KOMUNIKASI INTERNAL
I. PENGERTIAN
Komunikasi internal terdiri atas dua kata yaitu Komunikasi dan Internal Kata
“komunikasi” berasal dari bahasa Latin, “comunis”, yang berarti membuat
kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar
katanya “communis” adalah “communico” yang artinya berbagi (Vardiansyah,
2004). Cangara (2010) menyatakan komunikasi adalah suatu transaksi, dimana
terjadi sebuah proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur
lingkungannya dengan, (1) membangun hubungan antar sesama manusia, (2)
melalui pertukaran informasi, (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku
orang lain, (4) berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu. Beberapa para ahli
mengkonsepkan komunikasi internal sebagai fungsi komunikasi yang secara
khusus dirancang oleh suatu kelompok untuk membangun dan membina
hubungan dengan stakeholder internal, sehingga tercipta kedekatan emosional
yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi
kesuksesan terkait pencapaian tujuan suatu kelompok. (Woodruffe, 1995;
Doorley & Garcia, 2007; Thereof, Welch & Jackson, 2007). Bovee dan Thill
(2000) mengatakan bahwa komunikasi ineternal merupakan pertukaran
informasi dan ide- ide dalam sebuah organsisasi. Argenti (2003) mengatakan
bahwa komunikasi internal adalah menciptakan suasana hormat untuk semua
karyawan yang berada dalam kelompok. Pengelolaan komunikasi datang
langsung dari salah satu manajer kedepan, dan dari supervisor untuk karyawan
tetapi ketika suatu kelompok tumbuh lebih besar dan lebih kompleks,
pengelolaan komunikasi sulit ditangani, sehingga diperlukan sebuah komunikasi
internal. Effendy (2004) mengatakan bahwa komunikasi internal adalah
pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu suatu
kelompok yang menyebabkan terwujudnya suatu kelompok tersebut lengkap
dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara
horizontal dan vertikal di dalam suatu kelompok yang menyebabkan pekerjaan
berlangsung (operasi dan manajemen). Komunikasi internal juga dikaitkan
dengan capaian efektifitas dalam proses komunikasi kerja dan membawa
harmoni di organisasi. Salah satu tugas komunikasi internal adalah semua
karyawan organisasi menerima informasi yang benar penting untuk pekerjaan
mereka pada waktu yang tepat (Rahajeng, 2012). Van Riel & Fombrun (2008)
menagatakan komunikasi internal merupakan kunci sebuah organisasi dalam
membangun organizational identification, sebuah kondisi dimana karyawan
merasa bangga untuk bekerja, memiliki rasa aman, dan rasa memiliki (sense of
belonging) kepada suatu kelompok yang diwujudkan dengan dedikasi secara
pribadi dalam kinerja. Dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh beberapa
tokoh di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa “komunikasi internal merupakan
pertukaran informasi secara timbal balik yang terjadi antara atasan dengan
bawahan, bawahan keatasan dan sesama anggota dalam tim guna untuk
membangun dan membina hubungan dengan stakeholder internal, sehingga
tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan melalui komitmen dan
keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan tim terkait pencapaian tujuan
suatu kelompok”.
Komunikasi Internal di klinik pratama adalah komunikasi oleh penanggung
jawab program program klinik pratama kepada pelaksana program klinik
pratama serta lintas program agar ada kesamaan persepsi untuk efektifitas
pelaksanaan program. Mekanisme komunikasi internal dilaksanakan melalui
pengarahan penanggung jawab kepada pelaksana program program maupun
pertemuan lintas program. Komunikasi internal dilaksanakan oleh pelaksana dan
penanggung jawab program program klinik. Komunikasi internal dilaksanakan
setiap bulan dan sewaktu-waktu apabila diperlukan
Masukan
Proses
Keluaran
Masukan
Proses
1. Pembukaan
2. Dinamika kelompok
3. Pengenalan program baru
4. POA klinik
5. Analisa beban kerja petugas
6. Pembagian tugas dan desa binaan
7. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru
1. Pembukaan
2. Dinamika Kelompok; menumbuhkan motivasi
3. Pengenalan program baru
4. Inventarisasi kegiatan bulan
5. Analisa pemecahan masalah dan pemecahan
6. Penyusunan kegiatan bulan yang akan datang
7. Pembagian tugas bulan yang akan datang
8. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru
b. Pertemuan/Rapat
SECARA sederhana rapat sama dengan pertemuan. Dalam istilah kerennya
disebut juga meeting. Rapat merupakan media untuk melakukan
musyawarah dan mufakat, khususnya dalam membahas masalah pelayanan
klinik. Hal ini dilakukan untuk menelaaah rencana kerja, target kegiatan dan
capaian hasil pelayanan. Pada dasarnya rapat bertujuan mempertemukan
berbagai sudut pandang, dan menyampaikan curah pendapat, dalam
menerapkan visi dan misi klinik. Rapat kerja yang dilaksanakan ada yang
bersifat evaluasi, konsultasi dan koordinasi.
