BK Administrasi
BK Administrasi
SURAT MENYURAT
Kencong, 28 Januari 2006
MA MA’ARIF Kencong
1
SURAT - MENYURAT
-------------------------- 2) ----------------------------- 3)
2
-------------------------- 4)
-------------------------- 5)
-------------------------- 6)
-------------------------- 7)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------8)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------9)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------10)
----------------------------- 11)
--------------------------------------------------------12)
------------------------------ -------------------------------13)
------------------------------ -------------------------------14)
----------------------------- 15)
Model 2
-------------------------------------------------------------------------------
Logo -------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------- 2) ----------------------------- 3)
-------------------------- 4)
-------------------------- 5)
-------------------------- 6)
-------------------------- 7)
3
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------8)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------9)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------10)
----------------------------- 11)
--------------------------------------------------------12)
------------------------------ -------------------------------13)
------------------------------ -------------------------------14)
----------------------------- 15)
Keterangan :
1. Kepala surat
Sesuai dengan namanya, kepala surat terletak dibagian atas isi surat. Fungsinya
sebagai identitas diri bagi instansi yang bersangkutan. Dalam kepala surat diisikan
identitas berikut :
Nama instansi
Lambang atau logo
4
Alamat
Kode pos
Nomor telpon
Nomor faksimile atau e-mail.
Penulisan kepala surat seperti pedoman administrasi NU.
2. Nomor surat
Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat, Lembaga, sifat surat, kode lembaga, bulan,
tahun.
Penulisan nomor surat :
Tulisan nomor menggunakan huruf Kapital diawal surat “ Nomor”
Tidak boleh disingkat “No.”
Dibelakang tahun tidak boleh diberi tanda titik “229/PC/Tanf/L-41/II/2005.”
Kode surat ada dalam buku pedoman administrasi NU.
Contoh :
Nomor : 229/PC/Tanf/L-41/II/2005 (nomor surat PCNU Kencong),
Nomor : 229/MWC/Syur/L-41.01/II/2005 (nomor surat MWC Kencong),
Nomor : 229/RT/Syur/L-41.02.12/II/2005 (nomor surat Ranting Bagorejo).
3. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal
surat. Tanggal tertulis tanggal hijriyah dan masehi.
Penulisan Tanggal surat :
Bulan tidak boleh menggunakan angka : 17 – 1 – 2006
Angka tahun tidak boleh disingkat : 17 Januari ‘06
Dibelakang tahun tidak boleh menggunakan titik
Angka tanggal tidak boleh diberi nol : 01 Januari 2006
Contoh :
20 Dzulhijah 1426 H
Kencong, 20 Januari 2006 M
4. Lampiran
Lampiran berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat
disertakan keterangan-keterangan seperti : jadwal kegiatan, susunan acara, perincian
biaya, dll., maka dalam lampiran kita tuliskan.
5
Penulisan Lampiran :
Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital : Lampiran
Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat : Lamp.
Penacntuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara huruf dan angka,
pilih salah satu saja.
Pada akhir baris tidak menggunakan titik.
Bila tidak ada lampiran, sebaiknya tidak ditulis kata Lampiran.
Contoh :
Lampiran : 3 lembar
Lampiran : tiga berkas
Lampiran : dua eksemplar
5. Hal Surat
Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Karena itu, cara penulisannya pun
tidak jauh dari cara penulisan judul dalam karangan biasa.
Penulisan Hal Surat :
Ditulis dengan singkat dan jelas
Berwujud kata frase, bukan kalimat
Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dengan huruf kapital.
Contoh :
Hal : Permohonan Bantuan Korban Banjir
Perihal : Undangan Rapat Kerja
6. Alamat Surat
Ada dua macam alamat yang harus ditulis :
Alamat Luar pada Sampul
Alamat luar sampul adalah alamat yang dituliska pada luar sampul.
Penulisan Hal Surat :
Tulislah alamat luar pada sampul selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya
Di depan nama jabatan atau gelar tidak dicantumkan kata penyapa : Bapak, Ibu,
Saudara, dll, kecuali ditujukan pada perseorangan.
Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
Tulisan Kepada dan Yth. jangan disatukan.
Di depan kota tidak perlu ditulis kata Di
Akhir alamat surat tidak menggunakan titik.
6
Contoh :
Kepada
Yth. Drs. Achmad Baihaqi, S.Pd
Jalan Semeru 5
Kencong 68164
Kepada
Yth. PWNU Jawa Timur
Jalan Raya Darmo Nomor 96
Surabaya
Kepada
Yth. Bupati Jember
u.p Bagian Keuangan
Jalan …..
