Sistem Informasi Akademik (SIA)

Sistem Informasi Akademik (SIA) adalah sebuah sistem yang diterapkan dalam sekolah
atau perguruan tinggi untuk membantu pengelolaan data akademik dan mempermudah proses
administrasi seperti pendaftaran, penilaian, dan lain-lain. Dalam era digital saat ini, SIA memegang
peran penting dalam menunjang kelancaran administrasi akademik dan memastikan bahwa
informasi yang disediakan akurat dan up-to-date.SIA dapat membantu dalam mengatasi masalah
yang sering terjadi dalam proses administrasi akademik tradisional seperti keterlambatan dalam
menyampaikan informasi, kesalahan dalam pencatatan data, dan kehilangan dokumen. SIA dapat
mempermudah proses pendaftaran dengan menyediakan formulir online yang dapat diisi oleh
siswa atau orang tua.
Selain itu, SIA juga mempermudah proses penilaian dengan menyediakan platform yang
dapat digunakan oleh guru untuk mencatat dan menyimpan nilai siswa secara elektronik.SIA juga
dapat membantu dalam mengelola data akademik secara efisien. Informasi seperti jadwal
pelajaran, jadwal ujian, dan daftar nilai dapat diakses dengan mudah oleh siswa, guru, dan orang
tua. SIA juga dapat menyediakan laporan akademik secara real-time sehingga memudahkan pihak
sekolah atau perguruan tinggi dalam mengambil keputusan.SIA juga dapat membantu dalam
meningkatkan komunikasi antara siswa, dosen/guru, dan orang tua. Platform SIA dapat digunakan
untuk mengirim pesan atau pemberitahuan, sehingga mempermudah proses komunikasi dan
mengurangi kemungkinan terjadinya salah paham. Selain itu, SIA juga dapat membantu dalam
memantau kemajuan akademik siswa dengan menyediakan laporan prestasi secara berkala.Namun,
meskipun SIA memiliki banyak keuntungan, implementasinya juga memiliki beberapa tantangan.
Salah satu tantangan adalah masalah keamanan data.
Karena SIA menyimpan informasi penting seperti data siswa dan nilai, keamanan data
harus diutamakan agar informasi tersebut tidak jatuh ke tangan yang tidak bertanggung
jawab.Sistem Informasi Akademik yang lebih dikenal dengan SIA,kini telah menjadi layanan yang
wajib tersedia dalam sebuah universitas. Layanan ini bertugas untuk mengolah data kegiatan
akademik yang ada di seluruh penjuru kampus. Data mahasiswa, perpustakaan, maupun nilai ini
akan diolah sampai menjadi data siap saji yang dapat diakses oleh mahasiswa dan karyawan
kampus yang bersangkutan. Sistem Informasi Akademik yang terintegrasi dengan semua sistem
informasi yang ada dalam kampus akan membuat kegiatan pengolahan dan perputaran informasi
menjadi semakin cepat dan mudah. Sistem Informasi Akademik yang terintegrasi juga mendukung
terwujudnya konsep paperless office yang dapat menghemat waktu, tenaga, budget, dan pastinya
ramah lingkungan.
 Pengadaan Sistem Informasi Akademik yang memberikan benefit untuk kampus tentunya
bukan tanpa hambatan atau masalah. Beberapa hambatan atau masalah yang sering dihadapi oleh
kampus diantaranya:

1. Biaya
Permasalahan umum yang ditemui universitas yang ingin memiliki software Sistem
Informasi Akademik sendiri adalah biaya yang relatif besar, SDM atau teknisi yang belum
memadai, infrastruktur dan jaringan internet yang belum stabil, dan software yang tidak sesuai
dengan kebutuhan.
Biaya pengadaan Sistem Informasi Akademik tidak sedikit. Untuk pengadaan aplikasi
akademik atau pendaftaran online, universitas perlu mengeluarkan biaya mencapai ratusan bahkan
milyaran rupiah. Hal ini tentunya menjadi bahan pemikiran universitas-universitas yang ingin
memiliki sistem informasi sendiri, terlebih universitas yang masih berada dalam skala kecil dengan
jumlah mahasiswa yang juga masih terbatas.

2. SDM
Dalam pengadaan Sistem Informasi Akademik dalam sebuah universitas, dibututuhkan pula
SDM yang memadai, baik dari kuantitas maupun kualitas. SDM ini berperan dalam pembangunan
infrastruktur dan melakukan monitoring. Teknisi harus selalu siap sedia dalam melakukan
perawatan terhadap sistem dan melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan. Jumlah dan kualitas
SDM yang tidak memadai akan mempengaruhi performa dari sistem informasi yang berjalan.

3. Infrastruktur
Permasalahan ketiga adalah infrastruktur dan jaringan internet yang tidak stabil.
Permasalahan ini terkait dengan permasalahan sebelumnya yaitu dana dan SDM. Pembangunan
infrastruktur dan perawatannya yang tidak maksimal dapat berdampak terhadap infrastruktur yang
kurang stabil dan mengganggu arus perputaran informasi yang ada di dalamnya. Jaringan internet
menjadi syarat utama agar sistem ini berjalan dengan lancar. Jika jaringan terganggu dan tidak
stabil maka dapat dipastikan sistem informasi juga akan terhambat.

