LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN ( PKL )

ANGKATAN IV 2017/2018
DI
DINAS KETAHANAN PANGAN DAN PERIKANAN KABUPATEN NGANJUK

PROGRAM KEAHLIAN
TEKNIK BISNIS SEPEDA MOTOR ( TBSM )
TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN ( TKJ )
AKUNTANSI KEUANGAN ( AK )

OLEH:

NAMA : ISNA LAILY RAHMA

NIS :

BIDANG KEAHLIAN : BISNIS DAN MANAJEMEN

PROGRAM KEAHLIAN : AKUNTANSI DAN KEUANGAN
KOMPETENSI KEAHLIAN : AKUNTANSI DAN KEUANGAN LEMBAGA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NAHDLATUL ULAMA

(SMK NU PACE )
TAHUN PELAJARAN 2018
 HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN KEGIATAN
PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)
SMK NU PACE
ANGKATAN IV TAHUN 2018

PEMBIMBING PRAKERIN

PIMPINAN INSTANSI PEMBIMBING LAPANGAN

(drh. BUDI SUTJAHJONO, SH) drh. ERY CAHYONO

NIP. 19620406 199202 1 001 NIP. 19790524 200903 1 002

MENGETAHUI
KEPALA SMK NU PACE PEMBIMBING SEKOLAH

(H. M. IRFAN ASHRUDDIN,ST,M.Pd.I) (MAFTUH FUAD, S.Pd)

 MOTTO DAN PERSEMBAHAN

1. Tidakkah kamu memperhatikan bahwa kapal itu berlayar di laut dengan Nikmat
ALLAH SWT. Supaya diperlihatkan – Nya kepadamu sebagian dari tanda –
tanda (Kekuasaan) – Nya. Sesungguhnya pada yang demikian itu benar –
benar terdapat tanda – tanda bagi semua orang yang sangat sabar lagi banyak
bersyukur. (QS. Lukman : 31)
2. Seorang yang berfikir dan mengetahui cara berfikir selalu dapat mengalahkan
orang yang tidak berfikir dan tidak mengetahui cara berfikir.
3. Bukan kesulitan yang membuat kita untuk takut “Melangkah” melainkan
ketakutan itulah yang akan mempersulit kita.
4. Tidaklah sempurna suatu pekerjaan jika kalau tidak di iringi dengan doa terlebih
dahulu.
5. Ikhtiar, sabar serta tawakal adalah kunci dalam meraih kesuksesan.
6. Pandai bukan berarati jago dalam matematika, fisika, kimia atau yang lainnya
tetapi pandai yang sebenarnya adalah pandai dalam mengatur waktu dan
memanfaatkan kesempatan yang ada.

PERSEMBAHAN
Penyusunan laporan ini saya persembahkan kepada :
1. Kepala Sekolah SMK NU Pace dan Bapak/Ibu guru beserta Staf yang telah
membimbing saya.
2. Orang tua dan keluarga yang telah mendoakan,membiayai, mendukung, dan
memberikan semangat sampai selesainya pkl.
3. Pembimbing Instansi dan semua pihak yang terkait di DINAS KETAHANAN
PANGAN DAN PERIKANAN KABUPATEN NGANJUK.
4. Teman-teman seperjuangan serta adik-adik kelas semuanya yang akan
melaksanakan kegiatan pkl untuk program kegiatan selanjutnya.
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat serta
Hidayah-Nya sehingga dapat terselesaikannya Laporan Hasil Kerja Siswa pada Dinas
Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Nganjuk Tahun Pelajaran 2017/2018
ini.
Laporan ini merupakan wujud tanggung jawab penyusun secara tertulis atas
pelaksanaan Praktik Kerja Siswa dalam rangka Pendidikan Sistem Ganda, serta
sebagai upaya melengkapi syarat ujian kelulusan sekolah. Dalam penulisan laporan
ini tidak lepas dari hambatan dan rintangan ,akan tetapi berkat bantuan dari berbagai
pihak, maka laporan ini dapat terselesaikan, untuk itu penulis ingin menyampaikan
ucapan terima kasih kepada :

