DIKTAT

MANAJEMEN TEKNIK
BAGIAN KE DUA

Supriadi Legino
Jurusan Teknik Elektro
STT PLN
 I. MENGELOLA TEKNOLOGI

Managing Technology

Research

Design

Planning Production

Managing Production

Marketing

Project Management

1. Mengelola riset dan pengembangan (R n D)

Dalam bab terdahulu kita sudah membahas mengenai fungsi-fungsi dasar manajemen mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, Kepemimpinan, dan Pengontrolan. Selanjutnya kita akan menerapkan
konsep tersebut dalam mengelola kegiatan riset dan pengembangan (research and development)

a) Siklus hidup produk dan teknologi (Product and technology life cycle)
Suatu produk baru dimulai dengan gagasan untuk menjawab suatu persoalan atau
memenuhi kebutuhan. Dalam bidang riset biasanya hanya sedikit sekali dari banyak
gagasan yang berhasil menjadi suatu produk yang bisa diterima oleh lingkungan dan produk
tersebut seiring dengan dinamika perubahan lingkungan akan digantikan oleh produk yang
lebih baru dan lebih cocok dengan kebutuhan pada saat itu. Siklus hidup dari produk dan
tahapan prosesnya dapat dijelaskan pada Table 3.1

TABEL 3.1. SIKLUS HIDUP PRODUK (PRODUCT LIFE CYCLE)

SIKLUS HIDUP KONSUMEN Identifikasi Kebutuhan Wants or desires of products

PRODUK Fungsi perencanaan Analisa pasar, studi kelayakan,
produksi advanced product planning, planning
(PRODUCT review, proposal
LIFE Fungsi riset produk Basic, applied, evolusi dari basic design
CYCLE) PRODUSEN ke disain produk
Fungsi disain produk Persyaratan disain, konsep disain,
preliminary design, detail design, design
support, prototype development, transisi
dari disain ke produksi
 Fungsi pembuatan Syarat produksi, industrial engineering,
dan/atau Konstruksi operation analysis, control kualitas, dan
produk operasi produksi
Fungsi evaluasi produk Syarat evaluasi, kategori testing dan
evaluasi, persiapan test, formal test,
pengumpulan data, analisisi, pelaporan ,
perbaikan, re-testing
KONSUMEN Fungsi pemanfaatan Distribusi dan penggunaan operasional,
Konsumen dan logistic, pemeliharaan, evaluasi produk,
penunjang logistic modifikasi, phase-out, disposal,
produk reklamasi atau daur ulang

Konsep product life cycle ini sangat penting dalam ilmu marketing. Siklus produk dimulai dari tahapan
pengenalan (introduction), pertumbuhan (growth), saturasi (maturity), dan penurunan (decline). Proses
siklus produk ini dapat dilihat pada gambar 3.1

Gambar 3.1.

 Kegiatan yang dilakukan pada tahap Introduction meliputi riset, pengembangan

(developing) dan launching
 Tahapan Growth hanya terjadi jika produk dapat diterima oleh pasar dan permintaan
atas produk tersebut terus meningkat
 Tahapan Maturity terjadi apabila volume penjualan sudah mendekati puncaknya tetapi
tingkat permintaan sudah menurun, misalnya karena produk dari competitor sudah
membanjiri pasar atau pasar sudah jenuh
 Periode Decline merupakan tahapan akhir dari siklus dan terjadi bila penjualan mulai
menurun.

Produk produk ternama seperti Microsoft dapat mengalami masa pertumbuhan yang
berkelanjutan karena produk produknya selalu diperbaiki disertai dengan promosi yang
memadai dan dilakukan usaha untuk mempertahankan loyalitas pelanggan.
Untuk memperpanjang periode siklus hidup dari produk dapat diterapkan extention strategies
antara lain dengan cara sebagai berikut:

 Advertising – promosi yang menarik

 Price reduction – meningkatkan daya tarik bagi konsumen untuk membeli
 Adding value – menambahkan beberapa fitur dan keunggulan baru untuk produk yang
sama
 Explore new markets – mencoba menjual ke luar negri
 New packaging – mengganti kemasan lama agar lebih menarik

2) Prinsip dasar Penelitian dan Pengembangan (R n D)

Definisi

- Riset adalah suatu kajian yang intensif dan sistematik yang bertujuan memanfaatkan
sepenuhnya pengetahuan dan sains dari subyek yang akan dikaji
- Basic research atau riset dasar: adalah riset yang bertujuan untuk mendaya gunakan ilmu
pengetahuan dan lebih ditujukan untuk menghasilkan suatu pemahaman daripada penggunaan
praktis s.
- Applied research atau riset terapan:ditujukan untuk penggunaan praktis suatu ilmu
pengetahuan , atau untuk kalangan industry, hal ini berarti suatu penemuan dari suatu ilmu
yang memiliki sasaran komersial baik dalam bentuk proses maupun produk
- Develompment atau pengembangan adalah pemanfaatan ilmu pengetahuan /sains yang
bertujuan untuk memproduksi suatu bahan, peralatan, sistim atau metoda termasuk disain dan
pengembangan prototype dan proses
-

3. Strategi riset dan organisasi

Strategi produk baru bisa berbentuk:

a. Fist-to-market: produk pertama yang masuk pasar

b. Follow the leader : mengikuti produk lain yang telah ada di pasar

4. Memilih Proyek Riset dan Pengembangan

Booz Allen, Hamilton menyarankan pendekatan untuk memilih proyek mulai dari 60 ide dari berbagai
kalangan disortir menjadi 12 ide yang layak dari sisi teknik dan analisis probabilitas sehingga bisa dipilih
6 produk potensial untuk pengembangan lebih lanjut yang dipilih menjadi 3 prototype dan dua
diantaranya bisa diusulkan untuk produksi penuh dan siap dipasarkan. Dari analisis pasar tersebut bisa
ditentukan satu produk unggulan yang paling disukai padar
Penjaringan awal meliputi factor teknik, arah dan keselarasan riset, timing, stabilitas, factor posisi
terhadap produk lain, factor pertumbuhan pasar, marketabilitas, produktibilitas, factor financial, dan
potensiabilitas.

