Anda di halaman 1dari 5

Prosiding Annual Research Seminar 2017 ISBN : 979-587-705-4

Computer Science and ICT Vol. 3 No. 1

Pengukuran E-Readiness Menggunakan


Framework Stope Pada Proses Pengajuan Cuti
Akademik Perguruan Tinggi
Faozi Septikhtiarif Sri Handayaningsih2)
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Program Studi Teknik Informatika, Fakultas
Teknologi Industri, Universitas Ahmad Dahlan Teknologi Industri, Universitas Ahmad Dahlan
Jl. Prof. Dr. Soepomo, S.H., Janturan, Umbulharjo, Jl. Prof. Dr. Soepomo, S.H., Janturan, Umbulharjo,
Yogyakarta 55164 Yogyakarta 55164
Telp : (0274) 563515, 511830, 379418, 371120, Telp : (0274) 563515, 511830, 379418, 371120,
Fax : (0274) 564604 Fax : (0274) 564604
E-mail : Faozi.septikhtiariff@gmail.com E-mail : sriningsih@tif.uad.ac.id

Abstrak - Untuk meningkatkan kualitas layanan kepada informasi didasari pengukuran level kematangan
mahasiswa, perguruan tinggi perlu mengoptimalkan dengan maksud penerapan yang akan dilakukan sesuai
implementasi teknologi informasi agar menjadi efektif dengan kebutuhan stakeholdernya dan dapat
dan efisien, salah satu bentuk layanan yang diberikan membantu aktivitas organisasi menjadi lebih efektif
kepada mahasiswa yaitu pengajuan cuti akademik.
Dalam prosesnya layanan ini dapat dikatakan belum
dan efisien.
efektif karena sifatnya yang konvensional, sehingga Dewasa ini banyak perguruan tinggi yang telah
diperlukannya penerapan teknologi informasi pada menggunakan SIA (sistem informasi akademik)
layanan tersebut. Keberhasilan penerapan sangat dalam membantu layanan akademik kepada
ditentukan oleh sejauh mana kesiapan organisasi stakeholdernya, namun sistem informasi kurang
terhadap penerapan tersebut. Penelitian ini bertujuan
efektif dalam beberapa fitur [2] sehingga pencapaian
untuk mengukur kesiapan perguruan tinggi terhadap
penerapan e-layanan pengajuan cuti akademik. proses bisnis yang ada pada lingkungan perguruan
Pengukuran e-readiness pada penelitian ini tinggi menjadi lambat serta pelayanan kurang
menggunakan framework STOPE yang terdiri dari tiga maksimal [3].
level yaitu domain, subdomain (isu), dan sub-subdomain Salah satu layanan yang kurang maksimal dengan
(faktor) dan skala 4 titik Centre for International adanya TI yaitu layanan pengajuan cuti akademik
Development / CID (Harvard Cyber Law) yang
untuk mahasiswa hal tersebut tidak sesuai dengan
digunakan dalam menentukan level kematangan. Hasil
pengukuran e-readiness pengajuan cuti akademik salah satu visi dari perguruan tinggi adalah memberi
perguruan tinggi berada ditingkat 4 (sangat siap), hal ini layanan admisi, administrasi dan informasi akademik
menunjukan bahwa perguruan tinggi tersebut sangat secara bertanggung jawab, tepat, cepat, akurat dan
siap dalam menerima implementasi e-layanan ramah, untuk mencapai visi tersebut perguruan tinggi
pengajuan cuti akademik. perlu menerapkan atau melakukan pengembangan
Kata Kunci : E-readiness, Framework STOPE, terhadap sistem layanan pengajuan cuti akademik,
Pengajuan Cuti Akademik menurut [4] Pengembangan sistem (systems
development) merupakan penyusunan suatu sistem
1. PENDAHULUAN yang baru untuk menggantikan sistem yang lama
Penerapan sistem dan teknologi informasi pada secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang
organisasi merupakan suatu tuntutan dalam membantu telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau
penyelenggaraan aktivitas pada organisasi, sistem dan diganti disebabkan karena beberapa hal sehinggan
teknologi informasi yang diterapkan merupakan aset perlu dilakukannya pengembangan sistem. Dengan
bagi suatu organisasi yang apabila dikelola dengan adanya proses otomasi yang diterapkan akan
baik akan memberikan kelebihan untuk memuduhkan orang tua dalam mengontrol kegiatan
berkompetensi sekaligus meningkatkan kemungkinan akademik yang dilakukan oleh anaknya [5].
kesuksesan bagi organisasi [1]. Perguruan tinggi Keberhasilan dalam menerapkan atau penerimaan e-
merupakan organisasi pendidikan yang dituntut untuk layanan pengajuan cuti akademik sangat ditentukan
menerapkan sistem dan teknologi informasi dalam oleh kesiapan (readiness) perguruan tinggi khususnya
proses pelayanan akademiknya, salah satu proses pada bidang atau departemen sistem informasi dan
layanan yaitu pengajuan cuti akademik untuk komunikasi serta akademik, baik dari segi strategi,
mahasiswa yang merupakan pelayanan yang ada pada infrastruktur, SDM, maupun organisasi tersebut.
setiap perguruan tinggi. Penerapan teknologi