4. Ketidaksesuaian Sistem
Permasalahan terakhir yang ada dalam pengadaan sistem informasi adalah ketidaksesuaian
sistem informasi dengan kebutuhan kampus. Kebanyakan sistem informas akademik masih belum
bisa memenuhi semua kebutuhan kampus. Sistem harus memperhatikan permasalahan yang ada,
bagaimana tampilannya, apa saja yang akan ada di dalamnya, dan mengedepankan kemudahan
operasional bagi karyawan.
Solusi yang perlu di hadirkan untuk mempengaruhi keberhasilan penerapan Sistem Informasi
Akademik (SIA)

1. Memiliki Planning yang Matang

Dalam sebuah proyek tentu harus ada yang namanya planning. Pengembangan sistem
informasi tidak bisa dilakukan secara tiba-tiba, banyak hal yang harus dibicarakan dengan semua
yang terlibat, seperti operator P T, dekan dan para pimpinan kampus.

2. Pemilihan Vendor Pengembang Sistem Informasi Akademik yang Tepat

Pemilihan pengembang sistem informasi merupakan tahap yang sangat fital, jika kampus
Anda salah memilih vendor pengembang, presentasi keberhasilan pengembangan sistem bisa jadi
sangat kecil.

3. Mempunyai Roadmap Pengembangan Sistem yang Jelas

Sebelum sistem informasi di kembangkan atau dibuat, Anda sebagai user harus
menanyakan kepada vendor pengembang, bagaimana roadmap pengembangan sistem informasi
akan dikembangkan, supaya arah sistem yang akan dikembangkan sesuai dengan tujuan dan
keperluan kampus.

4. Testing Sistem Informasi

Sebelum sistem diluncurkan ada baiknya untuk melakukan sejumlah uji coba atau yang
sering kita kenal dengan UAT (User Acceptance Testing) terhadap sistem tersebut. Uji coba ini
dilakukan untuk menemukan hal-hal yang masih tidak sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi
atau memeriksa error sebuah sistem.

5. Pemahaman Sumber Daya Manusia

Setelah tahap uji coba selesai, dan sistem informasi sudah dapat bekerja secara maksimal.
Selanjutnya dibutuhkan sosialisasi sistem informasi kepada seluruh sivitas akademik kampus
yang terlibat.Keberhasilan implementasi sistem informasi manajemen di perguruan tinggi
dipengaruhi oleh banyak hal. Mulai dari perencanaan hingga pengelolaan dari sistem informasi
itu sendiri. Untuk menunjang keberhasilan dari implementasi sistem informasi manajemen,
segala tahapan dalam implementasinya sebaiknya dilakukan dengan baik dan maksimal, tentunya
untuk hasil yang maksimal pula.Berbicara tentang implementasi sistem Informasi Akademik,
sistem yang handal dan pengalaman sebuah pengembang Sistem Informasi sangat penting. Untuk
itu Perguruan tinggi jangan sampai salah memilih partner dalam mengembangkan sebuah sistem
informasi.
 Analisis Kebutuhan Spesifikasi kebutuhan menentukan kebutuhan sistem yang akan
dirancang, proses yang harus ada dan bisa dilakukan oleh sistem yang akan dirancang terdiri dari:

1. Kebutuhan Fungsional Kebutuaan fungsional search dan view, Mahasiswa dapat mencari dan
melihat status permohonan observasi atau penelitian, sedangkan akademik dapat mencari dan
melihat permohonan observasi ataupun penelitian. Kebutuhan fungsional input dan update, mengisi
form permohonan observasi dan penelitian bagi mahasiswa dan memiliki fungsi update pada
permohonan observasi dan penelitian bagi user akademik.

2. Kebutuhan Non Fungsional Proses yang dapat dilakukan oleh sistem yaitu memiliki mudah
digunakan atau bersifat user friendly, menyimpan data, diakses dimanapun dan kapan saja selama
terhubung jaringan internet dan dapat diakses pada multiplatform dan multidevice.

Tujuan dari Sistem Informasi Akademik (SIA) adalah untuk mempermudah dan mempercepat
proses administrasi akademik, seperti pendaftaran, penilaian, dan lain-lain. Berikut beberapa tujuan
utama SIA:
a. Mengelola Data Akademik: SIA memungkinkan pengelolaan data akademik secara efisien
dan terpusat, seperti data mahasiswa, data dosen, dan data matakuliah.
b. Menyediakan Informasi Akademik: SIA mempermudah akses informasi akademik bagi
mahasiswa, dosen, dan staf. Informasi seperti jadwal kuliah, nilai, dan informasi akademik
lainnya dapat diakses dengan mudah melalui SIA.
c. Meningkatkan Efisiensi Proses Administrasi: SIA mempermudah dan mempercepat proses
administrasi akademik, seperti pendaftaran mahasiswa baru, pembuatan jadwal kuliah, dan
lain-lain.
d. Meningkatkan Kualitas Pendidikan: SIA membantu dalam memastikan bahwa informasi
akademik yang diterima dan dikirim adalah informasi yang akurat dan up-to-date, sehingga
memastikan kualitas pendidikan yang lebih baik.
e. Menjaga Transparansi Proses Akademik: SIA memastikan transparansi proses akademik
dengan menyediakan riwayat dan laporan yang dapat diakses oleh mahasiswa, dosen, dan
staf.

Kesimpulannya, Sistem Informasi Akademik memiliki tujuan untuk mempermudah dan

mempercepat proses administrasi akademik, menyediakan informasi akademik yang akurat dan up-
to-date, meningkatkan efisiensi proses administrasi, meningkatkan kualitas pendidikan, dan
menjaga transparansi proses akademik. Implementasi SIA harus dilakukan dengan benar untuk
memastikan bahwa tujuan SIA tercapai dengan optimal. Contoh Sistem Informasi Akademik (SIA)
yang digunakan oleh sekolah atau universitas antara lain:

a. SIAKAD (Sistem Informasi Akademik)

b. SISFO (Sistem Informasi Siswa dan Alumni)

c. e-Campus (Sistem Informasi Akademik Online)