Pendekatan Kuantitatif:

Simple payback time: T PB = I/A dengan I adalah biaya investasi dan A adalah keuntungan kotor per
tahun

Present worth dengan mempertimbangan nilai uang terhadap waktu

n
P =  j=1 (Aj/(1+i)j

5. Kreatifitas

Lingkungan kreatif perlu ditimbulkan oleh manajemen

Proses kreatif meliputi tahapan-tahapan berikut:

- Preparation (persiapan)
- Frustration & incubation (frustasi dan inkubasi)
- Inspiration or illumination
- Verification

Karakteristik dari Orang Kreatif

- Self-confidence and independence (percaya diri dan kemandirian)

- Curiosity (rasa ingin tahu)
- Approach to problem (pendekatan masalah)
- Beberapa atribut atau cirri kepribadian

Orang kreatif cenderung mandiri, nonconformist, dan bekerja intensif untuk waktu yang panjang

Kreatifitas dan Innovasi

Lima cirri orang yang diperlukan oleh inovasi teknologi yaitu:

- Idea generator—individu creative

- Entrepreneur—orang yang selalu memegang bola
- Gatekeeper—suka membaca jurnal ilmiah dan selalu berhubungan dengan spesialis dari luar
- Program manager
- Sponsor or champion
6. Membuat organisasi Riset dan Pengembangan(R&D) Berhasil

Strategi bisnis R&D harus mencakup riset, produk dan proses pengembangan, dan enjiniring manufaktur
dan mempertimbangkan tiga kelas teknologi yaitu: base technology, key technology, and pacing
technology

7. Mengevaluasi efektifitas R&D

Balderson et.al menyarankan 11 kriteria untuk R&D dalam bisnis sebagai berikut:

a. Rasio antara biaya riset terhadap keuntungan

b. Persentasi dari total pendapatan yang diperoleh dari produk baru
c. Saham produk baru terhadap posisi pasar
d. Biaya riset terhadap kenaikan penjualan
e. Biaya riset terhadap rasio dari penjualan baru terhadap penjualan lama
f. Biaya riset per pegawai
g. Biaya riset terhadap biaya keseluruhan
h. Cash flows
i. Audit riset
j. Biaya rata rata tertimbang dan sasaran
k. Profil proyek

8. Dukungan untuk R&D

a. Teknisi
b. Dukungan workshop termasuk mekanik, tukang kayu, tukang listrik untuk membuat peralatan
riset
c. Perpustakaan teknik
d. Publikasi teknik
e. Sistim pengadaan yang fleksibel dan responsive
f. Fasilitas computer yang memadai
g. Proses internalisasi komersial yang kuat
 Perlindungan ide
 Bagaimana cara utk mensukseskan R n D
 II. Managing Engineering Design

Managing Technology

Research

Design Engineering

Planning Production

Managing Production

Marketing

Project Management

a) Prinsip dasar disain enjiniring/Nature of Engineering Design

 Design is the activity that best describe the engineer
 To design is to create something that as never existed before, either as a
solution to a new problem or as a better solution to a problem solved
previously.
 Design is creating a model, in term of drawings and specifications
 Engineering design is a process of transforming information which provides
input to a process-a statement of the problem to be solved, design
standards, design methods, and the methods of engineering science

b) Systems Engineering/New product development

 System engineering /NPD: the design of a complex engineered system, from
the realization of a need (for a new system or improvement of an existing
system) through production to engineering support in use
 Six sigma is a dynamic tool for industry standards and was originally
developed in 1986 at Motorola and expanded by General Electric
corporation.
 Six Sigma: is the methodology of defining, measuring, analyzing, improving,
and controlling the quality in a company’s products, processes, and
transactions

c) Phases in System Engineering

 Conceptual stage
  Technical feasibility
 Development
 Commercial validation and production preparation
 Full-scale production
 Product support

d) Concurrent Engineering
 A systematic approach to integrated, concurrent design of products and
their related processes, including manufacture and support to reduce time
to market
 CE practice:
o Collocate key functional disciplines
o Organize cross functional teams
o Use computer aided design (CAD) software
o Conduct thorough design reviews at design concept and definition
stages
o Involve key disciplines, especially manufacturing, early in
development
o Prepare properly for CE implementation
o Allow for a CE learning curve
o Implement CE in small, manageable bites

e) Control System in Design

o Drawing/Design release: the process of identifying when a particular
design drawing or change has been officially accepted
o Configuration management: It is a very important part of the
management process to ensure that the communication lines are
kept open between the designers and the workers in the field, and
that changes are relayed and the correction is followed through and
completed
o Design reviews are generally scheduled prior to eac evolution step in
the design process
 Conceptual design review
 System design review
 System/software design review
 Critical design reviews
o Management audit of the design function

f) Product Liability and Safety

– Development of Product Liability dimulai pada zaman Romawi dengan istilah
caveat emptor dilanjutkan dengan disadarinya product liability
– Reducing liability
- The product meets the user’s reasonable expectation of safety
 - Te risks are reduced to the greatest extent possible
- The product contains adequate warnings
- It is not economically or technologically feasible to reduce the
likelihood or severity of injury
- The benefit obtained by the use of the product outweigh the risks in
evaluating the product as a whole
- The benefits cannot be obtained in less risky ways

g) To anticipate liability problems:

– Include safety as primary spec for product design
– Use standard, proven materials and components
– Subject the design to thorough analysis and testing
– Employ a formal design review process in which safety is emphasized
– Specify proven manufacturing methods
– Assure an effective, independent quality control and inspection process
– Be sure that here are warning labels on the product where necessary
– Supply clear and unambiguous instructions for installation and use
– Establish a traceable system of distribution, with warranty cards, against the
possibility of product recall
– Institute an effective failure reporting and analysis system, with timely
redesign and retrofit as appropriate
– Document all product safety precautions, actions, and decisions through the
product life cycle
10. Designing for Realibility
• Reliability and risk
– Reliability is the probability tat a system will demonstrate specified
performance for a stated period of time when operated under specified
conditions
– Risk is the chance (probability) of injury, damage, or loss
• Simple reliability models:
– Simple series model: RT = RL x RS
– Simple parallel model : FT = FS x FS; ; RT = 1 – FT = 1 – FS = 1-(1-RS)2
– Series parallel models: RT = {1-(1- Rs)2 } {1 – (1-RT)2
– Bathtub curve model: Infant mortality stage, useful stage, wear out
• Developing reliability over the PLC
– Planning and apportionment
– Designing for reliability
– Flattening the bathtub curve
– Reliability growth
– The reliability profession
11. Other “Illities” in Design
• Maintainability is the probability that a failed system will demonstrate be restored
to specified performance for within a stated period of time when operated
maintained under specified conditions
 • Availability:
– Inherrent availability: Ai = MTBF/(MTBF + MTTR)
– Operational availability: Ao = MTBM/(MTBM + MDT)
MTBM: mean time between maintenance
MTBF: Mean time between failure
MTTR: mean time to repair
MDT : mean downtime
• Human factors (ergonomics) is concerned with ways of designing machines,
operations, and work environments to match human capacities and limitations
• Standardization: a standard is a set of specifications for parts, materials, or
processes intended to aachieve uniformity, efficiency, and a specified quality.
• Producibility: factor ekonomi
• Value engineering/analysis/value control

Value Engineering/Analysis
a. What is it?
b. What does it do?
c. What is it worth
d. What else might do the job)
e. What do the alternatives cost
f. Which alternative is least expensive?
g. What do the alternative Scott?
h. Which alternative is least experience ?
 III. Planning Production Activity
– Merencanakan fasilitas pabrik
– Cara kuantitatif dalam perencanaan produksi
– Perencanaan dan Kontrol Produksi
– Sistim manufaktur

1. The Engineer in Production Activity

 Types of position
– engineering design function under Plant (facilities) engineer responsible for small
changes to the plant and its production equipment
– Maintenance engineering responsible for utilities and other facilities
– Industrial engineering responsible for plant layout, time motion analysis,
standardization
– Process engineer
– Quality assurance and quality control
–
• Future demands on manufacturing engineers
– An environment of exploding scope (product sophistication, global and
socioeconomic changes)
– Multiple roles (operation integrator, manufacturing strategies, technical
specialist)
– Advanced tools (computer, database, software system, CAD/CAM)
– Changed work emphasis
–
Planning manufacturing facilities

Plant location:

 establish the need for a new plant

 determine the best geographical area for the plant based on the business need
 establish the requirements
 screen many communities
 pinpoint a few communities for detailed studies
 select the best location
 built the plant
 Plant design

The arraangement of the building on the site will depend on such things as the contoours
of the site, railroad and truck access, parking lot provisions, and appearance.

Plant layout

Plant layout attempts to achieve the most effective arrangement of the physical facilities
and personnel for making a product. Three principal methods:

- product layout
- process layout
- group technology

2. Quantitative Tools in Production Planning

Inventory control
– Types of inventory: raw material, purchased parts, supplies, work in process, finshed goods.
– Economic order quantity
– Break Even Charts

Learning Curve (kurva pembelajaran)

• Apabila suatu pekerjaan dapat diulang secara ajeg, maka waktu yang digunakan akan
menjadi lebih pendek dibanding dengan saat pertama kali dikerjakan dan secara ajeg
pula akan turun dengan tingkat tertentu sesuai dengan tingkat pengalaman, adaptasi,
dan belajarnya.
• Gejala ini menunjukkan adanya adaptasi pekerja terhadap pekerjaan yang dihadapinya.
Adaptasi terhadap pekerjaan tersebut didorong oleh keinginan setiap individu pekerja
untuk melaksanakan gerakan ekonomis.
• Gejala tersbut dapat dijelaskan melalui “LEARNING CURVE” atau “EXPERIENCE CURVE”.
 • Bila jumlah unit yang diproduksi adalah dua kalinya, maka jumlah jam tenaga kerja
langsung untuk memproduksi, setiap satuan akan menurun pada tingkat tertentu,
seperti 90%, 80%, 70% dan seterusnya

Break even analysis

Pada analisis break even, biaya dibagi menjadi biaya tetap (F) dan biaya variable (V)

Pendapatan (Revenue):
R=UxS

Total biaya (Total Cost):

TC1 = F1 + U x V1

Setiap unit yang terjual akan memberikan kontribusi ( C ) terhadap fix cost dan keuntungan

