaha waralaba yang seringkali membutuhkan kecepatan dalam pengambilan keputusan,
tentunya akan merasa dimudahkan ketika pengelola menerima notifikasi berupa sms, email atau
peringatan di dalam sistem saat stok gudang tinggal tersisa sepuluh buah. Keputusan untuk
menambah bahan baku atau produk dari kantor pusat dapat dilakukan secara cepat, dengan melihat
informasi tren penjualan yang dilampirkan.
Penyelarasan aktivitas bisnis dengan keunggulan yang dimiliki oleh teknologi informasi atau sering
disebut sebagai IT-Business alignment, membawa dampak yang luar biasa baik dalam hal kinerja
usaha yang makin meningkat ataupun memperbesar nilai tambah (value added) bagi perusahaan
maupun konsumennya.
Umumnya para pembuat sistem informasi di atas merupakan pemikir-pemikir yang mampu
memahami logika bisnis serta menguasai teknologi informasi yang digunakan dalam
menerjemahkan proses bisnis. Dalam dunia pendidikan, lulusan Sistem Informasi merupakan
sumber daya manusia yang diharapkan menjembatani kedua dunia tersebut, yaitu dunia teknologi
informasi dan bisnis.
Peluang
Karyanya umumnya lebih terfokus pada solusi untuk permasalahan bisnis yang dihadapi oleh
perusahaan, yaitu mensinergikan kekuatan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis
yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Mereka seringkali lebih memprioritaskan untuk menghasilkan solusi bisnis, ketimbang terpaku pada
fitur-fitur teknologi. Karena pada kenyataannya fitur-fitur teknologi yang kelihatan canggih dan
terbaru, tidak selalu berhubungan dengan usahanya dalam menghasilkan solusi bisnis yang sesuai.
Dengan kemampuannya untuk menganalisa kebutuhan bisnis dan memanfaatkan teknologi
informasi untuk mendukung solusi yang dihasilkan, maka peluang lulusan program studi Sistem
Informasi untuk menduduki posisi CIO (Chief Information Officer) sangat terbuka lebar.
CIO atau kadangkala disebut sebagai Direktur TI merupakan salah satu jabatan puncak di bidang
teknologi informasi dalam organisasi bisnis, yang saat ini semakin dirasakan pentingnya di
Indonesia dan sudah banyak diterapkan oleh banyak perusahaan di Amerika, Eropa, dan Australia.
Indra Utoyo dari Telkom dan Herfini Haryono dari Telkomsel, merupakan contoh orang-orang yang
pernah mendapatkan penghargaan CIO of the Year di Indonesia. Mereka dinilai bukan hanya
mampu menciptakan nilai tambah bagi perusahaan, tetapi juga meningkatkannya.
Karena memiliki kemampuan untuk menerjemahkan kebutuhan bisnis ke dalam produk teknologi
informasi yang akan digunakan, lulusan Sistem Informasi juga dapat menjadi konsultan profesional
bagi perusahaan-perusahaan yang ingin memajukan usahanya dengan menggunakan teknologi
informasi yang tersedia saat ini.
Bahkan dengan karya-karya yang banyak dihasilkan tersebut, mereka dapat mengembangkan diri
menjadi entrepreneur di bidang solusi teknologi informasi. Sistem yang dihasilkan dapat dijual
kepada banyak perusahaan yang sama-sama membutuhkan solusi yang ditawarkan.
Bukan tidak mungkin, mereka juga dapat mengembangkan perusahaan sendiri berbasis solusi
sistem informasi seperti halnya perusahaan-perusahaan besar seperti IBM Software Solutions
Group, Siemens Information System (SIS), atau banyak perusahaan IT di India.
Salah satu penyelenggara program studi S-1 Sistem Informasi di Jawa Tengah, UNIKA
Soegijapranata, mengembangkan program yang berfokus pada Business Information System dan IT-
Preneurship untuk mendorong talenta mahasiswanya dalam menjadi pencipta, konsultan ahli, dan
pengusaha di bidang solusi sistem informasi yang mampu mandiri.
Dengan begitu, para ahli dalam bidang sistem informasi yang dihasilkan dari program studi tersebut
dapat menyeimbangkan kebutuhan yang akan terus meningkat, seiring dengan peningkatan peran
teknologi informasi dalam perusahaan. (Ridwan Sanjaya)
Kliping: Epaper Suara Merdeka

Komentar : Teknologi informasi sangat penting dimasa sekarang karena adanya teknologi
informasi maka pemilik perusahaan akan mengetahui jalannya aktivitas di perusahaannya meskipun
pemilik perusahaan tidak berada di perusahaannya atau sedang ke luar kota, ya karena adanya
teknologi informasi tersebut, itu sangat jelas bahkan karya-karya yang dihasilkan, mereka dapat
mengembangkan diri menjadi entrepreneur di bidang solusi teknoogi informasi. Teknologi sistem
informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga
mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan
perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi,
dan melatihend users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic
information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing
perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang
efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang
menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang
kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.
Keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi antara insourcing, outsourcing
dan cosourcing.
KEGAGALAN PENGEMBANGAN ATAU PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU
ORGANISASI : ROSEMARY CAFASARO