173
Prosiding Annual Research Seminar 2017 ISBN : 979-587-705-4
Computer Science and ICT Vol. 3 No. 1
E-readiness merupakan kemampuan untuk menggunakan perangkat MS excel pada sistem
mengejar kesempatan menciptakan suatu nilai dengan operasi windows 8
difasilitasi oleh penggunaan internet. E-readiness Instrumen yang digunakan berupa kuisioner
penting bagi organisasi yang berupaya mengadopsi e- yang dikembangkan oleh [8].
business untuk melaksanakan analisis bisnis dan
memastikan implementasi yang produktif dan 2.2 Analisis Kondisi Saat ini
bermanfaat [6]. Alat ukur pada level mikro ini Tahapan analisis ini merupakan aktivitas dalam
bermanfaat untuk menentukan kriteria desain, memahami kondisi saat ini terhadap objek yang akan
perencanaan, implementasi dan monitoring sehingga diukur.
penilaian yang dihasilkan tersebut benar-benar
dapat dijadikan komponen pertimbangan untuk 2.3 Populasi dan Sampel
merancang program pengembangan masyarakat Populasi dan sampel pada penelitian ini adalah
,bahkan pengembangan SDM [7]. seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengajuan
Dalam penelitian ini akan dilakukan pengukuran cuti akademik.
e-readiness pada penerapan e-layanan pengajuan cuti
akademik yang menghasilkan nilai e-readiness proses 2.4 Menggunakan Framework STOPE
pengajuan cuti akademik. Dengan adanya penelitian a. Modifikasi Framework STOPE
ini diharapkan dapat dijadikan acuan untuk Beberapa item pada Framework STOPE
pengembang yaitu Bidang atau departemen teknologi dimodifikasi/ dieliminasi terutama pada bagian
informasi dalam menerapkan e-layanan pengajuan sub-domain/ isu dan sub-sub-domain/ faktor
cuti akademik dan untuk Bidang atau departemen agar dapat digunakan pada penelitian ini.
Akademik sebagai pihak yang memiliki proses b. Penyusunan Instrumen Pengambiln Data
pengajuan cuti akademik. Penyusunan instrumen pengambil data berupa
kuisioner mengacu pada hasil modifikasi
Penelitian ini menggunakan pendekatan sebelumnya. Kuisioner ditunjukan untuk
framework STOPE (strategy, technology, mendapatkan nilai importance dan measure
organization, people, and environment) yang telah pada masing-masing level
disesuaikan dengan studi kasus. Framework STOPE c. Survei dan Pengambilan Data
dipilih karena memiliki domain-domain yang Pengambilan data dilakukan pada lokasi objek
merupakan integrasi dari berbagai faktor yang pernah penelitian. Hasilnya berupa data mentah dari
dipakai pada berbagai penelitian untuk mengukur e- jawaban responden
readiness [8]. Framework tersebut juga telah d. Pengolahan Data
dikembangkan dan dipakai untuk mengevaluasi Pengolahan data dijadikan landasan untuk
berbagai permasalahan teknologi informasi dan analisa dan memberikan pemeringkatan
komunikasi (TIK), seperti perencanaan e-government kesiapan.
dan e-business [9] dan [10] maupun manajemen
keamanan informasi [11]. Bahkan menurut [8], 2.5 Analisa dan Pemeringkatan
framework STOPE memiliki pengembangan model Hasil pengolahan dijadikan landasan untuk
analisa matematis yang memungkinkan dilakukan analisa dan memberikan dan pemeringkatan e-
penilaian e-readiness dan pembandingan tingkat readiness pada objek penelitian. Pemeringkatan e-
pengaruhnya terhadap nilai e-readiness sekaligus pada readiness menggunakan pemeringkatan e-readiness
tiga level yang berbeda (domain, sub-domain, dan skala 4 titik yang dikeluarkan oleh [12].
sub-sub-domain).
2.6 Rekomendasi
2. METODOLOGI PENELITIAN Tahapan selanjutnya yang dilakukan yaitu
membuat rekomendasi-rekomendasi atas
2.1 Bahan dan Alat permasalahan-permasalahan yang dihadapi ketika
Bahan penelitian yang dipakai pada penelitian ini dilakukan implementasi e-layanan pengajuan cuti
berupa: akademik
Data primer yang berupa hasil pengisian
kuisioner responden, dimana data ini akan 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
digunakan sebagai data utama dalam penelitian 3.1 Populasi dan Sampel
ini.
Populasi dan Sampel yang ditentukan untuk
Data sekunder berupa literatur dan dokumen
menjadi responden penelitian e-readiness
yang berkaitan dengan penelitian.
implementasi pengajuan cuti akademik adalah :
Alat yang digunakan yaitu : 1. Bidang atau Departemen Akademik :
Satu buah laptop dengan spesifikasi cukup a. Pimpinan
untuk melakukan penghitungan statistik b. Kepala Bidang beserta Kepala Urusan
Akademik

