 Bekerja Dalam Tim

Komunikasi kelompok merupakan cara yang paling efektif untuk menyelesaikan

masalah dalam masyarakat yang demokratis. Cara tersebut melibatkan orang lain dan
menghasilkan keputusan yang mungkin memengaruhi kehidupan seluruh anggota kelompok
secara dramatis. Kerja sama kelompok menjadi semakin penting pada saat perusahaan
berkembang demikian pesat, dimana perusahaan tidak hanya berskala lokal, tetapi sudah
berskala global. Orang-orang tidak dapat menyelesaikan tugasnya sendiri-sendiri, tetapi harus
dibantu atau harus bekerja sama dengan orang lain. Dalam situasi seperti itu perusahaan
memerlukan orang yang dapat berinteraksi dalam kelompok dan memberikan kontribusi
penting dalam kelompok itu untuk menyelesaikan masalah-masalah kelompok serta mencapai
tujuan kelompok.

Dalam kehidupan bisnis, para manajer madya dalam dunia industri menghabiskan
sebanyak 35% hari kerja mereka per minggu untuk mengadakan rapat, dan bagi manajemen
puncak bertambah sampai kira-kira 50% (Doyle & Straus dalam Haryani, 2001 : 252). Hal ini
menunjukkan bahwa komunikasi dalam kelompok merupakan sesuatu yang tidak mungkin
dihindari dalam kehidupan bisnis. Agar dapat berkomunikasi dalam kelompok, seseorang harus
memahami dinamika kelompok. Dinamika kelompok yaitu interaksi yang terjadi di antara
orang-orang yang ada dalam kelompok tersebut( Stoner dalam Haryani, 2001 : 252 ). Dalam
konteks penyelenggaraan suatu rapat, dinamika kelompok menyangkut interaksi antara orang-
orang yang ada di dalam rapat tersebut.

Suatu pertemuan diselenggarakan dengan tujuan tertentu dan pencapaian tujuan

tersebut, salah satunya dipengaruhi oleh dinamika kelompok. Oleh karena itu, pemahaman
dinamika kelompok menjadi sangat penting dalam suatu rapat atau pertemuan. Selanjutnya,
dinamika itu sendiri dapat dianalisis lebih lanjut dalam hal peran yang dimainkan oleh maisng-
masing peserta rapat, norma kelompok, dan pengambilan keputusan dalam kelompok.

1. Peran yang dimainkan oleh peserta rapat

Dalam rapat, setiap individu akan memainkan peran tertentu yang membantu kelompok
untuk mencapai tujuannya. Terdapat tiga jenis peran menurut Bovee & Thill, 1995 : 581) :

 Peran yang berorientasi pada diri sendiri (self oriented roles)

Peran yang berorientasi pada diri sendiri dimotivasi terutama oleh kebutuhan
pribadi seseorang. Misalnya, seorang peserta rapat yang bersifat controlling yaitu
 mendominasi rapat untuk menunjukkan superioritasnya atau masalah yang menyangkut
dirinya sendiri dan tidak memperhatiakn masalah lain.

 Peran yang berhubungan dengan kelompok (group maintenance roles)

Dalam rapat, seseorang berpikir dan bertindak dengan mengacu pada

sumbangannya terhadap pencapaian tujuan rapat. Misalnya dengan memberikan
tanggapan terhadap peserta lain, baik berupa perhatian secara verbal seperti
memberikan tanggapan, memberikan persetujuan atau ketidaksetujuan dengan alasan-
alasan yang rasional, atau memberikan perhatian secara nonverbal dengan melihat ke
orang lain yang sedang berbicara.

 Peran sebagai fasilitator (task facilitating roles)

Peran sebagai fasilitator dilakukan dengan koordinasi, yaitu menunjukkan

hubungan antara ide-ide dari para peserta, mengklarifikasi isu atau lontaran pendapat,
dan meringkas pendapat-pendapat dari peserta lain.

2. Norma kelompok

Norma kelompok merupakan perilaku standar yang diterima kelompok untuk

anggotanya (Hanafi dalam Haryani, 2001 : 253). Dengan demikian norma menentukan
batas wilayah antara perilaku yang diterima dan yang tidak diterima kelompok. Oleh karena
itu, seorang individu yang menjadi anggota suatu kelompok akan memiliki norma yang
relatif sama dengan anggota lain dalam kelompok itu.

