User Manual
UNTUK IMPORTIR
VERSI 2.1
COPYRIGHT @2015
Daftar Isi
Pendahuluan ................................................................................................................... 3
Registrasi Perusahaan ..................................................................................................... 4
Memulai Proses Pendaftaran Perusahaan ..................................................................................... 4
Isian Data Perusahaan ..................................................................................................................... 5
Isian Data Penanggung Jawab......................................................................................................... 8
Isian Data Login ............................................................................................................................... 8
Upload Dokumen Persyaratan ........................................................................................................ 9
Kirim Registrasi .............................................................................................................................. 10
Pengajuan Surat Keterangan.......................................................................................... 11
Memulai Proses Pengajuan Surat Keterangan ............................................................................. 11
Isian Data Header .......................................................................................................................... 13
Isian Data Detil Barang .................................................................................................................. 16
Isian Data Dokumen Pelengkap .................................................................................................... 19
Upload Detil Barang ...................................................................................................................... 20
Preview Pengajuan ........................................................................................................................ 21
Kirim Pengajuan ............................................................................................................................ 22
Manajemen Pengajuan Surat Keterangan ...................................................................... 23
Menu Daftar Pengajuan ................................................................................................................ 23
Mengubah & Menghapus Data Pengajuan................................................................................... 25
Print SPB ........................................................................................................................................ 27
Preview Data Pengajuan ............................................................................................................... 28
Lihat Data Pengajuan .................................................................................................................... 29
Kirim Ulang Pengajuan Ditolak ..................................................................................................... 31
Print SPB ........................................................................................................................................ 32
Pencarian Data Pengajuan ............................................................................................................ 33
Fasilitas Lainnya ............................................................................................................ 34
Preview Data Profil Perusahaan ................................................................................................... 34
Mengubah Data Profil Perusahaan ............................................................................................... 35
Menambah Data Komoditas ......................................................................................................... 36
Menu Daftar Produk...................................................................................................................... 37
Menambah Data Penanggung Jawab ........................................................................................... 38
Daftar Isi
Rahasia i
Aplikasi e-BPOM (Importir)
Mengubah dan Menghapus Data Penanggung Jawab ................................................................. 40
Edit Profil ....................................................................................................................................... 42
Ubah Password .............................................................................................................................. 43
Sejarah Versi ................................................................................................................. 44
Daftar Isi
Rahasia ii
Aplikasi e-BPOM (Importir)
Pendahuluan 1
A plikasi e-BPOM adalah aplikasi untuk memfasilitasi layanan publik dalam proses perizinan
Importasi Obat Jadi, Bahan Baku Obat, Bahan Baku dan Produk Obat Tradisional, Kosmetika,
Produk Komplemen, Bahan Baku Pangan, Bahan Tambahan Pangan dan Produk Pangan di
lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia.
Pendahuluan
Rahasia 3
Aplikasi e-BPOM (Importir)
Registrasi Perusahaan 2
Selanjutnya user akan dihadapkan dengan form isian registrasi. Adapun cara pengisiannya akan dijelaskan
pada sub-bab di bawah ini.
Catatan:
Data Perusahaan
1. Kolom Nama Perusahaan diisi dengan nama perusahaan yang sesuai dengan akta/izin usaha atau
NPWP atau dokumen legal lainnya. Pilih jenis perusahaan pada daftar pilihan yang telah disediakan.
2. Kolom NPWP diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak yang dimiliki oleh perusahaan. NPWP diisi
dengan 15 angka tanpa ada karakter pemisah seperti titik (.) atau strip (-). NPWP ini bersifat unik,
jadi apabila NPWP yang dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran
perusahaannya tidak akan dapat dilanjutkan.
3. Kolom No. API/APIU diisi dengan Nomor Angka Pengenal Importir yang dimiliki oleh perusahaan.
4.2. Untuk jenis usaha Industri Farmasi, selanjutnya akan menampilkan isian nomor dan tanggal ijin IF.
4.3 Jika jenis usaha perusahaan bukan PBF atau IF, maka pilih jenis usaha Usaha Lainnya. Untuk jenis
Usaha Lainnya, selanjutnya akan menampilkan isian nama jenis usaha.
