Supriyanto

Jakarta, 11 08 2018
mengordinasikan,
dan juga
mengintegrasikan
pelayanan rumah
sakit
 mengidentifikasi
kebutuhan;

merancang suatu
mengintegrasikan
sistem
dan menggunakan.
manajemen;

mendefinisikan
mengirim serta
serta
melaporkan
mendapatkan;

menganalisis data
dan mengolahnya;
 • tertib
TUJUAN administrasi
• peningkatan
UPAYA pelayanan
kesehatan
• cepat, tepat,
RM • bernilai,
• dipertanggungjawabkan
• pasien dan
FOKUS keselamatan pasien
secara terintegrasi

Pengelolaan RMIK

Standar MIRM 1
Penyelenggaraan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM
RS) harus mengacu peraturan perundang-undangan.
Standar MIRM 2.
Rumah sakit merencanakan dan merancang proses manajemen
informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi internal
maupun eksternal.
Standar MIRM 3.
Para profesional pemberi asuhan (PPA) dan para kepala
bidang/divisi serta kepala unit pelayanan berpartisipasi dalam
memilih, mengintegrasikan, dan menggunakan teknologi
manajemen informasi.
Standar MIRM 4.
Sistem manajemen data dan informasi rumah
sakit menyiapkan kumpulan serta menentukan
data dan informasi yang secara rutin (reguler)
dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan
profesional pemberi asuhan (PPA), kepala
bidang/divisi, kepala unit pelayanan, serta
badan/pihak lain di luar rumah sakit.
Standar MIRM 5.
Data dianalisis diubah menjadi informasi untuk
mendukung asuhan pasien, manajemen rumah
sakit dan program manajemen mutu, serta
pendidikan dan penelitian.
Standar MIRM 6.
Penyampaian data dan informasi secara tepat
waktu dalam format yang memenuhi harapan
pengguna dan dengan frekuensi yang
dikehendaki.
Standar MIRM 7.
Rumah sakit mendukung asuhan pasien,
pendidikan, serta riset dan manajemen melalui
penyediaan informasi yang tepat waktu dari
sumber data terkini.
 Maksud dan Tujuan MIRM
8.
1. Penyelenggaraan rekam
medis merupakan proses
kegiatan yang dimulai
sejak saat pasien diterima
rumah sakit, dilakukan
pencatatan data medis,
Standar MIRM 8. selama pasien mendapat
Rumah sakit asuhan medis,
menyelenggarakan keperawatan, dan
pengelolaan rekam medis profesional pemberi
terkait asuhan pasien sesuai asuhan lainnya.
dengan peraturan
perundang-undangan.
 Maksud dan Tujuan MIRM 8.
2. Kegiatan dilanjutkan
dengan penanganan
rekam medis yang
meliputi penyimpanan
dan penggunaan untuk
kepentingan sendiri atau
kepentingan lainnya.
Rumah sakit menetapkan
Standar MIRM 8. organisasi yang mengelola
Rumah sakit sistem rekam medis yang
menyelenggarakan tepat, benar, bernilai, dan
pengelolaan rekam medis dapat
terkait asuhan pasien sesuai dipertanggungjawabkan.
dengan peraturan
perundang-undangan.
 Maksud dan Tujuan MIRM 8.
3. Informasi kesehatan baik
kertas maupun elektronik
harus dijaga keamanan
dan kerahasiaannya
sehingga harus disimpan
sesuai dengan peraturan
dan perundangan. Untuk
informasi kesehatan
elektronik harus dijamin
keamanan dan
Standar MIRM 8. kerahasiaan dalam 3 (tiga)
Rumah sakit tempat, yaitu server di
menyelenggarakan dalam rumah sakit, salinan
pengelolaan rekam medis (backup) data rutin, dan
terkait asuhan pasien sesuai data virtual (cloud)..
dengan peraturan
perundang-undangan.
1. Terdapat unit kerja yang
mengelola rekam medis yang
memiliki regulasi dan program
untuk mengelola rekam medis
sesuai dengan peraturan
perundangan-undangan. (R).
2. Organisasi pengelola rekam
medis dipimpin tenaga rekam
medis yang memiliki
kompetensi dan kewenangan
mengelola rekam medis
sesuai dengan peraturan
perundangan-undangan. (D,
W).
3. Tersedia tempat penyimpanan
rekam medis yang menjamin
keamanan dan kerahasiaan
rekam medis. (D,O,W).
MANAJEMEN RMIK
TPPRJ

TPPRI

Assembling

Coding

Indexing

Analizing dan
reporting

Filing -(Storage) -
(Retrival)
Pengertian
Registrasi

• “Pencatatan resmi
berbagai benda, nama
atau tindakan. Registrasi
merupakan kumpulan
catatan pasien-pasien
yang datang ke unit
pelayanan, dalam
bentuk buku”
Pengertian Buku
Register

