A.

Akun-Akun Dan Golongan Transaksi Dalam Siklus Pembelian Dan Pembayaran

Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembaran adalah untuk menilai apakan akun-akun
yang di pengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas untuk
pembeliantersebut telah di sa ikan secara wajar sesuai dengan standar keuangan.Ada tiga
kelompok transaksi yang tercakup dalam siklus ini, yaitu:
1.Pembelian barang dan jasa
2.Pengeluaran kas
3.Retur pembelian dan potongan pembelian
Sistem pengeluaran tergolong atas berbagai sistem informasi antara lain:
1. Sistem pembelian, menyangkut:
a.langkah permintaan pembelian
b.langkah order pembelian
c.langkah penerimaan barang
d.langkah simpanan barang
e.langkah pembuatan bukti kas keluar
f.langkah pencatatan uang
2. Sistem pengeluaran kas , menyangkut :
a.langkah pembayaran bukti kas keluar
b.langkah pencatatan pengeluaran kas
B .Fungsi Bisnis Dokumen Serta Catatan dalam Siklus Pembelian dan Pembayaran
Siklus perolehan dan pembayaran melibatkan setiap keputusan dan proses yang diperlukanuntuk
memperoleh barang dan jasa guna menjalankan operasi perusahaan. Siklus tersebutbiasanya
dimulai dengan pengajuan permintaan pembelian oleh seorang pegawai berwenangyang
membutuhkan barang atau jasa dan berakhir dengan pembayaran atas setiap manfaat yang
diterima.Dalam pembahasan berikut digunakan ilustrasi pada sebuah perusahaan manu$aktur
kecil yang menghasilkan barang untuk dijualkepada pihak ketiga, tetapi prinsip yang tercakup
disini bisa diterapkan juga pada perusahaan jasa, entitas pemerintah, dan jenis organisasilainnya
transaksi dalam siklus pembelian dan pembayaran. Tiga $ungsi pertamaadalah untuk pencatatan
pembelian barang dan jasa secara kredit,
dan$ungsi keempat adalah untuk pencatatan pengeluaran kas untukpembayaran ke pemasok dan
untuk menyederhanakan, dalam ilustrasi initidak akan dibahas tentang retur pembelian dan
potongan pembelian,walaupun kedua hal tersebut terjadi dalam siklus ini, tetapi jumlahnya tidak