174
Prosiding Annual Research Seminar 2017 ISBN : 979-587-705-4
Computer Science and ICT Vol. 3 No. 1
2. Bidang atau Depatemen Teknologi Informasi: Tabel 2. Hasil perhitungan level sub domain
Pimpinan, Kepala Bidang dan semua Kepala Measure
Urusan yang ada pada struktur organisasi No Sub Domain/ Isu %
(skala 4)
3. Dekan/ Wakil Dekan Domain Strategi
4. Kaprodi 1 Kepemimpinan TI 2,5 83%
5. Dosen/ Dosen Pembimbing Akademik
Rencana
6. Mahasiswa 2 2,23 74%
Pengembangan
3.2 Menggunakan Framework STOPE Domain Teknologi
a. Modifikasi Framework STOPE 1 Infrastruktur Dasar TI 2,84 95%
Framewrok yang digunakan ini perlu 2 Infrastruktur TI e-
dimodifikasi untuk menyesuaikan dengan studi 2,46 82%
layanan
kasusnya [8]. 3 Pengadaan TI 2,74 91%
4 Dukungan TI 2,69 90%
Tabel 1. Item yang dimodifikasi/ dieliminasi
Item yang dimodifikasi/ Domain Organisasi
No. Domain
dieliminasi 1 Regulasi TI 2,13 71%
2 Manajemen TI 2,48 83%
1 Strategi Domain Sumber Daya Manusia
1 IT Awareness 2,47 82%
-layanan
2 Kualifikasi dan
modifikasi menjadi 1,5 50%
2 Teknologi Pekerjaan TI
-layanan
3 Kinerja dan Manfaat
3 100%
yang diberikan TI
faktor
dan Domain Lingkungan
3 Organisasi
Knowledge Sharing for
1 Pengetahuan 2,05 68%
Innovation
2 Manajemen Cuti
Sumber IT Education and 2,39 80%
Akademik
4 Daya Media
3 Infrastruktur Non TI 2,54 85%
Manusia dieliminasi
Isu
dan faktor Berdasarkan tabel diatas diketahui dari 5 domain dan
Government egulations 14 sub domain yang digunakan dalam penelitian ini,
Cooperation bahwa sub domain dengan nilai tertinggi ada pada
5 Lingkungan dieliminasi, sedangkan domain sumber daya manusia dengan sub domain
kinerja dan manfaat yang diberikan TI dengan nilai
dimodifikasi menjadi measure 3 dengan persentase sebesar 100%, dan sub
domain dengan nilai persentase terendah ada pada
domain Sumber Daya Manusia (SDM) dengan sub
domain (issue) kualifikasi dan pekerjaan TI dengan
nilai measure yang didapat 1,5 dengan persentase
b. Survei dan Pengambilan Data
Kuesioner berbentuk hardcopy disebarkan sebesar 50%.
terdiri dari kuisioner untuk bidang atau Departemen b) Evaluasi Domain
akademik selaku pihak yang menangani layanan Hasil perhitungan pada level domain adalah
pengajuan cuti akademik, bidang atau Departemen sebagai berikut :
teknologi informasi selaku pihak yang berwenang Tabel 3. Hasil perhitungan pada level domain
dalam menangani masalah teknologi dalam membantu
Measure
proses pengajuan cuti, dan dekan / wakil dekan, No Domain Persentase
(skala 4)
dosen/dosen wali dan mahasiswa sebagai input proses
pengajuan cuti akademik. 1 Strategi 2,45 82%
2 Teknologi 2,38 79%
c. Pengolahan Data 3 Organisasi 2,29 76%
a) Evaluasi Sub Domain 4 SDM 2,23 74%
Hasil perhitungan dari 14 sub domain yang 5 Lingkungan 2,25 75%
digunakan sebagai berikut : STOPE 2,3 77%