• catatan tentang kegiatan

rumah sakit atau
catatan pelayanan yang
diberikan oleh RS
• Diisi untuk jangka waktu
satu tahun
• Dibuat format buku,
menjadi arsip RSRS
dapat menambahkan
variable dalam format
buku register sesuai
kebutuhan RS
Jenis-jenis register

• Reg.1, register pendaftaran pasien rawat jalan

• Reg.2, register pelayanan pasien rawat jalan
• Reg. 3, register pendaftaran pasien rawat inap
• Reg. 4, register pelayanan pasien rawat inap
• Reg. 5, register pembedahan
• Reg. 6, register persalinan dan abortus
• Reg. 7, register tindaka/pelayanan diagnostic/terapi
• Reg. 8, register penerimaan spesiman pasien
• Reg. 9, register kegiatan pemeriksaan laboratorium
• Reg. 10, register rujukan dokter
• Reg. 11, register kunjungan rumah
Tujuan registrasi

• memantau beban kerja dari suatu unit kerja untuk

menyediakan bukti bahwa sebuah arsip dinamis telah
diterima atau dibuat suatu sistem penataan arsip
Tujuan Buku
register
• Upaya pencatatan yang lebih
teratur dan sistematis
• Sumber data dari
kinerja harian
• Catatan pelayanan
kepada masyarakat
• Buku register adalah
arsip rumah sakit, tidak
dikirimkan ke Depkes
 REG TUJUAN MANFAAT PJ

REG. 1 1. Memperoleh informasi mengenai Mengetahui jumlah , membuat laporan RL.1 Kepala TP2RJ
identitas pasien, jenis pengunjung, Sebagai arsip TP2RJ yang harus disimpan pada Petugas yang
cara pembayaran unit rekam medis RS ditunjuk kepala
2. Mengetahui jumlah pengunjung yang TP2RJ
baru dan yang lama sebagai dasar
pembuatan rekapitulasi laporan (RL.1)

REG. 2 Mengetahui identitas pasien, cara Mengetahui beban kerja URJ termasuk UGD Perawat kepala
kunjungan, asal pasien, keadaan pasien, cara Mengetahui kunjungan baru dan jumlah poliklinik
pembayaran di masing- unit instalasi kunjungan dan data dasar pembuatan laporan Perawat/bidan yang
Mengetahui cara pembayaran ditunjuk oleh
Sebagai arsip perawat kepala

REG. 3 Memperoleh informasi dari pasien yang untuk memonitor keadaan pasien Kepala TP2RI
dirawat (masuk dan keluar) Mengetahui tempat tidur Petugas yang
Mengetahui ruangan tempat ditunjuk oleh kepala
data dasar dari jumlah pasien TP2RI
catatan dan dipakai selama 24 jam

REG. 4 Memperoleh informasi semua pasien yang Sebagai informasi jumlah pasien yang masuk Perawat kepala
masuk dan keluar rawat inap keluar setiap hari pada masing-
mengetahui beban ruang rawat inap masing poliklinik
Sebagai arsip Perwat/bidan yang
ditunjuk

REG. 5 Memperoleh informasi semua tindakan Mengetahui julmah dan jenis pembedahan yang Perawat kepala
pembedahan yang dilakukan di unit bedah dilakukan setiap hari Perawat ruang
central, unit gawat darurat, rawat inap, uit Sebagai data dasar untuk pengisian laporan tindakan yang
rawat jalan pembedahan pada RL.1 ditunjuk
Sebagai catatan yang selalu ada di ruang
 REG TUJUAN MANFAAT PJ
REG. 6 Memperoleh informasi semua mengetahui jumlah dan jenis kegiatan Perawat kepala
pasien dengan kasus persalinan dan Data dasar pembuatan laporan ke tindakan
abortus Kementrian Perawat/bidan
Bermanfaat bagi RS dan pasien Sebg catatan di tempat persaliNan dan yang ditunjuk
dipakai selama 24 jam

REG. 7 Untuk memperoleh iformasi semua Mengetahui semua jenis kegiatan Perawat kepala
yang dilakukan pada masing-masing tindakan penerimaan
tindakan yang mencakup antara lain Untuk mengetahui jumlah kegiatan spesimen
data identitas pasien, ruang asal data dasar pembuatan laporan RL.1 Perawat/bidan
pasien, diagnosis, dokter yang Sebagai arsip pada yang ditunjuk
bertanggung jawab, jenis tindakan perawat kepala
dan cara pembayaran
REG. 8 memperoleh informasi semua Mengetahui jumlah kunjungan dan jenis Perawat kepala
pemeriksaan laboratorium baik spesimen yang diperiksa penerimaan
untuk pasien rawat jalan, rawat data dasar pengisian RL.1 spesimen
inap maupun pasien yang langsung Manfaat registrasi ini sebagai catatan Perawat/bidan
datang ke laboratorium baik pasien yang selalu ada di tempat penerimaan yang ditunjuk
rawat jalan, rawat inap, maupun spesimen pasien
pasien yang langsung datang untuk
pemeriksaan laboratorium
REG. 9 Memperoleh informasi semua Untuk menghitung jumlah semua Perawat kepala
pemeriksaan dan kategori kegiatan laboratorium
pemeriksaan yang dilakukan pada Untuk mengetahui jumlah pemeriksaan Perawat/bidan
masing-masing tempat yang data dasar pembuatan laporan RL.1 yang ditunjuk
melakukan pemeriksaan Untuk arsip
laboratorium
Pendaftaran pasien RJ • Unit Rekam Medis rumah sakit
(Reg. 1)