5. Kolom No. Ijin Usaha diisi dengan nomor ijin usaha perusahaan sesuai dengan dokumen legal yang
dimiliki.
6. Kolom Tgl. Ijin Usaha diisi dengan tangal ijin usaha perusahaan sesuai dengan dokumen legal yang
dimiliki.
7. Kolom Alamat Perusahaan diisi dengan alamat perusahaan yang sesuai dengan akta/izin usaha atau
NPWP atau surat legal lainnya. Alamat yang dimasukkan tidak boleh berisi kabupaten/kota, propinsi
dan kode pos.
8. Kolom Propinsi dipilih salah satu dari daftar yang ada.
9. Kolom Kabupaten/Kota dipilih dari daftar yang ada. Daftar kabupaten/kota akan otomatis terisi data
kabupaten/kota dari provinsi yang dipilih sebelumnya.
10. Kolom Kode Pos diisi dengan kode pos sesuai dengan alamat kantornya.
11. Kolom Email diisi dengan email (aktif) perusahaan.
12. Kolom No. Telepon diisi dengan nomor telepon perusahaan yang aktif.
13. Kolom No. Fax diisi dengan nomor faksimili perusahaan yang aktif.
14. Kolom Alamat Gudang diisi dengan alamat lengkap gudang yang dimiliki perusahaan yang sesuai
dengan surat legal yang dimilki.
15. Kolom No. Telepon Gudang diisi dengan nomor telepon gudang yang aktif.
Catatan:
Data Penanggung Jawab
17. Kolom Nama Lengkap diisi dengan nama lengkap penanggung jawab yang ditunjuk oleh perusahaan
untuk mengawasi dan atau mengajukan proses pendaftaran.
18. Kolom Jabatan diisi dengan jabatan yang disandang oleh penanggung jawab.
19. Kolom No. SIK diisi dengan nomor surat ijin kerja yang dimiliki oleh penanggung jawab.
20. Kolom Alamat diisi dengan alamat lengkap dari penanggung jawab.
21. Kolom Email diisi dengan email (aktif) yang dimiliki oleh penanggung jawab.
22. Kolom Nomor Telepon/HP diisi dengan nomor telepon atau ponsel (aktif) yang dimiliki oleh
penanggung jawab.
Catatan:
Data Login
23. Kolom Username diisi dengan user ID atau username yang akan digunakan untuk login ke aplikasi e-
BPOM. Jumlah karakter untuk User ID terbatas 6 karakter tanpa spasi. User ID yang dipilih hendaknya
singkat, jelas, bermakna, dan mudah untuk diingat. User ID ini bersifat unik, jadi apabila user ID yang
dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran perusahaannya tidak
akan dapat dilanjutkan.
24. Untuk password user akan dikirimkan ke email perusahaan yang didaftarkan.
25. Pilih kantor BPOM tujuan registrasi.
Catatan:
1. Siapkan file-file yang dipersyaratkan, ubah nama (rename) file untuk memudahkan user untuk
melihatnya (misalkan: NPWP.jpg, SIUP.pdf, dll.). Ukuran file yang diperbolehkan adalah maksimal 1
MB per file dengan format .PDF atau .JPG.
2. Untuk melakukan proses Upload File untuk masing-masing dokumen yang dipersyaratkan, klik tombol
Pilih File.
3. Pilih file yang akan di-upload. Kemudan klik tombol Open. Tunggu hingga proses upload selesai.
Jika pendaftar telah setuju dengan persyaratan yang diberikan, centang pada bagian "Saya sudah
membaca dan menyetujui". Kemudian masukkan kode captcha yang ditampilkan. Klik Submit untuk
mengirimkan data registrasi.
3. Kemudian klik Login Aplikasi. User akan diarahkan pada form login.
4. Masukkan username dan password login di masing-
masing kolom sesuai dengan data yang diterima melalui
e-mail.
5. Kemudian ketikkan security code sesuai dengan kode
yang ditampilkan.
6. Klik tombol Login.
Menu Aplikasi
Pada halaman utama, terdapat empat menu aplikasi yang tersedia, yaitu:
Menu Utama, menampilkan side bar menu-menu utama aplikasi.