Berdasarkan hasil perhitungan evaluasi domain, nilai


yang didapat oleh domain Strategi 2,45 (82%) yang

175
Prosiding Annual Research Seminar 2017 ISBN : 979-587-705-4
Computer Science and ICT Vol. 3 No. 1
merupakan nilai persentase tertinggi dari kelima b) Pemeringkatan level Domain dan Framework
domain sedangkan terdapat nilai persentase terendah STOPE
yaitu pada domain Sumber Daya Manusia (SDM) Hasil pemeringkatan pada level domain dan
yang mendapat nilai persentase sebesar 2,23 (74%). framework STOPE sebagai berikut :
c) Evaluasi Framework STOPE
Nilai evaluasi yang didapat merupakan Tabel 5. Pemeringkatan level domain
gabungan dari nilai evaluasi 5 domain yang No Domain peringkat Keterangan
digunakan dan mewakili nilai e-readiness
untuk kesiapan implementasi e-layanan 1 Strategi 4 Sangat Siap
pengajuan cuti akademik, hasil perhitungan 2 Teknologi 4 Sangat Siap
secara keseluruhan bedasarkan tabel 3 nilai
3 Organisasi 3 Siap
yang didapat pada level framework STOPE
dengan menggunakan rumus matematis yang 4 SDM 3 Siap
dijelaskan sebelumnya adalah 2,3 atau sebesar 5 Lingkungan 3 Siap
77%.
STOPE 4 Sangat Siap
3.4 Analisa dan Pemeringkatan
Hasil pengolah data kemudian dianalisa dan Tabel 5 diatas menunjukan peringkat lima domain
diberi peringkat dengan skala CID harvard yang dari perhitungan sebelumnya, dari lima domain
mempunyai peringkat dari 1-4. terdapat tiga domain yang mendapat nilai e-readiness
a) Pemeringkatan level Sub Domain pada tingkat 3 (siap) pada skala 4 yaitu pada domain
Hasil pemeringkatan pada level sub-domain (isu) Organisasi, Sumber Daya Manusia dan Lingkungan,
sebagai berikut : sedangkan domain Strategi dan Teknologi mendapat
nilai e-readiness pada tingkat 4 (sangat siap) pada
Tabel 4. Pemeringkatan pada level sub domain skala 4.
Sub Domain/ Berdasarkan tabel 5 menunjukan nilai e-
No Peringkat Keterangan
Isu readiness yang didapat pada level framework STOPE
Kepemimpinan berada pada tingkat 4 (sangat siap) pada skala 4. Hal
1 4 Sangat Siap
TI ini menunjukan bahwa Perguruan tinggi sangat siap
Rencana (completely ready) untuk mengerapkan e-layanan cuti
2 3 Siap
Pengembangan akademik.
3 Infrastruktur 4 Sangat Siap
Dasar TI 3.5 Rekomendasi
4 Infrastruktur 1) Domain Strategi : Melakukan komitmen bersama
TI E-Layanan 4 Sangat Siap atau meningkatkan kerjasama untuk menghasilkan
Cuti Akademik kebijakan, antar para pimpinan Bidang Akademik
5 Pengadaan TI 4 Sangat Siap sebagai pelaksana dari proses pengajuan cuti
6 Dukungan TI 4 Sangat Siap akademik dan Departemen Teknologi Informasi
7 Regulasi TI 3 Siap yang membantu dalam implementasi.
8 Manajemen TI 4 Sangat Siap 2) Domain Teknologi : Hal yang perlu diperhatikan
9 IT Awareness 4 Sangat Siap agar kegiatan implementasi dapat berjalan
10 Kualifikasi dan 2 Cukup Siap terutama pada domain Teknologi yaitu perlu
Pekerjaan TI menyeleksi teknologi mana yang akan digunakan
11 Kinerja dan karena banyaknya alternatif teknologi dan
Manfaat yang 4 Sangat Siap banyaknya alternatif penyedia teknologi.
diberikan TI 3) Domain Organisasi : Membuat rencana
12 Pengetahuan 3 Siap implementasi dimana rencana ini akan membantu
13 Manajemen 4 Sangat Siap dalam kegiatan implementasi agar berjalan sesuai
Cuti Akademik dengan yang diharapkan. Rencana implementasi
14 Infrastruktur 4 Sangat Siap dibuat oleh pimpinan Bidang Akademik dan
Non TI Departemen Teknologi Informasi, dimana
kebijakan yang dibuat, salah satunya akan memuat
Tabel 4 menunjukan hasil pemeringkatan pada level mekanisme dalam mendorong pegawai mampu
sub-domain (isu), dari 14 sub domain diatas hanya beradaptasi dengan implementasi e-layanan
ada satu sub-domain yang mendapat peringkat 2 pengajuan cuti, serta mekanisime kontrolnya.
(cukup siap) yaitu sub domain kualifikasi dan 4) Domain Sumber Daya Manusia : Dengan
pekerjaan TI, sehingga sub domain ini perlu melakukan sosialisasi implementasi e-layanan
ditingkatkan dan diperhatikan dalam proses penerapan pengajuan cuti dan pelatihan/pendidikan para
e-layanan cuti akademik stakeholder yang terlibat. Pelatihan (training)
dimaksudkan untuk karyawan Bidang Akademik