1. Bapak H.M. IRFAN ASHRUDIN, ST, M.Pd.i, selaku Kepala Sekolah SMK NU
PACE, yang telah memberikan kemudahan dalam pelaksanaan pkl.
2. Bapak drh. BUDI SUTJAHJONO, SH. Selaku pimpinan Dinas Ketahanan
Pangan dan Perikanan Kabupaten Nganjuk yang telah mengijinkan Dinas
Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Nganjuk sebagai tempat pkl.
3. Bapak drh. ERY CAHYONO selaku pembimbing yang telah banyak
membimbing di tempat kerja pkl.
4. Bapak MAFTUH FUAD, S.Pd selaku pembimbing sekolah yang telah
memonitoring dan membimbing pelaksanaan pkl.
5. Bapak dan Ibu Guru SMK NU PACE
6. Serta pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan pkl.

Nganjuk,3 Oktober 2018

ISNA LAILY RAHMA

 DAFTAR ISI

Halaman Judul ..................................................................................... i

Halaman Pengesahan .......................................................................... ii
Motto dan Persembahan ...................................................................... iii
Kata Pengantar .................................................................................... iv
Daftar Isi ............................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ......................................................................... 1

1.2 Batasan masalah ..................................................................... 1
1.3 Rumusan masalah ................................................................... 1
1.4 Tujuan masalah ....................................................................... 2
1.5 Waktu pelaksanaan ................................................................. 2
1.6 Kegunaan laporan.................................................................... 2
1.7 Sistematika penulisan .............................................................. 3

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Sekilas tentang Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Nganjuk
.................................................................................................. 4
2.2 Pengertian PENGARSIPAN SURAT ......................................... 5
2.3 Pengarsipan SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR .............. 6
2.4 Tujuan dan manfaat pengarsipan PENGARSIPAN SURAT ..... 7
2.5 Permasalahan yang dihadapi dan cara pemecahannya ........... 9

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan ............................................................................... 11

3.2 Saran ..................................................................................... . 11

DAFTAR PUSTAKA..............................................................................12
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dari hasil pembelajaran pada teori-teori yang diajarkan disekolah masih

banyak sekali materi yang belum bisa dipahami secara mudah dengan adanya Praktik
Kerja Lapangan ( PKL ) maka apa yang telah diajarkan disekolah dapat kita terapkan
sekaligus kita pahami. Dan disini saya belajar tentang pengarsipan surat-surat misal
surat masuk, surat keluar. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi
sedangkan surat keluar adalah surat-surat yag dikeluarkan atau dibuat organisasi
perusahaan untuk dikirimkan pada pihak lain baik perseorangan maupun kelompok.

1.2. Batasan masalah

a. Di laporan ini hanya membahas tentang pengarsipan surat-surat. Misal surat

masuk dan surat keluar.
b. Tujuan dan manfaat dari pengarsipan surat-surat.

1.3.Rumusan Masalah

a. Bagaimana sekilas sejarah tentang Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan

Kabupaten Nganjuk ?
b. Bagaimana cara pengarsipan surat masuk dan surat keluar?
c. Apakah tujuan dan manfaat dari pengarsipan surat-surat?
d. Apakah permasalahan yang dihadapi dan cara pemecahannya ?
 1.4. Tujuan Masalah

a. Untuk mengetahui tentang sejarah Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan

Kabupaten Nganjuk
b. Untuk mengetahui mengenai bagaimanakah prosedur pengarsipan surat masuk
dan surat keluar.
c. Untuk memahami tujuan dan manfaat dari pengarsipan surat-surat.
d. Untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi dan cara pemecahannya.
1.5. Waktu Pelaksanaan Prakerin/PKL

Pelaksanaan Praktek Kerja Industri di SMK NU PACE dilaksanakan pada

tanggal 23 Juli – 23 Oktober 2018 di DINAS KETAHANAN PANGAN DAN
PERIKANAN KABUPATEN NGANJUK. Lamanya waktu praktek kerja industri kurang
lebih tiga bulan, dilaksanakan setiap hari senin sampai jumat. Senin sampai kamis
mulai jam 07.00 sampai jam 14.00,sedangkan hari jumat mulai jam 06.00 sampai jam
11.00 siang.

