2018 SKEMA SERTIFIKASI OKUPASI

LSP-P1 SMK STAF ADMINISTRASI

KLUSTER FILLING
NEGERI 1 ENDE (Penanganan Penyimpanan dan
Penemuan Kembali Surat dan Dokumen)

Persyaratan sertifikasi khusus bagi pemohon, yang berkaitan dengan kategori profesi Staf
Administrasi di Paket Kejuruan Administrasi Perkantoran SMK yang ditetapkan dengan
menggunakan standar SKKNI Administrasi Perkantoran kluster Filing dan aturan khusus yang
mengacu kepada SKKNI untuk jenjang sertifikasi level 2

SKEMA SERTIFIKASI OKUPASI

STAF ADMINISTRASI
KLUSTER FILLING
(Penanganan penyimpanan dan penemuan kembali surat dan dokumen)

Ditetapkan tanggal: Disahkan tanggal:

Oleh, Oleh,
 SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI Adminnistrasi Perkantoran
STAF ADMINISTRASI

Fransisco Soares,SP.d,MP.d Emi Erawati , S.Pd

Ketua Komite Skema Ketua LSP

Nomor Dokumen : SKM 02/ADM/LSP-P1 SMKN1ENDE/2018

Nomor Salinan : 0
Status Distribusi :

√ Terkendali

Tidak terkendali

1. LATAR BELAKANG
1.1. Menyikapi kondisi administrasi di Indonesia, dimana masih sulit ditemukannya tenaga kerja
yang profesional di bidang administrasi yang memiliki sertifkat terlisensi. Seiring dengan
kebutuhan tersebut, LSP P1 SMK memfasilitasi sertfikasi kompetensi yang terlisensi BNSP
dengan memperhatikan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) di bidang
Administrasi.
1.2. Sertifikasi kompetensi dibidang Administrasi dengan level kualifikasi level 2 Staf Administrasi
dilakukan untuk meningkatkan kualitas lulusan SMK agar profesional di bidang Administrasi.

2. RUANG LINGKUP SKEMA SERTIFIKASI

2.1. Pedoman ini berisi prinsip dan persyaratan umum skema sertifikasi Staf Administrasi, suatu
paket kompetensi yang mencakup kemampuan kerja setiap individu yang sesuai dengan
Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) bidang Administrasi.
2.2. Penjenjangan kualifikasi kompetensi kerja ditentukan berdasarkan kebutuhan dunia kerja
dalam profesi Staf Administrasi di bidang Administrasi.

3. TUJUAN SERTIFIKASI
3.1. Memastikan dan memelihara kompetensi Staf Administrasi di bidang Administrasi sehingga
kompeten dan mampu menjalankan tugasnya dengan professional.

LSP-P1 SMK SMKN 1 ENDE 2018 2

 SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI Adminnistrasi Perkantoran
STAF ADMINISTRASI

3.2. Acuan bagi Assesor dan Asesi

3.3. Meningkatkan profesionalisme Staf Administrasi sesuai dengan standardisasi yang divalidasi
oleh Lembaga Sertifikasi serta meningkatkan kualitas sertfikasi profesi yang kredibel sesuai
dengan kebutuhan dunia usaha dan industri.

4. ACUAN NORMATIF
4.1. UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
4.2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional.
4.3. PP 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional
4.4. Keppres No. 8 Tahun 2012 tentang KKNI
4.5. SKKNI No. KEP.195/MEN/IV/2007 Tentang Penetapan SKKNI Sektor Administrasi
Perkantoran
4.6. Permenakertrans No. 5 tahun 2012 tenang Standar Kompetensi Kerja Nasional.
4.7. Pedoman BNSP 210 tahun 2014 tentang Pedoman Pengembangan dan Pemeliharaan Skema
Sertifikasi
4.8. ISO 17024: Rev. 2012. General requirement for bodies operating certification systems of
persons.
4.9. Tata cara penetapan SKKNI Permenakertrans No 8 Tahun 2012

