Nama : HOTMA SIREGAR

No peserta : 18286185610136

TUGAS M6 KB 1

Jelaskan bagaiaman cara kerja Teknologi Perkantoran dalam Virtual Office (Kantor Maya)
dan apa dampak otomatisasi kantor terhadap pegawai kantor

Jawaban :

A. cara kerja Teknologi Perkantoran dalam Virtual Office (Kantor Maya)

Dalam dunia Virtual ini juga ada kantornya atau lokasinya. Kantor maya merupakan suatu
bangunan kantor yang menawarkan beberapa layanan seperti layanan telepon, layanan
faks, dan layanan web hosting. Kantor virtual juga merupakan istilah umum untuk suatu
lingkungan yang memungkinkan jaringan rekan kerja untuk menjalankan usaha secara
efisien dengan menggunakan teknologi komunikasi online. Pengguna dapat mengakses
data dari perangkat apapun ( PC, Laptop, PDA, smartphone, dll) yang dilengkapi web dan
internet. Virtual office ini beranggotakan tim-tim yang saling bekerjasama yang disebut
dengan tim maya atau tim yang terpisah secara geografis (GDT) yaitu sekelompok orang
yang bekerja diseluruh waktu, ruang, dan dengan batasbatas organisasi diperkuat oleh link
webs komunikasi teknologi. Karena terpisah secara geografis maka organisasi boleh untuk
menyewa dan mempertahankan orang-orang terbaik tanpa memperhatikan lokasi. Anggota
tim virtual berkomunikasi secara elektronik, sehingga mereka mungkin tidak pernah
bertemu muka. Namun sebagian besar tim akan bertemu pada suatu waktu. Virtual tim ini
tidak berarti teleworker karena banyak tim virtual dalam organisasi terdiri dari karyawan
baik yang bekerja dirumah dan kelompokkelompok kecil di kantor.

Layanan Kantor Virtual

Layanan Komunikasi Kantor Virtual

 Resepsionis Jarak Jauh - Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan
teknologi Telepon Integrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan
resepsionis tradisional.
 Asisten Virtual - Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang
bekerja dari rumah, yang jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.
 Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan
mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor
virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
 Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
 Gedung Kantor Virtual - kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di
kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan
karyawan lain atau relasi.

Layanan Ruang Kantor Virtual

 Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat

bisnis.
 Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat
tanpa konotasi dari sebuah PO Box.
 Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan
menandatangani paket atau dokumen.
 Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per
jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
 Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax,
fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi /
ruang tunggu dan dapur.
 Live Resepsionis Virtual - Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem
otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa
membeli peralatan mahal.

Pengguna umum Virtual Office:

 Home Industri barang/jasa

 Akuntan
 Pengacara
 Hukum Perusahaan
 Toko online
 Dokter / Terapis
 Bisnis konsultan
 Mediator / resolusi konflik
 Kamar Dagang
 Senior manajemen
 Real estat
 Perusahaan hipotek
 Broker Saham / perencana keuangan
 Koleksi lembaga
 Jaringan kelompok
  Pelatih / instruktur
 Inkubator

B. dampak otomatisasi kantor terhadap pegawai kantor

Otomatisasi perkantoran dapat berarti pengalihan pekerjaan manual kantor menuju

penggunaan peralatan mekanis seperti komputer. Pekerjaan manual yang membutuhkan
pekerja yang banyak otomatis juga akan digantikan dengan pekerjaan komputer yang
hanya menggunakan sedikit pegawai namun dengan skill penggunaan komputer yang
mumpuni. Selain dampak pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu sendiri, terdapat
dampak lain di perusahaan yaitu sebagai berikut:
1. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya adalah pengurangan tenaga
kerja akibat digantikan oleh penggunaan mesin komputer. Namun selain
mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan teknologi komputer juga
menciptakan lowongan tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit dengan
kemampuan IT yang mumpuni.

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan dapat dilihat pada bidang berikut ini:
1) Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai
dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita.
Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu
beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.
2) Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena
pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
3) Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang
perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih
semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga
memaksimalkan pendapatan perusahaan.
4) Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi
mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer
yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.
2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang
terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki
keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah
memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan
hanya diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja
bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran. Adanya berbagai jenis pekerjaan
diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor
 dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami
klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi
berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi
proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data
meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak
berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis
mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih
baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih
cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah
dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.
4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan
operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk
mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan
yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur
usaha dan konsep manajemen.