Pelayanan pasien RJ • bidang perawatan sesuai format

(Reg.2) yang telah ditetapkan

Pendaftaran pasien RI • Unit Rekam Medis rumah sakit

(Reg. 3) Penyediaan
Pelayanan pasien RI
(Reg. 4)
• bidang perawatan sesuai format
yang telah ditetapkan Buku Register
Register pembedahan • bidang perawatan sesuai format
(Reg. 5) yang telah ditetapkan

Register persalinan dan • bidang perawatan sesuai format

abortus (Reg. 6) yang telah ditetapkan
Register
tindakan/pelayanan • bidang perawatan sesuai format
diagnostik/terapi (Reg. yang telah ditetapkan
7)
Register penerimaan
• bidang perawatan sesuai format
spesimen pasien (Reg.
yang telah ditetapkan
8)
Register kegiatan • bidang perawatan sesuai format
laboratorium (Reg. 9) yang telah ditetapkan

Register rujukan • bidang perawatan sesuai format

dokter ahli (Reg. 10) yang telah ditetapkan

Register kunjungan • bidang perawatan sesuai format

rumah (Reg. 11) yang telah ditetapkan
 Mekanisme pengisian Buku Register
REG. 1 Untuk pasien yang mendaftar di TP2RJ, diisi pada setiap kunjungan rawat
jalan
Untuk pelayanan gawat darurat pengisian buku register dilaksanakan
setiap saat dalam waktu 24 jam secara terus menerus
Buku register ini diisi sebelumpasien diperiksa pada poliklinik yang dituju
Buku register harus diisi lengkap dan jelas sesuai format yang ditentukan

REG. 2 Pada saat pasien dating ke poliklinik

Dilakukan selama 24 jam secara terus menerus

REG. 3 Diisi saat pasien mendaftar di TP2RI untuk rawat inap

Dilakukan selama 24 jam terus menerus
Diisi sebelum pasien dikirim ke ruang rawat inap
Diisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

REG. 4 Dilakukan selama 24 jam terus menerus

Petugas pagi-sore-siang-malam segera mengisi buku begitu pasien
masuk dan setelah pasien keluar dari ruang rawat inap
Diisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

REG. 5 Buku register pembedahan diisi saat pasien dating ke ruang tindakan
pembedahan
Beberapa kolom diisi sebelum dilakukan pembedahan dan yang lainnya
sesudah pembedahan
Diisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada
 Mekanisme pengisian Buku Register
REG. 6 Diisi saat pasien datang di ruang persalinan
Dilakukan pencatatan selama 24 jam terus menerus
Beberapa kolom diisi sebelum dilakukan tindakan dan
yang lainnya sesudah dilakukan

REG. 7 Diisi saat tindakan dilakukan pada pasien

Beberapa kolom diisi sebelum dilakukan tindakan dan
yang lainnya sesudah dilakukan
Diisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada
REG. 8 Pencatatan dilakukan pada saat diterimanya spesimen
ditempat penerimaan
Diisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

REG. 9 Pencatatan dilakukan pada saat diterimanya spesimen

ditempat penerimaan
Diisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang ada

