LEMBAR TUGAS MANDIRI

Nama : Elmira Musdiyanti

NPM : 1506668845 / PBL 7
Tugas : Resume Elektif
Topik : 1 – Dental Team Management

Summary

1.1. Establishing Practice Goals and Objections

Tahapan untuk mencapai tujuan dalam sebuah dental team management ialah
mengembangkan aspek bisnis, mengembangkan standarisasi praktek, mengembangkan
staff recognition program, mengembangkan filosofi praktek, mengembangkan tujuan
praktek , menjelaskan misi praktek, mengembangkan kebijikan praktek, mengembangkan
kebijikan procedural.

1.2. Business Office Etiquette

Business etiquette mengacu pada perilaku bisnis. Masyarakat zaman sekarang sering kali
melupakan etiket/perilaku ketika bekerja dikantor. Tetapi faktanya, tindakan dan perilaku
seseorang diamati oleh orang sekitar seperti klien, pasien, pengunjung, dan mereka yang
memiliki potensi untuk berpromosi. Berprilaku baik dapat menyebabkan promosi orang
yang memiliki kualifikasi yang sama dengan sedikit ketenangan, ciptakan percaya diri,
sukses, professional dan mengurangi kecanggungan diantara orang-orang. Etiket /
penerapan sopan santun dapat diterapkan pada interaksi sehari-hari dengan setiap anggota
staf dan juga semua pasien.

1.3. The Shifting Role of the Administrative Assistant

Peran asisten administrasi bisa dikatakan sebagai sekretaris, resepsionis, bisnis asisten, atau
orang meja depan. Peran asisten administrasi bervariasi dan mungkin ditugaskan pada
tingkat yang berbeda. Dalam praktek dokter gigi cenderung mempekerjakan lebih banyak
manajemen tugas ke administrasi asisten sehingga masingmasing memililiki tanggung
jawab sendiri sebagai asisten administrasi, resepsionis, manajer asuransi, petugas data dll.
1.4. Staff Management
 Skills manager dapat diperoleh dari pengalaman, pembelajaran dan usaha.
 The Five Rs of Management
1. Responsibility  mengarah ke tugas dan kewajiban yang berarti memiliki tanggung
jawab dalam melaksanakan dan menyelesaikan sebuah projek.
2. Respect  menghormati orang lain. Setiap dental team harus saling menghormati
skill, kemampuan, dan latar belakang yang berbedabeda akan merefleksikan sikap
yang tidak baik terhadap kemampuan orang lain.
3. Rapport  kepercayaan atau hubungan emosional antar semua angota. Pasien yang
menyadari bahwa anggota tim sangat baik dalam bekerja sama.
4. Recogniton  achievement  penghargaan  pujian verbal dan hadiah dalam
bentuk lain
5. Remuneration  penghargaan dalam bentuk uang yang akan diberikan karena
pencapaian yang dilakukan oleh pegawai. Pegawai akan senang jika pencapaian
dihargai.

 Fungsi sistem Administratif

a. Staff Management : permasalahan yang sering muncul ialah overlapping, oleh karena
pematangan perencana dapat dilakukan untuk meminimalisasi krisis management.
b. Organizing
Penting sekali menentukan prosedur  pembagian kerja dental team untuk setiap
prosedur.
c. Planning
Menentukan hal yang harus dilakukan dimasa depan  asisten administrative terlibat
dalam perencanaan jangka panjang dan seharihari.
d. Staffing :
memberikan instruksi  evaluasi  edukasi pegawai  menyediakan
kesempatanuntuk perkembangan kedepannya
e. Leading : Mengarahkan  membimbing  mensupervisi
Terdiri dari melatih leadership, mengutarakan ide, arahan dan instruksi serta
memotivasi pegawai untuk menunjukan kinerjanya dengan efektif dan efisien.
 f. Controling
Fungsi yang berkaitan dengan penilaian apakah plans berjalan dengan baik dan kalau
diperlukan membuat keputusan untuk memodifikasi plans agar tercapai tujuan awal.

Berikut adalah manajemen staf yang efektif untuk dokter gig dan dental team / Cara
mensukseskan klinik :
a. Mempekerjakan staf dengan bijak
b. Mengerti motivasi staf
c. Sistem penghargaan yang adil dan efektif

1.5. Staff Communication

Komunikasi menjadi hal yang penting dalam membangun huungan yang bermakna antar
dental team dan dalam manajemen. Dengan komunikasi kita dapat memahami dan
dipahami oleh orang lain. Serta keberhasilan relative praktek dokter gigi diukur oleh
kemampuan anggota staf untuk berkomunikasi satu sama lain dan pasien.

Macam-macam saluran komunikasi :

1. Formal
a. Downward : berisi petunjuk, penjelasan, dan komunikasi yang membantu karyawan
dalam melakukan pekerjaan

b. Upward
Sangat penting, karyawan harus bebas untuk mengekspresikan perasaan dan sikapnya,
kurangya komunikasi ini akan membuat karyawan tidak puas.
c. Horizontal
Penting untuk organisasi bebas, pengiriman informasi dari satu departemen ke
departemen lain pada rumah sakit besar.