Bantuan, digunakan apabila user mengalami kendala atau memiliki pertanyaan seputar
penggunaan aplikasi. Di dalam menu ini juga tersedia link untuk mengunduh (download) petunjuk
penggunaan aplikasi.
Website BPOM, menampilkan halaman utama website BPOM.
Portal INSW, menampilkan halaman aplikasi INSW.
Catatan:
Data Pemberitahuan
1. Kolom Jenis Komoditi dipilih dari daftar yang ada sesuai dengan jenis komoditi yang didistribusikan.
2. Kolom Jenis Dokumen dipilih dari daftar yang ada sesuai dengan jenis dokumen (Ekspor atau Impor).
3. Kolom Jenis SK dipilih salah satu dari daftar yang ada sesuai dengan jenis SK ekspor. Kolom ini hanya
akan ditampilkan jika jenis dokumen yang dipilih adalah Ekspor.
- Untuk memilih data kantor BPOM, cukup klik pada data kantor BPOM yang akan digunakan.
5. Kolom Tujuan Penggunaan diisi dengan tujuan penggunaan komoditi.
6. Kolom Tujuan Pendistribusian diisi dengan tujuan dari pendistribusian komoditi.
Data Importir
Data isian dari form Importir secara default akan terisi dengan data user yang sedang login.
Data Eksportir
7. Kolom Nama Eksportir diisi dengan nama eksportir. User juga dapat memilih data ekportir dari daftar
eksportir apabila sebelumnya user telah menyimpan data eksportir.
8. Kolom Alamat Eksportir diisi dengan alamat lengkap eksportir.
9. Kolom Negara dipilih salah satu dari daftar negara yang ada sesuai dengan negara asal eksportir. Klik
- Untuk memilih negara asal eksportir, cukup klik pada negara yang akan dipilih.
10. Kolom Pelabuhan Muat dipilih salah satu dari daftar pelabuhan yang ada sesuai dengan pelabuhan
- Untuk memilih pelabuhan muat, cukup klik pada data pelabuhan yang akan digunakan.
11. Kolom Pelabuhan Transit dipilih salah satu dari daftar pelabuhan yang ada sesuai dengan pelabuhan
yang digunakan untuk transit. Kolom ini harus diisi apabila dalam pengiriman komoditi menggunakan
pelabuhan transit. Klik untuk memilih pelabuhan transit dari daftar pelabuhan.
12. Kolom Pelabuhan Bongkar diisi dengan pelabuhan yang tempat bongkar barang. Klik untuk
memilih pelabuhan bongkar dari daftar pelabuhan.
13. Kolom Nama Alat Angkut diisi dengan nama sarana angkutan yang digunakan untuk mengangkut
barang.
14. Kolom No. Alat Angkut diisi dengan nomor dari angkutan yang digunakan.
Penanggung Jawab
Data isian dari form penanggung jawab secara default akan terisi dengan data user yang sedang login.
15. Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa telah sesuai, klik tombol Halaman Selanjutnya untuk
dapat melanjutkan ke proses berikutnya.
16. Klik Ya pada pesan konfirmasi yang ditampilkan untuk melanjutkan proses pengajuan.
NOTE : Kolom isian detil barang yang ditampilkan akan berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis komoditi
yang dipilih pada form data header.
7. Kolom Satuan diisi dengan nama satuan produk. Klik untuk memilih satuan produk dari daftar
data satuan.
Data Produsen
8. Kolom Nama Produsen diisi dengan nama perusahaan yang memproduksi barang. Atau user dapat
memilih data produsen dari daftar produsen dengan klik .
9. Kolom Alamat Produsen diisi dengan alamat lengkap dari produsen.
10. Kolom Negara Asal diisi dengan negara asal produsen.
Detil Batch
11. Pilih jenis kurs yang digunakan. Kurs ini digunakan untuk menghitung jumlah harga barang.
12. Kolom No Batch diisi dengan nomor batch produk.
13. Kolom Jumlah Kemasan diisi dengan jumlah kemasan produk.
14. Kolom Jumlah Satuan diisi dengan jumlah satuan produk per kemasan.
15. Kolom Jumlah Total otomatis akan terisi dengan hasil perkalian dari jumlah kemasan dan jumlah
satuan.
