Anda di halaman 1dari 7

PANDUAN

KOMUNIKASI INTERNAL

I. PENGERTIAN
Komunikasi internal terdiri atas dua kata yaitu Komunikasi dan Internal Kata
“komunikasi” berasal dari bahasa Latin, “comunis”, yang berarti membuat
kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar
katanya “communis” adalah “communico” yang artinya berbagi (Vardiansyah,
2004). Cangara (2010) menyatakan komunikasi adalah suatu transaksi, dimana
terjadi sebuah proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur
lingkungannya dengan, (1) membangun hubungan antar sesama manusia, (2)
melalui pertukaran informasi, (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku
orang lain, (4) berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu. Beberapa para ahli
mengkonsepkan komunikasi internal sebagai fungsi komunikasi yang secara
khusus dirancang oleh suatu kelompok untuk membangun dan membina
hubungan dengan stakeholder internal, sehingga tercipta kedekatan emosional
yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi
kesuksesan terkait pencapaian tujuan suatu kelompok. (Woodruffe, 1995;
Doorley & Garcia, 2007; Thereof, Welch & Jackson, 2007). Bovee dan Thill
(2000) mengatakan bahwa komunikasi ineternal merupakan pertukaran
informasi dan ide- ide dalam sebuah organsisasi. Argenti (2003) mengatakan
bahwa komunikasi internal adalah menciptakan suasana hormat untuk semua
karyawan yang berada dalam kelompok. Pengelolaan komunikasi datang
langsung dari salah satu manajer kedepan, dan dari supervisor untuk karyawan
tetapi ketika suatu kelompok tumbuh lebih besar dan lebih kompleks,
pengelolaan komunikasi sulit ditangani, sehingga diperlukan sebuah komunikasi
internal. Effendy (2004) mengatakan bahwa komunikasi internal adalah
pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu suatu
kelompok yang menyebabkan terwujudnya suatu kelompok tersebut lengkap
dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara
horizontal dan vertikal di dalam suatu kelompok yang menyebabkan pekerjaan
berlangsung (operasi dan manajemen). Komunikasi internal juga dikaitkan
dengan capaian efektifitas dalam proses komunikasi kerja dan membawa
harmoni di organisasi. Salah satu tugas komunikasi internal adalah semua
karyawan organisasi menerima informasi yang benar penting untuk pekerjaan
mereka pada waktu yang tepat (Rahajeng, 2012). Van Riel & Fombrun (2008)
menagatakan komunikasi internal merupakan kunci sebuah organisasi dalam
membangun organizational identification, sebuah kondisi dimana karyawan
merasa bangga untuk bekerja, memiliki rasa aman, dan rasa memiliki (sense of
belonging) kepada suatu kelompok yang diwujudkan dengan dedikasi secara
pribadi dalam kinerja. Dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh beberapa
tokoh di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa “komunikasi internal merupakan
pertukaran informasi secara timbal balik yang terjadi antara atasan dengan
bawahan, bawahan keatasan dan sesama anggota dalam tim guna untuk
membangun dan membina hubungan dengan stakeholder internal, sehingga
tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan melalui komitmen dan
keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan tim terkait pencapaian tujuan
suatu kelompok”.
Komunikasi Internal di klinik pratama adalah komunikasi oleh penanggung
jawab program program klinik pratama kepada pelaksana program klinik
pratama serta lintas program agar ada kesamaan persepsi untuk efektifitas
pelaksanaan program. Mekanisme komunikasi internal dilaksanakan melalui
pengarahan penanggung jawab kepada pelaksana program program maupun
pertemuan lintas program. Komunikasi internal dilaksanakan oleh pelaksana dan
penanggung jawab program program klinik. Komunikasi internal dilaksanakan
setiap bulan dan sewaktu-waktu apabila diperlukan

II. RUANG LINGKUP:


Komunikasi internal dilakukan secara timbal balik antara Kepala Klinik pratama
dengan penanggung jawab dan pelaksana yang berlaku di Klinik pratama.
Komunikasi internal dilakukan dengan cara:
a. Lokakarya mini
b. Pertemuan-pertemuan
c. Konsultasi/tatap muka
d. SMS dan Whatsapp
e. Telpon
f. E-mail

Komunikasi internal dilakukan untuk koordinasi dan membahas pelaksanaan dan


permasalahan dalam pelaksanaan Upaya/Kegiatan Klinik Pratama.