3. Pengambilan keputusan kelompok

Beberapa keputusan akan diambil secara bersama-sama oleh beberapa orang karena
pengambilan pengambilan keputusan tersebut terlalu besar dan kompleks untuk dilakukan
sendiri atau karena keputusan tersebut menyangkut banyak pihak. Dalam bisnis, pembuatan
keputusan secara kelompok sering terjadi.

Kelebihan dan kekurangan bekerja dalam kelompok

 Kelebihan bekerja dalam kelompok

Beberapa manfaat bekerja dalam kelompok adalah :
 Lebih kuat
Kekuatan gabungan orang-orang yang bekerja dalam kelompok membuahkan
hasil yang lebih baik daripada bekerja sendiri. Seperti kata pepatah, lidi yang
 disatukan akan lebih kuat dan lebih baik hasilnya daripada jika masing-masing lidi
berdiri sendiri.
 Lebih kreatif
Dalam suatu kelompok ada banyak informasi pendukung sehingga suatu ide
yang kecil bisa dikembangkan menjadi sebuah ide yang besar. Demikian juga, satu
ide dapat berkembang menjadi ide-ide lain yang lebih banyak.
 Lebih banyak belajar
Pada saat bekerja dalam kelompok, seseorang bisa sekaligus belajar. Pada saat
mengemukakan ide atau pendapat, ia belajar mengungkapkan pendapatnya sendiri.
Demikian juga saat ia menerima pendapat atau ide-ide dari orang lain, maka ia
belajar dari orang lain. Para anggota kelompok meningkatkan pemahaman akan
gagasan mereka dalam memberi dan menerima pendapat dari orang lain.
 Kemungkinan melaksanakan keputusan lebih besar
Dalam suatu kelompok, orang-orang melaksanakan berbagai keputusan yang
perumusannya dibantu oleh para angotanya. Oleh karena mereka terlibat dalam
perumusan keputusan, maka lebih besar kemungkinan mereka dalam melaksanakan
keputusan. Menyusun keputusan partisipatif merupakan strategi yang baik untuk
memastikan bahwa karyawan mengikuti rekomendasi yang dibuat kelompok.
 Kelemahan bekerja dalam kelompok

Meskipun bekerja dalam kelompok memiliki kelebihan, tetapi ia juga menimbulkan

masalah-masalah, kesulitan, dan kerugian diantaranya :