5. KEMASAN / PAKET KOMPETENSI

5.1. Jenis Kemasan : SKKNI Administrasi Perkantoran Staf Administrasi Level 2
Cluster Filling
5.2. Rincian Unit Kompetensi atau Uraian Tugas
Level Kualifikasi Level 2 Staf Administrasi
NO KODE UNIT JUDUL UNIT KOMPETENSI
1 ADM.PK01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor
2 ADM.PK02.000.01 Melakukan Penyimpanan Surat/Dokumen
3 ADM.PK02.011.01 Mengatur Penggandaan/Pengumpulan Dokumen
4 ADM.PK02.013.01 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
5 ADM.PK02.014.01 Memelihara Data di Komputer
6 ADM.PK02.020.01 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar

6. Persyaratan Dasar Permohonan Sertifikasi

LSP-P1 SMK SMKN 1 ENDE 2018 3

 SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI Adminnistrasi Perkantoran
STAF ADMINISTRASI

Siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang telah memperoleh materi pembelajaran
mengenai unit-unit kompetensi yang tercantum dalam daftar unit kompetensi Kualifikasi
II

7. Hak Pemohon Sertifikasi dan Kewajiban Pemegang Sertifikat

7.1. Hak Pemohon:
7.1.1. Peserta berhak mengikuti uji kompetensi untuk seluruh unit kompetensi
dalam lingkup kualifikasi II secara sekaligus atau secara bertahap.
7.1.2. Peserta yang dinyatakan kompeten dalam asesmen pada seluruh unit
kompetensi pada Kualifikasi II berhak memperoleh sertifikat
kompetensi(certificate of competence).
7.1.3. Peserta yang kompeten pada beberapa unit kompetensi (bukan seluruh unit
kompetensi) maka berhak mendapatkan surat keterangan (skill pasport)
untuk unit-unit yang dinyatakan kompeten. Peserta yang belum kompeten
pada beberapa unit kompetensi dapat mengikuti uji kompetensi ulang pada
unit kompetensi yang belum kompeten untuk mencapai Kualifikasi II
7.1.4. Jangka waktu untuk menyelesaikan seluruh unit dalam Kualifikasi II sesuai
klausul adalah 3 (tiga) tahun terhitung sejak tanggal mengikuti uji
kompetensi Kualifikasi II.
7.1.5. Peserta yang dalam jangka waktu tiga tahun belum menyelesaikan seluruh
unit kompetensi pada Kualifikasi II maka dianggap gugur dan diwajibkan
mengikuti uji kompetensi ulang untuk seluruh unit kompetensi dan surat
keterangan (skill pasport) atau sertifikat kompetensi yang telah dimiliki
dinyatatkan tidak berlaku (expired).
7.1.6. Peserta yang dalam jangka waktu tiga tahun atau kurang dari tiga tahun
dapat menyelesaikan seluruh unit kompetensi pada Kualifikasi II, maka akan
diterbitkan sertifikat kompetensi Kualifikasi II yang berlaku 3 (tiga) tahun
terhitung sejak tanggal diterbitkannya sertifikat kompetensi tersebut.

7.2. Kewajiban Pemegang Sertifikat

LSP-P1 SMK SMKN 1 ENDE 2018 4

 SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI Adminnistrasi Perkantoran
STAF ADMINISTRASI

7.2.1. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan lingkup sertifikat kompetensi dan

tetap menjaga kode etik profesi.
7.2.2. Mengikuti program surveilan untuk pemeliharaan kompetensi pemegang
sertifikat.

8. Biaya Sertifikasi
8.1 Sumber pembiayaan sertifikasi dapat berasal dari :
1. Peserta uji
1. Pemerintah
2. Sumber pendanaan lainnya

9. Proses Sertifikasi
9.1. Persyaratan pendaftaran:
9.1.1. Mengisi formulir pendaftaran sertifikasi (APL-01)
9.1.2. Mengisi formulir penilaian mandiri (APL-02)
9.1.3. Fotocopy identitas diri KTP/SIM atau identitas lain yang masih berlaku
9.1.4. Fotocopy bukti pembayaran biaya sertifikasi
9.1.5. Fotocopy raport
9.1.6. Pasfoto berwarna ukuran 3 cm x 4 cm dan 4 m x 6 cm, masing-masing
sebanyak 3 lembar.