Rekomendasi hasil komunikasi internal ditindak lanjuti dalam pelaksanaan


perbaikan

III. TATA LAKSANA:


a. Komunikasi internal melalui lokakarya mini
Sumber : Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, Direktorat Jenderal
Bina Kesehatan Masyarakat, Depkes RI, 2006.
Prosedur : SOP Tentang Lokakarya Mini
Tujuan umum Lokakarya Mini adalah untuk meningkatkan fungsi klinik
melalui penggalangan kerja sama tim baik lintas program maupun lintas
sektor serta terlaksananya kegiatan sesuai dengan perencanaan.
Sedangkan tujuan khusus Minlok antara lain untuk :
1. Tergalangnya kerjasama tim baik lintas program maupun lintas sektor.
2. Terpantaunya hasil kegiatan sesuai dengan perencanaan.
3. Teridentifikasinya masalah dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Teridentifikasinya penyebab masalah serta diupayakannya pemecahan
masalah.
5. Tersusunnya rencana kerja untuk periode selanjutnya.
Mini lokakarya merupakan salah satu bentuk upaya untuk penggalangan dan
pemantauan berbagai kegiatan melalui pertemuan.
Ruang lingkup lokakarya mini meliputi dua hal pokok yaitu :
Lintas Program ¨Memantau pelaksanaan kegiatan ber-dasarkan
perencanaan dan memecahkan masalah yang dihadapi serta tersusunnya
rencana kerja baru. Pertemuan bertujuan untuk:
1. Meningkatkan kerjasama antar petugas intern klinik.
2. Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan
perencanaan yaitu Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK).
3. Meningkatkan motivasi petugas untuk dapat melaksanakan kegiatan
sesuai dengan perencanaan (RPK).
4. Mengkaji pelaksanaan rencana kerja (RPK) yang telah disusun,
memecahkan masalah yang terjadi dan menyusun upaya pemecahan
dalam bentuk rencana kerja yang baru.

Lintas Sektor: Dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat dan


dukungan sektor-sektor yang bersangkutan dalam pelaksanaan
pembangunan kesehatan. Pertemuan dilaksanakan untuk :

1. Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral dalam membina


dan mengembangkan peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan.
2. Mengkaji hasil kegiatan kerja sama, memecahkan masalah yang terjadi
serta menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja sama.

Lokakarya Bulanan Intern

Tujuan umum Lokakarya Bulanan Intern adalah untuk pemantauan hasil


kerja petugas dengan cara membandingkan rencana kerja bulan lalu dari
setiap petugas dengan hasil kegiatannya dan membandingkan cakupan
kegiatan dari daerah binaan dengan targetnya serta tersusunnya rencana kerja
bulan berikutnya.

Sedangkan Tujuan Khusus untuk :

1. Diketahuinya hasil kegiatan Klinik bulan lalu.


2. Disampaikannya hasil rapat dari Kabupaten/Kota, Kecamatan dan
berbagai kebijakan serta program.
3. Diketahuinya hambatan/ masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu.
4. Dirumuskannya rencana pemecahan masalah.
5. Disusunnya rencana kerja bulan baru.

Lokakarya Mini Bulanan, diselenggarakan dalam dua tahap yaitu :

Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama

Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama, merupakan Lokakarya


penggalangan Tim diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk
dapat terlaksananya rencana kegiatan.
Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penentuan penanggungjawab dan
pelaksana setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program
kerja dan wilayah kerja dilakukan pembagian habis kepada seluruh petugas,
dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya.

Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan yang pertama adalah sebagai berikut :

Masukan

1. Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentang peran,


tanggungjawab staf dan kewenangan klinik.
2. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan
klinik.
3. Informasi tentang tatacara penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action
= POA).

Proses

1. Inventarisasi kegiatan klinik


2. kegiatan lapangan/ daerah binaan.
3. Analisis beban kerja tiap petugas.
4. Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggungjawab daerah
binaan.
5. Penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA)

Keluaran

1. Rencana kegiatan (Plan Of Action POA) tahunan.


2. Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan sesuai dengan POA.
3. Matriks pembagian tugas dan daerah binaan.