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN UNTUK MENUNJANG

STRATEGISNYA
Peranan Sistem Informasi
Sampai pada tahun 1960-an, peran sistem informasi masih sederhana yakni, memproses transaksi,
menyimpan data,accounting dan aplikasi proses data elektronik (electronic data processing) lainnya.
Kemudian pada tahun 1970-an, informasi spesifikasi awal produk yang dibuat oleh information
reporting systems tidak dapat memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Oleh
karena itu dibuatlah konsep decision support systems (DSS). Peranan baru ini adalah menyediakan
dukungan interaktif kepada manajemen untuk proses pengambilan keputusan mereka.
Memasuki tahun 1980-an, perkembangan yang cepat dari tenaga proses mikrokomputer, aplikasi
perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi menimbulkan apa yang disebut dengan end user
computing. Kemudian konsep executive information systems (ESS) dibangun, dimana sistem
informasi ini memberikan jalan yang mudah bagi manajemen atas untuk mendapatkan informasi
kritikal yang diinginkan ketika sedang dibutuhkan. Pengembangan dan aplikasi dari teknik
kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) memberi gebrakan baru dalam sistem informasi
bisnis. Sistem pakar atau expert systems (ES) dan sistem berbasis pengetahuan membuat peran baru
bagi sistem informasi.
Sebuah peran baru yang penting lagi bagi sistem informasi muncul di tahun 1980-an dan diharapkan
terus berlanjut sampai ke tahun 1990-an. Peran tersebut adalah konsep peran strategis (strategic
role) dari sistem informasi yang disebut strategic information systems (SIS). Pada konsep ini,
sistem informasi diharapkan dapat memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau
sasaran strategis dari perusahaan. Hal ini memberikan tanggung jawab baru bagi sistem informasi di
dalam bisnis, apalagi di era globalisasi seperti sekarang ini.
Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka.
Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk
menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan
karena sistem informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka. Adapun
peranan dan fungsi utama dari sistem informasi adalah :
1. Mendukung Operasi Bisnis .
Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan
dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang
cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan
mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.
Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan
menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer
mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya.
Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat,
dan lebih bermakna.
3. Mendukung Keunggulan Strategis.
Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat
men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar[1].
Penjelasan lebih mendalam mengenai fungsi utama sistem informasi dalam suatu organisasi akan
dijelaskan pada bagian klasifikasi sistem informasi di bawah ini:
Klasifikasi Sistem Informasi
Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang
(cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi, lebih jelasnya diperlihatkan
pada gambar 1 berikut.

1. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis

Sistem Informasi Operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan
usaha. Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis,
mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.
Transaction Processing Systems
Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem
proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing
systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan,
pembelian, dan perubahan persediaan. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk
penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek
gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak dan rekening keuangan. TPS
juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.
Process Control Systems
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional,
seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang
keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer.
Office Automation Systems
Office automation systems (OAS) mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan
informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA)
adalah word processing, surat elektronik (electronic mail),teleconferencing, dan lain-lain.
2. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen.
Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem informasi
yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan
untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan
yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk
sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:
Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi pada
bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision
making).

Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk mengatur
 penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai
suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.
Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam yakni:
Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end
users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS
berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing
systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan
permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh,
manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi
hasil penjualan produk.
Decision Support Systems
Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting
systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis
komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses
pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik
memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan
atau keuntungan.
Executive Information Systems
Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi
strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah
menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci
dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk
dioperasikan dan dimengerti (Obrien, 2000).
3. Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah
perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu
sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dari
para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari perusahaan baru, (3) ancaman
dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan (5) kekuatan tawar-
menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam
membangun upaya peamsaran yang mengarah kepada competitive advantage strategies. Hubungan
kelima faktor tersebut dapat digambarkan seperti pada gambar 2 berikut.

Gambar 2. Lingkungan Persaingan Dari Sebuah Industri

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:
q Cost leadership (keunggulan biaya) menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.
q Product differentiation (perbedaan produk) mengembangkan cara untuk menghasilkan
produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
q Innovation menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya
pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.
Peran Strategis Untuk Sistem Informasi
Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan efisiensi
operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan (3) membangun sumber-sumber
informasi strategis.[2]
1. Meningkatkan efisiensi operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih
efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya
(low-cost leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat
menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan
meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki
persaingan pasar.
Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan
cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis
Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari
inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh
keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching
costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh
yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan
kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah
menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk
menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3. Membangun sumber-sumber informasi strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi
strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh
perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis
sistem informasi, dan melatihend users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic
information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing
perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang
efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang
menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang
kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.