9.2. Proses Sertifikasi

Proses sertifikasi dilaksankan di Tempat Uji kompetensi (TUK) dan melibatkan
asesor kompetensi. Adapun persyaratan Tempat Uji Kompetensi (TUK) adalah harus
sudah diverifikasi dan mendapatkan lisensi dari LSP-P1 SMK NEGERI 1 ENDE
Sedangkan persyaratan asesor kompetensi adalah sebagai berikut:
a. Memiliki sertifikat asesor kompetensi yang diterbitkan oleh Badan
Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).
b. Memiliki sertifikat kompetensi teknis administrasi.
c. Memiliki pengalaman kerja di bidang administrasi minimal 3 tahun baik
sebagai praktisi maupun akademisi.

LSP-P1 SMK SMKN 1 ENDE 2018 5

 SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI Adminnistrasi Perkantoran
STAF ADMINISTRASI

d. Mampu berbuat dan bersikap independen, jujur, dan berintegritas

dalam menjalankan kegiatan sertifikasi.

Proses sertifikasi dilaksankan melalui tahapan sebagai berikut:

9.2.1. Petugas di Tempat Uji Kompetensi (TUK) memeriksa dan menelaah
dokumen persyaratan calon peserta uji sertifikasi.
9.2.2. Asesor kompetensi yang telah memperoleh penugasan dari LSP-P1 SMK
NEGERI 1 ENDE, mempelajari rencana asesmen yang telah disediakan oleh
LSP-P1 SMK NEGERI 1 ENDE untuk disesuaikan dengan karakteristik peserta
sertifikasi (jika diperlukan).
9.2.3. Asesor kompetensi menelaah formulir APL-02 yang telah diisi peserta uji
sertifikasi, menelaah dokumen yang dilampirkan, serta
mendiskusikan/mengklarifikasi dengan peserta sertifikasi dan atau pihak
lain yang relevan, mendiskusikan rencana asesemen dengan peserta
sertifikasi, melakukan penyesuaian yang diperlukan dan membuat
kesepakatan dengan peserta sertifikasi
9.2.4. Berdasarkan hasil telaah dokumen, asesor kompetensi membuat keputusan
apakah peserta sertifikasi direkomendasikan Kompten (K) karena dokumen
telah VATM atau dilanjutkan dengan proses uji kompetensi karena dokumen
yang dilampirkan belum VATM.
9.2.5. Peserta sertifikasi kompetensi yang direkomendasikan untuk uji kompetensi
dikoordinasi oleh petugas TUK dan LSP-P1 SMK NEGERI 1 ENDE untuk teknis
pelaksanaan uji kompetensi yang menyangkut jadwal dan lokasi uji.
9.2.6. Asesor yang ditugaskan melaporkan hasil asesmen kepada LSP-P1 SMK
NEGERI 1 ENDE

9.3. Proses Uji Kompetensi

9.3.1. Uji kompetensi dilaksanakan bagi peserta sertifikasi yang belum memenuhi
kecukupan bukti (belum VATM)
9.3.2. Uji kompetensi dilakukan melalui:

LSP-P1 SMK SMKN 1 ENDE 2018 6

 SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI Adminnistrasi Perkantoran
STAF ADMINISTRASI

a. Uji praktik manual, dan /atau mengoperasikan sistem akuntansi berbasis

komputer
b. Uji teori (tertulis)
9.3.3. Urutan proses uji kompetensi adalah diawali dengan uji praktik manual dan
/atau dengan mengoperasikan sistem akuntansi berbasis computer,
dilanjutkan dengan uji teori (tertulis)