1. Rapat Evaluasi
Mengadakan pertemuan dalam rangka evaluasi program kegiatan,
menyangkut target, capaian dan cakupan pelayanan. Pada tingkat klinik
pratama, biasanya disebut minilokakarya (minlok), sedangkan bersama
dinas kesehatan, semua puskesmas dan klinik bertemu dalam rapat kerja
kesehatan daerah (rakerkesda).
2. Rapat Konsultasi Menyelenggarakan pertemuan dalam upaya
konsultasi dengan dinas kesehatan atau jajaran institusi vertikal lainnya,
terutama yang menyangkut masalah pelaksanaan program dan
penggunaan anggaran (keuangan) kegiatan
3. Rapat Koordinasi
Melaksanakan pertemuan dalam rangka koodinasi terpadu kegiatan antar
program maupun antar instansi (lintas sektoral) yang terkait dengan
masalah kesehatan masyarakat, sehingga tercapai tujuan pembangunan
kesehatan yang menyeluruh
DALAM tatanan institusi lainnya yang terkait, pelaksanaan rapat kerja
tersebut umumnya dijalankan dengan teknis yang berbeda. Sedangkan dalam
tatanan pelayanan organisasi sosial politik, biasanya kegiatan rapat kerja
tersebut memiliki jenjang yang bertahap dari tingkat daerah sampai pusat.
Apapun nama rapatnya, tentu manfaatnya akan sama untuk melakukan
evaluasi, konsultasi dan koordinasi, dalam rangka mencapai tujuan institusi.
c. Konsultasi/tatap muka
Konsultasi merupakan permintaan penjelasan/petunjuk/ arahan atas suatu
hal/kegiatan kepada atasan/pimpinan/ orang yang diberi wewenang oleh
atasan/pimpinan sebagai konsultan.
Langkah-langkah yang dilakukan:
1. Petugas mempersiapkan bahan/materi konsultasi.
2. Petugas memberitahu konsultan bahwa dia akan melakukan konsultsi.
3. Konsultan menentukan waktu dan tempat konsultasi.
4. Petugas menyampaikan materi yang dikonsultasikan.
5. Konsultan menanyakan kejelasan petugas tentang hal-hal yang
disampaikan kepada petugas.
6. Konsultan memberi penjelasan/petunjuk/arahan kepada petugas.
7. Petugas dan konsultan mendokumentasikan kegiatan dan hasil
konsultasi.
d. SMS/Whatsapp
SMS/Whatsapp dilakukan baik perseorangan/antar petugas atau secara group.
Langkah-langkah pelaksanaan:
1. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
2. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan (komunikan).
3. Komunikator menentukan penggunaan sms/whatsapp pribadi/group.
4. Komunikator menulis pesan
5. Kkomunikator mengecek kebali pesan
6. Komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan
7. Komunikan memberikan umpan balik penyampaian pesan
8. Komunikan dan komunikator mendokumentasikan komunikasi.
e. Telpon
Telepon digunakan untuk komuniki langsung jarak jauh.
Langkah-langkah pelaksanaan:
1. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
2. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan telepon.
3. Komunikator menghubungi komunikan.
4. Komunikator berkkomunikasi dengan komunikan.
5. Komunikator mendokumentasika proses dan hasil komunikasi.
f. E-mail
Langkah-langkah pelaksanaan:
1. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
2. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan (komunikan).
3. Komunikator menulis pesan
4. Kkomunikator mengecek kebali pesan
5. Komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan
6. Komunikan memberikan umpan balik penyampaian pesan
7. Komunikan dan komunikator mendokumentasikan komunikasi.
IV. DOKUMENTASI:
a. SOP-SOP komunikasi internal
b. Bukti-bukti pelaksanaan komunikasi internal