Contribution:
C = S – V1

Breakeven
BE1 = U = F/(S-V1)
 Contoh perhitungan BEP

PT B menghasilkan dua jenis produk X dan Y. Harga masing- masing Produk X dan Produk
Y adalah Rp 25.000 dan Rp 62.500. Komposisi masing-masing produk adalah 1:1. Data-
data yang ada pada kedua produk tersebut adalah sebagai berikut :
Keterangan Produk X Produk Y Total
Biaya Variabel 20.000 50.000 70.000
Biaya Tetap 100.000.000 200.000.000 300.000.000
BEP X = 100 000 000/(25000-20000)= 20 000 unit
BEP Y = 200 000 000/(62500-50000)= 8000 unit
BEP = Biaya tetap/(harga-biaya variabel)

Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ Model

Annual Cost

Total Cost Curve

Holding Cost
Order (Setup) Cost

Order Quantity

• Jika setiap item terakhir habis kita menambah persediaan dengan 1 batch yang terdiri
dari Q unit maka persediaan rata-rata adalah Q/2 unit, dan kita harus menambah R/Q
batch setiap tahun
• Masing masing batch memerlukan biaya pesanan atau setup cost sebesar S
• Maka biaya total tahunan CT dari persediaan tersebut adalah: CT = I (Q/2) + S (R/Q)
• Total cost per unit EoQ= V(2RS/I)

Rumus EOQ:
 Q=

Dimana:

Q= Jumlah pembelian yang paling optimal

P = biaya persiapan/pemesanan setiap kali pesan
R = kebutuhan bahan selama satu periode
C = biaya penyimpanan per unit

Model EOQ dapat diterapkan bila memenuhi asumsi berikut ini:

1. Permintaan akan produk konstan, seragam, diketahui dan mudah didapat

2. Harga per unit produk konstan
3. Biaya penyimpanan per unit per tahun konstan
4. Biaya pemesanan per pesanan konstan
5. Waktu antara pesanan dilakukan dan barang-barang diterima konstan
6. Tidak terjadi kekurangan bahan atau back orders

Contoh:
PT Asia Raya memerlukan bahan dasar untuk satu tahun kedepan sebanyak 300.000 zak
semen, dengan harga Rp. 29.000,00.per zak Biaya pemesanan setiap kali pesan adalah
Rp. 200,000,00 dan biaya penyimpanan adalah Rp. 40,00 per zak. Berdasarkan data
tersebut hitunglah EOQ dalam unit dan rupiah.
Jawab :
Diketahui : P = Rp 200.000,00
R = 300.000 zak dengan harga Rp 29.000,00/zak
C = Rp 40,00/zak
Ditanyakan : 1) EOQ dalam unit 2) EOQ dalam rupiah
Jawab :
EOQ dalam unit :

Q=

Q = 54.772,25 dibulatkan 54.772 zak

 EOQ dalam rupiah
54.772 zak x Rp.29.000 = Rp 1.588.388.000,00

Production Planning and Control

Steps in production planning:

– Process planning (routing) is the sequence of operations needed to produce the product
– Loading sets aside the necessary time on each machine or work station to process the
desired quantity
– Scheduling establishes when each step of work will be performed
– Dispatching is the official authorization to do the work

Production Planning and Control Systems

– Materials requirements planning (MRP): a set of time phased order-point techniques to

support manufacturing schedule. Begins with master production schedule (MPS) that
identifies when end items must be available to meet customer
– Manufacturing Resource Planning (MRP II): incorporate machine capacity and personnel
planning, and a trend toward total integrated manufacturing control systems (see fig
11.8)
– Enterprise Resource Planning (ERP): a company wide software system used to manage
and coordinate all the resources, information, and function of a business from shared
data bases.
– Synchronized manufacturing: a propriatery capacity-sensitive scheduling software that
was supposed to correct the deficiencies of MRP and MRP II
– Just in Time (JIT): a method involving very small raw material or in process inventory
quantities, small manufacturing lots, and frequent deliveries, such that a small batch of
each component or subassembly is produced and delivered just in time to be used in
the next production step
– Model Changeover where major changes are necessary between annual (or other
periodic) models

Manufacturing system

a. Flexible manufacturing systems (FMS): Robots, computer controlled device, automatic

guided vehicles (AGV), automated storage system, computer integrated manufacturing
techniques and software
b. Some definitions
– Stand alone machine: a machining center with some method of automatic material
handling such as multiple pallets or tool changing arrangement
– Flexible manufacturing cell (FMC): incorporates more than one machine tool
together with pallet changing equipment such as robot
 – Flexible manufacturing system includes at least three elements; work stations,
automatic material handling system and system supervisory computer control
– Fully automated factory: (FAF); full develo0pment of all aspects of computer
integrated manufacturing (CIM)

Lean Production Planning

– Perfect first time quality

– Waste minimization: eliminating all activities that do not
– Continuous improvement: reducing cost, improving quality, increasing productivity,
sharing information
– Pull processing: products are pulled from the customer end not from the production
end
– Flexibility: mixed or greater diversity of products
– Building and maintaining a long term relationship with suppliers through
collaborative risk sharing, cost sharing and information sharing arrangement

Supply Chain Management

– SCM is a series of processes that go into improving the way a company finds the raw
components it needs to make a product or service and delivers it to customers
– The goals are to lessen the time to market , reduce the cost to distribute, and supply
the right products at the right time
– Basic components of SCM:
o Plan: Define a strategy for managing all the resources
o Source: choose suppliers to deliver the goods and services
o Make. Manufacturing step
o Deliver. Logistics of getting products to customers
o Return. Network for receiving defective and excess products form customers
 IV. Mengelola operasi produksi
 Produktifitas
 Pemeliharaan dan fasilitas enjinering
 Fungsi manufaktur yang lainnya