 Membutuhkan waktu lebih lama

Setiap keputusan memerlukan pendapat dan komentar dari anggota dan hal itu
membutuhkan waktu yang relatif lebih lama. Keengganan seseorang untuk bekerja
dalam kelompok biasanya berhubungan dengan masalah prosesnya yang lambat,
tidak praktis, dan membuat frustasi.
 Kemungkinan didominasi individu
Dalam kelompok seringkali terdapat orang-orang yang ingin mendominasi
suatu diskusi. Keinginan untuk mendominasi tersebut membuat mereka
mengecilkan hati anggota lain dalam memberikan kontribusi yang bermanfaat.
Dengan demikian, anggota tersebut tidak jadi memberikan kontribusi dan hanya ada
kontribusi dari mereka yang mendominasi saja.
  Mengandalkan satu individu
Bergabung dalam kelompok memungkinkan tanggung jawab anggota
kelompok dalam hal memberikan kontribusi yang tersebar ke seluruh anggota.
Lebih dari itu, penyebaran itu memungkinkan seseorang untuk membrikan
kontribusi yang kecil saja atau bahkan sama sekali tidak memberikan kontribusi. Ia
mengandalkan pada individu yang dinilai lebih mampu dan bersedia memberikan
kontribusinya.
 Menekan individu untuk menyesuaikan diri
Dalam suatu kelompok sering terdapat tekanan untuk menyesuaikan diri. Para
anggota lebih sering memberikan pendapat setuju terhadap suatu masalah karena
mereka lebih menghargai keanggotaan dan penerimaan mereka dalam kelompok
daripada resiko untuk terlibat dalam konflik ketidaksetujuan.
 Rapat yang Produktif
Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang
bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Rapat juga dapat didefinisikan
sebagai pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merundingkan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Agar penyelenggaraan rapat berhasil, acara rapat harus direncanakan dengan
baik. Perencanaan rapat akan beberapa hal diantaranya :
 Penentuan tujuan
Sebelum mengadakan rapat, perlu ditentukan tujuan rapat. Penentuan tujuan
rapat akan mempertajam pusat perencanan dan mengantisipasi hasil-hasil yang
diinginkan dari rapat tersebut. Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan berbeda
akan memperoleh hasil yang berbeda pula.
 Mengantisipasi hasil
Hasil-hasil yang diperoleh dari suatu rapat diantisipasi kemungkinannya.
Dengan mengantisipasihasil rapat, dapat disusun suau hubungan jika-maka.
Misalnya pada suatu rapat perundingan. Sebelum rapat diselenggarakan, sudah
diantisipasi terlebih dahulu hasil seperti apa saja yang kira-kira diperoleh. Misalnya,
apabila persetujuan tidak dapat dicapai, apa yang harus dilakukan pemimpin rapat.
Apabila suasana rapat terus memanas adan cenderung anarkis, apa yang harus
dilakukan. Apabila masing-masing pihak sebenarnya sudah tidak terlalu
mementingkan kepentingannya sendiri, tetapi keputusan tidak kunjung tercapai, apa
 yang harus dilakukan. Pada prinsipnya, apa yang akan dilakukan tergantung pada
pimpinan rapat itu sendiri.
 Memilih peserta rapat
Pedoman umum yang dapat digunakan adalah hanya mengundang mereka yang
benar-benar berperan penting dalam rapat tersebut. Mereka yang akan memutuskan
suatu hal berdasarkan hasil rapat akan diundang beserta dengan mereka yang terkait
dengan masalah yang dibahas. Tidak ada ketentuan baku mengenai jumlah orang
yang akan diundang. Nmaun, dari tujuan rapat dapat ditentukan berapa orang yang
kira-kira harus diundang. Misalnya rapat informasional, semua anggota organisasi
atau semua karyawan dapat diundang. Rapat pengambilan keputusan dapat
dilakukan dengan mengundang pihak pengambil keputusan dan pihak-pihak yang
terkait dengan keputusan tersebut. Sementara dalam rapat perundingan, diundang
pihak-pihak yang terlibat dalam suatu perkara yang sedang dirundingkan.
 Penyusunan agenda
Dalam suatu rapat, kemudi yang mengarahkan berjalannya rapat adalah agenda.
Agenda harus menyentuh topik-topik yang akan dibahas agar mencapai tujuan
tertentu. Agenda sebaiknya tidak terlalu berat sehingga bisa berakibat seseorang
merasa takut untuk datang. Namun, agenda sebaiknya juga jangan terlalu ringan
agar orang tidak merasa tidak perlu datang.
 Pertimbangan waktu
Rapat-rapat pada umumnya biasanya dimulai jam 09.00, waktu kedatangan
karyawan ke kantor dan dimulainya kegiatan rutin. Selain itu, rapat juga bisa
diadakan jam 13.00 saat karyawan sudah bekerja setengah hari dan beristirahat.
Namun , pada rapat-rapat tertentu, bila masalah yang dibicarakan sangat penting,
rapat dapat dimulai pada jam berapa pun, dan berlangsung sangat lama bahkan tidak
menghiraukan waktu berakhirnya. Menyangkut waktu dimulai dan berakhirnya
rapat perlu direncanakan dan ditetapkan sebelumnya. Setelah itu, waktu bisa
diinformasikan kepada peerta rapat sehingga mereka dapat mempertimbangkan
penggunaan waktu rapat secara efisien.
 Pertimbangan lokasi
Pertimbangan lokasi pada umumnya memperhatikan masalah ketersediaan
ruangan, kapasitas ruangan, kelayakan ruangan, dan alasan lain. Rapat rutin bisanya
diadakan di dalam kantor. Biasanya, setiap perusahaan memeiliki rung yang khusus
 digunakan untuk rapat. Rapat yang mengundang seluruh anggota organisasi atau
seluruh karyawan biasanya diadakan di perusahaan sendiri. Jika perusahaan tidak
memiliki ruangan yang cukup, maka dipilihkan lokasi di luar perusahaan, tetapi
masih di dalam kota. Rapat yang mengundang banyak orang dari luar perusahaan
dan berasal dari berbagai instansi biasanya memilih tempat khusus. Sementara,
rapat pemegang saham biasanya diadakan di hotel-hotel berbintang. Mereka
mengkehendaki ruangan yang bersih, nyaman, perlengkapan yang andal, kemanan
yang terjamin, dan makanan yang representatif.