176
Prosiding Annual Research Seminar 2017 ISBN : 979-587-705-4
Computer Science and ICT Vol. 3 No. 1
karena sebagai pihak yang mengoperasikan e- pelatihan atau pendidikan terkait e-layanan cuti
layanan pengajuan cuti sedangkan pendidikan akademik, dan sosialisasi terkait e-layanan cuti
(education) dimaksudkan untuk user atau akademik baik langsung maupun melalui berbagai
pengguna modul dimana pendidikan lebih media internal cetak dan digital mamasifkan
ditekankan pada bagaimana kerja dari modul dan informasi implementasi ditataran stakeholder yang
apa yang dapat diperoleh dari sistem sedang terlibat.
pelatihan lebih ditekankan pada bagaimana 3. Memastikan pimpinan Bidang Akademik serta
mengopersikan sistem. Departemen Teknologi Informasi selalu memiliki
5) Domain Lingkungan : Menentukan pendekatan keyakinan akan potensi TI dan e-layanan sehingga
yang akan digunakan untuk mengkonversikan terus konsisten dan komitmen terhadap
modul layanan cuti akademik kedalam sistem implementasi e-layanan cuti akademik.
informasi akademik (portal).
5. DAFTAR RUJUKAN
4. KESIMPULAN DAN SARAN [1] Maria, Evi. (2011). Perbandingan Sistem Informasi
Akademik Universitas Satya Wacana Menggunakan COBIT
4.1 Kesimpulan Framework, Jurnal Fokus Ekonomi, (Volume. X;2),
Dalam penelitian ini dapat disimpulkan hal-hal Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga.
sebagai berikut: [2] Ahmad, Amri dan Handayaningsih, Sri. (2014). Pengukuran
1. Penilaian e-readiness pada penelitian ini Tingkat Kesuksesan Sistem Informasi Akademik Universitas
XYZ Dengan Model Delone Dan Mclean. Yogyakarta :
menggunakan framework STOPE yang telah Program Studi Teknik Informatika UAD.
dimodifikasi, dengan 5 domain, 14 subdomain
[3] Sani, Khairul dan Handayaningsih, Sri. 2014. Pembuatan
(isu), dan sub-sub domain (faktor). Model Pelayanan (Service) Akademik Pada Mahasiswa
2. Dari sisi 2 domain (Strategi dan Teknologi), Menggunakan Kerangka Kerja Manajemen Layanan ITIL
perguruan tinggi berada pada peringkat 4 (sangat V.3 Di Universitas XYZ. Yogyakarta : Program Studi Teknik
siap) untuk mengimplementasikan e-layanan Informatika UAD.
pengajuan cuti akademik, sedang pada 3 domain [4] Hartono, jogiyanto. 1999. Analisis & Disain Sistem
(Organisasi, Sumber daya Manusia, dan informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktek Aplikasi
bisnis. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.
Lingkungan), perguruan tinggi berada pada
peringkat 4 (sangat siap) untuk [5] Kurniawan, Rizky (2015). Pembuatan Model Customer
Relationship Management (CRM) Menggunakan Metode