Rekam medis pasien memuat informasi
yang memadai untuk mengidentifikasi
pasien, mendukung diagnosis, justifikasi
pengobatan, dokumen pemeriksaan dan
hasil pengobatan, serta meningkatkan
kesinambungan asuhan di antara
profesional pemberi asuhan (PPA)
termasuk manajer pelayanan pasien
(MPP)
Maksud dan Tujuan MIRM 13-1
Rumah sakit menetapkan data dan
informasi spesifik yang dicatat dalam
rekam medis setiap pasien yang
dilakukan asesmen atau diobati oleh
profesional pemberi asuhan (PPA),
baik sebagai pasien rawat jalan,
rawat inap, dan gawat darurat.
Rekam medis memuat informasi yang
memadai untuk mengidentifikasi
pasien, mendukung diagnosis,
justifikasi/dasar pembenaran
pengobatan, mendokumentasikan
pemeriksaan dan hasil pengobatan,
serta meningkatkan kesinambungan
pelayanan antara profesional
pemberi asuhan (PPA).
Format dan isi rekam medis pasien
sesuai standar yang terintegrasi dan
kesinambungan asuhan
antarprofesional pemberi asuhan
(PPA) termasuk untuk manajer
pelayanan pasien (MPP).
Ada regulasi tentang isi spesifik dari
berkas rekam medis pasien yang
ditentukan oleh rumah sakit untuk
kesinambungan asuhan oleh PPA. (R)
1. Rekam medis berisi informasi
yang memadai untuk
mengidentifikasi pasien. (D,O).
2. Rekam medis berisi informasi
yang memadai untuk mendukung
diagnosis. (D,O).
3. Rekam medis berisi informasi
yang memadai untuk memberi
justifikasi asuhan dan
pengobatan. (D,O).
4. Rekam medis berisi informasi
yang memadai untuk
mendokumentasikan pemberian
dan hasil pengobatan. (D,O).
5. Aktivitas manajer pelayanan
pasien (MPP) dicatat dalam
rekam medis. (D,O,W).
MANAJEMEN RMIK
 Pemberian nomor
rekam medis adalah
memberi ciri khas
kepada pasien yang
berkunjung
kerumah sakit, baik
pasien rawat jalan
maupun rawat inap
Tujuan pemberian nomor
rekam medis adalah:
1. Memberi cara yang unik
kepada setiap rekam medis
untuk membedakan secara
tegas antara rekam medis
seorang pasien dengan
rekam medis pasien lainnya.
2. Menunjukan kemana dan
dimana rekam medis
seorang pasien disimpan,
karena nomor rekam medis
dijadikan pedoman dalam
penyimpanan
3. Mengetahui/mengadakan
pengawasan atas jumlah
rekam medis seluruh pasien
4. Memudahkan komunikasi
dengan bagian-bagian
terkait
 Sistem Nomor Cara
Seri (Serial
Numbering System)

Sistem Nomor Cara

Unit (Unit Numbering
System)

Sistem Nomor Cara

Seri Unit (Serial Unit
Numbering System)
 Pasien mendapat nomor baru setiap
kunjungan/berobat baik itu kerumah
sakit

Pemberian nomor baru setiap

kunjungan ke setiap unit pelayanan
dirumah sakit

Jika pasien berkunjung lima kali, maka

akan mendapat lima nomor yang
berbeda

Semua nomor dicatat pada “kartu Indeks utama

pasien” pasien tersebut, sedangkan rekam
medisnya disimpan diberbagai tempat yang
sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya
 Sistem ini memberikan satu unit
nomor rekam medis pasien rawat
jalan, gawat darurat maupun rawat
inap.

Apabila seorang pasien memperoleh

nomor ganda, maka yang menjadi
patokan adalah nomor yang
menentukan informasi terbanyak

Melaksanakan
penggabungan rekam
medis (integrated record)
 Sinstesis/gabungan antara
sistem pemberian nomor
secara seri dan unit

Setiap pasien berkunjung diberikan

satu nomor baru tetapi rekam
medisnya yang terdahulu
digabungkan dan disimpan
dibawah nomor yang paling baru.

Apabila satu rekam medis lama

diambil dan dipindahkan
tempatnya ke nomor yang baru
maka tempat yang lama tersebut
harus diberi tanda penunjuk (out
guide)
 Maksud dan Tujuan MIRM 13
Setiap pasien yang menjalani
asuhan dan pelayanan yang
terdiri atas hasil asesmen,
rencana asuhan, dan
perkembangan kondisi pasien,
baik sebagai pasien rawat inap,
rawat jalan dan gawat darurat,
serta pasien yang datang untuk
pemeriksaan penunjang harus
mempunyai rekam medis.

Setiap pasien memiliki satu

nomor rekam medis dan
Rumah sakit pengaturan urutan berkas rekam
medis untuk memudahkan
menyediakan rekam menemukan rekam medis pasien
medis untuk setiap serta mendokumentasikan
pelayanan pasien setiap
pasien saat/sewaktu-waktu.
1. Terdapat regulasi bahwa setiap pasien
memiliki rekam medis dengan satu
nomor rekam medis sesuai dengan
sistem penomoran unit, pengaturan
urutan berkas rekam medis, baik
untuk rawat jalan, rawat inap, gawat
darurat, dan pemeriksaan penunjang.
(R).
2. Rekam medis pasien digunakan untuk
mencatat hasil asesmen, rencana
asuhan, dan perkembangan kondisi
pasien. (D,O).
3. Ada bukti rekam medis pasien
menggunakan satu unit penomoran
rekam medis untuk setiap pasien.
(D,W,O).
4. Rekam medis pasien tersedia untuk
rawat jalan, rawap inap, gawat
darurat, dan pemeriksaan penunjang.
(D,O).
5. Berkas rekam medis pasien tersusun
sesuai regulasi. (D,O) (lihat juga AP)
Memberi nama
pasien, yang
termasuk kegiatan
identifikasi jati diri
pasien, untuk
membedakan pasien
satu dengan yang
lainnya dan berfungsi
ganda dalam
keselamatan pasien
dari kesalahan
memberi tindakan
medis, kesalahan
pelayanan agama
pada saat pasien kritis
hingga meninggal.
 Agar tidak
terjadi
kesalahan
dalam
Memudah pelayanan
kan
keseragaman