1. Assuring Product Quality/Menjamin kualitas produk

Quality has been described as fitness for use or customer satisfaction

– Quality of design measures the extent to which customer satisfaction is incorporated

into the product design through the specification of proper materials, tolerances,
and other precautions

– Quality of conformance (production) measures how well the quality specified in the
design is realized in manufacture and delivered to the customer

2. Quality Cost

– Prevention costs are those incurred in advance of manufacture to prevent failures

(planning, training, data analysis, reporting, process control, motivation)

– Appraisal cost include costs of inspection of incoming parts and materials, inspection
and test of your product in process and as a finished product, and maintenance of
test equipment

– Internal failure costs are those that would not appear if there were no defects in the
product before shipment to the customer (scrap, rework, downtime, yield losses,
material review and disposition of defective)

– External failure costs are those caused by defects found after the customer receives
the product (cost of investigating and adjusting complaints, the costs of replacing
defective product returned, price reductions compensation, warranty charges
Effect of quality improvement on quality costs

3. Statistics of quality

 Statistics consists of gathering, organizing, analysis, and use of data

 Statistical methods are used to evaluate some quality characteristic, such as the
diameter of a hole, the weight of a package, or the tensile strength of a metal strip

 Two types of statistical methods

– Variables methods involve measuring the quality characteristic on a sample of

the item being controlled, then using a continuous probability distribution such
as the normal distribution for analysis

– Attributes methods involve counting as defective those items that do not fall
within a stated specification, then using the fraction defective in a sample in
discrete probability distributions such as the binomial or Poisson for analysis
4. Process control chart

 In production operations it is important to ensure that a process is “in control” which

means that it continues to produce items with unchanged quality characteristics.

 Process control charts are used to pint to potential problems that need attention

 It consists of three parallel lines:

– A central line representing the mean value of a quality characteristic

– An upper control limit (UCL), 3 std dev (3s) above the mean

– A lower control limit (LCL), normally 3 s below the mean

Process control charts
X-bar control chart
Sample mean R

Sample number
5. Inspection and Sampling

– Inspection is examining a product to determine if it meets the specifications set

for it
– Inspection may be performed on the raw materials and parts you receive from
suppliers(“acceptance sampling”), on your finished product, or on your goods–in
process
– Most inspection is done by sampling lots (batches) or product and accepting or
rejecting the lot, depending on the number of defectives in sample
– Sampling rule can be developed statstically for each situation, but it is more
common to consult an established sampling table (i.e. MIL STD-105E)

6. Taguchi Method

– Specifications have traditionally been treated on an all-or-nothing basis—a

measurement is either “in spec” and completely acceptable or “out of spec” and
completely unacceptable
– Genichi Taguchi believes that there is some “loss to society” whenever a quality
characteristic deviates from its ideal value
– Such a loss is assumed to be proportional to the square of the deviation from some
target value T (midpoint)
– In figure, L = k(y-T)2
– Taguchi emphasizes the need for a continuous quality improvement program to
reduce the variation of product performance characteristic about their target values
including extensive experimentation in which product and process parameters are
varied in a statistical matrix of tests, results are then evaluated using ANOVA to
identify the values that lead to least variation.
 TAGUCHI LOSS FACTOR

7. Deming’s fourteen factors

1. Create “constancy of purpose” that encourages people to cooperate in continually

improving quality
2. “adopt the new philosophy” of defect prevention
3. End dependence on mass inspection by building in quality from the start
4. End the practice of purchasing solely on price
5. Improve constantly and forever
6. Institute modern methods of training
7. Institute leadership
8. Eliminate fear
9. Break down barriers between departments
10. Eliminate numerical goals and slogans
11. Eliminate work standards and numerical quotas
12. Remove barriers that rob employees of their pride
13. Institute a vigorous program of education and training
14. Structure the organization for quality
PDCA cycle (PLAN, DO, CHECK, ACT)
8. Quality
– The emphasis on quality is key to managing production operations and to
achieving excellence in today’s global economy
– The focus is on customer-driven standards
– The new quality systems and tools include:
o Affinity diagrams
o Brainstorming
o Check sheets
o Flowcharts
o Nominal group technique
o Quality function deployment
o Run charts
– Malcolm Baldrige criteria to help integrated approach to organizational
performance management that results in:
– Delivering ever-improving value to customers
– Continuously improving overall organizational performance
– Organizational and personal learning
– Pelajari: ISO 9000, ISO 14000, Six Sigma

9. Productivity

– Productivity is a measure of the efficiency with which an organization performs

its activities
– Efficiency is achieved by using the fewest inputs to generate a given output
– The effectiveness of these operations is achieved when the organization pursues
the appropriate goals
– Productivity = Output/Input
– Pelajari: Work measurement, informal time standards, engineered time
standards

10. Maintenance and Plant Engineering

a. Scope of maintenance
Maintenance of existing plant equipment
Maintenance of existing plant buildings and grounds
Equipment inspection and lubrication
Utilities generation and distribution
Alterations to existing equipment and buildings
New installations of equipment and buildings
 b. Types of maintenance:
o Corrective maintenance is simply repair works
o Preventive maintenance such as periodic inspection, lubrication, and
identification and replacement of worn parts (it requires documentation )
o Predictive maintenance is a preventive type that involves the use of
sensitive instruments to predict trouble
o Some maintenance management considerations:
o Work orders
o Work scheduling
o Repair parts inventory

11. Other facilities and plant engineering functions

• Plant security
• Fire protection
• Insurance administration
• Salvage and waste disposal
• Pollution and noise reduction
• Property accounting