Lokakarya Mini Bulanan Rutin

Lokakarya Bulanan ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari Lokakarya


Mini Bulanan yang pertama. Lokakarya Bulanan Rutin ini dilaksanakan
untuk memantau pelaksanaan POA, yang diiakukan setiap bulan secara
teratur.

Penanggungjawab penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan adalah Kepala


klinik, yang daiam pelaksanaannya dibantu staf klinik dengan mengadakan
rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan Rutin
adalah ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arch dan
kegiatan antara hal-hal yang direncanakan, pelaksanaannya serta hasilnya,
agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan
berdayaguna.

Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan adalah sebagai berikut :

Masukan

1. Laporan hasil kegiatan bulan lalu


2. Informasi tentang hasil rapat di Kabupaten/Kota
3. Informasi tentang hasil rapat di Kecamatan
4. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru

Proses

1. Analisis hambatan dan masalah, antara lain dengan mempergunakan PWS


2. Analisis sebab masalah, khusus untuk mutu dikaitkan dengan kepatuhan
terhadap standar pelayanan
3. Merurnuskan alternatif pemecahan masalah
Keluaran

1. Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan


2. Rencana kerja bulan yang baru

Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan

1. Pengarah : Kepala Klinik Pratama


2. Peserta: Seluruh petugas klinik.
3. Waktu: Waktu pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan disesuaikan dengan
kondisi dan situasi serta kesepakatan dengan Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota. Misalnya pada awal bulan atau hari Sabtu minggu
pertama atau hari lain yang dianggap tepat. Demikian halnya dengan
waktu penyelenggaraan diatur oleh klinik, misalnya penyelenggaraan
pada jam 10.00 — 15.00. Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa
Lokakarya Mini Bulanan dilaksanakan dengan melibatkan seluruh
petugas klinik, tanpa mengganggu aktivitas pelayanan serta dapat tercapai
tujuan.
4. Acara: Pada dasarnya susunan acara Lokakarya Mini Bulanan bersifat
dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan
kondisi klinik setempat. Sebagai contoh susunan acara Lokakarya Mini
adalah sebagai berikut

Lokakarya Mini Bulanan Yang pertama disebut juga dengan Lokakarya


Penggalangan Tim

1. Pembukaan
2. Dinamika kelompok
3. Pengenalan program baru
4. POA klinik
5. Analisa beban kerja petugas
6. Pembagian tugas dan desa binaan
7. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

Lokakarya Mini Bulanan Rutin

1. Pembukaan
2. Dinamika Kelompok; menumbuhkan motivasi
3. Pengenalan program baru
4. Inventarisasi kegiatan bulan
5. Analisa pemecahan masalah dan pemecahan
6. Penyusunan kegiatan bulan yang akan datang
7. Pembagian tugas bulan yang akan datang
8. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

5. Tempat : Diupayakan agar Lokakarya Mini dapat diselenggarakan di


klinik, apabila tidak memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang
Iokasinya berdekatan dengan klinik. Ruang yang dipakai hendaknya
cukup untuk menampung semua peserta.
6. Persiapan : Sebelum pertemuan diadakan, perlu persiapan yang meliputi
:

 Pemberitahuan hari, tanggal dan jam.


 Pengaturan tempat, sebaiknya seperti huruf “U”.
 Papan tulis, spidol dan kertas lembar balik.
 Rencana Kerja Harian bulan lalu.
 Membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan lalu
dibandingkan dengan target bulanan per Desa, antara lain
menggunakan PINS.
 Buku catatan/notulen Rapat Dinas Kesehatan dan Rapat Lintas
Sektor/Kecamatan.
 Materi Pelajaran dan alat peraga yang digunakan.
 Formulir Rencana Kerja Bulanan secukupnya

b. Pertemuan/Rapat
SECARA sederhana rapat sama dengan pertemuan. Dalam istilah kerennya
disebut juga meeting. Rapat merupakan media untuk melakukan
musyawarah dan mufakat, khususnya dalam membahas masalah pelayanan
klinik. Hal ini dilakukan untuk menelaaah rencana kerja, target kegiatan dan
capaian hasil pelayanan. Pada dasarnya rapat bertujuan mempertemukan
berbagai sudut pandang, dan menyampaikan curah pendapat, dalam
menerapkan visi dan misi klinik. Rapat kerja yang dilaksanakan ada yang
bersifat evaluasi, konsultasi dan koordinasi.

