Manual Prosedur

Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip

(Legalisasi)
Bagi Pemohon Yang Membawa Ijazah dan
Transkrip Asli

Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya
Malang
2011
 Manual Prosedur
Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip
(Legalisasi)
Bagi Pemohon Yang Membawa Ijazah dan Transkrip Asli

Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 00800 04015

Revisi : 0
Tanggal : 30 Mei 2011
Diajukan oleh : Ka Subag Akademik

-ttd-

Suminarti, SE, M.AP

Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I

-ttd-

Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes

Disetujui oleh : Dekan

-ttd-

Dr. dr. Karyono Mintaroem, Sp PA

Tujuan
Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan legalisasi ijazah
dan transkrip akademik

Ruang Lingkup
1. Alumni
Mengajukan surat permohonan permintaan legalisasi ijazah atau transkrip ke
Subbag Akademik serta melakukan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Subbag Akademik
Memeriksa keaslian ijazah atau transkrip yang akan di legalisasi, memproses
legalisasi ijazah atau transkrip.
3. Sekretaris pimpinan
Mengajukan permintaan penandatanganan fotocopy ijazah atau transkrip yang
dilegalisasi ke pimpinan.
4. Pimpinan
Yang menandatangani legalisasi fotocopy ijazah atau transkrip akademik dalam hal
ini dekan atau pembantu dekan bidang akademik

Definisi
1. Legalisasi adalah pengesahan fotocopy ijazah atau transkrip oleh pejabat yang
berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani bidang
Akademik.
2. Ijazah adalah tanda bukti tertulis telah lulusnya mahasiswa dari jenjang pendidikan.
3. Transkrip adalah daftar nilai akhir mahasiswa selama menempuh jenjang pendidikan
4. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas
Kedokteran Universitas Brawijaya baik jurusan Pendidikan Dokter, jurusan
Keperawatan maupun jurusan Gizi, Program Studi Pendidikan Dokter Gigi, Program
Studi Kebidanan, Program Studi Farmasi, PPDS, Pasca Sarjana (S2 dan S3).
5. Sekretaris pimpinan adalah bagian adminstrasi yang menjembatani masalah
keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan.
6. Pimpinan adalah Pembantu Dekan I dan Dekan
7. Tidak Valid adalah tidak sesuai dengan aslinya.

Rujukan
1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 17 tahun 2010 Tentang Pengelolaan
& Penyelenggaraan Pendidikan
3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas
Brawijaya
4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 10 tahun 2001 tanggal 17 April
2001 tentang Pejabat yang Berwenang Mengesahkan Foto Copy Ijazah/STTB
5. Keputusan Rektor No.074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas
Brawijaya Malang
6. Keputusan Rektor No. 196/SK/2009 Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan
Kepala Laboratorium Di Lingkungan Fakultas Kedokteran
7. Keputusan Rektor No.202/SK/2010 tentang Pedoman Pendidikan Universitas
Brawijaya Malang Tahun Akademik 2010 / 2011
8. Keputusan Rektor No.049/SK/2011 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan
Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang.Periode 2011 - 2015
9. Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No.
044/J10.1.17/SK/2002 tentang Penetapan Tarif Pungutan Dana Masyarakat di
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
10. Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No.
62/SK/H10.7/AK/2010 tentang Pedoman Akademik Program Studi Pendidikan Dokter
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2009/2010

Garis Besar Prosedur

1. Alumni mengisi tracer study di komputer yang telah disediakan secara online dan
mencetaknya (di print)
2. Alumni menyerahkan bukti telah mengisi tracer study dan melampirkan fotocopy
ijazah atau transkrip maksimal sebanyak 10 (sepuluh) dan menunjukkan ijazah atau
transkrip asli
3. Subbag Akademik melakukan verifikasi dan memeriksa keaslian dari fotocopy ijazah
dan transkrip yang akan dilegalisasi dengan ijazah dan transkrip asli
4. Setelah diperiksa keasliannya dan benar-benar valid, Subbag akademik memperoses
legalisasi, apabila setelah diperiksa ternyata tidak valid maka proses legalisasi
dihentikan dan alumni yang mengajukan legalisasi untuk sementara menunggu di
bagian akademik dan dilaporkan ke pimpinan untuk di cari solusinya dan
didokumentasikan di Manual Prosedur.
5. Alumni menyerahkan biaya legalisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Sub Bagian Akademik menerima biaya legalisasi dan menyerahkan nota tanda bukti
pelunasan biaya legalisasi.
7. Subbag Akademik membubuhkan stempel legalisasi dan stempel penomeran pada
fotocopy ijazah dan atau transkrip
8. Subbag Akademik memberikan penomeran sesuai dengan nomor urut yang ada
dibuku penomeran legalisasi ijazah dan atau transkrip masing-masing
jurusan/program studi dan tanggal legalisasi
9. Subbag akademik melampirkan hasil print out tracer study pada fotocopy ijazah dan
atau transkrip yang akan dilegalisasi
10. Subbag akademik mendata fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi
di buku ekspedisi
11. KaSubbag akademik memberikan paraf pada foto copy ijazah atau transkrip yang
akan dilegalisasi
12. Subbag akademik menyerahkan fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan
dilegalisasi ke Sekretaris Pimpinan
13. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti
penerimaan berkas
14. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses
penandatanganan
15. Pimpinan menandatangani legalisasi ijazah dilakukan oleh Pembantu Dekan I
kecuali legalisasi ijazah yang digunakan untuk keperluan pengangkatan PNS dan
kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan
16. Pimpinan mengembalikan legalisasi ijazah/transkrip niulai yang sudah
ditandatangani ke sekretaris pimpinan
17. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke
Subbag Akademik
18. Subbag akademik menerima legalisasi yang sudah ditandatangani dan
membubuhkan stempel fakultas
19. Alumni mengambil legalisasi ijazah dan atau transkrip dengan menunjukkan nota
bukti pembayaran
20. Alumni dapat mengajukan legalisasi ijazah kembali setelah 3 (tiga) bulan terhitung
dari legalisasi sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk
pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI
Bagan Alir : Waktu Yang Dibutuhkan 5 (lima) hari