1.6. Kegunaan Laporan

1.Bagi siswa

 Dapat meningkatkan wawasan siswa terhadap kondisi nyata dunia kerja

 Dapat menambah kemampuan,serta keyakinan akan teori yang diperoleh
dari bangku sekolah.
 Dapat melatih diri untuk disiplin,tanggung jawab terhadap pekerjaan yang di
berikan kepada penulis.

2.Bagi SMK NU pace

 Sebagai masukan evaluasi atas kemampuan siswa dalam menerapkan ilmu

yang di dapat selama masa sekolah.
 Untuk menunjukkan kredibilitas dan eksistensi SMK NU pace

3.Bagi Instansi
 Dapat membantu dalam bekerja
 Mendukung program pendidikan pemerintah.
  Meningkat citra instansi.
 Mendapat tenaga kerja sementara.

1.7.Sistematika Penulisan

 BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang, batasan masalah, rumusan

masalah, tujuan masalah, waktu pelaksanaan, kegunaan laporan, serta
sistematika penulisan.

 BAB II PEMBAHASAN

Bab ini membahas tentang sejarah DINAS KETAHANAN PANGAN DAN

PERIKANAN KABUPATEN NGANJUK , Pengarsipan Surat-surat, Tujuan dan
manfaat pengarsipan,Permasalahan yang di hadapi dan cara pemecahannya.

 BAB III PENUTUP

Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpilan dan saran.
 BAB II
PEMBAHASAN

Dalam bab II ini akan diuraikan sekilas mengenai DINAS KETAHANAN

PANGAN DAN PERIKANAN KABUPATEN NGANJUK, pengarsipan surat-surat
misal surat masuk ataupun surat keluar, tujuan dan manfaat pengarsipan surat-
surat, serta permasalahan-permasalahan yang dihadapi dan cara pemecahannya.
Semua itu adalah hasil-hasil dari pelaksanaan Praktik Kerja Siswa SMK NU PACE
pada kantor Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Nganjuk yang
kami lakukan.

2.1 Sekilas tentang DINAS KETAHANAN PANGAN DAN PERIKANAN

KABUPATEN NGANJUK

Periode 1999

Badan Urusan Ketahanan Pangan (BUKP) dibentuk melalui Keppres No.

136 tahun 1999 yang diharapkan dapat terorganisasi dengan lebih baik.
Penjabaran Keppres tersebut terkait dengan kedudukan, tugas, fungsi, susunan
organisasi, dan tata kerja Departemen Pertanian yang diuraikan melalui
Keputusan Menteri Pertanian Nomor: 160/Kpts/OT.210/3/2000 tata kerja
Departemen Pertanian, Badan Urusan Ketahanan Pangan pada Bab XII pasal
140. Melalui Keputusan tersebut dikemukakan bahwa, badan ini mempunyai tugas
melaksanakan pengkajian dan pengembangan ketahanan pangan berdasarkan
kebijakan Menteri dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penanganan
distribusi pangan khususnya beras pada masa pemerintahan Abdurrahman Wahid
dilakukan juga oleh BULOG dengan ruang lingkup tugas yang sama untuk
mendukung pemantapan ketahanan pangan.
 Periode 2001 – 2004