Dalam penyelenggaraan rapat perlu diperhatikan beberapa hal yaitu :

 Undangan rapat
Undangan rapat harus memuat informasi mengenai hari, tanggal, jam, tempat,
dan acara rapat. Undangan juga sebaiknya diedarkan di waktu yang tepat. Apabila
undangan diedarkan terlalu jauh dari waktu pelaksanaan rapat bisa menyebabkan
peserta lupa akan adanya undangan tersebut, sedangkan undangan yang terlalu
dekat bisa menyebabkan peserta kurang memiliki waktu untuk mempersiapkan
rapat atau bahkan sudah memiliki rencana lain pada jam tersebut.
 Urutan pelaksanaan rapat
 Urutan rapat dengan pembahasan satu masalah :
- Pembukaan
Pembukaan rapat dibedakan dibedakan memnjadi dua yaitu
pembukaan rapat oleh pejabat yang biasanya diawali dengan pemukulan
“gong” atau dengan ketukan palu dan pembukaan rapat oleh pemimpin
rapat yang menyatakan bahwa rapat siap dimulai yang diawali dengan
doa menurut agama dan kepercayaan masing-masing peserta rapat.
- Pembahasan
Setelah rapat dibuka, kemudian diulas tujuan rapat, materi yang
akan dirapatkan, perkembangan pembahasan, dan waktu berakhirnya
rapat. Rapat berjalan dengan pemberian pendapat dari masing-masing
peserta sebagai tanggapan atas pendapat dari peserta lainnya.
- Penyimpulan/perumusan
Setelah membahas materi rapat dan diperoleh kesimpulan,
kesimpulan tersebut bisa dirumuskan secara eksplisit. Selain iyu, nisa
juga kesimpulan belum dihasilakn hingga berakhirnya rapat. Nmaun
 karena waktunya sudah haisa dan tidak mungkin memperpanjang waktu
lagi, hasil rapat saat itu dijadikan kesimpulan, dan peserta rapat dimohon
untuk memikirkan lebih jauh kelanjutan dari rapat tersebut.
 Urutan rapat dengan pembahasan dua masalah :
- Pembukaan
Sama dengan yang dibahas sebelumnya, dimana pembukaan rapat
dibedakan dibedakan memnjadi dua yaitu pembukaan rapat oleh pejabat
yang biasanya diawali dengan pemukulan “gong” atau dengan ketukan
palu dan pembukaan rapat oleh pemimpin rapat yang menyatakan
bahwa rapat siap dimulai yang diawali dengan doa menurut agama dan
kepercayaan masing-masing peserta rapat.
- Pembagian tugas
Jika materi rapat cukup banyak dan luas, biasanya dilakukan
pembagian tugas dimana peserta dibagi menjadi beberapa kelompok
sesuai dengan topik atau materi yang akan dibahas.
- Diskusi/rapat kelompok
Masing-masing kelompok mengadakan diskusi/rapat mengenai
topik yang telah ditetapkan oleh pemimpin rapat atau yang telah
disepakati bersama.Jika dipandang perlu, kelompok bisa dibagi lagi
menjadi beberapa subkelompok yang lebih kecil. Pada waktu yang
ditentukan, setiap subkelompok akan berkumpul dan menjadi satu
dalam kelompok, penyajiannya adalah sebkelompok tersebut dan
subkelompok lain bisa memberikan pendapatnya atau mengomentari
hasil pembahasan subkelompok. Dari pembahasan subkelompok
tersebut kemudian diambil kesimpulan kelompok. Hasil itu selanjutnya
diajukan ke rapat pleno.
- Rapat pleno
Rapat pleno adalah rapat yang dihadiri oleh kelompok-kelompok,
dimana masing-masing kelompok menyampaikan hasil pembahasan
yang telah dilakukan yang selanjutnya kelompok lain akan memberikan
ulasan atau pandangan mengenai topik atau masalah tersebut.
- Perumusan
 Pada umumnya, perumusan dilakukan oleh suatu tim tersendiri
yang disebut tim perumus. Namun, dapat pula perumusan diambil oleh
beberapa anggota kelompok yang dipilih menjadi anggota tim perumus.
 Pengaturan ruang rapat
Pengaturan rapat yang tidak tepat menyebabkan pelaksanaan rapat tidak berjalan
dengan lancar. Apalagi bila rapat dihadiri oleh pihak luar, pengaturan yang kurang
tepat memberikan image bahwa penyelenggara tidak membuat perencanaan secara
matang. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat diantaranya:
- Penerangan

