MANUAL PROSEDUR

LEGALISIR IJAZAH
DAN TRANSKRIP

GUGUS JAMINAN MUTU

FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2014

0
 Manual Prosedur

LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP

Gugus Jaminan Mutu

Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan
Universitas Brawijaya
2014

Kode Dokumen :
Revisi :
Tanggal :
Dibuat oleh : Tim GJM FPIK- UB
Ketua,

Ttd

Prof. Dr. Ir. Sri Andayani, MS

Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I FPIK-UB

Ttd

Dr. Ir. Happy Nursyam, MS

Disetujui oleh : Dekan FPIK-UB

Ttd

Prof. Dr. Ir. Diana Arfiati, MS

1
 DAFTAR ISI

I. Tujuan dan Pengertian ................................................................... 3

II. Pihak-pihak yang terkait ................................................................. 3
III. Referensi ....................................................................................... 3
IV. Ruang Lingkup ............................................................................... 3
V. Mekanisme dan Prosedur ................................................................ 4
VI. Bagan Alir Legalisir Ijazah/Transkrip Akademik .................................. 6

2
I. TUJUAN DAN PENGERTIAN
Tujuan Manual Prosedur ini adalah sebagai acuan bagi pihak terkait dalam
melakukan pelayanan legalisir ijasah/transkrip akademik kepada
alumnus Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya.
Adapun beberapa pengertian terkait Manual Prosedur ini adalah :
1. Fakultas adalah satuan struktural pada universitas atau institut yang
mengkoordinasi dan atau melaksanakan pendidikan akademik dan atau
vokasi dalam satu atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan,
teknologi dan atau kesenian tertentu yang dipimpin oleh Dekan
dibantu Pembantu Dekan I, II, III.
2. Jurusan adalah unit pelaksana akademik di Fakultas yang
melaksanakan pendidikan akademik dimana dipimpin oleh Ketua
Jurusan.
3. Program Studi adalah kesatuan rencana belajar sebagai pedoman
penyelenggaraan pendidikan akademik dan atau profesional yang
diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar
mahasiswa dapat menguasai ilmu pengetahuan, keterampilan, dan
sikap sesuai dengan sasaran kurikulum.
4. Program Magister dan Doktor adalah pelaksana akademik di Fakultas
yang melaksanakan pendidikan akademik Strata 2 dan Strata 3.
5. Bagian Tata Usaha adalah unit pelaksana administrasi di tingkat
fakultas.
6. Urusan Administrasi Akademik (recording) adalah unit pelaksana
administrasi di tingkat jurusan.
7. Dosen pembimbing adalah dosen yang memberikan bimbingan dalam
penyusunan skripsi/tesis/ desertasi dari alumnus yang bersangkutan.
8. Alumnus adalah mahasiswa yang sudah dinyatakan lulus dan telah
menerima ijasah dan transkrip akademik asli dari Universitas
Brawijaya.
9. Legalisir Ijasah/Transkrip Akademik adalah pengesahan atas salinan
asli ijazah/transkrip akademik di lingkungan Kementerian Pendidikan
Nasional.

3
II. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT
1. Pimpinan Fakultas : Dekan dan Pembantu Dekan I FPIK-UB
2. Ketua Jurusan
3. Kepala Bagian Tata Usaha beserta Kasubbag akademik dan
kemahasiswaan
4. Kepala Urusan Administrasi Akademik Jurusan (recording) dan staf
5. Dosen Pembimbing Skripsi/Tesis/Desertasi
6. Alumnus

III. REFERENSI
1. Manual Mutu Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan (00700 03000)
2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) –
Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional

IV. RUANG LINGKUP

Pengurusan legalisir ijasah/transkrip akademik ini berlaku bagi semua
alumnus di lingkungan Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan.

V. MEKANISME DAN PROSEDUR

 Alumnus mengisi data alumni /tracer study secara online di
http://tracerstudy.ub.ac.id/alumni/
 Alumnus meminta bukti pengisian data alumni/tracer study ke sub
bagian kemahasiswaan Fakultas
 Sub bagian kemahasiswaan memeriksa mahasiswa apakah sudah
melakukan online tracer study. Jika sudah terdaftar, sub bagian
kemahasiswaan memberikan bukti pengisian data alumni
 Alumnus menyerahkan bukti pengisian tracer study dari sub bagian
kemahasiswaan ke sub bagian akademik (bagian tata usaha)
 Alumnus membawa foto copy ijasah/transkrip yang akan dilegalisir
masing-masing maksimal 10 lembar (PD I), 3 lembar (Dekan)
berikut aslinya untuk dicek kebenarannya di tata usaha.
 Alumnus menyertakan surat dari instansi terkait tentang
penandatanganan legalisir harus ditandatangani Dekan (jika legalisir
harus ditandatangani Dekan)

4
 Bagian Tata Usaha mengecek berkas yang akan dilegalisir, apakah
sudah lengkap/sesuai
 Bagian Tata Usaha membubuhkan stempel tanda legalisir dan
memberi paraf jika sudah lengkap/sesuai.
 Jika bagian tata usaha tidak memberi paraf atau alumnus tidak
membawa ijazah/transkrip yang asli atau paraf asli dari sub bagian
akademik, alumnus harus membawa berkas yang dilegalisir ke Urusan
Administrasi Akademik Jurusan/recording untuk diparaf
 Urusan Administrasi Akademik Jurusan/recording mengecek kebenaran
ijasah /transkrip yang akan dilegalisir dengan arsip yang ada di
jurusan dan jika sudah sesuai akan diberi paraf oleh Ketua
Jurusan/Kepala Urusan Administrasi Akademik Jurusan/recording
 Khusus Alumnus Pascasarjana mengajukan berkas yang akan
dilegalisir ke sub bagian akademik untuk dimintakan paraf.
 Alumnus menyerahkan berkas legalisir yang telah diparaf ke bagian
tata usaha dan membayar biaya legalisir sesuai jumlah copy berkas.
 Bagian Tata Usaha menerima pembayaran legalisir dan membuatkan
kuitansi, mencatat penerimaan dan mengagendakan legalisir yang
dilayani
 Bagian Tata Usaha kemudian meminta tanda tangan ijasah/transkrip
akademik yang dilegalisir kepada Dekan/Pembantu Dekan I
 Bagian Tata Usaha membubuhkan stempel fakultas dan tanggal di
lembar legalisir yang telah ditandatangani oleh Dekan/PD I
 Bagian Tata Usaha mengembalikan foto copy jasah/transkrip
akademik yang telah dilegalisir kepada alumnus yang bersangkutan
 Alumnus mengecek kelengkapan berkas yang dilegalisir berikut
stempel fakultas & tanggal serta memberi paraf di tanda terima
legalisir ijasah/transkrip akademik
 Bagian Tata Usaha membuat rekapitulasi penerimaan pembayaran
legalisir dan menyerahkan uangnya kepada Kasubbag Keuangan
setiap bulan.

5
VI. BAGAN ALIR LEGALISIR IJASAH/TRANSKRIP AKADEMIK

6
 Mulai

Mengecek &
Online memberi
pernyataan
Mengecek
kelengkapan
Dok. Legalisir
Mengecek
& memberi
Tidak lengkap Tidak bawa asli paraf

Membayar Lengkap
sejumlah Membubuhkan Menandatan
legalisir stempel, memaraf gani

Memberikan kwitansi,
menerima pembayaran,
mengagendakan
Membubuhi
tanda terima
Penerimaan
Penerimaan uang legalisir
Legalisiran legalisir

Stempel Fak &

Selesai tanggal

7
8