1. Rapat Evaluasi
Mengadakan pertemuan dalam rangka evaluasi program kegiatan,
menyangkut target, capaian dan cakupan pelayanan. Pada tingkat klinik
pratama, biasanya disebut minilokakarya (minlok), sedangkan bersama
dinas kesehatan, semua puskesmas dan klinik bertemu dalam rapat kerja
kesehatan daerah (rakerkesda).
2. Rapat Konsultasi Menyelenggarakan pertemuan dalam upaya
konsultasi dengan dinas kesehatan atau jajaran institusi vertikal lainnya,
terutama yang menyangkut masalah pelaksanaan program dan
penggunaan anggaran (keuangan) kegiatan
3. Rapat Koordinasi
Melaksanakan pertemuan dalam rangka koodinasi terpadu kegiatan antar
program maupun antar instansi (lintas sektoral) yang terkait dengan
masalah kesehatan masyarakat, sehingga tercapai tujuan pembangunan
kesehatan yang menyeluruh
DALAM tatanan institusi lainnya yang terkait, pelaksanaan rapat kerja
tersebut umumnya dijalankan dengan teknis yang berbeda. Sedangkan dalam
tatanan pelayanan organisasi sosial politik, biasanya kegiatan rapat kerja
tersebut memiliki jenjang yang bertahap dari tingkat daerah sampai pusat.
Apapun nama rapatnya, tentu manfaatnya akan sama untuk melakukan
evaluasi, konsultasi dan koordinasi, dalam rangka mencapai tujuan institusi.

c. Konsultasi/tatap muka
Konsultasi merupakan permintaan penjelasan/petunjuk/ arahan atas suatu
hal/kegiatan kepada atasan/pimpinan/ orang yang diberi wewenang oleh
atasan/pimpinan sebagai konsultan.
Langkah-langkah yang dilakukan:
1. Petugas mempersiapkan bahan/materi konsultasi.
2. Petugas memberitahu konsultan bahwa dia akan melakukan konsultsi.
3. Konsultan menentukan waktu dan tempat konsultasi.
4. Petugas menyampaikan materi yang dikonsultasikan.
5. Konsultan menanyakan kejelasan petugas tentang hal-hal yang
disampaikan kepada petugas.
6. Konsultan memberi penjelasan/petunjuk/arahan kepada petugas.
7. Petugas dan konsultan mendokumentasikan kegiatan dan hasil
konsultasi.
d. SMS/Whatsapp
SMS/Whatsapp dilakukan baik perseorangan/antar petugas atau secara group.
Langkah-langkah pelaksanaan:
1. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
2. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan (komunikan).
3. Komunikator menentukan penggunaan sms/whatsapp pribadi/group.
4. Komunikator menulis pesan
5. Kkomunikator mengecek kebali pesan
6. Komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan
7. Komunikan memberikan umpan balik penyampaian pesan
8. Komunikan dan komunikator mendokumentasikan komunikasi.
e. Telpon
Telepon digunakan untuk komuniki langsung jarak jauh.
Langkah-langkah pelaksanaan:
1. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
2. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan telepon.
3. Komunikator menghubungi komunikan.
4. Komunikator berkkomunikasi dengan komunikan.
5. Komunikator mendokumentasika proses dan hasil komunikasi.

f. E-mail
Langkah-langkah pelaksanaan:
1. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
2. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan (komunikan).
3. Komunikator menulis pesan
4. Kkomunikator mengecek kebali pesan
5. Komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan
6. Komunikan memberikan umpan balik penyampaian pesan
7. Komunikan dan komunikator mendokumentasikan komunikasi.

IV. DOKUMENTASI:
a. SOP-SOP komunikasi internal
b. Bukti-bukti pelaksanaan komunikasi internal