12. Other manufacturing functions

a) Human Resources (Personnel) Management:

o Recruiting
o Equal employment opportunity
o Industrial relations
o Compensation
o Education and training
o Health and safety
o Employee benefits

b) Purchasing and Material Management

o Important of purchasing
o The engineer as purchasing agent (17%)
o Material management include purchasing ,inventory control, traffic and
transportation, receiving, warehousing, production control
o The purchasing steps:
– Recognition of need
– Description of requirement
– Selection of possible sources of supply
– Determination of price and availability
– Placement of the order
– Follow up and expediting of the order
– Verification of the invoice
– Processing of discrepancies and rejections
– Closing of completed orders
– Maintenance of records and files
 V. Managing Project

1. Karakteristik Proyek
a. Proyek adalah sekumpulan pekerjaan yang dilakukan untuk mencapai suatu
tujuan dengan sasaran waktu penyelesaian dan anggaran tertentu
b. Tanggung jawab suatu project biasanya diberikan kepada seorang kepala proyek
dibantu dengan tim sesuai kebutuhan
c. Program merupakan sekumpulan proyek
d. Project management harus memperhatikan:
e. interaksi dari teknologi yang beragam dan berbagai unsur dalam organisasi
f. Waktu penyelesaian dan anggaran yang terbatas
g. Adanya risiko baik teknik maupun ekonomi

Three main elements of a project

Cost Schedule

Performance

The “three legged stool” of successful project management

2. Project Proposal Processes

a. Pre-proposal: Kegiatan yang dilakukan jauh sebelum adanya permintaan

proposal (RFP) dengan cara mengidentifikasi berbagai peluang bisnis yang jenis
teknologi dan aktifitasnya layak didanai dan memberikan perhatian kepada
konsumen potensial secara khusus
b. Proposal preparation: Setelah RFP (request for proposal) diterima, perlu
dipersiapkan tim untuk menyusun anggaran yang dibutuhkan untuk pembuatan
proposal dan semua dokumen dan surat-surat yang diperlukan untuk penawaran
tender
c. Proposal umumnya terdiri dari tiga bagian yaitu:
– manajemen termasuk profil organisasi, pengurus, SDM, dan
pengalamannya
 – proposal teknik berupa konsep disain dan metoda kerja untuk memenuhi
keinginan pemberi kerja
– proposal biaya berisi rincian harga dan kondisi validitasnya (inflasi, kurs)
serta prosedur untuk penyelesaian deviasi kontral

d. Lima tahapan project management meliputi:

initiating, planning, executing, monitoring and controlling, dan closing

Tahapan pemenangan kontrak dalam bisnis berorientasi proyek

Contoh Tim Pembuatan proposal

3. Perencanaan merupakan tahapan utama dan kritis dalam project management

a. Setiap perencanaan proyek terdiri dari tiga elemen utama yang saling terkait
yaitu: scope, schedule, dan budget yang semuanya mengacu kepada kualitas
hasil maupun kualitas proses
b. Scope atau disebut juga statement of work
adalah sesuatu yang akan dituju oleh proyek dan berisi penjelasan mengenai
batasan atau lingkup proyek dan apa yang akan dicapai
– Problem atau opportunity statement merupakan gambaran dari fakta
untuk menyusun prioritas dari projek yang dituju oleh manajemen
– Goal memberi arahan tentang apa yang mau kita kerjakan untuk
menyelesaikan masalah atau peluang –satu proyek hanya ada satu goal
– Goal dijabarkan lebih lanjut dalam objective dengan menjabarkan
batasan-batasan dari proyek
– Objective memuat outcome, time frame, measure, and action
c. Schedule
– Work breakdown schedule (WBS) is adalah pengelompokan aktifitas yang
berorientasi produk berbentuk “family tree” atau uraian pembagian tugas-
tugas di setiap jenjang sesuai dengan yang ditentukan dalam kontrak
– WBS adalah suatu kerangka umum sebagai pedoman untuk menyelesaikan
pekerjaan berikut:
- Menjelaskan setiap langkah dari seluruh program atau proyek
- Langkah langkah perencanaan dan penjadwalan
- Perkiraan anggaran dan biaya
- Dukungan network schedule construction
- Pembagian tanggung jawab dan kewenangan pekerjaan
- Memonitor waktu, biaya, dan kinerja
- Contoh WBS untuk pembuatan pesawat jet yang terdiri dari berbagai
proyek dan organisasi fungsionalnya dalat dilihat pada Figure 14.4
- Setiap aktifitas proyek yang membutuhkan sumber daya dimasukkan
dalam suatu paket agar dapat dievaluasi terpisah sebagai
progress/capaian untuk kelompok /item tertentu dari WBS
- Milestones adalah tanggal-tangal kunci (key dates) dari aktifitas utama
proyek
 Contoh tabel kegiatan dan kebutuhan orang

Manning
Level

4. Barchart dan Diagaram Network

a. Komponen dari Bar chart (lihat tabel 14.2 dan fig. 14.6)
– Aktifitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek (tasks )
– Hubungan preseden atau pekerjaan mana yang harus diselesaikan sebelum
pekerjaan lain dimulai (relationships)
– Perkiraan waktu penyelesaian setiap aktifitas (duration )
b. Network-based project scheduling
– Program evaluation review technique (PERT)
– Critical path method (CPM)
c. Dua teknik penggambaran network :
– Activity-on arrow (contoh fig 14.7)
– Precedence diagramming method (PDM)
– Panah menyatakan aktifitas atau pekerjaan (perlu waktu dan sumberdaya)
– Lingkaran menyatakan kejadian/events (awal atau akhir satu atau lebih kegiatan)
– Panah putus putus menunjukan hubungan antara kejadian tapi tidak memerlukan
waktu atau sumberdaya )
d. Critical path atau lorong kritis adalah jalur terpanjang dalam network yang dihitung secara
algoritma baik manual maupun dengan komputer.