mengimplementasikan modul layanan pengajuan IRIS Pada Bidang Finansial Universitas XYZ. Skripsi.
cuti akademik Yogyakarta : Program Studi Teknik Informatika UAD.
3. Secara keseluruhan atau pada level framework [6] Choucri, Nazli, Maugis, Vincent, Madnick, Stuart dan
STOPE, Perguruan tinggi berada pada peringkat 4 Siegel, Michael. 2003. Global e-readiness: For what?. Paper
(sangat siap) untuk mengimplementasikan e- 177, E-business A Research And Education Initiative At the
MIT Sloan School Of Management.
layanan pengajuan cuti pada sistem informasi
akademik. Namun masih terdapat beberapa [7] Latif, Abdul,; Wahyu, Wing dan Surjono. 2012. Penilaian E-
Audit Dengan Pendekatan Framework STOPE pada Badan
kelemahan pada level sub domain dan sub-sub Pemeriksa Keuangan (BPK) RI Perwakilan Provinsi Banten.
domain yang harus mendapat perhatian dan JNTETI, (Vol. 1:2). Yogyakarta :Universitas Gajah Mada.
pembenahan dalam melakukan penerapan e- [8] Al-Osaimi, K.I.S. 2007. Mathematical Model for E-
layanan cuti akademik. readiness Assessment of Organizations with Intranets.
4. Domain Strategi dan Domain Teknologi lebih Thesis. Saudi Arabia: King Saud University.
berpengaruh terhadap kesiapan implementasi e- [9] Bakry S.H. 2001. E-Business Development: A Strategy.
layanan perguruan tinggi, dengan nilai persentase Invited Paper. Proceedings of the International
lebih tinggi diantara lima domain lainnya sebesar Conference on Communication, Computer & Power
Maskate, Kesultanan Oman, pp. I-17-I-24
82% dan 79%. Sedangkan domain Lingkungan
[10] Bakry S.H. 2003. Development of Security Policies for
mendapat nilai relative weight terendah sebesar Private Networks. International Journal of Network
0,43. Management, vol. 13 pp. 203-210.
[11] Bakry S.H. 2004. Development of E-government: A
4.2 Saran STOPE View. International Journal of Network
Management, vol.14 No.5 pp. 339-350.
Beberapa saran yang dapat diberikan kepada
Perguruan Tinggi terutama untuk para Pimpinan [12] Center for International Development (2007), Readiness for
the Networked World. A Guide for Developing Countries,
bidang atau departemen yang terlibat dalam Information Technologies Group, Center for International
penerapan e-layanan cuti akademik untuk Development (CID), Harvard University.
meningkatkan kesiapan implementasi adalah sebagai
berikut:
1. Membuat kebijakan dalam perencanaan
implementasi untuk mengatur biaya dan waktu
yang dibutuhkan dalam tahap implementasi.
2. Mensosialisasikan impelemntasi e-layanan cuti
akademik dan Mengoptimalkan penyelenggaraan

177

Anda mungkin juga menyukai