9.4. Keputusan Sertifikasi

9.4.1. Berdasarkan laporan dan hasil rekomendasi oleh asesor kompetensi,
selanjutnya LSP-P1 SMK NEGERI 1 ENDE mengevaluasi, mempertimbangkan,
dan membuat keputusan sertifikasi.
9.4.2. Keputusan LSP-P1 SMK NEGERI 1 ENDE berupa pernyataan bahwa peserta
sertifikasi diputuskan Kompeten (K) atau Belum Kompeten (BK) pada
Kualifikasi II
9.4.3. Peserta sertifikasi yang diputuskan Kompeten (K) akan diterbitkan sertifikat
kompetensi Kualifikasi II , sedangkan peserta sertifikasi yang dinyatakan
Belum Kompeten (BK) akan diterbitkan surat keterangan kompetensi (skill
passport).
9.4.4. Hasil keputusan sertifikasi diinformasikan kepada pihak - pihak yang
relevan.
9.5. Pembekuan dan Pencabutan Sertifikat
9.5.1. Sertifikat kompetensi bidang Administrasi Perkantoran dapat dibekukan/dicabut jika:
a. Tidak memenuhi ketentuan skema sertifikasi;
b. Sertifikat sudah kadaluwarsa/expired, dan tidak memperpanjang sertifikat
kembali
c. Melakukan tindakan pidana yang merugikan orang lain, baik secara finansial,
maupun non finansial
d. Menyalahgunakan sertifikat yang dapat merugikan LSP-P1 SMK NEGERI 1
ENDE
e. Melanggar kode etik profesi Staf Administrasi

9.6. Pemeliharaan sertifikasi

9.6.1. Untuk memastikan bahwa pemegang sertifikat menunjukkan konsistensinya
sesuai dengan skema sertifikasi, LSP-P1 SMK NEGERI 1 ENDE, Bidang

LSP-P1 SMK SMKN 1 ENDE 2018 7

 SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI Adminnistrasi Perkantoran
STAF ADMINISTRASI

Administrasi Perkantoran melakukan survailen terhadap pemegang sertifikat

sekurang-kurangnya sekali dalam satu tahun.
9.6.2. Survailen terhadap pemegang sertifikat dilakukan oleh petugas yang telah
ditetapkan oleh LSP-P1 SMK NEGERI 1 ENDE, Bidang Administrasi Perkantoran
dengan cara menguji secara acak 1 sampai 2 kriteria unjuk kerja dengan metode
yang sesuai.

9.7. Proses Sertifikasi Ulang

9.7.1 Sertifikasi ulang harus dilakukan setelah masa validasi berakhir, dengan
mempertimbangkan juga kompetensi tersebut masih dilakukan atau tidak.
9.7.2 Ada rekomendasi dari teman sejawat bahwa pemegang sertifikat masih aktif
melaksanakan tugas
9.7.3 Fokus metode asesmen
 Rekaman kegiatan asesmen.
 Interview
 Konfirmasi keberlangsungan pekerjaan yang memuaskan dan rekaman
pengalaman kerja.

9.8. Penggunaan Sertifikat

Peserta yang disertifikasi harus menandatangani persetujuan untuk:
9.8.1. Memenuhi ketentuan skema sertifikasi;
9.8.2. Tidak melakukan tindakan pidana yang merugikan orang lain, baik secara
finansial, maupun non finansial
9.8.3. Tidak menyalahgunakan sertifikat yang dapat merugikan LSP-P1 SMK NEGERI 1
ENDE
9.8.4. Tidak melanggar kode etik profesi Staf Administrasi

9.9. Banding
9.9.1. Banding merupakan proses pengajuan pengaduan dari peserta uji mengenai
ketidakpuasaan terkait pelaksanaan uji kompetensi yang telah dilaksanakan.
Proses pengajuan banding, yaitu:
9.4.5. Sekretariat LSP-P1 SMK NEGERI 1 ENDE menerima surat pengaduan dari
peserta uji mengenai ketidakpuasan pelaksanaan sertifikasi baik pada tahap
keputusan peserta sertifikasi, tahap pelaksanaan sertifikasi, dan atau tahap
rekomendasi oleh asesor kompetensi.

LSP-P1 SMK SMKN 1 ENDE 2018 8

 SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI Adminnistrasi Perkantoran
STAF ADMINISTRASI

9.4.6. Ketua LSP-P1 SMK NEGERI 1 ENDE membahas surat pengaduan bersama tim
teknis dan menyiapkan balasan atas pengaduan tersebut.
9.4.7. Surat balasan dikirim kepada pihak yang mengajukan banding

LSP-P1 SMK SMKN 1 ENDE 2018 9