2. Non Formal
 Komunikasi ini sering membawa rumor atau interpretasi pribadi atau informasi yang
terdistrosi. Sehingga tanggung jawab asisten administrasi untuk mendengar dan
menghilangkan rumor dengan menjelaskan fakta yang benar.

Conducting a staff meeting

1. Morning Meeting
Dilakukan sehari sekali dipagi hari sebelum memulai pekerjaan saat pasien belum datang,
terkadang juga 2 kali sehari pada pagi dan sore.
2. Tim rutin / pertemuan staf bulanan
Pertemuan yang teratur dan terjadwal sebulan sekali sebagai cara yang efektif untuk
menjaga komunikasi terbuka.

Managing Conflict
Langkah-langkah dalam menyelesaikan masalah :
1. Beri waktu sesegara mungkin untuk mendiskusi masalah
2. Dengarkan dengan sabar semua masalah dengan pikiran terbuka
3. Menentukan masalah yang sebenarnya
4. Latihan pengendalian diri
5. Hindari keterlambatan dalam pengambilan keputusan
6. Mencatat

Barriers to staff communication

Hambatan umum : prasangka, kurang mendengarkan, keasyikan, ketidaksabaran, dan
gangguan pendengaran
Hambatan tambahan : status atau posisi, sikap tentang pekerjaan, kesulitan komunikasi
dengan rekan kerja.

1.6. Advantages of Hiring a skilled Administrative Assistant Time Management

Asisten administrative harus memiliki kemampuan dan pengetahuan yang luas mengenai
kedokteran gigi, terorgansir, mampu merespon dan menentukan pilihan, memiliki
 pemahaman computer dan peralatan bisnis otomatis lainnya, serta keterampilan dalam
manajemen dan komunikasi dengan orang lain.

Keuntungan mempekerjakan asisten administrasi yang teredukasi yaitu :

1. Memahami terminology dasar gigi
2. Memahami komunikasi interpersonal
3. Memahami data klinis
4. Mampu mengubah data klinis menjadi data keungan
5. Mampu menjelaskan prosedur perawatan kepada pasien
6. Dapat mempromosikan dental care
7. Memahami konsekuensi apabila mengabaikan kesehatan gigi
8. Mampu melakukan prosedur infeksi control
9. Melaksanakan peratauran OSHA
10. Memahami jadwal kunjungan dari berbagai prosedur emergensi
11. Minim melakukan kesalahan umum

Manajemen waktu :

1. belajar menggunakan waktu dengan efisien. Seorang asisten admiistrasi harus tau
bagaimana melakukan tugas spesifik, mengetahui kapan untuk melakukan masing-masing
tugas, bagaimana untuk memilih pekerjaan yang dilakukan terlebih dahulu dan berapa
lama tugas tersebut berlangsung.
2. Mempertahankan jadwal harian
Dapat menggunakan kalender kegiatan dan dafat “to-do”, menentukan prioritas,
menunjukan fleksibilitas, menggunakan waktu luang, dan mereview jadwal dengan dokter
gigi

1.7. Designing a Procedural Manual

 Serangkaian langkah yang akan dilaksanakan dan ditulis oleh semua anggota dengan
arahan dokter gigi dengan fungsi mempertahankan efisiensi kerja dan komunikasi.
 Meliputi :
 - Filosofi dokter gigi dalam praktiknya
- Penjelasan tanggung jawab dari anggota
- Detail teknik yang diimplemantasikan dalam setiap prosedur

1.8. Hiring Practice

 Menuliskan deskripsi pekerjaan  penjelasan mengenai lingkup kerja atau harapan
seorang karyawan serta acuan kerja bagi karyawan baru. Setiap posisi dental office
seharusnya memiliki job descripstion masing-masing.
 Job Analysis  Job Description
 Conductiong an Interview
- Sebelum wawancara sebaiknya mengumpulkan informasi setiap kandidat dan
mengembangkan outline pertanyaan dan menentukan suasana dalam interview.
- Setelah mulai wawancara, membangun hubungan awal dengan perkenalan, buat rasa
nyaman dengan kandidat, jelaskan tujuan dari wawancara, motivasi kandidat untuk
berpartisipasi.
- Tipe pertanyaan wawancara :
a. Direct  pertanyaan tertutup
b. Indirect  pertanyaan terbuka
c. Hypothetical  studi kasus
 Concluding an Interview

Pengenalan Kontak
kandidat Menentuka kandidat
Menutup Tour keliling
kepada staf n kandidat terpilih
Wawancara kantor
kantor terpilih dengan
lainmya segera

Daftar Referensi :
1. Finkbeiner B L, Finkbeiner L A. 2011. Practice Management for the Dental Team, 7th ed.
Mosby, Inc.