Contoh arrow diagram

•Huruf panah menyatakan aktifitas
•Angka panah menyatakan waktu proses
•Angka dalam lingkaran menyatakan kejadian

Critical path: 1-3-4-5-6-7-9-10

 Contoh precedence diagram
Contoh: Aktifitas F belum bisa mulai
sebelum A dan B selesai

Figure 14.8 Circle, or precedence diagramming method, (network) diagram of house project

Critical path: B-D-G-H-J-K-N

Adjusted Schedule & Manning Profile

 Resource Allocation

Dari tabel 14.2 dan gambar 14.6 maka

dibutuhkan 11 orang di hari ke 4 s/d ke 10
Terlalu mahal sehingga perlu diatur kembali
seperti pada Fig 14.11

5. Circle (precedence) diagramming method

a) PERT (program evaluation review technique) is the treatment of activity durations

(and therefore) total project duration as random variable rather than constants
b) Three possible estimates
– An optimistic time “a” (improved only once in 100 attempts)
– A most likely “m”
– A pessimistic time “b” that would be exceeded only once in 100 attempts
c) The expected time (or mean value) tc = (a+4m+b)/6
d) Standard deviation : s = (b-a)/6
e) Expected length of the critical path Tc= S tc
f) SD of the total project duration: sT = V S (s2)
g) Resource allocation is also a part of the scheduling process
h) Figure 14.11 provides a modified schedule that requires only eight workers,
obtained by delaying the start of activity E by its slack (float) of 1.4 weeks
i) Costs: Projects have a budget and limited resources (people, money, material, or
machines)

6. Jenis Jenis Kontrak

Fixed price contracts:

• Firm fixed price:
 Kontraktor harus menawarkan harga yang spesifik untuk setiap barang dan jasa
yang disetujui
 Kontraktor menyadari kemungkinan terjadinya untung atau rugi sehingga harus
berusaha maksimum untuk meminimalkan pengeluaran yang tidak perlu
  Pembeli harus yakin bahwa spesifikasi yang disampaikan untuk barang yang
dibeli harus jelas karena harganya tak bisa dirubah
• Fixed price with escalation
Sama dengan Firm fixed price tapi harga penawaran kontraktor bisa disesuaikan
apabila terjadi perubahan upah minimum pemerintah, inflasi, kenaikan BBM, dan
hal lain yang disepakati.
• Fixed price , redeterminable
• Harga kontrak dapat disesuaikan kemudian sesuai dengan biaya
aktual
• Tidak mendorong kontraktor untuk berhemat

Cost type of contracts

– Cost plus incentive fee: Kontrak dibuat dengan memasukkan target biaya dan target
keuntungan
– Cost plus fixed fee : Kontrak dibuat sehingga pemberi kerja harus membayar semua
biaya ditambah keuntungan yang disepakati
– Time and materials : Kontrak yang biasa digunakan dalam pekerjaan perbaikan dan
pemeliharan atau situasi darurat
– A letter contract : Kontrak awal atau preliminary contract yang memberikan
kewenangan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu atas biaya pemberi kerja sambil
menunggu kontrak resmi selesai dinegosiasi

Contoh cost plus incentive fee

Fee berkurang seiring
dengan naiknya biaya

7. The project driven organization (PDO):

Semua pekerjaan dinyatakan dalam bentuk proyek dan setiap proyek merupakan “cost
center” terpisah sehingga bisa diketahui untung/ruginya

• Elements of PDO
– The project office
 – Key functional support (systems analyst, product design, quality assurance, prod
planning, testing, training, logistics)
– Manufacturing and routine administration (fin, accounting, HR, facilities)
– Future business (R&D, marketing)

• Projectized organizations: Project manager is in direct control of all the elements

needed to conduct that project
• Functional organization: The structure is subdivided at the top into functional areas and
if a project involving several areas is to be conducted, a project manager is appointed
• Matrix management: a composite structure that combines many of the advantages of
both functional and projectized management – two bosses reporting relationship

Contoh organisasi fungsional:

Contoh Projectized organization

8. Perbandingan antara organisasi fungsional dan organizasi proyek

Functional Projectized Organization

Advantages:
• Efficient use of technical personnel
• Career opportunity and growth for
technical personnel
• Good technology transfer
• Good stability, security, and morale
Disadvantages
• Weak customer interface
• Weak project authority
• Poor horizontal communication
• Discipline rather than program
oriented
• Slower work flow
Advantages:
• Good project schedule and cost
control
• Single point for customer contact
• Rapid reaction time possible
• Training ground for gen. man
• Simpler project communication
Disadvantages
• Uncertain technical direction
• Inefficient use of specialists
• Insecurity regarding future job
assignment
• Poor crossfeed of technical
information between projects

Contoh organisasi Matrix

9. Struktur organisasi dan keberhasilan proyek

a. Functional organization: Proyek dibagi atas bagian bagian sesuai fungsi dan dikordinir
oleh manajer atasannya
b. Functional matrix: Seseorang ditunjuk resmi untuk mengawasi proyek lintas fungsi tapi
kewenangannya terbatas biasanya hanya dalam perencanaan dan kordinasi
c. Balanced matrix: Seseorang ditunjuk untuk mengawasi proyek dan berhubungan
sebagai sejawat setara dengan manajer fungsional
d. Project matrix: Seorang manajer ditunjuk untuk mengawasi proyek dan bertanggung
jawab untuk penyelesaian proyek tapi kewenangannya terbatas untuk staffing dan
pembinaan
 e. Project team: Seorang manager ditugaskan penuh waktu untuk memimpin tim proyek
dari suatu tim yang anggotanya berasal dari lintas fungsi