Masalah penerangan menjadi relatif lebih penting bila rapat menggunakan

penerangan buatan. Rapat yang memerlukan penerangan buatan misalnya rapat
yang diadakan di dalam gedung atau ruangan, baik yang diadakan siang maupun
malam hari. Usahakan agar tersedia penerangan yang cukup agar dapat mengenali
dengan jelas tulisan dan beda lainnya. Namun, penerangan sebaiknya tidak terlalu
berlebihan karena bisa membuat mata sakit dan ruangan menjadi lebih panas.
Penerangan untuk rapat yang diadakan di luar ruangan pada waktu siang hari lebih
banyak bergantung pada sinar matahari. Usahakan sebagian besar tempat duduk
peserta membelakangi matahari. Dengan demikian mereka dapat melihat objek dan
tulisan dengan jelas tanpa membuat mata silau.

- Ventilasi

Ventilasi sangat penting dalam penyelenggaraan rapat. Ventilasi yang kurang

baik menyebabkan peserta rapat merasa cepat lelah. Rapat yang diadakan dirungan
berpendingin (AC) tidak lagi memerlukan ventilasi karena suhu sudah diatur oleh
alat tersebut.Namun demikian, sebaiknya ruangan sudah bersih sehngga ketika AC
dinyalakan udaranya menjadi segar. Rapat yang dilaksanakan di dalam ruangan
atau gedung yang tidak ber-AC sudah seharusnya udara diupayakan dapat masuk
dan keluar melalui lubang angin dan jendela. Selain itu, bisa juga digunakan kipas
angin.

- Tempat duduk

Ada lima cara untuk pengaturan tempat duduk, yaitu setengah lingkaran ,
lingkaran, U, kelas, dan empat persegi panjang. Pengaturan tempat duduk dalam
 suatu rapat ditendukan oleh jumlah peserta, luas ruangan, dan tingkat interaksi
yang dinginkan.

 Perlengkapan rapat
Untuk menjamin rapat berlangsung dengan lancar, perlu dipersiapkan peralatan
rapat sebelumnya. Peserta rapat sebaiknya mempersiapkan keperluan rapat individu
seperti alat tulis, kertas, kalkulator, dan jika perlu notebook. Dan tanggung jawab
penyelenggara rapat adalah perlengkapan rapat yan bersifat umum diantaranya :
- Sound system dan microphone

Alat tersebut digunakan untuk memperkeras suara agar dapat didengar

dengan jelas oleh peserta rapat. Oleh karena tujuannya hanya agar dapat didengar
dengan jelas, maka diusahakan volume suara sepantasnya saja. Penggunaan sound
system yang terlalu keras akan mengurangi profesionalisme penyelenggara rapat.
Selain itu, tidaklah etis jika rapat didengar oleh pihak lain.

- Papan tulis atau flip chart dan perlengkapannya

Peralatan tersebut disediakan bial pembicara perlu menuliskan sesuatu yang

berhubungan dengan rapat. Perlengkapan papan tulis dan whiteboard adalah kapur
tulis dan spidol dengan berbagai warna dan penghapus. Untuk ruangan dan situasi
tertentu, sering digunakan flip chart dengan perlengkapan kertas dan spidol.

- Proyektor

Proyektor merupakan alat untuk memproyeksikan tulisan, gambar, angka-

angka, atau film/video ke layar.

 Akomodasi
Apabila rapat diikuti oleh peserta dari luar kota dan harus menginap,
peyelenggara perlu memperhatikan masalah akomodasi. Misalnya dengan
menyediakan kendaraan khusus yang akan menjemput dan mengantar peserta dari
penginapan ke tempat rapat. Dapat juga dengan menyediakan penginapan yang
dekat dengan tempat rapat sehingga masalah akomodasi diperkirakan tidak
emngganggu kelancaran rapat.
 Kesehatan
Pada penyelenggaraan rapat yang relatif panjang, misalnya dua hari atau lebih,
panitia perlu memperhatikan masalah kesehatan. Dlam hal ini, Pnitia perlu
memperhatikan menu makanan, menyediakan obat-obatan, dan menyediakan
pelayanan dokter.