Transformasi Sistem Informasi Online Akademik Sistem Perwalian

Studi Kasus Sekolah Tinggi Teknologi Bandung

Kelompok 3:

Sela Octaviani - 232011019

Cintiya Dewiani Putri - 232011018

A. Pendahuluan

Transformasi digital merupakan sebuah proses adanya perubahan yang disebabkan oleh
penggunaan teknologi digital hingga menciptakan cara baru yang dapat meningkatkan kualitas dari
proses sebelumnya. Transformasi digital dalam membangun sarana yang ditujukan untuk memenuhi
berkembangnya kebutuhan mahasiswa serta sivitas akademik lainnya dalam membangun lingkungan
pembelajaran yang saling terhubung. Manfaat dari transformasi digital ini untuk dapat
meningkatkan ketersedian informasi, memungkinkan komunikasi instan jarak jauh dan
mempercepat waktu pemprosesan suatu aktivitas.

Kebutuhan akan informasi saat ini semakin meningkat pesat. Teknologi informasi telah
menimbulkan dampak bagi kehidupan manusia yang menuntut adanya keakuratan, kecepatan dan
kemudahan untuk memperoleh informasi tersebut. Informasi yang diperoleh diharapkan
bermanfaat bagi pengguna informasi serta digunakan secara tepat dan efisien.

Sistem informasi dapat juga digunakan untuk mendukung suatu pengambilan keputusan
sebuah organisasi. Bila sistem informasi itu diterapkan dalam suatu organisasi dunia Pendidikan
perguruan tinggi maka akan sangat membantu dalam kegiatan akademik yang berlangsung baik bagi
mahasiswa maupun bagi pihak akademik itu sendiri. Sekolah Tinggi Teknologi Bandung adalah salah
satu yang mempunyai jumlah mahasiswa yang cukup banyak, sedangkan kebutuhan informasi yang
dibutuhkan masih belum terpenuhi secara optimal karena pengolahan data masih dilakukan secara
manual. Sebenarnya sebagai sarana pembantu pelayanan jasa administrasi dan informasi, sudah
digunakan alat bantu komputer tetapi berfungsi untuk pembuatan laporan-laporan biasa belum
pada tingkat integrated system.

Untuk meningkatakan mutu pelayanan yang diberikan salah satunya adalah dengan
memperbaiki pelayanan di bidang akademik khususnya yang berkaitan dengan informasi-informasi
yang berhubungan dengan penjadwalan antara lain informasi tentang mata kuliah apa saja yang
dikeluarkan tiap semester, dosen pengajar, kelas, ruang, waktu perkuliahan yang berjalan, selain itu
juga diperlukan informasi serta kemudahan yang dapat membantu proses perwalian adalah
memberikan saran dan informasi akademik terkait dengan kemajuan masing-masing mahasiswa dan
dosen dapat melakukan monitoring terhadap mahasiswa agar terus meningkatkan prestasi dalam
bidang akademik maupun non akademik.

Manajemen perwalian merupakan konsultasi mahasiswa kepada dosen wali, baik dalam
bidang akademik maupun non-akademik untuk menunjang keberhasilan studi dan perkembangan
mahasiswa. Bagian terpenting dari proses setiap mahasiswa mempunyai dosen wali yang bertugas
memberikan bimbingan dalam bidang akademik dan bidang terkait kepada mahasiswa. Pembinaan
dan bimbingan ini umumnya diberikan dalam bentuk perwalian. Bagian penting dari perwalian
adalah memberikan saran dan informasi akademik termasuk informasi mengenai peraturan dan
prosedur akademik terkait dengan kemajuan studi masing-masing individu mahasiswa. Salah satu
proses perwalian adalah pemilihan mata kuliah diawal semester. Langkah ini merupakan langkah
pertama seorang mahasiswa untuk menjalani perkuliahan disuatu semester.

Proses perwalian mahasiswa tahun ajaran 2018/2019 semester genap di Sekolah Tinggi
Teknologi adalah dosen wali membimbing mahasiswa dalam mengisi KRSM (Kartu Rencana Studi
Mahasiswa) secara manual dan jika sudah mengisi KRSM pihak dosen wali akan menyetujui KRSM
yang diambil oleh mahasiswa dengan menandatangani KRSM dari mahasiswa dan setelah itu dosen
wali tidak mendapat informasi tentang kemajuan belajar dari tiap mahasiswa perwaliannya. Hal ini
menyebabkan beberapa permasalahan diantaranya dosen wali tidak bisa memantau aktivitas
mahasiswa, prestasi akademik yang dicapai oleh mahasiswa , dosen wali tidak bisa melihat data
detail mahasiswa dari mulai data diri mahasiswa sampai dengan mata kuliah yang dikontrak dalam
semester berjalan karena semuanya tidak tercatat atau tersimpan dengan baik.