membedakan
Tata cara/metode
penulisan nama
seseorang/pasien
 nama
keluarga/ma
rga/surname
didahulukan
dilengkapi
dengan
nama
sendiri orang tua
dilengkapi
nama pasiendengan nama PRINSIP
sendiri suami
PENAMAAN
 Bayi Ny xxx
Yang
berkewargan
(Ny, Nn) egaraan
selalu asing maka
diletakan penulisan
Perempuan; sesudah namanya
Ny. /Nn. nama harus
Ditulis lengkap disesuaikan
dengan dengan
huruf parpor
cetak/EYD
 Penulisan dengan nama Penulisan Penulisan
langsung dengan nama keluarga

Nama minimal 2 kata Nama Orang Indonesia

1 suku kata (Kawin/blm) Nama Orang Eropa

Nama Orang Arab

Nama Orang India,

Jepang, Thailand

CONTOH Nama Orang China,

PENULISAN NAMA
Korea, Vietnam
(klik)
 Nama Orang Indonesia

nama keluarga

nama majemuk

suku/ marga

kawin dan belum dengan Nn., Ny.

anak-anak diberi tanda An.

CONTOH
PENULISAN NAMA pria ditambah Tn
(klik)
 Penulisan Nama
Lainnya

Nama baptis (Kristen) dan gelar Haji

Penulisan Gelar-gelar
• Gelar bangsawan
• Gelar yang dipakai di Sumatera Barat
• Gelar Kesarjanaan CONTOH
• Pangkat dan Jabatan tidak termasuk gelar
PENULISAN NAMA
(klik)
 Sampai awal tahun 70-an
hampir semua fasilitas
pelayanan kesehatan berupa
sarana manual.
Indeks masa sekarang telah
menggunakan komputer
walaupun informasi riwayat
masih dalam bentuk manual.

Indeks berisi informasi yang berharga dan

penggunaan indeks yang paling dipahami secara
tradisional adalah untuk mengarahkan lokasi
informasi kesehatan yang digunakan dokter
dalam manajemen asuhan pasien dan penelitian
Indeks adalah segala sesuatu yang berfungsi untuk
mengarahkan, menjadi petunjuk menunjukkan,
memudahkan rujukan.
Segala sesuatu yang digunakan sebagai petunjuk,
perunut atau yang membantu referensi.
 Informasi Rumah sakit
1. Pembayar dari pihak
ketiga (reimbursement).
2. Tim penilai (peer
review),
3. badan akreditasi, badan
pemberi izin operasi
rumah sakit (license)

• Indexing, = kegiatan membuat tabulasi sesuai

DGkode yang sudah dibuat ke dalam indeks
• Pembuatan indeks adalah kewajiban setiap
saryankes
• Berisi informasi yang umum untuk
mengidentifikasi posisi/letak medical record
Mempermudah pengguna informasi (user) dalam
memperoleh informasi tentang pelayanan
Memperoleh informasi dari inti yang terkandung
dalam rekaman medis pasien secara rinci namun
menyeluruh dan lengkap
1. kepentingan pasien dalam pelayanan
2. penelitian dalam pendidikan tenaga kesehatan (nakes)
3. mempelajari kasus-kasus terdahulu dari satu penyakit untuk memperoleh
pengertian tentang penanggulangan terhadap penyakit-penyakit dimasa
mendatang
4. mendapatkan data tentang penyakit, pengobatan sebagai bahan
penyusunan tulisan ilmiah
5. memperoleh data penggunaan fasilitas RS untuk perencanaan RS
6. data dasar untuk mengetahui kualitas pelayanan rumah sakit
 Petugas yang
mengelola kartu
indeks

mampu prinsip
melakukan tertib perpustakaan
administrasi (library)
Semua data indeks disimpan dalam
sarana berupa kartu yang disebut tabel file
kartu indeks atau komputer secara
permanen dengan ukuran yang
dianjurkan 12,5 x 7,5 cm. katalog
 • Lama
• Indeks register • Tanggal lahir
• Diagnosis • Cara keluar
• Nomor rekam medis • Umur
• Kode ICD • Keadaan keluar
• Nomor register • Nama bangsal
• Tanggal pulang • Jumlah bill/pebayaran
• Nama pasien • Dokter (kode/nama)
• Kelas perawatan • Jenis pembayaran
• Jenis kelamin • Aktifitas pasien
• Indeks Utama Pasien
• Indeks Nomor
• Indeks Dokter
• Indeks Penyakit
• Indeks Tindakan /
Operasi
• Indeks Obat
• Indeks Kematian
 Proses (Cara Penyimpanan Indeks)
Jenis Cara susun
Kartu Indeks sesuai dengan alfabetik, jika ada perubahan data
sosial gabungkan