16. Kolom Harga Satuan diisi dengan harga produk per satuan dalam kurs rupiah.
17. Kolom Jumlah Harga otomatis akan terisi dengan hasil perkalian dari jumlah total, harga satuan, dan
kurs yang dipilih.
18. Jika user ingin memasukkan data detil batch lebih dari 1, klik tombol Tambah Batch untuk menambah
kolom detil batch.
19. User dapat menghapus data batch terakhir yang tidak sesuai dengan klik tombol Hapus Batch
Terakhir.
Dokumen Barang
20. Masukkan Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen pada masing-masing kolom sesuai dengan jenis
dokumen barang.
21. Lampirkan (upload) file dokumen barang dengan klik Pilih File.
22. Jika user ingin melampirkan jenis dokumen lainnya selain MSDS dan COA, klik tombol Tambah
Dokumen untuk menambah kolom dokumen barang.
26. Data detil barang yang berhasil disimpan akan ditampilkan pada daftar detil barang.
27. User dapat melakukan perubahan detil barang yang telah disimpan, dengan terlebih dahulu memilih
data yang akan diubah, kemudian klik Edit Data.
28. User juga dapat menghapus detil barang yang tidak sesuai, dengan terlebih dahulu memilih data yang
akan diubah, kemudian klik Hapus Data.
Catatan:
1. Pilih jenis dokumen pelengkap yang akan dilampirkan pada kolom Jenis Dokumen.
2. Masukkan nomor dokumen dan tanggal dokumen di masing-masing kolom.
3. Lampirkan file dokumen sesuai dengan jenis dokumen yang dipilih. Klik tombol Pilih File untuk
memilih file dokumen yang akan di-upload.
4. Jika user ingin melampirkan dokumen pelengkap lebih dari 1, klik tombol Tambah Dokumen untuk
menambah kolom dokumen pelengkap.
5. User dapat menghapus data dokumen pelengkap terakhir yang tidak sesuai dengan klik tombol Hapus
Dokumen Terakhir.
6. Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa telah sesuai, klik tombol Simpan Dokumen Pelengkap
untuk menyimpan data dokumen pelengkap.
7. Klik Ya pada pesan konfirmasi yang ditampilkan untuk melanjutkan proses simpan detil barang.
8. Data dokumen pelengkap yang berhasil disimpan akan ditampilkan pada daftar dokumen pelengkap.
29. User dapat melakukan perubahan dokumen pelengkap yang telah disimpan, dengan terlebih dahulu
memilih data yang akan diubah, kemudian klik Edit Data.
30. User juga dapat menghapus dokumen pelengkap yang tidak sesuai, dengan terlebih dahulu memilih
data yang akan diubah, kemudian klik Hapus Data.
Catatan:
Untuk mengupload detil barang, sebelumnya terlebih dahulu user harus mengunduh (download) format
file upload excel dengan klik pada download contoh format file di sini. Sesuaikan file excel detil barang
yang akan diupload dengan format file upload. Jika telah sesuai, untuk mengupload file excel tersebut,
klik tombol Pilih File.
Pilih file yang akan diupload, kemudian klik tombol Open. Lalu klik tombol Upload untuk mengupload file
detil barang.
Untuk mengirimkan data pengajuan, klik tombol Kirim Data. Klik Ya pada pesan konfirmasi yang
ditampilkan untuk melanjutkan pengiriman pengajuan.
Silakukan lakukan pembayaran sejumlah yang tertera pada SPB dengan batas waktu maksimal 3 hari kerja
sejak pembuatan nomor SPB. User dapat melihat SPB untuk pengajuan yang telah dikirim pada menu SPB
yang dapat diakses dengan memilih Menu Utama » Daftar Pengajuan » SPB.
3. Sesuaikan isian pada masing-masing kolom header. Klik tombol Halaman Berikutnya untuk
melanjutkan ke proses berikutnya.
5. Sesuaikan juga data pada detil barang dan dokumen pelengkap. Jika seluruh data telah sesuai, selalu
simpan perubahan dengan klik tombol Simpan Detil Barang (untuk menyimpan perubahan data detil
barang); klik tombol Simpan Dokumen Pelengkap (untuk menyimpan perubahan data dokumen
pelengkap).