Perkembangan dunia teknologi informasi saat ini sudah semakin pesat dan merambah ke
berbagai sisi kehidupan manusia. Perkembangan yang demikian tersebut didukung oleh tersedianya
perangkat keras maupun perangkat lunak yang semakin hari semakin hebat kemampuannya.
Teknologi informasi tidak dapat dipisahkan dengan perkembangan dunia informasi internet saat ini.
Informasi yang disajikan di dunia internet sudah sangat global dan selalu diusahakan ontime
sehingga waktu update suatu informasi sangatlah cepat. Perkembangan internet sebagai sarana
komunikasi merupakan teknologi yang mampu menyikapi persoalan-persolan yang semakin
kompetitif saat ini, terbukti dengan pemakaiannya yang sudah mendunia. Internet menyediakan
berbagai informasi secara cepat yang dibutuhkan oleh semua orang di seluruh dunia.

STTBandung memiliki jumlah mahasiswa yang tidak sedikit, dari 4 Program Studi hingga
tahun akademik 2022/2023 memiliki mahasiswa 3.500 mahasiswa. oleh karena itu Sistem Perwalian
Akademik di STTBandung saat ini sudah menggunakan fasilitas online.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana kualitas sistem informasi perwalian online yang sedang berjalan di kampus
STTBandung?
2. Bagaimana Kepuasan Mahasiswa terhadap Sistem Informasi Perwalian Online yang diberikan
oleh pihak kampus?
3. Bagaimana peranan Sistem Informasi Perwalian Online di Kampus STTBandung terhadap
kepuasan mahasiswa?

C. Maksud dan Tujuan Penelitian

Adapun maksud dan tujuan penelitian ini adalah:

a. Maksud dari Penelitian ini adalah:

1) Bagi peneliti: Meningkatkan wawasan pengetahuan penyusun dalam bidang informatika
dan penyusun ingin mengimplementasikan ilmu yang didapat selama menempuh
pendidikan.
2) Bagi Perusahaan: Memberikan sumbangan masukan yang bermanfaat dalam
meningkatkan kualitas sistemnya, dengan melakukan suatu analisis terhadap sistem
informasi perwalian online diharapkan bisa memberikan kepuasan dalam peningkatan
pelayanan akademik bagi mahasiswa STTBandung.

b. Tujuan dari Penelitian ini adalah:

1) Untuk mengetahui prosedur sistem informasi perwalian online yang sedang berjalan di
Kampus STTBandung.
2) Untuk mengetahui Kepuasan Mahasiswa terhadap implementasi Sistem Informasi
Perwalian Online pada Akademik yang ada.
3) Untuk mengetahui seberapa besar peranan dari Sistem Informasi Perwalian Online
terhadap kepuasan Mahasiswa STTBandung.
D. METODOLOGI PENELITIAN

Teknik penelitian yang digunakan adalah teknik penelitian deskriptif. Teknik penelitian deskriptif
merupakan suatu teknik penelitian yang membandingkan suatu fenomena atau gejala lain, dalam
bentuk studi kuantitatif dengan mengadakan klasifikasi, penilaian, penetapan standar, dan
hubungan kedudukan suatu unsur dengan unsur yang lainnya.Pada penelitian deskriptif ini tidak ada
perlakuan yang diberikan atau dikendalikan serta tidak ada uji hipotesis sebagaimana terdapat pada
penelitian eksperimen, melainkan lebih pada menggambarkan apa adanya suatu gejala, variable,
atau keadaan. Metode ini digunakan karena data yang diambil menggambarkan aktivitas yang
sedang terjadi. Metodologi utama yang digunakan dalam melakukan penelitian mengacu kepada
metode TOGAF ADM yang meliputi:

Gambar 1. Fase Kerangka TOGAF

Ruang lingkup penelitian ini tidak mengambil seluruh fase pada TOGAF ADM, hanya fase
Architecture Vision, fase Business Architecture dan fase Information System Architectures yang akan
dibahas pada penelitian ini.