BUKP dan Sekretariat Pengendali (Setdal) BIMAS dilebur menjadi Badan

Bimas Ketahanan Pangan (BBKP) yang ditetapkan berdasarkan Keputusan
Presiden Nomor 177 Tahun 2000 pasal 16 tentang susunan organisasi dan tugas
Departemen Pertanian. Keppres tersebut menjelaskan bahwa BBKP merupakan
suatu unit kerja setingkat eselon I dalam struktur Departemen Pertanian dengan
tugas yang diuraikan dalam Keputusan Menteri Pertanian Nomor
01/Kpts/OT.210/2001 tentang organisasi dan tata kerja Departemen Pertanian
yaitu “melaksanakan pengkajian, pengembangan, dan koordinasi pemantapan
ketahanan pangan”. Sedangkan untuk pelaksanaan tugas pemantapan
ketahanan pangan di daerah (propinsi maupun kabupaten/kota), telah dibentuk
unit kerja struktural ketahanan pangan di propinsi dan kabupaten/kota dengan
tetap berpedoman kepada Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999 dan Peraturan
Pemerintah Nomor 25 tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan
Kewenangan Propinsi sebagai Daerah Otonomi. Undang-undang dan Peraturan
Pemerintah tersebut telah menetapkan mengenai struktur, organisasi dan tata
kerja perangkat pemerintah propinsi dan kabupaten/kota.

Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Nganjuk telah terdapat

di seluruh kota/kabupaten di Indonesia. Termasuk di kabupaten Nganjuk, kantor
Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Nganjuk terdapat di Jln.
Anjuk Ladang No.76 Kabupaten Nganjuk.

2.2. Pengarsipan Surat-surat

Pengertian arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli

(original record), atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan
dengan mudah sewaktu diperlukan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam,
buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan
keputusan. menurut kamus internasional Bahasa Indonesia, pengertian arsip yaitu
simpanan surat-surat penting. berdasarkan pendapat ini, tak seluruhnya surat
dikatakan arsip. surat dinyatakan sebagai arsip seandainya memenuhi persyaratan
berikut ini :
  Surat tersebut harus masih memiliki kepentingan guna organisasi/lembaga
baik untuk masa sekarang ini dan masa yg akan datang;
 Surat yg menyimpan keperluan tersebut disimpan menurut system tertentu
sehingga mempermudah temu balik apabila digunakan lagi.

Perawatan sistem pengarsipan yang efisien adalah salah satu dari masalah
kekal kantor, dan pemecahannya menuntut pengertian yang tepat akan prinsip-
prinsipnya. Tidak ada satu sistem yang ideal, dan tidak ada jenis peralatan ideal
yang akan memenuhi persyaratan semua rekaman di semua kantor.

Berikut ini akan kita bahas mengenai mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar di Dinas Ketahanan Pangan dan Perikanan Kabupaten Nganjuk, yang kami
lakukan sewaktu melakukan Pkl di tempat tersebut.

A. Langkah - Langkah pengurusan surat-surat apabila telah diterima:

1) Penyotiran surat
a.meneliti asal (sumber) surat itu
b.meneliti cara pengiriman surat.
2) Penyotiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok
a. Surat-surat Dinas yaitu surat-surat yang erat hubungannya
dengat kegiatan kantor
b. Setiap kelompok surat hasil sotir ditempatkan tersendiri
didalam folder-folder atau alat lain sejenisnya.
3) Pembukaan sampul (amplop).
4) Pengeluaran surat dari dalam sampul.
5) Penelitian surat.
6) Pembacaan surat.
7) Penyampaian surat (intern).
8) Pencatatan surat.
a. Kartu kendali.
b. Buku agenda.
c. Buku pembantu agenda.
d. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam kartu kendali
ataupun buku agenda
 9) Langkah akhir penanganan surat tata penyimpanan arsip aktif
maupun arsip inakatif menggunakan system penataan berkas
disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar
memudahkan pengendaliannya.

B. Langkah-Langkah Pengurusan Surat Keluar

 Pembuatan konsep surat
 Pengetikan kosep surat.
 Pemeriksaan konsep surat
 Persetujuan konsep surat
 Pengetikan surat
 Penanda tanganan surat
 Pemberian cap Kepala pimpinan
 Melipat surat
 Penyampulan surat
 Pengiriman surat
C.BAHAN DAN ALAT .
Adapun bahan yang dipergunakan untuk mendukung tata persuratan dan
kearsipan adalah sebagai berikut :
No Nama Bahan Spesifikasi
1. Kertas - Hvs, F4, A4

2. Format-format - Lembar disposisi

- Kartu kendali

3. Buku-buku - Agenda
- Ekspedisi

4. Map - Stok Map

- Snelhekter

5. Amplop - Standar
Diatas tersebut adalah beberapa langkah untuk kegiatan pengarsipan surat-surat,
baik itu surat masuk ataupun surat keluar yang saya lakukan selama Pkl di DINAS
KETAHANAN PANGAN DAN PERIKANAN KABUPATEN NGANJUK.