Kartu Indeks Penyakit disusun dengan cara menggunakan nomor kode ICD-
10
Indeks nomor sesuai dengan nomor rekam medis yang dikeluarkan

Kartu tindakan Operatif berdasarkan kode tindakan sesuai ICD-9-CM

Kartu indeks utama pasien berdasarkan nama pasien sama seperti susunan
indeks utama pasien.
Kartu Indens dokter nomor kode dokter mulai dari urutan nomor kode
terkecil
Indeks kematian berdasarkan nama pasien sama seperti susunan
indeks utama pasien.
• Pengecekan terhadap kartu-kartu ini harus
dilakukan secara berkala untuk menghindari
kekeliruan yang mungkin terjadi
• Diberi garis warna pada setiap akhir tahun
sebagai tanda tutup tahun pada setiap kartu.
• Penyimpanan manual dengan menggunakan rak
dan laci
• Penyimpanan komputerisasi menggunakan data
base.
• Informasi kesehatan yang dapat dipetik dari indeks
adalah ketika permintaan dibuat tentang catatan medis
yang diagnosis tertentu.
• Ketelitian diperlukan karena semua catatan dengan
diagnosis tertentu tersebut dilibatkan.
• Catatan yang diperlukan ternyata memiliki lebih dari
satu nomor kode sehingga petugas rekam medis harus
membicarakan semua nomor kode yang dapat
memberikan data yang relevan, disamping ciri-ciri lain
pasien seperti kelompok usia, jenis kelamin, jenis
pelayanan dan seterusnya.
• Filing adalah kegiatan
menyimpan, penataan atau
penyimpanan (storage) berkas
rekam medis untuk
mempermudah pengembilan
kembali (Retrival)
Sistem penyimpanan
dalam pelayanan rekam
medis bertujuan agar
mudah diambil kembali
dengan memperhatikan
nilai-nilai kerahasiaan
pasien sehingga
penyimpanan rekam
medis hanya dapat
diakses oleh petugas yang
diberi wewenang
berdasarkan kebijakan
Direktur sarana pelayan
kesehatan
• Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan
penyimpanan rekam medis
seorang pasien dalam satu
kesatuan baik catatan-catatan
kunjungan poliklinik maupun
catatan-catatan selama seorang
pasien dirawat.
• Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi
pemisahan anatara rekam
medis poliklinik dengan rekam
medis penderita dirawat.
Berkas rekam medis rawat jalan
dan rawat inap disimpan
tempat penyimpanan yang
terpisah.
 Kebaikan
Sentralisasi 1. Mengurangi terjadinya duplikasi
berkas rekam medis.
2. Mengurangi jumlah biaya untuk
peralatan dan ruangan.
3. Tata kerja dan aturan kegiatan
mudah distandarisasikan.
4. Memungkinkan peningkatan
efisiensi kerja petugas
penyimpanan.
5. Mudah untuk menerapkan sistem
unit record
Desentralis 1. Efisiensi waktu, sehingga pasien
asi mendapat pelayanan lebih cepat.
2. Beban kerja yang dilaksanakan
petugas lebih ringan
Kelemahan
1. Petugas menjadi lebih
sibuk, karena harus
menangani unit rawat
jalan dan unit rawat
inap.
2. Tempat penerimaan
pasien harus bertugas
selama 24 jam
1. Terjadi duplikasi dalam
pembuatan rekam
medis.
2. Biaya yang diperlukan
untuk peralatan dan
ruangan lebih banyak
 Tugas, Peran dan Fungsi Pokok Filing
1. sebagai penjaga keamaanan dan kerahasian berkas rekam medis.
2. Menyimpan berkas rekam medis yang sudah lengkap
3. Mencarikan berkas rekam medis atau menyediakan berkas rekam medis untuk keperluan pelayanan
dan lainnya sebagai berikut :
1. Menerima tracer yang sudah terisi.
2. Mencari nomor rekam medis.
3. Menyelipkan tracer pada berkas rekam medis yang sudah diambil.
4. Mengambil berkas rekam medis yang sudah ditemukan.
5. Mencatat penggunaan berkas rekam medis dalam buku peminjaman.
6. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima berkas rekam medis.
4. Melakukan retensi berkas rekam medis menjadi dokumen aktif dan non aktif.
5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
6. Menyimpan berkas rekam medis yang diabadikan.
7. Mengusulkan pemusnahan berkas rekam medis.
8. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
9. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi, biologi.
10. Melakukan penyisiran berkas rekam medis yang salah letak dengan melihat kode warna.
11. Melakukan retensi berkas rekam medis, langkahnya: Mencatat nomor yang sudah waktunya
diretensi dan mengambil dokumen yang akan disimpan in-aktif.
12. Bersama tim pemusnah melaksanakan pemusnahan.
13. Menghitung tingkat penggunaan berkas rekam medis perbulan atau per triwulan.
14. Menghitung tingkat ketidak lengkapan jumlah dokumen rekam medis tidak lengkap X 100% jumlah
dokumen rekam medis lengkap yang diterima pada periode tertentu.
Prosedur Filing
1. Prosedur-prosedur yang harus
diperhatikan oleh petugas filing
antara lain:
2. Prosedur penerimaan berkas rekam
medis.
3. Prosedur penyimpanan berkas rekam
medis.
4. Prosedur pengambilan kembali
berkas rekam medis.
5. Prosedur penyisiran dan retensi
berkas rekam medis.
6. Prosedur penilaian nilai guna rekam
medis.
7. Prosedur pengabdian formulir rekam
medis.
8. Prosedur pesmunahan formulir
rekam medis
nformasi Yang Dihasilkan
di Bagian Filing
1. IInformasi yang dihasilkan di bagian
filing selain jumlah berkasrekam
medis aktif dan non aktif, bagian
filing juga dapat menghasilkan
beberapa informasi antara lain:
2. Tingkat penggunaan berkas rekam
medis.
3. Tingkat ketidak lengkapan berkas
rekam medis.
4. Daftar berkas rekam medis yang siap
diretensi.
5. Daftar berkas rekam medis yang siap
dimusnahkan.
6. Daftar formulir rekam medis yang
dilestarikan.
7. Daftar formulir rekam medis yang
dimusnahkan