1. Fase Architecture Vision

Pada saat melakukan analisis pada fase ini dilakukan identifikasi requirement, requirement ini
merupakan requirement high level berupa visi dari Sekolah Tinggi Teknologi Bandung. Hasil
identifikasi requirement untuk fase architecture vision berdasarkan visi dan misi yang ada di Sekolah
Tinggi Teknologi Bandung, yaitu:

Visi:
Menjadi sistem perwalian yang inovatif dan responsif, mendukung kebutuhan mahasiswa dan staf
akademis dengan menyediakan solusi yang efisien dan terintegrasi. Visi kami adalah menciptakan
pengalaman perwalian yang lebih baik, meningkatkan kualitas layanan, dan memastikan kesuksesan
akademis bagi setiap mahasiswa.
Misi:
Misi kami adalah merancang dan mengimplementasikan sistem perwalian yang memadukan
teknologi canggih dengan proses akademis yang efektif. Kami berkomitmen untuk menyediakan
platform yang mudah digunakan, memberikan informasi yang real-time, dan memungkinkan
pengambilan keputusan yang tepat waktu. Dengan fokus pada kolaborasi dan transparansi, kami
bertujuan untuk meningkatkan pengalaman mahasiswa dan efisiensi staf dalam mendukung
pencapaian tujuan akademis.

2. Fase Business Architecture

Perwalian mahasiswa merupakan salah satu proses bisnis yang terjadi di lingkungan perguruan
tinggi. Proses ini melibatkan serangkaian kegiatan administratif dan akademis yang dilakukan
untuk mengelola dan memfasilitasi kebutuhan mahasiswa selama masa studi mereka.

Gambar 2. Value Chain Proses Perwalian

1. Proses Bisnis Perwalian Mahasiswa

Tabel 1 Deskripsi Proses Perwalian Mahasiswa

Nama Sub Proses Aktivitas Detail

Masuk ke aplikasi
Log In Sistem Halaman Modul
Halaman Dashboard Mahasiswa
Menu Akademik
Mengisi KRS Pengisian KRS
Pilih Kelas
Mencetak KRS Cetak KRS

3. Fase Information System Architectures

Arsitektur sistem informasi dibangun untuk mengembangkan arsitektur target untuk data aplikasi
dan menentukan tipe dan sumber data, berikut adalah bagian dari arsitektur sistem informasi.
1. Arsitektur Data
 Perancangan arsitektur data merupakan kebutuhan data yang akan digunakan pada
arsitektur aplikasi, berdasarkan proses bisnis yang dirancang terdapat beberapa entitas yang
telah didefinisikan untuk mengetahui bahwa kebutuhan arsitektur data yang dirancang harus
sesuai dengan proses bisnis akademik. Arsitektur data yang digunakan sebagai berikut:
a. Data Mahasiswa
b. Data Dosen Pembimbing
c. Jadwal Perkuliahan
d. Data Perwalian
e. Data Transkrip Akademik
f. Sistem Manajemen Basis Data
g. Antarmuka Pengguna (User Interface)

2. Use Case Diagram Sistem Perwalian

Adapun use case diagram system perwalian seperti berikut:

Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Perwalian

E. Hasil Analisis Sistem Informasi yang Sudah Diterapkan dan Sistem Baru

Tabel Pembahasan Sistem Lama dan Sistem Baru

Model Sistem Kelemahan Sistem yang

Rancangan Sistem
No yang Sudah Sudah Diterapkan Alasan
Baru
Diterapkan
Model Pengambilan keputusan, Rancangan sistem baru
1 Permasalaha pencatatan data, dan Identifikasi tujuan perwalian sebaiknya
n Umum koordinasi antar pihak utama dari sistem mempertimbangkan
dapat terpengaruh oleh perwalian. kebutuhan dan
kesalahan manusia tantangan spesifik
seperti kelalaian atau institusi pendidikan
kesalahan input. yang bersangkutan,
sambil berfokus pada
peningkatan efisiensi,
kualitas layanan, dan
respons terhadap
perubahan.

Output dari pembuatan Dibuatkan media Diasumsikan bahwa

Model jadwal perwalian kurang pengumuman pada era globalisasi
Permasalaha maksimal dalam media jadwal perwalian media elektronik yang
n Khusus Publikasi karena hanya yang dapat di lihat dapat mengakses
2 a. Penjadwala di tempel di papan dimana saja dan internet sangat mudah
n Perwalian. pengumuman kampus kapan saja agar didapatkan .
saja. Dapat berpotensi mempermudah
mahasiswa yang tidak dalam mendapatkan
mengunjugi kampus informasi perwalian.