6. Untuk menghapus data pengajuan, sebelumnya user harus memilih 1 (satu) data pengajuan yang
akan dihapus dari tabel daftar draft pengajuan. Kemudian klik tombol Hapus.
Catatan:
4. Selanjutnya akan menampilkan detil data pengajuan surat keterangan yang telah dipilih.
sebelumnya.
4. Selanjutnya akan menampilkan detil data pengajuan surat keterangan yang telah dipilih
sebelumnya.
NOTE : Jika pengajuan tidak dapat diubah, maka user diharuskan mengajukan permohonan ulang.
2. Setelah halaman preview detil dokumen pengajuan ditampilkan, lihat pada bagian Keterangan untuk
mengetahui alasan data pengajuan ditolak.
3. Untuk melakukan perbaikan data, klik tombol Perbaiki Data. User akan dihadapkan dengan form
perbaikan data pengajuan. Silakan perbaiki pengajuan sesuai dengan catatan dari petugas evaluator.
4. Jika perbaikan data pengajuan telah selesai dan seluruh data dirasa telah sesuai, klik tombol Kirim
data untuk mengirim kembali dokumen pengajuan.
Catatan:
INFO : Surat keterangan pengajuan diterbitkan secara elektronik melalui sistem INSW e-bpom sehingga
tidak memerlukan cap dan tanda tangan basah.
Sesuaikan seluruh isian kolom serta persyaratan dokumen dengan berkas resmi yang dimiliki. Jika seluruh
data telah sesuai, klik tombol Simpan Data untuk menyimpan perubahan data profil perusahaan.
Catatan:
- Kolom Komoditas dipilih salah satu dari daftar yang ada sesuai dengan jenis komoditas yang akan
ditambahkan.
- Kolom Diajukan Ke dipilih salah satu dari daftar yang ada sesuai dengan kantor bpom tempat
pengajuan permohonan ditujukan.
- Lampirkan (upload) hasil scan dokumen API atau APU. Klik tombol Pilih File untuk memilih
dokumen yang akan diunggah (uplaod).
- Lampirkan pula hasil scan surat permohonan penambahan komoditas yang telah dibuat dan
ditandatangani. User dapat mengunggah (download) format surat permohonan penambahan
komoditas dengan klik Download.
4. Bila seluruh data pada form tambah komoditas telah sesuai, klik tombol Simpan untuk menyimpan
data komoditas; atau klik tombol Batal untuk membatalkan proses tambah data komoditas.
Catatan:
- Produk yang statusnya berwarna biru, menandakan bahwa produk tersebut adalah produk
prioritas.
- Produk yang statusnya berwarna kuning, menandakan bahwa produk tersebut adalah produk non
prioritas.
- Apabila perusahaan melakukan pengajuan rekomendasi dengan menggunakan produk prioritas,
maka pengajuan tersebut akan masuk dalam kategori pengajuan prioritas dan tidak perlu melalui
proses validasi petugas.
Catatan:
- Kolom Nama Lengkap diisi dengan nama lengkap dari penanggung jawab yang akan ditambahkan.
- Kolom Jabatan diisi dengan jabatan yang dimiliki oleh penanggung jawab.
- Kolom No. SIK diisi dengan nomor surat izin kerja milik penanggung jawab (optional).
- Kolom Alamat diisi dengan alamat lengkap dari penanggung jawab.
- Kolom Email diisi dengan email aktif yang dimiliki oleh penanggung jawab.
- Kolom No. Telepon / HP diisi dengan nomor telepon atau ponsel (aktif) yang dimiliki oleh
penanggung jawab.
3. Sesuaikan isian pada masing-masing kolom, klik tombol Simpan untuk mengubah data penanggung
jawab sebelumnya.
6. Pada pesan konfirmasi yang muncul, klik Ya untuk melanjutkan proses hapus data penananggung
jawab; atau klik tidak untuk membatalkan prosess hapus data penananggung jawab.
NOTE : Tanda bintang (*) yang berada di akhir nama kolom menandakan bahwa kolom tersebut wajib diisi.
Dengan kata lain apabila kolom tersebut tidak diisi, maka data tidak dapat diproses
Sejarah Versi
Rahasia 44
Aplikasi e-BPOM (Importir)