10. Manajer Proyek

a. Characteristics of effective project managers

o Technical skills
o Administrative skills
o Interpersonal skills
b. The manager’s charter (scope of authority)
o Specification of project priority relative to other activities
o Designation as the primary contact with the customer
o Authority to define the work to be performed
o Control over the project budget
o Responsibility to schedule and hold design reviews
o Responsibility for configuration and change control
o Authority to constitute and chair the make or buy
o Responsibility for regular reporting to gen man
o Participation in the merit review process

11. Team Building

a. A clear principal goals and objectives

b. Project leadership position should be defined and staffed at the beginning of the team
formation stage
c. Members of newly formed team should be closely located
d. All project assignments should be negotiated individually
e. Management must define the basic team structure
f. Involvement of all key personnel
g. Conduct team building session
h. Determine lack of team member commitment early
i. Provide the proper environment for the project
j. Understand the various barriers to team development and build a work environment
conducive to the team’s motivational needs

12 Managing Conflict

a. Sources of conflict
– Conflict over schedules
– Conflict over project priorities
– Conflict over work-force resources
 – Conflict over technical opinions and performance trade-offs
– Conflict over administrative procedures
– Personality conflict
– Conflict over cost and the allocated funds

b. Methods of conflict management

– Withdrawal, retreat from actual conflict
– Forcing one’s viewpoint at the potential expense of the other party
– Smoothing the points of agreement and deemphasizing areas of conflict
– Compromising or negotiating , each party must give up something
– Confronting or problem solving, the parties focus on the issues, consider
alternatives

Conflict Sources in Project

\
13. Kunci keberhasilan Proyek

• Proyek yang sukses:

– Sesuai dengan spesifikasi teknik dan misi yang harus dikerjalkan
– Tingkat kepuasan yang tinggi atas hasil yang dicapai bagi para personel di kantor
induk, di organisasi klien, tim proyek, dan para pengguna
• Sebab kegagalan proyek
– Skill, pengaruh, dan kewenangan manajer proyek yang tidak pas
– Kordinasi dan pendekatan kepada klien yang buruk
– Partisipasi dan spirit yang rendah dari tim proyek
– Kontrol proyek yang lemah
– Kekurangan dana atau jenis pekerjaan yang berbeda dari proyek yang pernah
dilakukan sebelumnya
– Hubungan yang kurang baik dengan pejabat publik atau buruknya opini publik
 Customer communications
Customer Contractor

Project sponsor or Project sponsor or

Informal
executive executive

Project manager or Project manager or

Informal
contracts officer contracts officer

Employees Informal Employees

Early Learning Path

14 Controlling Cost and Schedule

• Kontrol diperlukan untuk mengendalikan agar setiap proses dan keluarannya sesuai
dengan rencana
• Memperpendek jadwal proyek
– Jadwal proyek bila diperlukan bisa diperpendek misalnya karena adanya
keterlambatan proses awal sebagai“feedforward control” atau peringatan dini
bagi manajer proyek tentang adanya masalah di kemudian hari
– Pendekatan pertama untuk mempercepat proyek adalah dengan memeriksa
kembali tahapan aktivitas yang bisa dikerjakan secara paralel pada critical path
(lorong kritis) seperti pada fig 15.8 a
– Presedence diagram (Fig. 15.8b)
adalah contoh dari network planning yang sering digunakan pada pekerjaan
konstruksi, yang dapat menyederhanakan berbagai hubungan ketergantungan
antara aktifitas seperti keterlambatan 3 minggu pada tahap start-start dan 2
minggu pada tahapan finish-finish
 – Fast tracking:
Adalah tahap awal pekerjaan dimulai sebelum selesainya disain tapi risikonya
adalah kemungkinan kerja dua kali seandainya disain tidak sesuai dengan
pekerjaan yang telah dilakukan

15 Mempercepat waktu proyek

16 Crashing the Project

 Slope
Tn: waktu normal; Tc: waktu crash program
Cn: biaya normal; Cc: biaya crash program

Pilih slope terkecil D >C>B tapi C

dan B tidak menolong

1 2 3 4 5 6 7

Time (weeks)

17 Earned Value System

– Budgeted cost of work schedule (BCWS) digunakan untuk menggambarkan biaya
kumulatif proyek terhadap waktu
– Actual cost work performed (ACWP) pada kenyataannya tidak bisa dibandingkan
secara efektif dengan jadwal kerja pada hari yang sama karena ada pekerjaan yang
lebih cepat/lambat dari rencana sehingga perlu dibuat Budgeted cost of work
performed(BCWP)
– Earned value:
o Jika suatu pekerjaan selesai, maka proyek dianggap telah menghasilkan nilai
(BCWP) sesuai rencana untuk bagian pekerjaan tersebut
o Cost variance (CV) atau selisih biaya bisa dihitung:
 CV= BCWP- ACWP
– Schedule variance (SV)
SV = BCWP – BCWS

– Kurva earned value (BCWP) digunakan untuk memperkirakan jadwal penyelesaian

yang baru dan selanjutnya digunakan untuk memperkirakan biaya penyelesaian yang
baru (CAC)
Earned Value System