Berkas rekam medis
dilindungi dari kehilangan,
kerusakan, gangguan,
serta akses dan
penggunaan yang tidak
berhak
Maksud dan Tujuan MIRM 11
Rekam medis pasien dan data serta
informasi lain terkait pasien harus
dijaga dan dilindungi sepanjang
waktu. Sebagai contoh, rekam medis
pasien yang aktif disimpan di area
yang hanya tenaga kesehatan
mempunyai otorisasi untuk akses.
Dokumen disimpan di lokasi yang
terhindar dari air, api, panas, dan
kerusakan lainnya. Di rumah sakit
yang menyimpan rekam medis
secara elektronik terdapat regulasi
untuk mencegah akses
mempergunakan rekam medis tanpa
izin dan melaksanakan proses
pencegahan penggunaan yang tidak
berhak.
1. Terdapat regulasi yang ditetapkan
untuk mencegah akses
penggunaan rekam medis bentuk
kertas dan atau elektronik tanpa
izin. (R).
2. Rekam medis dalam bentuk kertas
dan atau elektronik dilindungi dari
kehilangan dan kerusakan. (O,W).
3. Rekam medis dalam bentuk kertas
dan atau elektronik dilindungi dari
gangguan dan akses serta
penggunaan yang tidak sah.
(D,S,W).
4. Ruang dan tempat penyimpanan
berkas rekam medis menjamin
perlindungan terhadap akses dari
yang tidak berhak. (O,W).
Pengertian Sistem Penjajaran yaitu
sistem penyusunan berkas
rekam medis dengan
mensejajarkan folder, berkas
rekam medis berdasarkan
urutan langsung nomor rekam
medis pada rak penyimpanan
Cara Nomor Langsung (Straight
Numerical Filing System)

• penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan

secara berturut sesusai dengan urutan nomornya,
misalnya keempat rekam medis berikut ini akan
disimpan berurutan dalam satu rak

Sistem Angka Akhir (Terminal Digit

Filing System)

• 6 angka, yang dikelompokan menjadi 3 kelompok

• ada 100 kelompok angka pertama (angka pertama)
yaitu 00 sampai dengan 99.

Sistem Angka Tengah (Middle Digit

Filing System)

• diurut dengan pasangan angka-angka sama halnya

dengan sistem angka akhir, namun angka pertama,
angka kedua, angka ketiga, berbeda letaknya
dengan sistem angka akhir.
• Dalam hal ini angka yang terletak ditengah- tengah
menjadi angka pertama.
KEUNTUNGAN/KELEMAHAN
Cara Nomor Langsung (Straight
Numerical Filing System)

• mudahnya melatih petugas-

petugas yang harus
melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut, namun
sistem ini mempunyai
kelemahan-kelemahan yang
tidak dapat dihindarkan, pada
saat penyimpanan rekam medis,
petugas harus memperhatikan
seluruh angka nomor sehingga
mudah terjadi kekeliruan
menyimpan
KEUNTUNGAN/KELEMAHAN Sistem Angka
Akhir (Terminal Digit Filing System)

• Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar

secara merata ke 100 kelompok.
• Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab
untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4
petugas masing-masing diserahi : bagian 00-24,
bagian 25-49, bagian 50-74, bagian 75-99.
• Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap
petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis
yang hampir sama setiap harinya untuk setiap
bagian.
• Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak
penyimpanan dari setiap section, pada saat
ditambahnya rekam medis baru di bagian tersebut.
• Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section
terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak
kosong
• Membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak).
• Kekeliruan penyimpanan (missfile) dapat dicegah,
karena petugas penyimpanan hanya
memperhatikan dua angka saja
KEUNTUNGAN Sistem Angka Tengah
(Middle Digit Filing System)

• Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis

yang nomornya berurutan.
• Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem
angka tengah lebih mudah dari pada penggantian
sistem angka langsung ke sistem angka akhir.
• Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornya
berurutan, pada sistem nomor langsung adalah
sama persis dengan kelompok 100 buah rekam
medis untuk sistem angka tengah.
• Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor
lebih merata pada rak penyimpanan, jika
dibandingkan dengan sistem nomor langsung,
tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir.
• Petugas-petugas penyimpanan dapat dibagi untuk
bertugas pada sesi penyimpanan tertentu, dengan
demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah
KELEMAHAN Sistem Angka Tengah
(Middle Digit Filing System)

• Memerlukan latihan dan bimbingan yang

lebih lama.
• Sistem angka tengah tidah dapat
dipergunakan dengan baik untuk nomor-
nomor yang lebih dari angka.
• Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section,
apabila rekam medis dialihkan ketempat
penyimpanan tidak aktif
• Pengambilan RM dari rak
Penjajaran, mendistribusi
ke tempat yang
membutuhkan tepat
waktu, dan sesudah
selesai digunakan anda
juga akan mengambil
kembali untuk diolah data
yang baru dan Rmnya
disimpan kembali ke rak
Penjajaran RM
1. Pengambilan Kembali RM
dari Rak Penjajaran bagi RM
Pasien Lama (Retrieval )
RM dibutuhkan oleh:
– Poliklinik bila pasien berobat
ulang ke institusi pelayanan
tersebut
– Dokter yang terkait bila pasien
konsul hasil Penunjang diagnostik
– Komite medis untuk audit Medis
atau studi kasus
– Komite keperawatan untuk audit
keperawatan atau studi kasus
– Tim verifikator untuk klarifikasi
reimbursement ( penagihan
biaya)
– Direktur medis untuk klarifikasi
pelayanan bila ada komplain dari
pasien
1. Konsep Pengeluaran
Rekam Medis dari rak
penjajaran:

“Harus
mengetahui
kemana Rekam
medis itu akan
dikirim”
• Almari / rak penyimpanan
• Rak sortir
• Petunjuk Penyimpanan
• Guide Card
• Folder
• Tracer (petunjuk keluar)
• Kode Warna
• Buku Register peminjaman
berkas rekam medis
• Buku ekspedisi
• Folder berkas rekam medis
kosong
• Prosedur Tetap Rumah Sakit
• Kesalahan transpose, yaitu
salah melihat dan mengingat
posisi urutan angka dalam
nomor rekam medis
• Kesalahan transcript, yaitu
salah membaca angka,
misalnya nomor 10-15-05
dilihat dan dibaca sebagai 17-
15-05, jadi angka 1 pada 10
dibaca sebagai angka 7.
• Angka lain yaitu :
– 1 dan 7
– 3 dan 8
– 4 dan 9
– 0 dan 6
• Suhu
• Luas Ruang Filing
• Jarak
• Keamanan
• Pencahayaan
– Alami
– Buatan
• Debu
• Vektor Penyakit
• Struktur bangunan harus kuat,
terpelihara,bersih dan tidak
memungkinkan terjadinya
gangguan kesehatan dan
kecelakaan bagi petugas filing.
• Lantai terbuat dari bahan yang
kuat, kedap air, permukaan
rata, tidak licin dan bersih.
• Setiap petugas filing
mendapatkan ruangan udara
minimal 10 m3/ petugas.
• Dinding berish dan berwarna
terang, langit-langit kuat,
bersih, berwarna terang,
ketinggian minimal 2,5-3 m
dari lantai.
• Luas jendela, kisi-kisi atau
dinding gelas kaca untuk
masuknya cahaya minimal 1/6
kali luas lantai
• Petugas (Man)
– Tingkat pendidikan
petugas
– Faktor beban kerja
– Karakteristik petugas
• usia dan jenis kelamin
• Lama kerja
• Pelatihan yang pernah
diikuti petugas
• Pendidikan
• Ketersedian Dana (Money)
• Bahan (Material)
• Metode (Methode)
• Alat (Machine)