2.3 Tujuan dan manfaat pengarsipan surat-surat

a. Tujuan

1. Menurut Drs. Anhar, tujuan kearsipan adalah menyimpan warkat

sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaktu-
waktu diperlukan.
2. Menurut Drs. Soewito, tujuan kearsipan adalah sebagi berikut:
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dubutuhkan.
3. Untuk menghindar pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari
arsip yang dibutuhkan.
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.
5. Untuk menjaga keraahasiaan arsip.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah sebagai berikut:

 Untuk menjamin keselamatan dokumen/warkat sebagai bahan

pertanggungjawaban.
 Dapat menyimpan warkat denga sistem tertentu secara sistematis dan
efisien.
 Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan tepat.
 Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip.
 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas waktu, tempat, biaya dalam
pengelolaan arsip.

b. Manfaat

Manfaat dari pengarsipan itu sendiri adalah untuk mempermudah

pencarian dan pengembalian surat saat dibutuhkan. Arsip (record) yang
 dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”,
pada pokoknya daat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar aaupung bagan yang memuat keterangan-
keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun
peristiawa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu)
pula.

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai

“sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.

Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk

penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-
persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan
terkumpul, tersimpan baik dan teratur.

2.4. Permasalahan Yang Dihadapi dan Cara Pemecahannya

Permasalahan yang dihadapi :

1. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat
yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
2. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga
tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
3. Tata kerja peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan moderen, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan
kurangnya bimbingan yang teratur.
Cara pemecahannya :

1. Harus ada pengelompokan tiap jenis type surat, agar dapat lebih teratur
pengarsipannya.
2. Harus dibuatkan atau ditambah tempat untuk pengarsipan surat – surat
yang lebih memadai.
3. Diperlukan pelatihan serta bimbingan khusus dari pihak terkait untuk
menambah wawasan para pegawai-pegawai.
 BAB III
PENUTUP

Dengan mengucapkan Alhamdulillah kehadirat Allah SWT. Atas

terselenggaranya Praktik Kerja Lapangan di DINAS KETAHANAN PANGAN DAN
PERIKANAN KABUPATEN NGANJUK, sehingga tersusun laporan ini. Sehingga
dapat memenuhi tugas pembelajaran Praktik Keahlian. Semoga dengan adanya
laporan ini dapat menambah wawasan serta pengetahuan yang lebih berarti, dan tidak
lupa Penyusun menyampaikan terima kasih kepada segenap pihak yang telah
membantu dalam menyelesaikan laporan ini.

3.1. Kesimpulan
DINAS KETAHANAN PANGAN DAN PERIKANAN KABUPATEN
NGANJUK merupakan bagian dari lembaga pemerintah yang melaksanakan
kekuasaan Negara di Bidang pangan dan perikanan serta tugas lain
berdasarkan peraturan perundang-undangan, mengawasi jalannya
penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan di bidang ketahanan
pangan dan bidang perikanan.

Selama saya prakerin di DINAS KETAHANAN PANGAN DAN

PERIKANAN KABUPATEN NGANJUK banyak sekali ilmu yang saya dapatkan
serta pengalaman kerja untuk bekal kelak.

3.2. Saran

1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.

2. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan
serta peralatan yang ada.
3. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau
diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.
4. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip
yang sudah tidak terpakai.
 DAFTAR PUSTAKA

https://solusibisnis.co.id/Journal/pengertian-arsip-dan-sistem-pengarsipan

http://bkp.pertanian.go.id/statis-11-sejarah.html

https://dhatulaulia.wordpress.com/tag/tujuan-kearsipan/

Buku pedoman penyusunan laporan prakerin

 LAMPIRAN

FOTO KEGIATAN PKL

1.1.Kegiatan LCM di Gedung Juang

1.2.Kegiatan Jumat Bersih