PIMPINAN
ALUMNI BAGIAN AKADEMIK SEKR. PIMPINAN
(PD I & DEKAN)

Mulai

mengisi Blanko pengajuan

blanko legalisir
permohonan
Fotocopy ijazah
legalisir
atau transkrip
dengan
yang akan
melampirkan
dilegalisir
fotocopy
ijazah atau Ijazah atau
transkrip Transkrip asli
yang akan
dilegalisir
dan
menunjukkan Melakukan
ijazah atau verifikasi &
transkrip asli memeriksa
keaslian
fotocopy sesuai
dg naskah asli
atau arsip yang
ada di Fakultas

Y T

Form biodata alumni Memberi

kan form
biodata
alumni

Mengisi
Tidak
form biodata
memproses
alumni dan legalisir &
membayar menyerah
biaya kan alumni
legalisir ke pimpinan

Biodata alumni

Biaya legalisir

Membuatkan
Nota
nota
pembayaran
pembayaran &
Ijazah atau mengembalikan
Transkrip asli ijazah atau
transkrip asli

Membubuhkan
stempel
legalisir dan
penomeran
pada fotocopy
ijazah atau
transkrip
 memberikan
nomer dan tgl
legalisir sesuai
masing-masing
jurusan/prodi

Melampirkan
data alumni ke
lembar legalisir

Mendata
pengajuan
legalisir ke
buku ekspedisi

KaSubbag
akademik
membubuhkan
paraf pada Fc
ijazah atau
transkrip yang
akan di
legalisisr

Mengirim Fc ijazah atau Fc ijazah atau

pengajuan transkrip akademik transkrip akademik
legalisir ke yg di acc yg di acc
sekr. pimpinan
Buku ekspedisi

Menandatangani
Menandatangani Berkas legalisir
buku ekspedisi
&
mengembalikan
buku ekpedisi ke
petugas
akademik
Fc ijazah atau
transkrip akademik
Fc ijazah atau Fc ijazah atau
yg sudah
transkrip akademik transkrip akademik
ditandatangani
yg sudah yg sudah
ditandatangani ditandatangani

Membubuhkan
stempel
fakultas pada
Fc ijazah atau
transkrip
akademik

Legalisir ijazah
atau transkrip
Mengambil
legalisir ijazah
/ transkrip
dengan
menunjukkan
nota
pembayaran
Selesai
Lampiran Kode Penomeran Legalisasi : S.Ked (Ijazah) : ………/01a/Leg/H10.7/AK/20….
S.Ked (Transkrip) : ………/01b/Leg/H10.7/AK/20….
dr. (Ijazah) : ………/02a/Leg/H10.7/AK/20….
dr. (Transkrip) : ………/02b/Leg/H10.7/AK/20….
S.Kep (Ijazah) : ………/03a/Leg/H10.7/AK/20….
S.Kep (Transkrip) : ………/03b/Leg/H10.7/AK/20….
Ns. (Ijazah) : ………/04a/Leg/H10.7/AK/20….
Ns. (Transkrip) : ………/04b/Leg/H10.7/AK/20….
S.Gz (Ijazah) : ………/05a/Leg/H10.7/AK/20….
S.Gz (Transkrip) : ………/05b/Leg/H10.7/AK/20….
RD. (Ijazah) : ………/06a/Leg/H10.7/AK/20….
RD. (Transkrip) : ………/06b/Leg/H10.7/AK/20….
S.KG (Ijazah) : ………/07a/Leg/H10.7/AK/20….
S.KG (Transkrip) : ………/07b/Leg/H10.7/AK/20….
drg. (Ijazah) : ………/08a/Leg/H10.7/AK/20….
drg. (Transkrip) : ………/08b/Leg/H10.7/AK/20….
S.Farm (Ijazah) : ………/09a/Leg//H10.7/AK/20….
S.Farm (Transkrip):........../09b/Leg//H10.7/AK/20….
Apt. (Ijazah) : ………/10a/Leg//H10.7/AK/20….
Apt. (Transkrip) : ………/10b/Leg//H10.7/AK/20….
S.Keb (Ijazah) : ………/11a/Leg/H10.7/AK/20….
S.Keb (Transkrip) : ………/11b/Leg/H10.7/AK/20….
Bd. (Ijazah) : ………/12a/Leg/H10.7/AK/20….
Bd. (Transkrip) : ………/12b/Leg/H10.7/AK/20….
PPDS (Ijazah) : ………/13a/Leg/H10.7/AK/20….
PPDS (Transkrip) : ………/13b/Leg/H10.7/AK/20….
S2 (Ijazah) : ………/14a/Leg/H10.7/AK/20….
S2 (Transkrip) : ………/14b/Leg/H10.7/AK/20….
S3 (Ijazah) : ………/15a/Leg/H10.7/AK/20….
S3 (Transkrip) : ………/15b/Leg/H10.7/AK/20….

Malang,
Dekan
Menyetujui dilaksanakan Ka.Subag Akademik

Dr. dr. Karyono Mintaroem, Sp.PA Suminarti, SE.MAP

NIP. 19501116 198002 1 001 NIP. 19680507 200501 2 001