Jember
Kepada
Yth. Ibu Lukis Prihantini
d.a PC Muslimat NU
Jalan Semeru Nomor 6
Kencong
Kepada
Yth. Bapak H. Syakir
Jalan Pahlawan Nomor 23
Kencong
7
Yth. Drs. Achmad Baihaqi, S.Pd
Jalan Semeru 5
Kencong 68164
Yth. PWNU Jawa Timur
Jalan Raya Darmo Nomor 96
Surabaya
Yth. Bupati Jember
u.p Bagian Keuangan
Jalan …..
Jember
Yth. Ibu Lukis Prihantini
d.a PC Muslimat NU
Jalan Semeru Nomor 6
Kencong
Yth. Bapak H. Syakir
Jalan Pahlawan Nomor 23
Kencong
7. Salam Pembuka dan Salam Penutup
Penulisan Hal Surat :
Di jajaran NU sudah berlaku salam pembuka menggunakan kata :
‘’Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh’’ dan salam Penutup
menggunakan kata : ‘’Wallahul Muwafiq Ila Aqwamitthariq ‘’ dan untuk surat rutin
ditambah ‘’Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh’’.
Surat Keputusan dan Surat Mandat dibuka dengan kalimat
‘’Bismillahirrohmanirrohim’’
Surat yang ditujukan kepada non muslim tidak menggunakan salam pembuka dan
penutup seperti point a. Kata pembuka menggunakan ‘’Dengan hormat’’ atau yang
lain, dan kata penutup menggunakan ‘’Wassalam’’ atau yang lain.
8. Isi Surat
1. Alinea Pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat. Penulis hendaknya
menggunakan pembuka yang sesuai dengan isi surat. Jangan berlebihan
menggunakan kata-kata karena ingin menghormati si-penerima.
Contoh :
8
Dengan ini kami beritahukan bahwa surat Saudara Nomor 007/…. telah kami
terima.
Dengan ini saya mohon bantuan saudara untuk…
Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak …
Seiring dengan surat ini saya transfer uang mealui BCA sebesar …
Sehubungan surat kami tanggal …
Menunjuk surat saudara tanggal …
Menyusul surat kami tanggal …., dengan ini kami beritahukan bahwa …
2. Alinea Isi
Alinea isi merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat.
Isinya merupakan klanjutan dari alinea pembuka dan isinya merupakan hal yang
telah diterangkan sebelumnya.
Contoh :
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar ….
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka …
3. Alinea Penutup
Alinea penutup umumnya lebih sederhana di dalamnya bisa berupa kesimpulan,
harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat.
Contoh :
Atas bantuan Saudara, disampaikan terima kasih.
Atas perhatian Saudara, disampaikan terima kasih.
Atas bantuan Bapak, disampaikan terima kasih.
Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian.
Catatan :
Atas bantuannya, disampaikan terima kasih. Jangan menggunakan kata nya
karena nya untuk orang ketiga, sehingga kabur maksud penutup tersebut
Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu. kata haturkan bukan bahasa
Indonesia. Jadi tidak tepat digunakan dalam surat dinas/resmi.
9. Salam penutup
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup :
a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.
10.Pengirim Surat
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengirim surat :
a. Nama pengitim tidak digaris bawahi, tidak pula berada dalam kurung.
9
b. Pada skhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
10
CONTOH-CONTOH SURAT
1. Surat Undangan
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA
KENCONG
Jalan Diponegoro Nomor 27 Kencong 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
11 Syawal 1426 H
Nomor : 215/PC/Tanf/L-41/XI/2005 Kencong, -----------------------------
Perihal : Undangan Rapat 15 Nopember 2005 M
Ketua Sekretaris
Keterangan :
a. Lampiran tidak perlu ditulis karena tidak ada lampiran
11
b. Alamat surat :
Tanpa menggunakan kata Kepada
Desa Penitik Kec. Puger dapat ditulis Kec. Puger atau Puger.
Jika yang dituju Yth. Pengurus MWCNU se-cabang Kencong, tanpa diikuti alamat
berikutnya atau kata Di Tempat.
c. Kalimat Dengan memohon ridlo Allah Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Kencong dapat
diganti dengan :
Dengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Kencong……….
Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Kencong………….
d. Kalimat Atas perhatian saudara disampaikan terima kasih dapat diganti dengan :
Demikian, atas perhatian saudara disampaikan terima kasih
Demikian, atas perhatian saudara kami sampaikan terima kasih
Salah jika :
Demikian, atas perhatiannya disampaikan terima kasih
Atas perhatiannya disampaikan terima kasih
2. Surat Mandat
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA
KENCONG
Jalan Diponegoro Nomor 27 Kencong 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
SURAT MANDAT
Nomor : 230 /PC/A.II/L-41/I/2006
Bismillahirrohmanirrohim
Berdasarkan surat PWNU Jatim No : 1572/PW/Tanf/L/I/2006, tanggal 2
Januari 2006 M, maka Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Kencong
memberikan mandat kepada nama-nama yang tercantum dibawah ini,
untuk mengikuti Halaqah dan Bahsul Masail :
12
1 KH. Ahmad Laiq
Ketua LBM
. Athoillah
2 K. Thoifur Al
Anggota LBM
. Bustomi
20
zulhijjah 1426 H
Kencong ,
----------------------------
20
Januari 2006 M
13
3. Surat Pemberitahuan
11 Syawal 1426 H
Nomor : 215/PC/Tanf/L-41/XI/2005 Kencong, -----------------------------
Perihal : Pemberitahuan Kartanu 15 Nopember 2005 M
Ketua Sekretaris
4. Surat Keputusan
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA
KENCONG
Jalan Diponegoro Nomor 27 Kencong 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
Bismillahirrohmanirrohim
Dengan senantiasa memohon taufik dan hidayah serta ridlo Allah Swt.
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Pertama : Mengesahkan susunan Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NU Kencong
sebgaimana terlampir.
Kedua : Mengamanatkan kepada Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 untuk melaksanakan
tugas-tugas Kepanitiaan dengan sebaik-baiknya dengan keharusan untuk senantiasa
berpedoman kepada AD/ART NU, keputusan Panitia dan petunjuk Pengurus Cabang NU
Kencong .
Ketiga : SK Pengurus Cabang NU Kencong ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan berakhir setelah
selesainya pelaksanaan dan pertanggung jawaban Ke Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI
15
ke 59 dengan ketentuan bahwa segala sesuatunya akan diatur kembali sebagaimana
mestinya, jika dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapannya.
Ditetapkan di : Kencong
Pada Tanggal : 02 Agustus 2004.
Keterangan :
a. Salam pembuka hanya menggunakan Bismillahirrohmanirrohim, dan tidak menggunakan
salam penutup.
b. Tembusan disampaikan kepada Banom Cabang dan Lembaga/lajnah Cabang, karena
personilnya direkrut dari Banom dan Lembaga/lajnah.
5. Surat Rekomendasi
16
Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Kencong telah menerima surat
permohonan Rekomendasi dari IPNU Cabang Kencong dengan
surat nomor : 06/KPC/A/VI/354/XI/2005, tanggal 15 Nopember
2005 perihal laporan hasil Konperensi IPNU Cabang Kencong dan
permohonan Rekomendasi susunan Pengurus IPNU Cabang
Kencong hasil konperensi IPNU pada tanggal 9 September 2005.
Susunan Pengurus IPNU hasil konperensi tersebut telah memenuhi
syarat dan seusai dengan AD/ART NU.
Tembusan :
1. IPNU Wilayah Jatim
2. IPNU Cabang Kencong
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
17
Lampiran SK Nomor : 221/PC/A.II/L-41/XI/2005
Keterangan :
a. Pada lampiran harus ditulis Lampiran SK Nomor : …, sebelum menulis isi lampirannya.
18
6. Surat Pengantar
SURAT PENGANTAR
Nomor : 221/PC/Tanf/L-41/XI/2005
Hal : Laporan Kegiatan Posko
B
A
N
JENIS / Y
N KETERAN
ISI A
O GAN
SURAT K
N
Y
A
1 Laporan 1 Disampai
kan
Kegiatan
b dengan
Kegiatan e hormat
r
Posko NU
k
Cabang a
s
Kencong
dalam
penangan
an korban
banjir
Kecamata
n Panti
Kab.
Jember
19
Ketua Sekretaris
20
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA
KENCONG
Jalan Diponegoro Nomor 27 Kencong 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
SURAT PENGANTAR
Nomor : 221/PC/Tanf/L-41/XI/2005
Hal : Pengiriman Alat-alat Kantor
Bersama ini kami kirimkan alat-alat kantor untuk keperluan administrasi, alat-alat yang
dimaksud adalah :
1. 2 buah Komputer,
2. 3 buah meja kantor
3. 100 buah buku folio
Ketua Sekretaris
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Keterangan :
a. Kata SURAT PENGANTAR dapat ditulis PENGANTAR saja.
b. Model surat lebih baik menggunakan kolom jika terdapat lebih dari satu keteragan.
--------------
21