signifikan.Selanjutnya kita akan membahas secara lebih detil keempat fungsi tersebut, dengan
ditekankan pada dokumen dan catatan yang digunakan,sebagaimana tercantum pada kolom
keempat Tabel 15-1
Tabel 15-1 "Golongan Transaksi, Akun-akun, /fungsi Bisnis, dan Dokumenserta Catatan untuk
Siklus Pembelian dan Pembayaran
PEMBUATAN ORDER PEMBELIAN
Pengajuan permintaan untuk membeli barang atau jasa oleh pejabat perusahaan klien adalah
kegiatan awal siklus ini. /formulir yang digunakan dalam
pembelian persetujuan (approval)tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijakan yang di
tetapkan perusahaan. Dokumen-dokumen yang biasa di gunakan meliputi:
Permintaan Pembelian
Formulir permintaan pembelian digunakan untuk meninta barang dan jasaoleh perusahaan yang
diberi kewenangan untuk mengajukan permintaan pembelian (misalnya: Kepala Gudang atau
Kepala Departemen Produksi).Pada perusahaan-perusahaan tertentu sering kali digunakan
komputeruntuk melakukan pemesanan ketika persediaan barang di gudang mencapai re-order
point titik pemesanan kembali yang akan melakukanpemesanan secara otomatis.
Orderan Pembelian
Order pembelian adalah dokumen yang di gunakan untuk memesanbarang dan jasa dari
pemasok. Dokumen ini berisi deskripsi, kuantitas,dan informasi lain yang berhubungan dengan
barang dan jasa yang diinginkan perusahaan untuk dibeli dan seringkali digunakan
untukmenunjukkan persetujuan pembelian. Perusahaan juga seringkalimengirimkan order
pembelian secara elektronik kepada pemasok yang telah membuat
persetujuan untuk melaksanakan electronic data interchange.
PENERIMAAN BARANG DAN JASA
Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan dari pemasok adalah saatyang paing kritis dalam
siklus ini, karena saat ini oleh kebanyakanperusahaan dipakai pertama kali untuk mengakui
pembelian dan utangyang bersangkutan. )etika barang diterima, agar kontrol berjalan
baik,diperlukan pemeriksaan tentang deskripsi, kuantitas, tanggal penerimaan,dan kondisi barang
yang diterima. Laporan penerimaan adalah dokumenberupa kertas atau elektronik yang di buat
pada saat barang di terima.
PENGAKUAN KEWAJIBAN UTANG
Pengakuan kewajiban yang tepat atas barang dan jasa yang telah diterima menuntut adanya
pencatatan yang tepat dan akurat. Pencatatanpertama kali mempengaruhi laporan keuangan dan
pengeluaran kas yangsesungguhnya.Oleh karena itu perusahaan harus seksama
dalammemasukkan semua transaksi pembelian, yaitu pembelian yang sungguh-sungguh terjadi,
dengan jumlah yang benar. Dokumen-dokumen dancatatan yang lain di gunakan adalah:
Faktur dari pemasok
Faktur dari pemasok adalah dokumen yang diterima dari penjual danmenunjukkan jumlah yang
terutang yang berasal dari pembelian barangdan jasa.Dokumen tersebut menyebutkan deskripsi
barang atau jasa,kuantitas barang dan jasa yang diterima, harga termasuk biaya pengangkutan,
ketentuan tentang potongan harga, tanggal faktur, dantotal harga faktur.
Faktur dari pemasok sangat penting karenamenunjukkan jumlah yang akan dicatat dalam
transaksi pembelian.Pada perusahaan yang menggunakan EDI, faktur dari pemasok ditrans
sersecara elektronik, yang akan berpengaruh pada bagaimana auditormenilai bukti.
Memo debet
Memo debet merupakan dokumen yang diterima dari pemasok danmenunjukkan pengurangan
atas jumlah yang terhutang yang disebabkan karena adanya pengembalian barang retur barang ke
pemasok atauditerimanya pengurangan harga.Dokumen ini mirip dengan faktur, tetapimenjadi
pendukung atas pengurangan kewajiban, bukan menambah utang.
Voucher
Voucher biasanya digunakan suatu organisasi untuk menetapkan cara yang formal dalam
pencatatan dan pengawasan pembelian, terutamadengan membuat agar setiap transaksi
pembelian bernomor urut.
File transaksi pembelian
File transaksi pembelian adalah file yang dihasilakan komputer yang
mencakup semua transaksi pembelian yang diproses oleh system akuntansi suatu periode
tertentu, misalnya satu hari, satu minggu, atau sebulan.File tersebut berisi semua informasi yang
dimasukkan ke dalam sistem dan mencakup informasi untuk setiap transaksi, seperti nama
pemasok, tanggal, jumlah, klasifikasi akun, dan keterangan mengenai jumlah barang atau jasa ya
ng dibeli.File ini juga bisa meliputi retur dan pengurangan harga pembelian, apabila hal tersebut
tidak dimuat dalam tersendiri.
Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian dihasilkan dari transaksi pembelian dan biasanya
berisikan nama pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok akun untuksetiap transaksi, seperti repa
rasi dan pemeliharaan, persediaan,atau
kelompok akun lainnya. Juga ditunjukkan apakah pembelian dilakukan
secara tunai atau kredit. Jurnal bisa mencakup satu periode tertentu,biasanya bulanan. Transaksi
yang sama yang dimasukkan ke dalam
jurnal juga diposting secara serentak ke dalam buku besar, dan apabila file
pembelian dilakukan secara kredit, dicatat pula ke master file utang usaha
Master File utang Usaha
Master file utang usaha mencatat transaksi pembelian, pengeluaran kas,dan retur pembelian
untuk setiap pemasok. Master fille ini dimutahirkan(updated)dari file transaksi komputer untuk
pembelian, retur pembeliandan pengeluaran kas. Total dari saldo-saldo individual dalam master
file dengan total saldo akun utang usaha dalam buku besar. Hasil cetakan (print out master file
utang usaha menunjukkan saldo awal utangusaha, setiap pembelian, retur pembelian, dan
pengeluaran kas, sertasaldo akhir untuk setiap pemasok.Banyak perusahaan
tidakmenyelenggarakan master file utang usaha per pemasok. Perusahaan-perusahaan tersebut
membayar atas dasar faktur dari penjual individual.Oleh karena itu, total faktur yang belum
dibayar dalam master file sama dengan total saldo akun utang usaha dalam buku besar.Hasil
cetakan (print outmaster le utang usaha menunjukkan saldo awal utangusaha, setiap
pembelian, retur pembelian, dan pengeluaran kas, sertasaldo akhir untuk setiap pemasok.
Daftar Utang Usaha
Daftar utang usaha berisi datar jumlah yang terutang kepada masing-masing pemasok atau untuk
setiap faktur atau Voucher pada suatu saat tertentu. Daftar ini dibuat langsung dari master file
utang usaha.
Laporan dari pemasok
Laporan dari pemasok adalah dokumen yang dibuat oleh pemasok setiapakhir bulan untuk
menunjukkan saldo awal, pemelian, retur pembelian,dan pembayaran ke pemasok tersebut, serta
saldo akhir. Saldo dan aktivitas tersebut adalah laporan yang dibuat pemasok (bukan klien).
Jumlah saldo menurut master file utang usaha seharusnya sama dengansaldo yang ditunjukkan
dalam laporan dari pemasok, kecuali bila adakerancuan diantara pemasok dengan klien atau bila
ada selisih akibat faktor waktu.
PENGELOLAAN DAN PENCATATAN PENGELUARAN KAS
Pada kebanyakan perusahaan, pembayaran untuk pembelian barang dan jasa merupakan aktivtas
yang signifikan. Aktivitas ini secara langsung akan mengurangi saldo akun kewajiban, biasanya
akun utang usaha.
Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses pembayaran yang akandiperiksa auditor
meliputi:
Chek
Dokumen ini biasa di gunakan ntuk pembayaran pembelan pada saatkewajiban jatuh
tempo.Banyak perusahaan menggunakan komputeruntuk menyiapkan check berdasarkan
informasi yang tercantum dalam file transaksi pembelian pada saat barang dan jasa diterima.
Apabila perusahaan menetapkan EDI, perushhaan mengirimkan pembayaran ke pemasok secara
elektronik melalui electronic funds transfer (EFT)antara bank perusahaan klien dengan bank
pemasok.
File Transaksi Pengeluaran Kas
File ini di hasilkan oleh komputer yang meliputi seluruh transaksipengeluaran kas yang diolah
sistem akuntansi untuk suatu periodetertentu, mungkin per hari, per minggu, atau per bulan. /ile
ini berisi jenisin$ormasi yang sama seperti telah di bahas pada transaksi pembelian.
Jurnal Pengeluaran Kas
Ini adalah daftar atau laporan yang dihasilkan dari file transaksi pengeluaran kas yang mencakup
seluruh transaksi pada suatu periode waktu tertentu. Transaksi yang sama, termasuk semua
informasi yang relevan, dimasukkan ke dalam master file utang usaha dan buku besar.