Tidak akan melihat dan Pengaksesan jadwal diakses termasuk akses

mengetahui informasi, perwalian baik itu informasi terhadap
sehingga dapat bagi dosenwali dan jadwal perwalian.
disimpulkan output yang mahasiswa.
dibuat dalam media Dalam hal ini media
publikasi penjadwalan yang digunakan
perwalian dirasa kurang adalah media
informatif. Dan tidak elektronik yang
terdapat pemberitahuan dapat diakses
ulang kepada dosen wali dengan
mengenai jadwal menggunakan
perwalian yang sudah internet.
disepakati oleh bagian
akademik yang
sebelumnya diisi oleh
dosen wali. Dapat terjadi
dosenwali lupa terhadap
jadwal, dan bisa
mengakibatkan jadwal
yang telah dibuat tidak
 berlangsung.

Perlunya persetujuan Membuat rancangan

dosenwali pada kegiatan sistem perwalian
perwalian khususnya beserta media yang Dunia teknologi dapat
dalam persetujuan KRS dapat digunakan untuk membantu dan
yang diajukan membuat kegiatan perwalian mempermudah
kegiatan perwalian dimana kegiatan kegiatan, maka
sangat bergantung pada perwalian tersebut penulis berpendapat
b.Ketergantu dosenwali sehingga dapat dilaksanakan bahwa kegiatan
ngan terhadap apabila dosen wali kapan saja dan dimana perwalianpun dapat
dosen wali. berhalangan hadir maka saja sehingga tidak dengan mudah
proses perwalian tidak mengganggu aktivitas dilaksanakan dengan
dapat berlangsusng baik dosen wali memanfaatkan
dengan semestinya, serta maupun teknologi yang ada.
penulis dapat mahasiswanya.
menyimpulkan bahwa
hal tersebut tidak efisien
terhadap waktu.

c. Tidak Pada output sistem Membuat rancangan Sebagai bukti dari

terdapat perwalian yang formulir laporan kegiatan perwalian
laporan dari diterapkan tidak kegiatan perwalian selain adanya
kegiatan terdapat laporan dari dokumen krs
perwalian. kegiatan perwalian sebaiknya bagian
mengenai jumlah akademik ataupun
mahasiswa yang dosenwali harus
mengikuti perwalian dan mengetahui total
jumlah mahasiswa yang mahasiswa yang
tidak mengikuti mengikuti dan tidak
perwalian yang ada mengikuti perwalian.
hanya daftar hadir dan
setelah melakukan
analisa tidak terdapat
dokument untuk laporan
perwalian.
 Apabila satu rangkap Merancang KRS
pada dokumen KRS online yang dapat Penulis berpendapat
tergeser maka pengisian meminimalisir bahwa KRS yang ada
pada dokumen KRS akan kekeliruan data. dirasa kurang efektif
d. Bentuk fisik terjadi kesalahan, dan sehingga membuat
document apabila ketebalan rancangan KRS online
KRS rangkap. penulisan kurang maka yang baru.
rangkapan dari dokumen
tidak terisi dengan baik
yang menyebabkan
proses input oleh bagian
akademik akan terjadi
kekeliruan data.

Selama ini entry data

yang dilakukan oleh Dengan sistem
operator dilakukan satu perwalian secara
e.Tidak persatu terhadap sistem digital maka entry
termanagen ya SIAKAD sehingga dapat data terjadi secara
dengan baik berpotensi data Merancang sistem otomatis. Admin
data yang akan mahasiswa tertukar atau perwalian secara digital akademik hanya
dientry secara bahkan tidak terinput, tinggal melakukan
manual oleh selain itu data tidak pengecekan dan
operator terfiling dengan benar validasi data saja
akademik. yang mengakibatkan pada sistem SIAKAD.
butuh waktu yang cukup
lama untuk proses entry
entry tersebut.

F. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan yang dilakukan penulis, maka penulis dapat menyimpulkan

1. Sistem informasi yang sedang diterapkan di Sekolah Tinggi Teknologi Bandung belum berjalan
dengan efektif dan efisien
2. Terdapat kelemahan-kelemahan pada sistem informasi perwalian yang sedang diterapkan di
Sekolah Tinggi Teknologi Bandung
a. Ketergantungan terhadap formulir perwalian (KRS)
b. Ketergantungan terhadap dosen wali
c. Tidak terdapat laporan dari kegiatan perwalian
d. Bentuk fisik document KRS rangkap
e. Input data yang dilakukan manual oleh operator yang kadang terjadi human error.

Permasalahan-permasalahan diatas apabila tidak ditangani akan menyebabkan resiko terhadap

sistem perwalian sendiri seperti dalam sistem penjadwalan yang kurang terstruktur karena
pengumuman yang hanya ditempelkan pada papan pengumuman di kampus saja, dan pada
proses perwalian input data dengan cara manual dapat menyebabkan kesalahan data akibat
human error.
3. Adapun kelebihan sistem yang diusulkan penulis dibandingkan dengan sistem yang lama yaitu
hasil rancangan sistem informasi perwalian di Sekolah Tinggi Teknologi Bandung yang telah
dilengkapi dengan fitur internet beserta database yang dapat mengelola data perwalian yang
dapat mempermudah kegiatan perwalian bagi user, baik itu akademik, dosen wali dan
mahasiswa.
Selain dari program untuk perwalian melalui sistem penulis juga membuat rancangan laporan
perwalian yang dapat digunakan oleh dosen wali maupun akademik mengenai total mahasiswa
yang mengikuti perwalian dan juga mahasiswa yang tidak mengikuti perwalian.
 Untuk menyelesaikan studi kasus diatas menjadi sebuah use case diagram, umumnya terdapat 4
tahapan yang harus dilalui yaitu :
1. Pendefinisian Aktor
2. Pendefinisian Use Case
3. Pembuatan Use Case Skenario
4. Menggambarkan Use Case Diagram (Sudah diatas)

Untuk lebih jelasnya, mari langsung saja kita menuju ke tahapan pertama.

1. Pendefinisian Aktor

Berikut adalah hasil pendefinisian aktor pada Sistem Perwalian:

No Aktor Deskripsi
1 Mahasiswa Mahasiswa adalah orang yang memiliki hak akses sistem
untuk melakukan perwalian dengan mengisi KRS dan
dapat mencetak hasil KRS.
2 Dosen Wali Dosen Wali adalah orang yang memiliki hak akses sistem
dalam menyetujui setiap KRS mahasiswa, dapat melihat
history nilai mahasiswa untuk menjadikan pertimbangan
dalam menyetujui pengambilan mata kuliah mahasiswa,
membatalkan mata kuliah jika tidak sesuai dan dapat
menambahkan catatan jika ada pembatalan mata kuliah
yang bisa dipahami oleh mahasiswa agar dapat segera
mengganti mata kuliah yang diambil.
3 Akademik Akademik adalah orang yang memiliki hak akses dalam
mengelola setiap kegiatan perwalian yang dilakukan oleh
sistem dari mengelola data penjadwalan mahasiswa,
mengelola data mahasiswa, mengelola data mata kuliah
dan mengelola data dosen.

2. Pendefinisian Use Case

No Use Case Deskripsi

1 Login Sistem Merupakan proses untuk melakukan login sistem sesuai
dengan hak akses yang diberikan (mahasiswa, dosen dan
akademik).
2 KRS Online Merupakan kartu rencana studi mahasiswa secara online
untuk di isi yang menampilkan daftar mata kuliah yang
akan diambil oleh mahasiswa dalam satu semester
tersebut.
3 Mencetak KRS Merupakan hasil kartu rencana studi semesteran yang
akan di cetak dan menampilkan nilai setiap mata kuliah
yang diambil.
4 Persetujuan KRS Merupakan proses tindak lanjut dari isian krs mahasiswa

5 Melihat Nilai Sebelumnya
6 Membatalkan Mata Kuliah
7 Catatan
8 Mengelola Data Mahasiswa
9 Mengelola Data Dosen
10 Mengelola Data Penjadwalan
11 Mengelola Data Mata Kuliah
3. Pembuatan Use Case Skenario
Aksi Aktor
yang akan di setujui atau tidak oleh dosen wali.
Merupakan proses dosen wali sebelum menyetujui mata
kuliah yang diambil oleh mahasiswa dengan mellihat
history nilai semester sebelumnya.
Merupakan proses pembatalan mata kuliah yang tidak
disetujui dosen wali.
Merupakan proses yang dilakukan dosen wali jika ada
mata kuliah yang dibatalkan dapat memberikan
keterangan dalam catatan agar jelas dan dapat dimengerti
oleh mahasiswa.
Merupakan proses pengelolaan data mahasiswa aktif yang
berhak mengikuti perwalian setiap semesternya.
Merupakan proses pengelolaan data dosen yang aktif
dalam melakukan pengajaran di semester yang berjalan.
Merupakan menjadwalkan setiap mata kuliah yang
berjalan.
Merupakan perencanaan mata kuliah apa saja yang akan
diberikan di semester berjalan.
Reaksi Sistem